Copyright: Copyright (c) 1998 AB OVO.


Skryptor

System Archiwizowania Dokumentów

Wstęp

Pierwsze kroki

Wprowadzamy nowy dokument

Szukamy dokumentu

Pulpit główny

Prawa dostępu

Automatyzacja  parametry lini komend

System Obiegu Informacji

O programie


Informacja o programie.

System zarządzania dokumentami

SKRYPTOR

wersja 2.0

© 1996-1999 by AB OVO.

Wszelkie uwagi odnośnie pracy systemu proszę kierować na adres:

31-475 Kraków, ul. Miechowity 15a/34

email : abovo@abovo.krakow.pl

lub telefonicznie

(0501) 411 194 lub (0601) 953 716

Spis treści


Automatyzacja  parametry linii komend

System Skryptor umożliwia zautomatyzowanie wykonywania typowych operacji dzięki możliwości uruchamiania go wraz z zadanymi parametrami, które powodują iż program, zaraz po uruchomieniu wykona pewną interesującą nas operację.

Do wyboru mamy następujące możliwości :

-U[Użytkownik]	Omiń proces wybierania użytkownika. Program  automatycznie wybierze użytkownika wpisanego po przełączniku U. UWAGA : zadany użytkownik musi być wpisany do systemu (opcja Lista użytkowników). Przykład : -UADMINISTRATOR
-P[hasło]	Omiń proces pytania o hasło. Program automatycznie wpisze hasło podane po symbolu P. Przykład : -UJACEK PKAROL
-S[szukaj]	Powoduje automatyczne przejście do szukania słowa wpisanego po symbolu S. Przykład : -Sumowa sprzedaży reklamy
-F[+/-]	Przełącznik używany razem z opcją S. Podanie parametru F+ (wartość domyślna) powoduje, iż szukany tekst zadany parametrem S będzie szukany również w rozpoznanych tekstach. Podanie przełącznika F- powoduje, że do wyszukiwania używane są tylko nazwy dokumentów.
-B[nazwa BMP]	Automatycznie dodaj nowy dokument z pliku w formacie BMP. Współpracuje z przełącznikami A, -D, -R. Przykład : -Bc:\tekst_umowy.bmp
-D[folder]	Parametr ten działa w powiązaniu z parametrem B i określa do którego folderu ma zostać dodany nowy dokument. Przykład : -Bc:\tekst_umowy.bmp D\umowy\nowe umowy
-A	Parametr określający, iż program zaraz po uruchomieniu ma dodać nowy dokument pochodzący ze Skanera. Przykład : -D\umowy\nowe umowy A Dodany zostanie nowy dokument do podanego folderu.
-R[+/-]	Przełącznik określający czy po procesie dodawania nowego dokumentu ma zostać uruchomiony proces indeksowania. Parametr R+ (przyjmowany domyślnie) powoduje, iż natychmiast po dodaniu nowego dokumentu zostanie on poindeksowany. Parametr R- wyłącza opcje automatycznego indeksowania. Nowy dokument zostanie dołączony, lecz bez indeksów. Przykład : -A R- -D\Umowy\nowe umowy
-X	Podanie tej opcji spowoduje automatyczne zakończenie pracy z programem zaraz po zakończeniu dodawania nowego dokumentu przy użyciu powyższych opcji. Przykład : -A R X D\Umowy\nowe umowy

Spis treści


Ogólny opis programu.

Skryptor to nowoczesny system wprowadzania i przechowywania danych. Program ten może uwolnić biuro firmy od konieczności gromadzenia kilogramów rozmaitych ulotek, ofert, korespondencji lub innych dokumentów.

Format danych Skryptora zachowuje zbliżony do oryginału wygląd strony dokumentu. Dzięki temu możemy np. odszukać interesujący nas tekst i przy okazji dołączony do niego wykres lub rysunek.

Skryptor jest systemem, umożliwiającym gromadzenie i zarządzanie danymi, których postać początkową można ogólnie określić terminem grafiki (np.: mapy bitowe lub dane wczytane do programu za pośrednictwem skanera).

Dzięki wewnętrznemu modułowi optycznego rozpoznawania znaków (OCR) dane przechowywane w systemie jakościowo stają się czymś więcej niż tylko obrazkiem. Uzyskujemy dostęp do informacji, która była pierwotnie tekstem (a zapisana w postaci grafiki stała się z informatycznego punktu widzenia bezużyteczna).

