home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 8 / CDASC08.ISO / VRAC / DRAGONML.ZIP / DOX.TXT next >
Text File  |  1993-08-09  |  39KB  |  1,001 lines
  1. ------------------------------------------------------------------------------
  2.            Notes for the 1.51 ShareWare Version of the
  3.  
  4.            ST. DRAGON ENTERPRISES MAILING LIST MANAGER
  5.                                     15 July 93
  6. ------------------------------------------------------------------------------
  7.  
  8. This is a single-user release the extremely powerful Mailing List Manager,
  9. from St. Dragon Enterprises.
  10.  
  11.  
  12. This version of the Mailing List Manager provides you with:
  13.  
  14. -- Support for over 100 different printers.
  15. -- Support for many styles of labels.
  16. -- The ability to define your own label styles.
  17. -- The ability to print directly to envelopes, as well as to mailing labels.
  18. -- Rapid lookup of names with in a mailing list.
  19. -- The ability to print all or part of a mailing list.
  20. -- User defined fields for each mailing list to make sorting a mailing list
  21.    simpler.
  22. -- Several pop-up tools, including a Calendar of events, a Calculator, a Memo
  23.    Pad and more.
  24. -- The ability to maintain an unlimited number of mailing lists.
  25. -- Return address labels.
  26. -- Tracking of birthdays.
  27. -- The ability to keep individual, free form memos on each entry in a mailing
  28.    list.
  29. -- A letter writer for the creation of library letters that may be merged with
  30.    a mailing list during printing.
  31. -- The ability to export all or a portion of a mailing list to a names file
  32.    for use by Word Perfect, Microsoft Word and others.
  33. -- The St. Dragon Utilities, a collection of useful "desktop" tools, such as
  34.    a calendar, a calculator, a note pad, a phone book and more.
  35. -- The ability to use this program as a general system for tracking friends,
  36.    customers, clients, employees, etc.
  37. -- An on-line help system.
  38. -- An automatic screen saver.
  39. -- Telephone auto dial (with a modem installed on your computer).
  40. -- Mouse support.
  41. -- Compatibility with Microsoft Windows.
  42. -- And (of course) lots more...
  43.  
  44.  
  45. The newest version (sent to you automatically when you register) additionally 
  46. gives you:
  47.  
  48. -- Full multi-user capability.
  49. -- Fully compatibility with all major networks, including Novell, Novell Lite
  50.    (see note about Novell Lite in the "Trouble Shooting Guide"), Microsoft
  51.    Lan Manager, Banyon Vines, PC-NFS, and more.
  52. -- The ability to share the Calendar and Memo Pad files among many users (on
  53.    a network), and to keep your own private files.
  54. -- The ability to share the mailing lists among many users (on a network),
  55.    and to keep your own private mailing lists.
  56. -- The full user's reference manual.
  57. -- and more...
  58.  
  59.  
  60.  
  61. Coming in the next version
  62. (due out before the end of 1993):
  63. ---------------------------------
  64.  
  65. -- A Spell Checker
  66. -- An Improved Word Processor
  67. -- Complete Layout Support, including placement of graphic logos, 
  68.    return address, borders and special text, such as "First Class", or 
  69.    "Fragile!", etc.
  70. -- Ability to print the Calendar and Phone Book to pages compatible with
  71.    many of the popular appointment books currently on the market, so that
  72.    your appointments and telephone numbers, etc, may be easily updated and
  73.    taken with you where ever you go.
  74. -- A fully revised label printing engine that allows for much more flexibility
  75.    in font selection, types of labels and so forth.  MailMan will know about
  76.    many more standard label types, and be able to work with many more fonts.
  77.  
  78. Registered owners will be notified automatically of updates; updates will be
  79. available for a nominal fee to existing owners.
  80.  
  81.  
  82.  
  83. If you would like to register this product and receive the latest version plus
  84. a copy of the complete owner's manual, send your check or money order for
  85. $29.95 to:
  86.  
  87.      St. Dragon Enterprises
  88.      PO Box 1937
  89.      Sausalito, CA 94966-1937
  90.  
  91.  
  92. We can be contacted by phone at (415) 332-0921 between 9 AM and 5 PM PST,
  93. or by CompuServe at 71650,2154.
  94.  
  95. The cost of the product is $29.95, per user.  Contact us for information about 
  96. site-licensing and quantity pricing.
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102. -------------------
  103. SYSTEM REQUIREMENTS
  104. -------------------
  105.  
  106. DOS 3.31 or later:
  107. This program runs on MS-DOS compatible systems running MS-DOS 3.31 or later.
  108. It has been tested only against MS-DOS, and not against DR-DOS, PC-DOS or any
  109. of the other DOS clones.
  110.  
  111.  
