home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ High Voltage Shareware / high1.zip / high1 / DIR31 / BOOKSTAC.ZIP / 1.EXE / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-01-23  |  20KB  |  606 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.                                  BOOK STACK
  11.                                  Version 1.3
  12.  
  13.                         Book Database and Study Assistant
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.       This manual and software are copyrighted 1994 by Sterling Data Services
  51.                                All Rights Reserved
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                                  BOOK STACK
  59.                        From Sterling Data Services
  60.                   Quality software at an affordable price
  61.  
  62.                                 USER'S MANUAL
  63.                               TABLE OF CONTENTS
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                 INTRODUCTION ...........................   page 1
  69.                     Four main functions of Book Stack
  70.                     System Requirements
  71.  
  72.                 UPDATING RECORDS .......................   page 2
  73.                     Standard Keys in use
  74.                     Unlimited Notes
  75.                     Sort Codes
  76.  
  77.                 SEARCHING & SELECTING ..................   page 3
  78.                     Conditional Searches
  79.                     Saving a selection
  80.  
  81.                 REVISION ...............................   page 5
  82.                     Staged repetition to assist study
  83.                     Revision "Time Line"
  84.  
  85.                 GLOSSARY ...............................   page 6
  86.  
  87.                 WARRANTY ...............................   page 7
  88.  
  89.                 REGISTRATION FORM ......................   page 8
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.                                          i                                   
  111.         DEFINITION OF SHAREWARE
  112.         Shareware distribution gives users a chance to try software
  113.         before buying it. If you try a Shareware program and continue
  114.         using it, you are expected to register.
  115.         Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  116.         and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  117.         exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  118.         programmers, just like commercial authors, and the programs are
  119.         of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  120.         and bad ones!) The main difference is in the method of distribution.
  121.  
  122.         Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  123.         should find software that suits your needs and pocketbook,
  124.         whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  125.         fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  126.         And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  127.         has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the
  128.         product, you don't pay for it.
  129.  
  130.         BOOK STACK is a "shareware program" and is provided at no charge
  131.         to the user for evaluation.  Feel free to share it with your
  132.         friends, but please do not give it away altered or as part of
  133.         another system.  The essence of "user-supported" software is to
  134.         provide personal computer users with quality software without
  135.         high prices, and yet to provide incentive for programmers to
  136.         continue to develop new products.  If you find this program
  137.         useful and that you continue to use BOOK STACK after the 30
  138.         day evaluation period you must become a registered user.
  139.  
  140.         Registered users will automatically receive a copy of the latest
  141.         version, a Utilities Pack (which allows file rebuilding, data export)
  142.         telephone support, automatic notification of new versions and
  143.         new products, upgrade program to convert all your existing
  144.         shareware version data to the latest regsitered version format.
  145.  
  146.         You are encouraged to pass a copy of the shareware version
  147.         (NOT the registered version) along to your friends for them
  148.         to try out.
  149.  
  150.         To become a registered user of BOOK STACK send a cheque or money
  151.         order for £25 made payable to Sterling Data Services, 2 Fairford
  152.         Road, Tilehurst, Reading RG3 6QB.  You can use the supplied form
  153.         for this, to print it out : COPY REGISTER.DOC PRN   Or phone
  154.         with your ACCESS/VISA card details.
  155.  
  156.         If you have any queries, suggestions for improvement etc please
  157.         phone me on 0734 427333 or leave a message on CIX (mmc) or
  158.         Compuserve (ID 100010,1150).
  159.  
  160.         Mike McLoughlin
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.                                          ii                                  
  166.  
  167.  
  168.         USER'S MANUAL
  169.         INTRODUCTION
  170.         ============
  171.  
  172.         BOOK STACK has four main functions:
  173.  
  174.         1)  Storing of book and magazine details (Title, Publisher,
  175.             Location etc) and searching/selecting on any of these
  176.             fields or combinations of fields.
  177.  
  178.         2)  A "Study Assistant" - an unlimited number of notes can be
  179.             attached to each book record and for each note a revision
  180.             date can be set.  A reminder screen (optional) will display
  181.             when the program is first run each day if there are notes for
  182.             that day that should be revised. Staged Repetition has been
  183.             found to be one of the best ways to memorize information. (see
  184.             REVISION topic for more details).
  185.  
