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Text File  |  1994-01-14  |  20KB  |  532 lines
  1. x-OUT3 Network In/Out Tracking System
  2. Extensions Software Corporation
  3.  
  4.  
  5. Operations Guide Table of Contents
  6. ----------------------------------
  7. Shareware Note..................................... 2
  8. Disclaimer Agreement............................... 2
  9. Copyright Notice................................... 2
  10. Trademarks Notice.................................. 2
  11. Introduction....................................... 3
  12. Requirements....................................... 4
  13. General Operating Guidelines....................... 4
  14. Security System.................................... 5
  15. Help System........................................ 5
  16. Installation....................................... 6
  17. In/Out List........................................ 7
  18. User Setup......................................... 7
  19. Administration Menu................................ 8
  20. System Information................................. 8
  21. New User Defaults.................................. 9
  22. User Maintenance................................... 9
  23. Alternate Maintenance.............................. 9
  24. Activity Log.......................................10
  25. Error Log..........................................10
  26. Reindex Data Files.................................10
  27. Database Summary...................................11
  28. Technical Support..................................11
  29.  
  30.  
  31. Ombudsman Statement
  32. -------------------
  33. Extensions Software Corporation is a member of the Association of
  34. Shareware Professionals (ASP). ASP wants to make sure that the
  35. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  36. shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  37. directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you
  38. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  39. technical support for members' products. Please write to:
  40.  
  41.           _______
  42.      ____|__     |               (r)
  43.   --|       |    |-------------------     ASP Ombudsman
  44.     |   ____|__  |  Association of        545 Grover Road
  45.     |  |       |_|  Shareware             Muskegon, MI 49442-9427 USA
  46.     |__|   o   |    Professionals         616-788-2765 FAX
  47.   -----|   |   |---------------------     70007,3536 CompuServe
  48.        |___|___|
  49.  
  50. Shareware Note
  51. --------------
  52. This program is being distributed as shareware or try-before-you-buy
  53. software. You are granted a temporary license to use and evaluate the
  54. program, but continued use after the initial testing period requires
  55. registration with Extensions Software Corporation.
  56.  
  57. This unregistered shareware version contains the following limitations
  58. and/or characteristics:
  59.  
  60.   - Registration reminder screens will be displayed at program startup
  61.     beginning 14 days after the date of installation.
  62.   - The maximum number of users allowed is 10.
  63.  
  64. Registration of this software provides users with the following:
  65.  
  66.   - Serialized disks (dual media) of the latest software without
  67.     registration reminder screens and without user limitations
  68.   - Desk-top-published, laser-printed operations guide
  69.   - Technical support by mail/phone/FAX/BBS/CompuServe
  70.   - Notification of major software updates/upgrades
  71.   - New product announcements
  72.  
  73.  
  74. Disclaimer Agreement
  75. --------------------
  76. Users of this program must accept the following disclaimer of
  77. warranty:
  78.  
  79.   THIS SOFTWARE AND OPERATIONS GUIDE ARE SUPPLIED AS IS. EXTENSIONS
  80.   SOFTWARE CORPORATION DISCLAIMS ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED,
  81.   INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  82.   FITNESS FOR ANY PURPOSE. EXTENSIONS SOFTWARE CORPORATION ASSUMES NO
  83.   LIABILITY FOR DAMAGES, EITHER DIRECT OR CONSEQUENTIAL, WHICH MAY
  84.   RESULT FROM THE USE OF THIS SOFTWARE.
  85.  
  86.  
  87. Copyright Notice
  88. ----------------
  89. The x-OUT3 software and x-OUT3 operations guide are copyrighted (c)
  90. 1993-94 by Extensions Software Corporation. All Rights Reserved.
  91.  
  92.  
  93. Trademarks Notice
  94. -----------------
  95. Banyan, VINES, and StreetTalk are trademarks of Banyan Systems, Inc.
  96. Novell and NetWare are trademarks of Novell, Inc.
  97. IBM and PC DOS are trademarks of International Business Machines Corp.
  98. MS DOS is a trademark of MicroSoft Corp.
  99.  
  100. All other product names and/or trademarks used within the software or
  101. operations guide are the property of their respective companies.
  102.  
