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Text File  |  1993-10-24  |  163KB  |  2,804 lines
  1. COPYRIGHT
  2.  
  3.                         ATTENDANCE KEEPER is copyrighted
  4.                       by DWS Software 1985, 1991 and 1993
  5.  
  6.                         DWS Software may be reached at:
  7.  
  8.                                   1510 Sunset
  9.                               Washington, IL 61571
  10.  
  11.                                        or
  12.  
  13.                                  (309) 444-2497
  14.                          from 5:00 to 9:00 CST Weekdays
  15.                        and from 9:00AM to 9:00PM Weekends
  16.  
  17.  
  18.  
  19. SHAREWARE
  20.  
  21.     Shareware is a concept whereby authors of software bypass  the  conventional
  22. distribution  method of retail store sales to allow the consumer the opportunity
  23. to TRY out and EVALUATE software before purchasing it.  This allows the consumer
  24. to determine if the software actually does what  it  is  claimed  to  do  before
  25. committing to the expenditure of sometimes larges sums of money.  It also allows
  26. the  author  to  receive  a  higher share of the sale price of the product, thus
  27. ensuring his ability to continue to write more software packages.
  28.  
  29.     In  return  for  this  ability  to  preview and prerun the software prior to
  30. purchase, the consumer is obligated to destroy any copies of the  software  that
  31. he  or  she  does  not  end  up  paying  the registration fee for (after a short
  32. evaluation period that is normally thirty to  sixty  days).   Unfortunately,  it
  33. seems  that  a  great  number  of  people  are abusing this situation and taking
  34. advantage of the author's trust to obtain what  they  feel  is  'FREE'  software
  35. (which  it  is  NOT).  As  a  result,  this  author  like many others has had to
  36. institute a scheme to attempt to persuade  the  consumer  to  register  after  a
  37. period of time.
  38.  
  39.     This  package  is  completely functional and all options work as advertised,
  40. but after Jan. 1st of any school year, it will no longer  generate  all  of  the
  41. reports immediately.  You will have to endure  a  reminder  that  you  have  not
  42. registered  your  copy  of  the  program and a request to register.  This allows
  43. nearly half a school year to pass before you have to decide to register or  not.
  44. Under  no circumstances will the program cut you off and leave you stranded, BUT
  45. you  must  may  have  to  wait a while to get your printouts if you decide to be
  46. cheap!
  47.  
  48.     The author would like to thank  Jim Funk and  Linda Reents of District 50 in
  49. Washington, IL and Ken  Prader  and  Cindi  LaFollet  of  District  51  also  in
  50. Washington, IL for their assistance in debugging and improving this program.
  51.  
  52.  
  53.  
  54. INTRODUCTION
  55.  
  56.   The  ATTENDANCE  KEEPER  program is designed for use by schools to track half-
  57. day attendance records on either IBM(tm) or  compatible computers.  There is  no
  58. limit on the number of classes that can be tracked, and up  to 50  students  per
  59. class may   be  tracked.   The   program  will   track   absences,  tardies  and
  60. transfers both within the district and to and from outside the district. It will
  61. generate reports both for a specific month and from the  beginning of the school
  62. year through the specified month.
  63.  
  64.     This program was originally written to run on  an  APPLE  IIe  computer  for
  65. District 50 in Washington, Illinois to satisfy the reporting requirements of the
  66. State  of Illinois.  While the program ran well and did everything asked, it was
  67. written before hard drives for the APPLE IIe became affordable and running large
  68. amounts of data across a IIe became an exercise in patience.   The  program  was
  69. updated  a  couple  of years ago to run on IBM and compatible PC's with at least
  70. 512K of memory, and while not required, a hard drive is recommended  because  of
  71. the  speed  increase  possible.  Now that the program has undergone two years of
  72. testing, it is being released as SHAREWARE.  The program allows use of  a  mouse
  73. if  available to speed up user menu selections, and has been  written so that it
  74. does not require any special printer drivers, almost any  ASCII  printer  should
  75. work.
  76.  
  77.     This  manual  has been broken down into a Quick Start guide (for those users
  78. who will not read the  entire  manual  first),  and  chapters  related  to  each
  79. specific  main  menu option.  At a minimum, please read the Quick Start guide to
  80. get an idea of how this  program  is  designed  to  work,  then  the  individual
  81. chapters   to  answer  any  specific  questions  and  to  fully  understand  the
  82. capabilities of this program.
  83.  
  84.  
  85.  
  86. INSTALLATION
  87.  
  88.     There are two ways to run ATTENDANCE KEEPER, either from a floppy or  from a
  89. hard drive.  Please refer to  the  appropriate  section depending upon where you
  90. plan to run the program from.
  91.  
  92. RUN FROM FLOPPY
  93.  
  94.     While it is possible to run ATTENDANCE KEEPER from a floppy drive, it is not
  95. recommended.   First, there will be a limit on the number of classes that can be
  96. tracked due to the limited storage space available on a floppy -  you  can  only
  97. track  as  many class es as can fit onto a floppy disk. Second, the access speed
  98. of a floppy drive will slow down the user.  To try and prevent loss of data  for
  99. any reason, the ATTENDANCE KEEPER will write any modifications to the data files
  100. back to the disk drive as soon as they are made.  With a hard drive, this is not
  101. a problem, but with a floppy drive, this can result in a lot of waiting.
  102.  
  103.     The  process  of  installing  the program to run from a floppy drive is very
  104. simple.  It consists of making a backup copy of the installation disk to run the
  105. program from, and deleting any files not needed from the operating disk.
  106.  
  107.  
  108. MAKING THE BACKUP COPY
  109.  
  110.     If you have TWO disk drives of the same size and  type,  making  the  backup
  111. copy is very easy.
  112.  
  113.     If  you  do  NOT  have  a  hard  drive with DOS installed on it, insert your
  114. working copy of DOS into your A: drive and type the following command:
  115.  
  116.     DISKCOPY A: B:
  117.  
  118.     You will be told to insert the SOURCE disk into drive A: and the TARGET disk
  119. into drive B: (For you new to computers users, this means to insert the ORIGINAL
  120. DISK {the labeled purchased copy of ATTENDANCE KEEPER} into your A: drive and  a
  121. new or blank d isk into drive B:. )
  122.  
  123.     Press  the ENTER key when you have done this, and the copy will be performed
  124. automatically.
  125.  
  126.     Mark the disk in Drive B as your working copy and put the original in a safe
  127. place.
  128.  
  129.     Now read the instructions on how to run the program,
  130.  
  131.     If you have only one disk drive of the same size and type, making the backup
  132. copy is a little more trouble, but still easy if you do NOT have  a  hard  drive
  133. with DOS installed on it, insert your working copy of DOS into your A: drive and
  134. type the following command: DISKCOPY A: A:
  135.  
  136.     You will be told to insert the SOURCE disk into drive A: (or B:)  and  press
  137. any key to continue
  138.  
  139.     After  a short time, you will be told to put the DESTINATION disk into drive
  140. A: (or B:) Press the ENTER key when you have done this, and  the  copy  will  be
  141. performed automatically.
  142.  
  143.     You  will  have to continue this swapping of diskettes until the entire disk
  144. has been copied.  This may mean several swaps - this is normal
  145.  
  146.     Mark the TARGET disk as your working copy and put the  original  in  a  safe
  147. place.
  148.  
  149. Now read the instructions on how to run the program.
  150.  
  151. INSTALL ON HARD DRIVE
  152.  
  153.     There  are  two  ways  to install Attendance Keeper on your Hard Drive.  The
  154. first is an installation program that you can  run  that  will  do  all  of  the
  155. directory  creation  and  file  copying  for you, or you may perform these steps
  156. manually if you want to.
  157.  
  158. AUTO INSTALL
  159.  
  160.     To have Attendance Keeper install itself automatically, first place  the  AK
  161. distribution  diskette  into  your  A: (or B:) drive and then type the following
  162. commands:
  163.  
  164.     A:<ENTER>
  165.     A:INSTALL <ENTER>
  166.         or
  167.     B:<ENTER>
  168.     B:INSTALL<ENTER>
  169.  
  170.     There will  be  a  title  screen  displayed  briefly  that  looks  like  the
  171. following:
  172.  
  173.      +---------------------------------------------------------------------+
  174.      |                                                                     |
  175.      |                  Attendance Keeper Install Program                  |
  176.      |                                                                     |
  177.      |                     copyright 1993 DWS Software                     |
  178.      |                                                                     |
  179.      |                           press Q to Quit                           |
  180.      |                                                                     |
  181.      |                      any other key to continue                      |
  182.      |                                                                     |
  183.      +---------------------------------------------------------------------+
  184.  
  185.     Then  a list box will display that lists all of the hard drives the software
  186. could find on your system.  Use the up and down arrows to  highlight  the  drive
  187. that you wish to install the program onto.
  188.  
  189.               +-------------------------------------------------+
  190.               |           Select Drive to INSTALL To            |
  191.               +-------------------------------------------------+
  192.                            +----------------------+
  193.                            |>  Drive C: (fixed)  <|
  194.                            +----------------------+
  195.                                Press ESC to QUIT
  196.  
  197. The  program  will then display an input  box  with  the  name  of  the  default
  198. subdirectory  to  install  Attendance  Keeper  into.  If you wish to change this
  199. subdirectory, simply use the backspace key to delete the AK and input  the  name
  200. of the subdirectory you wou ld like to create.  It is suggested that you use the
  201. name AK_1993 or AK_94 or something along that line to allow you to keep multiple
  202. years worth of data online and separate.
  203.  
  204.     +---------------------------------------------------------------------+
  205.     |                                                                     |
  206.     |         Unless you specify otherwise, the ATTENDANCE KEEPER         |
  207.     |         program will be installed in a directory named \AK          |
  208.     |                (erase \AK and input blanks to quit)                 |
  209.     |                                                                     |
  210.     |          Directory Name C:\AK_1993_____________________________     |
  211.     |                                                                     |
  212.     +---------------------------------------------------------------------+
  213.  
  214.     While  there  is  nothing  about AK that should prevent it from running on a
  215. network, you should be advised that there is no support for file locking.   This
  216. could cause problems if multiple users of the program attempt to access the same
  217. file  at  the  same  time.   If  you  require a  network specific version of the
  218. program, please contact DWS Software for more information about development cost
  219. estimates.
  220.  
  221. MANUAL INSTALL
  222.  
  223.     If you would rather control the installation process yourself, here are  the
  224. steps  that  you  need  to perform: (see your DOS manual for more information on
  225. these commands
  226.  
  227. Create a subdirectory on the hard drive you wish to run the program from.
  228.  
  229. Copy AK.EXE from the AK distribution diskette to this subdirectory.
  230.  
  231.     If you have a monochrome monitor, copy AK_MONO.DAT from the AK  distribution
  232. diskette  to  this subdirectory.  If you have a color monitor, copy AK_COLOR.DAT
  233. instead.
  234.  
  235.     Create a batch file named AK.BAT that contains the following  two  commands:
  236. a) CD \(path to subdirectory containing AK.EXE) and b) AK.EXE .  This batch file
  237. must  be  placed  either  into a directory that is in your DOS PATH or into your
  238. root directory.
  239.  
  240.     Now you need only type \AK at a DOS prompt to run the ATTENDANCE KEEPER.
  241.  
  242.  
  243. QUICK START QUIDE
  244.  
  245.     Once you understand the basic  premise  of  how  the  ATTENDANCE  KEEPER  is
  246. designed to work, running the program should be almost intuitive.
  247.  
  248.     At  the start of the school year, a MASTER CALENDAR is created that contains
  249. all potential school days for 254 consecutive WEEK days.  This is done using the
  250. GENERATE NEW CALENDAR option.  For each weekday from the start to the  last  day
  251. of  the  school year , a character is assigned to designate whether the day is a
  252. school day, a conference day or even a holiday.  More than one  MASTER  CALENDAR
  253. may be created.  This master calendar is only used to make copies from!  As each
  254. class  data file is created, it is c opied from the appropriate MASTER calendar.
  255. One scenario that might cause you to need multiple  MASTER  calendars  would  be
  256. having  students  with  special educational needs attending school in a district
  257. other than yours.  This program will still allow you to track the attendance  of
  258. such students even though their school calendar is different from yours!
  259.  
  260.     Next,  an  empty  class file must be created for each class in the district.
  261. This is done using the CREATE EMPTY CLASS option.  You can input up to an  eight
  262. character  name  for each class.  Please note that three characters are appended
  263. to your eight charac ter file name to indicate which grade level this class  is,
  264. so  your  eight  character  name  need  not contain such an indicator.  It would
  265. probably be easiest to use the first eight characters of the teacher's last name
  266. (when there is no duplication of teacher 's last names within  a  grade  level),
  267. but the naming scheme is up to you.
  268.  
  269.     After creating a class file, you must populate it with students by inputting
  270. their  personal  information.   This is done via the UPDATE STUDENT DATA option.
  271. This information contains data that includes Last name, First name, Sex  of  the
  272. student,  street and city address, the student's bus route (if applicable), home
  273. phone number and the student's attendance code (special designator  for  tuition
  274. paying  student  if  applicable).   The  students' data will be stored in a file
  275. sorted by the last name of the students in the class in ascending order.
  276.  
  277.     Once the student data has been input, two different  class  rosters  may  be
  278. printed  out.   The first, referred to as the CLASS LIST, contains a list of all
  279. students within a class, five columns marked Mon through Fri. and a list of  the
  280. valid  attendance  codes at the bottom.  This is done using the PRINT CLASS LIST
  281. option. This should be used by the teacher as an attendance checklist to  report
  282. student  attendance  to  the  person  using  the ATTENDANCE KEEPER program.  The
  283. second report is a listing of all studen ts and all of the personal information,
  284. to be used by both the teacher, and for hard copy documentation of  the  reports
  285. generated. This is done using the PRINT STUDENT DATA option.
  286.  
  287.     At  this  point,  the program is ready to be used to record attendance.  For
  288. normal attendance tracking, the program is designed  to  be  used  on  either  a
  289. weekly  or  monthly basis.  Only attendance exceptions need to be input, perfect
  290. attendance is assumed  by  t  he  program  unless  data  is  input  to  indicate
  291. otherwise.  This  way,  only  those few missed days and tardies need to be input,
  292. saving valuable staff time.
  293.  
  294.     The normal attendance update option is the NORMAL ATTENDANCE  option.   When
  295. this  option is selected, you will in turn be prompted for which month to update
  296. attendance for, the grade level of the class you wish to work with, and then the
  297. specific class.  Y ou will then  select  the  student.   A  list  of  all  valid
  298. schooldays  for  the  month  will  be displayed and you can input the attendance
  299. codes (listed at the bottom of the screen) to indicate missed school.
  300.  
  301.  
  302.     The mass updating feature  is  the  MASS  UDPATE  option  and  the  specific
  303. section of the documentation should be referred to whenever you wish to use this
  304. option because this option has the ability to ruin all of your data should it be
  305. used incorrectly!!!!!
  306.  
  307.     At  the  end of each month, there are three reports that can be created, one
  308. for each class, and two for the entire district.  The class report is called the
  309. CLASS SUMMARY, and it is a summation of a specific class's attendance  for  both
  310. the  month requested , and from the beginning of the school year to the last day
  311. of the selected month.  The first district wide report is the  MONTHLY  SUMMARY,
  312. and  it is a summation of ALL Class's attendance for both the selected month and
  313. the beginning of the year through t he end of the  selected  month.   The  other
  314. district  wide  report  is the EXPANDED MONTHLY SUMMARY and it is a breakdown by
  315. grade levels of the number of MALE, FEMALE and TOTAL  number  of  students,  the
  316. attendance, absence and attendance percentage by grade leve l and then a summary
  317. for the entire district without all of the individual student data.
  318.  
  319.     Other  program options allow renaming of class files (new teacher takes over
  320. existing class), renaming of master  calendars,  deletion  of  class  and  class
  321. calendars  (easiest  way  to  correct  startup errors prior to inputting student
  322. information), deletion of master calendars, changing the default colors  of  the
  323. screen and menu options, mass updates to the class files to reflect revisions to
  324. the  district's  calendar  (snow days, changing the end of school date etc.) and
  325. transferring students either into or out of a class.
