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[ Excel 帮助]内容

Microsoft Excel 一般问题的解答


 有关 Microsoft Excel 的一般问题。

以下是有关 Microsoft Excel 的最一般的问题。

每个问题后都跟有单词"解答"，单击这个有下划线的词，就会得到前面问题的相应答案。

基本用法

1.	如何建立工作簿，使得每次启动 Microsoft Excel 时,工作簿能够自动打开?  解答

2.	如何改变 Microsoft Excel的缺省工作目录或标准字体?  解答

3.	如何输入和输出 Microsoft Excel 的文本文件?  解答

4.	如何找到 Microsoft Excel 5.0 中与 4.0 版的菜单命令等价的命令?  解答

5.	当输入一个有斜线（/）或连字符（-）的值时，如何避免它被格式化成日期数据?  解答

6.	有哪些选定单元格和范围的捷径?  解答

7.	如何将一个单元格中的字符格式化为上标，下标或具有不同字型的字符?  解答

8.	如何将两个单元格合并成一个单元格?  解答

使用工作簿

9.	如何同时显示工作簿中的多个页?  解答

10.Excel 4.0 的工作簿表内容都有什么改变?在 Microsoft Excel 5.0    的工作簿中,复制或移动工作表并在工作表间来回切换的最佳方法是什么?  解答

11.	如何进入成组模式以便同时编辑多个工作表?  解答

创建并编辑图表

12.	当在一个新的图表页上建立图表时，它看起来与旧版 Microsoft Excel中的相应图表有所不同，为什么?  解答

13.	已建立图表后，如何改变数据系列所用的图表类型?  解答

14.	如何在一个已存在的图表中加入新信息?  解答

15.	如何将图表的格式保存下来，以便用于新图表?  解答

管理并汇总清单中的数据

16.	在[数据]菜单上的[设置数据库],[设置条件]和[提取]命令不可使用时，如何设置数据库、条件及提取范围?  解答

17.	如何统计表中特定项的出现次数?  解答

18	如何写出一个公式，以便总计包含一个特定值的单元格或总计与包含特定值的单元格相邻的单元格?  解答

检索并分析数据

19.	如何在 5.0 版中运行 Microsoft Excel 4.0 交叉引用表?  解答

20.	当创建数据透视表时,如何最有效地管理内存?  解答

21.	如何从一个外部数据库中提取数据，以便在 Microsoft Excel 工作表中使用?  解答

创建并运行宏

22.	如何设置工作簿，以便在每次打开它时,都自动运行一个宏?  解答

23.	在 Microsoft Excel 4.0 中，有一个包含常用宏的全局宏工作表，能够在 Microsoft Excel 5.0 中使用这个宏工作表吗?  解答

24.	4.0 版定义了一些新的菜单结构，如何运行 4.0 版的有关菜单命令的自定义宏?  解答

25.	如何将 Microsoft Excel 4.0 版的宏转变为 Visual Basic的宏?   解答


启动 Microsoft Excel 时自动打开工作簿

Q. 如何设置工作簿，使之在每次启动 Microsoft Excel 时能自动打开?

A. 为了在启动时打开一个工作簿，可将其放在 XLSTART 目录下，该目录与 Microsoft Excel 所处的目录相同。在启动 Microsoft Excel 时,这个目录下的所有工作簿都将自动打开。工作簿可为以下类型:工作表、图表、Visual Basic 模块、 对话工作表及 Microsoft Excel 4.0 宏工作表。

注意,如果 XLSTART 目录下放置了一个模板，并且选择了[文件]菜单下的[建新文件]命令或选择了[工作表标签快显]菜单下的[插入]命令,它将作为一个选项出现在相应的[建新文件]对话框或[插入]对话框中。（显示这个快显菜单，需用鼠标右键单击这个工作表标签。）

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

启动 Microsoft Excel 时的控制概述

使用手册:

第三十五章 “控制 Microsoft Excel 的启动”


设置默认工作目录或标准字体

Q. 如何改变 Microsoft Excel 的默认工作目录或标准字体?

A.改变 Microsoft Excel 的默认目录或标准字体非常简单。若想为所有新工作簿设置这些选项，可使用[选项]对话框中的常用标签（在[工具]菜单中选择[选项]命令）。若想为单个工作簿设置标准字体，请改变工作簿中的 Normal 字型。

如何改变默认工作目录

1.	在[工具]菜单中选择[选项]命令。

2.	选定普通标签

3.	在[默认文件路径]框中，键入要设置的 Microsoft Excel 工作目录的全称路径。

4.	选择[确定]按钮

如何改变所有工作簿的标准字体

1.	在[工具]菜单中选择[选项]命令。

2.	选定[普通]标签

3.	在[标准字体和大小]框中,键入或选定想要的字体和大小。

4.	选择[确定]按钮。

如何改变活动工作簿中的默认字体

1.	从[格式]菜单中选择[字型]命令。

2.	选择[修改]按钮。

3.	选定[字体]标签。

4.	键入或选择需要的字体和大小。

5.	选择[格式]对话框中字体表上的[确定]按钮。

6.	选择[字型]命令对话框中的[确定]按钮。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

改变 Microsoft Excel 的普通设置

启动 Microsoft Excel 时的控制概述

使用不同风格来保存和进行格式合并概述

使用手册

第十二章  “设置工作表的格式”

第三十四章 “自定义工作区”

第三十五章 “控制 Microsoft Excel 的启动”


