home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Game Fest 1993 / gamefest1993stgcomputerslimited1993.iso / soft / more2 / pro13 / cm.doc < prev    next >
Text File  |  1987-03-26  |  46KB  |  1,161 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.                      CheckMate -- Introductory User's Guide
  24.                                   Version 1.05  
  25.                            Released March 31, 1987
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.         The CheckMate software is property of Custom Technologies.  You 
  48.         are granted a limited license to use this software on an evalua-
  49.         tion basis.
  50.  
  51.         CheckMate is provided AS IS, with no warranty expressed or implied.  
  52.         Custom Technologies specifically disclaims any and all warranties 
  53.         included but not limited to fitness for a particular purpose.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.                                                                     
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.         Contents
  70.  
  71.              Introduction.......................................3
  72.                   Greetings
  73.                   Features
  74.                   Support
  75.              Things You Need to Know............................6
  76.                   The Bottom Line
  77.                   The Pull-Down Menu System
  78.                   The Help System
  79.                   Date Formats
  80.                   Editing in CheckMate
  81.              Installing CheckMate...............................8
  82.                   Hardware Requirements
  83.                   File Paths
  84.              Running CheckMate..................................9
  85.                   Setting Up Accounts
  86.                   Entering and Editing Transactions
  87.                   Generating Reports
  88.                   Financial Calculator
  89.                   Setup          
  90.              Final Thoughts....................................18
  91.              Appendix A........................................19
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.         CheckMate Introductory User's Guide                        2
  123.  
  124.  
  125.  
  126.         Introduction
  127.  
  128.  
  129.              Greetings!  Welcome to CheckMate, a full-featured, inter-
  130.         active home financial program.  
  131.  
  132.         CheckMate is designed to help you keep an accurate track of your 
  133.         personal financial activity... no more will you have to "guess" 
  134.         at your balance, or labor furiously to make your checkbook match 
  135.         your bank statement.  CheckMate will record and maintain your 
  136.         transactions, with full editing capabilities at your fingertips.  
  137.         It will sort and print reports, search for selected items, help 
  138.         you reconcile your statements, and even print your checks for 
  139.         you.  Your balances are automatically updated and reported, and 
  140.         your records are accurate to the penny... guaranteed!
  141.  
  142.  
  143.         -- Features
  144.  
  145.              - Uses intuitive pull-down menu system
  146.              - Supports up to eight accounts simultaneously 
  147.                 (total number of accounts is limited only by disk space)
  148.              - Supports Checking and Savings accounts
  149.              - Up to 32,767 transactions may be active per account
  150.              - Prints reports in standard format or in Borland Intl's
  151.                  Traveling SideKick (tm) format
  152.              - Reports and Checks may be printed in PICA, ELITE or 
  153.                  CONDENSED print
  154.              - Transactions may be edited or printed and search criteria 
  155.                  may be specified on ANY field in the transaction
  156.              - Check printer supports continuous feed AND standard checks
  157.                  (YOU define the check printing in the Check Set-Up form
  158.                   and can use your own checks!)
  159.              - Allows  100 predefined transactions that can be called up 
  160.                  at a keystroke (such as mortgage payments, utility 
  161.                  bills, etc)
  162.              - Provides a financial calculator for quick figures on
  163.                  loans, regular deposit accounts, and compounding
  164.              - Helps you reconcile your accounts when your statements
  165.                  arrive, and prints a complete report of outstanding
  166.                  transactions  
  167.              - Includes extensive, context sensitive on-line help
  168.  
  169.  
  170.              CheckMate is very intuitive, and you should be able to 
  171.         evaluate it effectively with this user's guide and the built-in 
  172.         context sensitive HELP.  We suggest that you make good use of the 
  173.         HELP system by pressing the <F1> key (note that some help screens 
  174.         have multiple pages, use <PgUp> and <PgDn> to move back and forth 
  175.         through the message).  Additional documentation is available, 
  176.         however, and may be obtained by registering.
  177.              We hope you enjoy CheckMate!
  178.  
  179.                                            Tim Bougan
  180.                                            President, Custom Technologies
  181.  
  182.  
  183.         CheckMate Introductory User's Guide                        3
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.         -- Support
  190.  
  191.              CheckMate, like many other fine "shareware" products, has 
  192.         been released by its authors to the public for evaluation.  We 
  193.         allow and encourage free copying and distribution of the program 
  194.         (in its un-altered original form).  We are committed to support-
  195.         ing and improving CheckMate, as well as developing additional 
  196.         products.  
  197.  
  198.              If you find CheckMate useful, you should register your copy.  
  199.         The shareware concept is meant to provide a full working copy to 
  200.         the user for evaluation, and NOT to give away the author's hard 
  201.         work.  If you choose not to register, then erase or pass your 
  202.         copy on to someone else.  You can register by sending $29.95 
  203.         (plus $3 shipping and handling).
  204.  
