浜様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様融 FM - ADRESS 2.21 Serienbrieffhige Adreverwaltung mit phonetischer Suche 陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 Hotline: 02161/16502 (C)'1991-93 FM-Software Vertrieb: A. Franzmann Softwarevertrieb Forst 6, 41844 Wegberg Telefon (02434) 3570 (9-13 Uhr) Fax: (02434) 20527 藩様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様様夕 FM-SOFTWARE FM-ADRESS _____________________________________________________________ DISKETTEN-HANDBUCH INHALTSVERZEICHNIS: 1. Einfhrung 1.1 Kurzvorstellung des Programms 1.2 Nutzungsbedingungen 2. Installation 2.1 Systemvoraussetzungen 2.2 Die Installationsroutine (Install.Exe) 2.3 Menauswahl der Install.-Routine - Handbuch ansehen - Handbuch drucken - FM-Informationen ansehen - Bestellschein ausdrucken - Eigentliche Programminstallation - Install.-Routine verlassen 3. Das Zusatzprogramm SERVICE.EXE 4. Das Hauptprogramm (zugnglich erst nach der Installation!) 4.1 Programmstart 4.2 Die Menfhrung 4.3 Die Dateneingabe 4.4 Aufbau dieser Bedienungsanleitung 5. Das Hauptmen 5.1 Funktionstasten im Hauptmen 5.2 Dienstprogramme 5.2.1 Reorganisation 5.2.2 Anlegen der Vorgabewerte 5.2.3 Systemeinstellungen 5.2.4 Daten aus Shareware- oder Vorversion bernehmen 5.3 Die Adreverwaltung 5.3.1 Neueingabe von Adressen 5.3.2 ndern 5.3.3 Kunde suchen 5.3.4 Adresse lschen 5,3.5 Tabellen-Darstellung 5.3.6 Optionen 5.3.6.1 Sortierkriterium 5.3.6.2 Alle Adressen merken 5.3.6.3 Alle Merker entfernen 5.3.6.4 Gemerkte Adressen lschen 5.3.6.5 Adressen aus Liste merken 5.3.6.6 nderung global fr gemerkte Adressen 5.3.7 Funktionstasten in der Adressverwaltung (nicht Funktionstasten auf Hauptmenebene) 5.4 Der Texteditor 5.5 Erstellen von Serienbriefen 5.6 Filtern und Drucken 5.6.1 Daten filtern 5.6.2 Filterdatei bearbeiten 5.6.3 Filterdatei exportieren 5.6.4 Text drucken 5.6.5 Serienbrief drucken 5.6.6 Listen / Etiketten drucken 6. Warenzeichen 7. Anschriften -------------------------------------------------------------------- 1. Einfhrung Sehr geehrter Anwender, vielen Dank fr das uns entgegengebrachte Vertrauen, das Sie mit dem Erwerb dieser Programmdiskette bewiesen haben. Wir hoffen, da diese Software Ihren Ansprchen und Erwartungen gengt und Sie schon bald zum Kreis der zufriedenen Anwender unserer FM-SOFTWARE-SERIE gehren. Sollte dieses Programm auf Ihrer Konfiguration nicht ordnungs- gem ablaufen, nehmen Sie bitte Verbindung mit unserer Telefon- hotline auf, damit wir das Problem gemeinsam mit Ihnen lsen knnen. 1.1 Kurzvorstellung des Programms FM-ADRESS ist eine leistungsstarke, serienbrieffhige Adre- verwaltung mit einer Vielzahl von Sortier-, Selektier- und Druckmglichkeiten, die das Programm sowohl fr private als auch gewerbliche Anwender interessant machen. Bei der Programmentwicklung haben wir uns um eine bersichtliche und einfach zu erlernende Benutzerfhrung bemht, die auch dem ungebten PC-Anwender einen schnellen und unkomplizierten Einstieg verschafft. Geschrieben wurde dieses Programm in der Programmiersprache Turbo-Pascal, die Daten werden im dBase-Format abgespeichert. 1.2 Nutzungsbedingungen Diese Version darf zur selben Zeit nur auf einem Computer genutzt werden, jede Vervielfltigung des Programms oder des Handbuchs ver- stt gegen das Urheberrecht und wird strafrechtlich verfolgt. Ausgenommen hiervon ist die private Verbreitung von Shareware- versionen. Hndler, denen von uns nicht ausdrcklich der Vertrieb untersagt wurde, drfen unsere Programme in der Prfversion eben- falls uneingeschrnkt vertreiben. Der Inhalt der Diskette darf allerdings nicht eigenmchtig verndert oder ergnzt werden. Lediglich das Zufgen eines Werbefiles ist zulssig. Wir bernehmen keine Haftung fr die Fehlerfreiheit der Software, insbesondere keine Gewhr dafr, da das Programm den Anforderungen und Zwecken des Kufers gengt. Die Verantwortung fr die Folgen der Nutzung trgt alleine der Kufer. 2.0 Programminstallation Bitte lesen Sie vor dem Programmstart die Installationshinweise sorgfltig durch, damit eine fehlerfreie Funktion gewhrleistet ist. 2.1 System-Voraussetzungen MS-DOS-kompatibler PC, DOS 3.3 oder hher, DR-DOS ab Vers. 5.0, mind. 640 KB Arbeitsspeicher, Festplatte oder 2 Laufwerke. 