  112. 640K of memory:
  113. It requires 640K of memory in the machine (or more).  It can only make use of
  114. 640K and can not recognize memory above that.  It also needs to have about
  115. 500K of user space available before starting it up, or it will likely run out
  116. of memory at some time during use and "crash."  To find out how much user
  117. space is available, type in CHKDSK from a DOS prompt.  This will spin its
  118. wheels for a bit then will announce, among other things,
  119.  
  120.     655360 bytes total memory
  121.     nnnnnn bytes free
  122.  
  123. It's the bytes free number that is important.  It should be close to 500,000
  124. or more.  One can sometimes run with as little as 450,000; it varies from
  125. system to system, and with how large is the mailing list you are using.  If
  126. you do not have this much memory free before starting MailMan, then you may
  127. need to re configure your system (eliminate unneeded TSR's and system drivers,
  128. install a memory manager -- such as QEMM -- and let it do its things, etc.
  129. MS-DOS 6.0 can also help with memory management problems.  Consult your
  130. local computer specialist for further details on this matter; memory and
  131. performance optimization on a DOS machine can sometimes be a very complicated,
  132. frustrating business, but once done, it's done.
  133.  
  134. MailMan can be run from under Microsoft Windows(r) 3.x, in a DOS window
  135. (PIF and icon provided).  The only warning is the same as above: you must
  136. have sufficient memory available in the DOS window for MailMan to be able
  137. to run.  See RUNNING FROM WINDOWS for more information.
  138.  
  139.  
  140. HARD DISK:
  141. You must have a hard disk to run this software.  While it may be possible to
  142. arrange it on one or two floppies so that it will operate correctly, it is not
  143. recommended and not supported.
  144.  
  145. You will need to have around 700K of hard disk space to install this demo.
  146. One sample mailing list of 50 (bogus) names is included.  Data files will
  147. grow as you add names and create new mailing lists; allow space for them.
  148. (Our test files include, among others, one mailing list with 7,700 names
  149. in it; it uses up about 4.5 megabytes of disk space.)
  150.  
  151.  
  152. OPTIONAL:
  153. MailMan will use a mouse (any standard mouse, such as Microsoft, Logitech,
  154. etc.) if one is installed on your system.
  155.  
  156. You should have some sort of printer with your system.  If not, you can print
  157. labels to a disk file, then take the file (via floppy, say) to a friend (or to
  158. the office) who does have a printer and print them out there.  See PRINTING
  159. TO FILE for more information on that.
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164. -----------------------------------
  165. INSTALLING THE MAILING LIST MANAGER
  166. -----------------------------------
  167.  
  168. Installation is easy.  In this file you should have found, after unzipping:
  169.  
  170.     DOX.TXT         <-- this file you are reading
  171.     DRAGON.ZIP      <-- the program and data files
  172.     INSTALL.BAT     <-- the installer
  173.     README.1ST      <-- details you should see right away
  174.     REG.TXT         <-- registration information
  175.  
  176. To install this from drive A: to C:\MAILMAN, then you can do that by simply
  177. typing in
  178.  
  179.         INSTALL 
  180.  
  181. from the A: drive.  If you wish to install it from a sub directory on your
  182. hard disk to C:\MAILMAN then type in
  183.  
  184.         INSTALL <directory where it is>
  185.  
  186. and press enter.  Finally, to install from anywhere to anywhere type in 
  187.  
  188.         INSTALL <where these 3 files are> <target directory>
  189.  
  190. Examples:
  191.  
  192.         INSTALL                  (install from A: to C:\DRAGON)
  193.         INSTALL C:\DOWNLOADS C:\REALCOOL
  194.         INSTALL B: C:\UTILS\MAILMAN
  195.  
  196. Be sure that whatever destination directory you specify either does not
  197. already exist, or does not have anything in it that you want to keep,
  198. otherwise the installation may damage existing files in that directory.
  199.  
  200. If you received this demo version by downloading it from a Bulletin Board
  201. System (such as CompuServe) then the batch file must be able to find PKUNZIP
  202. on your system.  Be sure it is either in your path or in the same sub directory
  203. (or on the same floppy) as INSTALL.BAT and DRAGON.ZIP.  If you received as
  204. a directly from St. Dragon Enterprises, then PKUNZIP is on the floppy you
  205. received and you may ignore this caution.
  206.  
  207. After installation, you will find three directories have been created.
  208. Assuming that you have installed it to C:\MAILMAN, then you would find:
  209.  
  210. C:\MAILMAN
  211. C:\MAILMAN\TOOLS
  212. C:\MAILMAN\DATA
  213.  
  214. and several files in each directory.  You will also find a file called
  215. DRAGON.BAT in the root directory of your C: drive.  This is a batch file
  216. that will run the Mailing List Manager for you; just type in DRAGON and it
  217. starts up.  HOWEVER, if you installed MailMan to some drive other than C:,
  218. you will need to make one small change to this batch file before it will work.
  219. Bring the batch file up in an editor (such as EDIT with DOS 5.0 and 6.0);
  220. the directions are in the batch file.  The file may be moved to any
  221. subdirectory that is in your path, if you wish.
