home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 19 / CD_ASCQ_19_010295.iso / vrac / bookgv30.zip / BOOK.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-09-13  |  44KB  |  986 lines
  1.  
  2.  
  3.               S A N D D ' S    B O O K    G U I D E
  4.                     Version 3.0  September 1994
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                  Book Catalog & Library Software
  9.  
  10.  
  11.                Sandd Software Copyright 1992..1994
  12.  
  13.  
  14.                 Written by: Bertrand LaMarche Jr.
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                        TABLE OF CONTENTS
  20.  
  21. INTRODUCTION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1.0
  22.  What is Book Guide . . . . . . . . . . . . . . . . .  1.1
  23.  
  24. SETTING UP BOOK GUIDE   . . . . . . . . . . . . . . .  2.0
  25.  Distribution Diskettes . . . . . . . . . . . . . . .  2.1
  26.  Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.2
  27.  Installing Book Guide  . . . . . . . . . . . . . . .  2.3
  28.  Using the Mouse Interface  . . . . . . . . . . . . .  2.3.1
  29.  Program Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4
  30.  Screen Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.1
  31.  Speaker Sound  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.2
  32.  DOS Version  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.3
  33.  Auto Save  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.4
  34.  Printer .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.5
  35.  Printer Port .  . . . .  . . . . . . . . . . . . . .  2.4.6
  36.  VGA Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.7
  37.  Book Sort  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.8
  38.  Auto Increment . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.9
  39.  
  40. FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.0
  41.  Select Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.1
  42.  Verify Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.2
  43.  Modify Series  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.3
  44.  Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.4
  45.  Quit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.5
  46.  
  47.  USING BOOK GUIDE . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4.0
  48.  Adding Information to Your Data Base . . . . . . . .  4.1
  49.  Changing/Updating Information in Your Data Base  . .  4.2
  50.  Finding Information in Your Data Base  . . . . . . .  4.3
  51.  Books  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  A.
  52.  Book Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B.
  53.  Authors  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  C.
  54.  Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B.
  55.  Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  C.
  56.  
  57. REPORTS   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.0
  58.  Report Generator . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1
  59.  Report Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.A
  60.  Description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.B
  61.  Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.C
  62.  Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.D
  63.  Select Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.E
  64.  Select Series  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.F
  65.  Heading  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.G
  66.  Print Page Number. . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.H
  67.  Left Margin  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.I
  68.  Print Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.J
  69.  Lines / Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.K
  70.  Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.L
  71.  Begin Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.M
  72.  Quit Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.N
  73.  File Statistics  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.2
  74.  
  75. MULTIMEDIA FILES  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.0
  76.  Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.1
  77.  Paste Multimedia file. . . . . . . . . . . . . . . .  6.2
  78.  Multimedia Search. . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.3
  79.  Multimedia Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.4
  80.  Viewing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.5
  81.  
  82. PERFORMANCE . . . . . . . .  . . . . . . . . .  . . .  7.0
  83.  Backups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7.1
  84.  History  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7.2
  85.  Compatability  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7.3
  86.      
  87.  
  88.  
  89.       *** IMPORTANT WARRANTY INFORMATION ***
  90.   Sandd warrants the physical diskette(s) and physical documentation
  91.   provided with registered versions to be free of defects in materials
  92.   and workmanship for a period of ninety days from the date of order.
  93.   If Sandd receives notification within the warranty period of defects
  94.   in materials or workmanship, and such notification is determined by Sandd
  95.   to be correct, Sandd will replace the defective diskette(s) or documentation.
  96.   The entire and exclusive liability and remedy for breach of this Limited
  97.   Warranty shall be limited to replacement of defective diskette(s) or
  98.   documentation and shall not include or extend to any claim for or right to
  99.   recover any other damages, including but not limited to, loss of profit,
  100.   data, or use of the software, or special, incidental, or consequential
  101.   damages or other similar claims, even if Sandd has been specifically advised
  102.   of the possibility of such damages.  In no event will Sandd Software's
  103.   liability for any damages to you or any other person ever exceed the lower of
  104.   suggested list price or actual price paid for the license to use the software,
  105.   regardless of any form of the claim.  Sandd specifically disclaims all other
  106.   warranties, expressed or implied, including but not limited to, and implied
  107.   warranty of merchantability and/or fitness for a particular purpose.
  108.  
  109.  
  110. 1. INTRODUCTION
  111.  
  112. Sandd's Book Guide "Book Guide" program for Personal Computers (PCs) allows
  113. you to catalog your library of reading information.  You can use Book Guide
  114. to create one or more relational data bases that contain information about
  115. books, or series of books, that you want to keep track of.  Book Guide lets
  116. you apply your own extended comments about the books it contains, so you can
  117. be as detailed as you like. Sandd has built great deal of flexibility into
  118. the program that allows you to find your data quickly.
  119.  
  120. Book Guide uses relational data bases that allow you to add, update, and
  121. retrieve information.  Book Guide will manipulate information from these data
  122. bases that you put into the program.  The data that you keep in these data
  123. bases is entirely up to you, and you can change the information as often as
  124. you like, and build reports for viewing on the screen or printing on your
  125. printer.  With the purchase of Book Guide 3.1, you should have a 3/12 or
  126. 5 1/4 inch diskette.  This diskette contains the programs that set up, run,
  127. and maintain Book Guide.  You will use files stored on this diskette to
  128. install Book Guide on your personal computer (note that these files are in a
  129. compacted format; contained on the diskette is a program which will install
  130. the files and then un-compress them).  We recommend, as does anyone else who
  131. sells you software, that you make backup copies of the files that we send you
  132. in case some disaster with your computer causes a loss of files.
