Instrukcja do programu atwa BIUROkracja (wycig z Word-a - mog by znieksztacenia) Wstp Program atwa BIUROkracja przeznaczony jest przede wszystkim dla uytkownika prowadzcego dziaalno zwizan z produkcj co nie oznacza, e nie moe by zastosowany w innych branach. Jako zintegrowana cao tj. sprzeda, zakupy, rodki trwae, kadry, ksiga przychodw i rozchodw zapewnia atwe prowadzenie "biurokracji", a wiele operacji jest z punktu widzenia uytkownika uproszczone, np. - podczas zamykania listy pac tworzony jest PIT-4, przelew do ZUS, rozliczenie ewentualnego deputatu, zapis do kart wynagrodze pracownikw (karty tworzone s automatycznie w komputerze), - jednoczesny wpis do rejestru zakupu i ksigi przychodw i rozchodw w odpowiednie kolumny, a w przypadku odroczenia terminu patnoci tworzenie przelewu, - tworzenie informacji PIT-11 przy zwalnianiu pracownika, - gdy zakup rozliczany jest ilociowo, nanoszenie na stany magazynowe, - przy sprzeday (u uytkownikw stosujcych stan magazynowy wyrobw) rozliczanie ilociowe sprzeday z moliwoci stanu "-" (np. sprzeda bezporednio z produkcji, a wyrwnanie stanu na zakoczenie dnia), - uproszczone sporzdzenie listy pac. Program rozpocz swoje istnienie wraz z nastaniem podatku VAT i w miar moliwoci jest na bieco modyfikowany na korzy uytkownika. Aktualnie uytkowany jest w kilku firmach. Midzy innymi na terenie Ostrowa Wielkopolskiego w Wytwrni Wd Gazowanych "Jerzy" s.c., Piekarni Z. K. Wieczorek, Zakadzie Odzieowym "Blader" i kilku innych. Wersja demonstracyjna, z ktr powinien zapozna si kady przed dokonaniem zakupu jakiegokolwiek programu, funkcjonuje bez ogranicze przez 60 dni od daty pierwszej instalacji (wyczona jest jedynie archiwizacja danych), a w przypadku obdarzenia nas zaufaniem oferujemy pomoc techniczn oraz w pocztkowym okresie funkcjonowania programu poprawianie bdw uytkownika. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niedogodnoci prosimy o kontakt. yczymy przyjemnej pracy. WSTP 1 I. Rejestr sprzeday. 4 I.I. Odbiorcy. 5 I.II. Faktury/Rachunki. 7 I.III. Korekty. 14 I.IV. Rejestr. 15 I.V. Ewidencja wyrobw. 16 II. Rejestr zakupu. 19 II.I. Dostawcy. 20 II.II. Faktury/Rachunki. 21 II.III. Korekty. 24 II.IV. Rejestr. 25 II.V. Ewidencja zakupw. 26 II.VI. Obniona stawka podatku VAT. 27 III. Rejestr rodkw trwaych. 28 III.I. Ewidencja rodkw trwaych, wartoci niematerialnych i prawnych. 29 III.II. Pojazdy prywatne. 29 IV. Kadry. 31 IV.I. Kartoteka osobowa. 33 IV.II. Listy pac. 35 IV.III. Umowy zlecenia. 38 IV.IV. Deklaracje podatkowe. 38 IV.V. Adres urzdu skarbowego. 39 IV.VI. Adres ZUS. 40 V. Ksiga przychodw i rozchodw. 41 V.I. Ksiga przychodw i rozchodw. 42 V.II. Deklaracja PIT-5. 43 V.III. Deklaracja VAT-7. 44 V.IV. Kredyty. 44 V.V. Zyskowno firmy. 44 V.VI. Sprawozdanie GUS DG-1. 44 VI. Archiwizacja danych. 45 VII. Odtwarzanie danych. 46 VIII. Administracja. 47 VIII.I. Zmiana danych identyfikacyjnych. 48 VIII.II. Zamknicie roku poprzedniego. 48 VIII.III. Udostpnienie "DEMO". 48 VIII.IV. Aktualizacja programu. 48 VIII.V. Formatowanie dyskietki. 49 VIII.VI. Indeksowanie baz danych. 49 VIII.VII. Wierzytelnoci. 49 VIII.VIII. Patnoci. 50 VIII.IX. Parametry programu. 50 VIII.X. Uprawnienia uytkownikw. 51 VIII.XI. Zmiana hasa uytkownika. 52 DODATEK, WYMAGANIA SPRZTOWE. 53 I.I. Klawisze. 53 I.II. Zmiany. 53 I.III. Wymagania sprztowe. 53 DLA INFORMATYKW 53 ------------------------------------------------------------------------- I. Rejestr sprzeday. I.I.Odbiorcy. 1. Rejestracja. Chcc wpisa do bazy nowego odbiorc naley wprowadzi kilka istotnych informacji. W pierwszym etapie rejestracji jest kontrola czy dany odbiorca lub dostawca nie istnieje w przeciwnym przypadku dane o odbiorcy lub dostawcy zostan wywietlone. Kontrola nastpuje po wprowadzeniu numeru NIP (Pesel, Regon), Nazwy lub Waciciela. Dane dotyczce odbiorcy, ktry jest ju wpisany jako dostawca po uzupenieniu danych i akceptacji zostan uwidocznione w licie odbiorcw. Numer NIP naley wpisywa bez "-" gdy program zapyta o format numeru (s dopuszczalne tylko XXX-XXX-XX-XX, XXX-XX-XX-XXX). po wprowadzeniu i wybraniu (lub nie) grupy, do ktrej ma nalee odbiorca wywietlona zostanie ramka z opcjami o form zapaty KADORAZOWO- tzn. za kady dokument DEKADOWO - korzystajc z ZESTAWIENIE SPRZEDAY moe by patne na podstawie zestawienia za kilka dni MIESICZNIE- korzystajc z ZESTAWIENIE SPRZEDAY moe by patne na podstawie zestawienia za cay miesic przy dwch ostatnich na dokumentach bdzie wydruk Sposb patnoci : zestawienie 2. Przegldanie. Moliwo przegldania danych o odbiorcach w formie skrconej i penej z moliwoci dokonania zmian uycie * zmienia status odbiorcy na NIE ODBIERA i odbiorca nie bdzie pojawia si na licie do wystawiania dokumentw sprzeday. Ponadto mona dopisa uywajc h dane o jednostce nabywcy (wwczas na dokumentach sprzeday bdzie wyszczeglnienie Nabywca i Odbiorca, gdy brak danych o nabywcy na dowodach jest umieszczony jest tylko odbiorca jako Nabywca). 3. Wydruk. (Obejmuje tylko odbiorcw "odbierajcych") a) Skrcony. Umoliwia wprowadzenie nazwy wyrobw na wydruku np. do sporzdzenia listy zapotrzebowania. wydruk przedstawiono na zaczniku 1. b) Szczegowy przedstawiono na zaczniku 2. 4. Grupy odbiorcw. Kadego odbiorc mona przypisa do okrelonej grupy (nie mona przypisa do kilku grup) np. Samochody: co umoliwia szybsze wystawianie dokumentw sprzeday. I.II. Faktury/Rachunki. 