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Microsoft Exchange

Überblick

Die meisten Internet-Dienste sind im Grunde zwei zusammenarbeitende Programme: ein Serverprogramm auf dem Host und ein Clientprogramm auf dem Computer des Benutzers. Der Server sitzt gelassen im Hintergrund und bedient den Client auf Anfrage. Der Client ist das Programm, mit dem der Benutzer Informationen vom Server abruft.

Internet-Mail bildet da keine Ausnahme. Sie müssen Zugang zu einem Mailserver haben, den Sie über einen Internet-Provider erhalten. Mit dem Mailclient müssen Sie sich dann allein auseinandersetzen. Er befördert Ihre Nachrichten zwischen dem Mailserver und Ihrem Computer hin und her.

Wenn Sie unter Windows 95 oder Windows NT (auf beide beziehe ich mich im weiteren Verlauf mit »Windows 95«) arbeiten, brauchen Sie nicht lange nach einem Mailclient zu suchen. Sie haben in Ihrem Betriebssystem bereits einen integriert: Microsoft Exchange. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie damit effizient arbeiten.

Exchange ist in bezug auf den Arbeitsspeicher ein anspruchsvolles Wesen. Sie brauchen mindestens 8 MByte, um Exchange auszuführen, aber je mehr um so besser. Auf der Festplatte belegt Exchange etwa 15 MByte (Programm und temporäre Dateien, ohne Mail).

Die besonderen Merkmale von Microsoft Exchange

Sollen Sie Exchange für Internet-Mail benutzen? Das hängt von verschiedenen Dingen ab. Die Frage können Sie am Schluß dieses Kapitels sicher beantworten. Dann haben Sie alle besonderen Merkmale von Exchange kennengelernt und können es mit Eudora, das Sie aus Kapitel 13 kennen, vergleichen.

Die meisten Internet-Mailclients sind sehr einfache Programme. Sie handhaben nur Internet-Mail. Da gibt es keine Rich-Text-Formatierung (RTF) und sicherlich kein Einbetten von Objekten über OLE (Object Linking and Embedding) wie in Exchange. Sie senden und empfangen Internet-Mail, eventuell mit angehängten Dateien. Das ist schon alles. Vielleicht ist das aber auch alles, was Sie benötigen.

Demgegenüber ist Exchange der vielseitigste Mailclient, den Sie heute auf dem Markt finden. Was Sie mit Exchange alles machen können, erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.

Offene Architektur

Ein besonders herausragendes Merkmal von Exchange ist, daß das Programm nicht viel allein unternimmt. Es ist im Grunde eine leere Hülle, die sich ausgezeichnet darauf versteht, mit vielen Komponenten zu kommunizieren, die man MAPI (Mail API) nennt. Diese Komponenten führen jeweils ganz spezifische Aufgaben aus, z.B. den Austausch von Mail mit einem Server oder das Speichern von Nachrichten in einem Ordner. Sie machen einen Dienst verfügbar, indem Sie ihn in Exchange »einpflanzen«. Exchange ist vergleichbar mit dem Motherboard Ihres Computers. Der Computer macht erst etwas, wenn Sie eine Monitor- oder Soundkarte einstecken. Ähnlich wird Exchange erst tätig, wenn Sie Mail- oder Ordnerkomponenten bereitstellen.

Der Kern von Exchange ist also nicht Exchange selbst, sondern die damit benutzten Dienstkomponenten. Sie möchten Mail über CompuServe austauschen? Dann integrieren Sie einfach den CompuServe-Maildienst. Sie wollen in Exchange Faxe versenden? Dann integrieren Sie den Faxdienst. Das gilt auch für Microsoft Mail, das Microsoft Network und das Internet. Maildienste sind aber nur eine Seite. Exchange unterstützt viele Dienstkomponenten, darunter:

• Maildienste: Exchange enthält mehrere Maildienste, über die Sie Nachrichten mit einem Mailserver austauschen können, darunter Exchange Server, Microsoft Mail, das Microsoft Network, das Internet, CompuServe und Fax. Darüber hinaus können Sie verschiedene Pakete von Drittanbietern integrieren.
• Persönliche Ordner: Mit diesem Dienst können Sie Ihre Nachrichten in hierarchischen Ordnergruppen speichern und organisieren. Diese Ordner bilden praktisch einen universellen Posteingang, weil Sie Nachrichten von verschiedenen Diensten in die gleichen Ordner stellen können.
• Persönliches Adreßbuch: Mit diesem Dienst können Sie E-Mailadressen für verschiedene Maildienste an einem Ort speichern, z.B. Adressen für Microsoft Mail, das Internet und Microsoft Network.

Was bedeutet das alles? Es bedeutet, daß Sie enormen Freiraum haben, Ihren Mailclient genau nach Bedarf einzurichten. Ich erhalte z.B. Mail von verschiedenen Quellen – von CompuServe, dem Microsoft Network, dem Internet und Microsoft Mail. Für mich wäre es ein absoluter Horror, vier verschiedene Mailclients bedienen zu müssen. Ich habe Exchange so eingerichtet, daß ich Nachrichten von allen vier Maildiensten in einem Client verwalte.

Ich habe auch gerne viele kleinere Mailordner, in die ich Nachrichten übersichtlich abstellen und die ich auf meinem Notebook mitnehmen kann. Daneben habe ich große Ordner, in denen ich Mail archiviere. Die muß ich nicht auf dem Notebook mitschleppen.

Drei Mailclients in einem

Exchange läßt Sie mit Mail auf die Weise arbeiten, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Hier sind drei Arten, auf die Sie in Exchange mit Ihrer Mail arbeiten können:

• Posteingang: Normalerweise benutzt man den Posteingang von Exchange, um mit Mail zu arbeiten. Sie können Ihre Mailordner und den Inhalt der Mail durchsehen, und Sie können Mail in dieser Ansicht senden und empfangen und in Ordnern organisieren.
• Suchen: Sie können in Exchange Nachrichten mit jeder beliebigen Kombination (z.B. Absender, Empfänger, Betreff und Nachrichtentext) suchen. Darüber hinaus können Sie Nachrichten nach bestimmten Attributen, z.B. Dateigröße und Datum, suchen. Die im Suchvorgang gefundenen Nachrichten können Sie direkt im Suchen-Fenster bearbeiten, beantworten, löschen oder in andere Ordner verschieben.
• Persönliches Adreßbuch: Es mag seltsam erscheinen, ein persönliches Adreßbuch als Ort zu betrachten, in dem man Nachrichten bearbeiten kann. In Exchange können Sie das Adreßbuch öffnen, Namen von Empfängern markieren, auf die Schaltfläche Neue Nachricht klikken, und schon erstellen Sie eine fertig adressierte Nachricht.

Rich-Text-Format

Vielleicht stört es Sie schon lange, mit Mail zu arbeiten, die aussieht wie aus einem Fernschreiber der sechziger Jahre. In Exchange können Sie die Rich-Text-Formatierung (RTF) benutzen, um Nachrichten ansprechend zu formatieren, darunter auch Aufzählungen und Absatzausrichtungen. Sie können Nachrichten erstellen, die aussehen wie aus einer anspruchsvollen Textverarbeitung.

