home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ High Voltage Shareware / high1.zip / high1 / DIR7 / STAMP560.ZIP / OYC-DOC.EXE / OYC.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-04-27  |  198KB  |  4,019 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                               ORGANIZE! YOUR COLLECTION
  13.                
  14.                     A Complete Database For Organizing A Collection
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                  HomeCraft Software
  26.                                      P.O. Box 974
  27.                                  Tualatin, OR  97062
  28.           
  29.                                 Compuserve: 71450,254
  30.                                      GEnie: S.HUDGIK
  31.  
  32.  
  33.  
  34.                                    _______
  35.                               ____|__     |               (tm)
  36.                            --|       |    |-------------------
  37.                              |   ____|__  |  Association of
  38.                              |  |       |_|  Shareware
  39.                              |__|   o   |    Professionals
  40.                            -----|   |   |---------------------
  41.                                 |___|___|    MEMBER
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                         This manual and accompanying software 
  53.             copyright 1991, 1992 by Steven C. Hudgik. Portions Copyright
  54.                      1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.           WELCOME TO SHAREWARE
  60.  
  61.           This software is distributed as shareware.  This means you can
  62.           try this software to find out whether it provides what you need
  63.           before you pay for it.  There are no limits in this software nor
  64.           is it crippled in any way.  It is true "try before you buy"
  65.           software.  
  66.  
  67.           You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  68.           a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  69.           copies of it with your friends and upload it to your favorite
  70.           bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  71.           been using it for more than 60 days, you must register as a user
  72.           by purchasing a registered copy.  This software may not be used
  73.           for more than 60 days without registering.
  74.  
  75.  
  76.           Registration Information
  77.  
  78.           This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  79.           international copyright law.  If you are using this software for
  80.           more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  81.           continue to use it.  The registration for a single copy is $59.95
  82.           (plus $6.00 S&H - $10.00 outside North America).  Please note that
  83.           even though you may have purchased this disk from a retail store
  84.           or via mail order, you have not purchased a registered copy. 
  85.           What you've paid for this disk was a fee that compensates the
  86.           vendor for their costs, time and effort in making this disk
  87.           available.
  88.  
  89.           We accept company checks, personal checks, VISA and Master Card.
  90.           All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  91.           dollars must be drawn on a U.S. bank.  Users outside the U.S.:
  92.           We accept cheques in your local currency from users in
  93.           Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New Zealand,
  94.           Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The Netherlands, Japan
  95.           and Switzerland.  We will add other countries as our bank allows.
  96.  
  97.           You can register as a user via Compuserve or GEnie by sending
  98.           an Email to the ID numbers listed on the first (cover) page. 
  99.           Just send us an E-Mail giving your name, address, credit card
  100.           number, the disk size you need and the name of the program. 
  101.           For additional information about registering, please see the
  102.           order form (also included on the disk as the ORDER.FRM file)
  103.  
  104.           When you register you will receive:
  105.  
  106.           []  The current version of this software.  We are constantly
  107.           making improvements and adding features suggested by users.  We
  108.           do not duplicate your disk until just before we ship the
  109.           registered version of your software, thus you get the very latest
  110.           version.
  111.  
  112.           []  A copy of the illustrated, printed and bound manual with
  113.           quick reference card.
  114.  
  115.           [] Free unlimited technical support via telephone, fax, mail or
  116.           electronic mail.
  117.  
  118.           [] A free subscription to our newsletter which includes user
  119.           tips, help with using your computer, information about upgrades
  120.           and new cataloging systems.
  121.  
  122.           [] 20 additional cataloging formats including: stamps, coins,
  123.           music, books, video tapes, art, home inventory, sports card,
  124.           comic books, and more!            
  125.  
  126.           [] An additional program that provides a set of specialized
  127.           utilities that can make doing some things in OYC faster
  128.           and easier.  Including a search and replace utility and the
  129.           ability to control the quick view capacity.
  130.  
  131.  
  132.           MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  133.  
  134.           If you wish to use this software on a network or simultaneously
  135.           on more than one computer (eg. on a computer at home and
  136.           another computer at work or in the office of a charity), you
  137.           will need a site license.  Please see appendix C for information
  138.           on site licenses.
  139.  
  140.  
  141.           DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  142.  
  143.           (Please see the VENDOR.DOC file).
  144.  
  145.           Please feel free to give away copies of the shareware version of
  146.           this software to friends, relatives, acquaintances or even
  147.           strangers.
  148.  
  149.           You may NOT sell copies of this software, even if the purchase
  150.           price is just to cover duplication costs; nor may you include
  151.           this shareware on a CD-ROM or other type of package produced by
  152.           any user group, commercial library, or any for profit or non-
  153.           profit organization; nor may you distribute it with any other
  154.           product or as an incentive to purchase any other product, without
  155.           the express written permission of H.C.P. Services, Inc.  The
  156.           purpose of this is so that we will know who you are and we can
  157.           then keep you supplied with updates.  The only exception to this
  158.           is that ASP approved disk vendors (except for PsL) may sell this
  159.           software without prior approval.
  160.  
  161.  
  162.           OUR GUARANTEE
  163.  
  164.           If you have any problems with this program or the disk it is on,
  165.           without regard to where you obtained it, you may send it to
  166.           H.C.P. Services, Inc. (HomeCraft Software) for a free update to
  167.           the current version.
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.                                   SPECIALTY  DATABASE    
  174.                       U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  175.  
  176.           NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  177.           you on the express condition that you agree to this software
  178.           license.  By using this software you agree to the following
  179.           provisions.
  180.  
  181.           <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  182.           is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  183.           copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  184.           software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  185.           lease, modify, translate, convert to another programming
  186.           language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  187.  
  188.           <2> You may make as many copies of this software as you need for
  189.           backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  190.           charged.  Private individuals may use this software on more than
  191.           one computer, provided there is no chance it will be used
  192.           simultaneously on more than one computer.  This software may not
  193.           be used on more than one computer, nor installed on more than one
  194.           hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  195.           corporation, government agency or department, or institution of
  196.           any kind.  If you need to install this software on more than one
  197.           computer or on a network, please contact us for information about
  198.           a site license.
  199.  
  200.           WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  201.           THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  202.           LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  203.           FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  204.           AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  205.           ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  206.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  207.           CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  208.           INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  209.           BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  210.           EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  211.           EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  212.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  213.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  214.           Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  215.           for consequential or incidental damages, so the above limitation
  216.           may not apply to you.
  217.  
  218.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  219.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  220.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  221.           proceeding brought by either party against the other arising out
  222.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  223.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  224.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  225.           jurisdiction of said courts."
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.           Information in this manual is subject to change without notice
  233.           and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  234.           Services, Inc. or HomeCraft Software.  This manual and
  235.           accompanying software is copyrighted and protected under both
  236.           Federal Law and the Berne Convention (international law).
  237.  
  238.  
  239.  
  240.           This manual is copyright 1991 & 1992 by Steven C. Hudgik
  241.           All Rights Reserved
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.           WordPerfect is a trademark of WordPerfect Corporation
  247.           IBM is a trademark of International Business Machines
  248.           Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  249.           dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  250.           Organize! is a trademark of H.C.P. Services, Inc.
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.           Part number: 002-001A
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.           This program is produced by a member of the Association of
  269.           Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  270.           shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  271.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  272.           member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  273.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  274.           does not provide technical support for members' products. Please
  275.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI
  276.           49442-9427 or send a Compuserve message via CompuServe Mail to
  277.           ASP Ombudsman 70007,3536
  278.  
  279.  
  280.           HomeCraft Software
  281.           P.O. Box 974
  282.           Tualatin, OR 97062
  283.           (503) 692-3732
  284.           (503) 692-0382 (FAX)
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.                                    TABLE OF CONTENTS
  297.  
  298.  
  299.  
  300.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  301.                     Terminology                             2
  302.                     Using This Manual                       3
  303.                     Technical Support                       4
  304.  
  305.                SECTION TWO - INSTALLATION                   6
  306.  
  307.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  308.                     Starting The Software                   9
  309.                     Using The Menus                         11
  310.                     Make A New Entry                        12
  311.  
  312.                     Editing                                 13
  313.                     Searching And Printed Reports           14
  314.                     Printed Reports                         15
  315.                     Utilities                               16
  316.  
  317.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  318.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  319.                     The Main Screen                         20
  320.                     Memos                                   22
  321.                     The Menus                               23
  322.  
  323.                     Make Entries Menu                       23
  324.                     Edit Menu                               25
  325.                     Search Menu                             27
  326.                          List All Entries                   27
  327.                          Sequential Searches                28
  328.                          Alphabetical Searches              29
  329.                          Global Searches                    31
  330.  
  331.                     Utilities Menu                          33
  332.                          Copy Entries                       33
  333.                          Import dBase File                  36
  334.                          Reindex                            37
  335.  
  336.                          Sorting                            38
  337.                          Set Up New Format                  41
  338.                          Set Up Macro                       45
  339.  
  340.                          Set Security Code                  45
  341.                          Delete Catalog                     47
  342.                          Select Catalog                     47
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.                     Report Menu                             48
  351.                          Send (Report) To                   48
  352.                          Page Length                        50
  353.                          Set Up Report Format               51
  354.                          Printing Reports                   54
  355.  
  356.                     Exit Menu                               55
  357.                          Backing Up Your Catalog            55
  358.                     
  359.                     Help Menu                               56
  360.  
  361.                     Return (Menu Selection)                 56
  362.                     Calculator                              56
  363.                     Graphic Images                          57
  364.  
  365.  
  366.                SECTION FIVE - Cataloging Stamps             59
  367.  
  368.  
  369.                APPENDIX A - PROBLEM SOLVING                 63
  370.  
  371.                APPENDIX B - FILE NAMES                      66
  372.  
  373.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 1 
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.           SECTION ONE - INTRODUCTION
  381.  
  382.  
  383.           HomeCraft's ORGANIZE Your Collection is an easy-to-use data-
  384.           base/cataloging program designed specifically for organizing
  385.           collections.
  386.  
  387.           This software was developed as a part of HomeCraft's
  388.           collector's series of software.  Since 1986 HomeCraft has been
  389.           recognized internationally as the leading publisher of software
  390.           for cataloging collectibles such as records and CDs, business
  391.           cards and books.  Here's what the press has said about our
  392.           software:
  393.  
  394.           "menu driven and easy" - PC Magazine
  395.  
  396.           "Helping the insatiable collector stay organized." - Business
  397.           Week
  398.  
  399.           "The best are available from HomeCraft." - Jerry Osborn writing
  400.           in his nationally syndicated newspaper column.
  401.  
  402.           "first class support is what separates HomeCraft's software
  403.           from the rest of the pack." - review in Goldmine magazine in
  404.           which our software was rated the best available for cataloging a
  405.           record/CD collection.
  406.  
  407.           The author of this program, Steve Hudgik, is a collector.
  408.           He has music, book, stamp, coin and several other collections.
  409.           In addition to his experience, the format used for this
  410.           software was developed with the assistance of other collectors,
  411.           dealers, and people who have been using this software for the
  412.           past eight years.
  413.           
  414.           
  415.           This is version 5 in our series of specialized databases.  With
  416.           this program we are introducing a much more powerful and flexible
  417.           program than any previous software we've published.  However, it
  418.           still maintains the easy-to-use interface and the clear screen
  419.           displays that have become a HomeCraft trademark.  Unlike previous
  420.           versions you now have the flexibility to choose the specific
  421.           fields you want to use, rename most fields and adjust their
  422.           length.  You can design your own report formats.  Alphabetize any
  423.           line and sort any combination of lines into a multiple level
  424.           alphabetical listing.  A Quick View screen lets you see 20
  425.           entries at one time.  Macros and copy functions make entering
  426.           information about your collection quicker and easier.
  427.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 2 
  428.  
  429.  
  430.  
  431.           USING EXISTING DATA FILES
  432.  
  433.           If you have your collection cataloged using a database program
  434.           such as dBase, this software will directly import your files if
  435.           they are in a dBase III format.
  436.  
  437.           If you've been using any of HomeCraft's previous cataloging
  438.           programs, the registered version of this software includes
  439.             a conversion utility that will convert your existing files 
  440.           for use with this software.  
  441.  
  442.             A standard we maintain at HomeCraft, above all else, is
  443.           that we will never make a change in our software that results
  444.           in your having to retype all of your entries.  If we do
  445.           need to change the data format, all registered users of the
  446.           new version will be supplied with a free conversion utility.
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.           TERMINOLOGY
  452.  
  453.           Throughout this manual we will be using a few standard computer
  454.           terms you should be familiar with.  I've tried to write this
  455.           manual using plain English, but since we are talking about using
  456.           a computer we will need to use a few computer terms.
  457.  
  458.           DATABASE - the "catalog" created by this software is called a
  459.           database.  A database is a collection of information.  Software
  460.           such as ORGANIZE Your Collection can search, print, list and
  461.           manipulate the information in a database and is thus referred to
  462.           as database software.
  463.  
  464.           FLOPPY DISK - any software you purchase is supplied on a floppy
  465.           disk.  Floppy disks come in two sizes - 5-1/4 inch square and 3-
  466.           1/2 inch square.  Although 5-1/4" disks are flexible (floppy) 3-
  467.           1/2" disks are made from rigid plastic.  Thus the term "floppy
  468.           disk" is not an accurate descriptive term.  Floppy disks can
  469.           typically contain from 0.360 mb to 1.44 mb of information. 
  470.           Floppy disk drives are usually designated as A and B.
  471.  
  472.           HARD DISK - a hard disk is installed inside your computer and can
  473.           not typically be removed.  Hard disks operate much faster and
  474.           hold a lot more information than a floppy disk.  Typical hard
  475.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 3 
  476.  
  477.  
  478.           disks can hold from 40 mb to 100 mb (and more).  Hard disk drives
  479.           are designated by the letter C or greater.  Hard disks are never
  480.           designated as drive A or B.  Not all computers have hard disks.  
  481.  
  482.           The speed of database software is highly dependent on the speed
  483.           of the disk containing the data.  Thus I recommend that your
  484.           ORGANIZE! catalog be stored on a hard disk.
  485.            
  486.           mb - this is an abbreviation for megabyte which is a measure of
  487.           how much information can be stored on a disk.  Typically a 40 mb
  488.           hard disk is sufficient for most database files created by
  489.           ORGANIZE!
  490.  
  491.           DIRECTORY/SUB-DIRECTORY - your computer can create separate
  492.           "rooms" on disks.  Each "room" is separate from the others and is
  493.           called a directory.  (Sub directories are "rooms" within the main
  494.           directory "room").  Directories and sub-directories provide a way
  495.           to keep the files on your disks organized.  You should create a
  496.           separate directory for each program you use.  This will keep all
  497.           of the files associated with that program together in one place
  498.           and prevent them from becoming mixed with (and thus confused
  499.           with) files used by other programs.
  500.  
  501.             
  502.           FILE and FILENAME - a computer stores information and programs in
  503.           "files" on either a floppy disk or a hard disk.  Each file has a
  504.           name that is called its filename.  A filename may have up to
  505.           eight characters followed by a period and then a three letter
  506.           filename extension.  The name of the ORGANIZE! program file is
  507.           OYC.EXE.  "EXE" is the filename extension and "OYC" is the
  508.           filename.  By the way, OYC stands for Organize Your Collection.
  509.  
  510.  
  511.           USING THIS MANUAL
  512.  
  513.           This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  514.           one is the section you are now reading and it contains the
  515.           introductory information.  Part two describes how to install this
  516.           software on your computer.
  517.  
  518.           The third section provides quick start instructions.  Please read
  519.           this section before starting to use this software.  It is short
  520.           and has been designed to provide the key information needed to
  521.           get you quickly started using the basic functions provided by
  522.           this software.
  523.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 4 
  524.  
  525.  
  526.           The fourth section is a reference section that describes in
  527.           detail all of the features in this software.
  528.  
  529.           Section five provides the details about the various organiza
  530.           -tional systems provided with this software
  531.  
  532.           No computer experience is required to use this software, however
  533.           you will need to know which letter designates each disk drive on
  534.           your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  535.           floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  536.           for the letters used to designate the drives on your computer.  
  537.  
  538.           NOTE: Please check the README.TXT file for information about
  539.           changes to the software since the manual was printed.  To get a
  540.           printed copy of the README.TXT file do the following:
  541.  
  542.           1) Get the DOS prompt for the disk containing the README.TXT
  543.           file.
  544.  
  545.           2) Type COPY README.TXT LPT1: and push enter.
  546.  
  547.  
  548.           SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  549.           that are fully IBM compatible and have at least 380K of memory
  550.           available.  A color monitor is required for some of the features. 
  551.           A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  552.           disks provided there is a minimum of 720K of disk space
  553.           available.  If you have a hard disk, please put this software on
  554.           your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  555.           Database software such as this software is very disk intensive. 
  556.           Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  557.           floppy disk will slow it down considerably.
  558.  
  559.  
  560.           TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using this software,
  561.           please read this manual first.  Appendix A provides a trouble
  562.           shooting guide that may be helpful in solving problems.  If you
  563.           are unable to solve the problem by reading the manual, feel free
  564.           to give us a call.  We do provide limited basic technical support
  565.           for unregistered users (full support is available for registered
  566.           users only).  The number is (503) 692-3732.  Technical support is
  567.           available from 9am till 5pm pacific time monday through friday. 
  568.           You may also contact us by writing to us at:
  569.  
  570.           HomeCraft
  571.           P.O. Box 974
  572.           Tualatin,  OR 97062
  573.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 5
  574.  
  575.  
  576.  
  577.           MAKE BACK UP COPIES
  578.  
  579.           The most important suggestion I can pass on to you is to make
  580.           back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  581.           If you have a hard disk I recommend using software such as
  582.           FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  583.           utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  584.           many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  585.           only being able to restore lost files onto a similar computer
  586.           using the same version of DOS.  (That may not always be
  587.           possible).  For something as critical as making backup copies I
  588.           prefer software that will backup and restore from and to any hard
  589.           disk using any version of DOS on any computer.
  590.  
  591.           This version does include a backup utility.  This  utility will
  592.           backup files that are approximately up to 1.3 megabytes big using
  593.           a 360K floppy disk (larger files can be backed up using higher
  594.           capacity floppy disks).  This utility is provided in order to
  595.           insure you have something you can use to backup up your data. 
  596.           However, this utility is not intended as a permanent solution. 
  597.           First, it is limited in that once your catalog exceeds the size
  598.           that can be backed-up on a single floppy this utility will no
  599.           longer be able to back it up.  Second, it provides no tracking of
  600.           the files that have been backed up.  Unless you carefully label
  601.           your backup disks you can lose track of what files are on which
  602.           disks.
  603.  