2.2 Die Installationsroutine Bevor Sie mit unserem Programm arbeiten, mu dieses mit der "INSTALL"-Routine auf einer Festplatte oder einem zweiten Dis- kettenlaufwerk mit mindestens 720 KB Speicherkapazitt instal- liert werden. Das eigentliche Programm befindet sich in gepacktem Zustand auf der Programmdiskette und ist vor der nachfolgend beschriebenen Installation nicht lauffhig. Bitte legen Sie die Originaldiskette in das Laufwerk und geben Sie "INSTALL" ein. Das Programm meldet sich mit einem Informa- tionsbildschirm, den Sie mit einer beliebigen Taste verlassen. Der zweite Bildschirm informiert Sie ber die Vollstndigkeit der Dateien auf der Originaldiskette. Sollten Dateien als nicht vorhanden aufgefhrt werden, wenden Sie sich bitte an unseren Hotline-Service. Auch dieses Bildschirmfenster knnen Sie durch Drcken einer beliebigen Taste verlassen. 2.3 Menauswahl der Installationsroutine: In der jetzt erscheinenden Menauswahl stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfgung: 1.) Dieses Handbuch auf dem Bildschirm ansehen Blttern im Handbuch ber die Pfeiltasten oder "PageDown" und "PageUp", Verlassen mit ESC. 2.) Handbuch auf angeschlossenem Drucker ausgeben 3.) FM-Software-Information (Neuerscheinungen) ansehen 4.) Bestellschein fr weitere FM-Produkte ausdrucken 5.) PROGRAMM INSTALLIEREN Hier erfolgt die eigentliche Programminstallation auf eine andere Diskette - oder besser - auf die Festplatte. Bitte geben Sie als Pfad das Verzeichnis an, in das Sie unser Programm kopieren mchten. Wenn Sie z.B. eine Installation auf Festplatte vor- nehmen mchten, geben Sie z.B. als Pfad C:FMSOFT ein. Statt FMSOFT knnen Sie natrlich auch einen anderen beliebigen Verzeichnisnamen whlen. Nach Besttigung mit Return werden alle Dateien berspielt und entpackt. Nach Verlassen der Installationsroutine ber Menpunkt 6 ist das Programm im Verzeichnis startbereit. 6.) INSTALLATION VERLASSEN Beim Verlassen des Installationsmens erscheint die Abfrage, ob Sie ein Serviceformular drucken mchten. Mit diesem For- mular knnen Sie und jederzeit ber eigene Anregungen oder entstandene Probleme informieren. Wenn Sie die Installation - wie oben beschrieben - ordnungsge- m vorgenommen haben, ist das Programm unter dem gewhlten Pfad bzw. Verzeichnis startfhig. 3.0 Das Serviceprogramm Bei der Installation wird in das Zielverzeichnis unser Programm SERVICE.EXE kopiert, mit dem Sie alle oben beschriebenen Funktio- nen der Installationsroutine jederzeit nutzen knnen. Wenn Sie dieses Programm mit "SERVICE" aufrufen, knnen Sie z.B. das Handbuch ansehen, ein Fehlerformular drucken oder hnliches. 4.0 Das eigentliche Programm 4.1 Programmstart Nach der in Kapitel 2 beschriebenen Installation knnen Sie das Programm mit "ADRESS" starten. 4.2 DIE MENFHRUNG FM-ADRESS ist komplett mengefhrt. Mit Hilfe des Cursorblocks (Pfeiltasten) gelangen Sie von einem Menpunkt zum anderen. Ausgangspunkt hierbei ist das Hauptmen, in das Sie nach dem Pro- grammstart automatisch gelangen. Das Anwhlen der einzelnen Punkte ist recht einfach: Mit den Pfeiltasten bewegen Sie den Rollbalken auf den gewnschten Menpunkt und besttigen mit Return. Mit der Escape-Taste (ESC) verlassen Sie das jeweilige Untermen und gelangen zurck in die Hauptauswahl. 4.3 DIE DATENEINGABE Die Dateneingabe geschieht in allen Masken auf die gleiche Art und Weise. Jederzeit knnen Sie mit den Pfeil- bzw. Cursortas- ten in der Maske umherwandern und nderungen vornehmen. Zum Aus- stieg aus der Dateneingabe gibt es drei Mglichkeiten: 1. ESC = Die Eingabe wird verworfen und abgebrochen 2. PAGE DOWN = Die Eingabe wird abgebrochen, alle eingegebenen Daten werden gespeichert 3. RETURN im letzten Datenfeld = wie PAGE DOWN 4.4 AUFBAU DIESER BEDIENUNGSANLEITUNG Im folgenden werden die einzelnen Menpunkte - ausgehend vom Hauptmen - ausfhrlich besprochen. Eine Kurzerklrung des angewhlten Menpunktes wird jeweils in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand eingeblendet. 5. DAS HAUPTMEN Der linke Teil des Hauptmens ist mit den Menpunkten Adreverwaltung Texteditor Filtern und Drucken Dienstprogramme Systeminformation Programm beenden (ESC) belegt. Es gibt 2 Mglichkeiten, die verschiedenen Menpunkte zu aktivieren. a) Bewegen Sie den Leuchtbalken (er steht beim Programmaufruf im Menpunkt Adreverwaltung) mit den Cursorsteuerungs- bzw. Pfeiltasten auf den gewnschten Menpunkt und bettigen Sie die RETURN- bzw. ENTER-Taste. b) Jeder Meneintrag wird mit einem hell leuchtenden Buchstaben hervorgehoben. Zum Aktivieren gengt also ein Druck auf die entsprechende Taste, beim Menpunkt FILTERN UND DRUCKEN z.B. das "F". Um das Programm zu verlassen, gengt ein Druck auf die "ESC" (ESCAPE) Taste. 