Copyright: Hilfe zu ADK Version 3.00.001
Citation: Kiehns-Software E&W


Die Adressdatenbank von ADK
Die Adessdatenbank in ADK

 siehe auch

Die Adressdatenbank von ADK ist hierarchisch strukturiert aufgebaut und in einer Baumansicht dargestllt.

Die Baumstruktur ist alpha-numerisch sortiert.

Die Adressen können unter Haupteinträgen zusammengefaßt werden.

Die Verzweigung kann beliebig groß sein.


Eine neue Adresse anlegen

 siehe auch

Legen Sie neue Adressen an, indem Sie den neuen Adresseintrag in die Baumstruktur einordnen.

•	Wählen Sie einen Eintrag in der Baumstruktur aus, dem Sie die neue Adresse unterordnen wollen

•	Klicken Sie auf den Schalter Neu

•	Füllen Sie alle notwendigen Felder aus

•	Klicken Sie auf den Schalter Änderungen speichern

Hinweis

•	Untereintrag: 	die neue Adresse ist ein Untereintrag der zuvor ausgewählten Adresse

•	Haupteintrag:	die neue Adresse wird in der Baumstruktur mit einem Pfeil angezeigt

•	Person:	in der Beumstruktur erscheint die neue Adresse mit „Name Vorname“


Eine Adresse bearbeiten

 siehe auch

•	Wählen Sie den Adresseintrag in der Baumstruktur aus, den Sie bearbeiten/ändern möchten

•	Klicken Sie auf den Schalter Adressdetail

•	Füllen Sie alle notwendigen Felder aus

•	Klicken Sie auf den Schalter Änderungen speichern


Eine Adresse löschen

 siehe auch

•	Wählen Sie den Adresseintrag in der Baumstruktur aus, den Sie löschen möchten

•	Rufen Sie das Kontextmenü auf, in dem Sie die rechte Maustaste betätigen, Klicken Sie auf Löschen

•	Sie werden gefragt, ob der ausgewählte Adresseintrag mit seinen direkten Untereinträgen gelöscht werden soll

•	Bestätigen Sie mit JA

Hinweis

Möchten Sie nur einen Eintrag löschen, dann muß es der letzte in der Verzweigung sein.

Hat ein Untereintrag weitere Untereinträge, so wird dieser Eintrag nicht gelöscht

Hat ein Eintrag noch Dokumente, so wird dieser Eintrag nicht gelöscht


Adressen verschieben
Eine Adressen verschieben

 siehe auch

Adressen können zu anderen Adresseinträgen durch Drag & Drop verschoben werden.

Somit kann eine hierarchisch-strukturierte Adressdatenbank aufgebaut werden.

•	Selektieren Sie den Adresseintrag, den Sie zu einem anderen verschieben wollen

•	Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die markierte Adresse auf den gewünschten Adresseintrag.

•	Sollte sich der gewünschte Adresseintrag außerhalb des sichtbaren Bereichs befinden, so bewegen Sie die Maus ein wenig über bzw. unter die Baumansicht, die Einträge werden dann nach oben bzw. nach unten verschoben.

•	Jetzt ist die verschobene Adresse ein Untereintrag der Adresse, auf die verschoben wurde


Eine Adresse suchen

•	Geben Sie in das Feld über der Baumansicht die ersten Buchstaben des zu suchenden Eintrages ein

•	Die erste Übereinstimmung wird sofort angezeigt

•	Klicken Sie auf den Schalter Weiter Suchen um die nächste Übereinstimmung anzuzeigen

Hinweis

Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden


Eine Adressen in ein Dokument einfügen

 siehe auch

Sie können eine Adresse in ein Dokument einfügen, wenn das Dokument zu einem Adresseintrag zugeordnet ist.

•	Selektieren Sie den Adresseintrag

•	Wählen Sie das Dokument, daß Sie bearbeiten möchten

•	Öffnen Sie das Dokument

•	Positionieren Sie den Cursor an der entsprechenden Stelle und fügen Sie die Adresse mit der Tastenkombination [Strg + V] in das Dokument ein.

Hinweis

•	Die Adresse wird so in das Dokument eingefügt, wie Sie es in der Adressvorlage definiert haben.


Die Adressvorlage

 siehe auch

Sie können, nachdem Sie ein Dokument geöffnet bzw. neu angelegt haben, die Adresse, zu der Sie das Dokument zugeordnet haben, in das Dokument einfügen. Dabei wird das Format der aktuellen Adressvorlage benutzt.

In der Statusleiste wird Ihnen immer das aktuelle Adressformat angezeigt.


Adressvorlage erstellen
Adressvorlage erstellen oder bearbeiten

 siehe auch

Erstellen oder Bearbeiten Sie Adressvorlagen, um das Einfügen von Adressen in Dokumente Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.

•	Wählen Sie aus dem Menü Vorlagen den Eintrag Adressen. Es erscheint das Dialogfenster Adressvorlagen.

•	In der Box Adressvorlagen erscheinen alle verfügbaren Adressvorlagen. In der Box Format das dazugehörige Vorlagenformat.

•	Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Adressvorlage zu erstellen

•	Klicken Sie auf Bearbeiten, um die markierte Adressvorlage zu ändern. Es erscheint ein weiteres Dialogfenster Adressvorlage bearbeiten.

•	Vergeben Sie einen Namen, wenn Sie eine neue Adressvorlage erstellen.

•	Fügen Sie die Felder der Adressdatenbank in das Format ein, in dem Sie ein Adressfeld in der Box Felder auswählen und in die Box Format einfügen. Die Felder erscheinen in eckigen Klammern.

•	Geben Sie auch Text ein (z.B. Ihren Absender)

•	Bestätigen Sie nun Ihre Änderungen mit OK.


Adressen drucken

 siehe auch

In ADK haben Sie die Möglichkeit Adressen nach Ihren individuellen Ansprüchen auszudrucken.

Dabei können Sie z. B.bestimmen, welche Felder gedruckt werden oder ob auf ein Blatt mehrere Spalten angeordnet werden sollen.

