**************************************************************** ** ** ** ** ** AUTOSYSTEM V1.0 Copyright 1993 by G. Prasad ** ** ** ** ** ** MIT DEM PROGRAMM ARBEITEN ** ** ** **************************************************************** DAS HAUPTMENš: ************** Das Programm teilt sich in: Prozeduren fr die einmalige Eingabe der Daten, die fr die Arbeit notwendig sind (z. B. Preise) und Prozeduren fr die Arbeit. Fr die eigentliche Arbeit sind folgende Prozeduren zust„ndig: - Auftragerstellung: Hier werden Angebote und Auftr„ge erstellt, ge„ndert oder storniert. - Ausdrucke: Fr den Ausdruck von Auftr„gen, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine. - Textverarbeitung: Um Briefe und Serienbriefe (hier wird der gleiche Brief an verschiedene Kunden oder Lieferanten geschrieben) zu schreiben. - Kasse: Kassenjournal auf dem Bildschirm anzeigen oder ausdrucken lassen. Ausgaben speichern - Statistik/Bestellwesen: Einnahme-Auswertungen, Bestellungsliste anzeigen. Um das Arbeitsfeld vorzubereiten, d. h. die Daten mit denen man arbeitet zu speichern. Z. B. fr Daten der Kunden, Lieferanten, Fahrzeuge eingeben, „ndern oder l”schen sind folgende Prozeduren zust„ndig: - Archiv - Stammdaten Verwaltung - Konfiguration DAS ARBEITSUMFELD VORBEREITEN: ****************************** Folgende Daten mssen nur einmal eingegeben werden bevor Sie mit dem Programm beginnen. - Daten der eigenen Firma: Telefon, Telefax, Bankverbindung. Sie werden ben”tigt um die Belege zu schreiben. Im Untermen "Konfiguration - Betriebsdaten" - Anzahl der Tage als Frist nach jeder Mahnung: Fr den Ausdruck von Mahnungen. Im Untermen "Konfiguration - Betriebsdaten" - Ausdruck-Konfiguration: Seitenl„nge, Breite der Zeile, Abstand vom linken Seitenrand. Diese Information wird bei dem Ausdruck von Briefen und Belege ben”tigt. Im Untermen "Textverarbeitung - Ausdruckkonfiguration" - Mit welcher Schnittstelle der Drucker fr Briefe und fr Aufkleber verbunden ist. Man kann mit zwei Druckern gleichzeitig arbeiten: Einer fr Briefe und Belege, der andere nur um Adressaufkleber auszudrucken. Beide Funktionen kann auch ein einziger Drucker bernehmen. Im Untermen "Konfiguration / Drucker-Konfiguration" - Das Programm konfigurieren: Hier stellen Sie fest: ob Preisgrenze, Fertigungsdatum oder Mitarbeiter in der Auftragserstellung abgefragt werden, ob Mitarbeiter und Rabatt bei jeder Position in Auftrag abgefragt und angezeigt werden, ob bei der Positionsart die Programmvorgabe ohne zu best„tigen eingenommen werden soll. - Mehrwersteuer *************** Im Untermen "Stammdaten Verwaltung - Standard Abkrzungen - Leistungsart" wird die Mehrwertsteuer: Nach Leistungstyp (Werkstattarbeit, Teileverkauf, Zeitarbeitspl„tze, Werkzeugverleih oder sonstiges) Nach Erl”skonto, diese letzte nur fr die Arbeit mit einem Finanzbuchhaltung- Programm, n”tig. - Standard-Abkrzungen: *********************** Sie zu speichern ist nicht unbedingt erforderlich, sie beschleunigen aber die Arbeit. Im Untermen "Stammdaten Verwaltung - Standard Abkrzungen" Mitarbeiter Lieferanten Fahrzeugart Fahrzeugaufbau Karosserie-farbe Polsterfarbe Masseinheit Zahlungskondition Arbeitswerte: ************* Hier k”nnen Sie die verschiedenen Werkstatt-Arbeiten und ihre Preise speichern. Es kann ein fester Preis oder ein Preis nach Zeit sein: Geben Sie in diesem Fall die Arbeitszeit in Minuten und den Preis pro Stunde an. Im Untermen "Stammdaten Verwaltung - Arbeitswerte" Teile: ***** Es gibt zwei Teile-Dateien: Eine Master-Datei in der