  326.  
  327.     At this point, one recurring design feature  of  the  program  needs  to  be
  328. discussed.   It  is  assumed  that  the  user  of this program will be trying to
  329. perform the reporting functions on either a weekly or monthly basis.  With  this
  330. in  mind,  each  of  the  various  menu  options  assumes  that the user will be
  331. performing the same basic tasks (e.g. Attendance Update) for the entire  school,
  332. all  at  once.   The  program  therefore  will not force the user to go back and
  333. reselect all previous options every time an option is se lected. As an  example,
  334. for the NORMAL UPDATE option, these steps would be performed in this order:
  335.  
  336.     Select the NORMAL UPDATE option
  337.     Select Month for Attendance Update
  338.     Select Grade Level to Select Class from
  339.     Select Specific Class to Update
  340.     Select Specific Student to Update Attendance for
  341.     Perform Attendance Update for Selected Student
  342.  
  343.     After  completion  of  update for a specific student, the user needs only to
  344. select another student within the same class if needed.  Upon completion of that
  345. class, the user may opt to back up one level and select another class within the
  346. same grade level. Upon completion of the grade level, the user may back out  and
  347. select  a  different  grade  level, all without having to reselect the first two
  348. option.  This same menuing scheme is carried on throughout the entire program.
  349.  
  350.     If you are brave and reckless , fire up the program now and use  it  without
  351. reading  the  remainder  of  the manual.  You will probably be able to both make
  352. sense of the program and use it, but you may miss some features of  the  program
  353. that are explained more fully in the remainder of the documentation.
  354.  
  355.  
  356. STARTING THE PROGRAM
  357.  
  358.     To  start  the  ATTENDANCE  KEEPER  (assuming  that  you  used  the  INSTALL
  359. program), you should only have to type AK at the DOS prompt.  This  will  run  a
  360. batch  file  that  will  set  your  default  directory to the directory that the
  361. program was installed into and then run the Attendance Keeper executable program
  362. - AK.EXE The program will display a title and copyright screen as show below:
  363.  
  364.          +-----------------------------------------------------------+
  365.          |                     ATTENDANCE KEEPER                     |
  366.          +-----------------------------------------------------------+
  367.          +-----------------------------------------------------------+
  368.          |            copyright 1991, 1993 - DWS Software            |
  369.          +-----------------------------------------------------------+
  370.          +-----------------------------------------------------------+
  371.          |    Use of this program by any District other than the     |
  372.          |    <your school name will be here> will be prosecuted!    |
  373.          +-----------------------------------------------------------+
  374.          +-----------------------------------------------------------+
  375.          |        for help or sales information, please call         |
  376.          |              (309) 444-2497 after 5:00PM CST              |
  377.          |                 and ask to speak to Dave                  |
  378.          +-----------------------------------------------------------+
  379.          +-----------------------------------------------------------+
  380.          |         Remember, Unauthorized Copying is illegal         |
  381.          +-----------------------------------------------------------+
  382.  
  383.     Then  the master menu will be shown - it looks like the following:
  384.  
  385. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  386. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  387. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  388. ================================================================================
  389. ================================================================================
  390. ================================================================================
  391. ================================================================================
  392. ================================================================================
  393. ================================================================================
  394. ==============================PRESS F1 for Help=================================
  395. ================================================================================
  396. ================================================================================
  397. ================================================================================
  398.  
  399.     In all future screen showing the menu, the bottom part of  the  screen  with
  400. the line PRESS F1 for help will not be shown in order to conserve space.
  401.  
  402.     The  currently  selected  item is identfiable on screen by highlighting that
  403. is not possible to show in the documentation.  The selection of a menu item  may
  404. be made by using the arrow keys or the mouse and then an item may be selected by
  405. either pressing the left mouse button or the ENTER key.
  406.  
  407.  
  408. STARTUP MENU
  409.  
  410. GENERATE CALENDAR
  411.  
  412.     The  first  thing that you must do is to GENERATE a MASTER CALENDAR (or more
  413. than one) to use as a master for each class in the district.  First  select  the
  414. STARTUP  option from the MAIN MENU then the GENERATE CALENDAR option within that
  415. heading.  as show below:
  416.  
  417. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  418. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  419. +---------------------------------+---------------------+---------------+=======
  420. ==================================|>Generate Calendar  <|=======================
  421. ==================================| Revise Calendar     |=======================
  422. ==================================| Print Calendar      |=======================
  423. ==================================| Create Empty Class  |=======================
  424. ==================================+---------------------+=======================
  425. ================================================================================
  426.  
  427. (the  >  and  <  are  an  attempt  to  show  you  how  the selected menu item is
  428. highlighted on screen when running the program)
  429.  
  430.     The first thing that you will see  displayed  is  a  list  of  any  existing
  431. calendar files within a window and a prompt for you to enter a new name. (If you
  432. have  not yet created any calendars, then the display bow will be empty as shown
  433. below):
  434.  
  435.               +-------------------------------------------------+
  436.               |                 Existing Files                  |
  437.               +-------------------------------------------------+
  438. +------------------------------------------------------------------------------+
  439. |                                                                              |
  440. |                                                                              |
  441. |                                                                              |
  442. |                                                                              |
  443. |                                                                              |
  444. |                                                                              |
  445. +------------------------------------------------------------------------------+
  446.                         +-----------------------------+
  447.                         | Enter New File Name DIST_001|
  448.                         +-----------------------------+
  449.  
  450.     Try to think of a descriptive 8 character (or less) name for your  file  (as
  451. an  example,  for  District  50, you might choose to use D_50.  This 8 character
  452. limit is placed upon the system by DOS, and do not try to put a three  character
  453. extension on the end, this program reserves those 3 characters for it's own use.
  454. If you try to reuse an existing name, input an invalid character or try to input
  455. an  extension,  the program will alert you with an error message, then return to
  456. this screen.
  457.  
  458.  
  459.     You will next be prompted for the year that you are  creating  the  calendar
  460. for. This is the year during which the school year STARTS.  It is VERY important
  461. that  you  input  this  correctly, since the program will try to determine which
  462. days are valid school days based upon day  of  the  weeks  calculated  from  this
  463. information.  The  program will also figure out what years are leap years on its
  464. own.
  465.  
  466.               +--------------------------------------------------+
  467.               | What year are you creating a calendar for ?  1993|
  468.               +--------------------------------------------------+
  469.  
  470.     The program will then prompt you for which month starts the school year.  In
  471. order to ease your typing load while using the program, the program uses what is
  472. called a LIST BOX when your choices are limited.  Since there  are  only  twelve
  473. months   in   the  year, the program displays all of them and simply asks you to
  474. select one. You may use the arrow keys to do this, your mouse or type the  first
  475. letter  of  the  month.   Please note that if there are more than one month that
  476. start with the same month, you might have  to push  the  letter  twice.   As  an
  477. example,  the  first time you press 'A', the program will highlight the month of
  478. APRIL.  Pressing 'A' for the second time will highlight the month of AUGUST.
  479.  
  480.                 +---------------------------------------------+
  481.                 |   Which month starts the school year?       |
  482.                 +---------------------------------------------+
  483.  
  484.                                   +--------+
  485.                                   |   Jan  |
  486.                                   |   Feb  |
  487.                                   |   Mar  |
  488.                                   |   Apr  |
  489.                                   |   May  |
  490.                                   |   Jun  |
  491.                                   |   Jul  |
  492.                                   |>  Aug <|
  493.                                   |   Sep  |
  494.                                   |   Oct  |
  495.                                   |   Nov  |
  496.                                   |   Dec  |
  497.                                   +--------+
  498.  
  499.     The screen will clear and then a prompt will ask you to input which  day  of
  500. the  month  starts  the school year.  Please note that this is the first day for
  501. which you wish to track attendance, NOT the first day of student attendance.  If
  502. you start your scho ol year off with a WORKSHOP  day  prior  to  actual  student
  503. attendance, you would want to have the workshop date be your input.
  504.  
  505.                    +------------------------------------+
  506.                    | What day of Aug starts the year? 21|
  507.                    +------------------------------------+
  508.  
  509.     If  you  supply  a  date  that  is  not  weekday, you will get the following
  510. message:
  511.  
  512.         This date is not a week day - No calendar created, try again!
  513.  
  514.  
  515.     Now comes the real meat of this option.  You now will be prompted to  input,
  516. one day at a time, anttendance code for each day of your school year.  The input
  517. box roughly resembles the following:
  518.  
  519.      +-------------------------------------------------------------------+
  520.      |                      Input for DIST_001.CAL                       |
  521.      |                                                                   |
  522.      |                   Input code for 08=20=93 _                       |
  523.      +-------------------------------------------------------------------+
  524.  +---------------------------------------------------------------------------+
  525.  |                        Valid Master Calendar Codes                        |
  526.  |                                                                           |
  527.  | ' '  - Valid School Day (use space bar to overwrite old code)             |
  528.  | 'W' - Teacher's Workshop - does not count as school day                   |
  529.  | 'H' - Holiday - no charge                                                 |
  530.  | 'E' - End of School                                                       |
  531.  | 'C' - Parent Conference - does not count as school day                    |
  532.  | 'S' - Snow or other Emergency - no charges                                |
  533.  | 'D' - Schedule Half Day                                                   |
  534.  | 'K' - Institute Day - scheduled half day but counts as full day           |
  535.  |                                                                           |
  536.  |  Use either the BACKSPACE or the LEFT ARROW keys move backwards           |
  537.  |  Press ESC when finished or to quit editing this calendar                 |
  538.  |                                                                           |
  539.  +---------------------------------------------------------------------------+
  540.  
  541.     What  you are doing, is telling the program, one day at a time, how to treat
  542. each day of the school year.  If for example, you input the letter 'D'  for  the
  543. date  Sep.  22nd, then any student who is noted as absent on this date will only
  544. be charged with a ha lf-day absence, not a full day.
  545.  
  546.     In a box below the prompt, are displayed all of the valid  attendance  codes
  547. that may be input at this time.  The following is a more detailed explanation of
  548. these codes and their usages.
  549.  
  550. ' ' (space) - denotes a regular full school day.  All dates are set to  this  by
  551. default, but the space bar may be used to overwrite any codes already input.
  552.  
  553. 'W'  -  denotes  a  teacher's  workshop day.  This day does not call for student
  554. attendance, and is not used for calculations performed.
  555.  
  556. 'H'  -  denotes  any  type  of  school  HOLIDAY.   Not  attendance  or   absence
  557. calculations performed based on this date
  558.  
  559. 'C'  - denotes a CONFERENCE day.  Again, no calculations performed based on this
  560. date.
  561.  
  562. 'D' = denotes a scheduled HALF DAY of school.  Only half a day credit given  for
  563. attendance, and a half day absence charged
  564.  
  565. 'E'  -  denotes  the  end  of  school year.  Inputting this letter will STOP any
  566. further input for this particular calendar.  IT IS IMPORTANT THAT YOU UNDERSTAND
  567. THAT THIS CODE SHOULD BE APPLIED TO THE FIRST DAY THAT IS NOT A SCHOOL DAY - THE
  568. FIRST DAY OF SUMME R VACATION WOULD BE A GOOD WAY TO REMEMBER THIS!
  569.  
  570.  
  571.     While  inputting  data  for  this option, you may use the RIGHT ARROW key to
  572. move rapidly forward through the year.  If you wish to move backward through the
  573. list of dates, you may either use the BACKSPACE or the LEFT ARROW  key.   Please
  574. note  that you may qui t input at any time by pressing the ESC key.  If you exit
  575. in this manner, there is no designation of the end of the school year.  You  may
  576. however elect NOT to save your input should you wish to quit.
  577.  
  578.     If you input a code in error and wish to erase it, use the LEFT arrow key to
  579. back  up,  and  simply  type  a  space  to overwrite the code with a blank which
  580. indicates a school day (or whatever code should apply to that date.
  581.  
  582.     You will next be prompted to indicate whether or not you wish to  save  this
  583. newly created calendar.
  584.  
  585.       +----------------------------------------------------+
  586.       |Do you wish to save these changes to DIST_001.CAL? Y|
  587.       +----------------------------------------------------+
  588.  
  589.     A  "y" or "Y" input will save the new calendar, anything else will abort the
  590. file modification.  It is VERY important to note that the  calendar  will  still
  591. exist,  only  with  no  designated holidays/conference days/ etc. The only thing
  592. that you are skipping is the actual modification  of  that  calendar,  not  it's
  593. creation.   If  you  have  made  major  mistakes and wish to start over, you may
  594. delete this calendar and start over.  Please refer to the ERROR RECOVERY section
  595. - ERASE CALENDAR description for more details on how to do this.
  596.  
  597.     This is the end of the GENERATE CALENDAR description.
  598.  
  599. REVISE CALENDAR
  600.  
  601.     The REVISE CALENDAR option is very similar to the GENERATE  CALENDAR  option
  602. except  that  you  will  only be allowed to modify an existing calendar.  If for
  603. example, you learn after completing a calendar, that it is  wrong,  rather  than
  604. deleting the calendar an d starting over, you may simply correct the mistake.
  605.  
  606.     To  revise  a  calendar, first select the STARTUP option from the MAIN MENU,
  607. then select the REVISE CALENDAR option with this.
  608.  
  609. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  610. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  611. +---------------------------------+---------------------+---------------+=======
  612. ==================================| Generate Calendar   |=======================
  613. ==================================|>Revise Calendar    <|=======================
  614. ==================================| Print Calendar      |=======================
  615. ==================================| Create Empty Class  |=======================
  616. ==================================+---------------------+=======================
  617. ================================================================================
  618.  
  619.  
  620.     A box that shall be referred  to  as  a  FILE  SELECTOR  BOX  will  then  be
  621. displayed that will list all of the Master Calendars.  It looks like this:
  622.  
  623.               +-------------------------------------------------+
  624.               |            Select Calendar to Revise            |
  625.               +-------------------------------------------------+
  626.             +-----------------------------------------------------+
  627.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  628.             | C:\AK_1993\*.CAL                                    |
  629.             | Matching files: 1                 Total bytes: 2805 |
  630.             +-----------------------------------------------------+
  631.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  632.             |>DIST_001.CAL    2805    Jul 31,1993     6:26p     A<|
  633.             |                                                     |
  634.             |                                                     |
  635.             +-----------------------------------------------------+
  636.  
  637.     Use  the UP and DOWN arrow keys or the MOUSE to choose the calendar that you
  638. wish to modify (the name will be your 8 character input  followed  by  the  .CAL
  639. extension  applied  by  the  ATTENDANCE  KEEPER  program).  If you are using the
  640. MOUSE, simply highlight t correct file and press  your  left  mouse  button,  if
  641. using the ARROW keys, highlight the correct file and press ENTER.
  642.  
  643.     From  this  point on, the operation of the program is exactly the same as if
  644. you were using the GENERATE CALENDAR  option.   Use  the  right  arrow  to  move
  645. forward  through the calendar without modifying data, the left arrow key to move
  646. backward, and simply over strike any data you wish  to  modify.   (If  you  have
  647. further questions, refer to that section of the manual).
  648.  
  649.     This  concludes  the  REVISE  CALENDAR  section  of the documentation.
  650.  
  651. PRINT CALENDAR
  652.  
  653.     The PRINT CALENDAR option will allow you to generate a hard copy printout of
  654. your Master Calendar.  This will allow you an easier means to examine your input
  655. on the GENERATE or REVISE CALENDAR options for errors.
  656.  
  657.     To  choose  the  PRINT CALENDAR option, first select the STARTUP option from
  658. the MAIN MENU, then select the PRINT CALENDAR option from within that.  It  will
  659. look like the following:
  660.  
  661. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  662. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  663. +---------------------------------+---------------------+---------------+=======
  664. ==================================| Generate Calendar   |=======================
  665. ==================================| Revise Calendar     |=======================
  666. ==================================|>Print Calendar     <|=======================
  667. ==================================| Create Empty Class  |=======================
  668. ==================================+---------------------+=======================
  669. ================================================================================
  670.  
  671.  
  672.     You will then be presented with a FILE SELECTOR BOX that displays all of the
  673. Calendars that you may print out.  It looks like the following:
  674.  
