home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ftp.update.uu.se / ftp.update.uu.se.2014.03.zip / ftp.update.uu.se / pub / rainbow / msdos / decus / RB113 / address.hlp < prev    next >
Text File  |  1995-05-28  |  5KB  |  104 lines
  1.  
  2.       Address Book Program
  3.  
  4.           The address book program is designed to allow a user
  5.       to store the names, addresses and phone numbers of any
  6.       individual. It contains a full-screen editor for the 
  7.       updating of any entries in the Master File, as well as
  8.       various means of printing the data for hardcopy storage.
  9.  
  10.           The file structure is designed such that integration
  11.       of other software is a snap. Each entry in the Master File
  12.       contains a "Structure ID". The is a unique number dedicated
  13.       to each entry and is never used again, even if an entry is
  14.       deleted. If a software package was designed to keep track 
  15.       of family member names, for instance, all that would be
  16.       required is to simply store the structure ID along with the
  17.       list of family member names in the new file. These names
  18.       could then be indexed back to the Address, etc. using the
  19.       structure ID.
  20.  *
  21.       Printout Options:
  22.  
  23.             Browse Master File   - produces a list of the Last Name,
  24.                                    First Name, City, State & Phone
  25.                                    of all entries, in alphabetical
  26.                                    order
  27.  
  28.             Print Master List    - produces a 4-1/2 x 5-1/2 inch booklet
  29.                                    of selected entries in the master
  30.                                    file. Selection is made by entering
  31.                                    any letter (up to 3 at a time) of the
  32.                                    alphabet. NOTE: Typing 'ALL' will print
  33.                                    the entire alphabet !!!!
  34.  *
  35.  
  36.             Wallet Sized Booklet - produces a credit card sized fold-up
  37.                                    sheet that fits in your wallet.
  38.                                    Selection is made on an individual
  39.                                    basis, up to 9 names per booklet.
  40.  
  41.             Phone Number List    - produces a 3-1/2 x 5 inch listing
  42.                                    of FIRST NAME ONLY and phone number.
  43.                                    Selection is made on an individual
  44.                                    basis, up to 18 names per list.
  45. 1
  46. 1     Add / Delete / Edit Master File Entries
  47. 1
  48. 1         This option allows you to make changes to any entry in
  49. 1     the Master File, whether it"s to Add new names, addresses
  50. 1     and Phone numbers, to Edit existing entries or to Delete
  51. 1     an entry you no longer need.
  52. 1
  53. 1*
  54. 1
  55. 1        Add: When adding new entries to the file, simply type
  56. 1             in the data on the appropriate line. You may use
  57. 1             either capital or small letters. When you have 
  58. 1             finished with one field, press <RET> to tab over
  59. 1             to the next field. Once you enter the last field
  60. 1             of data, press <RET> to store your data. 
  61. 1
  62. 1*
  63. 1
  64. 1     Delete: In order to delete an entry, you must enter the
  65. 1             first three letters of the individuals last name. 
  66. 1             The program will then search through the master
  67. 1             file in order to find a match. The first match 
  68. 1             encountered will be displayed, and you will be
  69. 1             asked if this is the correct entry to delete. An
  70. 1             answer of 'Y' (yes) will delete the entry, 'N' (no)
  71. 1             will cause the next entry that matches to be
  72. 1             displayed, or 'Q' (quit) will stop the searching
  73. 1             and bring you back to the menu.
  74. 1
  75. 1*
  76. 1
  77. 1       Edit: Edit works the same way as delete, in that you
  78. 1             enter the last three letters of the individuals
  79. 1             last name to be matched. Once you have answered
  80. 1             yes to the prompt  Edit ? , the cursor will be
  81. 1             placed on the Last Name field. If you do not want
  82. 1             to alter the last name, the simply press <RET> to
  83. 1             tab to the next field. If you do choose to alter
  84. 1             any field, you MUST RE-TYPE THE ENTIRE FIELD !!!
  85. 2
  86. 2     Name Selection For Printouts
  87. 2
  88. 2         In order to indicate which of the names and addresses you
  89. 2     would like included on your printout, place an 'S' on the line 
  90. 2     to the left of the last name shown on the screen. If you wish to
  91. 2     skip the listed individual, simply press <RET>, and the cursor
  92. 2     will tab to the next name listed. Once you have tabbed to the
  93. 2     next name, you cannot move back. If you want to abort the task,
  94. 2     enter a 'Q', for quit.
  95. 2
  96. 2*
  97. 2
  98. 2         On the lower right hand corner of the screen, a record of
  99. 2     the total number of names you have seletced is shown. To the
  100. 2     right of this number, seperated by a slash (/), you will see
  101. 2     the maximum number of names you can select for this printout.
  102. 2     Once you have selected the maximum number, you will be prompted
  103. 2     to continue with the printout, or abort the task.
  104.