INDEX

PlanPoint

Schema giornaliero - GIORNO, Schema settimanale, Schema mensile - MESE, Impegni

Numeri importanti, Indirizzi

Note

Spesi

Obiettivi, Progetti, Operazioni, Visione globale del progetto

Calendario, Parametri, Avvenimenti, Esterno

Note

Funzione di ricerca

Schema giornaliero - GIORNO


Note

PLANPOINT sopporta una funzione di nota valida per l’intero programma. Consiste nella correlazione di una nota ad una determinata informazione, per esempio per l’aggiunta di altre indicazioni oppure come memorandum. A questo scopo occorre aprire il simbolo NOTE a fianco dell’informazione che interessa e scrivere il testo sul blocco note visualizzato. Ogni informazione avrà un titolo di riferimento.

 Una nota può essere collegata alle seguenti informazioni:

-	Schema giornaliero (appuntamenti)

-	Operazioni

-	Impegni

-	Indirizzi

-	Progetti

E’ inoltre possibile redigere note libere e non legate ad informazioni.

Poichè per ogni punto di informazione può essere aperto un blocco note,  più note concernenti una sola informazione dovranno essere riunite in uno stesso blocco. Lo spazio del foglio è invece illimitato. Una volta completata la nota occorre chiudere il blocco cliccando OK (oppure premendo <ALT> + <O>). Comparirà un blocco con note (non più vuoto) a fianco dell’informazione, ad indicare che all’informazione è stata assegnata una nota.

* Per collegare una nota ad un’informazione:

Mouse:

Cliccare sul simbolo NOTE.

Tastiera:

Posizionarsi sul simbolo NOTE premendo il tasto <TAB>. Attorno al simbolo comparirà una linea tratteggiata, ad evidenziare l’avvenuta selezione. Per aprire il blocco note, premere la barra spaziatrice.

* Per chiudere una nota:

Mouse:

Cliccare su OK.

Tastiera:

Premere <ALT> + <O>, oppure posizionarsi su OK con l’ausilio del tasto <TAB> e premere la barra spaziatrice.

 * Per cancellare una nota:

Mouse:

Cliccare su ANNULARE.

Tastiera:

Premere <ALT> + <A>, oppure posizionarsi su ANNULARE con l’ausilio del tasto <TAB>, infine premere la barra spaziatrice.


Funzione di ricerca

PLANPOINT dispone di un efficace sistema per la ricerca rapida di una informazione su tutti i moduli. Il processo di ricerca si estende fino al livello più basso. Seguendo il criterio indicato, la ricerca interessa dapprima i titoli presenti dell’archivio dati e, qualora necessario, prosegue analizzando i testi riga per riga. PLANPOINT procede quindi ad una verifica dell’intero programma sulla base del parametro di ricerca indicato. La ricerca può essere condotta anche sulle note collegate. Per il modulo RUBRICA è attivata una funzione di ricerca propria.

Una procedura di ricerca può essere avviata nelle seguenti sezioni:

•	Giorno

•	Indirizzi

•	Numeri importanti

•	Note

•	Impegni + archivio

•	Spesi

•	Obiettivi

•	Progetti

•	Avvenimenti

Su richiesta il programma estende la propria ricerca anche alle note correlate a queste  sezioni.

Si attiva la funzione di ricerca cliccando il pictogramma della lente d’ingrandimento nell’angolo superiore destro dello schermo oppure premendo <F4>. Sulla finestra di dialogo visualizzata occorre indicare:

-	il criterio di ricerca (l’oggetto della ricerca)

-	il modulo in cui il programma deve effettuare l’operzione di ricerca

-	la richiesta di estensione della ricerca alle note correlate.

* Per avviare una procedura di ricerca:

Mouse:

Cliccare sulla lente d’ingrandimento. Apparirà il dialogo di ricerca. Cliccare poi sul campo RICERCARE del criterio di ricerca e digitare il testo in oggetto. Con il puntatore del mouse selezionare la sezione da esaminare e indicare se la ricerca debba eventualmente essere estesa alle note. Per avviare la procedura di ricerca cliccare sul pulsante CERCARE.

Tastiera:

Premendo <F4>, si apre la finestra del dialogo di ricerca. Con <TAB> posizionarsi sul campo RICERCARE del criterio di ricerca e digitare il testo in oggetto. Premendo <TAB> e la barra spaziatrice selezionare la sezione da esaminare e indicare se la ricerca debba eventualmente essere estesa alle note correlate. Per avviare la procedura di ricerca, premere <ALT> + <C>.

Selezione dal elenco di alternative

Qualora la funzione ricerca abbia ritrovato più dati sotto lo stesso criterio di ricerca, comparirà un elenco con i titoli delle informazioni e le rispettive date di inserimento, nel quale sarà possibile ricercare l’informazione desiderata.

* Per selezionare un dato dal elenco:

Mouse:

Cliccare sul dato desiderato: esso verrà evidenziato e l’informazione corris-pondente apparirà sullo schermo.

Tastiera:

Premendo i cursori posizionarsi sul dato desiderato, che verrà evidenziato. Premendo la barra spaziatrice comparirà sullo schermo l’informazione corrispondente.


Schema giornaliero - GIORNO

 * Appuntamenti: testo e durata

1.	Posizionare il cursore sulla riga di testo a fianco dell’ora desiderata.

2.	Digitare una breve descrizione dell’appuntamento.

3.	Premere il pulsante DURATA per fissare la durata dell’appuntamento.

4.	Indicare sulla finestra di dialogo visualizzata la durata prevista dell’appuntamento e cliccare su OK. PLANPOINT calcolerà automaticamente il termine dell’appuntamento e trasferirà tutti i dati relativi all’appuntamento in un blocco allo schema giornaliero. La durata fissata per l’appuntamento verrà evidenziata da una barra verticale posizionata tra la colonna delle ore e le righe di testo. In mancanza di altre indicazioni, PLANPOINT presuppone la validità di un appuntamento limitatamente al giorno per cui è stato fissato.

* Appuntamenti regolari

Alcuni appuntamenti si ripetono ad intervalli regolari all’interno di un determinato periodo. Con questa funzione si evita di dovere indicare gli appuntamenti singolarmente.

