home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Frozen Fish 2: PC / frozenfish_august_1995.bin / bbs / d02xx / d0273.lha / PennyWise / PWDocs / Manual < prev    next >
Text File  |  1989-11-06  |  36KB  |  1,513 lines

  1. Fx1
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                            TABLE OF CONTENTS
  20.  
  21.  
  22.           INTRODUCTION                            2
  23.           INSTALLATION                            3
  24.           LOADING PENNYWISE                       5
  25.           OPENING NEW & EXISTING FILES            6
  26.           USING THE MENUS & GADGETS               7
  27.           ENTERING, EDITING & SAVING DATA         10
  28.           DEFINING THE ACCOUNT                    11
  29.           PAYEES & PAYERS                         12
  30.           TRANSACTION TYPES                       13
  31.           COST CENTRES                            14
  32.           TRANSACTIONS                            15
  33.           SELECTING TRANSACTIONS                  16
  34.           RECONCILIATION                          17
  35.           GENERATING REPORTS                      18
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.             2
  79.  
  80.                          PENNYWISE USER MANUAL
  81.  
  82.  
  83.                                   (1)
  84.                                    INTRODUCTION
  85.  
  86. Pennywise is  a small  'Cashbook' program for the AMIGA. Use it to keep
  87. track of the financial transactions of a cheque, bank, business or similar
  88. account. Benefits of using a computer based 'Cashbook' are proportional
  89. to the quality and quantity of the data entry. For exam-ple, if you only
  90. have one or two transactions a week, benefits from using 'PennyWise' will
  91. most certainly be few. Conversely, if you have many entries  each week,
  92. the rewards  will be  great as  will the time you'll save around  July/
  93. August each year. (I feel one of the great strengths of Pennywise is its
  94. Report Generator).
  95.  
  96. Pennywise's  intended audience is the self-employed tradesman or perhaps
  97. those of you with more than one source of income.  None of  the demands
  98. a larger,  more flexible  double entry  accounts system  might make are
  99. evident. Throughout Pennywise takes advantage of  the Amiga's Intuition
  100. interface to make life easy at the data entry stage. There are no 'codes'
  101. or ID numbers to remember and typing is kept to a minimum.
  102.  
  103. However, you do need to be  familiar  with  your  Amiga.  Know  how the
  104. mouse interacts  with menus  & gadgets.  Know the  left button from the
  105. right. You Amiga Manuals will help here.
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.                                                                                          3
  150.  
  151.  
  152.                                   (2)
  153.                         PENNYWISE INSTALLATION
  154.  
  155.  
  156.       *** IMPORTANT - READ FOOTNOTE ABOUT THE t: DIRECTORY *****
  157.  
  158.  
  159.  
  160. First, if you are serious about using PENNYWISE,  make a  backup of the
  161. distribution disk. 
  162.  
  163. PENNYWISE allows  you to  maintain your  data in  any directory, by any
  164. file name. This simplifies installation somewhat. If you are using 
  165.  
  166. STANDARD  AMIGA  DISK  DRIVES,   the  disk   containing  PENNYWISE  and
  167. the HELP  directory must  be named  'PENNYWISE'. Failing that, you must
  168. ASSIGN  (from  the  CLI)  'PENNYWISE:'  to  the  disk  where  the  HELP
  169. directory resides. Otherwise PENNYWISE will not find the HELP files!
  170.  
  171. HARD  DISK  OWNERS  should  create  a directory of a suitable name, and
  172. place 'PENNYWISE' and the HELP directory  in it.  You must  then ASSIGN
  173. 'PENNYWISE:' to that directory! 
  174.  
  175. Assuming you  have created  a directory  called 'PW' on your HARD DRIVE
  176. 'DH0:' for this purpose, the best place to make the assignment is in the
  177. Startup-sequence. Somewhere  after the  hard-disk is  MOUNTED place the
  178. following in the startup-sequence text file:
  179.  
  180.                        ASSIGN PENNYWISE: DH0:PW
  181.  
  182. -----------------------------------------------------------------
  183.  
  184. GAINING MAXIMUM PERFORMANCE (SPEED):
  185.  
  186.      MICRO FLOPPY DISK USERS  are advised  to increase  the buffer size
  187.      of the  drive where the PENNYWISE data will be maintained. I found
  188.      that a buffer size of 40 works well.
  189.  
  190.      Once again, the startup sequence is the best place to do this. If the
  191.      data disk is kept in DF1: you should add
  192.  
  193.                           ADDBUFFERS DF1: 40
  194.  
  195.      to the startup-sequence.
  196.  
  197. Alternatively, and  only if  you have  a MEGABYTE or more of memory and
  198. Workbench 1.3, you might consider   installing 'RAD:'  and keeping your
  199. data directory in it.(don't forget to copy the data back to disk before
  200. switching the computer off)
  201.  
