旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � GS-ADRESSEN Adressen- und Textverwaltung � � � � Version 2.10 � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Anwenderhandbuch Gandke & Schubert - Computerprogramme Postfach 200 429 D-41204 M봭chengladbach Telefon: (0 21 66) 94 80-0 9.00 bis 17.00 Uhr (freitags bis 16.00 Uhr) Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX GS# (c) 1989 - 1993 Stand: 13.05.1993 Autor: Wolfram Schubert GS-Adressen wird als Shareware vertrieben. Was ist das eigentlich - SHAREWARE? Der Begriff kommt, wie k봭nte es anders sein, aus den USA und bedeutet sinngem꾞 "Verteilsoftware". Dies hei�t keinesfalls, da� Shareware-Programme kostenlos sind. Es handelt sich nicht um Public-Domain oder Freeware, sondern lediglich um einen besonderen Vertriebsweg f걊 "ganz normale" Software! Zugrunde liegt dem ganzen das Prinzip "Fairne� gegen Fairne�": Sie erhalten mit den Shareware-Versionen unserer Programme voll funktionst갷htige Software, die Sie ausgiebig testen k봭nen, ohne sie dazu kaufen zu m걌sen. Im Gegenzug vertrauen wir darauf, da� Sie sich bei uns als Anwender registrieren lassen, wenn Sie vorhaben, weiter mit dem Programm zu arbeiten. Die Shareware-Versionen (nat걊lich nicht die registrierten Versionen) unserer Programme d걊fen Sie beliebig kopieren und weitergeben. HINWEIS: Bei der Shareware-Version von GS-Adressen erscheint bei Programmstart und -ende sowie ab und zu innerhalb des Programmes eine Aufforderung, die Vollversion zu kaufen. Der Umfang des Ortsverzeichnisses ist reduziert. ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 2 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen - AT 386 - MS-DOS 5.0 - mindestens 550 kB freier Arbeitsspeicher - zus꼝zlich 1 MB EMS-Speicher - mindestens 2,5 MB Speicher auf der Festplatte verf갾bar (Version mit gro�em Ortsverzeichnis ca. 12 MB) - Drucker, wenn Sie drucken wollen 1.2 Eintr꼏e in der Datei CONFIG.SYS Da das Programm eine gr붳ere Anzahl von Dateien gleichzeitig verwendet, ist es unter Umst꼗den n봳ig, die Datei CONFIG.SYS anzupassen, die dem Betriebssystem entsprechende Anweisungen gibt. Folgende Zeile mu� darin auf jeden Fall enthalten sein: files=49 (oder ein h봦erer Wert) Denken Sie daran, da� die CONFIG.SYS sich im Stammverzeichnis Ihrer Festplatte C: befinden mu�! 1.3 Eintr꼏e in der Datei AUTOEXEC.BAT GS-Adressen speichert Daten auf Festplatte zwischen (sogenannte tempor꼛e Dateien). Wenn Sie eine Umgebungsvariable TMP oder TEMP definiert haben, wird das dort angegebene Verzeichnis daf걊 verwendet. F갾en Sie z. B. folgende Zeile in der Datei AUTOEXEC.BAT ein: SET TEMP=e:\ Handelt es sich bei Laufwerk E: um eine RAM-Disk, wird dadurch die Ausf갿rungsgeschwindigkeit des Programmes erh봦t. Nach 럑derungen an der CONFIG.SYS oder AUTOEXEC.BAT m걌sen Sie Ihren Rechner erneut starten, damit diese wirksam werden! HINWEIS: Informationen 갶er die Konfiguration Ihres Rechners, u. a. 갶er die Dateien CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT finden Sie in Ihrem DOS-Handbuch. 1.4 Einsatz des Programmes mit MS-DOS 6.0 Bei MS-DOS 6.0 gibt es keinen BACKUP-Befehl mehr. Das neue Programm MSBACKUP ist nicht mehr kompatibel zum bei 꼕teren DOS-Versionen vorhandenen BACKUP. Folge davon ist, da� die von uns mitgelieferte Batchdatei SICHERN.BAT, die das BACKUP-Programm aufruft, nichts ausf갿rt. Es gibt allerdings die M봥lichkeit, das Backup-Programm von MS-DOS 5.0 auch unter MS-DOS 6.0 zu nutzen. Hierzu installieren Sie zuerst den SETVER-Treiber in der CONFIG.SYS: ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 3 DEVICE=C:\DOS\SETVER.EXE Kopieren Sie dann die alte BACKUP.EXE in Ihr Verzeichnis C:\DOS. Anschlie�end geben Sie im Verzeichnis C:\DOS folgenden Befehl ein: SETVER BACKUP.EXE 5.00 Nach erneutem Booten Ihres Computers kann BACKUP.EXE aufgerufen werden. 2. INSTALLATION Abh꼗gig vom Diskettenformat und der Gr붳e des mitgelieferten Ortsverzeichnisses wird GS-Adressen auf einer, zwei, drei oder vier Disketten ausgeliefert. Legen Sie die erste Diskette (Beschriftung "Diskette 1 von x") in Ihr Diskettenlaufwerk ein und rufen das Installationsprogramm INSTALL.EXE auf. Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der Datei INSTALL.TXT. Diese k봭nen Sie durch Aufruf der Datei START.BAT ansehen: C:\GSADR> start Zu GS-Adressen mit Ortsverzeichnis ist das deutsche Stra�enverzeichnis zur Ermittlung der Postleitzahlen und Postf꼊her in gr붳eren Orten separat erh꼕tlich und kann im Anschlu� an die Installation des eigentlichen Programmes unter dem Men걈unkt "Dienste - Stra�enverzeichnis installieren" eingerichtet werden. Sie ben봳igen daf걊 ca. 30 MB zus꼝zlichen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte! ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 4 3. INHALTSVERZEICHNIS 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 2 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen 2 1.2 Eintr꼏e in der Datei CONFIG.SYS 2 1.3 Eintr꼏e in der Datei AUTOEXEC.BAT 2 1.4 Einsatz des Programmes mit MS-DOS 6.0 2 2. INSTALLATION 3 3. INHALTSVERZEICHNIS 4 4. ALLGEMEINE INFORMATION 6 4.1 쉇erblick 6 4.2 Aufruf des Programmes 8 4.3 Parameter beim Aufruf 8 5. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 10 5.1 Listen 10 5.2 Men걌 12 5.3 Masken 13 5.4 Das Hilfssystem 15 5.5 Abfragefenster (Requester) 16 6. DIE AUSWAHLPUNKTE DES HAUPTMEN숾 17 6.1 Men걈unkt "Adressen" 17 6.1.1 Adressen Ansehen/럑dern 17 6.1.1.1 Anreden hinzuf갾en/editieren 17 6.1.1.2 Titel hinzuf갾en/editieren 18 6.1.1.3 Briefanreden hinzuf갾en/editieren 18 6.1.1.4 Das Men� der Adre�maske 21 6.1.2 Suchen 22 6.1.3 Bemerkungsfeld 22 6.1.4 Adre�arten 23 6.1.5 Verbindungen zwischen Adressen 24 6.1.6 Adressen neu anlegen 26 6.1.7 Adressen kopieren 26 6.1.8 Adressen l봲chen 26 6.1.9 Sortieren nach ... 27 6.1.10 Markierungen ... 27 6.1.11 Standardmakro/Anderes Makro ausf갿ren 27 6.2 Men걈unkt "Texte" 27 6.2.1 Untermen� "Text" 28 6.2.2 Untermen� "Drucken" 29 6.2.3 Untermen� "Stammdaten" 30 6.2.4 Untermen� "Format" 30 6.2.5 Untermen� "Filter" 30 6.2.6 Untermen� "Suchen" 31 6.2.7 Untermen� "ASCII schreiben" 32 6.3 Men걈unkt "Etiketten" 32 6.3.1 Etiketten drucken 32 6.3.2 Etiketten gestalten 33 6.4 Men걈unkt "Listen" 35 6.4.1 Listen drucken 35 6.4.2 Listen gestalten 35 6.5 Men걈unkt "Selektion" 37 6.5.1 Die Selektionsliste 38 6.5.2 Gespeicherte Selektion einlesen 38 6.5.3 Suchen nach Buchstabenfolge 38 6.5.4 Suchen nach freier Bedingung 39 6.5.5 Alle Selektionen aktualisieren 42 6.5.6 Doppelte suchen 42 6.5.7 Adre�selektion l봲chen 42 6.6 Men걈unkt "Dienste" 42 6.6.1 Der Maskeneditor 42 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 5 6.6.2 Indexaufbau 45 6.6.3 Daten갶ernahme aus GS-Adressen 1.x 45 6.6.4 Einstellungen 47 6.6.4.1 Einstellungen allgemein 1 47 6.6.4.2 Einstellungen Allgemein 2 48 6.6.4.3 Druckvorgaben 49 6.6.4.4 Textvorgaben 50 6.6.4.5 Automatische Anwahl 51 6.6.4.6 Datensicherung 52 6.6.4.7 Hotkey zum Aufruf 53 6.6.4.8 Makros f걊 residenten Aufruf 53 6.6.4.9 Inhalt Bildschirmlisten 56 6.6.4.10 Drucksteuerung anpassen 58 6.6.5 Stra�enverzeichnis installieren 58 6.7 Men걈unkt "Sonstiges" 58 6.7.1 Ortsverzeichnis 58 6.7.2 Adre�arten insgesamt 60 6.7.3 Adre�verbindungen insgesamt 60 6.7.4 Adre�arten zuordnen 60 6.7.5 Adre�arten l봲chen 60 6.7.6 Bemerkungsfeld erg꼗zen 60 6.7.7 Letzten Kontakt setzen 61 6.7.8 Adressen exportieren 61 6.7.8.1 Vordefiniertes Format 61 6.7.8.2 GS-Adressen 2.x 61 6.7.8.3 Standard-ASCII 62 6.7.8.4 Anderes ASCII-Format 62 6.7.8.5 MS-Word/Winword 64 6.7.8.6 Word-Perfect 5.1 64 6.7.9 Adressen importieren 64 6.7.9.1 Vordefiniertes Format 64 6.7.9.2 GS-Adressen 2.x 64 6.7.9.3 dBASE 65 6.7.9.4 ASCII 65 6.7.10 Ex-/Importdefinition l봲chen 66 6.8 W꼑len 66 7. DER TEXTEDITOR 67 7.1 Texteingabe 67 7.2 Tastenbelegung 67 7.3 Punktbefehle 68 7.4 Das Men� des Texteditors 69 8. DRUCKVARIABLEN und -STEUERZEICHEN 71 8.1 Druckvariablen 71 8.2 Druckfunktionen 73 8.3 Drucksteuerzeichen 74 8.4 Erstellen/럑dern von Druckertreibern 75 9. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSADR 78 ------------------------------------------------ Allgemeine Information 6 4. ALLGEMEINE INFORMATION GS-Adressen ist eigentlich "selbsterkl꼛end", d. h. es wurde bei der Gestaltung gro�er Wert darauf gelegt, da� auch ein unge갶ter Anwender keine lange Einarbeitung ben봳igt, um erfolgreich mit dem Programm arbeiten zu k봭nen. Die Datei KURZDOK.TXT enth꼕t einen Text mit dem Titel "Schnellstart". Dort werden die Grundz갾e des Programmes anhand von Beispielen kurz vorgestellt. Diesen Text sollten Sie sich beim ersten Programmstart ausdrucken lassen, wenn Sie danach gefragt werden. Durch Dr갷ken der Taste rufen Sie das Hilfssystem von GS- Adressen auf, das Ihnen 갶erall im Programm Informationen zum gerade aktuellen Programmteil gibt. Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich dr갷ken Sie die -Taste. 4.1 쉇erblick Mit GS-Adressen haben Sie die M봥lichkeit, Adressen und Texte gemeinsam zu verwalten. Das bietet gegen갶er herk봫mlichen Adre�dateien und Textverarbeitungen den Vorteil, da� Serienbriefe, Listen, Etiketten ... unmittelbar unter Verwendung der Adre�daten erzeugt werden k봭nen, ohne da� umfangreiche Vorarbeiten erforderlich sind. Durch die M봥lichkeit des speicherresidenten Programmaufrufes und die Export-Funktionen von GS-Adressen k봭nen Sie Texte auch mit Ihrer Textverarbeitung (z. B. MS-Word) schreiben und die ben봳igten Adre�daten problemlos aus GS-Adressen 갶ernehmen. Selbstdefinierbare Makros erm봥lichen direkte Daten갶ernahme in beliebige Textverarbeitungen unter DOS. - Sie werden einfach an der Cursorposition im Text eingef갾t. Zus꼝zlich zu den normalen Adre�daten wie "Suchbegriff", "Anrede", "Postanschrift" ... stehen Ihnen drei Zusatzmasken zur Verf갾ung, die Sie frei an Ihre Erfordernisse anpassen k봭nen. Jede Adresse hat ein Bemerkungsfeld, das bis zu 40 kB Text aufnehmen kann. Unterteilung der Adressen in Gruppen wird durch Zuordnung von "Adre�arten" erm봥licht. Diese sind in beliebiger Anzahl frei definierbar, z. B. "privat", "Kunde", "Lieferant" ... Zusammengeh봱ige Adressen, wie verschiedene Abteilungen einer Firma, Verwandte, Freunde ..., werden durch die Vergabe von "Adre�verbindungen" als solche gekennzeichnet. Wie die Adre�arten sind auch Adre�verbindungen frei in beliebiger Anzahl definierbar. Adre�selektionen sind nach (fast) beliebigen Kriterien m봥lich. Diese k봭nen gespeichert und jederzeit wieder angezeigt, aktualisiert oder zum Ausdruck von Briefen, Etiketten oder Listen verwendet werden. ------------------------------------------------ Allgemeine Information 7 Auch innerhalb der Texte gibt es umfangreiche Selektionsm봥lichkeiten. Sie k봭nen nach den Stammdaten ("Textname", "Autor", "Datum" und "Betreff") oder nach bestimmten Worten innerhalb des Textes selbst suchen. Standardtexte k봭nen vor versehentlicher 럑derung gesch걎zt werden. Die Postanschrift f걊 die Serienbrieffunktion ist von Ihren sonstigen Adre�daten unabh꼗gig. Sie k봭nen also die Anschrift den Erfordernissen anpassen, ohne da� die Stammdaten dadurch verf꼕scht werden. Dies macht nicht einmal zus꼝zliche Tipparbeit erforderlich: Das Programm schl꼏t aufgrund der vorhandenen Adre�daten automatisch eine Postanschrift vor, die in den meisten F꼕len schon ausreichen d걊fte. Das Ortsverzeichnis enth꼕t in der "Vollversion mit Orten" 갶er 40 000 deutsche, 봲terreichische, schweizer, liechtensteiner und belgische Orte und Ortsteile sowie mehr als 30 000 Vorwahlen dazu. Diese Daten stehen Ihnen auch beim Anlegen von Adressen zur Verf갾ung. Wissen Sie nur die Postleitzahl, werden Ihnen alle entsprechenden Orte vorgeschlagen. Geben Sie einen Teil des Ortsnamens ein, erscheint ein Fenster mit allen passenden Orten incl. Postleitzahl. Ihre Auswahl wird sofort in die Adre�maske 갶ertragen. Entsprechendes gilt auch f걊 die Telefon-Vorwahl. Stra�en-PLZ und Postfach-PLZ werden in getrennten Feldern verwaltet. Sollte ein Ort nicht vorhanden sein, k봭nen Sie ihn zus꼝zlich ins Verzeichnis aufnehmen. Dies ist auch direkt aus der Adre�maske heraus m봥lich. Gr붳ere Orte haben in der Regel mehrere Postleitzahlen. Um diese aus GS-Adressen heraus ermitteln zu k봭nen, ben봳igen Sie zus꼝zlich zum Programm das ebenfalls bei Gandke & Schubert erh꼕tliche "deutsche Stra�enverzeichnis", das anhand der eingegebenen Stra�e bzw. Postfachnummer die Suche nach der passenden PLZ erm봥licht. (Das Stra�enverzeichnis ist nur zusammen mit dem Programm mit gro�em Ortsverzeichnis einsetzbar!) ------------------------------------------------ Allgemeine Information 8 4.2 Aufruf des Programmes Nach der Installation befinden Sie sich in dem Verzeichnis Ihrer Festplatte, in das GS-Adressen installiert wurde. Starten Sie das Programm durch Eingabe von C:\GS\ADR> gsadr (Das Verzeichnis C:\GS\ADR wird bei der Installation vorgeschlagen, ist aber nicht zwingend.) Beim ersten Aufruf nach der Installation wird Ihnen die M봥lichkeit gegeben, den Text KURZDOK.TXT auszudrucken, der eine kurze Einf갿rung in GS-Adressen enth꼕t. Wenn Sie die Version 2.x des Programmes noch nicht kennen, sollten Sie an dieser Stelle Ihren Drucker einschalten und einige Seiten Papier einlegen. Vor dem Ausdruck werden Sie gefragt, ob beim Seitenwechsel eine Pause gemacht werden soll. Antworten Sie hier mit "a", werden Sie am Ende jeder Seite aufgefordert, ein neues Blatt einzulegen. Ebenfalls beim ersten Start werden die Indexdateien aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht "gewaltsam", z. B. durch einen Warmstart des Rechners, unterbrochen werden! 4.3 Parameter beim Aufruf Mit verschiedenen Parametern wird GS-Adressen angewiesen, auf bestimmte Art zu starten. M봥liche Parameter sind: Suchbegriff, /sw, /r, /i, /oi, /reorg, /seleneu und /termin Starten Sie das Programm z. B. folgenderma�en: C:\GS\ADR> gsadr Gandke /sw GS-Adressen startet im Schwarz-Wei�-Modus und sucht sofort nach "Gandke". Suchbegriff 갶ergeben - GSADR Suchbegriff: Ein Parameter ohne Schr꼏strich am Anfang wird als Suchbegriff interpretiert. GS-Adressen springt beim Start sofort zum passenden Datensatz. Erzwingen von Schwarzwei�-Darstellung - /sw: Wenn Sie eine farbf꼑ige Grafikkarte einsetzen, aber einen monochromen Bildschirm verwenden, z. B. bei Laptop-Rechnern mit LCD-Bildschirm, sind die Farben oft nicht einwandfrei auseinanderzuhalten. Schwarz-wei�e Darstellung l봲t dieses Problem! ------------------------------------------------ Allgemeine Information 9 Speicherresidenter Aufruf /r: Das Programm wird zwar geladen, tritt aber solange nicht in Erscheinung, bis Sie es ben봳igen. Jederzeit, auch w꼑rend der Arbeit mit anderen Programmen, k봭nen Sie die Adre�verwaltung durch Dr갷ken einer Tastenkombination ("Hotkey" genannt) aufrufen. Nach der Installation ist dies das gemeinsame Bet꼝igen der Tasten +. W걆schen Sie andere Tasten f걊 den residenten Aufruf, k봭nen Sie dies im Men걈unkt "Dienste - Einstellungen - Hotkey beim Aufruf" 꼗dern. Residenter Aufruf ist nicht aus Windows heraus m봥lich. Nat걊lich kann GS-Adressen unter Windows parallel zu anderen Programmen gestartet werden. Indexaufbau, Reorganisation - /i, /oi, /reorg: Durch ung걆stige Umst꼗de, z. B. Stromausfall oder einen Fehler auf der Festplatte, kann es passieren, da� die Indexdateien, die GS-Adressen zum Sortieren von Daten ben봳igt, defekt werden. Normalerweise reicht es in diesem Fall aus, den Men걈unkt "Dienste - Indexaufbau" aufzurufen. Kann das Programm jedoch die Adre�liste nicht mehr sortieren, die sich st꼗dig auf dem Bildschirm befindet, ist dieser Punkt nicht aufrufbar. Verwenden Sie den Parameter "/i", zum Aufbau der normalen Indexdateien und "/oi" wenn Probleme mit dem Ortsverzeichnis auftreten. /reorg 갶erpr갽t s꼖tliche Dateien (au�er Orte, Stra�en, Postf꼊her und Vorwahlen) und f갿rt zus꼝zlich einen Indexaufbau durch. Neuaufbau der Selektionen - /seleneu: Um s꼖tliche vorhandenen Adre�selektionen neu aufzubauen, k봭nen Sie aus dem Programm heraus den Men걈unkt "Selektion - Alle Selektionen aktualisieren" aufrufen. Dies kann unter Umst꼗den recht lange dauern. Rufen Sie GS-Adressen, z. B. nachts, mit diesem Parameter auf, wird der Selektionsaufbau sofort bei Programmstart durchgef갿rt und die Adre�verwaltung anschlie�end wieder verlassen. Sortierung der Adre�liste nach dem Terminfeld - /termin: Die Adre�liste wird nicht nach Suchbegriff sondern nach dem Feld "Termin" aus der Adre�maske sortiert. Bei Programmstart werden Sie gefragt, ob das aktuelle Datum gesucht werden soll. Eine Liste der m봥lichen Aufrufparameter erhalten Sie durch die Eingabe von: C:\GSADR> gsadr /? -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 10 5. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG Die eingegebenen Daten (Adressen, Texte, Orte, Vorwahlen ...) werden von GS-Adressen in 갶ersichtlicher Listenform dargestellt. Innerhalb dieser Listen k봭nen Sie sich hin- und herbewegen, suchen, neue Datens꼝ze (z. B. Adressen) einf갾en, l봲chen ... Achten Sie auf die unteren beiden Zeilen des Bildschirmes. Dort werden st꼗dig Hinweise und Statusinformationen angezeigt, z. B. welche Adresse gerade ausgew꼑lt ist oder mit welchen Tasten Datens꼝ze angesehen, eingef갾t oder gel봲cht werden k봭nen. GS-Adressen kann vollst꼗dig ohne Maus nur 갶er die Tastatur bedient werden, was erfahrungsgem꾞 bei guter Programmkenntnis der schnellste Weg ist. Es geht nat걊lich auch mit Maus! 5.1 Listen Tastenbelegung bei Adre�- oder Textliste: Ansehen und 럑dern des aktuellen Daten- satzes, der durch den Auswahlbalken hervor- gehoben wird. Anlegen einer neuen Adresse oder eines neuen Textes. + Kopieren des aktuellen Datensatzes. L봲chen des aktuellen Datensatzes. der Auswahlbalken wandert einen Datensatz (eine Zeile) nach oben. der Auswahlbalken wandert einen Datensatz nach unten. Es wird eine Seite nach oben gebl꼝tert. Es wird eine Seite nach unten gebl꼝tert. + Die Liste springt zum ersten Datensatz. + Sprung zum letzten Datensatz. Der aktuelle Datensatz wird markiert oder, wenn er bereits markiert ist, wieder ent- markiert (nur bei der Adre�liste). Ende des aktuellen Programmteiles bzw. des Programmes. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 11 Innerhalb der Adre�- oder Textliste k봭nen Sie suchen, indem Sie einfach den Suchbegriff eingeben und mit best꼝igen. Gesucht wird immer das Feld, nach dem die Liste sortiert ist. Bei den Adressen k봭nen dies "Suchbegriff 1", "Suchbegriff 2", "Land+PLZ" oder "Termin" sein, bei den Texten der "Textname". Entsprechendes gilt f걊 die Orte. Suche innerhalb einer Adre�selektion ist auf diese Art aus programm- technischen Gr걆den nicht m봥lich! Und so geht's mit der Maus: Ansehen oder 럑dern der aktuellen Adresse bzw. des aktuellen Textes: Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Auswahlbalken und dr갷ken die linke Maustaste. Auswahl eines anderen sichtbaren Datensatzes: Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den gew걆schten Satz und klicken ihn an. - Der Auswahlbalken springt an die gew걆schte Stelle. Nochmaliges Anklicken bedeutet dann "Auswahl zum Ansehen/럑dern". Andere M봥lichkeit: Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen beliebigen Datensatz, auf dem sich der Auswahlbalken nicht befindet, dr갷ken eine Maustaste und ziehen den Balken mit gedr갷kter Maustaste. Wenn Sie die Maus loslassen, wird der Datensatz ausgew꼑lt, auf dem sich der Balken jetzt befindet. Bl꼝tern von Seite zu Seite: Am rechten Rand der Listen sehen Sie zwei Pfeile. Klicken Sie den nach unten zeigenden an, wird eine Seite vor (nach unten), bei dem anderen eine Seite zur갷k (nach oben) gesprungen. Auch die Hinweise zur Tastaturbelegung auf der unteren Zeile haben bei Mausbedienung einen Sinn: Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der Tastennamen, die in eckigen Klammern stehen, und klicken diesen an, wird die entsprechende Aktion durchgef갿rt. In der oberen linken Ecke des Bildschirmes und der meisten Fenster befindet sich ein kleines Viereck. Klicken auf dieses "Schlie�-Icon" hat 갶erall die gleiche Wirkung wie Bet꼝igen der -Taste. Das gleiche erreichen Sie durch Dr갷ken der rechten Maustaste. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 12 5.2 Men걌 Die obere Bildschirmzeile enth꼕t die Auswahlpunkte des im momentanen Programmteil aktiven Men걌. 쉇er solche Men걌 kann der Ablauf des ganzen Programmes gesteuert werden. Men갵ufruf per Tastatur (Beispiel: Hauptmen� aus der Adre�liste heraus): Dr갷ken Sie die -Taste und lassen Sie sie wieder los. Der Men걈unkt "Adressen" wird mit einem Balken farbig unterlegt, woran Sie das aktivierte Men� immer erkennen k봭nen. Mit den Tasten und bewegen Sie sich von einem Punkt des Hauptmen걌 zum n꼊hsten, also z. B. von "Adressen" zu "Texte". Mit oder 봣fnen Sie das zum jeweiligen Hauptmen걈unkt geh봱ende Untermen�. Dieses 봣fnet sich von selbst, wenn Sie von einem Hauptmen걈unkt zum anderen wandern. Innerhalb der Untermen걈unkte bewegen Sie sich mit den Tasten bzw. . W꼑len Sie den Untermen걈unkt, auf dem sich der Men갶alken befindet, mit der -Taste, z. B. "Adressen - Ansehen/럑dern": Es 봣fnet sich ein Fenster, in dem die Daten der aktuellen Adresse angezeigt werden. Schlie�en Sie dieses wieder, indem Sie oder die rechte Maustaste dr갷ken. Hinter dem Namen einiger Men걈unkte sehen Sie einen Pfeil. Dies bedeutet, da� sich hier ein weiteres Men� "verbirgt". W꼑len Sie z. B. "Listen - Drucken", erhalten Sie noch die Men갵uswahl, f걊 welche Adressen Sie drucken wollen. Men걈unkte, hinter deren Bezeichnung der Name einer Funktionstaste steht, k봭nen alternativ auch durch Dr갷ken dieser Taste aufgerufen werden. Beispiel: "Adressen - Bemerkungsfeld ". Dr갷ken Sie die Taste innerhalb der Adre�liste, wird ein Fenster mit dem Bemerkungsfeld der aktuellen Adresse ge봣fnet. Die farbig hervorgehobenen Buchstaben der Men걈unkte werden Hotkeys, (direkt 갶ersetzt: "Hei�e Tasten") genannt. 쉇er diese ist eine schnelle, direkte Anwahl von Men걈unkten m봥lich: Wenn Sie sich im Men� befinden, schlie�en Sie es zun꼊hst mit der -Taste. Halten Sie die -Taste gedr갷kt und bet꼝igen gleichzeitig die Taste "O". Das Men� "Sonstiges" 봣fnet sich, weil sein Hotkey der Buchstabe "O" ist. Halten Sie die - Taste weiter fest und bet꼝igen noch einmal "O". Der Untermen걈unkt "Orte" wird angew꼑lt und der Programmteil "Ortsverzeichnis" aufgerufen. Mit verlassen Sie die Orte wieder. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 13 Und so geht's mit der Maus: Bewegen Sie den Mauszeiger auf den gew걆schten Men걈unkt und klicken ihn an. Bei vorhandenem Untermen� wird dieses ge봣fnet, und Sie k봭nen auf die gleiche Art die weitere Auswahl vornehmen. Schlie�en Sie das Men�, indem Sie einen Punkt au�erhalb des Men갶ereiches anklicken oder das kleine Viereck in der oberen linken Ecke des Bildschirmes. Am einfachsten ist nat걊lich, die rechte Maustaste zu dr갷ken, was das gleiche bewirkt. 5.3 Masken Die Eingabe von Daten (abgesehen von Flie�texten wie Bemerkungen oder Texten) erfolgt in sogenannte Masken. Dr갷ken Sie in der Adre�liste die Taste . Eine neue Adresse wird angelegt, und es 봣fnet sich ein Fenster mit einer Adre�maske, die noch keine Daten enth꼕t. Bewegen Sie sich innerhalb dieser Maske mit folgenden Tasten: Das n꼊hste Feld wird angew꼑lt " " " " " Das vorherige Feld wird angew꼑lt Sprung zum n꼊hsten Block zusammengeh봱iger Daten, also z. B. vom Suchbegriff zur Anrede. Sprung zum vorherigen Block. + Sprung zum letzten Feld + Sprung zum ersten Feld Verlassen der Maske mit Speichern der Eingaben Wenn Sie sich auf dem letzten Feld einer Maske befinden und dr갷ken, wird diese ebenfalls verlassen. BITTE BEACHTEN: Um unn봳ige Tastendr갷ke zu sparen, wurde in der aktuellen Version von GS-Adressen an den meisten Stellen auf die Sicherheitsabfrage "... sichern J/N" verzichtet. Bei einigen Feldern, z. B. "Anrede" oder "Titel" erscheint auf der unteren Zeile rechts der Schriftzug "TAB". Dies bedeutet, da� durch Dr갷ken der Tabulator-Taste eine Auswahlliste ge봣fnet werden kann. Beim Feld "Anrede" schl꼏t das Programm Ihnen z. B. "Herr" oder "Frau" vor. Bewegen Sie den Balken innerhalb der Liste auf die gew걆schte Anrede und dr갷ken , wird der entsprechende Eintrag automatisch 갶ernommen. Mit schlie�en Sie die Auswahl, ohne Daten갶ernahme. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 14 Eine von Ihrer Eingabe abh꼗gige Auswahlliste erscheint, wenn Sie sich auf dem Feld "Ort" befinden. Geben Sie dort einen Ortsnamen ganz oder teilweise ein, und dr갷ken , wird ein Fenster mit den passenden Orten und zugeh봱igen Postleitzahlen angezeigt. Bei installiertem Stra�enverzeichnis wird bei gr붳eren Orten zus꼝zlich nach der f걊 die zur Adresse geh봱enden Stra�e passenden Postleitzahl gesucht. Kennen Sie nur die Postleitzahl, k봭nen Sie auch diese eingeben, und der dazu passende Ort wird herausgesucht. Aus der Orts-PLZ-Liste treffen Sie mit den Pfeiltasten eine Auswahl und 갶ernehmen die gew걆schten Daten mit . Ist zus꼝zlich zur Stra�e das Feld "Postfach" ausgef걄lt, wird gleichzeitig die dazu passende Postfach-PLZ gesucht. Auch in anderen Masken gibt es Felder, bei denen eine Auswahl mit m봥lich ist. Achten Sie einfach auf den Schriftzug "TAB" unten rechts. Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder: Umschalten vom Einf갾e- zum 쉇erschreiben- Modus. In welchem Modus Sie sich gerade befinden, erkennen Sie an der Gr붳e des Cursors. Dieser erscheint als Unterstrich, wenn Einf갾en gew꼑lt ist und beim 쉇er- schreiben als Viereck. Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach rechts. Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach links Das Zeichen, auf dem sich der Cursor gera- de befindet, wird gel봲cht. Das Zeichen links vom Cursor wird gel봲cht. + Der Feldinhalt rechts vom Cursor wird ge- gel봲cht (incl. dem Zeichen, auf dem der Cursor gerade steht). + Das Wort rechts vom Cursor wird gel봲cht. Der Cursor springt zum Feldende. Der Cursor springt zum Feldanfang. + Der Cursor springt zum n꼊hsten Wort- anfang. + Der Cursor springt zum vorherigen Wort- anfang. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 15 5.4 Das Hilfssystem 쉇erall im Programm steht Ihnen das Hilfssystem von GS-Adressen zur Verf갾ung. Dr갷ken Sie einfach die Taste . Abh꼗gig vom Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden, wird der jeweils passende Hilfstext aufgerufen. Diese Hilfstexte k봭nen Sie selbst 꼗dern und erweitern, wenn Sie unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein" angegeben haben, da� die Hilfstexte vom Anwender editiert werden d걊fen. Haben Sie 럑derungen an einem Hilfstext vorgenommen, werden Sie vor dem Verlassen der Hilfe oder bei Anwahl eines anderen Hilfstextes gefragt, ob dieser gesichert werden sollen. Es erscheint ein Abfragefenster (auch "Requester" genannt) mit den M봥lichkeiten "Ja", "Nein" und "Abbruch". Abbruch bewirkt, da� Sie zur갷k zum gerade bearbeiteten Hilfstext gelangen. Gleichbedeutend ist das Dr갷ken der -Taste oder der rechten Maustaste. Geben Sie "J" oder "N" ein, je nachdem, ob Sie den Text speichern wollen oder nicht. ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, da� bei einem Programm-Update, d. h. beim Aufspielen einer neuen Version von GS- Adressen, 럑derungen in der Hilfe nicht erhalten bleiben! Das Hilfsfenster hat ein eigenes Men�. Genau wie das Hauptmen� kann es durch Dr갷ken der -Taste oder Anklicken mit der Maus aktiviert werden. Die Men걈unkte im einzelnen: Index: Es erscheint eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Hilfstexten in alphabetischer Reihenfolge. Dr갷ken Sie eine Buchstabentaste, springt die Liste auf den ersten damit beginnenden Text. (Ist kein passender Text vorhanden, passiert gar nichts.) Allgemein: Der Text "Allgemeine Hilfe" wird aufgerufen. Zur Hilfe: Die M봥lichkeiten und Funktionen des Hilfe-Systems von GS-Adressen werden erl꼞tert. Suchen: Sie k봭nen nach beliebigen Worten innerhalb aller Hilfstexte suchen. Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie den gew걆schten Suchbegriff oder einen Teil davon eingeben, z. B. "adr". Best꼝igen Sie Ihre Eingabe mit . Wird der Begriff gefunden, zeigt das Hilfesystem den zugeh봱igen Hilfstext. Bei nochmaliger Suche wird der gleiche Suchbegriff vorgeschlagen, den Sie best꼝igen oder 꼗dern k봭nen. Wird nichts passendes gefunden, 봣fnet sich ein Abfragefenster, das Ihnen den Sachverhalt mitteilt und als einzige Auswahlm봥lichkeit "OK" anbietet. Best꼝igen Sie mit oder klicken Sie die Abfragefl꼊he mit der Maus an. Produktinformation: Der Hilfstext "Produktinformation" mit Informationen 갶er Gandke & Schubert, den Shareware-Vertriebsweg ... wird angezeigt. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 16 5.5 Abfragefenster (Requester) Wenn das Programm Ihnen eine Frage stellt, z. B. "Eingaben sichern?", wird ein Abfragefenster ge봣fnet. Befinden Sie sich in der Haupt-Adre�liste und dr갷ken , fragt GS-Adressen "Programm wirklich verlassen?" (sofern Sie es nicht speicherresident geladen haben). Unterhalb der Frage sehen Sie zwei K꼜ten mit den Schriftz갾en "Ja" und "Nein". Es gibt mehrere M봥lichkeiten, diese Frage zu beantworten: - Dr갷ken Sie den Buchstaben der gew걆schten Auswahl, der farbig hervorgehoben ist (Hotkey), also "J" f걊 "Ja" oder "N" f걊 "Nein". Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Gro�- oder Kleinbuchstabe eingegeben wird. - Eine der m봥lichen Antworten ist aktiv. Sie erkennen das an dem doppelten Rahmen des Kastens. Bet꼝igen Sie die - Taste, best꼝igen Sie diese Option. Mit den Tasten , bzw. und + bewegen Sie den doppelten Kasten von einer Auswahl zur n꼊hsten und k봭nen dann mit ausw꼑len. - Klicken Sie einen der K꼜ten mit der Maus an. Requester k봭nen bis zu drei Antwortm봥lichkeiten haben. Als dritte Auswahl kommt "Abbruch" hinzu, z. B. wenn Sie gefragt werden, ob 럑derungen an einem Text gespeichert werden sollen. W꼑len Sie diese Option, wird das 셟fnen des Abfragefensters r갷kg꼗gig gemacht, Sie gelangen in diesem Beispiel also wieder zur갷k zum Text. Genauso gibt es Requester mit nur einer Abfrage. Sie haben dort keine gro�e Auswahl sondern m걌sen die Vorgabe, in der Regel "OK", best꼝igen. Dies ist z. B. bei der Meldung "Kein entsprechender Datensatz gefunden" der Fall. Diese Abfragefenster haben rein informativen Charakter. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 17 6. DIE AUSWAHLPUNKTE DES HAUPTMEN숾 Dieser Abschnitt stellt der Reihe nach die im Hauptmen� verf갾baren Auswahlpunkte vor. Ins Men� gelangen Sie durch Dr갷ken der -Taste oder Anklicken des gew걆schten Punktes mit der Maus. 6.1 Men걈unkt "Adressen" Hier finden Sie (fast) alles, was mit der direkten Eingabe von Adre�daten zu tun hat, wie Ansehen/럑dern (Editieren), L봲chen, Kopieren, Markieren von Datens꼝zen ... 6.1.1 Adressen Ansehen/럑dern Das Fenster mit der Adre�maske wird ge봣fnet, und Sie k봭nen die Daten der aktuellen Adresse editieren. Hinter einigen der Eingabefelder verbergen sich spezielle Funktionen: - Suchbegriff: Geben Sie als Suchbegriff Name und Vorname getrennt mit einem Komma ein, z. B. "Schmitz, Fritz", sieht das Programm nach, ob die Felder "Name" und "Vorname" (bzw. Name 2) bereits Daten enthalten. Ist dies nicht der Fall, wird der Suchbegriff dort als Vorschlag eingetragen. Enth꼕t der Suchbegriff kein Komma, erfolgt der Eintrag nur ins Feld "Name". Beginnt der Suchbegriff mit einer Zahl, geht GS- Adressen davon aus, da� es sich um eine Kundennummer handelt und schl꼏t keinen Namen vor. In GS-Adressen 2.x d걊fen Suchbegriffe mehrfach vorhanden sein, obwohl dies f걊 die 쉇ersichtlichkeit der Daten nicht unbedingt ratsam ist. Geben Sie doppelte Suchbegriff ein, erscheint ein entsprechender Hinweis, den Sie mit "OK" best꼝igen m걌sen. - Anrede: Befinden Sie sich auf diesem Feld, erscheint rechts auf der unteren Zeile der Schriftzug . Dr갷ken Sie die Tabulator-Taste, wird eine Liste mit Vorschl꼏en f걊 die Anrede ge봣fnet. Aus dieser k봭nen Sie die gew걆schte mit den Pfeiltasten ausw꼑len und mit 갶ernehmen oder mit der Maus anklicken. , die rechte Maustaste, bzw. Anklicken des kleinen Vierecks oben links schlie�t die Liste ohne Daten갶ernahme. 6.1.1.1 Anreden hinzuf갾en/editieren Vermissen Sie eine oder mehrere Anreden in der Liste der Vorschl꼏e? - Kein Problem! Die dem Programm bekannten Anreden k봭nen aus jeder Adre�maske heraus ge꼗dert werden. - Hinzuf갾en einer Anrede: Dr갷ken Sie die Taste oder w꼑len den Men걈unkt "Neu anlegen". In der Anredenliste erscheint ein Eingabefeld, in das Sie die neue Anrede eintragen. Best꼝igen Sie mit , steht diese Anrede ab sofort 갶erall zur Verf갾ung, bricht den Vorgang ab. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 18 - L봲chen einer Anrede: Mit der Taste oder bei Auswahl von "L봲chen" aus dem Men� wird die aktuelle Anrede, auf der sich der Balken befindet, gel봲cht. - 럑dern einer Anrede: W꼑len Sie den Men걈unkt "럑dern" und tragen die neue Bezeichnung f걊 diese Anrede ein. Auch hier best꼝igen Sie mit oder brechen mit ab. - Titel: Auch hinter dem Feld "Titel" verbirgt sich eine Liste mit Vorschl꼏en, die durch Dr갷ken von angezeigt und mit ins Feld 갶ernommen werden k봭nen. 6.1.1.2 Titel hinzuf갾en/editieren In der Titelliste haben Sie die gleichen M봥lichkeiten wie bei den Anreden. Mit legen Sie einen neuen Titel an, l봲cht den aktuellen Titel und bei Anwahl des Men걈unktes "럑dern" kann die Bezeichnung des aktuellen Titels ge꼗dert werden. - Briefanrede: Bet꼝igen Sie die -Taste, schl꼏t GS-Adressen Ihnen Briefanreden vor, die Sie mit ins Feld 갶ernehmen k봭nen. In GS-Adressen 2.x befindet sich im Feld "Briefanrede" die komplette Anrede, also "Sehr geehrte Damen und Herren", "Liebe(r) abc", "Hallo xyz". Die Briefanrede kann beim Ausdrucken von Texten automatisch eingef갾t werden. Dies verleiht sogar Serienbriefen einen individuellen Charakter! 6.1.1.3 Briefanreden hinzuf갾en/editieren Die vorgeschlagenen Briefanreden sind abh꼗gig von den anderen eingegebenen Adre�daten. W꼑len Sie zum Ausprobieren m봥lichst eine Adresse, bei der die Felder "Anrede", "Titel", "Vorname" und "Name" Daten enthalten oder tragen Sie dort in der aktuellen Adresse etwas ein. Dr갷ken Sie auf dem Feld Briefanrede die -Taste. Wie bei Anreden- und Titelliste k봭nen Sie aus der Liste heraus mit neue Briefanreden anlegen, mit l봲chen, und Anwahl des Men걈unktes "럑dern" 꼗dert die gerade angew꼑lte Briefanrede. Nat걊lich kann eine im Programm als Vorschlag gespeicherte Briefanrede den Namen der anzusprechenden Person nicht im Klartext enthalten, da sonst jede m봥liche Anrede f걊 jeden denkbaren Namen gespeichert werden m곢te. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 19 Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die Briefanrede "Sehr geehrter Herr/Frau xyz". (Bei Ihnen steht dort der Name nat걊lich im vollen Wortlaut.) Bei Anwahl des Men걈unktes "럑dern" erscheint an Stelle des Balkens ein Eingabefeld mit dem Inhalt Sehr geehrte$anrede $name Die Worte mit "$"-Zeichen am Anfang werden Variablen genannt. "$name" bedeutet "Inhalt des Datenfeldes 'Name'", "$anrede" steht f걊 den im Feld "Anrede" eingetragenen Text. Bei einer Adresse mit Anrede "Herr" und Name "Meier" sehen Sie in der Liste den Vorschlag Sehr geehrter Herr Meier Woher wei� das Programm, da� an den Text "Sehr geehrte" noch die m꼗nliche Endung "r" angeh꼗gt werden mu�? - Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum vor der Variable "$Anrede" im Beispiel kein Leerzeichen gelassen wurde. Probieren Sie es einfach eimal mit Leerzeichen aus. Ergebnis ist dann: Sehr geehrte Herr Meier Das Programm erkennt eine geforderte Endung daran, da� zwischen dem Wort, an das die Endung angeh꼗gt werden soll und der folgenden Variablen kein Abstand gelassen wird. Noch ein Beispiel: Liebe$vorname wird bei einer Person, die den Vornamen "Nikolaus" hat zu Lieber Nikolaus, w꼑rend Hallo $vorname als Hallo Nikolaus interpretiert wird. Als Variablen f걊 die Briefanrede stehen folgende Feldinhalte zur Verf갾ung: $anrede - Inhalt des Feldes "Anrede" $titel - Inhalt des Feldes "Titel" $vorname - Inhalt des Feldes "Vorname" $name - Inhalt des Feldes "Name" Wenn Sie bei einer Adresse einen Eintrag ins Feld "Kontaktperson" vorgenommen haben, wird beim Vorschlag der Briefanrede auf diese Daten statt auf die Felder "Anrede", "Name" ... zugegriffen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 20 - Land: Hier wird beim Anlegen neuer Adressen automatisch das unter "Einstellungen" angegebene eigene Land vorgeschlagen. GS- Adressen geht zun꼊hst davon aus, da� Sie in Deutschland wohnen und tr꼏t deshalb "D" als Landeskennzeichen ein. - Ort: Auch beim Feld Ort erhalten Sie mit eine Auswahlliste. Geben Sie hier einen Ortsnamen oder den Anfang davon ein, z. B. "M봭chen", erscheint eine Liste mit den passenden Orten und zugeh봱igen Postleitzahlen, aus der Sie mit oder durch Anklicken mit der Maus den gew걆schten Ort 갶ernehmen k봭nen. Ist das deutsche Stra�enverzeichnis installiert, wird f걊 die Ermittlung der in der Liste vorgeschlagenen Postleitzahl auch der Eintrag im Feld "Stra�e" verwendet. Haben Sie ein Postfach angegeben, wird gleichzeitig die passende Postfach-PLZ ermittelt. WICHTIG: Ohne Stra�enverzeichnis kann bei Orten, die mehrere PLZ haben, kein automatischer Vorschlag gemacht werden! Unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein" k봭nen Sie auch angeben, da� die Suche automatisch durchgef갿rt werden soll, wenn Sie das Feld "Ort" mit best꼝igen. Diese automatische Suche wird allerdings nur dann durchgef갿rt, wenn der Eintrag in den Postleitzahl-Feldern leer ist. - PLZ: Die zur Adresse geh봱ende Stra�en-Postleitzahl. - Pf.-PLZ: Die zur Adresse geh봱ende Postfach-Postleitzahl. Je nachdem, ob im Feld "Postfach" ein Eintrag vorhanden ist, wird f걊 die automatische Erstellung der Postanschrift die Stra�en- oder Postfach-Postleitzahl verwendet. - Telefon 1, Telefon 2 und Telefax: Befindet sich die Adresse im Ausland, wird automtisch die passende Landesvorwahl vorgeschlagen, wenn noch keine Telefon- oder Telefaxnummer eingetragen ist. Beispiel: Ist Ihr eigenes Land Deutschland, also "D, und haben Sie als Landeskennzeichen "CH" f걊 die Schweiz angegeben, schl꼏t GS-Adressen "0041-" vor, sobald Sie den Balken auf ein leeres Telefon- oder Telefaxfeld bewegen. Dr갷ken Sie die -Taste, werden Ihnen, abh꼗gig vom eingegebenen Ort, eine oder mehrere Vorwahlen vorgeschlagen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 21 - Erster Kontakt/letzter Kontakt: Beim Anlegen einer Adresse werden diese Felder automatisch mit dem aktuellen Datum gef걄lt. Diese Vorschl꼏e k봭nen Sie nat걊lich beliebig 꼗dern. Unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein" befindet sich die Einstellung "letzten Kontakt automatisch setzen". Haben Sie hier "J" eingetragen, wird das Datum des letzten Kontaktes vom Programm aktualisiert, wenn Sie eine Adresse ansehen. 