1. Cliccare sul pulsante PERIODICITà.

2. Sulla finestra di dialogo visualizzata digitare il periodo (p.es., dal 1-1-92 al 31-12-92) e la frequenza degli appuntamenti (p.es. giornaliera, settimanale, mensile, altro (ogni X giorni)).

3. Confermare cliccando su OK.

 * Un nuovo appuntamento in corrispondenza di un appuntamento pre-cedentemente fissato e    confermato

Nel caso di inserimento di un appuntamento in corrispondenza di una scadenza pre-cedentemente fissata, compare sull’intestazione il messaggio “INTERFERENZA DI ORARIO!”.

 * Appuntamento con orario deviante

PLANPOINT offre la possibilità di fissare un orario anche quando non è previsto dall’agenda (p.es. le 11.15 con la pagina dell’agenda ripartita su ore piene), configurando la pagina dell’agenda secondo l’orario desiderato, senza limiti per quanto riguarda gli inserimenti da effettuare.

Mouse:

Cliccare su un orario normale di fianco ad una riga di testo vuota e digitare l’orario desiderato (per esempio,  11:15), infine inserire la descrizione dell’appuntamento nella riga di testo.

Tastiera:

Premendo i tasti  '->' posizionare il cursore su un orario normale di fianco alla riga di testo libera e digitare l’orario desiderato (p.es. 11:15). Premendo <TAB> spostarsi sulla riga di testo e digitare la descrizione dell’appuntamento.

* Un appuntamento da spostare

La procedura per spostare un appuntamento in PLANPOINT è estremamente semplice: l’appuntamento viene infatti trasferito al giorno desiderato alla stessa ora.

 Mouse:

Cliccare sull’appuntamento da spostare. Cliccare quindi sul pulsante SPOSTARE nella parte superiore. Sulla finestra di dialogo selezionare la nuova data con il puntatore. Cliccando su OK, l’appuntamento verrà trasferito alla data indicata.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionare il cursore sull’appuntamento da spostare. Premendo <ALT> + <S> viene attivata la funzione SPOSTARE. Con l’ausilio dei tasti '->', digitare la nuova data sulla finestra di dialogo. Premendo <ALT> + <O>, l’appuntamento verrà trasferito alla data indicata.

* Annullamento di un appuntamento

E’ estremamente facile anche cancellare un appuntamento dalla propria agenda.

Mouse:

Cliccare sull’appuntamento da cancellare. Cliccando su ANNULARE nella parte superiore dello schermo, scompariranno sia l’appuntamento che la relativa barra.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionare il cursore sull’appuntamento da cancellare. Premendo

<ALT> + <A> viene attivata la funzione ANNULARE e vengono eliminati sia la registrazione del l’appuntamento sia la relativa barra.

* Collegamento fra note e appuntamenti

L’agenda permette di mettere in relazione tutti gli appuntamenti con delle note semplicemente aprendo il blocco note in corrispondenza di ogni appuntamento e digitando tutte le informazioni necessarie (a ogni appuntamento corrisponde una sola pagina di blocco). Una volta completata la nota, basterà chiudere il blocco note cliccando su OK oppure premendo <ALT> + <O>. Al posto del simbolo raffigurante un blocco vuoto, comparirà ora un blocco con note.

* Una nuova data

Con i tre pulsanti situati nell’intestazione dello schema giornaliero è possibile sfogliare rapidamente e agevolmente la propria agenda.

Pulsante DATA:

Situato all’estremità sinistra, permette di aprire un calendario mensile, dal quale selezionare la data che interessa.

Pulsante SETTIMANA #:

Digitando il numero della settimana, è possibile richiamare lo stesso giorno in un’altra settimana.

Pulsante GIORNO #:

Digitando il giorno della settimana è possibile spostarsi su un altro giorno.

Mouse:

Cliccare sul pulsante DATA e cliccare su OK.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionare il cursore sul pulsante DATA e premere la barra spaziatrice. Sulla finestra di dialogo, posizionarsi sull’agenda (con il tasto <TAB>) e selezionare la nuova data

(tasti '->'). Premendo <ALT> + <O> si richiama la nuova data.

* Vistare gli impegni

Una volta completata un impegno, è possibile segnalare al programma che l’attività programmata è stata eseguita. L’impegno verrà cancellato dalla pagina dell’agenda e memo-rizzato nell’archivio.

 Mouse:

Cliccare sul impegno nell’apposita finestra dello schema giornaliero. Quando sulla finestra di dialogo comparirà la domanda TERMINATO?”, cliccare su SI. L’impegno scompare e viene memorizzato nell’archivio degli impegni.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionarsi sulla finestra dello schema giornaliero. Con i tasti  '->' selezionare l’impegno in questione e premere la barra spaziatrice. Quando sulla finestra di dialogo comparirà la domanda, TERMINATO?, premere <ALT> + <S>. L’impegno scompare e viene memorizzato nell’archivio degli impegni.

* Trasferimento di un’ operazione sullo schema giornaliero

Nel corso di una giornata, le operazioni non ancora completate vengono automaticamente visualizzate nella finestra dell’agenda. Al fine di avere un quadro generale di tutte le operazioni previste in un determinato giorno sull’agenda è possibile trasferire le operazioni progettuale dalla finestra allo schema giornaliero. Con la funzione DURATA è quindi possibile assegnare un determinato tempo per l’esecuzione delle operazioni, procedendo analogamente alla definizione della durata degli appuntamenti.

* Per trasferire un’ operazione sullo schema giornaliero

Mouse:

Posizionare il cursore sull’orario di inizio scelto. All’interno della finestra dell’agenda del giorno, cliccare sull’operazione in questione. All’interno della finestra di dialogo, cliccare sull’opzione “COPIARE SU AGENDA”.  L’operazione viene copiata nello schema giornaliero in corrispondenza dell’orario indicato precedentemente. Con la funzione DURATA è possibile definire il tempo richiesto per eseguire l’operazione.

Attenzione: L’orario d’inizio deve essere selezionato prima di copiare l’operazione sullo schema giornaliero. Qualora venga scelto un orario, in corrispondenza del quale sia già registrato un appuntamento, nella finestra di dialogo non comparirà l’opzione “COPIARE SU AGENDA”.

