home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ High Voltage Shareware / high1.zip / high1 / DIR15 / INVOICER.ZIP / DILLOWRE.EXE / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-08-31  |  11KB  |  210 lines
  1. The Invoicer with Accounts Receivable is a complete invoicing and statement
  2. generating program for your MS/PC DOS compatible computer.  Most of the
  3. program is self explanatory.  To start the program from your DOS prompt,
  4. enter MENU and then press <RETURN>.
  5.  
  6.                    INSTALLATION
  7.  
  8. These programs require 384K of RAM memory and PC/MS DOS 2.0 through 4.01.
  9. They have NOT been fully tested with DOS 5.0 with all of its various load high
  10. memory options OR with Windows 3.0.  You can run it from either a floppy or
  11. harddisk system.  The program is shipped in compressed format using PKZip's
  12. self-extract format which was released 03/90.  The compressed file is
  13. called DILLOWRE.EXE and contains the following files:       
  14.  
  15.             MENU.EXE                    5K
  16.             INVOICER.EXE               83K
  17.             AR.EXE                     82K
  18.             STSAMPLE.EXE               69K
  19.             LABELS.EXE                 33K
  20.             UTILITY.EXE                69K
  21.             SORTER.EXE                 14K
  22.             BRUN30.EXE                 70K
  23.             MANUAL.DOC                  2K
  24.             REGISTER.DOC                9K
  25.             VIEWDOC.BAT                 -
  26.             PRINTDOC.BAT                -
  27.             PRINTREG.BAT                -
  28.             
  29.             Total disk space needed   436K
  30.  
  31. To uncompress the files, simply enter DILLOWRE and then press <RETURN>.
  32. You should first make sure you have enough disk space available.  If you are
  33. going to install the programs on your harddisk, you need to first create the
  34. subdirectory where you want the programs to be located.  You do this by
  35. entering MD SUBDIRECTORY and then press <RETURN> where subdirectory is the
  36. name of the directory you want to use.  Then change into the directory by
  37. entering CD \SUBDIRECTORY and then press <RETURN>.  Once you are in the
  38. appropriate directory, put the program distribution disk in the A: drive (or
  39. B: if you want) and enter A:DILLOWRE and then press <RETURN>.  DO NOT CHANGE
  40. TO THE A: DRIVE!!!!  If you are installing from the B: drive, simply replace
  41. A: with B:.  This will uncompress the files into the directory where you are
  42. currently located.  This will not affect any data files, so you can re-install
  43. the program as many times as you need.  You can start the programs by entering
  44. MENU and then press <RETURN> while you are in the appropriate directory.
  45.  
  46.                INSTALLING YOUR DEFAULTS
  47.  
  48. The first time you use the program, you must install you default information
  49. for the program to use.  Installing your default information involves telling
  50. the program what type of disk drive setup your computer has, selecting screen
  51. colors, entering your company name, address, terms, sales tax rate, etc.  You
  52. will also need to select what type of accounts receivable system you want. 
  53. The Invoicer gives you the option of either Open Item or Balance Forward
  54. system.  You can install your disk or change this information as many times
  55. as you want.
  56.  
  57. You can create two smart keys with any information you want.  These can be
  58. used to contain information you will need to type over and over.  For example,
  59. if you are entering a number of accounts in Austin, Texas, you may want to set
  60. one of the smart keys to 'Austin, Texas'.  Then when you want to enter that
  61. information, simply press the appropriate smart key.  You can also enter two
  62. stock numbers to keep separate subtotals for while invoicing.  These could be
  63. 'Labor', 'UPS', or anything you want.
  64.  
  65.                 USING THE PROGRAM
  66.  
  67. When you start the program, it will look for your data files.  If it cannot
  68. find them, you will be given the option of creating them.  You will press 'C'
  69. to create the initial blank files when you get the screen that tell you it
  70. cannot find the data files.  This is only necessary the first time you start
  71. using the program, unless you erase some or all of your data files.
  72.  
  73. When you first start using the program, you will want to use Main Menu option
  74. 4 to Add/Change your accounts.  This process involves assigning an account
  75. number (letters, numbers or combination) to your accounts and entering their
  76. name, address, etc. into the data base.  Remember, an account DOES NOT have to
  77. be active (on file) in order to generate an invoice for it, but it MUST be
  78. active (on file) in order to print a statement, past due notice, etc.
  79.  
  80. Next, you will want to use Main Menu option 5 to Add/Change your billing codes.
  81. Codes can be either physical items or services.  This process involves
  82. assigning a code number (letters, numbers or combination) to your services/
  83. items and entering their description and price/rate into the data base. 
  84. Remember, a code number DOES NOT have to be active (on file) in order to
  85. invoice it.  Entering code items is only necessary if you will be using the
  86. invoicing function of the program. 
  87.  
  88.  
  89.                    INVOICING
  90.  
  91. You DO NOT have to generate an invoice in order to post a transaction to an
  92. account.  An account DOES NOT have to be active (on file) in order to generate
  93. an invoice for it (ie. cash or one time customers).  To generate an invoice,
  94. select option 1 from the Main Menu.  The first part of the invoice you
  95. prepare will be the invoice header.  This includes the bill to, ship to,
  96. terms, etc.  Then, you will complete the body of the invoice. The body in-
  97. cludes the items and services you are billing out.  After you finish the
  98. invoice, you will be asked for the invoice description for posting the
  99. invoice to the account.  The invoice description is a description of the
  100. entire invoice and will be printed on the customers statement.  It can be
  101. CHARGE, WORK ORDER #, etc.  It is NOT necessary to separately post this
  102. transaction to the account, as it is done automatically.