  205.              For registering you will be placed on our mailing list and 
  206.         will receive a complete, 60 page illustrated User's Guide (which 
  207.         goes into great detail about the design and philosophy of the 
  208.         program).  Besides comprehensive discussion as to the use and 
  209.         functions of CheckMate, the manual includes tips and hints for 
  210.         getting the most out of the system and has a special "technical" 
  211.         appendix.  The technical appendix lays out CheckMate's file 
  212.         structures and details how you can manipulate the data with your 
  213.         own programs.
  214.  
  215.              We have a lot of ideas for future improvements and products, 
  216.         including adding graphics to CheckMate, providing routines to 
  217.         "port" CheckMate data to your favorite spreadsheets, and building 
  218.         a special "programming language" that will let you design custom-
  219.         ized reports from your data files.  (Special Note to Programmers:
  220.         We solicit your ideas and efforts.  If you see potential in an 
  221.         idea or product, we would be interested in hearing from you!)
  222.  
  223.              Make checks payable to Custom Technologies.  Florida resi-
  224.         dents please add 5% sales tax.  Send your registration and all 
  225.         other correspondence to:
  226.  
  227.                                Custom Technologies
  228.                                   PO Box 10096
  229.                              Panama City, FL  32404
  230.                                  (904) 763-5849
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.         CheckMate Introductory User's Guide                        4
  245.  
  246.  
  247.  
  248.         --  Other Products
  249.  
  250.              We also have released ChecKMate-GL, a fully functional, 
  251.         multiple-entry general ledger (accounting) package that 
  252.         integrates with CheckMate.  If you need a more detailed break-
  253.         down of your expenses and revenues, or if you run a business, 
  254.         then CheckMate-GL is for you.  
  255.  
  256.         -- CheckMate-GL Features:
  257.  
  258.              - Uses intuitive pull-down and pop-up menu system
  259.              - Fully implemeted "classical" general ledger system for 
  260.                both home and business use
  261.              - Integrates with CheckMate (tm) Personal Financial Software
  262.              - Supports up to 256 accounts simultaneously 
  263.              - Powerful search and filter routines available for all 
  264.                databases and reports
  265.              - Unique "Quick-Look" reports (including pre-posting)
  266.              - Flexible pre-defined reports with output flow control
  267.              - Unique and powerful "custom" report command language for 
  268.                the power user with automatic generation for the novice
  269.              - Fully editable journal entries allowing pen and ink 
  270.                corrections (no reverse entries!) prior to posting
  271.              - Allows 50 predefined journal transactions that can be        
  272.                called up at a keystroke 
  273.              - Pop-up chart of accounts for quick reference 
  274.              - Pop-up accountant's calculator with rolling tape
  275.              - Includes extensive, context sensitive on-line help
  276.  
  277.              You can order CheckMate-GL by sending $39.95 plus $3 
  278.         shipping and handling.
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.         CheckMate Introductory User's Guide                        5
  306.  
  307.  
  308.  
  309.         Things You Need to Know
  310.  
  311.  
  312.              This section discusses some of the "basics" of CheckMate's 
  313.         operation.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.         -- The Bottom Line
  318.  
  319.              As you run CheckMate, the bottom line of the screen summer-
  320.         izes the functions that are available to you.  It is always pre-
  321.         sent, and should speed your use of the program as you become fam-
  322.         iliar with its many capabilities.  Most of CheckMate's functions 
  323.         are activated by the PC's function keys.  The bottom line ident-
  324.         ifies the operation of these keys (and others).
  325.  
  326.  
  327.         -- The Pull-Down Menu System
  328.  
  329.              CheckMate uses the popular "pull-down" menu system as its 
  330.         primary user interface.  After your start CheckMate, you will see 
  331.         a row of five "choices" for you to choose from.  You may select 
  332.         any of the choices in one of two ways: first, by moving the high-
  333.         lighted bar to the item of your choice (using the left or right 
  334.         arrow keys) and then pressing "return" (which we will also refer 
  335.         to as <CR>),  or, by pressing the starting letter of your 
  336.         choosing.  Either method will instantly produce a secondary menu 
  337.         (with a bar that moves up and down instead of left to right).  
  338.         Select individual functions in the same manner.
  339.  
  340.  
  341.         -- The Help System
  342.  
  343.              As mentioned earlier, CheckMate includes built in on-line 
  344.         help.  Just press <F1> at any time while running CheckMate for 
  345.         instant help.  Some help screens have multiple pages, so use 
  346.         <PgDn> and <PgUp> to move through the message.  The help screens 
  347.         are contained in the file "CM.HLP" and this file must be present 
  348.         in the program file path at runtime. The program file path is set 
  349.         with CMINST.COM.
  350.  
  351.  
  352.         -- Date Formats
  353.  
  354.              One of the most annoying aspects of many programs is rigid 
  355.         data entry, especially DATES.  Our goal is to make life (comput-
  356.         ing, at least) a little bit easier, so we built a "free-format" 
  357.         date entry into CheckMate.  Whenever CheckMate calls for a date 
  358.         to be entered, you can key it in almost any fashion you choose.  