  186.         3)  Keeping track of borrowers - a report can be produced which shows
  187.             any books on loan which should have been returned by now. Notes can
  188.             be attached to each borrower's record.
  189.  
  190.         4)  Quotations - the program maintains a database of your favourite
  191.             quotations, which can be browsed and searched on by topic. So, for
  192.             example, if you feel a bit down you can browse your comedy quotes.
  193.             Or you can boost your "attitude" by looking through your motivation
  194.             quotations.
  195.  
  196.  
  197.         System Requirements:
  198.  
  199.         To run this software you will need an IBM PC, XT, AT, PS/2 or
  200.         compatible with a minimum of 640K of RAM, a hard disk and
  201.         MS-DOS 3.0 or higher.
  202.  
  203.         Back Up Your Files, PLEASE:
  204.  
  205.         Your data files SHOULD BE BACKED UP any time you've made
  206.         significant changes.  A good rule of thumb is to back up your data
  207.         any time you've made more entries/changes than you'd want to type
  208.         in again.  The data files are *.DAT *.K?? and *.MEM
  209.  
  210.  
  211.         This software is completely menu driven and easy to operate.  Since
  212.         the computer does all the hard work for you, this manual is short.
  213.         Most of the manual is also available as context-sensitive help
  214.         screens.  Just press F1 anytime you are unsure what to do.
  215.  
  216.         We'll describe how to enter information; what to do to edit
  217.         existing entries; and how to find the entry(s) you need.
  218.  
  219.  
  220.                                   Page 1                                  
  221.  
  222.         UPDATING & ADDING RECORDS
  223.         =========================
  224.  
  225.         The first pulldown menu is Edit/Browse - here you can view the
  226.         records in various sort orders:
  227.  
  228.              By Title
  229.              By Author
  230.              By Publisher
  231.              By Subject
  232.              By Format
  233.  
  234.         Each scrolling list of titles can be searched very quickly by means
  235.         of the LOCATOR feature.  As letters are typed into the locator field
  236.         the program immediately starts to try and match the word being typed.
  237.         Usually only two or three letters need be entered before the desired
  238.         record is found.
  239.  
  240.         Standard keystrokes are used throughout BOOK STACK:
  241.  
  242.             INS        add (insert) a record
  243.             ENTER      change details
  244.             DEL        delete
  245.             F2         save a record immediately (no need to move to
  246.                        the end of the input screen)
  247.             F7         cancel the changes/additions already made
  248.  
  249.         Extra keystrokes can be seen on the "mouse bar" -  this is the fifth
  250.         line from the bottom of each screen and has various buttons that
  251.         mouse users can click on (left button).  For example the EDIT NOTES
  252.         button has the E highlighted in yellow - that indicates that a
  253.         keyboard user can press ALT + E to access the function.  Clicking
  254.         on the right button has the effect of pressing ESC - ie it takes
  255.         you back out of a screen or input form.
  256.  
  257.         The last three lines of each screen are context-relevant help which
  258.         changes as you move from field to field (using ENTER or down arrow
  259.         to move forwards and ESC or up arrow to move backwards).  The fourth
  260.         line from the bottom of the screen is the "keyline" - it shows the
  261.         keystrokes active at that part of the program.
  262.  
  263.         At any part of the program F1 can be used to bring up another help
  264.         screen - help screens obtained this way are linked to a main Help Index.
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.                                   Page 2                                  
  276.  
  277.  
  278.         PICKLISTS - these are scrolling lists of typical entries. They are
  279.         indicated by a chevron sign just to the left of the field. Click
  280.         on the chevron or press F10 to bring up the picklist. For example,
  281.         see the Publisher, Format, Borrower fields.  Picklists serve two
  282.         purposes:
  283.  
  284.             1)  Fast data entry - no need to keep typing in common data
  285.                 such as Paperback for format.
  286.             2)  Data is validated as it is entered - this means that if you
  287.                 mistype an entry, such as spelling "Paperbck" the picklist
  288.                 will automatically come up for you to select the correct
  289.                 data.  This also ensures standardisation of data between
  290.                 different users.
  291.  
  292.         At date fields press F10 or click on the field to use the paste-in
  293.         calendar.
