Copyright: Copyright © 2003 Dr Pott Wirtschaftsberatung


VentaFax

VentaFax & Voice 5.3

© Venta Association, 1997-2003. Alle Rechte vorbehalten.

© MagnaArt Technologies, Ltd., 2003. Alle Rechte vorbehalten.

In exklusiver deutscher Lizenz von:

Magnaways – Dr. Pott Wirtschaftsberatung GmbH


Lizenzbedingungen

VentaFax

Copyright (c)  1997-2003 Venta Association. Alle Rechte vorbehalten

In exklusiver deutscher Lizenz von:

Magnaways – Dr. Pott Wirtschaftsberatung GmbH

Lizenzvereinbarung

Diese Vereinbarung berechtigt den Käufer des Programmpaketes zu dessen Nutzung im nachfolgend angegebenen Umfang. Eine weitergehende Verwertung ist ausgeschlossen. Mit der Benutzung des Programmpaketes erkennt der Benutzer die darin enthaltenen Nutzungs- und Gewährleistungs- sowie Haftungsbeschränkungen an.

§1: Nutzungsumfang

Die Berechtigung zur Nutzung des Datenverarbeitungsprogrammes erstreckt sich jeweils auf einen Arbeitsplatz. Die Berechtigung umfaßt weiter die Fertigung einer Sicherungskopie der Original-Datenträger bzw. das Recht, die Datenträger zu Sicherungszwecken auf die Festplatte zu kopieren.

Es besteht keine Berechtigung zur Vervielfältigung des Datenverarbeitungsprogrammes zur gleichzeitigen Nutzung auf mehreren datenverarbeitenden Geräten. Eine Vervielfältigung der Online-Dokumentation ist nur mit schriftlicher Einwilligung des Rechtsinhabers zulässig.

Es besteht keine Berechtigung, das Datenverarbeitungsprogramm abzuändern oder zu bearbeiten, mit anderen Programmen zu verbinden.

Der Käufer ist nicht berechtigt, das Datenverarbeitungsprogramm zu verleihen oder zu vermieten.

Der Käufer ist berechtigt, das Originalprogrammpaket im Originalzustand und als Ganzes an einen nachfolgenden Benutzer abzugeben, vorausgesetzt, daß keine Kopien zurückbehalten werden und der Empfänger sich mit den Bestimmungen dieser Lizenz einverstanden erklärt. Damit erlöschen alle Rechte des Käufers.

§2: Gewährleistung

Es wird darauf hingewiesen, daß es nicht möglich ist, Datenverarbeitungsprogramme so zu entwickeln, daß sie für alle Anwendungsbedienungen fehlerfrei sind. Der Verkäufer leistet Gewähr, daß das Programm im Sinne der von ihm herausgegebenen und zum Zeitpunkt der Auslieferung an den Käufer gültigen Programmbeschreibung brauchbar ist und die dort zugesicherten Eigenschaften aufweist. Eine unerhebliche Minderung der Brauchbarkeit bleibt außer Betracht.

Der Verkäufer gewährleistet, daß das Originalprogramm auf einem geprüften Datenträger ordnungsgemäß aufgezeichnet ist.

Erweist sich ein Programmpaket im Sinne dieser Bestimmungen als nicht brauchbar (a.) oder als fehlerhaft (b.), erfolgt innerhalb der 24-monatigen Gewährleistungsfrist, die mit der Auslieferung des Programmpaketes an den Käufer beginnt, eine Rücknahme des gelieferten Programmpaketes durch den Verkäufer und ein Austausch gegen ein neues Programmpaket gleichen Titels. Erweist sich auch dieses im Sinne dieser Bestimmungen als nicht brauchbar oder als fehlerhaft und gelingt es dem Rechtsinhaber nicht, die Brauchbarkeit mit angemessenem Aufwand und innerhalb eines angemessenen Zeitraumes herzustellen, so hat der Käufer oder Nutzer nach seiner Wahl das Recht auf Minderung des Kaufpreises oder Rückgabe des Programmpaketes und Rückerstattung des Kaufpreises. Mit der Rückgabe erlischt die Berechtigung des Käufers zur Nutzung. Gleichzeitig sind dann sämtliche Kopien oder Teilkopien zu löschen oder zu vernichten. Eine weitergehende Gewährleistungspflicht besteht nicht.

