************************************** * * * RW-Kasse 3.0 * * * * Copyright (C) 1989 - 1992 * * WACHTMANN COMPUTER-SERVICE * * Postfach 3021, 4900 Herford * * * * Telefon: 05221 - 67140 * * Telefax: 05221 - 67358 * * * ************************************** Vorwort ============================================================= Das Programm RW-Kasse ist ein sogenanntes SHAREWARE-Programm. Zur Prfung, ob Ihnen das Programm gef„llt, k”nnen Sie die Programm-Diskette beliebig benutzen und auch kopieren, weitergeben etc. Der Prfvorgang ist nicht zeitlich beschr„nkt u. die Funktionen des Programms sind in keiner Weise eingeschr„nkt. Es erscheinen lediglich SHAREWARE-Hinweise beim Programmstart u. -ende sowie bei bei der Neueingabe von Buchungen, die darauf hinweisen, daá es sich bei diesem Programm um Prfsoftware handelt. Beim Buchen ist die Anzeige jedoch von der Anzahl der Buchungen abh„ngig. Ab 1000 Buchungen werden l„ngere Wartepausen eingelegt, da wir bei so vielen Buchungen nicht mehr von einer Prfung des Programms ausgehen. In der SHAREWARE-Version ist dieser Anleitungstext nur ein kleiner Auszug aus dem Handbuch der Normalversion. Wenn Sie nach der Prfung das Programm weiterhin benutzen m”chten, k”nnen Sie ber den Fachhandel oder direkt ber uns die Normalversion erhalten. Erst mit der Normalversion erwerben Sie eine registrierte Lizenzversion von RW-Kasse, die Sie ohne rechtliche Einschr„nkungen benutzen k”nnen. Der Vertriebsweg als SHAREWARE bietet Ihnen zahlreiche Vorteile. Da Sie die Software vor dem Kauf ausgiebig testen k”nnen, werden Fehlk„ufe in der Regel vermieden. Der Kaufpreis ist zudem durch kurze Vertriebswege meistens gnstiger als vergleichbare kommerzielle Programme. Auáerdem ist meistens die N„he zum Hersteller weitaus gr”áer als bei den groáen Software-H„usern. Anregungen u. Verbesserungsvorschl„ge k”nnen daher weitaus schneller in das Programm eingefgt werden. Mit der Normalversion von RW-Kasse erhalten Sie die folgenden Leistungen: - Programmdiskette ohne SHAREWARE-Anzeigen - ausfhrliches gebundenes Handbuch mit ca. 70 Seiten Umfang - kostenlose Hotline bei Fragen zum Programm per Telefon, Telefax oder Briefwechsel - im Rahmen unseres Update-Service informieren wir Sie automatisch ber neue Programmversionen, die Sie zum Vorzugspreis erwerben k”nnen - fr Daten aus „lteren Versionen steht ein Konvertier- Programm zur Verfgung 2 Die ersten Schritte ============================================================= Im ersten Kapitel erfahren Sie etwas ber die Voraussetzungen u. Einstellungen zum Betrieb von RW-Kasse. Voraussetzungen --------------- RW-Kasse 3.0 ben”tigt die folgende Ausstattung auf Ihrem PC: - 512 KB Hauptspeicher (RAM) - MS-DOS ab Version 3.0 oder h”her oder DR-DOS ab Version 5.0 - 1 Diskettenlaufwerk (fr reinen Diskettenbetrieb mit mindestens 720 KB Kapazit„t) empfohlen wird jedoch eine Festplatte - beliebiger Monitor Installation ------------ Fr die Installation von RW-Kasse ist ein separates Installationsprogramm im Lieferumfang enthalten.Vor der Benutzung von RWINSTAL sollten Sie sicherheitshalber eine Kopie der Originaldiskette herstellen und die weitere Installation nur mit dieser Kopie vornehmen. Dies ist nur als Sicherheitsmaánahme zu verstehen. Natrlich k”nnen Sie die Installation auch von der Originaldiskette vornehmen. Sicherheitskopie Die Erstellung der Sicherheitskopie kann mit den normalen DOS-Befehlen COPY oder DISKCOPY vorgenommen werden. Wegen m”glicher Unterschiede bei den Disketten- Kapazit„ten wird die Benutzung des COPY-Befehls empfohlen: Originaldiskette in Laufwerk A: Leerdiskette in Laufwerk B: auf DOS-Ebene eingeben: COPY A:*.* B: Installationsprogramm --------------------- Zur eigentlichen Installation des Programms legen Sie die erstellte Sicherheitskopie oder die Originaldiskette in das Laufwerk A: ein und rufen das Programm RWINSTAL auf. Die Steuerung der Installation erfolgt ber eine Dialogbox, in der Sie die jeweiligen Aktionen bequem ausl”sen k”nnen. Die wichtigsten Angaben sind das Festlegen der Datenverzeichnisse, wohin Sie das Programm installieren m”chten. Es werden zwei verschiedene Verzeichnisangaben unterschieden: - Programm-Verzeichnis - Daten-Verzeichnis In das Programmverzeichnis werden die reinen Programmdateien kopiert, wie z.B. RWKASSE.EXE, alle Druckertreiber u. die Listendateien etc. Das Datenverzeichnis nimmt dagegen nur die Bewegungsdaten auf, wie Buchungen, Konten etc. Beispieldaten ------------- Wenn Sie die Beispiele installiert haben, erreichen Sie diese ber einen Mandantenwechsel zu Mandant 99. Dort ist das 3 Buchungsjahr 1992 eingestellt, in dem sich zahlreiche Beispielkonten befinden. Falls Sie diese bernehmen m”chten, k”nnen Sie mit der