  604.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 6
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.           SECTION TWO - INSTALLATION
  613.  
  614.  
  615.           Installation of this software is straight forward.  First make a
  616.           backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  617.           came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  618.           Generally you can use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  619.           disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  620.           depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  621.           configuration in your computer.
  622.  
  623.           If you should damage or lose your only copy of this software, you
  624.           can get another shareware disk from HomeCraft by sending us a
  625.           blank floppy disk plus 50 cents for the return postage.  (Outside
  626.           the U.S. please include $2.00 US, or the equivalent in your
  627.           currency, for air mail postage).
  628.  
  629.           There are three disk configurations for which this software can
  630.           be installed.
  631.  
  632.  
  633.           Hard Disk Installation
  634.  
  635.           To install on a hard disk:
  636.  
  637.           + Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  638.  
  639.           + Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  640.           set for the disk drive that contains the this software floppy
  641.           disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  642.           your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  643.           ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  644.           different drive by typing the letter representing the drive you
  645.           want to use, a colon, and then pushing ENTER.
  646.  
  647.           + Type INSTALL and follow the instructions that appear on the
  648.           screen.
  649.  
  650.  
  651.           NOTE: The installation process will supply a default directory
  652.           name.  However, if you are using several different versions of
  653.           this software to catalog different types of collections, be sure
  654.           to install each version in a different directory.  You might
  655.           possibly want to name the directories so they reflect the type of
  656.           collection being cataloged.
  657.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 7
  658.  
  659.  
  660.           Single Drive Floppy Disk Installation
  661.  
  662.           If your computer only has a single floppy drive you will have to
  663.           install the software manually.  The easiest way might be to 
  664.           install the software on someone else's hard drive and then copy
  665.           all of the files from the hard drive to your floppy disk.
  666.           Please note that this software can not be used on a
  667.           with single 360K floppy drive and no hard disk.  If
  668.           you have a single floppy drive it must have a capacity
  669.           of at least a 720K.
  670.  
  671.           NOTE: This software may only be used on two computers if there is
  672.           no chance that it can be used simultaneously on both computers. 
  673.             Please see the user license at the front of this manual.
  674.  
  675.           Once installed most of the files on the disk are data (DAT) or
  676.           set (SET) files.  These are the formats for the various 
  677.           organizing systems.  The name of each file indicates what
  678.           it is used for and corresponds to the catalog names given in
  679.           section 5 of this manual.  You can erase any DAT and SET
  680.           files that are used for areas you are not interested in
  681.           organizing.
  682.  
  683.           
  684.           To install the software manually:
  685.  
  686.           You'll need to de-archive the main set of files.  To do this
  687.           type LHA E ORGANIZE and push ENTER.  Once all of the files have
  688.           been de-archived you can erase the ORGANIZE.LZH file.  The disk
  689.           can now be used.  Just type OYC to start the software.
  690.  
  691.  
  692.           Dual Floppy Drive Installation
  693.  
  694.           If your computer has two floppy drives you can install this
  695.           software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  696.           First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  697.           Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  698.           type INSTALL and follow the directions that appear on the screen. 
  699.           In this case the drive you want to install the software on is the
  700.           "B" drive so the required files will be copied to the blank disk. 
  701.           When the installation asks for the name of a directory, a default
  702.           name of \OYC will be shown.  Type a backslash "\" and then push
  703.           the DEL key until only the backslash remains.  This will install
  704.           the software in the root directory on the floppy disk.
  705.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 8
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.           CONFIG.SYS File
  711.  
  712.           Your computer uses a CONFIG.SYS file to tell it how to configure
  713.           itself when it is first turned on.  The CONFIG.SYS file is an
  714.           ASCII text file that contains a series of instructions used by
  715.           your computer.  For this software to run these instructions must
  716.           tell your computer to set itself up so up to 20 files may be
  717.           opened at the same time.  This is done by including a FILES=20
  718.           (or any number greater than 20) statement in the CONFIG.SYS file. 
  719.           If you are running a Graphical User Interface such as Windows,
  720.           your computer may need to be set to open as many as 50 or 60
  721.           files.
  722.  
  723.           The CONFIG.SYS file needs to be in the root directory on your
  724.           hard disk.  If you use a floppy disk to boot your computer, the
  725.           CONFIG.SYS file must be on the floppy disk used to boot your
  726.           computer.  The CONFIG.SYS file is not part of the this software.
  727.  
  728.           You can look at the contents of a CONFIG.SYS file by going to the
  729.           root directory on your hard disk and typing: TYPE CONFIG.SYS at
  730.           the DOS prompt.  Then push ENTER.
  731.  
  732.           You can change a CONFIG.SYS file by using your word processing
  733.           software, editing it as you would any other document and then
  734.           saving it as a DOS text file (ASCII file).
  735.  
  736.           If you do not have a CONFIG.SYS file, or if it does not include a
  737.           FILES=20 line, you can create one during the installation
  738.           process.  When you run the INSTALL utility you will be given a
  739.           chance to install a CONFIG.SYS file with a FILES=20 line.  This
  740.           will not change any of the other lines in your CONFIG.SYS file.
  741.           _______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 9
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.           SECTION THREE - QUICK START
  751.           STARTING THE SOFTWARE
  752.  
  753.           As you read through this section I recommend you have the
  754.           software installed and running on your computer.  When you
  755.           first start OYC it will be ready to use and set to accept
  756.           your first entry.  As I describe examples, I suggest you 
  757.           duplicate the steps I'm describing using your computer. 
  758.           
  759.           This section will take you through all the main functions in
  760.           the software.  The Quick Start section does not describe all of
  761.           the functions available, just those you need in order to use the
  762.           basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  763.           the functions and features in this software you will need to read
  764.           the reference section of this manual.
  765.  
  766.           To start this software type OYC at the DOS prompt and push ENTER.
  767.  
  768.           If you are using this software on a hard disk, you will need to
  769.           be in the directory or subdirectory in which the software was
  770.           installed before you type OYC.  If when your computer first
  771.           starts it displays the DOS prompt, type CD \ and the name of the
  772.           directory in which this software was installed.  If you used the
  773.           default directory name of OYC supplied by the installation
  774.           software, you would type:
  775.  
  776.                                        CD \OYC
  777.                
  778.           The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYC will
  779.           put you in the OYC directory.  Once in the OYC directory you can
  780.           type OYC to start the software.
  781.  
  782.           User Tip (This is not required in order to use the this software. 
  783.           It is only provided to help make using your computer easier).
  784.  
  785.           Some computer "experts" suggest you include the directory name
  786.           for all your major programs in the PATH statement contained in
  787.           the AUTOEXEC.BAT file.  This allows you to start the program from
  788.           any directory.  I'd like to offer another suggestion.  Include a
  789.           directory called BATCH in your path statement.  In the BATCH
  790.           directory put batch files that first change to the directory
  791.           containing the program they run and then run that program.  If
  792.           this software is on the "C" drive, the batch file for this
  793.           software would look like:
  794.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 10
  795.  
  796.           C:
  797.           CD \OYC
  798.           OYC
  799.  
  800.           You also can use this technique with other programs such as
  801.           WordPerfect.  The batch file that starts WordPerfect might look
  802.           like:
  803.  
  804.           C:
  805.           CD \WP51
  806.           WP %1
  807.  
  808.           The %1 symbol allows WordPerfect (or any other program) to use a
  809.           parameter.  For example, if you start WordPerfect by typing WP
  810.           WORK.DOC, WordPerfect will run and automatically load the
  811.           WORK.DOC document.  When used this way WORK.DOC is called a
  812.           parameter. 
  813.  
  814.  
  815.             COMMAND LINE - When starting the software you may enter the 
  816.             name of the catalog you want to use as a part of the command 
  817.             that starts the software.  In normal circumstances the 
  818.             software will boot up and use the same catalog that was in 
  819.             use when you last exited the software.  If you'd like to use 
  820.             a different catalog type OYC, then a space, then the name of
  821.             the catalog you want to use.  For example, if you want
  822.             to use CATALOG, you would type OYC CATALOG at the DOS prompt.
  823.  
  824.  
  825.  
  826.           THE MAIN SCREEN
  827.  
  828.           After typing OYC (and pushing ENTER) the software will start
  829.           running and display the complete cataloging format for your
  830.           collection.  Throughout this manual I will refer to this initial
  831.           screen as the "Main Screen."
  832.  
  833.           The key parts of the Main Screen are the top and bottom two 
  834.           lines.  They provide status information and menu
  835.           selections.  The majority of the screen is used to display the
  836.           information lines (fields) in use.  
  837.  
  838.           When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  839.           can return to the Main Screen from any other function such as
  840.           editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  841.           key is used to clear the screen and reset everything back to
  842.           the default settings.  With the Main Screen displayed you can
  843.           immediately start typing and saving new entries.  But, before
  844.           getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  845.           
  846.           OYC provides drop-down menus that show you, at a
  847.           glance, all of your options.  The names of the menus are
  848.           displayed across the top of the screen.  They are: Make entries,
  849.           Edit, Search, Utilities, Reports, eXit and Help.
  850.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 11
  851.  
  852.  
  853.           Using The Menus
  854.  
  855.           To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  856.           letter included as a part of the name of the menu you want to
  857.           display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  858.           down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  859.           shown in figure three.
  860.  
  861.           Once any of the drop-down menus is displayed you can move
  862.           from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  863.           Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  864.           until the Make entries menu is displayed again.
  865.  
  866.           A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  867.           function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  868.           and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  869.           menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  870.           the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  871.           selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  872.  
  873.           Some of the functions can be used directly without going through
  874.           a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  875.           menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  876.           "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  877.           save an entry without using the drop-down menu.
  878.  
  879.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  880.           bar and then push the ENTER key.
  881.  
  882.           For example, to exit from the program push the right cursor key
  883.           until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  884.           Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  885.           type OYC and push ENTER to get started again).  By the way, you
  886.           should never turn your computer off while a program (any program,
  887.           except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  888.           the software before turning your computer off.
  889.  
  890.           If you do not want to make a selection from a menu you can return
  891.           to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  892.           key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  893.           the screen.
  894.  
  895.           If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  896.           screen.
  897.  
  898.  
  899.           USING A MOUSE
  900.  
  901.           A mouse may be used to operate most of the functions in OYC. 
  902.           A rectangular mouse cursor will appear on the screen whenever
  903.           the mouse is active.  If you know the mouse is active, but you 
  904.           do not see the mouse cursor try moving the mouse slightly.
  905.  
  906.           The left button on the mouse serves as the "ENTER" key.  To 
  907.           make a selection place the mouse cursor on the item you want to
  908.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 12
  909.  
  910.  
  911.           select and push the left mouse button.  When making a selection 
  912.           from a menu you will need to "double" click the mouse.  Double
  913.           clicking means to push the left mouse button twice in rapid
  914.           succession.  Pushing the left mouse button once will move the
  915.           highlight bar to the menu selection marked by the mouse cursor. 
  916.           Pushing it a second time selects that option.
  917.  
  918.           The right mouse button serves as an ESC key.  In many cases when
  919.           the software asks you to push the ESC key, you can also push 
  920.           the right mouse button.
  921.  
  922.           Please note that a series of prompts across the bottom of the
  923.           Main Screen provides direct mouse access to the short cut keys.
  924.           The numbers in these prompts refer to the "F" key numbers.     
  925.  
  926.           The mouse can be used at nearly every prompt in OYC.  With
  927.           prompts that request a (Y/N) response, place the mouse cursor
  928.           on either the "Y" or "N" and push the left mouse key once.
  929.           Anytime a prompt asks you to push a letter to make a selection
  930.           you can place the mouse cursor on that letter (in the prompt)
  931.           and push the left mouse key.
  932.  
  933.           You can even bypass the opening copyright screen by clicking
  934.           the left mouse key after the copyright screen appears.
  935.  
  936.  
  937.  
  938.           MAKING NEW ENTRIES
  939.  
  940.           When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  941.           and the cursor will be in the left hand space on the top
  942.           line.
  943.  
  944.           The names of the lines are listed along the left side of the
  945.           screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  946.           the space available for entering information related to the line
  947.           name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  948.           the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  949.           end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  950.  
  951.           To enter the information you want to catalog, just type it on the
  952.           appropriate line.
  953.  
  954.           Starting with the top line, fill in the appropriate informa-
  955.           and push ENTER.  That will move the cursor down to the first 
  956.           character of the next line.
  957.  
  958.           NOTE: The cataloging format as it appears on your screen may not
  959.           be the format you want to use.  You can eliminate unused lines,
  960.           add other additional lines, and change the titles of most lines. 
  961.           We'll be discussing how to do that shortly.
  962.  
  963.           Then put in the rest of this entry by filling
  964.           in the rest of the lines.
  965.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 13
  966.  
  967.  
  968.           You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  969.           put the cursor at the spot where a correction is needed and
  970.           just typing the new information.  When the entry is complete
  971.           and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  972.           highlighted so all you need to do next is push ENTER and the
  973.           entry will be saved. 
  974.  
  975.           Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  976.           the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  977.           Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  978.           corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  979.           will be number 2.
  980.  
  981.           Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  982.           F5 key is short cut key that saves entries.  Push ALT-M and
  983.           notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  984.           pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  985.           drop-down menu.  You can also use the mouse to save entries
  986.           by clicking on the "5 Save" prompt at the bottom of the screen.
  987.  
  988.           That's it.  That's all there is to entering information into your
  989.           catalog.  Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  990.  
  991.  
  992.  
  993.           EDITING
  994.  
  995.           Now let's see if the information you just typed is really stored
  996.           in the database.  The Editor lets you look at any entry
  997.           and browse forward and backward through all of your
  998.           entries.  To use the editor push ALT-E.  The "Select Number"
  999.           option will be highlighted as shown in figure five.  Push the
  1000.           ENTER key and a window will appear asking you to type an entry
  1001.           number.  Push number 1 and then push ENTER.  The first entry will
  1002.           be displayed.
  1003.  
  1004.           You can now do any of several things.
  1005.  
  1006.           You can modify this entry by moving the cursor to the word(s)
  1007.           to be modified and typing the changes.  When the changes are
  1008.           complete push ALT-E and move the scroll bar to "Save Changes." 
  1009.           Then push the ENTER key to save the changes you just made.  Also
  1010.           notice that you can push F5 to save the changes without using the
  1011.           drop-down menu.
  1012.  
  1013.           The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  1014.           menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  1015.           To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  1016.           through your catalog.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  1017.           to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  1018.           entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  1019.           page through all of them.
  1020.  
  1021.           The drop-down menus always show all of the available options.
  1022.           Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  1023.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 14
  1024.  
  1025.  
  1026.           identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  1027.           browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  1028.           down menu or by pushing F1 or F2.  You can also use the mouse
  1029.           to browse forward and backward by clicking on either the
  1030.           "1 Back" or "2 Fwd" prompts at the bottom of the screen.
  1031.  
  1032.           When an entry is no longer needed it can be deleted using the
  1033.           Edit menu.
  1034.  
  1035.           Push the right cursor key and we'll look at the search
  1036.           capabilities of Organize Your Collection (OYC).
  1037.  
  1038.  
  1039.           SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  1040.  
  1041.           Two types of "searches" are provided by OYC.  The first is a
  1042.           listing.  There are two types of listings.  These are shown in
  1043.           the top box of the Search menu shown in figure six.  They are:
  1044.  
  1045.           List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  1046.           number and have all of the entries between (and including) the
  1047.           two numbers listed in sequence.
  1048.  
  1049.           List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  1050.           or numerical order.  To use this function you need to be using
  1051.           the indexes.
  1052.  
  1053.           The second box down from the top on the Search menu lists the
  1054.           various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  1055.           these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  1056.           screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  1057.           the Make entries menu as the key that erases the screen).  You
  1058.           can also use the mouse by clicking on the "7 Clr" prompt.
  1059.  
  1060.  
  1061.           Sequential Searches
  1062.  
  1063.           To search for something first enter the information you want to
  1064.           find on the appropriate line.  For example, let's search for 
  1065.           stamps from a specific country.  Move the cursor to the COUNTRY
  1066.           line.  Let's say you wanted to find all the stamps from CHILE.
  1067.           To start this search first type CHILE on the COUNTRY line.
  1068.           Push ALT-S to drop-down the Search menu. 
  1069.           Move the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  1070.           the ENTER key.  The first, and in this case the only, matching
  1071.           entry will be displayed.
  1072.  
  1073.           If you want to search for CHILE again push ALT-S and move the
  1074.           scroll bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do this,
  1075.           you may see a "NO OTHER MATCHES FOUND" message at the bottom
  1076.           of the screen.  This means the software has finished searching
  1077.           the complete catalog.
  1078.  
  1079.           Sequential searches will find the specified search criteria,
  1080.           which in this case is CHILE on the COUNTRY line, without
  1081.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 15
  1082.  
  1083.  
  1084.           regard to where it is located on the line.  The word (or phrase)
  1085.           you are searching for can even be within another word.
  1086.  
  1087.           There are short cut keys you can use for starting a sequential
  1088.           search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  1089.           sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  1090.           that you can find additional matches (Search Again) by pushing
  1091.           F2.
  1092.  
  1093.           When a match is found during a search it is displayed on the
  1094.           screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  1095.           You can make any changes or additions you want and then push F5
  1096.           to save them. 
  1097.  
  1098.           Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  1099.           six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  1100.           based on the search criteria and using indexes created by the
  1101.           software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  1102.           that have been deleted and the "Global Search" finds a word or
  1103.           phrase regardless of what field it is in.
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.           Printed Reports
  1108.  
  1109.           NOTE: For more detailed information on how to print reports see
  1110.           the section on the Report Menu in Section Four of this manual.
  1111.  
  1112.           The search you just conducted displayed matching entries on the
  1113.           screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  1114.           If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  1115.           key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  1116.           this menu is called "Send To" and it is currently set for
  1117.           MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  1118.           the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  1119.           screen as shown in figure seven.
  1120.  
  1121.           Within this window the "X" next to MONITOR tells you the results
  1122.           of a search or listing will be displayed on the screen.  Push 
  1123.           the TAB key to move the X through the available settings.  When
  1124.           the option you want is marked by the "X" push ENTER.  The other
  1125.           options are:
  1126.  
  1127.           PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  1128.           feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  1129.  
  1130.           PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  1131.           handle only one sheet of paper at a time
  1132.  
  1133.           ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  1134.           You can specify the name of the file.
  1135.  
  1136.           dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  1137.           III format.  This report can be used for transferring information
  1138.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 16
  1139.  
  1140.  
  1141.           between various programs.  Most other database software and
  1142.           spreadsheets can read dBase III files.
  1143.  
  1144.           QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  1145.           specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  1146.           requires video memory that is usually only available with color
  1147.           monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  1148.           your computer does not have the required memory or other software
  1149.           is using this memory).