Leider haben Sie von RTF nicht viel, wenn der Empfänger mit einem rudimentären Mailprogramm arbeitet, das mit diesen Formatierungen nichts anfangen kann. Sie werden einfach nicht angezeigt oder durch ASCII-Zeichen ersetzt. Meist sehen diese Nachrichten dann schlimmer aus als die üblichen Mailtexte.

Eingebettete Objekte

Wir wissen inzwischen ja alle, daß eine neue Technologie oft überholt ist, noch bevor wir gelernt haben, wie sie funktioniert. OLE (Object Linking and Embedding) ist ein Beispiel dafür. Ich benutze OLE jeden Tag in Windows 95, verstehe es aber immer noch nicht. Der Internet Explorer benutzt OLE, um Web-Pages in seinem Fenster aufzunehmen. MAPI-Komponenten haben OLE-Schnittstellen. Außerdem arbeiten die Microsoft-Office-Anwendungen über OLE. Betten Sie beispielsweise ein Excel-Tabellenblatt in ein Word-Dokument ein, greift OLE.

In Exchange können Sie OLE-Objekte in eine Mail einbetten. So können Sie z. B. eine Nachricht mit Ihrem Foto an die Kusine im fernen Australien senden. Sie können Ihrem Chef eine Nachricht mit den neuesten Umsatzzahlen aus einem Excel-Tabellenblatt übermitteln. Sie können aber auch einen perfekt ausgelegten Briefkopf aus Micrografx Designer in Ihre Mail einbetten. Die Möglichkeiten sind endlos. Leider nutzt das reichlich wenig, wenn der Mailclient des Empfängers nichts damit anfangen kann.

Wo liegt nun der Unterschied zwischen dem Anhängen einer Datei an eine Nachricht und dem Einbetten eines OLE-Objekts in die Nachricht? Wenn Sie an eine Nachricht eine Datei anhängen, erscheint in der Nachricht ein Symbol der Datei. Der Empfänger muß die Anlage öffnen und als Datei abspeichern. Ein eingebettetes Objekt steht direkt in der Nachricht an der Stelle, an der Sie es eingefügt haben. In Abbildung 11.1 sehen Sie ein Beispiel mit einem eingebetteten Objekt und einer angehängten Datei.

Abbildung 11.1: Angehängte Dateien erscheinen als Symbole, aber eingebettete Objekte stehen direkt in der Nachricht

Mehr über die Funktionsweise von OLE in Windows 95 erfahren Sie in guten Sachbüchern, z. B. Windows 95 – Das Kompendium von Peter Monadjemi (ISBN 3-87791-431-4).

Microsoft Exchange für Internet-Mail benutzen

Ist Exchange auf Ihrem Rechner bereits installiert? Vielleicht wissen Sie es nicht mehr und müssen nachsehen. Das können Sie wie folgt:

• Erscheint das Posteingang-Symbol auf Ihrem Desktop? Falls nicht, ist Exchange auf Ihrem Computer nicht installiert.

• Erscheint das Posteingang-Symbol, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü. Falls das nun erscheinende Dialogfenster so aussieht wie in Abbildung 11.2, ist Exchange auf Ihrem Computer nicht installiert.

Abbildung 11.2: Exchange muß installiert werden

Wir arbeiten im weiteren Verlauf über die Option Software in der Systemsteuerung, weil die Installation über das Dialogfenster von Abbildung 11.2 nicht immer zu konsistenten Ergebnissen führt.

Ist Exchange auf Ihrem Rechner bereits installiert, können Sie den nächsten Abschnitt überspringen.

Sind Sie ein erfahrener Benutzer von Windows 95 und dem Internet, können Sie die folgenden Abschnitte über die Installation und Konfiguration von Microsoft Exchange überspringen und allein loslegen. Internet-Mail erhalten Sie von Microsofts FTP-Site unter ftp.microsoft.com/Softlib/MSLFILES/INETMAIL.EXE. Laden Sie diese Datei herunter und führen Sie sie entsprechend den Anweisungen aus.

Microsoft Exchange installieren

Legen Sie die CD-ROM oder Disketten von Windows 95 bereit und gehen Sie wie folgt vor, um Microsoft Exchange zu installieren:

• Doppelklicken Sie auf Software in der Systemsteuerung.
• Klicken Sie im Dialogfenster auf das Register Windows-Setup.
• Wählen Sie Microsoft Exchange; das Feld links muß mit einem Häkchen versehen sein.
• Klicken Sie auf OK. Windows 95 fordert Sie nun auf, die CD-ROM bzw. Diskette Nummer 6 einzulegen.
• Legen Sie die CD-ROM bzw. die Diskette ein, klicken Sie auf OK, und folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm. Die Dateien werden auf die Festplatte kopiert.
• Klicken Sie auf Abbrechen, wenn der Posteingangsassistent erscheint. Warum? Weil Sie Ihre Dienste erst konfigurieren, nachdem Sie (im nächsten Abschnitt) Internet-Mail installiert haben. Wenn Sie vom Assistenten gefragt werden, ob Sie sicher sind, klicken Sie auf Ja.

In manchen Fällen ist Internet-Mail vorinstalliert, vor allem auf OEM-Computern (Compaq oder Hewlett-Packard). Außerdem ist Internet-Mail schon vorhanden, wenn Sie den Microsoft Internet Explorer installiert haben (siehe Kapitel 17). Ist das der Fall, brechen Sie den Posteingangsassistenten nicht ab, und fahren Sie mit dem Abschnitt »Microsoft Exchange zum ersten Mal konfigurieren« fort.

Internet-Mail-Service einrichten

Bevor Sie Exchange für Internet-Mail konfigurieren, brauchen Sie Internet-Mail von Microsofts FTP-Site. In den nachfolgend beschriebenen Schritten wird der in Windows 95 eingebaute FTP-Client benutzt. Sie brauchen an diesem Punkt keine Überlegungen anzustellen, wie FTP funktioniert (siehe Kapitel 31).

• Wählen Sie Ausführen im Startmenü, geben Sie ftp ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Das nun erscheinende Fenster sieht ähnlich aus wie ein DOS-Fenster, und das Prompt ftp> wird angezeigt.
• Geben Sie open ftp.microsoft.com ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Falls Sie über das DFÜ-Netzwerk arbeiten und noch nicht an das Internet angeschlossen sind, klicken Sie im Dialogfenster Verbinden mit auf Verbinden.
• Geben Sie anonymous ein, und drücken Sie die Eingabetaste, wenn Sie von FTP nach dem Benutzernamen gefragt werden. Geben Sie Ihre volle Mailadresse ein, wenn Sie nach Ihrem Paßwort gefragt werden, z.B. jerry@honeycutt.com.
• Im nächsten ftp>-Prompt geben Sie cd /Softlib/MSLFILES ein und drücken die Eingabetaste (Groß- und Kleinschreibung spielt an dieser Site keine Rolle).
• Geben Sie get INETMAIL.EXE ein, und drücken Sie die Eingabetaste. FTP kopiert den Internet-Maildienst auf den Windows-95-Desktop.
• Geben Sie bye ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um sich vom FTP-Server zu verabschieden und das FTP-Fenster zu schließen.