1. Wystawianie Faktur/Rachunkw. Wystawianie Faktury VAT lub Rachunku uproszczonego nastpuje po wybraniu z listy odbiorcw e. Wywietlon list mona ograniczy tylko do okrelonej grupy uywajc G i wybraniu klawiszem e a klawisz ^eliminujc ograniczenie. Jeeli odbiorca nie istnieje mona dopisa korzystajc z h. W przypadku ustawienia parametru Wystawiajc uywaj brutto na TAK, prawej strony obok nazwy odbiorcy jest wywietlana litera "B" - stosowane bd ceny jednostkowe brutto, lub brak litery oznacza, e stosowane bd ceny jednostkowe netto. Korzystajc z klawisza s mona zmieni status cen jednostkowych dla wybranego odbiorcy. Ustawiajc parametr Wystawiajc uywaj brutto na NIE, do wszystkich odbiorcw stosowane s ceny jednostkowe netto. Po dokonaniu wyboru zostan wywietlone pene dane o odbiorcy i zalenie od Patnik podatku VAT Tak/Nie bdzie wystawiona Faktura VAT lub Rachunek uproszczony. W formie wystawiania faktury podstawiona jest domylna data sprzeday, ktr mona zmieni na inn tj. pniejsz lub wczeniejsz. Przy zmianie daty sprzeday na pniejsz automatycznie data wystawienia jest rwna dacie sprzeday np. Data dzisiejsza 11.03.1998r. Data sprzeday 12.03.1998r. to data wystawienia bdzie 12.03.1998r. Program nie dopuszcza do wpisania daty sprzeday wczeniejszej lub biecej w przypadku zastosowania sprzeday np. nastpnego dnia. W zalenoci od ustawienia parametru Przenie wyroby gotowe bdzie widoczna lista wyrobw do wyboru lub zostan wszystkie przeniesione. Lista wywietlona jest w zalenoci od ustawionego parametru sortownia treci tzn. gdy ustawiono wg kodu automatycznie wywietlona jest domylnie wg kodu a zmian sortowania mona dokona naciskajc v. W pozostaych przypadkach ustawione jest wg nazwy. Mona rwnie wyszukiwa na licie podajc pierwsze oznaczenia kodu (jeeli ustawione jest wg kodu) lub pierwsze litery artykuu. Z listy mona wybiera poprzez klawisz e podwietlonego wyrobu (jeeli nie zaznaczono innych) lub tylko zaznaczone klawiszem *. Mona dopisa wyrb do listy klawiszem h w formie opisanej w czci dotyczcej ewidencji wyrobw. Stosujc stae ceny zaleca si ustawienie parametru Edytuj tylko ilo na Tak, wwczas mona wprowadzi klawiszem e tylko ilo a zmieni ceny klawiszem p. Przy stosowaniu rnych cen i ustawieniu parametru na Nie po naciniciu e pojawi si forma z edycj iloci, procentu zmiany ceny z cennika, oraz ceny jednostkowej. Jeeli wprowadzono tzw. opakowania zbiorcze podczas wprowadzania nowego artykuu, to mona wprowadza zarwno iloci jednostkowe jak rwnie iloci opakowa zbiorczych a program przeliczy na iloci jednostkowe. Po wprowadzeniu procentu zmiany ceny program sam przelicza cen jednostkow po zmianie, lub podajc zmienion cen przelicza procent zmiany na "+" lub "-". Uycie tego sposobu zmiany cen nie jest widoczne na wydruku, jeeli ustawiono parametr Poka rabat/podwyk cen na Nie. Dokument z widocznym rabatem/podwyk cen przedstawiono na zaczniku 3. W trakcie wystawiania istnieje moliwo wyszukiwania pozycji tj. bdc w kolumnie "Kod towaru" wprowadzajc kolejne litery lub znaki (pojawi si linijka szukanego wzorca) automatycznie program wyszukuje podanego wzorca. Analogicznie program zachowuje si w kolumnie nazwy towaru. W niektrych rodzajach dziaalnoci kady odbiorca za kadym razem nabywa te same iloci towaru, wwczas mona powieli dane z poprzedniego dokumentu klawiszem h. Chcc umieci uwagi na dokumencie np. o zwrocie opakowa, terminie wanoci naley skorzysta z klawisza s (uwagi te dotycz caego dokumentu). Dopisanie do zawartoci dokumentu innych pozycji nastpuje po naciniciu klawiszy n - dla wyrobw, lub o - dla zakupw. Na licie zakupw widoczne bd tylko te zakupy dla ktrych nie prowadzi si ewidencji ilociowej lub ktrych ilo jest wiksza od zera. Zakoczenie wystawiania dokumentu z zapisem do bazy nastpuje po naciniciu klawisza t, wwczas dokument zostanie podliczony i gdy warto sprzeday netto przekroczy kwot okrelon w parametrach Stosuj upust dla sprzeday powyej pojawi si zapytanie o procent zmiany cen jednostkowych. Po podaniu na "+" lub "-" liczby o jak maj by zmienione ceny program przeliczy ponownie zawarto dokumentu. Przy stosowaniu magazynu wyrobw gotowych, iloci zostan zdjte z magazynu. Uywajc q mona zmieni warto upustu na "+" lub "-". Po akceptacji klawiszem e zostanie nadany numer dokumentu. W zalenoci od ustawienia parametru Oznaczenie literowe pojawi si zapytanie o liter (jako domylna jest litera z parametrw programu). Jeeli jest to pierwszy dokument w roku (gdy parametr Numeracja miesiczna - Nie) lub w miesicu daty sprzeday (gdy parametr Numeracja miesiczna - Tak) program zapyta o numer z domyln wartoci 1. Gdy rejestr sprzeday w programie jest pusty pojawi si zapytanie o ostatni numer w rejestrze sprzeday, jeeli nie ma jeszcze danych pozycji naley wpisa zero. Po podaniu odpowiedzi Nie na pytanie Czy drukowa dokument ? mona wystawi kilka dokumentw a nastpnie korzystajc z opcji Zbiorczy wydruk Faktur/Rachunkw wydrukowa wszystkie dotychczas nie wydrukowane lub wydrukowane nie poprawnie. Po wystawieniu program wraca do listy odbiorcw. W niektrych dziaalnociach wystawianie w opisany sposb jest mczce np. Piekarnia - codziennie ci sami odbiorcy nabywaj te same iloci wyrobw, wwczas zaleca si stosowanie z listy odbiorcw kombinacji klawiszy j+t, pojawi si lista odbiorcw do automatycznego wystawiania gdzie "*" obok nazwy firmy oznacza, e ma by wystawiony dokument automatycznie (znak "-" oznacza wystawienie automatyczne dowodu dostawy). Po akceptacji klawiszem t pojawi si zapytanie o dat sprzeday. W wystawianiu automatycznym zostan pominici nabywcy dla ktrych wystawiono ju dokument i nie wykonano opcji Zbiorczy wydruk Faktur/Rachunkw (opcja ta kasuje oznaczenie o wystawieniu dokumentu). 2. Przegldanie Faktur/Rachunkw. Opcja ta umoliwia przegld Faktur VAT i Rachunkw uproszczonych uporzdkowanych wg Data sprzeday+Rodzaj dokumentu+Numer dokumentu oraz edycj dokumentw nie wydrukowanych (oznaczonych "*" z prawej strony). Status wydruku mona zmieni klawiszem * Podczas edycji mona zmieni odbiorc np. Jest GS "SCH" WCHOCK SKLEP NR 11 winno by GS "SCH" WCHOCK SKLEP NR 1 w tym przypadku naley w formie wywietlania danych o odbiorcy uy klawisza hi wybra z listy odbiorc dla ktrego powinien by dokument. Jeeli jest to Faktura - lista bdzie zawiera tylko patnikw podatku VAT, w przeciwnym przypadku - zwolnionych z VAT. W dalszej czci mona poprawi daty sprzeday i wystawienia oraz zawarto dokumentu. Po wyzerowaniu iloci danego produktu bdzie on nadal widoczny, lecz nie bdzie drukowany. Dla dokumentw wydrukowanych jest dostpny tylko podgld bez moliwoci edycji. 