home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 17 / CD_ASCQ_17_101194.iso / vrac / inv31v.zip / HELP.DBT (.txt) < prev    next >
dBase/FoxBase/XBase/FoxPro Database File  |  1994-08-31  |  116KB  |  1,548 lines

  1. INTRODUCTION
  2. ============
  3. The Menu System is where the user may select any of the features found in 
  4. the program.  All available features will be displayed to the user.
  5. The user has a choice of two types of menu systems available.  These are 
  6. NOVICE and ADVANCED.  These menu options may be selected in the System 
  7. Configuration Menu.
  8. The Novice Menu System is a very simple menu system designed for the Novice 
  9. User.  The user can select the desired item by pressing a Function Key.  The 
  10. available function keys will be displayed at the bottom of the screen.
  11. The Advanced Menu System is designed for the experienced user.  The user can 
  12. select items by pressing the cursor keys or a mouse.  For each menu prompt, 
  13. there will be a highlighted character.  The user has the option of pressing 
  14. this highlighted character instead of using the cursor keys or mouse.  The 
  15. available selections will be displayed at the bottom of the screen.
  16. There are several hot keys available to the user from any screen.  These hot 
  17. keys are as follows:
  18.        ALT-H        Activate the Online Help System
  19.        ALT-O        Opens the cash drawer (if enabled)
  20.        ALT-C        Activate the calculator
  21.        ALT-K        Activate the calendar
  22.        ALT-M        Activate the Measurement Conversion System
  23. The user may press ALT-H anytime in the program to display detailed 
  24. information about the current feature.  More detailed information on any 
  25. feature may be found in the enclosed instruction book.
  26. MAIN MENU
  27. =========
  28. The Main Menu is broken into three catagories.  These catagories are 
  29. MAINTENANCE, INVOICING, and REPORTING.  These catagories are explained 
  30. below.
  31. MAINTENANCE SYSTEM
  32. The Maintenance System is where the user can edit any of the databases 
  33. available.  There are several databases available.  These databases are:
  34.    Customer Database          Add & change customer information.  There
  35.                               are several other features available such
  36.                               as an auto-dialer and displaying detailed
  37.                               information on any customer.
  38.    Database Functions         These features are generally advanced
  39.                               features to the program.  It allows the user
  40.                               fix any problems, import/export data, generate
  41.                               database analysis, mailmerges, etc...
  42.    Inventory Database         Add & change inventory information.  Items
  43.                               may be defined as Products & Services with
  44.                               four pricing levels.  There are many options   
  45.                               to define the inventory.
  46.    Salesman Database          Add & change salesman information.   Salesmen
  47.                               may be easily linked to a specific customer
  48.                               or invoice.
  49.    Vendor Database            Add & change vendor information.  Vendors may
  50.                               be easily linked to a specific inventory item.
  51.    System Configuration       The user may configure a modem, cash drawer,
  52.                               printer, company information, sales taxes,
  53.                               and many other items. 
  54.    Appoints/To Do List        The user may select either an Appointment
  55.                               Scheduler or a To Do List Manager.
  56. INVOICING SYSTEM 
  57. The Invoicing System in where all of the invoicing takes place.  It is
  58. highly recommended that all of the options in the Maintenance System
  59. have been entered prior to entering the Invoicing System.  The following
  60. features are available:
  61.    Enter/Recall Invoices      Generates new invoices and modifies old        
  62.                               invoices.  The user can search for invoices    
  63.                               very easily by any search criteria.            
  64.                               Invoices may also be printed or batched.
  65.    Print Batch                Invoices that have been batched, may be
  66.                               printed from this feature.  The user can
  67.                               select which invoices to printed from the
  68.                               batch.
  69.    Print Statements           Customer statements may be printed at any
  70.                               time.  The user can select any period to
  71.                               print the statements.  All transactions for
  72.                               the given period will be printed on the
  73.                               statement.
  74.    Payments Received          When money is received, payments may be
  75.                               entered here.  The program can also be
  76.                               configured to enter the Payments Screen
  77.                               directly from the Invoicing Screen.  The
  78.                               user can enter the desired payment or void
  79.                               any payment.  Payment information for any
  80.                               customer can easily be retrieved.
  81. REPORTING SYSTEM
  82. The Reporting System is used to generate all of the reports.  Reports may be 
  83. generated to the screen, printer, or a file.   The user can also create 
  84. customized reports with the Custom Report Writer.  The following
  85. reports are available:
  86.    Aging Report               Generates a report showing all invoices that   
  87.                               are overdue.  The report may be generated to
  88.                               show all overdue invoices or overdue invoices
  89.                               based on terms.
  90.    Summary Report             Generates a report summary to show all money
  91.                               collected for a specific period.  This 
  92.                               information may be used to calculate sales
  93.                               tax and income collected.
  94.    Detail Report              Generates a report to show all activity for
  95.                               a specified period.   Transactions such as
  96.                               Invoices and Payments will be shown on this
  97.                               report.
  98.    Invoice Report             Generates a report to show the invoice status
  99.                               on all invoices generated for a specific 
  100.                               period.  This is very useful to track which
  101.                               invoices have not been paid.
  102.    Listing Reports            These listing reports will generate reports
  103.                               for all of the information entered into the
  104.                               Maintenance Systems. 
  105.    Salesman Sales             Generates a report showing all salesman sales
  106.                               for a specific period.  This is very useful 
  107.                               when paying salesman commissions.
  108.    Vendor Sales               Generates a report showing all vendor sales
  109.                               for a specific period.  This is very useful
  110.                               for consignment sales.
  111.    Product List For Customer  Generates a report to show all products that
  112.                               a customer has purchased for a specific
  113.                               period.
  114.    Customer List For Product  Generates a report to show all customers that
  115.                               have purchased a specific product for a 
  116.                               specific period.
  117.    Inventory List For Vendor  Generates a report to show all products that
  118.                               are assigned to a specific vendor.
  119.    Payment History            Generates a report to show all payments that
  120.                               customers have made for a specific period.
  121.    Customize Labels/Reports   A very powerful Custom Report Writer and
  122.                               Custom Label Designer.  This allows the
  123.                               user to customize for specific requirements.
  124. TECHNICAL SUPPORT BBS
  125. The Technical Support BBS may be dialed by modem.  The modem must first
  126. be configured correctly in System Configuration in order to use this
  127. feature.  
  128. This would allow the user to dial into the BBS and to send e-mail to the
  129. technical support staff.  Any program fixes may also be downloaded
  130. from the BBS.
  131. 4&i(`
  132. :i(`f
  133. The Customer Maintenance allows the user to perform the following functions:
  134. ADD            Adds a new customer.
  135. EDIT           Edits information for the current customer.
  136. DEL            Deletes the current customer and all customer activity.
  137. SEARCH         Searches the customer database for a specific customer.
  138. VIEW           Views all customers, starting with the current customer.
  139. QUERY          Define a search query.
  140. NOTES          Take notes for the current customer.  There is no limit to    
  141.                the size of the notes that can be taken.
  142. DIAL           Dials the customer's telephone number via modem.  Please note 
  143.                that the modem must first be configured though System         
  144.                Configuration to use this feature.
  145. PRODUCT LIST   Generates a list of all products that the current customer
  146.                has purchased for a specific period.
  147. PAYMENT HIST   Generates a list of all payments that the current customer
  148.                has made for a specific period.
  149. INVOICES       The user is given a view screen for all of the current
  150.                customer's invoices.  Any invoice may be selected and
  151.                viewed on the screen.
  152. LETTER         The user may write a letter to the customer.  The software
  153.                keeps a log of all letters that may be viewed at a later
  154.                time.
  155. COMMENTS       The user may edit the default invoice comments for the
  156.                current customer.  These default comments will be printed
  157.                on the invoice.
  158. PGDN           Advance to the next customer.
  159. PGUP           Backup to the previous customer.
  160. 4&i(`
  161. :i(`f
  162. ->A selection has been presented to the user.  The item that is highlighted
  163. is the default selection.  To change the default selection, press the left 
  164. or right arrow key.  This will mark the next item as the default selection.
  165. To select the default item, press the ENTER key.
  166. A shortcut to selecting the item, is to press the highlighted letter.
  167. 4&i(`
  168. NA view screen is displayed to the user.  This screen allows the user to view 
  169. or select records.  To receive a list of navigation keys, press the
  170. F1 key at the view screen.
  171. The following options are available to the user:
  172. (Q)uit              Quit the view screen.  The highlighted item will not
  173.                     be selected.  This is useful when the user is only
  174.                     interested in viewing records only.
  175. (G)oto              The user may select a specific record to select.  The
  176.                     software will ask the user to enter a record number.
  177.                     If this record is found, this new record will be the
  178.                     current record.
  179. (S)earch            The user may search for a specific record based on a
  180.                     custom criteria.  If this record is found, this new
  181.                     record will be the current record.
  182. (L)ock              When scrolling accross the screen, some fields may
  183.                     scroll off.  Locking allows the user to specify how
  184.                     many fields to leave on the screen while scrolling.
  185. (V)ertical View     Displays a vertical view of the current record.