  675.               +-------------------------------------------------+
  676.               |            Select Calendar to Print             |
  677.               +-------------------------------------------------+
  678.             +-----------------------------------------------------+
  679.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  680.             | C:\AK_1993\*.CAL                                    |
  681.             | Matching files: 1                 Total bytes: 2805 |
  682.             +-----------------------------------------------------+
  683.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  684.             |>DIST_001.CAL    2805    Jul 31,1993     6:26p     A<
  685.             |                                                     |
  686.             +-----------------------------------------------------+
  687.  
  688.     Use  the UP and DOWN arrow keys or the MOUSE to choose the calendar that you
  689. wish to print (the name will be your 8 character  input  followed  by  the  .CAL
  690. extension  applied  by  the  ATTENDANCE  KEEPER  program).  If you are using the
  691. MOUSE, simply highlight th e correct file and press your left mouse  button,  if
  692. using the ARROW keys, highlight the correct file and press ENTER.
  693.  
  694.     Make  sure  that  your  printer is turned on and operable before selecting a
  695. file, or an error message will be displayed on the screen, and you will have  to
  696. start over.  Your printout will roughly resemble the following:
  697.  
  698.  
  699.                    Attendance  Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001
  700.                     DWS Software (309) 444-2497 Washington, IL
  701.                                                    <your town here>
  702.                  <your school name will be here> - <your town here>
  703.  
  704.             Calendar DIST_001.CAL
  705.  
  706.             Monday      Tuesday     Wednesday   Thursday    Friday
  707.  
  708.                                                             08/20/93 W
  709.             08/23/93    08/24/93    08/25/93    08/26/93    08/27/93
  710.             08/30/93    08/31/93    09/01/93    09/02/93    09/03/93
  711.             09/06/93 H  09/07/93    09/08/93    09/09/93    09/10/93
  712.             09/13/93    09/14/93    09/15/93    09/16/93    09/17/93
  713.             09/20/93    09/21/93    09/22/93    09/23/93    09/24/93
  714.             09/27/93    09/28/93    09/29/93    09/30/93    10/01/93
  715.             10/04/93    10/05/93    10/06/93    10/07/93    10/08/93
  716.             10/11/93 H  10/12/93 W  10/13/93    10/14/93 D  10/15/93 C
  717.             10/18/93    10/19/93    10/20/93    10/21/93    10/22/93
  718.             10/25/93    10/26/93    10/27/93    10/28/93    10/29/93
  719.             11/01/93    11/02/93    11/03/93    11/04/93    11/05/93
  720.             11/08/93    11/09/93    11/10/93    11/11/93 H  11/12/93
  721.             11/15/93    11/16/93    11/17/93    11/18/93    11/19/93
  722.             11/22/93    11/23/93    11/24/93    11/25/93 H  11/26/93 H
  723.             11/29/93    11/30/93    12/01/93    12/02/93    12/03/93
  724.             12/06/93    12/07/93    12/08/93    12/09/93    12/10/93
  725.             12/13/93    12/14/93    12/15/93    12/16/93    12/17/93
  726.             12/20/93    12/21/93    12/22/93 H  12/23/93 H  12/24/93 H
  727.             12/27/93 H  12/28/93 H  12/29/93 H  12/30/93 H  12/31/93 H
  728.             01/03/94    01/04/94    01/05/94    01/06/94    01/07/94
  729.             01/10/94    01/11/94    01/12/94    01/13/94    01/14/94 W
  730.             01/17/94 H  01/18/94    01/19/94    01/20/94    01/21/94
  731.             01/24/94    01/25/94    01/26/94    01/27/94    01/28/94
  732.             01/31/94    02/01/94    02/02/94    02/03/94    02/04/94
  733.             02/07/94    02/08/94    02/09/94    02/10/94    02/11/94
  734.             02/14/94    02/15/94    02/16/94    02/17/94    02/18/94 D
  735.             02/21/94    02/22/94    02/23/94    02/24/94    02/25/94
  736.             02/28/94    03/01/94    03/02/94    03/03/94    03/04/94
  737.             03/07/94 H  03/08/94    03/09/94    03/10/94    03/11/94
  738.             03/14/94    03/15/94    03/16/94    03/17/94    03/18/94
  739.             03/21/94    03/22/94    03/23/94    03/24/94    03/25/94
  740.             03/28/94    03/29/94    03/30/94    03/31/94    04/01/94 H
  741.             04/04/94 H  04/05/94 H  04/06/94 H  04/07/94 H  04/08/94 H
  742.             04/11/94    04/12/94    04/13/94    04/14/94    04/15/94
  743.             04/18/94    04/19/94    04/20/94    04/21/94    04/22/94
  744.             04/25/94    04/26/94    04/27/94    04/28/94    04/29/94
  745.             05/02/94    05/03/94    05/04/94    05/05/94    05/06/94
  746.             05/09/94    05/10/94    05/11/94    05/12/94    05/13/94
  747.             05/16/94    05/17/94    05/18/94    05/19/94    05/20/94 D
  748.             05/23/94    05/24/94    05/25/94    05/26/94    05/27/94
  749.             05/30/94 H  05/31/94    06/01/94    06/02/94 W  06/03/94
  750.             06/06/94 E  06/07/94 E  06/08/94 E  06/09/94 E  06/10/94 E
  751.  
  752.               Number of SCHOOL DAYS     = 177
  753.               Number of INSTITUTE DAYS  = 0
  754.               Number of WORK SHOP DAYS  = 4
  755.               Number of CONFERENCE DAYS = 1
  756.  
  757.              This concludes the section on PRINT CALENDAR in the documentation.
  758.  
  759.  
  760. CREATE EMPTY CLASS
  761.  
  762.   The  CREATE  EMPTY CLASS option is used to create a class file to be filled in
  763. with student data at a later point.  Each class file is created  from  a  Master
  764. Calendar  File  that  indicates  which school days apply to this specific class.
  765. Specific student info rmation is input using  the  UPDATE  STUDENT  DATA  option
  766. described later.
  767.  
  768.     To  select the CREATE EMPTY CLASS option, first select the STARTUP menu from
  769. the MAIN MENU, then the CREATE EMPTY CLASS option from within this menu.
  770.  
  771. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  772. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  773. +---------------------------------+---------------------+---------------+=======
  774. ==================================| Generate Calendar   |=======================
  775. ==================================| Revise Calendar     |=======================
  776. ==================================| Print Calendar      |=======================
  777. ==================================|>Create Empty Class <|=======================
  778. ==================================+---------------------+=======================
  779. ================================================================================
  780.  
  781.     You will first be presented with a FILE SELECTOR BOX that displays the  name
  782. of each of the Calendars that you may use as the master for this class.
  783.  
  784.          +-----------------------------------------------------------+
  785.          | Select Calendar to Apply to new Class - Press ESC to QUIT |
  786.          +-----------------------------------------------------------+
  787.  
  788.             +-----------------------------------------------------+
  789.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  790.             | C:\AK_1993\*.CAL                                    |
  791.             | Matching files: 1                 Total bytes: 2805 |
  792.             +-----------------------------------------------------+
  793.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  794.             | DIST_001.CAL    2805    Jul 31,1993     6:26p     A |
  795.             |                                                     |
  796.             |                                                     |
  797.             +-----------------------------------------------------+
  798.  
  799.     Use  the UP and DOWN arrow keys or the MOUSE to choose the calendar that you
  800. wish to use (the name will be the MASTER CALENDAR name that you  input  followed
  801. by  the  MOUSE,  simp  ly  highlight  the  correct file and press your left mouse
  802. button, if using the ARROW keys, highlight the correct file and press ENTER.
  803.  
  804.  
  805.     Your next input will be to indicate which grade level this specific class is
  806. (used for both attendance calculations, and to  subdivide  the  classes  into  a
  807. manageable  sized  list).   A LIST BOX will then be displayed that lists each of
  808. the valid grade levels.  Select the correct grade level in the same manner  that
  809. you indicated which calendar to use earlier.
  810.               +-------------------------------------------------+
  811.               |     Select Grade Level Of Class for Update      |               
  812.               +-------------------------------------------------+               
  813.                        +-----------------------------+                          
  814.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  815.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  816.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  817.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  818.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  819.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  820.                        |   gr1 - First grade         |                          
  821.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  822.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  823.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  824.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  825.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  826.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  827.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  828.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  829.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  830.                        +-----------------------------+                          
  831.               +-------------------------------------------------+
  832.               |                Press ESC to Quit                |               
  833.               +-------------------------------------------------+               
  834.  
  835.     A  list  box  showing  all existing class files within this grade level will
  836. then be shown.
  837.  
  838.               +-------------------------------------------------+
  839.               |                 Existing Files                  |
  840.               +-------------------------------------------------+
  841. +------------------------------------------------------------------------------+
  842. |                                                                              |
  843. |                                                                              |
  844. |                                                                              |
  845. |                                                                              |
  846. |                                                                              |
  847. |                                                                              |
  848. +------------------------------------------------------------------------------+
  849.                         +-----------------------------+
  850.                         | Enter New File Name WILSON  |
  851.                         +-----------------------------+
  852.  
  853.     This allows you to be sure that the class you  are  about  to  input  hasn't
  854. already been created at another working session.
  855.  
  856.     An  empty  file will then be created on disk.  There is no data in this file
  857. other than the calendar information retrieved from the MASTER CALENDAR FILE.
  858.  
  859.     This concludes the CREATE EMPTY CLASS section of the documentation.
  860.  
  861.  
  862. STUDENT DATA
  863.  
  864.     The STUDENT DATA menu consists of those program  options  necessary  to  add
  865. students to a class, print out student data and indicate transfers both into and
  866. out of a class. Update Student Data
  867.  
  868.     The  first  thing  that needs to be done after creating an empty class file,
  869. is to populate that class  file  with  student  information.   This  information
  870. consists  of the students first and last name, address, city, phone number, sex,
  871. bus route (if applicable) and an attendance code  indicator.   More  information
  872. about these fields will be provided later in this chapter.
  873.  
  874.     To  perform  the  UPDATE  STUDENT DATA option, first select the STUDENT DATA
  875. selection from the MAIN MENU.  Then select the UPDATE STUDENT DATA option from
  876. within that menu.
  877.  
  878. +-------------------+-----------------------+---------------------------+=======
  879. ====================|>Update Student Data  <|===================================
  880. ====================| Print Class List      |===================================
  881. ====================| pRint Student Data    |===================================
  882. ====================| transfer student In   |===================================
  883. ====================| transfer student Out  |===================================
  884. ====================+-----------------------+===================================
  885. ================================================================================
  886. ================================================================================
  887.  
  888.     You will then be presented with a LIST BOX that lists  all  available  grade
  889. levels.  You must select the grade level that applies to the class file that you
  890. wish to populate or update.  (For more information on using the LIST BOX, please
  891. refer to APPENDIX A)
  892.               +-------------------------------------------------+
  893.               |     Select Grade Level Of Class for Update      |               
  894.               +-------------------------------------------------+               
  895.                        +-----------------------------+                          
  896.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  897.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  898.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  899.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  900.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  901.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  902.                        |   gr1 - First grade         |                          
  903.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  904.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  905.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  906.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  907.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  908.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  909.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  910.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  911.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  912.                        +-----------------------------+                          
  913.               +-------------------------------------------------+
  914.               |                Press ESC to Quit                |               
  915.               +-------------------------------------------------+               
  916.  
  917.  
  918.     Once  you have selected a grade level, if there are any existing class files
  919. of this grade level, they will be presented in a FILE SELECTION BOX for  you  to
  920. choose  from.   (For  more  information  on using the FILE SELECTION BOX, please
  921. refer to APPENDIX A)
  922.  
  923.               +-------------------------------------------------+
  924.               |              Select Class to Edit               |
  925.               +-------------------------------------------------+
  926.             +-----------------------------------------------------+
  927.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  928.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  929.             | Matching files: 1                Total bytes: 20500 |
  930.             +-----------------------------------------------------+
  931.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  932.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:27p     A |
  933.             |                                                     |
  934.             +-----------------------------------------------------+
  935.               +-------------------------------------------------+
  936.               |                Press ESC to QUIT                |
  937.               +-------------------------------------------------+
  938.  
  939.     After selecting a class file, a LIST BOX will be presented  that  lists  all
  940. students  currently  defined  as being in the class (if any).  When the class is
  941. new, the box will appear empty as follows:
  942.  
  943.               +-------------------------------------------------+
  944.               |        Select Student to Update Data For        |
  945.               +-------------------------------------------------+
  946.                +-----------------------------------------------+
  947.                |>                           ,                 <|
  948.                |                            ,                  |
  949.                |                            ,                  |
  950.                |                            ,                  |
  951.                |                            ,                  |
  952.                |                            ,                  |
  953.                |                            ,                  |
  954.                |                            ,                  |
  955.                |                            ,                  |
  956.                |                            ,                  |
  957.                |                            ,                  |
  958.                +-----------------------------------------------+
  959.               +-------------------------------------------------+
  960.               |                Press ESC to QUIT                |
  961.               +-------------------------------------------------+
  962.  
  963.  
  964.     If there already are students in the class, the box might look like this:
  965.  
  966.         +-------------------------------------------------+
  967.         |  Select  Student  to  Update   Data   For       |
  968.         +-------------------------------------------------+
  969.          +-----------------------------------------------+
  970.          |> STAMBAUGH, DAVID                            <|
  971.          | FLINTSTONE,    FRED                           |
  972.          | RUBBLE,   BETTY                               |
  973.          |   ,                                           |
  974.          |   ,                                           |
  975.          +-----------------------------------------------+
  976.         +-------------------------------------------------+
  977.         |               Press ESC to QUIT                 |
  978.         +-------------------------------------------------+
  979.  
  980.     To edit the data for a student already defined as a member  of  this  class,
  981. simply  select  the  student's  name from the LIST BOX, to add a student, simply
  982. select any BLANK LINE from the LIST BOX.  If you wish to ADD a  student,  simply
  983. select any blank line an d press enter.  The program will automatically sort the
  984. class  list  by  last name, so it is not important that you try and insert these
  985. names in alphabetic order.
  986.  
  987.         NOTE: THERE IS A LIMIT OF 50 STUDENTS PER CLASS!
  988.         A LACK OF BLANK LINES INDICATES THAT THIS CLASS
  989.         IS FULL AND THAT NO MORE STUDENTS MAY BE ADDED
  990.         TO THIS CLASS.  IF YOU HAVE NEED OF MORE THAN
  991.         FIFTY STUDENTS IN A CLASS, EITHER BREAK THE CLASS
  992.         INTO TWO SEPARATE FILES, OR CONTACT DWS SOFTWARE
  993.         REGARDING OBTAINING A MODIFIED VERSION OF THIS PROGRAM.
  994.  
  995.     You will now be presented with an input screen with blanks for  all  of  the
  996. data entries previously listed.  It looks like the following:
  997.  
  998.  
  999.  +---------------------------------------------------------------------------+
  1000.  |   Use the UP and DOWN ARROW keys to move to NEXT and PRECEEDING fields.   |
  1001.  |   The HOME key moves the cursor to the beginning of the line.             |
  1002.  |   The INSERT key toggles between INSERT and OVERSTRIKE modes.             |
  1003.  |                                                                           |
  1004.  +---------------------------------------------------------------------------+
  1005.  
  1006.               First Name:    _______________
  1007.  
  1008.                Last Name:    _________________________
  1009.  
  1010.                 Sex[M=F]:    M
  1011.  
  1012.                   Street:    ______________________________
  1013.  
  1014.                    City:     WASHINGTON__________
  1015.  
  1016.               Bus Route:     NONE_____________________
  1017.  
  1018.                   Phone:     ___ ____      Attendance Code: N
  1019.  
  1020.           Parent's Name:     ____________________
  1021.  
  1022.      Press END key to complete input or ESC to quit without saving changes
  1023.  
  1024.     The  method  for inputting data requires a little explanation.  To move from
  1025. field to field, you may either use the mouse, or the UP or DOWN ARROW keys.  You
  1026. may toggle between insert and overstrike modes by pressing the INSERT key.   The
  1027. HOME  key  will  retu  rn you to the beginning of the current input field and the
  1028. ENTER key will terminate input on the current field and move the program's focus
  1029. to the next input field.  Upon completion of the data input,  pressing  the  END
  1030. key  will  save  the  data  to disk.  Pres sing the ESC key will terminate input
  1031. without saving this information to the disk.
