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Text File  |  1987-08-31  |  999b  |  43 lines
  1.              [RESPONSE IN CUSTOMER'S FAVOR]
  2.  
  3. General rules:
  4.      
  5.      * Restate the problem and how it will be remedied.
  6.      * Apologize for the error.
  7.      * Offer some kind of repayment for the customer's 
  8.         trouble ( refund, discount, free products, free 
  9.         samples).
  10.                          COMPANY
  11.                          ADDRESS
  12.                      CITY, STATE ZIP
  13.  
  14.  
  15.  
  16. Date
  17.  
  18.  
  19. Name
  20. Address
  21. City, State Zip
  22.  
  23.  
  24. Dear              ,
  25.      I have investigated your concerns detailed in your 
  26. letter to us dated [March 1].
  27.      The problem, as I understand it, [involved our shipping 
  28. department], and steps have been taken to make sure the 
  29. error does not occur again.
  30.      [The materials you ordered have been shipped. We have 
  31. enclosed an extra case of them with my compliments].  We 
  32. apologize for the error and appreciate your understanding 
  33. and patience.  Thank you for bringing the matter to our 
  34. attention.
  35.  
  36.  
  37. Sincerely,
  38.  
  39.  
  40.  
  41. Name
  42. Title
  43.