旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � GS-AUFTRAG (R) Warenwirtschaftssystem � � � � Version 2.01 � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Anwenderhandbuch Gandke & Schubert - Computerprogramme Postfach 200 429 DW-4050 M봭chengladbach 2 Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0 9.00 bis 17.00 Uhr (freitags bis 16.00 Uhr) Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX: GS# (c) 1986 - 1993 Stand: 21. Juni 1993 Autor: Michael Gandke GS-AUFTRAG wird als Shareware vertrieben. Was ist das eigentlich - SHAREWARE? Der Begriff kommt, wie k봭nte es anders sein, aus den USA und bedeutet sinngem꾞 "Verteilsoftware". Dies hei�t keinesfalls, da� Shareware-Programme kostenlos sind. Es handelt sich nicht um Public-Domain oder Freeware, sondern lediglich um einen besonderen Vertriebsweg f걊 "ganz normale" Software! Zugrunde liegt dem ganzen das Prinzip "Fairne� gegen Fairne�": Sie erhalten mit den Shareware-Versionen unserer Programme voll funktionst갷htige Software, die Sie ausgiebig testen k봭nen, ohne sie dazu kaufen zu m걌sen. Im Gegenzug vertrauen wir darauf, da� Sie sich bei uns als Anwender registrieren lassen, wenn Sie vorhaben, weiter mit dem Programm zu arbeiten. Die Shareware-Versionen (nat걊lich nicht die registrierten Versionen) unserer Programme d걊fen Sie beliebig kopieren und weitergeben. HINWEIS ZUR SHAREWARE-VERSION: Bei der Shareware-Version von GS-AUFTRAG erscheint bei Programmstart und -ende sowie ab und zu innerhalb des Programmes eine Aufforderung, die Vollversion zu kaufen. ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 2 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen - AT 386 DX - MS-DOS 5.0 - mindestens 580 kB freier Arbeitsspeicher zus꼝zlich 1 MB EMS-Speicher - mindestens 2 MB Speicher auf der Festplatte verf갾bar (bei Programm-Update zeitweise doppelter Platzbedarf) - Drucker, wenn Sie drucken wollen 1.2 Eintr꼏e in der Datei CONFIG.SYS Da das Programm eine gr붳ere Anzahl von Dateien gleichzeitig verwendet, ist es unter Umst꼗den n봳ig, die Datei C:\CONFIG.SYS anzupassen, die dem Betriebssystem entsprechende Anweisungen gibt. Folgende Zeile mu� darin auf jeden Fall enthalten sein: files=69 (oder ein h봦erer Wert) Denken Sie daran, da� die CONFIG.SYS sich im Stammverzeichnis Ihrer Festplatte C: befinden mu�! 1.3 Eintr꼏e in der Datei AUTOEXEC.BAT GS-AUFTRAG speichert Daten auf Festplatte zwischen (sogenannte tempor꼛e Dateien). Wenn Sie eine Umgebungsvariable TMP oder TEMP definiert haben, wird das dort angegebene Verzeichnis daf걊 verwendet. F갾en Sie z.B. folgende Zeile in der Datei C:\AUTOEXEC.BAT ein: SET TMP=e:\ Handelt es sich bei Laufwerk E: um eine RAM-Disk, wird dadurch die Ausf갿rungsgeschwindigkeit des Programmes erh봦t. HINWEIS: Weitergehende Informationen 갶er die Konfiguration Ihres Rechners, u.a. 갶er die Dateien CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT finden Sie in Ihrem DOS-Handbuch. ---------------------------------------------------------- Installation 3 2. INSTALLATION 2.1 Neue Installation Abh꼗gig vom Diskettenformat wird GS-AUFTRAG auf einer, zwei oder drei Disketten ausgeliefert. Legen Sie die erste Diskette (Beschriftung "Diskette 1 von x") in Ihr Diskettenlaufwerk ein und rufen das Installationsprogramm INSTALL.EXE auf. Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der Datei INSTALL.TXT. Diese k봭nen Sie durch Aufruf der Datei START.BAT ansehen: A:\> start 2.2 Programm-Update Ein Programm-Update (Aufspielen einer neueren Programmversion) l꼞ft prinzipiell genauso ab wie eine Neuinstallation von GS-AUFTRAG. Bitte machen Sie aber UNBEDINGT vor dem Update eine Datensicherung Ihrer bereits vorhandenen Daten. Beachten Sie in diesem Zusammenhang das Kapitel DATENSICHERUNG. ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 4 3. INHALTSVERZEICHNIS 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 2 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen 2 1.2 Eintr꼏e in der Datei CONFIG.SYS 2 1.3 Eintr꼏e in der Datei AUTOEXEC.BAT 2 2. INSTALLATION 3 2.1 Neue Installation 3 2.2 Programm-Update 3 3. INHALTSVERZEICHNIS 4 4. ALLGEMEINE INFORMATION 9 4.1 Aufruf des Programmes 10 4.2 Parameter beim Aufruf 10 5. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 11 5.1 Allgemeine Hinweise zur Programmbedienung 11 5.2 Bildschirmlisten 11 5.2.1 Tastenbelegung in Bildschirmlisten 11 5.2.2 Suchen und Sortieren in Bildschirmlisten 12 5.3 Auswahlmen걌 12 5.4 Bildschirmasken 13 5.4.1 Tastenbelegung in Bildschirmmasken 13 5.4.2 Die Tabulatortaste als Eingabehilfe 14 5.4.3 Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder 14 5.4.4 Die -Taste in den Bildschirmmasken 15 5.5 Das Hilfssystem 15 5.6 Abfragefenster (Requester) 16 5.7 Textfenster / Texteditor 17 5.7.1 Texteingabe 17 5.7.2 Tastenbelegung im Textfenster 17 5.7.3 Punktbefehle 17 5.8 Weitere Tastenbelegungen 18 6. ALLER ANFANG IST SCHWER ? 19 6.1 Aufbau von GS-AUFTRAG 19 6.2 Wie kann man denn jetzt mit GS-AUFTRAG arbeiten? 20 7. STAMMDATEN 23 7.1 Mandanten- / Firmendaten 23 7.1.1 Neuanlage / Kopieren eines Mandanten 24 7.1.2 L봲chen eines Mandanten 24 7.1.3 Sortierreihenfolge w꼑len 25 7.1.4 Suchen eines Mandanten 25 7.1.5 Bemerkungsfeld bearbeiten 25 7.1.6 Mandanten-Suchdateien aufbauen 25 7.1.7 Mandantendaten drucken 26 7.1.8 Mandantendaten bearbeiten / Mandantenmaske 26 7.1.9 Bankverbindung / FIBU-Konten 27 7.1.10 Nummernkreise 27 7.1.11 Einstellungen Kunden 28 7.1.12 Einstellungen Lieferanten 29 7.1.13 Summenfelder 30 7.1.14 Sonstige Einstellungen 31 7.1.15 FIBU-Konten / Schnittstelle zu GS-FIBU 33 7.2 Adre�daten 33 7.2.1 Postanschrift 34 7.2.2 Anschriften 35 7.2.3 Bemerkungsfeld (Kunden / Lieferanten / Mandanten) 35 7.3 Kunden 35 7.3.1 Neuanlage / Kopieren eines Kunden 36 7.3.2 L봲chen eines Kunden 37 7.3.3 Sortierreihenfolge w꼑len 37 7.3.4 Kunden suchen 37 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 5 7.3.5 Kundeninformation anzeigen 37 7.3.6 Bemerkungsfeld bearbeiten 37 7.3.7 Kundendaten drucken 37 7.3.8 Kundendaten bearbeiten / Kundenmaske 37 7.3.9 Bankverbindung 39 7.3.10 Freifelder 39 7.3.11 Kundeninformation 39 7.3.12 Rechnungsdaten 40 7.3.13 Kundengruppen 41 7.3.14 Anschriften 41 7.3.15 Bemerkungsfeld 41 7.3.16 Postanschrift 41 7.4 Lieferanten 41 7.4.1 Neuanlage / Kopieren eines Lieferanten: 42 7.4.2 L봲chen eines Lieferanten 42 7.4.3 Sortierreihenfolge w꼑len 42 7.4.4 Suchen eines Lieferanten 42 7.4.5 Lieferanteninformation anzeigen 42 7.4.6 Bemerkungsfeld bearbeiten 42 7.4.7 Lieferantendaten drucken 42 7.4.8 Lieferantendaten bearbeiten / Lieferantenmaske 43 7.4.9 Bankverbindung 44 7.4.10 Bestelldaten 44 7.4.11 Freifelder 45 7.4.12 Lieferanteninformation 45 7.4.13 Lieferantengruppen 46 7.4.14 Anschriften 46 7.4.15 Bemerkungsfeld 46 7.4.16 Postanschrift 46 7.5 Artikel 46 7.5.1 Artikelliste 46 7.5.2 Neuanlage / Kopieren eines Artikels 48 7.5.3 L봲chen eines Artikels 48 7.5.4 Sortierreihenfolge w꼑len 48 7.5.5 Artikel suchen 48 7.5.6 Artikelzusatztext bearbeiten 48 7.5.7 Artikeldaten drucken 48 7.5.8 Artikeldaten bearbeiten / Artikeldaten 48 7.5.9 Einstellungen 50 7.5.10 Artikelpreise 51 7.5.11 Staffelpreise 51 7.5.12 Preis꼗derung 52 7.5.13 Rabatte 53 7.5.14 St갷kliste 53 7.5.15 Lagerbewegungen 54 7.5.16 Warengruppen 55 7.5.17 Gebinde 55 7.5.18 Druck 55 7.6 Rabattmatrix 55 7.7 Sonderpreise 56 8. LAGER / BESTANDSF숰RUNG 58 8.1 Sichtweisen des Lagers 58 8.2 Lagerliste 58 8.3 Lagernummern 61 9. FAKTURIERUNG 62 9.1 Sichtweisen der Auftragsliste 63 9.2 Auftragsliste 63 9.3 Neuanlage / Kopieren eines Auftrages 64 9.4 Markieren von Auftr꼏en 64 9.5 Sortierreihenfolge w꼑len 65 9.6 Suchen in der Liste 65 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 6 9.7 Kundeninformation anzeigen 65 9.8 Bemerkungsfeld bearbeiten 65 9.9 Auftragstexte bearbeiten 65 9.10 Schriftverkehr drucken 65 9.11 Periodenabschlu� 66 9.12 Summen berechnen und ansehen 66 9.13 Fakturierungsdaten bearbeiten 66 9.14 Zusammenarbeit mit GS-FIBU 68 9.15 Rechnungsdaten 68 9.16 Summenfelder 69 9.17 Positionsbearbeitung 71 9.17.1 Neuanlage einer Position 71 9.17.2 Kundeninformation anzeigen 72 9.17.3 Zusatztext / Statustext bearbeiten 72 9.17.4 Schriftverkehr drucken 72 9.17.5 Summen berechnen und ansehen 72 9.17.6 Artikelposition 72 9.17.7 Direktfakturierung 74 10. OFFENE POSTEN / ZAHLUNGSEINGANG 75 10.1 Zahlungseingang 75 10.2 Offene Posten ausziffern 75 10.3 Zahlungsliste ansehen 76 10.4 Sichten 76 10.5 Suchen in der Liste 76 10.6 Kundeninformation anzeigen 76 10.7 Bemerkungsfeld bearbeiten 76 10.8 Rechnungsjournal / Zahlungsliste drucken 76 10.9 Mahnung/Kundenkonto 76 11. BESTELLWESEN 78 11.1 Sichtweisen der Bestelliste 79 11.2 Bestelliste 79 11.3 Neuanlage / Kopieren einer Bestellung 80 11.4 Markieren von Bestellungen 80 11.5 Sortierreihenfolge 80 11.6 Lieferanteninformation anzeigen 81 11.7 Bemerkungsfeld 81 11.8 Bestelltexte 81 11.9 Schriftverkehr drucken 81 11.10 Wareneingang 82 11.11 Bestellung Stammdaten 82 11.12 Bestelldaten 83 11.13 Summenfelder 84 11.14 Positionsbearbeitung 85 11.14.1 Neuanlage einer Position 86 11.14.2 Lieferanteninformation anzeigen 87 11.14.3 Zusatztext / Statustext bearbeiten 87 11.14.4 Schriftverkehr drucken 87 11.14.5 Summen berechnen und ansehen 87 11.14.6 Artikelposition 87 11.14.7 Direktbestellung 89 12. DIENSTPROGRAMME / EINSTELLUNGEN 90 12.1 Indexaufbau 90 12.2 Daten갶ernahme aus GS-AUFTRAG 1.x 90 12.3 Allgemeine Einstellungen 92 12.3.1 Eigenes Land 92 12.3.2 Erfassungsart 92 12.3.3 Positionsart 92 12.3.4 Preisart EK-/VK-Preise 92 12.3.5 Provisionsart 92 12.3.6 Unterprogramme auf dem ganzen Bildschirm 92 12.3.7 Komma bei numerischen Eingaben 92 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 7 12.3.8 Soll 'er' piepsen 92 12.3.9 Etikett automatisch nach Schriftverkehr 92 12.3.10 Wertstellung aus 갶ernommenem Auftrag 93 12.3.11 Hilfstexte editierbar 93 12.3.12 Eigener Artikelstamm pro Mandant 93 12.3.13 Zeilenl꼗ge Textfelder 93 12.3.14 Strasse hat Priorit꼝 bei Postanschrift 93 12.4 Einstellungen / Vorgaben 93 12.4.1 Systemvorgaben 94 12.4.2 Textbausteine 94 12.4.3 Porto 95 12.4.4 Verpackungsarten 95 12.4.5 W꼑rungstabelle 95 12.4.6 Steuers꼝ze 95 12.4.7 Erl봲- und Kostenkonten 96 12.4.8 Werbetexte 96 12.5 Daten l봲chen 96 13. DATENSICHERUNG 98 13.1 Datensicherung durchf갿ren 98 14. AUSWERTUNGEN / SELEKTIONEN 100 14.1 Indexfeld 100 14.2 Zusatzbedingungen 101 14.3 M봥lichkeiten der Suchbedingungen 101 14.4 Beispiel f걊 eine Suche innerhalb Ihrer Artikel 101 15. DRUCKANPASSUNG 102 15.1 Allgemeine Hinweise zur Druckanpassung 102 15.1.1 Neuanlage / Kopieren eines Formulars 103 15.1.2 L봲chen eines Formulars 103 15.1.3 Formular suchen 103 15.1.4 Formulardaten bearbeiten 103 15.1.5 Textfelder (Kopf, Fu�, Inhalt) bearbeiten 104 15.1.6 Auswahl der Druckvariablen 105 15.1.7 Drucksequenzen ansehen 105 15.1.8 Texte genau positionieren 105 15.1.9 Striche ziehen 106 15.1.10 Dienste 106 15.2 Kopf - Fu� - Inhalt 107 15.2.1 Kopf 107 15.2.2 Fu� 107 15.2.3 Inhalt 107 15.3 Schriftverkehr-Definition 107 15.3.1 Inhalt / Artikelposition 108 15.3.2 Inhalt / Direktfakturierung 108 15.3.3 Inhalt / Zusatztext 108 15.3.4 Inhalt / Zwischensumme 108 15.3.5 Inhalt / Summen 108 15.3.6 Inhalt / Zahlungsziele 108 15.4 Listen-Definition 109 15.4.1 Inhalt 109 15.4.2 Inhalt / Summen / Summen unter Listen 109 15.5 Etiketten-Definition 110 15.5.1 Etikettenformat 110 15.5.2 Etiketteninhalt 111 15.6 Allgemeine Druckeinstellungen 111 15.7 Druckvariablen 111 15.8 Zus꼝zliche Druckvariablen 112 15.9 Allgemeine Druckfunktionen 112 15.10 Besondere Druckfunktionen 118 15.10.1 Alle Ausdrucke 118 15.10.2 Artikellisten / Lagerlisten 119 15.11 Drucksteuerzeichen 119 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 8 15.12 Erstellen/럑dern von Druckertreibern 121 16. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSAUF 123 17. PROGRAMMVERBESSERUNGEN 125 ------------------------------------------------ Allgemeine Information 9 4. ALLGEMEINE INFORMATION Mit GS-AUFTRAG verwalten Sie Ihre Kunden, Lieferanten, Artikel sowie Schriftverkehr der Fakturierung und des Bestellwesens. Sie k봭nen anhand von verschiedenen Stammdaten und Voreinstellungen schnell Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen schreiben Im Gegensatz zu der bew꼑rten Version 1.xx von GS-AUFTRAG wurde das Programm und die Benutzeroberfl꼊he komplett neu gestaltet. Ihnen stehen fast alle Daten in Listenform zur Verf갾ung und die einzelnen Programmpunkte werden 갶er Pulldown-Men걌 angew꼑lt. Der gro�e Vorteil dieser Auswahlmen걌 ist, da� Sie sich nicht mehr umst꼗dlich durch lange Monologe des Computers durchschleppen m걌sen, sondern wirklich nur die Programmteile ausw꼑len, die Sie ben봳igen. Die Bedienung wird so nach kurzer Einarbeitung wesentlich beschleunigt, da trotz des gro�en Leistungsumfanges nur genau die Teile von GS-AUFTRAG von Ihnen verwendet werden, die f걊 die t꼏liche Arbeit n봳ig sind. Sollten Sie Bedarf nach weiteren Optionen haben, k봭nen Sie im Einstellungs- oder Stammdatenbereich einfach aktiviert werden und stehen Ihnen somit ab sofort bei Ihrer Arbeit zur Verf갾ung. GS-AUFTRAG ist in vielen Bereichen "selbsterkl꼛end", d. h. es wurde bei der Gestaltung gro�er Wert darauf gelegt, da� auch ein unge갶ter Anwender keine allzu lange Einarbeitung ben봳igt, um erfolgreich mit dem Programm arbeiten zu k봭nen. Den gro�en Funktionsumfang und die vielen M봥lichkeiten, die das Programm bietet, mu� man sicherlich erstmal 갶erschauen k봭nen und auch von der Bedienung her in den Griff bekommen. Die Datei KURZDOK.TXT enth꼕t einen Text mit dem Titel "Schnellstart". Dort werden die Grundz갾e des Programmes anhand eines Beispiels kurz vorgestellt. Diesen Text sollten Sie sich beim ersten Programmstart ausdrucken lassen, wenn Sie danach gefragt werden. Ist dieser "Schnellstart" mit dem Programm nachvollzogen, haben Sie einen ersten Eindruck von GS-AUFTRAG bekommen und fast schon alle wesentlichen Funktionen durchgef갿rt. Weitere Informationen zu den einzelnen Programmteilen erhalten Sie in dieser Dokumentation und durch Dr갷ken der Taste rufen Sie das Hilfssystem von GS-AUFTRAG auf, das Ihnen 갶erall im Programm Informationen zum gerade aktuellen Programmteil gibt. Wichtige Informationen zu laufenden 럑derungen im Programm stehen in der Datei AENDER.TXT, die Sie aus GS-AUFTRAG heraus ausdrucken k봭nen! Bei Problemen, z.B. mit dem Hauptspeicherbedarf, im Netzwerk usw. finden Sie weitere, spezielle Textdateien wie: NETZ.TXT, PROBLEME.TXT usw ... Wenn Sie unsere Hotline benutzen wollen, oder sonst Fragen oder Probleme mit GS-AUFTRAG haben, drucken Sie bitte vorab die Datei SUPPORT.TXT aus. Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich dr갷ken Sie die -Taste. ------------------------------------------------ Allgemeine Information 10 4.1 Aufruf des Programmes Nach der Installation befinden Sie sich in dem Verzeichnis Ihrer Festplatte, in das GS-AUFTRAG installiert wurde. Starten Sie das Programm durch Eingabe von C:\GS\AUF> gsauf (Das Verzeichnis C:\GS\AUF wird bei der Installation vorgeschlagen, ist aber nicht zwingend.) Beim ersten Aufruf nach der Installation wird Ihnen die M봥lichkeit gegeben, den Text KURZDOK.TXT auszudrucken, der eine kurze Einf갿rung in GS-AUFTRAG enth꼕t. Wenn Sie die Version 2.x des Programmes noch nicht kennen, sollten Sie an dieser Stelle Ihren Drucker einschalten und einige Seiten Papier einlegen. W꼑len Sie vor dem Ausdruck einen Drucker aus der Auswahl aus, der dem von Ihnen entspricht. Ebenfalls beim ersten Start werden die Indexdateien aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht "gewaltsam", z. B. durch einen Warmstart des Rechners, unterbrochen werden! 4.2 Parameter beim Aufruf Mit verschiedenen Parametern wird GS-AUFTRAG angewiesen, auf bestimmte Art zu starten. M봥liche Parameter sind: /SW, /REORG Starten Sie das Programm z. B. folgenderma�en: C:\GS\AUF> gsauf /sw -> GS-AUFTRAG startet im Schwarz-Wei�-Modus. Schwarzwei�-Darstellung erzwingen - /sw: Wenn Sie eine farbf꼑ige Grafikkarte einsetzen, aber einen monochromen Bildschirm verwenden, z. B. bei Laptop-Rechnern mit LCD-Bildschirm, sind die Farben oft nicht einwandfrei auseinanderzuhalten. Schwarz-wei�e Darstellung l봲t dieses Problem! Indexaufbau, Reorganisation - /reorg: Durch 갶elste Umst꼗de, z. B. Stromausfall oder einen Fehler auf der Festplatte, kann es passieren, da� die Indexdateien, die GS-AUFTRAG zum Sortieren von Daten ben봳igt, defekt werden. Normalerweise reicht es in diesem Fall aus, den Men걈unkt "Dienste - Indexaufbau" aufzurufen. Kann das Programm jedoch Daten nicht mehr sortieren, die f걊 den Programmstart notwendig sind, ist dieser Punkt nicht aufrufbar. Verwenden Sie den Parameter "/REORG", zum Aufbau der normalen Indexdateien und zur 쉇erpr갽ung s꼖tlicher Dateien. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 11 5. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 5.1 Allgemeine Hinweise zur Programmbedienung Achten Sie auf die unteren beiden Zeilen des Bildschirmes. Dort werden st꼗dig Hinweise und Statusinformationen angezeigt, z. B. welcher Kunde gerade ausgew꼑lt ist, oder mit welchen Tasten Datens꼝ze angesehen, eingef갾t oder gel봲cht werden k봭nen. In der Regel kann ein Programmteil mit der Taste beendet werden. Verlassen Sie GS-AUFTRAG im Hauptmen� ebenfalls mit Es k봭nen leider nicht alle m봥lichen Tasten in den Statuszeilen angezeigt werden. Wenn Sie das Auswahlmen� (obere Bildschirmzeile aufrufen, sehen Sie weitere, eventuell vorhandene Tastaturbelegungen hinter den jeweiligen Auswahlpunkten stehen. 5.2 Bildschirmlisten Die meisten der eingegebenen Daten (Kunden, Artikel, Schriftverkehr ...) werden von GS-AUFTRAG in 갶ersichtlicher Listenform dargestellt. Innerhalb dieser Listen k봭nen Sie sich hin- und herbewegen, suchen, neue Datens꼝ze (z.B. Kunden ...) einf갾en, l봲chen ... 5.2.1 Tastenbelegung in Bildschirmlisten Bewegen Sie sich innerhalb der Bildschirmlisten mit folgenden Tasten: Ansehen und 럑dern des aktuellen Daten- satzes, der durch den Auswahlbalken hervor- gehoben wird. Anlegen eines neuen Datensatzes + Kopieren des aktuellen Datensatzes. L봲chen des aktuellen Datensatzes. der Auswahlbalken wandert einen Datensatz (eine Zeile) nach oben. der Auswahlbalken wandert einen Datensatz nach unten. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 12 Es wird eine Seite nach oben gebl꼝tert. Es wird eine Seite nach unten gebl꼝tert. + Die Liste springt zum ersten Datensatz. + Sprung zum letzten Datensatz. Der aktuelle Datensatz wird markiert oder, wenn er bereits markiert ist, wieder ent- markiert (nur Fakturierung & Bestellung). Verlassen des aktuellen Programmteiles. 5.2.2 Suchen und Sortieren in Bildschirmlisten Innerhalb der verschiedenen Listen k봭nen Sie suchen, indem Sie einfach den gew걆schten Suchbegriff eintippen. Es erscheint ein kleines Eingabefenster mit dem ersten Teil des bereits eingegebenen Suchbegriffes. Beenden Sie Ihre Eingabe und best꼝igen Sie diese mit . Gesucht wird immer das Feld, nach dem die Liste sortiert ist. Sie erhalten eine Auswahl der verschiedenen Sortierungen mit der Funktionstaste bzw. 갶er das Auswahlmen�. H꼞fig "versteckt" sich der Punkt SORTIERUNG unter dem Oberbegriff FUNKTIONEN. 5.3 Auswahlmen걌 Die obere Bildschirmzeile enth꼕t die Auswahlpunkte des im momentanen Programmteil aktiven Men걌. 쉇er diese Auswahlmen걌 kann der Ablauf des ganzen Programmes gesteuert werden. Men갵ufruf (Beispiel: Men� aus der Kundenliste heraus): Dr갷ken Sie die -Taste und lassen Sie sie wieder los. Der Men걈unkt BEARBEITEN wird mit einem Balken farbig unterlegt, woran Sie den aktuellen (aktivierten) Auswahlpunkt immer erkennen k봭nen. Mit den Tasten und bewegen Sie sich von einem Punkt des Men걌 zum n꼊hsten, also z. B. von BEARBEITEN zu DRUCK. Mit oder 봣fnen Sie das zum jeweiligen Hauptmen걈unkt geh봱ende Untermen�. Dieses 봣fnet sich von selbst, wenn Sie von einem Hauptmen걈unkt zum anderen wandern. Innerhalb der Untermen걈unkte bewegen Sie sich mit den Tasten bzw. . W꼑len Sie den Untermen걈unkt, auf dem sich der Men갶alken befindet, mit der -Taste, z. B. BEARBEITEN - KUNDENDATEN: Es 봣fnet sich ein Fenster, in dem die Daten des aktuellen Kunden angezeigt werden. Schlie�en Sie dieses wieder, indem Sie dr갷ken. Men걈unkte, hinter deren Bezeichnung der Name einer Funktionstaste steht, k봭nen alternativ auch durch Dr갷ken dieser Taste aufgerufen werden. Beispiel: Kundeninformation ". Dr갷ken Sie die Taste innerhalb der Kundenliste, wird ein Fenster mit wichtigen Informationen zu dem aktuellen Kunden ge봣fnet. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 13 Die farbig hervorgehobenen Buchstaben der Men걈unkte werden Hotkeys, (direkt 갶ersetzt: "Hei�e Tasten") genannt. 쉇er diese ist eine schnelle, direkte Anwahl von Men걈unkten m봥lich: Wenn Sie sich im Men� befinden, schlie�en Sie es zun꼊hst mit der -Taste. Halten Sie die -Taste gedr갷kt und bet꼝igen gleichzeitig die Taste . Das Men� BEARBEITEN 봣fnet sich, weil sein Hotkey der Buchstabe "B" ist. Halten Sie die - Taste weiter fest und bet꼝igen noch einmal "P". Der Untermen걈unkt POSTANSCHRIFT wird angew꼑lt und der Programmteil "Kundenpostanschrift" aufgerufen. Mit verlassen Sie das Textfenster wieder. 5.4 Bildschirmasken Die Eingabe von Daten (abgesehen von Flie�texten wie Bemerkungen oder einigen Druckeinstellungen) erfolgt in sogenannten Masken. Dr갷ken Sie in der Kundenliste die Taste . Eine neuer Kundensatz wird angelegt, und es 봣fnet sich ein Fenster mit einer Bildschirmmaske, die bis auf einige Vorgaben noch keine Daten enth꼕t. 5.4.1 Tastenbelegung in Bildschirmmasken Bewegen Sie sich innerhalb dieser Maske mit folgenden Tasten: Das n꼊hste Feld wird angew꼑lt " " " " " Das vorherige Feld wird angew꼑lt Sprung zum n꼊hsten Block zusammengeh봱iger Daten, also z. B. vom Suchbegriff zur Anrede. Sprung zum vorherigen Block. + Sprung zum letzten Feld + Sprung zum ersten Feld Zeigt in einigen Felder eine Liste mit verschiedenen Alternativen an, die in dem aktuellen Feld m봥lich sind. Verlassen der Maske mit Speichern der Eingaben Wenn Sie sich auf dem letzten Feld einer Maske befinden und dr갷ken, wird diese ebenfalls verlassen. BITTE BEACHTEN: Um unn봳ige Tastendr갷ke zu sparen, wurde in der aktuellen Version von GS-AUFTRAG an den meisten Stellen auf die Sicherheitsabfrage "... sichern J/N" verzichtet. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 14 5.4.2 Die Tabulatortaste als Eingabehilfe Bei einigen Feldern, z. B. "Anrede" oder "Titel" erscheint auf der unteren Zeile rechts der Schriftzug "TAB". Dies bedeutet, da� durch Dr갷ken der Tabulator-Taste eine Auswahlliste ge봣fnet werden kann. Beim Feld "Anrede" schl꼏t das Programm Ihnen z. B. "Herr" oder "Frau" vor. Bewegen Sie den Balken innerhalb der Liste auf die gew걆schte Anrede und dr갷ken , wird der entsprechende Eintrag automatisch 갶ernommen. Mit schlie�en Sie die Auswahl, ohne Daten갶ernahme. Auch in anderen Masken gibt es Felder, bei denen eine Auswahl mit m봥lich ist. Achten Sie einfach auf den Schriftzug "TAB" unten rechts. Die meisten dieser Auswahlhilfen k봭nen von Ihnen w꼑rend einer Auswahl ge꼗dert oder erg꼗zt werden. 5.4.3 Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder Umschalten vom Einf갾e- zum 쉇erschreiben- Modus. In welchem Modus Sie sich gerade befinden, erkennen Sie an der Gr붳e des Cursors. Dieser erscheint als Unterstrich, wenn Einf갾en gew꼑lt ist und beim 쉇er- schreiben als Viereck. Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach rechts. Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach links Das Zeichen, auf dem sich der Cursor gera- de befindet, wird gel봲cht. Das Zeichen links vom Cursor wird gel봲cht. + Der Feldinhalt rechts vom Cursor wird ge- gel봲cht (incl. dem Zeichen, auf dem der Cursor gerade steht). + Das Wort rechts vom Cursor wird gel봲cht. Der Cursor springt zum Feldende. Der Cursor springt zum Feldanfang. + Der Cursor springt zum n꼊hsten Wort- anfang. + Der Cursor springt zum vorherigen Wort- anfang. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 15 5.4.4 Die -Taste in den Bildschirmmasken Bei der Neuanlage eines Datensatzes, z.B. bei einem Kunden, kann die Bearbeitung der Maske mit der Taste beendet werden. Bitte beachten Sie dabei folgenden Sonderfall: Sind Ihre Eingaben unvollst꼗dig, erscheint ein Warnfenster, wo Sie gefragt werden, ob die Bearbeitung der unvollst꼗digen Maske abgebrochen werden soll. Sagen Sie nun a, wird die Maske beendet und der neue Datensatz wieder gel봲cht. Wenn Sie die Bearbeitung allerdings weiterf갿ren wollen, mu� die Bearbeitung des neuen Datensatzes bis zum Ende komplett und korrekt durchgef갿rt werden. Ein Abbruch mit ist dann nicht mehr m봥lich! 5.5 Das Hilfssystem 쉇erall im Programm steht Ihnen das Hilfssystem von GS-AUFTRAG zur Verf갾ung. Dr갷ken Sie einfach die Taste . Abh꼗gig vom Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden, wird der jeweils passende Hilfstext aufgerufen. Diese Hilfstexte k봭nen Sie selbst 꼗dern und erweitern, wenn Sie unter DIENSTE - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN angegeben haben, da� die Hilfstexte vom Anwender editiert werden d걊fen. Haben Sie 럑derungen an einem Hilfstext vorgenommen, werden Sie vor dem Verlassen der Hilfe oder bei Anwahl eines anderen Hilfstextes gefragt, ob dieser gesichert werden sollen. Es erscheint ein Abfragefenster (auch "Requester" genannt) mit den M봥lichkeiten "Ja", "Nein" und "Abbruch". Abbruch bewirkt, da� Sie zur갷k zum gerade bearbeiteten Hilfstext gelangen. Gleichbedeutend ist das Dr갷ken der -Taste. Geben Sie, je nachdem, ob Sie den Text speichern wollen oder nicht, oder ein. ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, da� bei einem Programm-Update, d.h. beim Aufspielen einer neuen Version von GS-AUFTRAG, 럑derungen in der Hilfe nicht erhalten bleiben! Das Hilfsfenster hat ein eigenes Men�. Genau wie das Hauptmen� kann es durch Dr갷ken der -Taste aktiviert werden. Die Men걈unkte im einzelnen: Index: ------ Es erscheint eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Hilfstexten in alphabetischer Reihenfolge. Dr갷ken Sie eine Buchstabentaste, springt die Liste auf den ersten damit beginnenden Text. (Ist kein passender Text vorhanden, passiert gar nichts.) Allgemein: ---------- Der Text "Allgemeine Hilfe" wird aufgerufen. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 16 Zur Hilfe: ---------- Die M봥lichkeiten und Funktionen des Hilfe-Systems von GS-AUFTRAG werden erl꼞tert. Suchen: ------- Sie k봭nen nach beliebigen Worten innerhalb aller Hilfstexte suchen. Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie den gew걆schten Suchbegriff oder einen Teil davon eingeben, z. B. "fakturierung". Best꼝igen Sie Ihre Eingabe mit . Wird der Begriff gefunden, zeigt das Hilfesystem den zugeh봱igen Hilfstext. Bei nochmaliger Suche wird der gleiche Suchbegriff vorgeschlagen, den Sie best꼝igen oder 꼗dern k봭nen. Wird nichts passendes gefunden, 봣fnet sich ein Abfragefenster, das Ihnen den Sachverhalt mitteilt und als einzige Auswahlm봥lichkeit "OK" anbietet. Best꼝igen Sie mit . Produktinformation: ------------------- Der Hilfstext "Produktinformation" mit Informationen 갶er Gandke & Schubert, den Shareware-Vertriebsweg ... wird angezeigt. 5.6 Abfragefenster (Requester) Wenn das Programm Ihnen eine Frage stellt, z. B. "Eingaben sichern?", wird ein Abfragefenster ge봣fnet. Befinden Sie sich im Hauptmen� und dr갷ken , fragt GS-AUFTRAG "Programm wirklich verlassen?". Unterhalb der Frage sehen Sie zwei K꼜ten mit den Schriftz갾en "Ja" und "Nein". Es gibt mehrere M봥lichkeiten, diese Frage zu beantworten: Dr갷ken Sie den Buchstaben der gew걆schten Auswahl, der farbig hervorgehoben ist (Hotkey), also f걊 "Ja" oder f걊 "Nein". Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Gro�- oder Kleinbuchstabe eingegeben wird. Eine der m봥lichen Antworten ist aktiv. Sie erkennen das an dem doppelten Rahmen des Kastens. Bet꼝igen Sie die - Taste, best꼝igen Sie diese Option. Mit den Tasten , bzw. und + bewegen Sie den doppelten Kasten von einer Auswahl zur n꼊hsten und k봭nen dann mit ausw꼑len. Requester k봭nen bis zu drei Antwortm봥lichkeiten haben. Als dritte Auswahl kommt "Abbruch" hinzu. W꼑len Sie diese Option, wird das 셟fnen des Abfragefensters r갷kg꼗gig gemacht, Sie gelangen wieder in den zuletzt aktiven Programmteil. Genauso gibt es Requester mit nur einer Abfrage. Sie haben dort keine gro�e Auswahl sondern m걌sen die Vorgabe, in der Regel "OK", best꼝igen. Dies ist z.B. bei der Meldung "Kein entsprechender Datensatz gefunden" der Fall. Diese Abfragefenster haben rein informativen Charakter und sollten Ihnen eine Warnung sein. Diese reinen Warnfenster werden in roter Farbe angezeigt, z.B. vor dem Aufbau der Suchdateien ... -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 17 5.7 Textfenster / Texteditor Der Texteditor von GS-AUFTRAG erm봥licht das Schreiben von Zusatztexten, Bemerkungsfelder, Druckdefinitionen usw. 5.7.1 Texteingabe Bei der Texteingabe ist eigentlich nichts besonderes zu beachten: Tippen Sie einfach los. 5.7.2 Tastenbelegung im Textfenster Der Cursor wird ein Zeichen nach rechts bzw. links, nach oben oder unten bewegt. Der Cursor springt eine Seite nach oben bzw. nach unten. + Sprung zum Textanfang/Textende Sprung zum Anfang/Ende der aktuellen Zeile Umschalten vom Einf갾en in den 쉇erschreiben-Modus und umgekehrt. Im 쉇erschreiben- Modus erscheint der Cursor als Viereck, ansonsten als Strich. Das Zeichen, das sich auf dem Cursor befindet, wird gel봲cht. Das Zeichen links vom Cursor wird gel봲cht. + Sprung zum n꼊hsten/vorherigen Wort. + Die aktuelle Zeile wird gel봲cht. + Das folgende Wort wird gel봲cht. 5.7.3 Punktbefehle Gewisse Anweisungen werden dem Programm 갶er in den Text eingef갾te Befehle mitgeteilt. Diese werden "Punktbefehle" genannt, da sie mit einem Punkt beginnen. Ein Punktbefehl mu� alleine in einer Zeile stehen. M봥liche Punktbefehle sind: .B Das Bemerkungsfeld des aktuellen Datensatzes wird eingelesen. .Z Der Zusatztext der aktuellen Position wird eingelesen. .W Der Werbetext des Schriftverkehrs wird eingelesen (entweder im Kopf oder in der Summe). .ZAHLUNG Die zus꼝zlich definierbaren Zahlungsziele werden eingelesen (Schriftverkehr). -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 18 .KOPF Der Standardkopf wird eingelesen .FUSS Der Standardfu� wird eingelesen Wann welche Punktbefehle m봥lich sind, entnehmen Sie bitte der aktuellen Hilfe oder den entsprechenden Stellen innerhalb der Dokumentation. 5.8 Weitere Tastenbelegungen Sie k봭nen fast 갶erall im Programm mit den Tasten + das Systemdatum ver꼗dern. Diese 럑derung gilt nur f걊 GS-AUFTRAG. Bei jedem Start des Programmes wird als Systemdatum in GS-AUFTRAG das Datum des Rechners genommen. Mit + kann der noch freie Hauptspeicher kontrolliert werden. Im Hauptmen� haben Sie zwei Sonderfunktionen auf den Tasten und . Mit kann der aktuelle Mandant gewechselt werden, mit ein anderer Anwender gew꼑lt werden. Um mit verschiedenen Anwendern arbeiten zu k봭nen, mu� unter DIENSTE - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN die Userverwaltung aktiviert sein und Anwender angelegt sein. --------------------------------------------- Aller Anfang ist schwer ? 19 6. ALLER ANFANG IST SCHWER ? Sie haben GS-AUFTRAG jetzt erfolgreich installiert! Sie sitzen vor Ihrem Computer (hoffentlich mindestens ein AT 386) und begutachten das Hauptmen�. Vielleicht kennen Sie auch die 꼕tere Version 1.xx von GS-AUFTRAG ... ? Zumindestens kommt Ihnen alles erstmal reichlich "spanisch" vor ! Na gut ... lassen Sie uns etwas plaudern und 갶er die Konzeption von GS-AUFTRAG erz꼑len ... 6.1 Aufbau von GS-AUFTRAG GS-AUFTRAG wurde in verschiedene Bereiche aufgeteilt, die aber h꼞fig in einer engen Beziehung zueinander stehen. Wie der Programmname schon sagt, ist der Sinn des Programmes, Ihre betriebliche Auftragsbearbeitung (Fakturierung & Bestellwesen) zu erledigen. Sie k봭nen also an Ihre Kunden Lieferscheine und Rechnungen schreiben, noch nicht vorhandene Waren bei Lieferanten bestellen, 갶le, zahlungsunwillige Kunden an die Zahlung erinnern, in Auswertungen sehen, ob bei allem Spa� am Gesch꼎tsleben noch etwas "h꼗gen" bleibt ... usw. ... Da sich alle diese Bed걊fnisse nicht innerhalb einer kleinen Bildschirmmaske erledigen lassen, wurde das Programm in die besagten Bereiche aufgeteilt, das sind haupts꼊hlich: Die Fakturierung: ----------------- Angebote, Lieferscheine, Rechungen, Mahnlauf ... an Ihre Kunden. Das Bestellwesen: ----------------- Bestellungen, Wareneingang ... von Ihren Lieferanten Die Stammdaten: --------------- Kunden, Lieferanten, Artikel ... also grundlegende Daten, die Sie ben봳igen um die beiden Bereiche Fakturierung und Bestellwesen auszuf갿ren. Die Lagerverwaltung: -------------------- Die Fortschreibung Ihrer Lagerbest꼗de f걊 jeden Artikel in verschiedenen Lagern. Verschiedene Dienstprogramme: ----------------------------- Verschiedene Einstellungen und Zusatzprogramme, die Ihre Arbeit mit dem Programm erleichtern oder unterst걎zen. Einen Bereich Auswertungen suchen Sie z.B. vergeblich, da die m봥lichen Auswertungen, Listen usw. immer in dem Programmteil zu finden sind, zu dem sie geh봱en. Beispiel: Die Liste der Lagerbest꼗de Ihrer Artikel finden Sie in den Artikelstammdaten, die Liste der offenen Posten finden Sie in dem Bereich Fakturierung / Offene Posten ... --------------------------------------------- Aller Anfang ist schwer ? 20 6.2 Wie kann man denn jetzt mit GS-AUFTRAG arbeiten? Die wichtigste Grundlage f걊 die Auftragsbearbeitung sind Ihre Stammdaten. Stammdaten bedeutet, da� bestimmte Informationen, z.B. 갶er Kunden oder Artikel in dem Datenbestand (꼑nlich wie ein Karteikasten) gespeichert sind und jederzeit wieder abgerufen und/oder ver꼗dert werden k봭nen. Ein gutes Beispiel daf걊 ist die Kundenadresse, die sich durch einen Umzug 꼗dern kann, oder ein Artikelpreis, der sich nach der Preiserh봦ung eines Lieferanten auch bei Ihnen erh봦t und an die Kunden weitergegeben werden mu�. Vorteil der Datenverwaltung mit einem Computer ist dabei, da� die 럑derung Ihnen sofort bei weiteren Arbeiten zur Verf갾ung steht, bei einem Einsatz in einem Computernetzwerk, wenn mehrere Anwender mit dem gleichen Datenbestand arbeiten, steht sie sogar allen Anwendern sofort zur Verf갾ung. Das l꼜tige Nachsehen und Bl꼝tern in Karteikarten oder Preislisten entf꼕lt, da die Daten an der Stelle zur Verf갾ung stehen, an der sie ben봳igt werden, z.B. beim Schreiben einer Rechnung. Na gut ... wie werden die Stammdaten denn nun verwaltet? Die Stammdaten sehen Sie, wenn Sie den entsprechenden Programmteil anw꼑len (z.B. im Hauptmen� den Punkt STAMMDATEN - KUNDEN), in Form einer Liste vor sich. Je nach gew걆schter Sortierung steht ein Kunden (oder Artikel) unter dem anderen. Soll ein neuer Kunde in diesen Datenbestand eingef갾t werden, dr갷ken Sie die Einf갾etaste , soll ein Kunde aus dem Datenbestand entfernt werden, dr갷ken Sie die Entfernentaste . Sind mehrere Eintr꼏e vorhanden, kann mit den innerhalb dieser Eintr꼏e gebl꼝tert werden. Einen Eintrag ansehen und bearbeiten k봭nen Sie mit der Eingabetaste . Das deshalb, weil sie so sch봭 gro� ist! Die wichtigsten Daten sehen Sie dann in einer Bildschirmmaske. Weniger wichtige Daten sind nat걊lich auch vorhanden, m걌sen aber, da seltener gebraucht, 갶er das Auswahlmen� aufgerufen werden. Dieses Auswahlmen� 봣fnet sich, wenn Sie die -Taste (links neben der breiten Leertaste) dr갷ken. W꼑len Sie den Auswahlpunkt f걊 die zus꼝zlichen Daten an. Es erscheint meistens ein weiteres Fenster auf dem Bildschirm mit den gew걆schten Informationen. Legen Sie einfach mal einige Kunden und Artikel an, mal sehen wie das funktioniert: --------------------------------------------- Aller Anfang ist schwer ? 21 In der Bildschirmliste dr갷ken Sie , weil Sie einen neuen Datensatz in Ihren Datenbestand aufnehmen wollen. Nach etwas Gerappel der Festplatte geht der Hauptbildschirm auf. Geben Sie die gew걆schten Daten ein ... Namen, Nummern, Bezeichnungen usw. Um die Dateneingabe zu erleichtern, haben wir eine kleine Eingabehilfe eingebaut ... die Tabulatortaste. Jedesmal, wenn in einem Datenfeld mehrere, fest vorgegebene, Alternativen eingegeben werden k봭nen, erscheint ganz unten rechts auf dem Bildschirm die Kennung . Dr갷ken Sie dann die Tabulatortaste und es erscheint ein Auswahlfenster mit den angebotenen Alternativen, aus denen eine ausgew꼑lt werden kann. Eine Bildschirmmaske verlassen Sie mit der Fluchttaste (Escape-Taste) . Bei der Neuanlage wird, nachdem Sie mit das letzte Eingabefeld in der Hauptmaske verlassen haben, das n꼊hste Datenfenster ge봣fnet. Diese Daten erhalten Sie sonst nur 갶er das Auswahlmen�. Mit einem Stamm von einigen Kunden und Artikeln kann man schon leben, also wollen wir uns jetzt etwas mit der Fakturierung besch꼎tigen: Da offene Posten im Programm wohl noch nicht vorhanden sind, w꼑len Sie unter FAKTURIERUNG den Punkt ANGEBOT/AUFTRAG. Wiederum kann in die Bildschirmliste (den Datenbestand) ein neuer Vorgang eingef갾t werden. Verwenden Sie die Einf갾etaste , um ein neues Angebot aufzunehmen. Zu einem Angebot geh봱en Artikel und nat걊lich ein Kunde, der Sie kaufen will. Da f걊 ein Angebot mehrere Kunden zur Verf갾ung stehen, also mehrere alternative Kunden in Frage kommen, findet auch hier die Tabulatortaste wieder ihre Verwendung. In der Hauptmaske f걊 den Schriftverkehr erscheint in den Feldern KUNDENNAME und KUNDENNUMMER unten rechts das bereits bekannte Symbol . Langen Sie zu, und es erscheint die aus den Stammdaten bereits bekannte Kundenliste in etwas kleinerer Form. Wie gewohnt kann hier ein Kunden angew꼑lt werden, nur mit dem Unterschied, da� jetzt mit nicht bearbeitet wird, sondern der Kunde in die Angebotsmaske 갶ernommen wird. Alle f걊 das Angebot wichtigen Daten des Kunden werden dabei mit 갶ernommen. Wird diese Maske jetzt z.B. mit verlassen (oder mit das letzte Eingabefeld verlassen), wird die Positionsbearbeitung f걊 das aktuelle Angebot aufgerufen. In die Positionsliste kann ebenfalls mit den Tasten und ein Eintrag hinzugef갾t oder entfernt werden. Die wichtigsten Daten sehen Sie in der Liste oder in der Anzeige unterhalb der Liste. Um in die eigentliche Bearbeitung zu gelangen, wird entweder eine neue Position eingef갾t oder die Taste gedr갷kt, um die vorhandene Position zu bearbeiten. --------------------------------------------- Aller Anfang ist schwer ? 22 Sind alle Positionen erfa�t, sollte das Angebot ausgedruckt werden. Umst꼗dlich geht's wieder 갶er das Auswahlmen�, schneller mit der Funktionstaste . 쉇erhaupt haben wir h꼞fig vorkommende Auswahlpunkt auf eine bestimmte Tastenkombination gelegt, in der Regel ist dies eine der zehn Funktionstasten. Die m봥lichen Funktionstasten sehen Sie in dem Auswahlmen� bei dem entsprechenden Punkt angezeigt, nat걊lich auch mit der Funktionstaste in der Online-Hilfe. Wieder zum Ausdruck des Schriftverkehrs ... Nach Dr갷ken der Taste erscheint ein Auswahlfenster mit einem oder mehreren Formularen, die Sie f걊 den jeweiligen Schriftverkehr verwenden k봭nen. Diese Formulare k봭nen in den Dienstprogrammen (aber auch vor jedem Ausdruck, so auch an dieser Stelle 갶er das Men� oberhalb des Auswahlfensters) vielf꼕tig angepa�t werden ... wir beschr꼗ken uns hier erstmal auf die Auswahl und den Druck eines Formulars. Leider ist es vermutlich so, da� der erste Ausdruck 갶el aussieht ... es wurde ein falscher Druckertreiber ausgew꼑lt ... oder nicht ...? Kein Problem ... bitte verlassen Sie den Programmteil Fakturierung mit der Taste und kommen mit uns in die Dienstprogramme. W꼑len Sie den Punkt DRUCKANPASSUNG und dann den Punkt SCHRIFTVERKEHR. Tippen Sie in der Liste auf dem Bildschirm RECH ... es erscheint ein kleines Fenster mit Ihrer Eingabe und wartet auf die Best꼝igung durch die -Taste. Kaum best꼝igt, steht der Auswahlbalken der Liste auf einem Eintrag mit dem Namen RECHNUNG. Dieses Formular haben wir mitgeliefert und bereits angepa�t. Dr갷ken Sie um die wichtigstens Einstellungen zu erhalten, so auch den zugeordneten Drucker zu diesem Formular. Gehen Sie auf das Felder DRUCKER und bet꼝igen Sie . Es sollte auch Ihr Drucker (oder ein kompatibler Drucker) in der Auswahlliste vorhanden sein ... Na gut ... jetzt haben Sie wohl schon einen kleinen 쉇erblick 갶er GS-AUFTRAG bekommen ... Sie k봭nen mit dem Programm viel erledigen, aber der Ablauf der Bedienung bleibt immer gleich, da� hei�t, Sie kommen immer mit den gleichen Tasten weiter ... jeder Programmteil folgt derselben Bedienungslogik ... Spielen Sie doch einfach etwas mit GS-AUFTRAG herum ... Sie k봭nen nicht allzuviel kaputt machen ... die eingegebenen 쉇ungsdaten k봭nen auch wieder gel봲cht werden ... ------------------------------------------------------------ Stammdaten 23 7. STAMMDATEN Stammdaten sind der wesentliche Bestandteil Ihrer Auftragsbearbeitung oder Ihrer Bestellungen. In der Regel werden Sie, von den Ausnahmen Barverkauf und Direktfakturierung / Direktbestellung einmal abgesehen, immer auf Stammdaten zugreifen, wenn Sie Auftr꼏e und Bestellungen bearbeiten. Durch verschiedene (Vor-)Einstellungen k봭nen Sie dabei etliche Programmabl꼞fe steuern, bzw. die Berechnungs- oder Darstellungart anders gestalten. Ein neuer Datensatz wird immer mit der Einf갾etaste eingef갾t, ein Datensatz kann immer mit der L봲chtaste gel봲cht werden. Die wichtigsten Daten erhalten Sie mit der Eingabetaste , z.B. beim Kunden die Anschrift, Kundennummer usw ... 7.1 Mandanten- / Firmendaten Die Mandantendaten (oder Firmendaten) sind eine wichtige Grundlage, wenn Sie mehrere Firmen mit GS-AUFTRAG gleichzeitig verwalten wollen. Jeder Mandant (Firma) kann die Bewegungsdaten, wie Auftr꼏e, Bestellungen und auf Wunsch auch Artikeldaten und Lagerbest꼗de getrennt verwalten. Viele wichtige Voreinstellungen k봭nen im Mandantenstamm vorgenommen werden, die den sp꼝eren Programmablauf beeinflussen. Es wird vom Programm mindestens ein Mandant ben봳igt. Wenn Sie nicht mit mehreren Mandanten (Unterfirmen) arbeiten, betrachten Sie diesen einen Mandanten einfach als Voreinstellungsm봥lichkeit f걊 viele Abl꼞fe innerhalb von GS-AUFTRAG. Nach Anwahl des Auswahlpunktes STAMMDATEN - MANDANTEN im Hauptmen� gelangen Sie in die Mandantenbildschirmliste, in der s꼖tliche vorhandenen Mandanten aufgef갿rt sind. Innerhalb dieser Bildschirmliste k봭nen Sie 갶er Funktionen im Auswahlmen� den ausgew꼑lten (aktuellen) Mandanten bearbeiten und/oder Mandanten in GS-AUFTRAG hinzuf갾en oder entfernen. Tastenbelegung: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Mandanten +>EINFG> - Kopieren des aktuellen Mandanten - L봲chen des aktuellen Mandanten - neue Sortierreihenfolge w꼑len - Bemerkungsfeld - aktuellen Mandanten bearbeiten bzw. 갶ernehmen Der aktuelle Mandant ist derjenige Datensatz, auf dem der helle Auswahlbalken steht. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 24 7.1.1 Neuanlage / Kopieren eines Mandanten Mit kann ein neuer (leerer) Datensatz angelegt werden. Mit + wird der aktuelle Mandant kopiert, d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten und Einstellungen des vorherigen Mandanten werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Diese Kopierfunktion stellt bei der schnellen Anlage von neuen Mandanten eine gro�e Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte (z.B. Anschrift ...) ver꼗dert werden m걌sen. Nachdem der Datensatz angelegt wurde, gelangen Sie in die erste Bearbeitungsmaske. 7.1.2 L봲chen eines Mandanten Mit der Taste wird der aktuelle Mandant gel봲cht. Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. Beachten Sie beim L봲chen eines Mandanten bitte unbedingt folgendes: Verschiedene Programm der GS-SERIE 2 sind mandantenf꼑ig und greifen auf einen gemeinsamen Mandantenstamm zu. Wenn Sie innerhalb eines Programmes einen Mandanten l봲chen, ist dieser in ALLEN ANDEREN Programmen ebenfalls gel봲cht. Dar갶erhinaus werden auch s꼖tliche Daten dieses Mandanten in den anderen Programmen gel봲cht! ------------------------------------------------------------ Stammdaten 25 7.1.3 Sortierreihenfolge w꼑len Durch die Funktionstaste wird das Auswahlmen� an der Stelle ge봣fnet, an der Sie die Sortierreihenfolge der Bildschirmliste ver꼗dern k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Sortierung und best꼝igen Sie die Auswahl mit . Die Liste wird entsprechend der gew꼑lten Sortierreihenfolge umsortiert, 7.1.4 Suchen eines Mandanten Tippen Sie einfach Ihren gew걆schten Suchbegriff ein. Es erscheint ein kleines Fenster, das die Eingabe enth꼕t und mit best꼝igt werden kann. 7.1.5 Bemerkungsfeld bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu dem aktuellen Mandanten eintragen k봭nen. Beachten Sie, da� bereits Eintragungen vorhanden sein k봭nen, da das Bemerkungsfeld der Adresse zugeordnet ist, die von mehreren anderen GS-Programmen bzw. auch von mehreren Mandanten (Kunden ...) in GS-AUFTRAG verwendet werden kann. 7.1.6 Mandanten-Suchdateien aufbauen Sie k봭nen entweder die Suchdateien des aktuellen Mandanten oder die Suchdateien aller Mandanten neu aufbauen. Es werden nur Suchdateien, die Mandantenabh꼗gig sind, ber갷ksichtigt. Standardsuchdateien, wie Artikeldaten, Systemeinstellungen usw. k봭nen im Hauptmen� unter DIENSTE - SUCHDATEIEN AUFBAUEN neu erstellt werden. Mandantenabh꼗gige Suchdateien sind: Stammdaten Kunden - Lieferanten Schriftverkehr Fakturierung - Bestellwesen ------------------------------------------------------------ Stammdaten 26 7.1.7 Mandantendaten drucken Verschiedene Mandantenlisten bzw. Auswertungen erhalten Sie mit dem Men걈unkt "Druck". Bitte stellen Sie vor evtl. vergeblichen Druckversuchen erst Ihre Formular, Listen und Etiketten auf Ihren Drucker ein (Dienste - Druckanpassung). 7.1.8 Mandantendaten bearbeiten / Mandantenmaske Durch Dr갷ken der -Taste oder bei der Neuanlage eines Mandanten 봣fnet sich die Adre�maske des Mandanten. In dieser 'Hauptmaske' k봭nen die grundlegenden Daten des Mandanten wie Anschrift, Mandantennummer ... bearbeitet werden. Zus꼝zliche Einstellungen, die f걊 die Neuanlage von Kunden und die Fakturierung interessant sind, erhalten Sie 갶er das Auswahlmen� unter dem Punkt BEARBEITEN. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Bildschirmmaske bewegen - Bemerkungsfeld - zeigt bei einigen Felder verschiedene Alternativen zur Auswahl an Wenn in der rechten unteren Ecke des Bildschirms die Anzeige erscheint, erhalten Sie mit der Taste eine Auswahl verschiedener Alternativen f걊 Ihre Eingabe. Springen Sie mit den Tasten bzw. in der Maske von Block zu Block. Adre�daten: Bei der Neuanlage haben Sie, wenn Sie sich auf dem Feld SUCHBEGRIFF befinden, die M봥lichkeit, eine Adresse aus dem gemeinsamen Adressenbestand zu 갶ernehmen. Dr갷ken Sie und w꼑len Sie in der Adre�liste die gew걆schte Adresse aus. Dieser Adre�bestand kann von mehreren GS-Programmen genutzt werden und auch von mehreren Mandanten innerhalb von GS-AUFTRAG. Wenn Sie keine vorhandene Adresse 갶ernehmen wollen, dr갷ken Sie einmal und werden danach gefragt, ob Sie eine neue Adresse anlegen wollen. Wird eine Eingabe im Suchbegriff vorgenommen, wird die Adressenauswahl entsprechend dieser Eingabe positioniert. Sollte kein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff 갶ereinstimmen, steht der Auswahlbalken auf dem Datensatz, der Ihrer Eingabe normalerweise folgen w걊de (sogenannter SOFTSEEK). Wenn Sie den Suchbegriff mit einem Komma eingeben, z.B. in der Form "Gandke, Michael", zerlegt GS-AUFTRAG diesen Suchbegriff in die Teile Nachname und Vorname und f걄lt die beiden Felder entsprechend. In die Briefanrede wird automatisch "Sehr geehrte Damen und Herren, " eingesetzt. Falls im Feld KONTAKT ein Eintrag steht, der mit "HERR" oder "FRAU" beginnt, z.B. "Frau Kornelia Gandke", wird eine Briefanrede in der Form "Sehr geehrte Frau Kornelia Gandke, " erstellt. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 27 Mandantennummer: Es wird automatisch eine fortlaufende Mandantennummer f걊 den neuen Mandanten vorgeschlagen. Die Eingabe ist numerisch und die Nummer ist zwingend vorgeschrieben, da anhand dieser Nummer Unterverzeichnise und Datendateien erstellt werden. Die Mandantennummer kann nachtr꼏lich nicht mehr ge꼗dert werden. Kurzbezeichnung: Denken Sie sich f걊 Ihren Mandanten eine sch봭e Kurzbezeichnng aus, da dieses K걊zel nach der Anwahl eines Mandanten immer in der vorletzten Bildschirmzeile links angezeigt wird. 7.1.9 Bankverbindung / FIBU-Konten In der Bildschirmmaske BANKVERBINDUNG tragen Sie die Bankver- bindung Ihres Mandanten (bzw. Ihrer Firma) ein. Das ist wichtig, wenn Sie den Programmteil OFFENE POSTEN nutzen wollen, da ein Zahlungseingang (au�er Barverkauf) auf ein Konto erfolgen mu�. Wird GS-FIBU, die Finanzbuchhaltung eingesetzt, m걌sen unter dem Punkt SONSTIGE EINSTELLUNGEN - FIBU KONTEN die entsprechenden Finanzkonten f걊 die jeweilige Bankverbindung und f걊 die Kasse eingestellt werden. HINWEIS: Die beiden Konten f걊 den Barverkauf/Kasse und f걊 die Mahngeb갿r m걌sen mindestens vorhanden sein! 7.1.10 Nummernkreise Jedem Schriftverkehr wird eine eindeutige Nummer zugeordnet. Sie k봭nen diese Nummer (z.B. Rechnungsnummer) sehr frei gestalten. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - aktuellen Nummer bearbeiten - Einstellung der Nummer berechnen Besonderheit: Sie gelangen mit der Taste hier nicht ins Auswahlmen�, um Ihnen Gelegenheit zu geben, 갶er ALT-Sequenzen Sondernzeichen einzugeben, z.B. +196 -> Strich einfach. Wenn Sie eine Nummer bearbeiten, k봭nen Sie Ihre Schriftverkehrnummer (z.B. Rechnungsnummer) aus den folgenden Variablen zusammensetzen: ------------------------------------------------------------ Stammdaten 28 $Jahr - Jahr 92 $JahrMonat - Jahr + Monat 9210 $JahrTag - Jahr + Tag 9225 $JahrMonatTag - Jahr + Monat + Tag 921025 $JahrTagMonat - Jahr + Tag + Monat 922510 $Monat - Monat 10 $MonatJahr - Monat + Jahr 1092 $MonatTag - Monat + Tag 1025 $MonatJahrTag - Monat + Jahr + Tag 109225 $MonatTagJahr - Monat + Tag + Jahr 102592 $Tag - Tag 25 $TagJahr - Tag + Jahr 2592 $TagMonat - Tag + Monat 2510 $TagJahrMonat - Tag + Jahr + Monat 259210 $TagMonatJahr - Tag + Monat + Jahr 251092 $NummerJahr - Nummer, die j꼑rlich neu hochz꼑lt $NummerMonat - Nummer, die monatlich neu hochz꼑lt $NummerTag - Nummer, die t꼏lich neu hochz꼑lt $NummerEndlos - Nummer, die fortlaufend hochz꼑lt $NummerVorgang - interne fortlaufende Vorgangsnummer WICHTIG: Nachdem Sie die gew걆schte Kombination f걊 Ihre Nummer zusammengestellt und eingegeben haben, wird die Nummer zur Verwendung im Programm mit der Funktionstaste berechnet. Beachten Sie, da� wenigstens eine fortlaufende, periodische Nummer vorhanden sein mu�! Zum Beginn jeder neuen Periode mu� die Nummer manuell auf Null gesetzt werden! Das geschieht unter dem Punkt MANDANTEN - SONSTIGE EINSTELLUNGEN - NUMMERN. 7.1.11 Einstellungen Kunden In der Bildschirmmaske EINSTELLUNGEN KUNDE geben Sie die Voreinstellungen f걊 die Neuanlage eines Kunden ein. Dazu geh봱en z.B. Preisgruppe, Rabattgruppe, Zahlungsziel usw. Wird ein neuer Kunde angelegt, werden die hier eingestellten Daten als Vorgaben in die Bildschirmmaske KUNDEN - RECHUNGSDATEN 갶ernommen. Daten die dort stehen, werden dann k봭nen ge꼗dert werden und werden dann wiederum bei der Neuanlage eines Auftrages (Lieferschein, Rechnung ...) verwendet. Preisgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Preisgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Artikel k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der Preisgruppe des Kunden der jeweilige Artikelpreis verwendet. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 29 Rabattgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Rabattgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Rabatt (siehe auch ARTIKELRABATT / RABATTMATRIX) k봭nen Sie 12 verschiedene Rabatte eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der Rabattgruppe des Kunden der entsprechende Rabatt vorgeschlagen. Bruttopreise: Wenn ein neu angelegter Kunde, z.B. ein Endkunde (Ladenverkauf) nur Bruttopreise erhalten soll, geben Sie hier bitte ein "J" ein. Mindestwert: Wenn der Mindestbestellwert unterschritten wird, kann ein Aufschlag berechnet werden. Zielaufschlag: Aufschlag, der berechnet werden soll, wenn dem Kunden ein Zahlungsziel gew꼑rt wird. 7.1.12 Einstellungen Lieferanten In der Bildschirmmaske EINSTELLUNGEN LIEFERANTEN geben Sie die Voreinstellungen f걊 die Neuanlage eines Lieferanten ein. Dazu geh봱en z.B. Preisgruppe, Rabattgruppe, Zahlungsziel usw. Wird ein neuer Lieferant angelegt, werden die hier eingestellten Daten in die Bildschirmmaske LIEFERANTEN - BESTELLDATEN 갶ernommen. Daten die dort stehen, werden bei der Neuanlage einer Bestellung (Lieferschein, Rechnung ...) verwendet. Preisgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Preisgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Artikel k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben. W꼑rend der Bestellung wird entsprechend der Lieferantenpreisgruppe dann der jeweilige Artikelpreis verwendet. Rabattgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Rabattgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Rabatt (siehe auch ARTIKELRABATT / RABATTMATRIX) k봭nen Sie 12 verschiedene Rabatte eingeben. W꼑rend der Bestellung wird entsprechend der Kundenrabattgruppe der entsprechende Rabatt vorgeschlagen. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 30 Bruttopreise: Wenn Ihr neuer Lieferant Ihnen Bruttopreise berechnet, geben Sie hier bitte ein "J" ein. Mindestwert: Wenn der Mindestbestellwert unterschritten wird, kann ein Aufschlag berechnet werden. Zielaufschlag: Aufschlag, den Ihr Lieferant berechnet, wenn Ihnen ein Zahlungsziel gew꼑rt wird. 7.1.13 Summenfelder In der Bildschirmmaske FREIFELDER/RECHENDFELDER geben Sie die Bezeichnungen der freien Textfelder ein, die bei der Fakturierung und bei Bestellungen verwendet werden k봭nen. Dazu geh봱en z.B. Eilzuschlag, Verpackung, Anzahlung ... Diese Felder k봭nen beim Schriftverkehr ausgedruckt werden und dienen entweder nur als reine Information, oder als Rechenfeld. Zeichenfelder 1. - 4.: Die Zeichenfelder sinf reine Informationsfelder. Wir haben Sie vorbelegt mit Texten wie "Ihr Zeichen", "Unser Zeichen" ... Tragen Sie auf Wunsch eigene Texte ein. Feste Rechenfelder: Die Rechenfelder Aufschlag, Anzahlung, Porto und Verpackung sind in GS-AUFTRAG fest eingestellt, da Sie bei einer Eingabe bestimmte, nicht frei ver꼗derbare Aktionen im Programm ausl봲en. Sie k봭nen allerdings den USt-Satz des jeweiligen Feldes und die Art der Umsatzsteuerberechnung festlegen. Freie Rechenfelder: Ihnen stehen vier im Text freie Rechenfelder zur Verf갾ung, die auf verschiedene Art und Weise manipuliert werden k봭nen. Zus꼝zlich zu dem USt-Satz und der USt-Berechnung kann auch noch eingestellt werden, ob das Feld addiert (+) oder abgezogen werden soll. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 31 Steuersatz: Wenn Sie auf dem Steuersatzfeld Ihres gew걆schten Rechenfeldes stehen, kann mit der Funktionstaste der ben봳igte Umsatzsteuersatz ausgew꼑lt werden. Netto/Brutto: Sie k봭nen bestimmen, ob der Wert des Rechenfeldes Netto, Brutto oder anteilig berechnet werden soll. Anteilig bedeutet folgendes: Entsprechend der USt-Anteile auf dem Warenwert wird der USt-Anteil Ihres Rechenfeldes aufgeteilt. Bespiel: Wert Rechenfeld : 10,00 DM Warenwert 14 % : 100,00 DM Warenwert 7 % : 100,00 DM Anteil Rechenfeld 14 % : 0,70 DM 50 % von 10,00 DM werden mit 14 % berechnet. Anteil Rechenfeld 7 % : 0,35 DM 50 % von 10,00 DM werden mit 7 % berechnet. +/-: Sie bestimmen, ob der Wert des Feldes zu der Gesamtsumme addiert oder von ihr abgezogen wird. 7.1.14 Sonstige Einstellungen In den Bildschirmmasken SONSTIGE EINSTELLUNGEN geben Sie die Bezeichnungen f걊 Freifelder bei Kunden und Lieferanten sowie Nummern f걊 Kunden, Lieferanten oder Schriftverkehr ein. Texte Zwischensumme: Zu jeder der 12 Zwischensummen (Fakturierung / Bestellung) k봭nen Sie eine Bezeichnung vergeben, z.B.: 01 - Material 02 - Lohn 03 - Nebenkosten 04 - Anfahrten 05 - Austauschteile 06 - Dienstleistungen ... Die Zwischensummen k봭nen in den Artikelstammdaten einzelnen Artikeln zugeordnet und bei der Positionsbearbeitung abge꼗dert werden. Beim sp꼝eren Ausdruck k봭nen so einfach Zwischensummen f걊 Material, Lohn ... bilden. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 32 Texte Kunden- / Lieferantenfreifelder: Im Kunden-, bzw. Lieferantenstamm stehen Ihnen 12 freie Eingabefelder zur Verf갾ung, die Ihrer Information dienen. Die Bezeichnungen dieser Felder k봭nen hier bearbeitet werden. Nummern Kunden- / Lieferanten: Geben Sie Ihre letzte Kunden- / Lieferantennummer ein, sowie die Schrittweite Ihrer Debitoren- / Kreditorennummer. Wird ein neuer Datensatz angelegt, z꼑lt die Debitoren- / Kreditorennummer um die Schriftweite weiter nach oben. Nummer Schriftverkehr: Je nach gew걆schter Nummernart (MANDANTEN-NUMMERKREISE) wird eine bestimmte Nummer hochgez꼑lt. Folgende Nummerarten stehen Ihnen zur Verf갾ung: T꼏liche Nummer : Die Nummer wird jeden Tag neu hochgez꼑lt Monatliche Nummer: Die Nummer wird jeden Monat neu hochgez꼑lt J꼑rliche Nummer : Die Nummer wird jedes Jahr neu hochgez꼑lt Endlose Nummer : Die Nummer wird endlos hochgez꼑lt Die gew걆schte Nummerart w꼑len Sie durch die Wahl der entsprechenden Variable (z.B. $NUMMERJAHR) in dem Punkt NUMMERNKREISE. Die NUMMERVORGANG wird automatisch in der Fakturierung, bzw. im Bestellwesen vergeben. WICHTIG: Wenn Sie die Nummernart nachtr꼏lich 꼗dern, mu� die letzte vergebene Nummer im Feld der alten Nummernart von Hand in das Feld der neuen Nummernart 갶ertragen werden. Beispiel: Sie hatten bislang eine j꼑rlich hochz꼑lende Nummer benutzt und wollen jetzt eine endlose Nummer verwenden. 쉇ertragen Sie den Wert aus dem j꼑rlichen Feld in das Feld der endlosen Nummer. Manuell wird auch bei einem Periodenwechsel (Beispiel: monatliche Nummer -> an jedem Monatsbeginn) die Nummer neu auf Null gesetzt. Leerzeichen werden nicht akzeptiert. Wollen Sie Abst꼗de zwischen den einzelnen Bestandteilen Ihrer Nummer haben, kann ein Leerschritt mit dem ASCII-Zeichen 255 erzwungen werden: Halten Sie die -Taste gedr갷kt und tippen Sie auf dem Ziffernblock die Zahlen 2 5 5. Danach lassen Sie die -Taste wieder los. Bei der Berechnung mit wird ein Leerschritt eingef갾t. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 33 7.1.15 FIBU-Konten / Schnittstelle zu GS-FIBU Wenn Sie GS-FIBU, die Finanzbuchhaltung, installiert haben, m걌sen f걊 verschiedene Buchungsvorg꼗ge einige Konten bestimmt werden, um eine ordnungsgem꾞e doppelte Buchf갿rung zu erm봥lichen. Auf dem jeweiligen Feld k봭nen Sie sich mit den Kontenrahmen aus GS-FIBU anzeigen lassen und das Konto 갶er die Kontonummer suchen und ausw꼑len. WICHTIG: Der Mandant mu� in GS-FIBU bereits vollst꼗dig mit Jahrgang, Kontenrahmen usw. eingerichtet sein, damit die 쉇ergabe von GS-AUFTRAG nach GS-FIBU funktionieren soll! Das bedeutet, Sie m걌sen den Mandanten in der FIBU einmal angew꼑lt haben, damit wenigstens ein Jahrgang und ein Kontenrahmen angelegt wird. HINWEIS: Die beiden Konten f걊 den Barverkauf/Kasse und f걊 die Mahngeb갿r m걌sen mindestens vorhanden sein! Die Erl봲- und Kostenkonten f걊 jeden einzelnen Steuersatz k봭nen Sie in den DIENSTPROGRAMMEN unter dem Punkt ERL셎- / KOSTENKONTEN einstellen, wenn Sie eine 럑derung der 갶lichen Sammelkonten w걆schen. 7.2 Adre�daten Der Adre�datenbestand wird mit anderen Programmen der GS-Serie 2 gemeinsam benutzt. Sie k봭nen bei der Neuanlage von Kunden, Lieferanten und Mandanten auf diese Adre�daten zugreifen und den neuen Datensatz mit einer bereits vorhandenen Adresse verbinden. Wenn Sie im Feld SUCHBEGRIFF die Tabulatortaste dr갷ken, erscheint eine Auswahlliste, in der Sie sich wie gewohnt bewegen oder suchen k봭nen. Die gew걆schte Adresse wird mit 갶ernommen. Wenn die Adresse noch nicht vorhanden ist, kann das Feld SUCHBEGRIFF mit abgeschlossen werden und es erscheint die Abfrage, ob eine neue Adresse angelegt werden soll: Mit a wird diese neue Adresse angelegt. Noch ein paar Worte zu der Verwaltung der Adressen in den GS-Programmen: Alle Adressen werden wie gesagt von allen GS-Programmen der Serie 2 gemeinsam benutzt. Stellen Sie sich zum besseren Verst꼗dnis doch einfach mal folgenden Fall vor: ------------------------------------------------------------ Stammdaten 34 Sie haben die Programme GS-AUFTRAG und GS-ADRESSEN. Sie schreiben mit GS-ADRESSEN Werbebriefe an viele verschiedene Adressen. Der Adre�bestand umfa�t, vielleicht durch Adressenk꼞fe (Telefonbuch abtippen usw. ...) etwa 10.000 Adressen. Nach jeder Serienbriefaktion melden sich bei Ihnen neue Personen, die speziellere Angebote erhalten wollen oder direkt etwas bei Ihnen bestellen. Erst wenn deshalb aus einer "Adresse" ein Kunde geworden ist, wird diese Person auch als Kunde in GS-AUFTRAG ben봳igt, vorher noch nicht. Erst dann wird bei der Neuanlage des Kunden die ben봳igte Adresse aus dem Adressenbestand diesem Kunden zugeordnet. Der gro�e Vorteil dabei ist, da� Sie nicht mehrfach Daten in den verschiedensten Programmen "mitschleppen" und nat걊lich alle Programme immer mit dem aktuellen Datenbestand arbeiten. Arbeiten Sie vielleicht nur mit GS-AUFTRAG, kann immer sofort eine neue Adresse in diesem Adressenbestand angelegt werden, so da� durch die getrennte Verwaltung bei der Arbeit mit dem Programm keine Nachteile entstehen. 7.2.1 Postanschrift Die Postanschrift wird zus꼝zlich zu den sonstigen Adre�daten gespeichert, da sie recht h꼞fig abweicht. Geben Sie hier nichts ein, wird die Postanschrift vom Programm automatisch aus den anderen Daten erzeugt. Andere Daten hei�t z.B.: Name, Vorname, Anrede, Stra�e (Postfach), Land, PLZ, Ort ... Obwohl dieser Vorschlag in der Regel den Erfordernissen entsprechen d걊fte, ist es ratsam, sich die Postanschrift kurz anzusehen, da z.B. die Postanschrift den deutschen Erfordernissen entsprechend angelegt wird ... Mit k봭nen Sie in der kleinen Postanschriftenmaske eine Zeile l봲chen, mit einf갾en. erzeugt den Vorschlag, den das Programm auch eintr꼏t, wenn die Postanschrift beim Verlassen einer Adresse leer ist. WICHTIG: Wenn die Postanschrift automatisch mit (oder Verlassen der Adresse) erstellt wurde, werden 럑derungen in den Stammdaten der Adresse in der Postanschrift selbst꼝ig nachvollzogen. Wurde die Postanschrift von Hand ge꼗dert, ist diese Automatik abgeschaltet. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 35 7.2.2 Anschriften Die Anschriften sind die Erg꼗zung zu einzelnen Postanschrift in den Adressenstammdaten. Sie k봭nen jeder Adresse verschiedene Zusatzanschriften zuordnen, wie z.B. Lieferanschrift, Paketanschrift ... Die Anschriften sind einer Adresse zugeordnet und nicht einem einzelnen Kunden (oder Lieferanten). Wenn Sie eine Adresse mehreren Kunden, Mandanten ... zugeordnet haben, erhalten alle zugeordneten Kunden dieselben Anschriften. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage einer Anschrift +>EINFG> - Kopieren der aktuellen Anschrift - L봲chen der aktuellen Anschrift - aktuelle Anschrift 갶ernehmen bzw. bearbeiten Die aktuelle Anschrift ist derjenige Datensatz, auf der der helle Auswahlbalken steht. 7.2.3 Bemerkungsfeld (Kunden / Lieferanten / Mandanten) Sie erhalten in den Stammdatenmodulen Kunden, Lieferanten und Mandanten mit der Funktionstaste ein Bemerkungsfeld, in das Sie beliebige Informationen zu dem Kunden oder Lieferanten eintragen k봭nen. Beachten Sie, da� das Bemerkungsfeld der Adresse und nicht dem Kunden zugeordnet ist. Wenn mehrere Kunden einer Adresse zugeordnet sind, m걌sen sich auch mehrere Kundeneintr꼏e das Bemerkungsfeld teilen. Im Bemerksfeld k봭nen Sie mit der Funktionstaste das aktuelle Systemdatum schreiben lassen, mit der Taste k봭nen Sie beliebige Textbausteine einlesen. 7.3 Kunden Die Kundenstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsbearbeitung. Viele wichtige Daten, wie die Anschrift des Kunden, aber auch Daten, die sp꼝er den Schriftverkehr beinflussen, k봭nen hier eingestellt werden. Mit der Ausnahme des Barverkaufs (Ladenverkaufs) wird f걊 einen Auftrag (Angebot, Lierschein, Rechnung) immer ein Kunde ben봳igt. Nach Anwahl des Auswahlpunktes STAMMDATEN - KUNDEN im Hauptmen� gelangen Sie in die Kundenbildschirmliste, in der s꼖tliche vorhandenen Kunden aufgef갿rt sind. Innerhalb dieser Bildschirmliste k봭nen Sie 갶er Funktionen im Auswahlmen� den ausgew꼑lten (aktuellen) Kunden bearbeiten und/oder Kunden in GS-AUFTRAG hinzuf갾en oder entfernen. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 36 M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Kunden +>EINFG> - Kopieren des aktuellen Kunden - L봲chen des aktuellen Kunden - neue Sortierreihenfolge w꼑len - Kundeninformation anzeigen - Bemerkungsfeld - aktuellen Kunden bearbeiten bzw. 갶ernehmen 7.3.1 Neuanlage / Kopieren eines Kunden Mit kann ein neuer (leerer) Datensatz angelegt werden. Einige Felder im Kundenstammsatz sind bereits mit Werten gef걄lt, die im Mandantenstamm (Einstellungen) voreingestellt wurden. Diese Voreinstellungen k봭nen sowohl hier im Kundenstamm, als auch sp꼝er w꼑rend der Fakturierung ge꼗dert werden. Mit + wird der aktuelle Kunde kopiert, d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten und Einstellungen des vorherigen Kunden werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Diese Kopierfunktion stellt bei der schnellen Anlage von neuen Kunden eine gro�e Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte (z.B. Anschrift ...) ver꼗dert werden m걌sen. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 37 7.3.2 L봲chen eines Kunden Mit der Taste wird der aktuelle Kunde gel봲cht. Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. 7.3.3 Sortierreihenfolge w꼑len Durch die Funktionstaste wird das Auswahlmen� an der Stelle ge봣fnet, an der Sie die Sortierreihenfolge der Bildschirmliste ver꼗dern k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Sortierung und best꼝igen Sie die Auswahl mit . 7.3.4 Kunden suchen Tippen Sie, wenn Sie sich in der Bildschirmliste befinden, einfach den gew걆schten Suchbegriff ein. Es erscheint ein kleines Fenster mit Ihrem Suchbegriff, der mit best꼝igt werden kann. Ihr Suchbegriff wird gesucht. 7.3.5 Kundeninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird im Kundenstamm der Kunden- informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigstens Daten Ihres Kunden gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 7.3.6 Bemerkungsfeld bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu dem aktuellen Kunden eintragen k봭nen. Beachten Sie, da� bereits Eintragungen vorhanden sein k봭nen, da das Bemerkungsfeld der Adresse zugeordnet ist, die von mehreren anderen GS-Programmen bzw. auch von mehreren Mandanten in GS-AUFTRAG verwendet werden kann. 7.3.7 Kundendaten drucken Verschiedene Kundenlisten bzw. Auswertungen erhalten Sie mit dem Men걈unkt "Druck". 7.3.8 Kundendaten bearbeiten / Kundenmaske Durch Dr갷ken der -Taste 봣fnet sich die Hauptmaske des Kunden. In dieser 'Hauptmaske' k봭nen die grundlegenden Daten des Kunden wie Anschrift, Kundennummer ... bearbeitet werden. Zus꼝zliche Daten, die f걊 Ihre Fakturierung fast noch interessanter sind, erhalten Sie 갶er das Auswahlmen� unter dem Punkt "Stammdaten". Adre�daten: Bei der Neuanlage haben Sie, wenn Sie sich auf dem Feld ------------------------------------------------------------ Stammdaten 38 SUCHBEGRIFF befinden, die M봥lichkeit, eine Adresse aus dem Adressenbestand zu 갶ernehmen. Dr갷ken Sie und w꼑len Sie in der Adre�liste die gew걆schte Adresse aus. Dieser Adre�bestand kann von mehreren GS-Programmen genutzt werden und auch von mehreren Mandanten innerhalb von GS-AUFTRAG. Wenn Sie keine vorhandene Adresse 갶ernehmen wollen, dr갷ken Sie einmal und werden danach gefragt, ob Sie eine neue Adresse anlegen wollen. Wird eine Eingabe im Suchbegriff vorgenommen, wird die Adressenauswahl entsprechend dieser Eingabe positioniert. Sollte keine Datensatz mit Ihrem Suchbegriff 갶ereinstimmen, steht der Auswahlbalken auf dem Datensatz, der Ihrer Eingabe normalerweise folgend w걊de (sogenannter SOFTSEEK). Wenn Sie den Suchbegriff mit einem Komma eingeben, z.B. in der Form "Gandke, Michael", zerlegt GS-AUFTRAG diesen Suchbegriff in die Teile Nachname und Vorname und f걄lt die beiden Felder entsprechend. In die Briefanrede wird automatisch "Sehr geehrte Damen und Herren, " eingesetzt. Falls im Feld KONTAKT ein Eintrag steht, der mit "HERR" oder "FRAU" beginnt, z.B. "Frau Kornelia Gandke", wird eine Briefanrede in der Form "Sehr geehrte Frau Kornelia Gandke, " erstellt. Kundennummer: Es wird automatisch eine fortlaufende Kundennummer f걊 den neuen Kunden vorgeschlagen. Debitorennummer: Die Debitorennummer, die Kontonummer des Kunden in der Finanzbuchhaltung, liegt zwischen 10000 und 69999. Es sind nur numerische Eingaben m봥lich. Die Schrittweite bei der Neuanlage eines Kunden stellen Sie in den Mandantendaten ein. Kundengruppe: Ordnen Sie Ihrem Kunden eine Kundengruppe zu, z.B. Endkunde, H꼗dler ... ------------------------------------------------------------ Stammdaten 39 7.3.9 Bankverbindung In der Bildschirmmaske BANKVERBINDUNG tragen Sie die Bankver- bindung Ihres Kunden ein. Das ist wichtig, falls der Kunde Ihnen gestattet, seine f꼕ligen Offenen Posten durch Bankeinzug einzuziehen. 7.3.10 Freifelder In der Bildschirmmaske FREIFELDER k봭nen Sie in 12 freie Felder bestimmte Informationen zu Ihrem Kunden eintragen. Die Bezeichnung dieser Felder k봭nen Sie im Mandantenstamm unter dem Punkt SONSTIGE EINSTELLUNGEN bearbeiten. 7.3.11 Kundeninformation In der Bildschirmmaske KUNDENINFORMATION erhalten Sie auf einen Blick wichtige Information 갶er Ihren Kunden. Dazu geh봱t der Umsatz, Saldo, das Kreditlimit, die Liefersperre ... usw. Aus der Fakturierung heraus kann diese Bildschirmmaske ebenfalls mit der Funktionstaste aufgerufen werden. Kundengruppe: Ordnen Sie Ihrem Kunden eine Kundengruppe zu, z.B. Endkunde, H꼗dler ... Kreditlimit: Ist das Kreditlimit (geduldete Summe der zur Zeit offenen Posten) 갶erschritten, erscheint eine Warnung bei der Neuanlage eines Auftrages. Sie k봭nen dann entscheiden, ob der Kunde bebeliefert wird. Wenn Sie in diesem Feld nichts eintragen, wird keine 쉇erpr갽ung vorgenommen. Sperre: Sie k봭nen den Kunden f걊 weitere Lieferungen sperren, das hei�t, eine weitere Fakturierung ist bei diesen Kunden nicht mehr m봥lich. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 40 7.3.12 Rechnungsdaten In der Bildschirmmaske RECHNUNGSDATEN geben Sie die Voreinstellungen f걊 die Fakturierung ein. Dazu geh봱en z.B. Preisgruppe, Rabattgruppe, Zahlungsziel usw. Diese Rechnungsdaten werden bei einem neuen Auftrag erstmal zugrundegelegt, k봭nen aber noch abge꼗dert werden. Preisgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Preisgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Artikel k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der Kundenpreisgruppe dann der jeweilige Artikelpreis verwendet. Rabattgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Rabattgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Rabatt (siehe auch ARTIKELRABATT / RABATTMATRIX) k봭nen Sie 12 verschiedene Rabatte eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der Kundenrabattgruppe der entsprechende Rabatt vorgeschlagen. Bruttopreise: Wenn Ihr Kunde, z.B. ein Endkunde (Ladenverkauf) nur Bruttopreise erhalten soll, geben Sie hier bitte ein "J" ein. Mindestwert: Wenn der Mindestbestellwert unterschritten wird, kann ein Aufschlag berechnet werden. Zielaufschlag: Aufschlag, der berechnet wird, wenn dem Kunden ein Zahlungsziel gew꼑rt wird. Umsatzsteuer berechnen: Wenn Ihr Kunde keine Umsatzsteuer berechnet bekommt, z.B. bei Auslandskunden, geben Sie bitte "N" ein. Bruttopreise: Wenn Ihr Kunde nur Bruttopreise berechnet bekommt, geben Sie hier bitte ein "J" ein. Die fakturierten Preise aus dem Artikelstamm werden als Preise inklusive USt betrachtet. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 41 7.3.13 Kundengruppen Die Kundengruppen dienen der eindeutigen Unterscheidung Ihrer einzelnen Kunden. M봥liche Kundengruppen k봭nen z.B. sein: Endkunde, Endkunde mit viel Umsatz, H꼗dler, Gro�h꼗dler ... 7.3.14 Anschriften Jeder Adresse k봭nen Sie beliebige Anschriften zuordnen, z.B. Paketanschrift, Lieferanschrift ... 7.3.15 Bemerkungsfeld Jede Adresse verf갾t 갶er ein eigenes Bemerkungs-Textfeld, in das Sie prakrisch beliebig viel Text eintragen k봭nen. Mit der Funktionstaste kann dieses Bemerkungsfeld 갶erall im Kundenstamm aufgerufen werden. 7.3.16 Postanschrift Jede Adresse hat eine eigene Postanschrift, die Sie manuell 꼗dern k봭nen. 7.4 Lieferanten Die Lieferantenstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil des Bestellwesens Viele wichtige Daten, wie die Anschrift des Lieferanten, aber auch Daten, die sp꼝er den Schriftverkehr beinflussen, k봭nen hier eingestellt werden. F걊 jede Bestellung wird ein Lieferant ben봳igt. Nach Anwahl des Auswahlpunktes STAMMDATEN - LIEFERANTEN im Hauptmen� gelangen Sie in die Lieferantenbildschirmliste, in der s꼖tliche vorhandenen Lieferanten aufgef갿rt sind. Innerhalb dieser Bildschirmliste k봭nen Sie 갶er Funktionen im Auswahlmen� den ausgew꼑lten (aktuellen) Lieferanten bearbeiten und/oder Lieferanten in GS-AUFTRAG hinzuf갾en oder entfernen. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Lieferanten +>EINFG> - Kopieren des aktuellen Lieferanten - L봲chen des aktuellen Lieferanten - neue Sortierreihenfolge w꼑len - Lieferanteninformation anzeigen - Bemerkungsfeld - aktuellen Lieferanten bearbeiten bzw. 갶ernehmen ------------------------------------------------------------ Stammdaten 42 7.4.1 Neuanlage / Kopieren eines Lieferanten: Mit kann ein neuer (leerer) Datensatz angelegt werden. Mit + wird der aktuelle Lieferant kopiert, d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten und Einstellungen des vorherigen Lieferanten werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Diese Kopierfunktion stellt bei der schnellen Anlage von neuen Lieferanten eine gro�e Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte (z.B. Anschrift ...) ver꼗dert werden m걌sen. 7.4.2 L봲chen eines Lieferanten Mit der Taste wird der aktuelle Lieferant gel봲cht. Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. 7.4.3 Sortierreihenfolge w꼑len Durch die Funktionstaste wird das Auswahlmen� an der Stelle ge봣fnet, an der Sie die Sortierreihenfolge der Bildschirmliste ver꼗dern k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Sortierung und best꼝igen Sie die Auswahl mit . 7.4.4 Suchen eines Lieferanten Tippen Sie einfach den gew걆schten Suchbegriff ein. Es erscheint ein kleines Fenster, das Ihre Eingabe enth꼕t, die mit best꼝igt werden kann. 7.4.5 Lieferanteninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird im Lieferantenstamm der Lieferanteninformationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigstens Daten Ihres Lieferanten gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 7.4.6 Bemerkungsfeld bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu dem aktuellen Lieferanten eintragen k봭nen. Beachten Sie, da� bereits Eintragungen vorhanden sein k봭nen, da das Bemerkungsfeld der Adresse zugeordnet ist, die von mehreren anderen GS-Programmen bzw. auch von mehreren Mandanten in GS-AUFTRAG verwendet werden kann. 7.4.7 Lieferantendaten drucken Verschiedene Lieferantenlisten bzw. Auswertungen erhalten Sie mit dem Men걈unkt "Druck". ------------------------------------------------------------ Stammdaten 43 7.4.8 Lieferantendaten bearbeiten / Lieferantenmaske Durch Dr갷ken der -Taste 봣fnet sich die Adre�maske des Lieferanten. In dieser 'Hauptmaske' k봭nen die grundlegenden Daten des Lieferanten wie Anschrift, Lieferantennummer ... bearbeitet werden. Zus꼝zliche Daten, die f걊 Ihre Bestellungen fast noch interessanter sind, erhalten Sie 갶er das Auswahlmen� unter dem Punkt "Stammdaten". M봥liche Tasten: - Innerhalb der Bildschirmmaske bewegen - Lieferanteninformation anzeigen - Bemerkungsfeld - zeigt bei einigen Felder verschiedene Alternativen zur Auswahl an Adre�daten: Bei der Neuanlage haben Sie, wenn Sie sich auf dem Feld SUCHBEGRIFF befinden, die M봥lichkeit, eine Adresse aus dem Adressenbestand zu 갶ernehmen. Dr갷ken Sie und w꼑len Sie in der Adre�liste die gew걆schte Adresse aus. Dieser Adre�bestand kann von mehreren GS-Programmen genutzt werden und auch von mehreren Mandanten innerhalb von GS-AUFTRAG. Wenn Sie keine vorhandene Adresse 갶ernehmen wollen, dr갷ken Sie einmal und werden danach gefragt, ob Sie eine neue Adresse anlegen wollen. Wird eine Eingabe im Suchbegriff vorgenommen, wird die Adressenauswahl entsprechend dieser Eingabe positioniert. Sollte keine Datensatz mit Ihrem Suchbegriff 갶ereinstimmen, steht der Auswahlbalken auf dem Datensatz, der Ihrer Eingabe normalerweise folgend w걊de (sogenannter SOFTSEEK). Wenn Sie den Suchbegriff mit einem Komma eingeben, z.B. in der Form "Gandke, Michael", zerlegt GS-AUFTRAG diesen Suchbegriff in die Teile Nachname und Vorname und f걄lt die beiden Felder entsprechend. In die Briefanrede wird automatisch "Sehr geehrte Damen und Herren, " eingesetzt. Falls im Feld KONTAKT ein Eintrag steht, der mit "HERR" oder "FRAU" beginnt, z.B. "Frau Kornelia Gandke", wird eine Briefanrede in der Form "Sehr geehrte Frau Kornelia Gandke, " erstellt. Lieferantennummer: Es wird automatisch eine fortlaufende Lieferantennummer f걊 den neuen Lieferanten vorgeschlagen. Kreditorennummer: Die Kreditorennummer, die Kontonummer des Lieferanten in der Finanzbuchhaltung, liegt zwischen 70000 und 99999. Es sind nur numerische Eingaben m봥lich. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 44 7.4.9 Bankverbindung In der Bildschirmmaske BANKVERBINDUNG tragen Sie die Bankver- bindung Ihres Lieferanten ein. 7.4.10 Bestelldaten In der Bildschirmmaske BESTELLDATEN geben Sie die Voreinstellungen f걊 die Bestellungen ein. Dazu geh봱en z.B. Preisgruppe, Rabattgruppe, Zahlungsziel usw. Preisgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Preisgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Artikel k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben. W꼑rend der Bestellung wird entsprechend der Lieferantenpreisgruppe dann der jeweilige Artikelpreis verwendet. Rabattgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Rabattgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Rabatt (siehe auch ARTIKELRABATT / RABATTMATRIX) k봭nen Sie 12 verschiedene Rabatte eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der Lieferantenrabattgruppe der entsprechende Rabatt vorgeschlagen. Bruttopreise: Wenn Ihr Lieferant, z.B. ein Endkunde (Ladenverkauf) nur zu Bruttopreisen anbietet, geben Sie hier bitte ein "J" ein. Mindestwert: Wenn der Mindestbestellwert unterschritten wird, bezahlen Sie den folgenden Aufschlag bei Ihrem Lieferanten. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 45 7.4.11 Freifelder In der Bildschirmmaske FREIFELDER k봭nen Sie in 12 freie Felder bestimmte Informationen zu Ihrem Lieferanten eintragen. Die Bezeichnung dieser Felder k봭nen Sie im Mandantenstamm unter dem Punkt SONSTIGE EINSTELLUNGEN bearbeiten. 7.4.12 Lieferanteninformation In der Bildschirmmaske LIEFERANTENINFORMATION erhalten Sie auf einen Blick wichtige Information 갶er Ihren Lieferanten. Dazu geh봱t der Umsatz, Saldo, das Bestelllimit, die Bestellsperre ... Aus den Bestellungen heraus kann diese Bildschirmmaske ebenfalls mit der Funktionstaste aufgerufen werden. Lieferantengruppe: Ordnen Sie Ihrem Lieferanten eine Lieferantengruppe zu, z.B. Einzelh꼗dler, Gro�h꼗dler, Distributor ... Bestellimit: Ist das Bestellimit (vom Lieferanten geduldete Summe Ihrer zur Zeit offenen Posten) 갶erschritten, erscheint eine Warnung bei der Neuanlage einer Bestellung. Sie k봭nen dann evtl. erfragen, ob Ihr Lieferant diese Bestellung noch ausf갿ren kann. Sperre: Sie k봭nen den Lieferanten f걊 weitere Bestellungen sperren, das hei�t, eine weitere Bestellung ist bei diesem Lieferanten nicht mehr m봥lich. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 46 7.4.13 Lieferantengruppen Die Lieferantengruppen dienen der eindeutigen Unterscheidung Ihrer Lieferanten. M봥liche Lieferantengruppen k봭nen z.B. sein: H꼗dler, Gro�h꼗dler, Distributor ... 7.4.14 Anschriften Jeder Adresse k봭nen Sie beliebige Anschriften zuordnen, z.B. Paketanschrift, Lieferanschrift ... 7.4.15 Bemerkungsfeld Jede Adresse verf갾t 갶er ein eigenes Bemerkungs-Textfeld, in das Sie prakrisch beliebig viel Text eintragen k봭nen. Mit der Funktionstaste kann dieses Bemerkungsfeld 갶erall im Lieferantenstamm aufgerufen werden. 7.4.16 Postanschrift Jede Adresse hat eine eigene Postanschrift, die Sie manuell 꼗dern k봭nen. 7.5 Artikel Die Artikelstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsbearbeitung. Viele wichtige Daten, wie die Bezeichnung des Artikels, die Preise usw. k봭nen hier eingestellt werden. Nach Anwahl des Auswahlpunktes STAMMDATEN - ARTIKEL im Hauptmen� gelangen Sie in die Artikelbildschirmliste, in der s꼖tliche vorhandenen Artikel aufgef갿rt sind. Innerhalb dieser Bildschirmliste k봭nen Sie 갶er Funktionen im Auswahlmen� den ausgew꼑lten (aktuellen) Artikel bearbeiten und/oder Artikel in GS-AUFTRAG hinzuf갾en oder entfernen. 7.5.1 Artikelliste M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Artikels +>EINFG> - Kopieren des aktuellen Artikels - L봲chen des aktuellen Artikels - neue Sortierreihenfolge w꼑len - Artikelzusatztext - aktuellen Artikel bearbeiten bzw. 갶ernehmen Die ersten drei Felder (T L S) in der Liste haben folgende Bedeutung: ------------------------------------------------------------ Stammdaten 47 T - ein Zusatztext ist vorhanden L - Artikel ist ein Lagerartikel S - Artikel ist ein St갷klistenartikel ------------------------------------------------------------ Stammdaten 48 7.5.2 Neuanlage / Kopieren eines Artikels Mit kann ein neuer (leerer) Datensatz angelegt werden. Mit + wird der aktuelle Artikel kopiert, d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten und Einstellungen des vorherigen Artikels werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Diese Kopierfunktion stellt bei der schnellen Anlage von neuen Artikeln eine gro�e Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte (z.B. Artikelnummer, Preise ...) ver꼗dert werden m걌sen. 7.5.3 L봲chen eines Artikels Mit der Taste wird der aktuelle Artikel gel봲cht. Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. 7.5.4 Sortierreihenfolge w꼑len Durch die Funktionstaste wird das Auswahlmen� an der Stelle ge봣fnet, an der Sie die Sortierreihenfolge der Bildschirmliste ver꼗dern k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Sortierung und best꼝igen Sie die Auswahl mit . 7.5.5 Artikel suchen Tippen Sie, wenn Sie sich in der Bildschirmliste befinden, einfach den gew걆schten Suchbegriff ein. Es erscheint ein kleines Fenster mit Ihrem Suchbegriff, der mit best꼝igt werden kann. Ihr Suchbegriff wird gesucht. 7.5.6 Artikelzusatztext bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie neben der zwei- zeiligen Artikelbezeichnung noch einen langen Zusatztext eintragen k봭nen. Zeilen, die mit einem Semikolon (;) beginnen, werden als Kommentar betrachtet und nicht mit ausgedruckt. 7.5.7 Artikeldaten drucken Verschiedene Artikellisten bzw. Auswertungen erhalten Sie mit dem Men걈unkt "Druck". 7.5.8 Artikeldaten bearbeiten / Artikeldaten Durch Dr갷ken der -Taste 봣fnet sich die Hauptmaske des Artikels. In dieser 'Hauptmaske' k봭nen die grundlegenden Daten des Artikels wie Artikelnummer, Bezeichnung ... bearbeitet werden. In der Bildschirmmaske ARTIKELDATEN geben Sie die grundlegenden Daten Ihres angew꼑lten Artikels ein. Dazu ------------------------------------------------------------ Stammdaten 49 geh봱t die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung ... Warengruppe: Falls der Artikel keinen Rabatteintrag in der Rabattmatrix zugeordnet bekommt, kann 갶er den "Umweg" Warengruppe ein Rabatt vergeben werden. Gebinde: Sie k봭nen Ihrem Artikel Gebinde zuordnen. Ein Gebinde ist immer eine 갶ergeordnete Mengeneinheit. Lagerartikel / Lagernummer: Geben Sie "J" ein, wenn Sie eine Bestandsf갿rung w걆schen. Es mu� dann dem Artikel ein Hauptlager zugeordnet werden. Das geschieht 갶er die Auswahlliste "Lagerverwaltung", wenn Sie die Taste im Feld Lagernummer dr갷ken. Bestand anzeigen: Geben Sie "J" ein, wenn die Best꼗de in der Fakturierung (Bestellung) bei jeder Bewegung angzeigt werden sollen. Bei Dienstleistungen (z.B. Fahrtkilometer) ist diese Anzeige 갶erfl걌sig und Sie k봭nen "N" eingeben. Listenpreis: Der Listenpreis des Artikels ist unabh꼗gig von allen Preisgruppen beim Kunden. Er kann immer dann verwendet werden, wenn bei der Preisgruppe des Kunden in den VK-Preisen kein Eintrag gefunden wird. Zus꼝zlich 갶erpr갽t GS-AUFTRAG bei einigen Eingabe (z.B. Preispflege, Fakturierung), ob der eingegebene Preis kleiner als der Listenpreis ist, was die Eingabe des Listenpreises dar갶erhinaus sinnvoll macht. Mindestpreis: Unterhalb des Mindestpreises sollte der Artikel nicht abgegeben werden. In GS-AUFTRAG finden 쉇erpr갽ungen statt, ob der Mindestpreis unterschritten wird. Umsatz / Einkauf: In den Felder Umsatz, bzw. Einkauf sehen Sie den Nettobetrag Ihres Artikelumsatzes bzw. des Artikeleinkaufs. Wenn ein Lagerabgang bei der Fakturierung erfolgt, wird der Umsatz erh봦t, bei einem Wareneingang wird der Einkaufsumsatz erh봦t. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 50 7.5.9 Einstellungen In der Bildschirmmaske ARTIKELEINSTELLUNGEN geben Sie einige wichtige "Schalterstellungen" f걊 die Bearbeitung und Pflege Ihres Artikels vor, z.B. ob der Artikel ein St갷klistenartikel ist, die Preisart ... usw. St갷klistenartikel: Falls dieser Artikel weitere Artikel als Bauteile enth꼕t, also eine St갷kliste enth꼕t, geben Sie bitte ein "J" ein. Preisarten: Es stehen Ihnen zwei verschiedene Preisarten f걊 Ihre Preispflege zur Verf갾ung. Der Einzelpreis oder der Staffelpreis. Beim Einzelpreis k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben, die bei der Fakturierung entsprechend der Kundenpreisgruppe ber갷ksichtigt werden. Beim Staffelpreis kann zus꼝zlich noch die Menge eingegeben werden, ab der dieser Preis gelten soll, z.B.: Staffel 1 ab Menge 1 100,00 DM Staffel 2 ab Menge 10 90,00 DM Staffel 3 ab Menge 100 75,00 DM ... Preiseinheit: Die Preiseinheit gibt an, wieviele Teile eines Artikel EINEN VK-Preis ergeben. Beipiel: Preiseinheit 1000 1000 Kalksandsteine ergeben den VK-Preis 278,00 DM Abbuchungseinheit: Die Abbuchungseinheit gibt an, wieviele Teile im Lager abgebucht werden sollen. Beispiel: Abbuchungseinheit 100 100 verkaufte Teile ergeben einen Lagerabgang von 1 ACHTUNG: Die Abbuchungseinheit findet nur Ber갷ksichtigung, wenn Sie 갶er die Positionsbearbeitung bei der Fakturierung oder Bestellungen Lagerverbuchungen vornehmen. Wenn Sie Ihr Lager manuell "bewegen", wird die effektive Bewegung eingegeben. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 51 Zwischensumme: Eine hier eingegebene Zwischensumme wird bei der Artikel갶ernahme in der Fakturierung (Bestellung) automatisch 갶ernommen. So lassen sich Artikel leicht in Material, Lohn, Dienstleistungen usw. ... unterteilen. Kennung1 / Kennung 2: Die beiden Felder KENNUNG 1 / 2 nehmen freie Informationen zu Ihrem Artikel auf. Haben Sie Artikel aus GS-AUFTRAG 1.xx 갶ernommen, werden die Inhalte der beiden freien Textfelder hier eingetragen. 7.5.10 Artikelpreise Die Artikelpreise sind unterteilt in Einkaufpreise (EK) und Verkaufspreise (VK). Sie k봭nen bis zu 12 verschiedene Preise vergeben. Der jeweilige Artikelpreis wird bei der Fakturierung (Bestellung) anhand der Preisgruppe des Kunden (Lieferanten) ermittelt. Wenn Sie Eingaben ver꼗dern, wird der Aufschlag bzw. der VK-Preis neu berechnet. Die Preisberechnung kann unter DIENSTE - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN abgeschaltet werden. Der Aufschlag wird allerdings auch bei abgeschalteter Preisberechnung immer neu berechnet. 7.5.11 Staffelpreise Staffelpreise erm봥lichen Ihnen eine Preisgestaltung, die von der verkauften (gekauften) Menge abh꼗gig ist. Ab einer bestimmten Menge, die Sie in der Liste vorgeben k봭nen, wird mit einem anderen Preis gerechnet. Ein Eintrag mit Menge 1 sollte immer vorhanden sein, wenn Sie Staffelpreise gew꼑lt haben. Ein Beispiel: Ab Menge Preis ------------------------------ 1 120,00 DM 10 110,00 DM 25 100,00 DM 100 96,00 DM Kauft der Kunde 12 Artikel, wird der Preis ab Menge 10 verwendet, also der n꼊hstkleinere. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 52 M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage einer Preisstaffel - L봲chen der aktuellen Preisstaffel - aktuelle Preise bearbeiten Preise bearbeiten: Mit der Taste (oder bei der Neuanlage) gelangen Sie in die Schnellbearbeitung f걊 den aktuellen Staffelpreis. Kalkulation: Unter dem Punkt KALKULATION erscheinen entsprechend Ihrer Mengestaffel die EK- und die VK-Preise. 7.5.12 Preis꼗derung Um nicht mehrere Preise einzeln von Hand 꼗dern zu m걌sen, kann eine globale Preis꼗derung durchgef갿rt werden. W꼑len Sie 갶er den Auswahlpunkt SICHT - SELEKTIERTE ARTIKEL die Artikel aus, die ge꼗dert werden sollen. Zur Kontrolle werden alle ausgew꼑lten Artikel angezeigt. Danach w꼑len Sie den Punkt PREISE - PREIS랲DERUNG an und beantworten die Fragen, ob eine prozentuale oder absolute (fester Betrag) 럑derung durchgef갿rt werden soll. WICHTIG: Es werden immer die Artikel ge꼗dert, die Sie selektiert haben. Um sich die gew걆schten Artikel vorher schon anzusehen, kann in der Artikelliste 갶er SICHT eine Selektion vorgenommen werden. Die dort selektierten Artikel werden in der Liste angezeigt und dann bei der Preis꼗derung ge꼗dert. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 53 7.5.13 Rabatte Sie haben Sie M봥lichkeit bis zu 12 Rabatte f걊 einen Artikel zu vergeben. Beim Artikel werden nur diese 12 Rabatte angezeigt. 쉇ersichtlicher k봭nen Sie Artikelrabatte in der RABATTMATRIX zuordnen. 7.5.14 St갷kliste Ein St갷klistenartikel kann verschiedene "Unterartikel" (Bauplan, Teileliste) enthalten, die bei Fakturierung des "Hauptartikels" komplett vom Lager abgebucht werden. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuer St갷klisteneintrag - L봲chen des aktuellen St갷klisteneintrags - aktuellen St갷klisteneintrag bearbeiten St갷klisteneintrag bearbeiten: Mit der Taste (oder bei der Neuanlage) gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske f걊 den St갷klisteneintrag. W꼑len Sie mit den gew걆schten Artikel aus, der in der St갷kliste des "Hauptartikels" enthalten sein soll. Danach geben Sie die Anzahl an, also wie oft der "Unterartikel" in der St갷kliste des "Hauptartikels" enthalten sein soll. Um eine vestimmte Reihenfolge (z.B. beim Ausdruck) zu erhalten, kann eine beliebige Nummer vergeben werden. Erfolgt keine Eingabe, wird die St갷kliste in der Reihenfolge der Eingabe sortiert. HINWEIS: Eine St갷kliste kann sich nat걊lich nicht selbst enthalten. Rekursionen sind ebenfalls nicht m봥lich, das hei�t z.B. St갷kliste 1 enth꼕t: Artikel 1 Artikel 2 St갷kliste 2 St갷kliste 2 enth꼕t: Artikel 3 Artikel 4 St갷kliste 1 <- geht nicht 1 ------------------------------------------------------------ Stammdaten 54 St갷kliste drucken: Die jeweils sichtbare St갷kliste kann ausgedruckt werden. 7.5.15 Lagerbewegungen Sie k봭nen sich die Artikelbewegungen des aktuellen Artikels ansehen, wenn Sie 갶er das Auswahlmen� unter BEARBEITEN - LAGER die Lagerliste aufrufen. Angezeigt werden die Lagerbewegungen im "Hauptlager", das ist das Lager, welches im Artikelstamm als Standardeintrag definiert ist. 쉇er den Men걈unkt LAGER WECHSELN kann jederzeit in ein anderes Lager gewechselt werden. Wenn Sie weitergehende Lagerinformation ben봳igen, sollten Sie in den Punkt LAGERVERWALTUNG gehen, der entweder alle Lagerbewegungen anzeigt, oder alle Bewegung eines ausgew꼑lten Artikels. Wird in der Lagerliste, die aus dem Artikelstamm aufgerufen wird, mit gel봲cht, gilt das nur f걊 den aktuellen Artikel und das gew꼑lte Lager. Eine weitere Lagerbearbeitung ist unter dem Punkt LAGER im Hauptmen� m봥lich. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 55 7.5.16 Warengruppen Die Warengruppen dienen der eindeutigen Unterscheidung Ihrer einzelnen Artikel. M봥liche Warengruppen k봭nen z.B. sein: Software, Hardware, Zubeh봱, Disketten, B갷her ... 7.5.17 Gebinde Die Gebinde fassen bestimmte Artikel zu Einheiten zusammen. Das hei�t, es k봭nen z.B. 6 Flaschen Wein zu einem Karton Wein zusammengefa�t werden. Beispiel: Einheit FLASCHE -> Gebinde KARTON Ein Karton enth꼕t sechs Flaschen. Verkaufen Sie einen Artikel mit dem Gebinde Karton, werden 6 Flaschen vom Lager abgebucht. 7.5.18 Druck Wenn 갶er SICHT eine Einschr꼗kung der Datens꼝ze erfolgt, werden auch beim Druck nur diese sichtbaren Daten ber갷ksichtigt. Sie k봭nen in Artikellisten sowohl Preise, als auch Lagerbest꼗de 갶ernehmen. Die Liste der Bestellvorschl꼏e ber갷ksichtigt nur Lagerartikel. 7.6 Rabattmatrix Die Rabattmatrix dient der flexiblen Rabattvergabe bei Artikeln. Bestimmte zugeordnete Artikel, bzw. Warengruppen, k봭nen bis zu 12 Rabatte erhalten. Der jeweilige Rabatt bei der Fakturierung ist abh꼗gig von der Rabattgruppe des Kunden. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Rabatteintrages - L봲chen des aktuellen Rabatteintrages - aktuellen Rabatteintrag bearbeiten Rabatteintrag bearbeiten: Mit der Taste (oder bei der Neuanlage) gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske f걊 die Rabatteintr꼏e. Rabatt auf einen Artikel: W꼑len Sie auf den Feldern ARTIKELNUMMER bzw. SUCHBEGRIFF mit einen Artikel aus. Nach der 쉇ernahme des Artikels k봭nen Sie bis zu 12 verschiedene Rabatte (es existieren 12 Rabattgruppen bei den Kunden) vergeben. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 56 Wird dieser Artikel fakturiert, wird anhand der Rabattgruppe des Kunden der entsprechende Rabatt ermittelt. Rabatt auf Warengruppe: Wenn Sie auf dem Feld WARENGRUPPE mit eine Warengruppe ausw꼑len, werden dieser Warengruppe bis zu 12 Rabatte zugeordnet. Wird ein Artikel fakturiert, f걊 den kein Rabatteintrag existiert, wird nach einem Rabatteintrag bei der Warengruppe des Artikels gesucht und, falls vorhanden, anhand der Rabattgruppe des Kunden der entsprechende Rabatt vergeben. Standard Rabattsatz: Wenn Sie weder einen Artikel noch eine Warengruppe ausw꼑len, wird ein "leerer" Rabatteintrag angelegt. Falls bei einem fakturierten Artikel weder ein Artikelrabatteintrag, noch ein Warengruppenrabatteintrag gefunden wird, greift GS-AUFTRAG auf diesen Standardrabatteintrag zu und ermittelt den entsprechenden Rabatt. Ist in diesem Fall kein Standard-Rabattsatz angelegt, wird auch kein Rabatt vergeben. Sonderpreise drucken: Die gesamte Rabattmatrix kann ausgedruckt werden. 7.7 Sonderpreise Die Sonderpreisliste ist sehr n걎zlich, wenn Sie mit Ihren Kunden oder Lieferanten spezielle feste Preise vereinbart haben. Es wird Kunden oder Lieferanten bei bestimmten Artikeln ein fester Preis zugeordnet. W꼑len Sie im Kundenstamm oder im Lieferantenstamm den Men걈unkt SONDERPREIS und es erscheint eine Liste mit Artikel, f걊 die der aktuelle Kunde / Lieferantn spezielle Preis erh꼕t. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Sonderpreises - L봲chen des aktuellen Sonderpreises - aktuellen Sonderpreis bearbeiten ------------------------------------------------------------ Stammdaten 57 Sonderpreis bearbeiten: Mit der Taste (oder bei der Neuanlage) gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske f걊 die Sonderpreise. W꼑len Sie mit den gew걆schten Artikel aus, f걊 den der Kunde (Lieferant) einen Sonderpreis erhalten soll und vergeben Sie danach den neuen Preis. Bei der Kundenpreisliste erscheint im Feld PREIS der Listenpreis aus dem Artikelstamm, in der Lieferantenpreisliste erscheint als Vorgabe der EK-Mittel. Sonderpreise drucken: Die jeweils sichtbare Preisliste kann ausgedruckt werden. Es werden immer die Preise des aktuellen Kunden (Lieferanten) ausgedruckt. ------------------------------------------------ Lager / Bestandf갿rung 58 8. LAGER / BESTANDSF숰RUNG Die Lagerverwaltung f갿rt die Best꼗de der Artikel aus den Stammdaten fort, die Sie als Lagerartikel gekennzeichnet haben. Neben automatischen Buchungen in der Fakturierung und bei Wareneing꼗gen, k봭nen Sie auch manuelle Bewegungen vornehmen. Die Liste der Lagerbewegungen ist praktisch als Protokolldatei f걊 einzelne Lagerbewegungen zu verstehen. Der Gesamtbestand eines Artikels in s꼖tlichen Lagern steht beim Artikel in den Stammdaten und kann in der Hauptmaske des Artikels sowie als 쉇ersicht bei Lagerbewegungen angesehen werden. Eine neue Bewegung wird zusammen mit dem Buchungsdatum, einer Bemerkung und dem aktuellen Bestand nach dieser Bewegung fortlaufend protokoliert. 8.1 Sichtweisen des Lagers GS-AUFTRAG unterscheidet zwischen verschiedenen Lagersichtweisen: Wenn Sie das Lager aus den Artikelstammdaten aufrufen (Artikel- sicht), sehen nur Bewegungen, die den vorher angew꼑lten Artikel betreffen. Rufen Sie das Lager als eigenst꼗digen Programmteil auf (Gesamtsicht), sehen Sie die Bewegungen aller Artikel in allen Lagern. In beiden F꼕len kann die Anzeige der Bewegungen noch eingeschr꼗kt werden, z.B. k봭nen Sie das Lager wechseln, bzw. nur Bewegungen eines einzelnen Artikels ansehen. Im unteren Teil der Bildschirmliste sehen Sie f걊 den Artikel, der in der gerade aktuellen Bewegung angezeigt wird, die aktuellen Gesamtbest꼗de, sowie weitere Daten aus dem Artikelstamm. 8.2 Lagerliste M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage einer Lagerbuchung - L봲chen der aktuellen Lagersicht - neue Sortierreihenfolge w꼑len (Gesamtsicht) - Aktuelle Bewegung ansehen (nicht 꼗dern!) Neue Lagerbewegung: Mit kann eine neue Lagerbewegung angelegt werden. Wenn Sie die Lagerverwaltung aus den Artikelstammdaten aufgerufen haben (Artikelsicht), wird automatisch eine Bewegung f걊 den aktuellen Artikel erzeugt. Wurde die Lagerverwaltung als eigenst꼗diger Programmteil aufgerufen (Gesamtsicht), m걌sen Sie zuerst mit der Taste einen Artikel ausw꼑len. ------------------------------------------------ Lager / Bestandf갿rung 59 W꼑len Sie danach eine Buchungsart aus. Folgende Buchungsarten sind m봥lich: ABGANG / ZUGANG INVENTUR UMBUCHUNG Abgang / Zugang: Eine postitive Zahl > 0 bedeutet einen Zugang im Lager, eine negative Zahl < 0 bedeutet einen Abgang aus dem Lager. Der von Ihnen angegebene EK-Preis wird f걊 die Berechnung des mittleren EK-Preises verwendet. Inventur: Geben Sie den aktuellen Bestand in Ihrem Lager ein. Der von Ihnen angegebene EK-Preis kann auf Wunsch f걊 die Berechnung des mittleren EK-Preises verwendet werden. Umbuchung: Buchen Sie (je nach Bewegung) einen Abgang oder Zugang in dem einen Lager und w꼑len Sie das Lager, in das diese Bewegung ge- bucht werden soll. Best꼗de werden nicht beeinflu�t. Ansehen einer 꼕teren Lagerbewegung: Sie k봭nen mit der Taste die aktuelle Bewegung genauer ansehen. Ge꼗dert werden kann diese Buchung nicht mehr. Soll eine Korrektur vorgenommen werden, mu� eine Gegenbuchung erstellt werden, z.B. bei einem versehentlichen Abgang ein neuer Zugang gebucht werden. L봲chen von Lagerbewegungen: Mit der Taste wird die komplette aktuelle Lagersicht gel봲cht. Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. Je nach Aufruf der Lagerverwaltung wird folgenderma�en gel봲cht: Gesamtsicht (alle Artikel - alle Lager): Es werden alle Bewegungen in allen Lagern f걊 alle Artikel angezeigt und entsprechend gel봲cht. Gesamtsicht (einzelner Artikel - alle Lager): Es werden alle Bewegung in allen Lagern f걊 den ausgew꼑lten Artikel gel봲cht. ------------------------------------------------ Lager / Bestandf갿rung 60 Artikelsicht (einzelner Artikel - einzelnes Lager), aus Artikelstammdaten: Es werden alle Bewegungen in dem angew꼑lten Lager f걊 den ausgew꼑lten Artikel gel봲cht. Es werden alle mitprotokollierten Buchungen gel봲cht, aber nicht die Best꼗de in den Artikeln. Sie k봭nen allerdings bestimmen, ob die Felder f걊 Lagerbest꼗de im Artikelstamm zur갷kgesetzt werden sollen. Sagen Sie a, werden bei den Artikeln der jeweiligen Sichtweise diese Best꼗de ebenfalls auf Null gesetzt, was je nach Anzahl Ihrer Artikel einige Zeit dauern kann. Sichtweisen der Lagerbewegungen: Umschalten: Einzelner Artikel / Alle Artikel (Gesamtsicht): In der Gesamtsicht k봭nen Sie w꼑len, ob alle Artikel angezeigt werden sollen, oder nur die Bewegungen eines Artikels. W꼑len Sie den gew걆schten Artikel mit Hilfe der Artikelauswahlliste aus. Ist ein einzelner Artikel gew꼑lt, kann 갶er das Auswahlmen� wieder auf SICHT - ALLE ARTIKEL zur갷kgeschaltet werden. Umschalten: Einzelnes Lager / Alle Lager: In der Gesamtsicht und in der Artikelsicht k봭nen Sie w꼑len, aus welchem Lager die Bewegungen angezeigt werden sollen. In der Gesamtsicht kann 갶er das Auswahlmen� wieder auf SICHT - ALLE LAGER zur갷kgeschaltet werden. Umschalten: Datum: 쉇er SICHT - DATUM erhalten Sie eine chronologische Anzeige Ihrer Lagerbewegungen in allen Lagern und aller Artikel. Diese Sortierung ist dann sinnvoll, wenn Sie Bewegungen f걊 einen bestimmten Zeitraum 갶erpr갽en wollen. ------------------------------------------------ Lager / Bestandf갿rung 61 Vorsicht ....... B봲e Falle !!! Es ist m봥lich, eine Buchung zur갷kzudatieren (geschieht z.b. automatisch, wenn ein 꼕terer Lieferschein ge꼗dert wird !). Die letzte Bewegung ist dann beispielsweise vom 6.4.93, Bestand 100, die neue Bewegung (Zugang 10 St갷k) ist (laut Buchungsdatum) vom 24.12.92. Es wird dann nat걊lich der aktuelle Bestand aktualisiert, neuer Bestand ist also 110 St갷k. In den "normalen" Sichtweisen wird die zweite Buchung nach der ersten angezeigt, die logische Verbuchungsreihenfolge stimmt, allerdings nicht nach dem Buchungsdatum, sondern nach der tats꼊hlichen Buchungsreihenfolge. In der Sichtweise nach Datum wird die zweite Buchung VOR der ersten Buchung angezeigt, das das Datum weiter zur갷kliegt. Die logische Bestandsfortf갿rung ergibt sich dann nat걊lich nicht mehr ... es wird erst ein Bestand von 110 St갷k angezeigt, danach wird ein sp꼝erer Bestand von 100 St갷k angezeigt ... usw. Lagerbest꼗de drucken: Entsprechend Ihrer gew꼑lten Sichtweise kann eine Bestandliste ausgedruckt werden. ACHTUNG: Wenn Sie im Artikelstamm eine Abbuchungseinheit eingeben haben, wird diese in der manuellen Lagerverwaltung nicht ber갷ksichtigt, sondern nur bei Bewegungen in der Positionserfassung bei einer Fakturierung oder Bestellung. 8.3 Lagernummern Sie haben die M봥lichkeit mehrere Lager zu verwalten, z.B. ein Hauptlager, Nebenlager, vielleicht noch mobile Lager, wie Lieferwagen ... usw. Um Lagerbuchungen durchf갿ren zu k봭nen, mu� mindestens ein Lager angelegt sein. HINWEIS: Wird eine Lagernummer gel봲cht, kann auf die Bewegungen in diesem Lager nicht mehr zugegriffen werden. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 62 9. FAKTURIERUNG Im Programmteil Fakturierung bearbeiten Sie Ihren Schriftverkehr wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen ... Viele Daten, die Sie in den Stammdaten (z.B. bei Kunden, Artikeln) eingegeben haben, werden hier ber갷ksichtigt. Wir sprechen in GS-AUFTRAG h꼞fig von AUFTRAG. Mit Auftrag ist in diesem Fall immer ein Schriftverkehr der Fakturierung gemeint, nat걊lich auch ein Angebot, obwohl Sie bei einem Angebot sicherlich noch keinen Auftrag vorliegen haben. Der AUFTRAG (in unserem Sinne) kann ein Angebot, ein Lieferschein, eine Rechung ... usw. sein. Ein kompletter VORGANG w꼛e z.B. der komplette Ablauf einer Auftragsbearbeitung: Sie beginnen nach der Anfrage des Kunden mit einem Angebot, schreiben, wenn der Kunde bestellt hat, einen Lieferschein, wenn er die Ware erhalten hat, eine Rechnung ... wenn er diese nicht bezahlt, eine Gutschrift ... Wenn Sie im Hauptmen� den ersten Programmpunkt FAKTURIERUNG - ANGEBOT/AUFTRAG angew꼑lt haben, gelangen Sie in die Bildschirmliste mit dem UNERLEDIGTEN Schriftverkehr. Sie haben jetzt die Wahl, den bereits vorhandenen Schriftverkehr weiter zu bearbeiten, also z.B. zu einem Angebot einen Lieferschein schreiben, zu einem Lieferschein eine Rechnung ... oder Sie k봭nen einen komplett neuen Vorgang anlegen, z.B. eine Kundenanfrage mit einem Angebot beantworten. 럋nlich wie bei der Bearbeitung in den Stammdaten, wird ein komplett neuer Vorgang in GS-AUFTRAG mit der Einf갾etaste eingef갾t, ein bereits begonnener Vorgang mit der Tastenkombination + "kopiert", das hei�t fortgef갿rt. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 63 9.1 Sichtweisen der Auftragsliste Um eine schnelle Bearbeitung der Auftr꼏e zu erm봥lichen, haben wir verschiedene "Sichtweisen" eingef갿rt. Sie k봭nen entscheiden, ob Sie nur unerledigte Auftr꼏e oder bereits erledigte Auftr꼏e ansehen wollen. Weiterhin kann die Anzeige auf Auftr꼏e eines einzelnen Kunden beschr꼗kt werden. W꼑len Sie unter dem Men걈unkt SICHT bitte die entsprechende Option. Die Sichtweisen haben teilweise unterschiedliche Auswirkungen bei der weiteren Bearbeitung innerhalb der Fakturierung. 9.2 Auftragsliste M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage eines Auftrages (Angebot, Rechnung) + - Kopieren des aktuellen Auftrages - neue Sortierreihenfolge w꼑len (Kunden f걊 Anzeige ausw꼑len) - Positionsbearbeitung - Schnelldruck (druckt sofort den aktuellen Schriftverkehr aus) - berechnet und zeigt Auftragssummen - Kundeninformation anzeigen - Bemerkung/Notiz zum aktuellen Auftrag - Auftr꼏e markieren - aktuellen Auftrag bearbeiten Einige Funktionstasten sind w꼑rend der Neuanlage eines Auftrages nicht belegt, da dabei der Ablauf weitestgehend automatisiert ist. Die Spalte ST in der Auftragsliste beinhaltet das K걊zel f걊 die jeweilige Schriftverkehrart: 쿌N� - Angebot 쿌U� - Auftragsbest꼝igung 쿗I� - Lieferschein 쿝E� - Rechnung 쿍V� - Barverkauf 쿘A� - Mahnung 쿒U� - Gutschrift 쿞O� - Sonstiger Schriftverkehr Die Spalte OK in der Auftragsliste hat folgende Bedeutung: � � - Der Auftrag wurde lediglich erfa�t 쿏R� - Der Auftrag wurde bereits ausgedruckt 쿍U� - Der Auftrag wurde bereits verbucht (Salden, GS-FIBU ...) 