Funktion MANDANT/BEARBEITEN/ŽNDERN Ihre Adressangaben eintragen u. das Buchungsjahr auf 1993 einstellen. Dazu ist die Funktion BUCHEN/BUCHUNGSJAHR EINSTELLEN vorhanden. Sie mssen diese Funktion in dem Fall mit Saldierung durchfhren. Dadurch werden die vorhandenen Beispielkonten aus 1992 in das Jahr 1993 bernommen. System-Einstellung ------------------ Zum einwandfreien Betrieb des Programms sollten Sie die folgenden Einstellungen vornehmen bzw. durch das Installationsprogramm RWINSTAL durchfhren lassen: CONFIG.SYS-Datei ---------------- Es wird empfohlen, in der Datei CONFIG.SYS im Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte bzw. auf der Startdiskette bei einem reinen Diskettenbetrieb den Files-Wert auf mindestens 30 zu setzen. Dieser Wert sollte fr die meisten Anwendungen ausreichen. Dazu sollte die folgende Zeile enthalten sein: FILES=30 Mit dem Installationsprogramm RWINSTAL k”nnen Sie dieses automatisch vornehmen lassen. Falls der Files-Wert nicht ausreichend hoch eingestellt ist, erhalten Sie im Programm entsprechende Fehlermeldungen. Programmaufruf -------------- Nach erfolgter Installation ist das Programm betriebsbereit und Sie k”nnen es durch die Eingabe des Programm-Namens von der DOS-Ebene starten: RWKASSE Durch die o.g. PATH-Angabe kann das Programm von beliebiger Stelle auf Ihrer Festplatte gestartet werden. Ansonsten muá beim Programmaufruf das Programmverzeichnis mit angegeben werden, z.B. bei Installation im Verzeichnis \KASSE auf Laufwerk C: C:\KASSE\RWKASSE Fr eine automatische Farbanpassung beim Aufruf k”nnen die folgenden Aufrufparameter angegeben werden: RWKASSE/M automatische Monochromeinstellung ohne Farbprfung RWKASSE/C keine Farbprfung u. Verwendung der gespeicherten Farbwerte Programm-Bedienung ============================================================= RW-Kasse wird ber sogenannte Pulldown-Mens gesteuert. Die zur Verfgung stehenden Hauptmenpunkte sind in der obersten Bildschirmzeile angezeigt. Zu jedem Menpunkt sind weitere Untermenpunkte verfgbar, wenn direkt darunter ein weiteres 4 Fenster angezeigt wird, in dem weitere Optionen verfgbar sind. Die Steuerung erfolgt mit der Tastatur ber die Cursor- Richtungstasten oder mit der Maus durch einfaches Anklicken. Der jeweils angew„hlte Programmpunkt wird invers dargestellt und erleichtert so die Orientierung durch die vielen Optionen. Zeilenmen ---------- An zahlreichen Stellen im Programm werden sogenannte Zeilenmens eingesetzt. Diese werden jeweils am unteren Bildschirm- oder Fensterbereich angezeigt u. stellen die verfgbaren Optionen zu der jeweiligen Funktion dar. Jede der vorhandenen Optionen kann ber die Tastatur mit einem Buchstaben oder einer Tastenkombination aufgerufen werden. Diese Tasten werden im Text zudem nochmal besonders hervorgehoben durch eine andere Farbe u. ein anschlieáendes Gleichheitszeichen. Der Erkl„rungstext ist jeweils rechts vom Gleichheitszeichen angezeigt. Zur Maussteuerung brauchen Sie lediglich diesen Text oder die angezeigte Taste anklicken, um die Funktion direkt auszul”sen. In den Zeilenmens fungiert die rechte Maustaste wie die ESC- Taste, genauso wie ein Anklicken der ersten Bildschirmzeile (Hauptmenzeile) den Abbruch bewirkt. Mausbedienung ------------- Fr die Mausbedienung ist ein Microsoft-kompatibler Maustreiber notwendig. Dieser Treiber muá vor dem Programmaufruf in das System eingebunden werden. Dies erfolgt entweder in der CONFIG.SYS- oder in der AUTOEXEC.BAT-Datei. F1-Hilfe -------- Sie k”nnen an vielen Stellen im Programm eine kontextsensitive Hilfe auf den Bildschirm bringen. Dazu ist die F1-Taste vorgesehen, die Sie zu Beginn der Programmbenutzung ”fters aufrufen sollten, da die Hilfstexte diese Anleitung erg„nzen. Eine weitere Hilfestellung finden Sie ganz rechts im Hauptmen, die alle verfgbaren Hilfethemen zur Auswahl anbietet. Sie haben zus„tzlich die M”glichkeit, bei der Betrachtung jedes Hilfstextes auf die Hilfsbersicht zurckschalten zu lassen. Benutzen Sie dazu die Tasten SHIFT+F1. Dialogboxen ----------- Ein sehr wichtiges Bedienungselement sind die sogenannten Dialogboxen, ber die das Programm die ben”tigten Informationen von Ihnen erh„lt. Jede Dialogbox enth„lt dazu gewisse Elemente, die Sie ausw„hlen k”nnen. Das gerade aktive Element wird in hervorgehobener Farbe, durch Groábuchstaben oder durch einen blinkenden Cursor angezeigt. Die verschiedenen Elemente einer Dialogbox sind vom Aufbau angelehnt an das weit verbreitete Programm MS-Windows und werden auch in „hnlicher Form bedient. Um ein Element 5 auszuw„hlen, werden entweder die Tabulatortasten, die Cursor- Richtungstasten oder ein Anklicken mit der Maus benutzt. Die ESC-Taste bricht die meisten Dialogboxen ab, w„hrend die