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Text File  |  1987-08-31  |  927b  |  41 lines
  1.          [DISAGREEING WITH CUSTOMER COMPLAINT]
  2.  
  3. General rules:
  4.      
  5.      * Be straightforward and diplomatic.
  6.      * Express concern about the situation.
  7.      * Explain the situation and your position on it.
  8.      * End the letter on a positive and helpful note.
  9.                          COMPANY
  10.                          ADDRESS
  11.                      CITY, STATE ZIP
  12.  
  13.  
  14.  
  15. Date
  16.  
  17.  
  18. Name
  19. Address
  20. City, State Zip
  21.  
  22.  
  23. Dear            ,
  24.      We were sorry to hear that [the materials we shipped to 
  25. you were damaged by the time they reached you].
  26.      We have investigated the [shipment and have determined 
  27. that the shipper acknowledged receiving them in good 
  28. condition, and signed a receipt to that effect. You will 
  29. need to take your concerns directly to the shipper.]
  30.      Please let me know if there is anything else we can do 
  31. to help you resolve your concerns.
  32.  
  33.  
  34. Sincerely,
  35.  
  36.  
  37.  
  38. Name
  39. Title
  40.  
  41.