Tastiera:

Posizionare il cursore sull’orario di inizio desiderato. Premendo <TAB>, posizionarsi sulla finestra dello schema giornaliero e selezionare l’operazione da copiare premendo i tasti  '->' All’interno della finestra di dialogo, selezionare l’opzione “COPIARE SU AGENDA” con il tasto <TAB>, e premere la barra spaziatrice. Viene copiata nello schema giornaliero in  corrispondenza dell’orario indicato precedentemente. Con la funzione DURATA è possibile definire il tempo richiesto per eseguire l’operazione.

Attenzione: L’orario d’inizio deve essere selezionato prima di copiare l’operazione sullo schema giornaliero. Qualora venga scelto un orario, in corrispondenza del quale sia già registrato un appuntamento, nella finestra di dialogo non comparirà l’opzione “COPIARE SU AGENDA”.

* Aggiornamento del tempo utilizzato per l’esecuzione di un’ operazione

Nel caso in cui un’ operazione richieda un tempo prolungato, è possibile detrarre il numero delle ore impiegate dal tempo globale previsto per questa operazione nell’ambito del progetto.

 Mouse:

Cliccare sull’operazione in questione. Nella finestra di dialogo, cliccare sullo spazio delle ore e indicare il numero delle ore impiegati. Cliccare quindi sull’opzione TEMPO IMPIEGATO, al fine di sottrarre le ore di lavoro dal tempo globale previsto. Il tempo rimanente per il completamento del progetto apparirà sulla finestra dell’agenda del seguente giorno lavorativo e allo stesso tempo verrà aggiornata la gestione generale del progetto.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionarsi sull’operazione in questione e premere la barra spaziatrice. Nella finestra di dialogo, premendo <TAB> posizionarsi sullo spazio delle ore e digitare il numero delle ore di lavoro. Sempre con l’ausilio di <TAB>, posizionarsi sul pulsante TEMPO IMPIEGATO e premere la barra spaziatrice. Il numero delle ore verrà sottratto dal tempo globale. Il tempo rimanente per il completamento del progetto apparirà sulla finestra dell’agenda del seguente giorno lavorativo. Allo stesso tempo verrà aggiornata la gestione generale del progetto.

* Registrazione del completamento di un’ operazione

Una volta completato un’ operazione connessa ad un progetto, è possibile registrarne il completamento. Le operazione completati scompaiono dalla finestra dell’agenda. La gestione globale del progetto viene aggiornata automaticamente. Sarà possibile visualizzare anche gli impegni completati  (contrassegnati da una “V”) nel prospetto generale delle operazioni.

Mouse:

Cliccare sull’operazione portata a termine. Sulla finestra di dialogo, cliccare sull’opzione OPERAZIONE ESEGUITA. L’operazione scomparirà dalla finestra dell’agenda e verrà vistata  all’interno della gestione globale del progetto.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionarsi sulla finestra dell’agenda e, con l’ausilio dei tasti   '->', selezionare l’operazione completata, infine premere la barra spaziatrice. Nella finestra di dialogo, sempre con l’ausilio di <TAB>, selezionare l’opzione OPERAZIONE ESEGUITA, infine premere la barra spaziatrice. L’operazione scomparirà dalla finestra e verrà vistata all’interno della gestione globale del progetto.

* Stato di un’ operazione

Se è stato superato il termine per l’esecuzione di un’ operazione, le ore ancora necessarie per il completamento verranno visualizzate in rosso. Qualora questo ritardo comprometta il completamento dell’intero progetto, allora l’intera riga verrà visualizzata in rosso.


Schema settimanale

Lo schema settimanale permette di avere un quadro completo di tutti gli appuntamenti, gli impegni e le attività per una determinata settimana. La funzione dello schema settimanale è esclusivamente di consultazione: non è infatti possibile inserire o modificare i dati inseriti.

* Selezione di un giorno dallo schema settimanale:

Dallo schema settimanale è possibile visualizzare direttamente una pagina relativa a uno dei giorni della settimana.

 Mouse:

Cliccare con il tasto SINISTRO del mouse sul giorno che interessa, comparirà la pagina dell’agenda corrispondente. Cliccando invece con il tasto DESTRO sul giorno che  interessa, si otterrà un ingrandimento del relativo campo, per una migliore lettura delle relative informazioni.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionarsi sul giorno in questione e premere la barra spaziatrice.

* Selezione di un’altra settimana

Attivando il pulsante SETTIMANA # (nella parte superiore), è possibile visualizzare lo schema settimanale relativo ad un’altra settimana.

Mouse:

Cliccando sul pulsante SETTIMANA # vengono attivati i pulsanti  '->'. Cliccando su questi due pulsanti, si seleziona il numero della settimana. Cliccando nuovamente sul pulsante

SETTIMANA #, si richiama lo schema relativo alla settimana che interessa.

Tastiera:

Premendo <TAB>, posizionarsi sul pulsante SETTIMANA # e premere la barra spaziatrice, attivando in tal modo i pulsanti  '->'. Sempre premendo <TAB>, posizionarsi su uno di questi pulsanti e premere la barra spaziatrice fino a selezionare la settimana desiderata. Posizionandosi nuovamente sul pulsante SETTIMANA # con l’ausilio del tasto <TAB> e premendo la barra spaziatrice, si  richiama lo schema relativo alla settimana che interessa.

* Visualizzare gli appuntamenti non visibili  (scorrimento)

Per ogni giorno vengono visualizzate al massimo 4 righe, ad eccezione del sabato e della domenica, per i quali è disponibile solo una riga. Qualora in corrispondenza di un giorno la/le registrazione/i occupino più di 4 righe, è possibile scorrere l’elenco con l’ausilio della riga di scorrimento, oppure ingrandire l’elenco, cliccando sul campo giorno con il tasto destro del mouse.

Mouse:

all’interno della riga di scorrimento, cliccare su una freccia verso l’ALTO o il BASSO.

Tastiera:

Con l’ausilio delle frecce della tastiera  '->' è possibile scorrere completamente l’elenco.