Konsekwencje tego faktu są dwojakie:

·	szybki i niezwykle efektywny dostęp do informacji tekstowej zawartej w gromadzonych danych (do żądanego dokumentu program dociera przez odpowiednie słowo kluczowe lub dowolne słowo użyte w tekście dokumentu),

·	transformacja graficznej reprezentacji dokumentu do innych formatów (np. pliki tekstowe),  lub export do innych aplikacji  (Microsoft Word, Excel).

Spis treści


Pierwsze kroki

Po uruchomieniu programu pojawi się okienko z listą użytkowników. W przypadku gdy program uruchamiamy po raz pierwszy, na liście użytkowników pojawi się jedynie pozycja ADMINISTRATOR. Po wybraniu odpowiedniego użytkownika i wpisaniu właściwego hasła (jeżeli użytkownikowi ADMINISTRATOR nie przydzielił hasła, wystarczy nacisnąć przycisk OK) rozpoczynamy pracę z pro-gramem.

Następnie na ekranie pojawi się przeglądarka dokumentów. W lewym górnym rogu przeglądarki znajduje się lista z nazwami folderów, poniżej lista dokumentów odpowiadających podświetlonemu folderowi. Po prawej stronie widzimy okienko, w którym wyświetlana jest pierwsza strona podświetlonego na liście dokumentu.

Dodawanie nowego dokumentu

Wyszukiwanie dokumentów

Spis treści


Wprowadzamy nowy dokument

W przypadku, gdy baza danych jest pusta (nie wprowadziliśmy jeszcze żadnego dokumentu), zanim wprowadzimy nowy dokument, musimy utworzyć odpowiedni folder. Robimy to wybierając z menu kolejno następujące opcje: Foldery, Dodaj nowy folder. Po wpisaniu nazwy folderu, na liście folderów pojawi się nowy folder.

Musimy pamiętać, że operacja wprowadzania nowego dokumentu dotyczy zawsze podświetlonego folderu i tam właśnie zostanie dopisany nowy dokument.

Nowy dokument wprowadzamy przy pomocy opcji: Dokumenty, Dodaj nowy dokument. Po wybraniu tych opcji pojawi się okienko Wybór źródła danych i musimy podjąć decyzję czy źródłem danych ma być skaner, plik formatu BMP, SKR (na dysku lub dyskietce) lub obiekt OLE.

Po wprowadzeniu dokumentu za pomocą skanera lub wybraniu odpowiedniego pliku BMP pojawi się okienko dialogowe Edycja dokumentu. W okienku tym precyzujemy operacje towarzyszące utworzeniu nowego dokumentu i nowej strony w bazie danych Skryptora. Np. wybranie przycisku Indeksowanie strony spowoduje uruchomienie modułu OCR i utworzenie dodatkowych informacji, które pozwolą później na wyszukiwanie pełno tekstowe (tzn. odszukanie wprowadzonej strony przy pomocy klawiatury na podstawie słów odwołujących się do jej treści). Informacje te pozwolą również na eksport danych z dokumentu do innych aplikacji lub do pliku tekstowego.

W oknie Edycja dokumentu możemy wpisać nazwę dokumentu lub poprawić nazwę wprowadzoną wcześniej przez proces automatycznego indeksowania.

Po wybraniu przycisku OK, nowy dokument zostanie wprowadzony do bazy danych. Na liście dokumentów odpowiadającej podświetlonemu folderowi zostanie dopisana nazwa nowego dokumentu.

Okienko Wybór źródła dokumentu

Okienko Edycja dokumentu

Spis treści


Szukamy dokumentu

W celu znalezienia interesującego nas dokumentu lub pewnej ich grupy używamy opcji Wyszukiwanie, a następnie Szukaj dokumentu.

Okienko dialogowe Kryteria wyszukiwania udostępnia trzy mechanizmy wyszukiwania danych:

1.	Wyszukiwanie pełno tekstowe pozwala na znalezienie dokumentu dzięki podaniu przy pomocy klawiatury charakterystycznego słowa, które jak oczekujemy, powinien zawierać dokument.

