Datensätze einer Abfrage benutzerdefiniert sortieren

In einer Datenbank mit Adressdaten speichern Sie auch die Geburtstage von Freunden und Bekannten. Diese Daten liegen im Format TT.MM.JJJJ vor. Sie möchten aber eine Liste erzeugen, in der die Geburtstage nur nach Monat und Tag sortiert sind.

Bei Access 97 und 2000 basieren Berichte auf Auswahlabfragen. Definieren Sie nun eine Abfrage, die die jeweiligen Datensätze in der gewünschten Sortierung vorlegt. Gehen wir davon aus, dass Ihre Daten in der Tabelle »Person« gespeichert sind und die relevanten Felder die Bezeichnungen »Name«, »Vorname« und »Geburtsdatum« tragen.

Erzeugen Sie eine neue Abfrage, indem Sie im Datenbankfenster unter »Abfragen« auf die Schaltfläche »Neu« klicken. Markieren Sie im folgenden Dialog den Eintrag »Entwurfsansicht« und klicken Sie auf »OK«. Jetzt öffnet sich der Dialog »Tabelle anzeigen«. Wählen Sie dort die Tabelle »Person« aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche »Hinzufügen«. Schließen Sie den Dialog »Tabellen anzeigen« mit »Schließen«. Im oberen Bereich der neuen Abfrage sehen Sie die Tabelle mit den Feldern, auf denen die Abfrage basiert. Im unteren Bereich listet Access spaltenweise die Felder auf, deren Daten Sie anzeigen und für die Sie Auswahlkriterien oder Sortierungen festlegen wollen. Führen Sie einen Doppelklick auf die Felder »Name«, »Vorname« und »Ge-burtsdatum« aus, die Sie im unteren Bereich aufnehmen möchten.

Jetzt legen Sie noch die Auswahlkriterien und die Sortierung fest. Klicken Sie im unteren Bereich in die Zeile »Feld« der ersten freien Spalte und tragen Sie »Monat([Geburtsdatum])« ein. Diese Angabe bezieht sich auf das Ergebnis der Funktion »Monat()«, die Sie auf das Tabellenfeld »Geburtsdatum« anwenden. Diese Funktion liefert Ihnen nun den Monat des übergebenen Datums als numerischen Wert zurück.

Analog zur letzten Angabe fügen Sie nun in der Zeile »Feld« der nächsten Spalte »Tag([Geburtsdatum])« ein. Deaktivieren Sie in den beiden letzten Spalten das Kontrollkästchen »Anzeigen« und wählen Sie im Feld »Sortierung« die Option »Aufsteigend« aus. Speichern Sie jetzt die Abfrage unter dem Namen »Geburtstagsliste« ab. Die soeben definierte Abfrage können Sie nun nutzen, um einen Bericht zu generieren, in dem alle erfassten Geburtstage Ihrer Freunde und Bekannten sortiert nach Monat und Tag niedergeschrieben sind.