Damit haben Sie den Internet-Maildienst von Microsofts FTP-Site auf Ihren Rechner heruntergeladen. Jetzt können Sie das Paket installieren.

• Doppelklicken Sie auf dem Desktop auf INETMAIL.EXE. Sie brauchen diese Datei nicht in ein separates temporäres Verzeichnis zu kopieren, weil der Inhalt automatisch beim Entpakken in das temporäre Windows-Verzeichnis kopiert wird.
• Klicken Sie auf Ja, und lesen Sie die Lizenzvereinbarungen.
• Klicken Sie auf Ja, um die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren. Nun werden die Dateien entpackt und installiert.
• Klicken Sie auf OK, um Setup zu beenden. Dann starten Sie den Rechner neu.

Sie müssen den Computer neu starten, andernfalls können Sie Internet-Mail in Exchange nicht konfigurieren.

Wie geht's nun weiter? Wenn Sie wie oben beschrieben vorgegangen sind, müßten alle von Exchange benötigten Dateien auf Ihrem Computer installiert sein. Außerdem sollte das Posteingang-Symbol auf Ihrem Desktop erscheinen. Jetzt müssen Sie die im nächsten Abschnitt beschriebene erstmalige Installation durchführen.

Haben Sie den vorherigen Abschnitt übersprungen, weil Exchange bereits installiert und konfiguriert ist und Sie es vielleicht für andere Dienste schon benutzen, müssen Sie Internet-Mail in Ihr aktuelles Profil einfügen. In diesem Fall fahren Sie direkt mit den im Abschnitt »Internet-Mail in Microsoft Exchange hinzufügen« beschriebenen Schritten fort.

Sie müssen einen funktionierenden Internet-Anschluß haben, bevor Sie mit der Konfiguration von Exchange für Internet-Mail beginnen (siehe Kapitel 4 und Kapitel 5 für Windows 95 bzw. Kapitel 6 für Windows NT).

Microsoft Exchange zum ersten Mal konfigurieren

Sie haben Exchange und Internet-Mail installiert. Sie haben einen funktionierenden Internet-Anschluß. Sie haben den Computer erneut gestartet. Stimmt's? Dann sind Sie bereit, Exchange erstmals mit Hilfe des Posteingangsassistenten zu konfigurieren.

• Doppelklicken Sie auf das Posteingang-Symbol auf Ihrem Desktop, um den Posteingangsassistenten zu starten.
• Klicken Sie in das Kästchen neben Internet Mail, um diesen Dienst auszuwählen. Achten Sie darauf, daß keine weiteren in dieser Liste vorhandenen Dienste angewählt sind, damit Sie die hier beschriebenen Anleitungen genau nachvollziehen können. Klicken Sie auf Weiter, um Internet-Mail zu konfigurieren. Als nächstes werden Sie gefragt, welchen Internet-Anschluß Sie wünschen.
• Wählen Sie Modem, falls Sie sich über das DFÜ-Netzwerk an Ihren Internet-Provider anschließen. Andernfalls wählen Sie Netzwerk. Klicken Sie auf Weiter. Haben Sie Netzwerk gewählt, überspringt der Assistent Schritt 4.
• Wählen Sie in der Liste der DFÜ-Netzwerkverbindungen diejenige zu Ihrem Internet-Provider. Sie können auch auf Neu klicken, um eine neue Verbindung anzulegen. Klicken Sie auf Weiter, dann erscheint das Dialogfenster von Abbildung 11.3.

Abbildung 11.3: Wenn Sie einen unterschiedlichen SMTP- und POP3-Mailserver benutzen müssen, können Sie nach dem Beenden des Posteingangsassistenten einen anderen SMTP-Server definieren

• Geben Sie den Domänennamen Ihres Internet-Servers oder die IP-Adresse des Mailservers Ihres Internet-Providers ein. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
• Wählen Sie Offline, wenn Sie Ihre Nachrichten manuell abrufen möchten, oder Automatisch, wenn Exchange neu eingegangene Nachrichten automatisch holen soll. Klicken Sie auf Weiter, dann erscheint das Dialogfenster von Abbildung 11.4.

Falls Sie beabsichtigen, auch Microsoft Fax zu benutzen, sollten Sie hier manuell wählen. Ein lästiger Fehler in Exchange verursacht, daß Internet-Mail und der Faxdienst beim Starten von Exchange gleichzeitig auf das Modem zugreifen.

Abbildung 11.4: Als vollen Namen geben Sie den Namen ein, der bei den Empfängern Ihrer Mail erscheinen soll

• Geben Sie in den entsprechenden Feldern Ihre Mailadresse und den vollen Namen ein. Ihre Mailadresse setzt sich aus Ihrem Account und dem Mailserver zusammen, z. B. jerry@honeycutt.com. Klicken Sie auf Weiter.
• Geben Sie in den entsprechenden Feldern Ihr Account und das Paßwort ein. Eventuell müssen Sie hier Groß- und Kleinschreibung beachten. Klicken Sie auf Weiter.
• Übernehmen Sie das vorgegebene Adreßbuch, oder wählen Sie eine andere Datei. Wenn Sie einen nicht vorhandenen Dateinamen eingeben, legt der Posteingangsassistent die Datei für Sie an. Klicken Sie auf Weiter.
• Übernehmen Sie die Vorgaben für die Mailordner, oder wählen Sie eine andere Datei. Wenn Sie einen nicht vorhandenen Dateinamen eingeben, legt der Posteingangsassistent die Datei für Sie an. Klicken Sie auf Weiter.
• Sie haben es geschafft! Der Posteingangsassistent berichtet, daß die Dienste erfolgreich konfiguriert wurden (siehe Abbildung 11.5). Klicken Sie auf Fertig, um den Assistenten zu schließen und Exchange zu laden.

Abbildung 11.5: Diese Liste enthält nur die installierten Maildienste; das persönliche Adreßbuch und die Ordner werden hier nicht aufgeführt

Internet-Mail in Microsoft Exchange hinzufügen

Ist Exchange auf Ihrem Computer vorinstalliert, können Sie den Internet-Maildienst nicht über den Posteingangsassistenten installieren. Sie müssen in diesem Fall so vorgehen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Posteingang-Symbol, das sich auf dem Desktop befindet, und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü. Das Dialogfeld mit den Eigenschaften von MS Exchange wird geöffnet (siehe Abbildung 11.6).

Abbildung 11.6: Erscheint Internet-Mail in dieser Liste, markieren Sie es, und klicken Sie auf Eigenschaften (Sie können die Schritte 2 und 3 überspringen)

• Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Maildienst zu Ihrer Konfiguration hinzuzufügen. Windows 95 zeigt das Dialogfenster Hinzufügen an.
• Wählen Sie Internet-Mail, und klicken Sie auf OK. Windows 95 zeigt die Eigenschaften für Internet-Mail an (siehe Abbildung 11.7).

Abbildung 11.7: Eigenschaften für Internet-Mail

• Geben Sie Ihren vollen Namen, die Mailadresse, den Mailserver, das Account und das Paßwort in den entsprechenden Feldern ein. Dann klicken Sie auf das Register Verbindung, um Ihren Anschluß zum Internet einzurichten (siehe Abbildung 11.8).

