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ACT! Word Processor Document  |  1994-05-19  |  13KB  |  186 lines
  1. HP LaserJet III
  2. ACT! for Windows 2.0
  3. LAYOUT EDITOR UTILITY
  4. INSTALLATION
  5. To install the Layout Editor copy the LAYOUT.EXE to the ACTWIN2 directory.  The Layout
  6. Editor can then be launched using File Manager or attached to an icon for use from the desktop.
  7. USING THE DOCUMENTATION
  8. For the purposes of this documentation all functions are defined  using menu options.  For icon
  9. references, refer to the ICON BAR section.
  10. OVERVIEW
  11. The Layout Editor is used to design custom screen layouts for use in ACT! for Windows 2.0.
  12. Using the editor you can edit existing screen layouts or create new screen layouts choosing
  13. which fields to display and where fields should be located on the screen.
  14. The Layout Editor will place a LAYOUT.INI file in the resident windows directory (e.g.
  15. \WINDOWS) the first time LAYOUT.EXE is launched.  The LAYOUT.INI file contains the path
  16. and file names for up to the last four layout documents opened in the editor.
  17. A layout file is used by ACT! to determine the following:
  18.     -field and field label position on the screen
  19.     -field length displayed on the screen
  20.     -field label length displayed on the screen
  21. Changing layout files does not affect the database structure.  Actual field and field label lengths
  22. as stored in the database structure are not editable in ACT!.  Field label definitions, pick
  23. lists(pop-ups), and field attributes are also not affected by changing layout files.  This information
  24. is stored in the Description (.DES) file.
  25. USING THE LAYOUT EDITOR
  26. Creating a New Layout File
  27. To create a new layout file choose File-New from the menu or click on the File New.  A blank
  28. layout file will be place in the window.
  29. Editing an Existing Layout File
  30. To edit an exising layout file choose File-Open.  To select a layout file double-click on the
  31. filename or highlight the filename and press {Enter}.  The layout file will appear in the window.
  32. Adding Fields to a Layout File
  33. To begin adding fields to the layout file select the Field tool by choosing Tools-Field.  The cursor
  34. wil now display a 
  35. crosshair
  36.  and the Field tool indicator.  Place the crosshair at the point on the
  37. layout file where you wish to have the top left hand corner of the field anchored.  With the cursor
  38. at the appropriate place, press and hold down the mouse button.  Drag the cursor to expand the
  39. field to the desired length and release the mouse button.   A field list will be displayed.  Choose
  40. the field to be inserted by highlighting the field name and pressing {Enter} or double-clicking on
  41. the field name.  The field list will display only the fields which are not already in the layout.
  42. To place more than one field on a layout in succession you should choose Tools-Lock Tool.  A
  43. bullet will appear beside the Tool Lock option on the menu.  If you do not lock the tool, the layout
  44. editor will revert to selection mode after each field is inserted.
  45. When a field is placed on a layout the field name will appear in the field label box as well as the
  46. field data box.  This enables the user to identify each field even if a description file is applied that
  47. changes the field labels.
  48. Moving Fields within the Layout File
  49. To move a  field to a new screen location choose Tool-Select from the.  Place the cursor on the
  50. field and the cursor will appear as the Selection tool. Press and hold the mouse button and drag
  51. the field to the new location.  Release the mouse button to anchor the field.  The field will snap to
  52. the nearest gridline.
  53. Sizing Fields and Field Labels
  54. To resize a field, place the cursor on the right edge of the field.  The cursor will change to the
  55. sizing cursor.  Press and hold the mouse and drag the field edge right or left to increase of
  56. decrease the field width.
  57. To resize a field label, place the cursor on the left edge of the field.  The cursor will be displayed
  58. as the sizing cursor.  Press and hold the mouse and drag the field edge right or left to increase of
  59. decrease the field label width.
  60. Fields and field labels can also be resized using the separator between the field and the label.
  61. To resize, place the cursor on the separator. The cursor will be displayed as the sizing cursor.
  62. Press and hold the mouse and drag the separator right or left to increase of decrease the field or
  63. label width.
  64. Aligning Fields within the Layout File
  65. To choose the fields to be aligned :
  66. 1)  choose Edit-Select All to select all fields in the layout file.  In this case the first field on the
  67. screen is the reference object.  Or 2)  place the cursor on the field to be aligned, press and hold
  68. the {Shift} key and press the mouse button . Repeat for each field to be aligned.  Selected fields
  69. will appear with bolded edges.  In this case, the last  field selected is the reference object.
  70. Choose the appropriate alignment option from the Tools-Align menu.  The selected  fields
  71. selected will be aligned with the reference object according to the option chosen.
  72. Saving a Layout File
  73. After a layout design is complete the file should first be named as you would have it appear on
  74. the View-Layouts menu in ACT! for Windows.  To name a layout file choose Edit-Layout Name
  75. and type in a short description of the new layout file (e.g . Phone Nubmers).  To save the layout
  76. file to disk, choose File-Save As, type in a filename and press {Enter}.
  77. NOTE:  The layout file must be saved in the LAYOUTS subdirectory under the ACTWIN2
  78. directory to appear as an option on the Layout menu within ACT!.
  79. MENUS
  80. NEW - Places a new layout document in the editor window.
  81. OPEN - Retrieves an existing layout document.
  82. CLOSE - Closes the selected layout document.  If the document has not been saved,     
  83. you will be prompted to save the file before closing.
  84. SAVE - Saves the currently selected layout file using the current filename.  If the layout     
  85. document has never been saved, the user  be will prompted for a filename.
  86. SAVE AS - Saves the currently selected layout file prompting the user for a new     
  87. filename.