  133.  
  134. 1.1 What Is Book Guide
  135. Sandd developed Book Guide to enable you to keep track of the Books, Authors
  136. and Editors you are interested in.  Book Guide's relational data bases are
  137. interconnected, so after you enter information into the "Book" data base,
  138. it's available to the other sections, too ie. Authors and Editors. You don't
  139. have to build, say, a data base containing information about Book Editors;
  140. the program will extract the information about Editors from its relational
  141. data bases and display it (or print it) at any time, for you.
  142.  
  143. Sandd's Book Guide is a PC based library that can catalog information that
  144. relates book collecting and tracking.  Data look-up is simple and strait-
  145. forward.  Each record holds information about each book.
  146.  
  147. 2.0 SETTING UP AND USING BOOK GUIDE
  148.  
  149. 2.1 Distribution Diskettes
  150. Book Guide from Sandd is distributed on 3-1/2 or 5-1/4 diskettes.  As with
  151. any software you purchase, you should make backup copies of your diskettes
  152. before you begin to work with Book Guide.  See your DOS manual for more
  153. instructions on how to make backup copies of diskettes.  If you are upgrading
  154. always back up your data files before installing the newest version of the
  155. program.
  156.  
  157. 2.2 Files
  158. The Installation diskette contains the following files:
  159.  
  160. * BOOK.LZH -  Book Guide program files
  161. * BOOKDAT.LZH - Book Guide sample data files
  162. * INSTALL.EXE - Install Book Guide to the hard disk
  163. * LHA113.COM - Part of the install program
  164.  
  165. 2.3 Installing Book Guide
  166.   On the disk labeled Book Guide Program, there is an install program called
  167. INSTALL.EXE.
  168. Put this disk into your floppy drive and type "A:INSTALL".  Follow the
  169. instructions to install Book guide onto your Personal Computer.
  170. Type B:INSTALL if the program is being installed from your B:\ drive.
  171.   If you have the shareware version simply unpack the program to a directory
  172. on your hard disk and type "BOOK" to run the program.
  173.  
  174. 2.3.1 Using the Mouse Interface
  175. If you have a mouse connected to your Personal Computer, you can tell Book
  176. Guide to use it by starting the program with a parameter.  The parameter is
  177. the word "mouse". Type BOOK MOUSE to enable the mouse to run in the program.
  178.  
  179. Simply move the cursor around with the mouse to highlight the selection you
  180. want, then press the left-hand mouse button to select.  If you press the
  181. right-hand mouse button, you back up, one level at a time.  Whenever this
  182. document tells you to use the left and right arrow keys to move your cursor,
  183. you can use the mouse instead.  Just use the mouse to move the cursor around
  184. on the screen, then click the left-hand mouse button to make your selection.
  185. The right-hand mouse button always exits you from the current Book Guide panel.
  186. Both buttons (at the same time) are equal to the page down key.
  187.  
  188. 2.4 Program Settings
  189. Once Book Guide has been installed onto your PC, take a few moments and review
  190. the settings Book Guide uses.  Run Book Guide and select SETTINGS from the
  191. FILES menu to view or change the settings.  This feature allows you to alter
  192. the configuration that Book Guide uses.  Use the arrow keys to highlight
  193. "Settings" under the "FILES MENU" and press <Enter>.  Book Guide displays a
  194. pop-up panel in the center of your screen called "Configuration".
  195. The program settings are described below.
  196.  
  197. 2.4.1  Screen Display
  198. Autodetect, Color, or Monochrome.   Normally you can leave this setting to
  199. Autodetect, this will sense the type of monitor you have and adjust the colors
  200. accordingly. If you are using a VGA White monitor or a Portable computer,
  201. you may want to experiment with the monochrome setting.  This setting may be
  202. easier to read if you don't have a color screen or color portable.
  203.  
  204. 2.4.2  Speaker Sound
  205. This will control sounds from your internal PC speaker.  Book Guide will
  206. produce clicks and other sounds when you navigate throughout the program.
  207.  
  208.  
  209. 2.4.3  DOS Version
  210. Use the left and right arrow keys to let Book Guide know if the DOS version
  211. you are running is prior to version 3.0 or after.
  212.  
  213. 2.4.4  Auto Save
  214. Use the left and right arrow keys to turn Auto Save on and off.  Auto Save On
  215. will automatically save any database changes to disk.  Autosave Off will ask
  216. to save any changes before they are saved.
  217.  
  218. 2.4.5 Printer
  219. select the type of printer you own.  Choose Laser Printer or Dot Matrix printer.
  220. If you have a laser printer then be sure to set the Lines Per Page option to
  221. 60 lines for your reports.  Dot Matrix printers should use 66 Lines Per Page.
  222.  
  223. 2.4.6  Printer Port
  224. Select from LPT1, LPT2, or PRN.  If you have problems printing, try changing
  225. this item to PRN.  This will allow DOS to handle all printing requests.
  226. This may be necessary if you are on a LAN or have re-directed the output to
  227. a serial printer through dos.