  1032.  
  1033.     The FIRST, LAST NAME, ADDRESS, CITY and BUS ROUTE fields are free form,  and
  1034. may  contain  either numbers or letters.  The PHONE NUMBER field will only allow
  1035. numeric inpu t.  The SEX field will only allow M (male) or F (female) input. The
  1036. ATTENDANCE CODE field will accept any character, but  the  only  thing  that  is
  1037. checked is if the character is either a T (for tuition paying) or not a T (hence
  1038. not  a tuition payer).  Tuitio n paying students have attendance tracked without
  1039. affecting the attendance record of the school district.
  1040.  
  1041.  
  1042.     An input form completed but not yet saved might look like this:
  1043.  
  1044.  +---------------------------------------------------------------------------+
  1045.  |   Use the UP and DOWN ARROW keys to move to NEXT and PRECEEDING fields.   |
  1046.  |   The HOME key moves the cursor to the beginning of the line.             |
  1047.  |   The INSERT key toggles between INSERT and OVERSTRIKE modes.             |
  1048.  |                                                                           |
  1049.  +---------------------------------------------------------------------------+
  1050.  
  1051.               First Name:    DAVID__________
  1052.  
  1053.                Last Name:    STAMBAUGH________________
  1054.  
  1055.                 Sex[M=F]:    M
  1056.  
  1057.                   Street:    1510 SUNSET___________________
  1058.  
  1059.                    City:     WASHINGTON__________
  1060.  
  1061.               Bus Route:     NONE_____________________
  1062.  
  1063.                   Phone:     444 2497      Attendance Code: N
  1064.  
  1065.           Parent's Name:     GERALD & EMAJEAN____
  1066.  
  1067.      Press END key to complete input or ESC to quit without saving changes
  1068.  
  1069.     Once the input for a  student  has  been  performed,  the  program  user  is
  1070. returned  to  the  option  of  selecting  another  student  with the same class.
  1071. Pressing the ESC key will return to the select class within grade level  screen.
  1072. Pressing ESC again will return to the select grade level screen and pressing ESC
  1073. yet again will return the user to the MAIN MENU.
  1074.  
  1075.     This concludes the UPDATE STUDENT DATA documentation.
  1076.  
  1077. PRINT CLASS LIST
  1078.  
  1079.     A  class  list  is  a printout of the students in the class, numbered and in
  1080. ascending alphabetical order, five columns labeled MON, TUE, WED,  THU  and  FRI
  1081. and  a list of valid attendance codes at the bottom.  This list is an attendance
  1082. roster for use by the teacher to use for  reporting  attendance  to  the  office
  1083. with.   A  blank  at the top of the form allows the teacher to indicate the week
  1084. that this attendance report is for.
  1085.  
  1086.     To perform the PRINT CLASS  LIST  option,  first  select  the  STUDENT  DATA
  1087. selection  from  the  MAIN  MENU.   Then select the PRINT CLASS LIST option from
  1088. within that menu.
  1089.  
  1090. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1091. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1092. +-------------------+-----------------------+---------------------------+=======
  1093. ====================| Update Student Data   |===================================
  1094. ====================|>Print Class List     <|===================================
  1095. ====================| pRint Student Data    |===================================
  1096. ====================| transfer student In   |===================================
  1097. ====================| transfer student Out  |===================================
  1098. ====================+-----------------------+===================================
  1099. ================================================================================
  1100. ================================================================================
  1101.  
  1102.  
  1103.     You will then be presented with a LIST BOX that lists  all  available  grade
  1104. levels.  You must select the grade level that applies to the class file that you
  1105. wish to print a listing of.  (For more information on using the LIST BOX, please
  1106. refer to APPENDIX A)
  1107.  
  1108.               +-------------------------------------------------+
  1109.               |      Select Grade Level of Class to Print       |
  1110.               +-------------------------------------------------+
  1111.                        +-----------------------------+                          
  1112.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1113.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1114.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1115.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1116.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1117.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1118.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1119.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1120.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1121.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1122.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1123.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1124.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1125.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1126.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1127.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1128.                        +-----------------------------+                          
  1129.               +-------------------------------------------------+
  1130.               |                Press ESC to Quit                |               
  1131.               +-------------------------------------------------+               
  1132.  
  1133.     Once  you  have selected a grade level, if there are any class files of this
  1134. grade level, they will be presented in a FILE SELECTION BOX for  you  to  choose
  1135. from.   (For  more  information on using the FILE SELECTION BOX, please refer to
  1136. APPENDIX A)
  1137.               +-------------------------------------------------+
  1138.               |      Select Grade Level of Class to Print       |
  1139.               +-------------------------------------------------+
  1140.                        +-----------------------------+                          
  1141.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1142.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1143.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1144.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1145.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1146.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1147.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1148.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1149.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1150.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1151.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1152.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1153.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1154.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1155.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1156.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1157.                        +-----------------------------+                          
  1158.               +-------------------------------------------------+
  1159.               |                Press ESC to Quit                |               
  1160.               +-------------------------------------------------+               
  1161.  
  1162.  
  1163.     At this time, if your printer is turned on,  full  of  paper  and  ready  to
  1164. print,  a  class  list  will  be printed.  If for any reason, the program cannot
  1165. print, the program will try to ascertain the cause of the problem and alert you.
  1166. You may note that the pro gram returns to the LIST BOX that allows selection  of
  1167. the class to list before the printer has finished printing the list.  If this is
  1168. the case, it is an indication that your printer has some built in memory and can
  1169. buffer up the remainder of the printout .  You may still select the next list if
  1170. you   wish,  even  while  the  printer  is  still  printing  without  losing  any
  1171. information.  A one student long class list looks like the following:
  1172.  
  1173.                      Attendance Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001
  1174.                      DWS Software  (309) 444-2497  -  Washington, IL
  1175.                     <your school name will be here> - <your town here>
  1176.  
  1177.                Attendance List for WILSON.GR1 for week of ____/____
  1178.  
  1179.                                           MON   TUE   WED   THU   FRI
  1180.  1 STAMBAUGH, DAVID                   M |     |     |     |     |     |
  1181.  
  1182.    F Full day absence      A Am absence       P Pm Absence    T Tardy
  1183.    X 1=2 day and tardy     I Homebound Full   J Homebound Half
  1184.    B tardy on scheduled half day        Q absence for scheduled half-day
  1185.    R tRansfer in - in district          U transfer oUt - in district
  1186.    Y transfer in - different district   Z transfer out - different district
  1187.    D scheduled half Day    G absent scheduled half day
  1188.    H Holiday               C Conference       K Institute      W Workshop
  1189.  
  1190.     Pressing  the  ESC  key  from  the FILE SELECTION BOX will return you to the
  1191. GRADE LEVEL selection and pressing ESC again will return you to the MAIN MENU.
  1192.  
  1193.     This concludes the documentation on the PRINT CLASS LIST OPTION.
  1194.  
  1195. PRINT STUDENT DATA
  1196.  
  1197.     The STUDENT DATA printout is  a  printout  of  the  student  data  for  each
  1198. student  in  the class, numbered and in ascending alphabetical order, and all of
  1199. their personal data input in the STUDENT DATA screen.  This  printout  is  to  be
  1200. used  primarily  for document ation of each student's address in the event of an
  1201. audit. It may also be used by the office personnel for an  easy  class  by  class
  1202. list of home phone numbers and addresses.
  1203.  
  1204.     To  perform  the  PRINT  STUDENT  DATA option, first select the STUDENT DATA
  1205. selection from the MAIN MENU.  Then select the PRINT STUDENT  DATA  option  from
  1206. within that menu.
  1207.  
  1208. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1209. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1210. +-------------------+-----------------------+---------------------------+=======
  1211. ====================| Update Student Data   |===================================
  1212. ====================| Print Class List      |===================================
  1213. ====================|>pRint Student Data   <|===================================
  1214. ====================| transfer student In   |===================================
  1215. ====================| transfer student Out  |===================================
  1216. ====================+-----------------------+===================================
  1217. ================================================================================
  1218.  
  1219.  
  1220.     You  will  then  be presented with a LIST BOX that lists all available grade
  1221. levels.  You must select the grade level that applies to the class file that you
  1222. wish to print a listing of.  (For more information on using the LIST BOX, please
  1223. refer to APPENDIX
  1224.  
  1225.               +-------------------------------------------------+
  1226.               |        Select Grade Level for Print List        |
  1227.               +-------------------------------------------------+
  1228.                        +-----------------------------+                          
  1229.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1230.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1231.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1232.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1233.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1234.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1235.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1236.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1237.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1238.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1239.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1240.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1241.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1242.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1243.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1244.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1245.                        +-----------------------------+                          
  1246.               +-------------------------------------------------+
  1247.               |                Press ESC to Quit                |               
  1248.               +-------------------------------------------------+               
  1249.  
  1250.     Once you have selected a grade level, if there are any class files  of  this
  1251. grade  level,  they  will be presented in a FILE SELECTION BOX for you to choose
  1252. from.  (For more information on using the FILE SELECTION BOX,  please  refer  to
  1253. APPENDIX A)
  1254.  
  1255.               +-------------------------------------------------+
  1256.               |              Select Class for List              |
  1257.               +-------------------------------------------------+
  1258.             +-----------------------------------------------------+
  1259.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  1260.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  1261.             | Matching files: 1                Total bytes: 20500 |
  1262.             +-----------------------------------------------------+
  1263.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  1264.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:27p     A |
  1265.             |                                                     |
  1266.             +-----------------------------------------------------+
  1267.               +-------------------------------------------------+
  1268.               |                Press ESC to QUIT                |
  1269.               +-------------------------------------------------+
  1270.  
  1271.  
  1272.     At  this  time,  if  your  printer  is turned on, full of paper and ready to
  1273. print, a class data printout will be printed.  If for any  reason,  the  program
  1274. cannot  print,  the  program  will try to ascertain the cause of the problem and
  1275. alert you. You may note tha t the program returns to the LIST  BOX  that  allows
  1276. selection  of  the  class  to  list before the printer has finished printing the
  1277. list.  If this is the case, it is an indication that your printer has some built
  1278. in memory and can buffer up the remainder of the printout.  You may still select
  1279. the next list if you wish, even while the  printer  is  still  printing  without
  1280. losing  any  information.  A STUDENT DATA printout for a one student class would
  1281. look like the following"
  1282.  
  1283.                      Attendance Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001
  1284.                      DWS Software  (309) 444-2497  -  Washington, IL
  1285.                     <your school name will be here> - <your town here>
  1286.  
  1287.                Student Data List for WILSON.GR1
  1288.  
  1289.  1 STAMBAUGH,                 DAVID               M  444-2497
  1290.    1510 SUNSET,                  WASHINGTON          NONE
  1291.  
  1292.     Pressing the ESC key from the FILE SELECTION BOX  will  return  you  to  the
  1293. GRADE LEVEL selection and pressing ESC again will return you to the MAIN MENU.
  1294.  
  1295.     This concludes the documentation on the PRINT STUDENT DATA option.
  1296.  
  1297. TRANSFER STUDENT IN
  1298.  
  1299.     The  TRANSFER  STUDENT  IN  option allows you to transfer a student into the
  1300. class mid-year.  The program will track this transfer,  properly  reporting  the
  1301. transfer  as  being  from  either  within  or outside the district and correctly
  1302. calculating the number of students in the district.
  1303.  
  1304.     Prior to selecting this option, you should first use the UPDATE STUDENT DATA
  1305. option to input this new student's personal data.  This is VERY  IMPORTANT  that
  1306. this be done FIRST!
  1307.  
  1308.     To  select the TRANSFER STUDENT IN option, you must first select the STUDENT
  1309. DATA option from the MAIN MENU, then the TRANSFER STUDENT IN  option  from  that
  1310. menu..
  1311.  
  1312. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1313. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1314. +-------------------+-----------------------+---------------------------+=======
  1315. ====================| Update Student Data   |===================================
  1316. ====================| Print Class List      |===================================
  1317. ====================| pRint Student Data    |===================================
  1318. ====================|>transfer student In  <|===================================
  1319. ====================| transfer student Out  |===================================
  1320. ====================+-----------------------+===================================
  1321. ================================================================================
  1322.  
  1323.     The  program  will  then  display  a  LIST  BOX with every valid grade level
  1324. displayed. (For more information on using the LIST BOX, refer  to  Appendix  A).
  1325. Select the grade level of the transferring student.
  1326.  
  1327.               +-------------------------------------------------+
  1328.               |     Select Grade Level Of Transfer Student      |
  1329.               +-------------------------------------------------+
  1330.                        +-----------------------------+
  1331.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1332.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1333.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1334.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1335.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1336.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1337.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1338.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1339.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1340.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1341.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1342.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1343.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1344.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1345.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1346.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1347.                        +-----------------------------+                          
  1348.               +-------------------------------------------------+
  1349.               |                Press ESC to Quit                |               
  1350.               +-------------------------------------------------+               
  1351.  
  1352.     If  there  are class files in the grade level that you selected, the program
  1353. will then display a FILE SELECTION BOX with all classes  in  this  grade  level.
  1354. (For  more information about using the FILE SELECTION BOX, refer to Appendix A).
  1355. Select the class tha t the student will be transferring into.
  1356.  
  1357.               +-------------------------------------------------+
  1358.               |     Select Grade Level Of Transfer Student      |
  1359.               +-------------------------------------------------+
  1360.                        +-----------------------------+
  1361.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1362.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1363.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1364.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1365.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1366.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1367.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1368.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1369.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1370.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1371.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1372.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1373.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1374.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1375.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1376.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1377.                        +-----------------------------+                          
  1378.               +-------------------------------------------------+
  1379.               |                Press ESC to Quit                |               
  1380.               +-------------------------------------------------+               
  1381.  
  1382.  
  1383.     Another LIST BOX will  now  be  displayed  listing  all  existing  students.
  1384. Select  the  newly enrolled student's name (remember that you have already input
  1385. this information if you followed the directions above!)
  1386.  
  1387.               +-------------------------------------------------+
  1388.               |           Select Transfering Student            |
  1389.               +-------------------------------------------------+
  1390.                +-----------------------------------------------+
  1391.                |>  FLINTSTONE, FRED                           <|
  1392.                |   STAMBAUGH, DAVID                            |
  1393.                |                            ,                  |
  1394.                |                            ,                  |
  1395.                |                            ,                  |
  1396.                |                            ,                  |
  1397.                |                            ,                  |
  1398.                |                            ,                  |
  1399.                |                            ,                  |
  1400.                |                            ,                  |
  1401.                |                            ,                  |
  1402.                |                            ,                  |
  1403.                +-----------------------------------------------+
  1404.                +-------------------------------------------------+
  1405.                |                Press ESC to QUIT                |
  1406.                +-------------------------------------------------+
  1407.  
  1408.     The program will ask if  this  transfer  is  from  within  the  same  school
  1409. district. The only valid answers are either Y, y, N or n.
  1410.  
  1411.                   +---------------------------------------+
  1412.                   |Is this transfer within the district? N|
  1413.                   +---------------------------------------+
  1414.  
  1415.     The  program  will  now  prompt  you to indicate this student's first day of
  1416. enrollment.  Another LIST BOX will be displayed that contains every valid school
  1417. day for the entire year.  You need to select the FIRST  day  that  this  student
  1418. will  be  enrolled.   The  p  rogram will now save the class file with the newly
  1419. enrolled student.  IT IS IMPORTANT THAT YOU UNDERSTAND THE DATE THAT YOU  SHOULD
  1420. SELECT  IS THE FIRST DATE THAT THE STUDENT WOULD BE EXPECTED TO ATTEND AFTER THE
  1421. TRANSFER, NOT THE ACTUAL FIRST DAY OF HIS/HE R ATTENDANCE!
  1422.  