sich alle Teile-Daten der Lieferanten befinden und eine Lager-Datei in der nur die Teile fr Statistik gespeichert sind. In der Prozedur "Stammdaten Verwaltung - Teile": K”nnen Sie neue Teile in den Master- und Lagerdateien eingeben, „ndern oder l”schen. Hier k”nnen Sie Daten aus der Masterdatei in die Lagerdatei bernehmen. In "Konfigurationsverwaltung - Fremddateien laden" werden die Daten aus der Lieferantendiskette in die Masterdatei geladen. Laden der Lieferantendateien und Berechnung der Einkaufs- und Verkaufspreise: ***************************************************************************** Folgende Daten mssen eingegeben worden sein, bevor die Lieferantendisketten gelesen werden: In der Prozedur "Archiv - Rabattermittlung": - Bei "Verkausrabatte", fr die Kalkulierung der Verkaufpreise 1 bis 5, geben Sie ein welchen Prozentsatz des Einkaufpreises soll auf den Einkaufspreis addiert werden, um die Verkaufspreise inklusive MWST zu berechnen. Beispiel: Einkaufpreis: 10 Aufpreis fr Verkaufspreis 2: 80 % - Verkaufspreis2 = 18 DM 3: 65 3 = 16.50 4: 40 4 = 14 5: 35 5 = 13.50 - Bei "Rabatts„tze Lieferanten": Werden die Rabattprozente den vom Bruttopreis abgezogen, um den Einkaufspreis zu berechnen. Die Rabattprozente pro Artikelgruppe werden von Lieferanten gegeben. Beispiel: Bruttopreis : 100 Artikelgruppe: 220 -> Rabattsatz = 30 Einkaufpreis : 70 DM Werkzeuge: ********** Im Untermen "Stammdaten Verwaltung - Werkzeug" werden Werkzeug-Nummer, Bezeichnung, Preis und Bestand eingegeben, ge„ndert oder gel”scht. Zeitarbeitspl„tze: ****************** Im Untermen "Stammdaten Verwaltung - Arbeitsplatz" werden Zeitarbeitsplatz- nummer, Bezeichnung, Preis und Zahl durch die die Stunde geteilt wird (z. B. Zahl = 2 bedeutet: 1 Stunde durch 2 = jede halbe Stunde wird der Preis berechnet) eingegeben, ge„ndert oder gel”scht. Verkaufsrabatte: **************** Um die verschiedene Verkaufspreise pro Teil zu berechnen mssen Sie den Aufpreis (in Prozent) in der Prozedur "Archiv-Rabattermittlung" eingeben. Rabatt von Lieferanten: *********************** Man gibt hier manuell die von Lieferanten eingegebenen Rabattprozente nach Artikel-Gruppe ein. In der Prozedur "Archiv-Rabattermittlung". ============================================================================== ARBEITEN MIT DEM PROGRAMM ************************* PROZEDUR AUFTRAGSERSTELLUNG *************************** Es erscheint: 1- Angebot Erstellung 2- Auftrag Hier werden Angebote und Auftr„ge erstellt, ge„ndert oder verwaltet. Ein Angebot kann sein: Werkstatt-Angebot: Fr Werkstattarbeiten und Teileverkauf. Teileverkauf-Angebot: Nur fr den Verkauf von Teilen. Ein Auftrag kann sein: Werkstattauftrag: Fr Werkstattarbeiten und Teile-Verkauf. Teileverkauf-Auftrag: Nur Teileverkauf. Selbsthilfeauftrag: Fr Werkstattarbeiten, Teileverkauf, Verleih von Werkzeug und Zeitarbeitspl„tze. Beim allem ist zus„tzlich m”glich, sonstige Dienstleistungen einzugeben. Eingabe der Auftragsnummer: =========================== Mit der Taste F3 werden alle gespeicherten Auftr„ge bei denen noch keine Rechnung geschrieben wurde, angezeigt. Mit der Taste F4 werden die Rechnungen aufgelistet. Die stornierten Auftr„ge werden nicht aufgelistet und erscheinen nur in dem Kassenjournal. Angebot-, Auftragerstellung: ========================================== - Eingabe der Kundendaten: Mit drcken der Taste F3 werden die gespeicherten Kunden angezeigt. Wenn Sie nichts eingeben, wird die Prozedur fr die Eingabe neuer Kundendaten gerufen. Wenn Sie "BAR" eingeben, werden keine Kundendaten, und sp„ter wenige Fahrzeugdaten erwartet. - Eingabe der Fahrzeugdaten: Wenn Sie eine Kundennummer die nicht "BAR" ist eingegeben haben, erscheinen die Daten des ersten gespeicherten Fahrzeuges dieses Kundes. Beim drcken der Taste F3 k”nnen Sie aus einer Liste der Fahrzeuge dieses Kunden eins ausw„hlen. Eine neue Fahrzeugeingabe ist m”glich, wenn Sie eine nicht gespeicherte Fahrgestellnummer eingeben. - Arbeitspositionen eingeben: Nach der Auftragsart k”nnen Sie Werkstattarbeiten, Teileverkauf, Arbeitsplatzverleih, Werkzeugverleih oder sonstiges eingeben. - Leistungsart: Mit drcken der Taste F3 k”nnen Sie aus einer Liste ausw„hlen. Die Leistungsart ist notwendig fr die Berechnung der Mehrwertsteuer und fr die Zusammenarbeit mit einem Finanzbuchhaltungs- programm. Sie k”nnen bei der Prozedur "Konfiguration - das Programm konfigurieren" festlegen, ob Sie den Defaultwert welchen das Programm anzeigt bernommen wird, ohne eine Taste-Best„tigung, oder Sie sich alle Werte anzeigen lassen k”nnen und einen eingeben. -Rabatt: Die gespeicherten Rabatt-Prozente fr diesen Kunden werden angezeigt. Sie geben sie bei Eingabe der Kundendaten in der Prozedur "Stammdaten- Kundendaten" ein. Bei der Prozedur "Konfiguration - das Programm konfigurieren" legen Sie fest ob der Rabatt abgefragt und angezeigt werden soll. Angebot-Verwaltung: =================== Die Angebotspositionen werden angezeigt, k”nnen aber nicht ge„ndert werden, Auftragsverwaltung: ================================= Neue Auftragspositionen k”nnen eingegeben und die alten k”nnen ge„ndert oder gel”scht werden. Es ist m”glich einen Auftrag zu verwalten auch wenn die Rechnung schon geschieben wrde. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Abfrage. Wenn die Kundennummer "BAR" ist drfen Sie auch die Fahzeugdaten „ndern, unter der Option "Hauptdaten „ndern". Werksttatarbeit: =============== Mit drcken der Taste F3 werden die gespeicherten Werkstattarbeiten angezeigt. Sie k”nnen eine ausw„hlen oder eine neue eingeben. - Eine gespeicherte Werkstattarbeitsnummer eingeben: Die Arbeitsbeschreibung wird in einem Fenster angezeigt, kann ge„ndert werden, danach fragt das Programm ob Sie den Preis „ndern wollen. - Sie k”nnen auch keine Arbeitsnummer oder eine nicht gespeicherte eingeben: In diesem Fall fragt das Programm ob Sie die Arbeitsdaten speichern wollen. Wenn Sie eine neue Werkstattarbeit speichern wollen, berechnet das Programm automatisch die neue Arbeitsnummer. Der Preis eines gespeicherten Werkstattarbeit kann w„hrend der Auftrags- bearbeitung ge„ndert werden. Teilenummer: ============ Sie k”nnen sich mit drcken der Taste F3 die Lagerdatei anzeigen lassen und einen Artikel aussuchen. Oder Sie geben, wenn gewnscht die Anfangszeichen der Lieferantennummer, Herstellernummer oder Beschreibung ein. Die Masterdatei wird ab dieser Position angezeigt. Mit der Ausl”setaste best„tigen Sie oder mit der Taste ESCAPE haben Sie hier noch die M”glichkeit die Beschreibung eines nicht gespeicherten Artikels einzugeben. Wenn das Teil in der Lagerdatei gespeichert ist, wird der Bestand des Teils berprft und beim unterschreiten des Mindestbestandes erscheint eine Meldung mit Anzeige der Bestanddaten und eine Abfrage nach einem Bestellvorschlag. Es werden 5 verschiedene Verkaufspreise und der Einkaufspreis angezeigt. Werkzeug: ========= Die Anzahl der geliehenen Werkzeuge dieser Art wird um 1 erh”ht. Wenn diese Zahl den Bestand berschreitet, wird eine Meldung ausgegeben. Beim