home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 26 / CD_ASCQ_26_1295.iso / vrac / mred225.zip / MOREINFO.ZIP / MAILFAX.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-08-28  |  22KB  |  560 lines
  1.  
  2.             DataEnter, Michael Kocum
  3.             Taborstrasse 27/23
  4.             A-1020 Vienna
  5.             AUSTRIA
  6.  
  7.         CIS: 70143,1667
  8.         MHS: MICHAEL @ DEMK (via CSERVE)
  9.    Internet: michael@demk.co.at
  10.         Fax: +43/1/2143829
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16. Introduction to MailFax
  17. ------------------------
  18.  
  19. MailFax is a gateway for Microsoft Mail and allows users to send and
  20. receive faxes with Microsoft Mail.
  21.  
  22. MailFax works with every fax modem.
  23.  
  24. MailFax can fax messages or attached files to a fax maschine and
  25. automatically resend fax items which were not successfully transmitted.
  26.  
  27. Optionaly it can print to an PCL4 (Laserjet) or Postscript printer
  28. and/or mail incoming faxes to an mailbox (CAS only).
  29.  
  30. MailFax sends either the body of a message OR the attached files, both
  31. with or without a cover page. I does NOT send the body of a message AND
  32. the attached files.
  33.  
  34. The allowable file format for attachments are ASCII, black and white PCX
  35. and DCX.
  36.  
  37. Mail users are able to add fax adresses to there personal address book
  38. even the fax address has not been defined by the adminstrator.
  39.  
  40.  
  41. Depending on the fax modem you have, MailFax can do the following:
  42.  
  43.  
  44. Modem typ              | CAS      | CAS emulator | Class1/Class2
  45. -----------------------+----------+--------------+----------------------
  46. Sample manufactur      | Intel    | Word Perfect | Zoom
  47.                        | Ferrari  |              | Supra
  48.                        |          |              | Boca
  49.                        |          |              | Zyxel
  50. -----------------------+----------+--------------+----------------------
  51. Send faxes             | YES      | YES          | YES
  52. -----------------------+----------+--------------+----------------------
  53. Print received faxes   | YES      | YES          | NO
  54. -----------------------+----------+--------------+----------------------
  55. Mail received faxes    | YES      | YES          | NO
  56. -----------------------+----------+--------------+----------------------
  57.  
  58.  
  59.  
  60. System Requirements
  61. -------------------
  62.   PC 386 or higher
  63.   2 MB of Ram or more
  64.   DOS 3.3 or higher
  65.   HIMEM.SYS loaded
  66.   Microsoft Mail, version 3.2 or above
  67.   CAS compatible fax modem or
  68.   a fax modem with a CAS emulator
  69.   or a Class1/Class2 fax modem
  70.  
  71.  
  72. Installation
  73. ------------
  74.  
  75. Note! Backup your mail database before you install MailFax.
  76.  
  77. MailFax will make changes to existing databases in order to work with
  78. MS Mail.
  79.  
  80.    1) Install, configure and test your fax modem.
  81.  
  82.    2) MailFax requires a user mailbox on your Microsoft Mail system in
  83.       order to work with Microsoft Mail. You have to create this mailbox
  84.       before installing MailFax. On a Microsoft Mail Postoffice this is
  85.       done via ADMIN.EXE.
  86.  
  87.       We suggest, that you use "MailFax" as the mailbox name and
  88.       "MailFax" as the alias.
  89.  
  90.    3) Start MS Mail and log in using your newly created mailbox
  91.       (MailFax) and delete the welcome message.
  92.  
  93.       Note! This step is reqired or MailFax will not work!!!
  94.  
  95.    4) Create a directory on your server and copy MAILFAX.EXE,
  96.       MAILFAX.INI, APPGET.EXE and APPPUT.EXE into this directory. We
  97.       suggest that you make a directory called MailFax below your
  98.       MAILEXE, so its clear that MailFax belongs to MS Mail.
  99.  
  100.    5) If you have installed the Microsoft Fax gateway, remove it by
  101.       calling INSTALL with the argument -r. Be aware that all your
  102.       Fax adresses will be deleted. To protect your adresses, save
  103.       FAX.NME and FAX.GLB and restore the files later.
  104.  
  105.       Note: Microsoft Fax requires that you put your outdial number in
  106.       front of the fax number, whereas in MailFax set up a global
  107.       outdial number. So perhaps you have to adjust your Fax addresses.
