home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 19 / CD_ASCQ_19_010295.iso / vrac / wml25.zip / WML.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-11-09  |  64KB  |  1,016 lines
  1. Tutorial TopicsThis first set of topics explains general concepts to help you
  2. understand how WML works. If you understand these general concepts, learning
  3. the rest will probably be much easier. After the tutorial section there are
  4. sections for each menu item, including help for each item on each screen.
  5.  
  6. How to print the documentationThese are the documentation files which are
  7. provided on-disk with WML:~~1. READ.ME ── Things to know before using WML plus
  8. latest features~2. WML.TXT ── ASCII text file of the shareware manual (which
  9. differs from the more in-depth Registered Edition manual)~3. WML.WP ──
  10. WordPerfect 5 file of the shareware manual~4. ORDER.FRM ── A blank invoice for
  11. ordering all of my software (an invoice & registration form is included in the
  12. WML.TXT and WML.WP files).~~Go to the DOS prompt and change to your WML
  13. directory (e.g., "cd \wml"). To |display| a file:~~|| Type "|LIST filename|" -
  14. If you have 4DOS or LIST.COM in your computer you will see the file appear
  15. almost instantly~~|| If you see the message "Bad command or file name") then
  16. use "|MORE < filename|"~~To |print| a file enter "|TYPE filename > PRN|"
  17. (without the quotation marks). If underlining is causing an extra line to be
  18. generated, it means your printer is adding a Line Feed (LF) character to the
  19. Carriage Return (CR) character. This used to be common in days of old when data
  20. moved slowly and saving one byte was significant, but these days most software
  21. works better if you turn this feature OFF. Look in your printer's manual for a
  22. feature described as "CR=CR or CR=CR+LF" or something similar.~~If you have
  23. WordPerfect or another word processor which can import WordPerfect files (such
  24. as Word), run it and load the file WML.WP. You will see instructions in a
  25. comment at the top of the file.
  26.  
  27. How to registerIf you use WML past the 60-day trial period you are obligated
  28. and honour-bound to pay the registration fee.~~|√| You'll get the latest
  29. version with automated installation and PCL (laser) soft fonts on floppy
  30. disk~~|√| Support from the author will be available via telephone, mail, and
  31. BBS~~|√| You may order a detailed, 3-ring-bound manual~~|Registering Through
  32. the Mail|~~|1.| Choose the |H|elp/|O|rder Form option from WML's menu and
  33. prepare your printer. If you print the instruction manual (see "Printing The
  34. Documentation" in the Help Index) the order form can be found on or around page
  35. 6.~~|2.| Fill in and send it with payment to Box 132, Paonia, CO 81428 USA.
  36. Your Registered Edition disk with automated installation will arrive in 1-4
  37. weeks.~~|Credit Card Orders|~~If you prefer to use a credit card, you can order
  38. WML from Public (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover card
  39. by calling |800-242-4PsL| (from overseas 713-524-6394) or by FAX to
  40. 713-524-6398 or by CompuServe to 71355,470. |These numbers are for ordering
  41. ONLY.| I CANNOT be reached at those numbers. To contact me for information
  42. about dealer pricing, volume discounts, site licensing, the status of shipment
  43. of the product, the latest version number, or for technical information, call
  44. 303-527-6756 or write me at Box 132, Paonia, CO 81428 USA. The idea of
  45. Shareware is to try before you buy, so product returns are not allowed.~~When
  46. ordering from PsL ask for |product no. 10800|. PsL will add $3 for shipping &
  47. handling to U.S. and Canadian orders.~~Once you register you can get |updates
  48. for free| from a local BBS or receive low-cost updates on disk through the
  49. mail.~~|Automatic Updates|~~You can subscribe to receive updates automatically
  50. through the mail. As important new versions become available (every 2-4
  51. months), I will mail you a disk so you will always have the latest version. In
  52. return I will expect you to send $7 (plus foreign shipping, if any) to me
  53. within 15 days or return the disk to cancel the subscription.
  54.  
  55. How to obtain updatesIf a message appears on your screen informing you that
  56. the software is out-dated, it is an indication that the latest version of WML
  57. has vastly improved ── it probably has many more features and enhancements. You
  58. can also use the command DIR WML.EXE to look at the date of the WML programme;
  59. if it is over a year old you would probably be amazed at the improvements you
  60. could be using.~~I want you to evaluate and use the latest and best version, so
  61. here is how you can obtain an update:~~■ If you have a modem, look around page
  62. 5 of the documentation (WML.TXT or WML.WP) for the list of official
  63. distribution bulletin board systems. You can call any of these systems and get
  64. the latest version for free (except for long distance charges, of course).~~■
  65. Send $4 for an Organic Software Sampler disk plus $3 shipping within the
  66. Continental U.S., $5 shipping to Canada, or $9 shipping to other countries.
  67. Send U.S. funds or equivalent cash in your local currency. This disk contains
  68. the latest versions of all my Shareware. Be sure to specify the disk size and
  69. density you require.~~■ Call (800) 242-4PsL and order the latest version from
  70. Public (software) Library. Ask for product #10800. PsL can also take credit
  71. card orders for registrations.
  72.  
  73. Laser Printer FontsFonts are different styles of type your printer can
  74. produce (e.g., Helvetica and Roman are two common fonts). Your laser printer
  75. has one or more of the following types of fonts:~~|| Resident fonts~||
  76. Cartridge fonts~|| Soft fonts~~|Resident fonts| are permanently stored in your
  77. printer's memory to be used at any time. |Cartridge fonts| are also a type of
  78. memory, available for use at any time. |Soft fonts| are stored on disk and
  79. downloaded (sent) to the printer as needed.~~|NOTES|~~Envelopes use |landscape|
  80. fonts (soft fonts ending in .SFL), labels use |portrait| fonts (soft fonts
  81. ending in .SFP).~~Soft fonts |must| end in SFL or SFP. If you have PCL soft
  82. fonts with different extensions (such as USP), just rename them to SFP or SFL
  83. as appropriate. SFP and SFL are the most common extensions, meaning |S|oft
  84. |F|ont |P|ortrait and |S|oft |F|ont |L|andscape.
  85.  
  86. Menu UsageWML uses the same type of menu found in Windows, Gem, QuickBASIC,
  87. and other popular software. The menu, which is on the second line of your
  88. screen, is two-dimensional: there are |menu headings| horizontally and under
  89. each of these are the actual |menu items|. There are three ways to choose a
  90. menu item:~~1. Use the right, left, up, and down arrows to highlight the item
  91. you want then press |─┘Enter|, or~~2. Press the highlighted letter of the menu
  92. item, or~~3. Use a mouse to highlight a choice; select it by clicking the left
  93. button.~~For example, you can press |F| then |x| to exit WML, or highlight
  94. |File| then press the down arrow and highlight |Exit| then press
  95. |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To pull-down (|open|) a menu just highlight it then press
  96. |─┘Enter| or the |down-arrow| key.~~To |close| a menu press the |Esc| key. It
  97. is not necessary to close a menu. You can use the right/left arrows with the
  98. menus opened to browse all of the options. Usually the only reason to close a
  99. menu is so you can use the letters instead of arrows (e.g., if you had the File
  100. menu open and wanted to use the Help Index you could press Esc to close the
  101. File menu then press |H|-|I|).
  102.  
  103. Order of Printing & ViewingTo control the order in which entries are printed
  104. or viewed use the Index menu. You will see a || mark next to the index which
  105. is currently in use. For more details see the |Indexing| section.
  106.  