输入和输出文本文件

Q. 如何输入和输出 Microsoft Excel 的文本文件?

A. 使用 Microsoft Excel 5.0 文字指南，可以很容易地输入包含固定宽度或分隔符的字段组成的文本文件,这些分隔符包括:制表符、逗号、分号、空格或用户指定的其它分隔符。基于所选择的选项，文字指南 在打开文本文件时,用文本信息填充相应的列。为了输出一个文本文件，可以在[另存为]对话框中的[按类型保存文件]框上的相应选项来保存这个文件。

使用 文字指南 输入文件

1.	从[文件]菜单中，选择[打开]命令。如果想查看所有以 .TXT, .PRN, and .CSV 为扩展名的文件，可以选择[列出指定类型文件]中选择[文本文件]命令。在键入或选定想要打开的文本文件名并选择[确定]按钮后，文字指南 就开始运行了。

附注 如果文件扩展名为 .CSV（以逗号为分隔符的文件格式）,打开文件时数据将自动填充到各列中（无须调用 文字指南 ）.

2.指导用户经过三个步骤,通过它确定文件格式是包含分隔符的还是有固定宽度，设置要输入的数据起始行，选定一个或多个分隔符。若数据有固定宽度，就建立并移动列终止线，并设置每一列的格式。在这三个对话框中，都会出现可滚动显示的文本文件的数据。

下表解释了 文字指南 第三步中每个列格式选项。要使用这些选项，需先选定要格式化的列，并选出最能够描述数据显示方式的选项。

使用的格式	如何做

普通	将数值改为数字类型，日期值改为日期类型，其它的改为文本数据类型.

正文	将所有的输入解释为文本数据类型。例如，如果输入数据包含斜线（/）或连字符（-），一般被解释为日期类型的值。使用该选项可以将它们解释为文本数据，它们就不会再转变成日期。

日期	将所有的输入格式化为日期，当输入一个包含未格式化的日期（例如 930104）的文本文件时，使用这个选项，在[日期]框中，选择值的正确顺序，使日期数据能被正确解释，若您希望将这个值解释为 1/3/93，选择 YMD，若希望将其解释为 4/1/93，选择YDM，当使用这个选项时，正确的日期被保留，并转化为内置的日期格式。

不输入	忽略输入数据的所选的列。

若您有从另一个应用程序的工作簿中复制或剪接来的文本，或包含未经处理文字的文档，并想将它们分割成列，请使用[数据]菜单上的[将文字填入列中]命令.这一命名将启动 文字指南。

输出文本文件

要输出文本文件，选择[文件]菜单上的[另存为]，在[按类型保存文件]框中，请选择下列之一的文本选项，并选择[确定]按钮。

[按类型保存文件]	应建立的文件类型

格式化的文字（以空格为分割符）	一个带有.PRN扩展名的,以空格为分隔符的文件，在这种格式中，文本对齐和数字格式被保留，方式和字型未保存，且垂直方向的文本被转换成水平的。空格距由列宽和字体选择决定。 由于您的文本文件将被格式化成单空格字体，所以在保存文件之前若将 Normal 字型改为单空格字体（例如 Courier）会得到最好的结果。注意若任何文字超出了列宽，将被截断。
正文（以制表符为分隔符）	一个以制表符为分隔符的文件带有.TXT扩展名，这种文件类型不保存格式，超出列宽的文字不被截断。
（ 以逗号为分隔符）	逗号分隔的文件带有.CSV 扩展文件名，这种文件类型不保存格式，超出列宽的文字不被截断。
请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

以不同文件格式打开或保存文档概述

文字指南

使用手册

第四十二章  “输入和输出文档”


菜单命令有何改变

Q. 如何找到与 Microsoft Excel 4.0 等价的 Microsoft Excel 5.0 版的菜单命令?

A. Microsoft Excel的许多菜单和命令都被重新组织以使其易于使用并与其它Microsoft 应用程序如（Microsoft Word等）相一致。许多执行相似动作的命令都被组织在一起。例如，不用通过[格式]菜单上的[字体]、[形式]和[边界]，您可应用[单元格]命令来设置字体、形式和边界的选项。

在[Microsoft Excel 帮助]中，有一个用于工作表菜单条和菜单条的表。这个表显示了 Microsoft Excel 4.0 版中与 5.0 版等价的命令。请参考 Excel 5.0 版中菜单命令的改变来查看这些表。

提示.  打印[Microsoft Excel 帮助]中 Microsoft Excel 5.0 版等价命令的全部清单。若需要找到一个 4.0 版的命令，就在这个命令清单上定位旧的命令并找到5.0版的等价命令。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

Excel 5.0 版中菜单命令的改变

使用手册

第四章  “Microsoft Excel 5.0 中文版新功能简介”


如何防止数值被格式化成日期时间数据或科学计数法

Q. 当输入一个有斜线（/）或连字符（-）的值时，它被格式化成日期数据，如何防止?

A. 当在一个未格式化过的单元格中输入一个值时，Microsoft Excel自动使用内置的数字格式。在多数情况下，这一格式会是一个普通的数字格式，且不改变值的原来面目。然而，若您的输入中包含了斜线或连字符分隔的能被解释或有效的月、日、年或这三者的任意组合的值，这个输入就被解释成日期。同样地，您若用逗号分隔能被解释为小时、分、秒或这三者的任意组合的值，输入就会被解释成时间值。

当一个值变为并不是您所希望的数据格式时，您可以将其格式化为文本值以其按键入时的形式显示。要这样做，需在输入前使用单引号（'）或遵循以下过程以便用文本数字格式。

使用文本数字格式

1.	选定想在其中输入数据的单元格。

2.	从[格式]菜单中，选择[单元格]。

3.	选择[数字]标签。

4.	在[类别]下，选定[文字]选项。

5.	选定[确定]按钮。

当您输入其值后，它们在单元格中的显示会与键入时一样。注意在输入数据前必须格式化单元格为文本。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