  108.  
  109.    6) Start MailFax with the argument -I (i.e. "MailFax -I")
  110.  
  111.       You will be prompted for the following fields:
  112.  
  113.       "     Install or Remove:"  Type "I" for installation or "R" for
  114.                                  removing the gateway
  115.  
  116.       "    Path to postoffice:"  The path where your postoffice is
  117.                                  located
  118.  
  119.       "Full Name (Alias Name):"  The full name of your newly created
  120.                                  mailbox (usualy "MailFax")
  121.                                  To make it more simple, you will get a
  122.                                  list of your users, where the last
  123.                                  added user is the first entry.
  124.                                  Simple select the new one and press
  125.                                  Return.
  126.  
  127.  
  128.       MailFax now creates the basic installation.
  129.  
  130.       Note! You can cancel the operation at any time, by pressing
  131.             ESCAPE.
  132.  
  133.  
  134.    7) Edit MailFax.INI and change the configuration so that it will fit
  135.       your needs.
  136.  
  137.       MailFax.INI is plain ASCII file where each option is in a different
  138.       line. Its almost like a WIN.INI.
  139.  
  140.       The options are:
  141.       ----------------
  142.  
  143.       MailDrive=<drive>              <drive> ist the drive where your
  144.                                      mail database is located. If
  145.                                      ommitted, "M" is assumed.
  146.  
  147.                                      <drive> can also be the full path
  148.                                      to mail database with a trailing
  149.                                      backslash like M:\MAILDATA\
  150.  
  151.  
  152.       MailBox=<mailbox>              <mailbox> is the mailbox which
  153.                                      MailFax should use.
  154.  
  155.       Password=<password>            <password> is the password of the
  156.                                      mailbox.
  157.  
  158.       ToneDial=<logical>             If <logical> is True, MailFax will
  159.                                      use ToneDial. If it is False
  160.                                      MailFax will use PulseDial.
  161.  
  162.       OutNumber=<number>             <number> is the number you use to
  163.                                      get an outside access on your PBX.
  164.  
  165.       MaxRetry=<count>               <count> ist the retry count, for
  166.                                      faxes which were not successfully
  167.                                      transmitted.
  168.  
  169.       SendCoverAlways=<logical>      If <logical> is True, MailFax will
  170.                                      always send a cover file.
  171.  
  172.       SendCoverIfNoAttach=<logical>  If <logical> is True, MailFax will
  173.                                      send a cover only if the message
  174.                                      has no attachment. (i.e. when it
  175.                                      sends the body of the message).
  176.  
  177.       CoverFile=<file>               <file> is the full file name of
  178.                                      your cover file including drive and
  179.                                      directory. If the entry is blank
  180.                                      or MailFax cannot find your cover
  181.                                      file, MailFax will use the default
  182.                                      cover file of your CAS board.
  183.  
  184.       SendOkMessage=<logical>        If <logical> is True, MailFax will
  185.                                      send a message to the originator of
  186.                                      the message if the fax is sent
  187.                                      sucessfully.
  188.  
  189.       SendFailMessage=<logical>      If <logical> is True, MailFax will
  190.                                      send a message to the originator of
  191.                                      the message if the fax failed.
  192.  
  193.       WriteLogFile=<logical>         If <logical> is True, MailFax will
  194.                                      write a log file called MAILFAX.LOG
  195.                                      in your \LOG directory which
  196.                                      contains the status of each fax.
  197.  
  198.       DebugMessage=<logical>         If <logical> is True, MailFax will
  199.                                      display additional messages on the
  200.                                      screen, so that a problem can be
  201.                                      tracked down.
  202.  
  203.       DebugLog=<logical>             If <logical> is True, MailFax will
  204.                                      write a log file called MAILFAX.DEB
  205.                                      in your \LOG directory which
  206.                                      contains all screen output.
  207.  
  208.       WaitOnExit=<logical>           If <logical> is True, MailFax will
  209.                                      wait for a key before exit.
  210.  
  211.       Admin=<MSAddress>              <MSAddress> is the full MS Adress of
  212.                                      MailFax's Admin. MailFax will send
  213.                                      incoming faxes to this address.
  214.                                      A sample address will be:
  215.                                      YOURNETWORK/YOURPOSTOFFICE/YOURNAME
  216.  
  217.       MailIncomingFax=<logical>      If <logical> is True, MailFax will
  218.                                      mail incoming faxes to Admin.
