CTO DATANORM 1.1 - 1- CTO DATANORM 1.1 Einfhrung Mit CTO DATANORM haben Sie die Mglichkeit, Daten, die nach dem DATANORM-Standard aufgebaut sind, in CTO EHO plus 2.0 zu importieren bzw. die Preispflege durchzufhren. Dies erspart Ihnen eine Menge Zeit und Kosten. Anhand der Vielzahl von Nachfragen haben wir feststellen knnen, da fr die meisten Kunden ein vollstndiger Import nach DATANORM nicht notwendig ist. Aus diesem Grund haben wir CTO DATANORM so angelegt, da nur die Felder importiert werden, die innerhalb CTO EHO bercksichtigt werden knnen (s.u.). Die Benutzerfhrung wurde bewut hnlich angelegt wie in allen anderen Programmen von CTO. Daraus ergibt sich folgende (grundstzliche) Tastenbelegung: Mit [ENTER] besttigen Sie Eingaben und Auswahl von Dateien Mit [ESC] brechen Sie einen Vorgang ab Mit [F1] erhalten Sie eine Hilfe auf dem Monitor. Quellen: a) Bundesverband des Sanitr-Fachhandels e.V. - VSI-, DATANORM Version 3.00, Krammer Verlag 1990 2 CTO DATANORM 1.1 - 2- Folgende Grundvoraussetzungen mssen Sie beachten: 1. Die Preispflege sollten Sie mglichst ber den Hauptsatz 1 "A" (vgl. Menpunkt 1) und nur wenn dies nicht mglich ist ber den Preisnderungssatz "P" (vgl. Menpunkt 2 - "Preispflege"). 2. Sollte der Datensatzaufbau nicht der in der DATANORM vorgeschriebenen Struktur entsprechen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Sie knnen dann jedoch in der Regel trotzdem anschlieend die Datenstze einlesen lassen, mssen dann aber in jedem Fall die Datei mit den eingelesenen Artikeln (ARTIKEL.DBF) berprfen. 3. Es werden ausschlielich die Felder importiert, die fr CTO EHO plus von Bedeutung sind. Nicht importiert werden (bezogen auf den Hauptsatz 1) folgende Felder: Stelle in Datanorm Bedeutung 4 Textkennzeichen 7 Preiskennzeichen (kein Werkspreis, aber wohl Netto- und Bruttopreis) 12 H-Warengruppe 13 Langtextschlssel 4. Da der Hauptsatz 2 "B" nicht importiert wird, ergibt sich, da Felder wie beispielsweise CU-Gewichtsmerker, CU-Kennzahl, CU-Gewicht etc. nicht bercksichtigt werden knnen. 5. Eine Gewhr fr die Richtigkeit des Imports knnen wir aus verstndlichen Grnden nicht bernehmen. Daher sollten Sie auf jeden Fall nach dem bewhrten Prinzip "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser" verfahren und stichprobenartig den Bestand nach dem Import kontrollieren. Sollten Sie Anregungen oder Verbesserungsvorschlge zu diesem Programm haben, wren wir fr eine Information dankbar. 3 CTO DATANORM 1.1 - 3- 0. Das Hauptmen Nachfolgend sehen Sie das Hauptmen mit den einzelnen Mglichkeiten, die wir Ihnen an dieser Stelle kurz erlutern wollen. ͸ CTO DATANORM 1.1 (C) CTO 1992 ķ 1................Datenpflege oder -import 2.............................Preispflege 3.............................Kalkulation 4.......................Satzaufbau ndern 5........................Zieldatei prfen 6..........................Reorganisation 7....................................Ende Ľ ; Daten neu einlesen oder vorhandenen Datenbestand aktualisieren 4 CTO DATANORM 1.1 - 4- 1. Der fr Sie wichtigste Punkt ist "Datenpflege oder -import". Wenn Sie von Ihrem Hndler Disketten mit der Artikel-Grundausstattung bzw. Artikelnderung erhalten haben, whlen Sie diesen Punkt an. 2. ber den Punkt "Preispflege" knnen genderte Preise eingelesen werden. Dabei werden Rabattgruppen bzw. Rabattstze bercksichtigt. ACHTUNG: nderungen sollten Sie grundstzlich ber "Datenpflege oder -import" einlesen. Nur wenn dies nicht mglich sein sollte und Ihnen der Preisnderungssatz P zur Verfgung steht, sollten Sie diesen Punkt anwhlen. 