使用数字格式概述

使用手册

第十二章  “设置工作表的格式”


选定单元格和范围的捷径

Q. 有哪些选定单元格和范围的捷径?

A. 除了使用鼠标的单击和拖曳及使用组合键来选定单元格外，您还可使用名字框来快速地选定单元格和活动工作表上的范围以及在另一个工作簿中的其它工作表。名字框（位于公式条的左端）显示对当前选定的单元格的单元格引用,或者,如果这是一个已命名的单元格，就显示其名字。名字框列出您的工作簿中的全部的定义过的名字。当您选定一个名字或输入一个单元格引用时，Microsoft Excel就选定指定的单元格或范围。

附注 还可使用名字框定义一个名字并将它加在公式中，若要为您想在以后选定或想在公式中使用的一个单元格或单元格范围定义名字，就选定单元格或范围:单击名字框，输入一个新名字，然后按 RETURN键。

要选定的对象	应使用的方法

活动工作表或另一个工作表上的命名的单元格或范围	在名字框中，键入或选定名字
未命名的单元格	在名字框中，键入单元格引用并按 ENTER.
未命名的范围	使用鼠标选定范围中的第一个单元格。如果此范围中的最后一个单元格是已命名的单元格，请按住键，并选定名字框中的名字，或者键入单元格引用并按 SHIFT +ENTER组合键。
不邻接的已命名及未命名单元格	用鼠标选定第一个单元格或范围，为了进行紧接着的选择，按住键，并从名字框中选择名字，或输入一个单元格引用，并选择 CTRL +ENTER组合键。
请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答


把字符格式化为上标、下标等特殊格式

Q. 如何格式化一个单元格中作为上标、下标或具有不同字型的字符?

A. 在 Microsoft Excel 5.0 中，您可用上标或下标字符格式、不同的字体、尺寸、风格、单下划线、双下划线或这些格式的组合来格式化单个单元格中的单个字符。以下就是几个单个单元格中所具有的几种字符格式化的例子:

A1:	 - 4th Quarter

A2:

A3:

A4:	Φ （t-s ）=Φ （t ）Φ -1（s ）

附注字符 Φ 是大写字母 F 的 Symbol 字体。

选定单个文字可以通过单击公式条并拖曳到要选定的文本，或者,若您在利用单元格内的编辑特性，也可以双击单元格并拖曳到您想要格式化的文本。在文本框中，双击并拖曳来进行选择。一旦您的文本被加亮，选择[格式]菜单中的[单元格].选定[字体]标签，并选择所希望的选项。

多字符格式化只适用于文本，在以上的例子中，23和 10 被显示为 23 和 102，除非它们作为文本输入。您也可通过在输入前在数值前设置单引号（'）或用文本数字格式格式化单元格来达到这一点。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

使用上标和下标

使用手册

第十二章  “设置工作表的格式”


合并单元格的内容

Q. 如何将两个单元格合并成一个单元格?

A. .若您想将两个独立的单元格合并成一个，或将文本与单个单元格中的公式合并，需使用新的 CONCATENATE（ ）函数。这个函数至多有 30 个参数，包括单元格引用、文字和公式等。注意文字参数必须包括在引号中。

 CONCATENATE（ ） 实例

要合并单元格 A1 的第一个名字和单元格 B1 的最后的名字，在单元格 C1 中键入以下公式:

 =CONCATENATE（A1," ",A3）

附注 公式的第二个参数是包在引号中的空格。

为了合并文本"Amount Payable: $"和 A1:B1 的总计，在单元格 C1 中键入以下公式:

=CONCATENATE（"Amount Payable: $",SUM（A4:A5））

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

使用函数概述

使用手册

第十章  “建立公式和链接”


显示工作簿中的多个工作表

Q. 如何同时显示工作簿中的多个工作表?

A.若想同时查看一个特定工作簿中的多个工作表，通过以下步骤为每一张想查看的工作表打开单独的一个窗口，并平铺显示工作表:

1.	单击工作表以激活工作表。

2.	从[菜单]菜单中，选择[建新窗口].（为每一想查看的工作表重复步骤1至步骤2）。

3.	在[窗口]菜单中，选择[调整]命令。

4.	选定[平铺]，并打开[活动工作簿窗口]选项。

5.	选择[确定]按钮。

这一过程为每个所选的工作表打开了一个新窗口，每一个新打开的窗口的标题条上都包含"BOOKNAME:n"。这里n是基于打开窗口数目的数字。若您不想在工作簿中保存这些窗口，就在保存工作簿之前关闭每个在工作簿名字后有数字的窗口。不管您是否在工作簿中保存新窗口，您在窗口打开时所做的任何改动都会自动反映在工作簿中最初的工作表上。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

管理工作簿窗口概述

使用手册

第七章  “工作簿的使用”


在工作簿中复制、移动和激活工作表

Q. Microsoft Excel 4.0 的工作簿表都有什么改变?在Microsoft Excel 5.0的工作簿中进行工作表复制、工作表移动并在工作表间来回移动的最佳方法是什么?

A. 在 Microsoft Excel 5.0 中，工作簿包含工作表标签。这些标签取代了Microsoft Excel 4.0 版中的内容表。单击它的标签就能激活工作簿中的这一工作表。下面的表包含一些键盘和鼠标快捷键，可用来在工作簿中漫游、复制或移动工作表。