2.	Wyszukiwanie według klucza wymaga wybrania jednego lub kilku słów kluczowych z listy słów kluczowych (opcja Dodaj). W wyniku działania tego mechanizmu system wybierze te dokumenty, które posiadają wybrane słowo kluczowe. Słowa kluczowe dopisujemy do dokumentu przy pomocy opcji menu Lista słów kluczowych.

3.	Wyszukiwanie przez podanie nazwy dokumentu, opcja Dokument.

Po zakończeniu procesu wyszukiwania program otwiera przeglądarkę dokumentów, w której dostępne są jedynie wybrane  dokumenty.

Okienko Kryteria wyszukiwania

Spis treści


Lista użytkowników

Po wybraniu opcji Lista użytkowników pojawia się dialog z listą użytkowników. Naciśnięcie przycisku Dodaj lub Edycja, spowoduje otwarcie dialogu Dane o użytkowniku. Dialog ten zawiera pola: Imię, Nazwisko, znaczek Administrator systemu, Aktywny oraz przycisk Zmiana hasła.

Prawa administratora nadajemy użytkownikowi zaznaczając znaczek Administrator systemu. Zmiany hasła dostępu dla danego użytkownika dokonujemy naciskając przycisk Zmiana hasła. By zmienić hasło należy podać stare hasło i dwa razy wpisać nowe.

Spis treści


Prawa dostępu

Ze względu na konieczność ochrony informacji program Skryptor został wyposażony w rozbudowany mechanizm definiowania praw dostępu. Ochronie podlegać mogą zarówno foldery jak i zawarte w nich dokumenty. Zestaw chronionych obszarów obejmuje następujące pozycje :

Typ	Opis
Podgląd	Brak tych praw powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie zobaczyć danego dokumentu.
Drukowanie	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie wydrukować dokumentu.
Eksport	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie wykonać opcji Eksport danych do innych systemów.
Kopiowanie	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie wykonać kopii danego folderu.
Wyszukiwanie	Brak tego prawa powoduje, iż dokument ten nie jest uwzględniany w procesie wyszukiwania.
Modyfikowanie	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie dokonać jakichkolwiek modyfikacji w dokumencie / folderze.
Dodawanie	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie dodawać nowych stron do dokumentu lub nowych dokumentów / folderów.
Usuwanie	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie usunąć żadnych informacji w ramach chronionego folderu / dokumentu
Zmiana praw	Brak tego prawa powoduje, iż użytkownik nie jest w stanie zmienić praw dotyczących chronionego obiektu.

Dla chronionego zasobu możemy określić kto ma do niego jakie prawa z uwzględnieniem podziału wszystkich użytkowników systemu na trzy kategorie :

·	Właściciela : czyli osoby która utworzyła dany dokument.

·	Członka grupy : czyli osoby należącej do tej samej grupy co właściciel dokumentu.

·	Pozostałych użytkowników : czyli osoby nie należące do dwóch poprzednich grup.

Edycji praw dokonujemy w okienku Edycja praw dostępu. Oprócz możliwości ręcznego zdefiniowania praw dla poszczególnych zasobów / grup użytkowników istnieje możliwość wykorzystania gotowych, przygotowanych szablonów. W tym celu należy nacisnąć przycisk Standardowe wzorce lub Wzory uprawnień i wybrać interesującą nas opcję. W każdej chwili można oczywiście zmienić zawartość pojedynczych pól tak by najlepiej odpowiadały naszym potrzebom.

Grupy użytkowników

Spis treści


Okno konfiguracji programu.

Opcja Konfiguracja systemu otwiera okienko dialogowe Parametry konfiguracyjne ustalające następujące parametry:

Ö	Drukować stopkę strony

Ö	Potwierdzać operację kopiowania i przenoszenia myszką

Ö	Automatycznie prostować stronę

Ö	Automatycznie indeksować nowe strony

Ö	Dopasować wydruki do całej strony

Ö	Drukować dołączone do strony notatki

Okienko to podaje również ścieżkę z nazwą katalogu, w którym znajduje się program.