  202. HARD DRIVE USERS will be able  to take  advantage of  a special version
  203. of PENNYWISE  (only available to shareware subscribers) which maintains
  204. its index files on  disk.This approach  is impractical  (too slow) with
  205. FLOPPYS. 
  206.  
  207.  
  208.  
  209.                           THE DATA DIRECTORY
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.             4
  221.  
  222. You should also prepare a directory in which you will keep the Pennywise
  223. data files. If you are using floppy disk drives only you might consider
  224. formatting a new disk for the data files. 
  225.  
  226. Then (and this applies to Hard disk users as well) duplicate the 'Empty'
  227. drawer on your workbench.  Rename  the  'Copy  Of  Empty'  to something
  228. reflecting the  name of  your Pennywise  Data Files.  Finally, drag the
  229. renamed directory to the data disk or to some convenient  place on your
  230. hard-disk.
  231.  
  232.  
  233.                       THE T: Directory Assignment
  234.  
  235. The Report Generator in PW needs the assignment to a directory t: 
  236. for its  temporary files.  Check your  workbench STARTUP-SEQUENCE for a
  237. statement like:
  238.  
  239.                            ASSIGN T: SYS:T 
  240.  
  241. If it is not there you must ensure a suitable assignment is made. I like to
  242.  
  243.  
  244. ASSIGN T: RAM:
  245.  
  246. although the  choice is largely yours. If you don't understand all this
  247. STARTUP-SEQUENCE stuff, make the effort! 
  248.  
  249. A good starting point would be MEGADISK or the AMIGADOS manual.
  250.  
  251. However, here are the steps to  satisfy  PENNYWISE's  hunger  for  a T:
  252. assignment.
  253.  
  254. You need  a text  editor or word-processor than can output simple text-
  255. -files.
  256.  
  257. 1)   Load & run the Text editor:
  258.  
  259. 2)   Activate the Text editors 'OPEN' or 'LOAD' option.
  260.  
  261. 3)   The file to load is 'S:STARTUP-SEQUENCE'
  262.  
  263. 4)   If all is well you'll be looking at the startup-sequence instructions.
  264.  
  265. 5)   To through  the instructions  and look  for ASSIGN  T: xxxxx where
  266.      'xxxxx' might be 'DF0:t' or 'SYS:T'
  267.  
  268. 6)   If the  ASSIGN T:  does not  exist somewhere  within the text (and
  269.      before the 'ENDCLI' that appears at  the end  of the  startup seq-
  270.      uence') enter a new line
  271.  
  272.                              ASSIGN T: RAM:
  273.  
  274. 7)   Now re-save "s:STARTUP-SEQUENCE"
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.                                                                                          5
  292.  
  293.                                   (3)
  294.                           STARTING PENNYWISE
  295.  
  296. Once you  have made  a back  up of  the distribution disk and installed
  297. Pennywise, you will want to start the program. Pennywise is started from
  298. the Amiga  Workbench. Find  the Pennywise  Icon, move the mouse pointer
  299. over it and Double Click the left mouse button. Pennywise should load.
  300.  
  301. Pennywise  uses  its  own  SCREEN.SS1TFx1  The  initial  welcome  message  is
  302. cancelled by moving the mouse pointer over the message and clicking the
  303. left mouse button. 
  304.  
  305. The welcome message is followed by a requester  inviting you  to either
  306. lookup the HELP files or open a 'Pennywise' data file. 
  307.  
  308. At this  time you  may care  to select the 'Help' option. A large, blue
  309. requester appears in the middle of the window. Within it  are displayed
  310. the topics  covered. Select  a topic by moving the Mouse cursor over it
  311. and clicking the left button.
  312.  
  313.       'Help' files are displayed in a simple text-reader. There are two
  314. gadgets at the bottom of the text-reader to  move around  a 'Help' file
  315. that is  larger than  the window  can accommodate- Previous Page & Next
  316. Page. Select and click whichever is appropriate to advance or reverse the
  317. text display.
  318.  
  319.  You can  exit the  'Help' file  by selecting  the 'QUIT' gadget at the
  320. bottom of the window or the 'Close Window' button at the top left.
  321.  
  322. This takes you back  to the  'HELP' requester.  You can  select another
  323. topic or 'Back to Pennywise'!
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345. -1                        -0
  346.  
  347.              SS1TFx1      To  switch  from  the  Pennywise  screen to the Workbench
  348.                     screen press the LEFT AMIGA KEY  and 'N'.  Conversely the
  349.                     LEFT  AMIGA  KEY  and  'M'  returns  you to the Pennywise
  350.                     Screen.P
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.             6
  363.  
  364. P                                  (4)
  365.                        OPENING A PENNYWISE FILE
  366.  
  367. Pennywise gives you total  flexibility of  where you  keep and  how you
  368. name your data files.  However, the selection process for creating a new
  369. file or 'opening' an existing is very similar. A file selection requester
  370. appears:
  371.  
  372.                           THE FILE REQUESTER:
  373.  
  374.  
  375. The FILE REQUESTER is like most found in AMIGA programs.
  376.  