  228.  
  229. 2.4.7  VGA Support
  230. Enable or disable VGA support.  If this is active and you have a VGA monitor,
  231. Book Guide will fade screens in and out.  There are two speeds of fading,
  232. choose whichever you like.  If you are running in a partition such as windows
  233. set this to off.
  234.  
  235. 2.4.8  Book Number Sort
  236. Use the right and left arrow keys to select the sort type.  Options include
  237. Automatic/Standard.  If Automatic is selected then the program will try to
  238. sort book numbers by Dewy Decimal.  If Standard is selected then the program
  239. will do a standard sort by book number.  If you change this option then the
  240. database must be re-sorted for the change to take effect.  Re-sort the data
  241. with the verify files option. Now that you have installed and configured
  242. Book Guide for your PC you are ready to select a file.
  243.  
  244. 2.4.9  Auto Increment
  245. This option is usefull for adding books.  If Auto Increment is off then
  246. regular adding will be in effect.  If on then the program will display
  247. a menu during the ADD function, this menu will show the greatest book number
  248. entered in the database for a particular series.   To display a book number
  249. select a series and the greatest number for that series will be displayed.
  250. The display of the last book number entered for a given series helps to
  251. avoid duplicate numbers in the database.  Also by using this feature you
  252. can avoid gaps in your numbering system.
  253.  
  254.  
  255. 3.0 FILES
  256.  
  257. Use the FILES PANEL to select your Book Data files and change directory paths,
  258. make sure the your data files are not corrupted, modify the series, change
  259. the program settings, and exit the program.
  260.  
  261. 3.1 Select Files
  262. To access the Select Files panel, use the arrow keys to highlight the FILES
  263. on the Main Panel.  The Select Files panel appears.  The Book Path Directory
  264. is highlighted. To select the current directory path press <Enter>.
  265.   To add a new Book directory path, press the down arrow key to highlight a
  266. blank line and press the <Spacebar> key.  Type the path name for the new
  267. directory.  Make sure that you start with the drive name (e.g., a:\pictures
  268. in our example).
  269. Book Guide will add the final backslash "\" if you do not type it.  Press <Tab>
  270. to highlight the blank line below "Multimedia Data Path Directory", then press
  271. the <Space bar>.  Enter the path name of your multimedia files.  To select a
  272. directory highlight the one you want and press <Enter>.  The selected or active
  273. directory where the program will find the files is the top item displayed.
  274. Press <Esc> or <Enter> on the first entry after the file is selected.
  275.  
  276. 3.2 Verify Files
  277. If you suspect that your directories have become corrupted back them up first!
  278. Next move the cursor to the "Verify Files" and press <Enter>.  Book Guide
  279. displays the "VERIFY DATA FILES" panel, which gives you some reasons why
  280. catalogs can become corrupted.  If you select a new sort method, from the
  281. settings menu then use this to rebuild the index files.  Choose to update and
  282. rebuild your data or multimedia files.  Highlight your choice and press <Enter>
  283. to begin.  After you see the message "Recovery Process Completed," note if
  284. there were any errors.  If there are errors run verify again to see if they
  285. were fixed in the first run.  Press <Escape> to return to the Main Menu.
  286.  
  287.      *********** HERE ***************
  288.  
  289. 3.3 Modify Series
  290. Use the "Modify Series" selection to add/edit/delete a series name to
  291. your Book series list.  For example, to add the series "History" then
  292. move the cursor to a blank item and type in "History".  Press <Esc>
  293. and the program will ask if you wish to save this series.  Now when
  294. you add or edit a book the new series will be displayed as one of your
  295. choice's for series.  To add a series name, access the "Modify Series"
  296. panel.  The screen shows all 43 choices.  Use the arrow keys to move
  297. the highlight to a blank area on the panel.  Type the name that you
  298. want to use, then press the <Esc> key.  Book Guide will update its
  299. data base so that it contains the new series.
  300.  
  301. 3.5 Quit Program
  302. Use the EXIT selection to leave the program.  Note that before you
  303. turn off your PC, you should use the EXIT function to be certain that
  304. the program saves any changes that you made to your data bases.
  305.  
  306.  
  307. 4.0  USING BOOK GUIDE
  308.  
  309. The following are some general rules to keep in mind when you are
  310. using Book Guide.   Move to the next field on a panel by pressing the
  311. down arrow key or the <Enter> key, and move to the previous field
  312. by pressing the up arrow key.  Use of the <Spacebar>, <Insert>,
  313. <Delete>, <PgUp> <PgDn>, <Enter> and of course <Escape>
  314. are the main control keys in the program.
  315.  
  316. If you want to erase characters in a field, you can just type over the
  317. letters that already occupy the space. Be aware, however, that any
  318. characters already in a field will stay in the field unless you overtype
  319. them, with other characters or with spaces.  Note that the spacebar
  320. will delete characters after the cursor, and the backspace key will
  321. delete characters before the cursor.
  322.  
  323. Along the top of this Entry Panel are four selections:
  324. * FILES
  325. * LIBRARY
  326. * REPORTS
  327. * MULTIMEDIA
  328.  
  329. Each of these selections are described in a separate section in this
  330. document.  Use the left and right arrow keys to change selections, and
  331. the up and down arrow keys to highlight the choices in the pop-up
  332. panels that appear below each selection.