  107. POSTNET Bar CodesPOSTNET bar codes are printed automatically at the bottom of
  108. every envelope which has a U.S. zip code; you may also choose to print them on
  109. laser labels.~~Watch laser labels to be sure the bar codes are printed
  110. completely. If you set the left margin too high (even a 0.2-inch margin may be
  111. too much), a 9-digit bar code may get chopped-off on the right side. All bar
  112. codes end in a tall line. Measure with a ruler: a 9-digit bar code is 6cm
  113. wide.~~|USPS Guidelines|~~The USPS' guideline for bar code positioning is ¼"
  114. from the bottom and 3½" to 4½" from the right edge of the envelope. WML
  115. automatically allows for ¼" at the bottom and 3-7/8" from the right
  116. edge.~~|What If Bar Codes Don't Print?|~~If bar codes are not printing or are
  117. chopped off, it is probably due to the print going past your printer's built-in
  118. margin. With envelopes, if the bottom is being cut, set the Bottom Offset (on
  119. the Preferences/Envelope Size screen) to a positive number (e.g., |0.1| will
  120. move the bar code up by 0.1 inches). With labels, if the bar code is being
  121. chopped on the right side, reduce the left margin setting on the
  122. Preferences/Laser Labels Set-up screen.
  123.  
  124. Status LinesWML has two status lines, at the top & bottom of the screen. At
  125. the top is the title of the programme and the WML file you have open (if any).
  126. At the bottom of the screen is a bar which looks like
  127. this:~~|Total│Selected│Bad/Omit│Pack│Index│01-01-1980|~~ From left to right the
  128. items are:~ 1. Total records in the open file~ 2. Total records selected for
  129. printing~ 3. Total records bad or excluded from mailings~ 4. The word |Pack| if
  130. there are entries to be erased~ 5. Index in use (name, company, address, or
  131. zip)~ 6. To-day's date (so far as the computer knows). If you have a filter
  132. chosen, this will be replaced with "|Filter|" followed by "|Sel|" for Selected
  133. records only, "|Del|" for Deleted records only, or "|SelDel|" for both. If the
  134. filter message is |bright| the selection is unchanged, otherwise changes have
  135. occured. For example, you have set the filter to Selected Only then cleared the
  136. selection status of a record. The filter message would change to dim since the
  137. filter is no longer accurate.
  138.  
  139. Technical SupportSupport is provided for |registered users and those
  140. intending to register within 30 days.| If you are having a problem and intend
  141. to register once it is resolved, then by all means please ask for help.~~By
  142. mail: Box 132, Paonia, CO 81428 USA~~By phone: (303) 527-6756 10am-6pm Tue-Fri
  143. Mountain Time~~|Official Distribution Bulletin Boards|~~My software packages
  144. are "free" downloads on the BBSs listed below (i.e., no subscription is
  145. necessary). Send messages to "Angelo Babudro" (I use "Angelo" instead of
  146. "Angel" to avoid gender confusion). Scan for WML*.* to locate the latest
  147. version.~~|West Coast|~~The Researcher's BBS (Southern Calif.) (805)·949-8151
  148. USR Dual modems. Enter |J;136| to join conference #136 (|OrganicSftwr
  149. conference|) ── you must join this conference in order to download my software
  150. without a subscription. Use the command |F;1| to see the latest files. Enter |E
  151. Angelo Babudro| to leave a message for me.~~Western Slope BBS (CO)
  152. (303)·241-1966 USR·Dual modem. This is my local BBS. Only 17 minutes allowed
  153. per day, so you'll need a high speed modem to download updates.~~|East
  154. Coast|~~Excalibur BBS (Central NY) (315)·736-3792 USR Dual modem. My software
  155. can be FREQed from this board via RBBS address A:954/401, FIDO address 1:26501,
  156. or ICN address 91:315/101.~~WhiTech BBS (NC) (910)·944-1165 Zyxel 14.4 V32b
  157. V42b modem. My software can be FREQed from this board via FIDO address
  158. 1:3636/2.
  159.  
  160. Using WML on a laptop computerLaptop or other portable computers which use an
  161. LCD or gas plasma display screen are similar to computers which have VGA
  162. monochrome displays ── WML knows you have a VGA (or EGA or CGA) display
  163. |adapter|, but it doesn't know if you have a colour |monitor|. If you have a
  164. one-colour monitor (like LCD), some things may be difficult or impossible to
  165. read on the screen.~~To remedy this problem, use the |/M| (Monochrome) switch
  166. when you start WML ── enter |WML /M| at the DOS prompt. If you are "launching"
  167. WML from within Windows, highlight your WML icon then press Alt-Enter (or
  168. access the File/Properties menu item with your mouse) and add |/M| at the end
  169. of the command line.
  170.  
  171. What does 'Selected' mean?Your mailing list has entries in it, and each entry
  172. has a |Selected for printing| toggle switch, which you can see on the right
  173. side of the Data Entry/Names screen. This toggle is either ON or OFF. A
  174. check-mark in the box |[√]| means that the entry is Selected; otherwise |[ ]|
  175. it is not.~~The general idea here is that you |select| the records that you
  176. want to do something with (like print them). This could also be called
  177. "marking" or "flagging" entries. Most often the selected records will be
  178. printed on envelopes or labels, but you can also perform other actions on them.
  179. ~~|EXAMPLE|~~Let's say you want to move records from one file to another. You
  180. can do it by Selecting them then importing or exporting (import & export both
  181. allow you to operate on all entries or just the Selected entries).~~|How To
  182. Select Entries|~~There are two ways you can select entries:~~|1|. One-by-one
  183. by accessing an entry on the Data Entry/Names screen, then pressing
  184. |«Alt»|-|S| to toggle the Selected switch ON and OFF, or~~|2|. Using the
  185. File/Print-Select-Query option, which gives you complete flexibility to select
  186. the whole list, individual entries, or entries which match certain criteria.
  187.  
  188. Why are some menu choices unavailable?Menu choices are sometimes "grayed-out"
  189. (displayed in low-intensity gray) to indicate that they are not available.
  190. When this is the case, it means that certain conditions are not being met to
  191. allow the use of the function. For example, if you have not opened a file, the
  192. Print, Import, and Export options will be unavailable since they operate on
  193. the data contained within a file.~~The most common reasons for items being
  194. unavailable are:~~|■| No file open ── if a file is open, its name is displayed
  195. after the |What Mailing List?| title at the top of the screen~~|■| No items
  196. selected ── in order to print labels, envelopes, etc. you must first select the
  197. items which you want to print. If you have opened a file, look at the status
  198. line at the bottom of the screen to see how many records are Selected.~~|■|
  199. Printer or fonts not defined ── you must tell WML which printer you are using
  200. and which of the printer's fonts to use when printing before you can print
  201. anything. See the Preferences/Printers screen to define this information.
  202.  
  203. Ending WML (return to DOS)When you are finished using WML and want to end the
  204. programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu. If all menus are
  205. closed, just press |Fx|, or you can highlight the File menu then use the down
  206. arrow to highlight Exit then press ─┘Enter.
  207.  
  208. FileIn general, using the File menu is like going to your paper filing
  209. cabinet. There are options to work with the files stored on your disk.~~Use the
  210. up and down-arrow keys to highlight the item you want then press |═╛Enter| or
  211. press the highlighted letter for the item.~~Your mailing lists will be stored
  212. in one or more files. You must specify a file to use before you can enter any
  213. information. Think of it this way: you have to go get a file out of your filing
  214. cabinet before you can look at what's there or add anything to it, and if you
  215. don't have any files you have to set one up.
  216.  
  217. OpenOpens an existing file. After you choose this option you will be shown a
  218. menu of files from which to choose. Highlight your choice and press
  219. ─┘Enter.~~You must have a file open before you can work with entries. If you
  220. have not yet created any files then use the |New| option to create and open
  221. your first file. ~~When you open a file it stays open until you close it (see
  222. File/Close), create a new file (see File/New), open another file, or exit WML.
  223.  