6.1.1.4 Das Men� der Adre�maske Die Adre�maske hat ein eigenes Men�. Einige der Auswahlm봥lichkeiten sind auch im Hauptmen� vorhanden und werden dort n꼑er erl꼞tert. Die speziellen Adre�masken- Men걈unkte sind - Postanschrift: Die Daten der Postanschrift werden getrennt von den sonstigen Adre�daten verwaltet. W꼑len Sie den entsprechenden Men걈unkt aus: Es erscheint ein Fenster mit sieben Eingabefeldern, in die Sie die Postanschriftsdaten eingeben k봭nen. Ist noch keine Postanschrift vorhanden, macht GS-Adressen einen Vorschlag, wobei das Programm als Grundlage daf걊 die sonstigen Adre�daten nimmt. Ist die Postanschrift beim Verlassen einer Adre�maske leer, z. B. wenn eine Adresse neu angelegt wurde, werden die entsprechenden Daten automatisch generiert und abgespeichert. So wird gew꼑rleistet, da� jede vorhandene Adresse eine Postanschrift besitzt, auch wenn Sie vergessen haben, diese einzugeben. Normalerweise sollte die von GS-Adressen vorgeschlagene Postanschrift bereits ausreichend sein, aber Sie k봭nen nat걊lich auch von Hand 럑derungen vornehmen. Um dies zu erleichtern, sind die Tasten und mit dem L봲chen bzw. Einf갾en von Zeilen belegt. Die anderen Felder "rutschen" entsprechend nach. Mit oder rufen Sie die Postanschrifts-Automatik auf. GS-Adressen merkt sich, ob Sie 럑derungen an einer Postanschrift gegen갶er dem automatischen Vorschlag vorgenommen haben. Ist dies nicht der Fall, werden 럑derungen der Adre�daten automatisch in die Postanschrift 갶ernommen. , die rechte Maustaste oder das Anklicken des Vierecks oben links schlie�t das Postanschrifts-Fenster. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 22 - Zusatzdaten: Die Datenfelder der Hauptmaske reichen manchmal nicht aus, um alle wissenswerten Daten einer Adresse aufzunehmen. Aus diesem Grund stehen Ihnen drei zus꼝zliche Adre�masken zur Verf갾ung, deren Inhalt Sie mit einem Maskeneditor frei gestalten k봭nen. (Den Maskeneditor finden Sie im Men� "Dienste".) Aus der Adre�maske heraus rufen Sie diese Zusatzmasken mit den Tasten , und auf. Sie k봭nen jeweils mit oder durch nochmaliges Dr갷ken der Tasten , oder wieder geschlossen werden. - W꼑len: Wenn an Ihren Rechner ein Modem oder Teleint-Modul angeschlossen ist, kann GS-Adressen f걊 Sie das W꼑len von Telefonnummern 갶ernehmen. Im Men� stehen "Telefon 1", "Telefon 2", "Telefax" und "freie Nummer" zur Auswahl. Die ersten drei werden aus der Adre�maske genommen, wobei die Anwahl der Telefax-Nummer nur dann sinnvoll ist, wenn Sie das Feld "zweckentfremdet" und dort z. B. die private Telefonnummer eingetragen haben. Beliebige Telefonnummern k봭nen Sie eingeben, wenn Sie "freie Nummer" ausw꼑len. 6.1.2 Suchen In der Adre�liste wird eine Suche nach dem Feld durchgef갿rt, nach dem die Liste momentan sortiert ist. Ein Eingabefenster 봣fnet sich, in das Sie den gew걆schten Suchbegriff eingeben und diesen mit best꼝igen. Suchen ist auch ohne Anwahl dieses Men걈unktes m봥lich: Wenn Sie den Suchbegriff direkt aus der Liste heraus eingeben, 봣fnet sich das Suchfenster von selbst! 6.1.3 Bemerkungsfeld Zu jeder Adresse geh봱t ein "Bemerkungsfeld", in das Sie beliebigen Flie�text eingeben k봭nen. Dr갷ken Sie oder w꼑len den entsprechenden Men걈unkt, wird aus Adre�liste oder - maske heraus ein Textfenster ge봣fnet. Die Tastenkombination + ist mit dem aktuellen Datum belegt. Das Bemerkungsfeld wird durch nochmaliges Dr갷ken von oder wieder geschlossen. (Mit der Maus klicken Sie das Viereck oben links an oder dr갷ken die rechte Taste.) -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 23 6.1.4 Adre�arten Jeder Adresse k봭nen Adre�arten zugewiesen werden, z. B. "privat", "Kunde", "Lieferant" ... Diese sind in beliebiger Anzahl frei definierbar. Dr갷ken Sie oder w꼑len "Adre�arten" aus dem Men�. Ein Fenster mit den bereits zugeordneten Adre�arten geht auf. Hat die aktuelle Adresse noch keine Adre�art, werden Sie gefragt, ob Sie eine Zuordnung vornehmen wollen. Gehen Sie in diesem Fall genau wie beim Neu-Zuordnen einer Adre�art vor. Innerhalb der Liste der Adre�arten, die der aktuellen Adresse zugeordnet sind, haben Sie folgende M봥lichkeiten: - Zuordnen einer weiteren Adre�art: Dr갷ken Sie die -Taste oder w꼑len den Men걈unkt "Neu zuordnen". Ein Fenster mit den insgesamt im Programm vorhandenen Adre�arten wird ge봣fnet. W꼑len Sie die neue Adre�art und best꼝igen mit oder klicken sie mit der Maus an. Mit kann das zweite Fenster ohne 쉇ernehmen einer Adre�art geschlossen werden. - L봲chen einer Zuordnung: Dr갷ken Sie oder w꼑len "Zuordnung l봲chen". - Bearbeiten der insgesamt im Programm vorhandenen Adre�arten: Wenn Sie feststellen, da� eine Adre�art, die Sie zuordnen wollen, dem Programm noch nicht bekannt ist, k봭nen Sie diese aus der Liste der insgesamt vorhandenen Adre�arten heraus anlegen: Dr갷ken Sie oder w꼑len aus dem Men� "Neu anlegen". In der Liste erscheint ein Eingabefeld, in das Sie die Bezeichnung f걊 die neue Adre�art eintragen. Best꼝igen Sie Ihre Eingabe mit . Genauso ist es m봥lich, in den "Adre�arten insgesamt" zu l봲chen (-Taste) oder Adre�arten umzubenennen (Men걈unkt "럑dern"). BITTE BEACHTEN SIE: Das L봲chen einer Adre�art aus der Liste der insgesamt vorhandenen Adre�arten hat zur Folge, da� diese Adre�artzuordnung bei allen Adressen aufgehoben wird. Nennen Sie eine Adre�art um, wird die neue Bezeichnung bei allen Adressen eingetragen, denen diese Adre�art zugewiesen ist. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 24 6.1.5 Verbindungen zwischen Adressen H꼞fig stehen Adressen in einer bestimmten Beziehung zueinander: Gr붳ere Firmen haben oft verschiedene Abteilungen mit jeweils anderen Ansprechpartnern und Telefonnummern, soda� es zweckm꾞ig ist, diese als separate Adressen zu erfassen. Im privaten Bereich gilt das gleiche f걊 Familien. Zwischen solchen zusammengeh봱igen Adressen k봭nen Sie Verbindungen herstellen und auch problemlos zwischen den miteinander verbundenen Adressen hin- und herspringen. Arten der Adre�verbindung sind, genau wie Adre�arten, in beliebiger Zahl frei definierbar. Eine Adre�verbindung kann immer aus zwei Richtungen betrachtet werden. Beispiel: - Willi ist Vater von Werner. Daraus folgt, da� Werner Sohn von Willi ist. - Ist X Angestellter der Firma Y, ist gleichzeitig Firma Y Arbeitgeber von X. GS-Adressen stellt dies in der Liste der insgesamt vorhandenen Adre�arten durch einen in beide Richtungen weisenden Pfeil dar: Vater <-> Sohn. Soviel zur "Theorie". Aus der Adre�liste oder -maske gelangen Sie mit der Taste oder 갶ers Men� in die Adre�verbindungen der aktuellen Adresse. Besteht noch keine Verbindung, werden Sie gefragt, ob Sie Adre�verbindungen zuordnen wollen. Sind Verbindungen vorhanden, werden diese zusammen mit dem Suchbegriff der anderen Adresse angezeigt. Sie haben in dieser Liste folgende M봥lichkeiten: - Zuordnen einer neuen Adre�verbindung: Dr갷ken Sie die -Taste oder w꼑len aus dem Men� "Neu zuordnen". Ein weiteres Fenster mit allen dem Programm bekannten Adre�verbindungen geht auf. Wenn Sie sich die Verbindungen genauer ansehen, wird Ihnen auffallen, da� jede Verbindung doppelt vorhanden ist. Neben der Verbindung "Vater <-> Sohn" finden Sie auch die andere Richtung "Sohn <-> Vater". Wenn Sie Verbindungen zuordnen, bezieht sich der dort als erstes stehende Begriff auf die aktuelle Adresse, der rechte auf die andere, zu der die Verbindung hergestellt werden soll. W꼑len Sie mit den Tasten bzw. die gew걆schte Verbindung und best꼝igen mit . (Bei der Maus reicht, wie immer, das Anklicken.) -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 25 Gleichzeitig mit der Liste aller vorhandenen Adre�verbindungen wird unten ein weiteres Fenster ge봣fnet. Nach Auswahl der Adre�verbindung sehen Sie dort z. B. "Willi ist VATER von". Es folgt ein Eingabefeld. Geben Sie dort den Suchbegriff der Adresse ein, zu der die Verbindung hergestellt werden soll (oder die ersten Buchstaben davon) und best꼝igen mit . Es 봣fnet sich eine Auswahlliste mit allen passenden Adressen, aus der Sie den "Partner" aussuchen k봭nen. Die neue Verbindung erscheint jetzt in der Verbindungsliste. Nat걊lich wurde die Verbindung ebenfalls in umgekehrter Richtung aufgebaut. W꼑len Sie einfach die andere Adresse an und dr갷ken dort . - Entfernen einer Adre�verbindung: Mit der Taste oder durch Auswahl des Men걈unktes "Zuordnung l봲chen" wird die aktuelle Verbindung gel봲cht. Das gleiche passiert bei der zugeordneten Adresse. - Sprung von einer Adresse zur anderen: Aus der Liste der zugeordneten Adre�verbindungen gelangen Sie mit oder durch Anklicken unmittelbar zur anderen Adresse. Befinden Sie sich in der Adre�liste, springt der Balken auf den anderen Datensatz. Bei Anwahl aus der Adre�maske heraus werden die zugeh봱igen Adre�daten angezeigt. Wenn Sie bei dieser Adresse dr갷ken, sehen Sie die Verbindung zur vorherigen Adresse und k봭nen, wenn gew걆scht, sofort wieder zur갷k zum urspr걆glichen Datensatz. - Bearbeiten der insgesamt im Programm vorhandenen Adre�verbindungen: Befinden Sie sich in der Gesamtliste der Adre�verbindungen, besteht die M봥lichkeit, dem Programm bisher nicht vorhandene Arten der Verbindung mitzuteilen. Dr갷ken Sie oder w꼑len "Neu anlegen" aus dem Men�, erscheinen in der Verbindungsliste zwei Eingabefelder, zwischen denen das Symbol "<->" steht. Tragen Sie z. B. in das erste Feld "Mutter" und in das zweite "Tochter" ein und best꼝igen die Eingaben jeweils mit . Die neue Adre�verbindung erscheint jetzt in der Liste und kann zugeordnet werden. Mit der Taste oder durch Anwahl von "L봲chen" wird die aktuelle Verbindung komplett aus dem Programm entfernt. Der Men걈unkt "럑dern" gibt Ihnen die M봥lichkeit, eine Adre�verbindung umzubenennen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 26 BITTE BEACHTEN SIE: Das L봲chen einer Adre�verbindung aus der "Gesamtliste der Adre�verbindungen" hat zur Folge, da� die Zuordnung dieser Adre�verbindung bei allen Adressen aufgehoben wird, was nicht r갷kg꼗gig gemacht werden kann. Nennen Sie eine Adre�verbindung um, erscheint die ge꼗derte Bezeichnung bei allen Adressen, die diese Art Beziehung zueinander haben. 6.1.6 Adressen neu anlegen Ein neuer Datensatz wird angelegt, ein Fenster mit der leeren Adre�maske angezeigt, und Sie k봭nen die Daten der neuen Adresse eingeben. Die Felder "Erster Kontakt" und "Letzter Kontakt" werden automatisch mit dem aktuellen Sytemdatum gef걄lt, das Land mit dem in den Einstellungen angegebenen "eigenen Land". 6.1.7 Adressen kopieren Der neue Datensatz wird mit den Daten der in der Adre�liste aktuellen Adresse gef걄lt, bevor er zum Editieren angezeigt wird. Die M봥lichkeit, Adressen zu kopieren, macht die in Version 1.x vorhandenen festen "Adre�vorgaben" 갶erfl걌sig. Legen Sie sich einfach eine Adresse an, die die als Vorgabe f걊 neue Adressen gew걆schten Daten enth꼕t (z. B. Ort, Bemerkungsfeld, ...). Dieser Adresse geben Sie am besten den Suchbegriff "AAA", durch den sie am Anfang der Adre�liste angezeigt wird. Statt mit einen neuen Datensatz anzulegen, gehen Sie mit + auf den ersten Datensatz und dr갷ken dort +. Genauso k봭nen Sie mehrere Beispiel-Datens꼝ze f걊 unterschiedliche Adre�vorgaben anlegen, z. B. "AAA - Kunde" oder "AAA - PRIVAT" und diese dann einfach kopieren. 6.1.8 Adressen l봲chen Hinter diesem Men걈unkt verbirgt sich ein weiteres Men�. Sie haben die M봥lichkeit, die aktuelle Adresse zu l봲chen, was das gleiche bewirkt wie die Taste aus der Adre�liste heraus. L봲chen mehrerer Adressen gleichzeitig wird durch "Markierte" bzw. "Alle Adressen" erreicht. (Zur Erinnerung: Sie k봭nen Adressen in der Liste mit der markieren und auch wieder entmarkieren.) Seien Sie bitte vorsichtig beim L봲chen, da es nicht r갷kg꼗gig gemacht werden kann! ACHTUNG: Wenn Sie andere Programme der neuen GS-Serie einsetzen, z. B. GS-Auftrag oder GS-Fibu, beachten Sie bitte, da� Adressen, die ebenfalls in einem dieser Programme verwendet werden, nicht gel봲cht werden d걊fen. Beim L봲chen aller oder der markierten Adressen werden solche Adressen nicht mitgel봲cht, beim L봲chen einzelner Adressen erscheint ein Warnhinweis, den Sie unbedingt ernst nehmen sollten! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 27 6.1.9 Sortieren nach ... Die Haupt-Adre�liste kann in vier Sortierreihenfolgen dargestellt werden: Vorgabe bei Programmstart ist Sortierung nach dem ersten Suchbegriff. Zus꼝zlich ist als Reihenfolge "Suchbegriff 2", "Land + PLZ" sowie Termin m봥lich. Tragen Sie als "Suchbegriff 1" Ihrer Adressen den Namen und als "Suchbegriff 2" die Kundennummer ein, k봭nen Sie jederzeit nach beiden Kriterien suchen. Die Sortierung nach Terminfeld erm봥licht den Einsatz von GS- Adressen zur Terminverfolgung. Bei Anwahl dieser Reihenfolge werden Sie gefragt, ob nach dem heutigen Datum gesucht werden soll. Die direkte Adre�suche durch einfaches Eintippen des Suchbegriffes oder Anwahl des Men걈unktes "Suchen" wird immer nach dem Feld durchgef갿rt, nach dem die Liste sortiert ist. 6.1.10 Markierungen ... Wenn Sie eine gro�e Anzahl von Adressen verwalten, kann das Markieren von Datens꼝zen mit der recht lange dauern. Dieser Men걈unkt erleichtert das Handhaben von Markierungen erheblich. Sie k봭nen - alle Markierungen l봲chen. - die Markierungen umkehren, d. h. alle Adressen, die bisher markiert waren, werden entmarkiert und stattdessen die nicht markierten Datens꼝ze markiert. - alle Adressen der Liste markieren. 6.1.11 Standardmakro/Anderes Makro ausf갿ren Diese beiden Men걈unkte sind nur bei speicherresidentem Aufruf von GS-Adressen verf갾bar und werden unter "Dienste - Einstellungen - Makros f걊 residenten Aufruf" erl꼞tert. 6.2 Men걈unkt "Texte" Durch Anwahl dieses Men걈unktes gelangen Sie in die Textverwaltung. Die mit dem integrierten Texteditor erstellten Texte k봭nen damit "komfortabel" abgelegt werden, d. h. so, da� Sie diese bei Bedarf auch wiederfinden. In einem Fenster erscheint eine Liste aller im Programm vorhandenen Texte. Wie bei der Adre�liste sehen Sie unter der Liste die Stammdaten des gerade aktiven Textes. Die Texte sind nach Textnamen alphabetisch sortiert. Die Tastenbelegung zum Bewegen innerhalb dieser Liste entspricht der in der Adre�liste. Durch Eingeben des Textnamens, w꼑rend Sie sich in der Liste befinden, wird die Suchfunktion aufgerufen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 28 6.2.1 Untermen� "Text" Hier finden Sie Funktionen, die auch auf Tastendruck aus der Liste heraus verf갾bar sind. Die jeweilige Taste bzw. Tastenkombination steht hinter jedem dieser Men걈unkt. - Ansehen/럑dern (): Der aktuelle Text wird in den Texteditor geladen, und Sie k봭nen ihn bearbeiten. Die Bedienung des Texteditors ist im Kapitel "Texteditor" beschrieben. - Suchen: Ein Eingabefenster wird ge봣fnet, in das Sie den Namen des gesuchten Textes eingeben und mit best꼝igen. Diese Funktion entspricht der direkten Eingabe des Suchbegriffes aus der Adre�liste heraus. HINWEIS: Die Punkte "Anlegen", "Kopieren" und "L봲chen" sind nur bei nicht gesetztem Filter und ohne Selektions- bedingung verf갾bar! - Anlegen (): Sie werden aufgefordert, die Text-Stammdaten "Textname", "Autor", "Datum", "Betreff" und "Gesch걎zt" einzugeben. Jeder Text mu� einen Namen haben, um vom Programm angenommen zu werden. Die anderen Angaben k봭nen Sie leer lassen. Wenn Sie eine gro�e Zahl von Texten verwalten, sollten Sie hier allerdings Eintragungen vornehmen, da Texte auch nach diesen Feldern selektiert werden k봭nen. Das Feld "Betreff" kann au�erdem automatisch beim Ausdruck in Ihre Texte eingef갾t werden. Tragen Sie bei "Gesch걎zt" "J" ein, kann der Text nicht ge꼗dert werden. Dies ist sinnvoll, um Standardtexte, die nur kopiert werden sollen, vor versehentlichen 럑derungen zu sch걎zen. Nat걊lich sind solche Texte nicht f걊 alle Zeiten unver꼗derlich: Wenn Sie "Gesch걎zt" auf "N" 꼗dern, k봭nen Sie den Text wieder bearbeiten. - Kopieren (+): Der aktuelle Text wird kopiert. Sie gelangen sofort in den Texteditor und k봭nen die Kopie bearbeiten. Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn Sie eine Reihe von Standardbriefen haben, an denen jeweils nur geringe 럑derungen vorgenommen werden m걌sen. Beim Kopieren von Texten geben Sie erst im Anschlu� an die Textbearbeitung (siehe Kapitel "Texteditor") die Stammdaten ein. Nur wenn diese vorhanden sind, wird der neue Text gespeichert. Auf diese Art ist es m봥lich, einen Standardbrief nach dem Kopieren zu bearbeiten, aus dem Texteditor heraus auszudrucken und dann ohne Eingabe der Stammdaten und ohne Speichern wieder zu verlassen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 29 - L봲chen (): Der aktuelle Text wird gel봲cht. ACHTUNG: Das L봲chen kann nicht r갷kg꼗gig gemacht werden! 6.2.2 Untermen� "Drucken" Sie werden gefragt, f걊 welche Adresse der Text gedruckt werden soll. - Aktuelle Adresse - ... Der Ausdruck erfolgt f걊 die Adresse, auf der sich in der Adre�liste der Balken befindet. "Ausdruck f걊 eine Adresse" hei�t, da� Variablen (Platzhalter), die anstelle von Adre�daten im Text eingegeben wurden ent- sprechend ausgetauscht werden. (Eine solche Variable ist z. B. $branrede, die beim Ausdruck durch die in der Adre�maske eingegebene Briefanrede ersetzt wird.) Zum Ausdrucken eines Textes, der keine Variablen enth꼕t, k봭nen Sie eine beliebige Adresse w꼑len. - Andere Adresse ... Eine Liste aller Adressen erscheint, in der Sie sich mit den Pfeiltasten (bzw. der Maus) oder durch Eingeben des Suchbegriffs (+ ) bewegen k봭nen. Haben Sie die gew걆schte Adresse gefunden, best꼝igen Sie die Auswahl mit oder durch Anklicken. - Markierte Adressen/Alle Adressen Ein Serienbrief wird f걊 alle entsprechenden Adressen der Adre�liste gedruckt. Im Anschlu� an die Wahl der f걊 den Ausdruck zu w꼑lende(n) Adresse(n) werden Sie gefragt, wohin der Ausdruck gehen soll. "Erste Wahl" ist hier der Drucker, alternativ kann die Ausgabe auf den Bildschirm oder in eine beliebige Datei oder Schnittstelle erfolgen. Als Schnittstellen sind LPT1, LPT2, LPT3, COM1 und COM2 zul꼜sig. Geben Sie einen anderen Namen an, wird automatisch eine entsprechende Datei angelegt. Existiert diese bereits, wird ein Warnhinweis ausgegeben. Bei Ausdruck auf den Drucker oder in Datei/Schnittstelle, werden Sie zus꼝zlich gefragt, wieviele Ausdrucke Sie pro Adresse ben봳igen. - Druckvorgaben Dieser Punkt entspricht exakt dem Men걈unkt "Dienste - Einstellungen - Druckvorgaben". Auf diese Art k봭nen sie schnell zwischen verschiedenen Druckerschnittstellen und -treibern umschalten. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 30 6.2.3 Untermen� "Stammdaten" Die Stammdaten des aktuellen Textes, also z. B. "Textname", "Autor" ... k봭nen ge꼗dert werden. 