  377. It recognises  the devices available on your AMIGA, which are described
  378. as gadgets on the right of the requester.
  379.  
  380. Use the slider to move through the list.
  381.  
  382. Directories are in red. Click a directory to see inside it.
  383.  
  384. Click 'PARENT' to go back to the previous directory.
  385.  
  386. Once you have clicked  the file  you want,  select &  click [LOAD]. (or
  387. [SAVE])
  388.  
  389.  
  390.                To create a NEW Pennywise Cashbook file:
  391.  
  392. From the  file requester select the Disk Drive/ Device and/or directory
  393. where you want to  keep the  new files.  You do  this by  selecting and
  394. clicking  the  DEVICE  GADGETS  at  the  right  of  the  requester. The
  395. directory is then read and displayed. Having selected the path, TYPE in
  396. the proposed  name of  your file in the  'FILE' gadget at the bottom of
  397. the requester. Select & Click LOAD.
  398.  
  399. If the file does not exist,you'll be asked to confirm that the 
  400. file be created. Note that Pennywise creates some additional file with 
  401. the extension 'PWx". 
  402.  
  403. Selecting an existing file is much the same, except that you select the
  404. file name from the requester, rather than having to type it in. At this
  405. time the onus is on you to select a valid file, or Pennywise exits.
  406.  
  407. Once a file has been correctly selected or initiated, it will take a few
  408. seconds to load the indexes to the data. 
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.                                                                                          7
  434.  
  435.                                   (5)
  436.                         Moving Around Pennywise
  437.  
  438.                        USING THE TITLE BAR MENUS
  439.  
  440. As  with  most  other  AMIGA  programs, moving the mouse pointer to the
  441. windows title bar and  holding down  the RIGHT  MOUSE BUTTON  reveals a
  442. list or  strip of  'MENUS'. By  further mouse  movement the contents of
  443. each menu can be revealed and selected with  the left  mouse button. If
  444. you are unfamiliar with this process please refer to your AMIGA's manual
  445. which explains the process at some length.
  446.  
  447. PENNYWISE has four such menus:
  448.  
  449. THE PROJECT MENU options:
  450.  
  451.      NEW..... To Create a NEW Pennywise File
  452.           (* NOTE: The Subscriber version will create new files
  453.                based on an old file's definition *)
  454.      OPEN.... To open another (existing) PENNYWISE Data File
  455.      CLOSE... Same as QUIT.. Closes all files and exits PENNYWISE
  456.      PRINT... For future expansion
  457.      ABOUT... About me, CVT and everything!
  458.      HELP.... That's how you got here!
  459.      QUIT...  Same as CLOSE
  460.  
  461.  
  462. THE EDIT MENU
  463.  
  464.      EDIT...   Edit/ change something in the current record item. 
  465.                The cursor should appear in the first field to be 
  466.                edited. If it doesn't, select the place to edit 
  467.                with the MOUSE 
  468.  
  469.      FIND...   Brings up the SCAN LIST or TRANSACTION SELECTION 
  470.                window (whichever is appropriate)  so you  can select or
  471.                find a particular item.
  472.  
  473.      DELETE..  Allows you to delete an item. Note that debits and credits
  474.                applying to the item you want to delete  must be  set at
  475.                zero.  YOU   CANNOT  DELETE   AN  ITEM   THAT  HAS  SOME
  476.                COSTING ATTACHED TO IT!
  477.  
  478.      NEW...    Clears the current item from the  window and  allows you
  479.                enter a brand-new one!
  480.  
  481.      SAVE NOW!.     Exactly that... saves the current record. A 
  482.                     requester  appears  asking  you to confirm the save
  483.                     action.
  484.                     NOTE:   ONLY   WORKS    IF    THE    RECORD   NEEDS
  485.                     SAVING!
  486.  
  487.                PENNYWISE is careful about unsaved records. It always
  488.                gives you a reminder if a record needs saving
  489.  
  490.  
  491.      UNDO!...  Ahem!!! I'm still working on this, but ideally it 
  492.                restores the status quo if you've botched the current 
  493.                entry!
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.             8
  505.  
  506.  
  507. THE SPECIAL MENU
  508.  
  509.      SELECT TRANSACTION
  510.      ACCOUNT DETAILS
  511.      PAYEE/ PAYER DETAILS
  512.      COSTING CENTRES
  513.      TRANSACTION TYPES
  514.      TRANSACTIONS
  515.           (* Selects the appropriate window and mode *)
  516.  
  517.      SHOW NON-RECONCILED... 
  518.                Toggles the highlighting of transactions     in      the
  519.                transaction selection window that have not had the 'REC-
  520.                ONCILED' date entered.
  521.  
  522.      VALIDATE ALL... 
  523.                If you have doubts about the calculated results. 
  524.                Recalculates all transactions afresh. Might 
  525.                take a while!
  526.  