ENTER-Taste die Dialogbox best„tigt oder weitere Aktionen innerhalb der Dialogbox veranlaát. Die einzelnen Elemente k”nnen sein: Befehls-Schalter ---------------- Diese Schalter befinden sich in der Regel im unteren Bereich einer Dialogbox und haben entweder eine einfache oder eine doppelte Umrandung. Die Schalter mit einer dicken, einfachen Umrandung rufen jeweils weitere Aktionen auf, wie z.B. eine weitere Dialogbox. Die einfache Umrandung zeigt an, daá die durchzufhrende Aktion innerhalb der jeweiligen Dialogbox vorgenommen wird. Die Schalter mit der doppelten Umrandung schlieálich dienen zum Beenden der Dialogbox, in der Regel gekennzeichnet durch OK oder ABBRUCH. Die ESC-Taste entspricht dabei dem ABBRUCH-Befehlsschalter. Textfelder ---------- In der Regel handelt sich um einen umrahmten Bereich innerhalb der Dialogbox, in den Sie irgendwelche Daten eingeben k”nnen. Z.B. die Anzahl der Kopien fr einen Druckvorgang oder ein Suchtext fr eine Filterdefinition. Mit der Maus gengt ein einfaches Anklicken in den Bereich dieser Option hinein, um die entsprechenden Werte eingeben zu k”nnen. Listenfelder ------------ Hierbei werden verschiedene Auswahlm”glichkeiten in Listenform dargestellt. Falls mehr M”glichkeiten vorhanden sind, als am Bildschirm angezeigt werden k”nnen, plaziert das Programm automatisch sogenannte Rollbalken am rechten oder unteren Rand. Durch ein Anklicken dieser Rollbalken wird automatisch an den Anfang oder das Ende der Liste positioniert. Die aktive Auswahl wird durch einen Leuchtbalken angezeigt. Die Cursor- Richtungstasten oder ein Anklicken des unteren oder oberen Rahmens mit der Maus bewegen die Auswahl nach vorne oder hinten. Die Listenfelder k”nnen fast immer auch durch die Eingabe des Anfangsbuchstabens gesteuert werden. Der gedrckte Anfangsbuchstabe wird in den Eintr„gen gesucht u. der Leuchtbalken auf den Eintrag plaziert, wenn dieser gefunden wurde. Bei mehreren Eintr„gen mit dem gleichen Anfangsbuchstaben wird zum n„chsten Eintrag plaziert. Dadurch ist eine sehr schnelle Bewegung m”glich. Ansonsten k”nnen natrlich auch die besonderen Cursor-Richtungstasten, Bild auf / ab etc., benutzt werden. Bitte beachten Sie, daá durch die TABULATOR-Taste dieses Element verlassen wird, da die Cursor-Richtungstasten von dieser internen Routine schon benutzt werden. In einigen Listenfeldern k”nnen Sie jedoch auch mit Cursor-Links oder - Rechts zum n„chsten Element springen. Options-Schalter ---------------- 6 Diese Schalter w„hlen immer eine von mehreren Optionen aus. Die gerade angew„hlte Option wird in heller Schrift und durch Groábuchstaben angezeigt. Die Auswahl der jeweiligen Option erfolgt durch die LEER-Taste. Dadurch wird die angew„hlte Option mit einem Abhakzeichen versehen, zum Zeichen dafr, daá diese Option jetzt aktiv ist. Bitte beachten Sie, daá die Optionen sich gegenseitig ausschlieáen. Daher kann immer nur eine Option gew„hlt werden. Mit der Maus gengt ein einfaches Anklicken in den Bereich dieser Option hinein, um diese zu aktivieren. Kontroll-Schalter (Checkboxen) ------------------------------ Im Gegensatz zu den Options-Schaltern k”nnen mit den Kontroll- Schaltern die angezeigten Optionen jeweils ein- oder ausgeschaltet werden. Jede Option kann also ausgew„hlt werden und durch die LEER-Taste ein- oder ausgeschaltet werden. Mit der Maus gengt ein einfaches Anklicken in den Bereich dieser Option hinein, um diese zu aktivieren. Die Anzeige ein/aus erfolgt dabei mit einem groáen X. Funktionsleiste (Speed Bar) --------------------------- Im Hauptmen ist die rechts am Bildschirm angezeigte Funktionsleiste aktiv u. kann mit der Maus bedient werden. Hier reicht ein einfaches Anklicken, um die jeweilige Funktion direkt auszul”sen. Der Umweg ber das Hauptmen u. Untermen entf„llt hierbei u. erlaubt so eine sehr schnelle Bedienung fr 10 wichtige Funktionen. Bitte beachten Sie, daá diese Aufrufm”glichkeit nur fr die Mausbedienung m”glich ist. Die Einzelfunktionen sind dabei: Buchen Buchen/Neueingabe KaBuch Buchen/Kassenbuch Journl Buchen/Journal Prfg Buchen/Buchungsprfung Konten Stammdaten/Konten bearbeiten KtoPln Stammdaten/Kontenplan KtoBlt Stammdaten/Kontobl„tter Vorlag Stammdaten/Vorlagen bearbeiten Mandt Mandant/Mandant wechseln Sichrg Mandant/Daten-Sicherung Statuszeile ----------- Am unteren Bildschirmrand, in der Zeile 25, werden Ihnen einige wichtige Informationen in einer sogenannten Statuszeile angezeigt. Die Anzeigen beziehen sich immer auf die gerade aktiven Einstellungen: Firma Anzeige des gerade aktiven Mandaten mit der Mandant- oder Firmen-Nummer Name Anzeige des gerade aktiven Mandanten mit dem Mandanten- oder Firmen-Suchnamen. Alle Aktionen beziehen sich auf diesen Mandanten