home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF066.ZIP / BKKP2SW.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-11-04  |  16KB  |  339 lines
  1.                             The Simple Bookkeeper
  2.                 An Easy Accounting System for Small Businesses
  3.           Copyright 1989          A P Software       All Rights Reserved
  4.  
  5.                                   Vers: Shareware
  6.  
  7.                              *********************
  8.  
  9. INTRODUCTION - This program allows the user to keep track of business
  10. purchases/expenses (denoted by P/E) and sales/income (denoted by S/I) for a
  11. one year period. It uses a simple single entry system. The registered version
  12. has the following additional features:
  13.  
  14.      1) create new monthly files and start the fiscal year at any month
  15.      2) keep track of 200 purchases/expenses, in 40 categories ( 33 deductible
  16.         and 7 non deductible ) for each month of the year, for ONE entire year
  17.      3) sorting monthly expenses 5 different ways
  18.      4) keep track of sales/income, in 6 categories, on a daily basis,
  19.         for each month of the year, for ONE entire year
  20.      5) Add daily comments to sales/income reports
  21.      6) Change all 40 Expense Account and 6 Income Account titles
  22.      7) examine and produce 6 different report formats including ....
  23.         detailed P/E listing, daily S/I totals, current and year-to-date
  24.         P/E, current and year-to-date S/I, current and year-to-date Income
  25.         Statement and yearly profit summary.
  26.  
  27. THE SHAREWARE VERSION IS A COMPLETE WORKING BOOKKEEPING SYSTEM WITH FEWER
  28. FEATURES THAN THE REGISTERED VERSION. TO OBTAIN A COPY OF THE LATEST
  29. REGISTERED VERSION :
  30.                         SEND  $ 35   TO :  A.P. SOFTWARE
  31.                                            P.O. BOX 205
  32.                                            WESTFORD, MASS. 01886
  33.  
  34. A NOTE TO USERS: A.P. SOFTWARE MAINTAINS A COPYRIGHT ON THIS PROGRAM.
  35.                  THIS PROGRAM IS NOT COPY PROTECTED FOR YOUR BENEFIT.
  36.                  PLEASE REFRAIN FROM DISTRIBUTING ILLEGAL COPIES.  
  37.                  ALL SUGGESTIONS AND COMMENTS SHOULD BE ADDRESSED TO THE ABOVE
  38.                  AND WILL BE CONSIDERED IN PREPARATION OF VERSION 3.0
  39.                  A.P. SOFTWARE WILL NOT BE HELD RESPONSIBLE FOR ANY DAMAGES
  40.                  INCURRED BY USE OF THIS PROGRAM.
  41.  
  42.  This system contains  5 menu screens:
  43.  
  44. Main             - Allows you to set up the system, enter the purchase, sales
  45.                    screen report or print report menus
  46. Purchase         - Allows you to enter and edit up to 200 expenditures each
  47.                    month
  48. Sales            - Allows you to enter and edit up to sales every day for
  49.                    each month
  50. Screen Reports   - Allows you to view summary reports on screen
  51. Print  Reports   - Allows you to get hard copy printout of all reports
  52.  
  53.  
  54. This program is designed for companies meeting the following criteria:
  55.  
  56. The yearly total of any one expense account must be less then $100,000.
  57. The total of yearly sales must be less then $1,000,000.
  58. The total yearly gross expenses must be less then $1,000,000.
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68. HARDWARE :This program is intended for use on a PC or PC compatible, with
  69. a double sided  5 1/4 disk drive. The monitor may be monochrome or color.
  70. Memory requirements are 256 K of RAM. A printer is suggested but not required.
  71.  
  72. HARD DISK SUPPORT :This program may be used on a hard disk drive. See
  73. instructions for installation below.
  74.  
  75. PROGRAM FILES :There are 15 files used by The Simple Bookkeeper. They are..
  76.          BKKP2SW.EXE -The program file
  77.          BKKP2SW.DOC -The documentation
  78.  
  79.          and  13 data files named...
  80.          SUMMARY.DAT     JAN.DAT        FEB.DAT    MAR.DAT
  81.          APR.DAT         MAY.DAT        JUN.DAT    JUL.DAT  
  82.          AUG.DAT         SEP.DAT        OCT.DAT    NOV.DAT    DEC.DAT
  83.  