  224. NewFile_NewCreates a new mailing list file (like labelling a new paper file
  225. folder). When you choose this option a window "pops" open where you can
  226. enter:~~|| A name for the file, and~|| A description of it~~The |file name|
  227. is the DOS name on the disk. It can be 1-8 characters long using letters and/or
  228. numbers.~~The |file description| is up to 40 characters of any type which
  229. describe the file. The description appears next to each file in the File/Open
  230. window.~~|NOTES|~~File names must be unique. You can't make two files with the
  231. same name (the computer would never know which one you wanted). File
  232. descriptions can be identical to others or may be left completely blank if you
  233. prefer.
  234.  
  235. File nameFileNameA file name consists of one to eight characters, including
  236. numbers and/or letters only (no special characters such as a period, comma,
  237. etc.). WML will force the name to be all upper-case letters. If you enter the
  238. name of a file which is already on disk or enter a name which is unacceptable
  239. for some other reason, a window will pop open with a message explaining the
  240. problem.
  241.  
  242. File descriptionFileDescIn addition to the file's name on disk you may also
  243. enter a long description of the file, which may contain up to 45 upper-case and
  244. lower-case letters, numbers, and punctuation and other special characters.~~The
  245. long description is stored in a separate file which is compatible with the 4DOS
  246. command interpreter. If you are using 4DOS then these descriptions will appear
  247. when you view a directory of the files from the DOS prompt (using the DIR
  248. command). You may also edit these descriptions using the 4DOS DESCRIBE command;
  249. any changes you make from 4DOS will appear in the WML file list.
  250.  
  251. CloseFile_CloseCloses the file currently in use. This is useful if you want
  252. to erase the file which is currently open or if you will be leaving the
  253. computer unattended for a long while you can use Close to save any information
  254. which may be sitting in memory.~~|NOTES|~~File headers are written only when
  255. files are closed. If your computer loses power while a file is open, it would
  256. be something like dropping a bunch of papers on the floor: the information is
  257. all there, just a little out of order, so just use the Re-index option to sort
  258. things out again.
  259.  
  260. DeleteFile_DelPermanently erase a file from disk. This function is
  261. equivalent to the DOS |del| or |erase| commands. Erasing a file frees up disk
  262. space.~~|NOTES|~~If you accidentally erase a file, you |may| be able to recover
  263. it with QU or some other 'undelete' utility. For the most part, however, once a
  264. file is erased it's gone, so be careful. To be safe, make a back-up of your
  265. files before deleting any.
  266.  
  267. Change file nameFile_ChangeThis option lets you change the file name and
  268. description of the open file. Once you select this option a window will pop
  269. open with the current name & description. Make any changes and press |F7| (or
  270. click on "Ok") to save the changes.~~|NOTES|~~The open file (displayed at the
  271. top of the screen) cannot be changed. Use File/Close to close it.
  272.  
  273. Back-upMakes a back-up copy of your data files. You must have a formatted
  274. floppy disk ready. You can use the same back-up disk over and over again (the
  275. new copy will over-write the old one), but it may be a good idea to alternate
  276. at least three back-up copies.~~|NOTES|~~Use a rotating back-up scheme with at
  277. least three sets of disks or tapes.~~When the work you've done since your last
  278. back-up becomes too much to lose, it's time to make another back-up.~~See
  279. Preferences Back-up for information on selecting a back-up method. Using
  280. compression software requires more memory. Use |Help/About| to see your free
  281. memory.~~|| ARJ 2.30 needs at least |242k| free~~|| LHARC 2.13 needs at least
  282. |189k| free~~|| PKZip 1.1 needs at least |119k| free
  283.  
  284. RestoreRestores data files from a back-up copy. This is useful if your data
  285. files become damaged or are accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data
  286. files |erases| any data files of the same name which exist. If you need to
  287. restore a single file, do so manually from the DOS prompt.
  288.  
  289. Format FloppiesWML first tries to find WFF.EXE in your DOS search path. If
  290. found, What Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked to specify a
  291. drive and the DOS FORMAT command will be used.~~|CAUTION|~~Formatting
  292. completely erases any information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS
  293. |path| must point to |format.com| (which is probably in your DOS directory). If
  294. it does not you will see 'Bad command or file name' flash on your screen and
  295. disks will not be formatted.~~No parameters are passed to FORMAT -- your
  296. drive's highest density will be used.
  297.  
  298. Re-indexRebuilds index files when they are damaged, such as after a power
  299. outage. If some of your entries mysteriously disappear or are displaying out of
  300. order, try re-indexing.
  301.  
  302. PackThe Pack option removes records from the file which have been marked for
  303. deletion. Until a file is packed, "deleted" entries remain on file (which
  304. allows you to change your mind about deleting them, if necessary).
  305.  
  306. ImportAllows files from other software to be read into a WML mailing list.
  307. Imported information is added to the open mail file.
  308.  
  309. dBase FilesIn_DBFYou can import records from any dBase-compatible DBF files.
  310. This includes files made in dBase, FoxBase, dB XL, dBFast, QuickSilver,
  311. Clipper, or any other dBase clone plus any application software which uses the
  312. DBF file format, such as DDLABEL.~~Once you choose this option you will be
  313. asked for a file specification which may include a drive and path. You may use
  314. wildcards (e.g., D:\DBASE\*.DBF) or you may specify the file (e.g., MYFILE.DBF
  315. or D:\DBASE\DATA\MYFILE.DBF).~~Next you will see two windows: On the right are
  316. the WML fields; on the left are the DBF fields defined for the highlighted WML
  317. field.~~1. Use the up and down arrows to highlight a WML field~~2. Press |F3|
  318. and a menu of the DBF field names will pop up~~3. Highlight each field you want
  319. included in the WML field and press the |«SpaceBar»|~~4. Press |─┘Enter| or
  320. click on "Ok" when done and you will see the fields you defined in the
  321. left-hand window.~~|| Press the |F9| key to begin importing the DBF file using
  322. the field assignments you specified.~~|SAVING YOUR DEFINITIONS|~~You can save
  323. definitions to disk and later restore them. Press |F7| to save a definition to
  324. disk and |F5| to restore a saved definition.~~|NOTES|~~WML is included with DBF
  325. definitions for competing mailing list software, such as DDLABEL. You can get a
  326. free definition for any competing mailing list software by mailing me a sample
  327. file on a disk.
  328.  
  329. ASCII FilesIn_ASCASCII (text) files can be created by editors like EDLIN or
  330. QEdit or generated from most software packages. The format is one record per
  331. line with each field separated by a comma. Fields may have quotation marks
  332. surrounding (which is needed if commas are imbedded) but it is not
  333. required.~~Once you choose this option you will be asked for a file
  334. specification which may include a drive and path. You may use wildcards (e.g.,
  335. D:\WML\*.TXT) or you may specify the file (e.g., MYFILE.TXT or
  336. D:\ASCII\DATA\MYFILE.TXT).~~Next you will see two windows: On the right are the
  337. WML fields; on the left are the fields defined for the highlighted WML
  338. field.~~|DEFINING THE FILE FORMAT|~~1. Use the up and down arrows to highlight
  339. a WML field in the right-hand window~~2. Press |F3| and a menu showing the
  340. first record of the input file, split into one field per line, will pop up~~3.
  341. Highlight each field you want included in the WML field and press the
  342. |«SpaceBar»|~~4. Press |─┘Enter| or click on "Ok" when done and you will see
  343. the fields you defined in the left-hand window.~~|| Press the |F9| key to
  344. begin importing the file using the field assignments you specified.~~|SAVING
  345. YOUR DEFINITIONS|~~You can save definitions to disk and later restore them.
  346. Press |F7| to save a definition to disk and |F5| to restore a saved definition.
  347.  