3. Zbiorczy wydruk Faktur/Rachunkw. W opcji tej drukowane s wszystkie faktury i rachunki dotychczas nie wydrukowane (oznaczone "*" w opcji Przegldanie). Podczas wydruku wywietlana jest ilo dokumentw pozostaych do wydrukowania. Korzystajc z klawisza ^ mona zatrzyma wydruk po wydrukowaniu do koca biecego dokumentu. 4. Dzienne zestawienie sprzeday. Korzystajc z tej opcji mona sporzdzi zestawienie sprzeday Faktur VAT, Rachunkw uproszczonych oraz Dowodw dostawy za dany dzie. Przykadowy wydruk przedstawiono na zaczniku 4 5. Zestawienie. Chcc wydrukowa zestawienie Faktur VAT i rachunkw uproszczonych dla okrelonego odbiorcy wybierajc klawiszem e odbiorc z listy, naley poda okres ktrego dotyczy zestawienie. Np. Podczas rejestracji odbiorcy wybrano form zapaty MIESICZNIE wwczas po podaniu okresu od 01.04.1997 do 30.04.1997 zostanie wydrukowana lista dokumentw wg zacznika 5. W przypadku podania kilkudniowego terminu patnoci informacja o tym fakcie zostanie umieszczona na zestawieniu. 6. Dowody dostawy a) Wystawianie Dowodw dostawy. Opcja pomocnicza do sprzeday, dziaajca na podobnej zasadzie do opisanej funkcji "Wystawianie Faktur/Rachunkw" lecz nie tworzy dowodu ksigowego a dokument poredni. b) Ewidencjonowanie Dowodw dostawy. W opcji tej mona ewidencjonowa dowody dostawy np. wystawione przez kierowc w trasie, gdzie nie mona z gry okreli iloci towaru, ktr naley przekaza nabywcy. Program kontroluje wwczas numer dowodu i odbiorc eliminujc w ten sposb moliwo dwukrotnego wpisania tego samego dowodu. c) Przegldanie Dowodw dostawy. Funkcja dziaa podobnie do przegldania Faktur i rachunkw. Obok oznaczenia czy wydrukowano jest dodatkowe oznaczenie o podliczeniu do Faktury VAT lub Rachunku uproszczonego symbolem "FF". Dowody dostawy oznaczone tym symbolem nie mog by zmieniane. d) Faktura okresowa. Celem zliczenia wystawionych lub wpisanych dowodw dostawy naley wybra z listy odbiorc klawiszem e nastpnie po podaniu okresu ktrego bdzie dotyczya Faktura VAT lub rachunek uproszczony, program podliczy dowody dostawy za okres od pierwszego nie podliczonego dowodu do okrelonej daty dla wybranego odbiorcy. Przy podliczaniu uwzgldniana jest zmiana cen np. Artyku 1 na dwch dowodach by po 12,- z a na jednym po 15,-z wwczas na dokumencie bd wyszczeglnione iloci po 12,- z oraz po 15,- z. W zwizku z tym, e program zlicza dowody dostawy, aktualizacja zawartoci tego dokumentu jest nie dozwolona. Jeeli dokumenty wystawiane s Automatycznie mona rwnie w ten sposb wystawi Faktury okresowe. Program sprawdza czy odbiorca mia wystawiony dowd dostawy w podanym okresie. e) Zbiorczy wydruk Dowodw dostawy. Funkcja dziaa tak samo jak wydruk Faktur i Rachunkw lecz obejmuje tylko Dowody dostawy. 7. Sprzeda bezrachunkowa. Opcja ta w przyszoci (by moe niedalekiej) umoliwi wspprac z urzdzeniami fiskalnymi lecz przede wszystkim z drukark fiskaln. Dla firm prowadzcych stany magazynowe wskazane jest uywanie paragonw, gdy opcja ta umoliwia korygowanie stanu magazynowego. a) Paragony Funkcja dziaajca podobnie do dowodw dostawy lecz wystawia dokument bezimienny. Mona paragon wydrukowa, lecz status wydruku nie koliduje z operacjami zamykania miesica. b) Utarg dzienny Opcja przeznaczona dla firm prowadzcych sprzeda detaliczn "na zeszyt" umoliwiajca wprowadzenie lub skorygowanie zapisu dotyczcego utargu z danego dnia. Wpisywane s kwoty brutto a rozliczenie struktur zakupu nastpuje po wykonaniu opcji Rozliczenie sprzeday bezrachunkowej". c) Rozliczenie sprzeday bezrachunkowej. Funkcja podlicza zakupy towarw handlowych (kol. 10 ksigi) i po okreleniu wskanikw udziau poszczeglnych stawek podatku VAT, rozlicza utarg dzienny, oraz podlicza paragony z rozbiciem na poszczeglne stawki VAT. Rozliczenie dokonywane jest praktycznie na koniec miesica wic dopisujc nowe rozliczenie program pyta si tylko o numer miesica. I.III. Korekty. 1. Wystawianie korekty Faktury/Rachunku. Dokument korygujcy mona wystawi tylko dla pozycji wydrukowanych. Po wybraniu roku obrachunkowego, ktrego dotyczy korekta wywietlona jest lista dokumentw tak jak "Przegldanie Faktur/rachunkw" i przed wystawieniem mona wywietli zawarto dokumentu. Wystawienie korekty nastpuje po naciniciu klawisza K. Korekta moe dotyczy : - zwrotu towaru - program automatycznie "wyzeruje" iloci po korekcie, - zmiany cen - po podaniu procentu zmiany cen wszystkie pozycje zostan przeliczone, - inne - gdzie uytkownik moe sam dokona wszelkich zmian podajc dowoln tre korekty. We wszystkich punktach mona zmienia zawarto korekty. Jeeli zmiana dotyczy stawki podatku VAT lub numery SWW, to przed wystawieniem naley zmieni te wartoci w "Ewidencji wyrobw" w "Ewidencji zakupw". Nastpnie w pierwotn pozycj "wyzerowa" a dopisa now korzystajc z klawiszy n lub o wpisujc ilo oraz warto po korekcie. Po zatwierdzeniu klawiszem t nastpi wyrwnanie stanw magazynowych (jeeli jest prowadzony magazyn) oraz oznaczenie dokumentu korygowanego numerem korekty co uniemoliwia wystawienie drugiego dokumentu. 2. Przegldanie korekt Faktur/Rachunkw. Opcja ta dziaa tak jak w "Przegldanie Faktur/rachunkw" lecz nie mona zmienia kontrahenta i dat. I.IV. Rejestr. Opcja ta umoliwia przegld rejestru sprzeday wraz z moliwoci wydruku rejestru za wybrany okres (zacznik 6), podsumowania wybranego okresu z moliwoci wydruku (zacznik 7), przegldania w formie skrconej lub penej. Ponadto korzystajc z klawisza Z mona dokona podsumowania rejestru sprzeday do ksigi przychodw i rozchodw. Podsumowanie dotyczy dokumentw dotychczas nie wpisanych do ksigi i moe by sporzdzone w rozbiciu na dokumenty z kadej numeracji osobno tj. osobno rachunki z liter "A", "B", "C", Faktury "A", "B", "C" , ... lub jako podsumowanie samego rejestru od pozycji 111 do pozycji 170. Po zatwierdzeniu podsumowania zostaj zapisane do ksigi przychodw i rozchodw (zacznik 8) a wszystkie podliczone dokumenty oznaczone "!" co uniemoliwia edycj. I.V.Ewidencja wyrobw. 