  84.  
  85. INSTRUCTION FOR INSTALLATION : There is no installation necessary for
  86. operation using a 1 or 2 disk drive system. To install on a hard disk you must
  87.  
  88.       1) Set up a separate directory
  89.       2) Copy  BKKP2SW.EXE to the directory.               
  90.       3) Copy ALL 13  name.DAT files to the SAME directory. They are listed
  91.          above in PROGRAM FILES.
  92.       (The Simple Bookkeeper does not support separate paths for data files)
  93.  
  94.                           1. Getting Started:
  95.  
  96. 1.0 GETTING STARTED : The system is very easy to operate and start. 
  97.  
  98. 1 or 2 DRIVE SYSTEM : Boot your system with your DOS. Place the SIMPLE
  99. BOOKKEEPER in drive A (or your active drive). Enter "BKKP2SW" and hit the
  100. return key. (DO NOT USE QUOTES). The program introductory screen will
  101. present itself and the Main menu will appear. There are 7 options.
  102.  
  103. HARD DISK DRIVE : Follow the instructions for installation above.
  104. Then enter "BKKP2SW" as described in the 1 or 2 Drive system.
  105.  
  106.                            *******************
  107.  
  108.                            2. Main Menu
  109.  
  110. 2.0 MAIN MENU : This is the starting point for all operations. Use of the ESC
  111. key will always cancel the current operation and return to the Main Menu.
  112.  
  113. 2.1 OPTION 1 - Enter/Edit Company Name and Year : This option allows you
  114. to enter the company name , and year of record. (NOTE: A change of company
  115. name and year will only be accepted if an active monthly file is accessed.)
  116.  
  117. 2.2 OPTION 2 - Select a New Active Month : This option allows you to select
  118. the month you wish to work with. Only three letters are needed and they need
  119. not be capitals. E.G. JAN  or  dec. An active month must be selected to enter
  120. the P/E and S/I menus. You will also need an active month selection for most
  121. printed reports.
  122.  
  123. 2.3 OPTION 3 - Enter/Edit All Purchases/Expenses Of Active Month : This option
  124. allows you to enter , edit and display all your purchases for any month. It
  125. has its own menu which will be described in Section 3.
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134. 2.4 OPTION 4 - Enter/Edit All Sales/Income of Active Month : This option
  135. allows you to enter and edit your daily sales receipts for any month. It has
  136. its own menu which will be described in Section 4.
  137.  
  138. 2.5 OPTION 5 - Screen Reports : This option allows you to view, on the screen,
  139. 3 different reports. It has its own menu which will be described in Section 5.
  140.  
  141. 2.6 OPTION 6 - Printed Reports : This option allows you to get hard copy
  142. printouts of 3 different reports. It has its own menu and will be described in
  143. Section 6.
  144.  
  145. 2.7 OPTION 7 - End : This option allows you to end your session with The
  146. Simple Bookkeeper. You should ALWAYS end a session with 2.7 Option 7. Failure
  147. to do so will result in loss of data for the last active month selected.
  148.  
  149.                             *****************
  150.  
  151.                             3. Purchase Menu
  152.  
  153. 3.0 PURCHASE MENU - The Purchase Menu is entered by selecting 2.3 Option 3
  154. from the Main Menu. There are 5 Purchase Menu options to choose from.
  155.  
  156. 3.1 OPTION 1 - Enter a Purchase/Expense : This option allows you to enter up to
  157. 100 expenditures (200 in registered version) for any month of the year. They
  158. are numbered automatically and the program will prompt you for necessary
  159. information. DATE must be from 1-31 . PAID TO is a maximum of 30 characters in
  160. length. CASH/CHECK should be used to enter a 5 digit CHECK # or the word CASH
  161. ( actually any 5 letters will be accepted ). ACCOUNT #  is to be 1-40. These
  162. correspond to the accounts listed in the upper portion of the screen. Accounts
  163. # 1 - 33 are deductible and shown in green. Accounts # 34 - 40 are non
  164. deductible and are shown in red. AMOUNT must be less than 100,000 . The
  165. program keeps track of totals and no account may total 100,000.