Ustawienie parametru Automatycznie prostować stronę spowoduje, że za każdym razem przed procesem indeksowania strony dokumentu, program będzie sprawdzać czy wprowadzana strona zawiera linie tekstu ustawione poziomo lub przeciwnie czy linie ułożone są pod pewnym kątem (nierówno włożona kartka do skanera). W przypadku stwierdzenia odchylenia od poziomu linii tekstu, obraz strony zostanie obrócony o odpowiedni kąt. Poziome ułożenie linii tekstu jest warunkiem efektywnego rozpoznawania tekstu przez OCR a tym samym indeksacji strony.

Ustawienie parametru Automatycznie indeksować nowe strony spowoduje, że za każdym razem gdy do systemu będzie wprowadzany nowy dokument lub strona (okno dialogowe Edycja dokumentu), Skryptor uruchomi proces indeksowania bez konieczności używania przycisku  Indeksowanie strony.

Spis treści


Automatyczne indeksowanie dokumentów.

Wybranie opcji Automatyczne indeksowanie w menu Narzędzia spowoduje pojawienie się okienka Analiza nie poindeksowanych stron. Naciśnięcie przycisku START rozpocznie proces automatycznego tworzenia indeksów pełno tekstowych dla niepoindeksowanych jeszcze w bazie danych stron. Program na bieżąco informuje o przewidywanym czasie obliczeń i liczbie niepoindeksowanych stron.

Polecenie to służy usprawnieniu i przyspieszeniu archiwizacji dużej liczby nowych dokumentów. Proces indeksacji dla pojedynczej strony może przebiegać w czasie dłuższym niż jedna minuta. Gdy wprowadzamy do bazy danych Skryptora dużo nowych stron, możemy nie używać funkcji Indeksowanie strony, dzięki temu na całą operację poświęcimy odpowiednio mniej czasu. Uruchomienie Automatycznego indeksowania po zakończeniu wprowadzania danych nie angażuje już naszej uwagi i w tym czasie możemy zająć się czymś innym.

Spis treści


Informacje o zawartości archiwum

Opcja informacje o zawartości archiwum otwiera okienko dialogowe informujące o liczbie dokumentów, liczbie stron, liczbie folderów, liczbie kluczy (słów kluczowych). Liczby te dotyczą całej bazy danych  Skryptora.

Spis treści


Kopie bezpieczeństwa

Mechanizm używania kopii bezpieczeństwa został logicznie podzielony na dwie części - Tworzenie kopii bezpieczeństwa oraz Odtwarzanie danych z kopii. Zanim przejdziemy do szczegółowego omawiania każdego z nich wyjaśnimy pojęcia wspólne dla oby tych części.

Podczas tworzenia kopii bezpieczeństwa wszystkie archiwizowane dane zapisywane są do zbioru zwanego wolumenem, fizycznie złożonego z pliku danych i pliku indeksowego. Z wolumenem związane są takie informacje jak miejsce składowania plików wolumenu, jego maksymalny rozmiar, nazwa, data utworzenia itp. Organizacja ta pozwala tworzyć kopie w postaci pojedynczych plików którymi łatwo zarządzać, a w szczególności nagrywać na dyskietki lub płyty CD.

Tworzenie kopii bezpieczeństwa

Odtwarzanie z kopii bezpieczeństwa

Spis treści


Tworzenie kopii bezpieczeństwa.

Aby rozpocząć proces archiwizacji należy wybrać menu Narzędzia / Kopie bezpieczeństwa / Tworzenie kopii bezpieczeństwa. Następnie należy wybrać wolumen do którego zostaną zapisane archiwizowane dane. Jeżeli w liście wolumenów są już jakieś wolumeny, to program automatycznie wybierze pierwszy aktywny wolumen. Jeżeli archiwizacja wykonywana jest po raz pierwszy to ukaże się okienko Lista wolumenów przy pomocy którego tworzymy nowy wolumen (podając jego opis, miejsce położenia i maksymalny rozmiar).

Mając już wybrany wolumen określamy, które foldery chcemy archiwizować. Do wyboru mamy dwie opcje : wszystkie foldery lub wybrany folder. Kolejnym krokiem jest określenie które dokumenty chcemy archiwizować. Do wyboru mamy opcje :

* wszystkie dokumenty;

* tylko nowe, dotychczas nie archiwizowane;

* dokumenty utworzone w określonym czasie.