Insbesondere besteht keine Gewährleistung dafür, daß das Programmpaket den speziellen Anforderungen des Käufers oder Nutzers genügt. Der Käufer trägt die alleinige Verantwortung für Auswahl, Installation und Nutzung sowie für die damit beabsichtigten Ergebnisse.

§3: Haftung

Der Verkäufer haftet für die von ihm oder dem Rechtsinhaber zu vertretenden Schäden bis zur Höhe des Verkaufspreises. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, ausgebliebenen Einsparungen, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist ausgeschlossen.

Diese Haftungsbeschränkungen gelten nicht für zugesicherte Eigenschaften und Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.


einfuehrung
Einführung

Einführung in VentaFax

VentaFax ist ein Softwarepaket zum Senden und Empfangen von Faxen und Sprachnachrichten über normale analoge Telefonleitungen. Es vereint die Funktionen eines Faxes und eines Anrufbeantworters und bietet zudem noch weitere Funktionen.

VentaFax läuft unter dem Betriebssystem MS-Windows (95-OSR2/98/ME/NT4/2000/XP). Das Computermodem wird als Übertragungsgerät verwendet.

Mit VentaFax können Sie sehr einfach Faxnachrichten verschicken und empfangen. Wie bei einem normalen Faxgerät kann der Faxempfang im manuellen oder automatischen Modus ablaufen. Empfangene Faxe werden in einem Standard-Grafikformat abgespeichert und können automatisch ausgedruckt werden. Wenn Sie die Nachrichten nicht sofort ausgedruckt haben möchten, dann können Sie sie mit dem Nachrichten-Manager auch nur ansehen und bei Bedarf ausdrucken.

Das Standard-Faxformat (TIFF) ist ein gebräuchliches Grafikformat. Empfangene Sprachnachrichten werden ebenfalls in einem Windows-Standardformat gespeichert. Dadurch können Sie die empfangenen Nachrichten einfach mit anderer Standard-Software oder speziellen Anwendungen, wie z.B. Texterkennungssoftware (OCR), verwenden und auch einfach austauschen.

Um Nachrichten auch einfach per E-Mail zu verschicken, bietet VentaFax einige Spezialfunktionen. Zusätzlich können Sie VentaFax auch so einrichten, dass empfangene Nachrichten automatisch in den Eingangskorb Ihres Mailprogramms kopiert werden. Dies funktioniert mit kompatiblen Programmen, wie z.B. MS Outlook, Outlook Express und anderen, die bestimmten Standards genügen.

Wie bei einem normalen Faxgerät, bietet VentaFax einige besondere Funktionen für die Nachrichtenübertragung. Neben der manuellen Übertragung können Nachrichten auch automatisch über den Zeitplaner (Scheduler) versendet werden. In der Business-Version ist die Anzahl der automatischen Aufgaben unbegrenzt, in der Home-Version ist die Funktion begrenzt und dient hauptsächlich der Demonstration.

Sie können Dokumente aus allen Windows-Anwendungen heraus verschicken, indem Sie bei der Druckfunktion den VentaFax-Druckertreiber verwenden. Dieser erscheint in der Druckerliste, wenn VentaFax korrekt installiert wurde.

Falls Ihr Modem Sprachunterstützung bietet, dann können Sie VentaFax auch als Anrufbeantworter einsetzen. Wenn Sie mit den normalen Anrufbeantworter-Funktionen nicht zufrieden sind, dann können Sie auch Fernbedienungsfunktionen verwenden. Sie können dann empfangene Sprachnachrichten von jedem Telefon mit Wählton-Unterstützung aus aufrufen. Sie können aber auch ein sprachgesteuertes System aufbauen, um z.B. eine Hilfesystem oder eine persönliche Voicemailbox zu betreiben. Um die dafür benötigten Fernbedienungsskripte zu erstellen, bietet VentaFax einen speziellen Editor an.

Mit einem Modem mit Sprachunterstützung können Sie nicht nur Faxnachrichten, sondern auch Sprachnachrichten zu einem gewählten Zeitpunkt automatisch versenden. Sie können auch eine Antwort auf eine Sprachnachricht aufnehmen. Um Sprachnachrichten oder Anrufbeantwortertext aufzunehmen, verwenden Sie den Nachrichten-Manager oder auch eine beliebige Aufnahme-Software (beispielsweise den Soundrekorder von MS-Windows). Mit einem Modem mit Sprachunterstützung können Sie auch jemanden, der den Hörer beim Faxempfang abnimmt mitteilen, doch lieber den Startknopf des Faxgeräts zu drücken.