5.1 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG IM HAUPTMEN ==================================== F1 = HILFE Hilfsbildschirm zum Hauptmen F2 = RECHNER Ein Taschenrechner, der mit dem abgesetzten 10er Block leicht zu bedienen ist, baut sich auf dem rechten oberen Teil des Bildschirms auf. F3 = KALENDER Kalender F10 = NOTIZ Notizblock. Die eingegebene Notiz wird durch Drcken von F-2 abgespeichert, Ausstieg ohne Speicherung mit ESC. 5.2 DIENSTPROGRAMME =============== Um FM-ADRESS 2.21 auf Ihre Bedrfnisse zuzuschneiden, mu das Programm zunchst konfiguriert werden. Hierzu bettigen Sie bitte im Hauptmen die Taste "D" oder whlen den Menpunkt DIENSTPROGRAMME mit dem Leuchtbalken an und bettigen die ENTER- bzw. RETURN-Taste zur Besttigung. Folgendes Men baut sich auf: DIENSTPROGRAMME Datenreorganisation 劃陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳蝶 Vorgabewerte Systeminstallation Bearbeiten der Treiber Neue Druckertreiber anlegen Update aus Vorversion 劃陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳蝶 Zum Hauptmenue (ESC) 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳潰 5.2.1 DATENREORGANISATION Alle als gelscht markierten Datenstze werden unwiderruflich gelscht. Danach werden alle Index- dateien neu aufgebaut. Sollten einmal whrend der Arbeit Fehler beim SUCHEN oder SORTIEREN auftreten, schafft die DATEIREORGANISATION mit groer Wahrschein- lichkeit Abhilfe. Auch bei Computer- oder Programmab- strzen, z.B. bei Stromausfahl, empfiehlt sich die Re- organisation. In regelmigen Abstnden - z.B. nach Eingabe vieler neuer Datenstze - sollten Sie diesen Menpunkt zur Sicherheit anwhlen. 5.2.2 ANLEGEN DER VORGABEWERTE Mit dieser Funktion haben Sie die Mglichkeit, fr die Adreverwaltung Vorgaben zu setzen, die beim Anlegen eines neuen Datensatzes automatisch in das dafr vorgesehene Da- tenfeld bernommen werden. Ein berschreiben mit Leerzei- chen nimmt die entsprechenden Voreinstellungen wieder zurck. Die Felder "LEER 1 bis LEER 12" knnen Sie individuell be- stimmen. In der Eingabemaske der Adreverwaltung erscheint dann spter die von Ihnen gewhlte Feldbezeichnung. 敖陳陳 Vorgaben fr neue Adressen 陳陳朕 Anrede...: Herr Land.....: D Kennung .: Privatkunde 団陳陳 Feldbezeichnungen fr Leerfelder 陳陳調 LEER 1 ..: Geburtsname der Mutter LEER 2 ..: Firma LEER 3 ..: Telex / Fax ... u.s.w. ... 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 5.2.3 SYSTEMEINSTELLUNGEN 敖陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳寝華陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳朕 Einstellungen - Drucker 害桶 Einstellungen - Texteditor 害桶 団 Schriftverkehr/Listen陳陳陳寛桶 Autom. Sichern nach 500 Z. 害桶 (J/N) -----------------> N 害桶 Schnittstelle : LPT 1 害桶 Zeilenlineal anzeigen Linker Rand : 8 Z. 害桶 (J/N) -----------------> J Treiber : Standard 害桶 Umlaute (J/N): N 害桶 Statuszeile anzeigen 害桶 (J/N) -----------------> J 団 Etikettendruck 陳陳陳陳陳陳寛桶 害桶 *.BAK Dateien anlegen 害桶 (J/N) -----------------> Schnittstelle : LPT 1 害桶 J Linker Rand : 8 Z. 害桶 Wortumbruch einschalten Treiber : Standard 害桶 (J/N) -----------------> J Umlaute (J/N): N 害桶 Umbruchweite (Z.) -----> 66 害桶 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳找伽陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳潰 Hier legen Sie die Konfiguration Ihres Druckers und der inte- grierten Textverarbeitung fest. - Schnittstelle: LPT Tragen Sie hier bitte den Anschlu ein, an dem Ihr Drucker angeschlossen ist. Vorgabe ist LPT1 fr die parallele Schnittstelle 1 (Normalfall). - Linker Rand : 0 Z. Hier tragen Sie bitte ein, wieviel Platz beim Listendruck oder beim Erstellen von Anschreiben am linken Blattrand freigelassen werden soll. Der entsprechende Wert wird in Zeichen eingegeben. - Treiber : Standard-Druckertreiber Hier whlen Sie den Druckertreiber, mit dem Ihr Gert die besten Ergebnisse erzielt. Die Standardvorgabe gilt fr einen Druckertreiber, mit dem die meisten Drucker zurechtkommen drften. Sollte dieses bei Ihnen nicht der Fall sein, knnen Sie im Men "Dienstprogramme" das Untermen "Bearbeiten der Treiber" und "Neue Drucker- treiber" aufrufen. Dort haben Sie die Mglichkeit, einen eigenen, fr Ihren Drucker optimalen Treiber anhand der ESC-Sequenzen zu generieren oder einen anderen Drucker aus der Menauswahl zu whlen. Sollte Ihr Gert nicht in der Liste enthalten sein, sehen Sie bitte in Ihr Druckerhandbuch, zu welchem anderen Gert Ihr Drucker kompatibel ist. Dort finden Sie auch die richtigen ESC-Sequenzen zum Anlegen eigener Treiber. - Umlaute (J/N) fr viele Drucker, die nicht den deutschen Zeichensatz beherrschen, knnen Sie hier die Umlaute umwandeln. EINSTELLUNGSMGLICHKEITEN FR DEN TEXTEDITOR: - Autom. Sichern nach 500 Z. (J/N) Es ist empfehlenswert, diesen Eintrag auf "J" zu setzen, um greren Datenverlust zu vermeiden. Beim Schreiben im Texteditor wird nach jedem 500. Zeichen automatisch eine Textsicherung durchgefhrt. - Zeilenlineal anzeigen Ja oder Nein - Zeilenlineal zur Orientierung oder Tabellen- gestaltung einblenden - Statuszeile anzeigen Ja oder Nein - Einblenden einer Statuszeile - *.BAK Dateien anlegen Hier legen Sie fest, ob zum bearbeiteten Text eine Datei mit der Kennung .BAK als Sicherungskopie angelegt werden soll oder nicht. 