Przed rozpoczęciem procesu archiwizowania możemy zmienić jeszcze stan przełącznika Usuwać dokument po wykonaniu kopii którego zaznaczenie powoduje, iż po zarchiwizowaniu dokument ten jest usuwany z systemu (usuwana jest tylko treść dokumentu, w systemie pozostaje tylko informacja o tym, że taki dokument był, oraz gdzie został zarchiwizowany). Aby móc go ponownie obejrzeć należy wykonać proces Odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa. Opcja ta może być użyteczna, gdy nie chcemy przechowywać na dysku danych których w najbliższej przyszłości nie będziemy wykorzystywać, lub gdy dokumenty te chcemy przechowywać tylko w celach archiwalnych.

Naciśnięcie przycisku START uruchamia proces archiwizacji.

Odtwarzanie z kopii bezpieczeństwa

Spis treści


Odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa.

Aby uruchomić proces odtwarzania danych z kopii bezpieczeństwa należy w menu głównym wybrać menu Narzędzia / Kopie bezpieczeństwa / Odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa. Na ekranie ukaże się nam wtedy okienku Odzyskiwanie dokumentów z archiwum w którym do wyboru mamy poniższe opcje.

Wszystkie foldery :

Wybranie tej opcji powoduje, iż odtwarzana będzie zawartość wszystkich dokumentów aktualnie przechowywanych w bazach danych Skryptora. Program sukcesywnie otwierał będzie potrzebne wolumeny.

Wolumen :

Wybranie tej opcji spowoduje, iż odtwarzane będą wszystkie dokumenty zapisane w wybranym wolumenie. Wybranie tej opcji jest niezbędne gdy chcemy odtwarzać skasowane foldery lub dokumenty.

Folder :

Działanie podobne jak opcja Wszystkie foldery lecz odtwarzanie dotyczy tylko dokumentów z wybranego folderu.

Przełączniki :

Odzyskiwać tylko najnowszą wersję.

Program będzie ignorował poprzednie wersje archiwizowanych dokumentów i odzyska dokument tylko z najnowszej kopii. Opcję tę należy wyłączyć gdy chcemy odzyskać dokument, a najnowsza kopia jest niedostępna (np. uległa uszkodzeniu).

Odzyskiwać usunięte dokumenty.

Opcja ta pozwala odzyskać dokumenty i foldery które zostały usunięte przy pomocy komendy usuń folder / usuń dokument. Wybranie tego trybu wymaga włączenia opcji Wolumen oraz podania wolumenu przechowującego kopie odzyskiwanego dokumentu.

Po wybraniu żądanych opcji należy nacisnąć przycisk Odtwarzaj  aby uruchomić proces odtwarzania danych z archiwum.

Tworzenie kopii bezpieczeństwa

Spis treści


Słowa kluczowe

Opcja Słowa kluczowe służy definiowaniu nowych indeksów w bazie danych. Jej wybranie otwiera Listę słów kluczowych.

Listę tę możemy rozszerzać o nowe elementy, możemy zmieniać poszczególne słowa kluczowe lub je usuwać. Słowa kluczowe są etykietami, które możemy przepisywać dokumentom w celu ich pogrupowania wg. zadanych kategorii (haseł tematycznych), niezależnie od istniejącego podziału bazy danych na grupy (foldery). Słowa kluczowe stanowią dodatkowe narzędzie, poza wyszukiwaniem pełno tekstowym, pozwalające na szybkie dotarcie do żądanego dokumentu.

Spis treści


Przeglądarka dokumentów

Górną część przeglądarki zajmuje menu a pod nim pasek narzędziowy. Menu zawiera następujące grupy opcji: Inne opcje, Foldery, Dokumenty, Strony, Wyszukiwanie, Narzędzia.

W lewym górnym rogu przeglądarki znajduje się lista z nazwami folderów, poniżej lista dokumentów odpowiadających podświetlonemu folderowi. Po prawej stronie znajduje się okienko, w którym wyświetlana jest pierwsza strona podświetlonego na liście dokumentu. Kolejne strony dokumentu możemy obejrzeć przyciskając odpowiednie zakładki na dole okienka.