Buchungsjahr Anzeige des Buchungsjahres des angezeigten Mandanten. Buchungen u. Ausgaben beziehen sich immer auf dieses Jahr Suche Anzeige des momentanen Suchstatus, falls Sie 7 sich bei der Bearbeitung von Stammdaten befinden, wie Buchen/Bearbeiten, Stammdaten/Konten bearbeiten etc. Wenn eine der Suchfunktionen aktiviert wurde, erscheint dort Suche: aktiv, sonst Suche: aus Allgemeines zum Programm ============================================================== Funktionsbersicht ------------------ In der Hauptmenleiste am oberen Bildschirmrand finden Sie die Hauptbereiche mit den jeweiligen Oberbegriffen. Diese sind: - Buchen Hiermit l”sen Sie Aktionen aus, die sich auf die eingegebenen Buchungen beziehen oder neue Buchungen eingeben bzw. importieren. Auch die wichtigsten Ausgaben des Programms, wie Kassenbuch u. Buchungsjournal erreichen Sie hierber. - Stammdaten Unter diesem Oberbegriff k”nnen Sie auf bestehende Konten oder Vorlagen zugreifen oder neue eingeben. Diese Stammdaten lassen sich auch jeweils auflisten oder im Falle von Problemen sortieren oder packen. Eine spezielle Funktion ist fr das Reorganisieren vorgesehen, wobei alle Buchungen komplett im Stapellauf neu verbucht werden k”nnen. - Mandanten Alle Funktionen die mit Mandanten zu tun haben, erreichen Sie ber diesen Punkt. Da die Datensicherung bzw. -Rcksicherung ebenfalls mandantenbezogen ist, wurden diese Funktionen ebenfalls hier plaziert. - Texteditor Die Texteditorfunktionen rufen jeweils einen Texteditor auf, der zur Bearbeitung der diversen Steuerdateien eingesetzt wird. Die Bearbeitung ist auf 500 Zeilen zu je 255 Zeichen begrenzt, gr”áere Dateien sind jedoch in der Regel nicht notwendig. - Optionen Die diversen Einstellungen im Programm erfolgen bis auf das Buchungsjahr alle hierunter. Es wird empfohlen, nach der Installation diese Werte alle einmal zu berprfen u. evtl. zu korrigieren. Buchungsjahr ------------ Bei der Installation des Programms wird das Buchungsjahr auf das aktuelle Systemdatum eingestellt. Mit der Funktion Buchen/Buchungsjahr einstellen k”nnen Sie dieses entweder erh”hen oder um den Wert 1 vermindern. Diese Angabe bezieht sich wie alle anderen Angaben auf den gerade aktiven 8 Mandanten. Verschiedene Mandanten k”nnen also unterschiedliche Buchungsjahre aufweisen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Ausfhrungen weiter oben unter BEISPIELDATEN. Ganz wichtig ist hierbei, daá der Kontenplan nur bei einer SALDIERUNG in das n„chste Jahr bertragen wird. Die Funktion ohne Saldierung ist nur fr den Fall gedacht, daá Sie das Buchungsjahr auf ein zurckliegendes Jahr eingestellt haben u. anschlieáend zu dem normalen Buchungsjahr zurckkehren m”chten. Passw”rter ---------- Die Festlegung der Passw”rter erfolgt aus Sicherheitsgrnden ausschlieálich im Installationsprogramm RWINSTAL. Wenn fr den Programmstart oder auch fr einzelne Funktionen ein Passwort vorhanden ist, wird dieses in RW-Kasse lediglich abgefragt. Der Schutz des Programmstarts erfolgt durch ein 10 Zeichen langes Passwort, welches bis zu 3 mal wiederholt eingegeben werden kann. Nach dem 3. Fehlversuch wird das Programm beendet. Der Funktionsschutz besteht aus einem 5 Zeichen langen Passwort. Dieses Funktions-Passwort wird nur 1 mal abgefragt. Bei einem Fehlversuch wird nur der Funktionsaufruf verwehrt u. zurck ins Hauptmen verzweigt. Umsatzsteuer ------------ Das Programm RW-Kasse kann beliebige Umsatzsteuer-Prozents„tze verarbeiten. Bei ausgeschalteter Kontoverbuchung wird der Prozentwert direkt in der Buchungsmaske abgefragt. Falls die Kontoverbuchung eingeschaltet ist, haben Sie die M”glichkeit, ebenfalls den Wert direkt einzugeben oder ber die USt-Konten automatisch zuordnen zu lassen. Unter Optionen/Buchungen k”nnen Sie diese Einstellung vornehmen. Wenn Sie mit Kontoverbuchung arbeiten u. die automatische Zuordnung aus den USt-Konten eingestellt haben, geht das Programm davon aus, daá die Konto-Bezeichnung vorne den Prozentwert enth„lt. Die Zuordnung erfolgt dabei fr die Konten, die als Kontoart ein 'V' oder 'M' fr Vorsteuer bzw. Mehrwertsteuer enthalten. Nur diese Konten werden in der Buchungsmaske als gltige Konten akzeptiert. Solch ein Konto hat dann z.B. diese Bezeichnung: 14 % Vorsteuer Auf diese Weise k”nnen Sie recht einfach auf die Žnderung des Umsatzsteuer-Satzes reagieren, in dem Sie einfach ein neues Konto mit dem neuen Prozentsatz als Konto-Bezeichnung anlegen. Sie sollten hierbei nur beachten, daá evtl. vorhandene Buchungsvorlagen auf diese neue Konto-Nummer angepaát werden. Bei einem Wechsel des Umsatzsteuersatzes wie z.B. von 1992 mit 14 % u. in 1993 mit 15 % sollten nach der Einstellung des Buchungsjahres 1993 (mit Saldierung) die USt-Konten einfach in der Bezeichnung auf 15 % ge„ndert werden. Falls ohne Kontoverbuchung gearbeitet wird, sollte bei den Buchungs- vorlagen der Prozentwert manuell ge„ndert werden. 