home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 19 / CD_ASCQ_19_010295.iso / vrac / twgp601a.zip / TUTOR.TXT < prev   
Text File  |  1994-08-15  |  52KB  |  997 lines

  1.                                                        Tutorial:  Page 1
  2.  
  3.  
  4.                               BEGINNING YOUR PROGRAM
  5.  
  6.       Having installed TeacherWorks Professional, it is now time to take a
  7.       test drive.  Virtually all menu commands can be accomplished using a
  8.       mouse, but for the purposes of this program tutorial, the stress will
  9.       be on accomplishing tasks through the keyboard.  The mouse speeds
  10.       things up considerably, but since you may be in a situation where a
  11.       mouse is not available, it is useful to know how to work through this
  12.       program without it.
  13.  
  14.       While using this program, you need to know that if a letter or word is
  15.       inside the <> brackets, that means you should press the corresponding
  16.       key on the keyboard.  If for example you are asked to press <ESC>, you
  17.       should press the Escape key, a <2> indicates the 2 key.  If a letter
  18.       or words is inside Quotes ("), Type the letter or word, not the
  19.       Quotes.
  20.  
  21.       Before you get started, you should know where you are going to put
  22.       your gradebook data.  This program is designed to work on a hard disk,
  23.       so it works best if that is where you put your student data.  You may
  24.       put your data on any subdirectory of the hard drive, as well as on a
  25.       floppy disk.  You will probably need at least 700K free if you are
  26.       storing you data on a floppy.
  27.       Log onto the subdirectory where you installed the program.  If you use
  28.       the included INSTALL.EXE, a directory listing will show a subdirectory
  29.       called "DATA".  For this tutorial, that is the subdirectory that I
  30.       will use.  I have installed GBPro on drive E:.  Therefore, my data
  31.       path will be E:\GBPRO\DATA.
  32.  
  33.          NOTE:  While using this program, the Foxpro Runtime will create a
  34.          number of .TMP files.  If you should turn off or reset the computer
  35.          while the program is running, those .TMP files will not be properly
  36.          erased.  On occasion, you should erase any remaining .TMP files.
  37.  
  38.       It is time to begin.  At the DOS Prompt, type:
  39.                            GBPRO     <ENTER>
  40.  
  41.       The opening screen will tell you to "Select DATA Path".  If the data
  42.       path that is shown is not the correct one, type the yours in.
  43.       Pressing <CTRL> and <Y> will erase the whole line.  YOU SHOULD NOT PUT
  44.       YOUR DATA ON THE SAME DIRECTORY AS THE PROGRAM FILES.  This will not
  45.       cause any major problems, but it is more difficult to keep track of
  46.       your data files if they are mixed in with the program files.  Type in
  47.       the drive, followed by a colon.
  48.  
  49.          NOTE:  If the data is going to a floppy drive, make sure that you
  50.          have a formatted disk in your DATA drive.  You would not normally
  51.          put it into a subdirectory and you need not put in the backslash.
  52.  
  53.                                                        Tutorial:  Page 2
  54.  
  55.  
  56.  
  57.       When typing the data path of a hard drive, type the drive letter,
  58.       followed by a colon, then a backslash, finally the remainder of the
  59.       path.  DO NOT end with a backslash!  After typing the path, press
  60.       <ENTER>,   The "OK" will change color.  Press <ENTER> once more.  The
  61.       program will tell you that it is creating its data drive, and the
  62.       program setup will begin.
  63.  
  64.  
  65.                                       SET UP
  66.  
  67.       You will need to tell the Grade Book Program some information which is
  68.       necessary for it to do its job properly.  This procedure is called the
  69.       "Setup" procedure and it is necessary each time you create a new set
  70.       of grades on a different directory.  The first screen asks for your
  71.       name, school and department.  Fill this in and click on the < Ok >
  72.       button.  Stop when you are asked if you want to use total points or a
  73.       grade point average.   Some things to think about.
  74.  
  75.         1. If you use point totals, assignments in each category will be
  76.            given a default value.  You may assign more points to the more
  77.            important grade categories. (eg. Class work = 10 points each,
  78.            daily work = 15 points each, tests = 50 points each, projects =
  79.            100 points each, etc.).  Maximum for any given category
  80.            assignment is 999 points (3 digits per grade).  When using point
  81.            totals, you will give each category a default value per grade,
  82.            but inside the program you may assign a different value to every
  83.            single grade.
  84.  
  85.         2. If you use grade point averages, letter grades or numbers may
  86.            be used and each grade will be weighted by category according to
  87.            the importance of the category.  You do not weight the whole
  88.            category, you weight each grade within the category in relation
  89.            to the grades in the other categories.
  90.  
  91.       If you find this confusing, skip down to the section on setting up
  92.       grading scales and read it carefully. It should answer any questions.
  93.       A rule of thumb regarding which to use might be if you simply count up
  94.       how many points your students get each grading period to determine
  95.       their grades, choose the point total option.  All others should choose
  96.       the point averaging option.  Choose now whether you want to use point
  97.       totals or grade point averages.
  98.       Setting Up Your Grade Categories
  99.  
  100.       Your grade categories are the various types of assignments and tests
  101.       that you might use.  You are allowed to choose what you wish to call
  102.       them with the limitation that they may only have ten letters.  Some
  103.       examples of category names might be:
  104.  
  105.          Assignment, Asn/Lev 1, Asn/Lev 2, Assignmnts, Assign 1, Assign 2,
  106.          Tests, Quizzes, Projects, Homework, Class Work, Daily Work, ETC.
  107.  
  108.                                                        Tutorial:  Page 3
  109.  
  110.  
  111.       Notice that Extra Credit is already a choice.  This is because it is
  112.       handled differently.  Extra Credit is added to a student's total
  113.       grade, but not to his required total.  More on that later.