6.2.4 Untermen� "Format" Hier teilen Sie dem Programm Angaben f걊 die Gestaltung und den Ausdruck Ihres Textes mit. Damit Sie diese nicht bei jedem Text neu eingeben m걌sen, k봭nen Sie unter dem Men걈unkt "Dienste - Einstellungen - Textvorgaben" Standardwerte festlegen, die bei jedem neuen Text automatisch eingetragen werden. Ein "J" im Eingabefeld "Standardformatierung verwenden?" weist GS-Adressen an, auf diese Werte zur갷kzugreifen. Die anderen Felder der Format-Maske k봭nen nur ausgef걄lt werden, wenn keine Standardformatierung gew걆scht ist. ACHTUNG: Haben Sie f걊 einen Text individuelle Formatangaben vorgenommen, werden diese durch die Standardvorgaben ersetzt, wenn Sie hier statt "N" wieder "J" eintragen! Die anderen Angaben zum Textformat sind im Abschnitt "Dienste - Einstellungen" n꼑er erl꼞tert. 6.2.5 Untermen� "Filter" Haben Sie viele Texte gespeichert, kann dies leicht un갶ersichtlich werden. Die Anzahl der in der Liste angezeigten Texte wird durch Verwendung eines "Filters" reduziert. Dieser filtert alle Texte heraus, die nicht den von Ihnen gew걆schten Vorgaben entsprechen: Tragen Sie in die Maske "Filterbedingung:" ein, welche Texte erscheinen sollen. Beispiel: Arbeiten mehrere Personen mit GS-Adressen, z. B. im einem Netzwerk, und wollen Sie nur Ihre eigenen Texte sehen, tragen Sie bei "Autor" Ihren eigenen Namen oder Ihr K걊zel ein, je nachdem, wie es in den Textstammdaten steht. Best꼝igen Sie alle Felder mit oder dr갷ken einfach . Genauso verh꼕t es sich mit den anderen Daten. Je mehr Angaben Sie machen, desto weniger Texte werden in der Liste gezeigt. Die Angabe "von Datum - bis Datum" zeigt alle Texte, deren Datum im gew걆schten Zeitraum liegt. Eine Besonderheit gibt es bei der Suche nach "Betreff": Geben Sie bei der Filterbedingung ein Wort ein, das dort vorkommen soll, werden alle Texte angezeigt, deren Betreff dies Wort enth꼕t, egal ob es sich am Anfang des Betreffs oder in der Mitte der Zeile befindet. Beispiel: Suche nach "Adresse" findet auch den Betreff "Vorschl꼏e zu GS-Adressen". -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 31 Haben Sie eine Filterbedingung eingegeben, sehen Sie links unten auf Ihrem Bildschirm den Schriftzug "FILTER". Ohne Filterbedingung (bzw. Selektion) steht dort "ALLE TEXTE". L봲chen der Filterbedingung: W꼑len Sie erneut den Men걈unkt "Filter" und ersetzen die Bedingung durch leere Felder. Das gleiche erreichen Sie durch Wahl des Men걈unktes "Suche - Alle Texte zeigen". 6.2.6 Untermen� "Suchen" 럋nlich wie bei der Filterbedingung kann das Anzeigen von Datens꼝zen in der Textliste auch davon abh꼗gig gemacht werden, ob sich bestimmte Worte im Text selbst befinden (Suche nach Buchstabenfolge). Tragen Sie in die Eingabefelder Worte ein, die in den gesuchten Texten vorkommen sollen. Die Suche wird begonnen, wenn Sie alle Felder mit best꼝igt haben oder bzw. dr갷ken. Nicht ben봳igte Felder lassen Sie einfach leer. Ist die Textliste durch eine solche Suchbedingung nach Worten innerhalb der Texte eingeschr꼗kt, erscheint unten links auf Ihrem Bildschirm "SELEKTION". Selektion und Filterbedingung k봭nen miteinander kombiniert werden. Durch Anwahl von "Alle Texte zeigen", werden sowohl Filter als auch Selektion aufgehoben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 32 6.2.7 Untermen� "ASCII schreiben" Der aktuelle Text wird als ASCII-Datei abgespeichert. Dieses Datei-Format kann von so gut wie allen Textverarbeitungen eingelesen werden. Geben Sie den gew걆schten Namen f걊 die Datei an und best꼝igen mit . Ist die Datei bereits vorhanden, werden Sie darauf hingewiesen. 6.3 Men걈unkt "Etiketten" Die Adre�daten k봭nen als Etiketten (z. B. f걊 Briefumschl꼏e) ausgedruckt werden. Die Anordnung der Etiketten, also der Abstand neben- und untereinander, die Gr붳e und der Etiketteninhalt sind frei definierbar. Die Reihenfolge der ausgegebenen Etiketten richtet sich nach der Sortierung der Liste, aus der heraus der Ausdruck erfolgt. Einige Etikettendefinitionen werden von uns als Beispiel mitgeliefert. 6.3.1 Etiketten drucken In einem Untermen� werden Sie gefragt, ob Sie Etiketten f걊 die aktuelle, die markierten oder alle Adressen drucken wollen. Eine Liste mit allen vorhandenen Etikettendefinitionen wird ge봣fnet. Nach Wahl der Etikettenart fragt das Programm Sie, wohin gedruckt werden soll. Zur Auswahl stehen "Drucker" und "Datei/Schnittstelle". Haben Sie den Drucker gew꼑lt, werden Sie gefragt, wieviele Ausdrucke pro Adresse gemacht werden sollen. Bei Einzelblattetiketten werden Sie zus꼝zlich gefragt, ab dem wievielten Etikett der Seite mit dem Druck begonnen werden soll. Dadurch k봭nen auch Bl꼝ter, auf denen bereits einige Etiketten ausgedruckt wurden, benutzt werden. Auswahl von "Datei/Schnittstelle" 봣fnet ein Eingabefenster, in das Sie, genau wie beim Drucken von Texten, den Dateinamen angeben k봭nen. Ist der Name "LPT1", "LPT2", "LPT3", "LPT4", "COM1" oder "COM2" werden die Etiketten zur entsprechenden Schnittstelle geschickt. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 33 6.3.2 Etiketten gestalten Hier definieren Sie Aussehen und Anordnung der Etiketten. S꼖tliche bereits vorhandenen Etikettendefinitionen erscheinen in einer Auswahlliste. Bewegen Sie den Auswahlbalken auf das Etikett "Postanschrift Einzelblatt", das von uns als Beispiel mit geliefert wird. Unterschieden wird bei der Gestaltung von Etiketten zwischen Etiketteninhalt und -Format. - Etiketteninhalt: Dr갷ken Sie oder w꼑len den Men걈unkt "Inhalt". Ein Textfenster wird ge봣fnet, in das Sie eingeben k봭nen, was auf dem Etikett erscheinen soll. Hier ist normaler Text genauso m봥lich wie Adre�variablen und Drucksteuerzeichen. N꼑ere Er꼞terungen zu Variablen und Steuerzeichen finden Sie im Kapitel "Texteditor". Das Etikett "Postanschrift Einzelblatt" sieht folgenderma�en aus: ^prop$post1 $post1 $post3 $post4 $post5 $post6 $post7 Das Drucksteuerzeichen "^prop" schaltet den Drucker auf Proportionalschrift. Dies bedeutet, da� die Buchstaben unterschiedlich breit dargestellt werden, was professioneller aussieht: Ein "i" ist in Proportionalschrift nicht so breit wie ein "m". Die Variablen $post1 ... $post7 stehen als Platzhalter f걊 die sieben Zeilen der Postanschrift, die Sie in jeder Adresse eingeben k봭nen. Beim Ausdruck des Etiketts werden diese durch die entsprechenden Adre�daten ausgetauscht. Eine Liste aller verf갾baren Variablen erhalten Sie durch Dr갷ken von . W꼑len Sie eine Variable aus, und best꼝igen sie mit (oder Anklicken), wird sie an der Cursorposition in das Eingabefenster eingef갾t. Nat걊lich k봭nen Sie die Variablen auch von Hand eingeben. Mit erhalten Sie eine Liste der Steuerzeichen, die beim gew꼑lten Drucker zur Verf갾ung stehen. - Etikettenformat: W꼑len Sie zur Definition des Formates den entsprechenden Men걈unkt. Eine Eingabemaske geht auf, in die Sie die Angaben f걊 das aktuelle Etikett eintragen k봭nen: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 34 Name/Beschreibung des Etiketts: Diese Daten erscheinen in der Etiketten-Auswahlliste, sollten also das Etikett m봥lichst treffend kennzeichnen, damit Sie immer das richtige ausw꼑len. Breite/H봦e des Etiketts: Geben Sie die Breite bzw. H봦e eines Etikettes an. Einfachste Methode zur Ermittlung des korrekten Wertes ist das Lineal. Wenn zwischen den Etiketten ein Abstand ist, z. B. bei Endlosetiketten, mu� dieser mit zur H봦e oder Breite gerechnet werden. Ist die hier eingegebene H봦e nicht ausreichend um die beim Etiketteninhalt definierte Zeilenzahl auszudrucken, werden Zeilen am Ende weggelassen. H봦e auf ganze Zeilen abrunden: Endlosetiketten sind normalerweise eine gerade Anzahl Zeilen lang, damit von Etikett zu Etikett kein Verschieben des Ausdruckes erfolgt. Tragen Sie hier "J" ein, wird die Etikettenh봦e auf ganze Zeilen abgerundet, damit sich der Ausdruck von Etikett zu Etikett nicht verschiebt. In diesem Fall sollten Sie die Millimeterzahl der H봦e etwas gr붳er angeben, da beim Abrunden sonst m봥licherweise die letzte Zeile verschwindet! Linker Rand: Vor dem Ausdruck des linken Etiketts (bei einbahnigen Etiketten also vor jedem) wird der angegebene Rand gesetzt. Anzahl der Etiketten nebeneinander: Tragen Sie bei mehrbahnigen Etiketten die passende Zahl ein. Haben Sie "J" bei der Angabe "Einzelblatt-Etikett" eingetragen, sind zwei weitere Daten auszuf걄len: Der oberere Rand, der bei jeder Seite gemacht werden soll und die Anzahl Etiketten, die untereinander auf eine Seite passen. - Etikett Neu anlegen/Kopieren/L봲chen Individuell gestaltete Etiketten k봭nen in beliebiger Anzahl frei von Ihnen definiert werden. Etikett - Neu anlegen : Eine leere Etikettendefinition wird angelegt. Inhalt und Format m걌sen Sie, wie oben beschrieben, selbst eintragen. Etikett Kopieren +: Das aktuelle Etikett wird kopiert und kann von Ihnen beliebig ge꼗dert werden. (Dies spart normalerweise einiges an Aufwand gegen갶er der Neuanlage.) -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 35 Etikett L봲chen : Die gew꼑lte Etikettendefinition wird gel봲cht. Vor dem L봲chen erscheint eine Sicherheitsabfrage. 6.4 Men걈unkt "Listen" Die Adre�daten k봭nen als Liste ausgegeben werden. Ausdruck und Gestaltung werden 꼑nlich wie bei den Etiketten vorgenommen. 6.4.1 Listen drucken Geben Sie an, f걊 welche Adressen die Liste ausgegeben werden soll. Anschlie�end erscheint eine Auswahlliste der vorhandenen Listendefinitionen. Sobald Sie die gew걆schte ausgew꼑lt haben, beginnt der Ausdruck. 6.4.2 Listen gestalten Wie bei den Etiketten wird auch bei Listen zwischen Inhalt und Format unterschieden. Listeninhalt: Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Listenwahl auf die gew걆schte Listendefinitionen. Dr갷ken Sie , klicken mit der Maus auf den Datensatz oder w꼑len den Men걈unkt "Inhalt", erscheint ein Textfenster zur Eingabe des Listeninhaltes. Sehen Sie sich den Inhalt der von uns mitgelieferten "Standardliste" an: ^5$name ^27$left(vorname,15) ^40$plz ^45$ort ^60$telefon1 Alle mit $-Zeichen beginnenden Worte sind Variablen (Platzhalter), die beim Ausdruck durch die in der Adre�maske im entsprechenden Feld eingegebenen Daten ersetzt werden. Auff꼕lig ist die zweite Variable "$left(vorname,15)". Hierbei handelt es sich um eine "Druckfunktion" (Im gleichnamigen Kapitel finden Sie mehr dar갶er). Durch diese Funktion werden nur die ersten 15 Zeichen des Feldes "Vorname" ausgegeben, wenn Sie als Zahl nach dem Komma eine 15 eingeben. Nat걊lich sind hier auch andere Zahlen m봥lich, die dann den Feldinhalt auf die entsprechende andere L꼗ge abschneiden. Durch das K걊zen der Feldl꼗ge wird verhindert, da� Daten 갶ereinander gedruckt werden. Genau wie bei den Etiketten 봣fnet eine Liste aller vorhandenen Druckvariablen. Auswahl einer dieser Variablen f갾t diese an der Cursorposition in die Liste ein. Mit werden Ihnen alle Drucksteuerzeichen angezeigt, die beim aktuellen Drucker zur Verf갾ung stehen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 36 Bei den meisten Adressen ist die Anzahl der Buchstaben, die sich im jeweils gleichen Feld befinden, unterschiedlich. Dadurch werden die gleichen Felder einer Liste nicht untereinander ausgedruckt, wenn Sie die Variablen einfach hintereinandersetzen. Korrekte Positionierung wird durch Eingabe von "^Zahl" erreicht. "^5" setzt die aktuelle Druckposition auf die f걆fte Spalte. In unserem Beispiel wird anschlie�end der Name ausgedruckt. Vor Ausgabe des Vornamens geht der Drucker durch "^27" auf Position 27, usw. Zum Verschieben von Spalten in der Liste m걌sen Sie lediglich die Zahl hinter dem H꼔chen 꼗dern. Ausgabe von Bemerkungsfeld und Adre�arten innerhalb einer Liste: W꼑len Sie die "Bemerkungsliste" und rufen den "Inhalt" auf. Zun꼊hst f꼕lt auf, da� sie aus mehreren Zeilen besteht. Pro ausgegebenem Datensatz erscheinen in der Liste alle Zeilen der Inhaltsdefinition. Das Bemerkungsfeld der jeweiligen Adresse wird ausgegeben, wenn Sie ".b" eingeben, eine Auflistung aller zugeordneten Adre�arten erhalten Sie mit ".adrart". Da diese Anweisungen mit einem Punkt beginnen, werden sie auch "Punktbefehle" genannt. Der Punkt mu� als erstes nicht-leere Zeichen einer Zeile stehen. Wollen Sie das Bemerkungsfeld oder die Adre�arten etwas einr갷ken, teilen Sie GS-Adressen dies mit, indem Sie Leerzeichen davorsetzen (siehe "Bemerkungsliste"). Listenformat: Auswahl des Men걈unktes "Format" 봣fnet ein Fenster mit zus꼝zlich erforderlichen Angaben 갶er die Listengestaltung. Name/Beschreibung: Diese Felder dienen nur Ihrer eigenen Information und werden in der Listenauswahl angezeigt. Oberer/Unterer Rand 1./folgende Seiten: Tragen Sie hier ein, wieviele Leerzeilen am Anfang bzw. am Ende jeder Seite gemacht werden sollen. Leerzeilen zwischen Kopf und Listeninhalt: Ist f걊 die Liste ein Kopftext eingegeben, wird die hier angegebene Zeilenzahl nach Ausdruck der K봯fe ausgegeben, bevor die eigentliche Liste beginnt. Leerzeilen zwischen Listeninhalt und Fu�: Ist ein Fu�text vorhanden, wird vor ihm die entsprechende Anzahl Leerzeilen gemacht. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 37 Leerzeilen zwischen den einzelnen Adressen: Geben Sie hier den Abstand an, der beim Wechsel von einer Adresse zur anderen gelassen werden soll. Kopf- und Fu�texte: Am Anfang bzw. am Ende der Seiten kann jeweils ein bestimmter Text ausgegeben werden. Unterschieden wird dabei zwischen der ersten und den folgenden Seiten. In der "Standardliste" ist beim "Kopf 1. Seite" die 쉇erschrift "Adre�liste" und darunter die Spalteneinteilung der Liste eingegeben. Der Kopf der 2. Seite enth꼕t nur die Spalteneinteilung. Bei der Positionierung der Spalten갶erschriften sollten Sie darauf achten, da� sie den Angaben in der Listendefinition entsprechen, damit alles b걆dig wird. Auch bei der Eingabe der Kopf- und Fu�texte k봭nen Sie Druckvariablen und -steuerzeichen verwenden, die hier ebenfalls auf bzw. angezeigt werden. 6.5 Men걈unkt "Selektion" Die insgesamt vorhandenen Adressen k봭nen in Gruppen zusammengefa�t werden, wobei eine Adresse auch zu mehreren dieser Gruppen geh봱en kann. Dazu werden die Adressen nach bestimmten Kriterien, z. B. Adre�arten, Land, Ort oder einfach einer Buchstabenfolge innerhalb der Datenfelder selektiert. Welche Adressen jeweils zu einer Gruppe (Selektion) geh봱en, k봭nen Sie abspeichern und die entsprechende Adre�liste jederzeit wieder aufrufen. Bitte bedenken Sie immer, da� eine Selektion keine Duplikate der Originaladressen sondern nur Verweise auf diese enth꼕t. Wenn Sie z. B. eine Adresse in der Selektion l봲chen, wird diese komplett aus dem System entfernt, 럑derungen der Adre�daten wirken sich auch in der Hauptliste und anderen Selektionen aus! Speichern Sie eine Selektion, bezieht diese sich auf den momentanen Stand der Daten, d. h. wenn Sie eine Adresse so 꼗dern, da� sie nicht mehr mit den Selektionskriterien 갶ereinstimmt, wird sie nicht automatisch aus der Selektion entfernt. Das gleiche gilt f걊 neue Adressen, die nicht automatisch in die passenden Selektionen eingef갾t werden. Dazu ist eine Aktualisierung der Selektionen erforderlich, die auch automatisch durchgef갿rt werden kann. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 38 6.5.1 Die Selektionsliste Genau wie bei der Hauptliste erscheinen die Adressen einer Selektion in Listenform, und Sie haben hier auch fast die gleichen M봥lichkeiten. Zus꼝zlich gibt es den Men걈unkt "Sortieren": Vordefinierte Sortierreihenfolgen sind "Alphabetisch", "Land, Postleitzahl und Ort", "Land, Postleitzahl und Name", "Alter" und "Geburtstag". Zus꼝zlich kann die Liste auch frei sortiert werden. Eine Liste der Felder erscheint, nach denen Sortierung m봥lich ist. W꼑len Sie die gew걆schten der Reihe nach aus. Das zuerst gew꼑lte Feld hat dabei Priorit꼝. Eine Sortierung nach "Postleitzahl+Vorname" wird zun꼊hst nach Postleitzahl und innerhalb der einzelnen Postleitzahlen wieder nach dem Vornamen sortiert. Zum Starten des Sortiervorganges dr갷ken Sie nach Eingabe des Sortierkriteriums oder . 6.5.2 Gespeicherte Selektion einlesen Bevor Sie diesen Men걈unkt aufrufen k봭nen, m걌sen Sie zun꼊hst eine oder mehrere Selektionen nach Buchstabenfolge oder freier Bedingung durchf갿ren und beim Verlassen der Selektionsliste die Frage, ob sie gespeichert werden soll, mit "Ja" beantworten. W꼑len Sie aus der Liste der gespeicherten Selektionen die gew걆schte aus, erscheint die dazugeh봱ende Selektionsliste. 6.5.3 Suchen nach Buchstabenfolge Die Selektion wird nach bestimmten Worten oder Zeichenfolgen durchgef갿rt, die innerhalb der Adressen vorkommen. Suchen Sie z. B. nach "429", finden Sie "Gandke & Schubert", da diese Zeichenkombination im Postfach vorkommt. Genauso erscheinen aber auch Adressen, in deren Postleitzahl oder Telefonnummer sich "429" befindet. Nat걊lich sind bei weitem sinnvollere Suchkriterien m봥lich. - Wenn Sie z. B. den Namen einer Person wissen, aber sich nicht sicher sind, in welches Feld der Adre�maske sie ihn eingetragen haben, finden Sie die Adresse auf diese Art problemlos heraus. In das Fenster zur Eingabe des Suchkriteriums k봭nen bis zu f걆f Begriffe eingegeben werden, die alle in einer Adresse vorkommen m걌sen, damit sie als gefunden gilt. Zum Starten der Suche best꼝igen Sie entweder alle Eingabefelder mit oder dr갷ken oder . Haben Sie kein Suchkriterium eingegeben, also alle Eingabefelder leer gelassen, werden alle Adressen herausgesucht. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 39 Die Suche nach Buchstabenfolge findet entweder nur innerhalb der Felder der Haupt-Adre�maske, der Haupt-Adre�maske und des Bemerkungsfeldes oder auch noch in den Zusatzmasken statt. Wie umfangreich die Suche ist, k봭nen Sie unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein" angeben. Abh꼗gig von dieser Einstellung ist nat걊lich auch die Zeit, die f걊 die Suche ben봳igt wird. 6.5.4 Suchen nach freier Bedingung Adressen werden nach (fast) beliebigen Kriterien herausgesucht. Auf dem Bildschirm erscheint ein Eingabefenster mit der "쉇erschrift": ( FELD OP WERT ) VERKN숻FUNG Bitte erschrecken Sie davor nicht, sondern dr갷ken zun꼊hst einfach . Es wird eine Selektion durchgef갿rt, die alle Adressen enth꼕t. Genau wie bei der Suche nach Buchstabenfolge gilt hier also: Eine leere Suchbedingung selektiert alle Adressen. Verlassen Sie die Selektionliste wieder mit und rufen diesen Men걈unkt erneut auf. Angenommen, Sie wollen alle Adressen im Postleitzahlbereich "4" heraussuchen. Der Eingabebalken befindet sich am Anfang unter dem Schriftzug "FELD". In dieser Spalte werden jeweils die Feldbezeichnungen eingetragen. Einfachster Weg dazu: Dr갷ken Sie einfach . Eine Liste mit allen Feldern, nach denen selektiert werden kann, erscheint. W꼑len Sie daraus "Postleitzahl", am einfachsten, indem Sie "Po" eintippen und mit best꼝igen. Der Eingabebalken wandert nach rechts zur Spalte "OP", was f걊 Operator steht. W꼑len Sie aus der Auswahlliste "=" aus. In der Spalte "WERT" ist Ihre Eingabe n봳ig. Geben Sie dort "4" ein und best꼝igen mit . Auf dem Bildschirm sollte jetzt stehen: Postleitzahl = 4 Dr갷ken Sie , startet das Programm die Suche, und anschlie�end erscheint wieder die Selektionsliste. Das gleiche Selektionskriterium l꾞t sich auch anders definieren. Geben Sie ein: Postleitzahl >= 4000 UND Postleitzahl < 5000 Es werden genau die gleichen Adressen gefunden. Die verf갾baren Operatoren haben folgende Bedeutung: = gleich <> ungleich < kleiner <= kleiner oder gleich > gr붳er >= gr붳er oder gleich -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 40 Bei einigen Feldern, z. B. bei "Adre�art" sind nur "=" und "<>" verf갾bar, da eine Adre�art kaum kleiner als eine andere sein kann. Das Eingabefeld wandert nach Best꼝igen einer Auswahl mit immer so, da� eine "normale" Selektionsbedingung problemlos eingegeben werden kann. In einigen F꼕len kann es jedoch erforderlich sein, ein anderes Feld anzuw꼑len. Dr갷ken Sie dazu einfach oder die Tasten oder , wandern zum gew걆schten Feld, z. B. wenn Sie sich versehen haben, und nehmen dort die gew걆schte Eingabe vor. In diesem "Wandermodus" haben Sie auch die M봥lichkeit, mit der -Taste eine Zeile in die Selektionsbedingung einzuf갾en oder mit eine Zeile zu l봲chen. Mit der Maus w꼑len Sie ein anderes Feld einfach durch Anklicken aus. Zus꼝zlich zu den Eingabefeldern stehen noch die Klammern "(" und ")" zur Verf갾ung. Mit diesen kann angegeben werden, in welcher Reihenfolge eine Bedingung ausgewertet werden soll. Vorgabe ist, da� die Verkn걈fung "UND" Vorrang vor "ODER" hat. Mit Klammern k봭nen Sie dies beliebig 꼗dern. Zum Setzen einer Klammer wandern Sie mit dem Eingabebalken auf das kleine Klammer-Auf- oder Klammer-Zu-Feld und dr갷ken dort die oder die mit der gew걆schten Klammer belegte Taste. Auf die gleiche Art kann die Klammer auch wieder entfernt werden. Um zwei aufeinanderfolgende Klammern zu setzen, f갾en Sie eine Leerzeile ein und tragen in diese nur die Klammer ein, z. B. ( ( Postleitzahl = 4 ODER Postleitzahl = 5 ) UND Adre�art = KUNDE ) ODER Adre�art = KUNDE UND Adre�art = VIEL UMSATZ Das Programm sucht alle Adressen im Postleitzahlgebiet 4 und 5 heraus, die die Adre�art "KUNDE" haben, zus꼝zlich aber auch alle KUNDEN mit Adre�art "VIEL UMSATZ"... Aus eigener Erfahrung sind solch komplizierte Selektionsbedingungen nur selten erforderlich, um die gew걆schten Adressen zu finden. Probieren Sie einfach eine Reihe von Selektionsbedingungen aus, Sie werden sehen, da� es gar nicht so schwer ist. Fehleingaben, also nicht logisch interpretierbare Selektionsbedingungen, werden vom Programm bemerkt und k봭nen anschlie�end korrigiert oder die Selektion abgebrochen werden. Wenn Sie eine bereits gespeicherte Selektionsbedingung erweitern oder 꼗dern wollen, m걌sen Sie diese nicht komplett neu eingeben, sondern k봭nen sie mit in das Eingabefenster holen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 41 Besonderheiten: Bei einigen Selektionsfeldern wird auf besondere Art gesucht: ADRESSART: Legen Sie eine Adre�art an, die "NICHT VORHANDEN" hei�t, werden bei der Selektion Adre�art = NICHT VORHANDEN alle Adressen gefunden, denen bisher keine Adre�art zugeordnet wurde. IRGENDWO: 럋nlich wie bei der Suche nach Buchstabenfolge gilt eine Adresse als gefunden, wenn der gesuchte Wert irgendwo innerhalb der Felder vorkommt. BEMERKUNGSFELD: Wie "Irgendwo", nur da� die Suche hier ausschlie�lich im Bemerkungsfeld durchgef갿rt wird. MONAT GEBURTSTAG: Beispiel: MONAT GEBURTSTAG = 09 findet alle Adressen, deren Geburtstagsfeld ein ein Datum im September enth꼕t. TAG GEBURTSTAG: Wie "MONAT GEBURTSTAG", entsprechend f걊 den Tag. JAHR GEBURTSTAG: Wie "MONAT GEBURTSTAG", entsprechend f걊 das Jahr. Suche nach leeren Feldern ist 갶er einen "Trick" m봥lich. Wenn Sie z. B. alle Adressen heraussuchen wollen, deren 2. Suchbegriff leer ist, geben Sie ein: Suchbegriff 2 < ! Das "!" ist in der ASCII-Tabelle an niedrigerer Stelle als alle anderen Zeichen aber h봦er als das Leerzeichen (Blank) zu finden. Deshalb werden nur Adressen gefunden, die in dem entsprechenden Feld keinen Eintrag haben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 42 6.5.5 Alle Selektionen aktualisieren Jede Selektion ist nur eine "Momentaufnahme" des gegew꼛tigen Adre�bestandes. 럑derungen der Daten ver꼗dern nicht automatisch die Zuordnung der Adressen zu den Selektionen. Um die Selektionen auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie diesen Men걈unkt regelm꾞ig aufrufen. S꼖tliche gespeicherten Selektionen werden neu aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern, Sie sollten also einen geeigneten Zeitpunkt daf걊 w꼑len. Ideal ist, wenn Sie die M봥lichkeit haben, bestimmte Programme zu einer vordefinierten Uhrzeit zu starten. Der Aufruf von GS-Adressen mit dem Parameter /SELENEU hat den Neuaufbau aller Selektion direkt bei Programmstart mit anschlie�endem Programmende zur Folge. 6.5.6 Doppelte suchen Nicht immer l꾞t es sich vermeiden, da� Adressen doppelt erfa�t werden. Diese Funktion vergleicht Land, Postleitzahl, Name und Stra�e aller Adressen miteinander und zeigt diejenigen, bei denen sie 갶ereinstimmen in einer Selektionsliste an. Diese kann wie bei jeder anderen Selektion bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, da� bei zwei 갶ereinstimmenden Adressen beide in der Liste erscheinen, Sie also nicht einfach alle gefundenen Adressen l봲chen sollten! 6.5.7 Adre�selektion l봲chen Wenn Sie h꼞fig Selektionen vornehmen und diese speichern, kann auf die Dauer die 쉇ersicht verlorengehen. Aus diesem Grund, und auch um Platz auf Ihrer Festplatte zu sparen, sollten Sie ab und zu nicht mehr ben봳igte Selektionen l봲chen. W꼑len Sie aus der Liste aller vorhandenen Selektionen, genau wie beim Einlesen einer Selektion, die gew걆schte aus und best꼝igen die Sicherheitsabfrage mit "Ja". 6.6 Men걈unkt "Dienste" 6.6.1 Der Maskeneditor Die Felder der drei Masken mit Zusatzdaten, die Sie aus der Adre�maske heraus mit , und aufrufen k봭nen, sind mit dem Maskeneditor entsprechend Ihrer Erfordernisse 꼗derbar. Die Maskendefinition wird wie normaler Text eingegeben. Rufen Sie den Maskeneditor auf, sehen Sie sofort die Texte und Feldbezeichnungen, die in der Zusatzmaske erscheinen. Zur Dateneingabe stehen Ihnen in jeder der Masken bis zu 20 Felder zur Verf갾ung. Im Maskeneditor werden diese Felder als Variablen (Platzhalter) mit einem "$"-Zeichen am Anfang eingegeben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 43 Der Variablenname setzt sich aus einem Kennzeichen f걊 die Maskennummer "M1", "M2" bzw. "M3" und der Feldnummer innerhalb der jeweiligen Maske zusammen. Die Nummer wird in eckigen Klammern angegeben. Das erste Feld der ersten Maske erscheint im Maskeneditor somit als $M1[1], das zweite als $M1[2] ... $M1[20]. Entsprechend hei�en die Felder der anderen Masken $M2[1] - $M2[20] und $M3[1] - $M3[20]. Ein Bindestrich "-" am Anfang einer Zeile bewirkt in der Maske einen horizontalen Trennstrich. Eine Zwischen갶erschrift wird angezeigt, wenn Sie diese dahinter eingeben, z. B. "- Test". Dies klingt alles recht theoretisch. Damit die Resultate der von Ihnen gemachten 럑derungen nicht so vage bleiben, rufen Sie einfach den Men걈unkt "Probemaske" auf. Die Maske erscheint so, wie sie auch aus der Adresse heraus aussehen w걊de. Die L꼗ge der Felder betr꼏t jeweils 40 Zeichen. In vielen F꼕len, z. B. bei der Postleitzahl in der Maske der "alternativen Adresse" (Zusatzmaske 1), werden diese nicht ben봳igt. Gehen Sie mit dem Auswahlbalken in der Probemaske der 1. Zusatzmaske auf das Feld PLZ und rufen dort den Men걈unkt "Variablendefinition" auf: Ein Eingabefenster wird ge봣fnet, das zwei Felder, "Blockanfang" und "Format" enth꼕t. Blockanfang: Bewegen Sie sich innerhalb der Maske mit den Tasten und , springt der Auswahlbalken immer von einem Blockanfang zum anderen. Das erste und letzte Feld sind automatisch als Blockanfang definiert. Tragen Sie zum Ausprobieren beim Feld PLZ ein "J" ein und testen das Verhalten der Maske! Format: Hier k봭nen umfangreiche Angaben gemacht werden, wie das Feld in der Maske erscheinen soll. Bei der PLZ steht hier als Vorgabe "@S6". Dies hei�t, da� das Feld 6 Zeichen breit erscheinen soll und bei dar갶erhinausgehender Eingabe nach links oder rechts scrollt. Das Zeichen "@" bedeutet soviel wie "Funktion", d. h. die folgende Angabe bezieht sich auf das ganze Eingabefeld. Neben den Funktionen sind auch Angaben m봥lich, die nur jeweils einen einzelnen Buchstaben betreffen. - M봥liche Funktionen: @Sxx Das Eingabefeld wird xx Zeichen breit dargestellt und scrollt nach links und rechts, wenn der Text l꼗ger ist. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 44 @! Die Eingabe wird automatisch in Gro�buchstaben umgewandelt. @A Es sind nur alphabetische Zeichen erlaubt. @D Die Eingabe erfolgt im Datums-Format. - Angaben zu einzelnen Buchstaben: A Zeigt nur alphabetische Zeichen an. N Zeigt nur alphanumerische Zeichen an. X Zeigt jedes Zeichen an. 9 Zeigt nur Zahlen an. ! Wandelt das entsprechende Zeichen in Gro�buchstaben um. Mehrere Funktionen k봭nen mit einem einzigen "@"-Zeichen am Anfang kombiniert werden. Beispiel: @S20! zeigt das Feld 20 Zeichen breit an, und alle Angaben werden in Gro�buchstaben umgewandelt. @S10D Es erfolgt eine Datumseingabe, die (wie jedes Datum) 10 Zeichen breit ist. Zwischen Funktionen und den Angaben zu einzelnen Buchstaben mu� ein Leerzeichen stehen. In der Regel reicht jedoch die Verwendung entweder der Funktionen oder der Einzeldefinition aus, da die L꼗ge der Feldeingabe automatisch auf die Anzahl der einzeln definierten Zeichen begrenzt wird: Beispiel: !XXXXX Zeigt das Feld 6 Zeichen breit an, wobei der erste Buchstabe in Gro�buchstaben umgewandelt wird und die anderen beliebig eingegeben werden k봭nen. Auch bei der Felddefinition gilt: "Probieren geht 갶er Studieren". Wenn Sie bereits Daten eingegeben haben, bedenken Sie bitte, da� die in den einzelnen Feldern gespeicherten Daten sich durch 럑derung der Felddefinition nicht 꼗dern. Wandeln Sie z. B. bei der alternativen Adresse das Feld $M1[7], das den Ortsnamen enth꼕t, ins Datumsformat um, wird kein sinnvolles Ergebnis herauskommen, wenn schon Orte eingegeben sind. Genauso 꼗dert das Umstellen und Umbennen von Feldern nichts am Feldinhalt. Das Feld $M1[7] bleibt immer das Feld $M1[7], auch wenn dort nicht "Ortsname" sondern z. B. "Bemerkung" als Feldbezeichnung steht. Auf die Variablen der Zusatzmasken kann auch in Serienbriefen, Listen oder Etiketten zugegriffen werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 45 6.6.2 Indexaufbau GS-Adressen verwendet Indexdateien, um unterschiedliche Sortierreihenfolgen, schnelle Suche, aber auch Suche nach Buchstabenfolge und Zuordnung von Adre�arten und -verbindungen zu erm봥lichen. Wurden viele Daten eingegeben, ge꼗dert oder gel봲cht, funktionieren diese Indexdateien zwar noch, sind aber nicht mehr optimal organisiert, was die Geschwindigkeit des Programmes verringern kann. Sie sollten deshalb in regelm꾞igen Abst꼗den den "Indexaufbau" durchf갿ren lassen. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht unterbrochen werden! Unter gewissen Umst꼗den kann es passieren, da� Indexdateien nicht mehr intakt sind, z. B. bei Stromausfall, einem Festplattenfehler, aber auch durch Ausschalten des Rechners, ohne GS-Adressen vorher zu verlassen. Lassen sich einzelne Programmteile aufgrund eines solchen Fehlers nicht mehr starten, rufen Sie ebenfalls diesen Punkt auf. (Das Ortsverzeichnis ist hier ausgenommen, da seine Indexdateien dort mit einem eigenen Men걈unkt aufgebaut werden.) Bricht GS-Adressen schon beim Starten ab, rufen Sie das Programm mit den Parametern "/i" oder "/reorg" auf. (siehe auch Abschnitt "4.3 Parameter beim Aufruf". 6.6.3 Daten갶ernahme aus GS-Adressen 1.x Haben Sie bisher mit GS-Adressen 1.x gearbeitet, wollen Sie sicher Ihre alten Daten weiterverwenden. Diese werden bei Aufruf dieses Men걈unktes 갶ernommen und ins neue Format konvertiert. Nach dem Hinweis, da� die Sache einige Zeit dauern kann, erscheint ein Warnhinweis, da� bei mehrfacher Daten갶ernahme Duplikate entstehen k봭nen. Haben Sie die Anfangsfragen bei der Daten갶ernahme beantwortet, geben Sie den Pfad zum alten Programm ein. In der Regel d걊fte dies "C:\GSADR" sein. Sie k봭nen alle Daten gleichzeitig, genauso aber auch nur die Adressen, nur die Texte, Etiketten- oder Listendefinitionen alleine 갶ernehmen. GS-Adressen stellt Ihnen eine Reihe von Fragen: - Sollen die Adressen 갶ernommen werden? - Wurde die letzte Frage mit "Ja" beantwortet, folgt die Frage, ob die alternative Adresse 갶ernommen werden soll. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 46 Diese wird in der ersten Zusatzmaske gespeichert. Haben Sie die alternative Adresse in der alten Adre�verwaltung nicht verwendet, sollten Sie die Frage mit "Nein" beantworten, da Sie dadurch Platz auf Ihrer Festplatte sparen und die Daten갶ernahme au�erdem schneller vor sich geht. - Sollen die bisher vorhandenen Adressen, soweit m봥lich, gel봲cht werden? Die in GS-Adressen 2.x bisher eingegebenen Adressen werden vor der 쉇ernahme gel봲cht. Dies ist allerdings nur bei Adressen m봥lich, die nicht gleichzeitig von anderen Programmen der neuen GS-Serie verwendet werden. - Sollen die Texte 갶ernommen werden? - Sollen die bisher vorhandenen Texte gel봲cht werden? - Sollen die Etikettendefinitionen 갶ernommen werden? - Sollen die bisher vorhandenen Etikettendefinitionen gel봲cht werden? - Sollen die Listendefinitionen gel봲cht werden? - Sollen die bisher vorhandenen Listendefinitionen gel봲cht werden? ACHTUNG: Aufgrund der komplett unterschiedlichen Struktur von Etiketten- und Listendefinitionen in GS-Adressen 1.x und Version 2.x sollten Sie die 갶ernommenen Daten 갶erpr갽en, da unter Umst꼗den noch kleiner Korrekturen von Hand vorgenommen werden m걌sen! Eine 쉇ernahme der Adre�selektionen aus GS-Adressen 1.x ist wegen der komplett ge꼗derten internen Struktur nicht m봥lich. Sie k봭nen sich helfen, indem Sie in GS-Adressen 1.x den Men걈unkt "Selektionen/... - Neue Adre�selektion" aufrufen und die vorhandenen Selektionen ausdrucken, indem Sie sie der Reihe nach mit einlesen und eine Bildschirmausdruck machen. Die Selektionen k봭nen dann entsprechend der ausgedruckten Vorlage in GS-Adressen 2.x neu erstellt werden. Bedingt durch die neuen deutschen Postleitzahlen ist die 쉇ernahme von Orten und Vorwahlen aus GS-Adressen 1.x nicht m봥lich! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 47 6.6.4 Einstellungen Geben Sie hier Vorgaben an, wie das Programm sich in gewissen Punkten verhalten soll. Einige der Einstellungen arbeiten wie Schalter (mit "J" bzw. "N" einzugeben), andere, z. B. die Bezeichnung, die gewisse Felder tragen sollen, werden als Klartext eingegeben. Die "Einstellungen - Allgemein" und "... - Hotkey" gelten im Netzwerk f걊 alle Arbeitspl꼝ze, die anderen k봭nen f걊 jeden Platz individuell ge꼗dert werden. 6.6.4.1 Einstellungen allgemein 1 Bezeichnung f걊 2. Suchbegriff: Geben Sie an, welche Bezeichnung beim 2. Suchbegriff erscheinen soll (z. B. Kundennummer). Es ist sinnvoll, in dieses Feld charakteristische Daten einzugeben, da die Adre�liste nach diesem Suchbegriff sortiert werden kann. Bezeichnung f걊 den 2. Namen: Vorgabe ist "Vorname", was bei gewerblichem Einsatz von GS- Adessen nicht unbedingt sinnvoll sein mu�. Tragen Sie hier z. B. Name 2 ein. Bei der automatischen Erstellung der Postanschrift sieht GS-Adressen nach, ob dies Feld "Vorname" hei�t. Ist das der Fall, wird die Namenszeile der Postanschrift aus "Vorname + Name" zusammengesetzt, ansonsten genau andersherum aus "Name + Name 2". Die Eingabe bei "2. Suchbegriff" und 2. Name sollten Sie mit Punkten auff걄len, da der Text in der Adre�maske angezeigt wird und ohne die Punkte unsch봭 wirkt. Eigenes Land: Geben Sie Ihr Landeskennzeichen ein. Vorgabe ist "D" f걊 "Deutschland". Wohnen Sie in 셲terreich, tragen Sie "A" ein. (Entsprechend nat걊lich auch "CH", "B" ...) GS-Adressen verwendet das Landeskennzeichen, um festzustellen, ob eine eingegebene Adresse im Ausland liegt bzw. vor der Postleitzahl ein Kennzeichen erforderlich macht. Das eingegebene Land wir auch zur Ermittlung der Auslandsvorwahl bei der Adre�eingabe verwendet. GS-Adressen hat die Auslandsvorwahlen vieler L꼗der in viele L꼗der gespeichert. Probieren Sie es einfach aus, indem Sie z. B. als eigenes Land "F" angeben und dann eine deutsche oder englische Adresse anlegen ... Suche nach Buchstabenfolge: Diese Suche kann unterschiedlich weit ausgedehnt werden. Tragen Sie "1" ein, wird nur in der Hauptadre�maske, bei "2" auch im Bemerkungsfeld, bei "3" auch in den Zusatzmasken gesucht. Bedenken Sie dabei, da� umfangreichere Suche l꼗ger dauert. Haben Sie diesen Eintrag ge꼗dert, m걌sen Sie die Indexdateien neu aufbauen, da auch die Buchstabenfolgensuche 갶er Indices vorgenommen wird. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 48 Kopieren von Adre�daten: Geben Sie an, wie umfangreich das Kopieren von Adressen vorgenommen werden soll. "1" - Nur die Hauptmaske, "2" - auch das Bemerkungsfeld, "3" - ebenfalls die Zusatzmasken. Hilfstexte vom Anwender 꼗derbar: Wollen Sie zu gewissen Programmpunkten selbst Anmerkungen in der Hilfe eingeben, tragen Sie hier "J" ein. Im Hilfsfenster erscheint dann ein Eingabecursor, und die Daten k봭nen beliebig ge꼗dert werden. Bitte beachten Sie, da� bei einem Update auf eine neue Programmversion diese 럑derungen nicht 갶ernommen werden! Ortsvorschlag automatisch: Geben Sie "J" ein, wird bei Best꼝igung der Postleitzahl einer Adresse mit automatisch die Suche nach dem passenden Ort gestartet, genauso als ob Sie auf dem PLZ-Feld gedr갷kt h꼝ten. Dies gilt nur f걊 Adressen, deren Ortsfeld leer ist. Nur sinnvolle Briefanreden vorschlagen: In der Liste der vorgeschlagenen Briefanreden k봭nen, je nachdem, welche Felder der Adresse leer gelassen werden, sinnlose Daten erscheinen. Beispiel: Lassen Sie das Feld "Vorname" leer, bringt es wenig, die Anrede "Liebe(r) xyz" zu verwenden. GS-Adressen filtert solche in der Vorschlagsliste 갶erfl걌sigen Anreden heraus, wenn Sie bei dieser Einstellung "J" eintragen. Letzten Kontakt automatisch setzen: "J" hat zur Folge, da� das Feld "letzter Kontakt" jedesmal mit dem aktuellen Datum gef걄lt wird, wenn Sie eine Adresse aufrufen. 