  103.  
  104.  
  105.                ACCOUNTS RECEIVABLE
  106.  
  107. The accounts receivable section of the program allows you to post entries
  108. to your accounts (charges, payments, finance charges, etc.), print state-
  109. ments, print past due notices, view the accounts, get aging reports, etc.
  110. Remember, it is NOT necessary to use the invoicing part of the program in
  111. order to post charges to your accounts.  You can use the posting option of
  112. the Accounts Receivable Menu to post charges directly into the account.
  113. When posting payments, it is NOT necessary to enter an amount for the sales
  114. tax and you do not have to enter a negative number for the total if you use
  115. the F2 function key.  We hightly recommend you use the F2 function key when
  116. posting payments.  If you realize you have made a mistake on posting a
  117. transaction after you have saved it to disk, you can modify the transaction
  118. using the MODIFY function under the UTILITY MENU.
  119.  
  120. The normal sequence of monthly events would include printing invoices, posting
  121. payments (and charges if you are not using the invoicing feature), posting
  122. finance charges (if applicable), printing statements, reports, etc., making
  123. a backup of your data disk and then running the End of Month routine.  Be
  124. sure you have printed your statements, reports, etc. AND backed up your data
  125. files before you run the End of Month routine.
  126.  
  127. If you run a Balance Forward accounts receivable system, you WILL NOT get
  128. account aging or be able to run the Post Finance Charges routine.
  129.  
  130.  
  131.              MODIFYING TRANSACTIONS
  132.  
  133. If you realize you have made a mistake on one of your transactions after you
  134. have saved it to disk, you can modify and/or delete the transaction using the
  135. MODIFY function under the UTILITY MENU.  To use this routine, simply got to
  136. the Utility Menu and select Modify.  Use the up and down cursor keys to move
  137. the highlite bar to the transaction you want to change or delete.  Once the
  138. bar is on the transaction, press <RETURN> to select the line.  After makeing
  139. the changes, you will press F2 to save the changes to disk.
  140.  
  141.  
  142.  
  143.                 PREPRINTED FORMS
  144.  
  145. The Invoicer gives you the option of printing invoices/statements on either
  146. blank paper or preprinted forms.  If you want to use the forms option, you
  147. need to get compatible forms.  We guarantee compatibility with forms produced
  148. by New England Business Service (NEBS).  They can be reached at 800-882-5254
  149. To get compatible forms be sure to use REFERENCE CODE #80768.  This code #  
  150. let will the NEBS operator know which forms are supported for Dilloware 
  151. programs.  We recommend NEBS based on their low cost, national name 
  152. recognition and superior service.
  153.  
  154.              SOFTWARE REGISTRATION
  155.  
  156. This software is shareware, user supported, software. If you find the program
  157. useful and plan to use it on a regular basis, as shareware software, we expect
  158. you to register the program by sending $79.50 (plus $9.50 S&H) to the address
  159. below.  By registering the program, you will get:
  160.  
  161. 1.  The latest commercial version (a $179 value) of the program (see below
  162.     for details on the latest new features).
  163. 2.  A professionally written and printed manual.
  164. 3.  Access to our highly trained telephone support technicians.
  165. 4.  Semi-annual newsletter detailing new products, how to use sections, etc.
  166. 5.  Discounts on future updates (we update the program every 12 to 18 months)
  167.     and new modules.
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.                 Dilloware, Inc.
  173.               1395 Bear Creek Rd.
  174.               New Braunfels, Texas 78132
  175.                 1-800-880-0887
  176.                   210-899-2100
  177.               Fax 210-899-2124
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182. The latest commercial version (released 03/91) includes the following new
  183. features and enhancements:
  184.  
  185.  
  186. Longer customer/billing code ID (12 characters) and are not case sensitive.
  187. Save/recall invoices to disk for later editing, re-printing, batching, etc.
  188. Recurring billing functions for automatically billing fixed amounts.
  189. Handles up to 10 different tax rates and 10 discount percentages.
  190. Multi-tier pricing, unit of measure & individual price factor for bill codes.
  191. Help window is automatically updated and sorted.
  192. Unlimited customers, billing codes, transactions, etc. (available disk space).
  193. Expanded field lengths for name, address, etc., PLUS new note field & ship to.
  194. Change customer/billing code ID without having to delete and then re-enter.
  195. Quickly and eaisly post a single payment to multiple charges.
  196. Invoice and statement comment lines which you can change at any time.
  197. Ability to keep paid history on file, but not print on their statement.
  198. Modify transactions now automatically adjusts the customer sales report.
  199. PRINT reports, statements, etc.; in; alphabetical, zip OR ID; order.
  200.  
  201. Sales Tracking/Inventory module available for an additional $89.50.
  202.  
  203. Requires MS/PC DOS 3.0 or higher, 640K RAM AND a harddisk.
  204.  
  205. Plus over 50 more enhancements and new features . . . Register today!!
  206.  
  207.  
  208.        Next commercial release scheduled for Fall 1992
  209.  
  210.