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Text File  |  1995-09-23  |  3KB  |  72 lines
  1. A Genealogy Research Log for use with Microsoft Access 2.0
  2.  
  3. Important Note
  4. You must have a copy of Microsoft Access 2.0 installed on your
  5. machine. Create a directory named \dbfiles and place these files
  6. in that directory. If you place these files in a different
  7. directory, you will need to re-attach tables between the two
  8. databases included here.
  9.  
  10. File Structure
  11. The four files included in this zip file (genlog.ldb, genlog.mdb,
  12. gendata.ldb, gendata.mdb) are simply two MS Access databases. One
  13. database (genlog) contains forms, queries, reports, etc. The
  14. other database (gendata) contains the actual tables of data. The
  15. reason for the split is that it simplifies the process of copying
  16. data files from notebook to desktop (and vice versa), while
  17. allowing input forms for differing screen resolutions on each
  18. machine. The data tables in "gendata" are attached to the
  19. "genlog" database.
  20.  
  21. Screen Resolution
  22. To use this log, simply open the "genlog" database from within MS
  23. Access. An "autoexec" macro opens the input form of your choice.
  24. The default form is for a screen resolution of 640x480. If your
  25. Windows screen resolution is set to 800x600, you will want to
  26. modify the autoexec macro to use the 800x600 form. This is very
  27. simple to do.
  28.  
  29. Using the Fields
  30. The fields in the log are largely self-explanatory. The method I
  31. use is to number each entry with the date and a sequential number
  32. (eg: "950218-01" for the first entry on 18 Feb 1995, and so
  33. forth). I use the "line" field to separate the research on
  34. families (eg: "VREELAND" or "CARTER").
  35.  
  36. Reporting
  37. When you click on the "Print Report" button, it will prompt you
  38. for the line you want to report. Just type in the name for the
  39. line, and the report will print. If you organize your research
  40. differently, you can just modify the report query to remove the
  41. prompt line, and it will include the entire table in the report.
  42.  
  43. Searching
  44. If you want to search the "Notes" field for a particular name or
  45. phrase, you can use the query entitled "Search Notes For". This
  46. will prompt you for the text string--just be sure to begin and
  47. end the string with an asterisk (*). The results will be dumped
  48. into the table named "Search Results" for your browsing pleasure.
  49. This can also be manually printed, using the "Search Results"
  50. report.
  51.  
  52. If you want to print a report including only a subset of your
  53. research, you can use the query titled "Excerpt Recent Research
  54. for Report". To do this, edit the query to insert the criterion
  55. that will include the appropriate data, and run the query. The
  56. results will again be dumped into the "Search Results" table, and
  57. can be printed with the "Search Results" report.
  58.  
  59. Summary
  60. That's all there is. It's simple, but it has met my research log
  61. needs for a while. I used a log of the same design in Foxpro
  62. before MS Access was released.
  63.  
  64. Disclaimers
  65. This is freeware; there is no charge for its use. It obviously
  66. can be modified as you see fit for your own use. It is not for
  67. resale. Use at your own risk; I hereby perform the ritual
  68. hand-washing to absolve myself of any liability from your use of
  69. this database.
  70.  
  71. ⌐ Copyright 1995 Steve Carter
  72.