  359.         Dates like 7-12-84, 3/5/86, 12 Sept 82, and so forth are all 
  360.         valid.  So long as you include some delimiter between the month, 
  361.         the day, and the year CheckMate should figure out what you mean.  
  362.         A delimiter can be a space, a dash, a slash, or virtually any 
  363.         non-number or non-letter.  You can even leave all or part of the 
  364.  
  365.  
  366.         CheckMate Introductory User's Guide                        6
  367.  
  368.  
  369.  
  370.         date out, and CheckMate will use defaults (the DOS date).
  371.  
  372.  
  373.         -- Editing within CheckMate
  374.  
  375.              All data entry fields within CheckMate are fully "editable."
  376.         The following control-key combinations are defined within Check-
  377.         Mate:
  378.  
  379.              Control Key     Alternate Key               Function
  380.              -----------     -------------       -----------------------
  381.  
  382.              Control-D        right-arrow        move one character right
  383.              Control-S        left-arrow         move one character left
  384.              Control-F                           move one word right
  385.              Control-A                           move one word left
  386.  
  387.              Control-E        up-arrow           move up one field
  388.              Control-X        down-arrow         move down one field
  389.  
  390.              Control-G        DEL                delete character at cursor
  391.              Control-T                           delete word right
  392.              Control-K                           delete field right
  393.              Control-Y                           delete entire field
  394.              Control-H        BACKSPACE          delete character left
  395.  
  396.                               INS                toggle INSERT/OVERWRITE
  397.  
  398.              
  399.              Notice that the control sequences closely resemble those of 
  400.         MicroPro's WordStar (tm).  We chose these combinations because of 
  401.         WordStar's popularity.  For your convenience we have also imple-
  402.         mented the PC's standard editing keys as alternatives.
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.         CheckMate Introductory User's Guide                        7
  428.  
  429.  
  430.  
  431.         Installing CheckMate
  432.  
  433.  
  434.         -- Hardware Requirements
  435.              
  436.              CheckMate will run on an IBM PC/XT/AT/jr (or compatible) 
  437.         with at least 256K of memory and 1 DSDD floppy disk drive (2 
  438.         recommended).  It supports all IBM compatible displays including 
  439.         the EGA.
  440.  
  441.         -- File Paths
  442.  
  443.              You can specify the files paths for which CheckMate will 
  444.         look for its overlay and data files with CMINST.COM.  If you are 
  445.         using a hard disk, you can put CheckMate's program and overlay 
  446.         files in one directory and its data files in another.  If you 
  447.         include the program file path in a DOS "PATH", you can run 
  448.         CheckMate from any drive or directory.  If you are using a floppy 
  449.         disk system, you should put you data files on drive B and your 
  450.         program files on drive A.  (You can use CheckMate on a single 
  451.         drive system, but you will have limited space for data files.  
  452.         You should remove all unnecessary files from your working disk, 
  453.         like CMINST.COM and perhaps even CM.HLP).  If you are using 
  454.         floppies but have a good sized RAM disk, CheckMate's performance 
  455.         will increase significantly if you copy its program files to the 
  456.         RAM disk.
  457.              Run CMINST (make sure that CM.COM is in the default direct-
  458.         ory first) and set up your paths.  CMINST will first display the 
  459.         current default paths and then prompt you to enter new ones.  
  460.         In order to save disk space, CMINST is a simple program and does 
  461.         not include CheckMate's editing features.  Note that entering 
  462.         only a <CR> at the prompts will cause CMINST to clear the file 
  463.         paths (and CheckMate will use the default directories when run).  
  464.         Before you do run CheckMate, make sure that the paths you select-
  465.         ed are valid (you may need to create them).
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.         CheckMate Introductory User's Guide                        8
  489.  
  490.  
  491.  
  492.         Running CheckMate
  493.  
  494.  
  495.         -- Setting Up Accounts
  496.  
  497.              The first pull-down menu includes five functions associated 
  498.         with setting up and maintaining accounts.  They are described 
  499.         below.
  500.  
  501.              1)  Enter Accounts --
  502.                   Here is where you set up your accounts.  The first 
  503.                   field holds the full name of the account.  The next 
  504.                   field is for a shorter name that will appear on the 
  505.                   menu.  The account type can be either Checking or 
  506.                   Savings, with checking the default. (You will find that 
  507.                   virtually any type of account can fit in one of these 
  508.                   two general categories).  Enter your account number and 
  509.                   the opening balance.  If the account is checking, you 
  510.                   can enter the number of the next check that you will 
  511.                   write.  When you are satisfied with your entries, press 
  512.                   <F10> to save the account.  You can create up to eight 
  513.                   accounts.
  514.  