在工作标签中滚动

若您的工作簿所包含的工作表标签一屏装不下，就使用标签滚动箭头定位到左边第一个可见的工作标签。

移动到	选择

向左或向右移动一个标签	内侧的向左或向右箭头
向左或向右移动几个标签	SHIFT + 内侧的向左或向右箭头
至第一个标签	外侧的向左箭头
至最末标签	外侧的向右箭头
激活工作表

除了选择标签外，还可使用键盘加捷键来激活工作簿中的工作表。

待激活的	选择

下一工作表	CTRL +PAGE DOWN

前一工作表	CTRL +PAGE UP

工作表复制和工作表移动

若要将工作表移到工作簿中的另外的位置，选定工作表标签，按下鼠标并将工作表标签拖到新的位置。为了进行工作表复制,就按住  键不放，同时将工作表标签拖曳，当您拖曳的时候，一个黑色的三角形会随着工作表标签的顶部一起移动，这指示工作表将插入的位置。您还可通过将工作表标签拖到另一个工作簿窗口来将工作表移动并复制到另一个工作簿。

另一个方法是用鼠标的右键单击工作表标签，以显示出[工作表标签快显]菜单。选择[移动]或[复制]命令.

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

管理工作簿中工作表的概述

在工作表中移动概述

使用手册

第七章  “工作簿的使用”


成组编辑,格式化,打印工作表

Q. 如何进入成组模式以便同时编辑多个工作表?

A. .为了编辑或打印工作簿中的所选工作表，在单击工作表标签时按住 SHIFT  或 CTRL  键不放。选择 SHIFT 键并用鼠标单击工作表标签，选定所有从活动工作表起到所选工作表的全部工作表。选择 CTRL  键并用鼠标单击工作表标签，选定个别的工作表.当处于成组模式时，该组的工作表被置高亮，并在标题条上的工作簿名字的右边出现“Group”.在该组的任一工作表中输入的任何数据或应用的格式都会传播到组中每一工作表的相应单元格上。当打印时，[被选定的工作表]将成为[打印]对话框中的默认选择。

当工作簿中的所有工作表都成组后，激活工作簿中的另一工作表会将工作表解组。若只有部分工作表成组，您可激活组中的任何工作表而仍处在成组模式。在这种情况下，通过单击组外的工作表标签来解组这些工作表。另一个方法是用鼠标的右键单击组中的某个工作表标签，并从[快显]菜单中选择[解组]。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

在工作簿中选定工作清单概述

使用手册

第八章  “选定单元格和选择命令”


5.0 版的图表与 Microsoft Excel 4.0 中的为何不同

Q. 当在一个新的图表上建立图表时，它看起来与旧版的 Microsoft Excel不同。为什么?

A. 当创建一个图表作为 Microsoft Excel 5.0 中的一个新工作表时，这个图表看起来类似于打印结果。（要创建一个新图表，选定工作表上的数据并选择[插入]菜单上的[图表]命令，然后选择[作为新工作表]）。这个视图显示了在打印时图表的布局及其元素的外观。在这个视图中，您可确定大小、移动并格式化绘图区（由轴分隔的区域）和图表项，诸如图形对象、标题、文字框和图例等。

这个图表窗口显示在屏幕和输出到打印机上的样式依赖于[页设置]对话框上所选择的设置（诸如页大小、定向和空边大小等项的设置）。例如，若工作表的定向设置为[横式]，窗口显示时宽度就大于高度。您在[页设置]对话框中[打印图表尺寸]下的图表标签所进行的选择影响着图表区和其条目的大小。当选定[自定义]或[适应于页]选项时，您能手工地重定图表区的大小。当这些选项选定后，所有的图表元，包括标题,图例和诸如文本框和箭头等画的对象都将按比例地重定大小。注意图表元重定大小是与图表区而不是绘图区成比例。使用[自定义]选项，可将图表区移到工作表上的任意位置。

下表列出了位于图表标签上的[打印图表尺寸]任选项，它们影响图表显示及打印出的方式,以及它们如何影响您能移动和确定大小的对象。

用此选项	图表所受的影响	移动和确定大小

使用全页	填充工作表边设置内的工作表	图表区不能改变大小，图表条目只能单个地确定大小或移动
按比例适应页的大小	按比例将工作表放在页的边界内，依照指定的方向将工作表设置为最宽或最高.	图表区可由垂直或水平方向定大小，但不能同时定向，图表条目与图表区按比例地定大小和移动。
自定义	在工作表动设置调整到任何大小或位置	图表区可垂直或水平移动和确定大小，所有的图表条目都与图表区按比例地确定大小和移动
确定您屏幕上的图表窗口大小

图表窗口被放大到显示全部图表区。若您想查看屏幕上图表的全部，从[显示]菜单中选择[缩放]，将Magnification改为100%，并选择[确定]按钮，另一个方法是，在缩放框中选定100%。为了将图表显示成与在Microsoft Excel 4.0中出现的一样（即其大小由窗口的大小确定），从[显示]菜单中，选择[按窗口尺寸]。

附注当您在 5.0 版中打开一个 Microsoft Excel 4.0 图表时，这个选项将是默认选项，要想按工作表的布局显示图表，就关闭该选项。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

改变颜色，风格，边界，文字，数字的概述

建立图表概述

使用手册

第十五章  “建立图表”

第十八章  “设置图表的格式”


改变图表类型

Q. 创建了图表后，如何改变用于数据系列的图表类型?

A. 为了改变您已创建的图表的图表类型，使用[自动格式]或[图表类型]命令。

自动格式

当您想改变图表的整个外观时，使用[格式]菜单上的[自动格式]命令。在[自动格式]]对话框中，您能从许多内置的包含单个或合并的图表类型的格式中选择，而且还可包括 自定义的格式，如颜色、格线、图例和数据标签等。您甚至能建立自定义自动格式。注意当使用[自动格式]特性来格式化图表时，您所加入的任何自定义格式都将丢失。