  1423.               +-------------------------------------------------+
  1424.               |         Select FIRST Day of Attendance          |
  1425.               +-------------------------------------------------+
  1426.                                +-------------+
  1427.                                |   08=20=93  |
  1428.                                |   08=23=93  |
  1429.                                |   08=24=93  |
  1430.                                |   08=25=93  |
  1431.                                |>  08=26=93 <|
  1432.                                |   08=27=93  |
  1433.                                |   08=30=93  |
  1434.                                |   08=31=93  |
  1435.                                |   09=01=93  |
  1436.                                |   09=02=93  |
  1437.                                |   09=03=93  |
  1438.                                |   09=06=93  |
  1439.                                +-------------+
  1440.                               Press ESC to QUIT
  1441.  
  1442.  
  1443.     This   concludes the documentation on the option TRANSFER STUDENT IN.
  1444.  
  1445. TRANSFER STUDENT OUT
  1446.  
  1447.     The TRANSFER STUDENT OUT option allows you to transfer a  student  into  the
  1448. class  mid-year.   The  program will track this transfer, properly reporting the
  1449. transfer  as  being  either  within  or  outside  the  district  and   correctly
  1450. calculating the number of stud ents in the district.
  1451.  
  1452.     To select the TRANSFER STUDENT OUT option, you must first select the STUDENT
  1453. DATA  option  from the MAIN MENU, then the TRANSFER STUDENT OUT option from that
  1454. menu.
  1455.  
  1456. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1457. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1458. +-------------------+-----------------------+---------------------------+=======
  1459. ====================| Update Student Data   |===================================
  1460. ====================| Print Class List      |===================================
  1461. ====================| pRint Student Data    |===================================
  1462. ====================| transfer student In   |===================================
  1463. ====================|>transfer student Out <|===================================
  1464. ====================+-----------------------+===================================
  1465. ================================================================================
  1466.  
  1467.     The program will then display a  LIST  BOX  with  every  valid  grade  level
  1468. displayed.  (For  more  information on using the LIST BOX, refer to Appendix A).
  1469. Select the grade level of the transferring student.
  1470.  
  1471.               +-------------------------------------------------+
  1472.               |     Select Grade Level Of Transfer Student      |
  1473.               +-------------------------------------------------+
  1474.                        +-----------------------------+
  1475.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1476.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1477.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1478.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1479.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1480.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1481.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1482.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1483.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1484.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1485.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1486.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1487.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1488.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1489.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1490.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1491.                        +-----------------------------+                          
  1492.               +-------------------------------------------------+
  1493.               |                Press ESC to Quit                |               
  1494.               +-------------------------------------------------+               
  1495.  
  1496.     If there are class files in the grade level that you selected,  the  program
  1497. will  then  display  a  FILE SELECTION BOX with all classes in this grade level.
  1498. (For more information about using the FILE SELECTION BOX, refer to Appendix  A).
  1499. Select the class tha t the student will be transferring out of.
  1500.  
  1501.  
  1502.               +-------------------------------------------------+
  1503.               |       Select Class With Transfer Student        |
  1504.               +-------------------------------------------------+
  1505.             +-----------------------------------------------------+
  1506.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  1507.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  1508.             | Matching files: 1                Total bytes: 20500 |
  1509.             +-----------------------------------------------------+
  1510.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  1511.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:31p     A |
  1512.             |                                                     |
  1513.             +-----------------------------------------------------+
  1514.               +-------------------------------------------------+
  1515.               |                Press ESC to QUIT                |
  1516.               +-------------------------------------------------+
  1517.  
  1518.     Another LIST BOX will now be displayed listing all existing students. Select
  1519. the transferring student's name.
  1520.  
  1521.               +-------------------------------------------------+
  1522.               |           Select Transfering Student            |
  1523.               +-------------------------------------------------+
  1524.                +-----------------------------------------------+
  1525.                |>  FLINTSTONE, FRED                           <|
  1526.                |   STAMBAUGH, DAVID                            |
  1527.                |                            ,                  |
  1528.                |                            ,                  |
  1529.                |                            ,                  |
  1530.                |                            ,                  |
  1531.                |                            ,                  |
  1532.                |                            ,                  |
  1533.                |                            ,                  |
  1534.                |                            ,                  |
  1535.                |                            ,                  |
  1536.                |                            ,                  |
  1537.                +-----------------------------------------------+
  1538.               +-------------------------------------------------+
  1539.               |                Press ESC to QUIT                |
  1540.               +-------------------------------------------------+
  1541.  
  1542.     The  program  will  ask if this transfer is to another class within the same
  1543. school district.  The only valid answers are either Y, y, N or n.
  1544.  
  1545.     The program will now prompt you to  indicate  this  student's  last  day  of
  1546. enrollment.  Another LIST BOX will be displayed that contains every valid school
  1547. day for the entire year.  You need to select the LAST day that this student will
  1548. be  enrolled.   The  pro  gram  will  now  save the class file with the transfer
  1549. information.  IT IS VERY IMPORTANT THAT  YOU  SELECT  THE  LAST  DATE  THAT  THE
  1550. STUDENT  WOULD  BE  EXPECTED  TO ATTEND PRIOR TO HIS/HER TRANSFER, NOT THAT LAST
  1551. ACTUAL DATE OF HIS/HER ATTENDANCE!
  1552.  
  1553.  
  1554.               +-------------------------------------------------+
  1555.               |          Select LAST Day of Attendance          |
  1556.               +-------------------------------------------------+
  1557.                                +-------------+
  1558.                                |>  09=27=93 <|
  1559.                                |   09=28=93  |
  1560.                                |   09=29=93  |
  1561.                                |   09=30=93  |
  1562.                                |   10=01=93  |
  1563.                                |   10=04=93  |
  1564.                                |   10=05=93  |
  1565.                                |   10=06=93  |
  1566.                                |   10=07=93  |
  1567.                                |   10=08=93  |
  1568.                                |   10=11=93  |
  1569.                                |   10=12=93  |
  1570.                                +-------------+
  1571.                                Press ESC to QUIT
  1572.  
  1573.     This conclude the documentation on the TRANSFER STUDENT OUT OPTION
  1574.  
  1575. ATTENDANCE MENU
  1576.  
  1577.     The ATTENDANCE MENU options are designed for either individual  updating  of
  1578. attendance  information  -  NORMAL  UPDATE, or for mass updating of attendance -
  1579. MASS UPDATE. Normal Update
  1580.  
  1581.     To perform NORMAL UPDATE option, first select the ATTENDANCE MENU  selection
  1582. from the MAIN MENU.  Then select the NORMAL UPDATE option from within that menu.
  1583.  
  1584. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1585. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1586. ++----------------+-----------------------------------------------------+=======
  1587. =|>Normal Update <|=============================================================
  1588. =| Mass Update    |=============================================================
  1589. =| Quit           |=============================================================
  1590. =+----------------+=============================================================
  1591. ================================================================================
  1592.  
  1593.     You  will  then be presented with a LIST BOX that lists all of the months of
  1594. the year.  You need to select the month for which you  are  updating  attendance
  1595. records.   (For more information on using the LIST BOX, please refer to APPENDIX
  1596. A)
  1597.  
  1598.  
  1599.                    +---------------------------------------+
  1600.                    |   Update attendance for which month   |
  1601.                    +---------------------------------------+
  1602.                                   +--------+
  1603.                                   |   Jan  |
  1604.                                   |   Feb  |
  1605.                                   |   Mar  |
  1606.                                   |   Apr  |
  1607.                                   |   May  |
  1608.                                   |   Jun  |
  1609.                                   |   Jul  |
  1610.                                   |   Aug  |
  1611.                                   |>  Sep <|
  1612.                                   |   Oct  |
  1613.                                   |   Nov  |
  1614.                                   |   Dec  |
  1615.                                   +--------+
  1616.               +-------------------------------------------------+
  1617.               |                Press ESC to QUIT                |
  1618.               +-------------------------------------------------+
  1619.  
  1620.     You will then be presented with a LIST BOX that lists  all  available  grade
  1621. levels.  You must select the grade level that applies to the class file that you
  1622. wish to update the attendance for.
  1623.  
  1624.               +-------------------------------------------------+
  1625.               |     Select Grade Level Of Class for Update      |
  1626.               +-------------------------------------------------+
  1627.                        +-----------------------------+
  1628.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1629.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1630.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1631.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1632.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1633.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1634.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1635.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1636.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1637.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1638.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1639.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1640.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1641.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1642.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1643.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1644.                        +-----------------------------+                          
  1645.               +-------------------------------------------------+
  1646.               |                Press ESC to Quit                |               
  1647.               +-------------------------------------------------+               
  1648.  
  1649.     Once  you  have selected a grade level, if there are any class files of this
  1650. grade level, they will be presented in a FILE SELECTION BOX for  you  to  choose
  1651. from.   (For  more  information on using the FILE SELECTION BOX, please refer to
  1652. APPENDIX A)
  1653.  
  1654.  
  1655.               +-------------------------------------------------+
  1656.               |              Select Class to Edit               |
  1657.               +-------------------------------------------------+
  1658.             +-----------------------------------------------------+
  1659.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  1660.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  1661.             | Matching files: 1                Total bytes: 20500 |
  1662.             +-----------------------------------------------------+
  1663.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  1664.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:31p     A |
  1665.             |                                                     |
  1666.             |                                                     |
  1667.             +-----------------------------------------------------+
  1668.               +-------------------------------------------------+
  1669.               |                Press ESC to QUIT                |
  1670.               +-------------------------------------------------+
  1671.  
  1672.     After selecting a class file, a LIST BOX will be presented  that  lists  all
  1673. students  currently  defined as being in the class (if any).  To update the data
  1674. for any student, simply select that student's name from the LIST BOX.
  1675.  
  1676.               +-------------------------------------------------+
  1677.               |     Select Student to Update Attendance For     |
  1678.               +-------------------------------------------------+
  1679.                +-----------------------------------------------+
  1680.                |   FLINTSTONE, FRED                            |
  1681.                |>  STAMBAUGH, DAVID                           <|
  1682.                |                            ,                  |
  1683.                |                            ,                  |
  1684.                |                            ,                  |
  1685.                +-----------------------------------------------+
  1686.               +-------------------------------------------------+
  1687.               |                Press ESC to QUIT                |
  1688.               +-------------------------------------------------+
  1689.  
  1690.     You will now be  presented  with  a  screen  that  has  several  significant
  1691. features.  Across  the  top is the name of the student whose attendance is being
  1692. updated.  On the left are instructions about how to navigate through  the  input
  1693. region  of this screen.  The LEFT and RIGHT ARROW keys are used to move left and
  1694. right, the END key terminates input and SAVE the input, the ESC  key  terminates
  1695. input and does NOT save input.  On the right upper half of the screen, any valid
  1696. school  days  are  listed  vertically  -  an exa mple is shown on the next page.
  1697. Immediately below each date is an input field for that specific date.  A pointer
  1698. underneath the input field points to the exact field that your next  input  will
  1699. be placed into.
  1700.  
  1701.  
  1702. +-----------------------------------+
  1703. | Use the Arrow Keys to position    |
  1704. | the cursor.  Only DAILY attendance|
  1705. | codes may be input or overwritten.|
  1706. | Press the END key when finished or|   STAMBAUGH, DAVID
  1707. | press ESC to exit without saving  |
  1708. | your input.                       |   0000000000000000000000
  1709. |                                   |   9999999999999999999999
  1710. |                                   |   //////////////////////
  1711. |                                   |   0000000111111222222223
  1712. |                                   |   1236789034567012347890
  1713. +-----------------------------------+      F  A  T
  1714.                                                    ^
  1715. +------------------------------------------------------------------------------+
  1716. |                           Daily Attendance Codes                             |
  1717. |         - Normal Attendance [FULL]    F - Full Day Absence     [NONE]        |
  1718. |       A - A.M. Absence      [HALF]    P - P.M. Absence         [HALF]        |
  1719. |       T - Tardy             [FULL]    X - Tardy and PM Absence [HALF]        |
  1720. |       I - Ill & Home Bound  [FULL]    J - Ill & Home Bound     [HALF]        |
  1721. |       B - tardy on Half Day [FULL]    Q - Absent on Half Day   [NONE]        |
  1722. |       K - Institute Day     [FULL]                                           |
  1723. |              Master Calendar Attendance Codes (Not Modifiable)               |
  1724. |        H - Holiday      C - Conference    W - Workshop                       |
  1725. |        E - End of Year  D - Scheduled Half Day (overwrite w=B or Q)          |
  1726. +------------------------------------------------------------------------------+
  1727.  
  1728.     (This  example  shows a full day absence on 9/6, an AM (half day) absence on
  1729. 9/9 and a tardy on 9/14 for this student - The  blanks  below  the  other  dates
  1730. imply correct attendance).
  1731.  
  1732.     In this example, the next user input will be an attendance code for the date
  1733. 09/16  There are several applicable attendance codes.  Some of them are referred
  1734. to as MASTER codes, and cannot be changed via this screen (however, these can be
  1735. changed via the MASS UPDATE option described later). An example of such  a  code
  1736. would  be  H  for  Holiday.   Once  established as a holiday, a date will always
  1737. remain a holiday (and under any circumstance would never be declared  to  change
  1738. only  for  one  unlucky  student!).  If you attempt to change a MASTER code, the
  1739. program will simply refuse to allow you to do it.  Other codes are  referred  to
  1740. as  TRANSFER codes.  These are changeable from this menu, but before the program
  1741. allows you to do it, it makes you press the new code TW ICE.  This is  to  alert
  1742. you  that  you  are  about  to  overwrite  a  code that has been input using the
  1743. TRANSFER STUDENT IN/OUT option.  The remaining codes are listed  below  and  are
  1744. referred  to  as DAILY attendance codes.  These are the codes that teachers will
  1745. no rmally use to indicate student attendance.  These codes  are  listed  in  the
  1746. following table:
  1747.  
  1748.  
  1749.                                   Absence   Enrollment    Tardy
  1750.     Absence Code   Code Letter    Charged     Credit      Charge
  1751.     Normal          ' ' (Space)     none       full         no
  1752.     Full              F             Full       none         no
  1753.     A.M. (morning)    A             half       full         no
  1754.     P.M. (afternoon)  P             half       full         no
  1755.     Tardy             T             none       full         yes
  1756.     Tardy & PM Abs.   X             half       full         yes
  1757.     Ill & homebound   I             none       full         no
  1758.     Ill & homebound   J             half       full         no
  1759.     Tardy on 1/2 Day  B             half       half         yes
  1760.     Absent on 1/2 Day Q             half       half         no
  1761.     Transfer In/Out   R,Y,U,Z       none       none         none
  1762.     Scheduled 1/2 Day D             none       half         no
  1763.     Absent on
  1764.       Sched. 1/2 Day  G             half       none         no
  1765.     Holiday           H             none       none         no
  1766.     Conference        C             none       none         no
  1767.     Institute         I             none       full         no
  1768.     Workshop          W             none       none         no
  1769.  
  1770.     This particular table is so useful that you should probably photocopy it and
  1771. keep it handy for reference when checking the program reports.
  1772.  
  1773.     When  completed  with  inputting  attendance  data  for  a  specific student
  1774. (either by saving the data with the END ke y, or by aborting input using the ESC
  1775. key), the program will return the  user  to  the  LIST  BOX  to  select  another
  1776. specific  student.  Pressing  ESC again will return the user to the select class
  1777. file FILE SELECTOR BOX.  Pressing ESC yet again will  return  the  user  to  the
  1778. grade level LIST BOX, and pressing ESC at this level will return the user to the
  1779. select  attendance  month  LIST BOX.  Pressing ESC at this level will return the
  1780. user to the MAIN MENU.
  1781.  
  1782.     This concludes the documentation for the NORMAL UPDATE option.
  1783.  
  1784. MASS UPDATE
  1785.  
  1786.     The  MASS UPDATE option is used when a change must be made to all members of
  1787. a class or classes.  Such an action might be required by changes to  the  ending
  1788. date  of  school, or an emergency such as a school shutdown due to snow.  As few
  1789. as one day may be m odified, or up to twenty more, but all days modified in  one
  1790. run of this option will be modified to the same new attendance code.
  1791.  