  515.              2)  Edit Account --
  516.                   You can modify account data with this function.  The 
  517.                   <F3> key will pop-up a menu with all your accounts 
  518.                   listed.  Choose the account you want to change and 
  519.                   proceed as you did when you created it.  Use <F10> to 
  520.                   save your changes.  If you modify the opening balance, 
  521.                   CheckMate will automatically update the entire data 
  522.                   file.
  523.  
  524.              3)  Delete Account --
  525.                   This is a drastic step.  The data and index files for 
  526.                   the account are gone forever.  Use the <F4> key to 
  527.                   delete.  For safety, you will be prompted to confirm 
  528.                   your intention.
  529.  
  530.              4)  Select Default Account --
  531.                   Use this function to select the account you wish to use 
  532.                   for transaction entry and for the reports.  Note that 
  533.                   the first account that you enter will automatically be 
  534.                   selected at start-up, so enter your most active account 
  535.                   first.
  536.  
  537.              5)  Rebuild Account Files --
  538.                   There are two reasons that you may want to use this 
  539.                   function.  The first one is to condense the data file 
  540.                   after a significant number of deletions (ie after 
  541.                   purging old transactions).  Deleted records will be 
  542.                   reused automatically, but you may want to use this 
  543.                   function anyway to make back-up files smaller.  Another 
  544.                   reason for using this function is to repair corrupted 
  545.                   files.  Abnormal shutdown (such as a power loss) can 
  546.                   cause files to be improperly closed.  Other problems 
  547.  
  548.  
  549.         CheckMate Introductory User's Guide                        9
  550.  
  551.  
  552.  
  553.                   can occur for a variety of reasons.  If your files seem 
  554.                   improper or CheckMate reports an error, try this 
  555.                   function.  It should fix most problems.  A <CR> will 
  556.                   start the process, <ESC> will abort the function.
  557.  
  558.  
  559.         -- Entering and Editing Transactions
  560.  
  561.              The next pull-down menu list the four functions associated 
  562.         with maintaining the transactions within the accounts.
  563.  
  564.              1)  Enter Transactions --
  565.                   When you select this function, you will immediately see 
  566.                   another menu asking for the type of transaction you 
  567.                   wish to make.  Select the type, and press <CR>.  The 
  568.                   screen that appears next is based on the type of 
  569.                   transaction that you are making and the type of account 
  570.                   you are using.  Fill in the blanks accordingly.  The 
  571.                   "Account Number" field is not for the account you are 
  572.                   using, but rather a reference for the transaction (such 
  573.                   as your VISA credit card number if you are writing a 
  574.                   check to VISA).  You can direct the check printer to 
  575.                   print this number anywhere on your check (more on this 
  576.                   later).  The "Tax Flag" is simply a boolean value you 
  577.                   can use to mark checks that are tax deductible.  
  578.                   "Printed" and "Cleared" are used by CheckMate and will 
  579.                   automatically be updated as appropriate.  You should 
  580.                   set the "Printed" field yourself if you are not going 
  581.                   to use your printer to print your checks or if you are 
  582.                   entering old transactions.  You can mix use of your 
  583.                   printer and writing by hand to your heart's desire 
  584.                   (Personally, I hate writing checks!).  The "Cleared" 
  585.                   field is to help reconcile your accounts.  Mark this 
  586.                   field ONLY if your the transaction already appears on 
  587.                   your  bank statement.  The "Expensed" flag in  used  to 
  588.                   indicate  whether  or  not  the  transaction  has  been 
  589.                   "merged"  into CheckMate-GL (our  full-fledged  general 
  590.                   ledger complement to CheckMate).
  591.  
  592.                   At any time while entering transactions, you can bring 
  593.                   up a menu of frequent transactions by pressing <F2>.  
  594.                   You set these frequent transactions up in the Set-Up 
  595.                   menu.  This is a powerful timesaver, and one that you 
  596.                   will really appreciate.
  597.  
  598.                   The <F3> key brings up the Transaction Type menu so 
  599.                   that you can change types (as you enter multiple 
  600.                   transactions).
  601.  
  602.                   The <F10> key will add the transaction.  If the trans-
  603.                   action is entered out of sequence, the transaction file 
  604.                   will be updated to reflect the change.  Transactions 
  605.                   are always stored chronologically.  For writing checks, 
  606.                   the check number is incremented after each transaction.  
  607.                   You can change the number and write them out of se-
  608.  
  609.  
  610.         CheckMate Introductory User's Guide                        10
  611.  
  612.  
  613.  
  614.                   quence, but keep a close eye on the check number since 
  615.                   CheckMate has no way of knowing what you are doing.
  616.  
  617.              2)  Editing Transactions
  618.                   One of CheckMate's most powerful features is your
  619.                   ability to edit any transaction quickly and without 
  620.                   reverse entries.  Selecting the Edit Transactions 
  621.                   function will take you to the last transaction that was 
  622.                   entered.  You can edit this transaction or move from 
  623.                   transaction to transaction with the <F7> and <F8> keys.  