•	Markieren sie einen beliebigen Adresseintrag eines Adresszweiges, der gedruckt werden soll

•	Wählen sie aus dem Menü Drucken/Adresszweig

•	Es erscheint das Dialogfenster Adresszweig drucken und ein Vorschaufenster

•	Nehmen sie alle Einstellungen vor und starten sie den Ausdruck über den Schalter Drucken

Einstellungen

Format:	Wählen sie das Format aus.Sie können Format über die darunterliegende Schalterleiste auch selbst erzeugen, bearbeiten und löschen

Seite:	Blattbreite und -höhe in mm

Ränder:	Blattränder in mm
Sollten die Einstellungen kleiner sein als der nichtbedruckbare Bereich eines Blattes, so werden die Ränder automatisch angepaßt.

Spalten:	Spalten auf ein Blatt (max.4)
Sollte der Text über die Spaltenbreite hinausgehen, wird er abgeschnitten.

Unterverzeichnisse einbeziehen:
Alle Unterverzeichnisse des ausgewählten Adresszweiges werden mitausgedruckt.

neuer Buchstabe - neue Spalte:
Adressen mit gleichem Anfangsbuchstaben werden in einer eigenen Spalte zusammengefaßt.
Wenn nur eine Spalte ausgewählt wurde, werden diese auf ein Blatt zusammengefaßt.

Zeilen:	Zuordnung der Adressfelder zu den Zeilen. (max 10 Zeilen)
In die Zeilen kann auch Text eingegeben werden.
Z.B.: "Fon.: [Tel1]"  wird als  "Fon.: - 0123 456789"   ausgedruckt.
Zeilen, die nur aus Leerzeichen bestehen, werden nicht gedruckt.

Hinweis

•	Haupteinträge werden beim Ausdruck nicht berücksichtigt

•	Der gelbe Rand des Vorschaufensters markiert den nichtbedruckbaren Bereich eines Blattes.

•	Es wird der Standarddrucker benutzt.

•	Die Änderungen in den Eingabefeldern werden im Vorschaufenster erst nach Verlassen des Eingabefeldes oder durch Drücken der Eingabetaste wirksam.


Bedrucken von Briefumschlag
Bedrucken von Briefumschlägen

 siehe auch

Mit ADK können Briefumschläge aller Art bedruckt werden.

•	Wählen Sie eine Adresse aus

•	Wählen sie im Menüpunkt Drucken/Briefumschlag, es erscheint ein Dialogfenster, und ein Vorschaufenster des Briefumschlages.

•	Wählen sie das Briefformat aus und ändern sie eventuell die Einstellungen.

•	Klicken Sie auf "Drucken"

Einstellungen

Format:	Wählen sie das Format aus. Sie können Format über die darunterliegende Schalterleiste auch selbst erzeugen, bearbeiten und löschen

Zeilen:	Zuordnung der Adressfelder zu den Zeilen. (max 10 Zeilen)
In die Zeilen kann auch Text eingegeben werden.
Z.B.: "Fon.: [Tel1]"  wird als  "Fon.: - 0123 456789"   ausgedruckt.
Zeilen, die nur aus Leerzeichen bestehen, werden nicht gedruckt.

Hinweis

Es wird der Standarddrucker benutzt:

Papierformat des Standarddruckers sollte A4 sein

Es können nur True-Type-Schriften verwendet werden, da nur diese korrekt in ihrer Größe und Winkel dargestellt werden können.

Der gelbe Bereich im Vorschaufenster markiert den nichtbedruckbaren Bereich.

Einlegen des Briefumschlages

•	Der Platz der Briefmarke ist die linke, obere Ecke, wenn sie den Briefumschlag um 90° drehen.

•	Jetzt legen sie den Brief in den Drucker ein, als wollten sie ein Blatt-A4 im Hochformat drucken.


Adressen Import / Export

 siehe auch

ADK kann Adressbestände importieren und exportieren. Dabei wird auf das gebräuchliche dBase-Format (.dbf) zurückgegriffen.

Beim Import ordnet der Anwender die Felder der dBase Datei den Feldern der Adressdatenbank von ADK zu und startet den Import.

Beim Export hat der Anwender die Möglichkeit erst die zu exportierenden Felder zu bestimmen und dann den Adressbestand in eine dBase-Datei zu schreiben. Diese dBase Datei kann in anderen Anwendungen, die dieses Format unterstützen, weiterverarbeitet werden.


Adressen Import - Theorie

 siehe auch

Prinzipiell gibt es drei Punkte zu beachten:

Zuordnung:

•	 Die Felder der dBase-Datei müssen den Feldern der Adressdatenbank von ADK zugeordnet werden

Kompatibilität:

•	 Die Formate der Felder der dbase-Datei und der Felder von ADK müssen kompatibel sein

Eindeutigkeit:

•	 Eine Adresse in der dBase-Datei muß einer Adresse in ADK eindeutig zugewiesen werden können

Zuordnung

Die Felder der dBase-Datei werden den Feldern von ADK zugeordnet, damit ADK weiß, daß z.B. der Inhalt des Feldes Telefon in das ADK-Feld Telefon1 und nicht in das ADK-Feld Strasse geschrieben wird.

Kompatibilität

Felder einer Datenbank können Text-, Zahlen-, Datums, Währungs, Grafik-, Binär-,..., Felder sein.

Kompatibel sind ein Feld der dBase-Datei und ein Feld von ADK, wenn sie das gleiche Format haben. Z.B. das Feld Nachname der dBase-Datei und das Feld Name1 von ADK sind Textfelder.

Bedingt kompatibel sind ein Feld der dBase-Datei und ein Feld von ADK, wenn sie unterschiedliche Formate haben. Z.B. das Feld Telefon der dBase-Datei ist ein Zahlenfeld und das Feld Telefon1 von ADK ist ein Textfeld. Das Textfeld akzeptiert sowohl Zahlen als auch Textzeichen, wobei das Zahlenfeld nur Zahlen akzeptiert.

Nicht kompatible sind ein Feld der dBase-Datei und ein Feld von ADK, wenn sie völlig verschiedene Formate haben. Z.B. würde es unweigerlich zu einem Fehler führen, wenn man versucht den Inhalt eines Grafikfeldes(Foto, Bild) in ein Textfeld zu schreiben.