Schema mensile - MESE

Lo schema mensile presenta una barra di tempo orizzontale (per la notazione d’ora e data  europea) o una barra di tempo verticale (per la  notazione americana). La barra offre la possibilità di individuare subito le ore e i giorni ancora liberi. Il tipo di notazione ora e data viene scelto nella sezione PARAMETRI del modulo INFO. Lo schema mensile è stato concepito per consentire una rapida analisi della situazione. Lo schermo non permette di introdurre o di modificare informazioni. Le barre di tempo sono determinate dagli appuntamenti e dai compiti introdotti sullo schema giornaliero.

Nella sezione PARAMETRI del modulo INFO si può indicare come devono essere rappresentati i giorni e le ore sugli assi orizzontale e verticale. La funzione di stampa dello schema mensile sempre colloca i giorni sull’asse verticale.

* Scegliere un altro mese

Con il pulsante MESE che si trova nella parte superiore del mese si può consultare un mese a scelta.

Mouse:

Cliccare sul pulsante MESE per aprire il calendario. Cliccare sul pulsante MESE del calendario per attivare i pulsanti  '->'. Cliccare su uno dei pulsanti fino ad ottenere il mese desiderato. Fare nuovamente clic per confermare la selezione e apparirà lo schema mensile desiderato.

Tastiera:

Spostarsi verso il pulsante MESE con il tasto <TAB> e premere la barra spaziatrice. Con il tasto <TAB> andare sul pulsante MESE del calendario che appare sullo schermo e premere la barra spaziatrice per attivare i pulsanti  '->'. Spostarsi con il tasto <TAB> su uno dei pulsanti e premere la barra spaziatrice fino ad ottenere il mese desiderato. Tornare con il tasto <TAB> sul pulsante MESE e premere la barra spaziatrice per ottenere lo schema mensile desiderato. Si tratta dello stesso procedimento usato per scegliere uno schema giornaliero o settimanale nelle rispettive sezioni.


Impegni

Qui si possono registrare tutte le attività che non sono appuntamenti o operazioni. Basti pensare ad esempio a piccole incombenze come scrivere una lettera, ricordarsi di un compleanno, fare una telefonata o rammentare una scadenza, che altrimenti sicuramente dimentichereste. Dopo aver eseguito un impegno, bisogna comunicarlo al programma. Così verrà inserito nell’archivio ai fini di un’eventuale successiva consultazione.

Gli impegni non ancora eseguiti vengono automaticamente rimandati al giorno seguente.

* Introdurre un impegno

E’ consigliabile effettuare una lista di impegni per ogni giorno. In questa lista indicare tutte le minore attività che si vogliono eseguire in un determinato giorno. L’eliminazione di un impegno dallo schema giornaliero lo trasferisce a un archivio che funziona da file di riferimento.

Mouse:

Cliccare sulla linguetta IMPEGNI. Inserire la data alla quale l’impegno deve essere  eseguito e digitare il testo. Gli impegni appaiono sullo schermo in ordine cronologico (prima i meno recenti).

Tastiera:

Scegliere la linguetta IMPEGNI con <ALT>+ <I>. Introdurre la data alla quale l’impegno deve essere eseguito. Spostarsi con il tasto <TAB> all’apposita riga e introdurvi il testo. Gli impegni appaiono sullo schermo in ordine cronologico (prima i meno recenti).

* Modificare un impegno

Per modificare un impegno bisogna prima cancellare il testo esistente con il tasto <DEL> o premere <CTRL> + <Y>, poi introdurre il nuovo testo.

* Consultare l’archivio

Per controllare il contenuto di un impegno già eseguito consultare l’archivio. Vi troverete una lista in ordine cronologico di tutti gli impegni già eseguiti.

Mouse:

Cliccare sul pulsante ARCHIVIO. Sarà visualizzata una lista completa degli impegni già eseguite con i relativi appunti. Si può ‘sfogliare’ la lista utilizzando la barra di scorrimento.

Tastiera:

Scegliere il pulsante ARCHIVIO con <ALT> + <A>. Sarà visualizzata la lista completa degli impegni già eseguiti con i relativi appunti. Si può ‘sfogliare’ la lista utilizzando i tasti  '->' • 	Rimuovere degli impegni eseguiti dall’archivio

* E’ bene vuotare di tanto in tanto l’archivio.

Se non si desidera conservare ulteriormente certi impegni archiviati, si può rimuoverle dall’archivio attivando il pulsante SOPPRIMERE.

Mouse:

Cliccare sul impegno da sopprimere. Cliccare sul pulsante SOPPRIMERE per eliminare l’impegno dall’archivio.

Tastiera:

Spostarsi al impegno da sopprimere con i tasti  '->' e premere la barra spaziatrice. Premere  <ALT> + <S> per eliminare l’impegno dall’archivio.

* Comunicare l’avvenuta esecuzione di un impegno

Per inviare all’archivio un impegno già eseguito  confermarle nella finestra dello schema giornaliero oppure premere il pulsante TERMINATO nella sezione IMPEGNI.

Mouse:

Cliccare sul’impegno eseguito. Cliccare sul pulsante TERMINATO. Cliccare su Sì oppure su Uscita per eseguire oppure annullare il comando.

Tastiera:

Premere <TAB> e utilizzare i tasti '->'  per scegliere la Cosa da fare già eseguita. Con <ALT> + E attivate il pulsante ESEGUITO. Premere <ALT>.+.<S> per eseguire il comando, oppure <ALT> + <A> per annullarlo.


Numeri importanti

Questo schermo permette una rapida consultazione dei più importanti numeri telefonici. Vi si possono introdurre i numeri dei servizi di soccorso, quelli di parenti ecc.

* Introdurre nome e numero telefonico

Mouse:

Cliccare su un campo NOME vuoto e introdurre il testo. Cliccare sul campo NUMERO corrispondente e introdurre il numero telefonico.

Tastiera:

Se il cursore si trova all’inizio di un campo NOME vuoto, si può subito introdurre il testo. Con <TAB> spostarsi nel campo NUMERO corris-pondente e introdurre il numero telefonico.

Per modificare si soprascrivono testo e numero.

Per cancellare si utilizza il tasto DELETE sulla  tastiera.


Indirizzi

Su questo schermo si possono introdurre nuovi indirizzi e numeri telefonici e tenere aggiornata la banca dati personale.