  114.  
  115.          Note:  Because you can give any number of points you wish to any
  116.          extra credit assignment, extra credit does not have a default value
  117.          when grade totaling.  You will not be allowed to change that value
  118.          on the setup screen.
  119.  
  120.       A couple of notes regarding the names of categories:
  121.  
  122.         1. This version of TeacherWorks has a separate grade for a Final
  123.            Test.   It is not necessary to use a category for this.
  124.  
  125.            FOR THIS DEMONSTRATION
  126.            use the Category Names:
  127.                      Class Work
  128.                      Homework
  129.                      Activities
  130.                      Projects
  131.                      Test/Quiz
  132.  
  133.         2. Try to give names to all five categories even if you do not
  134.            plan to use them.
  135.  
  136.         3. Extra Credit has its own category.  You may however give extra
  137.            points to any assignment.  When you select your grading scales,
  138.            you are selecting the numbers that the computer will use in its
  139.            calculations.  Anything above that will be counted as Extra
  140.            Credit.
  141.  
  142.         4. You may set up different category names for every class, but
  143.            you must not change your default category values once set unless
  144.            you want to go back and recalculate every student's grade for
  145.            every class.
  146.  
  147.             FOR THIS DEMONSTRATION
  148.             If you use grade point totaling, use the following category
  149.             weights:
  150.             Category 1 =  5
  151.                      2 =  5
  152.                      3 = 10
  153.                      4 = 15
  154.                      5 = 25
  155.             Final Test = 50
  156.  
  157.                                                        Tutorial:  Page 4
  158.  
  159.  
  160.  
  161.       Categories and Total Points
  162.  
  163.       If you have selected Total Points as the way that you wish to keep
  164.       your grades, you will need to type in your category names and say how
  165.       many points are possible for that particular type of assignment.  The
  166.       maximum number of points available for any grade in any category is
  167.       999 (3 digits).  Read the instructions on the screen and then fill in
  168.       your categories and point totals.  You must remember the number values
  169.       that you select for each category.  IMPORTANT:  The Points you assign
  170.       here are for the individual assignments within the category, not the
  171.       whole category.
  172.  
  173.  
  174.       Categories and Grade Averaging
  175.  
  176.             FOR THIS DEMONSTRATION
  177.             If you use grade point averaging,  use the following category
  178.             weights:
  179.             Category 1 =  1
  180.                      2 =  1
  181.                      3 =  2
  182.                      4 =  5
  183.                      5 = 10
  184.             Final Test = 20
  185.  
  186.       If you choose to average your grades, you will use the same grading
  187.       scale for each assignment.  More important grades will be "WEIGHTED"
  188.       so that they are worth more.  As an example, assignments might be
  189.       worth a weight of 1, activities worth 2, projects worth 5, tests worth
  190.       7 and Extra Credit worth 1.  These numbers reflect the weight of each
  191.       grade, rather than the category as a whole.  Read the instructions on
  192.       the screen and then fill in your categories and category weights.  It
  193.       is very important that you understand that you are selecting a weight
  194.       for an individual grade within a category, not the weight of the whole
  195.       category.
  196.  
  197.       Setting Up Grading Scales
  198.  
  199.       Grading scales will also be determined by whether you are totaling or
  200.       averaging your grades.  When setting up a scale for the point totals,
  201.       all grades that the student is required to complete will be added up
  202.       and then compared to the maximum number of points he or she can
  203.       receive.  This comparison gives a percentage on a scale of 1 to 100
  204.       (Extra Credit can bring that number up to above 100) percent of the
  205.       possible points scored.
  206.  
  207.       Averaging grades works a little different.  Each time you add a grade,
  208.       the program multiplies that grade by its category weight, then adds
  209.       that total to the total points.  It then adds the value of the weight
  210.       to a running total of value points.  Finally it divides the total
  211.       points by the value points to give a GPA.  This may sound confusing,
  212.       but it works.
  213.  
  214.                                                        Tutorial:  Page 5
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.       One note.  You are given grades A+ through F-.  I realize that most
  220.       teachers do not give out F+, F, and F- grades.  Some teachers do
  221.       however, so I have added that option to this program.  You can be
  222.       creative in the way that you use it.  If you do not wish the computer
  223.       to see the F+, give it the same grade as your D-.  The same goes for
  224.       your F- or any other grade you do not want the computer to see.  Just
  225.       assign such a grade the same value as the previous active grade and
  226.       the computer will never see it.  Please make sure that the F and F-
  227.       grades are lower than the F+ grade.
  228.  
  229.       Grading Scale for Total Points
  230.  
  231.       Total Points are the easiest way to set up a grading scale because
  232.       only numbers are used.  The scale below reflects what percentage of
  233.       the total points possible the student gets.  On the screen you see the
  234.       letter grades beside highlighted spaces with "0.0" on the right side.
  235.       Using a 100 percent hierarchy, type in your class scale.  Decimal
  236.       points may be used if you wish.  For this tutorial fill in the
  237.       following:
  238.  
  239.             A+ = 98    B+ = 88    C+ = 78   D+ = 68   F+ = 55
  240.             A  = 92    B  = 82    C  = 72   D  = 60   F  = 50
  241.             A- = 90    B- = 80    C- = 70   D- = 55   F- = 50
  242.  
  243.       In the above scale, anything that averages out to a 50 or below will
  244.       be graded as an "F".  When you are done, skip down to choosing a
  245.       printer.
  246.  
  247.       Grading Scale for Grade Point Averaging
  248.  
  249.       Since both number and letter grades may be used when averaging, you
  250.       will need to fill out two grading scales, one for the number that
  251.       represents the value of each letter grade  when it is entered, and one
  252.       to represent the average which will be the low end of each grade.  As
  253.       an example, the easiest scale to use when averaging is a 15 point
  254.       scale.  In this scale, A+=15, A=14, A-=13, etc.  That is the value the
  255.       computer would give each letter grade if a letter grade is entered.
