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Funktionen |
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Die Adressenübersicht zeigt Ihnen in der Tabelle (Grid) alle derzeit von Ihnen erfassten Kontakte. Es werden die wichtigsten Stammdatenfelder aufgeführt. Sofern das Grid nicht ausreicht, erscheint ein vertikaler bzw. horizontaler scroll bar. Zur Sortierung der Anzeige klicken Sie auf den jeweiligen Spaltenkopf. Im oberen Teil dieser Maske werden verschiedene Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Sie können bis zu 3 Filter miteinander kombinieren. Wählen Sie zunächst das Selektionskriterium aus und legen Sie im Feld daneben den gesuchten Wert fest. Rechts neben diesen 3 Filtern befinden sich weitere modulspezifische Selektionskriterien. Legen Sie einen Filter fest, oder wählen Sie ein Selektionskriterium aus, wird das Selektionsergebnis sofort im Grid angezeigt. Sie können jederzeit die Checkbox Alle zeigen wieder markieren. Hierdurch setzen Sie die Selektion wieder ausser Kraft. Durch Mausklick auf den Button Internet Links starten Sie den bereichsbezogenen Internet Link Manager. Der Internet-Link-Manager dient zur Verwaltung von interessanten und häufig verwendeten Internet-Links. Sie können bei bestehender Online-Verbindung den jeweils markierten Link sofort starten oder in die Zwischenablage kopieren und im Internet-Explorer einfügen. Über das pull down-Fenster Bereich können Sie schnell in andere Bereiche wechseln. Klicken Sie auf die Check-Box Alle Bereiche um sich alle erfassten Links anzeigen zu lassen. Ab Werk sind in jedem Bereich bereits interessante Links enthalten. Zum löschen oder exportieren der im Grid angezeigten Datensätze, klicken Sie auf den entsprechenden Button Löschen oder Exportieren. |
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Auf dieser Maske erfassen Sie die Stammdaten Ihres Ansprechpartners. Die Inhalte der Felder Anrede und Titel können Sie über die Tabellenverwaltung pflegen. Im Modul TODAY werden Sie automatisch auf fällige Geburtstage und Jahrestage hingewiesen. Um einen neuen Kontakt zu erfassen, klicken Sie auf das Neu-Icon. Neueinträge oder Änderungen werden automatisch bei Programmwechsel oder durch klicken auf das Save-Icon (Sichern) gespeichert. |
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Auf der Adressenseite können Sie die vollständige Anschrift, die URL und Notizen, zu dem in der Übersicht markierten Kontakt erfassen. Sofern Sie über das Tool Integration von Fremdprogrammen Ihre Standard- Textverarbeitung eingebunden haben, können Sie durch Mausklick auf den Button Textverarbeitung starten... zur Textverabeitung wechseln. Über den Menüpunkt Bearbeiten/Einfügen können Sie dort die aktuelle Adresse in Ihren Brief einfügen. Durch Mausklick auf den Button Internet Browser starten... starten Sie den Verbindungsaufbau zu der im Feld Internet Homepage erfassten URL des Ansprechpartners. |
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Die Adressverwaltung beinhaltet eine komplette Tätigkeitenverwaltung. Nach Mausklick auf das Tab Tätigkeiten werden standardmäßig alle erfassten Tätigkeiten zu dem in der Übersicht markierten Ansprechpartner angezeigt. Fällige Tätigkeiten werden im Modul TODAY automatisch angezeigt. Klicken Sie auf den Radiobutton Alle Tätigkeiten, werden zusätzlich auch die Tätigkeiten angezeigt, die keinem bestimmten Ansprechpartner zugeordnet wurden. Haben Sie für eine Tätigkeit ein Wiedervorlagedatum erfasst, werden Ihnen nach Mausklick auf den Radiobutton Wiedervorlage nur die Tätigkeiten angezeigt, deren Wiedervorlagedatum erreicht bzw. überschritten ist. Nach Mausklick auf den Button Neue Tätigkeit können Sie eine neue Tätigkeit direkt im Grid erfassen. Durch Mausklick auf den Button Tätigkeit löschen wird die jeweils im Grid markierte Tätigkeit gelöscht. Sie müssen die Löschung mit OK bestätigen. Durch Mausklick auf den Button Als Erledigt markieren setzen sie ein entsprechendes Kennzeichen. Eventuelle Wiedervorlagetermine werden dabei gelöscht. Um zu der jeweils markierten Tätigkeit eine Notiz zu erfassen, klicken Sie auf den Button Notizen. Wenn Sie die Checkbox Wiedervorlage beim Start prüfen aktivieren, erhalten Sie bei jedem Start des Moduls Adressverwaltung einen Hinweis auf fällige Tätigkeiten. |