쿚K� - Der Auftrag ist erledigt (bezahlt bzw. fortgef갿rt) ---------------------------------------------------------- Fakturierung 64 9.3 Neuanlage / Kopieren eines Auftrages Mit kann immer ein neuer (leerer) Auftrag angelegt werden. Sie k봭nen anschlie�end w꼑len, was f걊 ein Schriftverkehr von Ihnen gew걆scht wird. Mit + wird der aktuelle Auftrag kopiert, d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten (Positionen) und Einstellungen des vorherigen Auftrages werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Diese Kopierfunktion hat innerhalb der Fakturierung zwei verschiedene Bedeutungen: Zum Einen stellt sie bei der schnellen Anlage von neuen Auftr꼏en eine gro�e Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte (z.B. Anschrift, Mengen ...) ver꼗dert werden m걌sen. Sie k봭nen beliebige Auftr꼏e als "Standardauftr꼏e" verwenden. Zum Anderen k봭nen Sie so Ihren Schriftverkehrs fortf갿ren, indem Sie z.B. aus einem Angebot eine Auftragsbest꼝igung machen, oder aus einem Lieferschein eine Rechung. HINWEIS: Um z.B. aus einem Lieferschein eine Rechnung zu machen, wird der gew걆schte unerledigte Lieferschein gesucht und anschlie�end kopiert (Tasten +). S꼖tliche Daten und Positionen des Lieferscheins werden 갶ernommen und stehen Ihnen sofort in der Rechnung zur Verf갾ung. Ist 갶er SICHT / EINZELNER KUNDE ein Kunde angew꼑lt worden, wird bei der Neuanlage eines Auftrags dieser automatisch in den neuen Auftrag 갶ernommen, kann aber noch gewechselt werden. 9.4 Markieren von Auftr꼏en Sie k봭nen Auftr꼏e mit der f걊 die weitere Bearbeitung markieren. Anstatt des aktuellen Auftrages werden dann alle markierten Auftr꼏e zu einem neuen Auftrag zusammengefa�t, der wie gewohnt weiter bearbeitet werden kann. Wenn Sie z.B. eine Sammelrechnung erstellen m봠hten, w꼑len Sie mit (Sortierung Kunde) den gew걆schten Kunden aus und k봭nen dann die entsprechenden Auftragsbest꼝igungen oder Lieferscheine markieren. Mit wird der neue Auftrag angelegt und danach die Positionen bearbeitet. Jedem so eingelesenen Auftrag kann ein Statustext vorangestellt werden, der die Schriftverkehrart und die Nummer des Schriftverkehrs enth꼕t (z.B. Lieferschein 9211-4711). Dieser Statustext kann von Ihnen erweitert oder auch gel봲cht werden. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 65 9.5 Sortierreihenfolge w꼑len Durch die Funktionstaste wird das Auswahlmen� an der Stelle ge봣fnet, an der Sie die Sortierreihenfolge der Bildschirmliste ver꼗dern k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Sortierung und best꼝igen Sie die Auswahl mit . 9.6 Suchen in der Liste Tippen Sie einfach den gew걆schten Suchbegriff, die Nummer usw. ein. Es erscheint ein Eingabefenster mit den entsprechenden Zeichen. Dieser Suchbegriff kann mit best꼝igt werden. 9.7 Kundeninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Kunden gew꼑rleistet (Umsatz, Saldo, Kreditlimit, Liefersperre ...). Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 9.8 Bemerkungsfeld bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu dem aktuellen Auftrag eintragen k봭nen. 9.9 Auftragstexte bearbeiten 쉇er das Auswahlmen� gelangen Sie mit + in die Texte zu dem aktuellen Auftrag. Es kann ein Text im Kopf des Schrift- verkehrs, ein Text im Summenblock des Schriftverkehrs sowie eine Bemerkung zu diesem Auftrag bearbeitet werden. Mit dem Punktbefehl ".W" kann beim Ausdruck der Werbetext (ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN) in die Auftragstexte eingef갾t werden, mit dem Punktbefehl ".B" kann der jeweilige Text in den Ausdruck (Kopf bzw. Summenblock) eingef갾t werden. Das Bemerkungsfeld dient lediglich Ihrer Information und kann nicht ausgedruckt werden! 9.10 Schriftverkehr drucken Fast w꼑rend der gesamten Fakturierung k봭nen Sie mit der Funktionstaste den gerade bearbeiteten Schriftverkehr ausdrucken lassen. ACHTUNG: Wenn eine Rechnung oder eine Gutschrift einmal verbucht wurde, ist ein nachtr꼏liches 럑dern dann nicht mehr, bzw. nur noch eingeschr꼗kt m봥lich. Um eine "versaute" Rechnung zu korrigieren, mu� eine Gutschrift geschrieben werden. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 66 Ein Auftrag kann beliebig h꼞fig ausgedruckt werden. 9.11 Periodenabschlu� Sie haben die Wahl, ob sofort nach dem Ausdruck des Schriftverkehrs eine Verbuchung der Rechnung / Gutschrift vorgenommen werden soll, oder ab die Verbuchung in Form eines Periodenabschlu�es z.B. am Ende des Tages, Monats ... vorgenommen werden soll. F걊 einen Periodenanschlu� schalten Sie in den ALLGEMEINEN EINSTELLUNGEN bitte SCHRIFTVERKEHR SOFORT VERBUCHEN auf "N" und w꼑len, wann immer Sie wollen, den Periodenabschlu�. Alle noch nicht verbuchten Rechnungen und Gutschriften werden wertm꾞ig verbucht und, wenn GS-FIBU vorhanden ist, auch an die Finanzbuchhaltung 갶ergeben. Nach der Verbuchung k봭nen die entsprechenden Rechnungen / Gut- schriften wertm꾞ig nicht mehr ver꼗dert werden ! 9.12 Summen berechnen und ansehen Mit der Funktionstaste werden die Summen des aktuellen Auftrages berechnet und angezeigt. Es werden alle 12 Zwischensummen angezeigt, und die ersten f걆f USt-Steuers꼝ze. Weitere USt-S꼝ze werden kummuliert und als eine Summe angezeigt. 9.13 Fakturierungsdaten bearbeiten Durch Dr갷ken der -Taste 봣fnet sich die Stammdatenmaske des aktuellen Auftrages. Sie k봭nen die Daten nochmals 꼗dern, oder aber, falls die Rechnung oder Gutschrift bereits gedruckt und somit verbucht ist, die Daten nochmal ansehen. In der Bildschirmmaske FAKTURIERUNGSSTAMMDATEN werden die wesentlichen Daten eines Auftrag (Schriftverkehr) eingegeben. Dazu geh봱en die Erfassungsart (Angebot, Lieferschein, Rechnung ...) und der Kunde, f걊 den dieser Auftrag bestimmt ist. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Bildschirmmaske bewegen - Positionsbearbeitung - Schnelldruck (druckt sofort den aktuellen Schriftverkehr aus) - berechnet und zeigt Auftragssummen - Kundeninformation anzeigen - Bemerkung/Notiz zum aktuellen Auftrag Einige Funktionstasten sind w꼑rend der Neuanlage eines Auftrages nicht belegt, da dabei der Ablauf weitestgehend automatisiert ist. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 67 Bearbeitung der Fakturierungsdaten: Die erste Wahl die Sie haben, wenn Sie einen neuen Auftrag mit der Taste angelegt haben, ist die Frage nach der Art des Schriftverkehrs. W꼑len Sie aus, ob Sie ein Angebot, einen Lieferschein, eine Rechnung ... schreiben wollen. Ein Barverkauf gilt sofort nach der Rechnungsschreibung als bezahlt, es mu� nicht zus꼝zlich ein Zahlungseingang erfa�t werden! Als n꼊hstes mu� der Kunde gew꼑lt werden, f걊 den der Schrift- verkehr bestimmt ist. Nach Eingabe eines Suchbegriffs (Kundennummer) oder mit Hilfe der Taste gelangen Sie in die Kundenauswahl. Sie k봭nen jetzt den gew걆schten Kunden ausw꼑len, aber auch, wenn er noch nicht vorhanden ist, eine neuen Kunden anlegen und nach erfolgter Bearbeitung in Ihren Schriftverkehr 갶ernehmen. Nach der Auswahl eines Kunden sind einige Felder in der Bildschirmmaske bereits mit Werten gef걄lt, die im Kundenstamm (Einstellungen) voreingestellt wurden. Sie erinnern sich: Beim Mandanten legen Sie fest, was bei neuen Kunden voreingestellt werden soll ... bei dem Kunden legen Sie fest, was bei neuen Auftr꼏en voreingestellt werden soll ! Wenn Sie diese Maske mit wieder verlassen haben, wird sofort der Programmteil POSITIONSBEARBEITUNG geladen. Haben Sie in der Bildschirmliste + gedr갷kt, wurde der aktuelle Auftrag kopiert. Alle Einstellungen, Daten und Positionen des kopierten Auftrages stehen Ihnen jetzt als "neuer" Auftrag zur Verf갾ung. Der Kunde kann selbstverst꼗dlich gewechselt werden. Diese Kopierfunktion dient auch dazu, einen bestehenden Auftrag im Status weiterzuf갿ren, also z.B. aus einem Angebot einen Lieferschein zu machen oder aus einem Lieferschein eine Rechnung. Kundeninformation anzeigen: Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Kunden gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. Bemerkungsfeld bearbeiten: Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu dem aktuellen Auftrag eintragen k봭nen. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 68 Bruttopreise: Wenn Ihr Kunde (z.B. Endkunde beim Ladenverkauf) Bruttopreise erhalten soll, geben Sie bitte ein "J" ein. Die fakturierten Preise enthalten dann bereits die Umsatzsteuer. Umsatzsteuer berechnen: Bei Kunden die keine Umsatzsteuer berechnet bekommen sollen (z.B. Auslandskunden), geben Sie bitte ein "N" ein. Kennung 1 / Kennung 2: Um Ihnen das Suchen nach bestimmten Auftr꼏en zu erleichtern, stehen Ihnen zwei freie Felder mit der Bezeichnung KENNUNG 1 / 2 zur Verf갾ung. Nach diesen Felder kann die Bildschirmliste sortiert werden, die Suche ist dadurch m봥lich. 9.14 Zusammenarbeit mit GS-FIBU Wenn Sie mit der Finanzbuchhaltung GS-FIBU arbeiten, sollten Sie folgendes beachten: Die offenen Posten, die in GS-AUFTRAG entstehen, werden an GS-FIBU 갶ergeben. Dies geschieht mit Hilfe einer Stapeldatei, die Sie in GS-FIBU unter BUCHEN - STAPEL WECHSELN - IMPORTIEREN einlesen und verbuchen k봭nen. Bei einem Zahlungseingang im Programmteil OFFENE POSTEN wird die Zahlung ebenfalls an GS-FIBU 갶ergeben. Ein Sonderfall ist der Barverkauf. W꼑len Sie unter Erfassungsart einen Barverkauf, wird sowohl der offene Posten, als auch der dazugeh봱ige Zahlungseingang sofort an GS-FIBU 갶ergeben. Im Modul OFFENE POSTEN mu� kein Zahlungseingang mehr verbucht werden. 9.15 Rechnungsdaten In der Bildschirmmaske RECHNUNGSDATEN geben Sie die Einstellungen f걊 diesen Auftrag ein. Dazu geh봱en z.B. Preisgruppe, Rabattgruppe, Zahlungsziel usw. Preisgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Preisgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Artikel k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der eingestellten Kundenpreisgruppe dann der jeweilige Artikelpreis verwendet. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 69 Rabattgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Rabattgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Rabatt (siehe auch ARTIKELRABATT / RABATTMATRIX) k봭nen Sie 12 verschiedene Rabatte eingeben. W꼑rend der Fakturierung wird entsprechend der Kundenrabattgruppe der entsprechende Rabatt vorgeschlagen. Mindestwert: Wenn der Mindestbestellwert unterschritten wird, kann ein Aufschlag berechnet werden. Aufschlag bei Zahlungsziel: Aufschlag, der berechnet wird, wenn dem Kunden ein Zahlungsziel gew꼑rt wird. Aufschlag/Abschlag als Betrag: Einen Aufschlag geben Sie mit einer positiven Zahl ein, einen Abschlag mit einer negativen. Aufschlag/Abschlag %: Einen prozentualen Aufschlag geben Sie als positiven Prozentsatz ein, einen prozentualen Abschlag als negativen Prozentsatz. Im Gegensatz zum Gesamtrabatt, beeinflu�t ein prozentualer Aufschlag/Abschlag auch die Summenfelder. Gesamtrabatt %: Der Gesamtrabatt wird nur auf die Positionssummen berechnet und hat im Gegensatz zu dem prozentualen Aufschlag/Abschlag keinen Einflu� auf die Summenfelder. 9.16 Summenfelder In der Bildschirmmaske SUMMENFELDER geben Sie die Bezeichnungen der Freifelder ein, die bei diesem Auftrag verwendet werden k봭nen. Dazu geh봱en z.B. Porto, Verpackung, Anzahlung ... Die Einstellungen gelten nur f걊 diesen einen Auftrag. Falls Sie einen Gesamtrabatt vergeben, wird dieser nur auf die Positionen gerechnet, nicht auf die Summenfelder, w꼑rend ein prozentualer Aufschlag/Abschlag auch die Summenfelder beinflu�t! Feste Rechenfelder: Die Rechenfelder Aufschlag, Anzahlung, Porto und Verpackung sind in GS-AUFTRAG fest eingestellt, da Sie bei einer Eingabe bestimmte, nicht ver꼗derliche Aktionen im Programm ausl봲en. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 70 Sie k봭nen allerdings den USt-Satz des jeweiligen Feldes und die Art der Umsatzsteuerberechnung festlegen. Freie Rechenfelder: Ihnen stehen vier im Text freie Rechenfelder zur Verf갾ung, die auf verschiedene Art und Weise manipuliert werden k봭nen. Zus꼝zlich zu dem USt-Satz und der USt-Berechnung kann auch noch eingestellt werden, ob das Feld addiert (+) oder abgezogen (-) werden soll. Steuersatz: Wenn Sie auf dem Steuersatzfeld Ihres gew걆schten Rechenfeldes stehen, kann mit der Taste der ben봳igte Umsatzsteuersatz ausgew꼑lt werden. Netto/Brutto: Sie k봭nen bestimmen, ob der Wert des Rechenfeldes Netto, Brutto oder anteilig berechnet werden soll. Anteilig bedeutet folgendes: Entsprechend der USt-Anteile auf dem Warenwert wird der USt-Anteil Ihres Rechenfeldes aufgeteilt. Bespiel: Wert Rechenfeld : 10,00 DM Warenwert 14 % : 100,00 DM Warenwert 7 % : 100,00 DM Anteil Rechenfeld 14 % : 0,70 DM 50 % von 10,00 DM werden mit 14 % berechnet. Anteil Rechenfeld 7 % : 0,35 DM 50 % von 10,00 DM werden mit 7 % berechnet. Bei Versandkosten wird z.B. die USt. h꼞fig anteilig ausgerechnet. Diese Aufteilung ist sinnvoll, da der USt-Satz der Versandkosten, wenn Sie die "beiden" Positionen auf zwei Rechnungen aufgeteilt h꼝ten, einmal mit dem Satz der einen, beim n꼊hsten Mal mit dem Satz der anderen Postion berechnet worden w꼛e. +/-: Sie bestimmen, ob der Wert des Feldes zu der Gesamtsumme addiert oder von ihr abgezogen wird. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 71 9.17 Positionsbearbeitung Im Programmteil POSITIONSBEARBEITUNG werden die verschiedenen Postionen Ihres Auftrages bearbeitet. Folgende Positionsarten sind m봥lich: PO - Artikelposition (Artikel wird aus den Stammdaten geholt) DF - Direktfakturierung (die Artikeldaten k봭ne frei eingegeben werden) TE - freier Zusatztext ST - Statustext (bei 쉇ernahme markierter Auftr꼏e) SU - Zwischensumme SV - Seitenvorschub M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen / <+> - Neue Position (am Ende anf갾en) +>EINFG> - Neue Position (oberhalb der aktuellen Position einf갾en) / <-> - aktuelle Position l봲chen - Fakturierungsliste - Schnelldruck (druckt sofort den aktuellen Schriftverkehr aus) - berechnet und zeigt Auftragssummen - Kundeninformation anzeigen - Textfenster der aktuellen Position bearbeiten (Artikelzusatztext der Position, Zusatztext oder Statustext) - aktuelle Position bearbeiten 9.17.1 Neuanlage einer Position Mit (bzw. <+>) kann eine neue (leere) Position an den Auftrag angeh꼗gt werden. Mit + wird oberhalb der aktuellen Position eine neue Position eingef갾t. Sie haben bei jeder neuen Position die M봥lichkeit, die Positionsart zu bestimmen. Wenn Sie die K걊zel bereits kennen, kann das jeweilige K걊zel von Hand eingegeben werden, ansonsten erscheint mit der Taste eine Auswahl der m봥lichen Positionsarten. Nach der Eingabe gelangen Sie mit in die entsprechende Bildschirmmaske, bzw. die entsprechende Aktion (z.B. Seitenvorschub) wird ausgef갿rt. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 72 9.17.2 Kundeninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Kunden gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 9.17.3 Zusatztext / Statustext bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie, falls vorhanden, den Zusatztext der aktuellen Postion oder den Statustext (bei 쉇ernahme von markierten Auftr꼏en) bearbeiten k봭nen. Zeilen, die mit einem Semikolon (;) beginnen, werden als Kommentar betrachtet und nicht mit ausgedruckt. 9.17.4 Schriftverkehr drucken W꼑rend der gesamten Fakturierung k봭nen Sie mit der Funktionstaste den gerade bearbeiteten Schriftverkehr ausdrucken lassen. ACHTUNG: Wenn eine Rechnung oder eine Gutschrift einmal ausgedruckt wurden, gelten Sie als verbucht. Ein nachtr꼏liches 럑dern ist dann nicht mehr, bzw. nur noch eingeschr꼗kt m봥lich. Um eine "versaute" Rechnung zu korrigieren, mu� eine Gutschrift geschrieben werden. Ein Auftrag kann beliebig h꼞fig ausgedruckt werden. 9.17.5 Summen berechnen und ansehen Mit der Funktionstaste werden die Summen des aktuellen Auftrages berechnet und angezeigt. 9.17.6 Artikelposition In der Bildschirmmaske ARTIKELPOSITION geben Sie die Daten Ihrer Artikelposition ein. Dazu geh봱t die Auswahl eines Artikels aus den Artikelstammdaten, die gelieferte Menge, Preise, Rabatte ... Auswahl eines Artikels aus den Stammdaten: Geben Sie in einem der vier Felder ARTIKELNUMMER, SUCHBEGRIFF, BEZEICHNUNG 1 oder BEZEICHNUNG 2 den gew걆schten Suchbegriff ein und dr갷ken Sie die Taste . ---------------------------------------------------------- Fakturierung 73 Sie erhalten die Artikelauswahl, in der Sie den gew걆schten Artikel ausw꼑len und mit 갶ernehmen k봭nen. Ist der gew걆schte Artikel noch nicht vorhanden, kann er aus der Artikelauswahlliste heraus mit angelegt werden. Wenn bei der Preisgruppe Ihres Kunden kein VK-Preis eingetragen ist , werden Sie gefragt, ob der Listenpreis des Artikels verwendet werden soll. Besonderheit: Falls Ihnen die Artikelnummer des gew걆schten Artikels bekannt ist, kann sie vollst꼗dig eingegeben werden. Wird danach gedr갷kt und der Artikel kann anhand dieser Nummer gefunden werden, erscheint nicht erst die Auswahlliste. Beachten Sie aber, da� Artikelnummern doppelt vorhanden sein k봭nen! In diesem Fall wird nur der "erste" Artikel mit der gew걆schten Nummer gefunden und 갶ernommen. Lagerartikel / Lagernummer: Wenn der gew꼑lte Artikel ein Lagerartikel ist, die Best꼗de also in einem Lager fortgef갿rt werden, k봭nen Sie anschlie�end die Lagernummer ver꼗dern, wenn ein anderes Lager als das Hauptlager aus den Stammdaten gew걆scht wird. Gelieferte Menge: Je nach Rabattgruppe des Kunden (1-12) wird der in den Stammdaten angelegte Preis in das Feld Einzelpreis eingetragen. Falls bei dem gew꼑lten Artikel Staffelpreise berechnet werden, kann sich nach der Eingabe der gelieferten Menge der Einzelpreis noch 꼗dern. Rabatt: Entsprechend Ihren Angaben in der Rabattmatrix wird der Rabatt f걊 diesen Artikel berechnet. Die Rabattgruppe des Kunden (1-12) wird dabei ber갷ksichtigt. Zusatztext: Auf dem Feld ZUSATZTEXT gelangen Sie mit der Taste in das Textfenster des Artikels. Zus꼝zlich steht mit der Funktionstaste jederzeit innerhalb der Bildschirmmaske das Textfenster zu Ihrer Verf갾ung. ---------------------------------------------------------- Fakturierung 74 9.17.7 Direktfakturierung In der Bildschirmmaske DIREKTFAKTURIERUNG geben Sie die Daten Ihrer freien Artikelposition ein. Der Unterschied einer direkt fakturierten Position ist, da� der hiermit fakturierte Artikel nicht in den Stammdaten angelegt ist. Interessant ist diese Option von GS-AUFTRAG, wenn Sie Waren fakturieren, die Sie evtl. nur einmalig verkaufen und deshalb nicht komplett in die Stammdaten aufnehmen wollen. Eingabe der Artikeldaten: Geben Sie in die vier Felder ARTIKELNUMMER, SUCHBEGRIFF, BEZEICHNUNG 1 und BEZEICHNUNG 2 die gew걆schten Daten ein. Zusatztext: Sie k봭nen auf dem Feld ZUSATZTEXT mit das Fenster f걊 den Zusatztext 봣fnen. Alternativ steht mit der Funktionstaste jederzeit das Zusatzfenster zu Ihrer Verf갾ung. --------------------------------------- Offene Posten / Zahlungseingang 75 10. OFFENE POSTEN / ZAHLUNGSEINGANG Im Programmteil OFFENE POSTEN erledigen Sie Ihre Zahlungseing꼗ge und k봭nen ausgew꼑lten Kunden gezielt eine Mahnung (Kontoauszug) schicken. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen , - Neuen Zahlungseingang erfassen - verschiedene offene Posten markieren (Ausziffern) - Liste bisheriger Zahlungen - Kundeninformation anzeigen - Bemerkung/Notiz zum aktuellen Auftrag 10.1 Zahlungseingang Mit (bzw. ) kann ein neuer Zahlungseingang erfa�t werden. Sie sehen im oberen Teil der Bildschirmmaske die wichtigsten Daten Ihrer Rechnung. Im unteren Teil wird als Zahlungseingang der noch offene Betrag vorgeschlagen. Die Betrag kann f걊 Teilzahlungen nat걊lich ge꼗dert werden. Das Zahlungsdatum ist in der Regel nicht das Tagesdatum, sondern das Datum des Zahlungseinganges laut Kontoauszug. W꼑len Sie bitte noch das Bankkonto, auf das der Zahlungseingang erfolgte. Es stehen die drei Bankkonten aus den Mandanten/Firmendaten sowie immer die Option BARVERKAUF / KASSE zur Auswahl. Sollte der Zahlungseingang gr붳er sein, als der gew꼑lte Offene Posten, kann der 갶ersch걌sige Rest des Zahlbetrages als Mahngeb갿r verbucht werden. In Verbindung mit der Finanzbuchhaltung wird diese Mahngeb갿r dann unter AUSSERORDENTLICHE ERL셎E verbucht. 10.2 Offene Posten ausziffern W꼑len Sie zuerst 갶er den Men걈unkt SICHT - EINZELNER KUNDE einen einzelnen Kunden aus. Offene Posten k봭nen nur f걊 jeweils einen Kunden ausgeziffert werden. Nach der Kundenauswahl werden die gew걆schten offenen Posten mit der Leertaste markiert. In die Buchungsmaske gelangen Sie dann wiederum mit bzw. . Geben Sie wie bei der Einzelbearbeitung den gesamten Zahlungsbetrag, das Zahlungsdatum und das Bankkonto des Zahlungseingangs an. Nach Verlassen der Maske werden die markierten offenen Posten solange als bezahlt verbucht, wie "Geld" vorhanden ist. --------------------------------------- Offene Posten / Zahlungseingang 76 10.3 Zahlungsliste ansehen Mit der Funktionstaste erhalten Sie eine Liste der bisherigen Zahlungen des angew꼑lten Offenen Postens. 10.4 Sichten Wenn Sie nur Offene Posten eines Kunden ansehen bzw. bearbeiten wollen, kann 갶er den Men걈unkt SICHT - EINZELNER KUNDE der ge- w걆schte Kunde ausgew꼑lt werden. Durch die Auswahl ALLE KUNDEN werden wieder Offene Posten aller Kunde angezeigt. 10.5 Suchen in der Liste Tippen Sie einfach den gew걆schten Suchbegriff, die Nummer usw. ein. Es erscheint ein Eingabefenster mit den entsprechenden Zeichen. Dieser Suchbegriff kann mit best꼝igt werden. 10.6 Kundeninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Kunden gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 10.7 Bemerkungsfeld bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu dem aktuellen Auftrag eintragen k봭nen, bzw. sich die Eintragungen ansehen k봭nen, die bei der Erfassung des vorherigen Schriftverkehrs bereits eingetragen wurden. 10.8 Rechnungsjournal / Zahlungsliste drucken Das Rechnungsjournal kann 갶er den Punkt DRUCK im Auswahlmen� ausgedruckt werden. 10.9 Mahnung/Kundenkonto 쉇er den Men걈unkt Mahnung/Kundenkonto erh꼕t ein ausgew꼑lter Kunde eine Mahnung in Form eines Kundenkontos. Nach der Auswahl des Kunden erhalten Sie die Liste der gefundenen f꼕ligen Offenen Posten. GS-AUFTRAG erwartet f걊 die F꼕ligkeit folgende Voraussetzungen: 1.) Die Rechnung mu� ausgedruckt worden sein. 2.) Datum der Wertstellung (normalerweise Rechnungsdatum) + Zahlungsziel Netto + Karenztage beim Kunden + 1 (Der Tag danach ...) --------------------------------------- Offene Posten / Zahlungseingang 77 Es werden Mahngeb갿ren berechnet, wenn Sie die Abfrage danach mit beantworten. Entsprechend des maximal erreichten Mahnstatus der gefundenen Mahnungen (maximal 3, also 3. Mahnung), wird die Mahngeb갿r dieser Stufe aus dem Kundenstamm zugrundegelegt und berechnet. Nach der Mahnung kann der Mahnstatus f걊 alle aufgelisteten Posten erh봦t werden. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 78 11. BESTELLWESEN Im Programmteil Bestellung bearbeiten Sie Ihren Schriftverkehr wie Angebote, Bestellungen ... und Wareneing꼗ge ... Viele Daten, die Sie in den Stammdaten (z.B. bei Lieferanten, Artikeln) eingegeben haben, werden hier ber갷ksichtigt. Wir sprechen in GS-AUFTRAG h꼞fig von BESTELLUNG. Mit Bestellung ist in diesem Fall immer ein Schriftverkehr des Bestellwesens gemeint, nat걊lich auch ein Angebot, obwohl Sie bei einem Angebot sicherlich noch nichts bestellen. Die BESTELLUNG (in unserem Sinne) kann ein Angebot, eine Bestellung ... ... usw. sein. Ein kompletter VORGANG w꼛e z.B. der komplette Ablauf einer Bestellung: Sie beginnen mit der Anfrage beim Lieferanten, also einem Angebot, schreiben, wenn Sie bestellen m봠hten, eine Bestellung und w꼑len den Wareneingang, wenn Sie die Ware erhalten haben. Wenn Sie im Hauptmen� den zweiten Programmpunkt BESTELLUNG angew꼑lt haben, gelangen Sie in die Bildschirmliste mit dem UNERLEDIGTEN Schriftverkehr. Sie haben jetzt die Wahl, den bereits vorhandenen Schriftverkehr weiter zu bearbeiten, also z.B. zu einem Angebot eine Bestellung schreiben, zu einer Bestellung einen Wareneingang erfassen ... oder Sie k봭nen einen komplett neuen Vorgang anlegen, z.B. eine Anfrage beim Lieferanten mit einem Angebot starten. 럋nlich wie bei der Bearbeitung in den Stammdaten, wird ein komplett neuer Vorgang in GS-AUFTRAG mit der Einf갾etaste eingef갾t, ein bereits begonnener Vorgang mit der Tastenkombination + "kopiert", das hei�t fortgef갿rt. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 79 11.1 Sichtweisen der Bestelliste Um eine schnelle Bearbeitung der Bestellungen zu erm봥lichen, haben wir verschiedene "Sichtweisen" eingef갿rt. Sie k봭nen entscheiden, ob Sie nur unerledigte Bestellungen oder bereits erledigte Bestellungen ansehen wollen. Weiterhin kann die Anzeige auf Bestellungen eines einzelnen Lieferanten beschr꼗kt werden. W꼑len Sie unter dem Men걈unkt SICHT bitte die entsprechende Option. Die Sichtweisen haben teilweise unterschiedliche Auswirkungen bei der weiteren Bearbeitung innerhalb des Bestellwesens. 11.2 Bestelliste M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage einer Bestellung (Angebot, Bestellung) + - Kopieren der aktuellen Bestellung - neue Sortierreihenfolge w꼑len - Positionsbearbeitung - Schnelldruck (druckt sofort den aktuellen Schriftverkehr aus) - berechnet und zeigt Bestellsummen - Lieferanteninformation anzeigen - Bemerkung/Notiz zur aktuellen Bestellung - Bestellungen markieren - aktuelle Bestellung bearbeiten Einige Funktionstasten sind w꼑rend der Neuanlage einer Bestellung nicht belegt, da dabei der Ablauf weitestgehend automatisiert ist. Die Spalte ST in der Bestelliste beinhaltet das K걊zel f걊 die jeweilige Schriftverkehrart: 쿌N� - Angebot 쿍E� - Bestellung 쿘A� - Mahnung 쿞T� - Stornierung 쿞O� - Sonstiger Schriftverkehr Die Spalte OK in der Bestelliste hat folgende Bedeutung: � � - Die Bestellung wurde lediglich erfa�t 쿏R� - Die Bestellung wurde bereits ausgedruckt 쿍U� - Teile der Ware wurden geliefert und verbucht 쿚K� - Ware wurde geliefert, die Bestellung erledigt ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 80 11.3 Neuanlage / Kopieren einer Bestellung Mit kann immer eine neue (leere) Bestellung angelegt werden. Sie k봭nen anschlie�end w꼑len, was f걊 ein Schriftverkehr von Ihnen gew걆scht wird. Mit + wird die aktuelle Bestellung kopiert, d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten und Einstellungen der vorherigen Bestellung werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Diese Kopierfunktion hat innerhalb des Bestellwesens zwei verschiedene Bedeutungen: Zum Einen stellt sie bei der schnellen Anlage von neuen Bestellungen eine gro�e Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte (z.B. Anschrift, Mengen ...) ver꼗dert werden m걌sen. Sie k봭nen beliebige Bestellungen als "Standardbestellungen" verwenden. Zum Anderen k봭nen Sie so Ihren Schriftverkehrs fortf갿ren, indem Sie z.B. aus einem Angebot eine Bestellung machen, oder aus einer Bestellung einen Wareneingang. HINWEIS: Um z.B. aus einem Angebot eine Bestellung zu machen, wird das gew걆schte unerledigte Angebot gesucht und anschlie�end kopiert (Tasten +). S꼖tliche Daten und Positionen des Angebotes werden 갶ernommen und stehen Ihnen sofort in der Bestellung zur Verf갾ung. Ist 갶er SICHT / EINZELNER LIEFERANT ein Lieferant angew꼑lt worden, wird bei der Neuanlage einer Bestellung dieser automatisch f걊 die Bestellung 갶ernommen, kann aber gewechselt werden. 