  256.       In this case, the average scale for each grade would be A+=14.5,
  257.       A=13.5, A-=12.5 down to F-=0.5.  The first screen asks for the VALUE
  258.       of each grade, while the second screen needs the AVERAGE of each
  259.       grade.  Read each of the screens for any help you might need.  If you
  260.       want to set your own scale up differently, on a 100 point scale for
  261.       example, do so at a later time.  For this demonstration however, type
  262.       in the following:
  263.  
  264.                                                        Tutorial:  Page 6
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.                           15 Point Grading Scale Example
  270.  
  271.                                   Screen 1
  272.  
  273.              A+ = 15   B+ = 12   C+ = 9    D+ = 6     F+ = 3
  274.              A  = 14   B  = 11   C  = 8    D  = 5     F  = 2
  275.              A- = 13   B- = 10   C- = 7    D- = 4     F- = 1
  276.  
  277.                                   Screen 2
  278.  
  279.           A+ = 14.5   B+ = 11.5   C+ = 8.5   D+ = 5.5   F+ = 2.5
  280.           A  = 13.5   B  = 10.5   C  = 7.5   D  = 4.5   F  = 1.5
  281.           A- = 12.5   B- =  9.5   C- = 6.5   D- = 3.5   F- = 0.5
  282.  
  283.       IMPORTANT:  When typing in NUMERIC grades while using the gradebook
  284.       demonstration instead of LETTER grades, you MUST use the 15 POINT
  285.       SCALE above if that is what you used during setup.  If you want to use
  286.       a 100 point scale, you can use that scale for grade totals on screen
  287.       one and then set up screen two to meet your needs.
  288.  
  289.                       100 Point Grading Scale Example
  290.  
  291.                                  Screen 1
  292.  
  293.             A+ = 100   B+ = 88   C+ =  78   D+ = 65   F+ = 55
  294.             A  =  95   B  = 85   C  =  75   D  = 60   F  = 40
  295.             A- =  90   B- = 80   C- =  70   D- = 55   F- = 40
  296.  
  297.                                  Screen 2
  298.  
  299.             A+ =  98   B+ = 88   C+ = 78   D+ = 62   F+ = 50
  300.             A  =  93   B  = 83   C  = 73   D  = 56   F  = 40
  301.             A- =  90   B- = 80   C- = 70   D- = 50   F- =  0
  302.  
  303.  
  304.                              CHOOSING A PRINTER
  305.  
  306.       The next screen will show a dialog box for setting up the printer
  307.       driver for this program.  Currently, the word "<NONE>" is highlighted.
  308.       Pressing the <TAB> key should move the highlight over to "<  New   >".
  309.       Press the <ENTER> key and a new dialog box opens.  No cursor will
  310.       be evident, but you are located in the "Setup Name:" line.  Type in
  311.       the name of your printer and press the <ENTER> key.  Use the
  312.       <PageDown> key to find and highlight your printer.  Use <Shift>  and
  313.       <TAB> to move the highlight to "<<   OK   >>", then press <ENTER>.
  314.  
  315.                                                        Tutorial:  Page 7
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.       When the "Printer Driver Setups:" dialog box returns, "< Delete >"
  321.       will be highlighted.  Use <TAB> to move the highlight down to
  322.       "<<    Set     >>" then press <ENTER> to make the selection.
  323.  
  324.  
  325.                           CREATING YOUR FIRST CLASS
  326.  
  327.       Your next screen will allow you to create your first class.  At the
  328.       blinking cursor, type in the name "demo".*  When you press enter, the
  329.       class title will be automatically turned into upper case.  You will be
  330.       asked to verify your choice, then you will be asked to give your class
  331.       a description of 25 letters or less.  This description will be used
  332.       for some of the printouts, so always type in an appropriate
  333.       description.  For the purpose of this tutorial, type in "Demonstration
  334.       Class."  Pressing <ENTER> will ask you to verify your category
  335.       choices.  You may have different category names for each class, but
  336.       you will use the same values for all classes in this subdirectory.
  337.       Press "ESC" and you will be asked to verify your choices.
  338.  
  339.       *NOTE:  When you type in your class (file) name, it is important that
  340.       you not use any control characters or spaces.  Use only characters of
  341.       the alphabet and numeric keys (0 - 9).  The program will try to
  342.       prevent you from using incorrect characters, but some have been know
  343.       to sneak in.
  344.  
  345.                                 THE OPENING SCREEN
  346.  
  347.        After your class file has been created, you will be brought to the
  348.       opening screen.  The menu bar across the top gives you the basic
  349.       program options.  Tapping the <Alt> key sends you to that menu.  You
  350.       can then move the cursor to your menu choice and press <ENTER> or
  351.       press the first letter of your choice to drop the next menu.  You may
  352.       also hold the <Alt> key and press the first letter of each option and
  353.       that will also drop the menu you have selected.  Once the menu drops,
  354.       you can press the highlighted letter or use the cursor to select your
  355.       next option.
  356.  
  357.       Drop the "System" Menu by holding <Alt> and pressing <S> or tap the
  358.       <Alt> key and pressing enter.  The first menu at the top of the new
  359.       menu is "Hot Key List".  Tap <Enter> or <H> and you will see a list of
  360.       Hot Keys that you can use while at the opening screen and while in the
  361.       student menu.  Notice that some are not the same in both menus.  I
  362.       would like to correct this at a future date, but for now, learn those
  363.       hot keys that you will use frequently, and ignore the rest.  Press any
  364.       key to return to the main screen.
  365.  
  366.                                                        Tutorial:  Page 8
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.                               ADDING A NEW STUDENT
  372.  