  348. WML 2.x FilesYou can import records from other WML files, in effect
  349. consolidating two files into one.~~Once you select File/Import and choose this
  350. option, you will be asked for a file specification. You may enter a complete
  351. file name (such as |MYFILE.WML|) |or| you may enter a file mask (such as
  352. |*.WML|). If you enter a mask, a window of available files will open from
  353. which you may choose one file.~~After you have specified the file you wish to
  354. import, WML will ask if you want to import all of the records from the file or
  355. only those records which are Selected within that file. By importing only the
  356. Selected records, you have total control over which records are imported.
  357.  
  358. WordPerfect FilesIn_WPWordPerfect mail merge files can be imported into a
  359. WML file using this function.~~Once you choose this option you will be asked
  360. for a file specification which may include a drive and path. You may use
  361. wildcards (e.g., D:\WML\*.WP) or you may specify the file (e.g., MYFILE.WP or
  362. D:\ASCII\DATA\MYFILE.WP).~~Next you will see two windows: On the right are the
  363. WML fields; on the left are the fields in the import file which are defined for
  364. the highlighted WML field.~~|DEFINING THE FILE FORMAT|~~1. Use the up and down
  365. arrows to highlight a WML field in the right-hand window~~2. Press |F3| and a
  366. menu showing the first record of the input file, split into one field per line,
  367. will pop up~~3. Highlight each field you want included in the WML field and
  368. press the |«SpaceBar»|~~4. Press |─┘Enter| or click on "Ok" when done and you
  369. will see the fields you defined in the left-hand window.~~|| Press the |F9|
  370. key to begin importing the file using the field assignments you
  371. specified.~~|SAVING YOUR DEFINITIONS|~~You can save definitions to disk and
  372. later restore them. Press |F7| to save a definition to disk and |F5| to restore
  373. a saved definition.
  374.  
  375. ExportAllows the entries within a WML file to be saved in a different file
  376. format so that it may be accessed by other programmes.
  377.  
  378. ASCII FileAn ASCII text file is usable by most word processors, text editors
  379. (including edlin), etc. If you aren't sure what format another person will
  380. need, use ASCII since it is the most universal.~~ASCII files are read and
  381. written in the following format:~~|| One record per line~|| Fields separated
  382. by commas
  383.  
  384. WordPerfectAllows What Mailing List? information to be used with
  385. WordPerfect's merge function. An ASCII file will be created which contains the
  386. necessary WordPerfect control codes.~~|NOTES|~~From within WordPerfect press
  387. |«Ctrl»-«F5» T R| (DOS |T|ext File |R|etrieve CR/LF to [HRt]).
  388.  
  389. Microsoft WordCreates a mail merge file of your What Mailing List? data for
  390. use with Microsoft's Word word processor. An ASCII file will be created which
  391. contains the header information necessary for Word.
  392.  
  393. Ventura Publisher ASCIICreates an ASCII file with one field per line and a
  394. blank line between fields. Each line contains a tag name preceding the field.
  395. For example, an entry might look like this:~~|@NAME = Acme Tools,
  396. Inc.|~|@ADDRESS = 123 Anywhere Street|~|@ADDRESS = Suite 140|~|@CITY =
  397. Sometown|~(etc.)
  398.  
  399. Print / Select / QueryThis brings up a second pull-down menu and is used in
  400. the same way. Records must be selected to be included in any print-out. |Only
  401. selected records will print.| This menu also has an option to perform actions
  402. on the selected records, such as define groups and flag for deletion.
  403.  
  404. (Select or Clear)|Select| marks each record to be included in any print-outs.
  405. Records which you Select are |added| to those already selected. For example,
  406. you could clear all records, then mark records in your Christmas List group
  407. then mark records in your Friends group.~~|Clear| is the opposite of 'Select.'
  408. Clearing a record means that it will no longer be included in any print-outs
  409. (until it is Selected again).
  410.  
  411. AllSelect or Clear all of the entries on file.
  412.  
  413. GroupSelect or Clear entries according to group definitions. The Group window
  414. will open so you can select the group(s) you would like to select.
  415.  
  416. DateSelect or Clear any entries which have never been printed (Times Mailed
  417. is zero) or entries which were mailed on a particular date.
  418.  
  419. CitySelect or clear records based on the City of the addressee.
  420.  
  421. StateSelect or clear records based on the State or Province of the addressee.
  422.  
  423. ZipSelect or clear records based on the Zip/Postal code of the addressee.
  424.  
  425. PhraseSelect or clear records based on a phrase in the comments.
  426.  
  427. IndividualSelect or Clear records on an individual basis. Under this menu are
  428. three options ── Entire list, Only selected entries, and Only deleted entries.
  429. "Entire List" will let you choose from all records in the mailing list. "Only
  430. Selected" will present only those records which are currently selected. "Only
  431. Deleted" will let you review the records marked for deletion. After you choose
  432. one of these options a window will open showing the records. You can move
  433. throught the list using arrow keys, PgUp/PgDn, etc. and press ─┘Enter to
  434. toggle the records selection on and off.
  435.  
  436. ActionsThis menu lets you perform actions on the entries which are selected
  437. for printing.~~Note on Deleting ═ Records marked for deletion will |not| be
  438. removed from the file until it is packed (see |File/Pack|).
  439.  
  440. Set to dateSel_SetDateThis option lets you increment the times mailed and/or
  441. the last mail date for the Selected entries. You might want to do this, for
  442. example, if you printed envelopes or labels and then the mailing got held up;
  443. you could reset the date to the actual mailing date.~~|Increment Times Mailed
  444. by...| can be a positive or negative number, or zero.~~|New Last Mailed Date|
  445. can be set to a date or you may leave it blank (use the space bar or Delete key
  446. to erase the default date). If you leave it blank, the date will not be
  447. changed.~~Press |F1| to open the help window. Press |F7| (Save) to begin
  448. changing records. Press the |Esc| key to exit without making any changes. You
  449. can also use a mouse to "click" on the Help, Save, or Cancel options listed
  450. near the bottom of the screen.
  451.  
  452. PrintThis is where you print labels, envelopes, or a group list.
  453.  
  454. Group ListPrint a list of the groups defined on blank paper.~~The groups you
  455. define are common to all mailing lists.
  456.  
  457. Phone BookPrint a phone book containing the selected entries. The phone book
  458. can be printed on a laser or dot matrix printer. You will be asked for two font
  459. selections ── one for titles (the header and footer of each page) and a second
  460. font for the entries.~~Fonts should be no more than 10cpi or 12 points; 12 to
  461. 17cpi mono-spaced (fixed) fonts are recommended.~~Use of proportional fonts
  462. will cause the index at the top of each page to "float."
  463.  
  464. Laser EnvelopesPrint selected records on envelopes on your laser
  465. printer.~~|NOTES|~Records must be Selected before they can be printed.~~If the
  466. MailCode.SFL soft font is in the WML directory it will automatically be used to
  467. print a postal bar code at the bottom of the envelope.
  468.  
  469. Laser LabelsPrint selected records on laser labels (8½x11-inch sheet of
  470. labels). A window will open for you to define the label sheet dimensions,
  471. margins, and the items you want to print on the labels. This is the same window
  472. as accessed with the Preferences/Laser Labels menu option, and any changes you
  473. make in this window will be saved for future sessions.~~|NOTES|~~If you are
  474. using 3-across labels (the standard type), there is not enough room to print a
  475. bar code for an 11-digit U.S. zip code. Thus, even if you have the Auto
  476. 11-digit Zip option turned ON (on the Preferences/Other screen), you will only
  477. get 5- or 9-digit zip bar codes on the labels. If you are using 2-across labels
  478. then the full 11-digit bar codes will be printed.