* Introdurre e modificare un indirizzo

Aprendo la sezione INDIRIZZI il cursore si viene a trovare automaticamente sul campo NOME, consentendo di iniziare immediatamente l’immissione. Per modificare un indirizzo si soprascrivono testo e numero. Per cancellare l’indirizzo si utilizza il tasto DELETE sulla tastiera.

Mouse:

Cliccare sull’inizio del campo NOME e digitare il testo. Per passare ad altri campi  utilizzare <TAB>.

Tastiera:

Il cursore si trova all’inizio del campo NOME. Digitare il testo. Per passare ad altri campi utilizzare <TAB>.

* Funzione di ricerca nell’elenco indirizzi

Il modulo indirizzi dispone di una sua specifica ed efficiente funzione di ricerca, che attraverso  criteri di ricerca consente di ritrovare facilmente uno o più indirizzi. Per introdurre il criterio di ricerca si possono utilizzare tutti i campi informazione.

Mouse:

Cliccare su uno dei campi informazione di un modulo indirizzi vuoto. Digitare uno o più caratteri. Per attivare la funzione di ricerca cliccare sul pulsante RICERCARE.

Tastiera:

Con <TAB> andare a uno dei campi informazione di un modulo indirizzi vuoto. Digitare uno o più caratteri. Per attivare la funzione di ricerca utilizzare <TAB> per attivare il pulsante RICERCARE e premere la barra spaziatrice.

Nota: 	Se si attiva la funzione di ricerca senza determinare un criterio di ricerca, si ottiene una lista di tutti gli indirizzi nell’elenco.

* Scegliere un nome dalla lista di ricerca

Se il risultato della ricerca è un unico indirizzo, questo apparirà direttammente sullo schermo INDIRIZZI. Se il risultato presenta, invece, diverse possibilità, apparirà una lista dalla quale si potrà scegliere l’indirizzo ricercato.

Mouse:

Cliccare sul nome cercato. Cliccare sul pulsante ESTRARRE per far apparire l’indirizzo corrispondente.

Tastiera:

Con i tasti  '->' andare al nome ricercato. Premere quindi <ALT>.+.<E> per confermare la scelta e far apparire l’indirizzo corrispondente.

* Assegnare un appunto a un nome/indirizzo

A ogni indirizzo può essere assegnato un appunto aprendo il blocco note posto accanto al campo NOME. Utilizzare questa funzione per aggiungere ulteriori informazioni riguardo a un indirizzo.


Note

Questo modulo permete di redigere appunti generici, che non sono collegati direttamente con altre informazioni nel modulo AGENDA o nel modulo RUBRICA. A questo scopo il programma offre un blocco note completo.

Procedere esattamente come già descritto nella funzione NOTE, che si trova in tutti i moduli PLANPOINT.


Spesi

 PLANPOINT consente una facile amministrazione delle spese generali e di viaggio. E’ possibile ottenere una rassegna di tutte le spese effettuate in un determinato periodo di tempo.

Si possono registrare sia le spese preventivate che quelle reali: uno strumento ideale dunque per contenere spese private e aziendali.

La rassegna delle spese è legata al sistema di gestione dei progetti e consente di eseguire un controllo del bilancio per ogni progetto o operazione.

* Redigere una rassegna delle spese

Mouse:

Cliccare sul pulsante INSERIRE. Inserire nella finestra di dialogo il titolo della nuova rassegna e cliccare su OK. Il titolo apparirà così nella finestra riassuntiva. Inserire data, descrizione e importi. Il tasto <TAB> porta alla colonna seguente, il tasto <INVIO> alla riga seguente.

Tastiera:

Premere <ALT> + <I> per attivare il pulsante INSERIRE. Inserire nella finestra di dialogo il titolo della nuova rassegna e premere <ALT> + <O>. Il titolo apparirà così nella finestra riassuntiva. Inserire data, descrizione e importi. Il tasto <TAB> porta alla colonna seguente, il tasto <INVIO> alla riga seguente.

Importante: Gli importi della rassegna spese si limitano a sette cifre intere e due decimali, eccettuati i Franchi belgi (BF), le Lire italiane (Lit) e le Pesetas spagnole (Pts). Per queste  valute sono disponibili nove cifre intere senza NESSUN decimale.

* Redigere il bilancio di un progetto

Con il tasto SCEGLIERE si richiama una lista dei progetti definiti nel modulo PROGETTI. Premendo la barra spaziatrice sul titolo del progetto appare la rassegna delle spese del progetto scelto. Per ulteriori particolari riguardo a questa procedura si veda più in alto al paragrafo

' Redigere una rassegna delle spese’.

* Selezionare la valuta

Nello schermo PARAMETRI (modulo INFO) si può determinare la valuta da utilizzare nella rassegna delle spese.

Per muoversi sullo schermo si utilizzano i tasti  '->'


Obiettivi

In questa sezione si pongono le basi per la gestione dei progetti attraverso la formulazione degli obiettivi. Gli obiettivi sono sempre a lungo termine, possono essere sia aziendali che personali, e attraverso la loro definizione si individua su quali linee essenziali si muova la vita aziendale oppure quella personale. Quando gli obiettivi vengono posti in modo corretto, risulta molto più semplice stabilire delle priorità.

Bisogna cercare di dare agli obiettivi la massima concretezza e misurabilità, in modo da poter stabilire poi in che misura essi siano stati realizzati effettivamente.

* Introdurre e modificare obiettivi

Per definire un obiettivo devono essere inseriti un codice e un titolo. La scelta di un settore è facoltativa.

Mouse:

Cliccare su SETTORE e digitare il testo. Con <TAB> andare al CODICE. Inserire un codice che abbia una qualche attinenza con il progetto. Con <TAB> andare al TESTO e inserire un titolo. Se lo si desidera, si può spiegare l’obiettivo in modo più dettagliato nel blocco note.

Tastiera:

Con <TAB> andare all’inizio della sezione SETTORE e digitare il testo. Con <TAB> andare al CODICE. Inserire un codice che abbia una qualche attinenza con il progetto. Con <TAB> andare al TESTO e inserire il titolo. Se lo si desidera, si può spiegare l’obiettivo in modo più dettagliato nel blocco note.

* Indicare e modificare una priorità

Mouse:

Cliccare sul PULSANTE NUMERICO a sinistra dell’obiettivo. Apparirà un piccolo blocco numerico. Cliccare sul numero corrispondente alla priorità desiderata.