5.2.4 Daten aus Shareware- oder Vorversion bernehmen Im Menpunkt "Dienstprogramme" knnen Sie im Unterpunkt "Update aus Vorversion" sowohl Daten aus vorherigen Voll- versionen als auch Daten aus Sharewareversionen bernehmen. Nach Eingabe des Quellverzeichnisses, in dem sich die Da- ten befinden, werden alle Dateien automatisch kopiert und stehen anschlieend unter der neuen Vollversion zur Verf- gung. Bei Problemen wenden Sie sich bitte an unsere Telefon-Hotline 5.3 DIE ADRESSVERWALTUNG (= Erster Menpunkt in der Hauptauswahl) ==================== Um in die Adreverwaltung zu gelangen, bettigen Sie im Hauptmen die Taste "A" oder bewegen den Leuchtbalken auf diesen Menpunkt und drcken die ENTER- bzw. RETURN- Taste. Auf Ihrem Bildschirm baut sich nun die Eingabemaske auf. Hier werden neue Adressen angelegt oder bereits vorhandene Anschriften gendert. Die invers dargestellte untere Bildschirmzeile zeigt Ihnen auch hier die Funktionstastenbelegung an. In der vorletzten Bildschirmzeile befindet sich ein Auswahlmen, dessen Men- punkte man mit Leer- bzw. Pfeiltasten bzw. mit den farblich hervorgehobenen Buchstaben aufrufen kann. Die letzte Bildschirmzeile gibt Ihnen, wie bei allen Mens und Fenstern von FM-ADRESS eine kleine Hilfestellung zum jeweils gewhlten Meneintrag. 5.3.1 EINE ADRESSE NEU ANLEGEN ========================= Durch Anwahl dieses Menpunktes starten Sie die Neueingabe einer Kundenmaske. Das aktuelle Eingabefeld wird jeweils invers dargestellt. In den Feldern Anrede, Land und Kennung sind schon die Angaben vorgegeben, die Sie bei der Installation im Men- punkt "DIENSTPROGRAMME/ANLEGEN DER VORGABEN" gemacht haben. Nachdem Sie alle Felder ausgefllt haben, wird der Datensatz automatisch gespeichert. Es ist jedoch nicht ntig, alle Datenfelder auszufllen, denn mit Return bzw. Enter knnen Sie jederzeit Eingabe- felder berspringen (ebenso mit den Cursorsteuerungstasten). Eine nachtrgliche berarbeitung ist ber den Menpunkt NDERN jederzeit mglich. Wenn Sie nicht alle Felder der Eingabemaske ausfllen mchten, knnen Sie mit "PAGE DOWN" vorzeitig abbrechen, die eingetrage- nen Daten werden ordnungsgem gespeichert. Mit ESC brechen Sie ab, wobei hier der Datensatz verworfen wird. Wenn Sie das letzte Eingabefeld mit Return abschlieen, wird der Datensatz automatisch gesichert und Sie gelangen in das Hauptmen. Im Abschnitt 5.3.7 finden Sie Erluterungen zur Funktionstasten- belegung, die ebenfalls fr die Neueingabe von Anschriften wich- tig sind. 5.3.2 ADRESSEN NDERN =============== Um nderungen in der Adreverwaltung vorzunehmen, whlen Sie den Menuepunkt NDERN. Jedes Datenfeld kann nun mit den Cursorsteuerungstasten angesteuert und gendert werden. Die Bedienung erfolgt analog zu Neueingabe. Mit Page-Down knnen Sie - wie auch bei der Neueingabe - vorzeitig die Eingabe abbrechen, wobei die nderung gespeichert wird. Mit ESC (Escape) erfolgt ein Abbruch ohne Abspeicherung. 5.3.3 EINEN KUNDEN SUCHEN =================== Der Menuepunkt SUCHEN ermglicht Ihnen die komfortable Suche nach einzelnen Kunden. Es kann nach folgenden Feldern gesucht werden: 敖陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 nach Name nach Nummer nach Postleitzahl nach Ort nach Kennung 団陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 globale Suche Suchen im Memofeld 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 Die "globale Suche" findet ein Wortfragment berall im gesamten Datensatz, es werden also alle Felder bei der Suche bercksichtigt. "Suchen im Memofeld" sucht nach einem bestimmten Begriff bzw. nach einer Zeichenkette in der Karteikarte, die fr jeden einzelnen Kunden angelegt werden kann. - PHONETISCHE SUCHE ================= Auffinden von Namen, deren korrekte Schreibweise man nicht kennt. Beispiel: Sie suchen einen Kunden, dessen Namen Sie sich nicht mehr ganz sicher sind. Der Kunden- name ist Zamballa! Sie aber meinen, er wird Zampala geschrieben und tragen diesen auch so in das Suchfeld ein. Da FM-ADRESS auch nach hnlich klingenden Lauten sucht, wird der Name Zamballa dennoch gefunden. 5.3.4 ADRESSEN LSCHEN ================ Mit diesem Menpunkt markieren Sie einen Kunden als gelscht. Dies wird auch am oberen Bildschirmrand eingeblendet. Die Lschmarkierung kann jederzeit durch erneuten Aufruf der Lschfunktion zurckgenommen werden. Wirklich gelscht wird ein Datensatz erst, nachdem Sie im "Dienstprogramm- Men" die Funktion "Datenreorganisation" aktiviert haben. 