  1150.  
  1151.           LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  1152.           include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  1153.           the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  1154.  
  1155.           Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  1156.           Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  1157.           Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  1158.           "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  1159.           the screen.
  1160.  
  1161.           Let's try the same search as before.  Put "CHILE" on the COUNTRY
  1162.           line and push F8.  A prompt, asking for a title,  will
  1163.           appear at the bottom of the screen.  You can type a single line
  1164.           title that will be printed on the top of the first page of your
  1165.           report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  1166.           software will automatically print the search criteria on the top
  1167.           of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  1168.           pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  1169.           example just push ENTER.
  1170.  
  1171.           The matching entries will be displayed on the screen as they are
  1172.           sent to the printer.  When no other matches are found the "NO OTHER
  1173.           MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the screen.
  1174.           When you push any key you will be returned to the main screen.
  1175.  
  1176.  
  1177.           UTILITIES
  1178.  
  1179.           The Utilities menu provides a variety of functions that range
  1180.           from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  1181.           files.  I'll discuss the two most important functions here.
  1182.  
  1183.           Catalogs
  1184.  
  1185.           You can create as many catalogs (database files) as you wish,
  1186.           giving each it's own name.  Each catalog can have a different
  1187.           format.  To change to a different catalog push ALT-U to display
  1188.           the Utilities menu.  The last selection on this menu is "Select
  1189.           Catalog Name."  Push the up cursor key to immediately move the
  1190.           scroll bar to this selection.  Then push ENTER.
  1191.  
  1192.           A window will display the names of the catalogs in the current
  1193.           directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  1194.           them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  1195.           create a new catalog (database) by pushing ESC and typing the
  1196.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 17
  1197.  
  1198.  
  1199.           name you wish to use for the new catalog.  Please note that
  1200.           catalog names can not contain numbers and they must be eight
  1201.           characters or less in length.
  1202.  
  1203.           If you enter a new catalog name you will need to set up a format
  1204.           for that new catalog.  How to set up a catalog format is
  1205.           discussed next. 
  1206.  
  1207.           The names of the existing catalogs will be displayed on the
  1208.           screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  1209.           ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  1210.           modify this format to meet your needs.
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.           Modifying An Existing Catalog Format
  1215.  
  1216.           To modify a catalog format push ALT-U to display the Utilities
  1217.           menu.  Move the scroll bar to the "Set Up New Cat. Format" option
  1218.           and push ENTER.  This will display a screen similar to the one
  1219.           shown in figure eight.  This set-up screen replicates the way the
  1220.           information entry area looks on the main screen.  There are four
  1221.           things you can set on this screen:
  1222.  
  1223.           1. The line (field) title.
  1224.  
  1225.           2. Change the lengths of lines (fields).
  1226.  
  1227.           3. Select the lines to be indexed (alphabetized).
  1228.  
  1229.           4. Select the lines to be totaled.
  1230.  
  1231.           Please note that once you have saved one or more entries in a
  1232.           catalog you can not change the length of the lines for that
  1233.           catalog.  You can change the titles, indexing and totalling
  1234.           settings at any time.  However, unless you set the software 
  1235.           to use a new catalog name, the F2 prompt for "LENGTH" will no 
  1236.           longer appear on this set up screen.
  1237.  
  1238.           Because there is an entry in the catalog we're using as
  1239.           an example, you can not change the length of the lines.
  1240.  
  1241.           On the Set Up Catalog Format screen the F2 key is used to select
  1242.           what you wish to set/modify.  When working with a new catalog, in
  1243.           which no entries have been saved, the brackets next to the F2
  1244.           prompt at the bottom of the screen will contain the word TITLES. 
  1245.           This means you can type new titles or modify existing titles.
  1246.  
  1247.  
  1248.           Setting Line Titles
  1249.  
  1250.           OYC comes with eleven preset cataloging formats.  These formats
  1251.           can be modified using the Set Up Catalog Format feature on the
  1252.           Utilities Menu.
  1253.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 18
  1254.  
  1255.  
  1256.           Using the cursor keys a scroll bar can be moved up and down 
  1257.           through the list of line titles.  Place the scroll bar on the line
  1258.           you wish to change and type the new title.  Then push ENTER to
  1259.           move the scroll bar down to the next line.  If you wish to have a
  1260.           blank title, push the space bar and then push ENTER.  Line titles
  1261.           may be up to 14 characters long and can contain letters, numbers,
  1262.           spaces and any other keyboard characters.  You do not have to put
  1263.           a title on every line and you can skip lines. 
  1264.  
  1265.  
  1266.           The next step is to select which lines you want to use and set
  1267.           their lengths.  Push F2 once and the word "LENGTH" appears in the
  1268.           brackets next to the F2 prompt.  Position the scroll bar on the
  1269.           line whose length is to be set and enter a number from 2 to
  1270.           64.  A highlight bar showing the length of the line will appear
  1271.           and a number showing length will be displayed.  For information
  1272.           about the line lengths and intended purpose of the default
  1273.           settings of the line titles see section 5.
  1274.  
  1275.           If a title is entered for a line that is turned off (set to zero
  1276.           length), that line will not appear on the main screen.  On the
  1277.           other hand a line does not need to have a title in order appear
  1278.           on the main screen and be available in the catalog.  You can
  1279.           include lines that have no titles as a part of a format.  The
  1280.           factor that determines whether or not a line and its associated
  1281.           title is displayed as a part of a format is whether or not that
  1282.           line has a length greater than 0.
  1283.  
  1284.           Notice at the bottom of the screen that there is a bar containing
  1285.           the abbreviation "EST".  The number shown here provides an
  1286.           estimate of the number of entries you'll be able to store in a
  1287.           megabyte of space.  As lines are set up, there lengths adjusted,
  1288.           and lines to be indexed are added or deleted, this number will
  1289.           change.
  1290.  
  1291.  
  1292.           Selecting Lines To Index
  1293.  
  1294.           Once you have set the line lengths push F2 again.  You'll 
  1295.           now be able to select the lines you want to have indexed.  An 
  1296.           index for a computer is the same thing as it is for a book.  If
  1297.           you need to quickly find something in a book, you look in the
  1298.           index.  It's the same for a computer.  An index is an alpha-
  1299.           betical listing that allows the computer to find entries quickly.
  1300.  
  1301.           To select a line to be indexed put the scroll bar on that line
  1302.           and push ENTER.  Please remember this will only work if the
  1303.           word "INDEXING" appears in the brackets next to the F2 prompt. 
  1304.           When you push ENTER to select a line to be indexed a starburst
  1305.           symbol will appear next to that line.  This symbol indicates that
  1306.           the line will be indexed.  On the main screen the starburst
  1307.           symbol indicates the lines which are indexed and thus it shows
  1308.           which lines can be listed alphabetically.
  1309.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 19
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.           Getting Total Values
  1314.  
  1315.           Push F2 one more time and the word in the brackets will change to
  1316.           "VALUE".  You can now select lines you want to have totaled at      
  1317.  
  1318.           the end of a report.  Select the lines to be totaled in the same
  1319.           way you selected lines to be indexed.  In this case three
  1320.           horizontal bars will appear to the right of the line to indicate
  1321.           that any values entered on the line will be totaled.  This
  1322.           capability is used, for example, to get the total value of all
  1323.           items listed for insurance purposes.
  1324.  
  1325.           Push F2 again to return to the TITLE setting.
  1326.  
  1327.           Once you have set-up the format to be as you need it, push F5 to
  1328.           save it.  You will be returned to the main screen.
  1329.  
  1330.             
  1331.           DISPLAYING TOTAL VALUES
  1332.  
  1333.           The total value of all items listed in a printed report will be
  1334.           shown at the end of all printed reports.  However, you can
  1335.           get the total value of everything in a catalog without
  1336.           printing a report.  When you are at the Main Screen hold down
  1337.           the CTRL key and push the ENTER key.  The values will be
  1338.           totalled and displayed along the right side of the screen.
  1339.  
  1340.           This completes the quick start section.  In this section I 
  1341.           have provided the basic information needed to use the software.
  1342.           There is a lot more you can do with this software and there 
  1343.           are many additional features that make using the software 
  1344.           easier and faster.  This Quick Start section is only provided
  1345.           as a brief summary of the major features so you can quickly 
  1346.           start using the software.
  1347.  
  1348.           At this point I'd suggest trying out the software.  Type in 
  1349.           a few test entries.  Try a few searches and maybe try running
  1350.           a printed report.  Then read the next section which provides 
  1351.           a detailed description of each feature - including such 
  1352.           things as designing your own reports, multiple level 
  1353.           alphabetical listings, and creating your own catalog formats. 
  1354.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 20
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.           SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  1363.  
  1364.           This section of the manual provides detailed descriptions of each
  1365.           function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  1366.           entries menu and work from left to right through the menus and
  1367.           cover each item on each menu.  But first let's go over the
  1368.           information and options presented on the main screen.
  1369.  
  1370.  
  1371.           THE MAIN SCREEN
  1372.  
  1373.           Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  1374.           the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  1375.           the top of the screen.  The top line also includes the current
  1376.           entry number in the upper right corner of the screen.  When
  1377.           typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  1378.           entry number that will be assigned to the new entry.  When
  1379.           editing or displaying the results of a search, the number
  1380.           displayed is the entry number associated with the information
  1381.           currently on the screen.
  1382.  
  1383.           Some people have tried using the entry number as a catalog
  1384.           number.  I understand we all have different requirements and need
  1385.           to use the software in different ways, but I do not recommend
  1386.           using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  1387.           the entry number associated with a specific item can change if
  1388.           you delete an item from your database.  The entry number is only
  1389.           intended to help you see how many total items you have in the
  1390.           database and to help you navigate around your catalog.
  1391.  
  1392.           The second space from the top of the screen includes a horizontal
  1393.           double line.  This is a status line.  The current catalog
  1394.           name in use will be displayed in the middle of this line. 
  1395.           The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  1396.           searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  1397.           The left side of this line also includes status information.  For
  1398.           example, if you push the INS key to put the software into the
  1399.           character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  1400.           left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  1401.           software is in the character insert mode.
  1402.  
  1403.           The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  1404.           double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  1405.           times prompts for F-Key functions are shown.  You can use the
  1406.           mouse to click on any of these prompts to quickly use the
  1407.           features they represent.
  1408.  
  1409.           The bottom line also displays status, such as telling you when
  1410.           a search is complete. 
  1411.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 21
  1412.  
  1413.  
  1414.           The second line from the bottom is a double line.  The center
  1415.           of this line contains a word that shows where reports would
  1416.           be "sent to" should you start a search or listing.
  1417.  
  1418.  
  1419.           Clearing The Screen
  1420.  
  1421.           There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  1422.           clear the screen of all catalog information and return you to the
  1423.           Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  1424.           go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  1425.           screen full of information, push F7.  If you are using a mouse,
  1426.           you can click on the "7 Clr" prompt at the bottom of the screen
  1427.           to accomplish the same thing as pushing F7.
  1428.  
  1429.  
  1430.           Typing Information Into A Catalog
  1431.  
  1432.           Whether you are making a new entry or entering search criteria
  1433.           typing information on the main screen is done in the same way. 
  1434.           The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  1435.           cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  1436.           move directly up and down - it will not return to the beginning
  1437.           of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  1438.           new line and return it to the beginning of that line by pushing
  1439.           the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  1440.           move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  1441.           pushing ENTER will move it to the top line.
  1442.  
  1443.           To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  1444.           Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  1445.           to the right.  Pushing the END key will move the cursor to the
  1446.           end of the line.  The HOME key moves it to the beginning of
  1447.           the line.  Holding the CTRL key and pushing either the left or
  1448.           right cursor key will move the cursor to the left or right
  1449.           by one word.
  1450.  
  1451.           Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  1452.           computer will beep to indicate it can go no further.  If you
  1453.           do not want to hear this "beep", you can turn it off by push-
  1454.           ing CTRL-A.  This will display the Screen Set-Up options.  Push
  1455.           the F1 key to toggle the beep off.  Then push ESC to return to
  1456.           the Main Screen.
  1457.  
  1458.           You can type information at any time.  The character you type
  1459.           will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1460.           one space to the right.  The software will accept accented
  1461.           characters, characters used in some European languages as well
  1462.           as all English language characters.  It will not accept most
  1463.           graphics characters.
  1464.  
  1465.  
  1466.           Insert & Delete
  1467.  
  1468.           If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1469.           where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1470.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 22
  1471.  
  1472.  
  1473.           letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1474.           line).  You can now type the characters or words you want to        
  1475.  
  1476.           insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1477.           will move to the right.  If the existing information reaches the
  1478.           right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1479.           character will disappear for each character you insert.
  1480.  
  1481.           To get out of the insert mode either push the INS key again.
  1482.  
  1483.           Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1484.           key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1485.           and everything to the right of the cursor will move left by one
  1486.           space.  The Backspace key will also delete characters.  When
  1487.           the Backspace is pushed the character to the left of the
  1488.           cursor will be erased.
  1489.  
  1490.  
  1491.           Memos
  1492.  
  1493.           Each entry may include a memo.  To display the memo screen
  1494.           push the PgDn key.  A word processor-like memo screen with 20
  1495.           lines will appear.  You can type anything you want on the
  1496.           memo screen.  However, information typed on the memo screen can
  1497.           not be included in searches nor is it included on the printed
  1498.           reports.  This screen is just for keeping notes and miscellaneous
  1499.           information.
  1500.  
  1501.           When using the memo screen all normal word processing features
  1502.           will work.  The INS and DEL keys work as they do in a word
  1503.           processor.  The memo screen also includes word wrapping
  1504.           eliminating the need to push the ENTER key at the end of each
  1505.           line.
  1506.  
  1507.           When you have finished typing the memo push ESC to return to
  1508.           the main screen.  The memo you just typed will be permanently
  1509.           attached to the entry you are making or editing.
  1510.  
  1511.           NOTE: A graphic image can be included as a part of each entry
  1512.           Graphic images are discussed at the end of this section.
  1513.  
  1514.  
  1515.           General Guidelines For New Entries
  1516.  
  1517.           When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1518.           abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1519.           consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1520.           capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1521.           and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1522.           commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1523.           items in a list.
  1524.  
  1525.           When entering numbers first determine what the largest number
  1526.           will be and then always use the same number of digits to the left
  1527.           of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1528.           to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1529.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 23
  1530.  
  1531.           entered as 00001.  Entering numbers this way is necessary if you 
  1532.           want the computer to sort them into numerical order.  You can     
  1533.           include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1534.           ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1535.  
  1536.  
  1537.           THE MENUS
  1538.  
  1539.           OYC uses drop-down menus.  All of the capabilities of OYC
  1540.           are accessed through these menus.  Some of the frequently used
  1541.           functions can be used directly by pushing the appropriate "F"
  1542.           key.  The names of the menus are listed across the top
  1543.           of the screen as shown in figure nine.
  1544.  
  1545.           The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1546.           menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1547.           the menu's name.  For example, to select the "Make entries" menu
  1548.           push the ALT key and the letter M.  You can pull down a menu
  1549.           using a mouse by putting the mouse cursor on the menu's name at
  1550.           the top of the screen and clicking the left mouse button.
  1551.  
  1552.           Once any menu is displayed (dropped down) you can move
  1553.           from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1554.  
  1555.           When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1556.           highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1557.           down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1558.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1559.           bar and then push the ENTER key.  If you are using a mouse,
  1560.           put the mouse cursor on the menu selection you wish to use
  1561.           and click the left mouse button twice (double click).
  1562.  
  1563.  
  1564.           Make entries Menu - Save <F5>
  1565.  
  1566.           The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1567.           Once you have typed all the information you want to enter select
  1568.           the "Save" option to save it in your catalog.  You can also push
  1569.           F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1570.           Or you can use the mouse to click on the "5 Save" prompt at
  1571.           the bottom of the screen.
  1572.  
  1573.  
  1574.           Make entries Menu - Copy Any Previous
  1575.  
  1576.           The "Copy Any Previous" function allows you to copy any previous
  1577.           entry you've made.  When you select this option you will be
  1578.           prompted for an entry number to copy (see figure 10).  This
  1579.           prompt will also display a default entry number.  In figure 10
  1580.           the default setting is 2.  To copy the default entry number just
  1581.           push ENTER.  Otherwise you can type in any other entry number you
  1582.           wish to copy.
  1583.  
  1584.           The default entry number will be set to the last entry that was
  1585.           copied.  This way you can repeatedly copy a previous entry by
  1586.           just pushing the ENTER key at this point.  
  1587.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 24
  1588.  
  1589.  
  1590.           Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1591.  
  1592.           The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1593.           you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1594.           to copy and thus it is faster than the "Copy Any Previous" feature. 
  1595.           The quickest way to copy the previous entry is to push F3 or
  1596.           use the mouse to click on the "3 Copy" prompt at the bottom of
  1597.           the screen.
  1598.  
  1599.           The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1600.           of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1601.           to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1602.           entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1603.           and save the modified entry as a new entry.
  1604.  
  1605.  
  1606.           Copy A Single Line
  1607.  
  1608.           You can also copy individual lines from the previous entry.  To
  1609.           copy a single line put the cursor on the line you wish to fill
  1610.           with information copied from the same line in the previous entry. 
  1611.           Then hold down the ALT key and push F3.
  1612.  
  1613.           For example, if you are entering information about a series of
  1614.           stamps all from the same country, you would start by entering
  1615.           the information about the first stamp.  Then push F5
  1616.           to save that entry.  When you are ready to enter the country
  1617.           for the second stamp put the cursor on the COUNTRY line, hold
  1618.           down the ALT key and push F3.  This will copy the name of the
  1619.           country from the previous entry.
  1620.  
  1621.           
  1622.           Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1623.  
  1624.           The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1625.           information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1626.           or pushing F7, will immediately clear all of the lines.  You
  1627.           can also use the mouse to clear the screen by clicking on the
  1628.           "7 Clr" prompt at the bottom of the screen.
  1629.  
  1630.           If you need to clear just one line or part of one line you can
  1631.           use the macro feature discussed later in this section.  For
  1632.           example, pushing ALT-B will erase every on a line that is to
  1633.           the right of the cursor.
  1634.  
  1635.  
  1636.           Make entries - Make Entries
  1637.  
  1638.           The "Make Entries" selection provides a way for you to leave any
  1639.           of the other functions and go to the basic make new entries
  1640.           screen.  For example, if you are in the search mode and would
  1641.           like to make a new entry, select this option on the Make entries
  1642.           menu.
  1643.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 25
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.           THE EDIT MENU
  1649.  
  1650.           The edit function provides a way for you to display any entry on
  1651.           the screen and browse backward and forward through your catalog.