  479.  
  480. What if data runs into next label?You may find that the data for one entry
  481. runs into the next label (to the right). Here are some common reasons for this
  482. problem and their solutions:~~|■| The font is too large ── if you are using a
  483. PCL 5 laser printer (such as a LaserJet III or 4) then go to the
  484. Preferences/Printers screen, highlight the option for the Laser Labels font,
  485. and press F3; choose the same font (or a different one) and then set the point
  486. size to a smaller number (try 8 or 9 points)~~|■| The font is too wide ── fonts
  487. have different widths, so even at the same point size two fonts may be
  488. dramatically different. Try using a different font (use the same procedure as
  489. above).~~|■| Entries are all-CAPS ── with proportionally-spaced fonts, capital
  490. letters take more space than lower-case ones. If you already have invested a
  491. lot of time in a mailing list, there is not much you can do except try a
  492. smaller point size or different font. Enter data using both upper- and
  493. lower-case letters in the future.
  494.  
  495. Continuous LabelsPrint selected records on the type of label shown on the
  496. menu. The label types you wish to print upon are chosen on the
  497. Preferences/Labels screen.~~|═| Records must be selected before they will
  498. print.
  499.  
  500. ExitEnd WML (which will return you to DOS or your menu). Always exit the
  501. programme before turning your computer's power off.
  502.  
  503. Data EntryThis menu provides the means for you to enter and change information
  504. in your mailing lists and group list.
  505.  
  506. NamesDE_NamesUse this to add new entries to a mailing list file or to change
  507. existing entries. Each screen contains one entry (like a single Rolodex
  508. card).~~|SPECIAL FUNCTIONS|~~Notice the special function keys listed near the
  509. bottom of your screen (you should see some right now). You can press a function
  510. key to perform it's function whenever it is shown on the screen or you can
  511. |click on the function| description with a mouse.~~|F1| pops open the help
  512. window. While on the State/Province field pressing |F1| will display a list of
  513. States & Provinces from which you may choose and the mailing abbreviation for
  514. that state will be inserted into the record.~~|F2| will display a list of
  515. entries on file. You can scroll through this list and choose an entry.~~|F3|
  516. will display the list of Groups you have defined, showing the ones to which the
  517. current entry belongs (if any). You may then select & clear groups as apply to
  518. the entry. Notice that the word |Group| under the F3 key (near the bottom of
  519. the screen) shows up dim (grey) if there are no groups defined for the
  520. displayed entry and |bright| (yellow or bright white) if groups are
  521. defined.~~To change the status of the four toggles near the top-right of the
  522. window, hold down the |«Alt»| key while pressing one of the letters highlighted
  523. (e.g., Alt-D for the Delete toggle). Alternately you may use a mouse to click
  524. on the toggles.~~|EDITING KEYS|~~WML uses a familiar DOS-style cursor to
  525. indicate the data entry position within a field. If a field is empty, the
  526. entire field will be highlighted and the cursor will be at the left-most
  527. position. You may move the cursor without destroying data so that, for example,
  528. you can change "Avenue" to "Street" without having to re-type the other
  529. information in that field.~~The |Ins| (insert) key switches between "insert"
  530. mode (the cursor becomes an underline; new data will push other information to
  531. the right) and "over-write" mode (the cursor is a large block; new data will
  532. erase information under the cursor).~~The |Del| (delete) key deletes the
  533. character at the cursor.~~|Home| and |End| keys move the cursor to the start &
  534. end of the field. If you hold down the |Ctrl| (control) key and then press
  535. either Home or End, the file position will jump to the top or bottom of the
  536. file.~~|PgUp| (Page Up) jumps to the previous entry and |PgDn| (Page Down)
  537. jumps to the next entry within the opened file. Precisely what the previous &
  538. next entries are depends on the active index.~~|NOTES|~~You don't have to set
  539. the Number of Times Mailed or Last Mail Date fields ── these are automatically
  540. maintained by the computer, but you can change them if necessary.~~Phone
  541. numbers and comments appear only on screen, |not| on labels or envelopes.~~When
  542. you enter a zip or postal code the State/Province for that code will
  543. automatically be inserted.~~|ABBREVIATIONS|~~Abbreviations (a.k.a. macros) may
  544. be used in the Address, City, and Comments fields. If there is enough room on
  545. the line, any abbreviations found will be expanded to their full text. If there
  546. is |not| enough room on the line abbreviations will remain as you type
  547. them.~~For example, you might have "POB" set as "P.O. Box". But if you type
  548. "12837 Rue de la Wokka Wokka, pob 12" on an address line the "pob" would remain
  549. as it is because there is not enough room to put "P.O. Box" in its place.
  550.  
  551. Country/PR Urban DistDE_Names_CountryThis field has a dual purpose:~~1. It
  552. holds the Country name |if| the address is outside the U.S.A. or Canada (WML
  553. automatically figures out when to print USA or Canada), or~~2. It may hold the
  554. name of the Puerto Rico Urban District for P.R. addresses.~~The Country field
  555. only appears when the |Country setting| on the Preferences/Other screen is set
  556. to |International|.
  557.  
  558. TogglesDE_Names_TogglesOn the top right edge of the Names data entry screen
  559. are four toggles: Delete, Bad address, Omit, and Select. These fields are
  560. either "on" (indicated by a check mark within the brackets |[√]|) or "off"
  561. (indicated by empty brackets |[ ]|).~~The |Delete| toggle flags an entry which
  562. is to be deleted the next time the file is packed. Entries remain on file until
  563. the File/Pack option is used so that you can review the entries marked for
  564. deletion before permanently erasing them from disk.~~The |Bad Address| toggle
  565. indicates that the address on file is incorrect. This maintains the entry on
  566. file for the purpose of duplicate checking so that it will not be entered again
  567. with the same bad address.~~The |Omit/Exclude| toggle indicates an entry which
  568. has a valid address but to which you do not wish to mail. Perhaps it is a
  569. customer who has been chronically late in paying or a propspect to whom you no
  570. longer wish to send mailings.~~The |Select| toggle selects a record for
  571. printing. Selected entries may also be modified as a group using the Actions
  572. sub-menu on the Print/Select/Query menu.
  573.  
  574. GroupsGroupsYou can add or change up to 255 group descriptions that apply to
  575. your mailing lists. Once you define groups you can use the «F3» key while on
  576. the Names screen to identify the groups to which an entry belongs.
  577.  
  578. AbbreviationsAbbrThis screen lets you define abbreviations which you can use
  579. while entering mailing information. For example, if you have a lot of entries
  580. which had the comment, 'Credit Rating: xx' you could set an abbreviation of CRG
  581. (or whatever) to expand to 'Credit Rating: '. Then you just type 'CRG B+'.
  582. Abbreviations are used in the City and Comment fields.
  583.  
  584. IndexingThis menu lets you choose how you would like the mailing list to be
  585. ordered for displaying and printing. There are four index options and two
  586. filter options, separated by a solid line. The setting you choose on this menu
  587. is shown at the bottom of the screen (next to the date on the status line) and
  588. affects all output to screen or printer.~~|OPTIONS|~~ |N|ame sorts the list
  589. alphabetically according to Surname plus First Name plus a portion of the
  590. Company name~~|C|ompany sorts the list alphabetically according to Company name
  591. plus Surname~~|A|ddress sorts according to the first address line part of the
  592. name~~|Z|ip sorts according to the Zip/Postal code plus part of the
  593. name~~|FILTERS|~~|Selected| displays only the records selected for printing
  594. (like a dBase SET FILTER TO)~~|Deleted| displays only the records marked for
  595. deletion (set filter to deleted())~~Selecing both filters will give you
  596. Selected |and| Deleted records.
  597.  
