îmia│o mo┐na zaryzykowaµ stwierdzenie, ┐e ka┐dym biurze, w kt≤rym znajduje siΩ komputer, jest na nim zainstalowany edytor tekst≤w. Jednak sam fakt posiadania tej, jak┐e przydatnej aplikacji, nie £wiadczy o znajomo£ci jego wszystkich funkcji. W tym numerze chcia│bym Pa±stwu przybli┐yµ problem tworzenia szablon≤w, czyli, inaczej m≤wi╣c, wzor≤w czΩsto wykorzystywanych dokument≤w, np. list≤w, um≤w, faks≤w. ZaprezentujΩ, jak zrobiµ szablon faksu w trzech najpopularniejszych edytorach, jakimi, naszym zdaniem, s╣ MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro.
MS Word
Prostym sposobem na utworzenie szablonu jest otwarcie dokumentu zawieraj╣cego elementy, kt≤re maj╣ byµ u┐yte ponownie i zapisanie go jako szablonu. Aby to zrobiµ, musimy stworzyµ wzorcowy dokument np. pierwsz╣ stronΩ faksu (rys. 1). Aby Word automatycznie wstawia│ aktualn╣ datΩ, musimy wstawiµ w przeznaczone do tego celu pole datΩ (rys. 1 pole Data). W tym celu wybieramy z menu Wstaw/Data i godzina (rys. 2) i tam wybieramy ┐╣dany format, a tak┐e zaznaczamy pole autoaktualizacji. Maj╣c na wzglΩdzie czΩste wykorzystywanie szablonu faksu, musimy tak opisaµ pola, kt≤re bΩd╣ r≤┐nie wype│niane w zale┐no£ci od adresata lub tematu faksu, aby po jednym klikniΩciu mo┐na by│o wpisaµ w│a£ciw╣ tre£µ.
RealizacjΩ tego zadania przeprowadzamy w nastΩpuj╣cy spos≤b: wbieramy odpowiednie pole tabeli w przygotowywanym szablonie, p≤ƒniej z menu Wstaw wybieramy polecenie Pole/Nazwy p≤l/MacroButton (rys. 3). W polu tekstowym wpisujemy: MACROBUTTON NoMacro [Kliknij tutaj, aby wpisaµ adresata]. Oczywi£cie tekst pomiΩdzy nawiasami zmieniamy w zale┐no£ci od opisywanego pola. Teraz po najechaniu i klikniΩciu na ten tekst zostanie on pod£wietlony, a tym samym bΩdziemy mogli wpisaµ potrzebne dane. W analogiczny spos≤b opisujemy poszczeg≤lne pola szablonu.
Gdy szablon jest ju┐ gotowy, musimy go zapisaµ. Z menu Plik wybieramy polecenie Zapisz jako. W polu Zapisz jako typ kliknij pozycjΩ Word - szablon dokumentu (*.dot) i nazywamy go FAKS. W polu Zapisz w zostanie zaproponowany folder "Szablony". Aby zapisaµ szablon tak, aby pojawia│ siΩ na karcie innej ni┐ Og≤lne, wstaw odpowiedni podfolder folderu "Szablony" i prze│╣cz siΩ na odpowiedni podfolder. Teraz, aby przygotowaµ faks, wystarczy otworzyµ szablon Plik/Otw≤rz i wybraµ folder, w kt≤rym zapisali£my szablon. NastΩpnie wype│niamy odpowiednie pola i zapisujemy przygotowany faks Plik/Zachowaj jako z wybran╣ nazw╣, np. Faks do szefa i przystΩpujemy do wydruku lub je┐eli korzystamy z faksmodemu wywo│ujemy faks w programie Outlook i wysy│amy go pod w│a£ciwy adres (rys. 4).