  624.                   You can make changes to any field, and you can even           
  625.                   pop-up your frequent transactions menu just as you can 
  626.                   while entering transactions.  You save your changes to 
  627.                   disk with <F10> (CheckMate will prompt you first for 
  628.                   confirmation).  As always, CheckMate will update the 
  629.                   entire file to reflect the alterations.
  630.  
  631.                   To help you quickly find a particular transaction, we 
  632.                   have provided a robust "search" utility.  Press <F5> to 
  633.                   activate the search window.  Here you can specify 
  634.                   criteria that must match any transactions to be edited.  
  635.                   Of particular use is the EXACT MATCH versus the ANY 
  636.                   MATCH function.  With ANY MATCH you can look for key 
  637.                   words within any field.  For instance, you may enter 
  638.                   the word "gulf" in the Payto field and hit the <F6> 
  639.                   key.  You would match entries like "Gulf Power", "Gulf 
  640.                   Coast Community College", or "Dr. Gulfman."  CheckMate 
  641.                   looks for any occurance of the string "gulf" (regard-
  642.                   less of case).  You can use <F7> and <F8> to move 
  643.                   through the different transactions that match your 
  644.                   search  specifications.  
  645.  
  646.                   You can also specify the type of transactions to search 
  647.                   for using the <F3> key.  The default is "All Types."
  648.  
  649.                   SPECIAL NOTE:  Since CheckMate's files are keyed ISAM, 
  650.                   specifying the starting and ending dates can signifi-
  651.                   cantly increase search performance.  CheckMate main-
  652.                   tains an index file based on dates, and limiting your 
  653.                   search dates will decrease the file accesses that 
  654.                   CheckMate has to make.
  655.  
  656.              3)  Deleting Transactions -- 
  657.                   Select this function when you wish to remove individual 
  658.                   transactions.  This function is identical to Editing 
  659.                   Transactions.  When you want to delete an entry, simply 
  660.                   press <F4>.  CheckMate will prompt you for confirmation 
  661.                   before proceeding, and then it will update the 
  662.                   transaction file.
  663.  
  664.              4)  Purging Transactions --
  665.                   You will use this function to remove multiple trans-
  666.                   actions, probably as you close out a year and start a 
  667.                   new one.  If you want to keep a backup, do it before 
  668.                   you purge, as purged transactions CANNOT be recovered.            
  669.  
  670.  
  671.         CheckMate Introductory User's Guide                        11
  672.  
  673.  
  674.  
  675.                   You may want to rebuild your account files (as des-
  676.                   cribed above) to reclaim the released space.
  677.  
  678.  
  679.         -- Generating Reports
  680.  
  681.              The Reports menu has four options (for very different func-
  682.         tions).  They are described below, but first there are a few 
  683.         common features that should be discussed.
  684.              All of the reports may be printed in any of three "pitches", 
  685.         which are PICA, ELITE, or CONDENSED.  To use these pitches, your 
  686.         printer must be capable of supporting them.  You must enter the 
  687.         control codes to configure your printer in the Printer Setup 
  688.         function (discussed later).  You may specify a separate pitch for 
  689.         your checks and reports.
  690.              With the exception of printing the checks, you can choose 
  691.         from two different "types" for you reports.  The "Standard Type" 
  692.         is for 8.5x11 inch paper in a three ring binder. The alternate 
  693.         type is "Traveling SideKick."  (Traveling SideKick is a trademark 
  694.         of Borland International).  Selecting this option will generate 
  695.         reports in a style suited for inclusion in the Traveling SideKick 
  696.         binder.  Borland International has been a breath of fresh air to 
  697.         the microcomputing world, and many of their products served as 
  698.         inspiration for CheckMate.
  699.              Some of the reports offer a choice of format as well.  The 
  700.         short format gives a one line, quick glance at the data.  This is 
  701.         the default.  The long format gives a comprehensive view of all 
  702.         available data (and consumes much more paper!).
  703.              In addition to the above options, you may also specify where 
  704.         you wish the reports to go.  You may channel them to the printer 
  705.         (default), to a disk file, or to the screen.  If you specify a 
  706.         disk file, then you must enter a valid file name for the report 
  707.         to be written to.  If you choose the screen or the printer, then 
  708.         you may choose between continuous printing or have it pause be-
  709.         tween pages.  You may abort any report at any time by pressing 
  710.         the <ESC> key.
  711.              You may also supply an optional title to be printed at the 
  712.         top of your reports.
  713.  
  714.              1)  Transaction Register --
  715.                   Here is where you generate lists of all your trans-
  716.                   actions.  You may set any of the above options before 
  717.                   you start.  You may also "selectively" print trans-
  718.                   actions by invoking the same "search" window that was 
  719.                   described in the Editing Transactions function.  Only 
  720.                   the transactions that match your pattern will be print-
  721.                   ed.  Press <F5> to bring up the search window, and 
  722.                   either <F5> again to find exact matches, or <F6> for           
  723.                   the more powerful "any match" search.  The short report 
  724.                   format  will generate one line for each transaction, 
  725.                   while the long report includes all of the data.  At the 
  726.                   end of the transaction report, CheckMate will list 
  727.                   totals for the transactions printed.