  598. FiltersThis is a bit like a filter on a camera in that it affects what you
  599. see. You can filter selected or deleted records or both.~~|Selected filter|
  600. will show you those records which are selected for printing, filtering those
  601. which are not~~|Deleted filter| will show you those records which are marked
  602. for deletion, filtering those which are not
  603.  
  604. PreferencesThis menu determines the overall operation of WML.~~|| Use
  605. |Address| to set your return address.~|| Use |Printers| to define your
  606. printers~|| Use |Labels| to define the types of labels you will be using ~~|═
  607. You will not be able to print anything until you define at least one printer.|
  608.  
  609. AddressAllows you to set up to two return addresses for printing on
  610. envelopes.
  611.  
  612. Envelope SizePref_EnvThis screen let's you define the size of envelope on
  613. which you will be printing.~~|Width & length|: A standard #10 business envelope
  614. is 9½ inches wide by 4-1/8 inches long (9.5 by 4.125).~~The |Left/Right Offset|
  615. lets you adjust the position of the return address for best results. A positive
  616. offset will shift the return address to the right and the addressee to the left
  617. - in other words, the left & right margins are moved inward. On a laser
  618. printer, a negative offset will shift the return address text to the left and
  619. the addressee text to the right - in other words, the left & right margins are
  620. moved outward.~~The |Top & Bottom Offsets| let you adjust the vertical print
  621. position. A positive offset will shift text down from the top and up from the
  622. bottom (margins moved inward). On a PCL laser or ink-jet printer, a negative
  623. Top or Bottom Offset will shift text up at the top and down at the bottom
  624. (margins moved outward).~~|Examples|~~If the first line of the return address
  625. doesn't print, set the Top Offset or T/B Offset to a positive number (like
  626. 0.2).~~If the bar code is not printing or only partially appears on envelopes,
  627. it is going past the printer's built-in margin. Adjust the bottom margin to a
  628. positive number (like 0.2) to move the bar code upwards.
  629.  
  630. Laser LabelsPref_DefLLSet the characteristics of your laser labels on this
  631. screen. Enter the number of labels across and the vertical distance between
  632. labels (measure from the top of one to the top of the next). When you are
  633. finished press |F7| to save the data you entered, or press |Esc|ape to cancel
  634. the operation.
  635.  
  636. Number acrossPref_LLacrossEnter the number of labels which appear
  637. horizontally on your label sheets. The most common values are 2 and 3.
  638.  
  639. Vertical distancePref_LLvertThis is the distance, in inches, from the top of
  640. a label to the top of the next vertically-adjacent label.
  641.  
  642. Top & Left marginsPref_LLmgnEnter values for the top and left margins of the
  643. label sheet. Because label sheets vary and different laser and inkjet printers
  644. can have different origins (the place where it starts printing), you will
  645. probably need to experiment to find the right margin for your printer. It is
  646. common to need about a ¼-inch margin for both settings.~~The margin settings
  647. may be positive or negative numbers. To move the printing higher or further to
  648. the left, set the margin to a negative number (like -0.2).~~|Helpful Hint|~~Try
  649. printing on plain paper before you use a sheet of labels, then hold a label
  650. sheet and the piece of paper up to a light source to see how they line up.
  651.  
  652. Lines to printPref_LL_LinesThe vertical line spacing is determined by the
  653. number of lines you wish to include on each label. If you use a large font
  654. (such as a 14 point font), an entry with seven lines of data (including the
  655. bar code) may overlap vertically. With smaller fonts this is generally not a
  656. problem.~~Unless you have special label needs, you will normally want all lines
  657. activated for mailing labels.
  658.  
  659. Label TypesPref_DMLabelYou can set WML to work with whatever type of labels
  660. you use. Once you select this option you will see a menu of label types (some
  661. of which may be "undefined"). Highlight the one you wish to view and/or change,
  662. press ─┘Enter, and the label definition window will pop open.~~In this window
  663. you set the characteristics for this type of label.~~|Name| ── Enter a
  664. descriptive name. This is for your reference. ~~|Width| ── Enter the width of a
  665. single label in inches. If there is more than one label across just measure one
  666. of the labels.~~|Vertical distance| ── Measure the distance from the top of one
  667. label to the top of the next.~~|Across| ── Enter the number of labels
  668. horizontally, 1 through 9.~~|Horizontal distance...| ── Measure the distance,
  669. in inches, from the left edge of one label to the left edge of the next. This
  670. number doesn't matter if you are using one across labels.~~When you are
  671. finished entering or changing data just press the |F7| key to save or the
  672. |Esc|ape key to quit. You can also point & click on the fields and Ok/Cancel
  673. buttons with a mouse.
  674.  
  675. Label NamePref_DMLNameThis is a name to identify the type of label (e.g.,
  676. "Mailing", "Shipping", etc.) which can be up to 16-characters long.
  677.  
  678. Label WidthPref_DMLWidthThis is the width, in inches, of the label,
  679. measuring between the left and right edges.
  680.  
  681. Vertical DistancePref_DMLVertThis is the distance, in inches, from the top
  682. of a label to the top of the next vertically-adjacent label.
  683.  
  684. Number AcrossPref_DMLAcrossEnter the number (1 through 9) of labels
  685. available horizontally.
  686.  
  687. Horizontal DistancePref_DMLHorizIf your labels are arranged with more than
  688. one label across you must tell WML what the distance is from the left edge of
  689. one label to the left edge of the next horizontally-adjacent label.
  690.  
  691. Left MarginPref_DMLLeftThis is the distance, in inches, to offset the
  692. printing from the left margin. Some printers have their paper sensors located a
  693. few inches from the left-most printing edge which may mean you must load your
  694. labels to the right of the left-print-edge. On my NEC P5300 I must load my
  695. 1-across labels 1-inch to the right in order to activate the paper sensor, so I
  696. set the left margin for 1.00 inch.
  697.  
  698. Lines to printPref_DML_LinesIf you define too many lines to be printed on
  699. labels they will not fit with standard vertical spacing. In this situation your
  700. printer will be set to tighter-than-usual line spacing to allow for the extra
  701. lines. In this case it is a good idea to print a test label to check for line
  702. overlap before printing all labels.~~You can change the number of lines printed
  703. on this type of label using the Preferences/Continuous Labels set-up screen.
  704.  
  705. Other SettingsPref_OtherThese settings affect the way in which WML operates.
  706. Briefly, they are:~~1. |Back-up method| determines whether or not compression
  707. software is used for back-up copies (the compression software must be
  708. accessible via your DOS path)~~2. |Country| determines your home country, zip
  709. code format, etc.~~3. |Directory format| determines how your files will be
  710. displayed when you use the File menu.~~4. |Alert sound| determines the sound
  711. used to call your attention to problems, incorrect responses, etc.~~5. |Auto
  712. 11-digit zip| determines whether WML will calculate the extra two digits for a
  713. 9-digit U.S. zip code (this does not apply to 5-digit zip codes).~~6.
  714. |Incomplete addresses| determines whether entries with incomplete address
  715. information will be printed on labels and envelopes.
  716.  
  717. Back-upPref_BackupPress the |F3| key or click on "F3/List" with a mouse to
  718. set this field ── a menu of choices will appear from which you may highlight a
  719. choice & press |─┘Enter| (or click with a mouse).~~Allows you to set the
  720. method for backing-up your data files. Use DOS' COPY or ARJ, LHArc, or PKZip
  721. compression software available which is in your DOS path.~~Compression software
  722. will typically pack 2-10 times the data in the same space so even a 360k floppy
  723. can hold megabytes of back-up data.~~|NOTES|~~Using compression software
  724. requires more memory. Use |Help/About| to see your free memory.~~|| ARJ 2.30
  725. needs at least |242k| free~|| LHARC 2.13 needs at least |189k| free~|| PKZip
  726. 1.1 needs at least |119k| free~See also the File/Backup help for more
  727. information.