Tastiera:

Con <TAB> andare al PULSANTE NUMERICO a sinistra dell’obiettivo e premere la barra spaziatrice. Apparirà un piccolo blocco numerico. Con <TAB> andare al numero corrispondente alla priorità desiderata e premere la barra spaziatrice per confermare la scelta.


Progetti

Tutti i progetti vengono definiti nella sezione DEFINIZIONE PROGETTI dal  modulo PROGETTI. I dati inseritivi formano la base dell’intero sistema di gestione dei progetti PLANPOINT. Questo schermo rappresenta il punto focale di tutta la gestione dei progetti.

Un progetto è un insieme di operazioni interdipendente tendente alla realizzazione di uno stesso progetto.

Il primo schermo contiene un elenco di tutti i progetti con il rispettivo codice, le date d’inizio  e di conclusione e la descrizione.

* Per definire progetti o modificare informazioni di progetto già esistenti:

Mouse:

Cliccare su INCLUDERE. Apparirà una finestra di dialogo per la definizione di un nuovo progetto. Utilizzare <TAB> oppure il mouse per passare da un campo all’altro. Cliccare su OK per memorizzare i dati nel programma PLANPOINT.

Cliccare su MODIFICARE per apportare modifiche a un progetto già esistente. Procedere come sopra.

Tastiera:

Premere <ALT> + <I> per attivare la funzione INCLUDERE. Apparirà una finestra di dialogo per la definizione di un nuovo progetto. Utilizzare <TAB> per passare da un campo all’altro. Premere <ALT> + <O> per memorizzare i dati nel programma PLANPOINT.

Premere <ALT> + <M> per apportare modifiche a un progetto già esistente. Procedere come sopra.

Se sono stati introdotti più progetti di quelli visualizzati sullo schermo, si può ‘sfogliare’ l’elenco utilizzando i tasti '->'


Operazioni

Un progetto è formato da una serie di operazioni. Tramite questo schermo si possono introdurre sia operazioni autonomi che subordinati.

* Inserire e modificare un’ operazione autonoma

Vengono definite operazioni autonome quelle operazioni di progetto la cui esecuzione non dipende da altre operazioni. Le operazione autonome vengono definite selezionando il pulsante MODIFICARE.

CONSIGLIO: Iniziare sempre con la definizione delle operazioni autonome.

Mouse:

Cliccare sulla prima riga vuota nella parte inferiore dell’elenco delle operazioni. Cliccare su MODIFICARE e premere <INVIO> per inserire una nuova operazione nella riga vuota. Andare sul campo TESTO della finestra di dialogo e inserire una descrizione dell’ operazione. Per passare da un campo all’altro utilizzare il mouse oppure <TAB>.

Tastiera:

Andare con <TAB> e/o con i tasti '->' alla prima riga vuota nella parte inferiore dell’elenco delle operazioni. Premere prima <ALT> + <M> e poi la barra spaziatrice per inserire un nuovo compito nella riga vuota. Il cursore si trova già nel campo TESTO della finestra di dialogo. Inserire una descrizione dell’ operazione. Per passare da un campo all’altro utilizzare <TAB>.

Cliccare su OK (oppure premere <ALT> + <O>) per chiudere la finestra di dialogo e inserire la nuova operazione nell’elenco.

Cliccare su ANNULARE (oppure premere <ALT> + <A>) per chiudere la finestra di dialogo senza inserire l’ operazione nell’elenco.

* Per modificare un’ operazione:

Mouse:

Selezionare l’ operazione da modificare e cliccare su MODIFICARE. Procedere come per la definizione di un’ operazione nuova.

Tastiera:

Premere <ALT> + <M> per attivare la funzione MODIFICARE. Procedere come per la definizione di un’ operazione nuova.

* Per cancellare un’ operazione dall’elenco:

Mouse:

Selezionare l’ operazione da cancellare e cliccare su SOPPRIMERE.

Tastiera:

Selezionare con <TAB> il compito da cancellare e premere <ALT> + <S> per attivare la funzione.

* Definire e inserire un’ operazione subordinata

In ogni progetto esistono operazioni, che devono essere eseguite in successione. Queste operazione vengono definite ‘subordinate’. PLANPOINT permette di definire la relazione tra operazioni sovra- e subordinate.

Nell’elenco delle operazioni concatenate sono contraddistinte da una freccia  che compare accanto alla descrizione.

Mouse:

Cliccare sull’ operazione principale, cioè sull’ operazione che deve essere eseguita prima di poter procedere con l’ operazione subordinata. Cliccare su INSERIRE. Il cursore si trova già nel campo TESTO della finestra di dialogo. Inserire la descrizione dell’ operazione. Per passare da un campo all’altro utilizzare il mouse oppure <TAB>. Come data d’inizio dell’ operazione subordinata il programma propone automaticamente la data di conclusione dell’ operazione principale. Si può comunque anche scegliere una data ulteriore.

Tastiera:

Con i tasti  '->' selezionare l’ operazione principale, cioè l’ operazione che deve essere eseguita prima di poter procedere con l’ operazione subordinata. Premere <INVIO> oppure <ALT> + <I> per attivare la funzione INSERIRE. Il cursore si trova già nel campo TESTO della finestra di dialogo. Per passare da un campo all’altro utilizzare <TAB>. Come data d’inizio dell’ operazione subordinata il programma propone automaticamente la data di conclusione dell’ operazione principale. Si può comunque anche scegliere una data ulteriore.

Per modificare il testo di un campo, soprapporvi il testo nuovo. La modifica viene memorizzata automaticamente.

* Stato di un progetto/operazione

Per indicare lo stato di progetti/operazioni PLANPOINT utilizza una serie di simboli. Ecco una breve descrizione di questi simboli:

Simbolo: 	Spiegazione:

Punto esclamativo: 	La data di conclusione di un progetto è stata superata.

Clessidra:	L’operazione o il progetto sono in fase di attuazione senza aver

oltrepassato i limiti temporali prefissati.

Puntino:	L’ operazione non è ancora stata iniziata.

Crocetta:	L’ operazione è stata del tutto eseguito.