  373.       The first thing that must be done, is you must add students to your
  374.       class.  Students are added by selecting update off the top menu.  Hold
  375.       <Alt> and tapping <U>.  The light bar will be setting directly on "New
  376.       Student".  Notice that you could have started this function by using a
  377.       hot key (^N).  For now, tap <ENTER>.
  378.  
  379.       The top left of the new screen tells you that there are "0" students
  380.       in the class, and an Input Line is highlighted where you should enter
  381.       the first students name, typing the last name, a comma, a space and
  382.       finally the first name.  Please type in:
  383.                 WILCOX, FREDERIC     <ENTER>
  384.  
  385.       The program looks for a comma and a blank space.  If it is not there,
  386.       the program will tell you to put one there.
  387.  
  388.       Below the Name input line are the Entry Date and ID# input lines. If
  389.       you change the Entry Date, the Date that you type in will remain the
  390.       default as long as you continue to enter student names.  Leaving this
  391.       function will return the date to the system date.  If you do not like
  392.       the ID#, press ^Y to clear the field and type in a new ID#.
  393.       Otherwise, just press <ENTER> to select the given number.
  394.  
  395.       You may exit from this function by typing "QUIT" at the student entry
  396.       line or by clicking on the <Close> button.  The <Browse> button opens
  397.       a browse listing of the students in the class.  I constantly had a
  398.       problem with remembering which student was typed in last.  With the
  399.       browse option, you can look at the students entered and even change
  400.       the data if necessary.  You must press enter or click the < Save  >
  401.       box or the student will not be entered.
  402.  
  403.       We need at least six students for this demonstration class.  After
  404.       finishing with Mr. Wilcox, type in the following students.
  405.             Jackson, Andrea
  406.             Roberts, Margorie
  407.             Collins, Michael
  408.             Contrearas, Juanita
  409.             Hofmann, Donald
  410.  
  411.       After entering these students, type "QUIT" at the prompt to exit this
  412.       function.
  413.  
  414.                                                        Tutorial:  Page 9
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.                           USING THE BROWSE FUNCTION
  420.  
  421.  
  422.       The cursor is blinking inside the "Notes" box.  In this box, you can
  423.       type reminders to yourself.  It is scrollable, so you can put in quite
  424.       a few notes.  For now however, let's now look at the students that we
  425.       have entered into the class.  Press the TAB key to move the cursor
  426.       down to three buttons at the bottom of the screen.  We want to browse
  427.       the students, so press "B" and a browse window will open and "Browse"
  428.       will be added to the menu at the top of the screen.
  429.  
  430.       The first thing we will do with this window is expand it.  Hold the
  431.       <Ctrl> key and press <Z>.  The browse window expands to fill the
  432.       screen.  If you have a VGA monitor, hold the <Alt> key and press <W>.
  433.       Select "VGA 50 Line Monitor", then press ^Z again.  You now have a 48
  434.       line browse screen.  Press ^Z again then return your screen to a 25
  435.       line monitor (<Alt><W>).
  436.  
  437.       You should now see a scroll bar at the bottom of the screen.  Select
  438.       "Resize Partitions".  Notice in the bottom left hand corner of the
  439.       scroll bar, the arrows are blinking.  Use your right cursor arrow to
  440.       move the current browse screen 25 spaces to the right and then press
  441.       enter.  If you have a mouse, this same move can be done by clicking
  442.       and dragging the arrows at the bottom left.  You have now opened a
  443.       very manageable screen for working with category grades (discussed
  444.       later).  Press <Alt> <B> again and you now see that you can change
  445.       from one partition to the other.
  446.  
  447.       The top option on this menu is "Change".  Select it.  Notice that on
  448.       the right partition, the fields are listed vertically.  In the left
  449.       partition the names are still in listing order.  Move to that
  450.       partition by pressing ^H, then move the cursor up and down.  As you
  451.       move, you will notice that the screens are still linked.  Close the
  452.       browse window by pressing ^W (You can also use <ESC> but some work may
  453.       not be saved if you do.
  454.  
  455.                          ALPHABETIZING YOUR STUDENTS
  456.  
  457.       You may have noticed that your students were not in Alphabetical
  458.       order.  Lets do that right now.  Select the "Update" menu.  The third
  459.       option down is Alphabetize.  Pressing <A> opens a dialog box asking
  460.       you to verify your choice.  Some teachers do not want to have their
  461.       classes alphabetized, because their role sheets aren't.  That is why
  462.       you must alphabetize manually.  Select <Y> then open the browse window
  463.       again to make sure that your students are in alphabetical order.
  464.       Now that you have some students and they are alphabetically arranged,
  465.       let's take a quick tour of the program.
  466.  
  467.                                                        Tutorial:  Page 10
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.                                THE SYSTEM MENU
  473.  
  474.       Pull down the "System" menu.  You are given the following options:
  475.  
  476.       1) Hot Key List:  We used this option earlier.  A simple listing of
  477.          program hot keys.  Notice that some of the hot keys are also listed
  478.          next to their option on the menu.
  479.  
  480.       2) Change System Date:  If the date given on your opening screen is
  481.          wrong for your purposes, use this to change it.
  482.  
  483.       3) Grade Period:  This program allows you up to 4 grading periods
  484.          per semester.  Some teachers will never need more than one, but if
  485.          you work on a trimester or two quarter per semester schedule, this
  486.          option allows you to have a new grading setup for each of your
  487.          grading periods.  Selecting this option opens a sub menu where you
  488.          can move between the four grade periods.  The first time you go to a
  489.          new grade period, the class roster will be copied over and all
  490.          active grade period grades will be transferred.  Make sure you do
  491.          not start a new grade period until you are completely finished with
  492.          the old one.  Reports will allow you to average the grading periods
  493.          together and  when working with an individual student, you will see
  494.          each grading period grade.