  219.  
  220.       MailDCXAsPCX=<logical>         If <logical> is True, MailFax will
  221.                                      mail incoming faxes as PCX instead
  222.                                      as DCX files.
  223.  
  224.       PrintIncomingFax=<logical>     If <logical> is True, MailFax will
  225.                                      print incoming faxes.
  226.  
  227.       PrintDevice=<device>           <device> is a valid DOS device like
  228.                                      LPT1, LPT2 or LPT3.
  229.  
  230.       PrinterTyp=<typ>               <typ> can be PCL4 for PCL4 (Laserjet)
  231.                                      or POSTSCRIPT for Postscript
  232.                                      printers.
  233.  
  234.       PaperFormat=<format>           <format> can be LETTER for LETTER
  235.                                      or A4 for A4.
  236.  
  237.  
  238.       DeleteIncomingFaxes=<logical>  if <logical> is True, Mailfax
  239.                                      deletes incoming faxes from the CAS
  240.                                      queue instead of leaving it. In
  241.                                      general its better to delete the
  242.                                      faxes, because if not, your
  243.                                      harddisk gets filles with incoming
  244.                                      faxes.
  245.  
  246.       ModemTyp=<typ>                 <typ> can be on of the following:
  247.                                      AUTO    Let MailFax detect the typ
  248.                                      CAS     CAS fax modem
  249.                                      CLASS1  CLASS1 fax modem
  250.                                      CLASS2  CLASS2 fax modem
  251.                                      CLASS20 CLASS2.0 fax modem
  252.                                      In general, its the best to let
  253.                                      MailFax detect the typ.
  254.  
  255.  
  256.    Note: Following section is only required if you don't have a
  257.    CAS modem. For CAS modems it's IGNORED!!!
  258.  
  259.  
  260.  
  261.       Baud=<baud>                    <baud> can be any valid bade rate,
  262.                                      but only 19200 will make sense.
  263.  
  264.       InitString=<init>              <init> is the string sent to your
  265.                                      modem at start of transmission. For
  266.                                      faxing, the string is far less
  267.                                      complicated then for data transfer.
  268.                                      Usualy ATZ is a good choice.
  269.  
  270.       Port=<port>                    <port> is the port where your
  271.                                      faxmodem is located, like
  272.                                      COM1, COM2, COM3, COM4.
  273.  
  274.       PortBaseAddress=<addr>         <addr> is the port's base address
  275.                                      in HEX. MailFax will use a standard
  276.                                      port address if you use COM1, COM2,
  277.                                      COM3, COM4 AND <addr> is blank. You
  278.                                      can override the default if you
  279.                                      have a non standard address.
  280.  
  281.       PortIRQ=<irq>                  <irq> is the port's IRQ.
  282.                                      MailFax will use a standard port
  283.                                      IRQ if you use COM1,COM2,COM3,COM4
  284.                                      AND <irq> is 0 (blank). You can
  285.                                      override the default if you have a
  286.                                      non standard IRQ.
  287.  
  288.       LocalID=<id>                   <id> is your local fax id. This is
  289.                                      usualy your fax numer and it will
  290.                                      be printed on top of every page.
  291.                                      Only digits are valid, but your Fax
  292.                                      modem may work with characters
  293.                                      also.
  294.  
  295.       DetectBusy=<logical>           if <logical> is True, Mailfax
  296.                                      will detect busy lines.
  297.  
  298.       DetectDialTone=<logical>       if <logical> is True, Mailfax
  299.                                      will detect a dial tone.
  300.                                      Some modems can't detect dial tone
  301.                                      on a PBX, so in general its the
  302.                                      best to leave it off.
  303.  
  304.       HardwareFlow=<logical>         if <logical> is True, Mailfax
  305.                                      will use hardware flow (RTS/CTS)
  306.                                      for communcation with the modem.
  307.                                      if <logical> is False, it uses
  308.                                      XON/XOFF. Hardware flow is faster
  309.                                      but some modem need a special init
  310.                                      string to support it.
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.       Sample MAILFAX.INI:
  316.       -------------------
  317.  