Lotus WordPro
Podobnie jak w poprzednim programie tworzenie szablonu rozpoczynamy od otworzenia nowego dokumentu, kt≤ry pos│u┐y nam za wzorzec. Tym razem stworzymy szablon faksu w wersji anglojΩzycznej. Zaczynamy od skomponowania dokumentu (rys. 5). Automatyczne wstawianie daty i godziny osi╣gamy poprzez najechanie na miejsce, gdzie maj╣ byµ wstawione te informacje i wybranie z menu Text/
Insert Other/Date/Time (rys. 6). Aby zautomatyzowaµ prace z szablonem w miejscach, gdzie bΩdziemy czΩsto zmieniaµ dane (adres, nr faksu itd.), skorzystamy z funkcji WordPro nazwanej Click Here Block. DziΩki niej w wymienionych wy┐ej miejscach pojawi siΩ tekst zachΩty typu "Tutaj wpisz numer faksu adresata", a dymek (rys.7) podpowie, co mamy zrobiµ kiedy ten tekst zniknie. W tym celu przy wybranych danych np. numer faksu, stawiamy kursor i z menu wybieramy Create/ Click Here Block. I wype│niamy formularz. Podobnie przygotowujemy inne linie potrzebnych informacji.
Kiedy wszystko jest gotowe, zapisujemy szablon File/Save As, jako Lotus Word Pro SmartMaster (*.mwp) z opisem: Faks angielski (rys. 8).
Teraz po ka┐dym starcie programu, gdy pojawi siΩ okno Welcome, mo┐emy wybraµ i wykorzystaµ stworzony przez nas szablon (rys. 9).
Corel WordPerfect
WordPerfect prezentuje odmienny od poprzednich aplikacji system tworzenia szablon≤w. Tutaj od samego pocz╣tku okre£lamy, ┐e bΩdziemy tworzyµ szablon File/New/Option/Create WP Template (rys. 10). DziΩki temu WordPerfect wy£wietli pasek menu przeznaczony tylko dla szablon≤w. NastΩpnym krokiem jest skomponowanie wygl╣du tworzonego szablonu, tym razem faksu bΩd╣cego zaproszeniem na konferencjΩ (rys. 11). W polu, kt≤re ma zawieraµ aktualn╣ datΩ, stawiamy kursor i wybieramy z menu Insert//Data/Time zaznaczaj╣c pole Automatic Update. Kolejn╣ czynno£ci╣ jest stworzenie formularza, kt≤ry pos│u┐y do wype│niania pustych p≤l. TΩ czynno£µ zaczynamy od wybrania z menu Template funkcji Build Prompts (rys. 12).
Tutaj wybieramy Add i w polu Prompt wpisujemy nazwΩ kom≤rki do wype│nienia np. Do kogo, je┐eli prowadzimy w CorelOffice bazΩ adresow╣, to w polu Link to Address Book Field wybieramy nazwΩ kom≤rki, kt≤ra ma byµ z ni╣ skojarzona. Kiedy mamy opisane wszystkie pozycje, naje┐d┐amy kursorem na miejsce, gdzie dane z formularza maj╣ byµ wstawiane, w polu wybieramy polecenie i klikamy Paste (rys. 13). Czynno£µ tΩ powtarzamy dla ka┐dej wype│nianej kom≤rki. Szablon faksu zosta│ ju┐ w zasadzie przygotowany, musimy go jedynie zapisaµ. Robimy to wybieraj╣c z menu File/Close, zapisujemy go i wype│niamy informacje o zapisywanym pliku (rys. 14). Po otwarciu szablonu zobaczymy formularz, dziΩki kt≤remu zape│nimy puste kom≤rki pierwszej strony faksu (rys. 15). Wybranie ikony ksi╣┐eczki obok napisu Repcipient Information otworzy ksi╣┐kΩ adresow╣, z kt≤rej mo┐emy wybraµ adresata. Wtedy czΩ£µ danych zostanie wstawiona automatycznie. Wszystkim zainteresowanym polecam zapoznanie siΩ z szablonami stworzonymi podczas pisania powy┐szego artyku│u. S╣ one umieszczone na kr╣┐ku CD do│╣czonym do niniejszego numeru w kategorii "ENTER poleca"