3. ber die "Kalkulation" besteht nach dem Einlesen der (genderten oder neuen) Daten die Mglichkeit, je nach Warengruppe einen entsprechenden Aufschlag zu bercksichtigen. Auf diese Weise knnen Sie sich die mhevolle Kalkulation jeden einzelnes Artikels ersparen. 4. ber die Option "Satzaufbau ndern" knnen Sie den an sich in DATANORM vorgesehenen Aufbau ndern. Dies ist eigentlich nur dann notwendig, wenn Sie einen Datenbestand einlesen wollen, der (geringfgig) anders strukturiert ist. 5. Mit "Zieldatei prfen" haben Sie die Mglichkeit, die Artikel- oder Fehlerdatei einzusehen. 6. ber die "Reorganisation" knnen Sie den Artikelbestand den Anforderungen von CTO EHO plus 2.0 entsprechend sortieren lassen. Sie brauchen in diesem Fall dann keine Reorganisation ber CTO EHO plus durchzufhren. Dies ist besonders in zeitlicher Hinsicht von Vorteil. 7. ber "Ende" verlassen Sie das Programm. 5 CTO DATANORM 1.1 - 5- 1. Datenpflege oder -import Zunchst prft das Programm, ob die Strukturdatei vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint die Fehlermeldung "Datanorm.DDD fehlt - Bitte installieren Sie das Programm neu !!". Nachdem Sie diesen Punkt gewhlt haben, greift das Programm (standardmig) auf Laufwerk A zu. Mit der Cursortaste rechts knnen Sie dafr sorgen, da Sie auf ein anderes Laufwerk zugreifen. Sollte sich in diesem Laufwerk keine Diskette befinden, bietet Ihnen CTO DATANORM die folgenden Laufwerke zur Auswahl an: ͸ Laufwerk :ķ Laufwerk A Laufwerk B Laufwerk C Laufwerk D Laufwerk E Abbruch Ľ ; Bitte whlen Sie ein Laufwerk aus . 6 CTO DATANORM 1.1 - 6- Auf dem Monitor sehen Sie die Dateien, die auf dem Datentrger enthalten sind. In der Regel haben diese Dateien den Namen "DATANORM"1: ͸ Quelldateiķ DATANORM Ľ ; Nachdem Sie die Datei augewhlt und mit [ENTER] besttigt haben, wird zunchst die Artikeldatei neu indiziert 2. Anschlieend wird geprft, ob die Struktur der Datei der DATANORM entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint eine Fehlermeldung auf dem Monitor. Sie knnen dann entscheiden, ob die Daten trotzdem eingelesen werden sollen.3 ____________________ 1 Wenn hier ein anderer Dateiname gezeigt wird, empfehlen wir Ihnen den entsprechenden Namen umzubenennen, weil ansonsten das Programm evtl. einen Zugriff verweigert. 2 Unter "Indizierung" wird eine bestimmte Art der Sortierung verstanden. Diese Sortierung ist zu vergleichen mit der Sortierung in einem Stichwortverzeichnis" bei einem Buch 3 In diesem Fall sollten Sie aber in jedem Fall die Artikeldatei nach Beendigung berprfen. 