  294.  
  295.         When a title is entered a SORT CODE will be automatically generated.
  296.         This code determines the book's position in the picklists and in
  297.         printed reports.  For example, "the" will be removed in the title
  298.         "The Rose Garden" and it will be sorted under R.
  299.  
  300.         A similar code is generated for author - here initials and firstnames
  301.         are removed from the sort code.
  302.  
  303.  
  304.         SEARCHES
  305.         ========
  306.  
  307.         From the search list press ALT + Q (or click on Query button) to
  308.         access the search screen.  The search list shows the results of a
  309.         search - so before making a search all records in the database will
  310.         be included.  After a search maybe only 3 records are shown in the
  311.         list - you can browse through these or save the selection to disk by
  312.         pressing ALT + S. Saved selections can be used in the reports section.
  313.  
  314.         A search is either typed in at the prompt (which can accept 255
  315.         characters) or selected from a picklist of often-used strings. Press
  316.         F10 to select from the list. To add the current search string to the
  317.         list press ALT + F10.
  318.  
  319.         A typical search is to find text in a field:
  320.  
  321.             'DRAW' IN LOCATION               (finds Drawing Room in Location)
  322.  
  323.         DRAW is the text to find - IN is the search operator (see right hand
  324.         side of the search screen for full list) - LOCATION is the field
  325.         description.  There is a list of these descriptions on the left
  326.         hand side of the search screen - they must be entered EXACTLY as
  327.         shown. EG; LENT_TO is the field description for borrower.
  328.  
  329.  
  330.                                   Page 3                                  
  331.  
  332.  
  333.         If the field is a numeric one (shown by letter N) then you cannot
  334.         use IN but you can use range operators such as > (greater than)
  335.         or <= (less than or equal to).
  336.  
  337.         Search strings can be connected together:
  338.  
  339.            'SCHUS' IN PUBLISHER AND 'WE' IN AUTHOR
  340.  
  341.         Connecting words are AND NOT and OR. The above string would find
  342.         (among others probably) Schuster in the publisher field and Wells in
  343.         author. But note that it would also find an author called FREWE for
  344.         example.  In which case you might want to make the search more
  345.         precise by entering WELLS in full.
  346.  
  347.         NUMERIC FIELDS:
  348.  
  349.         For example, the DUEBACK field is numeric. To find all books which
  350.         are due back by 4 May 1994:
  351.  
  352.             DUEBACK <= 04/05/94
  353.  
  354.         Note that dates must be entered in the format dd/mm/yy
  355.  
  356.         Another example:  to find all books priced between £12 and £15:
  357.  
  358.             PRICE >= 12 AND PRICE <= 15
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.                                   Page 4                                  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.         REVISION
  391.         ========
  392.  
  393.         Research has found that the best way to retain information is to
  394.         review it at staged intervals. Such as; one day later, 3 days later,
  395.         and after a week and then after a month. This enables the memory to
  396.         be refreshed just before it would otherwise fade.
  397.  
  398.         BOOK STACK makes this progress easy by means of a Revision Date for
  399.         each note attached to a book/magazine.  Every day you should run
  400.         BOOK STACK and choose option 1 from the Revision Menu to see what
  401.         needs reviewing that day. At this date you can reset the Revision Date
  402.         by either a defined period (ALT + number shown on the Keyline, or
  403.         click on the button) or by keying in a new date.
  404.  
  405.         There is a field called Previous revision, which is the number of
  406.         days between the Next Revision date you entered last time and
  407.         the PREVIOUS Next Revision Date before that.  This gives an indication
  408.         whereabouts on the Revsion "time line" you are.  So if the Previous
  409.         Revision shows as 3 days it would indicate that you should now review
  410.         in, say, 7 days - and therefore you would click on the 7 button which
  411.         will add seven days on to today's date and put that date into the
  412.         Next Revision field.
  413.  
  414.         Eventually, when you are sure that you have learnt the material, you
  415.         can select a Next Revision date of NONE which will take the Notes out
  416.         of the revision system.
  417.  
  418.                      "Repetition is The Secret of Success"
  419.  
  420.  