Abbildung 11.8: Falls Sie mit dem DFÜ-Netzwerk arbeiten und noch keine Verbindung eingerichtet haben, klicken Sie auf Hinzufügen, um eine anzulegen

• Benutzen Sie das DFÜ-Netzwerk, um sich an das Internet anzuschließen, wählen Sie Über das Modem verbinden. Dann wählen Sie eine Verbindung aus der Liste aus, klicken auf Anmelden als, geben Ihren PPP-Benutzernamen und das Paßwort ein und klicken auf OK. Arbeiten Sie über ein Netzwerk, wählen Sie statt dessen die Option Über das Netzwerk verbinden.
• Klicken Sie auf OK, um die geänderten Eigenschaften für Internet-Mail zu speichern.
• Klicken Sie auf OK, um das geänderte Profil zu speichern.

Arbeiten mit Microsoft Exchange

Das Versenden und Empfangen von Internet-Mail ist in Exchange nicht komplizierter als in jedem anderen Mailclient. Trotz der zunächst überwältigend anmutenden Funktionsfülle ist Exchange recht einfach zu bedienen.

In den nächsten Abschnitten lernen Sie, wie Sie mit Exchange umgehen.

Microsoft Exchange starten und stoppen

Um Exchange zu benutzen, müssen Sie das Programm zuerst wie jedes andere starten. Sie können das entweder über das Posteingang-Symbol oder aus dem Startmenü heraus.

Doppelklicken Sie auf das Posteingang-Symbol, das sich auf dem Desktop befindet;

oder

• wählen Sie Programme, Microsoft Exchange im Startmenü.

Wenn Sie glauben, daß zwei Möglichkeiten zum Starten von Exchange mehr als genug sind, passen Sie mal auf: Zum Schließen von Exchange haben Sie drei:

Wählen Sie Datei, Beenden im Exchange-Hauptmenü, dann wird Exchange geschlossen, während die anderen Mailanwendungen weiterlaufen.

Oder

• Wählen Sie Datei, Beenden und Abmelden im Exchange-Hauptmenü, dann werden Exchange und andere Mailanwendungen (z.B. Schedule+) geschlossen.

Oder

• Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Exchange-Fensters (das Kreuz). Das ist die schnellste Art überhaupt, ein Fenster zu schließen. Eine Alternative dazu ist das Anklicken von Schließen im Systemmenü, das sich öffnet, wenn Sie in der linken oberen Ecke auf das Exchange-Symbol klicken.

Fehlerbehebung

Sollte Exchange doch wider Erwarten einmal abstürzen, müssen Sie den Computer neu hochfahren, um Exchange wieder starten zu können.

Nach einem Absturz hinterläßt Exchange eine weiterlaufende Task namens »Mapisp32«. Öffnen Sie den Task-Manager (STRG+ALT+ENTF einmal gleichzeitig drücken – beim zweiten Mal wird der Rechner neu gestartet!), markieren Sie den Eintrag Mapisp32 und klicken Sie auf Task beenden. Im nächsten Meldungsfenster klicken Sie wieder auf Task beenden. Läuft die Task Posteingang – Microsoft Exchange, beenden Sie auch diese. Anschließend können Sie Microsoft Exchange wieder starten.

Das Hauptfenster

Wurde Exchange richtig installiert und gestartet, erscheint das Exchange-Hauptfenster (siehe Abbildung 11.9). Im oberen Fensterbereich finden Sie die Menü- und Symbolleiste von Exchange. Am unteren Rand wird die Statusleiste angezeigt. Das Fenster ist in zwei Ausschnitte geteilt. Im linken Ausschnitt erscheinen die Mailordner und im rechten alle Nachrichten, die im aktiven Ordner vorhanden sind.

Abbildung 11.9: Das Hauptfenster von Microsoft Exchange

Callouts: Symbolleiste, Ordnerausschnitt, Nachrichtenausschnitt, Statusleiste, Trennlinie zum Vergrößern und Verkleinern der Ausschnitte

Exchange zeigt im Hauptfenster eine Menge Informationen an. Haben Sie einen kleinen Monitor oder arbeiten Sie mit einem Notebook, können Sie den Ordnerausschnitt ausblenden, so daß der gesamte Anzeigebereich für die Nachrichten genutzt wird. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnerliste ein-/ausblenden in der Symbolleiste. Sie können den Unterordner trotzdem wechseln, indem Sie auf die betreffende Nachrichtenliste doppelklicken. Um in den Hauptordner eines Unterordners zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche Übergeordneter Ordner.

Die Symbolleiste

Fast alle Funktionen können Sie in Exchange über die Symbolleiste ausführen. Symbol, Bezeichnung und Funktion der einzelnen Schaltflächen sind in Tabelle 11.1 zusammengefaßt. Später in diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie die Symbolleiste anpassen können.

Tabelle 11.1: Die Schaltflächen der Exchange-Symbolleiste

Schieben Sie den Mauszeiger über die einzelnen Schaltflächen in der Symbolleiste, dann erscheint die jeweilige Bezeichnung (wie in allen Microsoft-Anwendungen).

Der Ordnerausschnitt

Im Ordnerausschnitt des Hauptfensters von Exchange stehen alle Mailordner (siehe Abbildung 11.9). Die Hierarchie beginnt mit Microsoft Exchange, dann folgt um eine Ebene eingerückt der Persönliche Ordner und unter diesem stehen wieder eingerückt die Ordner Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Postausgang und Posteingang. Ich habe verschiedene Archivordner angelegt. Diese Vorgabeordner erfüllen folgende Zwecke:

• Persönlicher Ordner: Im persönlichen Ordner können Sie untergeordnete Ordner anlegen, organisieren und Dateien und Nachrichten darin ablegen
• Gelöschte Objekte: Hier landen alle Nachrichten, die Sie löschen
• Gesendete Objekte: Hier werden alle gesendeten Nachrichten abgelegt
• Postausgang: In diesem Ordner stehen alle neu erstellten, aber noch nicht gesendeten Nachrichten
• Posteingang: In diesem Ordner landen alle neu eingegangenen Nachrichten

Der Nachrichtenausschnitt

Im Nachrichtenausschnitt erscheinen die im markierten Ordner vorhandenen Nachrichten (siehe Abbildung 11.9). Um den Inhalt eines Unterordners anzuzeigen, doppelklicken Sie auf den betreffenden Ordner. Doppelklicken Sie auf einen Nachrichteneintrag, um die Nachricht zu öffnen.

Sie haben sicher schon bemerkt, daß manche Nachrichteneinträge fett gedruckt sind. Das bedeutet, daß Sie die betreffende Nachricht noch nicht gelesen haben. Erscheint der Name eines Unterordners fett, heißt das, daß sich in dem Ordner noch ungelesene Nachrichten befinden.

Wählen Sie Bearbeiten, Als gelesen markieren, dann wird die ausgewählte Nachricht nicht mehr als ungelesen markiert.

Im Nachrichtenausschnitt des aktiven Ordners erscheinen oberhalb der Nachrichteneinträge verschiedene Symbole, die in Tabelle 11.2 erklärt werden.

