컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Die GS-Auftragsbearbeitung 2 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � � � DIE GS-AUFTRAG (R) AUFTRAGSBEARBEITUNG � � VERSION 1.6x � � (c) 1986 - 1993 � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Dokumentation � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Gandke & Schubert Computerprogramme Postfach 200 429 DW-4050 M봭chengladbach 2 Hotline Telefon : 02166 - 94 80 0 Fax : 02166 - 61 20 37 Autoren : Michael Gandke Ralf Grube 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Die GS-Auftragsbearbeitung 3 1. Gliederung der Dokumentation Die Gliederung dieser Dokumentation entspricht in etwa Ihrer Vorgehensweise bei der Auftragbearbeitung mit diesem Programm. Bitte beachten Sie, da� wir h꼞fig nur von "Auftr꼏en" und nicht von Rechnungen usw. sprechen. Auftr꼏e sind die Grundlage dieser Auftragsbearbeitung und k봭nen jederzeit in den jeweiligen "Schriftverkehr" umgewandelt werden! 1. Gliederung der Dokumentation 3 2. Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Programmes 5 3. Funktionsweise der Nachrichtenzeilen 5 4. -Taste 6 5. Systemdatum 꼗dern 6 6. Grundlage einer Auftragsbearbeitung: Stammdaten 7 6.1 Kunden 7 6.2 Suchen eines Kunden 8 6.3 Funktionstasten in den Stammdaten 8 6.4 Neuanlage eines Kunden 9 6.5 Lieferanschrift 11 6.6 Kundenpreisliste 11 6.7 Lieferanten 11 7. Artikel 12 7.1 Lagerartikel/Lagernummer 13 7.2 Kalkulation der Artikelpreise 13 7.3 Lagerwert 13 7.4 Artikelrabatt 14 8. Freie Texte/Briefbogen 15 8.1 Texte Schriftverkehr 15 8.2 Briefkopf 15 9. Laufende Nummern/Nummernkreise 15 10. Wie erstellt man einen Auftrag? 17 10.1 Auswahl eines Kunden 17 10.2 Freie Adresse f걊 einen Auftrag 17 10.3 Auftragsstammdaten I / Barverkauf 17 10.3.1 Teillieferung 17 10.3.2 Fakturierung 18 10.3.3 Direktfakturierung 19 10.3.4 Lager갶erpr갽ung 19 10.3.5 Gesamtpreis Position 20 10.3.6 Artikelrabatt 20 10.3.7 Einzelpreis 꼗dern 20 10.3.8 Umsatzsteuerumrechnung 20 10.3.8.1 Kundenpreisliste aktualisieren 21 10.3.9 Kundenrabatt 21 10.3.10 Individueller Rabatt 21 10.3.11 Aufschl꼏e 21 10.3.12 Rabattberechnung in Positionen 21 10.3.13 weitere Positionen 21 10.3.14 freie Textzeile 21 10.3.15 Position 꼗dern 22 10.3.16 Position l봲chen 22 10.3.17 Auftrag abschlie�en Summen und Preise 22 11. Wie kann man Auftr꼏e wiederfinden? 23 11.1 Auftragssuche 갶er einen bestimmten Kunden 23 11.2 Auftragsstatus 24 11.3 Erweiterte Auftragssuche 24 11.4 Rechnungsnummer 25 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Die GS-Auftragsbearbeitung 4 11.5 Auftragsstatusfenster 25 11.6 Auftrag 꼗dern/erweitern 26 11.7 Wiederholungsauftrag/Standardauftrag 26 11.8 Standardauftr꼏e 27 11.9 Auftr꼏e einzeln l봲chen / Status 27 12. Wie aus einem Auftrag Schriftverkehr wird! 28 12.1 Auftragsstammdaten II 28 13. Offene Posten/Zahlungseingang 29 13.1 Zahlungseingang/Teilzahlungen 29 13.2 Ber갷ksichtigung von Skonti 30 13.3 Stornieren des Auftrages 30 13.4 Auftragssumme 꼗dern 30 14. Lagerverwaltung 31 14.1 Abgang aus dem Lager 32 14.2 Bestellung 32 14.3 Inventurbuchung 32 14.4 Zugang 32 14.5 Umbuchung 32 15. Zusatzmodule 33 15.1 Automatischer Mahnlauf 33 15.2 Wartungsabrechnung/Kopienabrechnung 33 15.3 Schriftverkehr-Etiketten 33 15.4 Sammelrechnungen 33 16. Statistik/Listen/Auswertungen/Etiketten 34 16.1 Umsatz 34 16.2 Listen mit Selektion 34 16.3 Listen ohne Selektion 34 16.4 Ums꼝ze/Periode 35 16.5 Umsatzverteilung 35 16.6 Etikettendruck 35 17. Dienstprogramme 36 17.1 Formatierung der Druckausgabe 36 17.2 Die drei verschiedenen Druckformate 40 17.3 Suchdateien aktualisieren 40 17.4 Alte Auftr꼏e l봲chen 41 17.5 Lager reorganisieren 41 17.6 Anpassung Drucker 41 17.7 Anpassung Schriftverkehr 43 17.7.1 Format Schriftverkehr: 43 17.7.2 Einstellung Summenzeile/frei definierbare Felder 46 17.7.3 Einstellung OP & Rechnungs-Journal 47 17.7.4 Umsatzsteuer/W꼑rung/Land/Rundung 48 17.7.5 Einstellung Etiketten 48 17.7.6 EK-Preis-Aufschlag/Rabatt 49 17.8 Artikelpreis꼗derung 49 17.9 Passwortschutz 50 17.10 Systemeinstellungen 50 17.11 Farbeinstellungen 50 17.12 Drucker-Spooldatei GSAUF.PRN 50 17.13 Listen definieren 51 17.14 Schnittstellen 51 18. Datensicherung 52 19. HINWEIS! 52 20. DER WICHTIGSTE HINWEIS!!! 52 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Die GS-Auftragsbearbeitung 5 2. Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Programmes Anmerkung: M봥liche Tasten, die im Programm gedr갷kt werden k봭nen, werden in dieser Dokumentation folgendermassen dargestellt: Die Auftragsbearbeitung bietet Ihnen eine vollmen갾esteuerte Benutzeroberfl꼊he. Sie k봭nen entweder von 갶ergeordneten Verteilern, auch Men걌 (Auswahlbildschirme) genannt, die einzelnen angebotenen Programmpunkte mit dem entsprechenden Buchstaben direkt anw꼑len (, ... ) oder mit den Cursortasten , usw. bzw. mit der den Programmpunkt ausw꼑len und danach durch einmaliges Bet꼝igen von in diesen Programmpunkt gelangen. 3. Funktionsweise der Nachrichtenzeilen An fast jeder Stelle des Programmsystems erhalten Sie eine Hilfe in den beiden Nachrichtenzeilen, das sind die Zeilen am unteren Rand des Bildschirmes. Entweder haben Sie die Wahl, eine einmalige Frage bez갾lich des Programmablaufes zu beantworten oder mit den angegebenen Funktionstasten aus mehreren M봥lichkeiten eine auszuw꼑len. Andere Eingaben als die angebotenen akzeptiert das Programmsystem nicht. An den 갶rigen Stellen bietet Ihnen das Programm eine Hilfe bzw. Bemerkungen zum weiteren Ablauf. Ausf갿rliche Hilfe erhalten Sie ebenfalls 갶er die Taste im gesamten Programm! Bitte beachten Sie, da� in vielen F꼕len die Online-Hilfe als Erg꼗zung zu dieser Dokumenation zu sehen ist. S꼖tliche Variablennamen usw. z.B. f걊 Schriftverkehrgestaltung o.�. finden Sie nur in der Programmhilfe. Benutzen Sie also, besonders am Anfang Ihrer Arbeit mit GS-AUFTRAG (R), die Taste besonders h꼞fig! 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Die GS-Auftragsbearbeitung 6 Eine allgemeine Ausnahme im gesamten Programm ist die ... 4. -Taste Mit dieser Taste gelangen Sie jeweils in den n꼊hsth봦eren Verteiler bzw. k봭nen eine ung걄tige Eingabe r갷kg꼗gig machen. Sie k봭nen mit dieser Taste einen Programmpunkt auch komplett abbrechen. In den meisten Eingabe- und Erfassungsmasken gelangen Sie an beliebiger Stelle durch Dr갷ken von sofort in das n꼊hsth봦ere (also aufrufende) Men�, wo Sie die weitere Bearbeitung fortsetzen k봭nen. 5. Systemdatum 꼗dern Das interne GS-Auftrag (R) Systemdatum (1.Zeile rechts oben) kann jederzeit mit + ge꼗dert werden. Das Kopyright (erste Zeile) kann mit + bearbeitet werden! 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 7 6. Grundlage einer Auftragsbearbeitung: Stammdaten Stammdatenmodule sind die Grundlage Ihrer Auftrags- bearbeitung. Sie k봭nen damit Kunden, Lieferanten, Artikel und freie Texte anlegen oder 꼗dern. Diese einmal erfa�ten Daten haben Sie bei der Fakturierung immer im Zugriff. Das hei�t, wenn sich z.B. eine Kundenanschrift 꼗dert, wird das von Ihnen nur einmal eingegeben. Ab dieser 럑derung steht die neue Adresse dem System 갶erall zur Verf갾ung. Die Vorgehensweise in den Stammdatenmodulen "Kunden", "Lieferanten" und "Artikel" ist weitestgehend identisch. Wir stellen Ihnen nun die Suche eines Kunden und die weitere Bearbeitung anhand der Kundenstammdaten vor. Bei Artikeln und Lieferanten beschr꼗ken wir uns nur noch auf die Funktionsbeschreibung, da praktisch die Handhabung dieser Programmteile vergleichbar mit den Kundenstammdaten ist. 6.1 Kunden Die Kundenstammdaten bestehen aus zwei verschiedenen Seiten: Erster Bildschirm Kundenstammdaten: Sie k봭nen informative Daten wie z.B. die Adresse, Telefonnummer, Zahlungsziel, Rabatte und Bankverbindung eingeben. Zweiter Bildschirm Kundenstammdaten: Hier haben Sie die M봥lichkeit, den Kunden f걊 die zehn Artikelrabattstufen bestimmte Rabatte zuzuordnen, die bei der Fakturierung auf Wunsch vergeben werden k봭nen. Unter "Sonstiges" k봭nen freie Textfelder definiert werden wie z.B. Seriennummern, Erstkontakt, Anzahl der Mitarbeiter, Firmierung des Kunden usw. Diese freien Textfelder gelten f걊 s꼖tliche Kundenstammdatens꼝ze und dienen lediglich Ihrer Information. Das 럑dern dieser Textfelder ist mit m봥lich. Wechseln Sie zu den einzelnen Kundenbildschirmen mit den Tasten , bzw. in den Stammsatz (1. Bildschirm) jeweils mit der Taste . 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 8 6.2 Suchen eines Kunden Im Kundenstammdatenmen� stehen Ihnen vier Suchbegriffe zur Verf갾ung: Match-Code Name Kundennummer Debitorennummer Die Felder "Anrede" bis "Postfach" sind die Felder, die bei einer eventuellen Eingabe in Ihrem Adressenfeld des Schriftverkehrs erscheinen. In vielen F꼕len empfiehlt es sich, unter "Match-Code" einen bestimmten Suchbegriff der Firma oder des Kunden anzulegen z.B. unter Name schreibt man: Bauunternehmung Joseph Schmitz GmbH Dieser Name erscheint dann auch im Adressenfeld des Schriftverkehrs. Um dem Kunden aber komfortabel suchen zu k봭nen, sollten Sie z.B. beim Match-Code "Schmitz" eingeben. Sie k봭nen dann mit einem der vier Suchbegriffe Kunden ausw꼑len, indem Sie den ganzen Namen bzw. einen Teil des Namens in das Feld des Suchbegriffs schreiben und dann mit best꼝igen. Es erscheint dann der erste Kundendatensatz, der Ihrem Such- begriff entspricht. Sollte sich kein Datensatz entsprechend Ihrer Eingabe finden, wird automatisch der n꼊hste, Ihrem Suchbegriff folgende Datensatz angezeigt. 6.3 Funktionstasten in den Stammdaten Mit den Pfeiltasten runter bzw. rechts oder mit k봭nen Sie vorbl꼝tern, mit den Pfeiltasten hoch bzw. links oder k봭nen Sie zur갷kbl꼝tern. In allen Stammdatenmodulen ist ein Bl꼝tern mit diesen Tasten m봥lich. Aus diesem Grund werden wir in diesem Handbuch nicht mehr gesondert darauf hinweisen. 쉇erhaupt sind alle Stammdatenmodule in der Funktionstastenbelegung identisch, das hei�t, ist 럑dern des Datensatzes, l봲chen, Neuanlegen, freie Textfelder 꼗dern usw. ... 