图表类型

当您想改变用来显示一个或多个数据系列的图表类型，或当您有想保留的自定义格式时，请使用[格式]菜单上的[图表类型]命令。使用[图表类型]命令，您能改变用于所选的、一组或整个的图表的图表类型。对于每个图表类型，您还可将显示选项，诸如增加拖曳行到一个行图表中，为一个列图表设置间隔宽度，改变数据系列的顺序，或加入备用的轴等。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

使用图表自动格式化概述

图表类型使用概述

使用手册

第十六章  “图表类型和自动套用格式的使用”


在已存在的图表中加入新信息

Q. 如何在已存在的图表中加入新信息?

A.  Microsoft Excel 5.0 提供了好几种简便且直接的方法在已存在的表中加入信息。使用的最佳方法依赖于您的图表是工作表上的对象还是单独的图表。当您在一个图表中增加新数据时，Microsoft Excel将新数据与图表中已存在的数据相比较，以决定其绘图的方式。如果还不十分确定，Microsoft Excel显示[选择性粘贴]对话框，使您能提供更多的信息。

附注 除了下面所描述的方法之外，还可使用 ChartWizard 在图表对象或图表工作表上加入信息，ChartWizard 替您完成图表创建或加入信息的全过程，并提示您在此过程中应输入的信息和选择的选项。为了启动 ChartWizard，首先激活图表，然后选择[ChartWizard]按钮。

加入新信息到图表对象中

1.	选定想增加的数据，其中包括包含类别或系列名的单元格。

2.	单击所选的外边界，并在拖曳所选经过图表对象的顶部时按住鼠标不放。

3.	释放鼠标按钮

增加新信息到图表

1.	选定想加入的数据，其中包括包含类别或系列名的单元格。

2.	从[编辑]菜单中，选择[复制]命令。

3.	激活图表。

4.	从[编辑]菜单中，选择[粘贴]命令。

当新数据没有按预期的显示时：

若新数据在图表对象或图表上没有按预期显示，从[编辑]菜单中选择[复原]命令。重新选择数据并从[编辑]菜单中选择[复制]，激活图表并从[编辑]菜单中选择[选择性粘贴]，指定合适的选项后，选择[确定]按钮。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

增加或删除图表数据概述

使用手册

第十七章 “改变图表数据”


为图表建立自定义自动格式

Q. 如何保存图表格式，使之以后可用于有不同数据的图表?

A. 除了图表的内置自动格式外，您可以创建一个或多个自定义的自动格式，并可将它们用于新表。

附注 当您创建或使用自定义的自动格式时，图表必须是图表或打开在一个窗口中的图表对象。只需双击一个图表对象，就可在窗口中打开它。您在窗口中所做的改动都会反映在工作表对象中。

创建一个自定义的自动格式

1.	创建您想用做自定义图表的图表（可用格式化选项的任意组合）。

2.	从[格式]菜单中，选择[自动格式]。

3.	在[使用的格式]下，选定[用户自定义]。

4.	选择[自定义]按钮。

5.	选择[增加]按钮。

6.	在[格式名]框中，键入自定义格式的名字。

7.	在[描述]框中，键入对格式的简短描述。

8.	选择[确定]按钮。

9.	选择[关闭]按钮。

如何使用自定义的自动格式

1.	创建基于所需数据的新图表。

2.	从[格式]菜单中，选择[自动格式]。

3.	在[使用的格式]下，选定[用户自定义]。

4.	在[格式]菜单下，选择格式名字。

5.	选择[确定]按钮。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

使用图表自动格式化概述

使用手册

第十六章  “图表类型和自动套用格式的使用”


5.0 版的数据库

Q. [数据]菜单上的[设置数据库]，[设置条件]，和[提取]命令不可用时，如何设置数据库，条件及提取范围?

A. 在Microsoft Excel 5.0中，管理清单数据的命令做了改动以便使一般的任务，如提取记录、分类及数据汇总等易于使用且功能更强大。术语也有了改变：数据库现在用来指“清单”，提取记录用来指“过滤记录”。您现在不必在提取或找到清单中的记录之前定义数据库、条件和提取范围，Microsoft Excel自动地决定您的清单范围,以使您过滤清单，或者将匹配的记录拷到工作表的单独部分。

清单范围如何决定?

清单范围是根据当您从[数据]菜单上选择命令（如[排序]或[过滤]）时所选的单元格或范围决定的。当您在清单中选则了一个单元格时，Microsoft Excel 检查单元格的周围区域的单元格并自动选定清单范围，识别字段标题。当选择各个单元格时，Microsoft Excel就假定这个选择是想要的清单。

当使用 Microsoft Excel 早期版本的[设置数据库]命令时，需在工作表上定义数据库名字，因此工作表上只能有一个实例。Microsoft Excel 5.0不再需要这个定义的名字。结果，在工作簿的工作表就有多个清单。