1. Przegldanie. Opcja ta umoliwia dopisywanie, edycj, przegld i usuwanie pozycji z ewidencji wyrobw oraz wprowadzenie wzorw do rozliczania surowcw. Jeeli w parametrach programu ustawiono magazyn wyrobw gotowych, mona na bieco mie kontrol stanu wyrobw. Istnieje moliwo ujemnego stanu magazynowego w przypadku sprzeday z produkcji i uzupenieniu stanw magazynowych po sprzeday. Ceny jednostkowe wywietlane s zalenie od parametru Wystawiajc uywaj brutto Jeeli Tak - ceny brutto, Nie - ceny netto. Przeniesienie wyrobw z produkcji powoduje uzupenienie daty wpisu biec dat oraz rozliczenie surowcw wg wzorw. Uywajc wskanik przeliczeniowy np. 1 szt. = 0,5kg powinien wynosi 0,500. W przypadku wpisania numeru SWW mona z listy wybra stawk VAT inaczej wynosi 22%. Przykadowe wydruki stanu magazynowego - Zacznik 9. cennika - Zacznik 10. W przypadku stosowania magazynu wyrobw gotowych, po wykonaniu przeniesienia z produkcji i prbie opuszczenia przegldania wyrobw, program zapyta si o rozliczenie surowcw odnonie przeniesionej produkcji. 2. Zestawienie sprzeday a) Dzienne. Umoliwia wydruk dziennego zestawienia ilociowego sprzeday wyrobw a nastpnie rozliczenie surowcw wg podanych wzorw w ewidencji wyrobw jeeli nie jest prowadzony magazyn wyrobw. b) Miesica. Umoliwia wydruk miesicznego zestawienia ilociowego sprzeday wyrobw a nastpnie rozliczenie surowcw wg podanych wzorw w ewidencji wyrobw jeeli nie jest prowadzony magazyn wyrobw. c) Okresowe. Umoliwia wydruk zestawienia ilociowego sprzeday wyrobw za podany okres bez moliwoci rozliczenia surowcw. ------------------------------------------------------------------------- II. Rejestr zakupu. II.I.Dostawcy. 1. Rejestracja. Opcja ta umoliwia dopisanie do bazy nowego dostawcy w podobnej formie jak rejestracja odbiorcy. W pierwszym etapie rejestracji jest kontrola czy dany dostawca lub odbiorca nie istnieje w przeciwnym przypadku dane o dostawcy lub odbiorcy zostan wywietlone. Kontrola nastpuje po wprowadzeniu numeru NIP (Pesel, Regon), Nazwy lub Waciciela. Dane dotyczce dostawcy, ktry jest ju wpisany jako odbiorca po akceptacji zostan uwidocznione w licie dostawcw. Numer NIP tak jak u odbiorcw naley wpisywa bez "-" gdy program zapyta o format numeru (s dopuszczalne tylko XXX-XXX-XX-XX, XXX-XX- XX-XXX). 2. Przegldanie. Moliwo przegldania danych o odbiorcach w formie skrconej, (a dodatkowo uywajc K mona zaadresowa kopert np. celem odesania kopii faktury) i penej z moliwoci dokonania zmian 3. Wydruk. przedstawiono na zaczniku 11. II.II. Faktury/Rachunki. 1. Wpisywanie Faktur/Rachunkw. Wpisywanie Faktury VAT lub Rachunku uproszczonego nastpuje po wybraniu z listy dostawcw klawiszem e. Po wywietleniu listy automatycznie program przechodzi w opcje wyszukiwania. Jeeli dostawca nie istnieje mona dopisa korzystajc z h. Po dokonaniu wyboru zostan wywietlone pene dane o dostawcy i zalenie od Patnik podatku VAT Tak/Nie bdzie wywietlona ramka dotyczca rodzaju dokumentu "Faktura VAT" lub "Rachunek uproszczony" z automatycznym wskazaniem domylnego (Patnik VAT - Faktura, Zwolniony - Rachunek). Po wpisaniu numeru dokumentu, dokonywane jest sprawdzenie czy dokument od tego dostawcy z tym numerem nie jest ju wpisany. Jeeli tak, to pojawi si komunikat o tym fakcie nastpnie zapytanie "Czy chcesz poprawi dowd zakupu". Podczas poprawiania mona zmienia numer, daty, zawarto dokumentu lecz nie mona wycofa z ksigi przychodw i rozchodw oraz z rejestru zakupu. W przypadku wprowadzania nowego dokumentu, po wpisaniu numeru i dat, pojawi si zapytanie o stosowane ceny jednostkowe na dokumencie zakupu tj. netto lub brutto, nastpnie lista dotychczasowych zakupw z moliwoci wyboru. Jeeli brak pozycji w wykazie to po opuszczeniu mona dopisa klawiszem h. Podczas wprowadzania danych dotyczcych pozycji z zakupw, podawane s informacje dla programu. - gdy jest SWW - moliwo wyboru stawki VAT inaczej 22% - Zakup zwizany ze sprzeda opodatkowan - pozycja na deklaracji VAT-7 - Rodzaj zakupu (S)urowiec, (P)ozostae - dla surowcw rozlicza stany ilociowe. - Rodzaj zakupu - do ksigi, inwestycja (tylko VAT), poj. prywatny (ewidencja przebiegu poj.) - do ksigi - dodatkowo kolumna ksigi Wpisujc "0" w pozycji cena jednostkowa program przechodzi do wartoci brutto a pozostae kwoty wyliczy korzystajc ze stawki VAT i iloci zakupionego towaru. Zatwierdzenie dokumentu nastpuje po naciniciu klawisza t. Wywietlone zostanie podsumowanie dla podatku VAT z moliwoci korygowania zaokrgle dla celw podatku VAT. Gdy ma by dokonywany wpis do ksigi zostanie wywietlona lista z opisami zdarze gospodarczych z moliwoci edycji i dopisywania. W przypadku gdy jest to pierwszy wpis do ksigi przychodw i rozchodw pojawi si zapytanie o ostatni numer w ksidze. Analogicznie jest z numeracj w rejestrze zakupu (jeeli jest zapis do rejestru). Po zapisie wywietlony zostanie komunikat o pozycji w ksidze i o pozycji w rejestrze zakupu. Na samym kocu pojawi si zapytanie "Czy naleno zostaa uregulowana", jeeli nie wywietlona zostanie forma dotyczca terminu, nazwy banku i numeru rachunku na ktry ma by uregulowana naleno a po zatwierdzeniu, utworzony zostanie przelew bankowy (Administracja - patnoci). 2. Przegldanie Faktur/Rachunkw. Przegld dokumentw bez moliwoci dokonywania zmian dziaajcy podobnie jak przegldanie Faktur/Rachunkw w rejestrze sprzeday. W przegldaniu zawartoci dokumentu moliwe jest wywietlenie penego wpisu dotyczcego wybranej pozycji oraz w dolnej czci ekranu umieszczona jest informacja o pozycji w ksidze i rejestrze zakupu. II.III. Korekty. 