Tabelle 11.2: Symbole und Felder im Nachrichtenausschnitt von Ordnern

Ein kleiner Pfeil neben einer Spaltenbezeichnung bedeutet, daß Exchange den Ordner nach dieser Spalte sortiert. Zeigt der Pfeil nach unten, wird von der neuesten zur ältesten Nachricht (d.h. von oben nach unten) sortiert. Zeigt der Pfeil nach oben, steht die jeweils neueste Nachricht unten in der Liste.

Abbildung 11.10: In Exchange-Ordnern können außer Nachrichten auch alle möglichen Dateien aus anderen Anwendungen organisiert werden

Wenn Sie ein Dokument in einen Mailordner ziehen, erscheint es als Symbol in der Spalte mit dem Briefumschlag. Um das Dokument zu bearbeiten, doppelklicken Sie einfach auf dessen Symbol in Exchange, dann wird die betreffende Anwendung gestartet. Ebenso können Sie es im Exchange-Ordner wieder abspeichern.

Arbeiten mit Internet Mail

Internet-Mail ist nicht kompliziert. Sie benutzen es, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Darüber hinaus können Sie ein Mail-Adreßbuch führen, um all die umständlichen Internet-Adressen einzutragen. Und schließlich können Sie Ihre Mail in Ordnern organisieren.

Diese Aufgaben werden in den folgenden Unterabschnitten beschrieben. Anschließend befassen wir uns mit ein paar Lösungen zur Fehlerbehebung.

Internet-Mail senden

Um eine neue Nachricht zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht in der Exchange-Symbolleiste. Wie das danach erscheinende Fenster aussieht, sehen Sie in Abbildung 11.11. In Tabelle 11.3 wird erklärt, was Sie mit den einzelnen Schaltflächen alles anstellen können. Der Fenstertitel »Neue Nachricht« ändert sich, nachdem Sie mit der Eingabe der Nachricht begonnen haben.

Um ganz schnell eine Datei an das Internet abzusetzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei im Explorer und wählen Sie Senden an, Mail-Empfänger. Windows 95 öffnet das in diesem Abschnitt beschriebene Nachrichtenfenster, und schon geht die Post ab!

Abbildung 11.11: Nachrichten mit Unterschriften oder anderen Dekorationen sehen mit einer Schreibmaschinenschrift, z.B. Courier, besser aus

Tabelle 11.3: Schaltflächen in der Symbolleiste eines neuen Nachrichtenfensters

Im geöffneten Fenster für eine neue Nachricht gehen Sie wie folgt vor, um die Nachricht fertigzustellen:

• Geben Sie im An-Feld die Internet-Adresse bzw. die Adressen ein, an die Sie die Nachricht senden wollen. Trennen Sie die Adressen durch ein Semikolon (;), falls Sie mehrere Empfänger eingeben. Alternativ können Sie auf die An-Schaltfläche klicken und dann die Adressen nacheinander aus dem Adreßbuch wählen.
• Geben Sie im Cc-Feld die Internet-Adressen der Empfänger an, an die Sie eine Kopie der Nachricht senden möchten. Alternativ können Sie auf die Cc-Schaltfläche klicken und dann die Adressen nacheinander aus dem Adreßbuch auswählen.
• Geben Sie im Betreff-Feld eine kurze Beschreibung des Inhalts Ihrer Nachricht ein. Mail mit einem Betreff ist für die Empfänger angenehmer als solche ohne.
• Geben Sie den Nachrichtentext ein. Falls Sie Microsoft Word installiert haben, können Sie Ihren Text eventuell durch die Rechtschreibprüfung jagen, bevor Sie ihn absenden. Falls Sie sich dafür entscheiden, wählen Sie Extras, Rechtschreibung im Menü des Nachrichtenfensters.

Sie können in Exchange zwar Internet-Nachrichten im Rich-Text-Format formatieren, aber leider ist das nicht nur sinnlos, sondern auch hinderlich, weil die meisten Empfänger mit Mailclients arbeiten, die damit nichts anfangen können.

• Klicken Sie auf die Senden-Schaltfläche, um die Nachricht in den Postausgang zu befördern.

Jede neue Nachricht, die Sie fertigstellen, wird in den Postausgang gestellt. Dadurch wird die Nachricht nicht automatisch an den Mailserver übertragen. Sie können mehrere Nachrichten verfassen und sie dann alle gleichzeitig absenden. Wählen Sie Extras, Jetzt senden, falls Internet-Mail der einzige installierte Dienst ist, bzw. Jetzt senden mit, falls Sie mehrere Dienste, z.B. auch CompuServe oder Microsoft Mail, aus Exchange heraus benutzen. Im zweiten Fall erscheint ein weiteres Untermenü, in dem Sie den gewünschten Dienst wählen können. Gleichzeitig mit der Übertragung der im Postausgang anstehenden Nachrichten werden neu eingegangene Nachrichten abgerufen und in den Posteingang gestellt.

Fehlerbehebung

Ich kann Mail vom Server reibungslos abrufen, aber keine Nachrichten senden. Wie kommt das?

Eventuell hat Ihr Internet-Provider einen anderen Server für SMTP und POP3? Trifft das zu, wählen Sie im Exchange-Hauptmenü die Option Dienste unter Extras. Dann wählen Sie Internet-Mail und klicken auf Eigenschaften. Im nun erscheinenden Dialogfenster klicken Sie auf Weitere Optionen. Geben Sie den Namen des SMTP-Servers ein, und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf OK, um die Änderung zu speichern, dann klicken Sie erneut auf OK, um in das Exchange-Hauptfenster zurückzukehren.

Ein Empfänger meiner Mail hat mir mitgeteilt, daß an jedem Zeilenende ein Gleichheitszeichen (=) steht. Wie kommt das?

Das wird meist von Empfängern von Mailinglisten gemeldet. Sie können das in zwei Schritten beheben. Erstens stellen Sie sicher, daß Sie die RTF-Option für Nachrichten an den betreffenden Empfänger (im Adreßbucheintrag dieses Empfängers) ausgeschaltet haben. Zweitens wählen Sie Dienste im Menüs Extras aus dem Exchange-Hauptmenü, dann wählen Sie Internet-Mail und klicken Sie auf Eigenschaften. Klicken Sie im Register Allgemein auf Nachrichtenformat. Klikken Sie auf Zeichensatz. Ändern Sie den Zeichensatz auf US ASCII. Dann klicken Sie viermal auf OK, um die Änderungen zu speichern und alle geöffneten Dialogfenster zu schließen.

Internet-Mail empfangen

Das Empfangen von Internet-Mail ist einfacher als das Erstellen und Versenden von Nachrichten. Jedesmal, wenn Sie in Exchange anstehende Nachrichten absenden, holt Exchange eventuell angekommene Mail. Die Schritte zum Empfangen neuer Mail sind also gleich wie oben beschrieben. Falls Nachrichten im Postausgang stehen, während Sie gerade neue Mail abrufen, werden diese Nachrichten bei der Gelegenheit übertragen.