Eindeutigkeit

Um einen Datensatz in ADK eindeutig zu identifizieren müssen die Felder Name1 und Name2 entsprechenden Felder der DBase-Datei zugeordnet werden. So ist „Müller Hans“ eindeutig zu finden. Hingegen wäre nur „Müller“ der erste Datensatz aller „Müller's“ in ADK; und nur dieser „Müller“ würde mit allen „Müller's“ der dBase-Datei abgeglichen werden.


Adressen Import

 siehe auch

Um Adressbestände nach ADK aus einer dBase-Datei zu importieren:

•	Wählen Sie aus dem Menü Tools den Eintrag Import und dann den Eintrag dBase; es erscheint das Dialogfenster Import-dBase.

•	Die Box Felder von Import ist zunächst leer. In der Box Felder von Adressen erscheinen die Felder der Adressdatenbank von ADK.

•	Klicken Sie auf den Schalter DBF öffnen. Es erscheint der Windows-Datei-Öffnen-Dialog.

•	Wählen Sie nun die zu importierende dBase-Datei aus.

•	Jetzt erscheinen alle Felder der dBase-Datei in der Box Felder von Import.

•	Ordnen Sie die Felder der dBase-Datei den Feldern von ADK zu, in dem Sie ein Feld der dBase-Datei und ein Feld von ADK markieren und auf den Schalter mit Pfeil nach rechts klicken.

•	Achten Sie dabei auf die Feldformate und Kompatibilitätskriterien, die in der Statuszeile unten angezeigt werden.

•	Jetzt erscheinen beide Felder in der Box Zuordnung Felder.

•	Sollten Sie des öfteren Daten aus dieser Datei importieren, so können Sie diese Zuordnung abspeichern. Klicken Sie dazu auf den Schalter Speichern und weisen Sie einen Dateinamen zu. Später kann die dBase-Datei mit der entsprechenden Zuordnung wieder eingelesen werden.

•	Wählen Sie Alte Datensätze abgleichen, wenn Sie nur die Datensätze, die in ADK vorhanden sind mit den Daten der dBase-Datei abgleichen möchten.

•	Wählen Sie Neue Datensätze aufnehmen, wenn Sie auch die Daten, die nicht in ADK jedoch in der DBase-Datei vorhanden sind, in ADK einlesen möchten.

•	Klicken Sie nun auf Abgleichen.

•	Nach Beendigung des Vorgangs erscheint die Meldung "Fertig". Sie können das Ergebnis in der Statusleiste ablesen. (Neu, Editiert, Fehler).

•	Die neuen Datensätze finden Sie in Ihrer Baumansicht unter dem neuen Haupteintrag mit heutigem Datum.


Adressen Export

 siehe auch

Adressbestände exportieren Sie in eine dBase-Datei folgendermaßen:

•	Wählen Sie aus dem Menü Tools den Eintrag Import und dann den Eintrag dBase; es erscheint das Dialogfenster Export-dBase.

•	In der Box Felder von Adressen erscheinen die Felder der Adressdatenbank von ADK.

•	Bestimmen Sie die zu exportierenden Felder, in dem Sie ein Feld markieren und auf den Schalter mit Pfeil nach rechts klicken.

•	Jetzt erscheint das Feld in der Box Zu exportierende Felder.

•	Sollten Sie des öfteren Daten exportieren, so können Sie diese Zuordnung abspeichern. Klicken Sie dazu auf den Schalter Speichern und weisen Sie einen Dateinamen zu. Später kann die Zuordnung wieder eingelesen werden.

•	Klicken Sie nun auf Export und geben Sie der neuen dBase-Datei einen Dateinamen.

•	Nach Beendigung des Vorgangs erscheint die Meldung fertig.


Telefonnummer wählen

Sie können von ADK aus eine Telefonnummer wählen.

•	Wählen Sie die Adresse aus

•	Klicken Sie auf den Schalter Aufgeschlagenes Buch

•	Klicken Sie auf den Schalter Telefonnummer wählen

Hinweis

Voraussetzung ist, daß

•	Ein Modem am PC angeschlossen ist

•	Das Modem ist parallel zu einem Telefon geschaltet

•	Das Windows95 Zubehörprogramm „Wahlhilfe“ ist installiert


Themen in ADK
Themen

 siehe auch

In ADK können Dokumente nicht nur Adressen sondern auch Themen zugeordnet werden.

Auch Themen sind wie Adressen in einer Baumstruktur dargestellt.

Ordnen sie Dokumente einem Thema zu, wenn es keiner Adresse zugeordnet werden kann oder Dokumente an verschiedene Adressen unter einem Themeneintrag gesammelt werden sollen.

Beispiel

Sie haben mehrere Briefe an verschiedene Personen zu einem bestimmten Sachgebiet verschickt.

Natürlich haben sie alle Briefe unter der jeweiligen Adresse gespeichert.

Um den Überblick über ihre gesamte Korrespondenz zu einem Sachgebiet zu bewahren, ordnen sie alle Briefe auch dem Thema "Sache" zu.

So finden sie unter dem Thema "Sache" die gesamte Korrespondenz wieder.


Eine neues Thema anlegen
Ein neues Thema anlegen

 siehe auch

Legen Sie neues Thema an, indem Sie den neuen Themeneintrag in die Baumstruktur einordnen.