  527.      REPORT OPTIONS... 
  528.                Takes   you   to   the   PENNYWISE   REPORT    GENERATOR
  529.                WINDOW
  530.  
  531.  
  532.  
  533. PREFERENCES MENU
  534.  
  535.      DISPLAY TRANSACTIONS BY
  536.                     DATE (of entry)
  537.                     NUMBER (of cheque etc)
  538.                     TYPE   (Transaction Type)
  539.                     NAME (Payees/ Payer name)
  540.  
  541.           Determines how transactions are sorted and displayed in 
  542.           the TRANSACTION SELECTION window
  543.  
  544. (*----------------------------------------------------------------*)
  545.  
  546.  
  547. Those menu options that have a letter or number highlighted at the right
  548. may be  selected by  pressing the RIGHT AMIGA KEY and the specified key
  549. at the same time.
  550.  
  551. For example  [RIGHT AMIGA]  and [N]  will put  you into  NEW ENTRY mode
  552. [RIGHT AMIGA] and [S] will save the record.
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.                                                                                          9
  576.  
  577.  
  578.                                   (6)
  579.                          The Pennywise Gadgets
  580.  
  581.  
  582.  
  583. PENNYWISE  uses  INTUITION,  the  AMIGA's  powerful  and  friendly user
  584. interface.
  585.  
  586. All screens have 'gadgets' that are selected with the MOUSE pointer and
  587. (usually) clicking the left mouse button. 
  588.  
  589. There are  three types  of gadgets,  one that you select with the mouse
  590. pointer and left button to set a certain condition. For example, in
  591. the Transaction Types window there is a gadget which indicates that
  592. the transaction type is a DEBIT TRANSACTION. Selecting it will  make it
  593. indicate that it is a CREDIT TRANSACTION. Selecting it once more
  594. resets it to CREDIT.
  595.  
  596. The second gadget is the 'STRING' gadget... the one you enter data into.
  597.  
  598. The STRING gadget appears as a 'box' either empty or perhaps displaying
  599. some text. Select a position within the box an click. A cursor appears.
  600. Enter some (appropriate) data. Notice that the cursor is confined to the
  601. box. When  done, press  [RETURN]. In  PENNYWISE, if  the current window
  602. has a  subsequent STRING  gadget the  cursor moves to it automatically.
  603. Clicking the mouse somewhere  else  in  the  window  moves  removes the
  604. cursor from the string gadget. 
  605.  
  606. Incidentally, RIGHT AMIGA & [X] clears an active string gadget, RIGHT
  607. AMIGA & Q restores its previous values.
  608.  
  609.  
  610. Finally, there  is the  PROPORTIONAL GADGET.  It consists of a vertical
  611. box enclosing a 'KNOB' which can  be  moved  with  mouse  pointer while
  612. holding down the left button. As the 'KNOB' is moved and released, data
  613. in the window is adjusted  accordingly.  A  good  example  is  the TRA-
  614. NSACTION  SELECTION  WINDOW.  When  there  are  more  transactions than
  615. the window can display the 'KNOB' represents the proportion of the total
  616. you are seeing. Move the knob to move up or down the transaction list.
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.             10
  647.  
  648.                                   (7)
  649.  
  650.              ENTERING NEW DATA, EDITING DATA & SAVING DATA
  651.  
  652. The procedure  for entering  data into  Pennywise records is consistent
  653. throughout:
  654.  
  655.  
  656. RIGHT AMIGA & the 'N' KEY  creates  a  new  record.  As  each  field is
  657. entered, the cursor jumps to the next input field. When you have entered
  658. the data for the record select 'SAVE NOW' from the EDIT Menu,  or press
  659. [RIGHT AMIGA]  & [S].  A requester  pops up  asking you  to confirm the
  660. save. If you don't won't to see the requester, click the [SAVE] gadget at
  661. the bottom of the window.
  662.  
  663. If you  make a mistake during entry, don't worry. You can edit an entry
  664. anytime either by selecting the field to be edited with the mouse or by
  665. selecting  the  EDIT  ENTRY  option  from  the EDIT MENU. In the latter
  666. case the cursor appears in the first field of the window.
  667.  
  668. Should no records exists Pennywise will tell you and prompt you to enter
  669. one. 
  670.  
  671. Finally, there is actually no need to explicitly call the SAVE function as
  672. Pennywise will prompt you if a new or altered record needs saving.
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.                                                                                         11
  718.  
  719.  
  720.  
  721.                                   (8)
  722.                           THE ACCOUNTS WINDOW
  723.  
  724.  
  725.  
  726. Use this window to describe your business and the account details. Note
  727. that the  General Distribution  Version of  PW only  supports one file/
  728. account at a time. A summary of current activity period is displayed at
  729. the bottom  right. The  'current activity' would be the fiscal year, or
  730. perhaps a financial quarter.
  731.  
  732. POINTS TO NOTE:
  733.  
  734.      AMOUNT   BROUGHT    FORWARD    IS    A    SUM    BROUGHT   FORWARD
  735.      FROM A PREVIOUS PERIOD.
  736.  