过滤数据

当您有诸如在清单中匹配一项或指定“And”或者“Or”条件等简单条件时，请使用[自动过滤]命令。

如何使用[自动过滤]命令

1.	在清单中选择一个单元格。

2.	从[数据]菜单中，选择[过滤]命令，然后选[自动过滤]选项。

3.	为了指定条件，单击字段名旁的箭头，然后或选择清单中的匹配条目，或选择[自定义]命令。

附注 在[自定义]对话框中，可指定单一的条件或一个“And”或者“Or”条件。

当通过从列表框中选择一个条目或选择[自定义]对话框中的[确定]按钮来设置条件时，清单被过滤且所有包含不匹配记录的行被隐藏。

何时使用[高级过滤]命令

 当需要指定更复杂的条件或复制匹配记录到工作表上的另一个位置时，请使用[高级过滤]命令。如何使用[高级过滤]命令

1.	从[数据]菜单中，选择[过滤]命令，然后选[高级过滤]选项。

2.	在[高级过滤]对话框中，指定包含条件的单元格范围。条件范围需要包括的规则与Microsoft Excel的早期版本相同。您可立即过滤清单，或复制匹配记录到工作表上的另一位置。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

在清单中过滤数据的概述

在Microsoft Excel中管理清单概述

排序一个清单概述

把表当做数据库使用

使用手册

第二十章  “运用数据清单组织数据”

第二十一章  “数据清单中的数据排序和筛选”


统计匹配某个条件的单元格个数

Q. 如何统计清单中某特定输入项的出现次数?

A. 为了统计清单中某特定输入项的出现次数，请使用函数 COUNTIF ( )COUNTIF（range,criteria ）.

实例

要对单元格 A1：B10 中所有大于 100 的输入项计数，请使用下面的公式：

=COUNTIF（A1:B10,">100"）

相关函数

SUMIF	增加由给定条件指定的单元格

COUNTBLANK	对指定范围中的空白单元格计数

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答


汇总匹配条件的单元格

Q. 如何书写一个公式，以汇总包含特殊值的单元格或与它相邻的单元格?

A. 使用新的 SUMIF函数，这个函数汇总匹配指定条件的单元格，或找到匹配指定条件的单元格并汇总与它们相邻的单元格中的值。这个函数有两个必需参数： range和 criteria,和一个可选参数 sum_range .

还可在条件中使用通配符，例如，要对范围中所有以“Smi”开头的输入项计数，请使用＊通配符（“Smit＊”），或者对所有三个字母的输入项，其第一个字母是“J”，最后字母是“N”，使用 “J?N”。

实例

汇总所有在范围 B1：B4 中的包含数字 2 的单元格，

使用下面的公式：

=SUMIF（B1:B4,2）

这个公式的结果是4.

要找到 A1：A4中的小于“d”的输入项并汇总 B1：B4 中相应值，使用下面的公式：

=SUMIF（A1:A4,"<d",B1:B4）

这个公式的结果是9。

相关函数

SUM	增加它的参数

COUNTIF	统计范围中非空白单元格数

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

在清单中汇总数据概述

使用手册

第二十二章  “数据清单中的数据汇总”


在 5.0 版中运行 Microsoft Excel 4.0 交叉表

Q. 如何在 5.0 版中运行Microsoft Excel 4.0 交叉表?

A. 当您在 5.0 版中创建并重新计算Microsoft Excel 4.0交叉表时，若将其转变成数据透视表，就会得到最好的结果。为了运行Microsoft Excel 4.0交叉表，您需要确保相应的支持文件都已在相应的目录中，并且打开 5.0 版中的[使用 Microsoft Excel 4.0 菜单]选项。

在 5.0 版中运行交叉表

1.	若将 Microsoft Excel 5.0 与 Microsoft Excel 4.0 安装在同一目录，请使用文件管理器来确保下面的文件都在指定的目录中：

.DLL 应放在安装 Microsoft Excel 的目录中（该文件必须与 Excel.EXE 文件在同一目录）。

.XLA，CROSSTAB.XLL 和 CROSSTMP.XLT 应在 LIBRARY目录的 CROSSTAB 子目录中，LIBRARY 目录处于安装 Microsoft Excel 的目录中。

--或者--

如果将Microsoft Excel 5.0 安装在单独的目录中，请将 Microsoft Excel 4.0目录中的 XLCALL.DLL 文件副本到 5.0 版的目录。在 Microsoft Excel 5.0 的 LIBRARY 目录中创建名为 CROSSTAB 的子目录，并将 CROSSFNC.XLA，CROSSTAB.XLL 和 CROSSTMP.XLT 拷贝到这个目录。这些文件位于 4.0 版的 LIBRARY 目录中的 CROSSTAB 子目录下。

2.	在 Microsoft Excel 5.0 版中，从[工具]菜单上选择[选项]命令。

3.	选择[普通]标签。

4.	在[菜单]下，选择[Microsoft Excel 4.0 菜单]选项，然后选择[确定]按钮。

5.	从[文件]菜单中选择[打开]命令。

6.	在[目录]下，转到 LIBARARY 目录下的 CROSSTAB 目录。

7.	在[文件名]下，选择 CROSSTAB.XLL 并选择[确定]按钮。

当打开 CROSSTAB.XLL 时，[交叉表]命令就加到[数据]菜单中，可在 Microsoft Excel 5.0 中使用这一命令。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

建立数据透视表概述

使用手册

第二十四章  “建立数据透视表”


创建数据透视表时最佳地管理内存

Q. 创建数据透视表时如何最佳地管理内存?

A. 当您创建一个数据透视表时，Microsoft Excel 就建立一个源数据的隐含副本。这意味着如果您正在创建的数据透视表中的清单或数据库是打开的，在内存中有源数据的两份副本。这种做法是否会显著的影响取决于可用内存的大小。如果影响显著的话，可以通过从关闭的源数据中创建数据透视表的方法来节省内存和优化 Microsoft Excel 的运行速度。

