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Funktionen |
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Bevor Sie mit dem Modul Reisekosten arbeiten, sollten Sie Ihre Benutzerdaten erfassen. Sie können die Erfassungsmaske in der Modul-Leiste unter Optionen oder über den Menüleistenpunkt Programm starten. Die Benutzerdaten werden bei Ausdruck von Reisekostenabrechnungen mit angedruckt. |
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Die Reiseübersicht zeigt Ihnen in der Tabelle (Grid) alle derzeit von Ihnen erfassten Reisen. Es werden die wichtigsten Stammdatenfelder aufgeführt. Sofern das Grid nicht ausreicht, erscheint ein vertikaler bzw. horizontaler scroll bar. Zur Sortierung der Anzeige klicken Sie auf den jeweiligen Spaltenkopf. Im oberen Teil dieser Maske werden verschiedene Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Sie können bis zu 3 Filter miteinander kombinieren. Wählen Sie zunächst das Selektionskriterium aus und legen Sie im Feld daneben den gesuchten Wert fest. Rechts neben diesen 3 Filtern befinden sich weitere modulspezifische Selektionskriterien. Legen Sie einen Filter fest, oder wählen Sie ein Selektionskriterium aus, wird das Selektionsergebnis sofort im Grid angezeigt. Sie können jederzeit die Checkbox Alle zeigen wieder markieren. Hierdurch setzen Sie die Selektion wieder ausser Kraft. Durch Mausklick auf den Button Internet Links starten Sie den bereichsbezogenen Internet Link Manager. Der Internet-Link-Manager dient zur Verwaltung von interessanten und häufig verwendeten Internet-Links. Sie können bei bestehender Online-Verbindung den jeweils markierten Link sofort starten oder in die Zwischenablage kopieren und im Internet-Explorer einfügen. Über das pull down-Fenster Bereich können Sie schnell in andere Bereiche wechseln. Klicken Sie auf die Check-Box Alle Bereiche um sich alle erfassten Links anzeigen zu lassen. Ab Werk sind in jedem Bereich bereits interessante Links enthalten. Zum löschen oder exportieren der im Grid angezeigten Datensätze, klicken Sie auf den entsprechenden Button Löschen oder Exportieren. |
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Auf dieser Maske erfassen Sie alle Details Ihrer Reise. Die Inhalte der Popup-Fenster können Sie über die Tabellenverwaltung pflegen. Sofern Sie eine Reise mit dem KFZ durchführen, erfassen Sie zuerst die KFZ-Daten. Klicken Sie hierzu auf den Button KFZ-Daten. Wählen Sie dann das entsprechende KFZ-Zeichen im Popup-Fenster KFZ-Zeichen aus. Darunter werden nun die Felder zur Erfassung der Kilometerstände angezeigt. Über den Button Stationen können Sie einzelne Zwischenstationen Ihrer Reise erfassen, die z.B. in der Reisekostenabrechnung mit ausgedruckt werden. Der Button Dokumentation dient zur Erfassung von Bildern, Prospekten, usw. incl. Aufbwahrungsorten zu Ihrer Reise. Um eine neue Reise zu erfassen, klicken Sie auf das Neu-Icon. Neueinträge oder Änderungen werden automatisch bei Programmwechsel oder durch klicken auf das Save-Icon (Sichern) gespeichert. |
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Es wird Ihnen der Titel, Abreise- und Ankunftsdatum der im Grid Meine Reisen markierten Reise angezeigt. Sie können hier alle Ausgaben erfassen, die Sie während Ihrer Reise getätigt haben. Legen Sie auch die für diese Reise gültigen Pauschalen fest und erfassen Sie einen eventuell erhaltenen Reisekostenvorschuss. Die anzusetzende Verpflegungspauschale können Sie nach Mausklick auf den Button Verpflegungspauschale auswählen. Hier ändern Sie auch bestehende Verpflegungs- pauschalen. Die Kilometer- und Übernachtungspauschalen pflegen Sie in der Tabellenverwaltung. Zur Erfassung von Ausgaben klicken Sie auf den Button Neu. Sie können Ausgaben auch in einer Fremdwährung erfassen. Bitte legen Sie zuvor Ihre Heimatwährung (Standard: DM) sowie die Umrechnungsfaktoren zu Fremdwährungen im Modul Währungseinstellungen fest. Dieses Modul können Sie in der Outlook-Leiste unter Sonstiges oder über den Menüleistenpunkt Programm starten. Ausgaben werden grundsätzlich in der Heimatwährung gespeichert. Durch Mausklick auf den Button Löschen, wird die im Grid markierte Ausgabe gelöscht. Durch Mausklick auf den Button Beleg, können Sie sich den im Grid markierten Beleg nochmals anzeigen lassen. Klicken Sie auf den Button Summen, um sich die bisher erfassten Ausgaben als Gesamtsumme und unterteilt nach absetzbaren/nicht absetzbaren Ausgaben anzeigen zu lassen. Über den Button Buchen, können Sie die im Grid markierte Ausgabe in das Haushaltsbuch über- nehmen und dort buchen. Es wird Ihnen die Haushaltsbuch Ausgaben-Erfassungsmaske angezeigt. Die Daten Ihrer Reiseausgabe werden übernommen. Klicken Sie in dieser Maske auf den Button Buchen. Danach erhält Ihre Reiseausgabe im Grid den Gebucht-Status Ja. |