  737. It is not considered in the results of other windows which are calculated
  738. for the current year. I feel this makes sense  since one  would usually
  739. only want  to know the results for the current year.
  740.  
  741. TIP:      If you think that the calculations shown are incorrect select
  742.           "VALIDATE" from the SPECIAL MENU.
  743.  
  744.           This option searches all  transactions and  re-calculates the
  745.           various categories of cost allocation centres.
  746.  
  747.  
  748. In the  top part of the Account you would describe the account holder's
  749. details. In the bottom part go the details of the financial institution
  750. administering the account. A separate 'box' at the bottom right, common
  751. to most windows in  Pennywise, displays  the current  results- credits,
  752. debits &  balance. Note the Account Window considers any figure entered
  753. in the 'AMOUNT BROUGHT FORWARD' field in its calculations.
  754.  
  755. Data in the Account Window may  be  re-edited  at  any  time  after the
  756. initial entry.
  757.  
  758. NOTE:
  759.           There is only one account record for any given Pennywise file.
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.             12
  789.  
  790.                                   (9)
  791.                             PAYEES & PAYERS WINDOW
  792.  
  793.  
  794. PENNYWISE encourages  you to  build up  a 'mailing  list' of payees and
  795. payers. Names & addresses are entered into this window. They  also play
  796. an important role when you enter a transaction. Instead of having to type
  797. the name of the payee/ payer into the  Transaction details  you will be
  798. selecting names  from a  'SCAN-LIST'. The  trade off is that the payee/
  799. payer's name must first be entered in this window and 'saved' to the data
  800. base.
  801.  
  802. Enter new and edit existing records as described in (7). 
  803.  
  804. You can find a Payee/ Payer by selecting the [?] gadget at the bottom of
  805. the window, pressing [RIGHT AMIGA] &  [F]  or  by  selecting  FIND from
  806. the EDIT menu.
  807.  
  808. Other gadgets at the bottom of the screen allow you to move to the first
  809. payee/ payer [<<], the previous payee [<], the next payee [>] and the last
  810. payee [>>]. The payee list is, of course, sorted alphabetically.
  811.  
  812. Finally, the debits, credits and results of the current record are displayed
  813. at the bottom right of the window.
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819. NOTE
  820.  
  821.           Future versions  of  PW  will  support  MAILING  LABELS, Mail
  822.           Merging etc. so it's wise to enter as much information as you
  823.           can about each payee/ payer.
  824.  
  825.  
  826. HINT:
  827.           At some time you  will probably  enter a  new transaction and
  828.           then  realise  that  you  have  not  entered the payee/ payer
  829.           details. I suggest that you enter one payee/  payer record as
  830.           'CASH' or  perhaps 'MISCELLANEOUS'. Later, after entering the
  831.           new payee/ payer details, you can re-edit the  transaction. I
  832.           hope to address this problem in future versions of Pennywise.
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.                                                                                         13
  860.  
  861.                                  (10)
  862.                          THE TRANSACTION TYPES WINDOW
  863.  
  864. TRANSACTION  TYPES  describe  the  kinds  of  transactions your account
  865. will deal with. For example:
  866.  
  867.           Cheque, Cash Purchase,  Cash  Receipt,  F.D.T.,  Interest, S-
  868.           tatutory Fees are some types of transactions.
  869.  
  870.  
  871. As with  the Payee/  Payers, you  build up a list of Transaction Types.
  872. Later, when entering transactions you will be selecting the transaction
  873. type  from a 'SCAN-LIST'. 
  874.  
  875. Enter new and edit existing records as described in (7). 
  876.  
  877.                    DEBIT & CREDIT TRANSACTION TYPES.
  878.  
  879. There isn't  much to  enter, just the transaction type name and a note.
  880. You must also tell  Pennywise  whether  the  Transaction  Type  will be
  881. 'DEBIT' or  'CREDIT'. Do  so by  selecting and  clicking the Gadgets at
  882. gadget at the Left of the data entry box. It will toggle  from DEBIT to
  883. CREDIT and back each time it's selected.
  884.  
  885.                             AUTO NUMBERING
  886.  
  887. Some transaction  types, such  as cheques,  will have  numbers. Tell P-
  888. ennywise by selecting the  NUMBERING gadget  at the  right of  the data
  889. entry  box.   It  will  toggle  between  AUTO  NUMBERING  ON  and  AUTO
  890. NUMBERING OFF whenever selected. If you  want, you  can also  enter the
  891. next number for this transaction type.
  892.  
  893.  
  894. You can find a transaction type by selecting the [?] gadget at the bottom
  895. of the window, pressing [RIGHT AMIGA] & [F]  or by  selecting FIND from
  896. the EDIT menu.
  897.  
  898. Other gadgets at the bottom of the screen allow you to move to the first
  899. transaction type [<<], the previous transaction  type [<],  the next t-
  900. ransaction type  [>] and the last transaction type [>>]. The transaction
  901. type  list is sorted alphabetically.