  728.  
  729.              2)  Print Checks --
  730.  
  731.  
  732.         CheckMate Introductory User's Guide                        12
  733.  
  734.  
  735.  
  736.                   Now for the best part -- printing the checks.  With 
  737.                   CheckMate, you can let your printer write your checks 
  738.                   and you DO NOT have to buy expensive, computer form 
  739.                   checks (unless you want to).  Virtually any checks will 
  740.                   work, and almost any printer.  See the Check Setup 
  741.                   function in the Setup menu.  When you first invoke this 
  742.                   function, you will see a search window appear.  You 
  743.                   must specify the starting and stopping dates for print-
  744.                   ing.  The defaults are the beginning and end of the 
  745.                   file, and it could be slow if the computer always has 
  746.                   to start at the beginning to look for unprinted checks.  
  747.                   Pressing the <TAB> key in the search window will bring 
  748.                   up the DOS date.  Press <F5> after you have specified 
  749.                   the dates, and you will be ready to print.  If you are 
  750.                   using continuous form checks, you can print them all at 
  751.                   once.  If not, the computer will prompt you one at a 
  752.                   time.  As checks are printed, CheckMate will automatic-
  753.                   ally update the "Printed" field in the transaction.  
  754.                   The <F7> and <F8> keys will move you back and forth 
  755.                   through the available checks.  When all the checks are 
  756.                   printed, CheckMate will display a message and return to 
  757.                   the menu.
  758.  
  759.              3)  Reconcile Account --
  760.                   At the end of each month there is a day of reckoning.  
  761.                   Its here that CheckMate can really help.  When you 
  762.                   enter this function, press <F4> to start the reconcili-
  763.                   ation process.  CheckMate will prompt you, transaction 
  764.                   by transaction, for all entries that have cleared on 
  765.                   your current bank statement (you should have the state-
  766.                   ment in front of you).  When you have marked all of the 
  767.                   transactions, you generate the report with the <F10> 
  768.                   key.  (Remember to select your format and print options 
  769.                   first).  CheckMate will print a report listing all 
  770.                   remaining outstanding transactions, your actual bal-
  771.                   ance, your outstanding balance, and what your statement 
  772.                   balance should be.  If there are no mistakes, this fig-
  773.                   ure will match the one on your statement.  Most of the 
  774.                   time they will match perfectly.  If not, you can use 
  775.                   CheckMate's report and editing features to find and 
  776.                   correct the mishap.
  777.  
  778.              4)  Account Report --
  779.                   Use this function to print general reports of all de-
  780.                   fined accounts.  Again, you can select format, type and 
  781.                   print options before you proceed.  The long report for-
  782.                   mat generates a report similar to the one generated in 
  783.                   the Reconcile Accounts function.
  784.  
  785.  
  786.         -- Financial Calculator
  787.  
  788.              The Calc menu includes three popular functions that we be-
  789.         lieve you will find useful.  Although they have no bearing or 
  790.         effect on CheckMate's data files, they provide helpful informa-
  791.  
  792.  
  793.         CheckMate Introductory User's Guide                        13
  794.  
  795.  
  796.  
  797.         tion to assist you making financial decisions.  The functions are 
  798.         robust in that you can calculate any one variable by providing 
  799.         the others.  For instance, you can calculate the interest rate on 
  800.         a loan by providing the monthly payment, the amount borrowed, the 
  801.         length of the loan, and the number of payments per year.  Simple 
  802.         set the interest rate to zero and press <F4>.
  803.  
  804.              1)  Loans --
  805.                   Calculate loans based on APR (annual percentage rate).  
  806.                   This is the most popular and widely used method.  To 
  807.                   reemphasize, you may calculate ANY of the variables 
  808.                   that you wish, but you can set only ONE variable to 
  809.                   zero at a time.
  810.  
  811.              2)  Regular Deposits --
  812.                   These are savings accounts, IRAs, etc.  The method for 
  813.                   calculating interest varies from bank to bank, so these 
  814.                   values may be slightly different from the ones your 
  815.                   bank generates.
  816.  
  817.              3)  Compounding --
  818.                   This function is not widely used, but basically shows 
  819.                   how a fixed sum of money will grow if left unused.
  820.  
  821.  
  822.         -- Setup
  823.  
  824.              Perhaps CheckMate's strongest point is its flexibility.  The 
  825.         following paragraphs describe the how you can configure CheckMate 
  826.         to suit your particular needs.
  827.  
  828.              1)  File Directories --
  829.                   By selecting this function, you can view the file paths 
  830.                   that CheckMate searches while looking for its program 
  831.                   and data files.  For logistical reasons, we chose to 
  832.                   make manipulation of these paths available through a 
  833.                   separate installation program (CMINST.COM).  CheckMate 
  834.                   fully supports the DOS 2.0 (and above) directory struc-
  835.                   ture.