  1652.           Once an entry is displayed on the screen it can be modified or
  1653.           deleted.
  1654.  
  1655.  
  1656.           Edit Menu - Select Number
  1657.  
  1658.           The "Select Number" option is how you tell the software which
  1659.           entry number you want displayed on the screen.  You may enter
  1660.           any valid entry number.
  1661.  
  1662.           Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1663.           using the same methods used to originally type the entry.  The
  1664.           TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1665.           software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1666.  
  1667.           If you want to edit a different entry you do not need to pull
  1668.           down the Edit Menu again.  Just push F9 to open the window
  1669.           in which a new entry number to edit may be entered.           
  1670.  
  1671.  
  1672.           Edit Menu - Page Backward <F1>
  1673.  
  1674.           When the "Page Backward" function is selected the software will
  1675.           display the entry that comes directly before the entry that is
  1676.           currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1677.           drop-down menu, to move backward by one entry.
  1678.  
  1679.  
  1680.           Edit Menu - Page Forward <F2>
  1681.  
  1682.           The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1683.           You can also press F2 to see the next entry without using the
  1684.           drop-down menus.  There are prompts at the bottom of the
  1685.           screen - "1 Back" and "2 Fwd" - that you can click on with
  1686.           a mouse to move backward and forward through your catalog.
  1687.  
  1688.           The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1689.           way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1690.           nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1691.           However, sometimes it's nice to just look through your catalog
  1692.           to see what's there.  You may discover items you forgot you
  1693.           had.  The Page Forward/Backward features give you a way to do
  1694.           some browsing.
  1695.  
  1696.  
  1697.           Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1698.  
  1699.           If you need to eliminate an item from your catalog use the
  1700.           "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1701.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 26
  1702.  
  1703.  
  1704.           Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1705.           "Delete Entry" option.
  1706.  
  1707.           When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1708.           catalog.  The deleted entry will no longer be included in
  1709.           searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1710.           the information still exists and can be brought back.
  1711.  
  1712.           With computers mistakes sometimes seem to be very easy to make.
  1713.           A common mistake is to start deleting something and just as the
  1714.           final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1715.           you did not want to delete this item.  However, that realization
  1716.           comes just a half a second too late.  If this should happen with
  1717.           OYC, you can recover the deleted entry.
  1718.  
  1719.           When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1720.           "Deleted Entry" will be displayed on the second line from the top
  1721.           of the screen.
  1722.  
  1723.  
  1724.           Edit Menu - Undelete Entry
  1725.  
  1726.           Deleted entries can be returned to the catalog by first
  1727.           displaying the entry on the screen and then selecting the
  1728.           "Undelete Entry" option on the Edit Menu.  Or you can just
  1729.           push F5 to undelete the entry by saving it.
  1730.  
  1731.  
  1732.           Edit Menu - Remove Memo
  1733.  
  1734.           Whenever you go to the memo screen (by pushing PgDn) a memo will
  1735.           be attached to the current entry.  Even if nothing is typed in
  1736.           the memo, there will still be a memo attached to the current
  1737.           entry.  That memo can be removed by going to the Edit Menu and
  1738.           selecting the Remove Memo option.  If the current entry has a
  1739.           memo attached to it, that memo will be removed.
  1740.  
  1741.  
  1742.           Edit Menu - Save Changes <F5>
  1743.  
  1744.           The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1745.           made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1746.           displayed on the screen.  First type the changes then select
  1747.           "Save Changes" on the Edit menu.  You can also push F5 without
  1748.           using the drop-down menus.
  1749.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 27
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.           THE SEARCH MENU
  1758.  
  1759.           Figure 11 shows the Search menu.  This menu is used to start all
  1760.           of the listings and searches.  The top box on the Search menu
  1761.           includes the two types of listings available.  The second box
  1762.           down includes all of the searches.  The third box includes
  1763.           controls for searches.
  1764.  
  1765.           Whenever a search has displayed an entry on the screen you
  1766.           may edit and resave the modified entry.  Just type the
  1767.           changes and push F5 to save them.
  1768.  
  1769.           During a search or listing you can look at each entry on the
  1770.           screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1771.           Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1772.           moves you backward to look at the previous entry.
  1773.  
  1774.           NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1775.           Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1776.           display the results of listings and searches on the screen.  By
  1777.           changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1778.           your report to your printer or a disk file.
  1779.  
  1780.  
  1781.           Search Menu - List Entries
  1782.  
  1783.           Starting at the top of the Search Menu the first item is
  1784.           the "List Entries" feature.  It will list entries in the
  1785.           order they were typed into your catalog.  When you select "List
  1786.           Entries" on the Search Menu you will be prompted for the entry
  1787.           number to start the listing with.  Then you will be prompted
  1788.           for the last entry number to be included in the listing. 
  1789.           The software will list all of the entries between, and
  1790.           including, the entry numbers you specify.
  1791.  
  1792.           One of the key uses for this feature is proof reading.  Some
  1793.           people find it easier to proof read a printed copy of their
  1794.           entries instead of reviewing them on the screen.  After typing
  1795.           a series of new entries use this feature to print a listing
  1796.           of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1797.           find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1798.           prints all of the information you've entered.
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.           Search Menu - List Alphabetically
  1803.  
  1804.           You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1805.           order by selecting this option.  However, the line must first be
  1806.           indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1807.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 28
  1808.  
  1809.  
  1810.           symbol on the left end of the line.  (Indexing is discussed 
  1811.           in the Utility menu section).
  1812.  
  1813.           To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1814.           to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1815.           Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1816.           option and push ENTER.  The entries will be listed in
  1817.           alphabetical order based on the line on which the cursor is
  1818.           located. 
  1819.  
  1820.  
  1821.           Search Menu - Sequential Search
  1822.  
  1823.           There are two basic types of searches in OYC - sequential
  1824.           searches and alphabetical searches.  A sequential
  1825.           search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1826.           examining each to see if it contains a match for the search
  1827.           criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1828.           find matches even if the matching word or phrase is not the first
  1829.           word or phrase on the line.
  1830.  
  1831.           For example, if you use a sequential search to look for the word
  1832.           RED the following will be found as matches:
  1833.  
  1834.                 RED FILING CABINET
  1835.  
  1836.                 LITTLE RED WAGON
  1837.  
  1838.                 SLEEPY AND TIRED  (the RED is at the end of "TIRED")
  1839.  
  1840.           Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1841.           the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1842.           matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1843.           capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1844.           search for RED, you will not find "Red Cabinet" because the
  1845.           capitalization does not match.  However, there is a way to find
  1846.           things when the capitalization does not match.  It will be 
  1847.           discussed when we talk about the "Case" option on the Search menu.
  1848.  
  1849.           With sequential searches you can search for any part of the
  1850.           information entered on a line.  Notice in the above example that
  1851.           searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1852.           end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1853.           remember a part of what you want to find.  It's also useful for
  1854.           keyword searches where several keywords are listed on a line. 
  1855.           For example, if you cataloged a photograph of a beach with the
  1856.           following keywords: BEACH, SUNSET, SAILBOATS & SEA GULLS and used
  1857.           a sequential search to search for "SUNSET", this photograph would
  1858.           be identified as matching the search criteria.
  1859.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 29
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.           You can start a sequential search by first entering the
  1864.           word or phrase you want to find on the appropriate line
  1865.           and then selecting the "Sequential Search" option on the
  1866.           Search Menu; or push F8; or use the mouse cursor to click
  1867.           on the "8 Srch" prompt at the bottom of the screen.
  1868.  
  1869.  
  1870.           Cross References
  1871.  
  1872.           Any of the information you've entered can be cross referenced
  1873.           with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1874.           information you want to find on the appropriate lines and the
  1875.           software will automatically take care of the cross referencing
  1876.           during the search.  Let's assume you've got a catalog and
  1877.           want to cross reference the information on two lines.  It's
  1878.           as easy as filling in the blanks.  Just enter the information
  1879.           you want to find on each line.  Then start a sequential
  1880.           search.  All of the matching entries will be listed.
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.           Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1885.  
  1886.           To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1887.           A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1888.           order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1889.  
  1890.           Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1891.           are very fast.  While sequential searches may take several
  1892.           minutes, if you have a large catalog, alphabetical searches can
  1893.           find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1894.           whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1895.           alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1896.           disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1897.           exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1898.           matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1899.           must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1900.  
  1901.           For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1902.           would find RED FILING CABINET, but it will not find LITTLE
  1903.           RED WAGON.
  1904.  
  1905.           There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1906.           first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1907.           you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1908.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 30
  1909.  
  1910.  
  1911.           the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1912.           highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1913.           start an alphabetical search without going through the menus by
  1914.           pushing F6 or my clicking on "6 Alpha" at the bottom of the
  1915.           screen.
  1916.  
  1917.           Alphabetical searches can perform cross references.  To do this 
  1918.           fill in the appropriate lines with the information you want to 
  1919.           find, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1920.           F6 to start the search.
  1921.  
  1922.           NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1923.           a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1924.           location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1925.           If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1926.           get a "Can't find required index" error message.
  1927.  
  1928.           The alphabetical searches can also be used to get partial
  1929.           alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1930.           listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1931.           on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1932.           the alphabetical search.
  1933.  
  1934.           Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  1935.           the indexes.  When no other matches can be found in the indexes a
  1936.           message will appear at the bottom of the screen that says:
  1937.  
  1938.                   NO MATCHES FOUND.  ESC to end, F1 for new entry 
  1939.                   or ENTER to continue search.
  1940.  
  1941.           If you wish to end the search push the ESC key.  
  1942.  
  1943.           If you did not find what you were looking for using the
  1944.           alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  1945.           Push the ENTER key at this point and the software will
  1946.           automatically go into a sequential search.
  1947.  
  1948.           What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  1949.           are not duplicating entries already in your database.  Type part
  1950.           of the entry and push F6 to perform an alphabetical search.  If
  1951.           a match is found push ESC.  If a match is not found push F1 and 
  1952.           then complete the entry.  Anytime a search does not find a 
  1953.           matche you can push F1.  This switches OYC to the Make Entries 
  1954.           screen and the information entered as the search criteria will 
  1955.           be pre-entered on the appropriate lines.  If OYC found a match 
  1956.           pushing F1 will put the information from that matching entry 
  1957.           on the Make Entries screen.
  1958.  
  1959.  
  1960.           Search Menu - Find Deleted
  1961.  
  1962.           Once an entry has been deleted it will no longer show up
  1963.           during searches.  To recover that entry use the editor to display
  1964.           it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  1965.           entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  1966.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 31
  1967.  
  1968.  
  1969.           Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  1970.           Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  1971.           automatically list all entries that have been deleted.
  1972.  
  1973.           Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  1974.           pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  1975.           Entry".  You can also push F5 or use the mouse to click on the
  1976.           "5 Save" prompt.  If you are searching for deleted entries the 
  1977.           software remains in the search mode and pushing F2 will find 
  1978.           the next deleted entry.
  1979.  
  1980.  
  1981.           Search Menu - Global Search
  1982.  
  1983.           The term "Global Search" means that the software will search
  1984.           everything to find a match for the specified search criteria.
  1985.           In all of the other searches the search criteria must be on 
  1986.           the same line as the information you want to find.  
  1987.  
  1988.           With a Global Search you can find a word or phrase without
  1989.           regard to the line it is located on.  To start a Global Search
  1990.           select "Global Search" from the Search Menu.  A window will 
  1991.           open in the middle of the screen and you will be prompted to
  1992.           enter the word or phrase you want to find.  Type the search
  1993.           criteria and push the ENTER key.  A sequential search will be
  1994.           conducted based on the search criteria you entered.  Remember a
  1995.           Global Search will find the specified search criteria wherever it
  1996.           is located.  There may be times when an entry is displayed as
  1997.           matching the search criteria, but it may not be obvious why it
  1998.           matches.  However, the match may be taking place in the middle of
  1999.           a line or even in the middle of a word.
  2000.  
  2001.  
  2002.           Search Menu - Set Starting Point
  2003.  
  2004.           This option is used to start an alphabetical listing at any point
  2005.           in the alphabet.  For example, let's assume you were printing an
  2006.           alphabetical list of everything in your catalog and the printer
  2007.           ran out of paper in the middle of the M's.  After putting more
  2008.           paper in your printer you can start a second listing that picks
  2009.           up where the first ended.
  2010.  
  2011.           To set a starting point first position the cursor on the line you
  2012.           wish to list alphabetically.  Then push ALT-S and select the "Set
  2013.           Starting Point" option on the Search Menu.  You will be prompted
  2014.           to enter a letter or word to be used as the starting point.  You
  2015.           can also enter a phrase.  If you were printing a copy of your
  2016.           catalog alphabetically, specify the information shown in the
  2017.           last entry listed (on the line you were using for your search
  2018.           criteria) as the starting point.  When you push ENTER
  2019.           you'll be returned to the Search Menu.  Highlight
  2020.           "List Alphabetically" option and the listing will start with
  2021.           at the point you specified.
  2022.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 32
  2023.  
  2024.  
  2025.           This feature is very useful in producing reports for your
  2026.           insurance agent.  For example, for each item in an office 
  2027.           inventory you should enter a value.  If you index the value 
  2028.           line you can set a starting value, such as $500, and list 
  2029.           every item with a value greater than that minimum value.
  2030.  
  2031.  
  2032.           Search Menu - Case [ Sensitive ]
  2033.  
  2034.           When I discussed sequential searches I said they will only
  2035.           find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  2036.           and the information you are searching for must match.  For
  2037.           example, searching for "Red Cabinet" will not find "RED 
  2038.           CABINET".  The "Case" option on the Search Menu allows OYC to
  2039.           find matches in which the capitalization does not match.
  2040.  
  2041.           This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  2042.           brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  2043.           the capitalization of the search criteria and the information you
  2044.           are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  2045.           ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  2046.           sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  2047.           can search for "Red Cabinet" and "RED CABINET" will be found.
  2048.           When set this way sequential searches will also find "red
  2049.           cabinet" and "Red cabinet" as matches.
  2050.  
  2051.  
  2052.           Search Menu - Save Changes <F5>
  2053.  
  2054.           Anytime an entry is displayed on the screen you may make
  2055.           changes.  If a search finds a matching entry, that entry
  2056.           can be modified.  After you have typed the changes you want
  2057.           to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  2058.           modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  2059.           menus or click on the "5 Save" prompt.
  2060.  
  2061.  
  2062.           Search Menu - Search Again <F2>
  2063.  
  2064.           If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  2065.           software will display matching entries one at a time.  To find
  2066.           and display the next matching entry select the "Search Again"
  2067.           option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  2068.           drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  2069.           can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  2070.           pushing the up cursor key.  You can also use the F2 key, without
  2071.           going through the Search Menu, to go to the next entry.
  2072.  
  2073.  
  2074.           Screen Print Feature
  2075.  
  2076.           Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  2077.           search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  2078.           entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  2079.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 33
  2080.  
  2081.  
  2082.           The entry will be printed using the current report format.  
  2083.           If a report format has not been set-up, then nothing will 
  2084.           print.  (Please see the section on the Report Menu for
  2085.           information about report formats and printing).
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.           Finding The Total Value Of Your Collection
  2090.  
  2091.           You can quickly get a total value for your collection by holding
  2092.           down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  2093.           your entire catalog and provide a total value, based on the
  2094.           line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  2095.           takes will depend on the number of entries.  If you need to
  2096.           interrupt the totaling process, push ESC.  (See the following
  2097.           section on the Utilities Menu for information on setting
  2098.           the lines to be totaled).
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.           THE UTILITIES MENU 
  2103.  
  2104.           The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  2105.           entries, indexing and setting up your catalog.  Press ALT-U to
  2106.           drop-down the Utilities Menu.  The Utilities Menu is shown in
  2107.           figure 13.
  2108.  
  2109.  
  2110.           Utilities - Copy Entries
  2111.  
  2112.           The "Copy Entries" feature is used to copy the entries in one
  2113.           catalog to another catalog.  This feature allows you to copy a
  2114.           catalog to a new catalog that uses a different format.  You
  2115.           can rearrange the information by sending it to different lines
  2116.           in the new catalog, if you wish.
  2117.  
  2118.           One circumstance in which you would use this feature would be if
  2119.           you should find that the catalog format you're using is not
  2120.           adequate for what you need to do.  Since you can not modify the
  2121.           line lengths of an existing format you will need to set-up a 
  2122.           new catalog with a lines lengths that are suitable.  Then use 
  2123.           the "Copy Entries" feature to copy the entries from the old 
  2124.           catalog to the new catalog and format.
  2125.  
  2126.           To use the "Copy Entries" feature use the scroll bar to highlight
  2127.           "Copy Entries" on the Utilities Menu and push the ENTER key. 
  2128.           This brings up a series of screens that let you select the
  2129.           catalog to copy from, the catalog to copy to and what infor-
  2130.           mation will be stored on which line in the new catalog.
  2131.  
  2132.           Figure 14 shows the screen used to select the file you wish to
  2133.           copy from.  The box in the on the left side of the screen shows
  2134.           the names of the catalogs in the current directory.  Use the 
  2135.           cursor keys to highlight the catalog you wish to copy from and
  2136.           push ENTER.
  2137.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 34
  2138.  
  2139.  
  2140.           You can select a catalog using the mouse by putting the mouse
  2141.           cursor on the catalog name you want to select and pushing
  2142.           the left mouse button twice.    
  2143.  
  2144.           If you want to copy a catalog located in a different directory,
  2145.           push the ESC key and enter the drive and path to designate 
  2146.           where the catalog is located.  When entering the drive and 
  2147.           path you must use standard DOS notation.  The drive letter 
  2148.           must be followed by a colon and each directory or subdirectory
  2149.           name proceeded by a backslash.  If the drive and path you enter
  2150.           does not contain a OYC catalog, an error message will appear in
  2151.           the box.  If data files exist they will be listed in the box 
  2152.           and you can then highlight the one you wish to copy and select 
  2153.           it by pushing ENTER.
  2154.  
  2155.           NOTE: If you do not keep your programs in separate directories
  2156.           the listing of catalogs may include the names of data
  2157.           files used by other programs.  Normally you should keep all
  2158.           files used by the OYC in the same directory.  That helps
  2159.           keep your hard disk organized and makes it easier for you
  2160.           to identify what files go with which program when you are
  2161.           cleaning up and organizing your hard disk.
  2162.  
  2163.           To exit at this point you need to push the ESC key twice.  First
  2164.           push the ESC key to get the prompt asking for a new drive and
  2165.           path.  Then press the ESC key again.
  2166.  
  2167.           Once you have selected a file to copy from a second similar
  2168.           screen will appear.  (Note, the "copy from" menu will be on
  2169.           the left side of the screen.  The "copy to" menu will be on
  2170.           the right side of the screen.  The name of the catalog you 
  2171.           are copying from will be shown at the top of the screen.  