  103. x-OUT3 Operations Guide - Page 3
  104.  
  105.  
  106. Introduction
  107. ------------
  108. x-OUT3 is a network software product from Extensions Software
  109. Corporation that provides a low-cost, easy-to-use personnel in/out
  110. tracking solution for modern businesses.
  111.  
  112. x-OUT3 provides tracking features needed in any workgroup environment,
  113. including:
  114.  
  115.   - Checked-Out-When Date/Time
  116.   - Due-Back-In-When Date/Time
  117.   - Comments and Contacts data fields
  118.   - Alternate user access
  119.   - Multi-level user security system
  120.   - International date/time options
  121.   - Administrator system
  122.   - Online help system
  123.   - Printout to LPT1, LPT2, LPT3, or disk file
  124.   - Network-aware of Banyan VINES(R)
  125.   - Network-aware of Novell NetWare(R)
  126.  
  127. In/Out System:
  128.  
  129. x-OUT3 provides a dynamic data file to track the in/out office status
  130. of users. This file contains the date out, time out, date due back,
  131. time due back, optional comment information, and optional contact
  132. information. Each user may set up default comment and contact
  133. information, thereby simplifying entry of out status. Entry of in
  134. status is accomplished with a single keystroke. Users may also grant
  135. alternate access to other users ... for example, a manager may grant
  136. alternate access to his/her secretary.
  137.  
  138. Administrator System:
  139.  
  140. Built into x-OUT3 are complete administrator maintenance functions,
  141. based on a user-level security access system, including the following:
  142.  
  143.   - System Information (system name, access type, etc.)
  144.   - New User Defaults
  145.   - User Maintenance
  146.   - Alternate Maintenance
  147.   - Activity Log (audit trail)
  148.   - Error Log (should errors occur)
  149.   - Database Reindexing
  150.   - Database Summary
  151.  
  152. x-OUT3 Operations Guide - Page 4
  153.  
  154.  
  155. Requirements
  156. ------------
  157. For Standalone PC Use:
  158.  
  159.   - IBM or 100% compatible computer with 384K available memory
  160.   - Floppy disk drive (5.25" 360K or 1.2M, or 3.50" 720K or 1.44M)
  161.   - Fixed disk drive
  162.   - Monochrome or color (CGA/EGA/VGA) display
  163.   - Parallel printer (if printouts are desired)
  164.   - MS or PC DOS 3.1 or higher
  165.  
  166. For Network Use:
  167.  
  168.   Multi-user network operating system which utilizes MS/PC DOS file
  169.   and record locking calls (ie, Banyan VINES(R), Novell NetWare(R),
  170.   etc.) and workstations that meet the standalone PC requirements
  171.   listed above. Note, however, that workstations do not necessarily
  172.   require a floppy or fixed drive.
  173.  
  174.  
  175. General Operating Guidelines
  176. ----------------------------
  177. All x-OUT3 menus and displays are normally scrolled using the keyboard
  178. cursor keys. As a display is scrolled, the current choice is
  179. highlighted. You select a choice by pressing the ENTER key when the
  180. desired choice is highlighted. You may also press the letter or number
  181. corresponding to a choice to select that choice.
  182.  
  183. The ESC key is used throughout x-OUT3 to escape (exit) from or abort
  184. (quit) any x-OUT3 activity. Normally, pressing ESC returns x-OUT3 to
  185. the previous (calling) menu or activity. Pressing ESC during the
  186. in/out board screen terminates the x-OUT3 program by returning you to
  187. the DOS prompt. Printouts can also be terminated early by pressing the
  188. ESC key.
  189.  
  190. A printer must be connected and on-line in order to print listed
  191. information or reports. x-OUT3 supports LPT1 local printer and
  192. LPT2/LPT3 network (shared) printers. Note that a printer test is
  193. performed prior to displaying the printer choices, and only valid
  194. choices may subsequently be selected for printed output. If
  195. workstation disk file is selected, you will be prompted for a valid
  196. disk file drive, path, and file name.
  197.  
  198. x-OUT3 Operations Guide - Page 5
  199.  
  200.  
  201. Security System
  202. ---------------
  203. x-OUT3 includes a multi-level user security system consisting of the
  204. following accesses:
  205.  