Einige dieser Sprachmodems bieten auch einen Telefonhörer-Modus, so dass Sie zum Telefonieren kein Telefon mehr benötigen. Ein spezieller Telefonkopfhörer (oder ein getrenntes Set aus Mikrofon und Kopfhörer) wird dann in das Modem oder den Soundausgang des Computers gesteckt (abhängig vom Modemtyp).

VentaFax kann auch Telefongespräche aufnehmen und einige Modems bieten eine automatische Anruferidentifizierung.

Im Logbuch speichert VentaFax Informationen zu allen ankommenden und ausgehenden Anrufen. Im Telefonbuch legen Sie Ihre Telefon- und Faxnummer ab. Neben dem eigenen Telefonbuch kann auch das Windows-Telefonbuch von VentaFax verwendet werden.

Die spezielle anpassbare Anruferkennung von VentaFax erlaubt zudem eine unterschiedliche und treffende Reaktion auf ankommende Anrufe und Faxnachrichten. Wenn Sie von einem Modem im Datenmodus angerufen werden, dann kann dieser Anruf auch an eine wartende Anwendung, beispielsweise den Windows-Remote-Access-Server (RAS) weitergeleitet werden.


Erste Schritte

Erste Schritte mit VentaFax

Nach der Installation von VentaFax müssen Sie noch ein paar einfache Dinge durchführen.

Modemauswahl

Beim ersten Programmstart öffnet VentaFax das Register "Modem – Interaktion mit Modem" in den Programmeinstellungen. Stellen Sie sicher, dass das Modem, welches Sie verwenden wollen auch eingestellt ist. Manchmal sind mehrere Modems auf einem System installiert, auch wenn Sie nur ein Modem besitzen. Dies kann z.B. beim Neuinstallieren eines Modems passieren. Wählen Sie dann das Modem, das Sie mit VentaFax verwenden wollen.

Auswahl des Sprachbefehlssatzes

Wenn Sie das Modem ausgewählt haben, dann öffnen Sie das Register "Modem – Spracheinstellungen". Wenn Sie ein externes Modem verwenden, dann schalten Sie es an. Wählen Sie "Erkennen", damit VentaFax versuchen kann, diese Einstellung automatisch zu bestimmen. Wenn dieser Vorgang nicht gelingt, dann wählen Sie den Befehlssatz manuell aus (lesen Sie gegebenenfalls das Handbuch des Modems zu diesem Thema). Wenn Ihr Modem keine Sprachunterstützung bietet, dann wählen Sie "Kein".

Um die Einstellungen zu speichern drücken Sie "OK".

Um ein besseres Verständnis für Ihr Modem zu bekommen, sollten Sie dessen Anleitung durchlesen.

Wir wünschen Ihnen eine gute Verbindung.


Faxversand

Der Faxversand

Senden von Faxnachrichten

Die normale Methode, ein Fax zu erstellen, ist es, ein Dokument in einer Anwendung (z.B. MS-Word, Open Office etc.) zu erstellen und dann über den VentaFax-Druckertreiber auszugeben.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wählen Sie dazu im entsprechenden Programm (z.B. MS-Word) den Menüpunkt Datei/Drucken.

Im Druckdialog wählen Sie bei Drucker/Name den Eintrag „VentaFax“.

Die restlichen Einstellungen nehmen Sie so vor, wie bei einem normalen Druck.

Wenn VentaFax bereits gestartet ist, dann öffnet sich direkt der Nachrichten-Assistent, ansonsten wird das Programm zuerst gestartet.

Die erste Dialogseite des Nachrichten-Assistenten bezieht sich auf Kopf- und Fußzeilen und ist daher in diesem Fall nicht relevant. Klicken Sie daher auf „Weiter“.

Nun erhalten Sie mehrere Möglichkeiten, was Sie mit dem Fax machen können. In der Regel werden Sie den ersten Eintrag „Nummer mit Modem wählen und Nachricht automatisch versenden“ wählen.

Der nächste Dialog fragt nun nach den Daten des Empfängers. Wenn Sie einen Informationskopf haben möchten, dann wählen Sie diese Option oben an. Sie können dann weitere Daten zum Empfänger und Absender eingeben. VentaFax wird diese an den Anfang des Faxes stellen, bzw. eine Startseite daraus generieren.

Wenn Sie alle Angaben gemacht haben (wichtig ist primär die Faxnummer des Empfängers), dann klicken Sie auf „Beenden“.