Exchange speichert neu angekommene Nachrichten im Posteingang. Darüber hinaus hebt Exchange die Einträge von noch nicht gelesenen Nachrichten in Fett hervor. Außerdem erscheint das Mail-Symbol in der Taskleiste. Doppelklicken Sie auf einen Nachrichteneintrag, um eine neu angekommene Nachricht zu lesen (siehe Beispiel in Abbildung 11.12). In Tabelle 11.4 werden die Schaltflächen dieses Fensters erklärt. Wenn Sie die Nachricht gelesen haben, schließen Sie das Fenster auf die übliche Weise (Kreuzchen oben rechts anklicken).

Sind Sie es schon leid, Nachrichten mit lausigen Betreffinhalten zu empfangen? Ändern Sie doch einfach den Betreff nach Ihrem Geschmack. Wenn Sie die Nachricht schließen, werden Sie zum Bestätigen der Änderung aufgefordert. Klicken Sie auf Ja.

Abbildung 11.12: Abgesehen vom Betreff kann in Eingangsnachrichten nichts geändert werden

Callouts: Adresse des Absenders, Datum/Zeit der Übertragung, Empfängeradresse(n), Cc-Adressen, Betreff, Nachrichtentext, Schließen (des Nachrichtenfensters)

Tabelle 11.4: Schaltflächen der Symbolleiste im Fenster einer neuen Nachricht

Sie können natürlich mehr machen, als den lieben langen Tag nach neuer Post zu sehen, z.B. Nachrichten organisieren, drucken, Rückantworten senden usw. Außerdem können Sie in den Ordnern Nachrichten ansehen, ohne das Nachrichtenfenster schließen zu müssen. Die üblichen Aktivitäten, die Sie in einem Nachrichtenfenster ausführen können, sind in Tabelle 11.5 aufgeführt.

Tabelle 11.5: Verfügbare Funktionen in einem Nachrichtenfenster

Doppelklicken Sie nicht auf einen Ordner, der Unterordner enthält, um die Hierarchie aufzublättern. Die Standardschaltfläche in diesem Fenster ist OK. Das heißt, wenn Sie doppelklicken, wird die Nachricht in den gewählten Ordner verschoben.

Wenn Sie auf eine Mail antworten, löschen Sie so viel wie möglich vom Originaltext. Lassen Sie gerade soviel stehen, daß der Empfänger erkennen kann, worauf Sie antworten.

Fehlerbehebung

Ich kann Nachrichten problemlos senden und empfangen. Leider klappt es nicht mit den Rückantworten.

Wählen Sie Extras, Dienste im Exchange-Hauptmenü. Dann wählen Sie Internet-Mail und klikken auf Eigenschaften. Ist die E-Mailadresse korrekt angegeben? Das ist die Adresse, die andere benutzen, um Ihnen Rückantworten zu schicken. Klicken Sie auf OK, um eventuell von Ihnen ausgeführte Änderungen zu speichern. Klicken Sie erneut auf OK, um in das Exchange-Hauptfenster zurückzukehren.

Werde ich von Exchange nach meinem Paßwort gefragt, wähle ich Paßwort speichern. Trotzdem werde ich jedesmal beim Abrufen neuer Mail nach dem Paßwort gefragt.

Windows 95 verwaltet alle Paßwörter in einer Paßwortliste (das sind die PWL-Dateien im Windows-Verzeichnis). Um auf diese Paßwortliste zuzugreifen, geben Sie beim erstmaligen Anmelden in Windows 95 Ihren Namen und das Paßwort ein. Haben Sie bei der Installation von Windows 95 kein Paßwort eingegeben, pflegt Windows 95 überhaupt keine Paßwortliste. Sehen Sie im Windows-Verzeichnis nach einer Datei mit der PWL-Erweiterung und dem gleichen Namen wie Ihr Anmeldename. Löschen Sie diese Datei und starten Sie Windows 95 erneut. Diesmal geben Sie ein Paßwort ein, wenn Sie von Windows 95 dazu aufgefordert werden.

Oftmals, wenn ich neue Mail abhole, hängt sich Exchange auf oder gibt die Meldung »Timeout« aus.

Beim Abrufen von neuer Mail aus Ihrer Mailbox auf dem Mailserver führt der Mailserver ein spezielles Programm (POP) aus. Stürzt Ihr Rechner ab, während Sie neue Mail abrufen, läuft dieses Programm weiter, auch wenn die Verbindung nicht steht. Beim nächsten Abrufen von Mail reagiert der Mailserver nicht auf Exchange. Dabei tritt ein sogenanntes Timeout ein. Hier gibt es nur eine Lösung: Rufen Sie Ihren Internet-Provider an und sagen Sie ihm, er soll das laufende POP abwürgen. Sie können aber auch einfach geduldig eine Weile warten, weil bei den meisten Providern ein automatischer Prozeß läuft, der hängengebliebene POP-Prozesse entfernt.

Arbeiten mit dem Adreßbuch

Internet-Adressen sind oft endlos lang mit allen möglichen Zeichen dazwischen. Zum Glück brauchen wir uns nicht damit abzuplagen, diese Adressen jedesmal ohne Tippfehler wieder und wieder einzugeben. Exchange hat ein Adreßbuch, in dem Sie alle Adressen erfassen und nach Namen, z.B. »Jerry Honeycutt«, abspeichern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Adreßbuch in der Exchange-Symbolleiste, um das Adreßbuch zu öffnen (siehe Abbildung 11.13). Die einzelnen Schaltflächen in dieser Symbolleiste werden in Tabelle 11.6 erklärt.

Abbildung 11.13: Das Adreßbuch von Exchange

Abbildung 11.14: Die Schaltflächen in der Adreßbuch-Symbolleiste

Neue Internet-Mailadressen erfassen

Wie bei fast allen Funktionen gibt es in Exchange auch einen einfachen und einen etwas komplizierteren Weg, um eine neue Adresse im Adreßbuch zu erfassen. Hier zuerst die einfache Art: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse in einer Nachricht, die Sie hinzufügen wollen. Wählen Sie Hinzufügen. Und nun die schwierigere Art:

Klicken Sie im Adreßbuch auf die Schaltfläche Neuer Eintrag. Exchange öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die gewünschte Adreßart auswählen können.

• Wählen Sie Internet-Mail aus der Liste und klicken Sie auf OK. Exchange öffnet das Eigenschaften-Dialogfenster (siehe Abbildung 11.14).
• Geben Sie den wirklichen Namen und die Internet-Mail-Adresse in den entsprechenden Feldern ein.
• Klicken Sie auf OK, um die neue Adresse zu speichern.

Abbildung 11.15: Erfassen einer neuen Mailadresse

siehe Abbildung

Mailadresse aus dem Adreßbuch benutzen

Sie erinnern sich an die An- und Cc-Schaltflächen im Fenster Neue Nachricht? Wenn Sie auf eine klicken, öffnet Exchange ein Adreßbuchfenster (siehe Abbildung 11.15). Hier können Sie die gewünschte Adresse auswählen. Wählen Sie eine Adresse in der Liste, und klicken Sie auf An->, um die Adresse in das An-Feld einzufügen. Um Kopien der Nachricht an weitere Empfänger zu senden, markieren Sie die gewünschten Adressen in der Liste, dann klicken Sie auf Cc->. Haben Sie alle Mailadressen ausgewählt, klicken Sie auf OK.