  206.   - Administration Menu access (determined by the system admin)
  207.   - Alternate User access (determined by each individual user or by
  208.     the system administrator)
  209.  
  210.  
  211. Help System
  212. -----------
  213. Throughout most x-OUT3 activities, on-line user-help is available by
  214. pressing the [F1] key. This help normally consists of a scrolled
  215. display containing a text description for the activity from which help
  216. was called.
  217.  
  218. Text help screens are available for the following x-OUT3 activities:
  219.  
  220.   - Private In/Out System
  221.   - Alternate In/Out System
  222.   - User Setup
  223.   - Printing
  224.   - Administration Menu
  225.   - System Information
  226.   - New User Defaults
  227.   - User Maintenance
  228.   - Alternate Maintenance
  229.   - Activity Log
  230.   - Error Log
  231.  
  232. x-OUT3 Operations Guide - Page 6
  233.  
  234.  
  235. Installation
  236. ------------
  237. The x-OUT3 diskette (or archived file) contains the X-OUT3.EXE
  238. executable program file.
  239.  
  240. To install:
  241.  
  242.   - Create a subdirectory on your standalone PC or your network file
  243.     server named X-OUT3 (actually, any name you prefer is acceptable)
  244.   - Switch to the created subdirectory
  245.   - Copy the X-OUT3.EXE file from the diskette (or archived file) to
  246.     the \X-OUT3 subdirectory
  247.   - At the DOS prompt, type X-OUT3 and press ENTER
  248.  
  249. x-OUT3 will then self-install by creating database and index files.
  250.  
  251. Since X-OUT3.EXE is an overlayed executable file, network file
  252. attributes must be configured for shared file use. For example, in
  253. Banyan VINES installations, the command:
  254.  
  255.   SETATTR +S -E X-OUT3.EXE
  256.  
  257. ... will set the executable file X-OUT3.EXE for shared use.
  258.  
  259. The x-OUT3 data drive and subdirectory may also be specified from DOS
  260. as follows:
  261.  
  262.   X-OUT3 S:\X-OUT3
  263.  
  264. ... where S:\X-OUT3 is the network drive and subdirectory for the
  265. x-OUT3 data.
  266.  
  267. If installed on a Banyan VINES(R) or Novell NetWare(R) network, the
  268. user login name is obtained directly from the operating system. For
  269. other network installations, a DOS SET command may be used to store
  270. the user name (ie, SET X_USER=FRED). Otherwise, the user name is
  271. obtained from the login screen.
  272.  
  273. Note that the DOS command line option NETLOGIN can be used to vary the
  274. priority order in obtaining the user name as follows:
  275.  
  276.   * When NETLOGIN is included in the program's DOS command line
  277.     syntax, the priority order in obtaining the user name is:
  278.  
  279.     [1] Network name (NetWare or VINES)
  280.     [2] Environment variable SET X_USER=NAME (if any)
  281.     [3] Login screen name
  282.  
  283.   * When NETLOGIN is NOT included in the DOS command line syntax,
  284.     (default mode), the priority order in obtaining the user name is:
  285.  
  286.     [1] Environment variable SET X_USER=NAME (if any)
  287.     [2] Network name (NetWare or VINES)
  288.     [3] Login screen name
  289.  
  290. x-OUT3 Operations Guide - Page 7
  291.  
  292.  
  293. In/Out List
  294. -----------
  295. The in/out board provides a listing of users which have checked-out
  296. per the dates and times indicated. Use the cursor keys to scroll the
  297. displayed names. The function keys allow you to perform other in/out
  298. activities further described as follows:
  299.  
  300.   - F1 is the online help system.
  301.   - F2 allows you to check-in if you are listed as being checked-out.
  302.        Note that if you have accessed an alternate user name
  303.        you may also check-in that user.
  304.   - F3 allows you to check-out if you are not currently listed as
  305.        being checked-out. Information that you will be asked to enter
  306.        includes the following:
  307.          * Checked-Out-When (if allowed by x-OUT3 administrator)
  308.          * Due-Back-In-When
  309.          * Comment (optional)
  310.          * Contact (optional)
  311.        Note that if you have accessed an alternate user name you may
  312.        also check-out that user.
  313.   - F4 allows you to access the x-OUT3 popup monthly calendar.