  166.           Hitting the ESC key before the above process is completed
  167. will cancel the entry and return you to the Main menu. You may return to the
  168. purchase menu by hitting the return key in response the  DATE.
  169.  
  170. 3.2 OPTION 2 - Delete a Purchase/Expense : This option allows you to delete any
  171. previous entry made. Deletions are made by the corresponding purchase or item
  172. number associated with the entry. A check of these numbers can be made by
  173. exercising 3.4 Option 4 of the Purchase Menu. It is suggested that you check
  174. these numbers before any deletions are made. These numbers can be made to
  175. change by selecting different display orders in 3.4 Option 4 of this menu.
  176. Therefore it is extremely important that you have the correct numbers. A hard
  177. copy printout of all individual purchases can be obtained from the Print Menu (
  178. Section 5 ) and may prove useful before any deletions are attempted. There is a
  179. verification question before the deletion is performed.
  180.            All deleted purchases are displayed as RECORD DELETED in the listing
  181. of 3.4 Option 4. They are sorted and listed in the order of their actual data
  182. but are not displayed. These records are physically deleted when a new Active
  183. Month is selected  or the program is ended and will not appear in any future
  184. display or list.
  185.            You may return to the Purchase Menu by hitting the return key in
  186. response to PURCHASE # FOR DELETION. Hitting the ESC key will return you to the
  187. Main Menu.
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199. 3.3 OPTION 3 - Edit a Purchase/Expense : This option allows the user to edit
  200. any of the previous entries. Again editting is done using the purchase or item
  201. number associated with the entry.( See explanation 3.2 Option 2- Purchase Menu
  202. ). The user is asked for the item number and then the particular line of data
  203. that is to be changed. Select the appropriate number of the item to be changed.
  204. Enter the change as asked. When the editing of an item is completed the user
  205. may enter a 6 for Changes Complete or hit Return with no entry.
  206.          You may return to the Purchase Menu  by hitting the return key in
  207. response to  PURCHASE # FOR CHANGE . Hitting the ESC key will return you to the
  208. Main Menu.
  209.  
  210. 3.4 OPTION 4 - Display All Purchases/Expenses : This option allows the user to
  211. display and list all 100 expenditures entered for any active month. This list
  212. is displayed 20 items at a time.(Registered Version has 200)
  213.           All items are displayed as entered. Any entry that has been deleted
  214. will appear as RECORD DELETED. It will be positioned in the appropriate order
  215. for its original data. The deleted entries will be physically deleted when a
  216. new Active Month is selected or the program is properly ended.
  217.           You can move to the next 20 entries or the previous 20 entries by
  218. using the cursor keys. The Return key will bring back the purchase menu. The
  219. ESC key will return you to the Main menu.
  220.  
  221. 3.5 OPTION 5 - Return to Main Menu : This option returns control to the Main
  222. Menu. Hitting Return  performs the same task.
  223.  
  224.                              ******************
  225.  
  226.                              4. Sales Menu
  227.  
  228. 4.0  SALES MENU : This menu is entered using 2.4 Option 4 of the Main
  229. Menu. There are 3 options to choose from.
  230.  
  231. 4.1 OPTION 1 - Enter Sales/Income : This option allows the user to enter
  232. individual receipts for the month. All entries go in Account 1, day 1.
  233. (The registered version allows selection of an account 1-6 and day 1-31).
  234. All entries are recorded in the upper portion of the screen.  The total
  235. receipts for the shareware version must be less than $1,000,000.
  236. Each individual entry must be less than $100,000. 
  237.             Hitting the ESC key in response to Amount will return you to the
  238. Sales Menu.
  239.  
  240. 4.2 OPTION 2 - Delete Sales/Income : This option allows the user to delete
  241. sales/income receipts for the month. You  are prompted for an amount. This
  242. amount is then deducted from the month's records.  You may not deduct more
  243. than the total amount. Errors will be called to your attention.
  244.             Hitting the ESC key in reponse to Amount will return you to the
  245. Sales Menu.
  246.  
  247. 4.3 OPTION 3 - Return to Main Menu : This option returns control to the Main
  248. Menu. Hitting Return performs the same task.
  249.  