  2172.           Select the catalog you want to copy to by highlighting it and
  2173.           pushing the ENTER key.
  2174.  
  2175.           If you want to create a new file to copy to then push the ESC
  2176.           key when the "copy to" menu is displayed.  You will be prompted
  2177.           to enter a new drive, path and catalog name.  When you do this
  2178.           a new catalog will be created that has the same format as the
  2179.           catalog being copied.
  2180.  
  2181.           When entering a new catalog name do not enter a filename
  2182.           extension.  You must enter a valid drive letter and directory
  2183.           path.  The software will not create a new directory if the path
  2184.           you've entered is not correct.  If you use a new catalog name 
  2185.           OYC will automatically create a file with a format that
  2186.           matches that of the catalog you are copying from.
  2187.  
  2188.           The next screen, shown in figure 15, allows you to select which
  2189.           information is copied to which field.  First let's go over the
  2190.           information provided on this screen.  If you are not running
  2191.           the OYC software, I suggest that you boot it up and go into
  2192.           the entry copy feature so that the screen we are now discussing
  2193.           is displayed on your monitor.
  2194.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 35
  2195.  
  2196.  
  2197.           At the top left of the screen the drive, path and catalog you
  2198.           are copying from will be shown.  The same information for the
  2199.           catalog you are copying to will be shown on the top right side
  2200.           of the screen.
  2201.  
  2202.           The format of the catalog you are copying from will be shown on 
  2203.           the left side of the screen.  Each line is identified by a 
  2204.           letter and the title of each line is shown.  The line titles 
  2205.           of the catalog you are copying to are shown on the right side 
  2206.           of the screen.  A set of dashed lines in the center of the 
  2207.           screen are provided only to help you see how the two formats 
  2208.           line-up.
  2209.  
  2210.           At the bottom of the screen the total number of entries in
  2211.           each catalog is shown.  When the copy process is started the data
  2212.           from the catalog shown on the left will be ** added to ** the
  2213.           data in the catalog on the right.
  2214.  
  2215.           You can start copying entries from the catalog on the left to
  2216.           the one shown on the right by pushing F6.  However, there is
  2217.           more information shown on this screen.
  2218.  
  2219.           Figure 15 shows a situation in which we want to change how
  2220.           information in a catalog is arranged.  The format on the right
  2221.           puts the CATALOG NUMBER at the top of the format and adds a new
  2222.           line for a CONDITION.  In addition, the DESCRIPTION line is not
  2223.           included in the new format.  (Below is a representation of 
  2224.           figure 15).
  2225.          ________________________________________________________________
  2226.          From: C:\HOME\NEW\INVTRY                   To: C:\HOME\NEW\INVEN
  2227.  
  2228.          A   DESCRIPTION     15  ----------------   CATALOG NUMBER  12  <
  2229.          B   MANUFACTURER    15                     MANUFACTURER    25
  2230.          C   NAME            25                     NAME            15  <
  2231.          D   STORED IN       30  ----------------   STORED IN       30
  2232.          E   NOTE            30                     NOTE            30
  2233.          F   VALUE           20                     VALUE           20
  2234.          G   CATALOG NUMBER  10  ----------------                    0  <
  2235.          H                    0                     CONDITION       20
  2236.          I   OTHER           14                     OTHER           14
  2237.          J                    0  ----------------                    0     
  2238.          ________________________________________________________________
  2239.          figure 15 - shows part of the copy entries screen.          
  2240.  
  2241.           When the screen shown in figure 15 first appears it will be set
  2242.           to copy the information from each line on the left to the line
  2243.           directly opposite on the right.  If there is no line on the
  2244.           right, the space on the right will be highlighted and a left
  2245.           pointing arrow head will be displayed.  For example, in figure 15
  2246.           the format is set so the CATALOG NUMBER line will be copied to the 
  2247.           a line that is shut off.  This means this information will not 
  2248.           be copied unless this set is changed.
  2249.  
  2250.           A scroll bar is provided to move through the line descriptions on
  2251.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 36
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.           the left side of the screen.  This scroll bar is used to re-
  2256.           position lines until they are set in the proper order for copying
  2257.           information to the new catalog.  For example, the line at the "A"
  2258.           position on the left is currently set to be copied to a different
  2259.           titled line on the right.  To change this use the scroll bar to
  2260.           highlight the location you wish to move another line to and then
  2261.           push the letter associated with the line you wish to move.  The
  2262.           two lines will be swapped.
  2263.  
  2264.  
  2265.  
  2266.  
  2267.                Shareware users note: this is difficult to describe without
  2268.                the illustrations provided in the printed manual.  To see 
  2269.                how this works try highlighting various lines and
  2270.                push the letters associated with other lines.
  2271.                You'll see how the lines are moved around.  You can
  2272.                leave this screen without saving any of the changes you
  2273.                made by pushing the ESC key.
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.  
  2278.           If you move a line so that its contents will be copied to a
  2279.           shorter line, that shorter line will be highlighted in red
  2280.           to indicate that some of the information on the original
  2281.           line may be cut off because it will not fit on the
  2282.           shorter line.
  2283.  
  2284.           You should now see a screen that looks like the one shown in
  2285.           figure 18.  All of the lines have been positioned to be copied to
  2286.           the correct locations.  We can now push F6 to start the copy
  2287.           process.
  2288.  
  2289.           If there are any entries in the catalog on the right side of
  2290.           the screen, the new entries copied from the catalog on the left
  2291.           will be added to those already in the file on the right.  
  2292.  
  2293.           You can exit the copy process by pushing the ESC key.
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.           Utility Menu - Import dBase File
  2298.  
  2299.           You can import the information contained in most dBase III files. 
  2300.           To do this select the "Import dBase File" option on the Utilities
  2301.           Menu.  You will then go through a series of screens that are
  2302.           exactly like those in the "Copy Entries" feature.  (Please read
  2303.           the previous section which discusses the "Copy Entries" feature).
  2304.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 37
  2305.  
  2306.  
  2307.           The first screen that appears is used to select the dBase file
  2308.           you wish to copy from.  Any dBase III files in the current
  2309.           directory will be listed in a box in the middle of the screen. 
  2310.           If the file you want to copy from is on another drive or in
  2311.           another directory, push the ESC key and enter the drive and path
  2312.           you want to use.  If there are dBase III files on the specified
  2313.           drive and path they will be listed in the box and you can select
  2314.           the one you want.
  2315.            
  2316.           Next the list of existing catalog files will be displayed.  You
  2317.           can copy the dBase file to an existing catalog or create a new
  2318.           catalog.  To create a new catalog push the ESC key and enter the
  2319.           drive, path and catalog name.  If you enter a new catalog name
  2320.           the software will automatically create a format that matches that
  2321.           of the dBase file you are copying from.
  2322.  
  2323.           Next you will see a screen that allows you to set which
  2324.           information gets copied to which line (figure 19).  This is the
  2325.           same screen as described in the section on Copy Entries and it
  2326.           works in exactly the same way.
  2327.  
  2328.           NOTE: this utility will only copy nonrelational dBase files.
  2329.           Relational dBase files can not be imported into OYC.
  2330.  
  2331.  
  2332.  
  2333.           Utilities Menu - Reindex
  2334.  
  2335.           First, what is an index and why does this software need to use
  2336.           indexes?
  2337.  
  2338.           A computer based index is just like an index in a book.  When you
  2339.           need to find something in a book you look in the index.  The
  2340.           index lists information alphabetically and allows you to quickly
  2341.           find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  2342.           is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  2343.           find the information you are searching for.
  2344.  
  2345.           Just like in a book a computer has two ways to find information. 
  2346.           If you are looking for specific information in a book you can
  2347.           start reading the book at page one and read until you find what
  2348.           you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  2349.           especially if the information you are looking for is at the end
  2350.           of the book.  Your other option is to look in the index and
  2351.           go directly to the page that has the information you want.  This
  2352.           is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  2353.           to starting at the front of a book and reading every page until
  2354.           the required information is found.  To find information quickly
  2355.           the alphabetical search uses an index to look up the required
  2356.           information and then go directly to the entry that has that
  2357.           information.
  2358.  
  2359.           Indexes are also required to list information in alphabetical
  2360.           order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  2361.           order, to generate the alphabetical listings.
  2362.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 38
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.           The lines to be indexed are selected when the format is set up. 
  2367.           I'll discuss that in the section on "Set Up New Format".  The
  2368.           software will normally keep all indexes up to date - adding new
  2369.           entries as you type them.  However, there may be some
  2370.           circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  2371.           software does not properly detect an index that should be there,
  2372.           an error message will appear.  This message will tell
  2373.           you that the indexes need rebuilding.
  2374.  
  2375.           You can add additional lines to be indexed at any time.  For
  2376.           example, you may originally start an inventory in which only
  2377.           the top line is indexed.  If you later decide to index by other
  2378.           lines, you would use the "ReIndex" feature to put the existing
  2379.           entries into this new index.
  2380.  
  2381.           Indexes are separate files that maintain a fragile relation-
  2382.           ship among many separate words and phrases.  If the files
  2383.           on your disk become fragmented or cross linked the indexes
  2384.           can be damaged.  Although indexes do not effect your catalog
  2385.           files, if the results of a search do not seem to make
  2386.           sense, try making new indexes by using the "ReIndex" feature.
  2387.  
  2388.           The "ReIndex" feature is completely automatic.  To reindex just
  2389.           use the scroll bar to highlight "ReIndex" on the Utilities Menu
  2390.           and push ENTER.
  2391.  
  2392.  
  2393.  
  2394.           Utilities Menu - Sort [ Off ]
  2395.  
  2396.           This software has the capability to do multiple level sorting. 
  2397.           Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  2398.           alphabetization provided by the indexing puts entries in
  2399.           alphabetical/numerical order one line at a time.  Sorting, on
  2400.           the other hand, can include up to 10 lines in alphabetical 
  2401.           order.
  2402.  
  2403.           If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  2404.           brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  2405.           the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  2406.           sort.
  2407.  
  2408.           Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  2409.           Sort Menu, shown in figure 21, will appear.  The line titles used
  2410.           by the current database will be listed along the left side of the
  2411.           screen.  There will be a series of F-key prompts along the bottom
  2412.           of the screen.
  2413.  
  2414.           To set the order in which you want the catalog to be sorted push
  2415.           the letter associated with the line to be sorted.  Do this in the
  2416.           order you wish the lines to be sorted.
  2417.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 39
  2418.  
  2419.  
  2420.  
  2421.           Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  2422.           catalog, in the correct sorted order, by doing an alphabetical
  2423.           listing based on the the primary sort criteria (the line you
  2424.           selected as the first line to be sorted).
  2425.  
  2426.  
  2427.           NOTE:  You can include any line you wish in doing a sort. 
  2428.           However, to produce an alphabetical listing the line used as the
  2429.           basis of that listing must be indexed and must be marked by a
  2430.           "starburst" symbol.
  2431.  
  2432.  
  2433.           Getting back to setting up the sorted order of the lines, if you
  2434.           start selecting lines to sort and want to make a change, push F3. 
  2435.           The F3 key will clear any sorted order that exists and clear the
  2436.           diagram from the screen.
  2437.  
  2438.           The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  2439.           Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  2440.           sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  2441.           look through a catalog based on the sorted order instead of
  2442.           the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  2443.           Sort" function instantly returns your catalog to its original
  2444.           unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  2445.           but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  2446.           If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  2447.           all you need to do is ReIndex.
  2448.  
  2449.           Indexes use space on your disk.  The more entries you have the
  2450.           more space an index will use.  If you have an index you no longer
  2451.           need you can delete that index by pushing F9.  You will be
  2452.           prompted to enter the letter that is next to the line for which
  2453.           you want to erase the index.  If you do not want to erase a index
  2454.           at this point, push ESC.  Otherwise push the appropriate letter.
  2455.  
  2456.           The circumstances in which you might want to erase an index would
  2457.           be if you find you had originally set up a line to be indexed,
  2458.           but you are not using that index.  You would first use the "Set
  2459.           Up New Format" feature to turn off that index, then go to the
  2460.           Sort screen to erase the index that was just turned off.
  2461.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 40
  2462.  
  2463.  
  2464.  
  2465.           Utility Menu - Reserve Space
  2466.  
  2467.           Next on the Utility Menu is the "Reserve Space" feature.  This
  2468.           feature will set aside space on a hard disk for future entries. 
  2469.           When the "Reserve Space" option is selected a window will open,
  2470.           display the number of entries currently in your catalog and
  2471.           prompt you for the amount of space you want to reserve.  Estimate
  2472.           the total number of entries you expect to have and enter a number
  2473.           that will reserve enough space to hold them, but generally you
  2474.           should not reserve space for more than 500 or so new entries.
  2475.           Reserving too much space can result in a lot of wasted disk
  2476.           space, if you later change your mind about how many entries
  2477.           you'll have.
  2478.  
  2479.           Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  2480.           can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  2481.           can still make as many entries as you wish.  The software will
  2482.           fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  2483.           problems.  Also, you do not need to reserve space in order to use
  2484.           this software.
  2485.  
  2486.           The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  2487.           to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  2488.           software on the same disk, the reserve space feature is used to
  2489.           set aside disk space for use by OYC.  This will insure the
  2490.           disk space you want to use for your OYC catalog is not used
  2491.           up by files created by other software.
  2492.  
  2493.           The reserve space feature is also used to help prevent the
  2494.           catalog file from becoming fragmented.  Fragmented files
  2495.           are a normal result of using a computer.  When a computer stores
  2496.           information on a disk it puts it into the next available sector
  2497.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  2498.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  2499.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2500.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2501.           disk.
  2502.  
  2503.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  2504.           computer because it takes more time for the heads in your disk
  2505.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2506.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2507.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2508.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2509.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2510.           be unable to access some entries.  (I've had this happen with
  2511.           WordPerfect, Lotus 123  and Microsoft Works files).
  2512.  
  2513.           Reserving space helps prevent your this software files from
  2514.           getting fragmented.  If you start by reserving space and then
  2515.           defragment your hard disk, the OYC catalog file that will
  2516.           stay together in one piece regardless of any other activity that
  2517.           affects the disk.  Notice that I said you will need to 
  2518.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 41
  2519.  
  2520.  
  2521.           defragment your hard disk.  How do you de-fragment a disk? 
  2522.           You will need a utility that has been designed to do that.  Take
  2523.           a look in Appendix A for a further discussion of fragmented files
  2524.           and descriptions of several utilities I recommend.
  2525.  
  2526.  
  2527.           Utilities Menu - Eliminate Deleted
  2528.  
  2529.           When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  2530.           erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  2531.           entry as being deleted so it will not show up during searches or
  2532.           listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  2533.           catalog you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  2534.            
  2535.           When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  2536.           menu the software will go through your entire catalog and
  2537.           permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  2538.           the deleted entries will be recovered and made available for new
  2539.           entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  2540.           to do.  
  2541.  
  2542.           Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  2543.           interrupted your catalog might be left with an entry duplicated
  2544.           (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  2545.           this process is interrupted by a power failure for example, all
  2546.           of your entries will still be there.
  2547.  
  2548.           Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  2549.           many of the entries in your catalog.  You should reindex after
  2550.           using this feature.
  2551.  
  2552.           If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  2553.           numbers change you can use the editor to individually type a new
  2554.           entry that replaces the old, deleted entry.
  2555.  
  2556.  
  2557.           Utilities Menu - Set Up New Format
  2558.  
  2559.           This feature is used to both set up new catalog formats and to
  2560.           modify an existing format.  The "Set Up New Format" feature is
  2561.           also used to select lines to be indexed and totaled.
  2562.  
  2563.           Push ALT-U to drop-down the Utility menu and use the scroll bar
  2564.           to highlight the "Set Up New Format" option.  Then push ENTER to
  2565.           select it.  Figure 23 shows the set up screen as it appears for a
  2566.           file that has not been set up previously.  If you are modifying
  2567.           an existing format that format will be displayed on this screen.
  2568.  
  2569.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2570.           screen.
  2571.  
  2572.           At the lower left of the screen is a prompt that says, "F2 - [
  2573.           TITLES ]".  This prompt indicates the current mode the software
  2574.           is set for.  There are four possible modes.  These are:
  2575.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 42
  2576.  
  2577.  
  2578.           TITLES - allows you to enter or change line titles.
  2579.  
  2580.           LENGTHS - used to set the lengths of lines.
  2581.  
  2582.           INDEXING - this mode used to mark the lines that are to be
  2583.           indexed.  You may index up to 10 lines, however we suggest that
  2584.           no more than five or six lines be indexed.  Keep in mind that
  2585.           indexes use disk space and the more lines you index, the more
  2586.           space each entry will use on the disk.
  2587.  
  2588.           VALUE - used to mark the lines you want to have totalled.  For
  2589.           example, if you are using a line to keep track of the value of
  2590.           items, you can mark that line so all the values are totalled. 
  2591.           Each time you conduct a search or listing the total value of all
  2592.           items listed will be displayed (or printed on the report).
  2593.  
  2594.  
  2595.           Starting A New Catalog
  2596.  
  2597.           There are two ways to start a new catalog.  You can start
  2598.           from scratch or copy any existing catalog.
  2599.  
  2600.           To start from scratch push ALT-U for the Utilities Menu and
  2601.           highlight the bottom selection, "Select Catalog".  Push ENTER
  2602.           and when the catalog selection menu appears push the ESC key.
  2603.           You can now enter the name you want to use for your new catalog.
  2604.           Once a new name is entered you'll be returned to the Main
  2605.           Screen where you should push ALT-U and select the "Set Up Cat.
  2606.           Format Option."
  2607.  
  2608.           To copy any existing catalog format go to the "Set Up Cat.
  2609.           Format" screen.  Push F3 to activate the copy feature.  You'll
  2610.           be prompted to enter the name for the new catalog you want to
  2611.           create.  Enter a new catalog name and push ENTER.  The set up
  2612.           screen will switch to the new name and will use the format
  2613.           copied from the catalog OYC was initially using.
  2614.  
  2615.  
  2616.           Setting Line Titles
  2617.  
  2618.           To start setting up a new format set the F2 toggle to TITLES. 
  2619.           There is a scroll bar that can be moved up and down along the
  2620.           left side of the screen.  If you just installed the software the
  2621.           default titles will be displayed.  If you have started a new
  2622.           catalog all of the line titles will display "NOT SET".
  2623.  
  2624.           Move the scroll bar to a line you want to use and type the title
  2625.           for that line.  You may enter up to 14 characters including
  2626.           letters, numbers, spaces and punctuation.  If you make a mistake
  2627.           in typing a title, just highlight it with the scroll bar again
  2628.           and type the corrected title.