9 Auswahl eines Zeitraumes ------------------------ An vielen Stellen im Programm, wie z.B. bei der Kassenbuchausgabe, k”nnen Sie in den Dialogboxen, einen Zeitraum ausw„hlen, auf den die jeweilige Funktion angewandt werden soll. Neben der direkten Datumseingabe erreichen Sie ber den Befehlsschalter Bereich, ein sogenanntes Pop-Up- Fenster, in dem Sie den Monat, ein Quartal oder das komplette Jahr w„hlen k”nnen. Durch die Cursortasten bewegen Sie den Auswahlbalken auf die gewnschte Einstellung u. best„tigen per ENTER. Bitte beachten Sie, daá zuerst nur die Monate angezeigt werden, die weiteren Zeitr„ume erscheinen erst durch ein Rollen des Bildschirms, z.B. positioniert die ENDE-Taste direkt auf die Jahresauswahl. Nach der Auswahl wird der gew„hlte Zeitraum in der vorherigen Funktion sofort angezeigt. Vorlagen -------- Die Vorlagen stellen einen wichtigen Bereich von RW-Kasse dar. Durch die Vorlagen l„át sich ein groáer Teil der Buchungsarbeit recht einfach automatisieren. Diese stellen vordefinierte Buchungen dar, die dann ohne erneute Tipparbeit aufgerufen werden k”nnen. Auch die Kontenzuordnung braucht nur einmal bei der Vorlage vorgenommen zu werden, so daá Buchhaltungskenntnisse durch die Vorlagen nicht notwendig sind. Voraussetzung ist dabei natrlich, daá die Vorlagen einmalig richtig eingegeben werden. Die Eingabe der Vorlagen kann auf 2 Arten erfolgen. Zum einen ist es m”glich, diese direkt bei der Buchungseingabe abzuspeichern. Die Speicherm”glichkeit k”nnen Sie mit Optionen/Vorlagen einstellen. Gespeichert wird nur, wenn bei der Buchungseingabe als Vorlagen-Nummer eine Null eingegeben wird. Zum anderen besteht die M”glichkeit ber Stammdaten/Vorlagen bearbeiten auf gespeicherte Vorlagen zuzugreifen oder auch neue Vorlagen einzugeben. Die Vorlagen k”nnen in der Buchungsmaske an jeder beliebigen Stelle zur Auswahl aufgerufen werden. Das Einsetzen der in der Vorlage gespeicherten Werte erfolgt fr alle dort definierten Werte. Diese eingesetzten Felder werden daraufhin in der Buchungsmaske bersprungen u. nicht mehr abgefragt. Mandanten --------- Das Programm RW-Kasse kann verschiedene Buchhaltungen gleichzeitig verarbeiten. Der Begriff Mandant ist eine Bezeichnung des Steuerberaters fr seine Kunden. Hier wird der Begriff fr verschiedene Buchhaltungen benutzt. Jeder Mandant ist eine v”llig getrennte Buchhaltung, mit separaten Konten, Buchungen etc. Eine Verbindung zwischen diesen getrennten Buchhaltungen besteht nicht. Im kommerziellen Bereich k”nnte sich eine Mandanten-Aufteilung durch verschiedene Firmen ergeben, die jedoch einer Person geh”ren. Im Privatbereich macht eine Unterteilung in Mandanten nicht viel Sinn u. sollte weggelassen werden. 10 Buchungsprfungen ============================================================= Mit Buchen/Buchungsprfung k”nnen Sie 2 verschiedene Prfvorg„nge durchfhren. Beide dienen zur Feststellung von Fehlern, die evtl. durch Systemabsturz, Stromausfall etc. entstehen k”nnen. Es wird empfohlen, die Schnellprfung mindestens jeden Monat einmal aufzurufen. Zwar verwendet das Programm spezielle Sicherungsmaánahmen, wie z.B. die sofortige Speichererzwingung fr jede neue Buchung etc., jedoch k”nnen technische Defekte nie zu 100% ausgeschlossen werden. Schnellprfung -------------- Die Schnellprfung stellt den Kontenwerten die gebuchten Werte gegenber. Diese Prfung ist monatsbezogen, so daá die Anzeige fr jeden Monat eine Zeile enth„lt. Fr jeden Monat werden die Werte fr Soll u. Haben bei den Konten u. der Buchungswert Brutto aus dem Journal ermittelt. Bei einer erfolgreichen Prfung sind alle diese 3 Werte identisch u. die Statuszeile enth„lt ein OK. Falls Differenzen festgestellt werden, erscheint in der Statusspalte 'Fehler'. Einzelprfung ------------- Die Einzelprfung prft dagegen jede einzelne Buchung auf Korrektheit. Dazu wird zus„tzlich die Angabe ben”tigt, wohin das Prfungsprotokoll ausgegeben werden. šber die Funktion Optionen/Listen-Zuordnungen kann festgelegt werden, welche Listendatei fr den Aufbau des Protokolls benutzt werden soll. Das Prfprotokoll gibt nur Buchungsfehler aus, korrekte Buchungen werden nicht ausgegeben. Durch dieses Protokoll k”nnen Sie erkennen, welche Buchungen unter Umst„nden zu korrigieren sind. Fehlerbehebung -------------- Falls eine der obigen Prfungen Fehler feststellen sollte, k”nnen Sie die folgenden Aktionen zur Fehlerbeseitigung durchfhren. Bei Fehlern in der Einzelprfung sollte vorher die falsche Buchung gel”scht oder korrigiert werden, so daá die Buchungen auf jeden Fall nur korrekte Werte enthalten. Wenn Sie dieses nicht vornehmen, wird Ihnen ein Reorganisieren fehlerhafte Buchungen anzeigen, die dann zwar aus den Konten entfernt werden, jedoch nicht aus dem Journal. Bevor Sie irgendwelche Maánahmen zur Fehlerbeseitigung vornehmen, wird empfohlen, zuerst eine Datensicherung auf separaten Sicherungsdisketten vorzunehmen. Auf separate Disketten deshalb, um eine evtl. korrekte Sicherung nicht zu berschreiben. Zur Fehlerbehebung sollten die Daten zuerst neu sortiert werden. Anschlieáend sollte das Reorganisieren aufgerufen werden. Bitte die Reihenfolge dabei einhalten, also zuerst sortieren. Beide Funktionen erreichen Sie im Hauptmen unter Stammdaten. 