7 CTO DATANORM 1.1 - 7- Sie knnen anschlieend den zeitlichen Verlauf des Einlesevorgangs auf dem Monitor verfolgen: Sie sehen einerseits, wie viele Datenstze bereits gelesen sind (Angabe in Prozent) und andererseits wie viele Datenstze sich bereits in Ihrer Artikeldatei befinden. Wenn der Lesevorgang planmig beendet werden konnte, erscheint die Meldung: "Dateiende erreicht - Bitte Taste drcken". Sollte dies nicht der Fall sein, erhalten Sie die Warnung: "Lesefehler aufgetreten - Bitte Taste drcken". Die Diskette mssen Sie auch jetzt noch im Laufwerk liegen lassen. Sollten Sie die Diskette bereits aus dem Laufwerk geholt haben, erhalten Sie die Meldung "Fehler aufgetreten beim Schlieen der Datei !". Damit ist der Lesevorgang praktisch fr die erste Diskette abgeschlossen. Falls Sie noch weitere Datendisketten haben, sollten Sie die nachfolgende Frage "Noch eine Diskette lesen ?" mit "j" beantworten. In diesem Fall wiederholen sich die o.g. Schritte. Falls Sie die o.g. Frage mit "n" beantwortet haben, mssen Sie noch folgende Fragen beantworten: "Wollen Sie die gelschten Datenstze entfernen " Diese Frage ist nur dann von Bedeutung, wenn Sie eine Dateipflege durchgefhrt haben, weil in diesem Fall die bereits als gelscht markierten Datenstze dann endgltig gelscht werden. Anschlieend mssen Sie die Frage "Wollen Sie ein Fehlerprotokoll drucken " beantworten. Dem Fehlerprotokoll knnen Sie entnehmen, welche Datenstze nicht verarbeitet werden konnten. Die mglichen Fehler wollen wir an dieser Stelle kurz erlutern: a) "Angabe ber Preisart fehlerhaft" oder "Preisfehler (ndern)" In diesem Fall ist bei dem fehlerhaften Datensatz das Preiskennzeichen falsch eingetragen worden. Mglich sind folgende Eintragungen: 1=Bruttopreis 2=Nettopreis 3=Werkspreis Der Werkspreis wird vom Programm nicht untersttzt. Sollten die Datenstze (ganz oder teilweise) als Bruttopreise vorliegen, mssen in jedem Fall die Rabattstze "R" gelesen werden. Diese Datenstze werden ebenfalls auf Diskette geliefert. 8 CTO DATANORM 1.1 - 8- b) "Preis berschreitet den Bereich" In diesem Fall enthlt der Datensatz einen Preis, der zu hoch ist. Das Programm berprft, ob der im Datensatz enthaltene Preis zzgl. der Mehrwertsteuer den von CTO EHO plus 2.0 maximal mglichen Preis von DM 999.999,99 berschreitet. c) "Datensatz ist nicht vorhanden (Lschen)" Ein Artikel (Datensatz), der laut den gelesenen Stzen gelscht werden sollte, ist nicht gefunden worden. d) "Datensatz ist nicht vorhanden (ndern)" Ein Artikel (Datensatz), der laut den gelesenen Stzen gendert werden sollte, ist nicht gefunden worden. e) "falsches Datensatzverarbeitungskennz." Ein Datensatz wurde gefunden, der allerdings nicht verarbeitet werden konnte, weil das Datensatzverarbeitungskennzeichen nicht den Anforderungen entsprach. Sie knnen die Datei mit den Fehlermeldungen natrlich auch ber den Punkt "Zieldatei prfen" einsehen. Anschlieend mssen Sie die Frage "Wollen Sie Rabattstze einlesen " beantworten. Wenn Sie mehrere Disketten mit Artikeldaten und eine Diskette mit Rabattstzen erhalten haben, sollten Sie zunchst alle Artikeldaten einlesen lassen, bevor Sie die Rabattstze lesen lassen. Im Fall, da Rabattstze eingelesen werden sollen, verfahren Sie bei der Auswahl des Laufwerks, der Datei, etc. im Prinzip wie bei den Artikeldaten. Falls Sie unbeabsichtigt diese Frage mit "N" beantwortet haben, whlen Sie nochmals den Punkt "Dateipflege" an und drcken Sie die Taste [ESC], wenn Ihnen der Dateiname fr den Datenimport angezeigt wird. Anschlieend erscheint dann automatisch die Frage "Wollen Sie Rabattstze einlesen ", die Sie dann mit "j" beantworten. 