  728.  
  729. CountryPref_CountryPress the |F3| key to set this field ── a menu of choices
  730. will appear from which you may highlight a choice & press |─┘Enter|~~This
  731. defines the countries for which you will be entering addresses. You may change
  732. this setting at any time ── it will only change the way information is entered
  733. and displayed (nothing permanent).~~ |U.S.A. only|~~Use this setting if your
  734. mailings will |only| be to U.S. addresses. This setting...~|| Displays date in
  735. mm/dd/yy format~|| Uses 2 capital letters for state~|| Uses (###) ###-####
  736. for phone no.~|| Uses #####-#### zip codes~~|Canada only|~~Use this setting
  737. for Canadian addresses |only|. This setting...~|| Displays date in dd-mm-yy
  738. format~|| Allows 15 spaces for Province~|| Uses (###) ###-#### for phone
  739. no.~|| Allows 7 spaces for postal codes~~|U.S.A. plus Canada|~~Use this if
  740. your mailings will |originate from the U.S.| and go to U.S. and Canadian
  741. addresses. This setting...~|| Displays date in mm-dd-yy format~|| Allows 15
  742. spaces for Province/State~|| Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Allows 10
  743. spaces for postal/zip codes~~|Canada plus U.S.A|~~Use this setting if your
  744. mailings will |originate from Canada| and go to Canadian and U.S. addresses.
  745. This setting...~|| Displays date in dd-mm-yy format~|| Allows 15 spaces for
  746. Province/State~|| Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Allows 10 spaces for
  747. postal/zip codes~~|International|~~This setting gives the greatest flexibility
  748. in entering data but does the least formatting for you.~|| Displays date in
  749. yyyy-mm-dd format~|| Allows 15 spaces for Province/State~|| Allows 14 spaces
  750. for telephone numbers~|| Allows 10 spaces for postal/zip codes
  751.  
  752. Directory FormatPref_DirFmtPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  753. choices will appear from which you may highlight a choice & press
  754. |─┘Enter|.~~Lists of files (on screens such as File/Open, File/Erase, etc.)
  755. can be displayed in one of three formats:~~1. DOS file name first, followed by
  756. size, date, and description~~2. DOS file name only~~3. Description followed by
  757. DOS file name, size, and date.~~Files are organized alphabetically from left to
  758. right, so option #1 will sort the list on the DOS file name whereas option #3
  759. will sort the list according to the description.
  760.  
  761. Alert SoundPref_ErrSndPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  762. choices will appear from which you may highlight a choice & press
  763. |─┘Enter|.~~You can specify whether you want WML to be silent or use a tone to
  764. call your attention to problems (e.g., printer off-line), warnings (e.g., when
  765. data is about to be abandoned), etc.
  766.  
  767. Auto 11-digit ZipPref_AutoZipIf an address has a 9-digit zip, WML can figure
  768. out the extra 2-digits and check-digit. Since there may be exceptions to the
  769. rule you may turn the automatic zip expansion off, which will print 9-digit
  770. zips as they are and will only print 11-digit zips if the full zip code is on
  771. file.
  772.  
  773. Print incomplete addressesPref_NoAddThis setting helps to avoid mailing to
  774. undeliverable addresses. If this option is set to "Print", then entries with
  775. incomplete address information will be printed anyway. If set to "Don't print",
  776. entries with no address will |not| be printed on labels and envelopes, even if
  777. they are selected to print.~~|NOTES|~~Entries which have city, state/province,
  778. and zip code are considered valid since some destinations do not have street
  779. address information (especially in small towns)~~This setting affects:~|√|
  780. Printing of labels & envelopes~|√| Exporting
  781.  
  782. File ImportPref_ImportThis setting determines how duplicate entries will be
  783. handled when you are import a file.~~|Ignore duplicates| will |not| add
  784. duplicate entries to the open file.~~|Include duplicates| will include
  785. duplicates (this is the same as turning duplicate checking off)~~|Ask each
  786. time| will pop open a window each time a duplicate entry is encountered.
  787.  
  788. Capitalize City fieldPref_CityThis setting determines how the city field
  789. will be accepted on the Data Entry/Names screen.~~|All upper case| will accept
  790. city names in upper case letters only. The U.S. post office prefers city names
  791. to be in upper case.~~|Capitalize| will capitalize the first letter of each
  792. word in the city name.~~|Leave as typed| will leave the city name as you type
  793. it, and will allow upper and lower case letters.
  794.  
  795. Default 3rd phone descriptionPref_Phone3This setting determines the default
  796. description for the third phone number of each entry. "Default" means that this
  797. is the description which appears on new records, although you can change it if
  798. you wish. The default should be set to the description you will most often use.
  799. For example, if you use the first phone number for an office or "work" number
  800. and the third phone number is most commonly a person's home phone number (if
  801. any), you may want to set the default description to be "Home".~~Remember, this
  802. is only the default which will be applied to new records; you can change the
  803. description on each entry as desired.
  804.  
  805. PrintersPref_PtrsDefine the laser and/or dot matrix printers you will use
  806. with WML, including font definitions.~~√ Use the up and down arrows to move
  807. between the fields~~√ When |F3/List| is displayed near the bottom of your
  808. screen you can press the |F3| key to open a window of choices.~~√ For help with
  809. a particular field, position the cursor on the field and press the |F1| key.
  810.  
  811. Printer PortPref_PtrPortThis is the "channel" WML will use to access each of
  812. your printers ── LPT1, LPT2, or LPT3. If you have a switch box you can set both
  813. printers to the same port. If you only have one printer it is probably
  814. connected to LPT1.
  815.  
  816. Setting Printer ModelPref_PtrSetOn this line you define the printer you will
  817. be using so that WML knows how to control it properly. Many printers, even
  818. different brands, use the same control codes. If your printer is not on the
  819. list look in your manual to find a model it emulates. Dot matrix printers are
  820. usually Epson or IBM compatible.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key
  821. or double-click with a mouse. A window of printer choices will "pop up" on your
  822. screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  823. press ─┘Enter.
  824.  
  825. PCL Soft Font DirectoryPref_SoftDirIf you use a PCL laser printer you can
  826. use soft fonts (fonts stored on disk which are sent to the laser printer as
  827. needed. When you choose the |Select a Soft Font| option when setting a PCL font
  828. you will be given the chance to specify the drive and path on which your font
  829. files reside. Any new information you enter here will be saved as the new
  830. default soft font directory.
  831.  
  832. Return Address FontPref_RAFontSelect the font you would like to use to print
  833. the return address on envelopes. Since the post office does not need to use
  834. their computers to read the return address information, you may use any type
  835. of font in practically any size you want.~~To set this field:~~|1.| Press the
  836. |F3| key or double-click on the field with a mouse. A window of font choices
  837. will "pop up" on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight
  838. your choice then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be
  839. asked to enter the size of print you would like to use.~~|NOTES|~~Envelopes are
  840. printed in landscape orientation. To use soft fonts for envelopes you must have
  841. file names ending in .SFL.
  842.  
  843. Addressee FontPref_AdFontSelect the font you would like to use to print the
  844. addressee on envelopes.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or
  845. double-click with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  846. screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  847. press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  848. size of print you would like to use.~~|NOTES|~~■ The U.S. Post Office prefers
  849. san-serif (Helvetica, Univers, Swiss, etc.) fonts in the range of 8-18 points
  850. for their OCR readers.~~■ Envelopes are printed in landscape orientation. To
  851. use soft fonts for envelopes you must have file names ending in .SFL.
  852.  