5.3.5 TABELLEN-DARSTELLUNG ==================== Der Menpunkt TABELLE teilt den Arbeitsbildschirm in zwei Ausschnitte. Im unteren Bildschirmbereich wird ein Fenster geffnet, in dem zunchst die ersten fnf Anschriften tabellarisch dargestellt werden. Mit den Cursorsteuerungstasten knnen Sie sich jederzeit in der Tabelle fortbewegen. Zu dem Datensatz, auf dem sich Ihr Cursor befindet, wird im linken Bildschirmbereich nheres erlutert. 5.3.6 DAS OPTIONEN-MENUE ================== 敖陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳朕 O P T I O N E N 劃陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳蝶 Sortierkriterium - nach Name, Kundennummer, PLZ und Ort Alle Adressen merken - setzt Merker fr alle Adressen Alle Markierungen entfernen - lscht alle Markierungen, z.B. "gelscht" oder "merken" Gemerkte Adressen lschen - lscht alle "gemerkten" Adressen Adressen aus Liste merken - Adressen aus Tabelle merken nderung fr gem. Adresse - fr gemerkte Adressen knnen nderungen in den Feldern: Anrede, PLZ, Ort und L. Kontakt Zum Hauptmenue global vorgenommen werden. 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳潰 5.3.6.1 Sortierkriterium Hier legen Sie fest, nach welchem Kriterium die Adrebestnde sortiert werden sollen. Beim Blttern in der Adredatei (auch in der Tabellendarstellung), erscheinen dann alle Angaben in der gewnschten Sortierfolge. Das Programm sortiert nach Namen, Kundennummern, Postleitzahlen, Orten und Kennungen. 5.3.6.2 Alle Adressen merken Alle Datenstze werden mit einem Merker versehen (z.B. Vorraus- setzung fr das Lschen des gesamten Datenbestandes (s.u.). 5.3.6.3 Alle Markierungen entfernen Bei denjenigen Datenstzen, die mit einem Merker versehen sind, wird diese Einstellung wieder zurckgenommen. 5.3.6.4 Gemerkte Adressen lschen Vorsicht! In diesem Arbeitsschritt werden alle Adressen gelscht, die mit einem Merker versehen sind. 5.3.6.5 Adressen aus Liste merken Hier knnen Sie Adressen aus der Tabelle merken, so da Sie nicht alle einzelnen Adremasken aufrufen mssen. In der Ta- belle knnen Sie mit den Pfeiltasten umherwandern und die ge- wnschten Datenstze mit der Leertaste (SPACE) mit einem Merker versehen. 5.3.6.6 nderung fr gemerkte Adressen Mit dieser Funktion knnen alle mit einem Merker markierten Adressen mit einem Schritt editiert werden, wobei folgende Eingabefelder gendert werden knnen: Anrede, Plz., Ort, Letztkontakt, Kennung und die ersten Leerfelder (frei defi- nierbare Eingabefelder). Zur Sicherheit erscheint beim Ab- schlu eine Kontrollabfrage, ob wirklich alle Datenstze ent- sprechend gendert werden sollen. 5.3.7 FUNKTIONSTASTENBELEGUNG DER ADRESSVERWALTUNG ============================================ F1 = Hilfestellung zur Adreverwaltung F2 = Taschenrechner F3 = Karteikarte in der Karteikarte knnen zu jedem Kunden beliebige Informationen aufgenommen werden. Nach diesen Informationen kann auch mit SUCHEN IM MEMOFELD gesucht werden (s.o) F4 = Jeder Datensatz hat zwei Bildschirmseiten. Mit F4 blttern Sie auf Seite zwei, wo Ihnen weitere Eingabefelder zur Verfgung stehen. F5 = Serienbrief fr aktuell angezeigte Adresse ausdrucken. Nach Anwahl dieser Funktions- taste werden alle zur Verfgung stehenden Serienbriefe aufgelistet. Nach Anwahl per Pfeiltaste wird der gewhlte Serienbrief fr die angezeigte Adresse ausgedruckt. F6 = Merker fr angezeigte Adresse setzten bzw. entfernen. F7 = mit dieser Taste knnen Sie das Kontakte-Feld der Kundenverwaltung aktualisieren. Nach Bettigung ffnet sich ein Kalender, in dem man das Datum des letzten Kontaktes mit den Cursorsteuertasten anwhlen kann. Nach Bettigen der ENTER-Taste wird dieses Datum in das Feld KONTAKTE bernommen. F8 = Mit dieser F-Taste knnen zum aktuell angezeigten Datensatz Buchungen auf ein Kundenkonto vor- genommen werden. Der Betrag kann ein Guthaben des Kunden oder eine Belastung ausweisen. Mit Shift-F8 wird eine Liste aller Konten aus- gegeben, die einen Betrag ungleich Null ausweisen. F9 = Angelegte Termine im berblick (kundenspezifische, einfache Terminverwaltungsfunktion) F10 = Notizfeld fr individuelle Bemerkungen zu jedem Kunden, abspeichern mit F10 5.4 DER TEXTEDITOR ============== Um den Texteditor zu starten, bewegen Sie im Hauptmen den Leuchtbalken auf den entsprechenden Meneintrag, oder drcken die "T"-Taste. Der Bildschirm wechselt, und der Texteditor wird geladen. In einem Auswahlmen haben Sie die Mglichkeit, bereits vorhandene Texte mit