  902.  
  903. Finally, the debits or  credits and results  of the  current record are
  904. displayed at the bottom right of the window.
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909. HINT:
  910.           At some  time you  will probably  enter a new transaction and
  911.           then realise that you have not  entered the  Transaction Type
  912.           details.  I  suggest  that  you  enter  two  transaction type
  913.           records:
  914.  
  915.  
  916.                    A DEBIT ONE Called CASH PURCHASE
  917.                      A CREDIT ONE called CASH RECEIPT
  918.  
  919.  
  920.           Later, after entering the new payee/ payer details, you can re-
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.             14
  931.  
  932.           edit the transaction. 
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.                                                                                         15
  1002.  
  1003.  
  1004.                                  (11)
  1005.                             THE COST CENTRE WINDOW
  1006.  
  1007. Cost Centres are sometimes called cost control centres. They allow you to
  1008. categorise income and expenditure. For example:
  1009.  
  1010.           Rent, Telephone,  Office Consumables,  Computer Software, Car
  1011.           Costs, Building Maintenance, Advertising
  1012.           are just some examples
  1013.  
  1014.  
  1015. As with  the Payee/ Payers, you build up a list of Cost Centres. Later,
  1016. when entering transactions you will be selecting the cost centre  from a
  1017. 'SCAN-LIST'. 
  1018.  
  1019. Enter new and edit existing records as described in (7). 
  1020.  
  1021.  
  1022. There isn't much to enter, just the cost centre name and a note. 
  1023.  
  1024. You can find a cost centre by selecting the [?] gadget at the bottom of
  1025. the window, pressing [RIGHT AMIGA] &  [F]  or  by  selecting  FIND from
  1026. the EDIT menu.
  1027.  
  1028. Other gadgets at the bottom of the screen allow you to move to the first
  1029. Cost Centre [<<], the previous Cost Centre [<], the next Cost Centre  [>]
  1030. and the  last Cost  Centre [>>].  The Cost  Centre  list is sorted alp-
  1031. habetically.
  1032.  
  1033. Finally, the debits or  credits and results  of the  current record are
  1034. displayed at the bottom right of the window.
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039. HINT:
  1040.           At some  time you  will probably  enter a new transaction and
  1041.           then realise that you have not entered the Cost Centre details.
  1042.           I suggest  that you  enter a Cost Centre  record called PETTY
  1043.           CASH,   CASH,   or   perhaps   MISCELLANEOUS.   Later,  after
  1044.           entering the  new payee/  payer details,  you can re-edit the
  1045.           transaction. 
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.             16
  1073.  
  1074.                                  (12)
  1075.  
  1076.                        TRANSACTION ENTRY WINDOW:
  1077.  
  1078. If you have a well defined list of Payees, Transaction  types, and cost
  1079. centres defined, entering a new transaction is very simple:
  1080.  
  1081. 1)   Tell  Pennywise  that  you  want  to enter a new transaction. (See
  1082.      section (7)).
  1083.  
  1084. NOTE:     The following to not have to be in any order. 
  1085.  
  1086.      a)   Click the large Transaction Type gadget in the  middle of the
  1087.           data  entry  box.  The  SCAN LIST requester appears. Find and
  1088.           select the Type Of Transaction required. (see section (6))
  1089.  
  1090.           Pennywise will flag if this is a DEBIT or CREDIT transaction.
  1091.  
  1092.           Pennywise will insert a NUMBER  into  the  FIELD  at  the TOP
  1093.           RIGHT  if  the  AUTO  NUMBER  function  has  been  set in the
  1094.           transaction type. If the number is incorrect you can change it. 
  1095.  
  1096.      b)   Click the large Payee/ Payer gadget in the middle of the data
  1097.           entry box.  The SCAN  LIST requester appears. Find and select
  1098.           the name required. (see section (6))
  1099.  
  1100.      c)   Click the large Cost Centre gadget in the middle of  the data
  1101.           entry box.  The SCAN  LIST requester appears. Find and select
  1102.           the cost centre required. (see section (6))
  1103.  
  1104.      d)   Select the Transaction Date  field if  the default  date (the
  1105.           current system date) is incorrect.
  1106.  
  1107.      e)   You may  enter a  note in the Description field to detail the
  1108.           transaction.
  1109.  
  1110.      f)   Only confirm the reconciliation date (defaults to the current
  1111.           system date) if necessary. (see chapter (14) on reconciliation)
  1112.  
  1113. Finally save the transaction record.
  1114.  
  1115. Note transactions can be edited at any time.
  1116.  
  1117. You can find a transaction by selecting the [?] gadget at the bottom of
  1118. the window, pressing [RIGHT AMIGA] &  [F]  or  by  selecting  FIND from
  1119. the EDIT menu (see (13)).
  1120.  