  1792. IT CANNOT BE EMPHASIZED HOW DANGEROUS THIS OPTION IS!  IF MISUSED,  THIS  OPTION
  1793. CAN  THEORETICALLY  DESTROY ALL DATA INPUT FOR THE SCHOOL YEAR.  MAKE BACKUPS TO
  1794. FLOPPY OF YOUR DATA BEFORE USING THIS OPTION OR RISK LOSING ALL OF YOUR DATA!
  1795.  
  1796.  
  1797.     To  select  the MASS UPDATE option, first select the REPORTS option from the
  1798. MAIN MENU, then select the MASS UPDATE option from within that menu.
  1799.  
  1800. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1801. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1802. ++----------------+-----------------------------------------------------+=======
  1803. =| Normal Update  |=============================================================
  1804. =|>Mass Update   <|=============================================================
  1805. =| Quit           |=============================================================
  1806. =+----------------+=============================================================
  1807. ================================================================================
  1808.  
  1809.     You will be prompted first to select the new code letter  to  apply  to  the
  1810. modified date(s).
  1811.  
  1812.               +-------------------------------------------------+
  1813.               |           Select Code Letter To Apply           |
  1814.               +-------------------------------------------------+
  1815.                         +---------------------------+
  1816.                         |   [ ] - Valid School Day  |
  1817.                         |>  [E] - End of School    <|
  1818.                         |   [S] - Snow Day          |
  1819.                         |   [C] - Conference Day    |
  1820.                         |   [W] - Workshop Day      |
  1821.                         |   [D] - Half Day          |
  1822.                         +---------------------------+
  1823.                                Press ESC to QUIT
  1824.  
  1825.     For example purposes, we will choose to change the ending date of the school
  1826. year.   As  per  our  example  MASTER  CALENDAR,  the  ending date for school is
  1827. currently 6/3 (this is the last date of attendance).  We will  move  the  ending
  1828. date to 6/2 - last date of attendance or tracking becomes 6/1.  Since we need to
  1829. overwrite  the  blank  code  ' ' with an 'E', we choose the 'E' code as the code
  1830. letter to apply. Note that the program will NOT allow you  to  input  any  codes
  1831. other than those displayed on the screen.
  1832.  
  1833.     You  will  next  be  prompted  for a MASTER calendar to use to determine the
  1834. dates to change.  A FILE SELECTOR BOX will be displayed that  shows  all  MASTER
  1835. CALENDARS  defined  previously  by this program.  Choose the one that applies to
  1836. the classes that you wish to modify.  If more than one MASTER CALENDAR apply  to
  1837. your classes, you may need to run this option more than once.
  1838.  
  1839.               +-------------------------------------------------+
  1840.               |            Select Calendar to Revise            |
  1841.               +-------------------------------------------------+
  1842.             +-----------------------------------------------------+
  1843.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  1844.             | C:\AK_1993\*.CAL                                    |
  1845.             | Matching files: 1                 Total bytes: 2805 |
  1846.             +-----------------------------------------------------+
  1847.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  1848.             | DIST_001.CAL    2805    Jul 31,1993     6:26p     A |
  1849.             |                                                     |
  1850.             |                                                     |
  1851.             +-----------------------------------------------------+
  1852.                                Press ESC to QUIT
  1853.  
  1854.  
  1855.     You  will next be prompted to select the FIRST date to modify the attendance
  1856. code for.  A LIST BOX will be displayed that displays all valid  schooldays  for
  1857. this  year  as defined on this specific master calendar. Select the FIRST day to
  1858. modify the attendan ce code for.  (Still following our example,  the  only  date
  1859. that  we need to change the code for is 6/2 since we are changing it from ' ' to
  1860. 'E', so we select 6/2).
  1861.  
  1862.               +-------------------------------------------------+
  1863.               |           Select FIRST Day to UPDATE            |
  1864.               +-------------------------------------------------+
  1865.                                +-------------+
  1866.                                |   05=23=94  |
  1867.                                |   05=24=94  |
  1868.                                |   05=25=94  |
  1869.                                |   05=26=94  |
  1870.                                |   05=27=94  |
  1871.                                |   05=30=94  |
  1872.                                |   05=31=94  |
  1873.                                |   06=01=94  |
  1874.                                |>  06=02=94 <|
  1875.                                |   06=03=94  |
  1876.                                |   06=06=94  |
  1877.                                |   06=07=94  |
  1878.                                +-------------+
  1879.                               Press ESC to QUIT
  1880.  
  1881.     You will next be prompted to select the LAST date to modify  the  attendance
  1882. code  for.   A LIST BOX will be displayed that displays all valid schooldays for
  1883. this yearas defined on this specific master calenda r.  Select the LAST  day  to
  1884. modify  the attendance code for.  If only one day is being modified, this should
  1885. be the same day as indicated previously for the FIRST date.
  1886.  
  1887.               +-------------------------------------------------+
  1888.               |           Select Last Day to UPDATE             |
  1889.               +-------------------------------------------------+
  1890.                                +-------------+
  1891.                                |   05=23=94  |
  1892.                                |   05=24=94  |
  1893.                                |   05=25=94  |
  1894.                                |   05=26=94  |
  1895.                                |   05=27=94  |
  1896.                                |   05=30=94  |
  1897.                                |   05=31=94  |
  1898.                                |   06=01=94  |
  1899.                                |>  06=02=94 <|
  1900.                                |   06=03=94  |
  1901.                                |   06=06=94  |
  1902.                                |   06=07=94  |
  1903.                                +-------------+
  1904.                               Press ESC to QUIT
  1905.  
  1906.     Now, one class at a time, the program  will  prompt  the  user  to  indicate
  1907. whether or not to modify this specific class.
  1908.  
  1909.                 +-----------------------------------------+
  1910.                 |Do you wish to revise class WILSON.GR1? N|
  1911.                 +-----------------------------------------+
  1912.  
  1913.  
  1914.     It  is  the  users responsibility to know whether or not this specific class
  1915. should be updated or not.  Appropriate responses are Y, y, N or n.  Each time  a
  1916. class  is  allowed  to  be modified, the program will indicate that the modified
  1917. file is being written t o disk.
  1918.  
  1919.     After all classes have been modified, you will be prompted  to  manually  go
  1920. modify  the  MASTER  calendar  if  so  desired.  This is your option, but is NOT
  1921. mandantory. It is advisable however to do this so that a  new  printout  of  the
  1922. school year may be made tha t accurately reflects the school's attendance year.
  1923.  
  1924.     This is the end of the documentation for the MASS UPDATE option.
  1925.  
  1926. REPORTS
  1927.  
  1928. CLASS SUMMARY
  1929.  
  1930.     The  Class  Summary  option  is  the module that you will use to print out a
  1931. summary of a specific  classes'  attendance.   This  report  will  contain  both
  1932. year-to-date data and specific month only data for one single class.
  1933.  
  1934.     To  run  the  CLASS SUMMARY module, first select the REPORTS option from the
  1935. MAIN MENU, then select the CLASS SUMMARY option.
  1936.  
  1937. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  1938. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  1939. +----------+--------------------------+---------------------------------+=======
  1940. ===========|>Class Summary           <|=========================================
  1941. ===========| Monthly Report           |=========================================
  1942. ===========| Expanded Monthly Report  |=========================================
  1943. ===========+--------------------------+=========================================
  1944. ================================================================================
  1945.  
  1946.     You will asked to select the specific month that you want the report for.  A
  1947. LIST  BOX  will  be  presented  to  all  you  to  select  the  month.  (For more
  1948. information on using the LIST BOX, please refer to the appendix).
  1949.  
  1950.                     +-------------------------------------+
  1951.                     |   Produce Summary for Which Month   |
  1952.                     +-------------------------------------+
  1953.                                   +--------+
  1954.                                   |   Jan  |
  1955.                                   |   Feb  |
  1956.                                   |   Mar  |
  1957.                                   |   Apr  |
  1958.                                   |   May  |
  1959.                                   |   Jun  |
  1960.                                   |   Jul  |
  1961.                                   |   Aug  |
  1962.                                   |>  Sep <|
  1963.                                   |   Oct  |
  1964.                                   |   Nov  |
  1965.                                   |   Dec  |
  1966.                                   +--------+
  1967.               +-------------------------------------------------+
  1968.               |                Press ESC to QUIT                |
  1969.               +-------------------------------------------------+
  1970.  
  1971.  
  1972.     After selecting the month, you will be asked to select the  GRADE  LEVEL  of
  1973. the  class  that  you  wish  to  generate  the  report  for.  A LIST BOX will be
  1974. presented to all you to select the GRADE LEVEL.  (For more information on  using
  1975. the LIST BOX, please refer to the appendix).
  1976.  
  1977.               +-------------------------------------------------+
  1978.               |     Select Grade Level Of Class for Report      |
  1979.               +-------------------------------------------------+
  1980.                        +-----------------------------+
  1981.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  1982.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |                          
  1983.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  1984.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  1985.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  1986.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  1987.                        |   gr1 - First grade         |                          
  1988.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  1989.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  1990.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  1991.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  1992.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  1993.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  1994.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  1995.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  1996.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  1997.                        +-----------------------------+                          
  1998.               +-------------------------------------------------+
  1999.               |                Press ESC to Quit                |               
  2000.               +-------------------------------------------------+               
  2001.  
  2002.     You  will next be prompted to select the CLASS that you wish to generate the
  2003. report for.  A FILE SELECTOR BOX will be  presented  for  you  to  use  in  this
  2004. process.   (For more information on using the FILE SELECTOR BOX, please refer to
  2005. the appendix).
  2006.  
  2007.               +-------------------------------------------------+
  2008.               |             Select Class for Report             |
  2009.               +-------------------------------------------------+
  2010.             +-----------------------------------------------------+
  2011.             |                   <+ Select            Space Toggle |
  2012.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  2013.             | Matching files: 1                Total bytes: 20500 |
  2014.             +-----------------------------------------------------+
  2015.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  2016.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:33p     A |
  2017.             |                                                     |
  2018.             +-----------------------------------------------------+
  2019.               +-------------------------------------------------+
  2020.               |                Press ESC to QUIT                |
  2021.               +-------------------------------------------------+
  2022.  
  2023.     The program will now generate the report for the  specific  class  that  you
  2024. have  chosen.   This  file  will  be  presented to you in a somewhat abbreviated
  2025. format on the screen prior to your printing it out.   This  will  allow  you  to
  2026. observe  any obvious errors in data entry, and correct them before printing.  On
  2027. the next page is a complilation of multiple screens of display to allow  you  to
  2028. envision all of what will be displayed to you when viewing this output.
  2029.  
  2030.  
  2031.               +-------------------------------------------------+
  2032.               |         Class Summary Printout Preview          |
  2033.               |         Use the Page UP, Page DOWN and          |
  2034.               |        the ARROW keys to scroll display         |
  2035.               +-------------------------------------------------+
  2036.  +--------------------------------------------------------------------------+
  2037.  |            ~     Attendance Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001           |
  2038.  |            ~  DWS Software  (309) 444-2497  -  Washington, IL            |
  2039.  |            ~ <your school name will be here> - <your town here>          |
  2040.  |            ~ss Summary Report for Sep 93  WILSON - 1st Grade             |
  2041.  |            ~                                                             |
  2042.  |            ~ |0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0| e  |  a |  |  |
  2043.  |            ~ |9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9| n  |  b | t|  |
  2044.  |            ~ |/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/| r  |  s | a|  |
  2045.  |            ~ |0|0|0|0|0|0|0|1|1|1|1|1|1|2|2|2|2|2|2|2|2|3| o  |  e | r|  |
  2046.  |            ~ |1|2|3|6|7|8|9|0|3|4|5|6|7|0|1|2|3|4|7|8|9|0| l  |  n | d|  |
  2047.  |            ~ |/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/|/| l  |  c | i|  |
  2048.  |            ~ |9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9| e  |  e | e|  |
  2049.  |            ~ |3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3| d  |  s | s|  |
  2050.  |   FLINTSTON~N| | | | | | | | | | | | | | | | | | | |U|U|U|19.0| 0.0| 0|  |
  2051.  |   STAMBAUGH~N| | | |F| | |A| | |T| | | | | | | | | | | | |22.0| 1.5| 1|  |
  2052.  |            ~                                                             |
  2053.  |            ~      Monthly Student Enrollment Days =  41.0                |
  2054.  |            ~      Monthly Student Attendance Days =  39.5                |
  2055.  |            ~      Monthly Student Absences        =   1.5                |
  2056.  |            ~      Monthly Student Tardies         =     1                |
  2057.  |            ~      Males in class                  =     2                |
  2058.  |            ~      Females in class                =     0                |
  2059.  |            ~      Transfers In - Within District  =     0                |
  2060.  |            ~      Transfers In - Within District  =     0                |
  2061.  |            ~      Transfers In - Outside District =     0                |
  2062.  |            ~      Transfers Out - In District     =     1                |
  2063.  |            ~      Transfers Out - Out of District =     0                |
  2064.  |            ~                                                             |
  2065.  |            ~      Year-to-Date Enrollment Days  =    57.0                |
  2066.  |            ~      Year-to-Date Attendance Days  =    55.5                |
  2067.  |            ~      Year-to-Date Absences         =     1.5                |
  2068.  |            ~      Year-to-Date Tardies          =       1                |
  2069.  |            ~                                                             |
  2070.  |            ~                                                             |
  2071.  |            ~                                                             |
  2072.  +--------------------------------------------------------------------------+
  2073.               +-------------------------------------------------+
  2074.               |         Press the ESC key when finished         |
  2075.               |          previewing the Class Summary           |
  2076.               |         You may then print the Summmary         |
  2077.               +-------------------------------------------------+
  2078.  
  2079.     To  allow  the  report  to be displayed on screen and still use the windowed
  2080. scrolling display used elsewhere in this program, some characters are  left  out
  2081. on  the  left  side of the screen.  It is unlikely that these missing characters
  2082. will cause problems, be cause they are for the most part, the last part  of  the
  2083. student's  names.   You  should still be able to identify specific students with
  2084. the abbreviated listings.
  2085.  
  2086.  
  2087.     If you do not approve of the  report  (have  found  data  entry  errors  for
  2088. example),  press  the  ESC  key  once,  and when asked if you wish to print this
  2089. report, answer either 'n' or 'N'.  Then press  the  ESC  key  several  times  to
  2090. return  to  the  MAIN  MENU,  and go fi x the errors.  If you DO approve of this
  2091. report, first make sure that your printer is online and loaded with paper,  then
  2092. press  the ESC key once, and when asked if you wish to print this report, answer
  2093. either 'y' or 'Y'.
  2094.  
  2095.                              +-------------------+
  2096.                              |Print this report?Y|
  2097.                              +-------------------+
  2098.  
  2099.     The report will be printed and you will be returned to the SELECT CLASS LIST
  2100. BOX.  Pressing ESC will then return you  to  the  SELECT  GRADE  LIST  BOX,  and
  2101. pressing ESC again will return you to the SELECT MONTH LIST BOX.
  2102.  
  2103.     The  full  printed  report looks like the following - (very little different
  2104. than the screen display).
  2105.  
  2106.                         Attendance Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001
  2107.                      DWS Software  (309) 444-2497  -  Washington, IL
  2108.                     <your school name will be here> - <your town here>
  2109.                 Class Summary Report for Sep 93  WILSON - 1st Grade
  2110.  
  2111.                     |0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0| e  |  a |  |
  2112.                     |9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9| n  |  b | t|
  2113.                     |=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=| r  |  s | a|
  2114.                     |0|0|0|0|0|0|0|1|1|1|1|1|1|2|2|2|2|2|2|2|2|3| o  |  e | r|
  2115.                     |1|2|3|6|7|8|9|0|3|4|5|6|7|0|1|2|3|4|7|8|9|0| l  |  n | d|
  2116.                     |=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=|=| l  |  c | i|
  2117.                     |9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9|9| e  |  e | e|
  2118.                     |3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3|3| d  |  s | s|
  2119. FLINTSTONE, FRED M N| | | | | | | | | | | | | | | | | | | |U|U|U|19.0| 0.0| 0|
  2120. STAMBAUGH, DAVID M N| | | |F| | |A| | |T| | | | | | | | | | | | |22.0| 1.5| 1|
  2121.  