  495.  
  496.       4) New Semester:  This function erases all but the last grade period
  497.          used, changes all the grades back to "-" and then turns the class
  498.          into the first grade period.  It is important that you back up all
  499.          your information before you do this because it wipes out everything
  500.          except the student's name and ID#.
  501.  
  502.       5) Run DOS Program:  This function allows you to run a DOS command
  503.          or program.  At the prompt, type in the name of the program or
  504.          command you want to run and press <ENTER>.   If you press <ENTER>
  505.          without typing anything, you will be sent to the DOS prompt.  If you
  506.          have EMS or XMS memory, the gradebook program will be swapped out to
  507.          memory.  If not, it will be swapped to disk.  You should have more
  508.          than 500K free to work with.  If you ran a program, when you quit
  509.          the program the gradebook will reload.  If you ran DOS, you must
  510.          type "EXIT" to return to the gradebook.
  511.  
  512.       6) Math Calculator:  The Math Calculator works similar to most
  513.          commercial calculators.  It should be easily figured out.  Close the
  514.          Calculator by pressing <ESC> or ^W.
  515.  
  516.                                                        Tutorial:  Page 11
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.       7) Calendar/Diary:  This function gives you a calendar which can be
  522.          turned by month (<PgUp>/<PgDn>) or year
  523.          (<Shift><PgUp>/<Shift>PgDn>).  In addition, each day can have notes
  524.          attached to it by shifting back and forth from the calendar to the
  525.          diary by using <TAB> and <Shift><TAB>.  Once the Calendar/Diary has
  526.          been opened, you will notice that "Diary" has been added to the
  527.          upper menu bar.  Close the Diary by pressing <ESC> or ^W.
  528.  
  529.       8) Display Clock:  This puts a running clock in the upper right hand
  530.          corner of the menu bar.  Selecting it a second time turns it off.
  531.  
  532.       9) EXIT:  Ends this session of the Gradebook.
  533.  
  534.       At this time, you may want to try some of the functions on the "System
  535.       Menu".
  536.  
  537.                                 THE FILE MENU
  538.  
  539.  
  540.       1) Choose Class:  Allows you to move from your current class to
  541.          another class that is on the same directory.  When you select this
  542.          option, a list of classes available is displayed.
  543.          If you type in the name of a class that does not exist, you will be
  544.          asked if you want to create the class that you have typed in.  If
  545.          you do, press <Y> and go through the process you completed when you
  546.          created the class named DEMO.  If not, press <N>.
  547.          If you press <ENTER> without typing in anything, the cursor drops to
  548.          the browse button.  Selecting this will put a Browse Pick List.  If
  549.          you have more than 10 classes in the current directory, you will
  550.          need to use this Browse Pick List to select those on the bottom.
  551.          Once the pick list opens, move the cursor to the class that you want
  552.          and press <ENTER>.
  553.          Under normal circumstances, type in the name of the class that you
  554.          want and press <ENTER> and that class will be retrieved.
  555.  
  556.       2) Alter Path:  Because you are allowed to store your data on any
  557.          directory of your Hard Disk, this function provides the means for
  558.          doing that.
  559.  
  560.          When you select this function, the cursor is placed on an input line
  561.          with the current directory displayed.  You may modify that line or
  562.          erase it (by pressing ^Y).  When your new directory is listed, press
  563.          <ENTER> twice and you will be on the new directory.  You are then
  564.          prompted to select the class that you want for that directory.
  565.          If you type in the name of a directory that does not exist, you will
  566.          be informed of that and taken back to the old directory.
  567.  
  568.                                                        Tutorial:  Page 12
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.       3) Duplicate Class:  Duplicate Class is specifically for elementary
  574.          teachers.  Complete all the names for a single class, then use this
  575.          option to make an exact copy of that class under a different name.
  576.          The one thing that must be done if you choose this option is to
  577.          change the ID# of the students in the new class.  If you don't, the
  578.          "Multiclass" utility will not work properly, since names are
  579.          accessed in this function by the ID#.
  580.  
  581.       4) Erase Class:  On occasion, you will want to erase a class that is
  582.          no longer used.  Use this function to do that.  It is important that
  583.          you not erase gradebook files at the DOS prompt.  If you do, this
  584.          program will lose track of them and this will cause problems in
  585.          class manipulation.  If the files affiliated with a class are erased
  586.          at the DOS prompt, you will not be able to remove it from your class
  587.          directory.  If you erase a class using this option, it will be
  588.          automatically removed from your disk drive.
  589.  
  590.       5) Save Custom Report/Save As:  Used with the special reports that
  591.          are created on the output menu.  More about that later.
  592.  
  593.       6) Backup Data to Floppy:  This is one of the most requested options
  594.          from Tworks users.  If you select this option, it will back up the
  595.          data on your current data directory to a floppy.  A warning.  Do not
  596.          use 360K floppies for this option.  This program may use more space
  597.          than is available on a 360K floppy and if that is the case, it will
  598.          simply terminate.
  599.  
  600.          When you select this option, you are prompted to select the
  601.          destination as drive A: or B:.  Type in your choice, press <ENTER>,
  602.          then press <C> to copy.
  603.  
  604.          To save disk space, only the classes, Grade.DBF (the control file),
  605.          Menu.DBF (your directory control file) and Progress.DBF (progress
  606.          report control file).  To restore a directory from the backup disk,
  607.          use the DOS copy command.
  608.  
  609.  
  610.                                  THE UPDATE MENU
  611.  
  612.       1) New Student:  Allows you to add students to your class.  You have
  613.          already used this function.
  614.  