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345. 4.1  Adding New Information to Your Data Base
  346. Sandd's Book Guide allows you to make your data base as large as
  347. your PC will allow.  You can include a great deal of information about
  348. each Book.
  349.  
  350. You add new information to Book Guide from the "Books" selection
  351. on the Main Menu Panel under "Library".  Book Guide's relational
  352. data base structure automatically keys the information you enter to
  353. the appropriate places in its data base structure. Use the following
  354. procedure to add information to Book Guide. When you are working
  355. with Sandd's Book Guide, you can erase characters that you have
  356. typed by using the backspace key, or use the left arrow key.
  357. You move to the next field blank by pressing the <Enter> key.
  358.  
  359. Under "Library" on the Main Menu, highlight "Books" and press the
  360. <Enter> key.  There is a brief delay while the software loads.
  361. In a few seconds, the "Book Guide File Maintenance" panel appears.
  362. Now press the Insert key and Book Guide will add a new Book and
  363. let you begin to edit it.
  364.  
  365. NOTE: You cannot type information into the fields that are pre-
  366. populated.  Information is selected by using the <Spacebar> or
  367. the right and left arrow keys.  To view all of the choice's at
  368. once press <Enter> on the field.  Use the up and down arrow keys
  369. to select your choice and press <Enter>, to abort press <Esc>.
  370.  
  371. Book Guide highlights the "Book Title" field. Type the name of the
  372. Book.  Press <F5> to modify the sort title.  The sort title is
  373. created automatically, but at times needs to be changes to reflect
  374. your preference for sorting.
  375.  
  376. If you know the name of the Editor, type that name into the high-
  377. lighted field and press <Enter>.  If you don't know the Editor's
  378. name, just press <Enter> to move on.
  379.  
  380. Book Guide highlights the "Year" field.  Type the year in which the
  381. Book was released and press <Enter>, or press <Enter> to skip.
  382.  
  383. Book Guide highlights the "Series" field.  This field is prepopulated
  384. with a number of selections; you can see all the options by repeatedly
  385. pressing the <Spacebar>.  To view all the choices press <Enter>
  386. and use the up and down arrow keys to select the series for this record.
  387. When Book Guide displays the series that you want, press <Enter>.
  388. Selections here are created from the "Modify Series" Menu.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401. Book Guide accepts your selection and highlights the "Authors" field.
  402. Type the names of the Authors who appear in the Book, up to 20
  403. characters and ten authors are allowed.  After you type each name,
  404. press the <Enter> key.  When you have added all the names you want
  405. to, press the down arrow or <enter> key to move to the next field.
  406.  
  407. To select the book format(s) use the <Spacebar> key.  First select if
  408. the book is Fiction or Non-Fiction.  Further define the book format
  409. with the next field, your choices include:
  410. Hard Cover
  411. Paper Back
  412. Library
  413. Cassette
  414. Magazine
  415. Paper
  416. Other
  417.  
  418. Next there is a place to rate the book with a star rating.  This field
  419. is pre-populated, use the <Spacebar> to toggle each field.  Press the
  420. <Spacebar> repeatedly until you see the rating you want to use for
  421. this book, then press <Enter>.
  422.  1/2
  423.  *
  424.  * 1/2
  425.  **
  426.  ** 1/2
  427.  ***
  428.  *** 1/2
  429.  ****
  430.  ****1/2
  431.  
  432. The edition of the book can be toggled with the <Spacebar>.  The
  433. range is: 1st edition to the 99th edition.
  434.  
  435. The number of pages in the book can be typed in by you.  Only numbers
  436. are allowed in this field.   Press <Enter> to go to the Edition field.
  437.  
  438. Type in the price (numbers only) into this field.  If you want to track
  439. the value of your collection enter a number in the value field.  Next
  440. to the value field is the condition field.  With this field you can
  441. toggle between NEW to WORN with more choices in between.
  442.  
  443. The book number is important in two ways.  First the book number is
  444. used as a way to lookup your books (Sorting).  Second this can be used
  445. to track if the book is in your personal library, since usually only books
  446. you own would be assigned a book number.  You can input letters or
  447. numbers in this field.  To use the book number with a Dewy decimal
  448. sort use standard Dewy input.  If you want to use your own cataloging
  449. system the program will still sort by book number.  You can use letters
  450. and numbers and dashes to distinguish your catalog.
  451.   In the settings part of the program you can choose the sort type.
  452. Usually it can be left in the "Automatic" mode.  If automatic is selected
  453. then the program will try to determine if the book number is Dewy or
  454. standard and sort each differently.
  455.  
  456. The ISBN (International Book Number) is optional.
  457.  
  458. Type the publisher's name in the publisher field.
  459.  
  460. The Reading field is unique in that is reveals the status of your
  461. involvement with the book.  Choose between:
  462. Finished reading this book
  463. I want to read this book
  464. Have not read this book
  465.  
  466. To add date read information type in the date when you started to
  467. read the book and the date when you finished reading the book.
  468.  
  469. Book Guide highlights "Description". Add any description you want.
  470. Be sure to press the <Enter> key at the end of each line.  Also, if
  471. data already existed in this field, be careful when you are typing.
  472. The new letters you type will overlay the existing characters; If your
  473. new entry does not completely change the old, use the <Spacebar>
  474. to erase the old characters, or you will end up with extraneous
  475. characters in the field.