11 Hochz„hlautomatik ----------------- Hiermit l„át sich die Beleg-Nummer fr alle oder auch fr selektierte Buchungen im Nachhinein vergeben. Sie erreichen diese Funktion im Hauptmen unter Buchen. Beispiel -------- Bei der Eingabe von Buchungen fr ein Kassenkonto gehen Sie von der Reihenfolge der Belege im Kassenordner aus. Die Belege k”nnten jedoch innerhalb eines Buchungstages evtl. falsch einsortiert sein. Durch diese falsche Reihenfolge ergibt sich: Endbestand am 09.01. DM 10 10.01. Tanken DM 50 Beleg 00030 10.01. Verkaufsquittung DM 100 Beleg 00031 10.01. Briefmarken DM 30 Beleg 00032 Eine Addition der Einnahmen u. des Vorbestandes ergibt DM 110, dem Ausgaben von DM 80 gegenberstehen. Rechnerisch ergibt sich somit ein korrekter Endbestand von DM 30. Nach der ersten Buchung geht jedoch der Kassenbestand mit DM 40 in einen Minusbestand, der erst durch den nachfolgenden Verkauf von DM 100 auf DM 60 erh”ht wird. Bei der Ausgabe des Kassenbuches wird Ihnen dieser Minusbestand optisch durch eine Hervorhebung des Tankbeleges angezeigt. Dieser Minusbestand darf jedoch nicht vorkommen, da aus einer leeren Kasse nichts entnommen werden kann. Durch eine einfache Umsortierung der Belege im Kassenordner legen Sie den Tankbeleg hinter die Verkaufsquittung, so daá vom Ablauf kein Minusbestand mehr entsteht. Um diesen Sachverhalt in das Programm umzusetzen, sollten Sie wie folgt vorgehen: Mit der Funktion Buchen/Bearbeiten bl„ttern Sie solange, bis Sie die Verkaufsquittung auf dem Bildschirm haben. Dazu k”nnen Sie bei sehr vielen Buchungen auch die zahlreichen Suchfunktionen benutzen, wie z.B. die Maskensuche, wo Sie das Belegdatum mit einem Von- u. einem Bis-Datum eingrenzen k”nnen. Dadurch wrden Sie nur in den Belegen vom 10.01. bl„ttern (jeweils 10.01. unter Von u. Bis eintragen). Wenn Sie den Beleg auf dem Bildschirm haben, gehen Sie mit der A-Taste in den Žndern-Modus u. korrigieren die Beleg-Nummer auf z.B. 00029, also eine Nummer vor dem Tankbeleg. Mit der F10-Taste speichern Sie den Beleg wieder ab. Die Reihenfolge fr die Beleg-Nummer ist jetzt in Ordnung gebracht. Jetzt kommt die Hochz„hlautomatik zum Einsatz. Als Zeitraum k”nnen Sie dort den Januar einstellen u. als Startwert fr die erste Beleg-Nummer 00030. Die 3 Belege werden daraufhin neu durchnumeriert u. erhalten so eine fortlaufende Nummer. Bitte beachen Sie, daá Sie die Hochz„hlautomatik erst nach der Eingabe von allen Belegen einsetzen sollten, da im Anschluá an diese Funktion alle Buchungen komplett neu sortiert werden mssen. Sie k”nnen so fr den jeweiligen Monat immer eine korrekte Numerierungsfolge sicherstellen. Datensuche ============================================================= 12 Generell unterscheidet das Programm zwei verschiedene Suchmethoden. Eine Indexsuche u. eine sequentielle Suche. Die Indexsuche ist die schnellste Suchform, jedoch nicht so flexibel u. leistungsf„hig wie die sequentielle Suche, die in verschiedenen Formen angeboten wird. Wir unterscheiden hierbei zwischen der Maskensuche, der Filtersuche u. der Volltextsuche. Die sequentielle Suche wird dabei direkt auf den jeweiligen Datensatz bzw. Inhalt angewandt, w„hrend die Indexsuche in der jeweiligen Indexdatei sucht. Wichtig! Die sequentiellen Suchformen haben einen weiteren wichtigen Vorteil. Bei der Eingabe einer Suchdefinition wird diese gespeichert u. bleibt st„ndig aktiv. Die meisten anderen Funktionen zur Datenbearbeitung werden davon unmittelbar beeinfluát. Bei der Tabelle wird die Suchform z.B. beim Aufbau direkt umgesetzt u. nur die Daten angezeigt, die der Suche entsprechen. Auch das Bl„ttern im Datenbestand erfolgt nur in den Datens„tzen, die der Suchbedingung entsprechen. Dies gilt ebenso fr alle Maskendarstellungen. Die sequentiellen Suchformen sind in den Zeilenmens mit der F3-Taste aufrufbar. Es wird ein Pop-Up-Fenster angezeigt, die die verfgbaren Suchen zur Auswahl anbietet. Die aktiven Kurz- oder Direkttasten sind dort angezeigt. Mit der ALT+F3-Taste wird die Suchdefinition, falls vorhanden, ausgeschaltet. Indexsuche ---------- Die Indexsuche steht bei allen Bildschirmmasken u. bei den diversen Suchlisten zur Verfgung. In der Dialogbox kann ein Suchbegriff eingegeben werden, der sich immer auf die darber angezeigte Sortierung bezieht. Als Option k”nnen Sie festlegen, ob bei einer erfolglosen Suche auf den nachfolgenden Datensatz plaziert werden soll. Maskensuche ----------- Diese Suchform ist eine vereinfachte Filtersuche, die Eingabe erfolgt jedoch in Maskenform, wobei immer alle vorhandenen Datenfelder benutzt werden k”nnen. Zu jedem Feld ist die Eingabe eines Von- u. eines Bis-Wertes m”glich. Durch die Cursortasten k”nnen Sie sich in der Maske vor- u. zurck bewegen. Der Suchbegriff wird dabei nach folgendem Schema behandelt: - numerische Felder Hier wird immer auf Gleichheit geprft, also ob der gesuchte Wert im Feld enthalten ist. Durch die Feldprfung lassen sich in diesen Feldern auch nur numerische Werte eingeben, Buchstaben werden von der Eingaberoutine nicht angenommen. - andere Felder ohne vorangestelltem * Die eingegebenen Zeichen werden automatisch in Groábuchstaben gewandelt u. mit dem Feldinhalt, der ebenfalls in Groábuchstaben gewandelt wird, verglichen. Der Vergleich erfolgt immer nur fr die Anzahl der eingegebenen Zeichen u. zwar beginnend von links. Der Feldinhalt muá also mit dem Suchbegriff beginnen. 13 - andere Felder mit vorangestelltem * (z.B.: *Mei ) Bei dieser Suchform wird geprft, ob die eingegebenen Zeichen irgendwo im Feldinhalt enthalten sind. Dabei wird sowohl der Suchbegriff als auch der Feldinhalt ebenfalls in Groábuchstaben gewandelt. Hier kann sich der Suchbegriff in der Mitte des Feldes befinden u. wird trotzdem erfolgreich gefunden. Filtersuche ----------- Die Filtersuche stellt die flexibelste u. gleichzeitig leistungsf„higste Suchart dar. Hierbei k”nnen alle Datenfunktionen benutzt werden. Die Eingabe wird jedoch so weit wie m”glich von der angezeigten Dialogbox vereinfacht. Trotzdem sind sehr komplexe u. umfangreiche Suchanfragen damit m”glich, die auch beliebig miteinander verknpft sein k”nnen. Die Eingabe u. Aktivierung der Suchanfrage erfolgt mit einer Dialogbox, wo Sie die Suchanfrage zusammensetzen lassen k”nnen. Auáerdem k”nnen Suchanfragen gespeichert u. sp„ter erneut geladen werden, so daá viel Tipparbeit gespart werden kann. Volltextsuche ------------- Diese Suchform ist auf das Auffinden von beliebigem Text ausgelegt. Die Dialogbox enth„lt ein Texteingabefeld zur Aufnahme des jeweiligen Suchtextes u. einem Kontrollschalter. Der Suchtext wird mit dem kompletten Datensatz verglichen, ob dieser irgendwo enthalten ist. Suchlisten ---------- An vielen Stellen im Programm werden Suchlisten oder Suchtabellen eingesetzt, um sehr schnell auf die Daten zugreifen zu k”nnen. Die Tabellenansicht stellt ein sehr flexibles u. leistungsf„higes Instrument zur Datenbearbeitung dar. Im Gegensatz zur Maskendarstellung werden bei der Tabelle mehrere Datens„tze in Listenform angezeigt. Pro Zeile befindet sich immer ein Datensatz in der Tabelle. Die Tabelle kann in alle 4 Richtungen gerollt werden, um auch die umfangreichsten Datenbest„nde anzuzeigen. Alle weiteren Suchfunktionen k”nnen in der Tabelle benutzt werden. Beim ersten Aufruf der Tabelle werden die Daten immer in der gerade eingestellten Reihenfolge, beginnend mit dem ersten Datensatz, angezeigt. Der Leuchtbalken markiert dabei den gerade aktiven Datensatz. Falls der aktive Index mit einem alphanumerischen Eintrag aufgebaut wurde u. mit einem Groábuchstaben beginnt, kann der Leuchtbalken sehr schnell durch die Eingabe des jeweiligen Anfangsbuchstabens bewegt werden. Der gedrckte Buchstabe wird immer als Groábuchstabe aufgefaát u. fr eine sehr schnelle Indexsuche benutzt. Wenn ein Datensatz gefunden wurde, plaziert sich der Leuchtbalken auf den ersten Satz mit diesem Buchstaben. Bei weiterer Bet„tigung des gleichen Buchstabens wird auf den n„chsten Datensatz plaziert und so weiter. 14 Ausgabelisten ============================================================= Die verschiedenen Ausgabelisten erreichen Sie ber die folgenden Funktionen: Buchen/Kassenbuch Buchen/Buchungs-Journal Stammdaten/Konten bearbeiten/Kontoblatt Stammdaten/Kontobl„tter Stammdaten/Kontoplan Stammdaten/Vorlagen-Liste Mandant/Mandanten-Liste Es erscheint dort jedesmal eine Dialogbox die Ihnen die bequeme Einstellung der verschiedenen Optionen erlaubt. Generell erfolgt die Ausgabe anhand einer Listenbeschreibung, die in einer RWL-Datei gespeichert ist. Mit dem Befehlsschalter Listenformat k”nnen Sie diese wechseln oder auch gleich „ndern. Zur bequemen Žnderung dieser Ausgabeformate empfehlen wir den separaten Kassen-Generator, der am Ende dieser Anleitung n„her beschrieben