VentaFax wird nun mit der Anwahl des Empfängerfaxes beginnen. Sie sehen dies daran, dass der Nachrichten-Assistent geschlossen wird und wieder der Hauptbildschirm von VentaFax erscheint. Der Hörer wird abgehoben und die aktuelle Aktion wird im Display dargestellt.


Faxempfang

Der Faxempfang

Manueller und automatischer Empfang

VentaFax verwendet verschiedene Einstellungen, je nachdem welche Antwortart eingestellt ist (manuell oder automatisch). Die Einstellungen für die manuelle Antwort befinden sich im Register "Empfang – Manuell", die für den Auto-Modus im Register "Empfang – Automatisch". Der Auto-Modus wird auch von Einstellung im Hauptbildschirm von VentaFax beeinflusst (Ankündigung, Fax, Aufzeichnung, Anrufer-ID).

Automatische Annahme ankommender Anrufe

Wenn der Auto-Modus aktiviert ist, dann wird VentaFax auf ankommende Anrufe reagieren. Nach einer bestimmten Anzahl von Klingeltönen, wird VentaFax den Anruf annehmen und bearbeiten. Wenn der Auto-Modus aktiviert ist, dann wird dies durch den entsprechend beleuchteten Schalter im Hauptbildschirm angezeigt. Mit der Tastenkombination Alt+S können Sie den Auto-Modus jederzeit anschalten.

Manuelle Annahme ankommender Anrufe

Sie können einen Anruf manuell annehmen, indem Sie auf dem "Start"-Schalter im Hauptbildschirm drücken. VentaFax wird dann versuchen, ein Fax zu empfangen. Wenn Sie den "Hörer" abnehmen wollen, dann klicken Sie auf das entsprechende Teil im Hauptbildschirm.


Sprachnachrichten

Sprachnachrichten versenden

Um eine Sprachnachricht mit VentaFax zu erstellen, drücken Sie den Schalter "Tonaufzeichnung" im Hauptbildschirm. Hier können Sie die Sprachnachricht aufnehmen und zur Kontrolle abspielen. Wenn Sie eine passende Sprachnachricht erstellt haben, dann wählen Sie noch den Verwendungszweck ("Verwenden als") und drücken Sie auf "Senden". Der Vorgang ist von nun an dem Versenden eines Faxes sehr ähnlich. Folgen Sie den Anweisungen des Programms.


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Telefonbuch

Das Telefonbuch

Das Telefonbuch ist für die Verwaltung Ihrer Empfängeradressen gedacht. Sie können beliebig viele Telefonlisten innerhalb des Telefonbuchs verwalten (z.B. für bestimmte Empfängergruppen) und auch auf das Windows-Telefonbuch zugreifen (dieses wird z.B. von Outlook Express verwendet, VentaFax kann die Einträge nicht ändern). Neben diesen Telefonlisten gibt es auch noch spezielle Listen für One-Touch-Wahl, schwarze Liste und weiße Liste.


daslogbuch
Logbuch

Das Logbuch

Das Logbuch speichert Informationen zu jeder Aktion von VentaFax. Jeder Eintrag im Logbuch stellt dabei ein Ereignis dar. Ein Ereignis ist z.B. das Versenden oder der Empfang einer Nachricht. Da während einer Verbindung mehrere Ereignisse auftreten können, erscheinen dazu auch mehrere Zeilen in der Protokolldatei (Log). Um die Lesbarkeit zu erhöhen, werden die Zeilen mit verschiedenen Grautönen unterlegt. Die Daten in chronologischer Reihenfolge oder umgekehrt dargestellt werden.


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Nachrichtenmanager

Der Nachrichtenmanger

Der Nachrichtenmanager erlaubt das Ansehen, Ausdrucken und Löschen von empfangenen und für den Versand vorbereiteten Faxnachrichten. Zudem können noch einige andere Dateioperationen durchgeführt werden.

Mit dem Nachrichtenmanager können Sie auch empfangene und für den Versand vorbereitete Sprachnachrichten abspielen oder löschen.

Business-Version: Sie können die empfangenen Faxe und Sprachnachrichten mit dem Nachrichtenmanager in speziellen Benutzer-Ordnern organisieren.