1. Rejestracja. Podobnie jak w rejestrze sprzeday, pojawia si forma wyboru roku obrachunkowego, w ktrym wpisano dokument zakupu. Po dokonaniu wyboru wywietlona zostaje lista dostawcw przechodzc automatycznie w tryb wyszukiwania. Wybierajc z listy klawiszem e program analizuje wprowadzone dokumenty, a nastpnie wywietla list wybranych dokumentw od dostawcy do wyboru. Korzystanie z listy pozwala wywietli zawarto dokumentu oraz przejrzyste wpisywanie korekty. Mona zrezygnowa z wyboru i wprowadzi od podstaw dokument zakupu. Program wywietla zawarto kadej pozycji przed i po korekcie co rwnie uatwia wizualne poprawne wprowadzenie korekty. Dopisywanie i edycja pozycji dokumentu korygujcego funkcjonuje podobnie do opisywanej funkcji wprowadzania dokumentw zakupu. Po zatwierdzeniu klawiszem t podliczone s rnice, posortowane w odpowiednie kolumny rejestru zakupu oraz przedstawione do ewentualnej edycji podobnie jak we wpisywaniu faktur/rachunkw. 2. Przegldanie. Przegld dokumentw podobnie jak przegld dokumentw zakupu bez moliwoci dokonywania zmian. W przegldaniu zawartoci dokumentu moliwe jest wywietlenie penego wpisu dotyczcego wybranej pozycji oraz w dolnej czci ekranu umieszczona jest informacja o pozycji w ksidze i rejestrze zakupu. II.IV. Rejestr. Opcja ta umoliwia przegld rejestru zakupu wraz z moliwoci wydruku rejestru za wybrany okres (zacznik 12), podsumowania wybranego okresu z moliwoci wydruku (zacznik 13), przegldania w formie skrconej lub penej. II.V. Ewidencja zakupw. Opcja ta umoliwia przegldanie, aktualizowanie i dopisywanie zakupw rozliczanych (surowcw), gdzie wywietlane s dane ostatnio wpisane podczas wprowadzania dokumentu zakupu. Stany magazynowe mona aktualizowa za pomoc klawisza R. Uywajc klawisza Z mona wywietli wszystkie dokumenty na podstawie ktrych zosta zakupiony wybrany surowiec. Ponadto istnieje moliwo wydruku aktualnego stanu magazynowego (klawisz M), oraz danych o zakupie surowcw w formie skrconej (zacznik 14) i penej z podaniem daty zakupu i numeru dokumentu (zacznik 15). II.VI. Obniona stawka podatku VAT. W kadym roku jest okrelony procent podatku VAT okrelony w art. 8 ustawy o zobowizaniach podatkowych dotyczcy czciowego zaniechania poboru podatku VAT. ------------------------------------------------------------------------- III.Rejestr rodkw trwaych. III.I.Ewidencja rodkw trwaych, wartoci niematerialnych i prawnych. (Funkcja w opracowaniu) III.II. Pojazdy prywatne. Opcja przeznaczona do rozliczania kosztw w stosunku do "kilometrwki" pojazdw prywatnych uywanych do dziaalnoci gospodarczej. Koszty dotyczce eksploatacji wprowadzane s z poziomu Rejestr zakupu- >Faktury/rachunki a nastpnie po wprowadzeniu danych dotyczcych ewidencji przebiegu, mona rozliczy pojazdy uywajc t. Program porwnuje koszty z ewidencj przebiegu a nastpnie drukuje zestawienie (uwzgldniajce mniejsz kwot) bdce podstaw do dokumentu ksigowego. (zacznik 21). ------------------------------------------------------------------------- IV. Kadry. IV.I.Kartoteka osobowa. 1. Rejestracja pracownikw. Chcc prowadzi rzetelnie ewidencj pracownikw naley korzysta ze wszystkich dostpnych informacji. Wiele danych o pracowniku jest wykorzystywanych w innych opcjach programu tj. drukowanie dokumentu NIP-3, informacji PIT-11, dane dotyczce konta bankowego pracownika w przypadku przekazywania wynagrodzenia na rachunek rozliczeniowy. Oprcz oglnych danych o pracowniku zapisywane s informacje o umowach o prac w danym przedsibiorstwie (tzw. Historia zatrudnienia wiele programw jej nie posiada co utrudnia czasem prac przykadowo mona sporzdzi umow np. od 01.01.1998 a wczeniejsze dane s dostpne i wykorzystywane do sporzdzania listy pac za grudzie 1997), Do skadnikw wynagrodzenia mona zaliczy dodatki (wywietlone po naciniciu O). Sposb naliczania dodatkw uzaleniony jest od parametru poszczeglnej pozycji tj. miesicznie, lub za kady przepracowany dzie. Podstawowymi dodatkami s: Dodatek za prac w porze nocnej, Premia za przepracowany miesic oraz Ekwiwalent za pranie i napraw odziey. Z dodatkw tych mona zrezygnowa nie podajc wartoci dodatku. Kady dodatkowy skadnik wynagrodzenia bdzie wyszczeglniony w pozycji Pozostae dodatki na licie pac. Na podstawie danych dotyczcych umw o prac mona sporzdzi kilka wydrukw uywajc D tj. - umowa o prac (zacznik 16), - umowa o zakazie konkurencji (zacznik 17), - zmiana warunkw jeeli byy zmienione (zacznik 18), - owiadczenia o zapoznaniu si z... (zacznik 19), - owiadczenia podatkowe (zacznik 20) Do dodatkowych danych o zatrudnieniu mona zaliczy dane o czonkach rodziny pracownika wraz z informacj dotyczc zasikw rodzinnych, jak rwnie dane o absencji chorobowej pracownika. Wpisujc informacj dotyczc absencji chorobowej pracownika, program automatycznie rozbija na poszczeglne miesice np. L-4 na okres 25.10.1997 do 06.11.1997 to program zapisze to w dwch pozycjach tj. 25.10.1997-31.10.1997 oraz 01.11.1997-06.11.1997 i zostanie uwzgldnione na poszczeglnych listach pac. W przypadku wpisania zalegego zwolnienia, zostanie ono uwzgldnione w najbliszej licie pac. Do poszczeglnych przyczyn nieobecnoci pracownika wystpuje pozycja wyrwnanie... gdzie wpisywana jest warto kwotowa. Dla poszczeglnych przyczyn nieobecnoci pracownika jest warto procentowa lub kwotowa. Gdy pracownik by ju raz zaewidencjonowany, to po wpisaniu danych identyfikacyjnych zostan wywietlone dotychczasowe dane, ktre mona zaktualizowa lub tylko zmieni dat zatrudnienia od. 2. Przegldanie pracownikw. W opcji tej mona aktualizowa wszystkie dane wymienione w opcji rejestracji pracownika, jak rwnie zwalnia pracownika poprzez wpisanie daty "Zatrudniony do". Po wprowadzeniu wymienionej daty, program sprawdza czy zamknita jest ostatnia lista pac dotyczca zatrudnienia a jeeli tak to sporzdza informacj PIT-11, w przeciwnym wypadku informacja zostanie sporzdzona w trakcie zamykania listy pac. IV.II. Listy pac. 1. Sporzdzanie. Korzystajc z danych dotyczcych zatrudnienia pracownika, mona do szybko sporzdzi list pac za wybrany miesic. Po wybraniu miesica za ktry chcemy sporzdzi pojawi si okno z parametrami danej listy pac tj. data wypaty, ilo dni roboczych, procent skadki ZUS, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych wiadcze Pracowniczych oraz kwoty dla poszczeglnych grup zasikw rodzinnych a take niezbdna kwota minimalnego wynagrodzenia. Program przenosi na list pac pracownikw, ktrych lista dotyczy, a w przypadku edycji sporzdzonej listy sprawdza czy skadniki wynagrodzenia nie zmieniy si a w przypadku zmiany usuwa status obliczenia. Uywajc C dostpne s dane dotyczce podstawy wyliczania wiadcze chorobowych. Po wybraniu klawiszem e z listy pracownika, mona aktualizowa dane dotyczce wynagrodzenia. Do obliczenia wypaty dla danego pracownika niezbdne s nastpujce wartoci: - ilo przepracowanych dni (w przypadku stawki na godzin dodatkowo ilo godzin), - ilo godzin nocnych, - ilo dni urlopu (wypoczynkowego, okolicznociowego, bezpatnego) - wprowadzone w kartotece osobowej dane dotyczce absencji chorobowej, zostan automatycznie obliczone pozostae wartoci zostan obliczone proporcjonalnie ilo dni przepracowanych do iloci dni roboczych. Podatek wyliczany jest z kontrolowaniem progw podatkowych. W przypadku przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy, po obliczeniu listy kwota Do wypaty jest przenoszona do pozycji Przekaz na rachunek ... . Po zakoczeniu obliczania wynagrodzenia, mona wydrukowa list pac w formie penej wraz z danymi do ZUS (zacznik 22) jak rwnie w odcinkach (zacznik 23). Przygotowanie przeleww dotyczcych wynagrodzenia nastpuje po naciniciu P(dostpne Administracja-Patnoci). Zamknicie listy pac nastpuje po naciniciu Z. Podczas zamykania listy program automatycznie wykonuje wiele czynnoci tj. kasowanie oznacze dotyczcych podliczonych absencji chorobowych (uniemoliwia usunicie), wystawienie rachunku uproszczonego dla deputatu, podliczenie listy i zapis do ksigi przychodw i rozchodw (dodatkowo podliczenie jest drukowane zacznik 24), sporzdzenie ewentualnych PIT-11, przygotowanie przelewu do ZUS (moliwa edycja). 2. Przegldanie. Korzystajc z tej funkcji mona przeglda zamknite listy pac za biecy rok obrachunkowy bez moliwoci edycji. Istnieje rwnie moliwo wydruku listy lecz bez zacznika do deklaracji ZUS. 3. Lista obecnoci. Opcja ta umoliwia wydruk listy obecnoci na okrelony miesic uwzgldniajc stan zatrudnienia. Drukowana jest alfabetycznie wg etatw (od 1/1 do 1/8) i na kocu uczniowie w kolejnoci alfabetycznej. Po wybraniu miesica, pojawi si lista dni wolnych (naley unika by przed pierwsz cyfr oznaczajc od 1- 9 brak byo jednej spacji) i po zaakceptowaniu sporzdzony wydruk (zacznik 25). Wydruk ten mona sporzdza wielokrotnie. 4. Progi podatkowe. Jako podstawa do oblicze zaliczki podatku na licie pac jak rwnie w deklaracji PIT-5, niezbdne jest podanie obowizujcych w danym roku obrachunkowym stawek podatku dochodowego oraz wysoko progw podatkowych, kosztw uzyskania przychodu i kwoty wolnej od podatku. IV.III. Umowy zlecenia. (Funkcja w opracowaniu). IV.IV. Deklaracje podatkowe. 1. PIT-4. Deklaracja ta jest sporzdzana automatycznie po zamkniciu listy pac. W opcji tej wywietlone s deklaracje za biecy rok obrachunkowy. Po wydrukowaniu deklaracji (moliwo drukowania na oryginalnych drukach) i zatwierdzeniu poprawnoci wydruku, rwnie automatycznie zostanie utworzony przelew bankowy dostpny przy kadorazowym uruchamianiu lub w menu Administracja->Patnoci. 2. PIT-8. (Funkcja w opracowaniu). 3. PIT-11. Podobnie jak deklaracja PIT-4, informacja ta sporzdzana jest automatycznie. a) w przypadku gdy w danych osobowych pracownika jest wpisana data Zatrudniony do i jest zamykana ostatnia lista pac dotyczca pracownika, b) po wprowadzeniu w danych osobowych daty Zatrudniony do i ostatnia lista pac dotyczca zatrudnienia pracownika jest ju zamknita, c) jak rwnie gdy zamykana jest lista za grudzie sporzdzane s informacje dla wszystkich pracownikw niezalenie od daty Zatrudniony do. Sporzdzone informacje wywietlone s w formie listy jak rwnie w formie penej z podanie informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach. Dane mona uzupeni o kwoty z umw zlece wykonywanych u danego pracodawcy uywajc u. Informacj t mona wydrukowa na oryginalnych drukach a po zatwierdzeniu poprawnoci wydruku zostanie przypisana data wydruku do pozycji. W przypadku ponownej prby wydruku, informacja bdzie z dat zatwierdzenia poprawnoci drukowania. Wywietlona gwiazdka z prawej strony kadej pozycji informuje, e dana informacja nie bya jeszcze drukowana lub nie zosta zatwierdzony wydruk. IV.V. Adres urzdu skarbowego. Do adresowania deklaracji i innych drukw podatkowych (w tym rwnie przeleww bankowych) niezbdne jest podanie informacji dotyczcych adresu urzdu skarbowego, jak rwnie o numerach kont bankowych. IV.VI. Adres ZUS. Do adresowania danych do ZUS niezbdne s informacje dotyczce adresu zakadu, numeru NKP (dotyczy pracownikw), konta bankowego jak rwnie jaki ma by drukowany zacznik do listy pac (podstawa do deklaracji ZUS) imienny czy nie. ----------------------------------------------------------------------- V. Ksiga przychodw i rozchodw. V.I.Ksiga przychodw i rozchodw. Opcja ta umoliwia przegld ksigi przychodw i rozchodw zarwno w formie skrconej jak i penej Uywajc h istnieje moliwo dopisania dodatkowych pozycji do ksigi nie uwzgldnionych w programie np. Refundacja wynagrodze, dowody wewntrzne itp. Po wprowadzeniu daty zdarzenia gospodarczego oraz numeru dokumentu np. DW 1, pojawi si lista dostpnych operacji gospodarczych. Do kadej operacji jest przypisana odpowiednia kolumna ksigi przychodw i rozchodw a po zatwierdzeniu pozycja pod ktr dokonano zapisu. Klawiszem S mona uzyska podsumowanie kolumn ksigi z rozbiciem na poszczeglne miesice Po wprowadzeniu zakupw do ksigi, naley wykona podliczenie do deklaracji PIT-5 uywajc t a po wydrukowaniu (zacznik 26) zatwierdzi. Bez zatwierdzenia nie bdzie mona sporzdzi deklaracji PIT-5. Istnieje rwnie moliwo wydruku ksigi przychodw i rozchodw zarwno caociowe, miesiczne jak i wg dat (zacznik 27). V.II. Deklaracja PIT-5. 1. Dane osobowe. a) Rejestracja Opcja dziaajca podobnie do rejestracji pracownika, lecz ograniczajca jedynie do moliwoci wprowadzenia danych dotyczcych waciciela/wsplnika. b) Przegldanie Rwnie podobne do formy uywanej w kadrach, a dodatkowo uywajc Z mona dopisa informacje o zapaconych skadkach ZUS. Do deklaracji PIT-5 uwzgldniane s automatycznie analizujc dat zapaty. 2. Sporzdzanie. Deklaracj sporzdzi mona jedynie po dokonaniu podliczenia ksigi do deklaracji PIT-5 i zostanie ono zatwierdzone. Po wybraniu miesica ktrego dotyczy deklaracja, pojawi si lista osb, dla ktrych powinno si sporzdzi deklaracj PIT-5. Kada z osb ma okrelony swj udzia procentowy w dziaalnoci oraz dat od kiedy jest udziaowcem. Do sporzdzenia deklaracji uywany jest szablon obowizujcy w danym miesicu, a kwota uzyskana z dziaalnoci wpisywana jest na pozycji pierwszej. Mona rwnie dopisa kwoty z innych dziaalnoci, a w kolejnych deklaracjach bd powielane z moliwoci edycji. Po zakoczeniu wydruku i potwierdzeniu poprawnoci drukowania, jeeli jest kwota do zapaty zostaje utworzony przelew bankowy. 3. Przegldanie. Przeglda mona tylko deklaracje, ktre s oznaczone jako wydrukowane poprawnie. Deklaracje te nie podlegaj edycji lecz mona je drukowa z dat pierwszego zatwierdzonego wydruku. 4. Progi podatkowe Jest to ta sama funkcja co opisana w kadrach. V.III. Deklaracja VAT-7. 1. Sporzdzanie. Deklaracja sporzdzana jest automatycznie na podstawie zapisw dotyczcych zakupw oraz sprzeday. Ewentualna korekta kwot dostpna jest z przegldania. 2. Przegldanie. Opcja ta umoliwia przegld, uzupenienie oraz wydruk deklaracji. Podobnie do PIT-5 jeeli jest kwota do zapaty, to po zatwierdzeniu poprawnoci wydruku zostaje utworzony przelew bankowy. V.IV. Kredyty. (Funkcja w opracowaniu). V.V.Zyskowno firmy. Opcja ta zlicza biece dane w bazie do okrelonego dnia a na tej podstawie mona okreli kwot zyskownoci podajc dodatkowo kwot przewidywanych przychodw i kosztw. V.VI. Sprawozdanie GUS DG-1. Korzystajc z tej opcji po podaniu miesica, ktrego dotyczy sprawozdanie, program obliczy wartoci uatwiajce sporzdzenie pierwszej strony sprawozdania DG-1. Do wypenienia drugiej strony naley skorzysta z opcji w menu Rejestr sprzeday -> Ewidencja wyrobw -> zestawienie miesiczne. ----------------------------------------------------------------------- VI. Archiwizacja danych. Opcja ta umoliwia skadowanie baz danych na noniki magnetyczne (dyskietki). Zaleca si stosowanie minimum trzech kompletw kolejno numerowanych dyskietek celem rotacji. Np. I kompletkopia dnia 21.03.97 II komplet kopia dnia 22.03.97 III komplet kopia dnia 23.03.97 I kompletkopia dnia 24.03.97 ... na dyskietkach najlepiej pisa mikkim owkiem dat skadowania, a przed wykonaniem np. 10 kopii na dany zestaw, przeprowadzi formatowanie (Administracja) celem kontroli nonika. VII.Odtwarzanie danych. W przypadku uszkodzenia bazy danych lub stwierdzenia bdw naley wykona odtwarzanie danych korzystajc z ostatnio uytego kompletu dyskietek (nonikw) liczc si z tym, i dane wprowadzone po ostatniej archiwizacji zostan utracone. Zaleca si czste wykonywanie kopii bazy danych minimum raz dziennie po pracy. ----------------------------------------------------------------------- VIII. Administracja. VIII.I.Zmiana danych identyfikacyjnych. Dane dotyczce przedsibiorstwa mog ulega zmianie i korzystajc z tej opcji naley zaktualizowa informacje o przedsibiorstwie. Po zatwierdzeniu zmian pojawia si okno dotyczce adnotacji na dokumentach sprzeday patnych w pniejszym terminie. VIII.II. Zamknicie roku poprzedniego. (Funkcja w opracowaniu). VIII.III.Udostpnienie "DEMO". Bardzo czsto znajomy lub inna osoba widzc inny program, chciaaby mie moliwo przetestowania programu. Korzystajc z tej opcji mona bez przeszkd udostpni wersj Demonstracyjn programu dziaajc bez ogranicze przez pewien okres majc na celu zaznajomienie si z moliwociami programu. (Funkcja w opracowaniu). VIII.IV. Aktualizacja programu. Po otrzymaniu dyskietki z aktualizacj naley niezwocznie wykona kopi (Archiwizacja) nastpnie po umieszczeniu dyskietki w napdzie wykona aktualizacj. Na dyskietce jest umieszczony plik wykonujcy automatyczn aktualizacj. Nie naley wykonywa aktualizacji gdy nie wykonano poprzedniej lub zakoczona zostaa bdnie. VIII.V. Formatowanie dyskietki. Formatowanie z poziomu systemu operacyjnego umoliwia format CZCIOWO USZKODZONEJ dyskietki co w nastpstwie moe doprowadzi do cakowitego uszkodzenia lub uszkodzenia wanego fragmentu z danymi ze skadowania. Formatowanie z programu, dopuszcza tylko 100% poprawnej jakoci nonika co zmniejsza ryzyko utraty danych. VIII.VI. Indeksowanie baz danych. Kadorazowo gdy odtwarzasz dane z kopii zapasowej naley wykona indeksowanie baz danych lub w przypadku wystpienia bdu DBFNTX/... . VIII.VII.Wierzytelnoci. Automatycznie po wydruku dokumentu ksigowego (Faktura, Rachunek, Korekta) z odroczonym terminem patnoci, informacja o tej transakcji pojawia si na licie wierzycieli wraz terminem zapaty. Na licie tej pojawia si rwnie odbiorca dla ktrego sporzdzono zestawienie sprzeday za okrelony okres z odroczonym terminem patnoci. W przypadku przekroczenia terminy patnoci istnieje moliwo wydruku wezwania do zapaty na kwot POZOSTAO DO ZAPATY (tylko dla pozycji przeterminowanych) przykadowej treci przedstawionej na zaczniku 1. Kwot zapacon mona zmieni klawiszem K. Podana kwota jest dodawana do kwoty ju zapaconej. W przypadku gdy kwota POZOSTAO DO ZAPATY rwna jest zero lub naciniesz klawisz * zostanie zmieniony status na zapacono. Z wykazu zostan usunite tylko wierzytelnoci zapacone. VIII.VIII. Patnoci. Podczas wpisywania zakupw patnych w pniejszym terminie, po wydruku deklaracji PIT-4,PIT-5, VAT-7 w opcji tej utworzy si przelew bankowy lub korzystajc z klawisza h mona dopisa nowy przelew. Zapis do bazy umoliwia dopisanie do listy przeleww lub zaktualizowanie jeeli by edytowany. Druk nowo wpisanego przelewu nie zapisuje do bazy. W przelewach utworzonych przez program moliwa jest zmiana tylko Nazwy banku i numeru rachunku, oraz dopisania linii 3. Po zatwierdzeniu wydruku zmieni si status na wydruk. a