  836.              
  837.              2)  Edit PayTos --
  838.                   In this section you can pre-define checks that you 
  839.                   write often (such as monthly bills).  When first invok-
  840.                   ed, a menu appears.  This menu lists previously defined 
  841.                   PayTos.  Note that although only ten items are display-
  842.                   ed, there are FIFTY that are available.  The <PgDn> and 
  843.                   <PgUp> keys will scroll through the five available 
  844.                   pages.  You may select any one to edit (if you select a 
  845.                   blank entry, you are essentially adding a new PayTo).  
  846.                   You can enter as many fields as you like, and they will 
  847.                   be automatically inserted in your check when you select 
  848.                   the item off the menu while entering transactions.  
  849.                   This can be a tremendous timesaver.  The <F10> key will 
  850.                   save your changes to disk, while the <F4> key deletes 
  851.                   an entry.  SPECIAL NOTE:  On some items, the amount of 
  852.  
  853.  
  854.         CheckMate Introductory User's Guide                        14
  855.  
  856.  
  857.  
  858.                   the check will change from month to month (like your 
  859.                   power bill).  In these cases leave the amount blank, 
  860.                   and the cursor will automatically jump to it when you 
  861.                   select the item from the menu.
  862.  
  863.              3)  Edit Reasons --
  864.                   This function is identical to Editing PayTos except 
  865.                   that "Reasons" are used for deposits, withdrawals, 
  866.                   debits, and credits instead of checks.  You may, for 
  867.                   instance, make an entry for your paycheck or an automa-
  868.                   tic IRA deposit.
  869.  
  870.              4)  Printer Setup --
  871.                   The Printer Setup function allows you to select four 
  872.                   options and designate six printer control strings.  It 
  873.                   is important to note that any changes made here are 
  874.                   temporary unless you use <F10> to write the changes to 
  875.                   disk.  Saving the changes requires the presence of 
  876.                   CM.COM on the program file path, and you must not 
  877.                   change the name of the file!
  878.  
  879.                   The first option is for the type of printer that you 
  880.                   are using.  You have two choices (IBM or generic).  The 
  881.                   only place where this choice will make a difference is 
  882.                   in printing Traveling SideKick style reports.  If you 
  883.                   select IBM, the reports will use IBM block graphics for 
  884.                   borders.  The <F3> key brings up the menu.  (Traveling 
  885.                   SideKick is a trademark of Borland Int'l, IBM is a 
  886.                   trademark of International Business Machines).
  887.  
  888.                   The next option that you have is for the type of re-
  889.                   ports that you will print.  You may select the standard 
  890.                   style or the Traveling SideKick style (which is suit-
  891.                   able for inclusion in the Traveling SideKick binder).
  892.                   Pressing <F4> will pop-up the appropriate menu.
  893.  
  894.                   The third option sets the pitch for printing reports.  
  895.                   You have PICA (10 cpi), ELITE (12 cpi), or CONDENSED 
  896.                   (17 cpi).  To use this option you must specify the 
  897.                   appropriate control codes in the Printer Setup strings 
  898.                   (discussed below).  The <F5> key brings up a menu for 
  899.                   selecting the report pitch.
  900.  
  901.                   The last option allows you to specify the pitch that 
  902.                   you want your checks to be printed with.  This is 
  903.                   independent of the report pitch but just as above you 
  904.                   must specify correct printer control codes in the 
  905.                   Printer Setup strings.  Press <F6> for the menu.
  906.  
  907.                   The printer control codes can be found in your printer 
  908.                   manual.  You have six available strings that you can 
  909.                   enter.  The format for entry is
  910.  
  911.                             \<decimal code>\<decimal code>\....
  912.  
  913.  
  914.  
  915.         CheckMate Introductory User's Guide                        15
  916.  
  917.  
  918.  
  919.                   The back-slashes delimit the codes.  Below is an 
  920.                   example:          
  921.  
  922.                             \27\85
  923.  
  924.                   This string represents an <ESC> 'U'.  (That's an es-
  925.                   cape-capital-U).  This is a popular means of defining 
  926.                   printer codes.  CheckMate comes pre-installed for an 
  927.                   IBM graphics printer.
  928.  
  929.                   The Half-Line Feed String should advance the carriage 
  930.                   one half line.  This string must be supported and pre-
  931.                   sent if you want to use CheckMate to print your checks 
  932.                   (we have found this necessary to be able to effectively 
  933.                   print single feed checks).
  934.  
  935.                   The PICA, ELITE, and CONDENSED Pitch strings should 
  936.                   configure your printer to the correct pitch.  The 
  937.                   Printer Setup and Exit strings are optional and pro-
  938.                   vided for your convenience.
  939.  