  615.       2) Move Student to Another Class:  This allows you to move students
  616.          between classes as fast as the school secretaries can write up the
  617.          transfer papers.  Before going into details, we need to create
  618.          another class to transfer a student to.
  619.  
  620.                                                        Tutorial:  Page 13
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.          Select "File" then "Choose Class".  At the class input box, type in
  626.          DELETED for the class name and press <ENTER>.  When asked if you
  627.          want to create the class, press <Y>.  For a class description type
  628.          in "Deleted Students".  We are going to accept the current category
  629.          names so press <ESC> and <Y>.  You are now in the DELETED class,
  630.          with no students.   Move back to the DEMO class using "File" and
  631.          "Choose Class".
  632.  
  633.          Select the "Move" option from the "Update" menu. When you enter the
  634.          function, pressing <S> opens a picklist for you to choose the
  635.          student to move.  After selecting your student, the transfer button
  636.          will be highlighted.  Press <ENTER> or <T> to do the transfer.
  637.          After verifying your choice, a Class Picklist is presented.  Choose
  638.          the class you want to make the transfer to, and you will be returned
  639.          to the original transfer screen with the input box back on the first
  640.          student in your class.  Select close to leave this function.
  641.          For this session, press <S> and move the cursor down to "Hoffman,
  642.          Donald" and press <ENTER>.  The transfer button is highlighted.
  643.          Press <Enter> to begin the move and then to double check, press <Y>
  644.          again.  You are next given a pick list of classes.  Select DELETED
  645.          and press <ENTER>.  When you are returned to the main screen, use
  646.          Browse to see if Donald is gone.  Then load in the DELETED class and
  647.          see if he is there.  Finally, return to the DEMO class to continue
  648.          this tutorial.
  649.  
  650.       3) Alphabetize This Class:  This function sorts the students in the
  651.          class into alphabetical order.  You have already used this
  652.          function.
  653.  
  654.       4) Change program Setup:  This menu selection offers six more
  655.          options.  Most of these were set up originally when you started the
  656.          program.  This allows you to change some of the criteria you set up
  657.          originally.
  658.  
  659.          General Information allows you to change info about you and your
  660.          school.
  661.          Category Information allows you to change the descriptions and
  662.            weights of each category.  Each class can have separate category
  663.            descriptions, however, the same category weights must be used for
  664.            all classes on the same directory.
  665.          Grading Scales/Percentages allows you to change the scales that you
  666.            set up at the beginning of this tutorial.
  667.          Class Descriptions works with the 25 character descriptions of
  668.            each class that you created when you created each class.
  669.  
  670.                                                        Tutorial:  Page 14
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.          Printer Driver must be used each time that you change from one
  676.            printer to another.  It must also be used if you print a custom
  677.            report.  You went through the procedure when you first created
  678.            this group of classes.
  679.          Value an Assignment is only applicable if you use point totaling.
  680.            It allows you to give a separate value to every individual
  681.            assignment.
  682.  
  683.            Selecting this option shows a screen with all assignments listed
  684.            with a "0".  The 0 indicates that all assignments for this class
  685.            are now set to the default grade.  At the bottom left is a list
  686.            of the category names and the current default for that category.
  687.  
  688.            To change the value for an individual assignment, type in the
  689.            category number, then the assignment number, then finally type in
  690.            the new value for that assignment.  When you are finished with
  691.            the assignment valuations, select 0 for the category value.
  692.            You must value an assignment before entering student grades into
  693.            that assignment if you want the grade to be registered under the
  694.            new value.  If you forget to value the assignment, recalculate
  695.            the class to get an accurate grade update.
  696.  
  697.  
  698.                                 THE EDIT MENU
  699.  
  700.       The edit menu is where most of the changes to student records will be
  701.       made.  Pull this menu down and we will change some information.
  702.  
  703.       1) One Student:  Selecting this option opens a new screen and a new
  704.          menu.  Select this option now.
  705.  
  706.          When you select this option, an dialog box opens with the cursor is
  707.          on an input line.  Type in the letter "J" and press <ENTER>.  This
  708.          will bring up Andrea Jackson to the screen.  Across the top is a
  709.          menu with four items ( System  Category  Multiclass Window) which
  710.          gives you access to all the commands that are available for working
  711.          with the Student Edit Window.  You may also use the Hot Keys
  712.          described earlier as well as a number of Buttons at the bottom of
  713.          the screen.  At this point you may change virtually any information
  714.          about the student that you might wish to.
  715.  
  716.                                                        Tutorial:  Page 15
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.          You may cursor or mouse to the student's name, ID#, entry date and
  722.          Grade Periods 1, 2, 3 and 4.  All other information can be accessed
  723.          by the buttons at the bottom and the menu at the top.
  724.          When you enter this screen, you will be setting on the < Exit >
  725.          button.  While you are on the buttons, pressing the highlighted
  726.          letter of a button will access that function.  As an example, press
  727.          <F> at this time.  Notice the next student in you class is
  728.          displayed.  Press <B> and you move back to Andrea's record.  Press
  729.          <A>.  At the prompt, type in the letter "C" and press <ENTER>.  This
  730.          should jump you up to Juanita Contrearas.  You can move rapidly
  731.          through student records using these keys.
  732.  
  733.       NOTE:  Whenever you use the "Another" option, you can access
  734.       students by typing their whole name or any part of their name.  If
  735.       you only have one student with a last name starting with "K",
  736.       typing "K" will be enough to get you that student.  If on the
  737.       other hand, you have two student with the same last name, you will
  738.       need to type in the last name and at least one letter of the first
  739.       name to jump directly to that student.  You may also jump to the
  740.       first student and use "Next" button to go to the next student.
  741.  
  742.       Changing a students category grade while on the buttons is as easy as
  743.       pressing the category number.  For this demonstration, press <1> to
  744.       get category 1, then type "1" and <ENTER> to select assignment 1.