11.4 Markieren von Bestellungen Sie k봭nen Bestellungen mit der f걊 die weitere Be- arbeitung markieren. Anstatt der aktuellen Bestellung werden dann alle markierten Bestellungen zu einer neuen Bestellung zusammengefa�t, die wie gewohnt weiter bearbeitet werden kann. 11.5 Sortierreihenfolge Durch die Funktionstaste wird das Auswahlmen� an der Stelle ge봣fnet, an der Sie die Sortierreihenfolge der Bildschirmliste ver꼗dern k봭nen. W꼑len Sie die gew걆schte Sortierung und best꼝igen Sie die Auswahl mit . .su2 Suchen in der Liste Tippen Sie einfach den gew걆schten Suchbegriff, die Nummer usw. ein. Es erscheint ein Eingabefenster mit den entsprechenden Zeichen. Dieser Suchbegriff kann mit best꼝igt werden. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 81 11.6 Lieferanteninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Lieferanten gew꼑rleistet (Umsatz, Saldo, Bestellimit, Bestellsperre ...). Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 11.7 Bemerkungsfeld Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu der aktuellen Bestellung eintragen k봭nen. 11.8 Bestelltexte 쉇er das Auswahlmen� gelangen Sie mit + in die Texte zu dem aktuellen Auftrag. Es kann ein Text im Kopf des Schrift- verkehrs, ein Text im Summenblock des Schriftverkehrs sowie eine Bemerkung zu diesem Auftrag bearbeitet werden. Mit dem Punktbefehl ".W" kann beim Ausdruck der Werbetext (ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN) in die Auftragstexte eingef갾t werden, mit dem Punktbefehl ".B" kann der jeweilige Text in den Ausdruck (Kopf bzw. Summenblock) eingef갾t werden. Das Bemerkungsfeld dient lediglich Ihrer Information und kann nicht ausgedruckt werden! 11.9 Schriftverkehr drucken W꼑rend des gesamten Bestellwesens k봭nen Sie mit der Funktionstaste den gerade bearbeiteten Schriftverkehr ausdrucken lassen. ACHTUNG: Wenn einmal Ware geliefert wurde, die Bestellung also bereits (teilweise) verbucht wurde, ist ein nachtr꼏liches 럑dern dann nicht mehr, bzw. nur noch eingeschr꼗kt m봥lich. Um eine "versaute" Bestellung zu korrigieren, mu� eine Stornierung geschrieben werden. Eine Bestellung kann beliebig h꼞fig ausgedruckt werden. Summen berechnen und ansehen: Mit der Funktionstaste werden die Summen der aktuellen Bestellung berechnet und angezeigt. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 82 11.10 Wareneingang Um einen Wareneingang zu verbuchen, wird die entsprechende Bestellung herausgesucht und mit den Tasten + fortgef갿rt. Alternativ kann 갶er das Auswahlmen� unter BEARBEITEN - WARENEINGANG eine Liste der noch unerledigten Bestellungen angezeigt werden. 11.11 Bestellung Stammdaten In der Bildschirmmaske BESTELLSTAMMDATEN werden die wesentlichen Daten einer Bestellung (Schriftverkehr) eingegeben. Dazu geh봱en die Erfassungsart (Angebot, Bestellung ... Wareneingang) und der Lieferant, f걊 den diese Bestellung bestimmt ist. Einige der Funktionstasten sind w꼑rend der Neuanlage einer Bestellung nicht belegt, da dabei der Ablauf weitestgehend automatisiert ist. Bearbeitung der Bestelldaten: Die erste Wahl die Sie haben, wenn Sie eine neue Bestellung mit der Taste angelegt haben, ist die Frage nach der Art des Schriftverkehrs. W꼑len Sie aus, ob Sie ein Angebot, eine Bestellung schein ... schreiben wollen. Als n꼊hstes mu� der Lieferant gew꼑lt werden, f걊 den der Schriftverkehr bestimmt ist. Mit Hilfe der Taste gelangen Sie in die Lieferantenauswahl. Nach der Auswahl eines Lieferanten sind einige Felder in der Bildschirmmaske bereits mit Werten gef걄lt, die im Lieferantenstamm (Einstellungen) voreingestellt wurden. Sie erinnern sich: Beim Mandanten legen Sie fest, was bei neuen Lieferanten voreingestellt werden soll ... bei dem Lieferanten legen Sie fest, was bei neuen Bestellungen voreingestellt werden soll ! Wenn Sie diese Maske mit wieder verlassen haben, wird sofort die Nummer des Schriftverkehrs vergeben und der Programmteil POSITIONSBEARBEITUNG wird geladen. Haben Sie in der Bildschirmliste + gedr갷kt, wurde die aktuelle Bestellung kopiert. Alle Einstellungen, Daten und Positionen der kopierten Bestellung stehen Ihnen jetzt als "neue" Bestellung zur Verf갾ung. Der Lieferant kann selbstverst꼗dlich gewechselt werden. Diese Kopierfunktion dient auch dazu, eine bestehende Bestellung im Status weiterzuf갿ren, also z.B. aus einem Angebot eine Bestellung zu machen oder aus einer Bestellung einen Wareneingang. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 83 Lieferanteninformation anzeigen: Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Lieferanten gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. Bemerkungsfeld bearbeiten: Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie spezielle Bemerkungen zu der aktuellen Bestellung eintragen k봭nen. Bruttopreise: Wenn Sie von Ihrem Lieferanten Bruttopreise erhalten, geben Sie bitte ein "J" ein. Die Bestellpreise enthalten dann bereits die Umsatzsteuer. Umsatzsteuer berechnen: Bei Lieferanten die Ihnen keine Umsatzsteuer berechnen, geben Sie bitte ein "N" ein. 11.12 Bestelldaten Durch Dr갷ken der -Taste 봣fnet sich die Stammdatenmaske der aktuellen Bestellung. Sie k봭nen die Daten nochmals 꼗dern, oder aber, falls Ware bereits geliefert wurde, die Daten nochmal ansehen. In der Bildschirmmaske BESTELLDATEN geben Sie die Einstellungen f걊 diese Bestellung ein. Dazu geh봱en z.B. Preisgruppe, Rabattgruppe, Zahlungsziel usw. Preisgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Preisgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Artikel k봭nen Sie 12 verschiedene Preise eingeben. W꼑rend der Bestellung wird entsprechend der Lieferantenpreisgruppe dann der jeweilige Artikelpreis verwendet. Rabattgruppe: Es stehen Ihnen 12 verschiedene Rabattgruppen zur Verf갾ung. Bei jedem Rabatt (siehe auch ARTIKELRABATT / RABATTMATRIX) k봭nen Sie 12 verschiedene Rabatte eingeben. W꼑rend der Bestellung wird entsprechend der Lieferantenrabattgruppe der entsprechende Rabatt vorgeschlagen. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 84 Mindestwert: Wenn der Mindestbestellwert unterschritten wird, kann ein Aufschlag berechnet werden. Aufschlag bei Zahlungsziel: Aufschlag, der berechnet wird, wenn der Lieferant ein Zahlungsziel gew꼑rt wird. Aufschlag/Abschlag als Betrag: Einen Aufschlag geben Sie mit einer positiven Zahl ein, einen Abschlag mit einer negativen. Aufschlag/Abschlag %: Einen prozentualen Aufschlag geben Sie als positiven Prozentsatz ein, einen prozentualen Abschlag als negativen Prozentsatz. Im Gegensatz zum Gesamtrabatt, wird beeinflu�t ein prozentualer Aufschlag/Abschlag auch die Summenfelder. Gesamtrabatt %: Der Gesamtrabatt wird nur auf die Positionssummen berechnet und hat im Gegensatz zu dem prozentualen Aufschlag/Abschlag keinen Einflu� auf die Summenfelder. 11.13 Summenfelder In der Bildschirmmaske SUMMENFELDER geben Sie die Bezeichnungen der Freifelder ein, die bei dieser Bestellung verwendet werden k봭nen. Dazu geh봱en z.B. Porto, Verpackung, Anzahlung ... Die Einstellungen gelten nur f걊 diese eine Bestellung. Falls Sie einen Gesamtrabatt gew꼑rt bekommen, wird dieser nur auf die Positionen gerechnet, nicht auf die Summenfelder, w꼑rend ein prozentualer Aufschlag/Abschlag auch die Summenfelder beinflu�t! Feste Rechenfelder: Die Rechenfelder Aufschlag, Anzahlung, Porto und Verpackung sind in GS-AUFTRAG fest eingestellt, da Sie bei einer Eingabe bestimmte, nicht ver꼗derliche Aktionen im Programm ausl봲en. Sie k봭nen allerdings den USt-Satz des jeweiligen Feldes und die Art der Umsatzsteuerberechnung festlegen. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 85 Freie Rechenfelder: Ihnen stehen vier im Text freie Rechenfelder zur Verf갾ung, die auf verschiedene Art und Weise manipuliert werden k봭nen. Zu- s꼝zlich zu dem USt-Satz und der USt-Berechnung kann auch noch eingestellt werden, ob das Feld addiert (+) oder abgezogen (-) werden soll. Steuersatz: Wenn Sie auf dem Steuersatzfeld Ihres gew걆schten Rechenfeldes stehen, kann mit der Taste der ben봳igte Umsatzsteuersatz ausgew꼑lt werden. Netto/Brutto: Sie k봭nen bestimmen, ob der Wert des Rechenfeldes Netto, Brutto oder anteilig berechnet werden soll. Anteilig bedeutet folgendes: Entsprechend der USt-Anteile auf dem Warenwert wird der USt-Anteil Ihres Rechenfeldes aufgeteilt. Bespiel: Wert Rechenfeld : 10,00 DM Warenwert 14 % : 100,00 DM Warenwert 7 % : 100,00 DM Anteil Rechenfeld 14 % : 0,70 DM 50 % von 10,00 DM werden mit 14 % berechnet. Anteil Rechenfeld 7 % : 0,35 DM 50 % von 10,00 DM werden mit 7 % berechnet. +/-: Sie bestimmen, ob der Wert des Feldes zu der Gesamtsumme addiert oder von ihr abgezogen wird. 11.14 Positionsbearbeitung Im Programmteil POSITIONSBEARBEITUNG werden die verschiedenen Postionen Ihrer Bestellung bearbeitet. Folgende Positionsarten sind m봥lich: PO - Artikelposition (Artikel wird aus den Stammdaten geholt) DB - Direktbestellung (die Artikeldaten k봭nen frei eingegeben werden) TE - freier Zusatztext ST - Statustext (bei 쉇ernahme markierter Bestellungen) SU - Zwischensumme SV - Seitenvorschub ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 86 M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neue Position (am Ende anf갾en) +>EINFG> - Neue Position (oberhalb der aktuellen Position einf갾en) - Bestelliste - Schnelldruck (druckt sofort den aktuellen Schriftverkehr aus) - berechnet und zeigt Bestellsummen - Lieferanteninformation anzeigen - Textfenster der aktuellen Position bearbeiten (Artikelzusatztext der Position, Zusatztext oder Statustext) - aktuelle Position bearbeiten 11.14.1 Neuanlage einer Position Mit kann eine neue (leere) Position an die Bestellung angeh꼗gt werden. Mit + wird oberhalb der aktuellen Position eine neue Position eingef갾t. Sie haben bei jeder neuen Position die M봥lichkeit, die Positionsart zu bestimmen. Wenn Sie die K걊zel bereits kennen, kann das jeweilige K걊zel von Hand eingegeben werden, ansonsten erscheint mit der Taste eine Auswahl der m봥lichen Positionsarten. Nach der Eingabe gelangen Sie mit in die entsprechende Bildschirmmaske, bzw. die entsprechende Aktion (z.B. Seitenvorschub) wird ausgef갿rt. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 87 11.14.2 Lieferanteninformation anzeigen Mit der Funktionstaste wird ein Informationsbildschirm angezeigt, der Ihnen den schnellen Zugriff zu den wichtigsten Daten Ihres Lieferanten gew꼑rleistet. Diese Daten k봭nen in der Bildschirmmaske ge꼗dert werden. 11.14.3 Zusatztext / Statustext bearbeiten Mit erscheint ein Textfenster, in dem Sie, falls vorhanden, den Zusatztext der aktuellen Postion oder den Statustext (bei 쉇ernahme von markierten Bestellungen) bearbeiten k봭nen. Zeilen, die mit einem Semikolon (;) beginnen, werden als Kommentar betrachtet und werden nicht mit ausgedruckt. 11.14.4 Schriftverkehr drucken W꼑rend der gesamten Bestellung k봭nen Sie mit der Funktions- taste den gerade bearbeiteten Schriftverkehr ausdrucken lassen. ACHTUNG: Wenn eine Bestellung einmal ausgedruckt wurde, gilt Sie als verbucht. Ein nachtr꼏liches 럑dern ist dann nicht mehr, bzw. nur noch eingeschr꼗kt m봥lich. Um eine "versaute" Bestellung zu korrigieren, mu� eine Stornierung geschrieben werden. Eine Bestellung kann beliebig h꼞fig ausgedruckt werden. 11.14.5 Summen berechnen und ansehen Mit der Funktionstaste werden die Summen der aktuellen Bestellung berechnet und angezeigt. 11.14.6 Artikelposition In der Bildschirmmaske ARTIKELPOSITION geben Sie die Daten Ihrer Artikelposition ein. Dazu geh봱t die Auswahl eines Artikels aus den Artikelstammdaten, die gelieferte Menge, Preise, Rabatte ... Auswahl eines Artikels aus den Stammdaten: Geben Sie in einem der f걆f Felder ARTIKELNUMMER, BESTELLNUMMER, SUCHBEGRIFF, BEZEICHNUNG 1 oder BEZEICHNUNG 2 den gew걆schten Suchbegriff ein und dr갷ken Sie die Taste . ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 88 Sie erhalten die Artikelauswahl, in der Sie den gew걆schten Artikel ausw꼑len und mit 갶ernehmen k봭nen. Ist der gew걆schte Artikel noch nicht vorhanden, kann er aus der Artikelauswahlliste heraus mit angelegt werden. Wenn bei der Preisgruppe Ihres Kunden kein VK-Preis eingetragen ist , werden Sie gefragt, ob der Listenpreis des Artikels verwendet werden soll. Besonderheit: Falls Ihnen die Artikelnummer des gew걆schten Artikels bekannt ist, kann sie vollst꼗dig eingegeben werden. Wird danach gedr갷kt und der Artikel kann anhand dieser Nummer gefunden werden, erscheint keine Auswahlliste. Beachten Sie aber, da� Artikelnummern doppelt vorhanden sein k봭nen! In diesem Fall wird nur der "erste" Artikel mit der gew걆schten Nummer gefunden und in die Position 갶ernommen. Lagerartikel / Lagernummer: Wenn der gew꼑lte Artikel ein Lagerartikel ist, die Best꼗de also in einem Lager fortgef갿rt werden, k봭nen Sie anschlie�end die Lagernummer ver꼗dern, wenn ein anderes Lager als das Hauptlager aus den Stammdaten gew걆scht wird. Gelieferte Menge: Je nach Rabattgruppe des Lieferanten ( 1-12 ) wird der in den Stammdaten angelegte Preis in das Feld Einzelpreis eingetragen. Falls bei dem gew꼑lten Artikel Staffelpreise berechnet werden, kann sich nach der Eingabe der gelieferten Menge der Einzelpreis noch 꼗dern. Rabatt: Entsprechend Ihren Angaben in der Rabattmatrix wird der Rabatt f걊 diesen Artikel berechnet. Die Rabattgruppe des Lieferanten ( 1-12 ) wird dabei ber갷ksichtigt. Zusatztext: Auf dem Feld ZUSATZTEXT gelangen Sie mit der Taste in das Textfenster des Artikels. Zus꼝zlich steht mit der Funktionstaste jederzeit innerhalb der Bildschirmmaske das Textfenster zu Ihrer Verf갾ung. ---------------------------------------------------------- Bestellwesen 89 11.14.7 Direktbestellung In der Bildschirmmaske DIREKTBESTELLUNG geben Sie die Daten Ihrer freien Artikelposition ein. Dazu geh봱t die Anlage eines Artikels, der nicht in den Stammdaten enthalten ist. Das ist sinnvoll, wenn Sie einmal Ware bestellen wollen, die nicht in die Artikelstammdaten aufgenommen werden sollen. Eingabe der Artikeldaten: Geben Sie in die f걆f Felder ARTIKELNUMMER, BESTELLNUMMER, SUCHBEGRIFF, BEZEICHNUNG 1 und BEZEICHNUNG 2 die gew걆schten Daten ein. Zusatztext: Sie k봭nen auf dem Feld ZUSATZTEXT mit das Fenster f걊 den Zusatztext 봣fnen. Alternativ steht mit der Funktionstaste jederzeit das Zusatzfenster zu Ihrer Verf갾ung. --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 90 12. DIENSTPROGRAMME / EINSTELLUNGEN 12.1 Indexaufbau GS-AUFTRAG verwendet Indexdateien, um Ihnen die schnelle Suche nach verschiedenen Daten zu erm봥lichen, um die Sortierung innerhalb einer Liste umzustellen usw. Wurden viele Daten eingegeben, ge꼗dert oder gel봲cht, funktionieren diese Indexdateien zwar noch, sind aber nicht mehr optimal organisiert, was die Geschwindigkeit des Programmes verringern kann. Sie sollten deshalb in regelm꾞igen Abst꼗den den "Indexaufbau" durchf갿ren lassen. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht unterbrochen werden! Die Daten, die Sie im Programm gel봲cht haben, werden erstmal nur als gel봲cht markiert. Erst beim Aufbau der Indexdateien werden diese markierten Eintr꼏e vollst꼗dig entfernt ... vielleicht ein wichtiger Tip, falls mal ein "Ungl갷k" geschehen ist ...! Unter gewissen Umst꼗den kann es passieren, da� Indexdateien nicht mehr intakt sind, z.B. bei Stromausfall, einem Festplattenfehler, aber auch durch Ausschalten des Rechners, ohne GS-AUFTRAG vorher zu verlassen. Lassen sich einzelne Programmteile aufgrund eines solchen Fehlers nicht mehr starten, rufen Sie ebenfalls diesen Punkt auf. Bricht GS-AUFTRAG schon beim Starten ab, rufen Sie das Programm mit dem Parameter "/reorg" auf. (siehe auch Abschnitt "Parameter beim Aufruf". Hinweis zur netzwerkf꼑igen Version: Es darf kein anderer Anwender beim Aufbau der Suchdateien in GS-AUFTRAG sein. 12.2 Daten갶ernahme aus GS-AUFTRAG 1.x Haben Sie bisher mit GS-AUFTRAG 1.x gearbeitet, wollen Sie sicher Ihre alten Daten weiterverwenden. Diese werden bei Aufruf dieses Men걈unktes 갶ernommen und ins neue Format konvertiert. Nach dem Hinweis, da� die Angelegenheit einige Zeit dauern kann, erscheint ein Warnhinweis, da� bei mehrfacher Daten갶ernahme Daten auch mehrfach vorhanden sein k봭nen. Die in GS-AUFTRAG 2.x eingegebenen Daten werden vor der Daten갶ernahe nicht gel봲cht. Daf걊 gibt es mehrere Gr걆de: Adressen, auf die andere GS-Programme direkten Zugriff haben, d걊fen nicht gel봲cht werden, da ansonsten z.B. Kunden aus GS-Auftrag ins "Nirwana" verschwinden k봭nten. (Dies wird 갶rigens bei jedem L봲chen 갶erpr갽t!) Wir halten es f걊 angebracht, die von uns mitgelieferten Beispieldaten nicht zu l봲chen, da sie das Programm oft besser erkl꼛en als 1000 Worte. --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 91 Wollen Sie ausschlie�lich die Daten aus GS-AUFTRAG 1.x im Programm haben, m걌sen Sie vor der Daten갶ernahme alle vorhandenen Daten l봲chen. Unter DIENSTE bieten wir Ihnen einen entsprechenden Programmpunkt an, mit dem Sie gezielt Daten aus GS-AUFTRAG herausl봲chen k봭nen. Haben Sie die Anfangsfragen bei der Daten갶ernahme beantwortet, geben Sie den Pfad zum alten Programm ein. In der Regel d걊fte dies "C:\GSAUF" sein. W꼑len Sie dann, welche Daten Sie 갶ernehmen wollen, z.B. Kunde und Auftr꼏e ... Beachten Sie bitte bei der 쉇ernahme folgendes: Es werden nur Ihre Stammdaten und der Schriftverkehr der Fakturierung (Angebote, Lieferscheine und Rechnungen) 갶ernommen. Formulare aus GS-AUFTRAG 1.xx k봭nen wegen der vollst꼗dig anderen Druckanpassung nicht 갶ernommen werden, sind aber recht leicht in GS-AUFTRAG 2.xx anzupassen. Kunden- / Lieferantendaten werden komplett 갶ernommen. Ein Problem kann auftreten, wenn Sie fr갿er Adressen zwischen GS-AUFTRAG 1.xx und GS-ADRESSEN 1.xx ausgetauscht haben, da diese Adressen lediglich kopiert wurden und zwischen ihnen keine Verbindung bestand und leider heute auch nicht besteht. Wenn Sie bereits mit GS-ADRESSEN 2.xx die Adressen von GS-ADRESSEN 1.xx 갶ernommen haben, stehen diese Adressen auch in GS-AUFTRAG 2.xx zur Verf갾ung. Werden jetzt Kunden aus GS-AUFTRAG 1.xx 갶ernommen, wird f걊 jeden 갶ernommen Kunden erneut eine Adresse in dem Adressenbestand (z.B. GS-ADRESSEN) angelegt. Dieser Teil der Adressen ist dann doppelt in GS-ADRESSEN vorhanden! Adressen, die nicht in anderen GS-Programme verwendet werden, k봭nen allerdings in GS-ADRESSEN gel봲cht werden. WICHTIG -> Bitte 갶erpr갽en Sie, ob die doppelte Adresse Eintr꼏e im Bemerkungsfeld enth꼕t. Welche Adressen geh봱t jetzt zu welchem Programm ??? Wenn zwei identische Suchbegriffe vorhanden sind, wurde der erste immer zeitlich vor dem zweiten erfa�t ... haben Sie zuerst Daten aus GS-ADRESSEN 1.xx eingelesen, danach Daten aus GS-AUFTRAG 1.xx, ist Datensatz Nummer 1 eine ehemalige Adresse aus GS-ADRESSEN 1.xx, Datensatznummer 2 wurde bei der Konvertierung der Daten von GS-AUFTRAG 1.xx erzeugt. Zur Sicherheit erscheint in GS-ADRESSEN ein Meldung, wenn eine zu l봲chende Adresse von weiteren Programmen benutzt wird! Als Fakturierungsdaten werden aus GS-AUFTRAG 1.xx nur Angebote, Lieferscheine bzw. Rechnungen 갶ernommen. Der jeweils h봦ere Status wird in GS-AUFTRAG 2.xx als Auftrag angelegt, also z.B. nur noch die Rechnung angelegt, auch wenn ein Lieferschein vorhanden war. --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 92 12.3 Allgemeine Einstellungen In der Bildschirmmaske DIENSTE - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN werden wichtige Einstellungen vorgegeben, die entweder den Programmablauf beeinflu�en, oder aber als Vorschlag f걊 Programmabl꼞fe (z.B. Positionsart) gelten: 12.3.1 Eigenes Land Tragen Sie Ihr eigenes Land ein, z.B. D f걊 Deutschland. In Formularen, Listen ... steht Ihnen dieses K걊zel mit der Variable $EIGENLAND zur Verf갾ung. 12.3.2 Erfassungsart Die Erfassungsart, die bei neuen Auftr꼏en vorgeschlagen wird. 12.3.3 Positionsart Die Positionsart, die bei Neuanlage einer Position vorgeschlagen wird. Zur Verf갾ung stehen die K걊zel: PO - Artikelposition DF (DB) - Direktfakturierung (Direktbestellung) TE - Zusatztext 12.3.4 Preisart EK-/VK-Preise Die Preisart, die bei der Neuanlage eines Artikels eingesetzt wird. 12.3.5 Provisionsart Die Berechnungsart f걊 die Provisionsberechnung (in Vorbereitung) 12.3.6 Unterprogramme auf dem ganzen Bildschirm Stellen Sie ein, ob "Unterprogramme", z.B. der Kunden- oder Artikelstamm aus der Fakturierung als Fenster oder auf dem ganzen Bildschirm erscheinen. 12.3.7 Komma bei numerischen Eingaben Wenn Sie ein Dezimalkomma statt dem Dezimalpunkt (10,00 DM statt 10.00 DM) w걆schen, k봭nen Sie hier "J" eingeben. 12.3.8 Soll 'er' piepsen Schalten Sie das Gepiepse des Computers ab, wenn es Ihnen auf die Nerven geht! ACHTUNG: Einige wichtige Warnt봭e lassen sich nicht abschalten, um Ihnen im konkreten Fall den Ernst der Situation zu verdeutlichen ! 12.3.9 Etikett automatisch nach Schriftverkehr W꼑len Sie, ob automatisch nach dem Druck des Schriftverkehrs noch ein Etikett gedruckt werden soll (gilt nur f걊 die Funktionstaste ). Ist diese Automatik abgeschaltet, kann --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 93 der Etikettendruck 갶er das Auswahlmen� manuell gestartet werden. 12.3.10 Wertstellung aus 갶ernommenem Auftrag Die Wertstellung einer Rechnung kann anhand der Lieferscheindaten ermittelt werden, ansonsten wird f걊 die Wertstellung das Rechnungsdatum verwendet, was Sie dann manuell ver꼗dern k봭nen. 12.3.11 Hilfstexte editierbar Wenn Sie 럑derungen an den Hilfstexten vornehmen wollen, kann hier "J" eingestellt werden. Beachten Sie aber, da� bei jedem Programm-Update Ihre 럑derungen wieder durch unsere aktuelle Hilfedatei 갶erschrieben werden !!! 12.3.12 Eigener Artikelstamm pro Mandant Normalerweise werden die Artikelstammdaten im Hauptverzeichnis von GS-AUFTRAG verwaltet. Alle Mandanten/Firmen benutzen den gleichen Artikelstamm. Wenn Sie wollen, da� jeder Mandant einen eigenen Artikelstamm benutzt, geben Sie in das Feld bitte ein "J" ein. In diesem Fall wird in dem entsprechendem Mandantenverzeichnis eine LEERE Datei erzeugt. Bisher eingegebene Artikel aus dem "Hauptverzeichnis" werden dabei nicht 갶ernommen! 12.3.13 Zeilenl꼗ge Textfelder Die Zeilenl꼗ge der Textfelder kann hier eingestellt werden. Unterschieden wird dabei zwischen den Artikeltexten (Positionstexten) und den Bemerkungsfeldern. Empfohlene Werte sind 40 Zeichen bei Artikeltexten und 70 Zeichen bei den Bemerkungsfeldern. 12.3.14 Strasse hat Priorit꼝 bei Postanschrift Bei der Erstellung der Postanschrift wird normalerweise immer zuerst das Postfach ber갷ksichtigt (mit entsprechender Postleitzahl). Es kann eingestellt werden, ob stattdessen bevorzugt die Strasse verwendet werden soll. 12.4 Einstellungen / Vorgaben Sie k봭nen praktisch bei jeder Auswahl, die Ihnen mit innerhalb von Bildschirmmasken zur Verf갾ung steht, bestehende Eintr꼏e ver꼗dern bzw. neue Eintr꼏e anlegen. Damit ist sichergestellt, da� Ihr Arbeitsablauf nur unwesentlich unterbrochen wird, um neue 'Vorgaben' oder 꼑nliche Einstellungen zu bearbeiten. Im Programmpunkt 'Einstellungen' k봭nen an zentraler Stelle s꼖tliche Voreinstellungen vorgenomen werden. Die einzelnen Punkte sind dabei so angeordnet, wie sie auch im Programm vor- kommen, z.B. BRANCHEN beim Kunden, LAGERORTE beim Lager ... --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 94 12.4.1 Systemvorgaben Die Systemvorgaben dienen Ihrer Arbeitserleichterung, indem sie Ihnen an vielen Stellen im Programm durch die Vorgabe einiger vordefinierter Alternativen Tipparbeit abnehmen. Beispiele f걊 Systemvorgaben sind: Anreden, Titel, Branchen, Versandarten, Artikeleinheiten ... M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Neuanlage einer Vorgabe +>EINFG> - Kopieren der aktuellen Vorgabe - L봲chen der aktuellen Vorgabe - aktuelle Vorgabe bearbeiten Beachten Sie, da� einige Vorgaben nur intern vom Programm verwendet werden, von Ihnen also nicht bearbeitet werden k봭nen. 12.4.2 Textbausteine Die Textbausteine k봭nen Sie innerhalb der Textfenster in beliebige Texte einf갾en, um sich einiges an Tipparbeit zu sparen. Beipiele f걊 sinnvolle Textbausteine sind bestimmte Teile in Angeboten o.�., z.B.: Textbaustein ANGEBOT: "Unsere Preise sind g걄tig innerhalb der n꼊hsten 6 Wochen ... bla ... bla ..." Erstellen Sie sich einige Standardtextbausteine, "... bla ... bla ..." k봭nen Sie dabei nat걊lich weglassen, die Sie schnell in Artikelzusatztexte, Bemerkungsfelder oder Auftragstexte einlesen k봭nen. --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 95 12.4.3 Porto Die Portotabelle enth꼕t verschiedene Portoarten und Preise, wie z.B. Brief Standard 1,00 DM, P꼊kchen unter 3 KG 4,50 DM ... 12.4.4 Verpackungsarten Die Liste der Verpackungsarten enth꼕t verschiedene Verpackungsarten, die Sie bei der Fakturierung als Versandkosten (Porto + Verpackung) berechnen k봭nen. Beispiele f걊 Verpackungsarten sind: Holzkiste, Briefumschlag, Versandtasche ..... 12.4.5 W꼑rungstabelle Die W꼑rungstabelle enth꼕t verschiedene W꼑rungen, die auch umgerechnet werden k봭nen. Geben Sie entweder das Verh꼕tnis EIGENE W랧RUNG -> FREMDW랧RUNG ein, oder umgekehrt. Beispiel: 1 DM = 54 Peseten Spanien oder aber: 1 US$ = 1,41 DM 12.4.6 Steuers꼝ze Die Steuersatztabelle enth꼕t 20 verschiedene Steuers꼝ze, die Sie in GS-AUFTRAG verwenden k봭nen. Ist bei der Fakturierung die Umsatzsteuerberechnung eingeschaltet worden, werden die Steuerbetr꼏e entsprechend den eingegebenen Steuers꼝zen berechnet. Es k봭nen jeweils zwei Prozents꼝ze eingegeben werden, die vor oder nach einem 럑derungsdatum gelten. Gerade mal wieder aktuelles Beispiel: USt. voll bis 31.12.1992 14,00 %, danach ab 1.1.1993 15,00 %. Rechnungen die vor diesem Datum geschrieben werden, sind noch mit 14 % berechnet, ansonsten gilt der Satz von 15 %. 