  940.              5)  Check Setup --
  941.                   The Check Setup form allows 22 entries.  Each entry has 
  942.                   4 parts, a Line Number, a Variable Number, a Column 
  943.                   Number, and a Length.  The Line and Column Numbers 
  944.                   refer to the lines and columns on your checks.  You 
  945.                   will need to print out a template to determine these 
  946.                   locations.  Use the Print Template option on the SetUp 
  947.                   menu to print out your template.
  948.  
  949.                   The Variable Numbers are defined within CheckMate, and 
  950.                   their definitions are listed in appendix A.  In each 
  951.                   entry, enter the line number of the variable, the vari-
  952.                   able number, the column number, and the maximum length 
  953.                   that each variable can have.  Note that you have the 
  954.                   option of printing checks in several different pitches, 
  955.                   and that these values will differ with the different 
  956.                   pitches.  Also note that line numbers are in increments 
  957.                   of 1/2, so that the line numbers 1.5, 3.5, etc are 
  958.                   valid.  In fact, you will most probably need to define 
  959.                   some variables on the check on these half-line bound-
  960.                   ries, and you MUST define a valid half line feed string 
  961.                   if you intend to use the check printing feature of 
  962.                   CheckMate.  It is a good idea to experiment with some 
  963.                   blank sheets of paper until you are satisfied with your 
  964.                   check layout.
  965.  
  966.                   You also need to indicate whether you are using contin-
  967.                   uous form checks or not, and you must indicate the 
  968.                   length in lines of each check (regardless of whether or 
  969.                   not they are continuous).
  970.  
  971.                   The variable definitions are in Appendix A.  Note that 
  972.                   you may maintain a separate check definition for each 
  973.                   checking account that you have.  Pressing <F10> saves 
  974.  
  975.  
  976.         CheckMate Introductory User's Guide                        16
  977.  
  978.  
  979.  
  980.                   the definition to disk (in your account data file, NOT 
  981.                   in CM.COM!).
  982.  
  983.              6)  Print Template --
  984.                   Use this function to print a template on an 8.5x11      
  985.                   sheet of paper (or continuous paper).  You can then use 
  986.                   the template to help you define your checks.  The tem-
  987.                   plate will be printed out in the pitch that you select-
  988.                   ed to print your checks in, and you will insert your 
  989.                   checks into the printer in the same manner that you 
  990.                   inserted your template.
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.         CheckMate Introductory User's Guide                        17
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.         Final Thoughts --
  1042.  
  1043.              We sincerely hope that you find CheckMate to be work-saving, 
  1044.         friendly, and helpful.  Please pass it along to your friends.  
  1045.         Remember that you can help us improve CheckMate with your support 
  1046.         (by registering) and with your comments and ideas.  If you find 
  1047.         any bugs or need assistance, do not hesitate to write to us.  We 
  1048.         try to answer all our correspondence and are committed to making 
  1049.         CheckMate everything that it can and should be.  Happy computing!
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.         CheckMate Introductory User's Guide                        18
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.         Appendix A -- CheckMate Variable Definitions:
  1103.  
  1104.  
  1105.         Variable #     Variable          Format             Example
  1106.  
  1107.              0           Date         MMM DD, YYYY        May  4, 1986                          
  1108.              1           Date         MMM DD              May  4
  1109.              2           Date         YYYY                1986
  1110.              3           Date         MMM                 May
  1111.              4           Date         DD                  04
  1112.              5           Date         YY                  86
  1113.              6           Date         MM                  05
  1114.              7           Date         MM/DD/YY            05/04/86
  1115.              8           Date         MM/DD               05/04
  1116.  
  1117.              20          Amount       DD,DDD,DDD.CC       1,184,877.76
  1118.              21          Amount       DDDDDDDD.CC         1184877.76
  1119.              22          Amount       DD,DDD,DDD          1,184,877
  1120.              23          Amount       DDDDDDDD            1184877
  1121.              24          Amount       CC                  76
  1122.              25          Amount       .CC                 .76
  1123.  
  1124.              40          Balance      DD,DDD,DDD.CC       1,184,877.76
  1125.              41          Balance      DDDDDDDD.CC         1184877.76
  1126.              42          Balance      DD,DDD,DDD          1,184,877
  1127.              43          Balance      DDDDDDDD            1184877
  1128.              44          Balance      CC                  76
  1129.              45          Balance      .CC                 .76
  1130.  
  1131.              60          Amount String  (spelled out amount)
  1132.              65          PayTo
  1133.              66          For 
  1134.              67          Account Number (to be printed on check)
  1135.              68          Comments
  1136.                  
  1137.              80          Tax Flag     'Tax Ded'         
  1138.  
  1139.              90          Check Number  NNNNNNNN           1546     
  1140.  
  1141.             100          '.'
  1142.             101          ','
  1143.             102          '$'
  1144.             103          '('
  1145.             104          ')'
  1146.             105          '*'
  1147.             106          '-'
  1148.             107          '+'
  1149.           
  1150.  
  1151.          
  1152.            
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.         CheckMate Introductory User's Guide                        19
  1160.  
  1161.