* Modificare lo stato di un’ operazione

Nel caso un’ operazione sia stata erroneamente indicata come terminata: Per rettificare lo stato dell’ operazione andare alla definizione dell’ operazione della finestra di dialogo e cliccare sul simbolo di stato (in questo caso la crocetta). Il simbolo cambia e torna ad indicare lo stato precedente.


Visione globale del progetto

All’interno della sezione DIAGRAMMA appare una rappresentazione grafica di tutte le operazioni per progetto oppure di tutti i progetti in corso. La visione globale è rappresentata attraverso il cosiddetto diagramma GANTT.

Nella visione globale del progetto non può essere inserito o modificato nessun dato. Tutte le modifiche e gli aggiornamenti devono essere effettuati nelle sezioni DEFINIZIONE PROGETTI o OPERAZIONI.

* Per attivare la visione globale dei progetti o delle operazioni:

Mouse:	Cliccare su DIAGRAMMA.

Tastiera:	Premere <CTRL> + <D>.

* Spostare la barra di tempo

E’ possibile spostare la barra di tempo verso la destra o verso la sinistra per accedere rapidamente allo stato di progetto relativo ad un altro periodo.

Mouse:

Cliccare sulla barra di tempo premendo sul pulsante del mouse. La barra di tempo si sposta a destra o a sinistra seguendo il movimento del mouse. Per spostarla verso l’alto o verso il basso utilizzare i tasti  '->'

Tastiera:

Utilizzare i tasti  '->' per spostare la barra di tempo verso la destra, la sinistra l’alto o il basso.

* Modificare un periodo visualizzato

Mouse:

Cliccare sul pulsante PERIODO dello schermo DIAGRAMMA. Appare una finestra in cui sono elencati i seguenti periodi di tempo: 1 mese, 3 mesi, 8 mesi e 14 mesi. Cliccare sul nuovo periodo selezionato. Nella visione generale del progetto il nuovo periodo apparirà automaticamente.

Tastiera:

Con <TAB> andare al pulsante PERIODO dello schermo DIAGRAMMA e premere la barra spaziatrice. Appare una finestra in cui sono elencati i seguenti periodi: 1 mese, 3 mesi, 8 mesi e 14 mesi. Con i tasti <_>, <Ø>, <¨> o <Æ> selezionare un nuovo periodo e premere la barra spaziatrice. Nella visione generale del progetto il nuovo periodo apparirà automa-ticamente.

* Selezionare un altro progetto/tutti i progetti

Mouse:

Per ottenere il quadro generale di un altro progetto cliccare sul pulsante PROGETTO. Si aprirà una finestra contenente i codici di tutti i progetti esistenti e l’opzione [Tutti]. Cliccare su un progetto o su [Tutti] per ottenere il quadro generale di un determinato progetto oppure di tutti  i progetti in corso.

Tastiera:

Andare con <TAB> sul pulsante PROGETTO e premere la barra spaziatrice. Si aprirà una finestra contenete i codici di tutti i progetti esistenti e l’opzione [Tutti]. Con i tasti  '->'

andare a un progetto oppure all’opzione [Tutti] e premere la barra spaziatrice per selezionare. A seconda della scelta effettuata si ottiene il quadro generale di un determinato progetto oppure di tutti i progetti in corso.

* Passare a DEFINIZIONE PROGETTI o a OPERAZIONI

Dopo aver esaminato il diagramma del quadro generale, si potrebbero voler apportare delle modifiche. Per farlo selezionare le sezioni DEFINIZIONE PROGETTI oppure OPERAZIONI.

Mouse:

Cliccare su DEFINIZIONE PROGETTI oppure OPERAZIONI.

Tastiera:

Premere <CTRL> + <P> o <CTRL> + <O>.


Calendario

Un quadro generale che abbraccia un semestre permette la ricerca rapida di una particolare data. I pulsanti AVANTI e INDIETRO servono ad indicare gli altri mesi. Per cambiare anno, utilizzare il pulsante ANNO.

* Selezionare date particolari e indicarle nel riepilogo

Mouse:

Cliccare sul pulsante che si trova accanto alle date particolari desiderate. L’elenco corrispondente apparirà nella finestra a sinistra. Per ingrandire la finestra e ottenere una visione completa delle date, cliccare sulla finestra.

Tastiera:

Andare con <TAB> sul pulsante che si trova accanto alle date particolari desiderate e premere la barra spaziatrice. L’elenco corrispondente apparirà nella finestra a sinistra. Per ingrandire la finestra e ottenere una visione completa delle date, premere prima <TAB> e poi la barra spaziatrice.


Parametri

All’interno della sezione PARAMETRI è possibile sincronizzare il programma con il proprio metodo di lavoro e con le proprie preferenze.

* Definire e modificare il codice d’accesso

Nel programma PLANPOINT sono previsti due tipi di codice d’accesso: uno generale e uno privato. Entrambi servono a salvaguardare informazioni riservate.

Mouse:

Cliccare su GENERALE o su PRIVATO. Inserire nella finestra di dialogo il nuovo codice d’accesso. A titolo di controllo, digitare una seconda volta il codice, dopo di che il codice viene registrato dal sistema.

Tastiera:

Andare con <TAB> a GENERALE oppure a PRIVATO. Inserire nella finestra di dialogo il nuovo codice d’accesso e premere <ALT> + <O> per confermare. A titolo di controllo digitare una seconda volta il codice, dopo di che il codice d’accesso viene registrato dal sistema.

Per modificare il codice d’accesso, bisogna prima inserire il vecchio codice

e poi digitare il nuovo codice d’accesso.

* Modificare la scala oraria

Nel programma PLANPOINT si possono definire scale orari personalizzate. La suddivisione standard è di intervalli orari. Le scale orari da 1 ora e da 30 minuti sono già inserite nel programma e possono essere attivate con appositi pulsanti. Se si desidera una scansione temporale diversa, bisogna indicare l’intervallo temporale scelto.

Mouse:

Cliccare sulla SCALA ORARIA. Cliccare sul pulsante di 1 ora della finestra di dialogo. In questo modo la suddivisione diventa oraria dalle  8.00 alle 19.00. Se si desidera una giornata lavorativa più lunga, inserire orario iniziale e finale nei campi DA e A. Cliccare sul pulsante di 1 ora. Per confermare premere OK.