ist. Bei der Bildschirmausgabe wird jede Liste als ein virtueller Bildschirm behandelt. Das bedeutet, daá Sie bis zur Maximalbreite von 512 Zeichen beliebig nach links oder rechts den Bildschirm verschieben k”nnen. Die Anzeige erfolgt dabei immer als Teilbereich von 80 Zeichen Breite. Die Beschr„nkung auf die Bildschirmbreite ist damit aufgehoben. Kassenbuch ---------- Das Kassenbuch wertet beliebige Bestands- oder Finanzkonten aus. In dieser Ausgabeform wird zu jeder Buchung sofort eine Saldierung vorgenommen, so daá der aktuelle Bestand jederzeit ersichtlich ist. Ein Minusbestand wird durch eine optische Hervorhebung sofort angezeigt. Die Kassenbuchausgabe ist fr beliebige Finanzkonten aufrufbar. Das jeweilige Finanzkonto wird als Standardfinanzkonto gespeichert u. steht beim n„chsten Programmaufruf daher sofort wieder zur Verfgung. Buchungsjournal --------------- Das Journal bezieht sich im Gegensatz zum Kassenbuch nicht auf ein einzelnes Bestands- oder Finanzkonto, sondern immer auf alle. Die Ausgabeoptionen sind daher bis auf die Auswahl des Ausgabekontos identisch. Dort wird immer der Bereich mit '..alle..' angegeben, der Befehlsschalter hat hierbei keine Funktion. Diese Ausgabe fhrt aus den obigen Grnden keine Saldierung fr ein einzelnes Konto durch. Falls keine Suchangaben gemacht werden, zeigt die Ausgabe immer alle Buchungen an, die im gew„hlten Zeitraum gemacht wurden. Kontoblatt ---------- Das Kontoblatt erreichen Sie zum einen ber Stammdaten/Konten bearbeiten/Kontoblatt 15 u. zum anderen ber Stammdaten/Kontobl„tter. Die Optionen sind fast identisch zum Kassenbuch, die Unterschiede liegen in der Auswahl der Ausgabekonten. Wenn Sie in der Kontenmaske in den vorhandenen Konten bl„ttern, bezieht sich das Kontoblatt immer auf dieses einzelne Konto. Das Einzelkonto k”nnen Sie ber den Befehlsschalter Ausgabekonto jedoch noch „ndern. Demgegenber bezieht sich die Funktion Stammdaten/Kontobl„tter auf einen Kontenbereich, also mehrere Konten, die hintereinander als Kontoblatt ausgegeben werden. Der Befehlsschalter Konten verzweigt in dem Fall zu einer weiteren Dialogbox, wo Sie eine Kontenauswahl treffen k”nnen. Auáerdem kann per Kontrollschalter angegeben werden, daá Konten bersprungen werden sollen, wenn keine Buchungen vorhanden sind. Programmanpassungen ============================================================= RW-Kasse besitzt eine variable Datenstruktur, die auch umfangreiche Žnderungen, falls n”tig, zul„át. Die Bildschirmanzeigen k”nnen fr alle Stammdaten ge„ndert werden, deren Grundlage die jeweilige Datenstruktur ist. Žnderungen in der Datenstruktur haben also eine unmittelbare Auswirkung auch auf die Bildschirmanzeige, bzw. Dateneingabe. Da die Ausgabelisten ebenfalls alle auf diese Datenstruktur zugreifen, ergeben sich hierbei sehr vielf„ltige Žnderungsm”glichkeiten. Kassen-Generator ---------------- Eine wesentlich komfortablere M”glichkeit, die Daten anzupassen, bieten wir mit dem separaten Zusatzprogramm Kassen-Generator an. Dort befinden sich alle M”glichkeiten der Programm-Anpassung in einer bequem aufzurufenden Form. Wir haben durch speziell ausgerichtete Funktionen eine leistungsf„hige Anpassung sichergestellt, ohne daá Datenbank- Kenntnisse vorausgesetzt werden. Sie k”nnen damit direkt auf die Datenstruktur einwirken, wobei vorhandene Daten automatisch umkopiert werden. Auáerdem k”nnen Sie alle Maskendarstellungen fr die verschiedenen Stammdaten ver„ndern. Die gesamten Ausgabelisten von RW-Kasse k”nnen ebenfalls ohne groáen Aufwand angepaát werden, wobei eine Vorschaufunktion direkt am Bildschirm die Einstellung erleichtert. Fr die SHAREWARE-Version haben wir eine Demo-Version des Kassen-Generators hergestellt, die Ihnen die M”glichkeiten des Programms zeigen kann. Eine Speicherung der ge„nderten Listen, Masken etc. ist dort jedoch nicht m”glich. Auf Anfrage senden wir Ihnen gerne kostenlos diese Demo-Diskette. Weitere Programme ----------------- 16 Aus der RW-Serie sind weitere Programme erh„ltlich, die sich s„mtlich durch ein gutes Preis-Leistungs-Verh„ltnis auszeichnen. Die einzelnen Programme k”nnen sich untereinander erg„nzen, Schnittstellen sorgen fr einen reibungslosen Datenaustausch u. die Bedienung ist in allen Programmen ziemlich identisch. Preise u. weiteres Infomaterial senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu. Folgende Programme sind vorhanden: RW-Buch Buchhaltung mit zahlreichen Auswertungen RW-Buch OP Erg„nzung zur Buchhaltung zur Verwaltung von offenen Posten RW-Fakt komplette Auftragsbearbeitung mit Kunden- u. Artikelverwaltung RW-File Datenbank zur Verwaltung von beliebigen Daten RW-Menu Bedieneroberfl„che zum Aufrufen von anderen Programmen ***ENDE RWKASSE.TXT***