럑dern Sie mit + das GS-AUFTRAG-Systemdatum, wird das bei der Suche des UST-Satzes ber갷ksichtigt, z.B. wenn Sie eine Rechnung auf 1992 (mit 14%) zur갷kdatieren wollen. --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 96 12.4.7 Erl봲- und Kostenkonten Die Kontentabelle enth꼕t die Erl봲- und Kostenkonten zu den 20 verschiedenen Steuers꼝ze, die Sie in GS-AUFTRAG verwenden k봭nen. Bei aktivierter Schnittstelle zu GS-FIBU, der Finanzbuchhaltung, wird jede wertm꾞ige Bewegung auf das entsprechende Konto in der Finanzbuchhaltung 갶ergeben. 12.4.8 Werbetexte Beim Schriftverkehr der Fakturierung und des Bestellwesens k봭nen Werbetexte mit ausgedruckt werden, die unter EINSTELLUNGEN - TEXTE erfa�t wurden. Unterschieden wird dabei zwischen Fakturierung und Bestellungen, sowie zwischen dem Text im Kopf des Schriftverkehrs und dem im Fu� (genauer: im Summenblock des Schriftverkehrs !) In einem Formular kann der jeweilige Werbetext mit dem Punktbefehl ".W" aktiviert werden. Ein Trick: Sie k봭nen im Schriftverkehr auch mit dem Punktbefehl ".B" eine freien Text im Kopf bzw. im Summenblock zu dem jeweiligen Auftrag / Bestellung einlesen. In diesem Text kann auch der Punktbefehl ".W" f걊 den Werbetext stehen ! 12.5 Daten l봲chen Sie k봭nen in diesem Programmpunkt verschiedene Daten KOMPLETT l봲chen. Beachten Sie, da� immer s꼖tliche Daten in dem ent- sprechenden Bereich gel봲cht werden! Nummern werden nicht zur갷kgesetzt !!! Es erscheint zru Sicherheit eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. Folgende Daten werden gel봲cht: Bereich Kunden: --------------- Kundendaten - Sonderpreise der Kunden Bereich Lieferanten: -------------------- Lieferantendaten - Sonderpreise der Lieferanten Bereich Artikel: ---------------- Artikeldaten - Sonderpreise - EK-Preise - VK-Preise - Rabattmatrix Lagerbewegungen - St갷klisten Bereich Auftr꼏e: ----------------- Auftr꼏e - Zahlungseing꼗ge Bereich Bestellungen: --------------------- Bestellungen - Wareneingang --------------------------------------- Dienstprogramme / Einstellungen 97 Erst nach dem erneuten Aufbau der Suchdateien, sind die Daten dann wirklich unwiderruflich von Ihrer Festplatte gel봲cht! -------------------------------------------------------- Datensicherung 98 13. DATENSICHERUNG Die Bedeutung der Datensicherung sollten Sie bitte nicht untersch꼝zen! Meistens wird erst daran gedacht, wenn einmal eine Festplatte ihre letzten Zuckungen macht und Sie viele Rechnungen schreiben wollten. Eine neue Festplatte ist schnell gekauft, aber die unz꼑ligen Daten, die sich im Laufe der Monate ansammeln, bekommen Sie nicht so problemlos rekonstruiert. Sch봭, wer dann nur ein paar Disketten oder ein Streamerband aufspielt und ohne weitere Verz봥erung weiterarbeiten kann. 13.1 Datensicherung durchf갿ren Um Ihnen die Datensicherung und -r갷ksicherung zu erleichtern, haben wir zwei kleine Batchdateien SICHERN.BAT und RSICHERN.BAT mitgeliefert, die auf die zum Betriebssystem geh봱enden Programme BACKUP und RESTORE zur갷kgreifen. Der Datei SICHERN wird als 1. Parameter das Laufwerk von dem gesichert werden soll und als 2. Parameter das Diskettenlaufwerk 갶ergeben, auf das die Sicherung erfolgen soll. Bei RSICHERN werden die Parameter genau umgekehrt angegeben. Nat걊lich k봭enn Sie hier jeden anderen Programmaufruf, z. B. zum Starten eines Streamers eintragen. WICHTIG: Gesichert werden m걌sen alle Dateien *.DBF, *.DBT, *.LTX und *.STA, die sich in Unterverzeichnissen von C:\GS befinden (Standardinstallation vorausgesetzt, ansonsten gilt das entsprechende Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses, in das Sie installiert haben.) Ist nicht nur GS-AUFTRAG, sondern auch andere Programme von Gandke & Schubert installiert, die gemeinsam auf die Adre�daten zugreifen, werden deren Daten durch diese Vorgehensweise ebenfalls gesichert. Dies ist unbedingt erforderlich, da die Dateien eng miteinander "verzahnt" sind und bei unvollst꼗digem Hin- und Herspielen von Daten der Datenbestand empfindlich besch꼋igt wird! HINWEISE F숽 MS-DOS 6.0: Unter MS-DOS 6.0 gibt es den Backup-Befehl nicht mehr. Benutzen Sie in diesem Fall den "alten" Backup-Befehl von MS-DOS 5.0. Daf걊 mu� der Treiber SETVER in der Datei C:\CONFIG.SYS installiert sein (Rechner danach neu starten). Geben Sie dann im DOS-Verzeichnis ein: SETVER BACKUP.EXE 5.00 (bzw. RESTORE.EXE). **************************************************************** Nachdem die Datensicherung aufgespielt wurde, M숾SEN in ALLEN Programmen, die diese Daten gemeinsam benutzen, die Indexdateien wieder aufgebaut werden !!! **************************************************************** Hinweis, wenn Sie auch GS-ADRESSEN einsetzen: Um Platz und Zeit zu sparen, k봭nen Sie die Dateien C:\GS\ORTE\ORTE.DBF und C:\GS\ORTE\VORWAHL.DBF ungesichert lassen, da diese sich auf den Installationsdisketten von GS- Adressen befinden. Haben Sie 럑derungen am Ortsverzeichnis vorgenommen, sollten Sie die Orte nat걊lich mitsichern. -------------------------------------------------------- Datensicherung 99 ************************************************************* Bitte denken Sie nicht nur regelm꾞ig an Ihre Datensicherung, sondern machen Sie auch eine !!! ************************************************************* -------------------------------------------- Auswertungen / Selektionen 100 14. AUSWERTUNGEN / SELEKTIONEN In GS-AUFTRAG stehen Ihnen verschiedenste Auswertungen zur Verf갾ung, die unter Umst꼗den noch durch bestimmte Selektions- kriterien eingeschr꼗kt werden k봭nen. Je mehr "Einschr꼗kungen" eingeben werden, desto weniger Datens꼝ze werden bei der Auswertung ber갷ksichtigt. In den Stammdaten kann die Anzeige der Bildschirmliste mit einer Selektionsmasken genause eingeschr꼗kt werden, wie auch bei gedruckten Listen die Anzahl der Daten. WICHTIG: Bei Auswertungen im Stammdatenbereich kann 갶er SICHT die Slektionsmaske gew꼑lt und ausgef걄lt werden. Wird danach eine zu druckende Auswertung aufgerufen, werden in diesem Fall nur die bereits vorher selektierten Daten ausgewertet! Ist kein eingeschr꼗kte Sicht gew꼑lt, erscheint die Selektionsmaske vor der Auswertung. In der Auswertungsmaske geben Sie verschiedene Suchbegriffe f걊 Ihre Auswertung ein, folgende M봥lichkeiten stehen zu Ihrer Verf갾ung: 14.1 Indexfeld Wenn Sie das Indexfeld (erstes Feld in der Maske) verwenden, wird die Suche nach den gew걆schten Daten wesentlich beschleunigt, da nur noch die Daten durchsucht werden m걌sen, die der eingegebenen Indexbedingung entsprechen. Wenn Sie schon vorher wissen, da� Sie z.B. nur Artikel mit den Artikelnummern zwischen 1000 und 2000 ausdrucken wollen, sollten diese "Eckwerte" auch in die Indexbedingung eingetragen werden. Je st꼛ker ein Indexfeld Ihre Daten einschr꼗kt, desto schneller geht die Auswertung. Wird z.B. die Indexbedingung leergelassen und eine Zusatzbedingung eingegeben, m걌sen ALLE vorhandenen Datens꼝ze durchsucht werden, was bei vielen Datens꼝zen einige Zeit dauern kann. -------------------------------------------- Auswertungen / Selektionen 101 14.2 Zusatzbedingungen Ihnen stehen bis zu sechs zus꼝zliche Indexbedingungen zur Ver- f갾ung, die die Auswahl der Daten weiterhin einschr꼗ken k봭nen. Wie oben bereits erw꼑nt, sollte eine Zusatzbedingung nur in Kombination mit einer Indexbedingung verwendet werden, da das die Suche erheblich beschleunigt. 14.3 M봥lichkeiten der Suchbedingungen Jedes Feld kann innerhalb eines bestimmten Bereiches eingeschr꼗kt werden, die Bedingung geht jeweils von einem Startwert (VON) aus und erstreckt sich bis zu einem Endwert (BIS). Diese beiden Eckwerte werden bei der Suche mit eingeschlo�en. Wird ein Feld leer gelassen, werden alle Daten ber갷ksichtigt. 14.4 Beispiel f걊 eine Suche innerhalb Ihrer Artikel Sie wollen eine Artikelliste ausdrucken, die nur die Artikel 1000 bis 2000 beinhaltet. Der Listenpreis soll gr붳er als 100,00 DM sein: Tragen Sie in die Indexbedingung (Artikelnummer) in das erste Feld (VON) die 1000 ein, in das zweite Feld (BIS) die 2000. Wandern Sie mit der Taste oder den auf die Eingabe des Listenpreises und geben Sie im ersten Feld (VON) die 100 ein. Mit der Funktionstaste wird die Auswertung (der Druck) gestartet, mit wird die Eingabe abgebrochen. Wenn der Listenpreis nicht gr붳er als 100,00 DM sein soll, sondern kleiner 2000,00 DM, wird statt im ersten Feld im zweiten Feld (BIS) die Zahl 2000 eingetragen. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 102 15. DRUCKANPASSUNG Sie haben innerhalb von GS-AUFTRAG umfangreiche M봥lichkeiten, Ihre ben봳igten Formulare, Listen und Etiketten frei zu definieren. F걊 jeden m봥lichen Schriftverkehr wird mindestens ein von uns bereits angepa�tes Formular mitgeliefert. Sie k봭nen dieses Beispielformular nat걊lich bearbeiten und ab꼗dern, sinnvoller ist es aber, das Formular zu kopieren und dann die Kopie zu bearbeiten. Ein Tip, wenn das Programm gerade neu installiert wurde: Kopieren Sie ein Formular (z.B. RECHNUNG) und bearbeiten Sie erstmal dieses Formular vollst꼗dig, bis es Ihren Erfordernissen entspricht, Sind Sie mit dem Ergebnis (dem Ausdruck) zufrieden, kann der Inhalt dieses angepa�ten Formulares mit einem einfachen Befehl in ein anderes Formular kopiert werden und so die restlichen Formulare in kurzer Zeit angelegt werden. Im Men걈unkt DIENSTE - DRUCKANPASSUNG erhalten Sie ein Untermen�, wo der entsprechende Formulartyp angepa�t werden kann. Wir beschreiben jetzt erstmal allgemein g걄tige Funktionen innerhalb der Programmteils DRUCKANPASSUNG, danach gehen wir spezieller auf die einzelnen Besonderheiten der Formulare, Listen und Etiketten ein: 15.1 Allgemeine Hinweise zur Druckanpassung Am Bespiel des Schriftverkehrs wollen wir die Bedienung und die Formulargestaltung beschreiben: Sie gehen in den Programmteil ANPASSUNG SCHRIFTVERKEHR. Hier k봭nen Sie die im Programm verwendeten Formulare f걊 den Schriftverkehr (z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen ...) bearbeiten. F걊 jedes in GS-AUFTRAG verwendete Formular steht Ihnen mindestens ein Eintrag zur Verf갾ung, der nicht gel봲cht werden kann. Sie k봭nen jedes Formular aber sowohl individuell ab꼗dern, als auch durch Kopieren ein davon abgeleitetes Formular erzeugen. Wollen Sie ein Formular ausgedrucken, erscheint vor dem Druck eine Auswahl der vorhandenen Formulare f걊 diesen Schriftverkehr, aus der Sie das gew걆schte Formular ausw꼑len k봭nen. Wenn Sie dabei dr갷ken, wird das gew꼑lte Formular f걊 den Druck 갶ernommen. Eine Bearbeitung ist nat걊lich auch m봥lich, wenn Sie die einzelnen Bearbeitungsschritte 갶er das Auswahlmen� ausw꼑len. 럑derungen sind so schnell vor jedem Ausdruck m봥lich. M봥liche Tasten: - Innerhalb der Liste bewegen - Kopieren des aktuellen Formulars +>EINFG> - Kopieren des aktuellen Formulars - L봲chen des aktuellen Formulars - aktuelles Formular 갶ernehmen bzw. bearbeiten - Druckertreiber aktuelles Formular bearbeiten -------------------------------------------------------- Druckanpassung 103 Besonderheit: Sie gelangen mit der Taste in den Textfenstern nicht in das Auswahlmen�, um Ihnen Gelegenheit zu geben, Sonderzeichen 갶er ALT-Sequenzen einzugeben, z.B. +196 einfacher Strich. Das aktuelle Formular ist derjenige Datensatz, auf dem der helle Auswahlbalken steht. 15.1.1 Neuanlage / Kopieren eines Formulars Mit (bzw. +) kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Es werden die Daten und Einstellungen des aktuellen Formulars kopiert. Ver꼗dern Sie die 갶ernommenen Einstellungen dann wunschgem꾞, z.B. k봭nen Sie die Texte in eine andere Sprache 갶ersetzen, einen Ausdruck auf den Laserdrucker in Sch봭schrift machen, den anderen als Schnelldruck auf einen Nadeldrucker geben ... usw. Ein Tip: Wenn ein Formular kopiert wurde, kann die Formularart (z.B. ANGEBOT, RECHNUNG, ARTIKEL ...) von Ihnen 갶erschrieben werden. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie sich z.B. eine gut funktionierende Rechnung ausgekl갾elt haben und danach alle Formulare ohne gro�en Aufwand mit꼗dern wollen. 럑dern Sie einfach in den kopierten Formularen die Formularart. 15.1.2 L봲chen eines Formulars Mit der Taste wird das aktuelle Formular gel봲cht. Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob wirklich gel봲cht werden soll. Beachten Sie, da� nur die Formulare gel봲cht werden k봭nen, die Sie sich selbst angelegt haben. 15.1.3 Formular suchen Tippen Sie, wenn Sie sich in der Bildschirmliste befinden, einfach den gew걆schten Suchbegriff ein. Es erscheint ein kleines Fenster mit Ihrem Suchbegriff, der mit best꼝igt werden kann. 15.1.4 Formulardaten bearbeiten Durch Dr갷ken der -Taste 봣fnet sich die Bearbeitungsmaske des aktuellen Formulars. In dieser Maske k봭nen die grundlegenden Einstellungen des Formulars, wie Seitenl꼗ge, Drucker, Schnittstelle bearbeitet werden. W꼑len Sie im Feld DRUCKAUSGABE AUF mit der Taste eine Druckerschnittstelle aus. Stellen Sie im Feld DRUCKERTYP mit der Taste den gew걆schten Druckertyp ein. Es werden Ihnen die Drucker vorgeschlagen, die wir standardm꾞ig mitliefern (Verzeichnis \GS\DRUCKER). -------------------------------------------------------- Druckanpassung 104 Geben Sie im Feld SCHRIFTGR셎SE die CPI-Zahl (Zeichen pro Inch) Ihrer Schriftart ein, um eine m봥lichst exakte Positionierung 갶er die Anweisung ^XXX zu erreichen. Gebr꼞chliche Schriftgr봲sen f걊 normalen Schriftverkehr sind z.B. 10 CPI (80 Zeichen / Zeile) oder 12 CPI (92 Zeichen / Zeile). Beim Ausdruck vom Schriftverkehr / Listen kann in dem Feld DRUCKPAUSE eine Pause nach dem Ausdruck jeder Seite eingestellt werden, wenn der Drucker keinen automatischen Einzelblatteinzug hat. Das Feld SUMME / ZAHLUNG (nur bei Schriftverkehr / Listen) bietet folgende Alternativen: Wenn Sie ein "J" eingeben, wird die Summe des Schrift- verkehrs an das Ende der letzten Seite positioniert, wenn Sie ein "N" eingeben, wird der Summenteil direkt nach Ende der letzten Position ausgedruckt. Wenn unter POSITIONEN NUR ALS BLOCK ein "J" eingetragen wird, wird 갶erpr갽t, ob der GESAMTE Inhalt der Position noch auf die aktuelle Seite pa�t. Ist das nicht der Fall, wird eine neue Seite begonnen. F걊 den Zusatztext einer Position gilt das nicht, da dieser beliebig lang sein kann und immer automatisch auf die Seiten verteilt wird! Je nach verwendetem Drucker kann es erforderlich sein, vor dem Ausdruck jeder Seite ein neues Blatt Papier von Hand einzulegen. (Dies ist z. B. bei Typenraddruckern der Fall.) Tragen Sie im Feld WARTEN NACH SEITE ein "J" ein, wartet das Programm nach jeder ausgedruckten Seite, bis Sie Papier eingespannt haben. 15.1.5 Textfelder (Kopf, Fu�, Inhalt) bearbeiten 쉇er das Auswahlmen� k봭nen Sie die einzelnen Teile Ihres Formulars bearbeiten. Sie gelangen jeweils in ein Textfenster, wo Texte, Drucksteuerzeichen und Variablen (Platzhalter f걊 Werte) eingetragen werden k봭nen. Die Druckvariablen (Platzhalter) werden durch ein vorangestelltes Dollarzeichen "$" gekennzeichnet, also z.B. $NAME f걊 die Variable "NAME". Drucksequenzen (Befehle, f걊 die Druckersteuerung) werden durch ein vorangestelltes H꼔chen "^" gekennzeichnet, also z.B. ^fett, um die Drucksequenz an den Drucker zu schicken, die den Fettdruck einschaltet. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 105 15.1.6 Auswahl der Druckvariablen Die Eingabe Ihrer Texte k봭nen wir Ihnen leider nicht abnehmen, aber die im jeweiligen Formular verf갾baren Variablen erhalten Sie mit der Funktionstaste . W꼑len Sie aus dieser Liste die gew걆schte Variable aus und bekr꼎tigen Sie Ihre Wahl mit . Wenn Sie Variablen eingeben, die in einem Formular nicht g걄tig sind, wird sie als normaler Text ausgedruckt. Der Variablenname mu� direkt hinter dem Dollarzeichen stehen. Es darf nicht erst ein Leerzeichen folgen! Es stehen Ihnen einige zus꼝zliche Variablen zur Verf갾ung, die in dem Absatz ZUS랻ZLICHE DRUCKVARIABLEN n꼑rer erl꼞tert werden. 15.1.7 Drucksequenzen ansehen Die Druckersequenzen des f걊 dieses Formular gew꼑lten Druckers erhalten Sie mit der Funktionstaste . Es wird ein weiteres Textfenster angezeigt, das die verf갾baren Steuerbefehle f걊 die Druckgestaltung anzeigt. Diese Drucksequenzen werden in der Form ^SEQUENZ in den Text eingetragen. Ein Beispiel: ^breitGandke & Schubert^lbreit ^eliteTelefon (0 21 66) 94 80 - 0^standard Der Text GANDKE & SCHUBERT wird breit ausgedruckt, danach wird mit der Sequenz ^lbreit der Breitdruck wieder abgeschaltet, und in der n꼊hsten Zeile die Eliteschrift (12 CPI) eingeschaltet. Zum Schlu� wird mit ^standard die Normalschrift (10 CPI) eingeschaltet. Sie k봭nen die Drucksequenzen des aktuellen Formulars nach Dr갷ken der Funktionstaste bearbeiten, wenn Sie 럑derungen oder Erg꼗zungen f걊 Ihren Drucker w걆schen. 15.1.8 Texte genau positionieren Es ist in der Regel sinnvoll und einfacher zu pflegen, daf걊 aber leider auf den ersten Blick un갶ersichtlicher, vor Eintr꼏en in den Spalten eine genaue Positionierung vorzunehmen. Das geschieht in der Form ^ZAHL. Sie geben vor einem Text (Variable) die Spaltenposition an. Ein Beispiel: ^5Name ^20Vorname ^35PLZ / Ort ^80Telefon ^5$NAME ^20$VORNAME ^35$PLZ ^40$ORT ^80$TELEFON Die Berechnung der genauen Position auf dem Drucker ist abh꼗gig von der CPI-Zahl, die Sie in der Bearbeitungsmaske eingestellt haben. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 106 15.1.9 Striche ziehen Um Striche innerhalb Ihrer Formulare zu ziehen, stehen Ihnen zwei Funktionen zur Verf갾ung: $STRICH(x) - zieht einen einfachen Strich der L꼗ge x $DOPPELSTRICH(x) - zieht einen doppelten Strich der L꼗ge x Welches Zeichen f걊 den Strich verwendet werden soll, k봭nen Sie in den ALLGEMEINEN DRUCKEINSTELLUNGEN eingeben. 15.1.10 Dienste Die mitgelieferten Druckertreiber k봭nen ver꼗dert werden. Es wird immer der Druckertreiber bearbeitet, der im aktuellen Formular eingestellt wurde. Alternativ funktioniert das auch mit der Funktionstaste . Wenn Ihnen eine Formularanpassung besonders gut gelungen ist, kann dieses Formular mit dem Men걈unkt "Inhalt 갶ertragen" in ein anderes bestehendes Formular kopiert werden. S꼖tliche Einstellungen und Texte im alten Formular werden damit in das andere Formular 갶ertragen. Wenn Sie nicht in jedem Formular einen eigenen Briefbogen erstellen wollen, k봭nen Sie sich einmal diesen Briefbogen unter dem Punkt STANDARDBRIEFBOGEN anlegen und danach mit den beiden Punktbefehlen .KOPF bzw. .FUSS in Ihren Formularen verteilen. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 107 15.2 Kopf - Fu� - Inhalt 15.2.1 Kopf In den Kopftexten werden die Texte und Variablen eingegeben, die am Anfang einer Seite gedruckt werden sollen. Dabei wird jeweils zwischen dem Kopf der ersten Seite und dem Kopf der weiteren Seiten unterschieden. Damit Sie nicht f걊 jedes Formular einen eigenen Kopf eintippen m걌sen, kann mit dem Punktbefehl .KOPF der Standardbriefkopf eingelesen werden, den Sie im Auswahlmen� unter DIENSTE - STANDARDBRIEFBOGEN lediglich einmal definieren brauchen. 15.2.2 Fu� In den Fu�texten werden die Texte und Variablen eingegeben, die am Ende einer Seite gedruckt werden sollen. Dabei wird jeweils zwischen dem Fu� der ersten Seite und dem Fu� der weiteren Seiten unterschieden. Damit Sie nicht f걊 jedes Formular einen eigenen Fu� eintippen m걌sen, kann mit dem Punktbefehl .FUSS der Standardfu� eingelesen werden, den Sie im Auswahlmen� unter DIENSTE - STANDARDBRIEFBOGEN lediglich einmal definieren brauchen. 15.2.3 Inhalt Zwischen den K봯fen und F걌sen einer Seite steht der Inhalt, den Sie frei gestalten k봭nen. Dieser Inhalt wird pro Datensatz (pro Position beim Schriftverkehr) einmal gedruckt. Je nach Formulartyp (z.B. beim Schriftverkehr) kann der Inhalt noch weiter unterteilt sein. 15.3 Schriftverkehr-Definition F걊 die beiden Bereiche FAKTURIERUNG und BESTELLUNGEN stehen Ihnen verschiedene Schriftverkehr-Formulare (z.B. Lieferschein, Rechnung) zur Verf갾ung. Jedes Formular kann individuell angepa�t werden, bzw. nach dem Kopieren in eine andere Sprache 갶ersetzt werden. Die daf걊 n봳igen Einstellungen nehmen Sie bitte so vor, wie oben in dem Abschnitt ALLGEMEINE HINWEISE ZUR DRUCKANPASSUNG beschrieben. Besonderheiten finden Sie nur in der spezielleren Aufteilung des Seiteninhalts. Innerhalb von Positionen in Formularen werden keine Leerzeilen ausgedruckt !!! Falls Leerzeilen innerhalb einer Position gew걆scht werden, k봭nen diese mit $LEER erzwungen werden. Vorteil ist, da� man z.B. bestimmte Bedingungen eingeben kann, bei denen ein Text innerhalb einer Position ausgedruckt werden soll. Ist die Bedingung nicht erf걄lt, wird keine Leerzeile gedruckt. Beispiel: ^40$artbez1 ^40$if(empty(rabatt), "", "Ich bin ein Rabatt") -------------------------------------------------------- Druckanpassung 108 15.3.1 Inhalt / Artikelposition Gestaltung einer Artikelposition (Artikel aus den Stammdaten) bei der Positionsbearbeitung. Mit dem Punktbefehl ".Z" kann der Artikelzusatztext innerhalb des Ausdrucks positioniert werden. Wenn Sie z.B. zwar bei Angeboten die Langtexte (Zusatztexte) der Artikel mit ausdrucken wollen, bei Lieferscheinen und Rechnungen aber nicht, kann dieser Punktbefehl in den beiden Formularen weggelassen werden. 15.3.2 Inhalt / Direktfakturierung Gestaltung einer direkt fakturierten Position (kein Artikel aus den Stammdaten) bei der Positionsbearbeitung. Mit dem Punktbefehl ".Z" kann der Artikelzusatztext innerhalb des Ausdrucks positioniert werden. 15.3.3 Inhalt / Zusatztext Gestaltung eines freien Zusatztextes (gemeint ist der Zusatztext als eigene Position, nicht der Zusatztext eines Artikels). Mit dem Punktbefehl ".Z" wird der Zusatztext eingelesen. 15.3.4 Inhalt / Zwischensumme Gestaltung einer Zwischensumme. 15.3.5 Inhalt / Summen Gestaltung des Summenblocks am Ende des Schriftverkehrs. Mit dem Punktbefehl ".W" k봭nen Sie den Werbetext f걊 den Fu� (DIENSTE - TEXTE) einlesen, mit dem Punktbefehl ".ZAHLUNG" kann der Text des Zahlungsziels eingesetzt werden. Sie k봭nen die Clipper-Funktion SUMME() verwenden, um eine Summe f걊 ein beliebiges Feld (oder Variable) berechnen zu lassen. Wichtig ist, da� der Name des Feldes in Anf갿rungszeichen steht, z.B.: Summe Artikelumsatz: $SUMME("EP") Eine vern걆ftige Summenbildung ist nat걊lich nur bei numerischen Feldern m봥lich, die Funktion mu�, um erkannt zu werden, im Summenfeld (INHALT - SUMMEN) stehen! 15.3.6 Inhalt / Zahlungsziele Sie haben die M봥lichkeit, bei den vier verschiedenen Kombinationen von Zahlungszielen einen bestimmten Text einzugeben: Nettotage = 0 - Skontotage 1 = 0 Skontotage 2 = 0 Nettotage > 0 - Skontotage 1 = 0 Skontotage 2 = 0 Nettotage > 0 - Skontotage 1 > 0 Skontotage 2 = 0 Nettotage > 0 - Skontotage 1 > 0 Skontotage 2 > 0 Der Text f걊 die Zahlungsziele wird mit dem Punktbefehl ".ZAHLUNG" im Inhalt der Summe plaziert. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 109 15.4 Listen-Definition Listen (zum Ausdrucken) werden Ihnen an vielen Stellen im Programm begegnen. Sie k봭nen, haupts꼊hlich bei den Stammdaten wie Kunden, Artikel ..., vor dem Ausdruck der Liste einige Bedingungen eingeben, anhand derer Datens꼝ze ausgew꼑lt und angezeigt werden sollen. Teilweise sind die Datens꼝ze, die in der Liste gedruckt werden, auch von der Sicht abh꼗gig, die Sie vorher in der Bildschirmliste eingestellt haben. Die Gestaltung der Listen ist praktisch identisch mit der Formulargestaltung des Schriftverkehrs. Der wesentliche Unterschied ist der Listeninhalt, der nicht so stark untergliedert ist, wie bei dem Schriftverkehr. Man ben봳igt nur zwei Bereiche, einmal den "normalen" Listeninhalt, andererseits, wenn gew걆scht, den Summenblock am Ende der Liste. 15.4.1 Inhalt Die Gestaltung des Listeninhalts ist frei und ergibt eine Mischung aus Text und verschiedenen Variablen, die Sie sich mit der Funktionstaste jederzeit ansehen k봭nen. 15.4.2 Inhalt / Summen / Summen unter Listen Gestaltung des Summenblocks am Ende der Liste. Sie k봭nen die Clipper-Funktion SUMME() verwenden, um eine Summe f걊 ein beliebiges Feld (oder Variable) berechnen zu lassen. Wichtig ist, da� der Name des Feldes in Anf갿rungszeichen steht, z.B.: Summe Artikelumsatz: $SUMME("UMSATZ") Eine vern걆ftige Summenbildung ist nat걊lich nur bei numerischen Feldern m봥lich, die Funktion mu�, um erkannt zu werden, im Summenfeld (INHALT - SUMME) stehen! -------------------------------------------------------- Druckanpassung 110 15.5 Etiketten-Definition Bei Etiketten werden nur zwei Teile unterschieden: Der Inhalt des Etiketts sowie das Format: 15.5.1 Etikettenformat W꼑len Sie zur Definition des Formates den entsprechenden Men걈unkt. Eine Eingabemaske geht auf, in die Sie die Angaben f걊 das aktuelle Etikett eintragen k봭nen: Name/Beschreibung des Etiketts: ------------------------------- Diese Daten erscheinen in der Etiketten-Auswahlliste, sollten also das Etikett m봥lichst treffend kennzeichnen, damit Sie immer das richtige ausw꼑len. Breite/H봦e des Etiketts: ------------------------- Geben Sie die Breite bzw. H봦e eines Etikettes an. Einfachste Methode zur Ermittlung des korrekten Wertes ist das Lineal. Wenn zwischen den Etiketten ein Abstand ist, z. B. bei Endlosetiketten, mu� dieser mit zur H봦e oder Breite gerechnet werden. Ist die hier eingegebene H봦e nicht ausreichend um die beim Etiketteninhalt definierte Zeilenzahl auszudrucken, werden Zeilen am Ende weggelassen. H봦e auf ganze Zeilen runden: ----------------------------- Endlosetiketten sind normalerweise eine gerade Anzahl Zeilen lang, damit von Etikett zu Etikett kein Verschieben des Ausdruckes erfolgt. Tragen Sie hier "J" ein, wird die Etikettenh봦e auf ganze Zeilen gerundet, damit sich der Ausdruck von Etikett zu Etikett nicht verschiebt. Linker Rand: ------------ Vor dem Ausdruck des linken Etiketts (bei einbahnigen Etiketten also vor jedem) wird der angegebene Rand gesetzt. Anzahl der Etiketten nebeneinander: ----------------------------------- Tragen Sie bei mehrbahnigen Etiketten die passende Zahl ein. Haben Sie "J" bei der Angabe "Einzelblatt-Etikett" eingetragen, sind zwei weitere Daten auszuf걄len: Der oberere Rand, der bei jeder Seite gemacht werden soll und die Anzahl Etiketten, die untereinander auf eine Seite passen. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 111 15.5.2 Etiketteninhalt W꼑len Sie im Auswahlmen� den Punkt INHALT. Ein Textfenster wird ge봣fnet, in das Sie eingeben k봭nen, was auf dem Etikett erscheinen soll. Hier ist normaler Text genauso m봥lich wie Druckvariablen und Drucksteuerzeichen. Beispiel: Das Etikett "Postanschrift Einzelblatt" sieht folgenderma�en aus: ^prop$post1 $post1 $post3 $post4 $post5 $post6 $post7 Das Drucksteuerzeichen "^prop" schaltet den Drucker auf Proportionalschrift. Dies bedeutet, da� die Buchstaben unterschiedlich breit dargestellt werden, was professioneller aussieht: Ein "i" ist in Proportionalschrift nicht so breit wie ein "m". Die Variablen $post1 ... $post7 stehen als Platzhalter f걊 die sieben Zeilen der Postanschrift, die Sie in jeder Adresse eingeben k봭nen. Beim Ausdruck des Etiketts werden diese durch die entsprechenden Adre�daten ausgetauscht. 