•	Wählen Sie einen Eintrag in der Baumstruktur aus, dem Sie das neue Thema unterordnen wollen

•	Klicken Sie auf den Schalter Neu

•	Vergeben Sie einen Namen für das Thema

•	Klicken Sie auf den Schalter Änderungen speichern

Hinweis

•	Untereintrag: 	das neue Thema ist ein Untereintrag des zuvor ausgewählten Themas

•	Haupteintrag:	das neue Thema wird in der Baumstruktur mit einem Pfeil angezeigt


Ein Thema bearbeiten

 siehe auch

•	Wählen Sie den Themeneintrag in der Baumstruktur aus, den Sie bearbeiten/ändern möchten

•	Klicken Sie auf den Schalter Detail

•	Nehmen Sie die Änderungen vor

•	Klicken Sie auf den Schalter Änderungen speichern


Ein Thema löschen

 siehe auch

•	Wählen Sie den Themeneintrag in der Baumstruktur aus, den Sie löschen möchten

•	Rufen Sie das Kontextmenü auf, in dem Sie die rechte Maustaste betätigen, Klicken Sie auf Löschen

•	Sie werden gefragt, ob der ausgewählte Themeneintrag mit seinen direkten Untereinträgen gelöscht werden soll

•	Bestätigen Sie mit JA

Hinweis

Möchten Sie nur einen Eintrag löschen, dann muß es der letzte in der Verzweigung sein.

Hat ein Untereintrag weitere Untereinträge, so wird dieser Eintrag nicht gelöscht

Hat ein Eintrag noch Dokumente, so wird dieser Eintrag nicht gelöscht


Ein Thema verschieben

 siehe auch

Themen können zu anderen Themeneinträgen durch Drag & Drop verschoben werden.

Somit kann eine hierarchisch-strukturierte Themenansicht aufgebaut werden.

•	Selektieren Sie den Themeneintrag, den Sie zu einem anderen verschieben wollen

•	Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das markierte Thema auf den gewünschten Themeneintrag.

•	Sollte sich der gewünschte Themeneintrag außerhalb des sichtbaren Bereichs befinden, so bewegen Sie die Maus ein wenig über bzw. unter die Baumansicht, die Einträge werden dann nach oben bzw. nach unten verschoben.

•	Jetzt ist das verschobene Thema ein Untereintrag des Themas, auf das verschoben wurde


Ein Thema suchen

•	Geben Sie in das Feld über der Baumansicht die ersten Buchstaben des zu suchenden Eintrages ein

•	Die erste Übereinstimmung wird sofort angezeigt

•	Klicken Sie auf den Schalter Weiter Suchen um die nächste Übereinstimmung anzuzeigen

Hinweis

Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden


Inhalt von ADK

Drücken Sie F1, um Näheres über das Arbeiten mit der Hilfe zu erfahren.

Was ist ADK

Was ADK für Sie tun kann

Adressen

Die Adressdatenbank von ADK

Themen

ADK’s Sachgebiete

Dokumente

Dokumente zuordnen und wiederfinden, ein KINDERSPIEL

Anwendung

Anwendungen können Sie in ADK registrieren

Sonstiges

Bestellung und Registrierung

Tips & Tricks

Noch effektiver Arbeiten


Was ist ADK

ADK

- ADRESSEN

- DOKUMENTE

- KORRESPONDENZ

ADK ist ein komfortables Adress- und Dokumentenmanagment.

Ordnen Sie einer Adresse alle Dokumente zu, die zu ihr gehören, anstatt die Dokumente verstreut auf der Festplatte abzuspeichern; so haben Sie immer den optimalen Überblick über Ihre Dokumente, und so auch über Ihre Arbeit.

Dokumente, das sind nicht nur Briefe, die Sie erstellen, sondern auch Bild-Dateien, Tabellenkalkulationen, Videos, Werbebroschüren, Präsentationen, Sound-Dateien

Per Klick auf den entsprechenden Adress-Eintrag zeigt Ihnen ADK alle Dokumente, die zu diesem Eintrag gehören.


Systemvoraussetzungen

•	IBM-PC oder kompatibel

•	Prozessor: 486 oder höher

•	Betriebssystem: Windows95, WindowsNT

•	Freier Festplattenspeicher bei Installation: ca. 10 MB


Über
Über ADK...

ADK Version 3.0 für Windows95, WindowsNT

©Kiehns-Software E&W 1997-1998

e-mail: torsten.kiehns@t-online.de


Support
ADK-Support

Über...
Versionen
Bestellung
Kontakte


Versionen
ADK-Versionen

  siehe auch

ADK wird in folgenden Versionen ausgeliefert:

•	ADK – Light

•	ADK – Standard

•	ADK – Professionell

ADK – Light:

•	Einfaches Adress- Dokumentmanagement

•	Hierarchisch strukturierte Adressdatenbank

•	Zuordnen von Dokumenten zu Adressen und/oder Themen

•	Neuanlegen von Dokumenten in ADK

•	Bearbeiten von Dokumenten in ADK

•	Drucken von Dokumenten

•	Ausdrucken von Adresslisten

•	Bedrucken von Briefumschlägen

•	Einfügen von Adressen in Dokumente

•	Kopieren von Dokumenten auf anderen Datenträger

•	Telefonnummer wählen

•	Internetseiten aufrufen

ADK – Standard:

Wie ADK Light plus

•	Mandanten

•	Import / Export von Adressbständen

•	Serienbrief mit Word 6/7/8

•	Wiedervorlagefunktion

ADK – Professionell:

Wie ADK Standard plus

•	Integriertes Aufgabnmanagement

•	Umfangreiche Abfragefunktionen für die Adressdatenbank

•	Schnellansicht

•	Scannfunktion

•	ISDN-Monitor


Bestellung
ADK-Bestellung

  siehe auch

Sie können ADK bestellen:

Per Telefon:	 04124 / 932991

Per Fax:	04124 / 932992

Per E-Mail:	adk@topmail.de

Per Schneckenpost:

UNITO

Bohnstr. 20

25348 Glückstadt


Kontakt
ADK-Kontakte

  siehe auch

Ansprechpartner:

UNITO:

Tel	04124 / 932991

Fax	04124 / 932992

e-mail	is@individual-software.de

Bei Problemen hilft:

TORSTEN KIEHNS:

Tel	06206 / 13613

Fax	06206 / 13643

e-mail	torsten.kiehns@t-online.de


Anwendung

 siehe auch

Anwendungen sind Programme, die Ihre Dokumente bearbeiten. Z.B. "MS Excel", "MS Word", "Editor".

Wird ein Dokument in ADK geöffnet, so startet ADK die dazugehörige Anwendung und lädt das Dokument.

Damit dies auch reibungslos funktioniert, sollten die Anwendungen in ADK registriert sein.