9 CTO DATANORM 1.1 - 9- Nachfolgend werden Sie (auer wenn Sie Daten erstmals einlesen) gefragt "Sollen die Preise neu kalkuliert werden ". Diese Frage sollten Sie nur dann mit "J" beantworten, wenn Sie bereits alle Daten eingelesen haben und wenn Sie sicher sind, da keine neuen Artikel hinzugekommen sind. In diesem Fall werden alle Artikel auf der Grundlage des von Ihnen eingegebenen Kalkulationsfaktors automatisch neu berechnet. Wenn neue Artikel hinzugekommen sind oder Sie dies nicht hundertprozentig wissen, empfiehlt sich eine Berechnung ber den Menpunkt "3...Kalkulation" mglich. Anschlieend gelangen Sie wieder ins Hauptmen. Sollten Sie mehrere Disketten mit Artikeldaten erhalten haben, whlen Sie wieder den Punkt "1...Dateipflege" und verfahren Sie wie bereits beschrieben. 2. Preispflege ber den Preisnderungssatz "P" knnen nur genderte Preise eingelesen werden. Allerdings haben wir diesen Menpunkt nur in den wichtigsten Teilen datanormgem implementiert. So knnen beispielsweise keine Preisanfragen bearbeitet werden und bei der Bearbeitung spielen nur die ersten 7 Felder (Artikelnummer, Preiskennzeichen, Preis, Rabattkennzeichen, Rabatt/Multi) eine Rolle. Aus diesem Grund empfehlen wir grundstzlich, da Sie nderungen mglichst ber den Hauptsatz "A" (Menpunkt 1...Dateipflege) einlesen sollten. Prinzipiell ist das Verfahren hnlich dem, das Sie bereits beim Punkt 1 (Datenimport und -pflege) kennengelernt haben, so da wir an dieser Stelle auf eine ausfhrliche Darstellung verzichten knnen. 10 CTO DATANORM 1.1 - 10- 3. Kalkulation Wenn Sie diesen Punkt anwhlen, haben Sie die Mglichkeit, fr einzelene Warengruppen, die aus technischen Grnden identisch mit den bei DATANORM mglichen Rabattgruppen sind, Ihre Preise zu kalkulieren. Es erscheint dann folgendes Bild: ͸ Preisaufschlag nach Warengruppen ķ Beispiel fr diese Warengruppe Nummer : 0451037 Warengruppe : CIB2 Artikeltext : PORZ.APPARATE-KLEMMEN 2 POL. HKL 1127 Bitte geben Sie den Preisaufschlag : 0.00 Ľ ; Zunchst wird ein Beispielartikel fr diese Warengruppe (Rabattgruppe) gezeigt, um Ihnen eine bessere Orientierung zu geben. Sie mssen dann den Preisaufschlag in Prozent eingeben. Anschlieend werden fr diese Warengruppe alle notwendigen Daten berechnet. Sie sollten die Kalkulation natrlich erst nach der vollstndigen Durchfhrung des Einlesevorgangs (also Daten- und Rabattstze) durchfhren. Beispiel: Preis fr Artikel betrgt netto DM 100,-; bei Aufschlag 20% ergibt sich ein Nettoverkaufspreis in Hhe von DM 120,- und damit ein Bruttoverkaufspreis von DM 136,80. Bei bereits vorhandenen Daten werden die bereits eingegebenen Kalkulationsfaktoren vorgeschlagen. 