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 9 6.4 Neuanlage eines Kunden Es gibt zwei M봥lichkeiten, einen Kunden (auch Lieferanten oder Artikel) neu in den Stammdaten anzulegen. Sie tippen einen Suchbegriff ein, und das System meldet sich mit "Kunden nicht gefunden", danach bleiben Ihnen zwei M봥lichkeiten zur Wahl: (Suchbegriff): Sie haben sich z.B. vertippt und wollen neu suchen. Der Bildschirm wird gel봲cht und Sie k봭nen den Suchbegriff jetzt richtig eingeben. Wenn unter dem "Suchbegriff" kein Kunde in den Stammdaten vorhanden ist, k봭nen Sie mit (Neuanlage) den Kunden neu anlegen. Der Cursor springt in das erste Feld " Match - Code " und das System ist zur Eingabe bereit. (Bei Eingabe in die Felder "Match-Code" und "Name" s.o. ). Besonders komfortabel und zeitsparend ist aber die M봥lichkeit, sich einen bereits vorhandenen Datensatz auszuw꼑len, der Ihrem neuen Kunden, Lieferanten oder Artikel weitestgehend entspricht. Wenn Sie dann auf dem Datensatz stehen und "Neuanlage" dr갷ken, wird ein neuer Datensatz mit den gleichen Feldinhalten erzeugt. 럑dern Sie dann nur noch abweichende Werte und die Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer. Auf diese Art k봭nen Sie schnell und sicher auch gr봲sere Datenmenge erfassen. Zus꼝zlich besteht die M봥lichkeit, Adressen aus dem Programm GS-ADRESSEN einzulesen oder auch an GS-ADRESSEN zu 갶ergeben. Wenn die Schnittstelle zu GS-ADRESSEN aktiviert ist, erscheint zus꼝zlich noch die Abfrage, ob der neue Kunde aus GS-ADRESSEN eingelesen werden soll. In der Wahl Ihrer Kundennummern sind Sie wenig eingeschr꼗kt. Es besteht zur Vereinfachung der Eingabe bei vielen Kunden die M봥lichkeit eine automatische Kundennummergenerierung vorzunehmen. Die Eingabe des ersten Teils ist wahlfrei. Der zweite Teil kann selbstst꼗dig hochgez꼑lt werden. (siehe "Freie Texte" und "Laufende Nummern") Geben Sie einen Gesamtrabatt ein, wird dieser f걊 jeden Auftrag als Gesamtrabatt f걊 diesen Auftrag vorgeschlagen. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 10 In die Felder Zahlungsziele "Skonto %", "Skonto/Netto" k봭nen Sie Standardwerte eingeben, die sp꼝er bei jedem Auftrag dieses Kunden vorgeschlagen werden aber individuell f걊 einen Auftrag jederzeit abge꼗dert werden k봭nen. Wenn Sie nicht wollen, da� bei diesem Kunden (z.B. Auslandskunde) Umsatzsteuer berechnet wird, geben Sie im Feld "USt-Berechnung" ein "N" (Nein) ein. Wenn der Kunde Bruttopreise erhalten soll, k봭nen Sie ein "B" eingeben (Die Vorgabe kann in den Dienstprogrammen eingestellt werden). Die Felder "Rabatt 1" bis "Rabatt 5" dienen der flexiblen Preisgestaltung 갶er Rabatte: z.B. Rabatt 1 bei einer Abnahmemenge bis 10 Rabatt 2 bei einer Abnahmemenge von 10 bis 30 usw. In das Feld "Vk-Preisgruppe" k봭nen Sie drei Verkaufspreisgruppen eingeben, die analog zu den Artikelstammdaten sind: z.B. Vk-Preisgruppe 1 Endkunde Vk-Preisgruppe 2 Wiederverk꼞fer Vk-Preisgruppe 3 umsatzstarker Wiederverk꼞fer Ihre Artikel-Vk-Preise k봭nen genauso angelegt werden. Entsprechend dem ausgew꼑lten Kunden werden sie Ihnen bei der Fakturierung automatisch richtig angezeigt. Beachten Sie, da� Sie nat걊lich keine VK-Preisgruppe 2 bei einem Kunden vergeben sollten, wenn Sie auch keine VK-Gruppe 2 bei Ihren Artikeln vorgesehen haben. Bei der Fakturierung erscheint sonst immmer nur der VK-Preis 0.00 DM. Wenn Ihnen das einmal passiert, daran kann's liegen. Nachdem Sie den Kunden so angelegt haben, k봭nen Sie mit bzw. den Kunden jederzeit 꼗dern oder auch l봲chen. Falls Sie Anfangsums꼝ze oder -salden eines Kunden eingeben wollen, kann das mit der Taste + im 럑dern-Modus (F3) geschehen. (Gilt auch f걊 die Artikel-Stammdaten) ACHTUNG!!! Da die Auftr꼏e und die Kunden 갶er die Kundennummer miteinander verkn걈ft werden, darf die Kundennummer, nachdem schon Auftr꼏e angelegt wurden, nicht mehr ge꼗dert werden! 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 11 6.5 Lieferanschrift Auf der zweiten Kundenseite k봭nen Sie eine Lieferanschrift erfassen, die wahlweise beim Ausdruck des Schriftverkehrs verwendet werden kann. 6.6 Kundenpreisliste Kundenpreise sind feste Preise, keine Rabatte, die einem Kunden f걊 einen bestimmten Artikel zugeordnet werden. Die Kundenpreisliste bietet Ihnen die M봥lichkeit, kundenspezifische Preise zu verwalten. Diese Kundenpreise k봭nen Sie mit Ihrem Kunden aushandeln. Wenn Sie dann an diesen Kunden den bestimmten Artikel verkaufen, wird anstatt des Artikelpreises aus den Stammdaten Ihr spezifischer Kundenpreis 갶ernommen. Als Orientierung f걊 Sie wird bei der Fakturierung in der Statuszeile ein Feld "K-EP", f걊 Kundeneinzelpreis, invers angezeigt. Auf den so ausgew꼑lten Kundenpreis k봭nen Sie nat걊lich noch einen Rabatt gew꼑ren. Mit (Preise) k봭nen Sie von jeder Kunden- bildschirmseite aus nach Eingabe des Passwortes die Kundenpreisliste anw꼑len. Bei der Kundenpreisliste k봭nen Sie einem bestimmten Kunden verschiedene Preise der Artikel zuordnen. 6.7 Lieferanten In diesem Stammdatenmodul k봭nen Sie sich Ihre Lieferanten anlegen und mit drei Suchbegriffen Name Lieferantennummer Kreditorennummer wieder herraussuchen. Nach dreimaligem Dr갷ken von erscheinen alle Lieferanten alphabetisch geordnet. Die Anlage der Lieferantenadresse geschieht analog zur Anlage der Kundenadresse. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 12 7. Artikel Bei den Artikeln haben Sie die M봥lichkeit, mit drei Suchbegriffen den gew걆schten Artikel herauszusuchen: Artikelnummer Artikelbezeichnung Warengruppe Wenn Sie durch die Artikel bl꼝tern (, bzw. ), werden die EK-Preise und die EK-Preis- Aufschl꼏e zu Ihrer Sicherheit nicht mit angezeigt. Erst durch dr갷ken von (Passwort!) sehen Sie die Preise. In den oberen Teil der Artikelstammdaten k봭nen Sie die Werte eingeben, die Ihren Artikel charakterisieren: z.B. Artikelnummer Artikelbezeichnung eine Zeile Artikelzusatztext Einheit Preiseinheit/Abbuchung Die Preiseinheit (und Abbuchungseinheit) ist standardm꾞ig mit 1 vorgegeben, bei anderen Werten (z.B .. per 1000, per 12) wird im Fakturierungsteil folgenderma�en gerechnet: Preis = (Menge * EP) / Preiseinheit Die Abbuchungseinheit wird f걊 die Artikelabbuchung vom Lager verwendet. F걊 Warengruppen stehen Ihnen zwei Stellen zur Verf갾ung. In das Feld Rabattgruppe k봭nen Sie Zahlen von 0-10 eingeben: 0 bedeutet, der Artikel geh봱t zu keiner Rabattgruppe (Standardwert). Rabattgruppen von 1-10: Bei der Fakturierung dieses Artikels wird automatisch bei den Kundenartikelrabatten nachgesehen, ob ein Rabatt vorhanden ist. Wenn ja, wird dieser ausgeworfen und kann ausgew꼑lt werden. Der Umsatzsteuersatz ist standardm꾞ig immer mit "V", das hei�t volle Umsatzsteuer (bzw. Satz 1), vorbelegt. Mit Hilfe der Kennung "V" (voll) bzw. "H" (halb) wird automatisch der richtige Umsatzsteuersatz zugeordnet. Die Eingabe von "0", keine Umsatzsteuer, ist auch m봥lich. Der aktuelle Umsatzsteuersatz (auch die Bezeichnung) in Prozent kann unter "Dienstprogramme" angelegt werden. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 13 7.1 Lagerartikel/Lagernummer Im Feld Lagerartikel k봭nen Sie angeben, ob der Artikel bei der Fakturierung vom Lager abgebucht werden soll oder nicht. Eine Abbuchung ist z. B. bei Dienstleistungen (Technikerstunde, Anfahrt) oder Artikeln, die Sie aus irgendwelchen Gr걆den nicht im Lager f갿ren wollen, sinnlos. 7.2 Kalkulation der Artikelpreise Der mittlere Teil der Artikelstammdaten auf dem Bildschirm dient Ihrer Kalkulation der VK-Preise. Sie k봭nen dabei folgenderma�en vorgehen: Sie geben f걊 Ihren Artikel den Einkaufspreis an. Anhand der vorgegebenen EK-Preis-Aufschl꼏e (unter Dienst- programme) werden, auf Wunsch automatisch, s꼖tliche VK-Preise 1-3, sowie der VK-Preis 1 als Bruttopreis errechnet. In den Dienstprogrammen kann ebenfalls die automatische Berechnung Ihrer Preise ein- oder ausgeschaltet werden. 7.3 Lagerwert Wenn Ihrerseits ein Lagerzugang erfolgt, kann er danach eingegeben werden. Ihr Lagerwert wird gewichtet und ein mittlerer EK-Preis, bestehend aus x Teilen Altbestand/alter EK und y Teilen Neuzugang/neuer EK wird errechnet. Benutzen Sie diesen mittleren EK f걊 Ihre neue Anpassung des Einkaufpreises. Der neue Bestand wird dabei automatisch Ihrem gew걆schten Lager zugebucht. Im Lagermodul finden Sie diesen Zugang unter der Bemerkung "Inventurbuchung / Artikel" Wenn Sie auf diese M봥lichkeit des Lagerzugangs verzichten wollen, geht es direkt weiter mit jeder beliebigen Taste. Einen Lagerzugang k봭nen Sie nach Bet꼝igen von eingeben. Nachdem Sie den EK-Preis eingegeben haben, k봭nen Sie die Aufschl꼏e auf den EK-Preis in Prozent 꼗dern. Aufschl꼏e k봭nen bedingt durch die Feldgr붳e maximal 9999.99% betragen. Die Umrechnung der VK-Preise erfolgt direkt. Wenn Sie z.B. in das Feld VK-Preis 1 brutto den Wert 199.00 DM eingeben (aus optischen Gr걆den) wird automatisch der Netto-VK-Preis und der Aufschlag des VK-Preises 1 auf den EK-Preis zur갷kgerechnet. Genauso k봭nen Sie bei den drei Nettoverkaufspreisen verfahren, um die Preise optisch zu korrigieren. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 14 Nach erfolgter Eingabe und Umrechnung in dem letzten Feld, k봭nen Sie die gesamte Kalkulation noch einmal 꼗dern, bzw. mit in den dritten Teil des Bildschirmes wechseln. Hier befindet sich das Feld "Mindestbestand", was f걊 das Lager von Bedeutung ist. Bei der Auswertung "Bestellvorschl꼏e" werden nur Artikel gelistet, deren aktueller Bestand kleiner oder gleich dem Mindestbestand ist. Um diese Programmoption sinnvoll nutzen zu k봭nen, sollten Sie sich bei dem jeweiligen Mindestbestand Ihres Artikels einige Gedanken machen. Bei der Fakturierung werden Sie bei Abbuchungen automatisch daran erinnert, wenn der Mindestbestand unterschritten ist. 7.4 Artikelrabatt Bei der Neuanlage eines Artikels werden Sie nach der Rabattgruppe gefragt. 0 bedeutet dabei kein Artikelrabatt. Rabattgruppe 1-10 k봭nen Sie frei vergeben. Die Zuordnung des Artikelrabatts geschieht 갶er den Kunden. Im Kundenstamm haben Sie die M봥lichkeit, auf der 2. Bildschirmseite zehn Artikelrabattgruppen anzulegen. Das bedeutet folgendes: Sie k봭nen z.B. f걊 die gesamte Warengruppe 10 f걊 diesen Kunden einen Sonderrabatt von 12 % vereinbaren. Dieser Rabatt wird dann zus꼝zlich von dem Verkaufspreis abgerechnet, der dem Kunden zugeordnet ist. Rabatte werden bei der Fakturierung vorgeschlagen, und nicht automatisch abgezogen. Sie k봭nen Waren auch weiterhin zum "Listenpreis" verkaufen! Ein kleiner Tip: Wenn Sie neue Artikel anlegen, und eine durchlaufende Nummerierung w걆schen, sollten Sie im Feld "Artikel-Nummer" "Artikelnummer generieren" dr갷ken. Sie werden nach einem Muster gefragt, z.B. "10-01". Anhand dieses Musters wird die n꼊hste freie Artikelnummer vorgeschlagen, z.B. "10-012". Ist der Artikel fest angelegt, haben Sie mit der Taste die M봥lichkeit, zus꼝zlichen Artikeltext einzugeben. Dieser steht f걊 den Ausdruck zur Verf갾ung, ist aber w꼑rend der Fakturierung auch wieder 꼗derbar. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 15 8. Freie Texte/Briefbogen 8.1 Texte Schriftverkehr Wir haben f걊 Sie zu jedem Schriftverkehr (Angebot, Rechnung usw. ...) ein Beispiel eines Textes vorgesehen, der in diesem Programmteil ge꼗dert werden kann. Es stehen Ihnen drei verschiedene Textformate zur Verf갾ung, also k봭nen z.B. deutsche und englische Rechnungen geschrieben werden. Vor jedem Ausdruck kann das gew걆schte Format nochmals ge꼗dert werden. 8.2 Briefkopf Hier k봭nen Sie sich entsprechend den anderen freien Texten Ihren Briefkopf (-fu�) individuell gestalten (mit 7 Kopf- und 3 Fu�zeilen). Desweiteren kann die erste bzw. die zweite Zeile des Ausdruckes in gro�er Schrift ausgedruckt werden (siehe Druckersequenzen). Wenn Sie fertiggedruckte Briefb봥en verwenden, kann der Ausdruck des Kopfes ausgeschaltet werden (Dienstprogramme/ Format Schriftverkehr). Sie k봭nen in die Texte auch Drucksequenzen eingeben, allerdings m걌sen dann die Texte in Anf갿rungszeichen stehen, z.B. "Gandke & Schubert"+chr(15)+" "4050 M봭c ...." Vorteil dieser "eingestreuten" Drucksequenzen ist die weitergehende Gestaltungsfreiheit bei Verwendung von Blankopapier. (Bitte 꼗dern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile, bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!) 9. Laufende Nummern/Nummernkreise Die Verwaltung der Auftrags- bzw. Schriftverkehrsnummern verl꼞ft in dem Programmsystem folgenderma�en: Der feststehende Teil der Schriftverkehrsnummer dient zur eindeutigen Unterscheidung des Auftrages bzw. des jeweiligen Schriftverkehrs. Dar갶erhinaus ist es m봥lich, den vorderen Teil bzw. den hinteren Teil anzuh꼗gen und frei zu gestalten. Unter diesem Programmpunkt bieten sich Ihnen deshalb folgende M봥lichkeiten: 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Grundlagen 16 Bei einer beliebigen Eingabe in das Feld "Vorderer Teil" beim jeweiligen Schriftverkehr, wird der eingegebene Teil vor die feststehende Auftrags- bzw. Schriftverkehrsnummer geschoben. Sie sind so in der Lage, sich f걊 die verschiedenen Teile des Schriftverkehres feststehende Nummernkreise zuzulegen: z.B. 10 f걊 Angebot 20 f걊 Auftragsbest꼝igung 30 f걊 Lieferscheine usw ... Das dient zur Erleichterung und Unterscheidung des eventuellen Auftrags- bzw. Schriftverkehrsstatus (bei telefonischen Anfragen). Verschiedene Optionen dienen zur leichteren Identifizierung Ihrer Ablage und Ihrer Rechnungsnummern. Zus꼝zlich kann auch f걊 Ihre Standardkundennummervergabe und die Rechnungsnummern ein Wert eingegeben werden, ab dem die Nummer hochgerechnet wird. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 17 10. Wie erstellt man einen Auftrag? 10.1 Auswahl eines Kunden W꼑len Sie den Punkt "Positionen erfassen": Sie k봭nen sich mit einem der vier Suchbegriffe: Kundenname Match-Code Kundennummer Debitorennummer den gew걆schten Kunden heraussuchen und mit den Kunden f걊 diesen Auftrag 갶ernehmen. 10.2 Freie Adresse f걊 einen Auftrag Falls der Kunde noch nicht in den Stammdaten angelegt ist oder bei Ladenverk꼞fen (wo Kunden selten in die Stammdaten aufgenommen werden), ist es m봥lich, eine freie Adresse aufzunehmen, wenn kein Kunde gefunden wurde. Diese freie Adresse wird mit einer besonderen Kundennummer, die mit "FR" beginnt, in den Kundenstamm aufgenommen. Bei Bedarf kann Sie gel봲cht oder erweitert werden. Als USt-Kennung wird bei einem freiem Kunden immer "B" (Brutto-Preise) vorgeschlagen. 10.3 Auftragsstammdaten I / Barverkauf 10.3.1 Teillieferung In den beiden nachfolgenden Feldern "Bezeichnung, Liefertermin" und in den drei freidefinierbaren Textfeldern auf der rechten Seite der Maske haben Sie die M봥lichkeit, zu Ihrer Orientierung beim sp꼝eren Heraussuchen von Auftr꼏en, Daten einzugeben. Die Bezeichnung dieser Felder kann in den Dienstprogrammen ge꼗dert werden. Dar갶erhinaus ist es auch m봥lich, die Felder mit auf Ihrem Schriftverkehr auszudrucken. Im Feld "Auftragsart" wird normalerweise immer "AU", f걊 einen "normalen" Auftrag vorgeschlagen. Bei Barverk꼞fen kann "BV" eingegeben werden. Ein Eintrag in die "Offene-Posten-Liste" erfolgt dann nicht, als Vorgabe f걊 USt-Berechnung wird "B" f걊 Bruttopreise genommen. Die Kennung "TL" kennzeichnet eine Teillieferung, die sp꼝er einmal zusammen mit anderen in einer Sammelrechnung abgerechnet werden kann (Sammelrechnung / Zusatzmodule). 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 18 Die Kennung f걊 die Umsatzsteuerberechnung wird f걊 diesen Kunden aus den Stammdaten geholt, kann aber f걊 diesen Auftrag ge꼗dert werden. Auch wenn keine Umsatzsteuer berechnet werden soll, ist es jederzeit m봥lich, einzelnen Positionen Umsatzsteuer zuzuordnen. Zusammenfassung: "B" - Bruttopreisfakturierung "J" - Normale Nettofakturierung "N" - Keine Umsatzsteuer (z.B. Auslandskunden) Es kann in den Dienstprogrammen eine Vorgabe f걊 die Auftragsart und die Kunden-USt-Kennung eingestellt werden! Wenn die Eingabe der Auftragsdaten abgeschlossen ist, k봭nen Sie mit (Positionen bearbeiten) in den Teil "Fakturierung" springen. Die vorgeschlagene neue, um eins hochgez꼑lte, Auftrags- nummer k봭nen Sie mit 갶ernehmen oder auch 갶erschreiben. Doppelte Auftragsnummern akzeptiert das Programm nicht. 10.3.2 Fakturierung Mit den drei Suchbegriffen Artikelnummer Artikelbezeichnung Warengruppe k봭nen Sie sich jetzt beliebige Artikel aus Ihren Artikelstammdaten heraussuchen. Dabei kann in den Artikeln gebl꼝tert werden und der gew걆schte Artikel mit (Artikel 갶ernehmen), in den Auftrag 갶ernommen werden. Durch dreimaliges Dr갷ken von werden Ihnen s꼖tliche Artikel Ihrer Artikelstammdatendatei gelistet. Diese Artikel sind dann nach der Artikelnummer aufsteigend sortiert. In der Spalte "EP" f걊 Einzelpreis wird Ihnen der jeweilige Verkaufspreis angezeigt. Die Verkaufspreisgruppe des Kunden wird dabei automatisch ber갷ksichtigt! Zus꼝zlich haben Sie die M봥lichkeit, durch Dr갷ken von den Einkaufspreis des Artikels anzusehen. Das dient dazu, Ihnen bei einer eventuellen Rabattierung bzw. bei einem eventuellen Kundenpreis Ihre Kalkulation zu erleichtern. Wenn ein Artikel 갶ernommen wurde, k봭nen Sie die gew걆schte Menge eingeben. Maximale Gr붳e ist dabei 9999,90. Haben Sie in den Stammdaten des Artikels einen Zusatztext eingegeben, und m봠hten diesen etwas 꼗dern, so haben Sie mit die M봥lichkeit dazu. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 19 Als Lager wird das Lager angenommen, da� Sie in den Artikel- stammdaten eingestellt haben. Mit kann die Lagernummer f걊 jede Position ge꼗dert werden. Mit k봭nen Sie einen Mengenmultiplikator eingeben. Beispiel: MENGE * MULTIPLIKATOR * EP = GP, also ... 3 Teile * 6 Tage = 18 * EP = GP 10.3.3 Direktfakturierung Wenn Sie Artikel fakturieren wollen, die nicht im Artikelstamm vorhanden sind, kann der Suchmodus mit ausgeschaltet werden. Sie k봭nen dann eine beliebige Position mit freien Angaben erstellen. Beachten Sie die angezeigte Reihenfolge der Eingabe. Sie k봭nen nat걊lich die Umsatzsteuer umrechnen, oder einen USt-Satz vergeben. Eine Aufnahme des Preises in die Kundenpreisliste ist wegen der fehlenden Artikelnummer nicht m봥lich. Ebenso ist eine Lagerbewegung weder sinnvoll noch m봥lich. 10.3.4 Lager갶erpr갽ung Nachdem Sie die gew걆schte Menge eingegeben haben, wird 갶erpr갽t, ob ein entsprechender Bestand im Lager vorhanden ist. Diese 쉇erpr갽ung findet nur bei sog. Lagerartikeln (siehe Artikel) statt. Die Lagernummer Ihres Artikels wird in den Stammdaten festgelegt, kann aber nach Eingabe von ge꼗dert werden. Wenn der Mindestbestand, im Artikelstamm angegeben, unterschritten wird, oder der Bestand kleiner als Null wird, erscheint eine Meldung, die Sie auf den entsprechenden Sachverhalt hinweist. Zu Ihrer Kontrolle wird der aktuelle Lagerbestand angezeigt. Sie k봭nen jetzt die Menge dieser Position 꼗dern oder eine Abbuchung vornehmen. Ein negativer Lagerbestand ist an sich nicht ungew봦nlich, denn in diesem Moment haben Sie mehrere M봥lichkeiten, diesen Negativ-Bestand wieder auszugleichen. Sie k봭nen, wenn Sie mehrere Lager f갿ren, eine Umbuchung vornehmen (z.B. Filiale 1 an Filiale 2), oder eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten ausf갿ren. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 20 10.3.5 Gesamtpreis Position Der Gesamtpreis f걊 diese Position wird automatisch ausgerechnet. Die in dieser Positionssumme enthaltene Umsatzsteuer wird mitgef갿rt. Wenn Sie nun 갶er die M봥lichkeiten der VK-Preisgruppe hinaus Ihren Preise beeinflussen wollen, haben Sie in diesem Moment folgende M봥lichkeiten: 10.3.6 Artikelrabatt Falls ein Artikelrabatt vorhanden ist, kann er mit ausgew꼑lt werden. Zu Ihrer Information erscheint die Kennung "AR". 10.3.7 Einzelpreis 꼗dern Durch Dr갷ken von k봭nen Sie den Einzelpreis 갶erschreiben, um ihn z. B. optisch zu runden. Nach erfolgter Eingabe werden Sie gefragt "USt-럑derung?", um Ihnen die M봥lichkeit zu geben, auch Bruttopreise einzugeben (z.B. im Ladengesch꼎t f걊 Artikel wie Disketten, Strumpfhalter oder 꼑nliches.), oder um f걊 diese Position einen ge꼗derten USt-Satz zu w꼑len. 10.3.8 Umsatzsteuerumrechnung Wenn Sie dann (ja) dr갷ken, k봭nen Sie die Art der Umrechnung bestimmen: Mit rechnen Sie von Brutto auf Netto mit dem vollen Umsatzsteuersatz und mit rechnen Sie von Brutto auf Netto mit dem halben Umsatzsteuersatz. Wenn Sie einen Nettopreis eingegeben haben, k봭nen Sie Ihn durch Dr갷ken von (V) oder (H) mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz versehen. Die Eingabe von <0> bedeutet keine Umsatzsteuer. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 21 10.3.8.1 Kundenpreisliste aktualisieren Anschlie�end k봭nen Sie die Kundenpreisliste mit dem neuen Preis aktualisieren. 10.3.9 Kundenrabatt Durch mehrfaches Dr갷ken von (Kundenrabatt) k봭nen Sie sich eine der f걆f Rabattstufen aussuchen. Die verschiedenen Rabatts꼝ze werden der Reihe nach angezeigt. Die Nummer des aktuellen Rabatts erscheint zus꼝zlich zu Ihrer Information. 10.3.10 Individueller Rabatt Falls Sie dem Kunden f걊 einen Auftrag und einen Artikel einen individuellen Rabatt zugestehen wollen, k봭nen Sie Ihn mit (Individueller Rabatt) eingeben. Zu Ihrer Information erscheint nebem dem Rabatt die Kennung "IR". (Rabatt zur갷knehmen) macht den ausgew꼑lten Rabatt wieder r갷kg꼗gig. 10.3.11 Aufschl꼏e Pro Position k봭nen zwei prozentuale Auschl꼏e vergeben werden. 10.3.12 Rabattberechnung in Positionen Durch eine Einstellung in den Dienstprogrammen (EK-Preis Aufschlag/Rabatt) k봭nen Sie w꼑len, ob der Positionsrabatt (und die Aufschl꼏e) von dem Einzelpreis oder vom Gesamtpreis einer Position gerechnet wird. Bitte beachten Sie die entsprechenden "Rundungsdifferenzen"! 10.3.13 weitere Positionen Sie k봭nen eine weitere Position eingeben. Der Cursor springt in die n꼊hste Zeile und Sie werden aufgefordert, erneut einen Artikel auszusuchen. 10.3.14 freie Textzeile 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 22 Sie k봭nen eine Textzeile mit bis zu 40 Stellen Freitext einf갾en (z.B. Seriennummern bzw. Bemerkungen). 10.3.15 Position 꼗dern 10.3.16 Position l봲chen Sie k봭nen bereits angelegte Positionen 꼗dern. Mit den k봭nen Sie sich in den Positionen Ihres Auftrages bewegen und mit eine Position ver꼗dern bzw. mit eine Position l봲chen. Bei "Positionen 꼗dern" ist die Vorgehensweise wie bei der Neuanlage einer Position. Sie k봭nen s꼖tliche Daten wieder neu 갶erschreiben. Lagerbest꼗de werden bei Mengen꼗derungen automatisch korrigiert. Beachten Sie, da� ein Artikel, wenn die Artikelnummer ge꼗dert wurde, nicht mehr automatisch vom Lager abgebucht werden kann! Falls in diesem Fall eine Lagerbewegung gew걆scht ist, mu� manuell abgebucht werden! 10.3.17 Auftrag abschlie�en Summen und Preise Nach Bet꼝igung von sehen Sie in der unteren Bildschirmh꼕fte die bisherige Summe der Positionen Ihres Auftrages und die daraus folgenden Umsatzsteueranteile. Mit k봭nen Sie weitere Positionen bearbeiten oder aber mit den Auftrag abschlie�en. Es werden Ihnen daraufhin die Zahlungsbedingungen sowie der Gesamtrabatt Ihres Kunden angezeigt, die Sie in den Stammdaten abgelegt haben. Individuell f걊 diesen Auftrag k봭nen diese Daten aber mit , nach Eingabe des Passwortes, abge꼗dert und zus꼝zlich noch ein Gesamtrabatt auf den gesamten Auftrag vergeben werden. Bei der Eingabe eines Gesamtrabattes werden die neuen Endpreise direkt berechnet und angezeigt. Zu Ihrer Kontrolle, und um Sie vor dem Ruin zu bewahren, besteht die M봥lichkeit, diesen Rabatt mit doch noch einmal zu 꼗dern. Um den Auftrag komplett abzuschlie�en, bet꼝igen Sie bitte . 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 23 Wenn Sie die entsprechenden Artikel im Lager aktualisieren wollen, werden Sie daraufhin gefragt, ob aus dem Lager abgebucht werden soll. Nach Best꼝igung ist der Auftrag komplett abgeschlossen, und Sie befinden sich wieder im Hauptmen�. Der neue Auftrag ist damit in Ihr System aufgenommen, und er kann mit den verschiedenen Optionen des Schriftverkehrs weiterverarbeitet werden. Falls Sie den "Schnelldruck" aktiviert haben (Format Schriftverkehr), wird automatisch der eingestellte Schriftverkehr ausgedruckt! Zur weiteren Bearbeitung orientieren Sie sich bitte in der Funktions갶ersicht "Schriftverkehr", bzw. "Offene Posten". 11. Wie kann man Auftr꼏e wiederfinden? 11.1 Auftragssuche 갶er einen bestimmten Kunden W꼑len Sie den Punkt "Positionen bearbeiten" oder den gew걆schten Teil des Schriftverkehrs: Auftr꼏e werden generell einem bestimmten Kunden zugeordnet. 쉇er diesen Kunden k봭nen Sie sie sp꼝er wieder heraussuchen. Dazu stehen Ihnen wieder die vier Suchbegriffe zur Verf갾ung: Kundenname Match-Code Kundennummer Debitorennummer Sie k봭nen einen Suchbegriff 갶erspringen, indem Sie mit der Taste in das n꼊hste Suchfeld springen. Nach einer Eingabe in ein Suchfeld, zeigt das Programm Ihnen den ersten Satz der diesem Suchkriterium entspricht: Beispiel: Eingabe unter Match-Code "ka" -> erster Datensatz Kaiser Gmbh In den gefundene Datens꼝zen k봭nen Sie mit den oder bzw. hin- und herbl꼝tern. Wenn Sie Ihren gew걆schten Kunden haben, k봭nen Sie sich durch Dr갷ken der Taste (Auftr꼏e anzeigen), alle Auftr꼏e dieses Kunden anzeigen lassen. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 24 11.2 Auftragsstatus Bei der dann folgenden Abfrage in der Nachrichtenzeile ("Welcher Auftragsstatus ?") haben Sie folgende M봥lichkeiten: Sie k봭nen eingeben, um sich alle unerledigten Auftr꼏e anzeigen zu lassen (das ist wohl der Normalfall). Zus꼝zlich k봭nen Sie aber auch eine bestimmte Gruppe von Auftr꼏en durch den Auftragsstatus hervorholen, z.B. durch Eingabe von "RE" um sich alle unerledigten Rechnungen anzuschauen. 11.3 Erweiterte Auftragssuche 쉇er die Kunden-Auftragsselektion hinaus haben Sie noch erweiterte Suchm봥lichkeiten: -> Auftragsnummer: Hier k봭nen Sie direkt die gew걆schte Auftragsnummer ohne voranstehende Nullen eingeben. Der gew걆schte Auftrag wird direkt angezeigt. (siehe auch "Rechnungsnummer") -> Auftragsstatus: Durch Eingabe einer Statuskennnung z.B. "LI" k봭nen lediglich alle Lieferscheinauftr꼏e angezeigt werden. -> freie Felder: Zus꼝zlich stehen Ihnen drei freidefinierbare Felder f걊 Ihre eigenen Suchbegriffe zur Verf갾ung. Nach diesen Feldern k봭nen die Auftr꼏e gesucht werden. Es erscheinen dann in Listenform nur die Auftr꼏e, die Ihren Vorgaben entsprechen. Diese Felder k봭nen in den Dienstprogrammen ge- 꼗dert werden. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 25 11.4 Rechnungsnummer Bei der Rechnungsnummer besteht im Programm eine Besonderheit. Die "Stammnummer" eines Auftrages (Lieferschein, Rechnung ...) ist die Auftragsnummer. Folgendes Problem kann entstehen: Sie erstellen Auftr꼏e, bei denen es zu keiner Rechnung kommt (aus welchen Gr걆den auch immer). Nimmt man als Rechnungsnummer dann lediglich die Auftragsnummer, sind Ihre Rechnungen nicht fortlaufend duchnummeriert. Aus diesem Grund wird eine eigenst꼗dige Rechnungsnummer vergeben, die fortlaufend hochgez꼑lt wird und mit der Auftragsnummer verbunden ist. Der Aufbau kann, je nach Ihrer Einstellung, z.B. so aussehen: RE-342/423-0689 Die Teile vor und hinter den Bindestrichen sind frei einstellbar, bleibt also nur noch 342/423. Dabei bedeutet 342 die laufende Rechnungsnummer und 423 die laufende Auftragsnummer. Ein Tip! Wenn Sie z.B. offene Posten laut Zahlungsbelegen erfassen, die nur die Rechnungsnummer, nicht aber den Kundennamen enthalten, geben Sie einfach bei der erweiterten Suche unter Auftragsnummer "423" ein, und der Auftrag erscheint. 11.5 Auftragsstatusfenster Die gefundenen Auftr꼏e werden in Form einer Liste angezeigt. Der bis jetzt h봠hste Status dieses Auftrages wird links angezeigt. Oben rechts auf dem Bildschirm zeigt Ihnen das Statusfenster genau an, was mit diesem Auftrag schon alles passiert ist, also der "Werdegang" des Auftrages. Der Schriftverkehr, der von Ihnen schon ausgef갿rt wurde, wird in dem Fenster invers unterlegt. Mit Hilfe dieses Fenster und der links neben dem Auftrag angezeigten Statuskennung, k봭nen Sie den "Werdegang" eines Auftrages direkt verfolgen. Nachdem Sie sich den gew걆schten Auftrag herausgesucht haben, bestehen f걊 Sie folgende M봥lichkeiten (siehe auch Schriftverkehr): 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 26 11.6 Auftrag 꼗dern/erweitern In diesem Teil haben Sie dieselben M봥lichkeiten, den Auftrag zu bearbeiten, zu erweitern oder zu 꼗dern wie im Programmteil "Auftrag bearbeiten". Wenn der Auftrag dann nach Bet꼝igung von wieder abgespeichert wird, werden die alten Auftragsdaten 갶erschrieben und der Lagerbestand korrigiert. 11.7 Wiederholungsauftrag/Standardauftrag Durch Bet꼝igung von (Wiederholungsauftrag anlegen), werden die Daten eines alten Auftrages in einen neuen Auftrag hineinkopiert. In vielen F꼕len ist das eine willkommene Arbeitserleichterung. Die neuen Auftragsstamm- daten I k봭nen eingegeben werden, wobei Ihnen aber die Werte des alten Auftrages vorgeschlagen werden. Auch besteht die M봥lichkeit, diesen Auftrag an einen anderen Kunden zu vergeben. Wenn Sie bei der Anfrage "gleicher Kunde" eingeben wird der Auftrag dem alten Kunden zugeordnet. Wenn Sie eingeben, k봭nen Sie mit den vier Suchbegriffen (Kundenname, Match-Code, Kundennummer, Debitorennummer) einen neuen Kunden ausw꼑len, der dann mit in den neuen Auftrag 갶ernommen wird. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Auftragserstellung 27 11.8 Standardauftr꼏e Mit der Option "Wiederholungsauftrag" ist eine sehr schnelle Auftragsanlage, gerade bei Standardauftr꼏en, die Sie sich selbst als Grundlage anlegen k봭nen, vorhanden. Mit wenigen Handgriffen k봭nen Sie so neue Auftr꼏e in das System aufnehmen und weiter bearbeiten. 11.9 Auftr꼏e einzeln l봲chen / Status Besonderheit: Wenn Sie sich im Punkt b) Auftrag bearbeiten befinden, haben Sie die M봥lichkeit, ausgew꼑lte Auftr꼏e zu l봲chen. Sie w꼑len den Auftrag mit dem inversen Balken an und bet꼝igen . Der gew걆schte Auftrag wird als gel봲cht markiert. Zwar werden gel봲chte Auftr꼏e nicht mehr angezeigt, auch steht die Auftragsnummer wieder zur Verf갾ung, aber erst wenn Sie in den Dienstprogrammen beim Aufbau der Suchdateien die markierten Auftr꼏e l봲chen wollen, werden diese dann auch wirklich entfernt. Etwas eleganter k봭nen Sie die alten erledigten Auftr꼏e in den Dienstprogrammen entfernen. Benutzen Sie die o.g. M봥lichkeit also am besten nur ausnahmsweise. Mit kann der Status einer Rechnung wieder auf "TL" Teillieferung zur갷kgesetzt werden. Das ist dann sinnvoll, wenn einzelne Auftr꼏e wiederholt zu einer Sammelrechnung zusammengef갾t werden sollen. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Schriftverkehr 28 12. Wie aus einem Auftrag Schriftverkehr wird! Ein einmal erfa�ter Auftrag kann, wie schon gesagt, von Ihnen jederzeit wieder eingelesen und erweitert bzw. ge꼗dert werden. Zur weiteren Bearbeitung dient dann der Teil "Schriftverkehr", wobei die sechs Teile "Angebot" bis "Gutschrift" als Standardschriftverkehr ausgelegt sind. Der Punkt "Sonstiger Schriftverkehr" jedoch nimmt eine Sonderstellung ein. Er dient zu Ihrer freien Verwaltung des firmeninternen Schriftverkehr z.B. Reparaturauftrag, interne Bestellungen und kann in den Dienstprogrammen (Punkt Summenfelder) ge꼗dert werden. Die einzelnen Teile des Schriftverkehrs k봭nen zu einem be- liebigen Zeitpunkt, auch mehrmals, ausgef갿rt werden. 12.1 Auftragsstammdaten II Nachdem Sie sich einen Auftrag herausgesucht haben, erscheint das Schriftverkehrfenster. Sie k봭nen hier zus꼝zliche Angaben zu Ihrem Auftrag machen, z.B. Liefertermin, Versandart, ... und das Zahlungsziel bzw. den Gesamtrabatt noch einmal ver꼗dern. Diese hier eingegebenen Daten gelten nur f걊 diesen einen Auftrag. Die rechten, unteren Summenfelder k봭nen Sie sich in den Dienstprogrammen unter Punkt Summenfelder wie beschrieben einrichten. Die Eingaben, die Sie hier machen, erscheinen entsprechend Ihren Vorgaben auf der Rechnung. Wenn Sie eine Rechnung schreiben, und diese erneut ausdrucken, besteht mit der Taste die M봥lichkeit, das Rechnungsdatum zu aktualisieren. Diese Rechnung wird dann vom System so behandelt, als ob sie neu geschrieben worden w꼛e. Auch die Frist der F꼕ligkeit beginnt wieder neu. Die in den Kundenstammdaten evtl. vorhandene Lieferanschrift kann hier ge꼗dert werden, bzw. eine Lieferanschrift f걊 diesen Ausdruck angegeben werden. Wenn Sie den Ausdruck best꼝igt haben, besteht noch abschlie�end wenn gew걆scht, die M봥lichkeit, die Druckparameter zu 꼗dern. Folgende Eingaben sind dann m봥lich: Druckformat, Textformat, Papiereinzug und Anzahl der Ausdrucke. Das Textformat kann unabh꼗gig vom Druckformat angew꼑lt werden, also z.B. Druckformat 1 mit Textformat 2 (englische Rechnung ....). Die in den Dienstprogrammen eingestellten Werte werden vorgeschlagen. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Schriftverkehr 29 Falls eine Lieferanschrift existiert, wird gefragt, ob die Lieferanschrift oder die "normale" Anschrift gedruckt werden soll. Es kann bei "Anpassung Schriftverkehr" eingestellt werden, ob nur eine oder beide Anschriften auf dem Schriftverkehr erscheinen. (Bitte 꼗dern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile, bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!) 13. Offene Posten/Zahlungseingang Mit dem Modul "Offene Posten" sind Sie in der Lage, die Zahlungseing꼗ge Ihrer Kunden zu erfassen. Sie suchen dabei den gew걆schten Auftrag wie gewohnt heraus. Eine Auflistung aller Au�enst꼗de erhalten Sie z.B. dann, wenn Sie in das Feld "Auftragsstatus" bei der erweiterten Suche den Status "RE" eingeben. Der gew걆schte Auftrag kann dann mit 갶ernommen werden. Beachten Sie, da�, wenn die Schnittstellen zu GS-EAR aktiviert ist, ein Auftrag hier lediglich noch storniert werden kann. Zahlungseing꼗ge werden dann in GS-EAR erfa�t! Die komplette Funktionstastenbelegung ist dann nicht mehr sichtbar. 13.1 Zahlungseingang/Teilzahlungen Mit der Taste (Zahlungseingang) wird der Zahlungs- eingang des Kunden erfa�t. Sie sehen dabei zur Kontrolle Ihrer Auftragsdaten die gesamte Auftragssumme brutto, den bis jetzt bezahlten Betrag, das Datum des letzten Zahlungseingangs und den bis jetzt noch offenen Betrag des Auftrages. Erst wenn nach mehreren Teilzahlungen der letzte offene Betrag bezahlt wurde, geht der Auftragsstatus in den OK-Status 갶er. Beim normalen Suchen von Auftr꼏en erscheint dann dieser Auftrag nicht mehr. Er mu� schon gesondert mit dem Feld "Auftragstatus OK" herausgesucht werden. F걊 eventuelle Statistiken bleibt dieser Auftrag nat걊lich buchungsm꾞ig vorhanden. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Schriftverkehr 30 13.2 Ber갷ksichtigung von Skonti Bei der Eingabe des erhaltenen Betrages kann Skonto ber갷ksichtigt werden. Wenn Sie die entsprechende Abfrage mit best꼝igen, wird die bis dahin gezahlte Auftragssumme als neue Auftragsumme aktualisiert. 13.3 Stornieren des Auftrages Dr갷ken Sie , um einen Auftrag zu stornieren. Der Auftrag wird dann storniert, aber noch nicht gel봲cht, und die Salden sowie Ums꼝ze (Kunden- und Artikelumsatz) werden aktualisiert. Schreiben Sie danach Ihrem Kunden eine Gutschrift. Der Auftragsstatus ist nach dem Stornieren "OK", also wird er nicht mehr automatisch angezeigt. W꼑len Sie ihn 갶er die Auftragsnummer oder 갶er den Auftragsstatus "OK" in Zukunft an. Bei Auswertungen, Umsatzstatistiken wird der Umsatz dieses Auftrages nicht mehr ber갷ksichtigt! Wenn er vollst꼗dig entfernt werden soll, ist es erst nach der Stornierung m봥lich (L봲chen: Punkt b) Positionen bearbeiten -> Auftrag l봲chen). 13.4 Auftragssumme 꼗dern Mit kann die Auftragssumme ge꼗dert werden. Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn Zahlungen eingehen, die zwar nicht mehr im Skontorahmen liegen, die man aber bei einem guten Kunden trotzdem so "durchgehen" lassen will. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Lagerverwaltung 31 14. Lagerverwaltung Ihre Lagerverwaltung gestaltet sich denkbar einfach. Sie w꼑len im Lagermodul den gew걆schten Artikel mit der Artikelnummer oder mit der Artikelbezeichnung. Den richtigen Artikel 갶ernehmen Sie mit und bestimmen die Lagernummer, unter der Sie die Best꼗de ver꼗dern wollen. Wenn Ihr gew걆schter Artikel kein Lagerartikel ist (laut Artikelstammdaten), erscheint eine Meldung, die Sie darauf hinweist. Eine weitere Bearbeitung ist allerdings m봥lich. Daraufhin werden Ihnen die letzten 12 Bewegungen in dem bestimmten Lager angezeigt. F걊 die weitere Bearbeitung stehen Ihnen folgende M봥lichkeiten zur Verf갾ung: 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Lagerverwaltung 32 14.1 Abgang aus dem Lager Im Programmteil "Auftrag erstellen" werden die fakturierten Artikel je nach Wunsch direkt vom entsprechenden Lager abgebucht, soda� sich Ihr Lager praktisch selbst verwaltet. Sollte Bedarf bestehen, einzelne Abg꼗ge aus dem Lager zu buchen, ist es mit diesem Punkt m봥lich. 14.2 Bestellung Es k봭nen pro Lager und pro Artikel zwei Bestellungen verwaltet werden. Das hei�t, auf einmal get꼝igte Bestellungen werden Sie solange aufmerksam gemacht, bis die jeweilige Bestellung eindeutig als Zugang in Ihrem Lager verbucht worden ist. 14.3 Inventurbuchung Im Gegensatz zum Lagerzugang geben Sie hier den tats꼊hlichen Bestand Ihres Lagers zu einem Stichtag ein. 14.4 Zugang Erfolgt ein Zugang in ein Lager, z.B. aus einer Warenlieferung, kann er mit dieser Option erfa�t werden. 14.5 Umbuchung Wenn Sie verschiedene Lager verwalten wollen, haben Sie hier die Gelegenheit, einfach Umbuchungen zwischen den Lagern (z.B. Hauptlager -> Filiale XY oder Lager -> Werkstattwagen 1) Die entsprechenden Bemerkungen, die Sie bei jeder Bewegung im Lager angeben k봭nen, dienen zu Ihrer Orientierung 갶er Buchungen. Wird eine Buchung aufgrund eines Auftrages vorgenommen, erscheint im Bemerkungsfeld der Hinweis: "Auftrag: xyz". 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Zusatzmodule 33 15. Zusatzmodule 15.1 Automatischer Mahnlauf S꼖tliche zur Zeit f꼕ligen offenen Posten werden hierbei automatisch angemahnt. Die F꼕ligkeit richtet sich nach Rechnungsdatum + Zahlungsziel Netto + Wartezeit. Die Wartezeit, nach der erst reagiert werden soll, kann in den Dienstprogrammen eingestellt werden. Diese offenen Posten werden f걊 jeden Kunden in Form eines Kundenkontos ausgedruckt. 15.2 Wartungsabrechnung/Kopienabrechnung Ein Modul f걊 B걊omaschinenh꼗dler, die mit Kunden Wartungsvertr꼏e f걊 Fotokopierer abgeschlossen haben. Je nach Art des Wartungsvertrages und des aktuellen Kopienstandes wird automatisch ein Auftrag erzeugt. Wenn Sie im Besitz des Quellcodes sind, k봭nen Sie f걊 Ihre Aufgaben, die periodisch anfallen, hier relativ leicht individuelle Anpassungen machen. 15.3 Schriftverkehr-Etiketten Es kann entweder pro Auftrag oder aber pro Positions eines Auftrages ein "Versandaufkleber" geschrieben werden. Wenn ein Lieferschein oder eine Rechnung geschrieben wird, ist die Funktion f걊 diesen (einen) Auftrag aktiviert! Die Einstellungen f걊 die Etiketten, auch, ob diese Option ein- oder ausgeschaltet ist, kann in den Dienstprogrammen vorgenommen werden. Bitte beachten Sie die Hinweise beim allgemeinen Etiketten-Druck. Die Liste der Variablen und Felder erhalten Sie mit . 15.4 Sammelrechnungen F걊 alle Auftr꼏e, die Sie als Teillieferung behandelt haben, kann eine Sammelrechnung geschrieben werden. W꼑len Sie den gew걆schten Kunden aus, danach werden die vorhandenen Teillieferungen herausgesucht. Geben Sie f걊 diese Rechnung die Zahlungsziele, Bemerkung usw. ein. Diese Eingaben werden bei allen Auftr꼏en aktualisiert. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Statistik 34 16. Statistik/Listen/Auswertungen/Etiketten 16.1 Umsatz In dem Moment, indem Sie f걊 einen Auftrag eine Rechnung schreiben, wird der Brutto-Rechnungsbetrag vom Programm als Umsatz vermerkt. Die Listen und Auswertungen, die Ihre Umsatzdaten zeigen, sind durch ein Passwort gesch걎zt! 16.2 Listen mit Selektion Wenn Sie eine Liste mit vorhergehender Selektionsm봥lichkeit angew꼑lt haben, z.B. Kundenliste, Artikeliste ..., erscheint eine Selektionsmaske. In diese Maske k봭nen Sie Ihre gew걆schten Suchbedingungen eingeben. Eine Verkn걈fung der einzelnen Bedingungen erfolgt wahlweise mit logischem "UND" bzw. "ODER". Die Angabe der Suchbedingungen kann immmer bereichsweise erfolgen, also z.B. alle Postleitzahlen von 1000 bis 1999, oder alle Kunden von A bis K. Eine Suche erfolgt immmer innerhalb des angegebenen Bereiches, also einschlie�lich der "BIS"-Bedingung. Gefundene Datens꼝ze werden auf dem Bildschirm gelistet. Wenn die M봥lichkeit des Etikettendrucks besteht, k봭nen Sie den Ausdruck mit beginnen. 16.3 Listen ohne Selektion Die Offene-Posten-Liste, Rechnungsliste, die Lagerlisten und die Auftragslisten f갿ren nach der Anwahl selbst꼗dig die Auswertung durch. Die Ausgabe erscheint anschlie�end auf dem Drucker. Der Auswertungszeitraum kann vor jedem Ausdruck gew꼑lt werden. Bitte beachten Sie, da� bei der Offenen-Posten-Liste keine Wartezeit (Einstellung Autom. Mahnlauf) ber갷ksichtigt wird, um Ihnen aktuelle Informationen zu liefern. Beim Automatischen Mahnlauf allerdings wird diese Wartezeit ben봳igt, damit einem Kunden nicht schon am Tag der F꼕ligkeit die Mahnung ins Haus flattert. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Statistik 35 16.4 Ums꼝ze/Periode W꼑len Sie die gew걆schte Periode und anschlie�end den gew걆schten Kunden oder Artikel. Die ausgewerteten Daten erscheinen anschlie�end auf dem Drucker. Bitte beachten Sie, da� im Gegensatz zu den Daten, die st꼗dig aktualisiert werden, diese Auswertungen erst noch berechnet werden m걌sen. Der Zeitaufwand liegt somit etwas h봦er !!! Wichtiger Hinweis: Bei der Selektion der Kunden oder Artikel werden am Bildschirm unter Umsatz die Gesamtums꼝ze aus den Stammdaten angezeigt. Erst bei der folgenden Auswertung (beim Druck) werden die entsprechenden Werte f걊 die gew꼑lte Periode berechnet! 16.5 Umsatzverteilung Die Umsatzverteilung stellt Ihre Umsatzdaten eines Jahres in einer grafischen Monats갶ersicht dar. 16.6 Etikettendruck Die Einstellung Ihrer Etiketten k봭nen Sie in den Dienstprogrammen vornehmen. Selektieren Sie Ihre gew걆schten Kunden oder Artikel bitte anhand der Selektionsmaske wie oben beschrieben. Die gefundenen Datens꼝ze werden Ihnen am Bildschirm angezeigt. Wenn die Selektion in Ordnung ist, k봭nen Sie den Etiketten- druck mit starten oder den Listenausdruck mit . 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 36 17. Dienstprogramme In den Dienstprogrammen k봭nen Sie viele Einstellungen vornehmen oder bestimmte Aufgaben erledigen, die f걊 das Programm teilweise grundlegend sind, oder Ihnen auch "nur" die Arbeit mit dem Programm etwas erleichtern (sogn. "Schalter"). Grundlegende Einstellungen sind die Druck- und Schriftverkehrseinstellungen, die Umsatzsteuer usw., unter Aufgaben f꼕lt der Aufbau der Suchdateien, globale Artikelpreis꼗derung usw., unter "Schalter" f꼕lt z.B. die Abfrage, ob vor dem Ausdruck noch die Druckparameter ge꼗dert werden sollen, oder ob der Ausdruck alternativ um so schneller starten soll ... Ein sehr flexibler, aber leider auch sehr komplexer, Punkt ist die ... 17.1 Formatierung der Druckausgabe Sie haben in verschiedenen Modulen sehr weitreichende M봥lichkeiten, Ihre Druckausgabe zu gestalten. Urspr걆glich war diese Art der Ausgabe-Formatierung nicht zum 럑dern durch Anwender vorgesehen. Wir haben uns aus zwei Gr걆den entschlossen, das 럑dern dieser Formatierungs-Strings in den Dienstprogrammen zuzulassen: 1.) Durch die gro�e Anzahl der Programm-Installationen unter verschiedensten betrieblichen Voraussetzungen, konnte eine "starre" Druckausgabe keine in jedem Fall zufriedenstellende L봲ung ergeben. 2.) Durch die prozentual hohe Auslieferungsquote des Programmpakets inclusive dem dBASE/Clipper-Quellcode wurde uns klar, da� viele Anwender leicht 럑derungen an diesen Formatierungs-Strings vornehmen k봭nen, eine t꼏liche 쉇ung beim Einsatz des Clipper-Compilers oder von dBASE. Andere Anwender, die sich eine 럑derung dieser Strings vielleicht nicht zutrauen, aber trotzdem 럑derungen bei der Druckausgabe machen wollen, sollten uns einfach anrufen. Diese 럑derungen sind telefonisch leicht zu vollziehen, das geh봱t mit zu unserem Anwender-Service nach Ihrer Registrierung. Beim 럑dern in diesen Strings k봭nen Sie nichts kaputt machen, weil fehlerhafte Eingaben nicht zugelassen werden. Mit k봭nen Sie jedes Eingabefeld wieder OHNE 럑derungen verlassen. Versuchen Sie also erstmal selbst das gew걆schte Ergebnis einzustellen, wir sagen Ihnen anschlie�end wie es richtig geht. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 37 Hinweis: Die Liste der in dem jeweiligen Programmteil zul꼜sigen Variablen und/oder Datenfelder erhalten Sie jederzeit als Online-Hilfe mit . Erschrecken Sie nicht vor so 갶len Worten wie trim(), substr() oder upper(). Diese sogenannten "Funktionen" erf걄len wichtige Aufgaben bei der Zeichenketten- manipulation. Eine Zeichenkette ist z.B. diese Zeile des Textes, die auf verschiedene Art und Weise ver꼗dert werden kann. Folgende Funktionen k봭nen Sie zur Ausdruckgestaltung ver- wenden. Als Beispiel dient das Feld (oder die Variable) "name", der Kundenname: Inhalt von "name": "Gandke & Schubert " trim(name) -> "Gandke & Schubert" Schneidet alle Leerzeichen auf der rechten Seite ab ltrim(name) -> "Gandke & Schubert" Schneidet alle Leerzeichen auf der linken Seite ab upper(name) -> "GANDKE & SCHUBERT " Wandelt den Feldinhalt in Gro�buchstaben um lower(name) -> "gandke & schubert " Wandelt den Feldinhalt in Kleinbuchstaben um substr(name,1,6) -> "Gandke" Gibt einen Teilbereich des Feldes aus. Der Aufruf ist, durch Kommas getrennt: 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 38 Name des Feldes, Startposition, L꼗ge der Ausgabe also in unserem Beispiel: Gib sechs Zeichen ab dem ersten Zeichen des Feldes "name" aus. Inhalt des Feldes EP ist 4678.56 DM. Mit ... str(ep,8,2) wandeln Sie das numerische Feld in eine druckf꼑ige Zeichen- kette um, z.B. " 4678.56". Aufruf ist str(FELDNAME,GESAMT- L랲GE,NACHKOMMASTELLEN), also Gesamtl꼗ge ist 8, 2 Nachkommastellen (ein Komma !) -> ergibt 5 Stellen vor dem Komma, ein Komma sowie die beiden Nachkommastellen. if(menge=0,space(6),str(menge,6,0)) -> "Wenn die Menge gleich Null ist, gib sechs Leerzeichen aus, ansonsten gib die Menge als Zeichenfeld (Format 6 Stellen lang, 0 Nachkommastellen) aus." if(empty(wg),"##",upper(wg)) -> "Wenn die Warengruppe (WG) leer (empty) ist, gib zwei Kreuze aus, ansonsten gib die Warengruppe in Gro�buchstaben (upper) aus. Als weiteren Operator kann die Negation, also das logische NOT verwendet werden, z.B. if(!empty(wg)..., was das Gegenteil der oben angesprochenen Funktion bedeutet: "Wenn die Warengruppe NICHT (! Ausrufezeichen verwenden) leer ist .....) Die Funktionen k봭nen auch ineinander verschachtelt werden. Achten Sie aber auf richtige Klammersetzung. Bei jeder Funktion wird eine Klammer ge봣fnet, und nach Angabe des oder der Parameter (Werte, die f걊 die Bearbeitung ben봳igt werden) wieder geschlossen. Wenn Sie mehrere Felder hintereinander ausgeben wollen, k봭nen Sie diese Feldinhalte "addieren". Benutzen Sie zum Zusammenf갾en das Pluszeichen (+), z.B. "vorname+name". Wenn Sie die beiden Namensbestandteile durch ein einziges Leerzeichen trennen wollen, k봭nen Sie folgenderma�en vorgehen: -> trim(vorname)+" "+name Was passiert? Beim Feldinhalt von "vorname" werden die rechten Leerzeichen abgeschnitten. Ein Leerzeichen wird an den Vornamen angef갾t, und danach der Name hintendrangeh꼗gt. Die Eingabe von vielen Leerzeichen ist m봥lich mit der Funktion: 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 39 -> space(10) " " Gibt 10 Leerzeichen aus Diese Hinweise gelten f걊 alle Programmpunkte, die sich auf diese Art und Weise beeinflussen lassen, z.B. komplette Gestaltung des Schriftverkehrs, Etikettendruck usw. "Fummeln" Sie ruhig was in diesen Formatierungs-Strings herum, die Freude ist gro�, wenn der Ausdruck sp꼝er Ihren W걆schen enspricht! Lesen Sie, wenn es Sie interessiert, ruhig weiterf갿rende Literatur 갶er dBASE ... die M봥lichkeiten dieser Ausgabeformatierung sind sehr vielf꼕tig! Nochmals in K걊ze: Alle Texte stehen immer in ANF숰RUNGSZEICHEN, z.B. "Hallo", alle Variablen oder Feldnamen NICHT. Alle Variablen und Feldnamen m걌sen im ZEICHENFORMAT vorliegen. Das hei�t, NUMERISCHE Felder, wie z.B. EKPREIS = 94.23 DM m걌sen mit einer entsprechenden Funktion (hier z.B. str(ekpreis,8,2)) in ein ZEICHENFELD umgewandelt werden. Diese ZEICHENFELDER werden anschlie�end zu einer kompletten AUSGABEZEICHENKETTE "addiert", also mit dem Zeichen "+" aneinandergeh꼗gt! Beispiel: Zeichenkette -> "Hallo Einkaufspreis von "+str(ekpreis,5,2)+", wie geht's?" ergibt beim Ausdruck -> 'Hallo Einkaufpreis von 94.23, wie geht's?' Bei Fehlern w꼑rend der Eingabe (das Feld kann nicht mit verlassen werden), gehen Sie bitte folgenderma�en vor: Die erste Zeichenkette suchen ... ... ist sie mit der folgenden Zeichenkette korrekt durch das Zeichen "+" verbunden? ... ist eine Zeichenkette vielleicht gar keine Zeichenkette, sondern noch eine numerische Variable oder ein numerischer Feldname? Achtung! Die meisten Eingabefelder sind l꼗ger als 80 Zeichen! Der komplette Inhalt ist nicht gleichzeitig zu sehen. Wandern Sie mit den horizontal durch diese Felder. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 40 17.2 Die drei verschiedenen Druckformate Ihnen stehen f걊 Ihre Ausdrucke drei verschiedene Druckformate (incl. kompletter Texte) zur Verf갾ung. Sie k봭nen die Ausdrucke in jedem Druckformat verschieden anpassen, zudem kann in jedem Format ein anderer Drucker oder eine Drucker-Spooldatei angesprochen werden. Vorgegeben ist das Format 1. Diese Vorgabe kann in dem Punkt "Anpassung Drucker" ge꼗dert werden. Eine sinnvolle Einsatzm봥lichkeit der Druckformate w꼛e z.B.: Sie wollen an Endkunden Bruttopreis fakturieren, an H꼗dler normale Nettopreis. Stellen Sie im Format 1 Ihre Rechnung f걊 den H꼗dler zusammen. Im Format 2 k봭nen Sie einige Felder und Texte weglassen, um den Endkunden nicht zu verwirren. Den h꼞figsten Fall sollten Sie dann als vorgegebenes Druckformat verwenden, z.B. den Barverkauf an Endkunden. Falls Sie an einen H꼗dler eine Rechnung schreiben wollen, 꼗dern Sie vor dem Ausdruck (Druck- parameter 꼗dern) einfach das aktuelle Druckformat 1 in das Format 2 um. Der Ausdruck dieser Rechnung geht dann auf einen Sch봭schreibdrucker (Port 2), der Endkunde bekommt normalerweise DIN A5 "Kassenzettel". Druckformate k봭nen in "Anpassung Drucker" komplett kopiert werden, um Ihnen diese Einstellungen zu erleichtern. 17.3 Suchdateien aktualisieren Mit diesem Programmpunkt k봭nen Sie die Suchdateien, die das Programm zum schnellen Suchen innerhalb der Datens꼝ze ben봳igt, neu aufbauen. Dieser Punkt wird bei der Erstinstallation (siehe Installation) ausgef갿rt, weil das Programmsystem ohne die Suchdateien geliefert wird. Wenn als gel봲cht markierte Daten endg걄tig aus dem System entfernt werden sollen, k봭nen Sie das hier best꼝igen. Der Aufbau der Suchdateien geht aber schneller, wenn nicht gel봲cht werden soll. Der Aufbau ist eigentlich nur nach einem Stromausfall n봳ig ... 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 41 17.4 Alte Auftr꼏e l봲chen Bei Ausf갿rung dieses Programmpunktes k봭nen Auftr꼏e bis zu einem bestimmten Stichtag gel봲cht werden. Bedenken Sie dabei aber, da� verschiedene Umsatzauswertungen auf die Auftragsdaten zugreifen. Wenn die Daten weg sind, ist der Umsatz (laut Programm) auch weg. 17.5 Lager reorganisieren Die Lagerbewegungen werden jeweils als eine Buchung pro fakturiertem Artikel im jeweiligen Lager mitgef갿rt. Je nach Ihrem Auftragsvolumen entstehen so nat걊lich viele Buchungss꼝ze, die schnell nicht mehr aktuell sind. Um das Lager komplett, alle Lager eingeschlossen, zu reorganisieren, f갿ren Sie bitte diesen Punkt aus. Bis auf die zwei letzten Bewegungen pro Artikel und nat걊lich Ihre offenen Bestellungen, werden alle unn봳igen Datens꼝ze entfernt. 17.6 Anpassung Drucker Hier k봭nen Sie Ihre ben봳igten Druckersequenzen f걊 die im Programmsystem verwendeten Ausdrucke einstellen. Standardm꾞ig haben wir Sequenzen f걊 den IBM-Grafik-Drucker (der EPSON FX-80 versteht sie auch) eingef갾t. Bitte schauen Sie im Drucker-Handbuch nach, welche Sequenzen f걊 Ihren Drucker in Frage kommen. Im zweiten Format finden Sie eine Einstellung f걊 EPSON-kompatible Drucker, im dritten Format eine Einstellung f걊 HP-LASERJET oder 꼑nliche. Vor jedem Ausdruck wird der Drucker initialisiert, also in den Zustand gesetzt, der dem Einschalten entspricht. H꼗gen Sie an diese Sequenz bitte auch die Einstellung f걊 den linken Rand, damit Ihr Drucker mit einer Festeinstellung bei allen Ausdrucken und Schriften arbeitet. F걊 normale Schrift wird eine 12 cpi Schriftgr붳e (96 Zeichen/Zeile) ben봳igt. Neben der Bezeichnung 12 CPI finden Sie diese Sequenz h꼞fig auch noch unter "ELITE". Die normalen Listen, sowie einige Zeilen auf Ihrem Schriftverkehr (Infozeile, Summenzeile) sind f걊 Schmalschrift (15 CPI, Komprimierte Schrift, 132 Zeichen/ Zeile) ausgelegt. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 42 Das Format ist: chr(x)+chr(y)+chr(z) oder z.B. chr(x)+"ABC" wobei Sie die Werte x,y,z Ihrem Handbuch entnehmen k봭nen. Die vierte Sequenz "Absenderzeile" wird ben봳igt, wenn Sie bei der Schriftverkehranschrift eine Absenderzeile verwenden. Schauen Sie bei Problemen bitte mal in Ihrem Druckerhandbuch oder in der Datei "PROBLEME.TXT" nach! Bedenken Sie, da� bei manchen Druckern eine Sequenz zum Einschalten der Schrift n봳ig ist und danach direkt eine Sequenz zum Ausschalten der Schrift, bevor man in eine andere Schrift wechseln kann. Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe Je nach verwendetem Papier mu� die Seitenl꼗ge des Programmes eingestellt werden. Standardm꾞ig steht sie auf 66, was dem Aufdruck auf 12-Zoll-Endlospapier entspricht. Beim linken Rand besteht eine besondere Problematik, wenn er nicht hardwarem꾞ig (갶er eine Drucksequenz) am Drucker eingestellt werden kann. In dem Modul "Freie Texte, Briefbogen" haben Sie die M봥lichkeit, 7 Zeilen f걊 Ihren individuellen Briefbogen einzugeben. In dem Punkt Drucksequenzen besteht deshalb die M봥lichkeit die erste, zweite oder keine Zeile in der gro�en Schrift ausdrucken zu lassen. Dazu geben Sie bitte die entsprechende Zeile 1, 2, 3 oder 0 in das Feld "Kopf gro�" ein. Beim Papiereinzug gibt es zwei Eingabem봥lichkeiten: 0 - Endlospapier 1 - Einzelbl꼝ter (Pause zwischen den Seiten) Im Programm haben Sie die Wahl zwischen drei verschiedenen Druckformaten. Legen Sie unter "Druckformat" fest, welches Format das Programm standardm꾞ig bei dem Ausdruck Ihres Schriftverkehrs nehmen soll. Vor dem Ausdruck kann noch ein anders Format angew꼑lt werden. Hinweis! Schauen Sie bitte bei Druckerproblemen erstmal in der Datei "probleme.txt" nach! Die h꼞figsten Probleme mit diesem Programm treten im Bereich der Druckeranpassung auf, vielleicht ist Ihr Problem auch schon angesprochen und gel봲t! 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 43 Falls Ihr Drucker keine Umlaute drucken sollte, probieren Sie einfach mal die mitgelieferten Utilities UMLAUTE.COM bzw. ROMAN8.COM aus. Beim einmaligen Aufruf wird eine Umlautkonvertierung eingeschaltet, beim nochmaligen Aufruf wird die Konvertierung wieder abgeschaltet! 17.7 Anpassung Schriftverkehr 17.7.1 Format Schriftverkehr: Dieser Programmpunkt erlaubt Ihnen die Aufteilung Ihres Ausdruckformulares (drei verschiedene sind m봥lich) selber einzustellen. Die Aufteilung (von oben nach unten) wird folgenderma�en vorgenommen, jeder Bereich kann dabei ein- oder ausgeschaltet werden: Bereich AN AB LI RE M1 M2 M3 GU SO Vorschub Spalte Briefkopf ...... 2 2 2 2 2 2 2 2 2 0 Anschrift ...... J J J J J J J J J 3 0 Titel .......... J J J J J J J J J 6 16 Infozeile ...... 2 Texte .......... J J J J J J J J J 3 Positionskopf .. J J J N J J J J J 2 horiz. Striche . J J J N J J J J J Preise/Zeile ... J J N J J J J J J Summenausdruck . N J N J J J J J J Zahlungsziele .. N N N J N N N N N Zusatztexte .... J N N J N N N N N Schnelldruck ... N N J J N Anz. Ausdrucke . 1 2 2 2 2 2 2 2 1 ....... ....... Briefkopf: 0 - es wird kein Briefkopf gedruckt 1 - es wird auf der ersten Seite ein Briefkopf gedruckt 2 - es wird auf allen Seiten ein Briefkopf gedruckt 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 44 Anschrift: Die Anschrift kann horizontal verschoben werden (Spalte). Bei Verwendung der langen Lieferanschrift (+ Rechnungs- anschrift) kann der Ausdruck der beiden Anschriften vertauscht werden. Das ist z.B. in der Schweiz n봳ig, da dort die Anschrift rechts ausgedruckt wird. Schreiben Sie bitte dann in das Feld "UMDREHEN" beim Punkt "Anschrift/Absenderzeile" ein "J". Titel: z.B. Lieferschein, Rechnung ... kann bei vorgedruckten Formularen ausgeschaltet werden. In die Titelzeile k봭nen auch noch Variablen eingef갿rt werden, z.B. die Rechnungsnummer usw. ... Texte: die freien Texte (die Sie beliebig eingeben k봭nen) Positionskopf: die 쉇erschrift 갶er den Positionen Horiz. Striche: Schalten Sie alle horizontalen Striche im Ausdruck an, z.B. bei der Infozeile, der Positions갶erschrift und der Summen- zeile. Preise/Zeile / Summenausdruck: Lieferscheine haben z.B. keine Preise (EP,GP) in den Positionen und haben auch keine Endsumme. Zusatztexte : F걊 welche Schriftverkehrsst갷ke sollen die 10 Zusatzzeilen Artikeltext gedruckt werden. Schnelldruck: Druckt den entsprechenden Schriftverkehr sofort nach dem Abspeichern des neu erstellten Auftrages. Das l꼜tige Heraussuchen entf꼕lt. Texte Spalte : Ab welcher Spalte von links aus gesehen sollen die Zusatztexte gedruckt werden. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 45 Geben Sie in die entsprechenden Felder und die entsprechenden Schriftverkehrsteile ein ein, erscheint dieser Teil des Ausdruckes. Geben Sie ein ein, dann wird der Ausdruck unterdr갷kt. F걊 die Bereiche Briefkopf bis Positionskopf ist es m봥lich, jeweils einen Vorschub in Zeilen einzustellen, der VOR dem Ausdruck dieses Teiles gemacht werden soll. So k봭nen Sie z. B. , wenn Sie nur kurze Rechnungen schreiben m걌sen, die Positionen weit nach unten setzen, damit die Seite besser aufgeteilt wird. F걊 die letzten Zeilen am Ende eines Ausdruckes, sind standardm꾞ig 18 Zeilen reserviert worden (Summenzeile, Zahlungsziele usw ...). Sollte es beim Ausdruck Kollisionen mit Ihren Positionen geben, kann die maximale Zeilenanzahl (Druckparameter) und der zu reservierende Rest ver꼗dert werden. Unter Umst꼗den, guten nat걊lich, passen dann mehr Positionen auf eine Seite. F걊 jeden Schriftverkehr ist es m봥lich, die Anzahl der Ausdrucke einzustellen, die ausgedruckt werden sollen. Diese Anzahl kann auch noch vor jedem Ausdruck ge꼗dert werden. F걊 jedes Druckformat kann einer von drei m봥lichen Druckerausg꼗gen (1-3) angew꼑lt werden. Zus꼝zlich besteht die M봥lichkeit, die Druckausgabe in eine Datei mit dem Namen "GSAUF.PRN" umzuleiten, wenn Sie die Einstellung "D" w꼑len. Beachten Sie dabei bitte, da� alle Druckausgaben solange an die Datei angeh꼗gt werden, bis diese erfolgreich ausgedruckt wurde (Drucker-Spooldatei). ACHTUNG! Die Ausgabe von Listen und Auswertungen erfolgt immer standardm꾞ig mit den Druckparametern des Druckformates 1. Beachten Sie das bitte, wenn Sie sich unterschiedliche Drucker und Druckformate anlegen. Besondere Druckformat- w걆sche (sogn. Sch봭-Druck) sollten im Format 2 oder 3 angelegt werden! Wenn Sie kein 럑dern der Druckparameter vor dem Ausdruck des Schriftverkehrs w걆schen, k봭nen Sie es hier f걊 das aktuelle Druckformat abstellen. Die Abfrage wird beim Ausdruck des Schriftverkehrs dann unterdr갷kt. Der Ausdruck erfolgt dann schneller ohne einen weiteren Tastendruck. Ebenfalls kann das Grafikzeichen eingegeben werden, das f걊 horizontale Linien ben봳igt wird, wenn Ihr Drucker z. B. nicht kompatibel zum IBM-Grafik-Drucker ist. Vorgabe ist hier "�" (+196), jedes andere Zeichen ist m봥lich. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 46 Weitere Einstellungen: Die jeweiligen, zum Einstellen der Ausgabe ben봳igten Variablen und Felder, erhalten Sie immer mit . Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe (Bitte 꼗dern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile, bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!) 17.7.2 Einstellung Summenzeile/frei definierbare Felder Die Summenzeile (z.B. bei Rechnungen) kann durch drei variable Eingaben von Ihnen beeinflu�t werden. Wir haben die Werte Porto, Versicherung und Anzahlung eingestellt. Die folgenden Eingaben und Ver꼗derungen sind hier m봥lich. X. Feld Summe: Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Feldes an, z. B. Fracht, Porto .... +/-/0: Gibt an, ob dieser Wert auf die Rechnungssumme addiert wird, ob er abgezogen wird, oder ob die Rechnungssumme unver꼗dert bleibt. Netto/Brutto: Wenn Sie ein "N" eingeben, wird der sp꼝er im Auftrag eingegebene Wert auf den Netto-Preis addiert (subtrahiert) und die darauf entfallende Umsatzsteuer auf den Brutto- Gesamtbetrag gerechnet. Wenn Sie ein "B" eingeben, wird der sp꼝er im Auftrag eingegebene Wert als Bruttobetrag auf den Brutto- Gesamtbetrag addiert (subtrahiert). USt-Satz: Geben Sie hier den USt-Satz ein, mit dem dieses Feld berechnet werden soll. In der Summenzeile kann bei "USt-Satz" statt dem Satz eine Automatik-Kennung eingestellt werden, so da� sich z.B. bei Porto der USt-Satz nach den jeweiligen USt-Anteilen Ihres Auftrages berechnet. Beispiel: 1000,00 DM Netto 14% + 140,00 DM USt 1000,00 DM Netto 7% + 70,00 DM USt 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 47 Der USt-Anteil 14% (140,00 DM) 갶erwiegt den Anteil mit 7%, also wird das entsprechende Feld (z.B. Porto) auch mit 14% berechnet. Text: Wenn Sie im Feld +/-/0 eine "0" eingeben, wird dieser Betrag bei den Berechnungen nicht ber갷ksichtigt, z.B. bei Anzahlungen, die ein Kunde bereits geleistet hat. Damit dieser Betrag aber nicht in Vergessenheit ger꼝, kann man ihn mit einer Mitteilung auf der Rechnung erscheinen lassen. Den Text dieser zus꼝zlichen Mitteilung k봭nen Sie im Feld Text angeben. Der im Auftrag eingegebene Betrag wird in Form eines Platzhalters in diesen Text eingesetzt. Verwenden Sie als Platzhalter ein Dollarzeichen ($), z.B. so: "Es wurden $ DM angezahlt" Wenn Sie die Bezeichnung der drei freien Felder 꼗dern wollen, nach denen Sie den Auftrag suchen k봭nen, ist das hier m봥lich. Ebenso k봭nen Sie die vier Felder frei bestimmen, die beim Schriftverkehr in der Infozeile links neben dem Datum und der Nummer ausgedruckt werden sollen. Beachten Sie, da� das erste Feld nicht beim den Auftrags- stammdaten Teil II erscheint, sondern schon beim Teil I, der Auftragsneuanlage. Wenn Sie "N" f걊 Netto-Aufschlag eingestellt haben, aber einen Kunden haben, der Bruttopreise erh꼕t, wird der eingegebene Preis automatisch als Brutto-Preis betrachtet. 17.7.3 Einstellung OP & Rechnungs-Journal Erlaubt es Ihnen, beim Listen-Ausdruck der Offenen-Posten- Liste und des Rechnungsjournals (Autom. Mahnlauf) die Sortierreihenfolge einzugeben. Wartezeit bei den Offenen-Posten bedeutet, da� eine Rechnung erst als Offener-Posten ausgegeben wird, wenn das Zahlungsziel Netto + Wartezeit (Einstell. Mahnlauf) er- reicht wird. Bei "N" werden Offene Posten direkt nach dem Rehnungsschreiben als solche ausgegeben. Auch erledigte Rechnungen bedeutet beim Rechnungsjournal, da� sie eine vollst꼗dige Liste aller im System vorhandenen Rechnungen, auch erledigte (Status OK), erhalten. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 48 17.7.4 Umsatzsteuer/W꼑rung/Land/Rundung Geben Sie die in Ihrem Land 갶liche Bezeichnung f걊 die Umsatzsteuer ein, z. B. MWST oder WUST. Das Programm arbeitet dann auch bei Ausdrucken damit. Die beiden aktuellen Steuers꼝ze (z. B. 14% oder 7%) werden danach eingeben. Bei dem Eintrag "V" im Artikelstamm wird mit dem ersten Satz, bei einem "H" mit dem zweiten Satz gerechnet. In dem Feld "Land" k봭nen Sie die Postbezeichnung Ihres Landes eintragen. Dieses Feld ist bei dem Vergleich "Auslands- oder Inlandskunde" wichtig. Ein Beispiel f걊 diesen Vergleich finden Sie z.B. unter dem Punkt "Anpassung Schriftverkehr -> Anschrift/Absenderzeile". Wenn Sie bestimmte Preis z.B. in der Schweiz auf die Einheit 0.05 runden wollen (z.B. 0.05 Rappen), geben Sie in diesem Feld ein "J" ein. Artikelpreise, Positionsgesamtpreise sowie die Brutto-Auftragssumme werden dann entsprechend gerundet. 17.7.5 Einstellung Etiketten W꼑len Sie eins der drei m봥lichen Etikettenformate: Breite des Etiketts gibt die maximale Ausdruckl꼗ge Ihres Etiketts an. Linker Rand bezeichnet die Einr갷kung auf der linken Seite. Die H봦e des Etiketts betr꼏t maximal sieben Zeilen. W꼑len Sie mit Zeilen zwischen den Etiketten den Vorschub, der zwischen zwei Adre�-Etiketten gemacht werden soll. Um die Etiketten nach dem Ausdruck abrei�en zu k봭nen, k봭nen Sie auch die Anzahl der abschlie�enden Vorschubzeilen einstellen. Die m봥lichen Variablen und Felder erhalten Sie mit ! Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 49 17.7.6 EK-Preis-Aufschlag/Rabatt Die automatische Neuberechnung der Preise in den Artikel- stammdaten kann ausgeschaltet werden. Geben Sie die Aufschl꼏e in Prozent ein, die bei der Neuanlage von Artikeln automatisch vorgeschlagen werden sollen. F걊 jede der drei VK-Preis-Gruppen kann ein Prozent- wert angegeben werden. Mit "E" oder "G" k봭nen Sie eingeben, ob der Positionsrabatt vom Einzelpreis oder vom Gesamtpreis der Position berechnet wird. Bitte beachten Sie, da� sich das Programm je nach eingestellt Rabattberechnung anders verhalten kann! Es werden folgende, unterschiedliche Berechnungen durchgef갿rt: Rabatt auf EP: (EP-RABATT) * MENGE = GP Rabatt auf GP: (EP*MENGE) - RABATT = GP Je nach Einstellung Ihrer Posisionszeile k봭nen sich "unerwartete" Ergebnisse ergeben, wie z.B. im Druckformat 2, wenn der Rabatt auf den EP eingestellt ist! 17.8 Artikelpreis꼗derung Um bestimmte Artikelpreis (z.B. eine gesamte Warengruppe) schnell 꼗dern zu k봭nen, sollten Sie diesen Programmpunkt verwenden. M봥lich sind Betrags꼗derungen (z.B. + 22,00 DM oder - 9,00 DM) aber auch prozentuale Ver꼗derungen wie Aufschl꼏e um 10%. Bei positiven Prozentfaktoren wird mit dem eingegebenen Faktor multipliziert, bei negativen Faktoren dividiert. Aufschlag um 10% ergibt z.B. den Faktor "1.1000", doppelter Preis den Faktor "2.0000". Die Selektion kann unter "Listen definieren" eingestellt werden. Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 50 17.9 Passwortschutz Mit dem Passwort sind die wichtigen Daten Ihrer Auftragsbearbeitung gut gesch걎zt. Wenn Sie kein Passwort w걆schen, k봭nen Sie diesen Eintrag freilassen, bzw. wieder l봲chen. Abfragen finden dann im Programm nicht statt. Jeder andere Eintrag in diesem Feld fragt vor Ausf갿rung des entsprechenden Programmteils nach der Zugangsberechtigung. Das neue Passwort wird vom Programm erst anerkannt, wenn es sowohl mit abgespeichert wird UND durch nochmalige Eingabe erneut best꼝igt wird! 17.10 Systemeinstellungen Einfach mal ausprobieren! 17.11 Farbeinstellungen Die Farbeinstellung kann im Programm Ihren individuellen Anforderungen entsprechend angepa�t werden. Bitte beachten Sie aber, da� sich jede dargestellte Farbe aus Vordergrund und(!) Hintergrundfarbe zusammensetzt. Da zw봪f verschiedene Farben zur Auswahl stehen, gibt es f걊 jede Darstel- lungsart 144 verschiedene m봥liche Farbkombinationen. In der netzwerkf꼑igen Version k봭nen keine freien Farbeinstellungen verwendet werden, vielmehr richtet sich die Farbpalette nach der von Ihnen verwendeten Grafikkarte. Falls Sie eine Farbgrafikkarte in Verbindung mit einem Monochrom-Monitor installiert haben, kann die Schwarz-Wei�- Einstellung durch den Parameter "SW", also z.B. "GSAUF SW", beim Programmstart erzwungen werden. 17.12 Drucker-Spooldatei GSAUF.PRN Alle Druckausgaben k봭nen in die Spooldatei GSAUF.PRN umgeleitet werden. Das ist dann von Vorteil, wenn der langsame Ausdruck von z.T. vielen Kopien zu viel Zeit in Anspruch nehmen w걊de. Drucken sie bei Bedarf die Spooldatei einfach mit dem entsprechenden Men걈unkt aus. Beim Aufruf und beim Verlassen des Programmes werden Sie, wenn vorhanden, automatisch an unerledigte Druckauftr꼏e erinnert. Nach dem erfolgreichen Ausdruck der Spooldatei wird diese gel봲cht. In der netzwerkf꼑igen Version richtet sich der Name Ihrer individuellen Spooldatei nach dem Namen Ihres Arbeits- platzes. 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Dienstprogramme 51 17.13 Listen definieren Eine 럑derung der Listen und Auswertungen ist m봥lich. Sie k봭nen jeweils den Text der 쉇erschrift sowie den Inhalt der Datensatzausgabe ver꼗dern. Bei Listen mit Selektion (z.B. Artikelliste) kann auch noch die Selektion beeinflu�t werden, z.B. Suchfelder, Sortierung usw. ... Bei einigen Listen kann zus꼝zlich noch eine Summe definiert werden. Bitte beachten Sie auch im Zusammenhang mit der Listendefinition jeweils die aktuelle Hilfe (). Alle zu verwendenden Variablen werden sie dort finden. Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe 17.14 Schnittstellen Um Daten mit anderen GS-Programmen austauschen zu k봭nen, stehen Ihnen zwei Schnittstellen zur Verf갾ung, einmal zu GS-ADRESSEN (Austausch ADRESSEN <-> KUNDE) und zu GS-EAR (offene Posten). Die Schnittstelle kann durch die Eingabe von "J" aktiviert werden, der Pfad zu dem anderen Programm mu� eingegeben werden. Bei aktivierter Schnittstelle k봭nen alle Adressen aus GS-AUFTRAG (R) nach GS-ADRESSEN 갶ergeben werden, ebenso k봭nen alle Adressen aus GS-ADRESSEN eingelesen werden. Es werden immer ALLE Adressen 갶ergeben bzw. 갶ernommen. Verwalten Sie alle Adressen mit GS-Adressen, schreiben damit Ihre Serienbriefe usw. und NUR wenn aus einer "Adresse" ein "Kunde" geworden ist, legen Sie im Kundenstamm einen neuen Kunden an und 갶ernehmen die entsprechende Adresse aus GS-Adressen mit . ACHTUNG !!! Ist die Schnittstelle zu GS-EAR aktiviert, werden bei jeder Rechnung / Gutschrift und einer entsprechenden 럑derung die Summen an die Buchhaltung 갶ergeben. Dort k봭nen sie im Rahmen der Offenen-Posten-Verwaltung weiterverarbeitet werden. Die interne offene-Posten-Verwaltung ist dann abgeschaltet, im Modul "Offene-Posten" kann ein Auftrag nur noch storniert werden !!! 컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴 Datensicherung 52 18. Datensicherung Da die Suchdateien jederzeit neu aufgebaut werden k봭nen, beschr꼗kt sich die Datensicherung auf die Datendateien, also die Dateien mit der Endung "DBF", bzw. "DBT". Diese Daten k봭nen folgenderma�en kopiert werden: C:\GSAUF> copy *.db* a: Wenn Sie den DOS-Befehl BACKUP oder andere Backup-Programme verwenden, m걌sen ebenfalls nur diese Dateien, nicht das komplette Verzeichnis gesichert werden! ACHTUNG !!! Vergessen Sie nicht nach dem Aufspielen Ihrer Sicherungskopie die Suchdateien wieder aufzubauen!!! Sie k봭nen z.B. die von uns mitgelieferten Batch-Dateien "sichern" und "rsichern" verwenden, z.B.: C:\GSAUF> sichern c: a: oder C:\GSAUF rsichern a: c: Die DOS-Kommandos "backup" und "restore" werden daf걊 ben봳igt, jede andere Art der Datensicherung kann eingebaut werden. 19. HINWEIS! CLIPPER ist ein gesch걎ztes Warenzeichen von NANTUCKET, Inc. dBASE ist ein gesch걎ztes Warenzeichen von Ashton - Tate, Inc. MS-DOS ist ein gesch걎ztes Warenzeichen von Microsoft Corp. PC-DOS ist ein gesch걎ztes Warenzeichen von International Business Machines Corp., BLINKER ist ein gesch걎ztes Warenzeichen der Blink, Inc. 20. DER WICHTIGSTE HINWEIS!!! Wir behalten uns vor, jederzeit Verbesserungen, 럑derungen des Diskettenumfanges und Preis꼗derungen zu machen. ... Aha ...! ... ende ...