Hinweis

•	Um ein Dokument zu öffnen und zu bearbeiten, ist es nicht dringend erforderlich, daß die zugehörige Anwendung in ADK registriert ist.

•	ADK  sucht sich dann die Informationen zu der Anwendung in der Systemregistrierung.

•	Aber nicht alle Anwendungen speichern ihre Informationen korrekt in der Systemregistrierung. Dann muß die Anwendung in ADK registriert werden.


Anwendung registrieren

 siehe auch

•	Wählen Sie aus dem Menü Tools / Anwendung.... Es erscheint ein Fenster mit allen in ADK registrierten Anwendungen.

•	Selektieren Sie eine Anwendung und klicken Sie auf Bearbeiten um die Einstellungen zu bearbeiten oder auf Hinzufügen, um eine Anwendung neu zu registrieren.

•	Es erscheint das Dialogfenster Anwendung bearbeiten.

Beschreibung:	Name der Anwendung. Z.B.: "Microsoft Excel"

Dateinamenserweiterung:	Dateinamenserweiterung im Dateinamen, welche von der Anwendung erzeugt werden. Z.B.: "xls".

Befehlszeile:	Verzeichnis+Dateiname der Anwendung.

Symbol:	Symbol der Anwendung.

Vorlagen:	Dateivorlagen, die für die Erstellung neuer Dokumente benötigt werden.

Automatische Eintragung

•	Füllen Sie als erstes das Feld Dateinamenserweiterung über die Drop-Down-Liste aus.

•	ADK sucht dann in der Systemregistrierung nach Informationen über die Anwendung und füllt alle anderen Felder automatisch aus.

Manuelle Eintragungen

•	Tragen Sie den Namen der Anwendung in das Feld Beschreibung ein.

•	Tragen Sie die Dateinamenserweiterung in das Feld Dateinamenserweiterung ein. Achtung: Tragen Sie einfach drei Zeichen ein, benutzen Sie nicht die Drop-Down-Liste.

•	Klicken Sie auf Befehlszeile, um die Anwendung zu suchen.

•	Klicken Sie auf Symbol, um die Symbole der Anwendung zu laden.

•	Klicken Sie auf ein Symbol, um es auszuwählen.

•	Wählen Sie eine Vorlagendatei aus.


Mandanten

 siehe auch

Mit Mandantenfunktion in ADK bietet folgende Möglichkeiten:

•	ADK für mehere Benutzer einzurichten

•	Mehre Mandanten zu nutzen, um z.B. private und geschäftliche Bereiche oder auch Projekte von einander zu trennen


Mandant neu anlegen
Einen Mandanten anlegen

 siehe auch

So legen Sie einen neuen Mandanten an:

•	Wählen Sie aus dem Menü Tools / Mandanten.... Es erscheint das Dialogfenster Mandanten auswählen.

•	Klicken Sie auf den Schalter Neu, es öffnet sich ein weiteres Dialogfeld.

•	Geben Sie im Feld Mandant eine Namen ein (max 8 Zeichen sind erlaubt).

•	Das Feld im Verzeichnis zeigt das Verzeichnis, in dem der neue Mandant angelegt wird.
Hier können Sie ein anderes Verzeichnis eintragen oder es über den Schalter auswählen.

•	Verzeichnis des Mandanten zeigt den vollständigen Pfad zum Mandanten.

•	Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis

Sollte dieses Verzeichnis bereits existieren, so werden keine leeren Datenbanken generiert. Bereits vorhandene Daten werden nicht überschrieben.


Mandant öffnen
Einen Mandanten öffnen

 siehe auch

•	Wählen Sie aus dem Menü Tools / Mandanten.... Es erscheint das Dialogfenster Mandanten auswählen.

•	Wählen Sie einen Mandanten

•	Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis

Sie können den Countdown zum automatischen Starten des zu letzt geöffneten Mandanten unter Optionen einstellen


Mandant löschen
Einen Mandanten löschen

 siehe auch

•	Wählen Sie aus dem Menü Tools / Mandanten.... Es erscheint das Dialogfenster Mandanten auswählen.

•	Klicken Sie auf den Schalter Löschen.

•	Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis

Das Mandantenverzeichnis wird nicht wirklich gelöscht. Es wird lediglich der Eintrag aus der Mandantenliste entfernt. Damit besteht später die Möglichkeit, den Mandanten wieder zu reaktivieren (Mandant, Neu).

Um den Mandanten wirklich von Ihrem Datenträger zu löschen, löschen Sie das Verzeichnis selbst.


Dokument
Dokumente

 siehe auch

Dokumente in ADK sind Dateien auf ihrem PC.
Diese können in verschiedenen Formaten vorliegen, z.B.:

•	Briefe schreiben Sie in MS Word (.doc)

•	Ihre Tabellenkalkulation erstellen Sie in Excel (.xls)

•	Grafiken bearbeiten Sie in CorelDraw (.cdr)

•	Audiodateien liegen im WAV-dateiformat vor (.wav)

Somit können Sie in ADK Dokumente aller Art verwalten.
Dokumente werden Adressen bzw. Themen zugeordnet.

Ein Brief an Hr. Meier z.B. wird dem Adresseintrag von "Herrn Meier" zugeordnet.
Sollte es sich dabei um einen Brief an ihren Hauseigentümer handeln, so können sie ihn außerdem dem Thema "Miete" zuordnen.
So werden sie den Brief an Hr. Meier unter Adresse "Meier" oder Thema "Miete" immer wiederfinden.

In ADK können Sie:

•	Dokumente neu erstellen

•	Dokumente bearbeiten

•	Dokumente löschen

•	auf einem anderen Datenträger speichern

•	Dokumente verschieben

•	Dokumente kopieren

•	Dokumente auf Wiedervorlage legen


Neues Dokument
Ein neues Dokument anlegen

 siehe auch

In ADK erstellen Sie Dokumente in dem Sie

•	einen Titel vergeben

•	es einem Adress- und/oder Themeneintrag zuordnen

•	die Anwendung auswählen, mit der das Dokument bearbeitet werden soll

•	eine Vorlagendatei auswählen, aus der das Dokument erstellt werden soll

So gehen Sie vor:

•	Markieren Sie die Adresse (oder das Thema) zu der das Dokument hinzugefügt werden soll

•	Klicken sie mit der Maus auf den Schalter Neues Dokument; es erscheint ein Dialog-Fenster.