Inne opcje

Foldery

Dokumenty

Strony

Wyszukiwanie

Narzędzia

Spis treści


Menu Inne opcje

Menu Inne opcje  zawiera polecenia:

Wyświetlaj metrykę pliku

Wyświetlaj indeksy

Konfiguracja

Zamknij okienko

Zaznaczenie opcji Wyświetlaj metrykę pliku spowoduje, że każdy dokument wyświetlany będzie wraz sygnaturą (czyli kolejnym numerem w bazie danych), datą i godziną utworzenia oraz rozmiarem w kilobajtach na dysku.

Zaznaczenie opcji Wyświetlaj indeksy spowoduje, że strony dokumentu będą wyświetlane jako graficzna interpretacja indeksów

Opcja Konfiguracja otwiera okienko dialogowe Parametry konfiguracyjne.

Komenda Zamknij okienko powoduje zamknięcie przeglądarki i powrót do pulpitu głównego.

Spis treści


Menu Foldery

Menu Foldery zawiera polecenia:

Dodaj nowy folder

Zmień nazwę folderu

Usuń folder

Kopiuj folder

Pokaż główny katalog

Zejdź poziom niżej

Poprzedni poziom

Komenda Dodaj nowy folder otwiera okienko dialogowe Dane o grupie dokumentów, w którym możemy wpisać nazwę nowego folderu. Po wpisaniu nazwy folderu i potwierdzeniu przyciskiem OK na liście folderów pojawi się nowy folder.

Opcja Zmień nazwę folderu pozwala na modyfikację nazwy folderu. W okienku Dane o grupie dokumentów możemy poprawić nazwę folderu i umieścić informację o położeniu dokumentów źródłowych.

Polecenie Usuń folder umożliwia usunięcie folderu wraz ze wszystkimi dokumentami, które zawiera. Opcji tej należy używać więc bardzo ostrożnie.

Polecenie Kopiuj folder umożliwia kopiowanie wszystkich dokumentów z  jednego folderu do drugiego. Opcja otwiera okienko dialogowe Wybieranie folderu gdzie wybieramy folder (grupę dokumentów) do której chcemy skopiować zawartość źródłowego folderu. Operacja wygląda identycznie jak Kopiowanie dokumentu  do innego folderu, z tą tylko różnicą, że w docelowym katalogu zawartość katalogu źródłowego możemy umieścić w podkatalogu katalogu docelowego o nazwie katalogu źródłowego (zaznaczenie opcji Utwórz nowy pod-folder).

Wybranie opcji Pokaż główny katalog spowoduje, że system pokaże listę tych folderów, które nie są podkatalogami większego folderu. Pierwszy folder w porządku alfabetycznym zostanie podświetlony a wszystkie jego dokumenty wyświetlone w liście dokumentów.

Polecenie Zejdź poziom niżej spowoduje, że system, otworzy listę folderów - podkatalogów podświetlonego folderu. Pierwszy podkatalog w porządku alfabetycznym zostanie podświetlony a wszystkie jego dokumenty wyświetlone w liście dokumentów. Polecenie to odpowiada podwójnemu kliknięciu myszką na liście folderów nazwy folderu.

Polecenie Poprzedni poziom spowoduje, że system otworzy listę folderów z folderem, który zawiera poprzednią listę folderów - podkatalogów. Pierwszy folder w porządku alfabetycznym zostanie podświetlony a wszystkie jego dokumenty wyświetlone w liście dokumentów. Polecenie to odpowiada podwójnemu kliknięciu myszką w górną część listy folderów ( szary pasek ).

Spis treści


Menu Dokumenty

Menu Dokumenty  zawiera polecenia:

Dodaj nowy dokument

Usuń  dokument

Zmień nazwę / nr sygnatury

Lista słów kluczowych

Szukaj dokumentu

Podgląd całego dokumentu

Drukuj dokument

Prawa dostępu

Kopiuj dokument do innego folderu

Eksport danych do innych systemów

Wszystkie opcje, oprócz polecenia Dodaj nowy dokument i Szukaj dokumentu, dotyczą dokumentu, którego nazwa jest podświetlona na liście dokumentów.

Polecenie Dodaj nowy dokument przeprowadza nas przez ścieżkę dodawania nowego dokumentu  nowy dokument.

Polecenie Usuń dokument pozwala na usunięcie dokumentu, którego nazwa na liście dokumentów w przeglądarce jest podświetlona.