  250.  
  251.  
  252.                               *********************
  253.  
  254.                               5. Screen Reports Menu
  255.  
  256. 5.0 SCREEN REPORTS MENU : This menu is entered by using 2.5 Option 5 of the
  257. Main Menu. It has 4 options.
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265. 5.1 OPTION 1 - Monthly and YTD Sales/Income Summary : This option allows you
  266. to examine monthly S/I totals and also gives you a PRIOR and YEAR TO DATE
  267. (total) column. It also allows you to move through the months of the year and
  268. obtain the same information for each month. Changing months for examination
  269. does not change the Active Month. If there is no active month selected, the
  270. program selects the first fiscal month of the year.
  271.  
  272. 5.2 OPTION 2 - Monthly and YTD Purchase/Expense Summary : This option allows
  273. you to examine monthly expense totals and also gives you a PRIOR and YEAR TO
  274. DATE(total) column. It also allows you to move through the months of the year
  275. and obtain the same information for each month. Changing months for
  276. examination does not change the Active Month. If there is no active month
  277. selected, the program selects the first fiscal month of the year.
  278.                Due to screen limitations, only the first 7 characters of each
  279. account title are displayed.
  280.  
  281. 5.3 OPTION 3 - Full Year Profit Summary : This option allows you to get a full
  282. years profit analysis. There are 3 lines printed for each month. The first
  283. line is total receipts or sales .  The second line is total deductible
  284. expenses ( THESE ARE ACCOUNT # 1-33 ONLY ). The third line is the difference
  285. between the first two. Located between each month's statistics is a YEAR TO
  286. DATE column. At the far right of the screen is a breakdown by quarters only.
  287. The quarters are 3 consecutive months, starting with your first fiscal month .
  288. Also located at the bottom of the screen is YEAR END TOTALS.
  289.  
  290. 5.4 OPTION 4 - Return to Main Menu : This option will return the Main Menu.
  291. Hitting Return performs the same task.
  292.  
  293.                              ********************
  294.  
  295.                              6. Print Reports Menu
  296.  
  297. 6.0 PRINT REPORTS MENU : This menu is entered by using 2.6 Option 6 of the
  298. Main Menu. It has 4 options.
  299.  
  300. 6.1 OPTION 1 - All Purchases of Current Active Month : This option will
  301. produce a hard copy on the printer of all the current purchase entries for the
  302. active month. The order of the list is determined by the entry order.
  303.  
  304. 6.2 OPTION 2 - Current Active Month and YTD Purchases/Expenses : This
  305. option will produce a hard copy on the printer of the expense summary for the
  306. active month. It will contain  CURRENT, PRIOR and YTD  columns. It will also
  307. contain deductible and non-deductible sub totals. All 14 characters of the
  308. account titles are printed. This report is identical to Section 5.2 Option 2.
  309.  
  310. 6.3 OPTION 3 - Full Year Profit Summary : This option will produce a hard copy
  311. on the printer of the Full Year Profit Summary identical to the one seen in
  312. the Screen Reports menu. This report is identical to Section 5.3 Option 3.
  313.  
  314. 6.4 OPTION 4 - Return to Main Menu : This option will return the Main Menu.
  315. Hitting Return performs the same task.
  316.  
  317. ADDITIONAL:  1. USING THE ESCAPE KEY WILL ALWAYS RETURN THE MAIN MENU.
  318. COMMENTS  :  2. BEFORE PRINTING PLEASE PUT PAPER IN THE PRINTER AND TURN
  319.                 THE PRINTER ON. IF NO PRINTER IS CONNECTED, USE OF THE
  320.                 ESCAPE KEY WILL RETURN THE MAIN MENU.
  321.              3. IF ALL 200 PURCHASES ARE TO BE USED  FOR ALL 12 MONTHS OF
  322.                 THE YEAR, IT IS SUGGESTED THAT NO OTHER PROGRAMS BE PLACED
  323.                 ON THIS DISK. THIS MUST BE DONE TO INSURE ENOUGH DISK
  324.                 STORAGE SPACE.
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  TO INSURE ENOUGH DISK
  332.                 STORAGE SPACE.
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.