11 CTO DATANORM 1.1 - 11- 4. Satzaufbau ndern Nach Auswahl dieses Punktes erscheint zunchst ein Fenster, aus dem Sie die entsprechende Datei (Hauptsatz "A" (DATANORM.DDD) bzw. Preispflegesatz "P" (PREISE.DDD)) whlen knnen. Die o.g. Strukturdateien brauchen in der Regel nicht gendert zu werden. Sollte jedoch beim Einlesevorgang ("Dateipflege") die Meldung kommen, da die Struktur nicht der DATANORM entsprechend aufgebaut ist, haben Sie hier die Mglichkeit, nderungen durchzufhren. Sinnvoll sind allerdings nur nderungen, die die Gre der einzelnen Felder betreffen. Sie knnen sich innerhalb dieser Datei mit den Cursortasten bewegen: [PgDn] = Bild runter [PgUp] = Bild hoch [Cursor] = hoch, runter, links, rechts [STRG PgDn] = Dateiende [STRG PgUp] = Dateianfang Die weiteren Mglichkeiten: [F5] = Datensatz anhngen [F8] = Datensatz lschen [ENTER] = Feld ndern [ESC] = Abbruch 5. Zieldatei prfen Anhand dieses Punktes knnen Sie die Artikeldatei (ARTIKEL.DBF) bzw. Fehlerdatei (FEHLER.DBF) prfen. Nach Auswahl dieses Punktes erscheint zunchst ein Fenster, aus dem Sie die entsprechende Datei whlen knnen. 12 CTO DATANORM 1.1 - 12- Anschlieend erscheinen auf dem Monitor die ersten Datenstze (Beispiel): NUMMER ARTIKEL 2504942 FISCHER DBEL S 12 2504950 FISCHER DBEL S 14 2504960 FISCHER DBEL S 16 2504961 FISCHER DBEL S 5 2504962 FISCHER DBEL S 6 2504963 FISCHER DBEL S 8 2504964 FISCHER ANKER A4 0440020 FISCHER INJECTIONS- ANKERHLSE 2504970 FISCHER KLAPPDBEL K 54 0440021 FISCHER INJECTIONS- ANKERHLSE 0440022 FISCHER INJECTIONS- ANKERHLSE 0440023 FISCHER INJECTIONS- KARTUSCHE 0440024 FISCHER INJECTIONS- KARTUSCHE 0440025 FISCHER UNIVERSAL-DBEL FU 0440026 FISCHER UNIVERSAL-DBEL FU 0440027 FISCHER UNIVERSAL-DBEL FU 0440028 FISCHER KIPPDBEL KD 3 0440029 FISCHER KIPPDBEL KD 4 0440030 FISCHER KLAPPDBEL KD 5 ESC:Ende; ENTER:ndern; F5:Anhngen; F8:Lschen 1 Sie knnen sich innerhalb dieser Datei mit den Cursortasten bewegen: [PgDn] = Bild runter [PgUp] = Bild hoch [Cursor] = hoch, runter, links, rechts [STRG PgDn] = Dateiende [STRG PgUp] = Dateianfang Die weiteren Mglichkeiten: [F5] = Datensatz anhngen [F8] = Datensatz lschen [ENTER] = Feld ndern [ESC] = Abbruch Ganz rechts sehen Sie, welcher Datensatz gerade im Zugriff ist (im Beispiel der Datensatz 1). 13 CTO DATANORM 1.1 - 13- 6. Reorganisation Anhand der Reorganisation knnen die Indexdateien, die in CTO EHO plus 2.0 bentigt werden neu erstellt werden. Diesen Punkt sollten Sie nach dem vollstndigen Abschlu des Einlesevorgangs anwhlen. Sie knnen natrlich auch innerhalb von CTO EHO plus 2.0 die Reorganisation durchfhren, allerdings erfordert der Vorgang in CTO DATANORM wesentlich weniger Zeit, weil nur die zu der Artikeldatei notwendigen Indexdateien erneuert werden. Darberhinaus wird die Hilfedatei komprimiert. 7. Ende ber diesen Punkt verlassen Sie das Programm. Weitere Fehlermeldungen: a) "Dateiffnungsfehler [Nummer]! - Bitte Taste drcken" In diesem Fall knnen verschiedene Ursachen vorliegen, die ber die [Nummer] genau identifiziert werden knnen. Da die Problemlsung relativ kompliziert ist, sollten Sie sich in diesem Fall mit uns in Verbindung setzen. Schreiben Sie sich bitte in diesem Fall unbedingt den konkreten Wert fr [Nummer] auf.