Polecenie Zmień nazwę / nr sygnatury uruchamia dialog Edycja dokumentu zawierający strony i dane podświetlonego w przeglądarce dokumentu (dialog ten został omówiony dokładnie przy okazji opcji Dodaj nowy dokument).

Opcja Lista słów kluczowych otwiera Listę słów kluczowych dla podświetlonego dokumentu. Do tej listy możemy dodać nowe słowo kluczowe lub usunąć już istniejące. Słowa kluczowe to etykiety, które są przypisane do dokumentu i ułatwiają jego odnalezienie wg. wybranej kategorii (zobacz: Narzędzia / Słowa kluczowe).

Polecenie Szukaj dokumentu otwiera okienko dialogowe Kryteria wyszukiwania. Okienko to jest opisane dokładniej poniżej (opcja Wyszukiwanie / Szukaj dokumentu).

Opcja Podgląd całego dokumentu umożliwia obejrzenie na całym ekranie monitora wszystkich stron dokumentu razem lub każdej z osobna. Opcja ta zostanie dokładniej omówiona przy okazji omawiania punktu Strony / Podgląd całej  strony.

Polecenie Drukuj dokument otwiera interfejs współpracującej z programem drukarki, pozwalający wydrukować cały dokument lub poszczególne strony.

Polecenie Prawa dostępu pozwala zmienić stopień ochrony edytowanego dokumentu Prawa dostępu

Komenda Kopiuj dokument do innego folderu otwiera okienko dialogowe Wybieranie folderu gdzie wybieramy folder (grupę dokumentów) do której chcemy skopiować podświetlony w przeglądarce dokument.

Okienko Edycja dokumentu

Spis treści


Eksport danych

Polecenie Eksport danych do innych systemów pozwala na transformację graficznej reprezentacji dokumentu do innych formatów (np. plik tekstowy). Wybranie tego polecenia otwiera okno dialogowe Eksport danych, w którym można znaleźć listę docelowych aplikacji lub formatów plików:

Eksport do pliku tekstowego

Eksport do formatu Skryptora

Eksport do schowka

Eksport danych może dotyczyć wybranego fragmentu dokumentu - parametr Eksportuj tylko wybrany fragment dokumentu (w tym przypadku po wybraniu przycisku OK program umożliwia zaznaczenie tego fragmentu przy pomocy myszki).

Eksportować możemy cały dokument - parametr Wszystkie strony dokumentu.

Podczas eksportu możemy zachować informację o nierozpoznanych fragmentach tekstu - parametr Zaznaczaj nierozpoznane fragmenty.

Możemy też zachować układ typograficzny strony - parametr Zachowuj kształt akapitów. Linie tekstu będą łamane tak jak w oryginalnym dokumencie.

Okno Eksport danych pozwala również na wyspecyfikowanie nazwy docelowego pliku przyciskiem Wybierz plik.

Okienko Edycja dokumentu

Spis treści


Menu Strony

Menu Strony zawiera polecenia:

Dodaj nową stronę

Usuń  stronę

Indeksuj stronę

Dodaj notatkę

Podgląd całej strony

Drukuj stronę

Kopiuj stronę do schowka

Pokaż następną stronę

Pokaż poprzednią stronę

Wyświetl zadaną stronę

Polecenie Dodaj nową stronę umożliwia dodanie nowej strony do dokumentu podświetlonego na liście dokumentów. Wybranie tego polecenia otwiera sekwencję operacji, tak jak przy wybraniu opcji Dodaj nowy dokument, różnica polega jednak na tym, że nowa strona dodawana jest do już istniejącego dokumentu.

Polecenie Usuń stronę usuwa stronę, która jest zaznaczona przy pomocy odpowiedniej zakładki na dole okienka ukazującego strony.

Polecenie Indeksuj stronę uruchamia proces analizy strony przez moduł OCR, w wyniku  tego procesu do dokumentu zostaną dołączone indeksy pełnotekstowe, a zapis bitowy obrazu strony ulegnie kompresji. Stopień kompresji określa opcja Kompresja po indeksowaniu w dialogu Opcje specjalne analizy strony.

Opcja Dodaj notatkę pozwala na dopisanie do istniejącej strony własnej notatki lub dodanie rysunku.