  88. APPLY DESCRIPTIONS - Applies a previously defined description file from ACT! for     
  89. Windows 2.0.  The layout will be displayed using the  field names defined in the selected
  90. description file.
  91. (RECENT FILE) - Displays  the filenames of the four most recently accessed layout files.
  92. EXIT - Exits the Layout Editor.
  93. The EDIT menu is available only when a new layout file is created or an existing  layout file is
  94. opened.
  95. CUT - Deletes the selected fields from the layout and places them on the clipboard.
  96. COPY - Copies the selected fields to the clipboard.
  97. PASTE - Places the contents of the clipboard into the active layout.
  98. DELETE - Removes the selected field(s) from the active layout.
  99. SELECT ALL - Selects all fields in the active layout.
  100. ACT! MENU NAME - Assigns a name to the active layout to be displayed on the layout     
  101. menu in ACT!.
  102. TOOLS
  103. The TOOLS menu is available only when a new layout file is created or an existing file is opened.
  104. SELECT - Enables editing of the layout document design.
  105. FIELD - Enables placement of a single field.
  106. LOCK TOOL - Locks the currently selected tool, i.e. Selection Tool or Field Tool.  The     
  107. current tool will remain active until another tool is selected.
  108. ALIGN - Aligns the selected fields by the selected side, Right, Left, Top, Bottom, or     
  109. horizontal at the Center.
  110. SPACE EVENLY - Spaces the selected fields Across or Down, using the outer most     
  111. fields as the space boundaries.
  112. RESIZE - Makes two or more selected fields the same length as the last reference     
  113. object.  This includes the label and overall field size.
  114. EDIT LAYOUT - Places the currently selected layout file in editing mode.  A bullet will     
  115. display in the pull down menu when this option is selected.
  116. EDIT TAB ORDER - Places the currently selected layout file in a mode to modify the     
  117. order for tabbing.  Once in this mode, swap tab numbers by selecting a tab number and     
  118. dragging it to a field.  A bullet will display in the pull down menu when this option is     
  119. selected.
  120.  WINDOW
  121. The WINDOW menu is available only when a new layout file is created or an existing  layout file
  122. is opened.
  123. CASCADE - Cascades the current layouts.
  124. TILE - Tiles the current layouts.
  125. TOOL BAR - Activates/deactivates the tool bar.  A checkmark will display in the pull     
  126. down menu when this option is active.
  127. STATUS BAR - Activates/deactivates the status bar.  A checkmark will display in the pull
  128. down menu when this option is active.
  129. (OPEN LAYOUT NAME) -  Displays the filenames of  the last four layout files opened in     
  130. the editor.
  131. ABOUT LAYOUT EDITOR - Displays version and copyright about the editor.
  132. ICON BAR
  133. The icons are macro commands for often used menu items                                                 .
  134. Create New Document
  135. Creates a new, untitled layout file. This will also extend the Menu Bar Options to File, Edit,
  136. Tools, Window, and Help. This is the macro command for the menu item FILE/NEW.
  137. File Open
  138. Displays the File Open window enabling you to retreive a previously saved layout file.
  139. Save File As
  140. Displays the File Save As window enabling you to save the currently selected layout file using  a
  141. new filename.
  142. ACT! Menu Name
  143. Assigns a name to the active layout to be displayed on the ACT! layout menu.
  144. Deletes the field selection(s) and place them on the clipboard.
  145. Copies the field selection(s) and place them in the clipboard.
  146. Insert
  147. Places the Clipboard contents in the selected layout document.  If one or more fields in the
  148. selected layout document are a duplicate of fields on the clipboard, the following message is
  149. displayed.
  150. " NOT ALL OBJECTS CAN BE PASTED FROM THE CLIPBOARD BECAUSE THEY ARE ALREADY ON THE LAYOUT."
  151. Only the unique fields on the clipboard will be inserted.
  152. Edit the Layout
  153. Places the currently selected layout document in layout design editing mode.
  154. Edit the Tab Order of the Layout
  155. Places the currently selected layout document in a mode to modify the order for tabbing.  Once
  156. in this mode, swap tabbing numbers by selecting one tab number and drag it to the field of the
  157. other tab number.
  158. Selection Tool
  159. Enables selecting of the fields with the mouse.
  160. Field Tool
  161. Enables editing of an individual field.
  162. Tool Lock
  163. Locks the currently selected tool, i.e. Selection Tool or Field Tool.  The current tool will remain
  164. active until another tool is selected.
  165. Align Selected Objects Based on the Left Edge of the Reference Object
  166. Align the selected fields by their left edge. This is the macro command for the menu item
  167. TOOLS / ALIGN / BOTTOM.
  168. Align Selected Objects Based on the Left Edge of the Reference Object
  169. Align the selected fields by their right edge.
  170. Align Selected Objects Based on the Top Edge of the Reference Object
  171. Align the selected fields by their top edge.
  172. Align Selected Objects Based on the Bottom Edge of the Reference Object
  173. Align the selected fields by their bottom edge.
  174. Space Objects Horizontally
  175. Evenly spaces the selected fields horizontally, using the left most and right most fields as the
  176. spacing boundries.
  177. Space Objects Vertically
  178. Evenly spaces the selected fields vertically, using the upper most and lower most fields as the
  179. spacing boundaries.
  180. Resize the specified objects based on the reference object
  181. Makes two or more selected fields the same length as the last selected field.  This includes the
  182. label and overall field size.
  183. Displays version and copyright information.
  184. ACT! 2.0 Windows Layout Editor              Page 
  185.                                                 Documentation
  186.