Die folgenden Funktionen sind für die Verwaltung von Faxnachrichten verfügbar:

·	Ansicht der Dokumente in verschiedenen Größenstufen (von 1:1 bis 1:32) mit Bildglättung;

·	Drehen der Dokumente um 90°, 180° oder 270°;

·	Entfernen von Unreinheiten im Dokumente;

·	Korrigieren von verstümmelten Zeilen;

·	Ausdrucken ganzer Dokumente oder Teilen auf dem Drucker mit Skalierung;

·	Aufteilen langer Dokumente auf Seiten vor dem Druck;

·	Senden geöffneter Dokumente als Fax;

·	Speichern ganzer Dokumente oder Teile in den unterstützten Grafikformaten (TIFF, BMP, PCX);

·	Löschen von Dokumenten;

·	Ansicht mehrerer Dokumente gleichzeitig;

·	Kopieren und Organisieren in Benutzer-Ordnern (nur Business-Version).

Die folgenden Funktionen sind für die Verwaltung von Sprachnachrichten verfügbar:

·	Abspielen der Sprachnachrichten über das Soundsystem des Computers oder das Modem;

·	Löschen von Nachrichten;

·	Kopieren und Organisieren in Benutzer-Ordnern (nur Business-Version).


derzeitplaner
Zeitplaner

Der Zeitplaner

Mit dem Zeitplaner kann man Fax- oder Sprachnachrichten zu einer bestimmten Zeit oder an viele Empfänger verschicken. In der Home-Version können maximal 3 Termine gespeichert werden, bei der Business-Version ist diese Anzahl unbegrenzt.

Der Zeitplaner zeigt die Informationen der geplanten Aufgaben an. Diese werden in einer Tabelle dargestellt, wobei pro Zeile eine Aufgabe eingetragen ist. Jeder Eintrag enthält zumindest den Dateinamen und die Telefon/Faxnummer. Die Werte der anderen Parameter (beispielsweise das Zeitintervall zwischen Verbindungsversuchen, die maximale Anzahl der Versuche und bestimmte Attribute) können mit Standardwerten belegt oder individuell eingestellt werden.

Es gibt verschiedene Zustände für die Aufgaben:

Aktiv – Aufgaben, die noch nicht ausgeführt wurden und auf ihre Ausführung warten.

Passiv – Aufgaben, die noch nicht ausgeführt wurden, die aber derzeit auch nicht ausgeführt werden sollen.

Vollendet – Aufgaben, die erfolgreich ausgeführt wurden.

Fehlgeschlagen – Aufgaben, die nicht ausgeführt wurden und deren Übertragung aufgrund eines Fehlers abgebrochen wurde.

Abgebrochen – Aufgaben, die vom Benutzer abgebrochen wurden.

Neben diesen vordefinierten Zuständen können Sie beliebig viele Benutzer-definierte Zustände festlegen.

Der Aufgabenzustand kann aktiv oder inaktiv sein. Um zwischen den Zuständen zu wechseln, klicken Sie auf den entsprechenden Schalter.

Bitte beachten Sie, dass wenn eine Aufgaben aktiv ist und Sie versuchen, diese Nachricht manuell durch Anwahl der Nummer im Hauptbildschirm zu übertragen, diese Aufgabe im Zeitplaner aktiviert wird. Wenn Sie das Hauptprogramm beenden und die Aufgabenauslieferung aktiv ist, dann wird die VentaFax-Engine beim nächsten Windows-Start automatisch gestartet um dann die anstehenden Aufgaben auszuliefern.


versions
Versionen

Dieser Bereich beschreibt die Unterschiede der Versionen:

Funktion	Unregistrierte Version	Homeversion	Businessversion
Max. Anzahl von Aufgaben im Zeitplaner	3	3	unbegrenzt
Aufgaben für Empfängergruppen und für alle Empfänger in einem Telefonbuch	–	–	+
Faxkopf und Hintergrundbild	–	–	+
Max. Zeit einer Antwortnachricht in Sekunden	15	unbegrenzt	unbegrenzt
Werbebanner und "Übertragen mit der unregistrierten Version von VentaFax" in jeder Faxnachricht	+	–	–
Kopieren/Sortieren von Nachrichten in lokalen Benutzerordern	–	–	+
Ausdruck der Erfolgsmeldungen einer Übertragung	–	–	+
Mitteilung bei ankommenden Nachricht per E-Mail	+	+	+
Weiterleiten ankommender Nachrichten per E-Mail	-	-	+
Definierbare Filter und zusätzliche Regeln	-	-	+
Max. Aufnahmezeit	20 Minuten	3 Stunden	unbegrenzt