6.6.4.2 Einstellungen Allgemein 2 Einstellungen zur automatischen Erstellung der Postanschrift. Stra�en-PLZ hat Vorrang vor Postfach-PLZ: Als Vorgabe ist hier "N" eingetragen, d. h. wenn sowohl Stra�en- als auch Postfach-PLZ angegeben sind, wird das Postfach in die Postanschrift gesetzt. "J" bewirkt, da� die Stra�e genommen wird, auch wenn zus꼝zlich ein Postfach angegeben ist. Bezeichnung f걊 "zu H꼗den": Die hier vorgenommene Eingabe wird in der Postanschrift vor die Kontaktperson gesetzt. Normal ist "z. H.", Sie k봭nen nat걊lich auch "z. Hd." schreiben oder das Feld leer lassen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 49 6.6.4.3 Druckvorgaben F걊 den Ausdruck von Texten, Etiketten und Listen k봭nen unterschiedliche Schnittstellen, Druckertreiber und Seitenl꼗gen gew꼑lt werden. Wenn Sie nur einen Drucker an Ihren Rechner angeschlossen haben, geben Sie bei allen dreien identische Vorgaben ein. Druckerschnittstelle: Die meisten Drucker werden an der parallelen Schnittstelle "LPT1" betrieben. Dies ist nach der Programminstalltion Vorgabe. Wenn GS-Adressen in der Lage ist, "irgendetwas" zum Drucker zu schicken, d. h. auch ein unsch봭es Druckbild macht in diesem Fall nichts aus, sollten Sie die Schnittstelle nicht 꼗dern. M봥liche Werte sind au�erdem LPT2, LPT3 und die seriellen Schnittstellen COM1 und COM2. Druckertyp: Geben Sie hier den von Ihrem Drucker ben봳igten Druckertreiber an. Mit oder erhalten Sie eine Liste aller vorhandenen Treiber, aus der Sie mit den Pfeiltasten und ausw꼑len k봭nen. Ist Ihr Drucker nicht dabei, w꼑len Sie einen, der zu Ihrem "kompatibel" ist. N꼑ere Angaben dazu finden Sie in Ihrem Druckerhandbuch. Als Faustregel kann gelten: Nadeldrucker sind normalerweise kompatibel zu "Epson ", "IBM-Graphik" oder "IBM-Proprinter". Vielfach kann sogar zwischen verschiedenen Kompatibilit꼝en per Dipschalter oder Men� am Drucker umgeschaltet werden. Laserdrucker verstehen sich meistens mit dem "HP-Laserjet" gut, Tintenstrahldrucker mit dem "HP- Deskjet". Der Drucker "LEER" wird normalerweise f걊 "Ausdruck" auf den Bildschirm verwendet. Nat걊lich k봭nen Sie ihn auch ausw꼑len, um z. B. in Datei einen Ausdruck ohne Drucksteuerzeichen zu erhalten. Zeilenzahl pro Seite: Geben Sie an, wie lang eine Druckseite ist. F걊 Endlospapier sind dies normalerweise 72 Zeilen, bei Einzelblatteinzug ca. 66 Zeilen. F걊 den Etikettendruck ist diese Angabe nicht erforderlich, da bei Endlosetiketten die Seitenl꼗ge keine Rolle spielt und die L꼗ge einer Seite bei Einzelblattetiketten durch die Etikettengr붳e und die Anzahl untereinander auf einer Seite bestimmt wird. Warten vor neuer Seite: Je nach verwendetem Drucker kann es erforderlich sein, vor dem Ausdruck jeder Seite ein neues Blatt Papier von Hand einzulegen. (Dies ist z. B. bei Typenraddruckern der Fall.) Tragen Sie hier "J" ein, wartet das Programm nach jeder ausgedruckten Seite, bis Sie Papier eingespannt haben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 50 6.6.4.4 Textvorgaben Diese Einstellungen entsprechen weitestgehend denen, die bei jedem Text einzeln beim Men걈unkt "Format" vorgenommen werden k봭nen. Sie gelten f걊 alle Texte, bei denen bei "Standardformatierung verwenden" ein "J" steht, also auch f걊 jeden neu angelegten Text. Blocksatz: "J" bewirkt, da� bei Texteingabe 갶er den rechten Rand hinaus, also bei Eingabe von Flie�text, ein Randausgleich vorgenommen wird. Der Text erscheint links und rechts b걆dig. Wollen Sie Ihre Texte in Proportionalschrift ausdrucken, bleibt dieser b걆dige rechte Rand nicht erhalten, da die einzelnen Zeichen unterschiedlich breit sind. In diesem Fall ist Blocksatz nicht empfehlenswert. Linker Rand: Anzahl der Leerzeichen, die vor Beginn jeder Zeile gemacht werden sollen. Die Gr붳e dieser Zeichen bezieht sich immer auf die Schriftgr붳e 10 cpi. - Das ist die Schrift, bei der 80 Zeichen nebeneinander in eine Zeile DIN A4 oder normales Endlospapier passen. (GS-Adressen schickt keine eigentlichen Leerzeichen sondern positioniert per Drucksequenz.) Rechter Rand: Bei dieser Position im Texteditor erfolgt der automatische Zeilenumbruch. Der rechte Rand mu� mindestens 2 Zeichen gr붳er als der linke sein. Sie k봭nen allerdings auch "0" eintragen. Dann ist die Zeile erst dann zuende, wenn Sie sie mit beenden. Verwenden Sie Blocksatz, mu� ein rechter Rand gesetzt werden. Oberer Rand 1./folgende Seite(n): Anzahl der Leerzeilen, die vor Beginn des Ausdrucks am Anfang jeder Seite gemacht werden sollen. Dieser kann bei der ersten und den folgenden Seiten unterschiedlich angegeben werden. Unterer Rand 1./folgende Seite(n): Anzahl der Leerzeilen, die vor dem Seitenende gemacht werden sollen. Leerzeilen nach Kopf: Ist ein Kopftext gew꼑lt, wird die angegebene Zeilenzahl nach dem Kopf vor dem Beginn des eigentlichen Textes ausgegeben. Leerzeilen vor Fu�: Entsprechend den "Leerzeilen nach Kopf" die Anzahl leerer Zeilen, die vor dem Fu� gemacht werden sollen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 51 Kopftext 1./folgende Seite(n): Text, der als Kopf ausgegeben werden soll, z. B. Ihr Briefkopf. Sie k봭nen jeden beliebigen Text aus GS-Adressen als Kopf einer Seite definieren. Geben Sie den Anfang des Textnamens in das entsprechende Feld ein und Dr갷ken oder . Aus der erscheinenden Auswahlliste w꼑len Sie den gew걆schten aus. Fu�text 1./folgende Seite(n): Genau wie der Kopftext kann der Fu�text frei definiert werden. W꼑len Sie z. B. einen Text mit Ihrer Bankverbindung ... 6.6.4.5 Automatische Anwahl Ist Ihr Rechner an ein Modem oder TeleInt-Modul angeschlossen, k봭nen Sie aus dem Programm heraus Telefonnummern anw꼑len. Tragen Sie dazu folgende Angaben ein: Eigene Vorwahl: Die Vorwahl Ihres Ortsnetzes. W꼑len Sie eine Nummer mit der gleichen Vorwahl an, wird diese weggelassen. Amtsvorwahl: Bei Nebenstellenanlagen z. B. die "0". Wahlbefehl: ATDP ist Vorgabe und bedeutet "Pulswahl". Dies ist das in Deutschland (noch) am weitesten verbreitete Verfahren. Bei Tonwahl tragen Sie hier ATDT ein. Manche Telefonanlagen ben봳igen einige Zeit, bis nach der Amtsvorwahl das Freizeichen zu h봱en ist. Erg꼗zen Sie in diesem Fall den Wahlbefehl zu ATDP0W. Das Feld "Amtsvorwahl" mu� dann leergelassen werden, da sie bereits beim eigentlichen Wahlbefehl zum Modem geschickt wird. Anwahl mit Modem oder Teleint: Tragen Sie "M" f걊 Modem oder "T" f걊 TeleInt ein. Schnittstelle: Bei Modemwahl stehen Ihnen COM1 - COM4 zur Auswahl. Schnittstelle initialisieren: Nach dem Einschalten des Rechners sind serielle Schnittstellen normalerweise auf 9600 Baud voreingestellt. Normalerweise mu� daran nichts ge꼗dert werden, d. h. Sie k봭nen hier "N" eintragen. Langsame Modems k봭nen unter Umst꼗den diese "hohe" Baudrate nicht verarbeiten. 럑dern Sie die Vorgabe auf "J", wird die Schnittstelle neu mit 1200 Baud initialisiert, was allerdings etwas Zeit kostet. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 52 Modem-Initialisierung: Um beim Modem vor der Anwahl bestimmte Einstellungen vorzunehmen, k봭nen Sie eine Initialisierung angeben. Die meisten Modems werden durch "ATZ" in den Zustand versetzt, den Sie beim Einschalten haben. Zus꼝zlich sind Angaben, wie Abschalten des Lautsprechers, m봥lich. Was daf걊 einzugeben ist, h꼗gt vom Modemtyp ab und kann im Modemhandbuch nachgesehen werden. Nach dem Senden von "ATZ" ben봳igen die meisten Modems eine kurze Pause. Wenn die bei "Wartezeit" eingetragene Zeit nicht ausreicht, geben Sie im Initialisierungs-Befehl Tilden "~" an, die jeweils 0,1 Sekunden Warten bewirken. Beispiel: ATZ~~~ATM0. "ATM0" schaltet bei den meisten Modems den internen Modemlautsprecher ab. Wartezeit: Zwischen den einzelnen Befehlen, die zum Modem geschickt werden, wird die angegebene Zeit gewartet. Sollte es Probleme bei der Anwahl geben, kann die Ursache sein, da� diese Zeitspanne zu niedrig eingestellt ist. Geben Sie hier einen m봥lichst niedrigen Wert ein, damit der Wahlvorgang so schnell wie m봥lich vor sich geht. 6.6.4.6 Datensicherung Geben Sie an, wie Datensicherung und -r갷ksicherung aufgerufen werden sollen. Vorgeschlagen werden nach der Installation die von uns mitgelieferten Batchdateien SICHERN.BAT und RSICHERN.BAT, die auf die zum Betriebssystem geh봱enden Programme BACKUP und RESTORE zur갷kgreifen. Der Datei SICHERN wird als 1. Parameter das Laufwerk von dem gesichert werden soll und als 2. Parameter das Diskettenlaufwerk 갶ergeben, auf das die Sicherung erfolgen soll. Bei RSICHERN werde die Parameter genau umgekehrt angegeben. Nat걊lich k봭enn Sie hier jeden anderen Programmaufruf, z. B. zum Starten eines Streamers eintragen. WICHTIG: Gesichert werden m걌sen alle Dateien *.DBF, *.DBT und *.LTX, die sich in Unterverzeichnissen von C:\GS befinden (Standardinstallation vorausgesetzt, ansonsten gilt das entsprechende Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses, in das Sie installiert haben.) Ist nicht nur GS-Adressen, sondern auch andere Programme von Gandke & Schubert installiert, die gemeinsam auf die Adre�daten zugreifen, werden deren Daten durch diese Vorgehensweise ebenfalls gesichert. Dies ist unbedingt erforderlich, da die Dateien eng miteinander "verzahnt" sind und bei unvollst꼗digem Hin- und Herspielen von Daten der Datenbestand empfindlich besch꼋igt wird! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 53 Um Platz und Zeit zu sparen, werden die Dateien des Orts- und Stra�enverzeichnisses nicht mitgesichert. Haben Sie 럑derungen am Ortsverzeichnis vorgenommen, sollten Sie die Orte nat걊lich mitsichern. Bei Einsatz der Datei SICHERN.BAT f걊 die Datensicherung m걌sen Sie dazu die Zeilen auskommentieren, die diese Dateien umbenennen. Diese Zeilen sind leicht zu finden, da vor ihnen eine entsprechende Bemerkung steht! ACHTUNG: Bei MS-DOS 6.0 wurde leider der BACKUP-Befehl durch den ganz anders aufzurufenden MSBACKUP ersetzt. Allerdings besteht die M봥lichkeit, den BACKUP von MS-DOS 5.0 weiterhin einzusetzen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Datei PROBLEME.TXT. 6.6.4.7 Hotkey zum Aufruf Wenn Sie GS-Adressen speicherresident starten (ACHTUNG: Dies ist nicht aus Windows heraus m봥lich!), k봭nen Sie das Programm durch Dr갷ken einer bestimmten Tastenkombination jederzeit aktivieren. Diese Tasten werden hier festgelegt. Vorbelegung nach der Installation ist +. Es erscheint eine Liste der verf갾baren Hotkeys: Die Funktionstasten ... in Kombination mit einer der Tasten , oder (Umschalten). W꼑len Sie die gew걆schte Tastenkombination mit den Pfeiltasten und oder der Maus aus. G걄tig ist die Einstellung ab dem n꼊hsten Programmstart. 6.6.4.8 Makros f걊 residenten Aufruf Bei speicherresidentem Aufruf von GS-Adressen haben Sie die M봥lichkeit, Adre�daten an ein anderes DOS-Programm direkt zu 갶ergeben. Beispiel: Sie arbeiten mit Ihrer Textverarbeitung und rufen von dort aus GS-Adressen auf, das sich die ganze Zeit im Hintergrund befindet. Dr갷ken Sie in GS-Adressen jetzt die Taste , wird das von Ihnen definierte Standardmakro ausgef갿rt, d. h. die dort festgelegten Daten werden in der Textverarbeitung ab der dort aktuellen Cursorposition eingef갾t. zeigt eine Liste aller vorhandenen Makros, aus der Sie das auszuf갿rende w꼑len und mit best꼝igen. Die Makrodefinition wird 꼑nlich wie Etiketten- oder Listendefinition vorgenommen. Die Liste der vorhandenen Makros enth꼕t den Makronamen und bei einem einzigen Datens꼝zen zus꼝zlich einen Stern (*). Durch diesen wird das Standardmakro markiert, das bei Dr갷ken von sofort ausgef갿rt wird. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 54 Sie haben in der Makroliste folgende M봥lichkeiten: Dr갷ken Sie die Taste oder w꼑len den Men걈unkt "Makro - Neu anlegen". Ein Eingabefenster wird ge봣fnet. Tragen Sie dort ein, welchen Namen das neue Makro haben soll, und ob es sich um das Standardmakro handelt, das besonders schnell verf갾bar ist. Nur ein einziges Makro kann als Standardmakro verwendet werden. Tragen Sie hier "J" ein, wird diese Feld bei allen anderen Makros automatisch auf "N" gesetzt. Kopieren des aktuellen Makros: Dr갷ken Sie die Tasten + oder w꼑len den Men걈unkt "Makro - Kopieren". Der Inhalt des aktuellen Makros wird kopiert und kann wie beim Neuanlegen bearbeitet werden. L봲chen des aktuellen Makros: Dies Taste oder der Men걈unkt "Makro - L봲chen" l봲cht das aktuelle Makro. Men걈unkt "Daten": Die "Stammdaten" des Makros, also Name und die Angabe, ob es sich um das Standardmakro handelt, k봭nen ge꼗dert werden. Definition was ausgef갿rt werden soll: Dr갷ken Sie oder w꼑len den Men걈unkt "Inhalt". Ein Textfenster mit dem Makroinhalt wird ge봣fnet. Hier stehen Ihnen die gleichen Adre�variablen wie bei der Etikettendefinition zur Verf갾ung. Sehen Sie sich am besten einmal die von uns mitgelieferten Beispielmakros "Postanschrift" und "Postanschrift mit Briefanrede" an. Folgendes ist zu beachten: GS-Adressen schickt die Daten aus dem Hintergrund in den "Tastaturpuffer". Einige Programme reagieren unberechenbar, wenn das zu schnell geschieht. Dies Verhalten k봭nen Sie in den ersten beiden Zeilen der Makrodefinition einstellen. In der ersten Zeile geben Sie eine Zahl an, die f걊 die Geschwindigkeit steht: 0 - maximale Geschwindigkeit 1 - kurz warten zwischen den einzelnen Buchstaben des Makros. ... 10 - lange warten zwischen den einzelnen Buchstaben. Normalerweise ist "1" ein guter Wert. Sicherheithalber haben wir im zu GS-Adressen geh봱enden Beispiel eine "2" eingetragen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 55 Genauso wie bei zu hoher Geschwindigkeit der Buchstabenfolge reagieren manche Programme falsch, wenn das Makro zu schnell nach dem Verlassen von GS-Adressen ausgef갿rt wird. Deshalb steht in der 2. Zeile: (Warte-2) Dies bedeutet, da� vor der Ausf갿rung ca. 2/18 Sekunde gewartet wird. Entsprechend bedeutet (Warte-18) etwa eine Sekunde Pause. Wie (Warte-x) werden alle Befehle und Funktionstasten in Klammern geschrieben. Zu den Befehlen geh봱t auch der Zeilenvorschub. Unabh꼗gig davon, aus wievielen Zeilen Ihre Makrodefinition besteht, werden Zeilenvorsch갶e nur durchgef갿rt, wenn Sie (Return) im Text stehen haben. Beispiel f걊 ein Makro, das die Postanschrift einer Adresse incl. Briefanrede usw. erzeugt: 2 (Warte-2) $post1(Return) $post2(Return) $post3(Return) $post4(Return) $post5(Return) $post6(Return) $post7(Return) (Return 10) M봭chengladbach, den $sysdatum (Return 2) $branrede,(Return 2) Wird hinter den Text "Return" eine Zahl gesetzt, bedeutet dies, da� diese Funktion mehrfach ausgef갿rt wird. (Return 10) hei�t also "10 Zeilenvorsch갶e". Verf갾bare Befehle (Funktionen), die Tastendr갷ke simulieren, sind: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 56 (F1) ... (F10) (Strg-F1) ... (Strg-F10) (Alt-F1) ... (Alt-F10) (Shift-F1) ... (Shift-F10) (Strg-A) ... (Strg-Z) (Alt-A) ... (Alt-Z) (Alt-0) ... (Alt-9) (Return) (Strg-Return) (Bksp) - Backspace (Strg-Bksp) (Pos1) (Strg-Pos1) (Alt-Pos1) (Ende) (Strg-Ende) (Links) - Pfeil links (Strg-Links) (Rechts) - Pfeil rechts (Strg-Rechts) (BildHoch) (Strg-BildHoch) (BildRunter) (Strg-BildRunter) (Hoch) - Pfeil hoch (Runter) - Pfeil runter (Einfg) (Entf) (Tab) (Shift-Tab) (Esc) 6.6.4.9 Inhalt Bildschirmlisten Der Inhalt der auf dem Bildschirm angezeigten Adre�liste kann weitestgehend frei definiert werden. F걊 die verschiedenen m봥lichen Sortierreihenfolgen und die Selektionsliste k봭nen unterschiedliche Inhalte angegeben werden. Das linke Feld der Liste ist jeweils fest vorgegeben. Bei den Hauptlisten ist dies das Feld, nach dem sortiert ist, bei der Selektionsliste der Suchbegriff Jede dieser Listendefinitionen besteht aus zwei Zeilen: Der 쉇erschrift und dem Listeninhalt. Wie in Texten, Etiketten und Drucklisten wird der Listeninhalt durch Variablen angegeben, die mit einem $-Zeichen beginnen. Geben Sie z. B. $geburt ein, erscheint in der Liste an der entsprechenden Stelle der im Feld Geburtstag jeder Adresse eingetragene Wert. BESONDERHEIT: Da die Variable "$land" l꼗ger als der Feldinhalt ist, was in der Liste unn봳ige Leerzeichen zur Folge h꼝te, wird stattdessen die Abk걊zung "$la" verwendet. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 57 Die senkrechten Linien in den Feldern sind ASCII-Zeichen 179. Sie k봭nen es eingeben, indem Sie die ALT-Taste gedr갷kt halten, auf dem Ziffernblock (rechts auf der Tastatur) die Zahl 179 eintippen und dann die ALT-Taste wieder loslassen. Beispiel (Liste mit Feld Geburtstag): fest vorgegeben: � frei definierbar: Suchbegriff � Land+PLZ � Ort � Geburtstag $match � $la $plz � $ort � $geburt In der oberen H꼕fte der Eingabemaske befinden sich der Reihe nach die Einstellungen f걊 - Sortierung nach 1. Suchbegriff - Sortierung nach Land + PLZ - Sortierung nach 2. Suchbegriff - Sortierung nach Termin Unten finden Sie die Definition des Inhalts der Liste von Adre�selektionen. Eine komplette Liste der Variablen finden Sie im Kapitel "Druckvariablen und Steuerzeichen". -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 58 6.6.4.10 Drucksteuerung anpassen W꼑len Sie diesen Men걈unkt, wenn Sie Druckertreiber 꼗dern wollen (oder einfach nur neugierig sind ...). Es erscheint eine Auswahlliste mit allen Druckern, f걊 die Treiber existieren. W꼑len Sie den gew걆schten mit den + oder der Maus aus, um das Editierfenster zu 봣fnen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Erstellen/럑dern von Druckertreibern". 6.6.5 Stra�enverzeichnis installieren Rufen Sie diesen Men걈unkt zur Installation des deutschen Stra�enverzeichnisses auf. Dieses wird ben봳igt, um in gr붳eren Orten, die mehrere Postleitzahlen haben, die jeweils g걄tige zu finden. Zum Stra�enverzeichnis geh봱t ebenfalls die Zuordnung der Postfach-Postleitzahlen in Orten, die mehrere Postleitzahlen f걊 unterschiedliche Postf꼊her haben. Bitte beachten Sie, da� das Stra�enverzeichnis ca. 30 MB zus꼝zlichen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte belegt! 6.7 Men걈unkt "Sonstiges" 6.7.1 Ortsverzeichnis Das Ortsverzeichnis kann auch aus dem Men� der Adre�maske heraus aufgerufen werden. Die vorhandenen Orte erscheinen in einer alphabetisch sortierten Liste. Neben Postleitzahl (PLZ), Postfach-Postleitzahl (PF-PLZ) und Ortsnamen wird die Vorwahl angezeigt bzw. die Vorwahlen, wenn bei einem Ort mehrere Vorwahlen m봥lich sind. GS-Adressen enth꼕t in der "Version mit Ortsverzeichnis" mehr als 40 000 Orte und Ortsteile sowie 갶er 30 000 Vorwahlen (Deutschland, 셲terreich, Schweiz, Liechtenstein und Belgien). Ohne Ortsverzeichnis und bei der Shareware-Version wird nur eine kleine Zahl von Orten (quasi als Beispiel) mitgeliefert. Wir bem갿en uns, die Daten auf einem m봥lichst aktuellen Stand zu halten und sind f걊 Hinweise auf Unstimmigkeiten bzw. 럑derungen dankbar! - Selbstverst꼗dlich k봭nen wir nicht f걊 Korrektheit und Vollst꼗digkeit der Ortsdateien haften! Bei Orten, die mehrere Postleitzahlen haben, erscheint statt der Zahl z. B. "4....", wenn das Stra�enverzeichnis installiert ist, bzw. ".....", wenn mangels Stra�enverzeichnisses auch die erste Stelle der PLZ nicht ermittelt werden kann. Sortierung der Liste: Die Ortsliste kann nach Ortsname, Postleitzahl oder Vorwahl sortiert angezeigt werden. W꼑len Sie zum 럑dern der Reihenfolge den entsprechenden Men걈unkt. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 59 Suche in den Ortsdaten: W꼑len Sie den Men걈unkt "Suchen" und, je nach gew걆schter Art der Suche den Untermen걈unkt "Ortsname", "Postleitzahl" oder "Vorwahl" und geben in das erscheinde Eingabefenster den Suchbegriff ein. Es geht aber noch leichter: Tippen Sie einfach den Suchbegriff ein (genau wie beim Suchen in der Adre�liste). M봥lich sind Ortsname, Postleitzahl oder Vorwahl. Da bei den 5-stelligen Postleitzahlen auch eine "0" an erster Stelle m봥lich ist, wird bei Eingabe von "0" eine zus꼝zliche Abfrage durchgef갿rt. Das Programm schl꼏t eine Suche innerhalb des Landes vor, in dem der Ort liegt, auf dem sich gerade der Auswahlbalken befindet. Ein anderes Land k봭nen Sie eingeben, indem Sie die Taste dr갷ken oder das entsprechende Feld mit der Maus anklicken. Best꼝igen Sie Ihren Suchbegriff mit . Die Liste erscheint anschlie�end in der Sortierreihenfolge, die dem Suchbegriff entspricht. Neu anlegen - entspricht der Taste : W꼑len Sie, ob Sie einen neuen Ort, einen Ortsteil oder eine Vorwahl anlegen wollen. Ein Eingabefenster wird ge봣fnet. Ihre Eingabe best꼝igen Sie mit . L봲chen - entspricht der Taste : Je nach Sortierreihenfolge werden Sie gefragt, was Sie l봲chen wollen. Best꼝igen Sie mit . Pflege: Wie Adressen und Texte k봭nen auch die Orte reorganisiert werden, d. h. die Indexdateien werden neu aufgebaut. Dies nimmt einige Zeit in Anspruch und ist nur dann ratsam, wenn Sie umfangreiche 럑derungen an den Daten der Ortsdatenbank vorgenommen haben. Bereiche l봲chen: Nicht jeder ben봳igt die Ortsdatenbank in vollem Umfang. Von den zu l봲chenden Ortsbereichen geben Sie "Land" und "von welcher Postleitzahl bis zu welcher" ein. Wollen Sie z. B. alle belgischen Orte l봲chen, ist das Land "B" und es geht von Postleitzahl "0000" bis Postleitzahl "9999". Starten Sie den L봲chvorgang mit . Ist die Liste nach Postleitzahl oder Ortsnamen sortiert, haben Sie folgende M봥lichkeiten: Dr갷ken Sie die Taste , wird die Liste der zum aktuellen Ort geh봱enden Vorwahlen die aktive Liste. Dort k봭nen Sie mit den Tasten oder Vorwahlen anlegen oder l봲chen. Zur갷k zur Ortsliste kommen Sie mit oder . -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 60 Bei Orten mit Ortsteilen werden diese durch Dr갷ken von angezeigt. Genau wie in den Vorwahlen k봭nen Sie mit und Datens꼝ze anlegen oder l봲chen. ruft bei Orten, die im Stra�enverzeichnis enthalten sind, eine Stra�enliste auf, die Postfachliste bei mehreren Postfach-Postleitzahlen innerhalb eines Ortes. 6.7.2 Adre�arten insgesamt Die in GS-Adressen bisher definierten Adre�arten werden angezeigt und k봭nen editiert werden. Dieser Programmteil entspricht dem Bearbeiten der insgesamt vorhandenen Adre�arten aus der Adre�maske heraus. 6.7.3 Adre�verbindungen insgesamt Die in GS-Adressen bisher definierten Adre�verbindungen werden angezeigt und k봭nen editiert werden. Dieser Programmteil entspricht dem Bearbeiten der insgesamt vorhandenen Adre�verbindungen aus der Adre�maske heraus. 6.7.4 Adre�arten zuordnen Mehreren Adressen (den markierten oder allen) wird eine bestimmte Adre�art zugeordnet. W꼑len Sie die gew걆schte Adre�art aus der Liste der insgesamt vorhandenen Adre�arten aus. Da eine Adre�art einer Adresse nur jeweils einmal zugeordnet werden kann, wird nichts gemacht, wenn eine Adresse die Adre�art bereits besitzt. 6.7.5 Adre�arten l봲chen Die Zuordnung einer bestimmten Adre�art zu den markierten oder allen Adressen wird aufgehoben. Hat eine der gew꼑lten Adressen diese Adre�art nicht, wird dort nat걊lich nichts gemacht. 6.7.6 Bemerkungsfeld erg꼗zen An das Bemerkungsfeld der markierten oder aller Adressen wird ein bestimmter Text angeh꼗gt. Es 봣fnet sich ein Textfenster, in das Sie diesen eingeben. Verlassen Sie diese Texteingabe mit oder , werden Sie noch gefragt, ob die Bemerkungsfelder wirklich erg꼗zt werden sollen. Mit automatischer Erg꼗zung von Bemerkungsfeldern sollte vorsichtig umgegangen werden, da einerseits durch Zuordnung l꼗gerer Texte gro�e Datenmengen erzeugt werden k봭nen und andererseits ein Entfernen dieser Text nur von Hand, also bei jeder Adresse separat, m봥lich ist! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 61 6.7.7 Letzten Kontakt setzen Das Datum des letzten Kontaktes kann bei den markierten oder allen Adressen umgesetzt werden. Vorgeschlagen wird das aktuelle Datum, das Sie nat걊lich editieren k봭nen. Diese Funktion ist z. B. sinnvoll, wenn Sie einen Serienbrief versenden und diesen als "Kontakt" ansehen wollen. 6.7.8 Adressen exportieren Durch diese Funktion k봭nen Adre�daten anderen Programmen zug꼗glich gemacht werden. Wenn Sie Briefe mit Ihrer Textverarbeitung erstellen wollen, stellt GS-Adressen die gew걆schten Adressen im ben봳igten Format zur Verf갾ung. Direkt unterst걎zt werden MS-Word und Word-Perfect 5.1, jedoch d걊fte es durch die freie Definierbarkeit der Exportdatei auch bei anderen Textverarbeitungen kaum Probleme geben. Im freien Format kann auch das Bemerkungsfeld exportiert werden. Die darin normalerweise enthaltenen Zeilenvorsch갶e k봭nten zu Problemen f갿ren, wenn als Satzendezeichen ein Zeilenvorschub angegeben wird. Deshalb werden dort alle Zeilenvorsch갶e durch "weiche" Zeilentrennungen (ASCII-Zeichen 141) ausgetauscht. Aus der Adre�liste heraus gelangen Sie durch Dr갷ken von sofort ins Export-Men�. 6.7.8.1 Vordefiniertes Format Bei Export in frei definierbarem Format (Standard-ASCII/Anderes ASCII-Format) haben Sie die M봥lichkeit, die von Ihnen gemachten Angaben zu speichern. Diese gesicherten Exportdefinitionen werden hier als Auswahl angeboten, damit Sie nicht jedesmal alle Eingaben wiederholen m걌sen. 6.7.8.2 GS-Adressen 2.x Daten werden im Format von GS-Adressen exportiert, z. B. zum Einlesen in ein auf einem anderen Rechner installiertes GS- Adressen. Geben Sie an, ob Sie die aktuelle, die markierte oder alle Adressen exportieren wollen und geben Sie den gew걆schten Namen f걊 die Exportdatei ein. Zust꼝zlich zur eigentlichen Adre�-Exportdatei wird eine zweite Datei mit der Endung LTX angelegt, die u. a. die Bemerkungsfelder enth꼕t. Beide Dateien sind eng miteinander verkn걈ft und werden auch zusammen erforderlich, um Daten in ein anderes Programm zu importieren. Im- und Export von Adre�arten und -verbindungen ist nicht m봥lich. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 62 ACHTUNG: Adre�갶ergabe von einem Rechner zum anderen ist nur auf diese Art, keinesfalls jedoch durch Kopieren der Adre�dateien oder mit einer externen Dateiverwaltung wie dBASE vorzunehmen, da alle Datendateien von GS-Adressen eng miteinander verbunden sind! 6.7.8.3 Standard-ASCII Der Datenexport erfolgt im ASCII-Format mit Anf갿rungszeichen als Feldbegrenzer und Kommata als Feldtrenner ("Name","Vorname", ...). Das Datensatzende wird jeweils mit einem Zeilenvorschub markiert. Nach der Auswahl, welche Adressen exportiert werden sollen (die aktuelle, die markierten, alle) und der Eingabe des ASCII-Dateinamens geben Sie an, welche Felder exportiert werden sollen und welche Reihenfolge sie in der ASCII-Datei haben sollen. Links auf dem Bildschirm erscheint eine Auswahlliste der zur Verf갾ung stehenden Felder. Auf der rechten Seite wird angezeigt, wie weit der Aufbau der ASCII-Datei bereits definiert ist. W꼑len Sie die einzelnen Felder mit den Pfeiltasten und best꼝igen mit oder durch Anklicken mit der Maus. Haben Sie alle gew걆schten Felder angegeben, dr갷ken Sie , und die Adre�daten werden in der ASCII-Datei abgelegt. Nach dem Exportieren werden Sie gefragt, ob Sie die soeben eingegebene Exportdefinition speichern wollen, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. (Einlesen einer vordefinierten Definition) 6.7.8.4 Anderes ASCII-Format Nach der Auswahl, welche Adressen exportiert werden sollen, erscheint ein Fenster zur Eingabe der Export-Vorgaben. Feldbegrenzung: Das oder die Zeichen, die am Anfang oder Ende jedes exportierten Feldes stehen sollen. Feldtrennung: Das oder die Zeichen, die zwischen den einzelnen Feldern stehen sollen. Datensatzende: Das oder die Zeichen, die das Ende eines Datensatzes markieren. Trennzeichen und Datensatzende k봭nen als normaler Text eingegeben oder durch Voranstellen eines "\"-Zeichens (Backslash) mit folgender dreistelliger Dezimalzahl als ASCII-Wert angegeben werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 63 Beispiel: " (Anf갿rungszeichen) entspricht \034 ein normaler Zeilenvorschub entspricht \013\010 Felddefinition in erster Zeile: Geben Sie hier "J" ein, wird am Anfang der Datei ein zus꼝zlicher Datensatz angelegt, der die Feldnamen enth꼕t. Von MS-Word aus kann so direkt auf die Feldnamen zugegriffen werden. Windows-Format: Windows-Programme verwenden nicht den "normalen" ASCII-Zeichensatz. Dies hat zur Folge, da� z. B. Umlaute nicht korrekt erscheinen, wenn Daten aus DOS-Programmen 갶ernommen werden. Tragen Sie hier "J" ein, werden die Daten automatisch f걊 Windows konvertiert. Geben Sie anschlie�end den Namen der ASCII-Datei und die Feldreihenfolge ein: Links auf dem Bildschirm erscheint eine Auswahlliste der zur Verf갾ung stehenden Felder. Auf der rechten Seite wird angezeigt, wie weit der Aufbau der ASCII-Datei bereits definiert ist. W꼑len Sie die einzelnen Felder mit den Pfeiltasten und best꼝igen mit . Mit starten Sie den Export. Nach dem Exportieren werden Sie gefragt, ob Sie die soeben eingegebene Exportdefinition speichern wollen, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. (Einlesen einer vordefinierten Definition) -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 64 6.7.8.5 MS-Word/Winword Nach der Auswahl, welche Adressen exportiert werden sollen, werden Sie gefragt, ob Sie DOS- oder Windows-Format ben봳igen und wie die Exportdatei hei�en soll. Exportiert werden automatisch alle Felder der Haupt-Adre�maske und die Postanschrift. Die Feldnamen stehen, wie bei Word 갶lich, in der ersten Zeile der Exportdatei. 6.7.8.6 Word-Perfect 5.1 Die Daten werden als Sekund꼛datei f걊 Word-Perfect abgelegt. Vor der Eingabe des gew걆schten Dateinamens werden Sie gefragt, ob die Adressen im DOS- oder Windows-Format exportiert werden sollen, da Windows einen anderen Zeichensatz verwendet. 6.7.9 Adressen importieren Adressen k봭nen aus GS-Adressen, dBASE, oder im ASCII-Format 갶ernommen werden. 6.7.9.1 Vordefiniertes Format Nach einem Export im dBASE- oder ASCII-Format k봭nen Sie dieses speichern, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. W꼑len Sie aus den gespeicherten Formaten das gew걆schte aus. ACHTUNG: Stimmen zu importierende Datei und gew꼑ltes Importformat nicht 갶erein, kann es zu "chaotischer" Feldzuordnung kommen! 6.7.9.2 GS-Adressen 2.x Daten werden im Format von GS-Adressen importiert, z. B. zum Einlesen von Adressen, die sich auf einem anderen Rechner befinden und entsprechend exportiert wurden. W꼑len Sie aus der erscheinenden Dateiauswahlliste die gew걆schte Datei mit der Endung "DBF". Der komplette Pfad der aktuellen Datei wird in der vorletzten Bildschirmzeile angezeigt. Zum Wechsel in andere Verzeichnisse oder Laufwerke gehen Sie ans Ende der Auswahlliste und w꼑len dort. ACHTUNG: Neben der Adre�datei mit der Endung "DBF" mu� auch die dazugeh봱ende Datei mit Endung "LTX" in dem gleichen Verzeichnis verf갾bar sein! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 65 6.7.9.3 dBASE Daten, die im dBASE-III-Format vorliegen, werden eingelsen. W꼑len Sie aus der erscheinenden Dateiauswahlliste die gew걆schte Datei mit der Endung "DBF". Der komplette Pfad wird in der vorletzten Zeile angezeigt. Andere Verzeichnisse und Laufwerke finden Sie am Ende der Auswahlliste. Es erscheint eine Liste mit allen Feldern, die in GS-Adressen belegt werden k봭nen. Rechts wird das n꼊hste zu vergebende Feld der Import-Datei angezeigt. W꼑len Sie dazu jeweils das passende Feld in GS-Adressen. Bei Wahl des "Leerfeldes" wird das zugeordnete Feld ignoriert. Der Import beginnt durch Dr갷ken von oder . 6.7.9.4 ASCII Tragen Sie die in der ASCII-Datei vorhandene Feldbegrenzung, Feldtrennung und das Datensatzende-Zeichen ein Feldbegrenzung: Das oder die Zeichen, die am Anfang oder Ende jedes exportierten Feldes stehen sollen. Feldtrennung: Das oder die Zeichen, die zwischen den einzelnen Feldern stehen sollen. Datensatzende: Das oder die Zeichen, die das Ende eines Datensatzes markieren. Trennzeichen und Datensatzende k봭nen als normaler Text eingegeben oder durch Voranstellen eines "\"-Zeichens (Backslash) mit folgender dreistelliger Dezimalzahl als ASCII-Wert angegeben werden. Beispiel: " (Anf갿rungszeichen) entspricht \034 ein normaler Zeilenvorschub entspricht \013\010 Felddefinition in erster Zeile: Geben Sie hier "J" ein, wenn der erste Datensatz keine Daten sondern die Feldnamen enth꼕t. Dies ist z. B. bei von MS-Word verwendeten ASCII- Dateien der Fall. Windows-Format: Windows-Programme verwenden nicht den "normalen" ASCII-Zeichensatz. Dies hat zur Folge, da� z. B. Umlaute nicht korrekt erscheinen, wenn Daten aus DOS- Programmen 갶ernommen werden. Tragen Sie hier "J" ein, werden die Daten automatisch f걊 Windows konvertiert. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmen걌 66 W꼑len Sie aus der Dateliste die gew걆schte ASCII-Datei aus. Andere Verzeichnisse und Laufwerke finden Sie jeweils am Ende dieser Liste. Auf der vorletzten Bildschirmzeile wird der komplette Pfad der jeweiligen Datei angezeigt. Geben Sie an, welches Feld der ASCII-Datei in welches Feld von GS-Adressen eingesetzt werden soll. Oben rechts wird das n꼊hste zu vergebende Feld angezeigt. Wenn die ASCII-Datei in der ersten Zeile die Felddefinition enth꼕t (MS-Word-Datei), erscheint der Feldname, ansonsten der Feldinhalt des ersten Datensatzes. W꼑len Sie das in GS-Adressen jeweils dazu passende Feld. Mit oder starten Sie den Import. Anschlie�end werden Sie gefragt, ob die soeben eingegebene Ex-/Importdefinition gespeichert werden soll, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. 6.7.10 Ex-/Importdefinition l봲chen Wenn Sie eine Exportdefinition nicht mehr ben봳igen, k봭nen Sie diese l봲chen. W꼑len Sie aus der Liste der insgesamt vorhandenen Definitionen die gew걆schte aus und best꼝igen mit . Die anschlie�ende Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit "J". 6.8 W꼑len Wenn Sie ein Modem oder Teleint-Modul angeschlossen haben, wird durch Anwahl dieses Men걈unktes die Telefonnummer gew꼑lt. N꼑ere Informationen dazu finden Sie bei der Beschreibung des Adre�masken-Men걌. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 67 7. DER TEXTEDITOR Der Texteditor von GS-Adressen erm봥licht das Schreiben von Briefen unter Verwendung der im Programm gespeicherten Adre�daten. Sie haben umfangreiche Gestaltungsm봥lichkeiten, wie frei definierbare Kopf- und Fu�texte, Drucksteuerzeichen (z. B. zum Umschalten zwischen verschiedenen Schriftarten), Blocksatz ... Aus der Textliste gelangen Sie in den Texteditor, indem Sie auf dem gew걆schten Text dr갷ken oder ihn mit der Maus anklicken (Bearbeiten eines bestehenden Textes). Mit wird ein neuer Text anglegt. Geben Sie die Stammdaten ein und w꼑len anschlie�end den neuen Text mit aus. 7.1 Texteingabe Auf den unteren beiden Bildschirmzeilen wird die aktuelle Position innerhalb des Textes (Seite, Zeile und Spalte) sowie der Textname angezeigt. Oberhalb des Textes befindet sich eine Leiste, die die horizontale Cursorposition zeigt. Bei der Texteingabe ist eigentlich nichts besonderes zu beachten: Tippen Sie einfach los, genau wie auch im Bemerkungsfeld der Adressen. Ist ein rechter Rand gesetzt, wird er durch eine senkrechte Linie angedeutet. Wenn Sie bei der Texteingabe dorthin gelangen, erfolgt ein automatischer Zeilenumbruch. Geben Sie mehr als eine Seite Text ein, wird durch eine invers angezeigte gepunktete Linie der Beginn der neuen Seite angezeigt. Der Seitenumbruch erfolgt automatisch und entspricht der Seitenaufteilung beim Ausdruck. Au�er dem automatischen Seitenumbruch k봭nen Sie an jeder beliebigen Stelle mit dem Punktbefehl ".SV" einen Seitenvorschub veranlassen. 7.2 Tastenbelegung Der Cursor wird ein Zeichen nach rechts bzw. links bewegt. Der Cursor wird eine Zeile nach oben bzw. nach unten bewegt. Der Cursor springt eine Seite nach oben bzw. nach unten. + Sprung zum Textanfang/Textende Sprung zum Anfang/Ende der aktuellen Zeile Umschalten vom Einf갾en in den 쉇erschreiben-Modus und umgekehrt. Im 쉇erschreiben- Modus erscheint der Cursor als Viereck, ansonsten als Strich. Das Zeichen, das sich auf dem Cursor befindet, wird gel봲cht. Das Zeichen links vom Cursor wird gel봲cht. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 68 + Sprung zum n꼊hsten/vorherigen Wort. + Die aktuelle Zeile wird gel봲cht. + Das folgende Wort wird gel봲cht. Tabulatorpositionen: Dr갷ken Sie die -Taste, springt der Cursor zur n꼊hsten Tabulator-Position. Mit + erfolgt ein Sprung zur vorherigen Tabulator-Position. GS-Adressen vergibt die Tabulator-Positionen automatisch. Befinden Sie sich unterhalb einer Zeile, die Text enth꼕t, ist ein Tab-Stopp dort gesetzt, wo in dieser Zeile ein Wort beginnt. Gibt es keine Textzeile oberhalb der Cursorposition, wie dies am Textanfang der Fall ist oder befinden Sie sich so weit rechts in der Zeile, da� kein Text mehr dar갶ersteht, ist jedes achte Zeichen ein Tab-Stopp. 7.3 Punktbefehle Gewisse Anweisungen werden dem Programm 갶er in den Text eingef갾te Befehle mitgeteilt. Diese werden "Punktbefehle" genannt, da sie mit einem Punkt beginnen. Ein Punktbefehl mu� alleine in einer Zeile stehen. M봥liche Punktbefehle: .SV Unbedingter Seitenvorschub. An dieser Stelle wird beim Ausdruck immer ein Seitenvorschub gemacht. .B Das Bemerkungsfeld der aktuellen Adresse wird eingelesen. .ADRART Eine Liste der bei der aktuellen Adresse vorhandenen Adre�arten wird ausgegeben. .T Textname Der hinter .T angegebene Text wird eingelesen. Bitte beachten Sie, da� durch die Punktbefehle .B, .ADRART und .T der automatische Seitenumbruch ung걄tig wird, da GS-Adressen nat걊lich nicht im voraus wissen kann, wie lang das Bemerkungsfeld, die Adre�artliste oder der andere Text werden. Der linke Rand dieser mit Punktbefehlen eingelesenen Texte entspricht dem linken Rand des gedruckten Textes. Setzen Sie den Punktbefehl nicht an den Anfang der Zeile, sondern an Spalte x, wird f걊 den eingelesenen Text ein um die Zeichenzahl "x - 1" gr붳erer Rand gemacht. Beispiel: Der "." von ".B" steht an Spalte 5. Betr꼏t der eigentliche Textrand 10 Zeichen, wird beim Ausdruck des Bemerkungsfeldes ein Rand von 14 Zeichen gemacht. (Zeichenbreite entsprechend einer Schrift von 10 cpi.) Der Befehl .T ist eigentlich nur aus Gr걆den der Kompatibilit꼝 zu 꼕teren Programmversionen implementiert. Normalerweise ist der bessere Weg das Einlesen eines Textes 갶er den Men걈unkt "Baustein". -------------------------------------------------------- Der Texteditor 69 7.4 Das Men� des Texteditors Die im Texteditor verf갾baren Men걈unkte sind teilweise identisch mit den Auswahlm봥lichkeiten in der Textliste. Drucken: Der aktuelle Text wird auf den Drucker (bzw. auf Schnittstelle oder Bildschirm) ausgegeben. Dieser Punkt entspricht exakt dem Ausdruck eines Textes aus der Textliste heraus. Haben Sie Eingaben im Editor vorgenommen, wird der Text vor dem Ausdruck gespeichert. Der Unterpunkt "Druckvorgaben" entspricht exakt dem Men걈unkt "Dienste - Einstellungen - Druckvorgaben". Auf diese Art k봭nen sie schnell zwischen verschiedenen Druckerschnittstellen und -treibern umschalten. Rand re(chts): Linker und rechter Rand eines Textes sind eigentlich in den Angaben zum Format festgelegt. H꼞fig ist es jedoch erforderlich, den rechten Rand auf einen anderen Wert zu setzen, z. B. wenn Sie innerhalb eines Textes einen Abschnitt anders formatieren wollen als den Rest. Tragen Sie im Eingabefenster ein, auf welche Spalte der rechte Rand vor갶ergehend gesetzt werden soll. Dies Umsetzen des Randes gilt nur, bis Sie den Text wieder verlassen, wird also nicht bei "Format" abgespeichert. Format: Wenn Sie nicht die unter "Dienste - Einstellungen" gemachten Textvorgaben verwenden wollen, tragen Sie hier die gew걆schte Textformatierung ein. Dieser Men걈unkt entspricht dem gleichnamigen, der in der Textliste verf갾bar ist. Block - Absatz formatieren +: Der Text des aktuellen Absatzes wird so "umgebrochen", da� er m봥lichst genau zwischen die horizontale Cursorposition und den rechten Rand pa�t. Als Absatz gelten alle Textzeilen, die bis zur n꼊hsten Leerzeile folgen. Einr갷ken eines ganzen Absatzes gestaltet sich auf diese Art denkbar einfach: Setzen Sie den Cursor auf die Spalte, an der der Text beginnen soll und dr갷ken +. Ist unter "Format" die Option "Blocksatz" gew꼑lt, erfolgt rechts ein Randausgleich, soda� alle Zeilen, abgesehen von der letzten des Absatzes, rechtsb걆dig erscheinen. Block - Blockanfang +: Die aktuelle Zeile erh꼕t die Blockanfangsmarkierung. Ist nur ein Blockanfang, aber kein -ende angegeben worden, wird die -------------------------------------------------------- Der Texteditor 70 Blockendemarkierung ebenfalls auf diese Zeile gesetzt, d. h. der Block umfa�t nur eine Zeile. Block - Blockende +: Die aktuelle Zeile erh꼕t die Blockendemarkierung. Ist nur ein Blockende, aber kein -anfang angegeben worden, wird die Blockanfangsmarkierung ebenfalls auf diese Zeile gesetzt. Der Textbereich zwischen Blockanfang und -ende wird invers dargestellt. Die folgenden Men걈unkte sind nur verf갾bar, wenn ein Block markiert ist: Block - Block kopieren +: Der markierte Text wird an die aktuelle Cursorposition kopiert. Dies ist nat걊lich nur m봥lich, wenn der Cursor sich nicht innerhalb des Blockbereichs befindet. Block - Block verschieben +: Der markierte Text wird zur aktuellen Cursorposition verschoben, d. h. im Gegensatz zum Kopieren wird der urspr걆gliche Blocktext dabei entfernt. Block - Block l봲chen +: Der als Block markierte Text wird gel봲cht. Block - Markierung l봲chen +: Die Blockmarkierung wird aufgehoben und der dazugeh봱ende Text erscheint wieder in normaler Farbe. Baustein: Ein Textbaustein wird an der Cursorposition eingelesen. Als Baustein kann jeder in GS-Adressen gespeicherte Text dienen. Aus Gr걆den der 쉇ersichtlichkeit sollten Sie die Namen der als Baustein gedachten Texte mit einer besonderen Zeichenkombination beginnen lassen, z. B. "B_". Alle in GS-Adressen vorhandenen Texte erscheinen in einer Auswahlliste, aus der Sie den gew걆schten ausw꼑len, der dann in den aktuellen Text eingef갾t wird. Variablen : Eine Liste der in GS-Adressen verf갾baren Adre�variablen wird angezeigt. Bei Auswahl wird die entsprechende Variable an der Cursorposition in den Text eingef갾t. Zus꼝zlich zu den in der Liste gezeigten Variablen sind die Felder der drei Zusatzmasken als $M1[1] ... $M1[20], $M2[1] ... $M2[20] und $M3[3] ... $M3[3] verf갾bar. Diese m걌sen allerdings von Hand eingegeben werden. Eine genaue Beschreibung der "Druckvariablen und -steuerzeichen" finden Sie in dem gleichnamigen Kapitel. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 71 Steuerzeichen : Die beim gew꼑lten Drucker verf갾baren Steuerzeichen werden angezeigt. Verlassen Sie das Fenster wieder mit . ASCII - Lesen: Ein als ASCII-Datei vorhandener Text wird eingelesen und ersetzt den aktuellen Text. Geben Sie den Namen der ASCII-Datei, ggf. mit Laufwerks- und Pfadangabe ein. Ist der angegebene Dateiname eindeutig und die Datei vorhanden, wird sofort eingegeben. Ist die Datei nicht vorhanden oder haben Sie Jokerzeichen ("*" und "?") verwendet, erscheint eine Auswahl der passenden Dateien. An deren Ende finden Sie andere m봥liche Verzeichnisse und Laufwerke. Der komplette Pfad zur aktuellen Datei, auf der sich der Auswahlbalken befindet, wird in der vorletzten Bildschirmzeile angezeigt. ASCII - Schreiben: Der aktuelle Text wird als ASCII-Datei abgelegt. Geben Sie den Dateinamen, ggf. mit Pfad und Laufwerk, an. ACHTUNG: Ist eine gleichnamige Datei bereits vorhanden, wird diese 갶erschrieben! 8. DRUCKVARIABLEN und -STEUERZEICHEN 8.1 Druckvariablen Beim Ausdruck von Texten, Etiketten und Listen kann direkt auf Adre�daten zugegriffen werden. Dies geschieht durch Einsetzen von "Variablen" in den Text. Diese Variablen sind Platzhalter, die beim Ausdruck durch den Inhalt des entsprechenden Feldes der Adresse ausgetauscht werden. Damit GS-Adressen Druckvariablen von Text unterscheiden kann, beginnen sie immer mit einem "$"- Zeichen. Folgt auf das "$"-Zeichen kein g걄tiger Variablenname, wird beides als normaler Text ausgegeben. Im Texteditor und bei der Definition von Listen- und Etiketteninhalt wird mit eine Liste der verf갾baren Variablen angezeigt. Bei Auswahl mit wird die jeweilige Variable an der Cursorposition in den Text eingesetzt. Verf갾bare Variablen: $Match Suchbegriff $Match2 2. Suchbegriff Die Feldbezeichnung des zweiten Suchbegriffes ist frei definierbar, kann also auch anders hei�en. Zugriff auf den Feldinhalt erfolgt, unabh꼗gig von der Bezeichnung 갶er $Match2. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 72 $anrede Anrede $name Name $vorname Vorname Die Feldbezeichnung des Vornamens ist frei definierbar, kann also auch anders, z. B. "Name 2" hei�en. Zugriff auf den Feldinhalt erfolgt, unabh꼗gig von der Bezeichnung 갶er $vorname. $zusatz Zusatzfeld zum Namen $branrede Briefanrede $strasse Stra�e $postfach Postfach $land Land $plz Postleitzahl $ort Ort $telefon1 Telefon 1 $telefon2 Telefon 2 $telefax Telefax $ekontakt Datum des ersten Kontakts $lkontakt Datum des letzten Kontakts $geburt Geburtstag $kontakt Kontaktperson $titel Titel $dfue DF�-Nummer (Datenfern갶ertragung) $post1 Die sieben Zeilen der Postanschrift ... $post7 $telex Telex-Nummer $termin Inhalt des Termin-Feldes $notiz1 Notiz 1 $notiz2 Notiz 2 $sysdatum Systemdatum (aktuelles Rechnerdatum) $syszeit Systemzeit (aktuelle Rechnerzeit) Bei Ausdruck von Texten sind zus꼝zlich vorhanden: $txtbetreff Feld "Betreff" aus den Textstammdaten $txtdatum Textdatum $snr Seitennummer beim Ausdruck. (Sollte nur in Kopf- und Fu�text verwendet werden.) $ende Bei der Ausgabe von Kopf- und Fu�texten werden Leerzeilen am Ende ignoriert. Dies kann zu Problemen f갿ren, wenn Sie beim Kopf der ersten Seite eine andere Zahl leere Zeilen vor dem eigentlichen Textbeginn haben wollen als beim Kopf der folgenden Seiten. Definieren Sie in diesem Fall einen "Kopf 2" mit der gew걆schten Anzahl Leerzeilen am Ende, und beenden Sie diesen Text mit der Variable $ende. Diese dient nur als Markierung und wird gegen ein Leerzeichen ausgetauscht. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 73 $m1[1] ... $m1[20] Die Feldinhalte der Zusatzmasken. Diese $m2[1] ... $m2[20] haben die gleichen Bezeichnungen wie bei $m3[1] ... $m3[20] der Definition der Zusatzmasken im Masken- editor. 8.2 Druckfunktionen Der Inhalt von Druckvariablen l꾞t sich beim Ausdruck zus꼝zlich durch Einsatz von Funktionen formatieren und 꼗dern. Die Funktion $LEFT(): Wie der Name der Funktion schon sagt, wird der Feldinhalt auf eine bestimmte Anzahl Zeichen von links gek걊zt. $left(post1, 10) Bringt die ersten zehn Zeichen des Feldes "Post1" zur Anzeige. Entsprechend ist dies auch mit anderen Variablen m봥lich. Vor allem in Listen und Etiketten kann es passieren, da� der Anfang eines Feldes sich mit dem Ende des vorherigen 갶erschneidet. K걊zen Sie das erste dieser Felder einfach mit $left() auf die passende L꼗ge. Prinzipiell sind alle im Clipper-Compiler vorhandenen Funktionen zur Stringbearbeitung einsetzbar, obwohl dies, abgesehen von der Funktion "$left()", nur in seltenen F꼕len zweckm꾞ig sein d걊fte. Hier noch ein etwas komplizierteres Beispiel einer Etikettendefinition. Das Etikett ist statt aus den Variablen $post1 ... $post7 aus einzelnen Variablen zusammengesetzt: $Anrede $(ltrim(trim(titel)+" ")+ltrim(trim(vorname)+" ")+trim(name)) $strasse $(land)-$plz $ort Die Funktion "trim()" schneidet Leerzeichen auf der rechten Seite der 갶ergebenen Variablen ab, "ltrim()" Leerzeichen auf der linken. Wird eine Variable in Klammern gesetzt, z. B. $(land), kann direkt darauf der Bindestrich folgen, es ist also kein Leerzeichen erforderlich, um das Ende der Variablen anzuzeigen. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 74 8.3 Drucksteuerzeichen Abh꼗gig vom gew꼑lten Druckertreiber stehen Drucksteuerzeichen zur Verf갾ung, mit denen z. B. die f걊 den Ausdruck verwendete Schriftart umgeschaltet werden kann. Im Texteditor und der Etiketten- bzw. Listendefinition wird Ihnen mit eine Liste der beim aktuellen Drucker verf갾baren Steuerzeichen angezeigt. Drucksteuerzeichen beginnen immer mit einem "^"-Zeichen. Bei den mitgelieferten Druckern sind in der Regel folgende Steuersequenzen verf갾bar: ^standard Es wird auf Normalschrift (10 cpi) geschaltet. ^elite Elite-Schrift (12 cpi) - Nicht bei allen Druckern verf갾bar! ^pica Pica-Schrift (10 cpi) ^fett/^lfett Ein-/Ausschalten von Fettschrift ^schmal/^lschmal Ein-/Ausschalten von Schmalschrift ^breit/^lbreit Ein-/Ausschalten von Breitschrift ^klein/^lklein Ein-/Ausschalten von Kleinschrift ^prop/^lprop Ein-/Ausschalten von Proportionalschrift. (Bei Proportionalschrift werden die Buchstaben entsprechend Ihres Aussehens breiter oder schmaler dargestellt. Ein "i" ist schmaler als ein "m".) ^kursiv/^lkursiv Ein-/Ausschalten von Kursivschrift. ^ust/^lust Unterstreichen ein/aus. ^draft Schnelldruck (Entwurfsmodus) ein. ^lq Letter-Quality (Sch봭schrift) ein. Die meisten der Schriftarten k봭nen miteinander kombiniert werden. Die M봥lichkeiten dabei h꼗gen allerdings vom verwendeten Drucker ab. So geht bei einigen Druckertypen z. B. die Kombination von Schmalschrift und Schnelldruck nicht. Absolute horizontale Positionierung: Ein besonderes Drucksteuerzeichen ist das H꼔chen "^" mit einer folgenden Zahl. Dadurch wird die Druckposition auf die als Zahl angegebene Spalte gesetzt. Bei der Ermittlung dieser Position wird eine Schriftbreite von 10 cpi als Grundlage genommen. (10 cpi entspricht einer Schriftgr붳e, bei der 80 Zeichen nebeneinander auf ein Blatt DIN A4 oder normales Endlospapier passen.) -------------------------------------------------------- Der Texteditor 75 Damit z. B. in Listen Name, Ort, Stra�e ... untereinander ausgegeben werden, positionieren Sie die entsprechenden Variablen einfach fest: ^5$name ^30$ort ^50$strasse Unabh꼗gig davon, wie lang jetzt der Name ist, bewegt sich der Druckkopf vor der Ausgabe des Ortsnamens immer auf Spalte 30. Dies funktioniert auch in Proportionalschrift. Am besten sehen Sie sich die von uns mitgelieferten Beispiellisten einmal daraufhin an. Nat걊lich k봭nen Sie die "absolute horizontale Positionierung" auch in Texten, z. B. in Briefkopf oder -fu� einsetzen. ACHTUNG: Bei mehrbahnigen Etiketten werden zweite bzw. dritte Etikettenbahn nicht mehr korrekt ausgegeben, wenn Sie mit "^" positionieren! 8.4 Erstellen/럑dern von Druckertreibern Normalerweise d걊ften die mit GS-Adressen gelieferten Druckertreiber ausreichen. F걊 besondere Schriftarten oder bei Druckern, die weniger verbreitet sind, kann es jedoch erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen. Die von GS-Adressen verwendeten Druckertreiber sind als normale ASCII-Datei abgelegt und befinden sich im Verzeichnis "\GS\DRUCKER". Diese Dateien k봭nen entweder mit einem normalen ASCII-Editor oder direkt aus GS-Adressen heraus editiert werden. W꼑len Sie den Men걈unkt "Dienste - Einstellungen - Drucksteuerung anpassen" an, erscheint eine Liste der insgesamt vorhandenen Drucker. Der Auswahlbalken steht als Vorgabe auf dem von Ihnen gew꼑lten Drucker f걊 Texte. Wollen Sie diesen ansehen oder 꼗dern, dr갷ken Sie einfach oder w꼑len vorher mit den einen anderen Drucker aus. Zum Anlegen eines ganz neuen Druckertreibers m걌sen Sie GS-Adressen verlassen und ins Verzeichnis "\GS\DRUCKER" (bei Installation ins Standardverzeichnis "\GS") wechseln. Kopieren Sie dann einen der vorhandenen Druckertreiber, am besten den, der dem von Ihnen verwendeten Drucker am 꼑nlichsten ist, in eine neue Datei, z. B. durch "COPY DESKJET.PRN MEIN.PRN". Anschlie�end bearbeiten Sie MEIN.PRN und k봭nen diesen dann genau wie die mitgelieferten Druckertreiber verwenden. Zur Erkl꼛ung der Druckersteuerung nehmen wir als Beispiel den Druckertreiber STANDARD.PRN. W꼑len Sie diesen bitte zum 럑dern an. Er entspricht dem Treiber f걊 den Epson-Drucker, zu dem die meisten Nadeldrucker kompatibel sind. Kommentare beginnen mit einem Semikolon. Diese Kommentare sind normalerweise rein informativ, werden also von GS-Adressen nicht ausgewertet, erscheinen aber teilweise auch innerhalb des Programmes als Information zu Druckern bzw. Drucksteuerzeichen. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 76 In der ersten Zeile steht als Kommentar der Name des Druckers, f걊 den der jeweilige Druckertreiber gedacht ist. Dieser Text wird bei der Druckerwahl zus꼝zlich zum Namen des Druckertreibers angezeigt. Es folgen einige Zeilen mit Erl꼞terungen zur Sequenz "Initialisierung_Anfang:", die alle mit einem Semikolon beginnen und rein informativen Charakter haben. Innerhalb des Druckertreibers wird der Beginn einer neuen Sequenz durch ein "#"-Zeichen gekennzeichnet. Es folgt der Name der Sequenz, wie sie in Texten aufgerufen wird und nach einem Leerzeichen die Sequenz, wie sie zum Drucker geschickt wird. Auch in Zeilen mit Drucksequenzen sind Kommentare m봥lich. Diese werden als Beschreibung angezeigt, wenn Sie sich mit die Liste der Drucksteuerzeichen ansehen. Die eigentliche Drucksequenz kann entweder als Klartext oder als ASCII-Wert eingegeben werden. Fettschrift wird beim Standard- Druckertreiber mit "\027G" eingeschaltet. "\027" steht f걊 ASCII-Zeichen 27, also ESC, das normalerweise Drucksequenzen einleitet. Anstelle des Buchstabens "G" (ASCII- Zeichen 71) k봭nte genausogut \071 geschrieben werden, also statt "\0127G" "\027\071". HINWEIS: Der ASCII-Wert mu� immer dreistellig, ggf. mit f갿renden Nullen, angegeben werden. Die Zeichen "#" und ";" d걊fen in den Drucksequenzen nicht vorkommen, da sie von GS-Adressen als Beginn einer Drucksequenz bzw. Beginn eines Kommentares interpretiert w걊den. Verwenden Sie stattdessen \035 und \059. F걊 die Positionierung und das Setzen der Seitenl꼗ge sind f걆f spezielle Sequenzen vorhanden, die GS-Adressen intern verwendet: Punkte_X_Pro_Inch: Punkte_Y_Pro_Inch: Hiermit wird GS-Adressen mitgeteilt, wieviele "Punkte pro Inch" beim aktuellen Drucker als Grundlage f걊 die Positionierung in horizontaler und vertikaler Richtung dienen. Posi_X_Absolut: Dies ist die Sequenz, mit der eine absolute horizontale Positionierung vorgenommen wird. Sie enth꼕t eine oder zwei Variablen, die je nach gew걆schter Position unterschiedliche Werte annehmen k봭nen. Es werden ein oder zwei Byte (vor allem bei Nadeldruckern) oder eine bis zu vierstellige Zahl 갶ergeben (letzteres vor allem bei Laser- und Tintenstrahldruckern). -------------------------------------------------------- Der Texteditor 77 GS-Adressen setzt beim Positionieren in diese Sequenz ein, auf den wievielten Punkt der Drucker gehen soll. Als Grundlage f걊 diese Berechnung dienen die Angaben bei "Punkte_X_Pro_Inch:" und "Punkte_Y_Pro_Inch". Als Variable innerhalb der Sequenz dienen "\mmm" und "\nnn" bei 쉇ergabe der Position als Bytes sowie "xxxx", wenn die Position dem Drucker als normale Zahl mitgeteilt wird. Posi_Y_Rel_Plus: Genau wie die absolute horizontale Positionierung wird die Sequenz f걊 die relative vertikale Positionierung definiert. (Relativ hei�t hier: 럑derung der Position in Punkten ausgehend von der momentanen Position.) Setzte_Seiten_Laenge: Drucksequenz zum Einstellen der Zeilenzahl pro Seite. Diese ist nur bei Endlospapier erforderlich. 쉇ergabe des Parameters erfolgt wie bei der Positionierung 갶er "\mmm". ACHTUNG: 럑derungen an Druckertreibern sollten Sie nur vornehmen, wenn Sie sich mit der Ansteuerung von Druckern auskennen. Beim 럑dern von Druckertreibern aus GS-Adressen heraus (bei den meisten Texteditoren ebenfalls) wird die urspr걆gliche Drucksteuerungsdatei als *.BAK-Datei (z. B. STANDARD.BAK) abgelegt, soda� deren Inhalt nicht verloren ist. Wollen Sie den Original-Druckertreiber wiederherstellen, wechseln Sie im DOS ins Verzeichnis C:\GS\DRUCKER und geben dort z. B. ein: C:\GS\DRUCKER> copy standard.bak standard.prn ------------------------------------------- Die Umgebungsvariable GSADR 78 9. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSADR Um mit den 640 kB Hauptspeicher auszukommen, die unter MS-DOS zur Verf갾ung stehen, werden die meisten Programmteile als Overlays aufgerufen. Dies bedeutet, da� nur der Teil von GS-Adressen sich im Hauptspeicher befindet, der gerade aktiv ist. Der f걊 diese Overlays reservierte Speicherbereich ist standardm꾞ig 64 kB gro�, wenn Sie einen EMS-Treiber geladen haben, und befindet sich dann im Pageframe-Bereich. Ansonsten wird er in den normalen DOS-Speicher gelegt und 35 kB gro� gemacht. Im EMS- und XMS-Speicher werden au�erdem momentan nicht ben봳igte Programmteile abgelegt, damit nicht st꼗dig von Festplatte nachgeladen werden mu�. Diese Voreinstellung von GS-Adressen l꼞ft auf "normal" konfigurierten Rechnern mit 386er Prozessor (oder h봦er) problemlos. Setzen Sie GS-Adressen auf einem Rechner ohne EMS oder XMS ein, findet das Auslagern von Programmteilen auf Festplatte statt. Dadurch wird die Ausf갿rungsgeschwindigkeit nat걊lich verringert. Ein einfacher Test, ob das bei Ihnen der Fall ist: Rufen Sie den Texteditor auf und geben einen Text ein. Wenn bei jedem Tastendruck Ihre Festplattenanzeige aufleuchtet, sind weder EMS noch XMS verf갾bar. Um das Speicherverhalten von GS-Adressen zu beeinflussen, kann die Umgebungsvariable GSADR gesetzt werden. Diese wird bei Programmstart ausgewertet. Arbeiten Sie ohne XMS und EMS, k봭nen Sie den f걊 die Overlays reservierten Speicherbereich vergr붳ern. Dies geschieht durch Eingeben von z. B. SET GSADR=/OP0/OO100 /OP0 schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes aus. Dies ist zur 럑derung der Overlaygr붳e erforderlich, da sonst die maximale Overlaygr붳e nur 64 kB betr꼏t. (Die Voreinstellung ohne die Umgebungsvariable GSADR ist /OP1, was die Verwendung des Pageframes erm봥licht.) Mit /OOxxx wird die Gr붳e des Overlaybereichs festgelegt. Diese kann zwischen 33 kB und 120 kB liegen, in obigem Beispiel sind es 100 kB. Bei dieser Overlay-Gr붳e erh봦t sich die Geschwindigkeit der Programmausf갿rung. Nachteil dabei ist nat걊lich, da� mehr Hauptspeicher ben봳igt wird. Um das Setzen dieser Umgebungsvariablen zu vereinfachen, liefern wir die Batchdatei SETADR.BAT mit. Zus꼝zlich zum 럑dern der Gr붳e des Overlay-Bereichs haben Sie die M봥lichkeit, die Verwendung von EMS und XMS komplett abzuschalten. Dies ist normalerweise nur erforderlich, wenn sich speicherresidente Programme im Hintergrund befinden, die auf diese Speicherbereiche "unsauber" zugreifen. M봥liche Parameter der Datei SETADR.BAT: ------------------------------------------- Die Umgebungsvariable GSADR 79 SETADR BEREICH xxx Legt die Gr붳e des Overlaybereiches auf xxx kB fest. SETADR KEINEMS Schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes f걊 den Overlay- bereich ab. SETADR KEINUMB Schaltet die Verwendung von UMB- Speicher f걊 den Overlay-Bereich ab. SETADR KEINCACHE Nicht ben봳igte Programmteile werden ausschlie�lich auf Festplatte ausgelagert. SETADR AUTO Schaltet die Standardvorgaben ein. (Aufruf nur erforderlich, wenn vorher mit SETADR Einstellungen vorgenommen wurden, die r갷kg꼗gig gemacht werden sollen.) Mehrfacher Aufruf dieser Batchdatei hat zur Folge, da� mehrere der Optionen gew꼑lt werden.