  222.  
  223. After running the system for the first time, it will create additional files
  224. in each sub directory.  The sample data is contained in the files NAMES*.*
  225. in the DATA sub directory.  TOOLS is where the data files for the pop up tools
  226. are located.  This organization allows you to keep common data and tool file
  227. areas on a network where they may be shared by many users.  For a single
  228. user, it keeps things more organized.
  229.  
  230. If you are installing an update over an existing, earlier version of the MailMan,
  231. all of your existing data will be preserved.  Any changes to the mailing lists
  232. that need to be done will be made automatically by the new version of MailMan.
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237. ------------------------------
  238. USING THE MAILING LIST MANAGER
  239. ------------------------------
  240.  
  241. GETTING STARTED
  242. ---------------
  243.  
  244. The Mailing List Manager may be started by typing in DRAGON, to start the
  245. DRAGON.BAT file that was created by the installation routine.  The first time
  246. you start up MailMan it will do some additional file maintenance that it will
  247. not ordinarily have to do.  This only takes a moment.
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252. GETTING HELP
  253. ------------
  254.  
  255. There is no use manual provided with this release, only this file, and the
  256. help screens in the system (most of them are finished, a few are not).  Help
  257. is available at any time by pressing F1 or by mouse clicking over the ? symbol
  258. at the lower right hand corner of any window (if that symbol is present).
  259. This help will say something about that window or function in particular.
  260. There is also a general help system available by pressing Shift-F1 at any time
  261. or by mouse-clicking on the "SHIFT-F1" symbol at the upper right corner of the
  262. desktop.
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267. SAMPLE DATA
  268. -----------
  269.  
  270. There is a sample mailing list provided, called NAMES, which contains 50 bogus
  271. name entries.  This is so that you may play with the system and see what it
  272. does.  You can create additional mailing lists by selecting NEW under the FILE
  273. menu and answering the questions it asks you.
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278. THE MENU OPTIONS
  279. ----------------
  280.  
  281. There are several menus shown across the top of the desktop.  Listed here is a
  282. brief description of what each option does.
  283.  
  284.  
  285. File Menu
  286.     New                     for creating a new mailing list file
  287.  
  288.     Open                    for accessing (working with) an existing
  289.                 mailing list
  290.  
  291.     Delete                  for deleting an existing mailing list
  292.                 Be very careful about deleting a mailing list.
  293.                 Once it is done, it can not be undone.
  294.  
  295.     File Maintenance        This is a general maintenance routine that can
  296.                 be run when ever you feel that a mailing list
  297.                 is not behaving correctly any more, or if you
  298.                 would like to try to reduce its size (compact
  299.                 it).  It will not harm anything to run it,
  300.                 though for large files it may take a while to
  301.                 complete.
  302.  
  303.     Printer Set Up          This allows you to setup MailMan for you
  304.                 printer.
  305.  
  306.     Export                  This is for converting all or part of a
  307.                 mailing list to a file that can be used by
  308.                 another software system, such as Word Perfect
  309.                 or Microsoft Word.
  310.  
  311.     Custom Group Names      This is for defining the user-definable fields
  312.                 in each mailing list.  You may name these
  313.                 fields anything you like, up to 10 characters.
  314.  
  315.     About ...               This shows you the current version number of
  316.                 the software.
  317.  
  318.     Quit                    This is for exiting from MailMan.
  319.  
  320.  
  321.  
  322. New Names Menu
  323.     Add New Names        This is how you would add new names to the
  324.                 current mailing list.
  325.  
  326.  
  327. Look Up Names Menu
  328.     Search for Names        This is for searching for a specific entry in
  329.                 the current mailing list
  330.  
  331.     Last Name Order Browse  This is for browsing through the entire mailing
  332.                 list, sorted by last name
  333.  
  334.     Company Order Browse    This is for browsing through the entire mailing
  335.                 list, sorted by company name
  336.  
  337.  
  338. Print Menu
  339.     Mail Labels             This is for printing mailing labels from the
  340.                 current mailing list.
  341.  
  342.     Return Addr Labels      This is for generating any number of return
  343.                 address labels.
  344.  
  345.     General Listing         This will generate a general listing print
  346.                 out of the current mailing list, either all of
  347.                 it or part of it as you wish.
  348.  
  349.     Birthday Report         This will product a listing of up coming
  350.                 birthdays for whatever interval you define
  351.                 (within 15 day, within 30 days, within 90
  352.                 days...)
  353.  
  354.     Letter Writer        This is a small text editor, that allows you to
  355.                 create letters and keep on file as standard or
  356.                 stock letters that can then be merge printed
  357.                 against the current mailing list.  See LETTER
  358.                 WRITER for more details.
  359.  
  360.  
  361.  
  362. -----------
  363. SYSTEM MENU
  364. -----------
  365.  