  2122.                          Monthly Student Enrollment Days =  41.0
  2123.                          Monthly Student Attendance Days =  39.5
  2124.                          Monthly Student Absences        =   1.5
  2125.                          Monthly Student Tardies         =     1
  2126.                          Males in class                  =     2
  2127.                          Females in class                =     0
  2128.                          Transfers In - Within District  =     0
  2129.                          Transfers In - Outside District =     0
  2130.                          Transfers Out - In District     =     1
  2131.                          Transfers Out - Out of District =     0
  2132.  
  2133.                          Year-to-Date Enrollment Days  =    57.0
  2134.                          Year-to-Date Attendance Days  =    55.5
  2135.                          Year-to-Date Absences         =     1.5
  2136.  
  2137.     This concludes the documentation for the CLASS REPORTS section.
  2138.  
  2139.  
  2140. MONTHLY REPORT
  2141.  
  2142.     The MONTHLY REPORT option is used to print out an attendance summary for the
  2143. entire school district for both the selected month and the year-to-date.
  2144.  
  2145.     To run the MONTHLY REPORT option, first select the REPORTS option  from  the
  2146. MAIN MENU, then select the MONTHLY REPORT option from that menu.
  2147.  
  2148. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2149. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2150. +----------+--------------------------+---------------------------------+=======
  2151. ===========| Class Summary            |=========================================
  2152. ===========|>Monthly Report          <|=========================================
  2153. ===========| Expanded Monthly Report  |=========================================
  2154. ===========+--------------------------+=========================================
  2155. ================================================================================
  2156. ================================================================================
  2157.  
  2158.     You  will  be  prompted  to  select  the MONTH that you wish to generate the
  2159. report for.  A LIST BOX will be displayed for you to use to make that selection.
  2160. (For more information on using a LIST BOX, please refer to the Appendix). Please
  2161. make sure that your printer is online and loaded prior to selecting  the  month,
  2162. because  the  program  will automatically generate the report as soon as this is
  2163. done.
  2164.  
  2165.           +---------------------------------------------------------+
  2166.           |   Which month do you wish to generate a report for?     |
  2167.           +---------------------------------------------------------+
  2168.                                   +--------+
  2169.                                   |   Jan  |
  2170.                                   |   Feb  |
  2171.                                   |   Mar  |
  2172.                                   |   Apr  |
  2173.                                   |   May  |
  2174.                                   |   Jun  |
  2175.                                   |   Jul  |
  2176.                                   |   Aug  |
  2177.                                   |>  Sep <|
  2178.                                   |   Oct  |
  2179.                                   |   Nov  |
  2180.                                   |   Dec  |
  2181.                                   +--------+
  2182.  
  2183.     Once you select the month, the program will read every  class  file  in  the
  2184. current  subdirectory  and re-calculate the totals for each class as it does so.
  2185. The report generated will look like the following report:
  2186.  
  2187.  
  2188.                         Attendance Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001
  2189.                      DWS Software  (309) 444-2497  -  Washington, IL
  2190.                     <your school name will be here> - <your town here>
  2191.  
  2192.        Summary Report Through the Month of Sep
  2193.  
  2194.       District Monthly Attendance Percentage      =  98.188756
  2195.       District Monthly Enrollment Days            =    10352.0
  2196.       District Monthly Absences                   =      187.5
  2197.       District Monthly Tardies                    =          1
  2198.  
  2199.       Monthly Transfers In  [in-district]         =          0
  2200.       Monthly Transfers Out [in-district]         =          1
  2201.  
  2202.       Monthly Transfers In  [out-district]        =          4
  2203.       Monthly Transfers Out [out-district]        =          2
  2204.  
  2205.       Male Students for Month                     =        255
  2206.       Female Students for Month                   =        289
  2207.  
  2208.       District Year-to-Date Attendance Percentage =  98.335007
  2209.       District Yearly Enrollment Days             =    12943.0
  2210.       District Yearly Attendance Days             =    12727.5
  2211.       District Yearly Absences                    =      215.5
  2212.       District Yearly Tardies                     =          1
  2213.  
  2214.       Yearly Transfers In  [in-district]          =          0
  2215.       Yearly Transfers Out [in-district]          =          1
  2216.  
  2217.       Yearly Transfers In  [out-district]         =          5
  2218.       Yearly Transfers Out [out-district]         =          2
  2219.  
  2220.       Male Students for Year                      =        269
  2221.       Female Students for Year                    =        307
  2222.  
  2223.  
  2224.     NOTE: It is important to keep  in  mind  that  this  report  information  is
  2225. recalculated  every  time  this  report  is run.  If you make changes to student
  2226. attendance data (via NORMAL or MASS updates, or even via Transferring a student,
  2227. and don't reprint the MONT HLY REPORT, the totals printed on  this  report  will
  2228. not be the same as your printed monthly report.
  2229.  
  2230.     This concludes the documentation for the MONTHLY REPORT section
  2231.  
  2232. EXPANDED MONTHLY REPORT
  2233.  
  2234.     The  EXPANDED  MONTHLY  REPORT  option  is  used  to print out an attendance
  2235. summary for the entire school district for the selected  month  broken  down  by
  2236. class and summarized by grade level groupings.
  2237.  
  2238.     To  run  the EXPANDED MONTHLY REPORT option, first select the REPORTS option
  2239. from the MAIN MENU, then select the EXPANDED MONTHLY  REPORT  option  from  that
  2240. menu.
  2241.  
  2242.  
  2243. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2244. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2245. +----------+--------------------------+---------------------------------+=======
  2246. ===========| Class Summary            |=========================================
  2247. ===========| Monthly Report           |=========================================
  2248. ===========|>Expanded Monthly Report <|=========================================
  2249. ===========+--------------------------+=========================================
  2250. ================================================================================
  2251. ================================================================================
  2252.  
  2253.     You  will  be  prompted  to  select  the MONTH that you wish to generate the
  2254. report for.  A LIST BOX will be displayed for you to use to make that selection.
  2255. (For more information on using a LIST BOX, please refer to the Appendix). Please
  2256. make sure that your printer is online and loaded prior to selecting  the  month,
  2257. because  the  program  will automatically generate the report as soon as this is
  2258. done.
  2259.  
  2260.           +---------------------------------------------------------+
  2261.           |   Which month do you wish to generate a report for?     |
  2262.           +---------------------------------------------------------+
  2263.                                   +--------+
  2264.                                   |   Jan  |
  2265.                                   |   Feb  |
  2266.                                   |   Mar  |
  2267.                                   |   Apr  |
  2268.                                   |   May  |
  2269.                                   |   Jun  |
  2270.                                   |   Jul  |
  2271.                                   |   Aug  |
  2272.                                   |>  Sep <|
  2273.                                   |   Oct  |
  2274.                                   |   Nov  |
  2275.                                   |   Dec  |
  2276.                                   +--------+
  2277.  
  2278.     Once you select the month, the program will read every  class  file  in  the
  2279. current  subdirectory  and re-calculate the totals for each class as it does so.
  2280. The report generated will look like the report on the next page:
  2281.  
  2282.  
  2283.                        Attendance Keeper V1.03a - Serial #IBM MO.001
  2284.                      DWS Software  (309) 444-2497  -  Washington, IL
  2285.                     <your school name will be here> - <your town here>
  2286.       Expanded Monthly Summary Report For 09=01=93 THROUGH 09=30=93
  2287.      Class Name      Males Females  Total Attendance Absences  Average
  2288. Early Childhood
  2289. sub-totals   ----->      0     0      0       0.0       0.0    0.0000
  2290. Pre-Kindergarten
  2291. sub-totals   ----->      0     0      0       0.0       0.0    0.0000
  2292. AM Kindergarten
  2293.          DELANEY.GKA     9    13     22     220.0       2.0   99.0909
  2294.          STINSON.GKA    11    13     24     240.0       6.0   97.5000
  2295. PM Kindergarten
  2296. Special Ed. Kind.
  2297. sub-totals   ----->     20    26     46     460.0       8.0   98.2609
  2298. Pre-First
  2299. 1st Grade
  2300.           WILSON.GR1     2     0      2      41.0       1.5   96.3415
  2301.         BURDETTE.GR1     8     9     17     340.0       3.5   98.9706
  2302.           FISHER.GR1    12     9     21     420.0      17.0   95.9524
  2303.         RINGNESS.GR1    11     9     20     400.0       2.5   99.3750
  2304. 2nd Grade
  2305.            SMITH.GR2     6    15     21     420.0       6.0   98.5714
  2306.         SPURGEON.GR2     9    12     21     419.0       4.5   98.9260
  2307.         VALLOSIO.GR2     9    11     20     400.0       2.5   99.3750
  2308. 3rd Grade
  2309.         GRONEWOD.GR3     9    10     19     380.0       3.5   99.0789
  2310.          KEMPHER.GR3     8    11     19     380.0       5.5   98.5526
  2311.           SIGHTS.GR3     8    10     18     360.0       2.5   99.3056
  2312. 4th Grade
  2313.          LBAILEY.GR4    12     8     20     400.0       4.5   98.8750
  2314.            PRINA.GR4    11     9     20     400.0       3.5   99.1250
  2315.            WOITH.GR4    12     8     20     385.0       7.5   98.0519
  2316. 5th Grade
  2317.           GLIDER.GR5     9    12     21     420.0       4.5   98.9286
  2318.          JBAILEY.GR5     8    13     21     420.0       5.5   98.6905
  2319.            OZMUN.GR5     8    13     21     413.0      11.0   97.3366
  2320. 6th Grade
  2321.              DAY.GR6    10    13     23     460.0      17.0   96.3043
  2322.          SLEIGHT.GR6    11    14     25     472.0      11.5   97.5636
  2323. sub-totals   ----->    163   186    349    6930.0     114.0   98.3550
  2324.  
  2325. Special Ed. 1-6
  2326.            CHASE.G16     0     1      1      20.0       0.0  100.0000
  2327.          MARTIN1.G16     1     0      1      20.0       6.0   70.0000
  2328. sub-totals   ----->      1     1      2      40.0       6.0   85.0000
  2329. 7th Grade
  2330.           BREESE.GR7    13    14     27     540.0      13.5   97.5000
  2331.         BRETHOST.GR7    14    12     26     520.0       8.0   98.4615
  2332.           WETZEL.GR7    12    14     26     516.0      13.0   97.4806
  2333. 8th Grade
  2334.          GRIFFIN.GR8     9    12     21     420.0       7.5   98.2143
  2335.           LITTLE.GR8    12    11     23     460.0      13.0   97.1739
  2336.           WILLEY.GR8    11    11     22     426.0       3.5   99.1784
  2337. sub-totals   ----->     71    74    145    2882.0      58.5   97.9702
  2338. Special Ed. 7-8
  2339.             COBB.G78     0     2      2      40.0       1.0   97.5000
  2340. sub-totals   ----->      0     2      2      40.0       1.0   97.5000
  2341.      TOTALS  ----->    255   289    544   10352.0     187.5   98.1888
  2342.  
  2343.                       This report generated on 6/9/1994
  2344.  
  2345.     NOTE: It is important to keep  in  mind  that  this  report  information  is
  2346. recalculated  every  time  this  report  is  run.  If you make changes to student
  2347. attendance data (via NORMAL or MASS updates, or even via Transferring a student,
  2348. and don't reprint the MONT HLY REPORT, the totals printed on  this  report  will
  2349. not be the same as your printed monthly report.
  2350.  
  2351.     This concludes the documentation for the EXPANDED MONTHLY REPORT section.
  2352.  
  2353. ERROR RECOVERY
  2354.  
  2355. RENAME CLASS FILE
  2356.  
  2357.     The  RENAME  CLASS File option is used to either correct errors in typing in
  2358. the class name, or for simply renaming the class if the teacher  changes  during
  2359. the year (making it easier to track for you).
  2360.  
  2361.     To  run the RENAME CLASS FILE option, first select the ERROR RECOVERY option
  2362. from the MAIN MENU, then select the RENAME CLASS FILE option from that menu.
  2363.  
  2364. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2365. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2366. +------------------------------------------+--------------------+-------+=======
  2367. ===========================================|>Rename Class File <|===============
  2368. ===========================================| Erase Class File   |===============
  2369. ===========================================| reName Calendar    |===============
  2370. ===========================================| Delete Calendar    |===============
  2371. ===========================================+--------------------+===============
  2372. ================================================================================
  2373. ================================================================================
  2374.  
  2375.     You will be prompted to select the grade level of the class that you wish to
  2376. rename.  A LIST BOX will be presented for you to use to make this selection.
  2377.  
  2378.               +-------------------------------------------------+
  2379.               |              Select Class to Rename             |
  2380.               +-------------------------------------------------+
  2381.             +-----------------------------------------------------+
  2382.             |                   + Select            Space Toggle |
  2383.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  2384.             | Matching files: 4                Total bytes: 82000 |
  2385.             +-----------------------------------------------------+
  2386.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  2387.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:33p     A |
  2388.             | BURDETTE.GR1   20500    Jun 01,1992     9:09a     A |
  2389.             | FISHER.GR1     20500    Jun 01,1992     9:26a     A |
  2390.             | RINGNESS.GR1   20500    Jun 05,1992     7:45a     A |
  2391.             |                                                     |
  2392.             |                                                     |
  2393.             +-----------------------------------------------------+
  2394.               +-------------------------------------------------+
  2395.               |                Press ESC to QUIT                |
  2396.               +-------------------------------------------------+
  2397.  
  2398.  
  2399.     Once you have selected the grade level, you will be prompted to  select  the
  2400. individual  class  file.  A FILE SELECTOR BOX will be presented to assist you in
  2401. making this selection.
  2402.  
  2403.               +-------------------------------------------------+
  2404.               |             Select Class to Rename              |
  2405.               +-------------------------------------------------+
  2406.             +-----------------------------------------------------+
  2407.             |                   + Select            Space Toggle |
  2408.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  2409.             | Matching files: 4                Total bytes: 82000 |
  2410.             +-----------------------------------------------------+
  2411.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  2412.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:33p     A |
  2413.             | BURDETTE.GR1   20500    Jun 01,1992     9:09a     A |
  2414.             | FISCHER.GR1    20500    Jun 01,1992     9:26a     A |
  2415.             | RINGNESS.GR1   20500    Jun 05,1992     7:45a     A |
  2416.             |                                                     |
  2417.             |                                                     |
  2418.             |                                                     |
  2419.             +-----------------------------------------------------+
  2420.               +-------------------------------------------------+
  2421.               |                Press ESC to QUIT                |
  2422.               +-------------------------------------------------+
  2423.  
  2424.     Now, a list of all EXISTING classes in this grade level will  be  displayed,
  2425. (to help you avoid creating a duplicate name).  At the bottom of the screen will
  2426. be  an  input  area  for  you  to type in the NEW name of the file that you have
  2427. selected.  When you pre ss RETURN after making this input,  the  class  will  be
  2428. renamed.   Pressing  ESC  will  abort the renaming process and return you to the
  2429. MAIN MENU.
  2430.  
  2431.               +-------------------------------------------------+
  2432.               |                 Existing Files                  |
  2433.               +-------------------------------------------------+
  2434. +------------------------------------------------------------------------------+
  2435. |WILSON.GR1                                                                    |
  2436. |BURDETTE.GR1                                                                  |
  2437. |FISHER.GR1                                                                    |
  2438. |RINGNESS.GR1                                                                  |
  2439. |                                                                              |
  2440. |                                                                              |
  2441. +------------------------------------------------------------------------------+
  2442.                         +-----------------------------+
  2443.                         | Enter New File Name fischer |
  2444.                         +-----------------------------+
  2445.  
  2446.     You will be returned  to  the  main  menu,  and  the  class  file  and  it's
  2447. associated calendar file will have been renamed.
  2448.  
  2449.     This conclude the RENAME CLASS FILE section of the documentation.
  2450.  
  2451.  
  2452. ERASE CLASS FILE
  2453.  
  2454.     The ERASE CLASS FILE is a last step option to be used ONLY when you are SURE
  2455. that  you  will never want any of the data contained in this file stored on your
  2456. hard drive any longer.  You may also use this if you make mistakes during  class
  2457. file creation and wish to start over
  2458.  
  2459.     To  use  the ERASE CLASS FILE option, first select the ERROR RECOVERY option
  2460. from the MAIN MENU, then select the ERASE CLASS FILE option from that menu.