  314.   - F5 allows you to resort the displayed listing. The following
  315.        sorting orders are available:
  316.          * User Name
  317.          * Checked-Out-When
  318.          * Due-Back-In-When
  319.   - F6 allows you to control the in/out status of other users for whom
  320.        you have been granted alternate access.
  321.   - F7 allows you to change your x-OUT3 operating setup, including
  322.        color, audio, zoom boxes, and alternate users access.
  323.   - F8 allows you to access the x-OUT3 administration system, if you
  324.        have been granted such access.
  325.   - F9 allows you print the in/out listing.
  326.   - F10 updates/refreshes the in/out display.
  327.   - ESC exits x-OUT3 and returns you to DOS.
  328.  
  329.  
  330. User Setup
  331. ----------
  332. You may configure x-OUT3 setup parameters for your own use. Setup
  333. parameters include the following:
  334.  
  335.   - Color Display
  336.   - Audio Error Tones
  337.   - Exploding Boxes
  338.   - Default Comment
  339.   - Default Contact
  340.   - Alternate Users
  341.  
  342. After configuring your parameters, press ENTER to Save.
  343.  
  344. x-OUT3 Operations Guide - Page 8
  345.  
  346.  
  347. Administration Menu
  348. -------------------
  349. The x-OUT3 administration menu allows you to perform certain system
  350. administrative and/or maintenance activities. These activities are
  351. further explained as follows:
  352.  
  353.   - System Information, to specify the system setup information.
  354.   - New User Defaults, to specify new user defaults in an open access
  355.     system.
  356.   - User Maintenance, for maintenance of x-OUT3 users.
  357.   - Alternate Maintenance, for maintenance of x-OUT3 user alternates.
  358.   - Activity Log, which tracks all x-OUT3 user activities.
  359.   - Error Log, which tracks all x-OUT3 user errors, should they occur.
  360.   - Reindex Data Files, which allows you to rebuild the main x-OUT3
  361.     database and index files, should they become accidently erased or
  362.     corrupted.
  363.   - Database Summary, which is a summary of main x-OUT3 database
  364.     files and sizes.
  365.   - ESC returns you to the previous screen.
  366.  
  367.  
  368. System Information
  369. ------------------
  370. System information allows you to change various system parameters.
  371. These parameters are further described as follows:
  372.  
  373.   - System Name, which is included on all screens and printouts.
  374.   - Access Type, either open (available to new users) or closed.
  375.   - Activity Log, either turned on or off.
  376.   - Error Log, either turned on or off.
  377.   - Date Format, which sets the x-OUT3 system date to ANSI, British,
  378.     French, German, Italian, or American format.
  379.   - Time Format, which sets the x-OUT3 system time to 12 hour (AM/PM)
  380.     or 24 hour format.
  381.   - DOS Buffer Flush Option, which enables/disables the DOS memory
  382.     flush to disk immediately after database records have been added
  383.     or changed. Note that on some network systems, disabling this
  384.     buffer flush activity can speed up x-OUT3 performance.
  385.   - Data Update Interval is the time interval in seconds between
  386.     automatic display data updates. An interval of 0 seconds disables
  387.     auto update.
  388.   - Check-Out to Check-In Time Default Interval is the time interval
  389.     in hours from check-out date/time to the default check-in
  390.     date/time which is displayed to the user during actual check-out.
  391.   - Automatically Check-in Overdue Users provides a means for
  392.     automatically checking in users when the due-back-in date/time has
  393.     been reached.
  394.   - Allow Users to Edit Checkout Date/Time, either yes or no,
  395.     depending whether or not you wish to let users modify the
  396.     check-out date and time.
  397.   - Allow Alternates to Edit Checkout Date/Time, either yes or no,
  398.     depending whether or not you wish to let alternates modify the
  399.     check-out date and time.
  400.  
  401. Displayed system configuration parameters are saved by pressing the
  402. ENTER key.
  403.  
  404. x-OUT3 Operations Guide - Page 9
  405.  
  406.  
  407. New User Defaults
  408. -----------------
  409. New user defaults are operating parameters assigned to new users as
  410. they access x-OUT3 for the first time. These parameters are further
  411. described as follows:
  412.  