  318.          MailDrive=M
  319.          MailBox=MailFax
  320.          Password=password
  321.          ToneDial=True
  322.          OutNumber=9,
  323.          MaxRetry=3
  324.          SendCoverAlways=False
  325.          SendCoverIfNoAttach=True
  326.          CoverFile=M:\COVER\COVER.PCX
  327.          SendOkMessage=True
  328.          SendFailMessage=True
  329.          DebugMessage=False
  330.          WriteLogFile=True
  331.          WaitOnExit=False
  332.  
  333.          Admin=YOURNETWORK/YOURPOSTOFFICE/YOURNAME
  334.          MailIncomingFax=False
  335.          MailDCXAsPCX=False
  336.          PrintIncomingFax=False
  337.          PrintDevice=LPT1
  338.          PrinterTyp=PCL4
  339.          PaperFormat=LETTER
  340.          DeleteIncomingFax=True
  341.  
  342.  
  343.          ModemTyp=AUTO
  344.          Baud=19200
  345.          InitString=ATZ
  346.          LocalId=1234567890
  347.          Port=COM1
  348.          DetectBusy=True
  349.          DetectDialTone=False
  350.          HardwareFlow=True
  351.  
  352.  
  353.    8) Start ADMIN.EXE and select "Gateway". Select "Create" or "FAX" and
  354.       then "Create" (depending if MailFax is the only gateway in MS
  355.       Mail) to create a new fax adress.
  356.  
  357.    9) Start MSMail and log in using your mailbox an create a fax.
  358.  
  359.   10) Start MailFax without any arguments and check if it is working.
  360.  
  361.   11) Edit the cover page template (MAILFAX.COV) to fit your needs.
  362.  
  363.  
  364. Polling
  365. -------
  366.  
  367. In order to work, MailFax has to poll MS Mail for messages from time to
  368. time. This can be done in two different ways.
  369.  
  370. If you have Microsoft Mail Postoffice than you have a maschine which
  371. runs EXTERNAL.EXE. You can put MailFax in a loop with External and
  372. so MailFax will be called periodic.
  373.  
  374. Note: When you want to receive faxes its not necessary that MailFax is
  375.       running, but your CAS Driver has to be loaded all the times.
  376.       MailFax will pick up any received fax the next time it runs.
  377.  
  378.       So it's possibel to use External and receive faxes with one maschine.
  379.  
  380.  
  381. A sample batch file may look like:
  382.  
  383. @echo off
  384. :Start
  385.  
  386.    rem Change to MailFax directory
  387.    cd MailFax
  388.  
  389.    rem Execute MailFax
  390.    MailFax
  391.  
  392.    rem Change back to directory where External is located
  393.    cd ..
  394.  
  395.    rem Call External for 15 minutes
  396.    external -BR0:0:15
  397.  
  398.    rem Check Externals errorlevel to find out if the
  399.    rem operator pressed  ESC
  400.    if errorlevel 66 goto End
  401.    if errorlevel 63 goto Start
  402.    if errorlevel 62 goto End
  403. :End
  404.  
  405.  
  406. You can also run MailFax in the background of Windows. A special
  407. programm, MAILWAIT.EXE is included for this porpose. MailWait accepts one
  408. argument and this is the time to wait in seconds. MailWait is designed
  409. so that it releases all recources to Windows and runs smoothly in the
  410. background.
  411.  
  412.  
  413. A sample batch file may look like:
  414.  
  415. @echo off
  416. :Start
  417.  
  418.    rem Change to MailFax directory
  419.    cd MailFax
  420.  
  421.    rem Execute MailFax
  422.    MailFax -fPingPong -pPassword -dM
  423.  
  424.    rem Change back to directory where MailWait is located
  425.    cd ..
  426.  
  427.    rem Call MailWait for 900 seconds (= 15 minutes)
  428.    MailWait 900
  429.  
  430.    rem Check MailWaits errorlevel to find out if the
  431.    rem operator pressed  ESC
  432.    if errorlevel 1 goto End
  433.    goto Start
  434. :End
  435.  
  436.  
  437. Licensing Agreement
  438. -------------------
  439.  
  440.     MailFax (c) is copyrighted 1993-1995 by DataEnter, Michael Kocum,
  441.     portions (c) Microsoft Corp.
  442.  
  443.     This product and its documentation may not, in whole or in part, be
  444.     copied, reproduced, transmitted, transcribed, stored in a retrieval
  445.     system, or translated into any other natural or computer language, in
  446.     any form or by any means whatsoever, be it electronic, mechanical,
  447.     magnetic, optical, manual or otherwise, without the prior written
  448.     consent of DataEnter.