Abbildung 11.16: Adressen für eine neue Nachricht aus dem Adreßbuch holen

siehe Abbildung

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Es gibt eine schnellere Art, Adressen in eine Mail zu holen. Geben Sie einen Teil des Namens ein, z.B. die ersten drei oder vier Buchstaben, dann drücken Sie STRG+M. Exchange sucht im Adreßbuch nach einem passenden Eintrag und fügt ihn anstelle der von Ihnen eingegebenen Silbe ein. Findet Exchange mehrere passende Einträge, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den gewünschten Empfänger auswählen können.

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Und nun eine Überraschung: Sie können das Adreßbuch als Mailclient benutzen. Wie das? Nehmen wir an, Sie wollen an 20 Leute eine Nachricht senden. Einige davon sollen an fünf oder mehr Empfänger gehen. Das alles können Sie natürlich im Hauptfenster von Exchange erledigen. Schneller geht's aber über das Adreßbuch:

• Öffnen Sie das Adreßbuch.
• Markieren Sie die Namen, deren Adressen Sie brauchen, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und die Namen einzeln anklicken.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht in der Adreßbuch-Symbolleiste. Exchange öffnet ein neues Nachrichtenfenster, in dem die in Schritt 2 gewählten Adressen bereits eingefügt sind.
• Geben Sie einen Betrefftext und den Nachrichtentext ein, und klicken Sie auf die Senden-Schaltfläche.

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Sie können das Adreßbuch direkt aus Windows 95 heraus öffnen, das Exchange-Hauptfenster also umgehen. Hierfür erstellen Sie ein Shortcut zu EXCHNG32.EXE und fügen am Ende der Befehlszeile /a an.

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Mail organisieren

Entsprechend der Vorgabe installiert Exchange einen Ordnerdienst – den persönlichen Ordner – mit den Ordnern Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Postausgang und Posteingang. Falls jemand ein paar Hundert Nachrichten erhält, die alle in den Posteingang gestellt werden, weil kein anderer Ordner verfügbar ist, wird die Angelegenheit recht chaotisch.

Aus diesem Grund können Sie in Exchange beliebig viele Ordner anlegen. Außerdem können Sie Ordner auf beliebig vielen Ebenen der Hierarchie verschachteln. Das heißt, Sie können einen Unterordner in einem Unterordner usw. anlegen. Auf diese Weise läßt sich Ihre Mail übersichtlich organisieren, z.B. nach Kategorie, Firma, Mailingliste, Freunde usw. Alles hängt nur von Vorstellungen und Bedürfnissen ab.

Ordner hinzufügen und benutzen

Das Anlegen neuer Ordner ist nicht kompliziert. Wählen Sie im Ordnerausschnitt den Ordner, unter dem Sie einen weiteren anlegen wollen. Wählen Sie Datei, Neuer Ordner im Exchange-Hauptmenü. Geben Sie im Dialogfenster Neuer Ordner einen Namen ein, und klicken Sie auf OK. Möchten Sie Mail im neuen Ordner ablegen, wählen Sie den Ordner, in dem sich die Mail momentan befindet, dann ziehen Sie die betreffende Nachricht von diesem in den neuen Ordner.

Nachfolgend noch ein paar Anregungen zur Benutzung von Ordnern in Exchange:

• Legen Sie sich einen Ordner für Mailinglisten und Artikel an. Unter diesem Ordner können Sie weitere Unterordner für die einzelnen Mailinglisten anlegen, an denen Sie teilnehmen.
• Legen Sie sich für Firmen bzw. Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten, jeweils einen eigenen Ordner an.
• Legen Sie sich unter dem Posteingang und Postausgang jeweils Unterordner an, in die Sie Nachrichten nach bestimmten Projekten, Unerledigtem oder Nachfaßaktionen ablegen können.

Ordner anpassen

Jeder Ordner basiert auf eigenen Einstellungen. Sie können beispielsweise die Sortierreihenfolge eines bestimmten Ordners ändern, ohne daß sich das auf die Sortierreihenfolge der übrigen Ordner auswirkt. Sie können sogar die einzelnen Spalten der Anzeige eines Ordners ändern. Um die Sortierreihenfolge eines bestimmten Ordners zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte, nach der Sie sortieren wollen, dann wählen Sie Aufsteigend oder Absteigend. Neben der gewählten Spalte erscheint ein kleiner Pfeil, der die Sortierreihenfolge andeutet.

Das Ändern von Spalten in der Anzeige eines Ordners ist etwas komplizierter, aber machbar:

• Wählen Sie im Ordnerausschnitt den betreffenden Ordner.
• Wählen Sie Ansicht, Spalten im Exchange-Hauptmenü. Exchange öffnet das Dialogfenster Spalten (siehe Abbildung 11.16).

Abbildung 11.17: Spalten in der Ansicht eines bestimmten Ordners ändern

siehe Abbildung

• Fügen Sie die Spalten ein, die in der Ansicht dieses Ordners erscheinen sollen. Hierfür wählen Sie die einzelnen Spalten im Feld Verfügbare Spalten, dann klicken Sie auf Hinzufügen->. Die Namen der gewählten Spalten werden vom linken in das rechte Feld verschoben.

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Verlieren Sie aus irgendeinem Grund den Überblick, können Sie den Status quo wieder herstellen, indem Sie auf Zurücksetzen klicken.

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• Falls Sie Spalten aus der Ansicht des Ordners entfernen wollen, markieren Sie die unerwünschte Spalte im Feld Angezeigte Spalten, dann klicken Sie auf <-Entfernen. Die gewählten Spalten werden vom rechten in das linke Feld verschoben.
• Um die Anordnung der Spalten zu ändern, markieren Sie die Spalten, die Sie umstellen möchten, im Feld Angezeigte Spalten, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Nach oben bzw. Nach unten.
• Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Mail in Ordnern suchen

Haben sich ein paar hundert Nachrichten angesammelt (das kommt wirklich vor!), kann es ganz schön frustrierend sein, wenn man eilig eine bestimmte Nachricht sucht. Da geht man her und öffnet einen Ordner nach dem anderen in dem Versuch, am Betreff die richtige Nachricht auszumachen (Sie sehen wieder, wie wichtig ein Betreff ist!).

Mit der Suchen-Funktion von Exchange können Sie sich Wühlaktionen ersparen. Sie können nach einer beliebigen Kombination aus den Von-, An- und Betreff-Feldern oder Nachrichtentext suchen. Und so gehen Sie vor:

• Markieren Sie im Ordnerausschnitt den Ordner, den Sie durchsuchen wollen.

• Wählen Sie Extras, Objekte suchen im Exchange-Hauptmenü. Das Objekte suchen-Dialogfenster wird geöffnet.

• Geben Sie Ihre Suchkriterien ein, und markieren Sie die Felder, nach denen Sie suchen wollen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten. Um den Suchvorgang vorzeitig abzubrechen, klikken Sie auf Anhalten. Die Ergebnisse des Suchvorgangs können Sie weiter bearbeiten wie übliche Nachrichten.