schreiben der Rechnung wird die Anzahl der geliehenen Werkzeuge angezeigt, Sie geben die Menge der zurckgegebenen Werkzeuge ein dann werden sie freigegeben. Zeitarbeitspl„tze: ================== Mit drcken der Taste F3 wird eine Liste der Arbeitspl„tze mit Nummer, Beschreibung und Zustand, besetzt oder nicht, angezeigt. Es ist nicht m”glich einen nicht gespeicherten Arbeitsplatz einzugeben. Wenn die Anfangszeit gleich der Endzeit ist, wird der Platz als besetzt betrachtet. Beim schreiben der Rechnung werden nochmal die noch besetzen Pl„tze dieses Auftrags angezeigt und Sie k”nnen die Endzeit „ndern, damit sie freigegeben werden. Wenn Sie ein besetzter Platz verliehen ist, wird eine Meldung ausgegeben. Nach Eingabe der Auftragsposition haben Sie die M”glichkeit, mit "Ende" die Eingabe zu best„tigen oder mit "Žndern" die Daten erneut einzugeben. Beachten Sie jede Auftragspositioneingabe zu best„tigen, sonst werden die Daten nicht gespeichert, auch wenn Sie auf dem Bildschirm erscheinen. Ausdruck: ********* Hier werden die Belege angezeigt und/oder ausgedruckt. Mit der Taste F3 werden die Auftr„ge ohne Rechnung aufgelistet. Mit der Taste F4 wird eine Liste der Rechnungen angezeigt. Eine Auswahl wird mit den Pfeiltasten und die Ausl”setaste getroffen. Rechnung: ========= Es ist m”glich eine Rechnung zuerstellen mit Ausdruck oder ohne. Beim Ausdruck, wenn vorher als Kundennummer "BAR" eingegeben worden ist, haben Sie die M”glichkeit die Kundendaten zu „ndern, (das Programm wird Sie danach fragen) diese Žnderung gilt dann nur fr diesen Ausdruck, sie wird nicht gespeichert. Sie k”nnen einige Ausdruckmerkmale (Anzahl Zeilen pro Seite, Anzahl Zeichen in einer Zeile, Abstand vom linken Rand) in der Prozedur "Textverarbeitung - Ausdruck konfigurieren" eingeben. ****************************************************************************** BESONDERE TASTEN: ***************** - Die Taste ESC: Um ein Menpunkt zu verlassen und in die n„chsth”here Prozedur zu gelangen. - Die Ausl”setaste: Jede Eingabe wird damit best„tigt. - Die Tasten F3 bis F5: Zeigen in einigen F„llen gespeicherte Daten. Auf dem Bildschirm erscheint dann eine entsprechende Meldung. - Die Taste F1: Zeigt einen Infotext ber den entsprechenden Programmabschnitt. - Die Taste F8: Hat die Wirkung als ob die Taste ESC zweimal hintereinander gedrckt wurde. Man erreicht so eine h”here Ebene. - Die Taste F9: Als ob die Taste ESC drei mal hintereinander gedrckt worden ist. ****************************************************************************** TABELLARISCH BEARBEITEN: ************************ Bieten eine bessere šberblick und eine schnellere Bearbeitungsart fr einige Dateien: Werkzeuge, Zeitarbeitspl„tze und die Hauptdaten (die Auftragspositionen k”nnnen hier nicht berabeiten weden) fr Selbsthilfe-, Werkstatt und Teileverkaufauftr„ge Diese letzte drei sind mit viel Vorsicht und nur nach Empfehlung der Hotline anzuwenden ,die Kasse kann dann nicht mehr stimmen und wichtige Daten k”nnen dann verlorengegangen sein. Werkzeug tabellarisch bearbeiten - Bedeutung der Felder: Werkzahl = Zahl der geliehenen Werkzeuge Leihsatz = Preis ****************************************************************************** M™GLICHE FEHLER: **************** Daten auf Diskette speichern: Benutzen Sie jedes mal eine neue Dsikette. Die Prozedur berschreibt die Daten die vorher auf der Diskette waren. Auftragspositionen eingeben: Best„tigen Sie immer die eingegebenen Daten, bei der Frage: "1-Ende 2-Žndern" w„hlen Sie "Ende".