  1121. Other gadgets at the bottom of the screen allow you to move to the first
  1122. Transaction [<<], the previous Transaction [<], the next Transaction  [>]
  1123. and the last Transaction [>>]. Transaction order is determined by the sort
  1124. order selected  from  the  Preferences  menu:  Date  (default), number,
  1125. Transaction Type, or Payee/ Payer Name.
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.                                                                                         17
  1144.  
  1145.                                  (13)
  1146.  
  1147.                      TRANSACTION SELECTION WINDOW
  1148.  
  1149. This windows displays the list of current transactions. The order in which
  1150. they are is displayed  is determined  by the  'DISPLAY TRANSACTIONS BY'
  1151. in the  PREFERENCES MENU.
  1152.  
  1153. Use the SLIDER at the right of the screen to 'scan' the transactions.
  1154.  
  1155. Moving the mouse pointer to the top of the screen and clicking the left
  1156. button moves the first item to the top of the screen.
  1157.  
  1158. Similarly, clicking at the bottom will move the last transaction
  1159. to the top of the screen.
  1160.  
  1161. If you move the mouse over a transaction and click the left mouse button
  1162. that  transactions  becomes  the  current  one,  and you move to the t-
  1163. ransaction entry window.
  1164.  
  1165. If you want to create a new transaction,  the usual  RIGHT AMIGA/  N or
  1166. NEW  ENTRY  in  the  EDIT  MENU  will  bring  up  a  new  entry  in the
  1167. transaction window.
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.             18
  1215.  
  1216.                                  (14)
  1217.                     RECONCILIATION OF TRANSACTIONS
  1218.  
  1219. Often you will enter transactions about which your bank-manager doesn't
  1220. know yet. Eventually you receive a statement at which time you will want
  1221. to 'reconcile' the bank's statement with PENNYWISE.
  1222.  
  1223.  
  1224. To see 'un-reconciled' transactions select the 'RECONCILE' option in the
  1225. 'SPECIAL' menu.
  1226.  
  1227. When you  now view  the 'SELECT' window un-reconciled transactions will
  1228. be highlighted. To reconcile any 'un-reconciled' transaction select it with
  1229. the mouse  and when you are in the 'transaction' entry window,  up-date
  1230. the transaction accordingly.
  1231.  
  1232. NOTE:
  1233.  
  1234. Future versions of PW will  have  a  faster  and  more  elegant  way of
  1235. reconciling transactions.
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.                                                                                         19
  1286.  
  1287.                                  (15)
  1288.  
  1289.                           GENERATING REPORTS
  1290.  
  1291. This is an early version of the REPORT GENERATOR. To make a report:
  1292.  
  1293.      1)   Select the SUBJECT by clicking the relevant gadget. 
  1294.  
  1295.           If you  want to  be selective, click 'SPECIFY RANGE OF ITEMS'
  1296.           and select the first and last items from the SCANLIST.
  1297.  
  1298.           If you want to limit the  report to  a range  of dates, click
  1299.           'SPECIFY  A  PERIOD'  and  enter  the date range  you want to
  1300.           report on in the boxes underneath.
  1301.  
  1302.      2)   Finally click where you want the  report to  go-SCREEN, ASCII
  1303.           FILE, OR PRINTER
  1304.  
  1305. NOTE
  1306.  
  1307. The  most   powerful  option  is  'TRANSACTIONS'.  By  using  the  'KEY
  1308. SELECT' option  in the  'PREFERENCES' menu,  very comprehensive reports
  1309. can be generated. For example, to generated a report based on 
  1310. the transactions of one or several selective payees/ payers you would
  1311.  
  1312.      1)        go to the 'Transaction Selection' window, 
  1313.  
  1314.      2)        From  the  PREFERENCES  MENU  select to key transactions
  1315.                by 'NAME'
  1316.  
  1317.      3)        After the usual wait for AMIGA  DOS to  catch up,  go to
  1318.                'REPORTS'
  1319.  
  1320.      4)        Select (click) the TRANSACTION GADGET
  1321.  
  1322.      5)        Request to SPECIFY A RANGE OF ITEMS
  1323.  
  1324.      6)        select the range of names you want to report on
  1325.                (Note that if you have many transactions for a particular
  1326.                name the name appears many times)
  1327.  
  1328.      8)        Specify the date range for the report
  1329.  
  1330.  
  1331.      9)        Select the  output device  (* Note  that TRANSACTIONS do
  1332.                not  format properly for 'SCREEN' output.
  1333.  
  1334.      10)       Select GENERATE REPORT.
  1335.  
  1336.  
  1337. The report generator is very forgiving, so do experiment.
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.             20
  1357.  
  1358.                                 SUMMARY
  1359.  
  1360. I think you will find Pennywise Easy and Intuitive to use. But whether I
  1361. improve it depends on the feed  back  I  get  from  users. Constructive
  1362. criticism is most welcome.
  1363.  
