Winword 7.0

Tip: Nach dem Betätigen der Schaltfläche ╗Adresse einfügen½ in der Standard-Symbolleiste von Word für Windows kann man im Handumdrehen eine Adresse aus der Kontakte-Liste von Schedule+ auswählen und in das Dokument einfügen. Theoretisch zumindest, denn das Adreßformat, das Word dabei verwendet, ist sehr einfach - lediglich der Name des Empfängers und die Anschrift wird als Adresse eingefügt. Möchte man weitere Angaben wie Firmennamen, Titel oder Abteilung in die Adresse aufnehmen, oder gar ausländische Adreßschreibweisen verwenden, muß jedoch getrickst werden. Möchten Sie selbst bestimmen, in welcher Form Word die Adressen in das Dokument einbindet, können Sie die Funktion ╗Bearbeiten | Autotext½ für diesen Zweck mißbrauchen. Geben Sie dafür zunächst den Aufbau der auszugebenden Adresse in Form von Platzhaltern in das Dokument ein - eine Auflistung der Platzhalter sehen Sie im nebenstehenden Kasten äDie Schedule-Felder im Überblickô. Möchten Sie also das Adreßformat FirmaAbteilungAnsprechpartnerAnschriftPLZ Ortverwenden, müßten Sie zunächst folgenden Text vorbereiten:<PR_COMPANY_NAME><PR_DEPARTMENT_NAME><PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME> <PR_STREET_ADDRESS> <PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>Markieren Sie danach die komplette Adreßvorlage und wechseln Sie in das Untermenü ╗Bearbeiten | AutoText½. Dort tragen Sie dann im Feld ╗Name½ die Bezeichnung ╗Adreßlayout½ ein und klicken auf die Schaltfläche ╗Hinzufügen½. Der Name ╗Adreßlayout½ sorgt dafür, daß Word dieses Format anstelle seines Standard-Adreßformats verwendet. Beim nächsten Einfügen einer Adresse aus Schedule+ über die Schaltfläche ╗Adresse einfügen½ erscheinen die Einträge des ausgewählten Datensatzes in der als ╗Adreßlayout½ definierten Form. Falls Sie oft mit wechselnden Adreßlayouts arbeiten, zum Beispiel weil Sie häufig Briefe und andere Post ins Ausland verschicken, können Sie auch mehrere Autotexte anlegen, die Sie bei Bedarf in ╗Adreßlayout½ umbenennen. Legen Sie also zum Beispiel für jedes Land ein eigenes Adreßlayout an und benennen Sie es ╗USA½, ╗Frankreich½ und ╗Italien½. Wenn Sie das Adreßlayout ändern wollen, schreiben Sie den Namen des Layouts - also zum Beispiel ╗Frankreich½ - in das Dokument und betätigen Sie die Taste [F3]. Word fügt die Vorlage für das Adreßlayout in das Dokument ein. Diesen Text markieren Sie und wählen ╗Bearbeiten | AutoText½. In das Feld ╗Name½ schreiben Sie die Bezeichnung ╗Adreßlayout½ und klicken auf ╗Hinzufügen½. Beantworten Sie danach die Frage, ob Sie den Autotext-Eintrag neu definieren wollen mit ╗Ja½ und das Adreßlayout wird bis zur nächsten Änderung in der soeben definierten Form beibehalten. Die Schedule-Felder im Überblick Adressfeld:Vorname <PR_GIVEN_NAME>Nachname <PR_SURNAME>Anschrift <PR_STREET_ADDRESS>PLZ <PR_POSTAL_CODE>Ort <PR_LOCALITY>Land <PR_COUNTRY>Bundesland <PR_STATE_OR_PROVINCE>Position <PR_TITLE> Firma <PR_COMPANY_NAME>Abteilung <PR_DEPARTMENT_NAME> Büro <PR_OFFICE_LOCATION>Sekretariat <PR_ASSISTANT>Telefonnummern: Firma <PR_PRIMARY_TELEPHONE_NUMBER>Privat <PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER> Fax <PR_PRIMARY_FAX_NUMBER>Mobiltelefon <PR_MOBILE_TELEPHONE_NUMBER> Funkruf <PR_PAGER_TELEPHONE_NUMBER>Sekretariat <PR_ASSISTANT_TELEPHONE_NUMBER> Firma2 <PR_OFFICE2_TELEPHONE_NUMBER>Privat2 <PR_HOME2_TELEPHONE_NUMBER>