home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HAM Radio 1 / HamRadio.cdr / log / cor_log / cor_doc.txt < prev    next >
Text File  |  1988-12-18  |  6KB  |  158 lines
  1.                                          12/18/88     
  2.      
  3.      
  4.      
  5.      FILE:  COR_READ.ME
  6.      
  7.      PURPOSE:  COR_LOG and its associated files make up a dBASE3+
  8.      application which is useful for tracking incoming action and all
  9.      correspondance.
  10.      
  11.      FEATURES:  The program is self-contained, menu-driven and produces 
  12.      reports which list correspondance overdue, pending, and coming 
  13.      due within two weeks.  The report will produce route sheets to 
  14.      attach to the correspondance or mailing labels to do the same 
  15.      thing.  Up to three keywords may be assigned to each incoming 
  16.      correspondance and a menu will search the database for these 
  17.      keywords. 
  18.      
  19.      INSTALLATION:  Copy all the files on the disk (COR.DBF, COR.NDX
  20.      or COR.IDX, COR.PRG, CORDUM.DBF, COR_READ.ME, COR.BA& etc. in a
  21.      subdirectory from the dBASE3+ directory for a harddisk system.
  22.      
  23.      EXAMPLE (HARDDISK):
  24.      
  25.      C:\                            root directory
  26.      C:\DBASE3                      dbase subdirectory
  27.      C:\DBASE3\COR_LOG              COR_LOG subdirectory
  28.      
  29.      For making subdirectories, copying files etc. refer to your
  30.      system documentation for DOS or to the dBASE3 documentation.
  31.      
  32.      STARTUP (harddisk):  From the DOS prompt in drive C:
  33.      
  34.            C:\>PATH=C:\COMMANDS;C:\DBASE3;         [return]
  35.      
  36.            C:\>CD C:\DBASE3\COR_LOG                [return]
  37.      
  38.            C:\DBASE3\COR_LOG>DBASE COR_LOG         [return]
  39.      
  40.      You will be greeted with a menu which requests the current date,
  41.      the drive containing the program and data files.  Use "C:" and
  42.      "C:" for harddisks, and "A:" or "B:" for floppy systems.
  43.      
  44.      DATA STRUCTURE:
  45.      
  46.      Structure for database: C:\DATABASE\DBASE3\COR_LOG\COR.DBF
  47.      
  48.      Field  Field Name  Type       Width     Use
  49.      
  50.          1  CONTROL_NO  Character      7    Control no. YY-nnnn
  51.  
  52.          2  SERIAL_NO   Numeric        4    nnnn - last 4 digits of 
  53.                              the CONTROL_NO
  54.      
  55.          3  TYPE_COR    Character      1    Type of correspondance,
  56.                              i.e. M-message, L-letter
  57.                              etc.
  58.      
  59.          4  CLASSIF     Character      1    Classification, i.e.
  60.                              S-secret, U-unclassified
  61.                              etc.
  62.      
  63.          5  COR_FROM    Character     30    Correspondance is from:
  64.      
  65.          6  COR_TO      Character     30    Correspondance is to:
  66.      
  67.          7  COR_SUBJ    Character     50    Subject line
  68.      
  69.          8  COR_REF_NO  Character     14    Originators code on 
  70.                              incoming correspondance
  71.      
  72.          9  COR_SER_NO  Character      5    Serial of letter
  73.      
  74.         10  COR_FILE    Character      5    Standard five digit file
  75.                              code or SSIC if used
  76.      
  77.         11  COR_DATE    Date           8    Date of correspondance
  78.      
  79.         12  ROUTE_1     Character      4    First code to be routed
  80.                              to or originator on outgoing
  81.      
  82.         13  ROUTE_2     Character      4    Second code .....
  83.      
  84.         14  ROUTE_3     Character      4    And so on .....
  85.         15  ROUTE_4     Character      4
  86.         16  ROUTE_5     Character      4
  87.         17  ROUTE_6     Character      4
  88.         18  ROUTE_7     Character      4
  89.         19  ROUTE_8     Character      4
  90.         20  ROUTE_9     Character      4
  91.         21  ACT_INFO_1  Character      1    Action key; A-action,
  92.                          I-information for ROUTE_1
  93.      
  94.         22  ACT_INFO_2  Character      1    Key for ROUTE_2 ....
  95.      
  96.         23  ACT_INFO_3  Character      1    And so on ....
  97.         24  ACT_INFO_4  Character      1
  98.         25  ACT_INFO_5  Character      1
  99.         26  ACT_INFO_6  Character      1
  100.         27  ACT_INFO_7  Character      1
  101.         28  ACT_INFO_8  Character      1
  102.         29  ACT_INFO_9  Character      1
  103.         30  KEYWORD_1   Character     10    Keyword classifying
  104.                              correspondance.  Be
  105.                              creative.  Try contract
  106.                              number, HOT JOB, or any
  107.                              device which may useful
  108.                              for quick record
  109.                              retrieval
  110.      
  111.         31  KEYWORD_2   Character     10    Second keyword ....
  112.         32  KEYWORD_3   Character     10
  113.      
  114.         33  PRNFLG      Logical        1    Print flag - "TRUE" if
  115.                              this record has had a
  116.                              route sheet printed
  117.                              already
  118.      
  119.         34  DUE_DATE    Date           8    Date the correspondance
  120.                              is due
  121.      
  122.         35  RESP_CODE   Character      1    Response code - "C" for
  123.                              complete, "O"-open,
  124.                         "X"-outgoing, "D"-dummy record
  125.      ** Total **                     226
  126.      
  127.      
  128.      USING COR_LOG:  You will find all the menu items self
  129.      explanatory.  Lessor used items such as "DELETE Records" are
  130.      found on the Utility submenu.  The KEYWORD search feature is
  131.      found on the Report submenu.
  132.      
  133.      Depending on the volume of your incoming correspondance, you will
  134.      want to file away or archive your completed action correspondance
  135.      perodically.  A single data floppy should hold about one thousand
  136.      records, a harddisk much more.  I suggest archiving the completed
  137.      work once per year for average sized mailrooms, once per quarter
  138.      for large operations.  The archive feature is found on the
  139.      Utility submenu.
  140.      
  141.      FOXBASE vs. DBASE:  I wrote this program using FOXBASE+ v2.00
  142.      which uses the same syntax as dBASE but is much faster.  The program
  143.      will run either way, since the logic will sense if you are using
  144.      dBASE or FOXBASE.
  145.      
  146.      SETUP and defaults:  You can change the colors on the screen, the
  147.      auto-fill on the "correspondance to:" line and a few other values
  148.      simply by deleting the CORMEM.MEM file.  The program will make a new
  149.      one by guiding you through a menu.
  150.      
  151.      PRINTERS:  The feature which prints mailing labels sends EPSON
  152.      control codes to an 80 character printer.  This feature may not
  153.      work with other printers.
  154.  
  155.      AUTHOR:  M.W. Praskievicz, OICC Southwest Pacific, APO San
  156.      Francisco, CA 96528.
  157.      
  158.