der Kennung .TXT einzuladen. Um einen neuen Text zu bearbeiten, drcken Sie ESC. Der Textbildschirm teilt sich in vier Bereiche: 1. Die Statuszeile in dieser Zeile erhalten Sie Angaben ber: - den Dateinamen des zu bearbeitenden Textes - Cursorposition der Zeile - Cursorposition der Spalte - Einfge-/berschreibe - Modus - Zeilenumbruch Ein/Aus 2. Der Arbeitsbereich In diesem Bereich knnen Sie Ihren Text entwerfen 3. Das Zeilenlineal am unteren Bildschirmrand 4. Die Funktionstastenbelegung am Bildschirmende ACHTUNG! Wenn Sie einen Text gestalten, knnen Sie mit F4 versch. Schriftarten und Druckersteuerungen whlen. Das letzte Auswahl- feld "Seitenvorschub" (mit Pfeiltasten und Return anwhlen) ist immer beim Arbeiten mit Endlosformularen am Textende anzuwhlen, damit die Druckersteuerung richtig funktioniert und ein Vorschub auf die nchste Seite vorgenommen wird. Dies gilt auch fr Serien- briefe auf Endlospapier. Achten Sie darauf, da die Seitenlnge bei Ihrem Drucker (siehe Druckerhandbuch) richtig eingestellt ist. Den Einfge- bzw. berschreibe-Modus schalten Sie mit der Einfg.-Taste Ihrer Tastatur an und aus. Ob der Zeilenumbruch aktiv ist oder nicht, knnen Sie im Men "DIENSTPROGRAMME / SYSTEMEINSTELLUNGEN bestimmen. Das gleiche gilt fr die Umbruchweite und das Zeilenlineal. Im Texteditor selbst stehen Ihnen WORDSTAR (TM)-kompatible Tastaturcodes zur Verfgung. *Cursor-Positionierung FUNKTION TASTE Wort nach links ^F oder ^Pfeil links Wort nach rechts ^A oder ^Pfeil rechts Zeile nach oben ^E oder Pfeil hoch Zeile nach unten ^X oder Pfeil runter Seite nach oben ^R oder Bild hoch Seite nach unten ^C oder Bild runter Zum Textanfang ^Bild hoch Zum Textende ^Bild runter Zum Zeilenanfang Pos1 Zum Zeilenende Ende *Text-Manipulation FUNKTION TASTE Zeichen lschen ^G oder Entf. Wort lschen ^T Zeile lschen ^Y Einfgen/berschreiben ^V oder Einfg. Neue Zeile ^M oder Return Zeile einfgen ^N Control-Zeichen einfgen ^P (^P fgt die nchste Taste als ASCII-Wert ein) *Block-Kommandos FUNKTION TASTE Blockbeginn markieren ^KB oder F7 Blockende markieren ^KK oder F8 Gehe zum Blockbeginn ^QB Gehe zum Blockende ^QK Block von Diskette lesen ^KR Block speichern ^KW Block kopieren ^KC Block lschen ^KY Block bewegen ^KV Block drucken ^KP Block verstecken/zeigen ^KH *Hot-Keys F1 - Hilfe Shft-F1 - Setze Hilfe-Verzeichnis F2 - Datei speichern Shft-F2 - Whle Verzeichnis F3 - Datei laden Shft-F3 - Setze Standard-Extension F4 - Shft-F4 - F5 - Shft-F5 - F6 - Drucken Shft-F6 - Druckerparameter einstellen F7 - Blockanfang Shft-F7 - F8 - Blockende Shft-F8 - Blockmarkierung lschen F9 - Finde Shft-F9 - Suchen und Ersetzen F10- Shft-F10 - Text lschen (Alle Kommandos, die Texte lschen, erfordern eine Besttigung) *Suchen und Ersetzen FUNKTION TASTE Suche ^QF Suche und ersetze ^QA Nochmals suchen ^L Such-Optionen: G - Global suchen B - Rckwrts suchen C - Anzahl der Ersetzungen U - Gro/Kleinschreibung ignorieren W - Ganze Wrter suchen N - Keine Besttigung [n] - Wiederhole n-mal *Datei-Kommandos Speichern: Nur Speichern ^KS or F2 Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Block speichern ^KW Beenden: Speichern und beenden ^KX, ^KD, ^END oder Alt-X Verlassen ohne Speichern ^KQ oder ESCape Laden: Datei laden F3 Block von Diskette laden ^KR *Vernderung des Edit-Fensters Falls das Fenster verschoben, vergrert oder verkleinert werden soll, drcken Sie die Taste ScrollLock. Danach knnen Sie solange die Parameter des Fensters verndern, bis Sie ScrollLock erneut oder ESCape drcken. Um das Fenster zu bewegen, drcken Sie die Pfeiltasten. Um das Fenster in seiner Gre zu verndern, bettigen Sie Shift und eine Pfeiltaste. Mit der linken Shift-Taste verkleinert sich die Gre, die rechte Shift-Taste vergrert das Fenster. 5.5 ERSTELLUNG VON SERIENBRIEFEN ============================ Serienbriefe knnen im Menpunkt "Texteditor" erstellt werden (s.o.) Was sind Serienbriefe? - Hufig mssen Briefe mit nahezu gleichem Inhalt an unterschiedliche Adressaten verschickt werden, wobei die meisten Textpasssagen eines Briefes identisch sind und einige Textelemente kundenspezifisch variieren. Dazu gehren zum Beispiel Angaben ber den Empfnger des Schreibens sowie die Briefanrede usw. Damit Sie nicht jeden Brief mehrmals schreiben mssen, haben Sie die Mglichkeit, fr variable Textstellen (Name, Anrede...) sogenannte Platzhalter zu setzen. Diese Platzhalter werden dann automatisch aus Ihrer Kundendatenbank in jedes Schreiben eingefgt. Ein solcher Serienbrief knnte in etwa so aussehen: 敖陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 Firma FM-SOFTWARE Brunnenstrae 86 Tel.: 02161/16502 41069 Mnchengladbach 1 #DATUM# An #ANREDE# #NAME# #VORNAME# #STRASSE# #PLZ# #ORT# #BRIEFANREDE# Wir hoffen, Ihnen mit diesem Schreiben den gewnschten berblick gegeben zu haben. Fr weitere Informationen stehen wir Ihnen whrend unserer Geschftszeiten gerne zur Verfgung. Mit freundlichen Gren... 