Per ottenere una suddivisione temporale di 20 minuti ad esempio, inserire nel campo accanto a ALTRO 0.20. Cliccare su ALTRO per attivare la barra di tempo. Per confermare cliccare su OK.

Tastiera: Con <TAB> andare al pulsante SCALA ORARIA e premere la barra spaziatrice. Andare con <TAB> sul pulsante di 1 ora della finestra di dialogo e premere la barra spaziatrice. In questo modo la suddivisione diventa oraria dalle 8.00 alle 19.00. Se si desidera una giornata lavorativa più lunga, andare con <TAB> ai campi DA e A inserendo l’orario iniziale e quello finale. Per confermare premere <ALT> + <O>.

Per ottenere ad esempio una suddivisione temporale di 20 minuti, inserire nel campo accanto a ALTRO 0.20. Andare con <TAB> su ALTRO e premere la barra spaziatrice. Premere <ALT> + <O> per confermare.

* Modificare la scala oraria standard

Si possono modificare la scala oraria standard inserendo orari aggiuntivi e/o eliminando orari già esistenti.

Mouse:	Inserire l’orario desiderato nell’apposito campo e cliccare su INSERIRE oppure su SOPPRIMERE, per confermare cliccare su OK.

Tastiera:

Inserire l’orario desiderato nell’apposito campo e premere <ALT> + <I> per inserire oppure <ALT> + <S> per sopprimere, per confermare premere <ALT> + <O>.


Avvenimenti

In questo segmento è possibile indicare tutti gli avvenimenti, per i quali si ritiene opportuna la visualizzazione sull’agenda, come per esempio:

• Informazioni relative all’azienda: scadenze di bilancio, anniversari

• Informazioni settoriali:	congressi, incontri, ferie

• Ferie:	le proprie e quelle dei propri collaboratori

• Esposizioni

• Informazioni private: sport, scuola, amministrazione

 * Definizione di avvenimenti

Con la definizione di un avvenimento si stabilisce in quale data e in quale intervallo di tempo un avvenimento debba essere visualizzato sulla finestra dell’agenda. Per esempio, per definire il 4 Luglio come data a cui corrisponde un avvenimento, è necessario procedere come segue:

Data: 	04.07.1992 fino a 04.07.1999

Testo: 	festa di fundazione dell’ azienda

Frequenza: 	annuale

Ciò significa che l’avvenimento verrà evidenziato sull’agenda il 4 Luglio di ogni anno dal 1992 al 1999.

Mouse:

Digitare la data dell’avvenimento e la relativa descrizione. Cliccare sul pulsante FREQUENZA, per definire la ripetizione.

Tastiera:

Digitare la data dell’avvenimento e la relativa descrizione. Con l’ausilio di <TAB>, posizionarsi sulla data dell’avvenimento e premere la barra spaziatrice. Fissare infine la frequenza dell’avvenimento.


Esterno

Questa sezione offre la possibilità di creare back-up del programma in ogni momento, al fine di prevenire un’eventuale perdita delle informazioni in esso contenute. Attivando il pulsante BACKUP , si copiano tutti i dati rilevanti su un dischetto. In caso di necessità, il pulsante RESTORE permette di ritrasferire tutti i dati copiati sul disco fisso. Questa sezione ha inoltre la funzione di supporto nell’installazione dei moduli di estensione previsti da PLANPOINT. Per l’acquisizione e l’installazione delle nuove estensioni di programma è stato predisposto il pulsante INSTALLARE AGGIUNTE.

 * Per creare copie di back-up dell’archivio dati di PLANPOINT:

Mouse:

Normalmente il back-up di PLANPOINT viene effettuato sul drive A:. Nel caso in cui avvenga du un altro drive, è necessario sostituire il default A: con la lettera corrispondente al drive prescelto. Cliccare quindi su BACKUP e seguire le indicazioni che compariranno di volta in volta sullo schermo.

Tastiera:

Normalmente il back-up di PLANPOINT viene effettuato sul drive A:. Nel caso in cui avvenga invece da un altro drive, è necessario sostituire il default A: con la lettera corrispondente al drive prescelto. Premendo <ALT> + <B> si attiva la funzione di BACKUP. Seguire poi le indicazioni che compariranno di volta in volta sullo schermo.

* Per copiare dati dal dischetto di back-up:

Mouse:	I

nserire il dischetto nel drive A: e cliccare su RESTORE.

Tastiera:

Inserire il dischetto nel drive A: e premere <ALT> + <R>. In tal modo verrà attivata la funzione RESTORE.

* Per installare un modulo di estensione:

Mouse:

Cliccare su INSTALLARE AGGIUNTE e seguire le indicazioni che comparir-anno di volta in volta sullo schermo. Qualora il drive A: preimpostato sia errato, digitare un altro drive.

Tastiera:

Premendo <ALT> + <I> attivare la funzione INSTALLARE AGGIUNTE e seguire le indicazioni che compariranno di volta in volta sullo schermo. Qualora il drive A. preimpostato sia  errato, digitare un altro drive.


Stampa

PLANPOINT offre la possibilità di stampare le varie schermate su fogli singoli. A questo scopo, nella parte superiore destra dello schermo appare il simbolo della stampante.

Sulle agende settimanali possono essere stampate al massimo 10 annotazioni al giorno. Nel caso in cui il numero delle scadenze sia maggiore, dovranno essere stampate sull’agenda giornaliera.

Per la stampa di indirizzi, PLANPOINT offre la possibilità di:

 - stampare tutti gli indirizzi

 - stampare un elenco di indirizzi selezionati sulla base di un ordine di ricerca

* Per attivare la funzione di stampa:

Mouse:

Cliccare sul simbolo della stampante. Seguire le istruzioni all’interno della finestra di dialogo.

Tastiera:

Premendo <F5> si attiva la funzione di stampa.

Seguire le istruzioni all’interno della finestra di dialogo.

PLANPOINT supporta i seguenti gruppi di stampanti laser e a matrice Windows compatibili

In PLANPOINT, la stampa delle schermate può essere effettuata su diversi formati:

- DIN A4

- DIN A5

- Succes Office

- Succes Senior

- Filofax ComPS

- Time/system (matrice): modulo 15600 (15602)

- Time/system (laser): modulo 15985 (15603) + 15986 (15604)