  745.       Notice that the default value for this category is displayed below the
  746.       category name.  If you are using grade point totaling, type in "4".
  747.       If you are using grade point totaling, type in "B".  After pressing
  748.       <ENTER>, your screen will reflect the change in a number of areas
  749.       including percent(total)/Average(avg), GP 1, Letter Grade, Total
  750.       Points, etc.  You can use the same procedure to change any grade for
  751.       this student.
  752.  
  753.       The two remaining buttons are for "Recalc" and "Delete".  With this
  754.       version of the gradebook, "Delete" is done in this window.  If you
  755.       choose to delete a student, you will be asked to verify your choice.
  756.       Recalc is available to recalculate a student's grade if an error has
  757.       occurred (such as entering a non default grade before changing the
  758.       class value of that grade.
  759.  
  760.       Pulling down the SYSTEM menu from the Student Menu gives you the same
  761.       function as many of the buttons, as well as access to the calculator,
  762.       the calendar and the hot list.  You may also move from one grade
  763.       period to another if the other has already been defined.
  764.       The CATEGORY menu allows you to access each category as well as define
  765.       assignments.
  766.  
  767.                                                        Tutorial:  Page 16
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.          The MULTICLASS menu will be discussed when the Multiclass Option is
  773.          discussed.
  774.          The WINDOW menu will also be discussed when that option is discussed
  775.          later.
  776.  
  777.       For now, exit the student screen by either using the "System" menu,
  778.       the "EXIT" button or pressing ^X.
  779.  
  780.       2) Class Assignment:  This option allows you to edit one grade for
  781.          all the students in the class.  Select it now.  A second menu
  782.          appears asking which category you want.  Select "1".  You are then
  783.          asked which grade you want.  Select "1" again.  You will notice that
  784.          one of the students already has a grade registered.  Give the other
  785.          students grades right now by typing in the student numbers on the
  786.          left and then entering a new grade at the input line.  when
  787.          finished, quit by typing <Q> and <ENTER> or just pressing <ENTER>.
  788.  
  789.       3) Browse Category:  This option put a complete category on the
  790.          screen.  Lets use it now.  From the "Edit" menu, select "Browse
  791.          Category" then select "Category 1".  Notice that the browse window
  792.          is already split.  Tab to Cat1_5.  Type in a new grade for each
  793.          student, then press the cursor down to move to the next student.
  794.          When finished writing in the new grades, press ^W to save the grades
  795.          you have entered.  The computer will close the browse window,
  796.          recalculate all grades, and return to the opening screen.
  797.  
  798.       4) Recalc All Students:  Allows you to recalc all the students in
  799.          this class.  With current algorithm's, it does not take long.
  800.  
  801.       5) Grading Period:  Opens a browse window that allows you to change
  802.          all the grade period grades as well as the Cumulative grade.  This
  803.          should only be done just before you print out your final grades,
  804.          because your computer calculated grades are being overridden.  The
  805.          next time you enter a grade, the computer will change the grade back
  806.          to its own grade.
  807.  
  808.       6) Change ID #:  Opens a browse window to allow the changing of the
  809.          ID#.  Pressing ^Y clears a browse field for inputting a new ID#, but
  810.          be sure that there are no duplicate ID's.
  811.  
  812.                                                        Tutorial:  Page 17
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.       7) Define Assignments:  Allows you to give an assignment a great
  818.          deal of information.  Select this option right now.  TAB over to the
  819.          Due Date for Category 1, Assn_no 1.  Type in today's date.  Then TAB
  820.          over to describe and type in "Page 35 - Questions 1 through 25.  Tab
  821.          over to "memo".  Hold the <Ctrl> key and press <PgDn>.  A "Memo
  822.          Window" opens which you may use to write as much information as you
  823.          need regarding this assignment.  You may also zoom this window for
  824.          more working space. For now, type in "This is a demonstration
  825.          assignment." and then close the window by pressing ^W.  Close off
  826.          the assignments window now by pressing ^W and return to the "Edit"
  827.          menu.
  828.  
  829.       8) Print Assignments:  Prints out the information that you have
  830.          entered into the Define Assignments area.  Each grade period has its
  831.          own set of assignments.
  832.  
  833.                                THE OUTPUT MENU
  834.  
  835.       The Output menu allows you to report information to the Screen, to a
  836.       Printer or to an ASCII file.  Complete instructions are in the
  837.       Itemized Manual, but for now, the following information should help
  838.       you get through the program basics.
  839.       1) To Monitor:  Information will be printed to your computer screen.
  840.          You can use the following functions.
  841.  
  842.         Scan Summary allows you to look at a summary of all students and
  843.            all four grade periods.  You are first asked if you want to
  844.            recalculate your CUM grades, then a class grade point average
  845.            based on a "4.0" standard grading scale is calculated, and
  846.            finally the students are listed with the four grading periods,
  847.            the CUM grade, the date each student entered your class, and the
  848.            class GPA.  You may scroll forward, backward or quit.  You may
  849.            use this function to recalculate your Cumulative grade.  This
  850.            recalculation is not done automatically, and since the Cumulative
  851.            grade is printed in a number of areas of the program, you should
  852.            use this function frequently.
  853.         Scan All Grades allows you to scroll forward and backward through
  854.            all the students and all their grades for the current grading
  855.            period, three students at a time.
  856.         Scan One Grade allows you to look at just one grade.  You may look
  857.            at it alphabetically, in descending grade order, or ascending
  858.            grade order.  If you use letter grades, you will normally want to
  859.            sort in ascending order since that will put the "A"s at the top
  860.            and the "F"s at the bottom.  If you use numbers, you will
  861.            normally sort in descending grade order since the higher numbers
  862.            will be at the top.  If you mix letter and number grades, numbers
  863.            will be separated out from letters.  The class average at the
  864.            bottom of the last page is calculated using the numbers you
  865.            assigned the program during your Setup.
  866.  
  867.                                                        Tutorial:  Page 18
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.         Scan Category Totals allows you to look at a summary of just the
  873.            category totals as well as the student total or average.
  874.  
  875.         When you have finished looking through your scan options, return to
  876.         the opening screen by pressing <5>
  877.  
  878.       2) To Printer sends the output of your reports to whichever printer
  879.          you selected when you set this program up.  The information is
  880.          identical to the screen printouts, however there are more options.
  881.          The Printer Option allows you to print out your information on
  882.          standard  8 1 by 11  paper.  The printouts look similar to the
  883.          scans, however they are formatted for paper.  Print out four will
  884.          print out role sheets on standard role book paper which uses space
  885.          and a half spacing.  The print will also be bold.  Printout 1, 5, 6
  886.          and 8 also follow this format, but it they put a heading at the top
  887.          as well as the grades or grids.
  888.  
  889.       3) To ASCII File  allows you to send all of your print reports to an
  890.          ASCII file which you can then use with your word processor for
  891.          further enhancements.  When you select a report from this option,
  892.          you will be told to give your file a name.  The file will then be
  893.          located on your data directory.
  894.  
  895.       4) Create/Modify/Output Custom Report are functions provided by the
  896.          Fox Runtime that powers this program.  More information is available
  897.          in the Itemized Manual.
  898.  
  899.  
  900.                              THE MULTICLASS MENU
  901.  
  902.       While sitting with the Report Menu open, simply press the right cursor
  903.       key and the Multiclass menu will open automatically.  Do not select
  904.       any of these options at this time.  Since this option works with
  905.       Multiple Classes and you only have one class, it won't do anything of
  906.       note.  This option is a very special part of this program.  I don't
  907.       think you will find it available in any other gradebook.  It allows
  908.       you to access the grades of any student of any class.  It sets up an
  909.       intra-class index.  Type the name of a student from any class, and you
  910.       have that student.  Some users work with this option more than any
  911.       other part of the program.  I think its kind of neat.  There are three
  912.       pages devoted to this utility later in the Itemized Manual.
  913.  
  914.       1) Reindex collects all the names of all the students on this
  915.          directory and puts them into an index file and is used for student
  916.          access.
  917.  
  918.                                                        Tutorial:  Page 19
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.       2) Get Student takes you directly to any student on this directory
  924.          with the ability to edit information on that student.
  925.  
  926.       3) Print Alpha List gives an alphabetical listing of all students in
  927.          all the classes on this directory.
  928.  
  929.  
  930.                            THE PROGRESS REPORT MENU
  931.  
  932.       Using this menu, you can send out customized progress reports to all
  933.       your students or their parents.  Lets work through it quickly.
  934.       When you select the first option, "Get a Student" you will go directly
  935.       into the setup part of this program.
  936.  
  937.       Fill in the information regarding you and your school.  For the
  938.       beginning and ending dates, fill the information in for as many grade
  939.       periods as you plan to use, or at least for the first grade period.
  940.       This can be changed later.  Verify your information when done.
  941.       You will next be asked to define your gradebook categories.  The
  942.       category names that you selected earlier are displayed.  If you want
  943.       these, type them in.  You have more space, so if you want to
  944.       elaborate, do so.  When finished verify your information.
  945.  
  946.       Your category comments give you a chance to write down a phrase to
  947.       typify the letter or numeric grade that the student would be getting
  948.       in each category.  You must type in the short message.  If you like
  949.       the suggested comments, type them in, otherwise, make up your own.
  950.       The Introductory Statement will go at the top of your progress report.
  951.       I have a suggested statement.  If you like it, press <Y> and verify
  952.       your choice.  If you don't, type <N>, enter your choice of an
  953.       introductory statement, then verify your input.
  954.  
  955.       Once this information is selected, you will begin the actual progress
  956.       report program.  Correct the date or hit enter to accept it.  Type in
  957.       the number of weeks that this progress report covers.  Finally, press
  958.       <ENTER> if this progress report will be sent to the printer or type
  959.       "A" and <ENTER>  if you want it to go to an ASCII file.  If you
  960.       select ASCII file, you will be asked to give the file a name.  You may
  961.       use the same name over and over again, but any existing file of that
  962.       name will be overwritten.
  963.  
  964.       Your next screen is the student screen.  You are given the option of
  965.       going forward, backward, getting another student, doing the report, or
  966.       exiting.  Find the student that you want to do the progress report on
  967.       and press <R:>.  Type in a brief comment, verify your information to
  968.       be correct,  decide if you want to include a printout of the grades,
  969.       then after checking to see if the printer is on and properly
  970.       connected, press <P> to print.
  971.  
  972.                                                        Tutorial:  Page 20
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.       This ends your tutorial.  For detailed instructions on each part of
  978.       the program, consult the ITEMIZED USER'S MANUAL which comes with your
  979.       registration.  If you have not registered your ownership, please do so
  980.       as soon as possible.  You will not only guarantee better and more
  981.       powerful upgrades for this program, but you will be eligible to
  982.       receive help from the author as well as full documentation for the
  983.       program.  If you have any suggestions as to how this program can be
  984.       made more useful, please send them to:
  985.  
  986.                                  Ronald N. Grout
  987.                                  R & G  Software
  988.                                   599 E. Wright
  989.                                 Hemet, CA   92543
  990.                                   (909) 925-4185
  991.  
  992.       If you call, please call in the evenings, West Coast Time.  I am a
  993.       teacher and will not be home during the day.  If I am not home, CALL
  994.       AGAIN!  Any return calls will be collect.  Because of that, it is best
  995.       that you call when you have time to talk.
  996.  
  997.