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Sie können das Suchen-Fenster auch direkt aus Windows 95 heraus öffnen und das Exchange-Hauptfenster umgehen. Hierfür erstellen Sie ein Shortcut zu EXCHNG32.EXE und fügen am Ende der Befehlszeile /a an.

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Microsoft Exchange anpassen

Wie alle Microsoft-Anwendungen läßt sich auch Exchange leicht individuell anpassen. Ganz erstaunlich! Ich kenne keinen Mailclient, der so flexibel ist. Sie können auch Add-Ins von Drittanbietern verwenden. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie Exchange anpassen können. Sie finden aber keine schrittweisen Anleitungen dazu, weil Exchange einfach zu viele Möglichkeiten bietet. Eine detaillierte Beschreibung würde den Zweck dieses Kapitels und des Buches sprengen.

Internet Idioms hinzufügen

Internet Idioms ist ein Add-In für Exchange, um Exchange mehr an den Internet-Stil anzugleichen. Durch das Modul wird unter Extras, Optionen ein weiteres Register eingefügt, über das Sie die Schriftart für eingehende Nachrichten ändern, eine Unterschrift an jede Ausgangsnachricht anhängen und Rückantworten mit einem Sonderzeichen einrücken können. Sie können sich Internet Idioms von www.halcyon.com/goetter/ inetxidm.htm besorgen. Klicken Sie auf das Intel-Link, und laden Sie die Datei INETXIDM.ZIP herunter.

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Wie Dateien von einer Web-Page heruntergeladen werden, erfahren Sie in Kapitel 17, falls Sie mit dem Internet Explorer arbeiten, oder Kapitel 18, wenn Sie Netscape haben.

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Um Internet Idioms zu installieren, gehen Sie so vor:

• Entpacken Sie die Datei INETXIDM.ZIP in einem temporären Verzeichnis.

• Kopieren Sie die Datei INETXIDM.DLL in das Verzeichnis C:\Windows\System. Vergessen Sie nicht, verborgene Dateien im Windows-Explorer anzuzeigen, indem Sie Ansicht, Optionen wählen. Dann wählen Sie Alle Dateien zeigen und klicken auf OK. Andernfalls erscheint INETXIDM.DLL nicht.

• Doppelklicken Sie auf INETXIDM.REG, um die nötigen Änderungen im Register durchführen zu lassen.

Wie das Register Internet Idioms unter Optionen aussieht, sehen Sie in Abbildung 11.17. Im folgenden wird kurz beschrieben, was Sie mit Internet Idioms alles machen können.

Abbildung 11.18: Mit Internet Idioms gleichen Sie Exchange an den Internet-Stil an

siehe Abbildung

• Durch Anklicken der Option Append a Signature to Every Message wird am Ende jeder ausgehenden Nachricht eine von Ihnen bereitzustellende Unterschrift eingefügt (siehe hierzu auch »Unterschriften« in Kapitel 27).
• Mit der Option Indent Reply Text with a Prefix erreichen Sie, daß der Originalinhalt einer Nachricht in der Rückantwort mit Sonderzeichen eingerückt wird, die Sie vorgeben können.
• Um das Datum der Originalnachricht in die Rückantwort einzufügen, wählen Sie Include Date in Reply.

Exchange-Optionen einstellen

Exchange hat enorm viele Optionen, die Sie nach Ihren Vorstellungen setzen können. Ich beschreibe hier nicht jede Option einzeln, sondern nur die verschiedenen Register. Klicken Sie auf Extras, Optionen, um diese Register zu öffnen.

• Allgemeines: Über die Optionen in diesem Register können Sie festlegen, wie Exchange reagieren soll, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten, wenn Sie eine Nachricht löschen und welches Exchange-Profil Sie benutzen.
• Lesen: Dieses Register enthält Optionen zum Festlegen, wie Exchange reagieren soll, wenn Sie eine Nachricht beim Herunterladen löschen, und wie die Originalnachricht in Rückantworten zu verwenden ist.
• Senden: Mit diesen Optionen können Sie Vorgaben für neue Nachrichten festlegen, darunter die Schriftart, die Anforderung einer Quittung, die Sensitivität und die Priorität.
• Rechtschreibung: Mit den Optionen in diesem Register legen Sie fest, wie die Rechtschreibprüfung ausgeführt werden soll. Dieses Register ist nur verfügbar, wenn auf Ihrem Rechner Microsoft Word installiert ist.
• Dienste: In diesem Register stehen die MAPI-Dienste, die Sie in Exchange installiert haben. Sie können weitere Dienste hinzufügen.
• Übermittlung: Die Optionen dieses Registers dienen zum Festlegen, in welchen Ordner eingehende Mail gestellt wird. Der gewählte Ordner ist durch einen nach unten zeigenden Pfeil gekennzeichnet. Er enthält die Unterordner Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Postausgang und Posteingang. Hier können Sie auch die Reihenfolge der Verarbeitung von Ausgangsnachrichten festlegen.
• Adressierung: Mit den Optionen dieses Registers können Sie das zu benutzende Adreßbuch vorgeben. Außerdem können Sie die Reihenfolge bestimmen, in der Adreßbücher durchsucht werden, wenn Sie ALT+K drücken.

Fehlerbehebung

Ich habe eine zweite Exchange-Maildatei (mit der Erweiterung PST), die ich in meine aktuelle Maildatei einfügen möchte. Ich finde in Exchange aber keine entsprechende Option.

Sicher gibt's eine Option. Fügen Sie einen zweiten persönlichen Ordnerdienst in Ihre Konfiguration ein, der auf Ihre zweite Exchange-Maildatei verweist. Dann werden beide Mailordner im Exchange-Fenster angezeigt. Kopieren Sie die Nachrichten und Mailordner aus der zweiten Datei in die erste herüber. Dann entfernen Sie den zweiten Ordnerdienst aus Ihrer Konfiguration.

Ich habe eine neue Internet-Mail erstellt und dann die gesamte Ausgangspost versendet. Diese Nachricht steht aber nach wie vor im Postausgang. Sie wird einfach nicht übertragen.

Wählen Sie Extras, Optionen im Exchange-Hauptmenü, und klicken Sie auf das Register Übermittlung. Ist Internet-Mail nicht ganz oben auf der Liste, wählen Sie es und klicken Sie wiederholt auf den nach oben zeigenden Pfeil. Diese Liste bestimmt die Reihenfolge, in der Maildienste bzw. deren Nachrichten verarbeitet werden. Haben Sie beispielsweise die Dienste Internet-Mail und Microsoft Network und steht Microsoft Network Mail vor Internet-Mail, verarbeitet Exchange die Mail über das Microsoft Network und ignoriert Internet-Mail, weil Microsoft Network auch Internet-Mail abwickelt. Deshalb muß Internet-Mail immer vor dem Microsoft Network stehen.

Symbolleisten anpassen

Jedes Fenster in Exchange hat seine eigene Symbolleiste. Sie können die Symbolleiste für das Hauptfenster, das Fenster für neue Nachrichten, das Suchen-Fenster und das Fenster des Adreßbuches wie folgt ändern: