Ajuda do sistema Acervum
Otimizando o Trabalho com o Acervum

Entendendo o sistema de trabalho do Acervum

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Um breve histórico	ACERVO:   [ Do lat. Acervu.] S.m. 1. Montão, cúmulo. 2. v. quantidade . 3. Conjunto de bens que integram um patrimônio. 4. …O conjunto das obras duma biblioteca, museu, etc.     (Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa) O Acervum foi idealizado para o controle de materiais, em especial os materiais bibliográficos, através da utilização de recursos de informática. Desenvolvido desde 1996 por Ricardo Kenji Nakama, durante o curso de pós-graduação em Radiologia Odontológica, o Acervum, ainda como programa protótipo, incorporou uma série de necessidades envolvidas na produção acadêmica. Facilitando as situações práticas do dia-a-dia, o Acervum mostrou-se uma poderosa ferramenta de organização. Em meados de 1997, Ricardo associou-se ao Orlando Minoru Utiamada, responsável pela versão final da programação e ao Rodrigo Cesar Kasecker, que desenvolveu a programação visual. Foi possível então, estender os benefícios do Acervum a mais pessoas.
Benefícios	Simples, versátil, intuitivo e com grande facilidade até mesmo para os que ainda não estão habituados ao uso do computador, o Acervum permite o controle e consulta de materiais de diversos tipos, controle do material emprestado, emite relatórios variados agrupando as referências bibliográficas por autor, por ano e por assunto, conforme a conveniência do usuário. Na versão atual, pode-se extrapolar o controle para além do material bibliográfico, sendo também muito prático o cadastramento de vídeos, CDs, documentos variados como memorandos, resoluções, portarias, quadros, álbuns, e tudo que forme uma coleção, num único lugar e da mesma forma. Permite ainda incorporar ao seu Banco de Dados, registros de outras pessoas deixando-o ainda mais completo e atualizado, uma das grandes vantagens dessa poderosa ferramenta. O Acervum é indicado para o uso nas escolas, bibliotecas particulares, universidades, escritórios, secretarias e uso doméstico.
Simplicidade: A grande sacada do Acervum	Para cada material cadastrado, o Acervum atribui automaticamente um número, seguindo uma única seqüência, independente do tipo de material cadastrado. Assim, você poderá ter como número 1 um CD, como número 2 um livro, número 3 uma separata, número 4 novamente um CD, e assim por diante. Pode-se cadastrar, exatamente da mesma maneira, qualquer tipo de material a qualquer momento, sem a mínima preocupação com códigos específicos para cada tipo de material. Na hora de guardar ou recuperar seu material na estante, não só você, mas qualquer um, mesmo que não esteja familiarizado com o seu arquivo, saberá localizá-lo com grande facilidade, tornando sua organização acessível a todos. Vamos retomar o exemplo de arquivo acima (N°. 1 = CD; N°. 2 = livro; N°. 3 = separata; N°. 4 = CD; … o próximo CD cadastrado recebe o N°. 27). Ao procurá-lo no porta CD, o N°. 4 estará sempre localizado entre os números 1 e 27, ou alguém o guardaria em local diferente? A mesma coisa para separatas, livros, documentos, etc… mesmo que estejam separados por assunto. A grande diferença é que toda a procura e levantamento passa a ser feita no computador, que indicará a localização exata do material requerido. Assim, você só precisará ir para a estante quando for guardar ou pegar um material, sabendo exatamente onde localizá-lo. Imagine um acervo com centenas (e até milhares) de separatas!
Organizando os arquivos	Para facilitar a sua vida, o Acervum emite etiquetas numeradas com o seu nome para colar nos materiais cadastrados. Veja Como
DICAS	A experiência diz que uma das melhores maneiras para se guardar separatas é dentro de pastas de plástico duro simples, dessas coloridas, vendidas em qualquer papelaria. Elas param em pé e nelas cabem um número razoável de separatas.

Seqüência de Trabalho

Como Cadastrar Material Como Realizar Consultas Como Cadastrar Publicações Como Emitir Relatórios Cópias de Segurança Manutenção do Banco de Dados

Ir para a Tela de Consulta	Clique no botão CONSULTA

Ir para a Tela de Relatório	Clique no botão RELATÓRIO


Materiais
Obtendo Informações Sobre o Cadastro

Procedimentos para cadastrar o material

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Cadastrar novo material	Para cadastrar um novo material clique no botão NOVO.
Preenchendo os campos do registro	Preencha os campos que forem pertinentes: Tipo de material, Proprietário, Assunto, Localização,Palavras-chave, Título, Comentário, Autor, Publicação/Editora, Pág., Número, Volume, Capítulo, Ano, Edição, Selecionado, Sem Exemplar, Emprestado para, Data. Para pular para o próximo campo, tecle TAB. Para voltar para o campo anterior, tecle SHIFT+TAB. Nos campos em que há opções de escolha (Exemplo), inicie digitando a palavra. Se a palavra já estiver na lista, o Acervum a selecionará automaticamente e não será preciso terminar de digitar toda a palavra, basta teclar TAB e avançar para o próximo campo. Caso a palavra requerida não esteja disponível para ser selecionada, digite a palavra inteira normalmente e tecle TAB para avançar para o próximo campo. A partir daí, a nova palavra estará automaticamente disponível na lista.
Cadastrando uma nova publicação	No campo Publicação, inicie digitando o nome da publicação. Se a publicação já estiver cadastrada, o Acervum a selecionará automaticamente na lista. Se não estiver cadastrada, ao digitar TAB, o formulário de cadastramento de publicação se abre automaticamente para a inclusão de nova publicação. Digite os dados requeridos (apenas o nome completo e a abreviatura são obrigatórios). Avance o cursor nos campos teclando TAB e confirme a gravação. A volta para a tela de cadastro é automática. A nova publicação estará no campo Publicação. Prossiga normalmente o preenchimento dos próximos campos.
Gravando o registro	Ao teclar TAB após o preenchimento do último campo (empréstimo) o botão GRAVAR se tornará ativo (indicado por marcas pontilhadas ao redor do botão). Tecle ENTER. Em qualquer momento pode-se também clicar o botão GRAVAR com o mouse. Após realizar uma alteração no registro é necessário gravá-lo.
Cancelando alterações	Clique no botão CANCELAR caso queira sair do registro sem gravá-lo ou sem gravar as alterações.
Alterar o registro	Localize o registro, clique no botão ALTERAR e faça as alterações necessárias. Este recurso será muito utilizado para se atualizar informações de empréstimo, ausência de exemplar (Sem exemplar) e seleção. Após realizar uma alteração no registro é necessário gravá-lo.
Excluir o registro	Localize o registro que se quer excluir e clique no botão EXCLUIR.


Consultas
Obtendo Informações Sobre a Consulta

Diversas opções de consulta para localização do material

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O que é uma Consulta	As Consultas, assim como os Relatórios, são a grande vantagem dos bancos de dados informatizados, pois são eles que permitem você trabalhar as informações com maior rapidez, versatilidade e segurança. Neste módulo não é possível alterar os dados dos registros, mas apenas consultá-los. O Acervum é dotado de um procedimento de Consulta extremamente simples, que permite localizar instantaneamente o material desejado. Basta apenas indicar ao computador quais os critérios que deseja utilizar (por nome de autor, por exemplo) para obter o resultado na hora.
Iniciando uma nova Consulta	Clique no botão LIMPAR CRITÉRIOS, limpando todos os campos de critério.
Estabelecendo Critérios de Consulta	Na tela de Consulta, digite no campo apropriado a palavra que deseja procurar. O Acervum faz a procura no campo determinado utilizando a seqüência de letras digitadas, não importando se elas formam uma palavra inteira, um grupo de palavras ou parte de uma palavra, apresentando instantaneamente os registros com uma seqüência coincidente. Não importa se a coincidência esteja no início, no meio ou fim do campo. Exemplo Pode ser especificado critério para apenas um, ou para vários campos ao mesmo tempo. Assim, pode-se consultar os materiais de um determinado Autor, que tenham saído numa determinada Publicação num determinado período de Anos. Os quadradinhos Selecionado, Sem Exemplar, e Emprestado são acionados clicando sobre eles com o mouse.
Vendo todos os campos	Para ver outros campos que não estejam sendo exibidos na tela, basta utilizar as Barras de Rolagem, que são acionadas com o mouse. São duas as Barras de Rolagem, localizadas na direita da listagem (para subir ou descer a lista) e abaixo (para movimentar a lista para a direita e esquerda).
Selecionando material	Para selecionar um determinado material da lista, clique duas vezes sobre ele. O material selecionado mostrará um x na coluna Selecionado. Se desejar selecionar todos os materiais listados em uma única vez, clique no botão SELECIONAR A LISTA. DICA: O material permanecerá selecionado mesmo que se mude o critério de seleção. Isto permite que você selecione variados materiais.
Limpando a Seleção do Material	Clique duas vezes sobre o material selecionado. Para limpar a seleção de todos os materiais listados, clique no botão LIMPAR A SELEÇÃO. DICA: Sempre antes de entrar no módulo de consulta, o Acervum lhe perguntará se quer limpar a seleção para iniciar uma nova. Isto limpará todos os registros selecionados. Caso queira continuar trabalhando com uma seleção prévia, ao ser perguntado clique NÃO.


Relatórios
Obtendo Informações Sobre o Relatório

Como emitir relatórios de acordo com as suas necessidades

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O que é um Relatório	Relatório é uma forma de visualizar os registros de um banco de dados, que podem ser agrupados de diversas maneiras convenientes. Os relatórios podem ser vistos na tela do seu computador e também impresso.
Escolhendo um tipo de Relatório	Na tela de Relatórios, comece selecionando qual o tipo de relatório quer visualizar: Material Por Agrupamento; Material Sem Exemplar; Material Emprestado; Exportar as Referências Bibliográficas para o Editor de Texto; Emitir Etiquetas de Códigos Conforme o tipo de Relatório selecionado você também poderá definir quais os registros que quer incluir no relatório e se quer incluir os comentários ou não.
Visualizando um Relatório	Selecione o aumento de visualização desejado através dos botões de controle do tamanho.
Navegar pelas páginas do Relatório	Se o relatório tiver mais de uma página, avance ou volte através dos botões de navegação na barra de ferramentas dos relatórios.
Imprimindo o Relatório	Aperte o botão IMPRIMIR da barra de ferramentas.
Gravando o relatório num disquete	Use este recurso se quiser gravar o relatório em um arquivo no disquete. Clique o botão GRAVAR da barra de ferramentas.
Abrindo um relatório a partir de um disquete	Caso queira abrir um relatório gravado em disquete, clique o botão ABRIR da barra de ferramentas
Voltar à tela anterior	Clique SAIR.


Publicações
Obtendo Informações Sobre as Publicações

Todas as informações para cadastrar as publicações sem problemas

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Cadastrar nova Publicação	Clique no botão NOVO.
Preenchendo os campos do registro	Preencha os campos com as informações requisitadas: Nome completo, Abreviatura, Endereço, Cidade, Estado, País, Fone, Fax, E-mail, Obs. Somente o nome completo e a abreviatura são obrigatórios. Para pular para o próximo campo, tecle TAB. Para voltar para campo anterior, tecle SHIFT+TAB. DICA: Preencha a abreviatura oficial da publicação dentro das normas técnicas
Gravando o registro	Ao teclar TAB após o preenchimento do último campo (empréstimo) o botão GRAVAR se tornará ativo (indicado por marcas pontilhadas ao redor do botão). Tecle ENTER. Em qualquer momento pode-se também clicar o botão GRAVAR com o mouse. Após realizar uma alteração no registro é necessário gravá-lo.
Cancelando alterações	Clique o botão CANCELAR caso queira sair do registro sem gravá-lo ou sem gravar as alterações.
Alterar o registro	Localize o registro, clique no botão ALTERAR e faça as alterações necessárias. Basta alterar uma vez para que todos os registros relacionados à publicação tenham os dados atualizados automaticamente. Após realizar uma alteração no registro é necessário gravá-lo.
Excluir o registro	Localize o registro que se quer excluir e clique no botão EXCLUIR.
Voltar para a última tela	Clique no botão RETORNAR.
Para imprimir a lista das publicações cadastradas	Clique no botão RELATÓRIO.
Para procurar uma Publicação	Clique no botão PROCURAR e digite o nome procurado.


Manutenção do Banco de Dados

Aprenda a cuidar do banco de dados do Acervum

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O que é a Manutenção do Banco de Dados	A Manutenção do Banco de Dados é responsável pela reorganização e recuperação dos dados. Todos os dados cadastrados são armazenados em um  Banco de Dados , por isso , é recomendável realizar a sua manutenção periodicamente a fim de evitar possíveis problemas.
Como realizar a Manutenção do Banco de Dados	Saia do Acervum. Clique no botão INICIAR; PROGRAMAS; ACERVUM; MANUTENÇÃO DE DADOS.
Como copiar dados para o disquete	Permite realizar a cópia dos dados para o disquete sem a necessidade de sair do programa. Clique no botão COPIA PARA O DISQUETE. Indique em qual disquete será feita a cópia (Geralmente A ou B, dependendo da configuração do seu computador). Clique OK. Pronto! Seus dados estarão seguros.
Recuperando dados do disquete	Caso haja perda de dados de seu equipamento você poderá recuperá-los desde que já tenha feito o Back Up no disquete. Clique no botão TRAZ DO DISQUETE.  Digite a letra correspondente ao drive de 3 ½ do seu computador e clique em OK. O sistema fará a recuperação dos dados automaticamente.
Como acrescentar dados de outro disquete	Permite adicionar dados contidos em outro cadastro através do Back Up para o seu banco de dados, uma das grandes vantagens do Acervum.  Clique no botão INCREMENTA DADOS.  Digite a letra correspondente ao drive de 3 ½ do seu computador e clique em OK. Nas próximas mensagens que aparecerão na sua tela, clique em OK se desejar continuar.
Como reorganizar os materiais	Esse procedimento reorganiza todos os dados cadastrados no seu banco de dados caso ocorra algum problema na execução do Acervum. Clique no botão REORGANIZA DADOS.   Aguarde a mensagem de Dados Reorganizados e clique em OK.


Cópias de Segurança
Cópias de Segurança (Back Up)

Não arrisque seus dados. Aprenda a protegê-los automaticamente

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O que são Cópias de Segurança	Os registros dos materiais cadastrados são armazenados em um banco de dados dentro do seu computador. As cópias de segurança, também chamadas de Back Up, são réplicas destes arquivos de dados que são gravadas em um disquete. Assim, caso o computador apresente alguma pane, seus dados estarão seguros e poderão ser recuperados.
É muito simples fazer as Cópias de Segurança	Toda vez que sair do Acervum, ele perguntará se você quer fazer a cópia de segurança. Se responder SIM, basta apenas indicar em qual disquete a cópia deve ser feita (Geralmente letra A ou B, dependendo da configuração do seu computador). Clique OK. Pronto! Seus dados estarão seguros.
Recuperando os dados a partir da Cópia de Segurança	Saia do Acervum. Clique no botão INICIAR; PROGRAMAS; ACERVUM; MANUTENÇÃO DE DADOS; TRAZ DO DISQUETE. Pronto! Seus dados já estão recuperados.


Indica o material cadastrado: CD, Vídeo, Livro, Revista, Jornal, Apostila, Manual, Álbum, Separata, Documentos(memorandos, resoluções, portarias...), Slide.


Nome do proprietário do material. O preenchimento deste campo é indicado quando o Acervum estiver instalado em secretarias e escritórios.


Indica o principal assunto de que trata o material. Recomenda-se que não seja nem tão genérico, nem tão específico. Isto ajuda na classificação e agrupamento por assunto.

DICA: Consulte a bibliotecária para uma melhor estratégia de classificação de assunto.


Permite a recuperação do material no modo consulta. As palavras-chave descrevem mais especificamente o material do que o assunto.

DICA: Insira o máximo de palavra-chave que considerar pertinente.


Título do material cadastrado: do Artigo, do Livro, Do CD, do Vídeo...


Comentário ou resumo sobre o material


O autor deverá ser cadastrado conforme as normas técnicas de referências bibliográficas: sobrenome por extenso e nomes abreviados, tudo em letras maiúsculas. EX: SOUZA, J. C., MAGALHÃES, F.

DICA: Cadastre todos os autores, evitando a forma et al


Publicação: Revista em que foi publicado o artigo/separata.

Editora      : Nome da editora responsável pela publicação.


Número das páginas em que se encontra o material.

DICA: Digite dentro das normas técnicas (consulte uma bibliotecária)


Número da publicação do material.


Volume da publicação do material.


Capítulo da publicação do material.


Ano em que foi publicado/gravado/editado o material.


Número da edição do material.


Nome da editora responsável pela edição do material


Indica se o material está selecionado ou não.


Indica se o material possui exemplar ou não.


Nome da pessoa cujo material foi emprestado


Data em que o material foi emprestado.


Agrupa os registros conforme o que se especificar no campo AGRUPADO POR: Assunto, Palavra-Chave, Ano, Autor, Revistas/Publicações, Tipo de Material, Código, Proprietário e Localização.


Inclui automaticamente todos os materiais Sem Exemplar, agrupados por publicação.


Inclui automaticamente todos os materiais emprestados.


Envia os registros para a área de transferência do windows.

Para transferir os dados para o Word, ou para qualquer outro editor de textos, indique o local onde você deseja inserir as referências bibliográficas e clique no botão COLAR do próprio aplicativo destino.


Área de armazenamento temporário do windows.


A opção Emite Etiquetas de Códigos, imprime as etiquetas com o nome e números de códigos que você especificar.

Compre folhas de etiquetas 12,7mm x 44,45mm, para impressoras, à venda em papelarias e lojas de informática. (Código 0287, 80 etiquetas por folha, Marca Pimaco).

ATENÇÃO: Para imprimir corretamente, sua impressora deverá estar configurada para folha A4.

Para configurar, clique em INICIAR; CONFIGURAÇÕES; IMPRESSORAS

Selecione o ícone da sua impressora.

Clique na barra de menu o item PERSONALIZAR.

Configure para folha A4.


Local onde a publicação poderá ser encontrada


Como Cadastrar Material

Como Cadastrar Publicações

Como Emitir Relatórios

Cópias de Segurança

Manutenção do Banco de Dados


Nome completo de quem publicou o material ou da Editora.


Nome abreviado de quem publicou o material ou da Editora


Endereço do material publicado ou da Editora.


Cidade da publicação do material ou da Editora.


Estado da publicação do material ou da Editora.


País em que o material foi publicado ou país em que a Editora se encontra.


Telefone do local onde o material foi publicado ou telefone da Editora.


Fax do local onde o material foi publicado ou fax da Editora.


Endereço eletrônico da Editora ou do local da publicação.

Ex: axcel1@embratel.com.br


Observações referentes às publicações