  853. Label & Phone Book FontPref_LLFontSelect the font you would like to use when
  854. printing laser labels (8.5 x 11-inch sheets of labels) and the phone book. The
  855. U.S. Postal Service (USPS) prefers |sans serif| fonts, such as Helvetica,
  856. Helvette, Univers, or Swiss in a |size of 8 to 18 points| ── 9 or 10 points is
  857. best for 3-across labels while 10 or 12 are good for 2-across labels.
  858. Experiment with sheets of plain paper to see how different fonts will look and
  859. fit on your labels. For the phone book a 10 point font works well.
  860.  
  861. Titles FontPref_TtlFontSelect the font you would like to use to print report
  862. titles. This is used for the Group List, Phone Book, and Zip/Postal Code
  863. Distribution List.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click
  864. with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your screen.~~|2.| Use
  865. the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then press ─┘Enter.~~|3.|
  866. If the font is scalable you will be asked to enter the size of print you would
  867. like to use.~~|NOTES|~~Reports are printed in portrait orientation. A soft font
  868. will have to end in .SFP to be used for report titles.
  869.  
  870. Manual FeedPref_ManFeedThis field specifies whether you will manually feed
  871. envelopes or if you have an envelope tray. If you set this to "Yes" WML will
  872. send a Manual Feed command to the laser printer before printing envelopes. On
  873. some lasers this does nothing, but on most it will cause the printer to wait
  874. for an envelope to be inserted in the manual feed slot (which is on top of the
  875. paper tray for H-P & Canon printers).
  876.  
  877. Impact Printer FontsPref_DMFontThese fields let you select the fonts to use
  878. in printing envelopes, continuous labels, and reports on your dot matrix
  879. printer.~~The Labels & Phone Book font definition is used for printing both
  880. continuous labels and the main body of the phone book. The Titles font is used
  881. in printing the title line for the Group List, Phone Book, and Zip/Postal Code
  882. Distribution List.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click
  883. on the field with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  884. screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  885. press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  886. size of print you would like to use.
  887.  
  888. Pause for EnvelopesPref_DMPauseIf you use ordinary envelopes set this field
  889. to |N|o. This will cause WML to pause between each envelope so you can load it
  890. properly in your printer.~~If you use continuous envelopes (a box of envelopes
  891. all connected to each other) then set this field to |Y|es so that WML will
  892. print all of them without pausing.~~|NOTES|~~In most cases this field doesn't
  893. matter because the printer will stop printing on its own as each envelope is
  894. completed. However, if your printer:~~a. has no out-of-paper sensor so that it
  895. always prints regardless of whether there's anything to print on, or~~b. will
  896. not print single envelopes because it thinks it's out of paper so that you have
  897. to jam a business card in the back to make it print (thereby defeating the
  898. out-of-paper sensor),~~then this pause will make WML wait for you and help
  899. prevent printing on the platten.
  900.  
  901. Duplicate CheckingPref_DupCkA dot to the left of any of these three options
  902. means that it is turned ON.~~When a dup checking option is turned ON you will
  903. be told each time a potential duplicate is detected.~~|| Your duplicate
  904. checking selection applies to entering new records from the keyboard as well as
  905. importing from other files~~|| Address option checks the file for duplicate
  906. Address-line-1 only; line 2 of address is |not| checked for duplicates
  907.  
  908. ■OrderForm
  909. INVOICE & REGISTRATION FORM
  910.  
  911. REMIT TO:                                                   FROM:
  912.  
  913.                                   Name___________________________
  914.   Angel Babudro
  915.   "Organic Computer Wizardry"     Company________________________
  916.   PO Box 132
  917.   Paonia, CO  81428  USA          Address________________________
  918.   (303) 527-6756 10am-6pm
  919.       Tue-Fri Mountain time       _______________________________
  920.  
  921.                                   Phone__________________________
  922.  
  923.  
  924.  
  925. Use License      Registration, disk, & manual      ($69)  _______
  926.  
  927. Options          Complete U.S. zip codes (5Mb)     ($10)  _______
  928.  
  929. Shipping &       Continental U.S.A. add $3
  930.  Handling        Canada, AK, HI, VI, PR add $5
  931.                  Other countries add $9                   _______
  932.  
  933.                  ===========================  T O T A L = _______
  934.  
  935.  
  936.   Send new updates about every other month and bill        "Yes"
  937.   me $7 plus foreign shipping, if any.  I will send       or "No"
  938.   payment within seven days or return the disk to
  939.   cancel this service...................................  _______
  940.  
  941. Acceptable disk sizes  [__] 3½"                 [__] 5¼"
  942. Drive density          [__] Low (DD) required   [__] High (HD) ok
  943. Do you use FDFORMAT?   [__] Yes, extended density disks okay
  944.  
  945. Printer make(s) & model(s)_______________________________________
  946.  
  947. I got it from ________________BBS ________________Vendor ___Other
  948.  
  949. Which magazines do you read?_____________________________________
  950.  
  951.      ____________________________________________________________
  952.  
  953. For credit card orders (MC, Visa, AmEx, or Discover) call
  954. 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or FAX to 713-524-6398
  955. or send your order to CompuServe 71355,470.  Order product
  956. #10800.  These numbers are for ordering only - call Angel for
  957. technical support.
  958.  
  959. Upon receipt of this paid invoice the latest Registered Edition
  960. disk and any options chosen above will be sent.  Send cash,
  961. cheque, money order in U.S. funds; Canadians send Cdn$ or CIMO.
  962. Mail this invoice with your cash, cheque or money order. Allow
  963. 1-4 weeks for the latest version to land on your doorstep.  Thank
  964. you for registering!
  965. ■SiteLic
  966. INTERNAL SITE LICENSE RATES
  967.  
  968. Listed below are the licensing rates for the use of WML at a
  969. single location of an organization, including use on a local-area
  970. network.  Prices include printed manuals and technical support for
  971. the first 10 copies (you may make copies of the manual for the
  972. additional licensed stations).  If you prefer to have printed
  973. manuals & technical support available for more than 10 users, add
  974. $12 for each user beyond the first 10.
  975.  
  976. 2nd through 10th copy.......... Qty ____ x $48.30 each = ________
  977.  
  978. 11th through 20th copy......... Qty ____ x $41.40 each = ________
  979.  
  980. 21st through 50th copy......... Qty ____ x $34.50 each = ________
  981.  
  982. 51st through 200th copy........ Qty ____ x $27.60 each = ________
  983.  
  984. 201st through 500th copy....... Qty ____ x $20.70 each = ________
  985.  
  986. Copies beyond 500.................. $4000 one-time fee = ________
  987.  
  988. Printed manuals & technical support beyond 10 stations
  989.     Number of additional stations ______ x $12.00 each = ________
  990.  
  991. ========================================================
  992. Complete U.S. zip codes data base (requires 5Mb hard
  993. disk space). You need only purchase one copy and may use
  994. it on any number of licensed stations.  Additional
  995. copies on disk may be purchased if desired.
  996.  
  997. Additional copies of Zip Codes.. Qty ____ x $5.00 each = ________
  998.  
  999. ========================================================
  1000.  
  1001. Shipping within Continental U.S.  Total qty _____ x $2 = ________
  1002.  
  1003. Shipping to Canada or AK/HI/PR/VI Total qty _____ x $4 = ________
  1004.  
  1005. Shipping to other countries:      Total qty _____ x $8 = ________
  1006.  
  1007. ========================================================
  1008.  
  1009. TOTAL SITE LICENSE FEE................................ $_________
  1010.  
  1011. Please complete the INVOICE & REGISTRATION FORM for your first
  1012. copy (use the Help/Order Form option in WML); this form only
  1013. covers copies beyond the first one.  Include both forms with your
  1014. Site License registration.  Thank you!
  1015.  
  1016.