po naciniciu klawisza * na zapacono. Z wykazu zostan usunite tylko przelewy zapacone. Istnieje wydruk dla drukarek igowych na oryginalnych przelewach bankowych produkcji KOMPAP S.A. d. VIII.IX. Parametry programu. Zasada dziaania programu jest zalena od kilku parametrw, ktre s ustawiane podczas instalacji programu, lecz mog ulec zmianie np. typ drukarki, oznaczenie literowe dokumentw itp. Poszczeglne parametry oznaczaj: Komputer jako ... Tryb pracy danego komputera (tylko w wersji sieciowej) Monitor sieci Wizualne uwidocznienie zalogowanych uytkownikw (tylko na serwerze w wersji sieciowej Drukarka Wybr typu podczonej drukarki Monitor kolorowy Tryb wywietlania mono/kolor Margines grny Wydruki deklaracji testowane s na jednej drukarki drukarce i wystarczy poda ilo linii do wysynicia przed wydrukiem, aby dane "trafiay" w pola na deklaracji Wysu linie po Niektre drukarki igowe nie maj opcji "wysu, wydruku oderwa, cofnij" i tak po zakoczonym wydruku wysuwa papier do okrelonego poziomu co zapobiega oderwaniu i pozostawieniu czci dokumentu. Rok obrachunkowy Aktualnie uytkowany rok obrachunkowy (osobna baza dla kadego roku). Graficzne ramki... Na drukarkach igowych daje przyjemniejszy wygld lecz spowalnia wydruk. Numeracja Dla uytkownikw wystawiajcych due iloci miesiczna dokumentw sprzeday, mona numeracj rozpoczyna w kadym miesicu od nowa a numer kolejny dokumentu bdzie oznaczony numer/mc/rok w przeciwnym razie bdzie oznaczony numer/rok. Magazyn wyrobw Gdy uytkownik chce rozlicza aktualne stany ... magazynowe wyrobw, co ma zastosowanie w dziaalnociach gdzie wyrb "stoi" na magazynie. W niektrych branach - tak jak Piekarnia magazyn jest zbdny. Tre grupy Uytkownik uywajcy oglnych nazw na zewntrz firmy a dla wasnego rozrachunku chce mie dokadne rozeznanie o stanach ilociowych np. nazwa grupy Napj 0,33l. a elementami grupy mog by Napj 0,33l. cytrynowy, Napj 0,33l. pomaraczowy, Napj 0,33l. cola to parametry tj. przelicznik, cena, opakowania zbiorcze dotycz caej grupy a zmieniajc cen naley zmienia tylko dla grupy. Ustawiajc parametr na "T" mona sprzeda z poszczeglnych elementw grupy po kilka sztuk a na wydruku zostanie to zliczone jako ilo dla danej grupy. Sortowanie treci Ustawiajc wg kodu wszystkie listy asortymentowe wywietlane bd wg kodu, w przeciwnym wypadku wg nazwy. Oznaczenie Np. gdy dokumenty sprzeday wystawiane s literowe rwnie rcznie, to kady wystawiajcy ma przyporzdkowan liter do poszczeglnych dokumentw a tu naley wpisa litery domylne do wystawiania na komputerze. Wystawiajc uywaj W zalenoci od tego parametru ceny jednostkowe brutto bd netto lub brutto np. dla cen jednostkowych brutto oglna warto sprzeday netto bdzie mniej dokadna ni gdy uyje si cen netto. Pytaj o odbiorc Za kadym razem przed wydrukiem program bdzie si pyta o Nazwisko i imi odbierajcego dokument. Poka rabat / Opcja pokazujca w trakcie wystawiania podwyk dokumentw sprzeday cen przed upustem, upust, cen po upucie. Przenie wyroby Gdy uywane jest wystawianie automatyczne naley ustawi ten parametr na tak. Jeeli parametr ustawimy na Nie to program za kadym razem bdzie wywietla list z wyrobami do wyboru. Edytuj tylko ilo Opcja dla tych firm, ktre maj ruchom cen jednostkow. Odbiorca na Dodatkowa opcja, gdy odbiorca drukowany jest rachunku na fakturach, dowodach dostawy oraz na innych dokumentach z odroczonym terminem patnoci. Ustawienie tego parametru na Tak oznacza miejsce na podpis odbiorcy na kadym dokumencie. Pytaj o termin Opcja dla firm stosujcych rne terminy patnoci patnoci (kady odbiorca moe mie stay termin np.14 dniowy lub za kadym razem inny) Stosuj upust Automatyczne zapytanie o ewentualny upust gdy warto netto sprzeday przekroczy okrelon kwot. Dowody sprzeday Typ wydruku prezentacyjnego lub tylko skrcony na stron (tylko tyle papieru ile potrzebne) oraz okrelenie ile minimalnie ma by pozycji na dokumencie dla cao stronnego wydruku. VIII.X. Uprawnienia uytkownikw. Kady uytkownik posiada swj identyfikator tj. pierwsza (lub kolejna) litera imienia i pierwsza (lub kolejna) litera nazwiska np. Adam Kowalski - gdzie identyfikatorem bdzie AK lecz w przypadku nastpnego uytkownika Andrzej Kloc - identyfikatorem bdzie AL gdy AK ju wystpuje Identyfikator jest niepowtarzalny !!!. Gwnym uytkownikiem jest Demo Autor (DA) i nie naley zmienia uprawnie i danych dotyczcych tego uytkownika. Przy pomocy tej opcji menu mona dopisa nowych uytkownikw programu lub zaktualizowa dane ju istniejcych. Wskazane jest aby dostp do tej opcji posiada jeden uytkownik. Kady uytkownik ma okrelone prawa dostpu do programu (niektre domylne nie podlegajce zmianie). VIII.XI. Zmiana hasa uytkownika. Kady uytkownik posiada swoje indywidualne haso powizane z identyfikatorem uytkownika. Chcc zmieni swoje haso naley korzysta z tej opcji. Zmiana nastpuje po podaniu starego hasa, dwukrotnym wpisaniu nowego. Nowe haso bdzie obowizywao od nastpnego uruchamiania programu. DODATEK, WYMAGANIA SPRZTOWE. I.I.Klawisze. Wszystkie dozwolone klawisze w danej formie edycji powinny by opisane w dolnej czci ekranu, jedynie ALT+D - (w menu) zmiana daty systemowej, ALT+T - (w menu) zmiana czasu systemowego, F11 - kalkulator (poza menu), po podaniu cigu do obliczenia mona przenie wynik kombinacj klawiszy CTRL+ENTER I.II. Zmiany. W przypadku gdy uytkownik stwierdzi niedogodnoci w uytkowaniu programu (oczywicie nieduych), zostan one usunite w cigu dwch miesicy od daty nabycia oprogramowania bezpatnie. I.III. Wymagania sprztowe. Program moe by zainstalowany nawet na starych komputerach lecz naley: Minimalne Procesor 386sx 20 Karta grafiki VGA MS-DOS 5.00 Wolna przestrze na dysku staym 10Mb (rednio zalenie od iloci danych) Drukarka Dowolna DLA INFORMATYKW Mniej lub bardziej zaawansowanych. Zaleca si NIE GRZEBA W BAZACH !!! Ingerencja spoza programu grozi uszkodzeniem zalenoci pomidzy bazami danych. W przypadku ww. ingerencji kosztami odbudowy struktury obciony jest PAZURUJCY !!!