  2461.  
  2462. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2463. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2464. +------------------------------------------+--------------------+-------+=======
  2465. ===========================================| Rename Class File  |===============
  2466. ===========================================|>Erase Class File  <|===============
  2467. ===========================================| reName Calendar    |===============
  2468. ===========================================| Delete Calendar    |===============
  2469. ===========================================+--------------------+===============
  2470. ================================================================================
  2471. ================================================================================
  2472.  
  2473.     You will be prompted to select the grade level of the class that you wish to
  2474. erase.  A LIST BOX will be presented for you to use to make this selection.
  2475.  
  2476.               +-------------------------------------------------+
  2477.               |     Select Grade Level Of Class to Erase        |
  2478.               +-------------------------------------------------+
  2479.                        +-----------------------------+
  2480.                        |  gkE - Early Childhood    |                          
  2481.                        |   gkY - Pre-Kindergarten    |
  2482.                        |   gkA - AM Kindergarten     |                          
  2483.                        |   gkP - PM Kindergarten     |                          
  2484.                        |   gks - Special ed. Kind.   |                          
  2485.                        |   gPf - Pre-first           |                          
  2486.                        |   gr1 - First grade         |                          
  2487.                        |   gr2 - seCond grade        |                          
  2488.                        |   gr3 - Third grade         |                          
  2489.                        |   gr4 - fOurth grade        |                          
  2490.                        |   gr5 - fiftH grade         |                          
  2491.                        |   gr6 - siXth grade         |                          
  2492.                        |   g16 - speCial ed. 1-6     |                          
  2493.                        |   gr7 - seVenth grade       |                          
  2494.                        |   gr8 - eiGth grade         |                          
  2495.                        |   g78 - specIal ed. 7-8     |                          
  2496.                        +-----------------------------+                          
  2497.               +-------------------------------------------------+
  2498.               |                Press ESC to Quit                |               
  2499.               +-------------------------------------------------+               
  2500.  
  2501. Once   you  have  selected  the  grade  level, you will be prompted to select the
  2502. individual class file for deletion.  A FILE SELECTOR BOX will  be  presented  to
  2503. assist you in making this selection.
  2504.  
  2505.  
  2506.               +-------------------------------------------------+
  2507.               |              Select Class to Erase              |
  2508.               +-------------------------------------------------+
  2509.             +-----------------------------------------------------+
  2510.             |                   + Select            Space Toggle  |
  2511.             | C:\AK_1993\*.GR1                                    |
  2512.             | Matching files: 4                Total bytes: 82000 |
  2513.             +-----------------------------------------------------+
  2514.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  2515.             | WILSON.GR1     20500    Jul 31,1993     6:33p     A |
  2516.             | BURDETTE.GR1   20500    Jun 01,1992     9:09a     A |
  2517.             | FISCHER.GR1    20500    Jun 01,1992     9:26a     A |
  2518.             | RINGNESS.GR1   20500    Jun 05,1992     7:45a     A |
  2519.             |                                                     |
  2520.             |                                                     |
  2521.             |                                                     |
  2522.             +-----------------------------------------------------+
  2523.               +-------------------------------------------------+
  2524.               |                Press ESC to QUIT                |
  2525.               +-------------------------------------------------+
  2526.  
  2527.     At   this   point, the file will be erased, and you will be returned to the MAIN
  2528. MENU.
  2529.  
  2530.     This concludes the documentation on the ERASE CLASS FILE option.
  2531.  
  2532. RENAME CALENDAR
  2533.  
  2534.     The RENAME CALENDAR option is used to either correct errors in typing in the
  2535. calendar name, or for simply renaming the calendar.
  2536.  
  2537.     To run the RENAME CALENDAR option, first select the  ERROR  RECOVERY  option
  2538. from the MAIN MENU, then select the RENAME CALENDAR option from that menu.
  2539.  
  2540. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2541. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2542. +------------------------------------------+--------------------+-------+=======
  2543. |==========================================| Rename Class File  |===============
  2544. ===========================================| Erase Class File   |===============
  2545. ===========================================|>reName Calendar   <|===============
  2546. ===========================================| Delete Calendar    |===============
  2547. ===========================================+--------------------+===============
  2548. ================================================================================
  2549. ================================================================================
  2550.  
  2551.     You  will be prompted to select the specific calendar to be renamed.  A FILE
  2552. SELECTOR BOX will be presented to assist you in making this selection.
  2553.  
  2554.  
  2555.               +-------------------------------------------------+
  2556.               |  Select calendar to Rename - Press ESC to QUIT  |
  2557.               +-------------------------------------------------+
  2558.             +-----------------------------------------------------+
  2559.             |                   + Select            Space Toggle  |
  2560.             | C:\AK_1993\*.CAL                                    |
  2561.             | Matching files: 3                 Total bytes: 8415 |
  2562.             +-----------------------------------------------------+
  2563.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  2564.             | DIST_001.CAL    2805    Sep 12,1991     1:39p     A |
  2565.             | DIST_002.CAL    2805    Jun 05,1992     7:56a     A |
  2566.             | DIST_003.CAL    2805    Dec 04,1991     9:39p     A |
  2567.             |                                                     |
  2568.             |                                                     |
  2569.             +-----------------------------------------------------+
  2570.  
  2571.     Now, a list of all EXISTING calendars will be displayed, (to help you  avoid
  2572. creating  a  duplicate name).  At the bottom of the screen will be an input area
  2573. for you to type in the NEW name of the file that you have selected.
  2574.  
  2575.               +-------------------------------------------------+
  2576.               |                 Existing Files                  |
  2577.               +-------------------------------------------------+
  2578. +------------------------------------------------------------------------------+
  2579. |DIST_001.CAL                                                                  |
  2580. |DIST_002.CAL                                                                  |
  2581. |DIST_003.CAL                                                                  |
  2582. |                                                                              |
  2583. |                                                                              |
  2584. +------------------------------------------------------------------------------+
  2585.                         +-----------------------------+
  2586.                         | Enter New File Name dist_004|
  2587.                         +-----------------------------+
  2588.  
  2589.     When you press RETURN after making this input, the calendar will be renamed.
  2590. Pressing ESC will abort the renaming process and return you to the MAIN MENU.
  2591.  
  2592.     This conclude the RENAME CALENDAR section of the documentation.
  2593.  
  2594. ERASE CALENDAR
  2595.  
  2596.     The ERASE CALENDAR is a last step option to be used ONLY when you  are  SURE
  2597. that  you  will never want any of the data contained in this file stored on your
  2598. hard drive any longer.  You may  also  use  this  if  you  make  mistakes  during
  2599. calendar creation and wish to start over
  2600.  
  2601.     To  use  the  ERASE  CALENDAR option, first select the ERROR RECOVERY option
  2602. from the MAIN MENU, then select the ERASE CALENDAR option from that menu.
  2603.  
  2604. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2605. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2606. +------------------------------------------+--------------------+-------+=======
  2607. ===========================================| Rename Class File  |===============
  2608. ===========================================| Erase Class File   |===============
  2609. ===========================================| reName Calendar    |===============
  2610. ===========================================|>Delete Calendar   <|===============
  2611. ===========================================+--------------------+===============
  2612. ================================================================================
  2613. ================================================================================
  2614.  
  2615.  
  2616.     You will be prompted to select the individual calendar for deletion.  A FILE
  2617. SELECTOR BOX will be presented to assist you in making this selection.
  2618.  
  2619.               +-------------------------------------------------+
  2620.               |  Select calendar to Erase - Press ESC to QUIT   |
  2621.               +-------------------------------------------------+
  2622.             +-----------------------------------------------------+
  2623.             |                   + Select            Space Toggle  |
  2624.             | C:\AK_1993\*.CAL                                    |
  2625.             | Matching files: 3                 Total bytes: 8415 |
  2626.             +-----------------------------------------------------+
  2627.             | ..             <DIR>    Jul 31,1993     6:24p       |
  2628.             | DIST_001.CAL    2805    Sep 12,1991     1:39p     A |
  2629.             | DIST_002.CAL    2805    Jun 05,1992     7:56a     A |
  2630.             | DIST_003.CAL    2805    Dec 04,1991     9:39p     A |
  2631.             |                                                     |
  2632.             |                                                     |
  2633.             +-----------------------------------------------------+
  2634.  
  2635.     At this point, the file will be erased, and you will be returned to the MAIN
  2636. MENU.
  2637.  
  2638.     This concludes the documentation on the ERASE CALENDAR option.
  2639.  
  2640. UTILITIES
  2641.  
  2642. CUSTOMIZE COLORS
  2643.  
  2644.     The  CUSTOMIZE  COLORS  option allows you to set your preferences for colors
  2645. for the menu and the various windows utilized in the program.
  2646.  
  2647.     To run the CUSTOMIZE COLORS option, first select the UTILITIES MENU from the
  2648. MAIN MENU, then choose the CUSTOMIZE COLORS option from this menu.
  2649.  
  2650. +-----------------------------------------------------------------------+=======
  2651. | Attendance  Reports  Student Data  sTartup  Error Recovery  Utilities |=======
  2652. +--------------------------------------------------------+--------------+------+
  2653. =========================================================|>Customize Colors   <|
  2654. =========================================================+---------------------+
  2655. ================================================================================
  2656. ================================================================================
  2657.  
  2658.  
  2659.     Four boxes will be displayed on the screen, at the top will be  instructions
  2660. on  which  keys  change which colors, and the bottom three boxes are examples of
  2661. what these colors look like on screen.  You may cycle through the various  color
  2662. combinations  availa  ble until you find something you like, or simply press ESC
  2663. to quit without making changes.
  2664.  
  2665.  +---------------------------------------------------------------------------+
  2666.  | Press F2 to change Standard Foreground, F3 to change Standard Background  |
  2667.  | Press F4 to change Help Foreground,     F5 to change Help Background      |
  2668.  | Press F6 to change Error Foreground,    F7 to change Error Background     |
  2669.  |                                                                           |
  2670.  | Press ESC to quit without changes       Press END to save changes         |
  2671.  |                                                                           |
  2672.  +---------------------------------------------------------------------------+
  2673.  
  2674.          +-----------------------------------------------------------+
  2675.          |                  Standard Window Colors                   |
  2676.          +-----------------------------------------------------------+
  2677.  
  2678.          +-----------------------------------------------------------+
  2679.          |                    Help Window Colors                     |
  2680.          +-----------------------------------------------------------+
  2681.  
  2682.          +-----------------------------------------------------------+
  2683.          |                    Error Window Colors                    |
  2684.          +-----------------------------------------------------------+
  2685.  
  2686.     To change the foreground color of the standard window  (text  color),  press
  2687. the  F2  key.  If you pass by a color you like, simply keep pressing the F2 key,
  2688. the program will loop back through to it eventually (only 8  choices  utilized).
  2689. The  same applies to t he background color and all other window types.  Refer to
  2690. the following chart to determine which key to press to change  on-screen  colors
  2691. (or refer to on screen instructions).
  2692.  
  2693.             Window Type     Foreground      Background
  2694.             Standard            F2              F3
  2695.             Help                F4              F5
  2696.             Error               F6              F7
  2697.  
  2698.     Once  you  have the desired colors on screen, press the END key to save them
  2699. to disk and return to the MAIN MENU.  If you make a mess of it and choose not to
  2700. utilize the colors you have displayed, you may press the ESC key to quit without
  2701. saving.
  2702.  
  2703.     If you accidentally save an unreadable combination (such as black text on  a
  2704. black  background),  then  exit the program, go the directory \AK (or AK_1993 or
  2705. whatever  you  named  the  installation  subdirectory)  and  delete   the   file
  2706. AK_COLORS.DAT (or AK_MONO.DAT if you have a monochrome machine) to revert to the
  2707. default colors.
  2708.  
  2709.     This concludes the documentation on CUSTOMIZE COLORS.
  2710.  
  2711.  
  2712. END OF MONTH SUGGESTIONS
  2713.  
  2714. BACKUP YOUR DATA
  2715.  
  2716.     It  is HIGHLY advised that you make backups of your data at the end of EVERY
  2717. month.  Because all systems are slightly different in  the  drive  configuration
  2718. and density and the number of classes worth of data to be save may vary greatly,
  2719. the  author  cannot  provide  bullet-proof  routines to back all of your data to
  2720. floppies.  Please read the documetation that came with DOS for your computer  to
  2721. learn how to format floppy diskettes and make copies of files.
  2722.  
  2723.     Before  you  use  the  MASS  UPDATE option, it is also advised very strongly
  2724. that you make backup copies of your data.  Since this  doesn't  need  to  be  an
  2725. archival type of storage, you may make the backup to your hard drive if there is
  2726. enough room. Briefly, th e commands to make this backup would be:
  2727.  
  2728.     Type  the  command  PROMPT  =$P$G  to  make  sure  that  you  can  see  what
  2729. subdirectory you are currently in while issuing these commands.
  2730.  
  2731.     C:\>PROMPT $P$G
  2732.     C:\
  2733.  
  2734.     Go  to  your  working  subdirectory (the one you installed ATTENDANCE KEEPER
  2735. into) by using the command CD \work_dir where work_dir equates to the  directory
  2736. that you installed the program to.
  2737.  
  2738. C:\>CD \AK_1993
  2739.  
  2740. C:\AK_1993>
  2741.  
  2742.     Create a temporary backup subdirectory by typing the command MD TEMP (do NOT
  2743. put a backslash in front of this directory name)
  2744.  
  2745. C:\AK_1993>MD TEMP
  2746.  
  2747.     Now make sure the command worked by typing DIR TEMP
  2748.  
  2749. C:\AK_1993>DIR TEMP
  2750.  
  2751.  Volume in drive C has no label
  2752.  Volume Serial Number is 3C51-12F0
  2753.  Directory of C:\AK_1993\TEMP
  2754.  
  2755.         2 file(s)          0 bytes
  2756.                    184664064 bytes free
  2757.  
  2758.     Now copy all of you data files by typing  the  command
  2759.  
  2760. COPY  *.*  TEMP\*.*  -
  2761.  
  2762.     Please note that the spacing of the characters in this command are CRITICAL!
  2763.  
  2764. C:\AK_1993>COPY *.* TEMP\*.*
  2765.  
  2766.     You should see each file listed as it is copied.
  2767.  
  2768.  
  2769. IF AND ONLY IF YOU HAVE PROBLEMS AND NEED TO RESTORE THE DATA TO  THE  STATE  IT
  2770. WAS IN BEFORE YOU STARTED, THEN YOU WOULD ISSUE THE COMMAND COPY TEMP\*.* *.*
  2771.  
  2772. C:\AK_1993>COPY TEMP\*.* *.*
  2773.  
  2774.     If  you  have  ANY questions about doing this, contact someone who knows how
  2775. to use basic DOS commands for assistance.
  2776.  
  2777. END OF YEAR SUGGESTIONS
  2778.  
  2779. BACKUP YOUR DATA
  2780.  
  2781.     At the end of the year, it is suggested that you copy all of  your  data  to
  2782. floppy  disks.   Refer  to  your  DOS manual for information about how to format
  2783. diskettes, and copy files.  ALL files in the ATTENDANCE KEEPER subdirectory that
  2784. you created should be saved to floppy to properly archive your data.
  2785.  
  2786. NEW SCHOOL YEAR STARTUP
  2787.  
  2788. CREATING NEW SUBDIRECTORY FOR DATA AND PROGRAM
  2789.  
  2790.     If you utilized the naming convention of AK_1993 for your subdirectory,  all
  2791. you need to do is follow the installation procedure detailed in the INSTALLATION
  2792. section of this manual and create a new AK_1994 (or whatever year) directory for
  2793. the coming year.
  2794.  
  2795.     If  you didn't follow this procedure, reinstall the program the same way you
  2796. did before, only this time, choose  a  new  subdirectory  name  to  install  the
  2797. program into.
  2798.  
  2799.     Old  data  can  still  be  access  by  first  changing  to  the  appropriate
  2800. subdirectory (for example to access last years data, you would type CD \AK_1992)
  2801. and then typing AK.EXE to run the executable program instead of the  new  master
  2802. batch file.
  2803.  
  2804.