  413.   - New User Color, default for (open system) new users.
  414.   - New User Audio, default for (open system) new users.
  415.   - New User Zoom, default for (open system) new users.
  416.   - New User Admin, default for (open system) new users.
  417.  
  418. Displayed new user default parameters are saved by pressing the ENTER
  419. key.
  420.  
  421.  
  422. User Maintenance
  423. ----------------
  424. User maintenance allows you to perform maintenance on any x-OUT3 user.
  425. Use the cursor keys to scroll the displayed users. The function keys
  426. allow you to perform other user maintenance activities, further
  427. described as follows:
  428.  
  429.   - F1 is this online help system.
  430.   - F2 allows you to add a new user.
  431.   - F3 allows you to change the highlighted user information.
  432.   - F4 allows you to delete the highlighted user.
  433.   - F9 allows you print out the user listing.
  434.   - ESC returns you to the administration menu.
  435.  
  436.  
  437. Alternate Maintenance
  438. ---------------------
  439. Alternate maintenance allows you to add or delete x-OUT3 alternate
  440. users. Use the cursor keys to scroll the displayed alternates. The
  441. function keys allow you to perform other user maintenance activities,
  442. further described as follows:
  443.  
  444.   - F1 is this online help system.
  445.   - F2 allows you to add a new alternate.
  446.   - F4 allows you to delete the highlighted alternate.
  447.   - F9 allows you print out the alternate listing.
  448.   - ESC returns you to the administration menu.
  449.  
  450. x-OUT3 Operations Guide - Page 10
  451.  
  452.  
  453. Activity Log
  454. ------------
  455. The activity log keeps track of all x-OUT3 user activities. Use the
  456. cursor keys to scroll the displayed log entries. As the log is
  457. scrolled, displayed information includes the following:
  458.  
  459.   - Activity Date
  460.   - Activity Time
  461.   - Activity Description
  462.   - User Name
  463.   - Comments (per user when checking out)
  464.  
  465. The function keys allow you to perform other log activities further
  466. described as follows:
  467.  
  468.   - F1 is the online help system.
  469.   - F6 allows you to erase the activity log. Note that this activity
  470.        should not be performed while users may be accessing the x-OUT3
  471.        system.
  472.   - F9 allows you print out the activity log.
  473.   - ESC returns you to the administration menu.
  474.  
  475.  
  476. Error Log
  477. ---------
  478. The error log keeps track of all x-OUT3 user errors (if any). Use the
  479. cursor keys to scroll the displayed log entries. As the log is
  480. scrolled, displayed information includes the following:
  481.  
  482.   - Error Date
  483.   - Error Time
  484.   - Error Description
  485.   - User Name
  486.  
  487. The function keys allow you to perform other log activities further
  488. described as follows:
  489.  
  490.   - F1 is this online help system.
  491.   - F6 allows you to erase the error log. Note that this activity
  492.        should not be performed while users may be accessing the x-OUT3
  493.        system.
  494.   - F9 allows you print out the error log.
  495.   - ESC returns you to the administration menu.
  496.  
  497.  
  498. Reindex Data Files
  499. ------------------
  500. All x-OUT3 main database files may be reindexed in the event that they
  501. are accidently erased or become corrupted. Note that this activity
  502. should not be performed while users may be accessing the x-OUT3
  503. system.
  504.  
  505. x-OUT3 Operations Guide - Page 11
  506.  
  507.  
  508. Database Summary
  509. ----------------
  510. A summary of x-OUT3 main database files may be displayed.
  511.  
  512.  
  513. Technical Support
  514. -----------------
  515. Limited technical support by mail, phone, FAX, BBS, and CompuServe is
  516. provided at no cost to UNLICENSED users during the initial software
  517. evaluation period.
  518.  
  519. Continued technical support by mail, phone, FAX, BBS, and CompuServe
  520. is provided at no cost to LICENSED users.
  521.  
  522. For technical support, please contact:
  523.  
  524. Extensions Software Corporation
  525. 224 Thompson Street #165
  526. Hendersonville, NC  28792-2805  USA
  527. 704-692-0887
  528. 704-692-8879 FAX
  529. 704-693-0339 BBS
  530. 72007,571    CompuServe
  531.  
  532.