为了访问一个关闭的 Microsoft Excel 清单或数据库，请指定一个关闭的工作簿,并在[Wizard 数据透视表的第 4 步之 2]对话框中指定范围。如果您在一个外部数据库上工作，请使用[Wizard 数据透视表的第 2 步之 1]中的[外部数据来源]选项，而不要在运行[Wizard 数据透视表]以前将数据返回到您的工作表中。当您使用这个选项时，您的查询结果将是隐含的并且不返回到您的工作表中。这意味着内存中只有源数据的一份副本。

为了从一个 Microsoft Excel 清单或数据库中创建多个数据透视表，请先创建第一个，然后选择[Wizard 数据透视表的第 4 步之 1]对话框中的[另一个数据透视表]选项来创建剩下的数据透视表。如果您每次都为数据来源选择了[Microsoft Excel 清单或数据库]选项，每一个新的数据透视表将有一个隐含的数据备份。这些额外的数据备份将很快就占满了内存。而当您使用[另一个数据透视表]选项时，剩下的数据透视表将使用同样的隐含数据来源。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

建立数据透视表概述

使用手册

第二十四章  “建立数据透视表”


从外部数据库提取数据

Q. 如何从外部数据库提取数据以便在一个 Microsoft Excel 工作表中工作?

A. 使用 Microsoft Query 来从外部数据库中提取数据。您可以单独用 Microsoft Query，或者在 Microsoft Excel 中使用来存取和组织来自一系列外部数据来源中的数据。您可以使用 Microsoft Query 来做以下事情：

从外部数据来源中选定多个表

指定查询条件

把一个数据来源同另一个数据来源联系起来

增加或删除一个查询中的字段

改变组织和显示数据的方式

计算结果集中记录总和

使用 Microsoft Query，您可以把数据返回到 Microsoft Excel 工作表中来完成额外的分析、报告和图表等工作。

Query 使用[开放式数据库互联]（ODBC）驱动程序来存取远程数据来源。如果在[Microsoft Excel 安装]中选择了全部安装，也就同时安装了[Microsoft Query]，[Microsoft Query 加载宏]和您选择的 ODBC 驱动程序.如果 Microsoft Excel 并不包含您所使用的特定的数据库管理系统的相应的 ODBC 驱动程序，请检查一下Microsoft Excel 登记单或者与您的数据库经销商联系来解决这个问题。

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帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

ODBC 驱动程序引用

用 Microsoft Query 检索数据概述

使用 Microsoft Query 检索数据需要的设置

使用手册

第二十三章  “利用 Microsoft Query 检索数据”


打开工作簿时自动运行宏

Q. 如何建立一个工作簿，使在每次打开时，就运行这个宏?

A. 若要在每次打开工作簿时都运行指定的宏，请按下面两种方法使用自动打开宏：

您可在工作表,或带有参照宏中第一个单元格定义的宏（只有Microsoft Excel 4.0的宏才可以）,或者您自己的宏名（Microsoft Excel 4.0和Visual Basic宏）上定义名字 Auto_Open。

--或--

可在 Visual Basic 上创建一个 Auto_Open 过程。

如何定义名字Auto_Open。

1.	打开您想运行宏所在的工作簿，选择工作表或宏工作表标签。

2.	从[插入]菜单中，选择[名字]后，再选[定义]。

3.	在[名字]框中，键入  Auto_Open

4.	在[参照]框中，键入想运行的宏引用。利用下面的表决定如何引用宏.

宏类型	按此格式键入引用

位于同一个工作簿中的 Microsoft Excel 4.0 宏工作表	=MyMacro --或-- =Macro1!A1
位于不同工作簿中的 Microsoft Excel 4.0 宏工作表	=BOOK2.XLS!MyMacro --或-- =[BOOK2.XLS]Macro1!A1
位于同一个工作簿中的 Visual Basic 模块	=MyMacro
位于不同工作簿中的 Visual Basic 模块	=BOOK2.XLS!MyMacro
5.	选择[确定]按钮。

如何使用 Auto_Open 过程（只适用于 Visual Basic 模块）

1.	打开想运行宏所在的工作簿并选择包含宏的模块，或者插入一个新模块。

2.	从下面的表中加入相应的过程（依赖于运行宏所在的位置）。

宏所在的位置	相应的过程

位于同一个工作簿中	Sub Auto_Open Run（"MyMacro"） End Sub
位于不同工作簿中	Sub Auto_Open Run（"BOOK2!Module1.MyMacro"） End Sub
附注 可以是 Microsoft Excel 4.0 宏或Visual Basic宏。

每次打开包含 Auto_Open 过程的工作簿时，Microsoft Excel自动运行指定的宏。

您可用类似的方法定义名字 Auto_Close，并使用一个在工作簿每次关闭时都运行指定宏的 Auto_Close 过程。其它类似定义名及过程是 Auto_Activate 和 Auto_Deactivate，它们用来在一个指定的工作簿被激活和未激活时运行宏，相应地，Auto_SheetActivate 过程就是在当一个指定的工作表被激活时运行宏。

附注 在 Visual Basic 宏中，Auto_SheetActivate 只作为过程工作，它不含在工作表或宏工作表上用做定义的名字。

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帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答


在 Microsoft Excel 5.0 中使用 Microsoft Excel 4.0 全局宏工作表

Q. 在 Microsoft Excel 4.0 版中，有一个包含几个常用的宏的全局宏工作表，能在 Microsoft Excel 5.0 中使用这个宏工作表吗?

A. 可以继续在 Microsoft Excel 5.0 中使用全局宏工作表（GLOBAL.XLM）。若它位于启动目录中（XLSTART），它就会在每次运行 Microsoft Excel 时加载。当从[工具]菜单上选择[宏]时，还可使用 GLOBAL.XLM 上的命令宏。在 Microsoft Excel 5.0中，全局宏工作表被个人宏工作表（PERSONAL.XLS）所取代。