  476.  
  477. Book Guide highlights the bottom block on the screen, this is the
  478. "Description" field in which you can enter your own description
  479. (and opinion!) of the Book.  Type a brief description of the Book.
  480. You can type anything you want to, but be sure to press the
  481. <Enter> key at the end of each line, since Book Guide does not
  482. automatically wrap the text for you.
  483.  
  484. If what you want to type more than 7 lines, do not despair!  Sandd
  485. provides a facility that allows you to type up to 800 lines in the
  486. Description field with the Extended Description field.  If more than
  487. seven lines are in the record than using the up and down arrow keys
  488. while viewing the data will scroll the extended description in the
  489. seven line field.
  490.  
  491. The book description
  492. Press the <TAB> key to start editing in "Extended Description".
  493. Book Guide then shows you the "Extended Description" panel.  Type
  494. to your heart's content, but remember that the text does not wrap
  495. automatically; press the <Enter> key to begin each new line.  The
  496. number of lines that you have typed appears in the lower right-hand
  497. corner of the panel.  To insert a new line press <F5> or to delete
  498. a line press the <F6> key.
  499.  
  500. After you have made the changes, press <Esc>.  Book Guide opens
  501. a panel on your screen that says "This Book has been modified,
  502. Save changes?"  Press "Y" to alter your relational data base, or
  503. press "N" to abort the procedure.  If autosave is on then changes
  504. are saved automaticly and no prompt is given.
  505.  
  506. When you have finished entering the text, press <Esc>.  Book Guide
  507. saves what you have typed (there is a short pause while the program
  508. saves your changes), and returns to the book lookup screen.  Note
  509. that the Description section on the Book Data Base panel shows only
  510. the first seven lines of the description if the description contains
  511. more than seven lines.  Everything is still there--press <TAB> to
  512. edit the entire description.  If you are viewing a book the description
  513. will scroll by using the up and down arrow keys.
  514.  
  515. 4.2  Changing and Updating Information in Your Data Base
  516. After you have typed information into Book Guide's relational data
  517. base, you can, of course, go back and change any or all of the
  518. information, or delete information that you have already entered.
  519. Use the following procedure to make changes to the book data bases.
  520.  
  521. Use the left and right cursor keys to highlight "Books" under "Library."
  522. Press the <Enter> key to start file maintenance.
  523.  
  524. Book Guide displays the list of Books currently in its data base,
  525. beginning with the letter "A" (or as close to the letter "A" as it
  526. can get).  Move around in this list by using one or more of the
  527. following methods.
  528.  
  529. Press the Spacebar and type Twain, Book Guide will search for this
  530. book title.  You can also type a phrase or as little as one letter.
  531. Whatever you type will be highlit where it is in the title.  Press
  532. <Ctrl> + L to find the next occurrence of the phrase you typed
  533. in the search string.
  534.  
  535. Use the left and right arrow keys to jump, one letter at a time,
  536. either forward or backward in the alphabet.  Along the bottom of
  537. the panel, from left to right, are the letters of the alphabet, with
  538. the letter that begins the highlighted Book highlighted.
  539.  
  540. Press the first letter of the first word in the Book title to jump to
  541. that letter.  For example, press "c" to jump to those books in the
  542. data base whose first letter begins with "c".
  543.  
  544. Use the <PgUp> and <PgDn> keys to jump one screenfull of
  545. information at a time.  Use the up and down arrow keys to move the
  546. cursor one book title at a time.
  547.  
  548. When the cursor is highlighting the Book Title you want, press
  549. the <Enter> key.  Book Guide will search its data base, then
  550. display the information it has for the book you selected.  If more
  551. than three authors are entered than the authors scroll.  To view more
  552. of the description use the up and down arrows.
  553.  
  554. 4.3 Finding Information in Your Data Base
  555.  
  556. While you are looking at the Main Panel, use the left or right cursor
  557. keys to highlight "Library".  Book Guide automatically highlights
  558. "Books".  Press the <Enter> key.  Book Guide displays the "Book
  559. Guide File Maintenance" screen, which contains an alphabetical list
  560. of the Book titles currently in your data base.
  561.   Note the following features of this screen.
  562. In the center of the screen is the cursor bar, which highlights the first
  563. Book in the list.  At the top of the screen, Book Guide shows you
  564. information about the Book:
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576. Below the list is a bar showing the letters of the alphabet; the
  577. highlighted letter is the first letter that appears in the book title.
  578. At the bottom of the screen appears information about navigating in
  579. the data base.  Use the <PgUp> and <PgDn> keys to jump, one
  580. screen at a time, backward or forward in the data base.  The <Esc>
  581. key, as usual, backs you up one level, in this case back to the Book
  582. Guide Main Menu screen.
  583.  
  584. The up arrow key moves the cursor up one selection on the screen.
  585. The down arrow moves the cursor forward on the screen, or forward to
  586. the next screen.
  587.  
  588. The left and right arrow keys move to the next letter in the alphabet.
  589. The current letter is highlit when compared to the other letters.
  590.  
  591. When you press the <Enter> key, Book Guide displays the detailed
  592. information that it has about the Book that is highlighted (the
  593. information contained in the Book Data Base).  Use the list to locate
  594. a particular Book in your data base, highlight the name with the
  595. cursor bar, and press the <Enter> key.  Under the "Library" selection
  596. at the top of the screen are the following selections.