  366. In the upper left hand corner of the desktop, there is a little symbol like a
  367. square with a couple lines through it.  This is the system menu.  It can be
  368. accessed at any time during usage of the program by pressing ALT-SPACEBAR,
  369. or by mouse clicking on that symbol.  This brings up a menu of many useful
  370. tools and utilities.  It is available at any time while you are in MailMan,
  371. no matter what else you may be doing.
  372.  
  373.  
  374.     Phone Book              this brings up a phone book utility that
  375.                 shows a listing of names and phone numbers
  376.                 based on the currently selected mailing list.
  377.                 It will auto dial the phone number for you if
  378.                 you have a modem in the system.
  379.  
  380.     Memo Pad                This will bring up a memo pad that may be used
  381.                 to jot down random notes at any time.
  382.  
  383.     Calculator              This is a calculator, that includes a
  384.                 printable tape.
  385.  
  386.     Calendar                This brings up an events calendar, where
  387.                 important days, appointments, holidays, etc.,
  388.                 can be recorded.
  389.  
  390.     States                  This is a reference of the states and
  391.                 territories of the US, includes correct postal
  392.                 abbreviations, as well some interesting
  393.                 information about each one.
  394.  
  395.     Countries               This is a reference of the countries of the
  396.                 world, similar to the States tool, listed above.
  397.  
  398.     Screen/Video            This is for configuring the screen options in
  399.                 the system.  Including colors, screen size (if
  400.                 you have an EGA or VGA display), screen fonts
  401.                 (again, for EGA or VGA only) and more.
  402.  
  403.     Screen Saver            This sets up the time interval on the screen
  404.                 saver, how long will it wait with no keyboard
  405.                 activity before it activates.  Set this to zero
  406.                 to turn it off.
  407.  
  408.     Sound                   MailMan makes noise.  It beeps here and there.
  409.                 If you do not want it to do this, then you may
  410.                 turn the sound off with this option.
  411.  
  412.     Log Files               There are two types of entries that MailMan
  413.                 will make in the log file, DRAGON.LOG: error
  414.                 messages and activity messages.  You can set
  415.                 those on or off here.  We highly recommend
  416.                 leaving the ERROR option ON.
  417.  
  418.     Modem                   If you have a modem and would like to be able
  419.                 to auto dial phone numbers from the Phone Pad
  420.                 (see above) then you will need to let
  421.                 MailMan know how to use your modem here.
  422.  
  423.     User Information        This sets up your personal information and
  424.                 preferences.
  425.  
  426.     System Stats            This is a screen full of  information about
  427.                 your system, including how much memory is
  428.                 available, what kind of processor you have
  429.                 and more.
  430.  
  431.     Story of St. Dragon     What's the deal behind the name?  An
  432.                 entertaining story about the derivation of
  433.                 "Saint Dragon."
  434.  
  435.     About...                This is a description of the software you are
  436.                 running.
  437.  
  438.     Quit                    Quits out of the system.
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443. ------------
  444. SCREEN SAVER
  445. ------------
  446.  
  447. In the upper right hand corner of the desktop, there is a little symbol like
  448. a down pointing arrow.  Mouse clicking on this will activate the screen saver,
  449. dropping the desktop down to a small square that moves to a different place on
  450. the screen from time to time.  If you are not using a mouse, there is no way
  451. to select this function, however, if you have turned on the screen saver
  452. function (under the system menu, ALT-SPACEBAR), then the screen saver will
  453. automatically kick in after so many minutes of inactivity.  The interval
  454. until it kicks in is up to you: one minute up to 99 minutes.
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459. ---------------------
  460. USER DEFINABLE FIELDS
  461. ---------------------
  462.  
  463. Another feature that helps with selecting portions of a list for printing is
  464. the six user definable groups per mailing list.  Each name entered in to the
  465. system can be assigned to any, all or none of these groups.  Then when you wish
  466. to print out labels, you may specify that you want only those names on this
  467. list that are members of group one, or of group three, or of any combination
  468. of the six groups.  The groups could be given names such as WORK, FRIENDS,
  469. RELATIVES, THE CLUB, BOYSCOUTS, etc.; whatever is meaningful to you.   Each
  470. mailing list has its own set of groupnames.
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475. --------------
  476. SHORT CUT KEYS
  477. --------------
  478.  
  479. There are a number of short cut keys or hot keys that are available to you
  480. while running MailMan.  Many of them are shown on the menus.  They are listed
  481. below.
  482.  
  483. F1      Help
  484. F2      Printer Configuration
  485. F4      Phone Book
  486. F5      Memo Pad
  487. F6      Calculator
  488. F7      Calendar
  489. F8      States lookup
  490. F9      Countries lookup
  491. Ctrl-Q  Quit
  492. Alt-M   Label Print
  493. Alt-N   Add new names to the current mailing list
  494. Alt-S   Search for one particular entry in the current mailing list
  495. Alt-W   Go to the Letter Writer
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500. ------------------------------------
  501. USER INFORMATION / DEFAULT DATA FILE
  502. ------------------------------------
  503.  