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Innerhalb der Adressverwaltung können Sie die Tabellen Anrede und Titel editieren. Sie können bestehende Tabelleneinträge löschen, verändern oder neue Einträge hinzufügen. Nach Mausklick auf den Button Tabelle verwalten... springen Sie direkt in die jeweils markierte Tabelle. Sie können die Tabellenverwaltung auch über die Menüleiste Programm/Optionen/Tabellen oder über die Modulleiste Optionen aufrufen. Neue oder geänderte Tabelleneinträge stehen Ihnen nach Aufruf des Moduls im entsprechenden Popup zur Verfügung. Innerhalb der Tabellenverwaltung wählen Sie im linken Fenster die zu bearbeitende Tabelle aus, indem Sie sie markieren. Die bestehenden Inhalte dieser Tabelle, werden Ihnen im rechten Fenster angezeigt. Zum Neueintrag klicken Sie auf den Button Neuer Eintrag, erfassen Ihren Eintrag und klicken auf den Button Übernehmen. Um einen bestehenden Eintrag zu löschen, markieren Sie den Eintrag und klicken auf den Button Löschen. |
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Sie haben die Möglichkeit, zu dem in der Übersicht markierten Ansprechpartner, Bilder oder eine Spracheingabe abzuspeichern. Sofern Sie einen PC mit Sound-System besitzen, können Sie Kommentare zu Ihrem Ansprechpartner abspeichern und abhören. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den
Button Spracheingabe aufnehmen...". Sie starten nun das Audio-Recorder Programm Ihres PC`s. Nehmen Sie Ihre Spracheingabe auf und speichern Sie diesen Kommentar ab. (Ihre Sprachaufnahme wird automatisch als wav-file
gespeichert). Beenden Sie das Audio-Recorder Programm. Über das Bildarchiv können Sie jedem Ansprechpartner digitale Bilder zuordnen. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den Button Bildarchiv. Der Button Bild vom Scanner... erlaubt Ihnen, das über die Funktion Fremprogramme integrierte Scannerprogramm zu starten. Bereits vorhandene digitale Bilder wählen Sie durch Mausklick auf den Button Bild(er) von Platte... aus. Sie starten dabei den gleichen Dialog wie bei den Soundkommentaren. Markieren Sie in diesem Dialog ein oder mehrere Bilder und bestätigen Sie die Übernahme in das Bildarchiv durch Mausklick auf den Button Öffnen. Zu jedem Bild wiederum können Sie einen Sprachkommentar neu aufnehmen oder einen bestehenden Kommentar zuordnen. Den Pfad zu diesem Soundfile ersehen Sie nach Zuordnung im Feld Audiodatei zu diesem Bild. Durch Mausklick auf den jeweiligen Button, können Sie das im Grid markierte Bild einzeln betrachten oder aus dem Bildarchiv löschen (wird nicht auf Platte gelöscht). Die Einzelbildansicht erlaubt Ihnen, das Bild in die Zwischenablage zu kopieren oder ein mit diesem Bildformat verknüpftes, vorhandenes Bildbearbeitungsprogramm zu starten. In diesem Fall wird das betrachtete Bild in das Bearbeitungsprogramm direkt übernommen. Nach Mausklick auf den Button Browser werden Ihnen alle, diesem Ansprechpartner zugeordneten Bilder in einer Übersicht als Kleinbild angezeigt. Die Bildanzeigegrösse können Sie im Popup Bildgrösse verändern. Wenn Sie ein Bild markieren können Sie die Einzelbildansicht starten (Button Markiertes Bild zeigen) oder einen zuvor diesem Bild zugeordneten Sprachkommentar abspielen (Button Spracheingabe abspielen). Um eine Präsentation der Bilder zu starten, klicken Sie auf den Button Präsentation starten. Für diese Präsentation können Sie durch markieren der Checkbox Optionen zeigen verschiedene Einstellungen vornehmen. U.a. entscheiden Sie hier, ob Sie die Präsentation mit zugeordneten Soundkommentaren ablaufen lassen möchten oder nicht. |
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Nach Mausklick auf Tab Auswertungen stehen Ihnen verschiedene Reports zum sofortigen Abruf zur Verfügung. Treffen Sie Ihre Auswahl bzw. nehmen Sie die Vorabselektion per Mausklick vor. Klicken Sie danach mit der Maus auf den Button Druckvorschau. Am oberen Rand des Druckvorschau-Fensters steht Ihnen eine Bedienleiste zur Verfügung. Sie können zwischen den Seiten mehrseitiger Auswertungen blättern . Daneben befinden sich die Icons Start des Ausdrucks, zur Druckereinrichtung und zum Datenexport. Über das Popup-Fenster können Sie die Grösse der Ansicht verändern. Im rechten Teil der Bedienleiste werden Ihnen Datensatzinformationen angezeigt. |
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Die Adressdaten, die in diesem System verwaltet werden, können auch für weitere Zwecke exportiert werden. Wenn Sie z.B. den Export in ein MS Excel Format wählen, werden Sie zusätzlich aufgefordert, den Name des Arbeitsblattes anzugeben. Standardmässig wird hier
"tblAdresse" vorgeschlagen. |
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