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 Die Angaben in Gattern (#ANREDE#...) sind Platzhalter. Platzhalter, die Ihnen zur Verfgung stehen, knnen mit der F6-Taste ausgewhlt werden. In der neuen Version knnen Sie die Lnge der Platzhalter selbst definieren, um berflssige Leerzeichen zu vermeiden. Dies geschieht, indem Sie hinter dem Platzhalter - abgetrennt durch einen Doppelpunkt - die jeweilige Feldlnge definieren. BEISPIELE --------------------------------------------------- a) Beispiel ohne definierte Feldlnge: Serienbriefdatei: #NAME# #VORNAME# #PLZ# #ORT# Ausgabe (Bsp.): Heinrichs Peter 51006 Kln b) Beispiel mit definierter Feldlnge: Serienbriefdatei: #NAME#:12 #VORNAME#:13 #PLZ#:6 #ORT#12 Ausgabe: Heinrichs Peter 51006 Kln ---------------------------------------------------------------- Mit der Serienbrieffunktion knnen Sie auch Exportdateien erstellen, denn Sie haben die Mglichkeit, smtliche Feld- inhalte ber die Platzhalter in Gattern (#) in beliebiger Form und Anordnung auszugeben. Auf diese Weise knnen Sie nahezu beliebige Listen entwerfen. Beim Anlegen von Exportschablonen gehen Sie analog zum An- legen von Serienbriefen vor, allerdings mu die Datei mit der Endung .EXP abgespeichert werden. Eine Weiterverarbei- tung der Exportschablonen ist ber den Menpunkt "Filtern/ Drucken" mglich. (siehe entsprechende Menpunkte). ber diesen Menpunkt knnen Sie auch Serienbriefe ausdrucken. 5.6 FILTERN UND DRUCKEN =================== Was wre die schnste Adreverwaltung, wenn Sie nicht die Mglichkeit htten, Kunden nach bestimmten Kriterien auszufiltern, zu bearbeiten und eventuell den ausgefilterten Kunden ein individuell gestaltetes Schreiben zukommen zu lassen? Alle diese Mglichkeiten finden Sie im Menpunkt "Filtern und Drucken". Whlen Sie diesen Menpunkt an (bewegen Sie dazu den Leuchtbalken mit den Cursorsteuerungstasten auf diesen Punkt oder drcken Sie "F". Es ffnet sich folgendes Untermen: DRUCKEN / SERIENBRIEFE Daten filtern Filterdatei bearbeiten Filterdatei exportieren 劃陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳蝶 Text drucken Serienbrief drucken Listen drucken Etiketten drucken 劃陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳蝶 Zum Hauptmenue (ESC) 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳潰 5.6.1 DATEN FILTERN ============= Um Ihre Kunden nach einem bestimmten Kriterium ausfiltern zu knnen, mssen Sie im Men "DRUCKEN/SERIENBRIEFE" den Menpunkt "Daten filtern" anwhlen und mit der ENTER-Taste besttigen. Sollte sich bereits eine Filterdatei auf Ihrem Datentrger befinden, erscheint eine Abfrage, ob die bereits bestehende Filterdatei gelscht werden soll oder nicht. Beantworten Sie diese Frage mit "J", wenn die Filterdatei nicht mehr gebraucht wird, anderenfalls verneinen Sie mit "N" und alle neuen Daten werden der aktuellen Filterdatei hinzugefgt. Im nachfolgenden Bildschirm haben Sie dann die Mglichkeit, Ihre Daten auszufiltern, wobei verschiedene Daten- felder miteinander verknpft werden knnen. 敖陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 Kundenname von bis PLZ von bis Letzter Kont. von . . bis . . ... u.s.w. ... 青陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳陳 Beispiel: Es sollen Adressen ausgefiltert werden, deren: Kundenname = Kamps bis Kppers PLZ = bis 50060 u.s.w. ist Wenn Sie die Daten so filtern mchten, bejahen Sie die nchste Systemmeldung. Alle Datenstze (Adressen), auf die die gewnschten Kriterien zutreffen, werden dann in eine dBase-kompatible-Datenbank mit dem Dateinamen FILTER.DBF gespeichert. Die so ausgefilterten Adressen knnen nun mit den nachfolgenden Menpunkten weiter bearbeitet werden. In der aktuellen Version kann die Filterdatei nach Name, Adrenummer, Postleitzahl, Ort oder Kennung sortiert aus- gegeben werden. Eine entsprechende Menauswahl erscheint nach Eingabe der Filterbedingungen (siehe Fenster oben). Achtung: Wenn Sie die im Filterfeld "Name" von "A" bis "Z" eingeben, wird der Name Zender nicht gefunden, denn hierfr mten Sie A bis ZZ eintippen. 5.6.2 FILTERDATEI BEARBEITEN ====================== Alle Adressen, die auf Ihre Filterbedingung zutreffen, knnen mit dieser Option bearbeitet werden. Die ausgefilterten Datenstze werden tabellarisch dargestellt. Ihnen stehen folgende Mglichkeiten zur Verfgung: ADRESSE NDERN = F2 ADRESSE ANFGEN = F3 PACKEN = F4 Alle als gelscht markierten Datenstze werden entgltig vom Datentrger ge- lscht! LSCHEN = CTRL-U bzw. Strg-U ENDE = ESC Vorsicht! Mit der Funktionstaste F4 werden alle als gelscht "markierten" Datenstze endgltig vom Datentrger entfernt! 5.6.3 FILTERDATEIEN EXPORTIEREN ========================= Hier knnen Sie die gefilterten Daten in einer ASCII-Datei auslagern. Nachdem Sie diesen Menpunkt gewhlt haben, werden Sie nach einer EXPORT-SCHABLONE gefragt. Eine Auswahl aller vorhandenen Schablonen sehen Sie im rechten Bildschirmfenster. - Anlegen von eigenen Exportschablonen Nachdem Sie eine der Schablonen gewhlt haben, wird die komplette Filterdatei unter der Bezeichnung EXPORT.TXT auf der Festplatte angelegt. ACHTUNG : ltere Exportdateien werden dabei gelscht !!! - Anlegen der EXPORT-SCHABLONEN Das Anlegen von Exportschablonen geschieht ber die integrierte Textverarbeitung. Die Vorgehensweise ist analog zum Anlegen von Serienbriefen (siehe Kapitel Serienbriefe). Wichtig ist nur, da Sie die angelegte Export-Schablone unter der Endung .EXP abspei- chern (nicht mit .TXT wie bei Serienbriefen) Wie sich die folgende Zeile einer EXPORT-SCHABLONE auswirkt, mchten wir Ihnen an einem kurzen Beispiel demonstrieren : Export-Schablone: #KUNDENNUMMER#,#NAME#,#VORNAME#,#STRASSE#,#PLZ#,#ORT#,#TELEFON# Export.txt: 1001,Meier,Bernd,Dorfgasse 13,40400 Dsseldorf 1,0211/534237 1002,Mller,Klaus,Talstrasse 12,52000 Kln 1,0221/101023 1003,Schmitz,Renate,Bergweg 11 A,41069 Mnchengladbach 1,02161/274594 ..... Wie Sie sehen, knnen Sie auf diese Weise leicht Exportdateien anlegen, die von Ihrer Textverarbeitung weiter verarbeitet werden knnen. Auch Exportdateien zur Weiterverarbeitung auf anderen Rechnern, z.B. dem Atari Portfolio, lassen sich einfach anlegen. 5.6.4 TEXT DRUCKEN ============ Nach Anwhlen dieses Menpunktes erhalten Sie im rechten Bildschirmfenster ein Auswahlmen mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Whlen Sie nun die zu druckende Datei und besttigen diese mit Return. Vom Programm wird nun kontrolliert, ob es sich bei der gewhlten Datei um eine normale Textdatei oder evtl. eine Serienbriefdatei handelt. Ist letzteres der Fall, wird nochmals nachgefragt, ob diese wirklich gedruckt werden soll. Danach wird die Datei auf Ihren Drucker ausgegeben. Entscheidend fr die Ausgabe sind Ihre Einstellungen im Men "DIENSTLEISTUNGEN / SYSTEMEINSTELLUNG" (siehe oben) 5.6.5 SERIENBRIEF DRUCKEN =================== Wurde dieser Menpunkt gewhlt, erhalten Sie ebenfalls das Auswahl- men mit allen Textdateien (*.TXT) im aktuellen Verzeichnis. Nachdem Sie eine Datei gewhlt haben, wird diese auf Ihre Serienbrieftauglich- keit geprft. Finden sich in der Datei keinerlei Variablen (zB. #NAME), werden Sie noch einmal gefragt, ob diese Datei wirklich als Serienbrief ausgegeben werden soll. Nun knnen Sie noch whlen, ob alle gefilterten Adressen angeschrieben werden sollen oder nur eine Auswahl. Entscheiden Sie sich fr "Auswahl", knnen Sie aus einer Liste aller gefilterten Kunden mit der -SPACE- Taste beliebig viele markieren. Nach Abschlu mit -RETURN- werden nur die markierten Kunden ange- schrieben. Haben Sie sich entschieden, alle gefilterten Kunden anzu- schreiben, wird sofort mit dem Druck begonnen. Bis zu diesem Punkt kann mit der -ESC- Taste der Vorgang "Serienbrief drucken" jederzeit abge- brochen werden. 5.6.6 LISTEN/ETIKETTEN DRUCKEN ======================== Alle gefilterten Kunden knnen als Liste oder auf Standard- adressetiketten ausgegeben werden. Bei den Menpunkten LISTEN DRUCKEN und ETIKETTEN DRUCKEN haben Sie die Mglichkeit, schnell und einfach Ihre Daten in einer fest vorgegebenen Form zu Papier bzw. aufs Etikett zu bringen. Die verschiedenen Wahlmglichkeiten entnehmen Sie dem Auswahl- men. Fr die Ausgabe individueller Listen und Etiketten benutzen Sie bitte die Serienbrieffunktion. - ENDE - 6. Warenzeichen WordStar ist eingetragenes Warenzeichen der Wordstar Inc. dBase ist eingetragenes Warenzeichen von Ashton Tate. Turbo Pascal ist eingetragenes Warenzeichen von Borland. MS-DOS ist eingetragenes Warenzeichen von Microsoft. DR-DOS ist eingetragenes Warenzeichen von Digital Research. (C) 1990-1993 by FM-Software, Frank Murovec 7. Anschrift Vertrieb: Andr Franzmann, Forst 6, 41844 Wegberg, Tel.: 02434/3570 (9 bis 13 Uhr) Fax.: 02434/20527 ber die Rufnummern des Vertriebs knnen wir keine technischen Ausknfte erteilen. Hotline s.u. Hotline: Hotline-Telefon: 02161/16502 (9 bis 11 Uhr) Hotline-Telefax: 02161/177857 Alle Rechte dieser Anleitung liegen bei FM-Software, Frank Murovec.