  449.  
  450.     DataEnter makes no warranty or representation, either expressed or
  451.     implied, with respect to the product MailFax and its
  452.     documentation, their quality, perfomance, merchantability, or fitness
  453.     for a particular purpose. DataEnter reserves the right to revise the
  454.     user's guide and make changes in the content without obligation to
  455.     notify any person or organization of such a change.
  456.  
  457.     In no event will DataEnter be liable for any direct, indirect,
  458.     special, incidental or consequential damages, real or imagined,
  459.     resulting from the use or purchase of this software.
  460.     Under no circumstances shall DataEnter's liability for damages
  461.     exceed the price paid for the software license.
  462.  
  463.     Should any remedy hereunder be determined to have failed, all
  464.     limitations of liability and exclusion of damages set forth above
  465.     shall remain in full force and effect.
  466.  
  467.     The extent of the DataEnter's warranty for the software and its
  468.     documentation is limited to physical defects of the distribution media
  469.     containing the software. Contact DataEnter to obtain return
  470.     authorization for the replacement diskette within 30 days of the
  471.     original date of purchase. Any further statement made by agents,
  472.     employees, distributors or dealers of DataEnter do not constitute
  473.     warranties and are not binding. No employee of DataEnter has the
  474.     authority to modify any portion of this warranty.
  475.  
  476.     All brand and product names we refer to in the documentation are used
  477.     solely for identification purposes and may be trademarks of other
  478.     companies.
  479.  
  480.     DataEnter, (the licensor) grants the buyer (the licensee)
  481.     the right to use this copy of MailFax (the program)
  482.     on a single computer at a single location as long as the
  483.     licensee complies with the terms of this license. The licensor
  484.     reserves the right to terminate this license if the licensee
  485.     violates any part of the agreement.
  486.  
  487.     The licensee agrees to make copies of the program only for backup
  488.     purposes. The licensee agrees not to copy the documentation and to
  489.     take all necessary precautions to ensure that the backup copies of the
  490.     software are not distributed to or acquired by other parties.
  491.  
  492.     Microsoft Mail is a trademark of Microsoft Corp.
  493.     Windows for Workgroups is a trademark of Microsoft Corp.
  494.  
  495.  
  496. History:
  497. --------
  498.  
  499. v2.00   MailFax is now a protected mode program and requires
  500.         a 386 with 2MB
  501.  
  502.         Mail and/or print received faxes with CAS modems
  503.  
  504.         Send faxes with CLASS1/CLASS2 modems
  505.  
  506.         Allow cancel of faxes with ESC
  507.  
  508.         A user defined cover page generation added (MAILFAX.COV)
  509.  
  510. v2.01   Added support for DetectBusy, DetectDialTon and HardwareFlow
  511.  
  512. v2.02   Added network support, so that is now possible to run more than
  513.         one instance of MailFax
  514.  
  515. v2.03   Added support for userdefined LogFile and DebugFile
  516.  
  517. v2.04   DCX as cover file is now allowed
  518.  
  519.         MailFax checks now if an attachments is a TXT, DCX or PCX
  520.  
  521.         MailFax sets now an errorlevel on exit
  522.  
  523.         Added pages and connection time in log file
  524.  
  525. v2.05   Fixed left margin
  526.  
  527. v2.06   Added FullName in log file
  528.  
  529. v2.07   Fixed semaphore lock
  530.  
  531. v2.08   MailFax now sents tries to sent ALL unsent faxes at the next
  532.         start and not only the first one
  533.  
  534. v2.09   Added support for more CLASS2 modems
  535.  
  536. v2.10   Fixed a GPF in CAS mode
  537.  
  538. v2.11   Fixed a bug in install
  539.  
  540. v2.12   Added more information in the status message
  541.  
  542. v2.13   Added support for more CLASS2 modems
  543.  
  544. v2.14   Added support for more CLASS2 modems
  545.  
  546. v2.15   Added support for more CLASS2 modems
  547.  
  548. v2.16   Added support for more CLASS2 modems
  549.  
  550. v2.17   Added a longer waiting time for "Task not found"
  551.  
  552. v2.18   Added support for more CLASS2 modems
  553.  
  554. v2.19   Added support for more CLASS2 modems
  555.  
  556. v2.20   Fix for WinMail.Dat in Exchange
  557.         Fix for wrong address format in the current Exchange Client
  558.  
  559.  
  560.