  2629.  
  2630.           Titles do not have to be on consecutive lines.  You can skip
  2631.           lines in order to create groups of lines.  You can also have
  2632.           untitled lines.  The LINE TGL determines whether that line will
  2633.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 43
  2634.  
  2635.  
  2636.           be a part of your catalog format.  If you set a line to be on,
  2637.           that line will be part of the format regardless of whether it has
  2638.           a title.
  2639.  
  2640.  
  2641.           Setting Line Lengths
  2642.  
  2643.           Once you have put a title on each line you intend to use push F2
  2644.           to switch to the LENGTHS mode.  The software will now allow you
  2645.           to set or modify the lengths of each line.  If you are starting a
  2646.           new format, you will need to set lengths for all of the lines. 
  2647.           To set the length of a line move the highlight bar to that line,
  2648.           enter a number from 2 to 64 and push ENTER.  Lines may be no
  2649.           shorter than 2 characters and no longer than 64 characters.
  2650.  
  2651.           Go through all of the lines using the scroll bar to highlight
  2652.           each line title and enter the desired length for each.  When you
  2653.           enter a line length the software will display a bar that
  2654.           graphically shows the length of the line.  The number of
  2655.           characters in each line will be shown in a highlighted section at
  2656.           the left side of each line (figure 23).
  2657.  
  2658.           NOTE: Line lengths can not be changed once an entry has been
  2659.           saved in a catalog.  You can change the titles, indexing and
  2660.           totalling at any time.  If you need to change your format, to
  2661.           add, delete or change the length of a line, after saving entries
  2662.           in a catalog, do the following:  1) Set up a new catalog format,
  2663.           using a different name, that has the lines lengths set the way
  2664.           you need them.  There is a copy function (F3) on the Catalog
  2665.           Format Set Up screen that makes doing this quick and easy.  2)
  2666.           Then use the copy feature to copy your entries from the old
  2667.           format to the new format. 
  2668.  
  2669.  
  2670.           Setting Lines To Be Indexed
  2671.  
  2672.           Push F2 again to switch to the Indexing mode.  To mark a line to
  2673.           be indexed move the scroll bar to that line and push the ENTER
  2674.           key.  A "starburst" symbol will appear next to that line to
  2675.           indicate it will be indexed.  To remove a line from being indexed
  2676.           move the scroll bar to that line and push the ENTER key.  The
  2677.           "starburst" symbol will disappear.
  2678.  
  2679.           You may index as many lines as you wish, however I recommend you
  2680.           only index important lines.  Each index uses additional space on 
  2681.           your disk.  If you create a lot of indexes that you don't use,
  2682.           then you've wasted a lot of disk space.
  2683.  
  2684.  
  2685.           Totaling Values
  2686.  
  2687.           Once you've selected all of the lines to be indexed push F2 again
  2688.           to put the software into the Value mode.  You can now move the
  2689.           scroll bar to any line and push the ENTER key to mark it as a
  2690.           line to be totaled.  This will result in the numerical values
  2691.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 44
  2692.  
  2693.  
  2694.           on the marked line being totaled during searches and
  2695.           listings.  When entering information the value must be the only
  2696.           information on the line.  If letters are included on the line
  2697.           being totaled they may cause the total to be incorrect.
  2698.  
  2699.           When you push F2 again the software will return to the Titles
  2700.           mode.  You can then modify any of the titles or use the F2 toggle
  2701.           to change the mode and modify anything you've set up on this
  2702.           screen.  When everything is set as you want it push F5 to save
  2703.           the format.  This will return you to the Main Screen.
  2704.  
  2705.           You can modify a format anytime before you save the first entry. 
  2706.           Just select the "Set Up Cat. Format" option on the Utilities menu
  2707.           and make any required modifications.  Once the first entry has
  2708.           been saved you only can change the line titles, and the lines
  2709.           marked to be indexed or totaled.  You can not change the line
  2710.           lengths.
  2711.  
  2712.           Take a look at figure 24.  At the bottom of the screen is a
  2713.           status line that says "EST:   5,025 ENTRIES/MB".  This is saying
  2714.           that, based on the current format, OYC can store approximately
  2715.           5,025 entries per megabyte of space.  As you change the lengths
  2716.           of lines and the number of lines indexed this number will change. 
  2717.           It can be used to give you a good idea of the amount of space
  2718.           your format uses.
  2719.  
  2720.  
  2721.           Copying A Catalog Format
  2722.  
  2723.           If you are creating a new catalog format that is similar to that
  2724.           of an existing catalog, you may find it easier to start by
  2725.           copying that existing format.  To copy an existing catalog format
  2726.           start at the Main Screen and set the software so it is using the
  2727.           catalog name you want to copy.  The catalog name you want to copy
  2728.           should be displayed in the center of the second line down from
  2729.           the top of the screen.
  2730.  
  2731.           Next select the Set Up Catalog Format option on the Utilities
  2732.           Menu.  With the format set up screen displayed push F3 and then
  2733.           enter the name you want to use for the new format.  The set up
  2734.           screen will change to the new name while retaining the old
  2735.           format.  You may now modify the format or push F5 to save it.
  2736.  
  2737.  
  2738.           Catalog Design
  2739.  
  2740.           Before we go on to the next item on the Utilities menu I'd like
  2741.           to talk a little bit about catalog design.  When designing a
  2742.           catalog format there is the temptation use the longest lines
  2743.           available.  However, this can waste a lot of disk space.  In many
  2744.           cases you can select a line that has a shorter length and will
  2745.           handle 98% of everything you'll need to enter.  Getting that last
  2746.           2% is what will use a lot of disk space.  Consider using
  2747.           abbreviations to shorten information that exceeds the length of a
  2748.           line.
  2749.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 45
  2750.  
  2751.  
  2752.           Another suggestion is that you should always include a line for
  2753.           miscellaneous information.  Unless you're copying information
  2754.           from an established file (such as a card catalog or existing
  2755.           list) it is difficult to predict everything you might want to
  2756.           enter in the future.  Having a miscellaneous line, even a
  2757.           short one, gives you the flexibility of having space to
  2758.           enter information you did not anticipate.
  2759.  
  2760.  
  2761.           Utilities Menu - Set Up Macro
  2762.  
  2763.           A macro is a way to enter complete lines of information with just
  2764.           a single ALT key combination.  Using a macro ALT-key combination
  2765.           you can enter preset information at the cursor location. 
  2766.           First let's look at how to set up the information in the macros. 
  2767.           Select the "Set Up Macro" option on the Utilities Menu.  This
  2768.           will display a window in the middle of the screen as shown in
  2769.           figure 25.
  2770.  
  2771.           You can have up to 30 macros.  The ALT-key combination that
  2772.           activates each macro is shown along the left side of the window. 
  2773.           To set up a macro just type the information you want to
  2774.           automatically enter in your catalog next to one the ALT-key
  2775.           designations.  After typing each macro line push ENTER.  When you
  2776.           are done entering macros push the ESC key.
  2777.  
  2778.           Macros can be changed at any time by returning to the screen
  2779.           shown in figure 25 and making whatever changes you need.  When
  2780.           you're done push the ESC key to return to the Main Screen.
  2781.  
  2782.           I recommend leaving one of the macro lines blank, possibly the
  2783.           ALT-B line.  This gives you a way to erase (blank) a line or part
  2784.           of a line when entering or editing an entry.  For example, if you
  2785.           leave ALT-B blank you can place the cursor on any line in your
  2786.           catalog, push ALT-B and that line will be blanked.  You
  2787.           could also blank part of a line by putting the cursor anywhere on
  2788.           the line and pushing ALT-B.  Everything from the cursor and to
  2789.           the right of the cursor will be erased.
  2790.  
  2791.  
  2792.           Utility Menu - Set Security Code
  2793.  
  2794.           This software provides a three level security system.
  2795.  
  2796.           Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2797.           access code.
  2798.  
  2799.           Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2800.           security code and read-only access to everyone else.  With read-
  2801.           only access you can look up and read any of the entries, but you
  2802.           can not modify entries.  With read-only access some selections on
  2803.           the drop-down menus, that would have allowed changes to be made,
  2804.           no longer appear on the menu.  Figure 26 shows what the edit menu
  2805.           looks like when the software is set for read-only access. 
  2806.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 46
  2807.  
  2808.  
  2809.           Level 2 security might be used in a for collections where
  2810.           you want access to change entries while just letting members of
  2811.           a club have read-only access for looking up stamps.
  2812.  
  2813.           Level 3 - allows full access to anyone.
  2814.  
  2815.           To set a security code select the "Set Security Code" option on
  2816.           the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three
  2817.           digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2818.           the software will run at level one security.  You will need to
  2819.           enter the correct security code number before getting access to
  2820.           the software.
  2821.  
  2822.           Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2823.           you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2824.           other number provides read-only access.
  2825.  
  2826.           Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2827.           full, level 3, access to everyone.
  2828.  
  2829.           If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2830.           software first boots a screen with just a plus (+) symbol will
  2831.           appear.  The cursor will be next to the plus symbol.  Type your
  2832.           security code at this point and push ENTER.
  2833.  
  2834.           The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2835.           file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2836.           You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2837.           backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2838.           utility (available only in the registered version).
  2839.  
  2840.           Another problem you might run into is forgetting your security
  2841.           code.  Should this happen you can still get into the software
  2842.           once you have the registered version.  On the registered disk
  2843.           you'll get from us we have provided a file called RESET.EXE. 
  2844.           This utility serves as a "skeleton" key that will reset the
  2845.           security code to allow full access.  To use RESET copy it to the
  2846.           same disk and directory that has the this software program.  Run
  2847.           RESET and the security code will automatically be reset.  This
  2848.           utility also resets all of the other settings to their defaults. 
  2849.           Thus the software will be returned to monochrome operation and
  2850.           the default filename of CATALOG. 
  2851.  
  2852.           If you are using the security feature be sure to put any disks
  2853.           containing RESET.EXE away in a safe place.
  2854.  
  2855.           The RESET.EXE utility is not provided on the shareware disk in
  2856.           order to prevent people whom you do not want to have access to
  2857.           your files from getting a copy of the RESET.EXE file.  So please
  2858.           be careful if you are using the security feature in the shareware
  2859.           version of this software.
  2860.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 47
  2861.  
  2862.  
  2863.  
  2864.  
  2865.           Utilities Menu - Set Screen Colors
  2866.  
  2867.           OYC will initially start running in the black & white
  2868.           mode.  To switch it to color select "Set Screen Colors" on the
  2869.           Utilities menu.  You can also push CTRL-A to jump directly
  2870.           to this screen.  Five possible color settings will be displayed. 
  2871.           Push a number, from 0 to 4, that indicates the color combination
  2872.           you want to use.  (Generally #1 provides the best setting).
  2873.  
  2874.           This set up screen also allows you to control the BEEP that
  2875.           sounds when the cursor reaches the end of a line  Push F1 to
  2876.           toggle the BEEP on or off.
  2877.  
  2878.  
  2879.           Utilities Menu - Delete Catalog
  2880.  
  2881.           If you are no longer using a catalog, it can be deleted using
  2882.           the "Delete Catalog" option on the Utilities menu.  Select
  2883.           "Delete Catalog" and a listing of catalogs will be displayed.  
  2884.           Use the scroll bar to highlight the catalog you want to delete
  2885.           and push ENTER.  If there are entries in the file OYC will 
  2886.           tell you how many entries it has (see figure 27) and ask you
  2887.           to confirm that this is the correct file to delete.
  2888.  
  2889.           Do not try to delete the catalog if OYC is set to use that
  2890.           catalog.  If you do, the catalog will be deleted and then
  2891.           immediately recreated as OYC tries to use that catalog.
  2892.  
  2893.  
  2894.           Utilities Menu - Select Catalog
  2895.  
  2896.           The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  2897.           catalog or create a new catalog file.  You can have as many
  2898.           catalog files as you wish, limited only by the limitations of the
  2899.           version of DOS you are using.  When deciding on names for your
  2900.           catalogs you can not use numbers as a part of the catalog name. 
  2901.           Numbers are used to identify the index files.  Using a number in
  2902.           a catalog name might cause some confusion in the index files. 
  2903.           Also, catalog names can not be longer than eight characters.
  2904.  
  2905.           Although you can create as many catalogs as you wish I recommend
  2906.           using as few as possible.  Using multiple catalogs can become
  2907.           very confusing.  In many cases you can enter all of your
  2908.           information in one catalog and let the software sort it out. 
  2909.           This makes it a lot easier to find specific entries because you
  2910.           do not first have to figure out which catalog it is in.
  2911.  
  2912.           To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  2913.           Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  2914.           the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  2915.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 48
  2916.  
  2917.  
  2918.           highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  2919.           use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  2920.           then push ENTER.
  2921.  
  2922.           The menu for selecting the catalog name is designed to make
  2923.           selecting the correct catalog quick and easy.  For example,
  2924.           you can move the scroll bar directly to the catalog you want
  2925.           to highlight by pushing the first letter of the catalog name.
  2926.           If several catalogs start with the same letter, push that
  2927.           letter until the correct catalog is highlighted.
  2928.  
  2929.           A mouse can be used to select a catalog name by placing the
  2930.           mouse cursor on the catalog to be selected and pushing
  2931.           the left mouse button twice.  You can move through the
  2932.           list of catalogs by using the diamond shaped slider along
  2933.           the right edge of the menu.  Put the mouse cursor on the
  2934.           "slider", hold the left mouse button down and move the
  2935.           mouse cursor up or down.
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.           THE REPORT MENU
  2940.  
  2941.           The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  2942.           (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  2943.           used to design reports, set the report lengths and enter some of
  2944.           the final report design options.
  2945.  
  2946.  
  2947.           Report Menu - Send To [ Monitor ]
  2948.  
  2949.           There are seven places you can send a report.  These are:
  2950.  
  2951.           MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  2952.           a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  2953.           screen.
  2954.  
  2955.           PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  2956.           will be sent to your printer.  This type of report is designed
  2957.           for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  2958.           laser printers.
  2959.  
  2960.           To send a report to the printer you first need to have designed a
  2961.           report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  2962.           comes with a standard format that will print everything in each
  2963.           entry.  You can design your own report formats to look any way
  2964.           you want.
  2965.  
  2966.           PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  2967.           the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  2968.           for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  2969.           daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  2970.  
  2971.           ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  2972.           listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  2973.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 49
  2974.  
  2975.  
  2976.           text file which means it can be imported into any word processor. 
  2977.           This allows you to include, for example, wanted lists in letters
  2978.           you send to other collectors.
  2979.  
  2980.           dBase File: Selecting this option will save the results of a
  2981.           search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  2982.           any software that can read dBase III files.
  2983.  
  2984.           QUICK VIEW: This option puts the results of a search or
  2985.           listing into a list, in which each entry is shown on one line,
  2986.           on the screen that shows 21 entries per screen.  You can then 
  2987.           move a scroll bar through the list and pick individual entries
  2988.           to display.  (Note: this feature requires the additional
  2989.           video memory that is normally only available with color monitors
  2990.           The Quick View also uses your disk for temporary storage.
  2991.           Thus you must have space available on your disk).
  2992.  
  2993.           The Quick View listing contains all of the information in the
  2994.           entry.  If the combined length of the lines in your catalog
  2995.           format exceeds 80 characters (the width of the screen), you
  2996.           can move the Quick View display to the right or left using
  2997.           the right or left cursor keys.  Each time you push either
  2998.           cursor key the display will move by the amount of space
  2999.           used by one column of information.
  3000.  
  3001.           When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  3002.           keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  3003.           change the display by a complete page.  The Home and End keys
  3004.           will take you directly to the beginning or end of the list. 
  3005.  
  3006.           To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  3007.           that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  3008.           Quick View screen by pushing F2.
  3009.  
  3010.           With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  3011.           exit from the Quick View function.
  3012.  
  3013.           LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  3014.           the "PRINTER-Continuous" report except that page feeds are not
  3015.           included.  This setting should be used anytime you are printing
  3016.           continuous feed labels.
  3017.  
  3018.  
  3019.           Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  3020.  
  3021.           To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  3022.           To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  3023.           window in the middle of the screen (see figure 29).  All of the
  3024.           report types will be listed and there will be an "X" in the box
  3025.           next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  3026.           listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  3027.           change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  3028.           move to the next box changing and changing the setting.  Press
  3029.           TAB until the software is set for the type of report you want to
  3030.           use and then press the ENTER key.
  3031.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 50
  3032.  
  3033.  
  3034.  
  3035.           Report Menu - Page Length
  3036.  
  3037.           The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  3038.           that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  3039.           example, most dot matrix printers will print 66 lines on an 11
  3040.           inch page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  3041.           select this option a window will appear in the middle of the
  3042.           screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  3043.           enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  3044.  
  3045.  
  3046.           Report Menu - Dashed Line
  3047.  
  3048.           If you wish, you can have the software print a dashed line
  3049.           between each entry listed on a report.  In some cases
  3050.           this helps to separate entries making them easier to read.  The
  3051.           dashed line will also contain the entry number providing a means
  3052.           of determining which entry numbers are being printed.
  3053.  
  3054.           The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  3055.           Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  3056.           change the setting between on and off.  The setting will be
  3057.           stored on the disk.  Once set it will not change until you
  3058.           use this toggle again.
  3059.  
  3060.  
  3061.           Report Menu - Column Headings
  3062.  
  3063.           You can have column headings printed at the top of the page.  The
  3064.           line titles you've set-up will be used as the column headings.  
  3065.  
  3066.           With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  3067.           printed using the same format as you've set up for the printed
  3068.           report.
  3069.  
  3070.           This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  3071.           Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  3072.           toggled between on and off.
  3073.  
  3074.           A typical use for column headings is with single line reports. 
  3075.           You can set up a report format that prints all of the information
  3076.           on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  3077.           use condensed print to get more characters per line).  What
  3078.           you'll get using this type of format are columns of information
  3079.           with an identifying title at the top of each column.
  3080.  
  3081.  
  3082.           Lock Top Line - this can be a very useful feature.  When toggled 
  3083.           ON the Lock Top Line will print the first line of the report 
  3084.           only when it differs from the first line of the previous entry 
  3085.           printed.  For example, if you had a report (for a listing by
  3086.           country) that puts the name of the country on the first line 
  3087.           and the description on the second line, you would get a printed 
  3088.           report looking like:
  3089.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 51
  3090.  
  3091.  
  3092.           CANADA
  3093.             6 cents    Le renard roux Red Fox
  3094.             38 cents   Queen 
  3095.          