  421.         In Configuration, if you answer YES to "Show Reminder when revision
  422.         notes are due?" a reminder screen will pop up whenever BOOK STACK
  423.         is run and there are Revision Dates less than or equal to today's
  424.         date.
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.                                   Page 5                                  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.           GLOSSARY
  445.           ========
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.     DATABASE         An ordered collection of records which can be
  451.                      quickly accessed by key files such as Title,
  452.                      Author etc.
  453.  
  454.     FIELD            Component part of a record. EG, ISBN or Price
  455.                      The hierarchy is Fields - Records - Databases
  456.  
  457.     FILE             This is how MS-DOS "sees" the databases. Typing
  458.                      DIR at the DOS prompt will list the files.
  459.  
  460.     KEY              Used to describe a field (or corresponding file)
  461.                      which enables fast retrieval of a record.
  462.  
  463.     RELATIONAL       As in relational database. Describes how all
  464.                      the records are linked (or related) in a variety
  465.                      of ways. EG, notes for a particular book
  466.  
  467.     RECORD           A record is composed of fields and is itself the
  468.                      component of databases.
  469.  
  470.     SUPPORTING FILE  Used in look ups. For example the Location List
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.                                   Page 6                                  
  496.  
  497.         WARRANTY
  498.  
  499.         This software is provided as-is.  There are no warranties,
  500.         expressed or implied.
  501.  
  502.         STERLING DATA SERVICES DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  503.         SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  504.         LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  505.         FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE
  506.         EXPRESSLY AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER STERLING DATA
  507.         SERVICES NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION,
  508.         PRODUCTION, OR DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR
  509.         ANY INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT
  510.         OF THE USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF STERLING DATA
  511.         SERVICES  HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH
  512.         DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO EVENT SHALL STERLING DATA SERVICES'
  513.         LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER EXCEED THE PRICE PAID FOR THE
  514.         LICENSE TO USE THE SOFTWARE, REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.
  515.         THE PERSON USING THE SOFTWARE BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY
  516.         AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.         Sterling Data Services - Site License Agreement
  523.  
  524.         If you wish to use this software on more than one computer a
  525.         site license is required.  Also, customised versions can be
  526.         produced.  In both of these situations and also for details
  527.         of the network version please contact us directly.
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                               STERLING DATA SERVICES
  541.                                   2 FAIRFORD ROAD
  542.                                   READING RG3 6QB
  543.                                    UNITED KINGDOM
  544.  
  545.                                 PHONE (0734) 427333
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.                                     Page 7                                   
  551.  
  552.                             *************************
  553.                             *   REGISTRATION FORM   *
  554.                             *************************
  555.  
  556. Send to:     Sterling Data Services                Phone 0734 427333
  557.              2 Fairford Road
  558.              Tilehurst
  559.              Reading   RG3 6QB
  560.              United Kingdom
  561.  
  562.  
  563. Please supply ..... registered copies of BOOK STACK together with
  564. Utilities Package at 25 pounds each. (Existing data will be converted)
  565.  
  566. I enclose a cheque/P.O. for GBP...... (outside Europe please add GBP2)
  567.  
  568. or charge my Access/Visa card
  569.  
  570. ................................       Expires ..........
  571.  (Card Number)
  572.                                     Cardholder/delivery Name & Address:
  573.  
  574.                                           _____________________________
  575.  
  576.                                           _____________________________
  577.  
  578. Signed _______________________________    _____________________________
  579.  
  580. Date   ____________                       _____________________________
  581.  
  582.  
  583. Do you require 5.25" 360 Kb or 3.5" 720 Kb floppies  ________
  584.  
  585. How did you get to hear about BOOK STACK? _____________________________
  586.  
  587.  
  588. +----------------------------------------------------------------------+
  589. | Comments/suggestions for enhancements:                               |
  590. |                                                                      |
  591. |                                                                      |
  592. |                                                                      |
  593. |                                                                      |
  594. |                                                                      |
  595. |                                                                      |
  596. |                                                                      |
  597. |                                                                      |
  598. +----------------------------------------------------------------------+
  599. Version 1.3
  600.  
  601.                          Please use BLOCK CAPITALS
  602.  
  603. (If you require a different registered name and address to the delivery/
  604. cardholder address above to be shown in the software please indicate below)
  605.                                   Page 8                                  
  606.