  1364. If you are using the general distribution version and feel Pennywise has
  1365. merit, then I'd like to encourage you to register as a shareware user of
  1366. this software.  Subscriber's will get printed documentation and regular
  1367. updates and upgrades. The totally disk-based version (for hard disk users)
  1368. is  only  available  to  subscribers. The enhanced report generator and
  1369. mailing label/ address book  option will  not be  available for general
  1370. distribution.
  1371.  
  1372. So, encourage me by sending $29.95 of your hard earned dollars to
  1373.  
  1374.                           Pierre A. du Parte
  1375.                       Computer & Video Technology
  1376.                              P.O. Box 305
  1377.                            Unanderra, N.S.W,
  1378.                             AUSTRALIA, 2526
  1379.  
  1380.                             Tel: 042 716355
  1381.                            -----------------
  1382.  
  1383. PS:  I am  aware of several users of Pennywise and, in fact, used it to
  1384.      sort out my own affairs just recently for the 1988/ 89 tax year. The
  1385.      program seems fairly robust.
  1386.  
  1387.           So I am now working on several enhancements:
  1388.  
  1389.                Mailing labels from the payee/ payer lists
  1390.  
  1391.                Creating  new  payee/  payer,  Transaction  types & cost
  1392.                centre records as required during  the  entry  of  a new
  1393.                transaction.
  1394.  
  1395.                Invoicing support with billing.
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.                                                                                         21
  1428.  
  1429.      "s:STARTUP-SEQUENCE"  4                      PENNYWISE FILE  6
  1430.      'MENUS'.  7                             OPENING  6
  1431.      'PREFERENCES'  18                       Payee  12, 13, 14, 15
  1432.      'REPORTS'  18                           PAYEES  12, 15
  1433.      'S:STARTUP-SEQUENCE'  4                      WINDOW  12
  1434.      'SAVE  10                               Payer  8, 12, 15
  1435.      'scan'  16                              PAYERS  12, 13, 14
  1436.      'SCAN-LIST'.  12, 13, 14                Pennywise
  1437.      'Transaction  18                             Gadgets  9
  1438.      'TRANSACTIONS'.  18                     PENNYWISE INSTALLATION
  1439.      (Payees/  8                                  PENNYWISE  3
  1440.      (Transaction  8                         PREFERENCES  15, 16, 18
  1441.      [SAVE]  6, 10                                MENU  8
  1442.      ACCOUNT  8, 11                          Re-edit  13
  1443.      ACCOUNTS  11                            Re-edited  11
  1444.           WINDOW  11                         RECONCILIATION  17
  1445.      AMIGA   2, 3,  6, 7, 8, 9, 10,          Report  2, 4, 8, 18
  1446.                16, 18                        REPORTS  18
  1447.           DISK DRIVES  3                     SAVE  7, 10
  1448.      AMIGA's  7, 9                           SAVING  7, 10
  1449.      AMIGA]  8, 10, 12, 13, 14, 15           SCAN  15, 16
  1450.      AMIGADOS  4                                  List  7, 15
  1451.      ASSIGN  3, 4                            SCANLIST  18
  1452.           DIrectories  3                          In Reports  18
  1453.           PENNYWISE  3                       STARTING
  1454.      Assignment  4                                PENNYWISE  5
  1455.           The T: Directory  4                Startup-sequence  3, 4
  1456.      Cost  11, 14, 15                        SUMMARY  19
  1457.           allocation  11                     T
  1458.           CENTRE  14                              Directory  4
  1459.      COSTING  8                              TRANSACTION   1,  7,  8, 9,
  1460.      Costs  14                                         12, 13, 15, 16, 18
  1461.      Credits  11                                  CREDIT  9, 13
  1462.      DATA                                         Date  15
  1463.           ENTRY  10                               DEBIT  9, 13
  1464.      EDIT  7, 10, 14                              Details  12
  1465.           MENU  7, 13                             ENTRY  15
  1466.           RECORD  7                               GADGET  18
  1467.      Edited  7, 10                                Gadgets  15
  1468.      EDITING                                      selection  7, 8, 16
  1469.           DATA  10                                SELECTION       WINDOW
  1470.      Editor  4                                         9
  1471.           Text  4                                 Type  8, 9, 13
  1472.      Editors  4                                   Types  8, 13
  1473.      FLOPPY                                  TRANSACTIONS    1,  8,  16,
  1474.           DRIVES  3                                    17, 18
  1475.      FLOPPYS  3                                   Display  8
  1476.           Too SLow  3                             Display By  8, 16
  1477.      GADGET  9, 18                                RCONCILIATION       OF
  1478.      Gadgets  9, 13                                    17
  1479.      HARD  3
  1480.           Disk Installation  3
  1481.           DRIVE USERS  3
  1482.      INTRODUCTION  2
  1483.      MENU  7, 10, 11, 16, 18
  1484.      Moving
  1485.           Around Pennywise  7
  1486.      NEW  7, 8, 10, 16
  1487.           Data, entering  10
  1488.           Entry  7
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493. p0P