  3096.           NORWAY
  3097.             45         Roald Amundsen Sydpolen 1911
  3098.             90         Roald Amundsen Sydpolen 1911
  3099.             2,50       FRA Dronning Maud Land - Antarktis
  3100.             3,50       FRA Dronning Maud Land - Antarktis
  3101.             7,30       Terres Australes Antarctiques Francaises
  3102.  
  3103.           With the LOCK TOP LINE option set to "OFF" the country 
  3104.           would be printed for every item listed.  To print a listing
  3105.           like the one shown above you will need to set up a two line
  3106.           report format.  The country goes on the first line
  3107.           and all of the other information on the second line.
  3108.  
  3109.  
  3110.           Report Menu - Set Up Report Format
  3111.  
  3112.           OYC gives you a way to design your reports to look any way
  3113.           you want them to.  You can include just the lines of information
  3114.           you want and design reports that print small labels or full sized
  3115.           reports.  The "Set Up Report Format" option on the Reports menu
  3116.           brings up the screen used to design report formats.  You may
  3117.           design and use as many different report formats as you wish,
  3118.           giving each format its own name.
  3119.  
  3120.           Figure 30 shows the screen used for designing a report. This is
  3121.           what the screen looks like before starting to design a report. 
  3122.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  3123.           screen.
  3124.  
  3125.           The first F-key prompt you'll need to use is "F6 - RPRT LENGTH" 
  3126.           The F6 key is used to set the length of the report.  Please note
  3127.           this is different from the page length that is set on the Report
  3128.           menu.  The report length is the number of lines used to print the
  3129.           information about one entry.  A report can have from one line up
  3130.           to 21 lines.
  3131.  
  3132.           There are two bars that graphically show the report length.  The
  3133.           top bar contains the screen title and cursor position indicator. 
  3134.           The lower bar is a solid line.
  3135.  
  3136.           Push F6 and a blank space will appear in the brackets next to the
  3137.           RPRT LENGTH prompt.  Enter the number of lines you want to use to
  3138.           print each entry.  The lower bar will then drop down to show the
  3139.           size of the report.  Figure 30 shows the lower bar set for the
  3140.           minimum report length, one line.  Entering 21 as a length will 
  3141.           place the lower bar at the bottom of the screen.  We'll look at
  3142.           an example of a report set for six lines (figure 31).
  3143.  
  3144.           The F2 key is used to select the line you want to put on the
  3145.           report.  Each time you push F2 the line name in the brackets will
  3146.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 52
  3147.  
  3148.  
  3149.           change.  In addition to the title of the line the length of the
  3150.           line is also shown.  In addition to the 21 line titles you can
  3151.           also place the entry number on your reports.  The entry number
  3152.           will appear as the 22nd title when pushing F2 to change the title
  3153.           shown in the brackets.
  3154.  
  3155.           The F3 key is used to place a line on the report.  Use the cursor
  3156.           keys to move the cursor to the location where you wish to place a
  3157.           line.  Notice that a counter in the upper right corner gives the
  3158.           row and column where the cursor is located.  When you push the F3
  3159.           key the line shown in the brackets next to the F2 prompt will be
  3160.           placed on the report at the cursor location.
  3161.  
  3162.           If you try to place a line in a location that would result in two
  3163.           lines overlapping, your computer will beep and the placement of
  3164.           the line will not be accepted.
  3165.  
  3166.           You can relocate a line you've already placed by pushing the F2
  3167.           key until the name of the line you want to replace is in the
  3168.           brackets next to the F2 prompt, positioning the cursor at the new
  3169.           location and then pushing F3.
  3170.  
  3171.           The screen can only show reports that are 80 characters wide,
  3172.           however you can set up and print reports that are up to 250
  3173.           characters wide.  As you place lines at locations that go beyond
  3174.           the 80 character width of your screen the display will scroll to
  3175.           the left in 40 character increments.  You can move the cursor
  3176.           forty characters to the left or right by holding down the CTRL
  3177.           key and pushing the left or right cursor keys.  (Watch the column
  3178.           numbers in the upper right corner).
  3179.  
  3180.           Figure 31 shows what the screen looks like after five lines have
  3181.           be placed.  The asterisks after each line name show the amount of
  3182.           space the line will use when printed.
  3183.  
  3184.           To make things fit better you can shorten the length of the lines
  3185.           to be printed.  For example, if you only wanted to include the
  3186.           first 10 characters of the name of the country push F2 until the
  3187.           COUNTRY line title is shown in the brackets.  Then push F4, which
  3188.           is used to change the length of any line.  When you push F4 the
  3189.           line length number within the F2 brackets will be replaced by a
  3190.           blank space.  You can then enter a new line length.
  3191.  
  3192.           Line lengths can not be set to be longer than they are in the
  3193.           catalog format.  Thus, if the length of a line in the catalog
  3194.           format is 4 characters, then you can not set that line to be
  3195.           longer than 4 characters on the report format.  Since the name
  3196.           of the line is used to show how much space the line will use
  3197.           when printed, if the line is only 4 characters long, then only
  3198.           the first four characters of the line name will be displayed on
  3199.           the report format setup screen.
  3200.  
  3201.           If you place a line on the report and then decide that you don't
  3202.           want to include it in the report, use the F2 key to put the line
  3203.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 53
  3204.  
  3205.  
  3206.           name in the brackets.  Then push F9.  The F9 key is used to
  3207.           delete a line from the report.
  3208.  
  3209.           You can have the titles of the lines printed on your reports.
  3210.           OYC will print the line title, a colon and the information on
  3211.           that line.  Do not use this feature when printing in columns.
  3212.      
  3213.           The line titles are toggled on or off when by pushing CTRL-T 
  3214.           ("T" for title).  The status of the line title setting will be
  3215.           displayed as a part of the top line.
  3216.  
  3217.           When the line titles are toggled on an additional 16 spaces 
  3218.           will be used to print each line.  This will be shown on the 
  3219.           "Set Report Format" screen by an increase in the displayed 
  3220.           length of the lines.  Please note that the name of the line 
  3221.           will always be shown as a part of the line - without regard 
  3222.           to whether the line titles are on or off.  The amount of space 
  3223.           that will be used to print the line, or the title plus the line,
  3224.           will be indicated by a combination of the name of the line plus 
  3225.           a series of asterisks.
  3226.  
  3227.           Please note that, if you switch the titles between being toggled
  3228.           on and off it may appear that some of the lines have disappeared.
  3229.           This just means that the line locations can not be displayed on
  3230.           the screen as it is set up.  Should this happen you should re-
  3231.           arrange the location of the affected items.  Before saving a report
  3232.           format be sure you can see all of the lines you want to print
  3233.           and that none of them are overlapping.
  3234.  
  3235.           If you are going to include the titles on your printed reports
  3236.           you might want to use the "Set Up Catalog" function on the
  3237.           Utilities Menu to right justify the line titles.  This will result
  3238.           in a cleaner looking report.
  3239.  
  3240.           Once you have a report designed the way you want it to be push F5
  3241.           to save it.  You can save as many different report formats as
  3242.           you'd like, giving a different format name to each.  The F7 key
  3243.           allows you to select the format name of an existing report or
  3244.           assign a name to a new report format.  For example, in figure 33
  3245.           I have changed the format name to bring up the STANDARD report
  3246.           format.  (This format is supplied with the software).
  3247.  
  3248.           To return to the Main Screen push F10 (or the ESC key).
  3249.  
  3250.  
  3251.           Report Menu - Report Format
  3252.  
  3253.           You can also change report names using the "Report Format" option
  3254.           on the Report menu.  The current setting for the report format
  3255.           will be shown in brackets next to this menu item.  When you
  3256.           select this option a box will appear that shows all of the format
  3257.           names currently used.  You can select one by highlighting it with
  3258.           the scroll bar and pushing ENTER.  You may also push the ESC key
  3259.           to enter a new format name.
  3260.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 54
  3261.  
  3262.  
  3263.           Please note that if you have the software set to use a format
  3264.           name for which no format has been defined, your printed reports
  3265.           will be blank.
  3266.  
  3267.  
  3268.           Printing A Report
  3269.  
  3270.           Here are the steps you would follow to print a report:
  3271.  
  3272.           1) Design and save the report format you want to use.  This needs
  3273.           to be done only one time.  Once a report format has been saved it
  3274.           is available whenever you needed it.
  3275.  
  3276.           2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  3277.           on the appropriate line(s).
  3278.  
  3279.           2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  3280.           the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  3281.           based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  3282.  
  3283.           3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  3284.           the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  3285.           options will open in the middle of the screen.  Most people will
  3286.           want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  3287.           move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  3288.           page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  3289.  
  3290.           4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  3291.  
  3292.           5) Check the Dashed Line, Column Headings and Lock Top Line
  3293.           settings to be sure they are set the way you want them to be.
  3294.  
  3295.           6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  3296.           Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  3297.           prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  3298.           title for this report.  You can enter anything you like as a
  3299.           title as long as the number of characters in the title does not
  3300.           exceed 80 characters or the width of your report format,
  3301.           whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  3302.           entering a title, the software will put a default title on your
  3303.           report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  3304.           and then push ENTER.
  3305.  
  3306.           Your report will now start printing.
  3307.  
  3308.           I have taken you through printing a report in a step-by-step
  3309.           detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  3310.           software you can skip some of these steps and use the short cut
  3311.           keys.  For example, if you've already printed one report you can
  3312.           print a second simply by entering your search criteria and
  3313.           pushing F6 (or F8).
  3314.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 55
  3315.  
  3316.  
  3317.  
  3318.           EXIT MENU
  3319.  
  3320.           You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  3321.           pushing the ESC key.
  3322.  
  3323.           The eXit menu provides three options.  The first is "Exit
  3324.           Program" and selecting this returns you to the DOS prompt (or a
  3325.           DOS shell program, if you are using one).  You should always exit
  3326.           from this software before turning off your computer.  Turning off
  3327.           your computer while any program is still running can result in
  3328.           the partial loss of data should that data still be in your
  3329.           computer's internal buffers.
  3330.  
  3331.  
  3332.           Backing Up Your Catalog
  3333.  
  3334.           Entering the information about your collection takes a lot of
  3335.           time and it's not something most people want to do twice.  That's
  3336.           why maintaining current backup copies of all your catalog files
  3337.           is very important.  The second selection on the Exit Menu
  3338.           provides a limited, but effective way to backup your catalog
  3339.           files.
  3340.  
  3341.           Please note, this utility is not intended to be a complete hard
  3342.           disk backup system.  I strongly recommend that you purchase 
  3343.           software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  3344.           backup utilities available.  We are only including this utility
  3345.           because a large number of users create catalogs having several
  3346.           thousand entries and then lose them when their computers
  3347.           encounter a hard disk problem.  This utility is only intended to
  3348.           provide something you can use while your catalog is small and
  3349.           until you can purchase a normal backup utility program.
  3350.  
  3351.           The backup utility will backup the current catalog in use.  The
  3352.           name of this catalog is displayed as a part of the Main Screen in
  3353.           the middle of the status line (second line down from the top). 
  3354.           Each catalog must be backed up separately.
  3355.  
  3356.           To use the backup utility select "Backup" on the Exit Menu.  Read
  3357.           the first screen that appears and then push ENTER.  When the next
  3358.           screen appears you can push "E" to exit, "B" to start a backup,
  3359.           or "R" to recover backup copies from a floppy disk.  On the next
  3360.           screen push the letter that identifies the disk drive containing
  3361.           the backup floppy disk.
  3362.  
  3363.           You should start your backup using a blank formatted disk and use
  3364.           a separate disk for each catalog.  I suggest keeping a set of
  3365.           three backup disks for each catalog.  Rotate through this set
  3366.           always using the oldest one for the current backup.  That way, if
  3367.           your current backup should turn out to be a backup copy of files
  3368.           that have already been damaged (it happens a lot), you can go
  3369.           back to an older copy and still recover most of your catalog. 
  3370.           Note: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  3371.           using them a second, third, forth, etc. time for the same
  3372.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 56
  3373.  
  3374.           catalog.  If the backup floppy is always used for the same
  3375.           catalog, the backup process will erase the previous backup copy. 
  3376.           You only need to start with a blank floppy the first time that
  3377.           disk is used.
  3378.  
  3379.           You can recover a backup copy by following essentially the same
  3380.           sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  3381.           backup on the appropriate screen.
  3382.  
  3383.           NOTE: When files are being recovered the utility will not allow a
  3384.           file with an older date to overwrite a more recent file.  If you
  3385.           have lost a catalog and in looking for it have created another
  3386.           catalog using the same name, the more recent catalog will have to
  3387.           be erased before the backup utility will copy the old files to
  3388.           your disk.  There is a selection of the Utilities Menu that is
  3389.           used to delete catalogs.
  3390.  
  3391.           The backup utility uses an archiving utility called LHA.  It is
  3392.           a separate program that OYC runs by shelling to DOS.  This
  3393.           utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi.
  3394.           The documentation for this utility is included on the disk in a
  3395.           text file called LHA.DOC.  You may use this utility for other
  3396.           things and I recommend you read the documentation.  Please
  3397.           note that LHA may not be used with any software that uses
  3398.           copy protection.
  3399.  
  3400.           The final option on the Exit Menu is "Shell To DOS."  This
  3401.           option gets you to the DOS prompt without exiting the program
  3402.           OYC remains in your computer's memory and you can return to
  3403.           where you left off by typing the word EXIT at the DOS prompt.
  3404.  
  3405.           You might use the "Shell To DOS" option, for example, to use the
  3406.           DOS directory (DIR) command to check for files on your disk or to
  3407.           format a floppy disk.
  3408.  
  3409.  
  3410.           HELP MENU
  3411.  
  3412.           OYC includes a series of help screens that have key
  3413.           information about the main functions.  Push ALT-H to drop-down
  3414.           the Help Menu.  Then use the scroll bar to select the topic you
  3415.           want information on.
  3416.  
  3417.  
  3418.           RETURN
  3419.  
  3420.           The final selection only appears at the top of the screen when a
  3421.           drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  3422.           drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  3423.           Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  3424.           ESC key.
  3425.  
  3426.  
  3427.           CALCULATOR
  3428.  
  3429.           A pop-up calculator is included in OYC and can be accessed from
  3430.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 57
  3431.  
  3432.  
  3433.           the Main Screen, Edit Screen, or Make Entries Screen.  To
  3434.           display the calculator push CTRL-C.
  3435.  
  3436.           The calculator displays a "tape" of the calculation.  Use the
  3437.           numeric keypad just as you would a normal calculator.  (The
  3438.           ENTER key functions as the = key).  As you use the numeric keypad
  3439.           to enter calculations you will see them printed on the "tape"
  3440.           that appears on the screen.
  3441.  
  3442.      
  3443.           GRAPHIC IMAGES 
  3444.  
  3445.           The OYC software can display PCX graphics images.  There can
  3446.           be a separate graphics image for each entry in your catalog.
  3447.           The number of graphic images is only limited by the size
  3448.           of your hard disk.
  3449.  
  3450.           The software uses the 21st line of the catalog format to specify
  3451.           the filename for the graphics image.  If you already have an
  3452.           existing OYC catalog in which the 21st line is not used, you 
  3453.           will need to set up a new catalog (with the 21st line set for 
  3454.           at least 8 characters) and then copy the entries from the old 
  3455.           catalog to the catalog you just set up.  You would use the 
  3456.           same procedure as is used to change the length of a line and which
  3457.           is described earlier in this manual.
  3458.  
  3459.           When you set-up line 21 you do not need to limit it to 8 
  3460.           characters in length.  However, only the first 8 characters will
  3461.           be used to identify graphics images.  Provided you put a space 
  3462.           after the PCX filename, you can use any additional space on this
  3463.           line for other information.  This line still functions in the 
  3464.           same way as all of the other lines.  It can be indexed, searched,
  3465.           and cross referenced.
  3466.      
  3467.           Please note that due to limited space on the disk we have not 
  3468.           been able to include a sample graphics file.  A sample file
  3469.           is included with the registered version.
  3470.  
  3471.           Once you have a catalog with line 21 set-up all you need to do is
  3472.           enter the filename used by a PCX graphics image on that line.
  3473.           Just enter the filename, you do not need to enter the PCX filename
  3474.           extension.  For example, if the name of the PCX file is SAMPLE.PCX,
  3475.           then just enter SAMPLE on line 21.
  3476.  
  3477.           Graphics images can only be displayed after an entry has been saved.
  3478.           Once an entry has been saved use either a search or the editor
  3479.           to display the catalog entry.  You can also push F1, immediately
  3480.           after saving an entry, to directly go into the edit mode and
  3481.           display the entry you just saved.
  3482.  
  3483.           To display a graphics image push CTRL-PgDn.
  3484.      
  3485.           You can also display graphic images stored in other formats such
  3486.           as GIF files.  Instead of building the graphics display software
  3487.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 58
  3488.  
  3489.  
  3490.           into the OYC.EXE file we have provided it in a separate OYCOVL.EXE
  3491.           file.  The OYCOVL.EXE file supplied with OYC will display only
  3492.           PCX graphic images.  However, by supplying these feature using
  3493.           a separate utility you can upgrade OYC yourself to display
  3494.           nearly any type of graphics image.  Here's how the OYC graphics
  3495.           display works:
  3496.  
  3497.           The command OYC sends to display a graphic image is
  3498.  
  3499.                         OYCOVL filename
  3500.  
  3501.           Where "filename" is the name of the graphic image file to be
  3502.           displayed.
  3503.      
  3504.           To display a GIF (or any other format) file you will need a 
  3505.           utility that will display GIF files.  Rename the utility
  3506.           as OYCOVL.EXE and put it in the directory containing the OYC
  3507.           software.  Now when OYC runs the OYCOVL utility it will run the
  3508.           utility you supplied to display the GIF file.
  3509.  
  3510.           You can also display EXE graphics files by replacing OYCOVL.EXE
  3511.           with a batch file called OYCOVL.BAT.  The batch file should have
  3512.           one line with "%1" followed by a carriage return.  If any
  3513.           switches are required put a space after the "1" and then
  3514.           include the switches.
  3515.  
  3516.           If when you push CTRL-PgDn to see a graphics image you get a
  3517.           blank screen instead, then one of the following has happened:
  3518.  
  3519.              1) The graphic image is in the wrong format.
  3520.              2) Your computer can not display graphic images
  3521.                 of the size and/or type stored in this file.
  3522.              3) The image file does note exist.
  3523.  
  3524.           _________________________ORGANIZE YOUR STAMP COLLECTION - 59
  3525.  
  3526.  
  3527.           STAMP COLLECTIONS
  3528.  
  3529.           This software is designed for people who collect stamps.  It allows
  3530.           you to catalog a collection and then alphabetize, search, or sort
  3531.           your collection.  Unlike other software for stamp collections you
  3532.           can also cross reference the information about each stamp.  For
  3533.           example, you can cross reference the country and description to
  3534.           find all of the Christmas stamps issued by Australia.