  597.  
  598. * Books                - Books sorted by title
  599. * Book Numbers  - Books sorted by book number
  600. * Authors             - Alphabetical listing of all Authors and Editors
  601. * Series                - Lists Books by a particular series
  602. * Search              - Search the Book database
  603.  
  604. A. Books
  605. Use the "Books" selection to find Books by title.  This is also where
  606. you can add, change, or delete Books in the file.
  607.  
  608. B. Book Numbers
  609. Use the "Book Number lookup" selection to find Books sorted by
  610. number.  Books without a book number are shown after the books with
  611. a number.  From this area of the program one can add, change, or
  612. delete books in the file.  Use the arrow keys to select the book
  613. you want.  Press <Space> to search for a book number, after the
  614. book is found then press the <Enter> key to view more about the book.
  615. To edit the book press the <Tab> key.  This is a good place to view
  616. only books you own if you only add a book number to any book that you
  617. do own.  Since books without a book number will be displayed after
  618. book with a book number your collection will be at the "top of the file".
  619.  
  620. C. Authors
  621. Use the "Authors" selection to find the Authors and Editors that the
  622. data base contains.  To access this portion of Book Guide's data base,
  623. use the arrow keys to highlight "Library", then move to the menu that
  624. displays "Authors" and press <Enter>.  Book Guide displays a panel
  625. that contains up to three columns.
  626.  
  627. At the left side of the panel are the names, listed in alphabetical order.
  628. Near the center of the screen is the number of times that a name
  629. appears in the relational data bases.  In the third column is the name
  630. "Author" or "Editor or Both".
  631.  
  632. Use the up and down arrow keys to move the cursor bar forward
  633. (toward the beginning of the alphabet) or backward (toward the end
  634. of the alphabet).  To search for a person press <Space> and input the
  635. search string.  Partial search strings are allowed.
  636.  
  637. You can also use the <PgUp> and <PgDn> keys to jump, one screen
  638. at a time, in either direction.  When you have highlighted the Author,
  639. Editor you want, press <Enter> to see a screen containing more
  640. details about the books that person is connected with.  This screen
  641. shows the person's name in the upper right, and the book titles
  642. associated with the Author/Editor found.
  643.  
  644. Use the cursor keys to highlight these books and press <Enter> to see
  645. the book or event that pertains to the Author/Editor found.
  646.  
  647. D. Series
  648. When you highlight "Series Lookup" and press <Enter>, Book Guide
  649. shows a list of all series names under which the Books have been
  650. entered.  Use the arrow keys to highlight the series you are interested
  651. in, then press <Enter> to see the Books in the data base that
  652. were entered with that series name.
  653.  
  654. If you press <Enter> while a Book name is highlighted, Book Guide
  655. shows you the Book Data Base panel for that Book.  If you have added
  656. more Authors than the screen can show, Book Guide will scroll the
  657. names from right to left, showing you all the authors in the book.
  658.  
  659. E. Search Books
  660. Use the "Search Books" selection to query your data base. When you
  661. highlight "Search Books" and press <Enter>, Book Guide shows you
  662. the "Search Book File" screen.  Each of the fields shown enables you
  663. to limit the search.
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676. Fill in as few or as many fields as you like and press the <F5> key to
  677. begin the search.  Note that the larger your data base, the longer the
  678. search will take. Press <Esc> to abort the search.
  679.  
  680. After Book Guide completes its search, it displays the "Book Guide
  681. Search" screen, which contains the results of the search just made.
  682. In the center of the screen is an alphabetical list of the Book names.
  683. The top portion of the screen shows some details about the Book
  684. currently highlighted by the cursor.  The bottom of the screen shows
  685. the keys to use to move around the "Book Guide Search" panel.
  686.  
  687. Press <Enter> to see details about the Book selected, or press
  688. <Esc> to back out of the selection.  A pop-up panel appears on the
  689. screen indicating the search is in progress.  When the search is
  690. complete Book Guide displays the number of matches found.  You
  691. can create a report from any search.  After selecting the search
  692. criteria and then searching, return to the "Report Generator" screen.
  693. Select Last Search to print of the books that were found during
  694. the last search.
  695.  
  696.  
  697. 5.0 REPORTS
  698.  
  699. Book Guide is capable of producing a number of reports, that you can
  700. look at on your screen or print on your printer.  Use the Reports
  701. Generator selection to create and print reports about the information
  702. you have in your catalogs.  We suggest that when you specify all the
  703. report parameters that you want, you view the report on the screen
  704. before you print it.  This can save paper, and can give you the
  705. opportunity to ensure that the report is what you want.
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718. 5.1 Report Generator
  719. Use the "Report Generator" selection to specify the parameters that
  720. you want to use for your report.  When you highlight the
  721. "Report Generator" option and press <Enter>, Book Guide displays
  722. a menu of 10 reports that you can customize or run.  Press <Esc>
  723. to view a panel that allows you to specify various parameters that can
  724. narrow the search and change the way the report prints on your printer.
  725.  
  726. 5.1.A  Report Number
  727. Press <Enter>.  Book Guide can save up to 10 unique report types.
  728. Select the number you want to print or change.  Use the page up and
  729. page down keys to change the report number.  With this feature you
  730. can set up reports the way you like and they are saved to disk.  This
  731. makes it easy to create your report at a later time since the report
  732. format has been saved to disk.
  733.  
  734. 5.1.B  Description
  735. The report description is used for your reference to give the different
  736. reports unique names.
  737.  
  738. 5.1. C  Report Type
  739. Highlight "Report Type" and press the return key. Book Guide will
  740. display a panel on the right side of the screen that contains the
  741. following selections.  Use the up and down arrow keys to select one of
  742. the types, then press <Enter>.
  743.  
  744. TITLE
  745. If you select "Title", the report that Book Guide provides will be sorted
  746. by the Book title.
  747.  
  748. BOOK NUMBER
  749. If you select "Book Number", Book Guide will create a report sorted
  750. by ascending numbers which you have assigned to your books.
  751.  
  752. SERIES
  753. If you select "Series", Book Guide will create a report sorted by series.
  754. This report is similar to catalogs used by book review magazines.  Also,
  755. you may elect to print a Table of Contents and Index with the
  756. series report.
  757.  
  758. LAST SEARCH
  759. Book Guide remembers the parameters that you specified for the last
  760. search you made, and uses them to make its current search.
  761.  
  762. 5.1.D  Format
  763. Use "Report Format" to select the kind of report you want.
  764. * FULL DESCRIPTION
  765. * SORT TITLE - YEAR - NUMBER
  766. * TITLE - YEAR - NUMBER
  767. * SORT TITLE - FORMATS
  768. * SORT TITLE - PRICE - CONDITION
  769.  
  770. If you select "Full Description", Book Guide will print all the
  771. information that it has in its data base.  All the reports are shown
  772. below.  These five formats will print a single line per Book, except
  773. the full description report.
  774.  
  775. 5.1.E  Select Books
  776. You can use this setting to tell Book Guide which Books to print.  All
  777. Books, only Books with numbers, or Books without numbers.  By using
  778. this feature, you can print only Books in your library that have book
  779. numbers by selecting the Books with numbers.
  780.  
  781. 5.1.F  Select Series
  782. You can use this feature to tell Book Guide which series to print.
  783. You can select any or all series.  If the series has an asterisk next
  784. to it than it will be selected.
  785.  
  786. 5.1.G  Heading
  787. Whatever you enter in this area will be printed at the top of each
  788. page printed.
  789.  
  790. 5.1.H  Print Page Number
  791. You can elect to print page numbers on each page or omit them.
  792.  
  793. 5.1.I  Left Margin
  794. You may set the number of characters as a left margin.  Set this so the
  795. reports are aligned on the page to your liking.
  796.  
  797. 5.1.J  Print Guide
  798. This option only takes effect when you select a single line report.
  799. You can turn on a guide which your eye can follow when reading
  800. across the reports.
  801.  
  802. 5.1.K  Lines / Page
  803. You can select the number of lines per page you want your reports to
  804. be printed.  Laser printers use 60 lines per inch and dot matrix use 66
  805. lines per inch.  If you want to print in laser book format use about 45
  806. lines per inch.
  807.  
  808. 5.1.L  Output
  809. You can choose four ways to view or print the reports. Select from the
  810. following choices.
  811.  
  812. PRINTER
  813. This is the normal report format which directs the report directly to
  814. your printer.  This works for laser and dot matrix printers.
  815.  
  816. LASER 4 UP
  817. If you have a laser printer, you can drastically reduce the number of
  818. pages required to print the reports.  Select this to print 2 pages on a
  819. single side of paper.  You will need to reload the paper when asked, so
  820. the back side of the page can be printed.  The report now folds neatly
  821. giving you a handy report similar to a book.
  822.  
  823. SCREEN
  824. It is a good idea to view the way the report will look before you print
  825. it.  Use this feature to view and scroll through the report before you
  826. actually print it.  Once you are happy with the way the report looks
  827. and you want to print it, select either PRINTER or LASER 4 UP.
  828.  
  829. FILE
  830. Printing to a file will create a file called BOOKREP.TXT . This
  831. File will be re-written each time a new report is generated.  This can
  832. be used to format/spell check your report with your word processor.
  833. The file created is a standard DOS text file.
  834.  
  835. 5.1.M  Begin Report
  836. After you have filled in the fields discussed below, highlight the
  837. "Create Report" option and press <Enter>.  Book Guide will
  838. create the report that you have asked for.
  839.  
  840. 5.1.N Quit Reports
  841. When you have finished generating, viewing, or printing the reports
  842. you want, use the arrow keys to highlight "Quit Reports" and press
  843. the <Enter> key.  Book Guide returns to the main menu.  The <Esc>
  844. key also quits to the main menu.
  845.  
  846. 5.2 File Statistics
  847. This screen displays information about your data.  Totals are fun to
  848. view for comparison uses.
  849.  
  850.  
  851.  
  852. 6.0 MULTIMEDIA FILES
  853.  
  854. Multimedia files are pictures or digitized images, sound files, or text
  855. files stored electronically.  If you have images associated with your
  856. collections, or sound files, you can use Book Guide to display them.
  857.  
  858. Use the cursor keys or mouse to highlight "Multimedia Files" and press
  859. <Enter>.  Book Guide displays a list of the file names that have the
  860. extension PCX,ROL,GIF,FLI.  You can select any of these files for
  861. viewing or animating on your computer.
  862.  
  863. 6.1  Database
  864. Use this area to add and modify the multimedia files.  This is where
  865. you assign multimedia events to Books in your database.  To add a
  866. new record press <Insert>.  From the Edit screen input the file you
  867. wish to tag to a book record.  Use the function keys listed at the
  868. bottom of the screen to help you paste the necessary information.
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881. 6.2  Paste multimedia file
  882. If you have picture files that match a record in the database then you
  883. will have the option to view the data or a picture.  To setup a picture
  884. press <F6> from the multimedia edit screen and a listing of books
  885. will be displayed.  Select the book that is related to the picture and
  886. press "P".  Paste will attach the picture to the book in the database.
  887. Now if a Book title, Author or Editors is found in the database then
  888. the associated picture can be displayed.
  889.  
  890. 6.3 Multimedia Search
  891. This will search your drive(s) for any multimedia files that may work
  892. from inside the program.  This information is stored in the multimedia
  893. file.  Book Guide displays a panel that allows you to specify the drive
  894. where you have the files.  Type the drives you wish to search and press
  895. <Enter>. Book Guide searches and catalogs all the multimedia type
  896. files found on the drive(s).
  897.  
  898. 6.4 Multimedia Setup
  899. Multimedia setup is for adding extra picture viewers, animation and
  900. sound to your book collection.   To add: Type the file extension
  901. of the new multimedia format you want to use.  Next type the name
  902. and directory of the player used to view/hear.  A one to one relationship
  903. is established between the new extension and the player.  Book Guide will
  904. look for the player added under the player name.   When you select a book
  905. and there is a multimedia file associated with that book then the program
  906. will allow you to use the new player.  The following formats are built
  907. into the program (PCX/GIF/FLI/ROL/BMP/ICO).
  908.  
  909. 6.5 Viewing Pictures
  910. After a picture is loaded to memory and displayed on the screen you
  911. can change the resolution if a VESA driver is present.  Select <F7>
  912. 320x200 <F8> 640x480  <F9> 800x600  <F10> 1024x768.  To move
  913. the picture use the arrow keys.  To control the movement increments
  914. press minus & Plus.  Click the right mouse button to move the picture
  915. to that location.
  916.  
  917.  
  918. 7.0 Performance
  919.  
  920. There are a few ways to customize and enhance the performance of
  921. the program.  Since this is a database program disk cache is the best
  922. way to speed up the feel of the program.  If you have VGA then set
  923. VGA Support to quick or slow fades, fading can be easier on the eyes.
  924. If you like to use a mouse then start the program as "BOOK MOUSE"
  925. to enable the mouse.  Turn Autosave on to add or edit data without
  926. being prompted to save your data.  When editing notes about the book
  927. use the full screen view of notes.  This view allows adding and deleting
  928. of lines and is easier to use.
  929.   To run Book Guide in a Dos partition set a minimum of 512K, to
  930. view any pictures full screen mode would be required.
  931.  
  932. 7.1 Backups
  933. To perform a full backup of your data files copy all files with an
  934. extension of .DAT to your backup disk. From these files Book Guide
  935. can recover your database with a simple rebuild from the Verify Files
  936. menu. We recommend that you compress the "*.DAT" files
  937. first and then store them to your backup disk to save disk space.
  938. If you use a full backup program then that program will most likely
  939. compress and store the data files on it's own.
  940. To copy the data files to your A drive use the DOS copy command.
  941.   COPY *.DAT A:\
  942.  
  943. 7.2 History
  944. Nov 1992  -  Version .9 is beta tested by computer people, librarians
  945.                      and book collectors.
  946.  
  947. Feb 1993  -  Version 1.0 is released as shareware
  948.  
  949. May  1993 -  Version 1.1 is released with enhanced lookup feature.
  950.                    All problems with reports are solved.
  951.  
  952. Sept 1993 -  Version 1.3 released with automatic last tape number
  953.                     lookup for adding.  A value field is added and a
  954.                     value report is added.  A new report called
  955.                     Title-Author-Edition is added.
  956.                     Improved searching now includes all fields.
  957.                     Greatly enhanced picture support for higher
  958.                     resolutions and full GIF viewing.
  959.  
  960. Nov 1993  -  Version 2.0 released
  961.                     Fixed known bugs
  962.                     Added Print to File feature
  963.                     Added Multimedia file setup feature
  964.  
  965. Sept 1994 -  Version 3.1 released
  966.                     Improved Sorting
  967.                     New fields added
  968.                     File conversion added
  969.                     Added File statistics screen
  970.                     Added search from report screen
  971.                     
  972.  
  973. 7.3 Compatability
  974. All Book data files are fully compatible with the newest version of
  975. Book Guide. To update data files from an older version to the newest
  976. release follow the four steps below.
  977.  1) Backup your data files
  978.  2) Run the program BOOK2NEW to convert from the old data format
  979.     to the new data format.
  980.  2) Run the new version and select the file directory where your old files
  981.     are located, select "VERIFY FILES" from the "FILES" menu.
  982.  3) Select "VERIFY" and run "VERIFY BOOKS"
  983. After the books have been verified your database should be updated
  984. to the latest version.
  985.  
  986.