•	Nun vergeben Sie einen Titel für das neue Dokument.

•	Bestimmen Sie die Dokumentart (optional).

•	Selektieren Sie eine Adresse und/oder Thema, der die Datei zugeordnet werden soll.

•	Wählen Sie einen Autor aus (optional).

•	Wählen Sie die Anwendung, mit der das neue Dokument erstellt wird.

•	Wählen Sie eine Vorlagendatei aus, aus der das neue Dokument erstellt wird.

•	Bestätigen Sie mit OK

Jetzt  wird die dazugehörige Anwendung aufgerufen und das Dokument in die Anwendung geladen.

Hinweis

•	Die neue Datei wurde aus der gewählten Vorlagendatei erstellt.

•	Der Name der Datei wurde von ADK vergeben. Er setzt sich aus dem Titel und einer Zahlenkombination zusammen.

•	Nach der Bearbeitung der Datei brauchen Sie sie nur speichern, nicht speichern unter....

•	Neu erstellte Dokumente werden im Ordner Files des entsprechenden Mandanten gespeichert.


Dokument holen
Ein bestehendes Dokument mit ADK verwalten

Haben Sie schon viele Dokumente auf Ihrem PC?

 siehe auch

Mit ADK können auch Dateien, die bereits auf dem PC vorhanden sind, verwaltet werden.

•	Klicken sie mit der Maus auf Dokument holen; e erscheint ein Dialog-Fenster

•	Vergeben Sie einen Titel für das Dokument.

•	Markieren sie die Adresse (oder das Thema) zu der das Dokument hinzugefügt werden soll

•	Wählen Sie einen Autor aus (optional).

•	Klicken Sie auf den Schalter "Datei" um die Datei zu suchen.

•	Wählen Sie die Option beibehalten, kopieren oder verschieben

Beibehalten:	Die Datei bleibt in Ihrem Verzeichnis (Ordner), ADK merkt sich den Ort

Kopieren:	Die Datei wird in das Verzeichnis von ADK kopiert, mit dieser Kopie wird in ADK weiter gerbeitet, das Original wird nicht verändert.

Verschieben	Die Datei wird in das Verzeichnis von ADK verschoben.

Hinweis

Um diese Dateien öffnen und bearbeiten zu können, ist es nicht dringend notwendig, die zugehörige Anwendung auch in ADK zu registrieren. ADK  sucht sich dann die Informationen zu der Anwendung in der Systemregistrierung. Aber nicht alle Anwendungen speichern ihre Informationen korrekt in der Systemregistrierung. Dann muß die Anwendung doch in ADK registriert werden.


Dokument öffnen
Ein Dokument öffnen und bearbeiten

 siehe auch

Sie können die von ADK verwalteten Dokumente öffnen und bearbeiten.

Dabei wird die dazugehörige Anwendung gestartet und das Dokument in die Anwendung geladen.

•	Klicken sie auf "Datei öffnen" oder klicken sie mit einem Doppelklick auf das Dokument.

Hinweis

Läuft die Anwendung bereits, so versucht ADK das Dokument in die laufende Anwendung zu laden; vorausgesetzt die Anwendung unterstützt DDE und der DDE-Befehl zum Öffnen einer Datei ist korrekt in der Registry von Windows95 abgelegt.


Dokument drucken
Ein Dokument drucken

Drucken von Dokumenten, ohne das Dokument zu öffnen

 siehe auch

Drucken Sie ein Dokument ohne das Dokument öffnen zu müssen.

Aktion

•	Markieren Sie das Dokument

•	Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Ein Popmenü erscheint.

•	Wählen Sie den Eintrag „Drucken“

Hinweis

Nicht alle Anwendungen unterstützen diesen Befehl.


Ein Dokument löschen

 siehe auch

Dokumente löschen Sie in ADK wie folgt:

•	Markieren Sie das Dokument

•	Klicken Sie auf den Schalter „del“; Es öffnet sich ein Dialogfenster

•	Bestätigen Sie mit OK

•	Der Eintrag ist nun aus der Datenbank gelöscht

Hinweis:

Die Option Datei auch vom Datenträger löschen erscheint nur, wenn das Dokument entweder nur einem Adress- oder nur einem Themeneintrag zugeordnet ist. Wählen Sie diese Option, wenn Sie das Dokument wirklich von der Festplatte oder der Diskette löschen wollen.


Ein Dokument verschieben

 siehe auch

Sie können Dokumente zu anderen Adress- oder Themeneinträgen verschieben.

Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

•	Verschieben durch Drag & Drop

•	Verschieben über ein Dialogfenster

Verschieben durch Drag & Drop

•	Wählen Sie das Dokument aus

•	Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das markierte Dokument auf den gewünschten Adress- oder Themeneintrag.

Verschieben über ein Dialogfenster

•	Wählen Sie das Dokument aus

•	Drücken Sie die rechte Maustaste und klicken auf Verschieben nach...; Es öffnet sich ein Dialogfenster

•	Wählen Sie aus der Baumstruktur den gewünschten Eintrag

•	Bestätigen Sie mit OK


Ein Dokument kopieren

 siehe auch

Sie können Dokumente zu anderen Adress- oder Themeneinträgen verschieben.

Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

•	Kopieren durch Drag & Drop

•	Kopieren über ein Dialogfenster

Kopieren durch Drag & Drop

•	Wählen Sie das Dokument aus

•	Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das markierte Dokument auf den gewünschten Adress- oder Themeneintrag.

•	Lassen Sie die linke Maustaste los während Sie die [Strg]-Taste gedrückt halten

Kopieren über ein Dialogfenster

•	Wählen Sie das Dokument aus

•	Drücken Sie die rechte Maustaste und klicken auf Kopieren nach...; Es öffnet sich ein Dialogfenster

•	Wählen Sie aus der Baumstruktur den gewünschten Eintrag

•	Bestätigen Sie mit OK

Hinweis:

Mit dieser Funktion erhalten Sie eine Kopie des Dokuments. Es wurde aus der Originaldatei ein neues Dokument erzeugt.