15.6 Allgemeine Druckeinstellungen Im Programmteil ALLGEMEINE DRUCKEINSTELLUNGEN k봭nen Sie ver- schiedene Standardeinstellungen f걊 den Schriftverkehr, Listen und Etiketten einstellen. Beim Verlassen der Maske werden Sie gefragt, ob diese Einstellungen in Ihre Formulare ... 갶ernommen werden sollen. Wenn Sie die Abfrage mit a best꼝igen, werden die gew걆schten Einstellungen in die jeweiligen Definitionen 갶ernommen. Die beiden Funktionen STRICH(x) und DOPPELSTRICH(x) ziehen in Ihren Ausdrucken einen Strich der L꼗ge x. Geben Sie das Zeichen ein, das f걊 den Strich verwendet werden soll. Der ASCII-Wert f걊 den einfachen Strich ist normalerweise +196 (�), f걊 dem doppelten Strich +205 (�). 15.7 Druckvariablen Beim Ausdruck von Texten, Etiketten und Listen kann direkt auf Daten zugegriffen werden. Dies geschieht durch Einsetzen von "Variablen" in den Text. Diese Variablen sind Platzhalter, die beim Ausdruck durch den Inhalt des entsprechenden Feldes der Adresse ausgetauscht werden. Damit GS-AUFTRAG Druckvariablen von Text unterscheiden kann, beginnen sie immer mit einem "$"- Zeichen. Folgt auf das "$"-Zeichen kein g걄tiger Variablenname oder ein g걄tiger Ausdruck (mit "Ausdruck" ist eine Anweisung gemeint, die GS-AUFTRAG versteht ...), wird beides als normaler Text ausgegeben. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 112 In der Schriftverkehr-Definition, bei der Definition von Listen- und Etiketteninhalten wird mit eine Liste der an dieser Stelle verf갾baren Variablen angezeigt. Bei Auswahl mit wird die jeweilige Variable an der Cursorposition in den Text eingesetzt. 15.8 Zus꼝zliche Druckvariablen Einige Variable stehen Ihnen beim Ausdruck immer zur Verf갾ung und werden in der Variablenliste mit nicht mehr gesondert erw꼑nt. Alle Ausdrucke: Die Variable SNR (Seitennummer) k봭nen Sie in Formularen und Listen immer vergeben! Wenn diese Variable am Ende der Seite steht, um anzuzeigen, das noch eine weitere Seite folgt, ist der Inhalt von SNR am Ende der letzten Seite leer. Es folgt ja keine weitere Seite. Mit der Variable LEER erzwingen Sie eine Leerzeile. Wichtig ist das am Ende von Texten oder innerhalb von Positionen, da dort die Leerzeilen normalerweise immer automatisch entfernt werden. Die Variable LETZTESEITE zeigt an, ob die letzte Seite des Ausdrucks erreicht wurde. Das ist dann wichtig, wenn z.B. im Fu� jeder Seite ein 쉇ertrag gemacht werden soll ... am Ende der letzten Seite nat걊lich nicht. Verwenden Sie im Fu� dann bitte folgende Konstruktion: ^55$if(letzteseite, "", "쉇ertrag: "+str(uebertrag,12,2)) Mit DRUCKZAHL (Anzahl der von Ihnen gew걆schten Ausdrucke) k봭nen Sie z.B. in einer Rechnung ab dem zweiten Ausdruck das Wort KOPIE aufnehmen, z.B.: ^55Rechnung $if(druckzahl>1, "- Kopie", "") Listen mit Periodenbestimmung: In Listen, die innerhalb einer Periode ausgewertet werden, z.B. Rechnungsjournal, steht Ihnen die Variable PERIODEBEZ zur Verf갾ung. Die Variable enth꼕t die ausgew꼑lte Periode (z.B. "Monatliche Auswertung f걊: Februar 1993"). 15.9 Allgemeine Druckfunktionen Sie haben bei der Druckanpassung sehr weitreichende M봥lichkeiten, Ihre Druckausgabe zu gestalten. Die verschiedenen Variablen, die Sie 갶er die Taste in Ihre Formulare 갶ernehmen k봭nen, bekommen als Kennzeichen ein Dollarzeichen ($) vorangestellt. Mit verschiedenen Funktionen, die von dBASE/CLIPPER zur Verf갾ung gestellt werden, l꾞t sich die gew걆schte Formatierung erreichen. Diese Funktionen stehen Ihnen bei jedem Ausdruck zur Verf갾ung. Beim 럑dern dieser Formatierung k봭nen Sie nichts kaputt machen. Haben Sie eine fehlerhafte Eingabe vorgenommen, wird sp꼝er beim Ausdruck nicht der berechnete Wert dargestellt, sondern diese Formatierung als normaler Text ausgedruckt, z.B. in der Form: -------------------------------------------------------- Druckanpassung 113 Menge Artikelnummer EP GP ----------------------------------------------------- 12 4711 - ABC 10,00 $(ltrim(gp) ^^^^^^^^^^^ Die Formatierung des Gesamtpreises ist nicht korrekt ! WICHTIG: Die Formatierung wird erreicht, indem nach dem Dollarzeichen eine linke Klammer - $( - ge봣fnet wird. Danach k봭nen Sie die ben봳igten Befehle eingeben ... der Formatierungsbefehl wird dann mit der rechten Klammer - ) - beendet. Die Syntax lautet also: $(......) Soll ein derartiger Ausdruck ausgedruckt werden, wird die Berechnung versucht und, wenn kein Fehler vorliegt, sogar auch ausgef갿rt. Die beiden 꼞�eren Klammern k봭nen Sie sich sparen, wenn nach dem Dollarzeichen sofort der zu berechnende Ausdruck folgt und keine Leerzeichen in diesem Ausdruck enthalten sind! Ihnen stehen die, vielleicht schon durch dBASE/CLIPPER bekannten Funktionen zur Zeichenketten- und Zahlenmanipulation zur Verf갾ung. Eine Zeichenkette ist z.B. diese Zeile des Textes, die auf verschiedene Art und Weise ver꼗dert werden kann. Folgende Funktionen k봭nen Sie zur Ausdruckgestaltung bei Zeichenfelder verwenden. Als Beispiel dient das Feld (oder die Variable, oder der Platzhalter) NAME, der Kundenname: -------------------------------------------------------- Druckanpassung 114 Inhalt von NAME: "Gandke & Schubert " $trim(name) -> "Gandke & Schubert" Schneidet alle Leerzeichen auf der rechten Seite ab $ltrim(name) -> "Gandke & Schubert" Schneidet alle Leerzeichen auf der linken Seite ab $upper(name) -> "GANDKE & SCHUBERT " Wandelt den Feldinhalt in Gro�buchstaben um $lower(name) -> "gandke & schubert " Wandelt den Feldinhalt in Kleinbuchstaben um $left(name,6) -> "Gandke" Gibt von links 6 Zeichen aus $substr(name,1,6) -> "Gandke" Gibt einen Teilbereich des Feldes aus. Der Aufruf ist, durch Kommas getrennt: substr(Name des Feldes, Startposition, L꼗ge der Ausgabe) also in unserem Beispiel: Gib sechs Zeichen ab dem ersten Zeichen des Feldes "name" aus. Die folgende Funktion k봭nen Sie bei numerischen Feldern verwenden, um den Inhalt des Feldes zu formatieren: Inhalt des Feldes EP ist 4678.56 DM. Mit ... $str(ep,8,2) wandeln Sie das numerische Feld in eine formatierte Zeichenkette um, z.B. " 4678.56". Aufruf ist: str(Name des Feldes, Gesamtl꼗ge, Nachkommastellen), also: Gesamtl꼗ge ist 8, 2 Nachkommastellen (ein Komma !) -> ergibt 5 Stellen vor dem Komma, ein Komma sowie die beiden Nachkommastellen. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 115 Eine besonders leistungsf꼑ige und flexible Funktion ist TRANSFORM(). Sie k봭nen hiermit eine Variable (Feld) sehr weitreichend beim Ausdruck umformatieren: $(transform(Name des Feldes, Formatierung) Beispiel: Der Einzelpreis (EP) soll pro Tausenderstelle einen Punkt erhalten, der Dezimalpunkt soll dem Dezimalkomma weichen und das Feld ist sowieso viel zu lang ... und ... $(transform(ep, "@E 999,999.99")) Was geschieht: Die Variable EP (Einzelpreis) wird anhand der eingegebenen Schablone formatiert. Jede "9" steht f걊 eine Zahl, jedes Komma f걊 ein Komma und der Punkt trennt dann die Nachkommastellen ab. Ok ... aber in Deutschland will man das deutsche Zahlenformat verwenden ... Durch die "Funktion" @E wird TRANSFORM() angewiesen, die Variable EP den deutschen Verh꼕tnissen entsprechend zu formatieren. Anstelle des Dezimalpunktes erscheint ein Komma, die Tausenderkommas werden gegen Punkte ausgetauscht. Innerhalb der Formatierungsschablone k봭nen Sie sowohl einzelne Zeichen angeben, als auch eine "Funktion" verwenden. Der Unterschied ist folgender: Ein einzelnes Zeichen steht immer f걊 das Zeichen, das auch an der selben Stelle innerhalb der Variable steht, eine Funktion beeinflu�t immer den gesamten Inhalt einer Variable. Beispiel: Einzelne Buchstaben sollen gro� geschrieben werden: $(transform("abcde", " ! ")) -> "aBcde" Alle Buchstaben sollen gro� geschrieben werden: $(transform("abcde", "@!")) -> "ABCDE" Folgende "Formatierungs-Funktionen" k봭nen innerhalb der Schablone verwendet werden: @B - setzt Zahlen linksb걆dig @E - wandelt Zahlen in das deutsche Format um (Dezimalkomma statt Dezimalpunkt) @! - wandelt Buchstaben in Gro�buchstaben um WICHTIG! Die "Funktionen" m걌sen durch ein Leerzeichen von den Einzelformatierungen getrennt sein! Beispiel: -------------------------------------------------------- Druckanpassung 116 $(transform("123456.78", "@E 999,999.99")) Folgende "Formatierungs-Zeichen" k봭nen innerhalb der Schablone verwendet werden: 9 - gibt eine Zahl aus ! - wandelt einen Buchstaben in einen Gro�buchstaben um . - Dezimalpunkt (Komma durch @E !) , - Tausenderkomma (Punkt durch @E !) Beachten Sie bitte, da� LEIDER die Tausenderpunkte und das Dezimalkomma nicht sofort eingegeben werden k봭nen, sondern erst der Umweg 갶er Tausenderkomma und Dezimalpunkt gew꼑lt werden mu�. Durch die Funktion @E wird das amerikanische Format dann an das deutsche Format angepa�t! Wenn Sie bestimmte Bedingungen eingeben wollen, wenn also entweder die eine Alternative oder die Andere ausgef갿rt werden soll, verwenden Sie die Bedingungsfunktion: if(Bedingung, Befehl wenn zutrifft, Befehl wenn nicht zutrifft) if(geliefert=0,space(6),str(geliefert,6,0)) -> "Wenn die gelieferte Menge gleich Null ist, gib sechs Leerzeichen aus, ansonsten gib die Menge als Zeichenfeld (Format 6 Stellen lang, 0 Nachkommastellen) aus." if(empty(wg),"##",upper(wg)) -> "Wenn die Warengruppe (WG) leer (empty) ist, gib zwei Kreuze aus, ansonsten gib die Warengruppe in Gro�buchstaben (upper) aus. Als weiteren Operator kann die Negation, also das logische NOT verwendet werden, z.B. if(!empty(wg)..., was das Gegenteil der oben angesprochenen Funktion bedeutet: "Wenn die Warengruppe NICHT (! Ausrufezeichen verwenden) leer ist .....) Die Funktionen k봭nen auch ineinander verschachtelt werden. Achten Sie aber auf richtige Klammersetzung. Bei jeder Funktion wird eine Klammer ge봣fnet, und nach Angabe des oder der Parameter (Werte, die f걊 die Bearbeitung ben봳igt werden) wieder geschlossen. Wenn Sie mehrere Felder hintereinander ausgeben wollen, k봭nen Sie diese Feldinhalte "addieren". Benutzen Sie zum Zusammenf갾en das Pluszeichen (+), z.B. "vorname+name". Wenn Sie die beiden Namensbestandteile durch ein einziges Leerzeichen trennen wollen, k봭nen Sie folgenderma�en vorgehen: -------------------------------------------------------- Druckanpassung 117 -> trim(vorname)+" "+name Was passiert? Beim Feldinhalt von "vorname" werden die rechten Leerzeichen abgeschnitten. Ein Leerzeichen wird an den Vornamen angef갾t, und danach der Name hintendrangeh꼗gt. Die Eingabe von vielen Leerzeichen ist m봥lich mit der Funktion: -> space(10) " " Gibt 10 Leerzeichen aus Diese Hinweise gelten f걊 s꼖tliche Druckanpassungen, die Sie frei eingeben k봭nen. "Fummeln" Sie ruhig etwas mit diesen Formatierungsbefehlen herum ..., die Freude ist gro�, wenn der Ausdruck sp꼝er Ihren W걆schen enspricht! Lesen Sie, wenn es Sie interessiert, ruhig weiterf갿rende Literatur 갶er dBASE ... die M봥lichkeiten dieser Ausgabeformatierung sind sehr vielf꼕tig! Alle Texte stehen immer in ANF숰RUNGSZEICHEN, z.B. "Hallo", alle Variablen oder Feldnamen NICHT. Beispiel: Zeichenkette -> "Hallo Einkaufspreis von "+str(ekpreis,5,2)+", wie geht's?" ergibt beim Ausdruck -> 'Hallo Einkaufpreis von 94.23, wie geht's?' Bei Fehlern, wenn nicht der formatierte Inhalt der Variablen ausgedruckt wird, sondern nur die Formatierung als Text, gehen Sie bitte folgenderma�en vor, um den Fehler aufzusp걊en: Die erste Zeichenkette suchen ... ... ist sie mit der folgenden Zeichenkette korrekt durch das Zeichen "+" verbunden? ... ist eine Zeichenkette vielleicht gar keine Zeichenkette, sondern noch eine numerische Variable oder ein numerischer Feldname? ... haben Sie alle Klammer, die "ge봣fnet" wurden, auch wieder geschlossen? Die L꼗ge einer Bedingung (z.B. eine IF()-Bedingung) darf nicht 254 Zeichen 갶erschreiten. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 118 15.10 Besondere Druckfunktionen An einigen Stellen stehen Ihnen zus꼝zliche Druckfunktionen zur Verf갾ung, die Ihnen einiges an Anpassungsaufwand ersparen oder sogar weitergehende Programmfunktionen zur Verf갾ung stellen: Manchmal ist es n봳ig, als Parameter, das sind die Werte, die an eine Funktion 갶ergeben werden, einen logischen "Schalter" zu 갶ergeben. Ein Beispiel ist die Funktion ZF(), die auf Wunsch eine Zahl mit einem Dezimalkomma formatieren kann. Ein Parameter ist dabei der Schalter MITKOMMA, der entweder die Zust꼗de JA oder NEIN annehmen kann. 쉇ergeben Sie an diesen Stellen einfach das Wort JA, bzw. NEIN. 15.10.1 Alle Ausdrucke - SUMME("Variable/Feld") Mittels der CLIPPER-Funktion SUMME() k봭nen numerische Felder aufaddiert werden. 쉇ergeben Sie als Parameter den Feld- oder Variablennamen (siehe Druckvariablen). - RUNDFIVE(Zahl) Um numerische Werte auf 5 Pfennig (Rappen ...) zu runden, kann die Funktion RundFive(1234.678) verwendet werden. 쉇ergeben Sie als Parameter die Zahl (Feldnamen/Variable), die gerundet werden soll. - RB(Zahl, Position) Die Funktion RB() positioniert Zahlen rechtsb걆dig an eine bestimmte Position. 쉇ergeben Sie als ersten Parameter eine Zahl (Feldnamen/Variable) und als zweiten Parameter die gew걆schte Position. Beachten Sie, da� diese Funktion beim Bildschirmausdruck NICHT positioniert werden kann, also die Zahlen immer auf der linken Seite des Ausdrucks stehen! - ZF(Zahl, L꼗geVorKomma, L꼗geNachKomma, MitKomma) Mit der Funktion ZF() werden Zahlen formatiert. Sie 갶ergeben die Zahl (Feldnamen/Variable), die L꼗ge vor dem Komma, die L꼗ge nach dem Komma und, ob ein Dezimalkomma verwendet werden soll. Ein Beispiel: Die sehr lange Zahl GP (L꼗ge 18 Stellen, 2 Stellen nach dem Komma), soll auf ein f걊 Sie 갶liches Ma� reduziert werden, also maximal 8 Stellen vor dem Komma (Werte bis 99.999.999), die zwei Nachkommastellen bleiben erhalten, anstelle des Dezimalpunktes soll ein Dezimalkomma stehen: $zf(geliefert, 8, 2, JA) Wird der letzte Parameter MITKOMMA nicht angegeben, formatiert ZF() mit dem 갶lichen Dezimalpunkt. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 119 - OHNEVORSCHUB() Wird die Funktion $OHNEVORSCHUB() innerhalb eines Textes verwendet, wird ab dieser Stelle kein Seitenvorschub mehr gemacht. Das ist dann sinnvoll, wenn Rechnungen z.B. auf einem Bondrucker ausgegeben werden sollen. 15.10.2 Artikellisten / Lagerlisten - $APR("Preis", "Netto/Brutto", L꼗ge, Nachkomma) Die Funktion APR() liefert entweder einen Netto- oder einen Bruttopreis, der nach Ihren W걆schen formatiert werden kann. 쉇ergeben Sie als Parameter die Variable f걊 den Preis (VKPR01 - VKPR12, EKPR01 - EKPR12), die Kennung, ob der Preis Netto oder Brutto ist, und die Formatierung als Gesamtl꼗ge und mit den Nachkommastellen. Beipiel: -> $APR("VKPR01", "B", 12, 2) Der Variablenname und die Netto/Brutto-Kennung m걌sen in Anf갿rungszeichen stehen. - $LAGERBESTAND("Lagernummer") Die Funktion LAGERBESTAND() liefert in dem angegebenen (Unter-)Lager den aktuellen Bestand. 쉇ergeben Sie als Parameter die gew걆schte Lagernummer oder die Variable LAGERNR, um das Hauptlager aus dem Artikelstamm zu erhalten. 15.11 Drucksteuerzeichen Abh꼗gig vom gew꼑lten Druckertreiber stehen Drucksteuerzeichen zur Verf갾ung, mit denen z. B. die f걊 den Ausdruck verwendete Schriftart umgeschaltet werden kann. Im den Kopf- und Fu�texten und in der Inhaltdefinition bei der Druckanpassung Ihnen mit eine Liste der beim aktuellen Drucker verf갾baren Steuerzeichen angezeigt. Drucksteuerzeichen beginnen immer mit einem "^"-Zeichen. Bei den mitgelieferten Druckern sind in der Regel folgende Steuersequenzen verf갾bar: ^standard Es wird auf Normalschrift (10 cpi) geschaltet. ^elite Elite-Schrift (12 cpi) - Nicht bei allen Druckern verf갾bar! -------------------------------------------------------- Druckanpassung 120 ^pica Pica-Schrift (10 cpi) ^fett/^lfett Ein-/Ausschalten von Fettschrift ^schmal/^lschmal Ein-/Ausschalten von Schmalschrift ^breit/^lbreit Ein-/Ausschalten von Breitschrift ^klein/^lklein Ein-/Ausschalten von Kleinschrift ^prop/^lprop Ein-/Ausschalten von Proportionalschrift. (Bei Proportionalschrift werden die Buchstaben entsprechend Ihres Aussehens breiter oder schmaler dargestellt. Ein "i" ist schmaler als ein "m".) ^kursiv/^lkursiv Ein-/Ausschalten von Kursivschrift. ^ust/^lust Unterstreichen ein/aus. ^draft Schnelldruck (Entwurfsmodus) ein. ^lq Letter-Quality (Sch봭schrift) ein. Die meisten der Schriftarten k봭nen miteinander kombiniert werden. Die M봥lichkeiten dabei h꼗gen allerdings vom verwendeten Drucker ab. So geht bei einigen Druckertypen z. B. die Kombination von Schmalschrift und Schnelldruck nicht. Absolute horizontale Positionierung: Ein besonderes Drucksteuerzeichen ist das H꼔chen "^" mit einer folgenden Zahl. Dadurch wird die Druckposition auf die als Zahl angegebene Spalte gesetzt. Bei der Ermittlung dieser Position wird eine Schriftbreite von 10 cpi als Grundlage genommen. (10 cpi entspricht einer Schriftgr붳e, bei der 80 Zeichen nebeneinander auf ein Blatt DIN A4 oder normales Endlospapier passen.) Diese Art der Positionierung ist besonders bei Listen und Tabellen sinnvoll, da die Texte unabh꼗gig von der verwendeten Schriftgr붳e immer genau untereinander ausgedruckt werden. Dies funktioniert auch in Proportionalschrift. Am besten sehen Sie sich die von uns mitgelieferten Beispielformulare und -listen einmal daraufhin an. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 121 15.12 Erstellen/럑dern von Druckertreibern Normalerweise d걊ften die bei GS-AUFTRAG mitgelieferten Druckertreiber ausreichen. F걊 besondere Schriftarten oder bei Druckern, die weniger verbreitet sind, kann es jedoch erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen. Die von GS-AUFTRAG verwendeten Druckertreiber sind als normale ASCII-Datei abgelegt und befinden sich im Verzeichnis "\GS\DRUCKER". Wenn Sie vorhaben, einen Treiber zu 꼗dern oder f걊 einen speziellen Drucker neu anzulegen, k봭nen Sie die Dateien mit einem normalen ASCII-Editor, z. B. dem bei MS-DOS 5.00 mitgelieferten EDIT, bearbeiten. Welche Sequenzen f걊 Ihren Drucker g걄tig sind, entnehmen Sie bitte Ihrem Druckerhandbuch. Es besteht zwar die M봥lichkeit, innnerhalb der Druckanpassung den aktuellen Druckertreiber mit zu bearbeiten ... allerdings sollten Sie gerade bei gr붳eren 럑derungen bitte immer nur mit einer Kopie der PRN-Datei arbeiten. Wenn Sie sich in der Druckanpassung f걊 Schriftverkehr, Listen oder Etiketten befinden, kann der Drucktreiber, der in dem gerade aktuellen Formular eingestellt ist (Daten, der durch den hellen Auswahlbalken markiert ist), mit der Funktionstaste bearbeitet werden. Laden Sie zun꼊hst den Druckertreiber STANDARD.PRN in den Editor. Dieser entspricht dem Treiber f걊 Epson-Drucker, zu dem die meisten Nadeldrucker kompatibel sind. Kommentare beginnen mit einem Semikolon. Diese Kommentare sind normalerweise rein informativ, werden also von GS-AUFTRAG nicht ausgewertet, erscheinen aber teilweise auch innerhalb des Programmes als Information zu Druckern bzw. Drucksteuerzeichen. In der ersten Zeile steht als Kommentar der Name des Druckers, f걊 den der jeweilige Druckertreiber gedacht ist. Dieser Text wird bei der Druckerwahl zus꼝zlich zum Namen des Druckertreibers angezeigt. Es folgen einige Zeilen mit Erl꼞terungen zur Sequenz "Initialisierung_Anfang:", die alle mit einem Semikolon beginnen und rein informativen Charakter haben. Innerhalb des Druckertreibers wird der Beginn einer neuen Sequenz durch ein "#"-Zeichen gekennzeichnet. Es folgt der Name der Sequenz, wie sie in Texten aufgerufen wird und nach einem Leerzeichen die Sequenz, wie sie zum Drucker geschickt wird. Auch in Zeilen mit Drucksequenzen sind Kommentare m봥lich. Diese werden als Beschreibung angezeigt, wenn Sie sich mit die Liste der Drucksteuerzeichen ansehen. Die eigentliche Drucksequenz kann entweder als Klartext oder als ASCII-Wert eingegeben werden. Fettschrift wird beim Standard- Druckertreiber mit "\027G" eingeschaltet. -------------------------------------------------------- Druckanpassung 122 "\027" steht f걊 ASCII-Zeichen 27, also ESC, das normalerweise Drucksequenzen einleitet. Anstelle des Buchstabens "G" (ASCII- Zeichen 71) k봭nte genausogut \071 geschrieben werden, also statt "\0127G" "\027\071". HINWEIS: Der ASCII-Wert mu� immer dreistellig, ggf. mit f갿renden Nullen, angegeben werden. Die Zeichen "#" und ";" d걊fen in den Drucksequenzen nicht vorkommen, da sie von GS-AUFTRAG als Beginn einer Drucksequenz bzw. Beginn eines Kommentares interpretiert w걊den. Verwenden Sie stattdessen \035 und \059. F걊 die Positionierung und das Setzen der Seitenl꼗ge sind f걆f spezielle Sequenzen vorhanden, die GS-AUFTRAG intern verwendet: Punkte_X_Pro_Inch: Punkte_Y_Pro_Inch: Hiermit wird GS-AUFTRAG mitgeteilt, wieviele "Punkte pro Inch" beim aktuellen Drucker als Grundlage f걊 die Positionierung in horizontaler und vertikaler Richtung dienen. Posi_X_Absolut: Dies ist die Sequenz, mit der eine absolute horizontale Positionierung vorgenommen wird. Sie enth꼕t eine oder zwei Variablen, die je nach gew걆schter Position unterschiedliche Werte annehmen k봭nen. Es werden ein oder zwei Byte (vor allem bei Nadeldruckern) oder eine bis zu vierstellige Zahl 갶ergeben (letzteres vor allem bei Laser- und Tintenstrahldruckern). GS-AUFTRAG setzt beim Positionieren in diese Sequenz ein, auf den wievielten Punkt der Drucker gehen soll. Als Grundlage f걊 diese Berechnung dienen die Angaben bei "Punkte_X_Pro_Inch:" und "Punkte_Y_Pro_Inch". Als Variable innerhalb der Sequenz dienen "\mmm" und "\nnn" bei 쉇ergabe der Position als Bytes sowie "xxxx", wenn die Position dem Drucker als normale Zahl mitgeteilt wird. Posi_Y_Rel_Plus: Genau wie die absolute horizontale Positionierung wird die Sequenz f걊 die relative vertikale Positionierung definiert. (Relativ hei�t hier: 럑derung der Position in Punkten ausgehend von der momentanen Position.) Setzte_Seiten_Laenge: Drucksequenz zum Einstellen der Zeilenzahl pro Seite. Diese ist nur bei Endlospapier erforderlich. 쉇ergabe des Parameters erfolgt wie bei der Positionierung 갶er "\mmm". ------------------------------------------- Die Umgebungsvariable GSAUF 123 16. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSAUF Um mit den 640 kB Hauptspeicher auszukommen, die unter MS-DOS zur Verf갾ung stehen, werden die meisten Programmteile als Overlays aufgerufen. Dies bedeutet, da� nur der Teil von GS-AUFTRAG sich im Hauptspeicher befindet, der gerade aktiv ist. Der f걊 diese Overlays reservierte Speicherbereich ist standardm꾞ig 64 kB gro� und befindet sich im Pageframe-Bereich, wenn Sie einen EMS-Treiber installiert haben. Ohne EMS-Treiber sieht GS-AUFTRAG nach, ob ausreichend Speicher im UMB-Bereich frei ist. Sollte das nicht der Fall sein, wird der Hauptspeicher verwendet, wodurch nat걊lich diese 64 kB dort weniger zur Verf갾ung stehen. Im EMS- und XMS-Speicher werden au�erdem momentan nicht ben봳igte Programmteile abgelegt, damit nicht st꼗dig von Festplatte nachgeladen werden mu�. Diese Voreinstellung von GS-AUFTRAG l꼞ft auf "normal" konfigurierten Rechnern mit 386er Prozessor (oder h봦er) problemlos. ACHTUNG: Setzen Sie GS-AUFTRAG auf einem Rechner ohne EMS oder XMS ein, findet das Auslagern von Programmteilen auf Festplatte statt. Dadurch wird die Ausf갿rungsgeschwindigkeit sehr stark verringert! Um das Speicherverhalten von GS-AUFTRAG zu beeinflussen, kann die Umgebungsvariable GSAUF gesetzt werden. Diese wird bei Programmstart ausgewertet. Arbeiten Sie ohne XMS und EMX, sollten Sie den f걊 die Overlays reservierten Speicherbereich vergr붳ern. Dies geschieht durch Eingeben von z. B. SET GSAUF=/OP0/OO100 /OP0 schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes aus. Dies ist zur 럑derung der Overlaygr붳e erforderlich, da sonst die maximale Overlaygr붳e nur 64 kB betr꼏t. (Die Voreinstellung ohne die Umgebungsvariable GSAUF ist /OP1, was die Verwendung des Pageframes erm봥licht.) Mit /OOxxx wird die Gr붳e des Overlaybereichs festgelegt. Diese kann zwischen 33 kB und 120 kB liegen, in obigem Beispiel sind es 100 kB. Bei dieser Overlay-Gr붳e erh봦t sich die Geschwindigkeit der Programmausf갿rung erheblich. Nachteil dabei ist nat걊lich, da� mehr Hauptspeicher ben봳igt wird. ------------------------------------------- Die Umgebungsvariable GSAUF 124 Um das Setzen dieser Umgebungsvariablen zu vereinfachen, liefern wir die Batchdatei SETAUF.BAT mit. Zus꼝zlich zum 럑dern der Gr붳e des Overlay-Bereichs haben Sie die M봥lichkeit, die Verwendung von EMS und XMS komplett abzuschalten. Dies ist normalerweise nur erforderlich, wenn sich speicherresidente Programme im Hintergrund befinden, die auf diese Speicherbereiche "unsauber" zugreifen. M봥liche Parameter der Datei SETAUF.BAT: SETAUF BEREICH xxx Legt die Gr붳e des Overlaybereiches auf xxx kB fest. SETAUF KEINEMS Schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes f걊 den Overlay- bereich ab. SETAUF KEINUMB Schaltet die Verwendung von UMB- Speicher f걊 den Overlay-Bereich ab. SETAUF KEINCACHE Nicht ben봳igte Programmteile werden ausschlie�lich auf Festplatte ausgelagert. SETAUF AUTO Schaltet die Standardvorgaben ein. (Aufruf nur erforderlich, wenn vorher mit SETAUF Einstellungen vorgenommen wurden.) ------------------------------------------------ Programmverbesserungen 125 17. PROGRAMMVERBESSERUNGEN Wir haben uns zwar bem갿t, Ihnen mit GS-AUFTRAG 2.xx ein "gutes" Programm zu pr꼜entieren, ... aber vielleicht hat dieser Wille allein noch nicht gereicht ! Bestimmt entdecken Sie noch einen Fehler im Programm oder eine andere "Unsch봭heit" oder eine Klippe im Programmablauf, oder ... Wie alle unsere Programme, so lebt auch GS-AUFTRAG 2.xx von den Anregungen seiner Anwender. Je mehr sinnvolle Anregungen seitens der Programmbenutzer kommen, desto schneller und besser kann man ein Computerprogramm pflegen und erweitern. Scheuen Sie sich also bitte nicht, uns Ihre Kritik und Verbesserungsvorschl꼏e zukommen zu lassen, wir freuen uns 갶er jeden Vorschlag und werden versuchen, ihn in GS-AUFTRAG zu realisieren! Schimpfen Sie nicht ... Rufen Sie uns an ... Schreiben Sie uns !!! Wir werden versuchen, innerhalb der n꼊hsten Sekunden eine L봲ung herbeizuzaubern! Manchmal klappt das sogar auch in ein paar Tagen. Wir behalten uns vor, jederzeit Verbesserungen am Programm, 럑derungen des Diskettenumfanges und Preis꼗derungen und so ... zu machen! Viel Spa� mit GS-AUFTRAG ... Michael Gandke