CTO SOFTWARE GMBH KASSENBUCH 2.o (c)HD CTO Seite  Inhaltsverzeichnis 1> Einfhrung 2 a. Installation und Systemvorraussetzung2 b. Gelieferte Dateien4 c. Start des Programms 5 2> Hauptmenpunkt Kassenbuch 7 Funktionen 9 a. Hilfe (F1) 9 b. Ordnen (F2) 10 c. Suchen (F3) 10 d. Neu (F5)11 e. Summe (F7) 13 f. L”schen (F8) 14 i. Druck (F9) Ausdruck der Kassenbuchseiten.17 j. Calc (F10) 17 k. Enter 17 l. Filter an/aus (Alt F1/F2) 18 m. Filterliste (F4) 19 o. Escape 19 3> Voreinstellungen19 a> Steuers„tze. 20 b> Der Kontenplan 20 c> Druckerauswahl 22 d> Farbauswahl-Systemdaten25 4> Statistik (Graphische Darstellung) 27 5> Reorganisation 27 6> Integrierte Adressverwaltung 28 7> Datensicherung 29 1> Einfhrung Das Programm CTO-KASSE 2.o bietet die M”glichkeit der komfortablen Verwaltung von bis zu 9 Kassenbchern gleichzeitig. Dabei sind Bildschirmaufbau und Ausdrucke stark an ein herk”mmliches Kassenbuch angelehnt, was die Bedienung des Programmes leicht erlernbar macht. Das Programm verwaltet beliebig viele Eingaben. Jederzeit k”nnen alle Eingaben korrigiert werden. Ausdruck und Saldenberechnung halten Sie jeweils auf dem aktuellen Stand. šber 70 Druckertreiber werden zur Auswahl mitgliefert. Schnittstellen zu weiteren CTO-Programmen. EHO-Plus Fakturierung 2.o2: Eine Schnittstelle zu den Adresstammdaten unserer um- fangreichen Fakturierung CTO EHO PLUS 2.o ist integriert. FIBU 2.o: Datenbernahme aller Daten aller 9 Kassenbcher in unsere leistungsf„hige Finanzbuchhaltung Version 2.o ist problemlos und selektiv jederzeit m”glich. CTO EA5 Einnahmen - Ausgabenberschuárechnung: Zugriff auf Kontenplan der CTOEA 5.o automatisch integriert. a. Installation und Systemvorraussetzung Das Programm wird in archivierter und komprimierter Form auf Diskette geliefert. Auf der Festplatte, die Sie bei der Installation bestimmen, wird es automatisch in einem Verzeichnis \CTOKASSE entpackt. Eine Installation auf Diskette ist nicht m”glich! Alle DOS Betriebssystemversionen ab Version 2.1 und ein interner Arbeitsspeicher mit 640 KBYTE sind ausreichende Vorraussetzung fr das Programm. Ihre Datei CONFIG.SYS sollte folgende Werte/Befehle aufweisen: Files=30 Buffers=30 Vermeiden Sie die Befehle FASTOPEN STACKS FCBS SHARE Legen Sie die gelieferte Diskette in Laufwerk A> und aktivieren Sie dieses ber den Befehl A: Befehlen Sie dann: Diskcopy a: a: um eine Sicherheitskopie der Originaldiskette zu erstellen. Befehlen Sie dann: A>START (Sie erhalten eine Textinformation). Die eigentliche Installation erfolgt ber den Befehl A>INSTALL C: (D:)... . Nach der Installation kann das Programm ber den Befehl Kasse gestartet werden. Achtung: Benutzer unserer Programme FIBU 2.o, CTO-EA 5.0 und EHO plus mssen das Programm auf der gleichen Festplatte installieren, die auch fr die anderen Programme genutzt wird, um mit der Datenschnittstelle arbeiten zu k”nnen. b. Gelieferte Dateien šber die Installation werden automatisch auf der von Ihnen benannten Festplatte folgende Verzeichnisse und Dateien installiert. Inhaltsverzeichnis von C:\CTOKASSE Hier befinden sich das Programm, die Hilfe- und Druckerdaten und die interne Adressverwaltung. DRUCKER DBF 37579 12.08.92 12.00 HILFKASS DBF 831 14.09.92 12.29 HILFKASS DBT 19986 14.09.92 12.29 HILFKASS NTX 2048 11.09.92 12.16 KASSE EXE 271955 11.09.92 12.27 TEMPEA DBF 505 10.09.92 13.35 EADRESS DBF 643 11.09.92 12.16 ADNAM NTX 2048 11.09.92 12.16 ADPOST NTX 2048 11.09.92 12.16 ADKENN NTX 2048 11.09.92 12.16 ADORT NTX 2048 11.09.92 12.16 ADDEBI NTX 2048 11.09.92 12.16 FILTER DBF 67 11.09.92 12.16 KASSE EXE 280147 11.09.92 13.35 Unterhalb dieses zentralen Verzeichnisses werden fr die Kassendaten, entsprechend der Jahresangaben Verzeichnisse angelegt. Die gelieferten Datenbanken, hier am Beispiel der Daten des Jahres 1992: Die Jahresdaten werden jeweils automatisch bei Anwahl des Jahres vom Programm erzeugt, Inhaltsverzeichnis von C:\CTOKASSE\1992 TEMPEA DBF ST DBF GEGENKTO DBF DATEI1 DBF 1. Kassenbuch DATEI2 DBF 2. Kassenbuch DATEI3 DBF DATEI4 DBF DATEI5 DBF DATEI6 DBF DATEI7 DBF DATEI8 DBF DATEI9 DBF EAKL DBF Indexdaten: KONTO NTX : D1DAT NTX : D1BEL NTX : D1TEXT NTX : D1PER D2DAT NTX : D2BEL NTX : D2TEXT NTX : D2PER NTX : D3DAT D3BEL NTX : D3TEXT NTX : D3PER NTX : D4DAT NTX : D4BEL D4TEXT NTX : D4PER NTX : D5DAT NTX : D5BEL NTX : D5TEXT D5PER NTX : D6DAT NTX : D6BEL NTX : D6TEXT NTX : D6PER D7DAT NTX : D7BEL NTX : D7TEXT NTX : D7PER NTX : D8DAT D8BEL NTX : D8TEXT NTX : D8PER NTX : D9DAT NTX : D9BEL D9TEXT NTX : D9PER NTX Die Memorydaten CTOKASSE MEM 1648 c. Start des Programms Nach der Installation auf der Festplatte wird das Programm aus dem Grundverzeichnis ber den Befehl: KASSE gestartet. Es besteht jeweils die Auswahlm”glichkeit von 9 Kassenbchern.Nach Anwahl, - markieren Sie die zu ”ffnende Kasse mit dem Cursorbalken und w„hlen Sie diese mit Enter-, werden die Daten geladen.