Ein Dokument speichern unter ...

 siehe auch

Sie können Dokumente in ADK auf einen anderen Datenträger (z.B. Diskette) oder in einen anderes Verzeichnis speichern.

•	Wählen Sie das Dokument aus

•	Drücken Sie die rechte Maustaste; es erscheint ein PopUpmenü

•	Klicken Sie auf den Eintrag Speichern unter ...; es erscheint der Windows-Speichern-Dialog

•	Ändern Sie, wenn nötig den Dateinamen

•	Bestätigen Sie mit OK

Hinweis:

Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Kopie des Dokuments, das nicht mit ADK verwaltet wird.


Dokumenteigenschaften, -detail
Dokumenteigenschaften

 siehe auch

Im „Detail“-Dialogfenster können Sie Dokumenten Eigenschaften zuweisen:

•	auf Wiedervorlage legen

•	die benutzerdefinierten Felder ausfüllen

•	Informationen über die Datei abrufen

•	Klicken Sie auf den Knopf „Aufgeschlagenes Buch“

•	Nehmen Sie alle Einstellungen vor

•	Bestätigen Sie mit OK


Dokumentenfenster

 siehe auch

Das Dokumentfenster zeigt alle Dokumente, die dem ausgewählten Adress- oder Themeneintrag zugeordnet sind.

Dabei können Sie diese Ansicht Ihren individuellen Ansprüchen anpassen.

Es gibt drei Ansichtsoptionen, die Sie von der Schalterleiste direkt aufrufen können.

Große Symbole

Zeigt die Dokumente mit großen Symbolen und Titel an

Keine weiteren Informationen

Liste

Zeigt die Dokumente in einer Liste mit kleinen Symbolen und Titel an

Keine weiteren Informationen

Report

Zeigt die Dokumente mit zusätzlichen Informationen in einer Tabelle an

Diese Anzeige können Sie selbst konfigurieren


Dokumentenansicht bearbeiten

 siehe auch

Ist Report als Dokumentenansicht ausgewählt, so wird die Ansicht in Tabellenform dargestellt.

Diese Tabelle können Sie auf Ihre eigenen Bedürfnisseanpassen.

•	Wählen Sie den Menüpunkt Vorlagen / Tabelle. Es erscheint das Dialogfenster Tabellenspalten anordnen.

•	Auf der rechten Seite erscheinen alle Felder, die benutzt werden können.

•	Sie können den Spaltentitel ändern, in dem Sie in das Feld Bezeichnung einen anderen Namen eintragen.

•	Legen Sie die Startsortierung fest. Alle Eintragungen in der Tabelle werden dann entsrechend sortiert.

•	Über das Feld Länge können Sie die Größe der Spalte angeben.

•	Klicken Sie auf Zeigen, um die aktuellen Einstellungen anzuzeigen.

•	Wenn Ihnen die Einstellungen zusagen, bestätigen sie mit OK oder verwerfen die Änderungen mit Abbruch.


Dokumente finden und sortieren

 siehe auch

In ADK ist es ganz einfach ein Dokument wiederzufinden, da es ja Adressen und/oder Themen zugeordnet ist.

Weiterhin können Sie folgende Funktionen benutzten:

•	Sie können sich alle Dokumente anzeigen lassen

•	Und sie nach verschiedenen Kriterien sortieren

•	Dokumente eines Eintrages und seiner Untereinträge anzeigen

Alle Dokumente anzeigen

•	Wählen Sie aus dem Menü Ansicht / Alle Dokumente

•	Es erscheint ein Fenster mit allen in ADK verwalteten Dokumenten

Dokumente Sortieren

•	Klicken Sie, wenn Sie die Einstellung Report gewählt haben, auf die Spaltenüberschriften

•	Die Einträge werden nun sortiert; beim ersten Klick absteigend, beim zweiten Klick aufsteigend

Dokumente eines Eintrages und seiner Untereinträge anzeigen

•	Klicken Sie auf den Schalter Dokumente eines Eintrages und seiner Untereinträge anzeigen

•	Dieser Schalter bleibt solange dedrückt, bis Sie ihn ein zweites Mal betätigen


Ein Dokumente auf Wiedervorlage legen
Dokumente auf Wiedervorlage legen

 siehe auch

Die Wiedervorlage von ADK erinnert Sie automatisch an Dokumente oder Notizen, die Sie zu Weiterbearbeitung auf Wiedervorlage gelegt haben.

•	Wählen Sie ein Dokument aus

•	Klicken Sie auf den Schalter DokumentDetail

•	Legen Sie das Dokument auf einen bestimmten Tag

Täglich

•	Das Dokument wird Ihnen täglich vorgelegt

Wöchentlich

•	Das Dokument wird Ihnen wöchentlich vorgelegt

Monatlich

•	Das Dokument wird Ihnen monatlich vorgelegt

Datum

•	Das Dokument wird Ihnen an diesem Tag vorgelegt

Hinweis

Täglich, wöchentlich oder monatlich vorgelegte Dokumente, erscheinen, nach dem sie erledigt wurden, am nächsten Tag, Woche, Monat wieder.


Dokumentvorlage

 siehe auch

Dokumentvorlagen in ADK dienen dem Erstellen neuer Dokumente.

Z.B. können Sie für Briefe, die Sie schreiben, alle Voreinstellungen in einer Dokumentvorlage vornehmen.

So steht Ihnen der fast schon fertige Brief jederzeit zur Verfügung, Sie brauchen nur noch den Text und die Adresse einfügen.

Achtung

Neue Dokumente können in ADK nur aus Dokumentvorlagen erstellt werden

•	Wählen Sie den Menüpunkt Tools / Anwendungen

•	Markieren Sie die Anwendung, für die Sie einen Dokumentvorlage erstellen, bearbeiten oder löschen möchten

•	Klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten

•	Wählen Sie den Reiter Vorlagen

Hinweis

Damit Ihnen neuangelegte Vorlagen zur Verfügung stehen, müssen Sie diese unbedingt in das Vorlagenverzeichnis von ADK speichern bzw. kopieren.