个人宏工作表的功能与全局宏工作表类似。个人宏工作表有下列特征：

当在[记录新宏]对话框中打开[个人宏工作表]选项时，它自动保存新宏。（在[工具]菜单下选择[宏]）。

当退出 Microsoft Excel 时，工作簿被保存到 XLSTART 目录下。

作为隐含文件加载

它包括 Visual Basic 模块和 Microsoft Excel 4.0 宏工作表。

若 Microsoft Excel 5.0 与 Microsoft Excel 4.0 在同一目录，GLOBAL.XLM 将会在 XLSTART 目录下。若将两者安装在不同的目录，可将文件 GLOBAL.XLM 从 4.0 的 XLSTART 目录移到 5.0 的 XLSTART 目录下。

可将 GLOBAL.XLM 和 PERSONAL.XLS 作为在 XLSTART 目录下的独立工作簿文件，并可使用存在两者上的宏。或者，您可通过把命名为 GLOBAL的工作表从 GLOBAL.XLM 中复制到 PERSON.XLS，来合并全局宏工作表与个人宏工作表。下面将给出描述.

附注 如果启动 Microsoft Excel时这两个文件在同一个启动目录中，就由第一步开始，若您正要合并两个不同目录下的文件，首先打开这两个文件然后继续第一步。

1.	从[窗口]菜单下选择[撤消隐藏]。

2.	选择 GLOBAL.XLM （对 PERSONAL.XLS 重复第1、2步）。

3.	从[窗口]菜单下选择[调整]。

4.	在[调整]下，选定[平铺]选项，并选择[确定]按钮。

5.	单击 GLOBAL 工作表名字标签，并拖放到 PERSONAL.XLS。

6.	从[窗口]菜单中，选择[隐藏]。

7.	从[文件]菜单下，选择[退出]，退出 Microsoft Excel。

8.	当被提示是否保存 PERSONAL.XLS 中的改变时，选择[是]按钮。

9.	从 XLSTART 目录中删除 GLOBAL.XLM。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

记录和运行宏概述


运行4.0 版有关菜单的自定义命令的宏

Q. 用 5.0 版中的菜单结构，如何运行4.0 版的有关菜单的自定义命令的宏?

A. 您应修改宏，确保它是使用 Microsoft Excel 5.0 的菜单结构，然而，您可用下面的任一过程在运行宏之前打开[Microsoft Excel 4.0 菜单]选项。

从[工具]菜单下，选择[选项]命令，并选定[普通]标签，在[普通]对话框中，选定[Microsoft Excel 4.0 菜单]选项并选择[确定]按钮。

--或--

在加入菜单和命令前把下行加到宏中：

=OPTIONS.GENERAL（,,,,,TRUE）

若通过删除自定义菜单和命令将一个返回 Microsoft Excel 菜单的宏设置到其默认值，在删除命令后请将下面一行加到宏中：

=OPTIONS.GENERAL（,,,,,FALSE）

请参阅:

帮助

ADD.COMMAND ( )

ADD.MENU

DELETE.COMMAND ( )

DELETE.MENU ( )

Microsoft Excel 一般问题的解答

Visual Basic 使用手册

第十二章  “菜单与工具栏”


将宏转为 Visula Basic 语言

Q. 如何将 Microsoft Excel 4.0 版的宏转为 Visula Basic宏?

A. 当您学习使用 Microsoft Excel 5.0 宏语言时，还可继续书写并运行 4.0 版的宏。Microsoft Excel 4.0版的宏已更新，使之包括了 Microsoft Excel 5.0 的新特征。

如何开始转变宏的过程并学习 Visual Basic：

浏览一下附录 B 中 Visula Basic 使用手册的“从 Microsoft Excel 4.0 宏语言的转换”，这个附录描述了 4.0 版与 Visula Basic 宏语言的一些主要不同。此外，它还讨论了进行转换过程的方法。

参看您安装 Microsoft Excel 目录下的 EXAMPLES 子目录中的 Visual Basic 样本文件。这个工作簿文件包括了一些通常由宏完成的任务例子，如使用循环结构来移动、选定等重复性的过程、以及使用动态数据交换（DDE）来与另一个应用程序通信等。工作簿上的工作表提供了 4.0 版的宏和 Visual Basic 的等价宏。

浏览[Microsoft Excel 帮助]中的实例和演示。

使用[记录宏]命令来记录 Visual Basic 模块中的宏部分。记录一个宏命令对您学会新的宏命令有帮助。另外，您可用 Run 方法运行 Visula Basic 宏中 Microsoft Excel 4.0 宏的未经转换的部分。

提示  当您记录时，会发现执行命令时,参看 Visual Basic 模块和在其上选定、移动并执行命令的工作表,是很有帮助的。要想这样做，请选择合适的 Visual Basic 模块标签并从[窗口]菜单下选择[建新窗口]。选择您的工作表和[窗口]菜单下的[调整]，选定[平铺]命令，然后选定[活动文档的窗口]选项，最后选择[确定]按钮。

打印一份在[Microsoft Excel 帮助]中[Excel 宏函数]下的[与宏函数等价的 Visual Basic 函数]帮助主题，保存这个清单在手头，以保证以后参照方便。

请参阅:

帮助

Microsoft Excel 一般问题的解答

与宏函数等价的 Visual Basic 语句

Visual Basic 使用手册

附录 B 中 Visula Basic 使用手册的“从 Microsoft Excel 4.0 宏语言的转换”