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Innerhalb des Moduls Reisekosten können Sie die benötigtenTabellen editieren. Sie können bestehende Tabelleneinträge löschen, verändern oder neue Einträge hinzufügen. Nach Mausklick auf den Button Tabelle verwalten... springen Sie direkt in die jeweils markierte Tabelle. Sie können die Tabellenverwaltung auch über die Menüleiste Programm/Optionen/Tabellen oder über die Modulleiste Optionen aufrufen. Neue oder geänderte Tabelleneinträge stehen Ihnen nach Aufruf des Moduls im entsprechenden Popup zur Verfügung. Innerhalb der Tabellenverwaltung wählen Sie im linken Fenster die zu bearbeitende Tabelle aus, indem Sie sie markieren. Die bestehenden Inhalte dieser Tabelle, werden Ihnen im rechten Fenster angezeigt. Zum Neueintrag klicken Sie auf den Button Neuer Eintrag, erfassen Ihren Eintrag und klicken auf den Button Übernehmen. Um einen bestehenden Eintrag zu löschen, markieren Sie den Eintrag und klicken auf den Button Löschen. |
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Sie haben die Möglichkeit, zu der in der Übersicht Meine Reisen markierten Reise, ein Bildarchiv, ein Videoarchiv und eine Spracheingabe abzuspeichern. Sofern Sie einen PC mit Sound-System besitzen, können Sie Kommentare zu Ihrer Reise abspeichern und abhören. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den
Button Spracheingabe aufnehmen...". Sie starten nun das Audio-Recorder Programm Ihres PC`s. Nehmen Sie Ihre Spracheingabe auf und speichern Sie diesen Kommentar ab. (Ihre Sprachaufnahme wird automatisch als wav-file
gespeichert). Beenden Sie das Audio-Recorder Programm. Über das Bildarchiv können Sie jeder Reise digitale Bilder zuordnen. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den Button Bildarchiv. Der Button Bild vom Scanner... erlaubt Ihnen, das über die Funktion Fremprogramme integrierte Scannerprogramm zu starten. Bereits vorhandene digitale Bilder wählen Sie durch Mausklick auf den Button Bild(er) von Platte... aus. Sie starten dabei den gleichen Dialog wie bei den Soundkommentaren. Markieren Sie in diesem Dialog ein oder mehrere Bilder und bestätigen Sie die Übernahme in das Bildarchiv durch Mausklick auf den Button Öffnen. Zu jedem Bild wiederum können Sie einen Sprachkommentar neu aufnehmen oder einen bestehenden Kommentar zuordnen. Den Pfad zu diesem Soundfile ersehen Sie nach Zuordnung im Feld Audiodatei zu diesem Bild. Durch Mausklick auf den jeweiligen Button, können Sie das im Grid markierte Bild einzeln betrachten oder aus dem Bildarchiv löschen (wird nicht auf Platte gelöscht). Die Einzelbildansicht erlaubt Ihnen, das Bild in die Zwischenablage zu kopieren oder ein mit diesem Bildformat verknüpftes, vorhandenes Bildbearbeitungsprogramm zu starten. In diesem Fall wird das betrachtete Bild in das Bearbeitungsprogramm direkt übernommen. Haben Sie der Reise einen Sound-Kommentar zugeordnet, so ist bei der Einzelbildansicht der Button Kommentar aktiv. Sie können den Kommentar durch Mausklick auf diesen Button starten. Nach Mausklick auf den Button Browser werden Ihnen alle, dieser Reise zugeordneten Bilder in einer Übersicht als Kleinbild angezeigt. Die Bildanzeigegrösse können Sie im Popup Bildgrösse verändern. Wenn Sie ein Bild markieren können Sie die Einzelbildansicht starten (Button Markiertes Bild zeigen) oder einen zuvor diesem Bild zugeordneten Sprachkommentar abspielen (Button Spracheingabe abspielen). Um eine Präsentation der Bilder zu starten, klicken Sie auf den Button Präsentation starten. Für diese Präsentation können Sie durch markieren der Checkbox Optionen zeigen verschiedene Einstellungen vornehmen. U.a. entscheiden Sie hier, ob Sie die Präsentation mit zugeordneten Soundkommentaren ablaufen lassen möchten oder nicht. Über das Videoarchiv können Sie jeder Reise Videoclips (avi-oder mpg-Format) zuordnen. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den Button Videoarchiv . Vorhandene Videos wählen Sie durch Mausklick auf den Button Video von Platte... aus. Sie starten dabei den gleichen Dialog wie bei den Soundkommentaren. Jedes Video wird einzeln zugeordnet. Zu jedem Video wiederum können Sie einen Sprachkommentar neu aufnehmen oder einen bestehenden Kommentar zuordnen. Den Pfad zu diesem Soundfile ersehen Sie nach Zuordnung im Feld Audiodatei zu diesem Video. Durch Mausklick auf den jeweiligen Button, können Sie das im Grid markierte Video einzeln abspielen oder aus dem Videoarchiv löschen (wird nicht auf Platte gelöscht). |
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Nach Mausklick auf Tab Auswertungen stehen Ihnen verschiedene Reports zum sofortigen Abruf zur Verfügung. Treffen Sie Ihre Auswahl bzw. nehmen Sie die Vorabselektion per Mausklick vor. Klicken Sie danach mit der Maus auf den Button Druckvorschau. Am oberen Rand des Druckvorschau-Fensters steht Ihnen eine Bedienleiste zur Verfügung. Sie können zwischen den Seiten mehrseitiger Auswertungen blättern . Daneben befinden sich die Icons Start des Ausdrucks, zur Druckereinrichtung und zum Datenexport. Über das Popup-Fenster können Sie die Grösse der Ansicht verändern. Im rechten Teil der Bedienleiste werden Ihnen Datensatzinformationen angezeigt. |
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