- +--------------------------------------+ | NR BEZ | |--------------------------------------| | 1 | Kassebuch 1992 CTO GmbH | | 2 | Kasse 2 (Porto) | | 3 | | | 4 | | | 5 | | | 6 | | | 7 | | | 8 | | | 9 | Kasse Nr. 9 | +--------------------------------------+ F8 = Kontenbezeichnungen drucken Enter = Konto bearbeiten F10= Geldkonten benennen ESC = Zurck Der erste Bildschirm des Programms fragt Sie nach dem Bearbeitungsjahr. Angaben von 1991-1999 werden akzeptiert. Vorgeschlagen wird dabei jeweils das aktuelle Jahr. šbergeben Sie das Jahr mit Enter. Danach gelangen Sie ins Hauptmen des Programms. +++++++++++---------------------------------------------------------++++++++++++ ++++++++++| Kassenbuch Version 2.0 (c) HD 92 |+++++++++++ ++++++++++| (c) CTO Software GmbH 51 Aachen Alexianergraben 9 |+++++++++++ +++++++++++---------------------------------------------------------++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++++-------------------------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++| |+++++++++++++++++| Datum : 14.09.1992 |+++ ++++| |+++++++++++++++++| Zeit : 13:01:23 |+++ ++++| 1 Kassenbuch |+++++++++++++++++| Beginn : 13:01:19 |+++ ++++| 2 Voreinstellungen |+++++++++++++++++| aktives Arbeitsjahr: |+++ ++++| 3 Statistik |+++++++++++++++++| 1992 |+++ ++++| 4 Reorganisation |+++++++++++++++++| Arbeitsdauer: 00:00:04 |+++ ++++| 5 EHO Adressen |+++++++++++++++++| Festspeicher: 59830272 |+++ ++++| 6 Jahreswechsel |+++++++++++++++++| Drucker : On Line |+++ ++++| |+++++++++++++++++| F1=Hilfe CTRL-F10=Notiz |+++ ++++| |+++++++++++++++++| Ram frei: 312.000 |+++ +++++-------ESC Ende----------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Die Anwahl der Menpunkte erfolgt ber Zahlenangabe oder durch markieren (Pfeiltasten) und Bet„tigen der Entertaste. šberall im Programmm k”nnen Sie Hilfstext abrufen, wenn Sie die Funktionstaste F1 bet„tigen. Bevor Sie Daten erfassen, sollten Sie innerhalb des Menpunktes Voreinstellung dem Programm mitteilen, welchen Druckertreiber Sie nutzen wollen und ob Sie den programminternen Kontenplan (4 stellige Kontonummern) oder den Datevkontenplan SKRo3 nutzen wollen. FIBU -Besitzer werden auf jedenfall den Datevkontenrahmene nutzen! (s. Kapitel Voreinstellung) 2> Hauptmenpunkt Kassenbuch Das Kassenbuch ist sowohl in der Bildschirmbersicht, als auch als auch in den Ausdrucken an ein herk”mmliches Kassenbuch angelehnt. Unter diesem wichtigen Menpukt werden praktisch alle laufenden Eingaben get„tigt, der aktuelle Zeilenbestand angezeigt oder falsch eingegebene Zeilen nachtr„glich korrigiert. Der Bildschirmaufbau in der Erfassungsliste Die Buchungsabteilung Konto: Kassebuch 1992 CTO GmbH Saldo (Jahr) 651.00 1 +------------------------------------------------------------------------------+ | DATUM BELEG TEXT SOLL HABEN St Konto | |------------------------------------------------------------------------------| | 01.07.1992 | | šbertrag | 940.63 | 0.00 | 0 | | | 01.07.1992 | 478 | Kopien | 0.00 | 10.96 | 1 | S49310 | | 02.07.1992 | 479 | Test Software | 0.00 | 19.80 | 0 | S49400 | | 03.07.1992 | 915957 | Klein + Becke | 24.00 | 0.00 | 0 | D12011 | | 03.07.1992 | 915975 | Orthop„dietec | 177.00 | 0.00 | 0 | D12015 | | 03.07.1992 | 480 | Kopien | 0.00 | 14.26 | 1 | S49310 | | 03.07.1992 | 481 | Blumen | 0.00 | 36.00 | 2 | S46400 | | 04.07.1992 | 482 | Gesch„ftsesse | 0.00 | 70.50 | 1 | S46500 | | 04.07.1992 | 483 | Brobedarf | 0.00 | 7.80 | 1 | S49300 | | 06.07.1992 | 916005 | Hartl | 249.00 | 0.00 | 0 | D12008 | | 06.07.1992 | 484 | Kaffee | 0.00 | 6.89 | 2 | S46400 | +------------------TAB = TASTATURFUNKTIONEN ESC = ABBRUCH-------------------+ 2 +------------------------------------------------------------------------------+ |DATUM BELEG TEXT Periode Steuer | |03.07.1992 915975 Orthop„dietechnik 7 0.00 | +------------------------------------------------------------------------------+ 3 +J-Saldo (+EB-Wert) J-SOLL J-HABEN--++J-Saldo (+EB-Wert) J-SOLL J-HABEN---+ | 4558.11 180024.88 177839.33 || 160.00 11993.55 11873.55 | +Bank 1 ---------------------------++O Kunden -----------------------------+ Die Bildschirmanzeige ist in drei Bereiche unterteilt. Der obere Rahmen enth„lt alle bisher eingegeben Buchungss„tze. Mit den Cur- sortasten (Pfeiltasten) k”nnen Sie den Markierungsbalken durch die Erfassungszeilen und -spalten dieses Rahmens bewegen. Der Cursorbalken kann ber die „uáere rechte Spalte "Konto" hinaus in drei weitere Spalten verschoben werden. Die Ursache fr diesen "immagin„ren Bildschirm" liegt darin, daá bei sinnvoller Schriftgr”áe die normale Bidschirmbreite nicht ausreicht, um fr alle notwendigen Spalten ausreichend Platz zu bieten. Nach der Erstinstallation des Programmes ist dieser Rahmen selbstverst„ndlich leer. Im mittleren Rahmen wird der jeweils mit dem Cursorbalken markierte Datensatz auch mit den Angaben, die auáerhalb des Bildbereiches liegen angezeigt oder Sie erhalten dort Informationen zu bestimmten Eingaben. Diese Anzeige beinhaltet auch die Periode und den Steuerbetrag, die sich im oberen Rahmen in der rechten Bildschirmh„lfte befinden. Auf diesem Wege sind also alle Spalteneintr„ge einer Zeile gleichzeitig auf dem Bildschirm sichtbar. Im unteren Bildschirmrahmen werden bei Besitz der CTO-Fibu 2.o, die entsprechend auch in der Voreinstellung aktiviert ist, die jeweiligen Konten der markierten Zeile eingeblendet oder ber TAB (Tabulatortaste) eine Information der in diesem Programmteil zur Verfgung stehenden Funktionen eingeblendet, die auch ohne vorheriges Einblenden abrufbar sind. 3 +------------------------------------------------------------------------------+ |F1=>Hilfe F2=>ordnen F3=>Suchen F5=>Neu F7=>Summe F8=>l”schen F9=>Druck | |F10=>Calc Enter=>„ndern ALT F1/2=>Filter an/aus Alt F4=>Filterliste ESC=>Ende | +------------------------------------------------------------------------------+ Funktionen šber die F-Tasten ihrer Tastatur k”nnen innerhalb der Liste verschiedene Operationen durchgefhrt werden. a. Hilfe (F1) Wie auch in allen anderen Programmteilen, stehen zu ann„hernd jedem Bild ein Hilfe-Fenster zur Verfgung. In diesen Fenstern sind bereits umfangreiche Hilfstexte enthalten. Die Texte sind jedoch editierbar, so daá es prinzipiel auch m”glich ist, sich nach eigener Erfahrung Texte zu erstellen bzw. diese nach und nach zu erg„nzen. Nach jeder Žnderung muá der Text mit der Tastenkombination "CTRL" + "W" gesichert werden. Wurde der Text nur aufgerufen und nicht ge„ndert, kann das Fenster mit "ESCAPE" geschlossen werden. b. Ordnen (F2) Mit dieser Funktion kann die Zeilenbersicht im oberen Rahmen nach verschiedenen Kriterien geordnet werden. Zur Verfgung stehen eine Ordnung nach Datum, Beleg, Text und Periode. Wird die Funktion nicht benutzt, so ist die Zeilenbersicht nach Datum geordnet. Eine Žnderung der Ordnung wird durch mehrmaliges Bet„tigen der Taste erreicht. Das jeweilige Ordnungsfeld wird in der Informationszeile am Bildschirm angezeigt. c. Suchen (F3) Abh„ngig von der gew„hlten Ordnung, kann mit Hilfe dieser Funktion nach einer bestimmten Angabe gesucht werden. Ist die Zeilenbersicht z.B. nach Beleg geordnet, so kann ber die Funktion nach einer bestimmten Belegnummer gesucht werden. Nach Eingabe des Suchbegriffs wird der Suchvorgang mit der Entertaste ausgel”st. Beispiel: Es soll nach der Zeile mit der Belegnummer 001 gesucht werden. Bet„tigen Sie die Taste "F2" so oft, bis im rechten unteren Bidschirmteil die Meldung "geordnet nach Beleg" erscheint. Dann aktivieren Sie mit der Taste "F3" die Suchfunktion. In das Eingabefeld tragen Sie nun "001" ein und best„tigen mit "Enter". Der Cursorbalken springt dann im oberen Rahmen auf die gesuchte Zeile. Die Suche erfolgt auch bei vielen Buchungen innerhalb max. 2 Sekunden. Achtung: Der Suchbegriff muá genau der gesuchten Bezeichnung entsprechen auch Groá- und Kleinschreibung ist relevant. d. Neu (F5) Bereits eingegebene Zeilen k”nnen zwar im oberen Rahmen ge„ndert oder gel”scht werden, die Eingabe von neuen Zeilen ist allerdings nur ber die Funktion "F5" m”glich. Mit dieser Taste wird eine Eingabemaske aktiviert, die alle n”tigen Angaben zur Erstellung einer Kassenbuchzeile abfragt. In der Eingabemaske kann mit den Cursortasten zwischen den Eingabefeldern hin- und hergesprungen werden. Falls Ihre Buchfhrung von einem Steuerberater erledigt wird, k”nnen Sie freilich auf die Eingabe einer Kontonummer verzichten. Nutzer des vierstelligen internen Kontenrahmens richten dann nur ein Konto 0 = "DUMMY Konto" ein. Fhren Sie selbst Buch, oder arbeiten mit den CTO-Programmen EHO, EA oder Fibu zusammen, so ist die Angabe einer Kontonummer eine zwingende Notwendigkeit, damit diese Daten automatisch bernommen werden k”nnen. Ein Buchungsbeispiel: Sie m”chten den Beleg ber den Einkauf von Bromaterial in die Kasse eingeben. Bet„tigen Sie die Taste "F5". Es erscheint die Eingabemaske auf dem Bildschirm. Geben Sie nun das Datum des Beleges ein. Als Belegnummer w„hlen Sie die n„chste freie Nummer aus einem eigens fr das Kassenbuch angelegten Nummernkreis. Sinnvoll etwa ist eine dreistellige Nummer beginnend mit "001". Als Text gengt die allge- meine Bezeichnung "Bromaterial". Da es sich um eine Ausgabe aus der Kasse handelt berspringen Sie das Feld "SOLL" und geben den Bruttobetrag Ihres Beleges in das Feld "HABEN" ein. Im allgemeinen unterliegt Bromaterial einer Umsatzsteuer von 14%. Im Feld "St" machen Sie also die Angabe "1" fr Umsatzsteuer 14% (siehe Voreinstellungen). Als Periodenangabe wird immer der Monat (oder das Quartal) gew„hlt, in dem der Aufwand oder der Ertrag geltend gemacht werden soll. Bei Barquittungen richtet sich diese Angabe in der Regel nach dem Belegdatum. Schlieálich kann die Kontonummer des entspechenden Aufwandskontos (z.B. S49300, SKR 03) in das Feld "Konto" geschrieben werden. Falls das von Ihnen benannte Konto nicht im Kontenplan der CTO FIBU 2.o vorhanden ist erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Beachten Sie dann, daá bei šbernahme der Kassenbuchungen in die Fibu, Sie dieses Konto vor dem Buchen einrichten mssen. (Die Fibu wird Sie sonst entsprechend mahnen.) Die Angabe einer Kontonummer ist, auch wenn Sie nicht mit dem CTO-Programmen Fibu zusammenarbeiten, sinnvoll, da die Anforderungen einer ordnungsgem„áen Buchfhrung eine Kontierung von Kassenposten notwendig macht. Nach Best„tigen der Eingaben mit "Enter" befindet sich nun eine neue Zeile in der Kassenbuchbersicht. Die beim Erfassen jeweils zuletzt eingegebenen Angaben zu den Eintr„gen: DATUM, BELEG und TEXT werden wiederholt, was zu einer wesentlich schnelleren Eingabe fhrt. e. Summe (F7) Die Taste "F7" hat die Funkion, dem Anwender eine schnelle šbersicht ber die Monatsums„tze der jeweiligen Kasse zu verschaffen. Hierbei kann eine Periode (sinnvoll ist die aktuelle) zu einer detailierteren Anzeige ausgew„hlt werden. Diese Periodenangabe wird nach Bet„tigen der Taste "F7" abgefragt. Im nun folgenden Bild ist an oberster Stelle der kummulierte Periodensaldo (Jahressaldo) zu sehen. Der Bildschirm nach Anwahl F7 Summenbersicht Saldo (Jahr) 861.54 +----------------------------------------------------+ | Periode Einzel Gesamt | | 1 0.00 0.00 | | 2 0.00 0.00 | | 3 0.00 0.00 | | 4 0.00 0.00 | | 5 0.00 0.00 | | 6 0.00 0.00 | | 7 887.67 887.67 | | 8 -851.73 35.94 | | 9 825.49 861.43 | | 10 0.11 861.54 | | 11 0.00 861.54 | | 12 0.00 861.54 | +----------------------------------------------------+ +Periode:---10-----------------------------------------------------------------+ | SOLL HABEN Saldo Steuer J-Saldo: 10| | 808.00 807.89 0.11 -68.39 861.54 | +------------------------------------------------------------------------------+ Angezeigt werden die aufgelaufenen Monatssalden (Gesamt) aller Perioden. Weiterhin die Angaben der gew„hlten Periode. Dort kann die Summe der Soll- und Habenbewegungen, der Monatssaldo, die Summe der Umsatzsteuer und der aufgelaufene Periodensaldo abgelesen werden. f. L”schen (F8) Das Bet„tigen dieser Taste l”scht im oberen Rahmen mit dem Cursorbalken markierte Zeilen. Gel”scht werden k”nnen grunds„tzlich nur Buchungen, die noch nicht in die CTO-FIBU 2.o bernommen wurden. Beaqchten Sie hierzu bitte Angaben zum Feld U (s. unten) Beispiel: Sie m”chten die unter Punkt d) erzeugte Zeile ber den Kauf von Bromaterial wieder l”schen. Markieren Sie dazu diese Zeile mit dem Cursorbalken und drcken Sie die Taste "F8". Die nun erscheinende Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit "T" (Bed.: True=wahr). Damit ist die Zeile in der Kassenbuchbersicht gel”scht. h. Das Feld U und seine Bedeutung: Wird ein Buchungssatz in die Fibu bernommen, erh„lt der Kassensatz im Feld U die Kennung 9. Damit wird seitens der Fibu ausgeschlossen, daá ein Kassensatz mehrmals in die Fibu bernommen wird. In der Praxis mit unseren Programmen, kann der Anwender Kassenbuchs„tze im Feld U auch selbst mit einer Kennung versehen, wenn er die šbernahme in die Fibu verhindern will. Nutzen Sie dazu etwa die Kennung 1, um sp„ter nachzuvollziehen, welche Buchungen von der FIBU "gesperrt" und welche Buchungen von Ihnen gesperrt wurden. Ein Beispeil: Sie haben ber die EHO-Plus Fakturierung einen Barverkauf get„tigt. Sie haben diesen Vorgang in ihrem Kassenbuch erfaát. Die Fibu wird diesen Vorfall aus der EHO bernehmen, wenn Sie die Datenbernahme in der Fibu anfordern. Gleichzeitig wrde die Fibu aber auch diesen Buchungssatz aus der Kasse bernehmen, falls Sie diese šbernahme anfordern. In diesem Fall also sollten Sie die šbernahme dieses Kassenbuchungssatzes ausschlieáen, indem Sie eine Ziffer#0 in das Feld U eintragen. šbernommene Kassenbuchungss„tze oder mit einer Ziffer im Feld U versehende Buchungss„tze k”nnen nicht gel”scht oder ge„ndert werden. Falls Sie aber doch eine Žnderung - im vollen Bewuátsein Ihres Handelns sozusagen- vornehmen wollen, wird Ihnen das durch eine Manipulation des Kenners U erm”glicht. Die Fibu markiert eine šbernahme im Feld U mit dem Eintrag 9 um eine doppelte šbernahme auszuschlieáen. Žndern Sie diesen Kenner in 0 wird die Žnderungsm”glichkeit der einzelnen Felder freigegeben. Achtung! Der vorher bernommen Buchungsatz in der Fibu erf„hrt von dieser Manipulation NICHTS! Da dieser bernommen Buchungssatz aber in der Fibu nicht automatisch schon bei der šbernahme gebucht wird, kann (und muá) er auch dort ge„ndert werden. Vergessen Sie nicht die Feldkennung im Feld U nach einer Žnderung wieder einzutragen, sonst wrde dieser Satz eventuell nochmals in die Fibu bernommen. Betrachten Sie diese Žnderungsm”glichkeit bitte als optional und gehen Sie entsprechend sorgf„ltig damit um. i. Druck (F9) Ausdruck der Kassenbuchseiten. Der Ausdruck richtet sich nach der Periode. Nach Bet„tigen der Taste "F9" wird die Periode abgefragt. Ausgegeben werden folgende Angaben: DATUM BELEG TEXT EINNAHME(SOLL) AUSGABE(HABEN) STEUERBETRAG KONTO. Es besteht die M”glichkeit den Ausdruck auf bestimmte Tage zu beschr„nken und die jeweilige Ausgangsseitenzahl des Ausdrucks zu bestimmen, um ein fortlaufende Seitennummerierung auch ber verschieden Perioden beibehalten zu k”nnen.. j. Calc (F10) Diese Funktion aktiviert einen Taschenrechner mit den vier Grundrechenarten. Der Rechner kann ber den Zahlenblock bedient werden. Die Eingabe von Enter oder dem Gleichheitszeichen beendet eine Kettenrechnung. šber den Buchstaben C wird eine Eingabe geCLEARt, gel”scht. k. Enter Wie bereits im Unterpunkt "Bildschirmaufbau" behandelt, k”nnen mit Hilfe dieser Taste die Eintr„ge im oberen Bildschirmrahmen, den Spalten auch nachtr„glich ge„ndert werden. Markieren Sie dazu das Feld, das Sie „ndern wollen und ”ffnenSie es mit Enter, schreiben Sie Ihren Eintrag und bergeben Sie diese wiederum mit der Entertaste. l. Filter an/aus (Alt F1/F2) Diese m„chtige Suchm”glichkeit ber die Filterfunktion sollte als "Spezialsuche" betrachtet werden. Sie ist nur dann sinnvoll, wenn eine bestimmten Bedingungen entspechende Gruppe von Zeilen gesucht werden soll, oder wenn eine Zeile gesucht wird, von der nur die Kontonummer oder Betrag bekannt sind. Aus verschiedenen Kriterien kann hier eine solche Bedingung zusammengesetzt werden. Der Rechner bringt dann alle Zeilen zur Anzeige, die dieser Bedingung entsprechen. Kriterien sind zum Beispiel "gleich", "gr”áer oder gleich", "kleiner" etc.. Die logische Verknpfung dieser Teile richtet sich nach den Regeln der Bool'schen Algebra. Klammersetzung ist m”glich. Beispiel: Sie suchen eine Zeile, von der nur folgendes bekannt ist: 1. Die Belegnummer ist kleiner als 50 2. Der eingegebene Betrag lautet 105,- 3. Der Betrag steht im Soll oder im Haben 4. Die Kontonummer heiát 900 5. Die Zeile bezog sich auf die Periode 3 Die entsprechende zu formulierende Bedingung lautet dann: Periode gleich 3.00, und Konto gleich 900, und Beleg kleiner 50, und (Soll gleich 105.00 oder Haben gleich 105.00) Ende Der oder die der formulierten Bedingung entsprechenden S„tze werden entsprechend selektiert und dann zur Anzeige gebracht. Dabei k”nnen je nach Bedingungsl„nge und Datenmenge auch l„ngere Wartezeiten entstehen. Ist die Filtersuche einmal begonnen, so kann sie nicht mehr abgebrochen werden. Erst nach erscheinen des Cursorbalkens kann der Filter mit "Alt F2" ausgeschaltet werden. m. Filterliste (F4) Einmal gesetzte Filter werden in einer Liste abgespeichert. Damit kann man sich das erneute Erstellen einer nur leicht ge„nderten Filterbedingung ersparen. Mit dem Cursorbalken kann nach oben und unten durch die Zeilen im Rahmen "Filterbedingungen" gefahren werden. Markierte Zeilen werden dann mit "Enter" ausgefhrt. Ein editieren der Zeilen ist mit der Taste "F10" m”glich. Mit "F8" werden markierte Zeilen gel”scht. Bet„tigen der Taste "Escape" beendet die Funktion "Filterliste". o. Escape Beendet die Bearbeitung des Kassenbuches und man gelangt wieder zurck ins Hauptmen. 3> Voreinstellungen Zum ordnungsgem„áen Umgang mit dem Programm mssen Sie einige Voreinstellungen vornehmen. a> Steuers„tze. Steuers„tze werden beim Buchen als Ziffern angegeben. Es stehen insgesamt 9 Ziffern=Steuerkenner zur Verfgung, denen Sie bestimmte Prozents„tze zuordnen. Die Kenner 1-5 rechnen nach der normalen Mehrwertsteuerformel, die Kenner 6-9 rechnen vom Betrag und stehen zur Berechnung von Reisekosten, Auslandverrechnugen etc. zur Verfgung. +--------------------------------------+ | NR Prozent | |--------------------------------------| | 1 14 % | | 2 7 % | | 3 0 % k”nnen frei zuge- | | 4 0 % ordnet werden! | | 5 0 % | +--------------------------------------+ Dem Kenner 1 sind 14%, dem Kenner 2 sind 7% zugeordnet. Andere Kenner sind frei und werden bei Bedarf zugeordnet. Ein Kenner darf nachtr„glich nur ge„ndert werden, wenn keine Erfassungen mit dem Kenner vorgenommen wurden. Eine Žnderung erfolgt, indem der Wert mit dem Cursor markiert wird, das Feld mit Enter ge”ffnet und der neue Wert mit Enter bergeben wird. Abh„ngig von den bei der Buchungserfassung angegebenen Steuerkennern wird die Steuer programmintern mit dem zugeordneten Steuerprozentsatz berechnet. b) Der Kontenplan Die Version 2.0 des CTO FIBU beinhaltet eine Schnittstelle zu diesem Kassenbuchprogramm. Alle Daten aller neun Kassenbcher der CTOKASSE 2.o k”nnen selektiv in die Fibu bernommen werden. Unter Systemeinstellung (s.u.) teilen Sie dem Programm mit, ob Sie den programminternen Kontenplan oder aber den Kontenplan der Finanzbuchhaltung nutzen werden. Wenn Sie ihre Kassenbuchdaten direkt von der CTOFibu 2.o bernehmen lassen wollen, werden Sie den internen vierstelligen Kontenplan nicht nutzen wollen, son- dern sich an den Kontennummernkreis, der auf dem Kontenrahmen SKR03 des Datevplans basiert, halten. Dafr gelten folgende Konventionen bezglich der Kontenbenennung: Debitoren = D10000-D69000 Kreditoren =K70000-K90000 Sachkonten =S00010-S99990 letzte Ziffer immer 0! D=DEBITOR K=KREDITOR S=SACHKONTO Ansonsten werden Sie den vierstelligen frei definierbaren Kontenrahmen ( der den M”glichkeiten unserer EA5 Einnahmen-šberschuárechnung mit Gewinn und Verlustberechnung und Umsatzsteueranmeldung entspricht) nutzen. Sind Sie Besitzer der CTOEA 5.o und ist dieses Programm auf der gleichen Festplatte wir automatisch auf den CTOEA_Kontenplan zugegriffen! Der progamminterne (und CTOEA-) Kontenplan besteht aus einer 4 stelligen Nummer und einer Bezeichnung. Innerhalb der Buchungsliste wird bei jeder Buchung er- wartet, das ein Konto zugeordnet wird. Wollen Sie die Kassenbuchungen ohne Kontenangabe buchen, richten Sie nur ein Konto ein, n„hmlich das Konto 0. +--------------------------------------------------+ | NR Bezeichnung | |--------------------------------------------------| | 10 | Bromaterial | | 100 | Aushilfslohn Student | | 1000 | Miete | | 2000 | Instandhaltung | | 8000 | Erl”se aus Programmbarverkauf | | | | | | | | | | +--------------------------------------------------+ F5 = neues Konto anlegen F6 = gehe zu Kontonummer F8 = markiertes Konto l”schen Enter = Feld „ndern F9 = drucke Kontenplan c> Druckerauswahl W„hlen Sie Ihren Drucker innerhalb der Voreinstellungen Druckerauswahl, indem Sie im erscheinenden Feld ein Fragezeichen angeben und dieses mit Enter bergeben. Die Datei Drucker.dbf befindet sich im Verzeichnis \CTOKASSE und muá sich auch dort befinden! +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | | | Aktueller Drucker: ++++++++++ | | ? ++++++++ | | | | | |---------------------------------------------------------------------------| |Auswahl des Druckers mit ®?¯ oder Leereingabe mit Enter | |---------------------------------------------------------------------------| Es erscheint eine Liste von Druckern. In dieser Liste bewegen Sie sich wiederum mit den Pfeiltasten. Auch mit der Pfeiltaste nach rechts /links erreichen Sie be- stimmte Felder, in denen Werte fr verschiedene Schriftarten und die Resettaste stehen. +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | Drucker | | Aktueller Drucker: ------------------------------------------------| | Allgemeiner Druckertyp | | C. Itoh 8510A | | C. Itoh F10 | | Canon LBP-8 A1/A2 | | Centronics 351/352/353 | | Centronics H80-1/H80-2 | | + Citizen MSP-10/MSP-15 + | | Comrex CR-I | | Comrex CR-II | | DaisyWriter 1500/2000 | | Diablo 620 & 630 | |---------------------------------------------------------------------------| |Auswahl mit ®Enter¯ best„tigen ®F10¯: Žndern ®ESC¯: Abbruch | |---------------------------------------------------------------------------| Der Drucker wird ber die Taste F10 in Ihr Auswahlfeld bernommen, um danach mit der Enter-Taste best„tigt zu werden. Zur Auswahl der Schriftart bestehen folgende M”glichkeiten: (N)ormalschrift, (E)lite, (S)ch”nschrift. Anschlieáend erscheinen 6 Werte-Felder am Bildschirm, die insbesondere fr Laserdruckerbesitzer eine Rolle spielen (s.u.). Probleme: Drucker ist nicht in der Auswahlliste Fast alle Drucker sind in der Lage entweder IBM oder EPSON zu emulieren. Stellen Sie entsprechend ihren Drucker ein und w„hlen Sie die entsprechenden Treiber (IBM Proprinter - Epson) šberschreiben Sie die Werte eines nicht benutzten Druckertreibers mit den Werten der Schriftarten, die Ihr Drucker entsprechend des Druckerhandbuches braucht und w„hlen Sie diesen. Dito k”nnen Sie verfahren, wenn Sie weitere Schriftarten Ihres Druckers nutzen wollen. Abh„ngig von der gew„hlten Schriftart, kann ein zus„tzlicher linker Rand angegeben werden, der beim Ausdruck bercksichtigt werden wird. HP-Deskjet und HP-Laserdruckerbesitzer und Besitzer von Druckern mit entsprechenden Emulationen mssen beachten: 1. Den zu w„hlenden Zeichensatz 2. Die einzugebenden Werte die nach Auswahl der Schriftart am Monitor erscheinen Treiber HP-DESK JET Werte: 27 38 108 50 54 65 Treiber HP Laser Serie II: Am Drucker: Zeichensatz PC8 D/N Im Programm:27 38 108 50 54 64 Treiber HP Laser Serie III: Am Drucker: Zeichensatz PC8 im Programm: 27 38 108 50 54 66 und als Treiber=>DESK JET 500 Drucker druckt keine Umlaute. Unsere Programme nehmen keine Einfluá auf die Erstellung von Umlauten. Sollten die Umlaute nicht gedruckt werden, mssen Sie entsprechend am Drucker den Zeichensatz „ndern: Im allgemeinen w„hlen Sie den amerikanischen oder IBM Grafikzeichensatz II. (Umlaute geh”ren zu den Grafikzeichen) +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | | | Aktueller Drucker: HP DeskJet 500 | | | | Sequenzen fr Drucksteuerung: | | 27 38 108 50 64 0 | | | | Linker Rand beim Ausdruck: 4 | | | |---------------------------------------------------------------------------| | Alles richtig (j=ja/n=nein) ? N | +---------------------------------------------------------------------------+ C> Umlaute werden nicht gedruckt. Fr Laserdrucker wurde auch die sogenannte HP Zeichensatztabelle integriert. Aktivieren Sie diese um die ASC Werte der Umlaute Ihres Drucker dem Programm zur Verfgung zu stellen. Die Werte fr die einzelenen Umlautezeichen entnehmen Sie bitte der Zeichensatztabelle Ihres Druckerhandbuchs. d> Farbauswahl-Systemdaten Unter diesem Menpunkt haben Sie Gelegenheit eine 4 zeilige Kopfzeile und 2 zeilige Fuázeile, die beim Ausdruck bercksichtigt wird, einzugeben. Weiterhin kann der Einzug des linken Randes in Zeichen, der beim Ausdruck bercksichtigt werden soll, hier vorgegeben werden. Unter den Systemdaten k”nnen Sie verschiedene Farbwerte aus einer Tabelle ausw„hlen. Beachten Sie: Keine Farbver„nderungen erreichen Sie durch viermaliges ESC. Mit Enter w„hlen Sie sonst die jeweils markierte Farbe. Achtung: Viermal Enter fr Vordergrund/Hintergund bewirkt ein schwarzes Bild. Weiterhin k”nnen Sie dem Programm hier mitteilen, daá Sie Besitzer der CTO EHO Fakturierung sind, denn dann wird automatisch auf die Adresstammdaten der umfangreichen Fakturierung EHO Plus 2.0 zugegriffen. (Beachten Sie: CTO EHO Fakturierung Plus 2.0 muá auf der gleichen Festplatte installiert sein, wie das Kassenprogramm.) +-----------------------System - Installation -----------------------------+ | | | Text fr Kopfzeilen des Ausdrucks eingeben: | | | | | | | | | | | | Text fr Fuázeilen des Ausdrucks eingeben: | | | | | | | | CTO KASSE 2.o wird von zuknftigen Versionen unserer Programme | | CTO Fibu 2.o (Finanzbuchhaltung) und CTO EA5 (Einnahme-Ausgabe) | | untersttzt. Info: CTO SOFTWARE GMBH Tel. 0241 20386 51 Aachen | | Schnittstelle zur FIBU=(N) oder zur EA=(J) pflegen? N | | | | Schnittstelle zur Fakturierung EHO PLUS 2.o aktivieren? (J=JA/N=Nein) N | | | | | |---------------------------------------------------------------------------| | | +---------------------------------------------------------------------------+ 4> Statistik (Graphische Darstellung) Die Statistik zeigt Ihnen eine grafische šbersicht ber den Kassenbestand ber 12 Monate des aktuellen Jahres. Nach Anwahl des Menpunktes und Auswahl des Kassenbuches wird die Statistik erstellt. CTO Software GMBH (C) HD 30.10.1992 -------------------------------------------------------------------------------- Jahresumsatz: 1992 + = Positiv + = Negativ +------------------------------------------------------------------------------+ |Monat Kasse Grafik | |------------------------------------------------------------------------------| | 1 0.00 | | 2 0.00 | | 3 0.00 | | 4 0.00 | | 5 0.00 | | 6 0.00 | | 7 887.67 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++| | 8 -851.73 +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ | | 9 825.49 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ | | 10 0.11 | | 11 0.00 | | 12 0.00 | | 13 0.00 | +------------------------------------------------------------------------------+ Kassenstand +: 861.54 - Taste drcken 5> Reorganisation Innerhalb der Reorganisation werden jeweils alle Datenbanken und Indexdaten des jeweils aktiven Jahres berarbeitet und neu aufgebaut. Dieser Menpunkt sollte regelm„áig angew„hlt werden, als Grundregel sollte gelten: 1. Mal pro Woche Reorganisation durchfhren. Warten Sie bis das Progranmm selbstst„ndig zurck in das Hauptmen verzweigt. 6> Integrierte Adressverwaltung Programmintern k”nnen Sie Adressen verwalten. Die integrierte Adressdatenbank verwaltet beliebig viele Adressen. In den Systemvoreinstellung k”nnen Sie, falls Sie Besitzer unserer CTO Fakturierung EHO Plus 2.o sind, dafr Sorge tragen. daá direkt auf die Adressen der Fakturierung zugegriffen wird. +-----------+ Einfg |Name | Adressendatei CTOKASSE 2.o (c) CTO Software GMBH 51 Aachen |-----------| +--------------------------------------------------------------+ |Bertram | | Kennung: 300 | |Fritzen | | | |Mller | | | | | |Anrede: Herr Vorname: Hans | | | | Name : Bertram | | | | Name-2 : Verkaufsleiter | | | | Name-3 : | | | | | | | | Strasse: Bertastr. 12 | | | | Plz : 64 | | | | Ort : Mainzich | | | | | | | |Bank:Postgiro Kto: 7093570932 BLZ: 90101000 | | | | | | | | Telefon : 9823 09834 Fax: 98743 | | | +--Notiz-------------------------------------------------------+ | | Verteiler Kontakt 23.3.91 +-----------+ geordnet nach Name ------------------------------------------------------------------------------- Enter=„ndern F2=Ordnen F3=Suchen F5=Neu F7=Etikett F8=L”schen ESC=Zurck Die integrierte Adressverwaltung ist natrlich nicht zu vergleichen mit der wesentlichen komfortabeleren Adressverwaltung unserer Fakturierung. 7> Datensicherung Datensicherungen werden ber den Befehl Backup und Restore des Betriebssystems verwirklicht. Die Daten eines Jahres stehen immer unterhalb des zentralen Kassenverzeichnisses, welches den Namen CTOKASSE hat. Innerhalb dieses Verzeichnisses finden Sie das Programm, die Hilfe und Notizdaten, die Druckerdatei und die Adressdaten, wenn Sie die interne Adressverwaltung nut- zen. Sichern der Adressdaten und des Programms mit Hilfedaten: Backup c:\ctokasse\*.* a: Die jeweiligen Kassenbuchdaten bestimmter Jahre werden in Unterverzeichnisse unterhalb des Programmverzeichnisses angelegt und erhalten jeweils den Jahresnamen usw.. Sichern der Daten am Beispiel der Kassendaten fr das Jahr 1993 Backup c:\ctokasse\1993\*.* a: Alle relevanten Daten auf einen Rutsch sichern Sie mit dem Befehl: Backup c:\ctokasse\*.* /S In allen Beispielangaben wurden jeweils alle Kassenbcherdaten gesichert! Falls Sie in die Verlegenheit kommen sollten diese Daten wieder aktivieren zu mssen, nutzen Sie dazu den Befehl RESTORE des Betriebssystems. RESTORE a: c:\ctokasse\*.* /S Restauriere alle Daten von Laufwerk a: und speichere diese auf C: im Unterverzeichnis CTOKASSE unter Bercksichtigung aller Unterverzeichnisse, also der jeweiligen Jahresunterverzeichnisse 1992 1993 etc. 1> Einfhrung 2 a. Installation und Systemvorraussetzung2 b. Gelieferte Dateien4 c. Start des Programms 5 2> Hauptmenpunkt Kassenbuch 7 Funktionen 9 a. Hilfe (F1) 9 b. Ordnen (F2) 10 c. Suchen (F3) 10 d. Neu (F5)11 e. Summe (F7) 13 f. L”schen (F8) 14 i. Druck (F9) Ausdruck der Kassenbuchseiten.17 j. Calc (F10) 17 k. Enter 17 l. Filter an/aus (Alt F1/F2) 18 m. Filterliste (F4) 19 o. Escape 19 3> Voreinstellungen19 a> Steuers„tze. 20 b> Der Kontenplan 20 c> Druckerauswahl 22 d> Farbauswahl-Systemdaten25 4> Statistik (Graphische Darstellung) 27 5> Reorganisation 27 6> Integrierte Adressverwaltung 28 7> Datensicherung 29