  504. Under the System Menu there is an option called User Information that allows
  505. you to enter such information as your name, address, etc. (useful for
  506. generating return address labels), and for specifying the location of the
  507. DATA and TOOLS sub directories and for specifying the Default File Name.
  508.  
  509. The Default File Name is the name of the mailing list file that you wish
  510. MailMan to assume on start up.  It comes set to the file NAMES since that
  511. is the only mailing list in the system and contains the sample data.  To set
  512. up your own mailing list, select NEW under the FILE menu to create a new
  513. mailing; this option will ask you some questions and then create the new
  514. mailing list file for you.  You would then want to go into the USER INFO under
  515. the SYSTEM MENU and specify the new file as the default.
  516.  
  517. NOTE: The User Info can not be changed in the demo version; this is one of
  518. limitations of the demo version.
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523. -------------
  524. LETTER WRITER
  525. -------------
  526.  
  527. The letter writer is a small text editor (not a full powered word processor)
  528. that allows you to create your own library of letters that can be used to send
  529. out to names on any of your mailing lists.  By inserted codes in the text of
  530. the letters you create (shown below) MailMan can substitute in the name,
  531. address, city, or any of the listed information directly into the text of the
  532. letter as it prints out, thereby creating a "personalized" letter.  By
  533. selecting the entire mailing list or a portion of it you can, in one motion,
  534. create hundreds of "personalized" letters thereby.
  535.  
  536. Here are the codes.
  537.  
  538. &FIRST                  for the person's first name
  539. &LAST                   for the person's last name
  540. &COMPANY                for the company name
  541. &ADDRESS1               for the first line of the street address
  542. &ADDRESS2               for the second line of street address
  543. &CITY                   for the city
  544. &STATE                  for the state
  545. &ZIP                    for the zip code
  546. &HPHONE                 for the home phone number
  547. &WPHONE                 for the work phone number
  548. &FAX                    for the fax phone number
  549. &DATE                   for today's date
  550.  
  551.  
  552. Here's an example showing how one might use these codes in a sample letter in
  553. the Letter Writer.
  554.  
  555.  
  556.      &DATE
  557.  
  558.      &FIRST &LAST
  559.      &COMPANY
  560.      &ADDRESS1
  561.      &ADDRESS2
  562.      &CITY, &STATE &ZIP
  563.  
  564.  
  565.  
  566.      Dear &FIRST,
  567.  
  568.      How are you doing?  I tried calling you the other day and apparently
  569.      I have an incorrect phone number for you.  I dialed &HPHONE and
  570.      reached President Clinton instead of you.  Can you please verify
  571.      for me what your phone number is?
  572.  
  573.      Thanks.
  574.      Sincerely....
  575.  
  576.  
  577.  
  578. You can use them either as all upper case or as all lower case, but do not
  579. mix the cases.  For example, &FIRST and &first are both OK and will work,
  580. but &First will not work.
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585. --------
  586. NETWORKS
  587. --------
  588.  
  589. The Mailing List Manager is fully network compatible.  It will run on any
  590. network that supports standard sharing techniques (Novell Netware, 3Com,
  591. LanMan, Lantastic, etc.).  Its network support has been engineered to be as
  592. generic as possible.
  593.  
  594. Remember that each user on a network must have his own license (have purchased
  595. his own copy) to be able to use this product.
  596.  
  597. Why use this on a network?  Users can share printers, so that each person
  598. need not have his own printer.  Also, users can share data files, both mailing
  599. lists and tool files.  (Tool Files are the data files belonging to the popup
  600. utilities, such as the calendar.)  A set of users could all be using the same
  601. calendar file if they wished.  They could share mailing lists from a common
  602. pool of mailing lists, and have their own private mailing lists as well.
  603.  
  604. It is recommended that each user set up his copy of MailMan on his local hard
  605. disk, then, using USER INFORMATION on the System Menu (Alt-Spacebar) direct
  606. the tool path and data path to the appropriate locations on the network as
  607. needed.  This will allow each user to configure MailMan as (s)he wishes in
  608. terms of colors, screen size, name, etc., without changing these properties
  609. on every one's installation.  If desired, however, one installation can be
  610. setup in a central location on a network and be made available to all users.
  611. Consult your network manuals for details on making one program sharable among
  612. many users.   Be sure that you have adequate licensing for however many people
  613. you wish to have using the software at one time.  Contact St. Dragon
  614. Enterprises for further details.
  615.  
  616. NOTE: The network support has been disabled in the demo version of MailMan.
  617. This is a limitation of the demo version.  This version will operate on a
  618. network, but only for one user at a time; file sharing is fully disabled.
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623. ------------------------------
  624. RUNNING FROM MICROSOFT WINDOWS
  625. ------------------------------
  626.  
  627. MailMan will run fine from within Windows 3.x.  Included in this release are a
  628. PIF and an icon that you may use to set up MailMan for Windows.  Follow this
  629. procedure:
  630.  
  631. 1) start windows and go to the Program Manager
  632. 2) select the program group you would like to add MailMan to
  633. 3) select the FILE menu and NEW
  634. 4) select PROGRAM ITEM
  635. 5) this will bring up a dialog box asking for some information.  You will
  636.    need to supply a name and a file name.  The name can be St. Dragon MailMan.
  637.    The file name must be MAILMAN.PIF, but you should use the BROWSE option to
  638.    locate this file on the hard disk (should be where ever you have installed
  639.    the MailMan system), so that windows knows where this file is located.
  640. 6) Select CHANGE ICON.  It will tell you that this file does not contain any
  641.    icons but that you may select some from program manager.  Just select OK.
  642. 7) Select BROWSE and locate the MAILMAN.ICO file, in the sub directory where
  643.    you installed MailMan.  Press OK.
  644. 8) Press OK.  This will add a program manager icon to the program group.
  645.  
  646. That's it.  If everything's gone well, then just double click on the MailMan
  647. icon and away it will sail.  If it does not work, see TROUBLE SHOOTING (below)
  648. and your Windows documentation.
  649.  
  650. One note about running under Windows.  You will not be able to use any of the
  651. advanced screen modes or change the screen font if you are running under
  652. Windows.  This is because Windows takes control of the video card away from
  653. MailMan.
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658. ----------------
  659. PRINTING TO FILE
  660. ----------------
  661.  
  662. Printing to file is easily done; you would simply press F2, select SELECT
  663. OUTPUT, then select FILE.  It will ask you at that point for the name of a
  664. file (defaults to output.txt).   Then whenever you print, what would have
  665. gone to the printer will go to that file on disk, including any of the printer
  666. control codes.  Because of the control codes, it is important to know what you
  667. wish to do with this file in the future.  If you do not have a printer or wish
  668. to print on another type of printer that is located elsewhere, then you will
  669. need to configure MailMan for that type of printer, then do the print to file.
  670. Take this file to whatever computer has the printer you wish to use, and use
  671. DOS to send it to the printer.  For example, if you have a file called
  672. OUTPUT.TXT on a floppy in drive a:, then you would use this command to begin
  673. printing it:
  674.  
  675.         COPY a:output.txt LPT1: /b
  676.  
  677. This assumes that the printer you wish to use is hooked up to LPT1:.  If
  678. not, substitute the appropriate system code: LPT2:, LPT3: or PRN:.  The /b
  679. tells DOS that this is a "binary" file, meaning that there may be some
  680. non-text codes in this file and it should send those out to the printer as
  681. well as the text characters.
  682.  
  683. If you wish to create a disk file of the "printed" labels that does not have
  684. any embedded printer control codes in it (that would contain only plain text,
  685. in other words) then you should first configure MailMan to use the GENERIC
  686. PRINTER, then print to the file.  Press F2, select PRINTER and find GENERIC
  687. PRINTER on the list.
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692. ----------------------
  693. PRINTING TO POSTSCRIPT
  694. ----------------------
  695.  
  696. MailMan does not directly support printing to a postscript printer at this
  697. time.  However, it can print to a file.  If you have a word processing
  698. program, or some other software, that does work with your postscript printer,
  699. then what you can do is print your mailing labels to a file, using the desired
  700. format for the labels (see PRINTING TO FILE), then bring this file in to your
  701. word processor and print to the postscript printer from there.
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706. -------------------------------------------
  707. KNOWN DEFICIENCIES/PROBLEMS IN THIS VERSION
  708. -------------------------------------------
  709.  
  710. There are a few advanced printer options that are not yet functional.  Under
  711. the F2, printer configuration menu, there are two options listed as "RETURN
  712. ADDRESS" and "GRAPHICS."  None of the options in these menus are functional.
  713. They are there as place holders (as well as advertisement for Coming
  714. Attractions).
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719. ----------------
  720. TROUBLE SHOOTING
  721. ----------------
  722.  
  723. Notes: 
  724. 1) MailMan has not been tested against DOS 6.0.  We are not anticipating any
  725.    problems, however.
  726. 2) MailMan has not been tested against DR DOS, or any other DOS clones.  We
  727.    do not support those operating systems.  It is up to those manufacturers
  728.    to make sure their systems are fully MS-DOS compatible.
  729. 3) Make sure you have enough free memory when starting up MailMan.  (see
  730.    SYSTEM REQUIREMENTS).
  731. 4) We have not tested against Norton NDOS; NDOS has been known to cause some
  732.    obscure problems from time to time, with software in general, in our
  733.    experience.  If you are using NDOS and have an problem going on with
  734.    MailMan, try removing it for the moment and try again.
  735. 5) We have not tested against Windows NT or Windows for Workgroups, but it
  736.    should work fine in their DOS windows as far as we know right now.
  737. 6) There is a known problem with Novell Netware Lite, where file/record
  738.    locking does not behave correctly.  This is a bug in the Netware Lite and
  739.    a patch is available from Novell.  Contact your Novell representative.
  740. 7) Check the log file: DRAGON.LOG.  Information is often squirreled away in
  741.    there that can be useful in tracking down a problem.  Newest entries
  742.    appear at the bottom of the log file.
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748. ---------------------
  749. QUESTIONS AND ANSWERS
  750. ---------------------
  751.  
  752. -- It just crashed!  I was working along fine, and suddenly I'm out at DOS
  753.    and no errors or nothing!
  754.  
  755. This is typically caused by running out of memory suddenly.  There actually
  756. is an error message that displays at the top of the screen, but is cleared on
  757. the next key press, then the system exits back to DOS (most error messages in
  758. the system are much friendlier, but when the system runs out of memory we
  759. don't have a lot of control).  For example, if you are typing in a memo on a
  760. particular name when the system runs out memory, it is likely that you will
  761. miss the error and find your self at DOS without any explanation.  What ever
  762. you were typing in at that moment will be lost as well.  All other work up to
  763. that point in that session should have been saved automatically by MailMan.
  764.  
  765. The only solution for this is to free up more of your base ram (the portion
  766. of memory below 640K).  MailMan needs to have AT LEAST 500K of free user
  767. space when it starts up.  Running with less may work, though you may find
  768. yourself out at DOS suddenly a lot.
  769.  
  770.  
  771.  
  772. - It crashed during file maintenance (either when I picked File Maintenance
  773. from the FILE menu or when it was doing it on its own) and now I can't get
  774. back in or the file is all messed up when I try to BROWSE it.
  775.  
  776.  
  777. Here's what to do.  First find all the INDEX files for this particular mailing
  778. list.  They should be in the \MAILMAN\DATA sub directory.  You will need to
  779. know the name of this mailing list file.  For example, if the mailing list is
  780. called NAMES, then the index files will be called NAMES1.NTX through
  781. NAMES8.NTX.  You will need to delete these files.
  782.  
  783.     DEL NAMES?.NTX
  784.  
  785. Be very careful that you type this correctly for your mailing list or you'll
  786. erase the wrong files.
  787.  
  788. Now try starting MailMan again and browsing this mailing list.  MailMan
  789. will rebuild the index files.  If it still crashes or hangs up part way
  790. through this process, then you will need to erase these files again and
  791. then type in this command before s
  792. tarting MailMan:
  793.  
  794.     SET CLIPPER=F31;R60;V20;E000
  795.  
  796. It is very important that this be typed in correctly.  Now try starting
  797. MailMan and letting it do its file maintenance.  If it completes successfully
  798. this time, then you will need to exit from MailMan and type in the command
  799.  
  800.     SET CLIPPER=
  801.  
  802. from DOS and then restart MailMan.  Everything should be fine now.
  803.  
  804. If it still failed, then it may be that you have some other problem, such as a
  805. corrupted data file, or hard disk problems.  It would be good idea at this
  806. point to stop everything and run some hard disk diagnostic tools, such as
  807. Norton Disk Doctor or PC Tools and find out if there is anything wrong with
  808. your hard disk.
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813. -- It gave me an error message referring me to the Error Log File
  814.    (DRAGON.LOG), but that file doesn't say anything useful to me.  What
  815.    do I do?
  816.  
  817. You should call our technical support staff and ask for assistance with this
  818. problem.  We will need to know what you were doing when the problem occured
  819. as well as exactly what the entry in the log file says.
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824. -- The names aren't lining up with the labels correctly when I print.
  825.  
  826.  
  827. This is usually simply that the labels in the printer weren't aligned
  828. correctly before you started printing.  At this time the MailMan does not
  829. include a label alignment test (it will in the future).  What you need to do
  830. right now is to simply print one label at a time, and use that as a test of
  831. the alignment of the labels.  Once the labels are aligned correctly, then you
  832. can print the whole list as you wish.
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837. -- It's not printing the labels correctly!  I get garbage on the labels, or
  838. the formatting of the printing is all messed up.
  839.  
  840.  
  841. There are two possible causes for this.  The most likely cause is that you
  842. have either selected the wrong printer type for your printer or you have not
  843. selected any printer type so that MailMan is using the default printer
  844. settings, which may not work correctly for your printer.
  845.  
  846. MailMan is familiar with over 100 printers, but you have to tell it which
  847. printer type it should be using.  From the FILE menu, select PRINTER SETUP,
  848. or press the F2 key, to bring up the printer configuration screens.
  849.  
  850. If your printer is not on the list, then try to find one that is similar.
  851.  
  852. The other possible cause for this type of problem is that our printer
  853. control codes are wrong.  We have very carefully taken the control codes
  854. for each printer from the manufacturer's own documentation, but we can not
  855. actually test 100 different printers (we don't have them).  If we made any
  856. typos, or if the manufacturer made any typos in his documentation, then
  857. MailMan may simply not be able to use your printer correctly.
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862. -- When I press Alt-Spacebar to access the system menu it doesn't work
  863.  
  864.  
  865. We've noticed that sometimes you have to press this key combination twice
  866. to get it to respond.  Be sure, also, that you are holding down the ALT while
  867. pressing the space bar.  Pressing Alt and letting it go then pressing the
  868. spacebar and letting it go will not work.
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874. -- When I press Alt-Spacebar to access the system menu, I get Windows'
  875. system menu instead.
  876.  
  877.  
  878. You are running under Windows but you aren't using the PIF we provided you.
  879. See RUNNING UNDER WINDOWS and try again.  (The Alt-Spacebar is a system
  880. key combination in Windows and must be "reserved" for MailMan's use;
  881. this is specified in the Advanced section of the PIF file.)
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887. -- Every so often the system brings up this nagging dialog box called
  888. "Registration Reminder."  How can I get rid of that?
  889.  
  890.  
  891. Register the product.  Remember, this is shareware and must be paid for
  892. if you intend to keep using it.
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897. -- When I try to run it from Windows, nothing happens.  Windows seems to
  898. do its thing, something flashes for just a moment then I'm back to windows
  899. with no explanation.
  900.  
  901.  
  902. Be sure that you really have enough memory to be running this from Windows.
  903. Remember, you need to have at least 500K memory available to run well, 480K
  904. to run in a pinch.  The PIF for MailMan tells windows that it must have 480K
  905. to run, prefers 640K.  If you do not have enough memory, windows may not be
  906. able to successfully launch MailMan and make it run.
  907.  
  908. Also, be sure that you have told Windows correctly where the PIF is located.
  909. Double check the procedure for setting this up under RUNNING UNDER WINDOWS.
  910.  
  911. Beyond that there are a number of situations that can come up with Windows
  912. itself.  Most of these will display some kind of error message.  Be sure that
  913. you are using Dr. Watson (or Dr. Turing, if you are using Windows for
  914. Workgroups) from Microsoft with your Windows as well; this is a diagnostic
  915. tool that Microsoft created to help technical support people be able to
  916. sort out why something misbehaved.  See your Windows documentation for more
  917. details.
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923. -- When I try to run it from Windows, I get some ugly error messages as
  924. it starts to come, then another error across the top of the screen, then
  925. when I press a key it exits back to windows.
  926.  
  927.  
  928. Check that the PIF is showing the correct working directory for MailMan.
  929. If MailMan can not find all of its support files at startup, it's behavior
  930. will be less than friendly.  You will see messages about "Can not open GIF
  931. file", "sunsay usage...",
  932. etc.  What happens after that is more variable, but the bottom line is that
  933. MailMan will not run.  It expects that the "current" directory is the same
  934. directory where it and its support files are located.
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940. -- I can't get network support to happen.  Only one user can work at a time.
  941.  
  942. The network support is not available version.  Upon registering this
  943. product, you will receive the newest version, which is fully network
  944. compatible, multi-user capable.
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950. -- I can't change the User Information; my return address labels are
  951.    coming out all wrong.
  952.  
  953. You can not enter your Name and Address information into the product until
  954. you register it with us.
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960. -- There's some other feature that I want, but I don't see it in your system.
  961.    What can I do?
  962.  
  963.  
  964. Well, we always listen to requests and record them in our wish-list database.
  965. This is what determines features in future versions of our software.
  966. Occasionally, special arrangements can be made for customized versions or
  967. for immediate updates to be produced; but not for single copies of the
  968. software.  Give us your suggestions.
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975. OTHER PROBLEMS
  976. --------------
  977.  
  978. If you are experiencing any other problems, be sure to read whatever error
  979. messages MailMan is giving you, also look in the DRAGON.LOG file (located
  980. in the MailMan sub directory).  This log file will contain some information
  981. about the error, whatever MailMan was able to figure out about it.  Though
  982. some times this information will not be useful to you, only to us.  So call
  983. us, and tell us what happened.  We're likely to tell you to buy the shipping
  984. version of the program, but we'd like to talk with you anyway.
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989. ============================================================================
  990.  This document is subject to change without notice.  Companies, names, and
  991.  data used in examples herein are fictitious unless otherwise noted and are
  992.  designed solely to document to use of this product.
  993.  
  994.  Copyright (c) 1993 by  St. Dragon Enterprises.  All rights reserved.
  995.  
  996.  WordPerfect is a registered trademark of the WordPerfect Corporation.
  997.  Windows is a trademark of Microsoft Corporation.  All other brand or
  998.  product names are trademarks or registered trademarks of their respective
  999.  companies.
  1000. ============================================================================
  1001.