  3535.  
  3536.           The catalog name for this format is: STAMPS
  3537.  
  3538.           The following describes the type of information that can be
  3539.           entered on each line.  You are not limited to these definitions. 
  3540.           You can enter anything on any line and For Stamp Collectors will
  3541.           still be able to conduct correct searches and sorts.  
  3542.  
  3543.  
  3544.           Catalog Number - this can be the Scott Number or your own
  3545.           personal catalog number.  For example, you can develop your own
  3546.           code for identifying the storage location, type and condition of
  3547.           a stamp.  This line is also used to indicate stamps you want to
  3548.           buy.  Just include the word "WANTED."You can then search for
  3549.           WANTED and get a printed want list (or available for sale list).
  3550.  
  3551.           Country - the name of the country that issued the stamp.
  3552.  
  3553.           Denomination - the stamp denomination.  Be consistent in how you
  3554.           enter this information.  Do not enter "25 cents" for one stamp
  3555.           and "$0.25" for another.
  3556.  
  3557.           Year - the year the stamp was issued.
  3558.  
  3559.           Description - this line provides 60 characters for a description. 
  3560.           You can enter the color, describe what is pictured, include the
  3561.           condition of the stamp, or any other information.  You may enter
  3562.           several things on this line and the software can still identify
  3563.           any one in a search.  For example, you may enter "MULTICOLOR /
  3564.           CATS (BURMESE) / FINE UNUSED."  A search based on stamp condition
  3565.           will find the reference to "FINE UNUSED."
  3566.  
  3567.           Type - enter the stamp type.
  3568.  
  3569.           Condition - use consistent terms to describe the condition of the
  3570.           stamp.
  3571.  
  3572.           Gum Condition - use standard, consistent terms to describe the
  3573.           condition of the gum.
  3574.  
  3575.           Comment - miscellaneous comments you have about this stamp.
  3576.  
  3577.           Stored - the storage location.  This can be words such as BEDROOM
  3578.           CLOSET or for a safe deposit box 1ST INTERSTATE BANK.  It can
  3579.  
  3580.           _________________________ORGANIZE YOUR STAMP COLLECTION - 60
  3581.  
  3582.  
  3583.           also be a code that identifies a building or room, a specific
  3584.           book or display case, and then a specific page number in a book.
  3585.  
  3586.           Year Purchased - the year this stamp was purchased.
  3587.  
  3588.           Quantity - number of copies of this stamp in your collection.
  3589.  
  3590.           Cost - the cost of the stamp or set of stamps.
  3591.  
  3592.           Always use the same number of digits when entering values.  If
  3593.           the values of items in your collection ranges from $1 to $1000,
  3594.           then the $1 items should have their values entered as 0001 which
  3595.           uses the same number of digits as 1000.  If you need to include
  3596.           cents some entries, such as in $1.50, but not on others, you do
  3597.           not need to type ".00".  Digits to the right of the decimal
  3598.           point, while significant in determining the value of an item, do
  3599.           not effect how a computer sorts values. 
  3600.  
  3601.           Sold - when was this stamp sold and at what price.  If you have
  3602.           more than one copy of this stamp, and sell a few at a time, enter
  3603.           the most recent sale date and price.
  3604.  
  3605.           If you'd like to keep notes about a stamp or its history, use the
  3606.           memo screen.  Push PgDn to display the memo screen.
  3607.  
  3608.           The memos will only use disk space if they are accessed.  If you
  3609.           do not access the memo screen for a specific stamp, no disk space
  3610.           will be used for notes associated with that stamp.  You can
  3611.           access the memos using the Editor to change or add a note to any
  3612.           stamp at any time.
  3613.  
  3614.           The memos will be stored in a separate file that uses the same
  3615.           filename ends with a filename extension of "MEM."
  3616.  
  3617.           Typing a memo is very simple.  Just type in the information.  A
  3618.           word wrap feature will automatically keep each line at the
  3619.           correct length.  If you type more that 20 lines, the information
  3620.           you enter will move the entire screen to the left.None of this
  3621.           additional information will be saved.
  3622.  
  3623.           When you have finished with the memos push the ESC key.  The memo
  3624.           will automatically be saved and you'll return to the data entry
  3625.           screen.           ________________________ORGANIZE YOUR STAMP COLLECTION 61 & 62
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.  
  3636.  
  3637.  
  3638.  
  3639.  
  3640.  
  3641.  
  3642.  
  3643.  
  3644.  
  3645.                         These pages intentially left blank
  3646.  
  3647.           _____________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 63
  3648.  
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.           APPENDIX A - PROBLEM SOLVING
  3654.  
  3655.           This section describes some of the errors and problems other
  3656.           users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  3657.           the software will detect problems, diagnose them and put a
  3658.           message on the screen.
  3659.  
  3660.  
  3661.           Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  3662.           you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  3663.           protection and the problem will be solved.  This problem might
  3664.           also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  3665.           directory even if there is space available on your disk. 
  3666.           Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  3667.           number of files you can have in a directory.  In most cases this
  3668.           limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  3669.           may get the "Permission Denied" error message.
  3670.  
  3671.  
  3672.           Unable To Change The Length Of A Line - If you want to change the
  3673.           length of a line in your catalog format, but the prompt for the
  3674.           line lengths does not appear on the Catalog Format Set Up screen,
  3675.           then the software is telling you that at least one entry has
  3676.           already been saved.  Once an entry has been saved the length of
  3677.           the lines can not be changed.
  3678.  
  3679.           OYC uses what is called a fixed length random access
  3680.           data file.  This allows entries to be found very quickly, but it
  3681.           means that if you change the lengths of any of the lines the
  3682.           software will no longer be able to read the data file.  Thus, the
  3683.           software will not allow you to change the length of a line after
  3684.           an entry has been saved.
  3685.  
  3686.           If you need to change your catalog format after saving an entry
  3687.           you can do this by creating a new catalog format with the line
  3688.           lengths you want.  Then use the copy feature to copy the entries
  3689.           from your old format to the new format.  Once all of the entries
  3690.           have been copied (use the editor to see that they are correctly
  3691.           copied) the old catalog can be deleted.  There is a Utility Menu
  3692.           option that is used to delete catalogs.
  3693.  
  3694.  
  3695.           The Software Won't Start - if when you type OYC the software does
  3696.           not start there are several possibilities:
  3697.  
  3698.           1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  3699.           your computer can not find the OYC.EXE file.  Be sure you are in
  3700.           the directory that contains the OYC.EXE file.  To do this type
  3701.           DIR *.EXE and check to see that OYC.EXE is listed in the
  3702.           directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  3703.           the DOS CD command to change to the correct directory.
  3704.           _______________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 64
  3705.  
  3706.  
  3707.           2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  3708.           OYC, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  3709.           the section which discusses fragmented files.
  3710.  
  3711.  
  3712.           All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  3713.           with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  3714.           today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  3715.           Usually the cause of this problem is that the database filename
  3716.           has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  3717.           stored using a different filename than the current filename.  In
  3718.           many cases the two filenames may be very similar such as PHOTO
  3719.           and PHOTOS.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  3720.           using the right filename.
  3721.  
  3722.  
  3723.           The Software Can't Find A Database Filename You Know Exists - in
  3724.           addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  3725.           you to store data in other directories.  If you are looking for a
  3726.           database file that is stored in a different directory, you will
  3727.           need to specify the PATH to that directory as a part of the
  3728.           filename.
  3729.  
  3730.           I generally recommend you keep all of your database files in the
  3731.           same directory as the OYC.EXE file.  This makes it easier to keep
  3732.           track of what these files are used for and which program they go
  3733.           with.
  3734.  
  3735.  
  3736.           Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  3737.           that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  3738.           normal result of using a computer.  When a computer stores
  3739.           information on a disk it puts it into the next available sector
  3740.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  3741.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  3742.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  3743.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  3744.           disk.
  3745.  
  3746.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  3747.           computer because it takes more time for the heads in your disk
  3748.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  3749.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  3750.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  3751.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  3752.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  3753.           be unable to access some entries.
  3754.  
  3755.           If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  3756.           giving you strange results and problems, the cause may be the
  3757.           result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  3758.           range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  3759.           To solve and prevent this problem you'll need utility software
  3760.           such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  3761.           provide file de-fragmentation. 
  3762.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 65
  3763.  
  3764.  
  3765.           You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  3766.           found my computer can get fragmented files after just one day of
  3767.           use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  3768.           In most cases you should perform preventive maintenance by
  3769.           defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  3770.  
  3771.  
  3772.           An Asterisks Appears When The Software Is Started - If when you
  3773.           boot this software you get a blank screen with just an asterisks,
  3774.           then the security feature is activated.  If you are unable to get
  3775.           past that screen, then you will need to use the RESET.EXE utility
  3776.           to regain access to this software.  RESET.EXE is provided on the
  3777.           registered disk.
  3778.  
  3779.  
  3780.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 66
  3781.  
  3782.  
  3783.  
  3784.  
  3785.  
  3786.           APPENDIX B - FILE NAMES
  3787.  
  3788.           OYC uses file naming standards such that each catalog
  3789.           will have a set of files with the same basic filename and various
  3790.           filename extensions.  A filename extension is the three letter
  3791.           "code" the follows the eight (or fewer) letter filename.  For
  3792.           example, in OYC.EXE the filename extension is EXE.  This
  3793.           indicates this is an executable program file that the software
  3794.           can run.
  3795.  
  3796.           When you first receive your this software disk the main program
  3797.           files are stored in a compressed format in an archive file called
  3798.           ORGANIZE.LZH.  The files which are archived in ORGANIZE.LZH are:
  3799.  
  3800.           OYC.EXE - the main program file.
  3801.  
  3802.           HOMECRAF.SET - contains the basic configuration settings such as
  3803.           the current database filename, the security code and the display
  3804.           color setting.
  3805.  
  3806.           BRUN30.EXE - a support file required for the software to run.
  3807.  
  3808.           HOMECRAF.HLP - contains help information and error messages used
  3809.           by the software.
  3810.  
  3811.           STAMP*.* - there are set of files containing STAMP in their
  3812.           filenames.
  3813.  
  3814.           When used in a filename an asterisk is a wildcard.  Thus STAMP*.*
  3815.           identifies are filenames that start with "STAMP" and which can
  3816.           have any filename extension.  This would include STAMP.DAT,
  3817.           STAMP.SET and STAMPX01.NDX.
  3818.  
  3819.           The files in ORGANIZE.LZH are all that are required to use the
  3820.           software.  If you want to use the software without using the
  3821.           installation utility, all you need to do is de-archive these
  3822.           files and copy them to where-ever you want to use this software. 
  3823.           The LHA.EXE utility is used to de-archive files.  To de-archive
  3824.           the files type:
  3825.  
  3826.           LHA E ORGANIZE
  3827.  
  3828.           The letter "E" tells LHA to extract the files from the ORGANIZE
  3829.           file.  You will need to have copied both LHA.EXE and ORGANIZE.LZH
  3830.           to a disk with at least 300K of space available (after copying
  3831.           these two files to it).
  3832.  
  3833.           Other files that you'll find on the disk include:
  3834.  
  3835.           RESET.EXE - resets the HOMECRAF.SET file to its default settings. 
  3836.           This ius a utility used to open the software should you be using
  3837.           the security codes and you've forgotten your code.
  3838.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 67
  3839.  
  3840.  
  3841.           INSTALL.EXE - the utility for installing this software.
  3842.  
  3843.           CONFIG.OYC - a generic configuration file.  This file is provided
  3844.           for computers on which there is no CONFIG.SYS file.  This file
  3845.           will need to be renamed as CONFIG.SYS before it can be used.
  3846.  
  3847.           LHA.EXE, LHA.DOC and LHA.HLP - these three files make up the
  3848.           compression utility used by the catalog backup feature.  LHA.DOC
  3849.           contains the documentation for using LHA.EXE.  This utility may
  3850.           be used to compress and archive any files.  It is not limited to
  3851.           the files used by this software.
  3852.  
  3853.           Any other files on the disk are files created by this software or
  3854.           format files.  These files will all use the filename you select
  3855.           and add a filename extension that indicates the file's function. 
  3856.           For example, if the filename is CATALOG the following files will
  3857.           be used (or created if they do not already exist).
  3858.  
  3859.           CATALOG.DAT - contains the information you've typed in your
  3860.           catalog.  The DAT files are all ASCII files.  This means that in
  3861.           an emergency you could read a this software DAT file using word
  3862.           processing software.
  3863.  
  3864.           CATALOG.SET - contains the settings associated with the specific
  3865.           file.  These settings include the identification of the lines to
  3866.           be indexed or totaled.  This file should always stay on the same
  3867.           disk and in the same directory as the DAT file.
  3868.  
  3869.           CATALOG.MCR - contains the information for any macros that have
  3870.           been set up.
  3871.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 68
  3872.  
  3873.  
  3874.           CATALOG.FMT - any filename ending with "FMT" contains the
  3875.           specifications for a printed report format.
  3876.  
  3877.           CATALOG.DBF - the letters "DBF" are used by dBase to indicate a
  3878.           dBase data file.  Files with a "DBF" filename extension will be
  3879.           created if you export a file to a file in dBase format.  If you
  3880.           want to import a dBase file, that file must have a filename
  3881.           extension of DBF.
  3882.  
  3883.           CATALOG.MEM - the letters MEM indicate that this is the file
  3884.           containing the memos attached to entries in the data file of the
  3885.           same name.  If this file is erased the software will try to
  3886.           automatically recover it.  If you want to erase the memos, please
  3887.           use the Remove Memo option on the Reports Menu.  Using the Remove
  3888.           Memo feature will not erase the MEM file.  If you want to erase
  3889.           the MEM file, first Remove all of the memos then use the DOS DEL
  3890.           command to erase the file.
  3891.  
  3892.  
  3893.           I N D E X
  3894.  
  3895.           ASCII file, 15
  3896.           Alphabetical searches, 14, 28, 29
  3897.           Asterisks, 79
  3898.           Backing up, 5, 54 
  3899.           Browsing, 13, 25
  3900.           CONFIG.SYS file, 8 
  3901.           Calculator, 56
  3902.           Catalogs, Changing Names, 16
  3903.           Catalogs, Setting Name, 16
  3904.           Catalog format, Copying,44
  3905.           Catalog Format, Indexing, 18
  3906.           Catalog Format, Line Lengths, 43
  3907.           Catalog Format, Line Titles, 17, 42
  3908.           Catalog Format, Modifying, 17
  3909.           Catalog Format, Setting Up, 17
  3910.           Catalog Format, Totals, 18
  3911.           Catalog line lengths, changing, 87
  3912.           Clearing the screen, 21
  3913.           Column headings, 50
  3914.           Continuous Paper, 15
  3915.           Copy previous entry, 23
  3916.           Copy last entry, 24
  3917.           Copy a single line, 24
  3918.           Copy entries, 33
  3919.           Cross referencing, 29
  3920.           Dashed line, 50
  3921.           Data files, existing, 2 
  3922.           Database, definition, 2 
  3923.           dBase file, importing, 36
  3924.           Delete key, 21
  3925.           Deleted entries, finding, 31
  3926.           Deleted entries, eliminate, 41
  3927.           Directory, definition, 3 
  3928.           Editing Entries, 12
  3929.           Edit menu, 25
  3930.           Edit menu, select number, 25
  3931.           Edit menu, page backward, 25
  3932.           Edit menu, page forward, 25
  3933.           Edit menu, undelete entry, 26
  3934.           Edit menu, remove memo, 26
  3935.           Edit menu, save changes, 26
  3936.           Entry number, 20
  3937.           Erase screen, 24
  3938.           Exit menu, 54
  3939.           F1 key, 25
  3940.           F2 Key, 25, 33
  3941.           F3 key, 24
  3942.           F6 key, 29
  3943.           F7 key, 24
  3944.           Filenames, 90           Find deleted entries, 31
  3945.           Floppy disk, definition, 2 
  3946.           Fragmented files, 40, 54
  3947.           Global search, 31
  3948.           Graphic Images, 57
  3949.           Hard disk, definition, 2 
  3950.           INSTALL.EXE, 6 
  3951.           Indexing, 18, 43
  3952.           Insert key, 21
  3953.           Installation, 6 
  3954.           Installation, floppy disk,7 
  3955.           Installation, hard disk, 6 
  3956.           LHA.EXE, 55
  3957.           Line Titles, 17
  3958.           Line Lengths, 43
  3959.           List entries, 27
  3960.           Macros, 45
  3961.           Main Screen, 10, 20
  3962.           Make new entries, saving, 23
  3963.           mb, definition, 3 
  3964.           Memos, 22
  3965.           Memo, removing (erasing), 26
  3966.           Menus, Using the, 10
  3967.           Music cataloging, 59
  3968.           New Entries, Making, 11
  3969.           New Entries, Saving, 12
  3970.           New catalog format, set up, 42
  3971.           OYC.EXE, 9
  3972.           OYCOVL file, 58 
  3973.           Page backward, 25
  3974.           Page forward, 25
  3975.           Page length, 50
  3976.           Permission denied error, 91
  3977.           PgDn key, 22
  3978.           Printed Reports, 15
  3979.           Quick View, 15
  3980.           RESET.EXE, 65
  3981.           Reindex, 37
  3982.           Report menu, 48
  3983.           Report menu, send to, 48
  3984.           Report menu, dashed line, 50
  3985.           Report menu, column headings, 50
  3986.           Report menu, page length, 50
  3987.           Report menu, set up format, 51
  3988.           Report format, set up, 51
  3989.           Reports, printing, 53
  3990.           Reserve space, 40
  3991.           Saving entries, 23
  3992.           Screen print feature, 33
  3993.           Screen colors, 47
  3994.           Searching, 13
  3995.           Search menu, 27
  3996.           Search menu, list entries, 27
  3997.           Search menu, alphabetically, 28
  3998.           Search menu, sequential, 28
  3999.           Search menu, global search, 31
  4000.           Search menu, set starting point, 31
  4001.           Search menu, case setting, 32
  4002.           Search menu, save changes, 32
  4003.           Search again, 33
  4004.           Security code, 46
  4005.           Sequential Searches, 14, 28
  4006.           Site licenses, 97
  4007.           Sorting, 38
  4008.           System requirements, 4 
  4009.           Technical support, 4 
  4010.           Total Values, 18, 33
  4011.           Undelete entry, 26
  4012.           Using this manual, 3 
  4013.           Utilities, 16
  4014.           Utilities menu, 33
  4015.           Utility menu, copy feature, 33
  4016.           Utilities menu, reindex, 37
  4017.           Utilities menu, sort, 38
  4018.           Utilities menu, reserve space, 40
  4019.