Das Vorlagenverzeichnis von ADK ist das Installationsverzeichnis von ADK + Vorlagen.

Standardmäßig: C:\Programme\Kiehns\ADK\Vorlagen. Beachten Sie den Hinweis im Dialogfenster beim Neuerstellen von Vorlagen.


Serienbrief
Einen Serienbrief in ADK erstellen

In ADK können Sie ganz einfach einen Serienbrief erstellen.

ADK unterstützt die Serienbrieffunktion für Word 6 / Word 7 / Word 8.

•	Wählen Sie ein vorhandenes Dokument für den Serienbrief aus

•	Wählen Sie den Menüpunkt Seriendruck / Serienbrief mit Word, es öffnet sich ein Dialogfenster

•	Fügen Sie alle Adressen ein (Schalter Adresse einfügen, Adresszweig einfügen)

•	Klicken Sie auf den Schalter Starten, um Word zu starten

•	Während des Startens von Word wird automatisch das Dokument geladen und die Datendatei mit den Adressen an Word übergeben

•	In Word haben Sie nun die Schalterleiste Serienbrief zur Verfügung, mit der Sie nun Felder in das Dokument einfügen und den Seriendruck starten können


Notiz

Die Möglichkeit der Notiz sollten sie nutzen, wenn sie eine Notiz oder Anmerkung speichern wollen, ohne dabei extra eine Datei erstellen zu müssen.

Dabei kann es sich um Informationen zu Telefongespräche, mündliche Absprachen, ect. handeln.

•	Klicken Sie auf den Schalter Neue Notiz

•	Vergeben Sie einen Titel und nehmen Sie weitere Einstellungen vor, wenn nötig

•	Bestätigen Sie mit OK

•	Jetzt geben Sie Ihre Notiz im Notizfeld ein


Baumstruktur
Baumstruktur neu einlesen

Unter Umständen kann es dazu kommen, daß die Adress- oder Themenbaumstruktur nicht mehr mit den Daten in der Datenbank übereinstimmt.

In diesem Fall wird ein Fehler ausgegeben und sie werden aufgefordert die Baumstruktur neu einzulesen.

•	Wählen Sie den Menüpunkt Tools / Baumstruktur, es erscheint ein Dialogfenster.

•	Klicken sie auf OK.

Hinweis

Befinden Sie sich im Adressbaum, so wird der Adressbaum neu eingelesen, befinden sie sich jedoch im Themenbaum, wird der Themenbaum neu eingelesen


Kataloge

Kataloge sind Nachschlagefelder, um häufig benutzte Eingaben zu automatisieren. Diese können Sie bearbeiten.

Folgende Kataloge sind in ADK verfügbar:

•	Dokument-Art

•	Dokument-Autor

•	Serienbrief-Anrede Briefkopf

•	Serienbrief-Anrede

•	Serienbrief-Herr / Frau

•	Serienbrief-Grußwort

So Erweitern oder Ändern Sie die Einträge:

•	Wählen Sie z.B. den Menüpunkt Kataloge / Dokument-Art. Es erscheint das Dialogfenster Dokument-Art.

•	Fügen Sie neue Einträge hinzu oder löschen Sie Einträge.

•	Bestätigen Sie mit OK


Statuszeile
Die Statuszeile

In der Statuszeile werden Informationen vom System und ADK angezeigt.

Felder

•	Datum

•	Uhrzeit

•	Freier Arbeitsspeicher in %

•	Freier Speicher der Windows-Auslagerungsdatei in %

•	Freier Festplattenspeicher in Mbyte

•	Aktuelle Adressvorlage


Datensicherung

Es kann immer einmal vorkommen, daß Daten aus welchen Gründen auch immer verloren gehen.

ADK bietet die Möglichkeit, die Datenbankdateien zu sichern.

Dabei wird im Verzeichnis Sicherung des Mandanten ein neues Verzeichnis  mit fortlaufender Nummer angelegt.

So gehen Sie vor:

•	Wählen Sie den Menüpunkt Tools / Datensicherung. Es erscheint das Dialogfenster Datensicherung.

•	Klicken Sie auf OK. Der Stand der Sicherung wird durch den Fortschrittsbalken angezeigt.

Hinweis

Es werden nur die Datenbankdateien gesichert.

Um die Sicherung der Dokumente, müssen Sie sich selbst kümmern.

Die Dokumente liegen normalerweise im Verzeichnis Files des Mandanten


Weitere Felder

In ADK stehen Ihnen für Dokumente und Adressen benutzerdefinierte Felder zur freien Verfügung.

Dokumente:

•	6 Textfelder

Adressen:

•	6 Textfelder

•	2 Zahlenfelder

•	2 Datumsfelder

Die Feldbezeichnung können Sie unter Tools / Optionen ändern


Tips & Tricks

Einfügen der Adresse in ein Dokument

Ein existierendes Dokument als Vorlage für das neue Dokument verwenden

ADK beenden


Adresse in ein Dokument einfügen
Einfügen der Adresse in ein Dokument

Bevor ein Dokument in die Anwendung geladen wird, wird die Adresse im aktuellen Adressformat in die Windows-Zwischenablage kopiert.

Mit der Tastenkombination [Strg+V] oder über den Menüpunkt Bearbeiten/Einfügen der Anwendung können sie die Adresse an der Cursorposition einfügen.

Die Adresse befindet sich solange in der Zwischenablage, bis sie durch einen anderen Kopiervorgang überschrieben wurde.


Ein existiernedes Dokument als Vorlage für das neue Dokumenet verwenden

Beispiel : Sie haben an jemanden einen Brief geschrieben. Diesen Brief wollen sie auch an jemand anderen mit ein paar kleinen Änderungen schreiben.

Siehe auch  Dokument kopieren


ADK beenden

Beenden sie ADK erst, nach dem sie alle Dokumente, die sie aus ADK heraus gestartet haben, geschlossen haben.

Andernfalls gehen Informationen über das Änderungsdatum verloren.