  186. (F)ields            The user may select which fields to view.  By default,
  187.                     all fields may be viewed.
  188. (O)rder             The user may select the sort order in how the records
  189.                     are displayed.  
  190. (P)ick or ENTER     Exits the view screen and selects the current record.
  191. The Inventory Maintenance allows the user to perform the following 
  192. functions:
  193. ADD            Adds a new inventory item.
  194. EDIT           Edits information for the current inventory item.
  195. DEL            Deletes the current inventory item.
  196. SEARCH         Searches the inventory database for a specific inventory      
  197.                item.
  198.                
  199. VIEW           Views all inventory, starting with the current inventory
  200.                item.
  201. QUERY          Define a search query.
  202. UPDATE         Update the stock for the current inventory item.
  203. PGDN           Advance to the next inventory item.
  204. PGUP           Backup to the previous inventory item.
  205. 4&i(`
  206. :i(`f
  207. .The Salesman Maintenance allows the user to perform the following functions:
  208. ADD            Adds a new Salesman.
  209. EDIT           Edits information for the current salesman.
  210. DEL            Deletes the current salesman.
  211. SEARCH         Searches the salesman database for a specific salesman.
  212. VIEW           Views all salesmen, starting with the current salesman.
  213. QUERY          Define a search query.
  214. PGDN           Advance to the next salesman.
  215. PGUP           Backup to the previous salesman.
  216. 4&i(`
  217. :i(`f
  218. C:\STORE\INV\INV.EXE
  219. MIThe Vendor Maintenance allows the user to perform the following functions:
  220. ADD            Adds a new vendor.
  221. EDIT           Edits information for the current vendor.
  222. DEL            Deletes the current vendor.
  223. SEARCH         Searches the vendor database for a specific vendor.
  224. VIEW           Views all vendors, starting with the current vendor.
  225. QUERY          Define a search query.
  226. LETTER         The user may write a letter to the vendor.  The software
  227.                keeps a log of all letters that may be viewed at a later
  228.                time.
  229. DIAL           Dials the vendor's telephone number via modem.  Please note
  230.                that the modem must first be configured through the System
  231.                Configuration to use this feature.
  232. PGDN           Advance to the next vendor.
  233. PGUP           Backup to the previous vendor.
  234.                
  235. 4&i(`
  236. (`&The following items may be edited:
  237. CUST CODE      A unique customer code.  The customer code is used to         
  238.                identify the customer.
  239. CUST NAME      Company name of the customer.                
  240. FIRST NAME     First name of the customer.  You may wish to use the name
  241.                of your contact.
  242. LAST NAME      Last name of the customer.  You may wish to use the name
  243.                of your contact.
  244. PHONE          Telephone number for the company.  If a telephone number is
  245.                placed in this field, it may be dialed from the modem.
  246. EXT            Telephone extension for the company.       
  247. FAX NUMBER     Fax number for the company.  
  248. TERMS          Payment terms that you wish to give to your customer.  These
  249.                terms are defined in the System Configuration.  To scroll
  250.                through the terms, press the F2 key.
  251. SHIPPING       Shipping terms that you wish to give to your customer.  These
  252.                terms are defined in the System Configuration.  To scroll
  253.                through the terms, press the F2 key.
  254. FREIGHT        Freight terms that you wish to give to your customer.  These
  255.                terms are defined in the System Configuration.  To scroll
  256.                through the terms, press the F2 key.
  257. SHIP TO        The name of the company that receives your product.  This is
  258.                usually the same name as the customer name.
  259. ADDRESS        The address for the above company.
  260. BILL TO        The name of the company that gets billed for the product.
  261.                This is usually the same name as the customer name.
  262. ADDRESS        The address for the above company.
  263. COMMENT        A general comment field.  You may put anything that you
  264.                wish into this field.  This field is only used for
  265.                reference.
  266. CREDIT LIMIT   Customer credit limit.  If credit limits are enabled in
  267.                System Configuration, this customer may never have a 
  268.                balance that is greater than this value.
  269. SALES TAX      If this customer pays sales tax, then enter the tax rate
  270.                in this field.  The tax must be entered as a percentage.
  271. TAX SHIP       If this customer pay sales tax on shipping charges, then
  272.                enter a 'Y' in this field, otherwise enter a 'N'.
  273. DISCOUNT       The rate of discount entered as a percentage for this
  274.                customer.
  275. SALESMAN       If you wish to link a salesman to this customer, then enter
  276.                the salesman code here.  If a salesman is linked to a         
  277.                customer, then this salesman code will default on the
  278.                invoice.
  279. RESALE #       The customer resale number.
  280. ALERT          If you wish to put this customer on alert status, then enter
  281.                a 'Y' in this field, otherwise enter a 'N'.  If a customer is
  282.                put on alert status, ALERT will flash when generating this
  283.                customer an invoice.
  284. PRICE LEVEL    Items in the inventory can be defined into 4 price levels.
  285.                These levels are (A,B,C,D).  A customer can be defined to
  286.                default to any price level.
  287.                
  288. 4&i(`
  289. :i(`f
  290. vThe Online Query Builder allows the user to create a custom query 
  291. expression.  The user may select multiple database fields to search for a 
  292. specific search criteria.  This powerful searching system is only 
  293. recommended for the advanced users.
  294. The following features are available for the Online Query Builder:
  295. Build a new Query             Starts a new query expression.  If there is an
  296.                               active query, it will be cleared.  The user 
  297.                               can select multiple database fields and enter
  298.                               a query expression.  Once complete, a search
  299.                               can be done using this query expression.
  300. Add to current query          Adds an expression to the current query.  An
  301.                               active query must exist for this feature to
  302.                               work.
  303. Count matching records        Displays the total number of records that 
  304.                               match the active query.  An active query must  
  305.                               exist for this feature to work.
  306. Zap existing query            If there is an active query, it will be
  307.                               cleared.
  308. Save current Query to disk    Saves the active query expression to disk.
  309.                               The user will be prompted for a query name
  310.                               to be saved under.  An active query must
  311.                               exist for this feature to work.
  312. Restore Query from disk       Prompts the user for a query name and will
  313.                               load this query from disk.  The loaded query
  314.                               will become the active query.  The query 
  315.                               must have been previously saved to disk.
  316. Delete stored queries         The user can select stored queries from disk.
  317.                               These queries must have been previously saved
  318.                               to disk.  This is useful when the user no 
  319.                               longer needs a saved query.
  320. What is current Query         Displays the current query expression.  An
  321.                               active query must exist for this feature to
  322.                               work.
  323. Edit the current Query        Edits the current query expression.  Advanced
  324.                               users may find this easier than to use the
  325.                               query expression builder.  An active query
  326.                               must exist for this feature to work.
  327. View records matching Query   Displays records that match the current
  328.                               query expression.  The user can very easily
  329.                               scroll through the database records.  An
  330.                               active query must exist for this feature to
  331.                               work.
  332. 4&i(`
  333. The user has selected a search to be performed.  A highlighted field is 
  334. displayed to the user.
  335. To search on this field, enter the search text followed by the ENTER key.
  336. To cancel this search, press the ESC key.
  337. 4&i(`
  338. :i(`f
  339. The user has selected a User Defined Search.  This allows the user to 
  340. perform a search based on a specific criteria.  The following options are 
  341. available for the User Defined Search:
  342. Field Contents Match          The user can select any database field to 
  343.                               perform the search.  After the database field
  344.                               is selected, the user can enter in the search
  345.                               text.  If the record is found, this new record
  346.                               will become the current record.  If this       
  347.                               search is called again, it will continue from
  348.                               the last search.
  349. Query match                   The user can create a search query that can
  350.                               search the database based on multiple database
  351.                               fields.  If the record is found, this new
  352.                               record will become the current record.  If     
  353.                               this search is called again, it will continue
  354.                               from the last search.
  355. End of file                   Jump to the last record in the database.
  356. Beginning of File             Jump to the first record in the database.
  357. Memo contents                 The user may search for any text that is
  358.                               found in a Memo File.  A Memo File stores
  359.                               the data found in the Notes Field.
  360. Never Mind                    Cancel the search request.
  361. 4&i(`
  362. :i(`f
  363. C:\STThe user may enter as much text as desired.  There is no limit to the amount 
  364. of text that may be entered.  All standard editing keys are supported.  The 
  365. following special keys are supported:
  366. CTRL/Y         Deletes the current line.
  367. CTRL/T         Deletes the word to the right of the cursor.
  368. ESC            Quits and does not save the changes.
  369. F10            Quits and saves the changes.
  370. F5             Imports text from any text file.
  371. F6             Exports text to any text file.
  372. A four line comment may be printed on invoices and packing slips.  The user 
  373. may edit this comment to print any special information that is desired.
  374. Please Note:  This comment field is for new invoices only.  It will not
  375.               change the comment for existing invoices.
  376. 4&i(`
  377. :i(`f
  378. The System Configuration is used to define the system.  All of the options 
  379. should be set prior to running the software.  These options may be changed 
  380. at any time.  The following options are available:
  381. Setup Your Company Information     Defines information about your company.
  382.                                    Some of this information includes
  383.                                    company address and tax information.
  384. Setup System Defaults              The user can customize the system 
  385.                                    defaults under this option.               
  386. Setup Printer Configuration        Defines the type of printer that is
  387.                                    connected to the computer and the type
  388.                                    of forms that is desired to use.  The
  389.                                    user can also customize the forms.
  390. Setup Hardware Configuration       Defines the hardware that is connected
  391.                                    to the computer.  Hardware that is 
  392.                                    currently supported is a modem and a
  393.                                    cash drawer.
  394. 4&i(`
  395. :i(`f
  396. The Company Information is required to be setup correctly.  If this 
  397. information is not entered, the software may probably not work correctly in 
  398. your environment.
  399. The following features are available:
  400. ADDRESS        The complete mailing address and telephone numbers for your
  401.                company.  This information can be printed on your forms.
  402. LAST           The last invoice number and last customer number.  The
  403.                software automatically updates these numbers in sequence
  404.                every time a new entry is added.  These fields may be reset
  405.                to any value.
  406. TAX            The sales tax in percentage.  This information is             
  407.                automatically used when adding a new customer.
  408. COUNTRY        The country that your company is located.  The software
  409.                will automatically adjust to operate in your country's
  410.                mode.
  411. CURRENCY       The default currency symbol.
  412. COMMENT        The default comment that may be printed on invoices and
  413.                packing slips.
  414. 4&i(`
  415. :i(`f
  416. Enter your company's mailing address and telephone numbers in the correct 
  417. fields.  
  418. 4&i(`
  419. :i(`f
  420. The user is able to reset that last sequence numbers used in assigning new 
  421. numbers.  The following fields may be edited:
  422. LAST INVOICE   The last invoice number that has been generated.
  423. LAST CUST      The last customer number that has been generated.
  424. 4&i(`
  425. :i(`f
  426. The sales tax information is used when adding a new customer.  This 
  427. identifies in how your customers are taxed.  The following fields may be 
  428. edited:
  429. SALES TAX           The rate of sales tax in percentage.
  430. TAX NUMBER          The tax number for your company.  This number may be
  431.                     printed on your forms.
  432. TAX SHIP            Enter 'Y' if your company charges sales tax on shipping
  433.                     charges, otherwise enter 'N'.
  434. A two character currency symbol may be edited.  This symbol will be printed 
  435. with all money values.
  436. 4&i(`
  437. :i(`f
  438. The System Defaults are to define your environent.   The following defaults 
  439. may be defined:
  440. Print Invoice            The Invoice can automatically be printed when saved
  441.                          or it can prompt the user when to start printing.
  442. Pricing Method           Pricing is normally done by the prices defined in
  443.                          the Inventory Database.  The user may configure the
  444.                          software to use the last price that a customer has
  445.                          paid for the item instead of what is defined in the
  446.                          Inventory Database.
  447. Credit Lines             If credit lines are enabled, then the user can      
  448.                          define the maximum amount of an outstanding balance
  449.                          that any customer may have.  A customer will never
  450.                          exceed this balance.
  451. Print Zeros on Invoice   The software will only support a one line product
  452.                          description.  To make an item on the invoice have
  453.                          multiple lines, it would require to add additional
  454.                          lines manually.  This is done by using MISC as the
  455.                          product code.  The user may then type in the next
  456.                          line of the product description.  If the quantity
  457.                          field and the price field are zeros, then the only
  458.                          field that will print on the invoice for this item
  459.                          would be the product description.  This would allow
  460.                          an item to look like it has a multiple line
  461.                          product description.
  462. Default Shipping Method  There are eight default shipping methods available.
  463.                          These default shipping methods may be selected      
  464.                          during invoice generation.  The user may define
  465.                          these eight shipping methods and select the
  466.                          default shippimg method for new customers.
  467. Default Payment Terms    There are eight default payment terms available.
  468.                          These default payment terms may be selected during
  469.                          invoice generation.  The user may define these
  470.                          eight payment terms and select the default 
  471.                          payment term for new customers.
  472. Default Freight Terms    There are two default freight terms available.
  473.                          These default freight terms may be selected during
  474.                          invoice generation.  The user may define these
  475.                          two freight terms and select the default freight
  476.                          term for new customers.
  477. Spacing On Reports       Reports may be single spaced or double spaced on
  478.                          printer port LPT1, LPT2, or LPT3.
  479. Menu System              There are two menu systems available to the user.
  480.                          They are the NOVICE and ADVANCED menu systems.  The
  481.                          Novice menu system uses function keys for input,    
  482.                          while the Advanced menu system uses cursor keys or
  483.                          a mouse for input.  All of the features are
  484.                          available for both menu systems.
  485. Number Of Decimals       Prices defined in the Inventory Database may have
  486.                          2, 3, or 4 places after the decimal point.
  487. Flush Buffers            Buffers may be flushed immediatly or they may be
  488.                          flushed at a later time.  When buffers are flushed
  489.                          immediatly, data is wriiten to disk after every
  490.                          disk operation.  This can cause the software to
  491.                          run very slowly.  If buffers are not flushed
  492.                          immediatly, the data is written to disk at a 
  493.                          later time, but data may be lost if there is a
  494.                          power failure.  In a network environment, buffers
  495.                          are always flushed immediatly.
  496. Default Salesman         This salesman code will be assigned to new
  497.                          customers.  Leave this field blank if salesmen
  498.                          are not used.
  499. Duplication Length       The customer database may search for duplicate
  500.                          company names when adding a new customer.  The 
  501.                          Duplication Length is the maximum number of         
  502.                          characters in the company name to qualify it as
  503.                          a duplicate customer.  A zero in this field would
  504.                          omit any duplicate search.
  505. Check Printer            If you wish to test if the printer is online prior
  506.                          to a printout, enter 'Y' here.
  507. 4&i(`
  508. :i(`f
  509. A window is displayed with all available items.  To select the desired 
  510. item, press the cursor key until the desired item is highlighted.  To 
  511. select this item, press the ENTER key.  To cancel the request, press the ESC 
  512. 4&i(`
  513. :i(`f
  514. The user has decided to edit this shipping method.  All editing keys are 
  515. supported for the edit.  Editing this item will change it as one of the
  516. default shipping methods.
  517. 4&i(`
  518. :i(`f
  519. The user has decided to change this payment term.  All editing keys are 
  520. supported.  The following format is used for payment terms:
  521. NET x               Issue your customer a specified number of days to
  522.                     pay the invoice. 
  523.                     (x defines the number of days).
  524.                     For example, NET 30
  525. z % y NET x         Issue your customer discount terms.  You are giving
  526.                     your customer a specified number of days to pay the
  527.                     invoice, but if the invoice is paid in less time, you
  528.                     will deduct a percentage off of the invoice.
  529.                     (z defines the discount percentage,
  530.                      y defines the discount days,
  531.                      x defines the number of days).
  532.                      For example, 2 % 10 NET 30
  533. Anything Else        Payment is due today.
  534. 4&i(`
  535. The user had decided to change the default freight term.  All editing
  536. keys are supported.  Editing this item will change it as one of the default 
  537. freight terms.
  538. 4&i(`
  539. :i(`f
  540. The Printer Setup Configuration is used to define the printer that is 
  541. connected to the computer.  The user is able to customize the forms that are 
  542. printed.
  543. The following features are available:
  544. RECEIPT        Defines if a receipt printer is attatched to the computer.
  545.                If a receipt printer is selected, the invoice printer
  546.                cannot be used.
  547. INVOICE        Selects the printer and form that prints invoices.
  548. PACK           Selects the printer and form that prints packing slips.
  549. STATE          Selects the printer and form that prints statements.
  550. 4&i(`
  551. :i(`f
  552. Enter a 'Y' if a receipt printer is connected to the computer, otherwise
  553. enter a 'N'.
  554. Please Note:  If a receipt printer is selected, the invoice printer cannot
  555.               be used.
  556. 4&i(`
  557. :i(`f
  558. The user may define the printer codes that are sent to the printer.  This is 
  559. useful if the user wishes to change the default printer configuration such 
  560. as the form length (Many pre-printed forms are not 11 inches in length).
  561. The printer codes are entered in ascii.  The field labeled BEFORE is used to 
  562. generate the printer codes before the form is printed and the field labeled 
  563. AFTER is used to generate the printer codes after the form is printed.
  564. The user may customize this form.  This gives the user full control in how 
  565. it is to be printed.  The user can remove all of the field headings to work 
  566. with pre-printed forms or change the form appearance.  The form is divided 
  567. into two formats. 
  568. The first format is text.  Text is any printable ascii characters.  Text can 
  569. be used as field headings, lines to break up items, or anything else that 
  570. the user wishes to see on the form.  To enter the text, just move the cursor 
  571. to the desired position, and type in the desired text.
  572. The second format is data.  Data are the database fields that will be 
  573. printed on the form.  This data may be items such as Invoice Number, Price, 
  574. Customer Address, etc...  Data fields can be identified as the items found 
  575. between the double brackets.  When printing the forms, the software will 
  576. replace the database data with the data field on the form.  To enter the 
  577. data field, just move the cursor to the desired position, and press F2 to 
  578. select the database field.
  579. To save the form, press the F10 key.  Important: Before saving the form,
  580. make sure that it is correct because once it has been saved, the old form
  581. cannot be restored.
  582. 4&i(`
  583. :i(`f
  584. The following hardware is supported in the software:
  585. MODEM          Allows the user to dial a telephone number from the screen.
  586. DRAWER         A cash drawer that is connected to the computer.  The drawer
  587.                will automatically open during a sale or may be opened 
  588.                anytime by pressing ALT-O.
  589. 4&i(`
  590. This information is used to configure the modem setup.  The following 
  591. information is needed:
  592. DIAL ON MODEM       If a modem is connected to the computer then enter 'Y',
  593.                     otherwise enter 'N'.
  594. LOCAL AREA CODE     Enter your local area code.  The software will not dial
  595.                     this area code when making a local call.
  596. LONG DISTANCE PRE   This is the digit that may be required to make a long
  597.                     distance call.  Many areas require a '1' to be dialed
  598.                     prior to the area code.
  599. COM PORT            The communications port that your modem is connected
  600.                     to.  The software supports COM 1-4.
  601. TOUCH TONE SERVICE  The software supports Tone and Pulse dialing.
  602. BAUD RATE           The highest baud rate of your modem.  The software
  603.                     supports baud rates of 300-9600.
  604. 4&i(`
  605. This information is needed to configure the cash drawer setup.  The 
  606. following information is needed:
  607. CASH DRAWER INSTALLED    If a cash drawer is installed enter a 'Y',          
  608.                          otherwise enter a 'N'.
  609. DEVICE                   The device that the cash drawer is installed.
  610.                          The software supports serial and parallel
  611.                          devices.
  612. COM PORT                 If the cash drawer is connected to the serial
  613.                          device, this would be the communications port
  614.                          that it is connected to.  The software supports
  615.                          COM 1-4.  Please Note:  If a modem is attached,
  616.                          make sure that these two devices do not share the
  617.                          same port.
  618. BAUD RATE                If the cash drawer is connected to the serial
  619.                          device, this would be the maximum baud rate of
  620.                          the cash drawer.  The software supports baud rates
  621.                          of 300-9600.
  622. STRING TO OPEN           If the cash drawer requires a string to
  623.                          open the drawer, then enter the string here.
  624.                          Do not place any data here if the drawer 
  625.                          requires a string.
  626. ASCII CODE TO OPEN       If the cash drawer requires an ascii code to open
  627.                          the drawer, then enter the ascii code here.  Do
  628.                          not place any data here if the drawer requires a
  629.                          string.
  630.                        
  631. 4&i(`
  632. :i(`f
  633. The Database Functions is where the user can perform special database 
  634. operations.  The operations that are available are:
  635. Rebuild All Databases         The databases and index files will be rebuilt.
  636.                               This operation will also pack the data so that
  637.                               it will free up more disk space.  This         
  638.                               operation should only be used to conserve
  639.                               disk space or when a fatal disk crash has      
  640.                               taken place.
  641. Frequency Analysis            Performs a frequency analysis on any specific
  642.                               database.  The user may select which fields to
  643.                               perform the analysis on.  This is useful to
  644.                               determine which piece of data occurs more than
  645.                               others.   For example, the user may wish to
  646.                               generate an analysis on which cities have the
  647.                               best sales.
  648. Form Letters                  The user may create form letters on any        
  649.                               specific database.  In creating the form 
  650.                               letter, any information from the current
  651.                               database may be printed.  This is very useful
  652.                               when generating mailmerges.
  653. Import Data                   Imports data from a standard DBF file into
  654.                               any specific database.  Caution should be
  655.                               used when using this feature.  The user should
  656.                               have a good understanding of the databases
  657.                               used in this software.  This feature is 
  658.                               useful to import data from another program
  659.                               into this software.
  660. Export Data                   Exports data from any specific database to
  661.                               an ascii, DBF, or mailmerge file.  This is
  662.                               very useful when another program needs the
  663.                               data from this software.
  664. Global Replacement            The user can globally replace any field in a
  665.                               specific database with any piece of data.
  666.                               Caution should be used when using this
  667.                               feature.  The user should have a good
  668.                               understanding of the databases used in this 
  669.                               software.  This feature is very useful when
  670.                               it is necessary to change database data.  For
  671.                               example, the user may wish to change the sales
  672.                               tax rate for existing customers in NY state    
  673.                               from 8.5% to 8.25%.
  674.                               
  675.                                
  676.             
  677. The user may select any of the listed databases.  The databases are defined 
  678. below:
  679. Customer Database             Stores all information on the customer.  This
  680.                               information is similiar to the data found
  681.                               in Customer Maintenance.
  682. Invoice Database              Stores all of the information on invoices.
  683.                               Please Note that this database does not store
  684.                               customer, payment, and product information.
  685. Product Database              Stores all of the products purchased for a
  686.                               specific invoice.  This database is linked 
  687.                               to the invoice database.
  688. Payment Database              Stores all of the payments made towards a  
  689.                               specific invoice.  This database is linked
  690.                               to the invoice database.
  691. Inventory Database            Stores all of the information on inventory.
  692.                               This information is similiar to the data
  693.                               found in Inventory Maintenance.
  694. Salesman Database             Stores all of the information on salesmen.
  695.                               This information is similiar to the data
  696.                               found in Salesman Maintenance.
  697. Vendor Database               Stores all of the information on vendors.
  698.                               This information is similiar to the data
  699.                               found in Vendor Maintenance.
  700. Log Database                  Stores all information of all customer
  701.                               activity.  This information will store all
  702.                               purchases and payments.
  703.                            
  704. 4&i(`
  705. :i(`f
  706. ->Exporting may be performed on three types of file formats.  The user may
  707. select which fields to export and in which order that these fields may 
  708. appear.  These formats are as follows:
  709. Ascii          This file format is the most popular.  The fields will be
  710.                seperated by a delimiter character.  The record will be
  711.                followed by a CR and LF.
  712. DBF            Data will be written into a standard DBF file.  
  713. Mailmerge      Data will be written into a mailmerge wordprocessor
  714.                format.  This data can then be read by the wordprocessor.
  715. 4&i(`
  716. :i(`f
  717. xYou are being asked to select a name for this letter.  You may specify any 
  718. name that you wish to use as reference.  At a later time, you may select 
  719. this name to retrieve the letter.
  720. 4&i(`
  721. :i(`f
  722. The following features are available for the Frequency Analysis:
  723. Frequency field selection          The user may select which fields to 
  724.                                    perform the analysis on.  This is done
  725.                                    by tagging the fields.  Please note that
  726.                                    it is very important in the order that
  727.                                    the fields are tagged.
  728. Additional SUM fields selection    The user may select additional numeric
  729.                                    fields for the analysis.  The fields 
  730.                                    are selected the same as above.
  731. Build Query                        The user may specify a search query.
  732.                                    Only these records that match the 
  733.                                    query will be selected.
  734. Perform Analysis                   The analysis will be performed based on
  735.                                    the above criteria.
  736.                                  
  737. 4&i(`
  738. :i(`f
  739. C:\STORE\INV\INV.EXE
  740. MIKEThe following features are available for the Form Letters:
  741. Select form         An existing form will be selected.  Please note that a 
  742.                     form must have been previously saved to use this
  743.                     feature.
  744. Create new Form     Creates a new form letter,  The user will be able to
  745.                     type in the letter and select the desired mailmerge
  746.                     database fields.
  747. Delete Forms        The user can specify which existing forms to delete.
  748. Edit current form   The user may edit the current form.  This procedure is
  749.                     quite similiar as creating a new form.
  750. Print form letters  Once the form letter has been created, this feature is
  751.                     used to perform the printing of the form letters,
  752. Width of Form       The user may specify the max width of the form.  The
  753.                     output will automatically wrap to the next line if
  754.                     any line exceeds this length.
  755. Output To           The form letters may be printed to a printer or to a 
  756.                     disk file.
  757. Assign Printer Port If the form letter is to be sent to the printer, the
  758.                     user can specify printer port LP1, LPT2 or LPT3.
  759. Filter              The user can specify a filter for printing.  This
  760.                     filter may be set to a search query or the user may
  761.                     tag records.  If no filter is set, all records will
  762.                     be selected.
  763.                     
  764. 4&i(`
  765. :i(`f
  766. C:\STORE\INV\INV.EXE
  767. MIKEImporting is used to load data into any database from a DBF file.  The user 
  768. then then very easily match fields to import.  The following feratures are 
  769. available:
  770. Select Import File       The user can pick any file for the import file.
  771.                          Please Note:  This file must be a DBF file.
  772. Match Fields             The user can pick any field from the specified
  773.                          database and match it to any field from the
  774.                          imported file.  All of the selected fields will
  775.                          be imported.
  776. Do Import                Perform the import operation.
  777. Tag Records to Append    The user can tag which records to import from the
  778.                          import file.
  779. Build or Modify Query    The user can build a custom query to determine
  780.                          whwich records to import from the import file.
  781. 4&i(`
  782. Exporting to an ascii file will copy records from the specified database 
  783. into an ascii file.  The following features are available:
  784. Export Type              The user can specify the type of ascii file.
  785.                          The choices are SDF and Delimited.  As SDF file
  786.                          will write one record per line while a delimited
  787.                          file will seperate the fields with a delimited
  788.                          character.
  789. Which Fields             The user can specify which fields to export by
  790.                          tagging the fields.  The order of tagging will
  791.                          determine the order of the export.
  792. Filter                   The user may filter which records to export.
  793. Create ASCII File        Perform the export operation.
  794. Character Delimiter      Specifices the character to be used as the
  795.                          character delimiter character.
  796. Field Delimiter          Specifices the character to be used as the
  797.                          field delimiter character.
  798. View File                The user may view the file after the export
  799.                          operation has taken place.
  800. 4&i(`
  801. :i(`f
  802. Exporting to a DBF file will copy all records from a specific database to a 
  803. DBF file.  The following feature are available:
  804. Fields to Copy           The user may specify which fields to copy from the
  805.                          specific database.
  806. Record Criteria          The user may export all records or may select
  807.                          a criteria to perform the export.
  808. Target File              The DBF file to export the data to.
  809. Do Copy                  Perform the export operation.
  810. 4&i(`
  811. :i(`f
  812. C:\STORE\INV\INV.EXE
  813. Export to a mailmerge will copy all of the data from the specific database
  814. to a mailmerge file.  The following features are available:
  815. Merge Type               The user may specify if the export will be to a
  816.                          Wordperfect or Microsoft Word file format.
  817. Which Fields             The user may tag whcih fields to export from
  818.                          the specific database.  The order of tagging
  819.                          will determine the order that they are exported.
  820. Filter                   The user may specify a filter for the export.
  821. Create Merge File        Perform the export operation.
  822. 4&i(`
  823. :i(`f
  824. The Global Replacement allows the user to replace fields in the specified 
  825. database.  The following features are available:
  826. Select Field to Replace       The user may tag which field to replace 
  827.                               in the specific database.
  828. Replacement Options           The user may specify the replacement value.
  829.                               There are several replacement options
  830.                               available to the user.
  831. Execute Replacement           Perform the replacement operation.  The user
  832.                               can also select the replacement criteria.
  833. Preview Replacement           The user may review how the replacement will
  834.                               look prior to the replacement.
  835.          
  836. 4&i(`
  837. :i(`f
  838. The following features are available to the user for invoicing:
  839. ADD            Adds a new invoice.  This is used when the user wishes to
  840.                create a new invoice.
  841. EDIT           Edits the current invoice displayed on the screen.  Any
  842.                information may be changed with the exception of the
  843.                invoice number and invoice date.  All changes will be
  844.                logged into the Log Database.
  845. DEL            Deletes the current invoice displayed on the screen.  This
  846.                will completely remove the invoice and all invoice activity
  847.                from the system.  It is highly recommend to use Void          
  848.                operation instead of this operation.
  849. SEARCH         Searches for an invoice based on a search criteria.
  850. VIEW           Views invoices on the screen starting from the current
  851.                invoice.  The user may then scroll through the invoices
  852.                very easily and select the desired invoice.
  853. PRINT          Prints the current invoice displayed on the screen.  Printing
  854.                allows invoices, packing slips, or batch operations to take
  855.                place.
  856. VOID           Voids the current invoice displayed on the screen.  The       
  857.                invoice will be voided and not removed.  The void operation
  858.                will be logged into the Log Database.  This operation is
  859.                preferred over the delete operation.
  860. PGDN           View the next invoice.
  861. PGUP           View the previous invoice.
  862. 4&i(`
  863. :i(`f
  864. C:\STORE\INV\INV.EXEThis operation is used to create a new invoice.  The user may ask for an 
  865. existing customer or create a new customer.
  866. To create a new customer, press the <F10> key.  This will automatically
  867. invoke the Customer Maintenance system and place the user in the Add Mode.
  868. After the customer has been added, the system will return the user back to 
  869. the invoice system.
  870. To recall an existing customer, the user may enter the Customer Code or part 
  871. of the Customer Name.  If the Customer Code is entered, then this customer 
  872. will be recalled.  If the Customer Name is entered, then the user may select 
  873. the desired customer by scrolling through the customers.  
  874. Please Note:  The software supports a customer code called CASH.  This type
  875.               of customer is a cash customer or walk-in customer.  This
  876.               type of customer is useful for POS applications where the
  877.               business is not interested in tracking customer activity.
  878.               Cash Customers will bypass the detail line of information.
  879. 4&i(`
  880. :i(`f
  881. C:\STORE\INV\INThe following information may be entered on the detail line.
  882. SHIPPED             The Shipping Date.  The user may enter the date or
  883.                     scroll through the dates by pressing the F2 key.
  884. SHIP VIA            The method of shipping.  The user may enter the 
  885.                     shipping method or press the F2 key to scroll
  886.                     through the default shipping methods.
  887. TERMS               The payment terms.  The user may enter the payment
  888.                     term or press the F2 key to scroll through the
  889.                     default payment terms.
  890. SALES               The salesman code.  The user may enter the saleman
  891.                     code or press ENTER for a list.
  892. ORDER DATE          The Order Date.  The user may enter the date or scroll
  893.                     through the dates by pressing the F2 key.
  894. PO NUMBER           The Purchase Order Number.  This number is optional
  895.                     and only needed if the customer wishes to see this
  896.                     number on the invoice.
  897. FREIGHT             The freight.  The user may enter the freight information
  898.                     or press the F2 key to scroll through the default
  899.                     freight.
  900. 4&i(`
  901. :i(`f
  902. The user may enter the product code or part of the product description that 
  903. is defined in the Inventory System.  
  904. If the user enters the Product Code, then the item will be retrieved from 
  905. the Inventory System and it will be displayed on the current line.
  906. If the user enters the Product Description, then a list of products will be 
  907. displayed to the user.  The user may then select the desired product from
  908. the Inventory System and it will be displayed on the current line.
  909. Please Note: Normally products are defined in the Inventory System.  If the
  910.              user wishes to enter a non-inventory item, then the user can
  911.              enter a Product Code called MISC.  
  912. 4&i(`
  913. :i(`f
  914. The user may edit the following items:
  915. PRODUCT DESCRIPTION           A single line of text that describes the
  916.                               product.
  917. QTY                           The number of items that the customer is
  918.                               purchasing.
  919. PRICE                         The unit price of the item.
  920. 4&i(`
  921. The user may edit the items in the total line.  These items are as follows:
  922. DISCNT         The value of the discount.  This value will be automatically
  923.                deducted from the subtotal.  This value is entered as a 
  924.                dollar amount.
  925. TAX            The value of the sales tax.  This value is entered as a 
  926.                dollar amount.  Sales tax will be automatically calculated
  927.                based on taxable items defined in the inventory and the tax   
  928.                rate defined in the customer record.
  929. SHIP           The shipping charges.  This value must be edited if there
  930.                are any shipping charges, since the software will not
  931.                automatically calculate it.  This value is entered as a
  932.                dollar amount.
  933. 4&i(`
  934. :i(`f
  935. EHThe following options are available in Edit Mode:
  936. ADD MORE PRODS           Allows the user to continue to add more products
  937.                          to the invoice.
  938. EDIT DETAIL              Allows the user to edit the detail line, customer
  939.                          billing/shipping addresses, or the invoice comment.
  940. EDIT TOTAL               Allows the user to edit the invoice totals.
  941. EDIT PROD                Allows the user to edit an item on the invoice.
  942.                          The user would be able to scroll to the desired
  943.                          item and edit the description, quantity, or
  944.                          price.
  945. DEL PROD                 Allows the user to delete an item on the invoice.
  946.                          The user would be able to scroll to the desired
  947.                          item and delete it from the invoice.
  948. 4&i(`
  949. The following detail information may be edited:
  950. EDIT DETAIL              The user may edit the detail line found at the
  951.                          top of the invoice.
  952. EDIT ADDRS               The user may edit the shipping or billing           
  953.                          addresses.
  954. EDIT COMMENTS            The user may edit the invoice comments.
  955. 4&i(`
  956. hjThe user may edit the shipping and billing addresses.
  957. 4&i(`
  958. :i(`f
  959. A four line comment may be printed on the invoice and packing slip.  The 
  960. user may edit this comment.
  961. 4&i(`
  962. :i(`f
  963. The software has displayed the default invoice number and invoice date.
  964. The user may edit any of these values.
  965. 4&i(`
  966. :i(`f
  967. Please enter the label number to start printing.  This value is usually a 
  968. For laser printers, the first label may already be used and the user may 
  969. have to select another value.
  970. 4&i(`
  971. :i(`f
  972. The following options are available when printing mailing labels:
  973. Maximum number of Labels      The total number of labels to print.
  974. Number of EACH to print       The number of copies for each label to print.
  975. Compress All                  Compresses the entire line with the exception
  976.                               of single spaces.
  977. Remove blank lines            If this value is set to 'Y', then blank 
  978.                               lines will be ignored, otherwise enter 'N'
  979.                               to print blank lines.
  980. 4&i(`
  981. :i(`f
  982. You have selected to print the data to an ascii file.  The user is required 
  983. to enter the filename to send the data to.
  984. 4&i(`
  985. :i(`f
  986. ->The user has decided to select a single customer.  Please enter the Customer 
  987. Code or part of the Customer Name.
  988. If the Customer Code is entered, then this customer will be processed.
  989. If the Customer Name is entered, then a list of all customers will be 
  990. displayed on the screen.  The user may then select the desired customer.
  991. 4&i(`
  992. This is where the user may enter payments for invoices.  The following 
  993. options are available:
  994. ADD            Adds a new payment.  The user will be prompted for an
  995.                invoice number to apply the payment to.
  996. EDIT           Edits the payment information for the displayed payment.
  997.                The user cannot edit the payment amount, only the payment
  998.                information.
  999. VOID           Voids the displayed payment.
  1000. SEARCH         Searches for a specific payment.
  1001. VIEW           Displays a screen of payments.  The user may scroll and
  1002.                select the desired payment.
  1003. PGDN           Displays the next payment.
  1004. PGUP           Displays the previous payment.
  1005. 4&i(`
  1006. :i(`f
  1007. Enter the data into the highlighted field and the first invoice that matches 
  1008. this criteria will become the current invoice.
  1009. 4&i(`
  1010. :i(`f
  1011. HThe user can enter the invoice number or part of the company name.
  1012. If the invoice number is entered, then this invoice will be displayed on the 
  1013. screen.  If this invoice has already been paid, then an error message will 
  1014. be displayed.  Only unpaid invoices can be paid.
  1015. If the company name is entered, then a list of unpaid invoices will be 
  1016. displayed.  The user may select the desired invoice to pay.
  1017. 4&i(`
  1018. The user is displayed a list of payment tendors.  One of these payment 
  1019. tendors must be selected.  
  1020. Please Note:  An invoice may be paid with several payment tendors, but
  1021.               each tendor must be entered seperatly.
  1022. 4&i(`
  1023. :i(`f
  1024. The user may enter detailed information about the payment tendor.  This 
  1025. information is used for reference only.
  1026. 4&i(`
  1027. :i(`f
  1028. The user is prompted for the payment amount and payment date.
  1029. 4&i(`
  1030. :i(`f
  1031. The user may edit some of the payment information.  
  1032. Please Note:  The amounts may not be edited.
  1033. 4&i(`
  1034. :i(`f
  1035. Please enter the search data in the highlighted field.  If the search is 
  1036. found, then this payment information will be displayed on the screen.
  1037. 4&i(`
  1038. :i(`f
  1039. The following fields may be edited:
  1040. VENDOR CODE         A code that identifies the vendor.  This code must be
  1041.                     unique.
  1042. VENDOR NAME         The name of the vendor.
  1043. CONTACT             The contact of the vendor.
  1044. PHONE               The telephone number of the vendor.
  1045. FAX                 The fax number of the vendor.
  1046. ADDRESS             The address of the vendor.
  1047. DETAIL              A four line comment field that may be used for any
  1048.                     purpose.
  1049. The following fields may be edited:
  1050. SALES CODE          A code that is used to identify the salesman.  This code
  1051.                     must be unique.
  1052. COMPANY             The company name of the salesman.
  1053. NAME                The name of the salesman.
  1054. ADDRESS             The address of the salesman.
  1055. PHONE               The telephone number of the salesman.
  1056. SOC SEC NUM         The social security number of the salesman.
  1057. COMMENTS            A two line comment line that may be used for any
  1058.                     purpose.
  1059. 4&i(`
  1060. :i(`f
  1061. The following fields may be edited:
  1062. PROD CODE           A unique code that is used to identify the product.
  1063.                     This code must be unique.
  1064. VENDOR #            The vendor code that is used to link this product to
  1065.                     a vendor.
  1066. DESC                The product description.  This is the description that
  1067.                     will be printed on the invoice.
  1068. PRICE               The selling price of the product.  There are four
  1069.                     pricing levels supported (A,B,C,D).
  1070. STOCK               The number of units that are in stock.
  1071. LOW STOCK           The lowest number of items that the user wishes to
  1072.                     keep in stock.  If the stock falls below this number,
  1073.                     it will be time to reorder.
  1074. AVERAGE             The average number of items that the user wishes to
  1075.                     keep in stock.  This is used when reordering.
  1076. WEIGHT              The weight of a single item.  This is used only for
  1077.                     reference.
  1078. TAXABLE             If this item is taxable then enter a 'Y', otherwise
  1079.                     enter a 'N'.
  1080. NUM SOLD            The total number of units that have been sold.
  1081. AVAILABLE           If this item is available to be sold then enter a 'Y',
  1082.                     otherwise enter a 'N'.
  1083. PRODUCT             If this item is a product then enter a 'Y'.  If this 
  1084.                     item is a service then enter a 'N'.
  1085. DETAIL              A four line comment that describes the product.  This
  1086.                     is used for reference only.
  1087. 4&i(`
  1088. :i(`f
  1089. This feature may be used when updating the stock.  The user only has to 
  1090. enter the number of items to add to the stock.
  1091. 4&i(`
  1092. :i(`f
  1093. ->The user may select a range of dates.  The following selections are 
  1094. available:
  1095. All Dates           All records will be selected.
  1096. End-Of-Day          Only records with todays date will be selected.
  1097. End-Of-Week         Only records for this week will be selected.  Weeks
  1098.                     always start on Sunday.
  1099. End-Of-Month        Only records for this month will be selected.
  1100. End-Of-Year         Only records for this year will be selected.
  1101. Date Range          The user may enter a starting and ending date.
  1102. 4&i(`
  1103. :i(`f
  1104. C:\STORE\The user may select a range of dates.  The following information is
  1105. required:
  1106. FIRST DATE          The starting date.
  1107. LAST DATE           The ending date.
  1108. 4&i(`
  1109. :i(`f
  1110. The following listing reports are available:
  1111. Reorder Inventory Stock Listing    Report will list all inventory items
  1112.                                    that must be reordered.  The number of
  1113.                                    items to be reordered is determined
  1114.                                    by the value of 'Average' that is defined
  1115.                                    in the Inventory Database.
  1116. Customer Listing                   Report to list all customers in the
  1117.                                    Customer Database.
  1118. Inventory Listing                  Report to list all items in the
  1119.                                    Inventory Database.
  1120. Salesman Listing                   Report to list all salesman in the
  1121.                                    Salesman Database.
  1122. Vendor Listing                     Report to list all vendors in the
  1123.                                    Vendor Database.
  1124. Price List                         Prints a price list may be given to
  1125.                                    customers.
  1126. 4&i(`
  1127. :i(`f
  1128. C:\STORE\INV\INVThe user has decided to enter a single salesman.  Please enter the salesman 
  1129. code or part of the company name of the salesman.
  1130. If the salesman code has been entered, then this salesman will be processed.
  1131. If the company name has been entered, then the user may select the desired 
  1132. salesman.
  1133. 4&i(`
  1134. :i(`f
  1135. The user has decided to select a single product.  The user may enter the 
  1136. product code or part of the product description.
  1137. If the product code is entered, then this product will be processed.
  1138. If the product description is entered, then the user can select the desired 
  1139. product.
  1140. 4&i(`
  1141. :i(`f
  1142. The user has decided to select a single vendor.  The user may enter the
  1143. vendor code or part of the vendor name.
  1144. If the vendor code is entered, then this vendor will be processed.
  1145. If the vendor description is entered, then the user may select the desired 
  1146. vendor.
  1147. 4&i(`
  1148. :i(`f
  1149. ->The Customization Menu is recommended only for the advanced users.  the 
  1150. following features are available:
  1151. Customize Mailing Labels     The user may customize mailing labels for any
  1152.                              specific database.
  1153. Customize Reports            The user may customize reports for any 
  1154.                              specific database.
  1155. Customize Lists              The user may customize lists for any specific
  1156.                              database.
  1157. The following features are available:
  1158. Load Label from disk          If a label definition has been previously
  1159.                               saved, it may be loaded to be processed.
  1160. Save Label to disk            A new or modified label may be saved to
  1161.                               disk.  The user can supply a name for this
  1162.                               label.
  1163. Erase label definition        The user may select and delete a label
  1164.                               definition.
  1165. Import from .LBL format       The user may import a LBL file.
  1166. Dimmensions of Label          The label may be customized to work with
  1167.                               the users labels.  There are also many
  1168.                               predefined labels to select from.
  1169. Contents of Label             Defines which data is to be placed on
  1170.                               the label.  The user may enter ascii text
  1171.                               and insert database fields anywhere on the
  1172.                               label.
  1173. Output Test Pattern           Prints a sample label for test.
  1174. Print Mailing Labels          Prints the labels to the printer.
  1175. Reset Printer Port            Selects printer port (LPT1, LPT2, LPT3).
  1176. Tag Records to Print          The user may tag which records to print
  1177.                               from the specific database.
  1178. Build or Modify Query         The user may build a custom query to select
  1179.                               which records to select from the specific
  1180.                               database.
  1181. Use Single Sheet Options      Single sheets are fed into the printer for
  1182.                               each printed page.
  1183.                               
  1184. 4&i(`
  1185. :i(`f
  1186. The following features are available:
  1187. Load REPORT         Loads a report definition that has been previously       
  1188.                     saved.
  1189. Create REPORT       Creates a new report definition.  The user is prompted
  1190.                     for a report name.  
  1191. Save REPORT         Saves the current report definition.
  1192. Edit Report         Edits the report definition.  The user selects which
  1193.                     database fields are to be printed in the report.
  1194. Deletes Reports     The user may tag which report definitions to delete.
  1195. Headers/Footers     The user may add a header or footer to the report.
  1196. Filtering           The user may filter records based on a criteria to
  1197.                     be printed.
  1198. Grouping Order      The user may select the order in how the database
  1199.                     records are to be printed.  This is done by selecting
  1200.                     the desired index file.
  1201. Other Options       Options such as size and headings for the report.
  1202. Print Report        Prints the report to a printer or file.
  1203. Report Status       Displays the report definition.
  1204. 4&i(`
  1205. :i(`f
  1206. bThe following features are available:
  1207. Pick fields to list      The user may select which database fields to
  1208.                          include in the list.  This feature is used
  1209.                          to start the list.
  1210. Modify fields to list    The user may select which fields to modify.
  1211.                          This feature is similiar to above, but is used
  1212.                          to modify an existing list.
  1213. Output list              Select the output device.  Supported devices are
  1214.                          printer, file, and screen.  The user may also
  1215.                          filter records and mark text.
  1216. Save list definition     Saves the list definition to disk.  The user
  1217.                          is prompted for a name.
  1218. Restore list definition  Restores the list definition from disk.  The user
  1219.                          may select any saved list definition.
  1220. Delete stored definit    The user may tag which list definitions to delete.
  1221. Choose printer port      The user may select printer port (LPT1, LPT2,       
  1222.                          LPT3).
  1223. Build Query              The user may build a custom query.
  1224. Layout Options           The user may setup custom layout options for
  1225.                          printing the list.
  1226. 4&i(`
  1227. :i(`f
  1228. The following selections are available to the user:
  1229. EDIT           Enter EDIT Mode to change any item on the invoice.
  1230. SAVE           Save the current invoice.
  1231. PRINT          Print the current invoice.
  1232. VOID           Void the current invoice.
  1233. 4&i(`
  1234. :i(`f
  1235. Please enter a valid DOS filename.  
  1236. If downloading, this is the name of the file that you wish to save as.
  1237. If uploading, this is the name of the file that you wish to upload.
  1238. 4&i(`
  1239. :i(`f
  1240. -INTRODUCTION:
  1241. The Technical Support BBS may be dialed by modem to contact out Technical 
  1242. Support Staff.  The BBS is a Wildcat BBS system and is very simple to use.
  1243. If you are calling the BBS for the very first time, you will have to sign
  1244. on as a new user.  The BBS will prompt you for your first and last name.
  1245. After entering this information, the BBS will confirm if you have entered
  1246. your name correctly.
  1247. Once you have entered your name correctly, the BBS will ask you for a
  1248. password.  You may assign yourself any password.  Please select a password
  1249. that you will remember and DO NOT give this password to anyone else.
  1250. After the password has been selected, the BBS will ask you a few simple
  1251. questions.  After you have answered these questions, an account will have
  1252. been setup in your name.
  1253. THE MAIN MENU:
  1254. The Main Menu is where all of the features on the BBS may be selected.
  1255. There are many features, but there are only four features that a new
  1256. user may be interested in:
  1257.                 [O]nline Ordering
  1258.                 [T]echnical Support
  1259.                 [F]iles
  1260.                 [G]oodbye
  1261. Any menu option may be selected by pressing the letter followed by the
  1262. ENTER key.
  1263. FIRST TIME:
  1264. If you are calling the BBS for the very first time and you own one of
  1265. our software products, you may have your access upgraded.  This will
  1266. allow you to access areas on the BBS connected with your product.
  1267. To upgrade your access, select 'Online Ordering' and answer the 
  1268. desired question.  If you own one of our software products, your
  1269. access will be raised.
  1270. TECHNICAL SUPPORT:
  1271. To send a private e-mail question to the Technical Support Staff, select
  1272. this option.  This will allow you to create a message.  On of our
  1273. Technical Support Staff members will answer your question and send
  1274. you a reply.  This usually takes less than 24 hours and in most cases,
  1275. your e-mail will be answered the same day.
  1276. When your e-mail has been answered, you will be notified the next time
  1277. that you sign onto the BBS.
  1278. FILES MENU:
  1279. The Files Menu will allow the user to upload or download any file.  There
  1280. are many file options available to the user.  For a detailed explanation
  1281. of these features, the BBS offers a help key.
  1282. GOODBYE:
  1283. To sign off the BBS, select this option.  You may also sign off by pressing
  1284. the ALT-X key at anytime.
  1285. 4&i(`
  1286. (`&iINTRODUCTION
  1287. ============
  1288. The Menu System is where the user may select any of the features found in 
  1289. the program.  All available features will be displayed to the user.
  1290. The user has a choice of two types of menu systems available.  These are 
  1291. NOVICE and ADVANCED.  These menu options may be selected in the System 
  1292. Configuration Menu.
  1293. The Novice Menu System is a very simple menu system designed for the Novice 
  1294. User.  The user can select the desired item by pressing a Function Key.  The 
  1295. available function keys will be displayed at the bottom of the screen.
  1296. The Advanced Menu System is designed for the experienced user.  The user can 
  1297. select items by pressing the cursor keys or a mouse.  For each menu prompt, 
  1298. there will be a highlighted character.  The user has the option of pressing 
  1299. this highlighted character instead of using the cursor keys or mouse.  The 
  1300. available selections will be displayed at the bottom of the screen.
  1301. There are several hot keys available to the user from any screen.  These hot 
  1302. keys are as follows:
  1303.        ALT-H        Activate the Online Help System
  1304.        ALT-O        Opens the cash drawer (if enabled)
  1305.        ALT-C        Activate the calculator
  1306.        ALT-K        Activate the calendar
  1307.        ALT-N        Activate the Measurement Conversion System
  1308. The user may press ALT-H anytime in the program to display detailed 
  1309. information about the current feature.  More detailed information on any 
  1310. feature may be found in the enclosed instruction book.
  1311. MAIN MENU
  1312. =========
  1313. The Main Menu is broken into three catagories.  These catagories are 
  1314. MAINTENANCE, INVOICING, and REPORTING.  These catagories are explained 
  1315. below.
  1316. MAINTENANCE SYSTEM
  1317. The Maintenance System is where the user can edit any of the databases 
  1318. available.  There are several databases available.  These databases are:
  1319.    Customer Database          Add & change customer information.  There
  1320.                               are several other features available such
  1321.                               as an auto-dialer and displaying detailed
  1322.                               information on any customer.
  1323.    Database Functions         These features are generally advanced
  1324.                               features to the program.  It allows the user
  1325.                               fix any problems, import/export data, generate
  1326.                               database analysis, mailmerges, etc...
  1327.    Inventory Database         Add & change inventory information.  Items
  1328.                               may be defined as Products & Services with
  1329.                               four pricing levels.  There are many options   
  1330.                               to define the inventory.
  1331.    Salesman Database          Add & change salesman information.   Salesmen
  1332.                               may be easily linked to a specific customer
  1333.                               or invoice.
  1334.    Vendor Database            Add & change vendor information.  Vendors may
  1335.                               be easily linked to a specific inventory item.
  1336.    System Configuration       The user may configure a modem, cash drawer,
  1337.                               printer, company information, sales taxes,
  1338.                               and many other items. 
  1339.    Appoints/To Do List        The user may select either an Appointment
  1340.                               Scheduler or a To Do List Manager.
  1341. INVOICING SYSTEM 
  1342. The Invoicing System in where all of the invoicing takes place.  It is
  1343. highly recommended that all of the options in the Maintenance System
  1344. have been entered prior to entering the Invoicing System.  The following
  1345. features are available:
  1346.    Enter/Recall Invoices      Generates new invoices and modifies old        
  1347.                               invoices.  The user can search for invoices    
  1348.                               very easily by any search criteria.            
  1349.                               Invoices may also be printed or batched.
  1350.    Print Batch                Invoices that have been batched, may be
  1351.                               printed from this feature.  The user can
  1352.                               select which invoices to printed from the
  1353.                               batch.
  1354.    Print Statements           Customer statements may be printed at any
  1355.                               time.  The user can select any period to
  1356.                               print the statements.  All transactions for
  1357.                               the given period will be printed on the
  1358.                               statement.
  1359.    Payments Received          When money is received, payments may be
  1360.                               entered here.  The program can also be
  1361.                               configured to enter the Payments Screen
  1362.                               directly from the Invoicing Screen.  The
  1363.                               user can enter the desired payment or void
  1364.                               any payment.  Payment information for any
  1365.                               customer can easily be retrieved.
  1366. REPORTING SYSTEM
  1367. The Reporting System is used to generate all of the reports.  Reports may be 
  1368. generated to the screen, printer, or a file.   The user can also create 
  1369. customized reports with the Custom Report Writer.  The following
  1370. reports are available:
  1371.    Aging Report               Generates a report showing all invoices that   
  1372.                               are overdue.  The report may be generated to
  1373.                               show all overdue invoices or overdue invoices
  1374.                               based on terms.
  1375.    Summary Report             Generates a report summary to show all money
  1376.                               collected for a specific period.  This 
  1377.                               information may be used to calculate sales
  1378.                               tax and income collected.
  1379.    Detail Report              Generates a report to show all activity for
  1380.                               a specified period.   Transactions such as
  1381.                               Invoices and Payments will be shown on this
  1382.                               report.
  1383.    Invoice Report             Generates a report to show the invoice status
  1384.                               on all invoices generated for a specific 
  1385.                               period.  This is very useful to track which
  1386.                               invoices have not been paid.
  1387.    Listing Reports            These listing reports will generate reports
  1388.                               for all of the information entered into the
  1389.                               Maintenance Systems. 
  1390.    Salesman Sales             Generates a report showing all salesman sales
  1391.                               for a specific period.  This is very useful 
  1392.                               when paying salesman commissions.
  1393.    Vendor Sales               Generates a report showing all vendor sales
  1394.                               for a specific period.  This is very useful
  1395.                               for consignment sales.
  1396.    Product List For Customer  Generates a report to show all products that
  1397.                               a customer has purchased for a specific
  1398.                               period.
  1399.    Customer List For Product  Generates a report to show all customers that
  1400.                               have purchased a specific product for a 
  1401.                               specific period.
  1402.    Inventory List For Vendor  Generates a report to show all products that
  1403.                               are assigned to a specific vendor.
  1404.    Payment History            Generates a report to show all payments that
  1405.                               customers have made for a specific period.
  1406.    Customize Labels/Reports   A very powerful Custom Report Writer and
  1407.                               Custom Label Designer.  This allows the
  1408.                               user to customize for specific requirements.
  1409. TECHNICAL SUPPORT BBS
  1410. The Technical Support BBS may be dialed by modem.  The modem must first
  1411. be configured correctly in System Configuration in order to use this
  1412. feature.  
  1413. This would allow the user to dial into the BBS and to send e-mail to the
  1414. technical support staff.  Any program fixes may also be downloaded
  1415. from the BBS.
  1416. % k(l
  1417. INTRODUCTION
  1418. ============
  1419. The Menu System is where the user may select any of the features found in 
  1420. the program.  All available features will be displayed to the user.
  1421. The user has a choice of two types of menu systems available.  These are 
  1422. NOVICE and ADVANCED.  These menu options may be selected in the System 
  1423. Configuration Menu.
  1424. The Novice Menu System is a very simple menu system designed for the Novice 
  1425. User.  The user can select the desired item by pressing a Function Key.  The 
  1426. available function keys will be displayed at the bottom of the screen.
  1427. The Advanced Menu System is designed for the experienced user.  The user can 
  1428. select items by pressing the cursor keys or a mouse.  For each menu prompt, 
  1429. there will be a highlighted character.  The user has the option of pressing 
  1430. this highlighted character instead of using the cursor keys or mouse.  The 
  1431. available selections will be displayed at the bottom of the screen.
  1432. There are several hot keys available to the user from any screen.  These hot 
  1433. keys are as follows:
  1434.        ALT-H        Activate the Online Help System
  1435.        ALT-O        Opens the cash drawer (if enabled)
  1436.        ALT-C        Activate the calculator
  1437.        ALT-K        Activate the calendar
  1438.        ALT-A        Activate the Measurement Conversion System
  1439. The user may press ALT-H anytime in the program to display detailed 
  1440. information about the current feature.  More detailed information on any 
  1441. feature may be found in the enclosed instruction book.
  1442. MAIN MENU
  1443. =========
  1444. The Main Menu is broken into three catagories.  These catagories are 
  1445. MAINTENANCE, INVOICING, and REPORTING.  These catagories are explained 
  1446. below.
  1447. MAINTENANCE SYSTEM
  1448. The Maintenance System is where the user can edit any of the databases 
  1449. available.  There are several databases available.  These databases are:
  1450.    Customer Database          Add & change customer information.  There
  1451.                               are several other features available such
  1452.                               as an auto-dialer and displaying detailed
  1453.                               information on any customer.
  1454.    Database Functions         These features are generally advanced
  1455.                               features to the program.  It allows the user
  1456.                               fix any problems, import/export data, generate
  1457.                               database analysis, mailmerges, etc...
  1458.    Inventory Database         Add & change inventory information.  Items
  1459.                               may be defined as Products & Services with
  1460.                               four pricing levels.  There are many options   
  1461.                               to define the inventory.
  1462.    Salesman Database          Add & change salesman information.   Salesmen
  1463.                               may be easily linked to a specific customer
  1464.                               or invoice.
  1465.    Vendor Database            Add & change vendor information.  Vendors may
  1466.                               be easily linked to a specific inventory item.
  1467.    System Configuration       The user may configure a modem, cash drawer,
  1468.                               printer, company information, sales taxes,
  1469.                               and many other items. 
  1470.    Appoints/To Do List        The user may select either an Appointment
  1471.                               Scheduler or a To Do List Manager.
  1472. INVOICING SYSTEM 
  1473. The Invoicing System in where all of the invoicing takes place.  It is
  1474. highly recommended that all of the options in the Maintenance System
  1475. have been entered prior to entering the Invoicing System.  The following
  1476. features are available:
  1477.    Enter/Recall Invoices      Generates new invoices and modifies old        
  1478.                               invoices.  The user can search for invoices    
  1479.                               very easily by any search criteria.            
  1480.                               Invoices may also be printed or batched.
  1481.    Print Batch                Invoices that have been batched, may be
  1482.                               printed from this feature.  The user can
  1483.                               select which invoices to printed from the
  1484.                               batch.
  1485.    Print Statements           Customer statements may be printed at any
  1486.                               time.  The user can select any period to
  1487.                               print the statements.  All transactions for
  1488.                               the given period will be printed on the
  1489.                               statement.
  1490.    Payments Received          When money is received, payments may be
  1491.                               entered here.  The program can also be
  1492.                               configured to enter the Payments Screen
  1493.                               directly from the Invoicing Screen.  The
  1494.                               user can enter the desired payment or void
  1495.                               any payment.  Payment information for any
  1496.                               customer can easily be retrieved.
  1497. REPORTING SYSTEM
  1498. The Reporting System is used to generate all of the reports.  Reports may be 
  1499. generated to the screen, printer, or a file.   The user can also create 
  1500. customized reports with the Custom Report Writer.  The following
  1501. reports are available:
  1502.    Aging Report               Generates a report showing all invoices that   
  1503.                               are overdue.  The report may be generated to
  1504.                               show all overdue invoices or overdue invoices
  1505.                               based on terms.
  1506.    Summary Report             Generates a report summary to show all money
  1507.                               collected for a specific period.  This 
  1508.                               information may be used to calculate sales
  1509.                               tax and income collected.
  1510.    Detail Report              Generates a report to show all activity for
  1511.                               a specified period.   Transactions such as
  1512.                               Invoices and Payments will be shown on this
  1513.                               report.
  1514.    Invoice Report             Generates a report to show the invoice status
  1515.                               on all invoices generated for a specific 
  1516.                               period.  This is very useful to track which
  1517.                               invoices have not been paid.
  1518.    Listing Reports            These listing reports will generate reports
  1519.                               for all of the information entered into the
  1520.                               Maintenance Systems. 
  1521.    Salesman Sales             Generates a report showing all salesman sales
  1522.                               for a specific period.  This is very useful 
  1523.                               when paying salesman commissions.
  1524.    Vendor Sales               Generates a report showing all vendor sales
  1525.                               for a specific period.  This is very useful
  1526.                               for consignment sales.
  1527.    Product List For Customer  Generates a report to show all products that
  1528.                               a customer has purchased for a specific
  1529.                               period.
  1530.    Customer List For Product  Generates a report to show all customers that
  1531.                               have purchased a specific product for a 
  1532.                               specific period.
  1533.    Inventory List For Vendor  Generates a report to show all products that
  1534.                               are assigned to a specific vendor.
  1535.    Payment History            Generates a report to show all payments that
  1536.                               customers have made for a specific period.
  1537.    Customize Labels/Reports   A very powerful Custom Report Writer and
  1538.                               Custom Label Designer.  This allows the
  1539.                               user to customize for specific requirements.
  1540. TECHNICAL SUPPORT BBS
  1541. The Technical Support BBS may be dialed by modem.  The modem must first
  1542. be configured correctly in System Configuration in order to use this
  1543. feature.  
  1544. This would allow the user to dial into the BBS and to send e-mail to the
  1545. technical support staff.  Any program fixes may also be downloaded
  1546. from the BBS.
  1547. % k(l
  1548.