Pojedynczą notatkę dodajemy wybierając polecenie Dodaj notatkę i zaznaczając myszką prostokątne pole w wybranym miejscu na wybranej stronie dokumentu. W polu tym możemy wpisać tekst notatki. Po zakończeniu edycji tekstu i ponownym wybraniu polecenia Dokumenty / Dodaj notatkę, możemy potwierdzić dokonane zmiany i zapamiętać je w bieżącym dokumencie.

Operację wprowadzania notatek reguluje następująca zasada:

Komenda Dodaj notatkę uruchamia tryb edycji notatki. Ponowny wybór tej komendy powoduje wyłączenie trybu edycji notatki i zapisanie zmian w dokumencie.  Gdy tryb edycji notatki jest aktywny, możemy na stronie dokumentu utworzyć dowolną ilość prostokątnych obszarów, które następnie możemy wypełniać tekstem lub grafiką. Możemy także zmieniać położenie i rozmiary prostokątów, a także je usuwać wraz zawartością notatki.

Wybranie opcji Podgląd całej strony pozwoli na przeglądanie bieżącej strony na całym ekranie.

W trybie podglądu całej strony w prawym górnym rogu ekranu ekranu pojawiają się przyciski: < , >, Wszystkie, Zamknij.

Jeżeli dokument posiada więcej niż jedną stronę, możemy je wszystkie obejrzeć wybierając przycisk Wszystkie. Tryb podglądu całej strony zamykamy przyciskiem Zamknij lub klawiszem [Esc]. Przyciskami < i > przechodzimy do sąsiednich stron dokumentu.

Opcja Drukuj stronę otwiera interfejs współpracującej z programem drukarki, pozwalający wydrukować stronę.

Opcja Kopiuj stronę do schowka eksportuje zawartość pełno tekstowych indeksów, utworzonych w procesie indeksowania strony, do systemowego schowka windows (patrz : Eksport danych do innych systemów).

Polecenie Pokaż następną stronę powoduje, że zostanie pokazana następna strona podświetlonego dokumentu.

Polecenie Pokaż poprzednią stronę powoduje, że zostanie pokazana poprzednia strona podświetlonego dokumentu.

Wybranie polecenia Wyświetl zadaną stronę, po podaniu odpowiedniego numeru strony, umożliwia jej obejrzenie.

Spis treści


Wyszukiwanie

Menu Wyszukiwanie zawiera polecenia:

Szukaj dokumentu

Szukaj wg. poprzednich kryteriów

Wyłącz tryb szukania

Polecenie Szukaj dokumentu wyświetla okienko Kryteria wyszukiwania w którym podajemy informacje o tym jakich dokumentów szukamy,

Wybranie Polecenia Szukaj wg. poprzednich kryteriów otworzy przeglądarkę dokumentów, w której dostępne będą jedynie dokumenty znalezione podczas ostatniego procesu wyszukiwania.

Wyłącz tryb szukania. Po zakończeniu procesu wyszukiwania program otwiera przeglądarkę dokumentów, w której dostępne są jedynie znalezione w tym  procesie dokumenty. Wybranie komendy Wyłącz tryb szukania pozwoli ponownie na oglądanie wszystkich dokumentów.

Spis treści


Kryteria wyszukiwania.

Polecenie Szukaj dokumentu otwiera okienko dialogowe Kryteria wyszukiwania. Okienko to udostępnia trzy mechanizmy wyszukiwania danych :

1.	Wyszukiwanie pełno tekstowe pozwala na znalezienie dokumentu dzięki podaniu przy pomocy klawiatury charakterystycznego słowa, które jak oczekujemy, powinien zawierać dokument.

2.	Wyszukiwanie według klucza wymaga wybrania jednego lub kilku słów kluczowych z listy słów kluczowych (opcja Dodaj). Wyniku działania tej opcji system wybierze te dokumenty, które posiadają wybrane słowo kluczowe. Słowa kluczowe dopisujemy do dokumentu przy pomocy opcji Edycja dokumentu.

3.	Wyszukiwanie przez podanie nazwy dokumentu, opcja Dokument.

Na szczególną uwagę zasługuje mechanizm Wyszukiwania pełno tekstowego. Po wpisaniu wzorca tekstowego, Skryptor przeszukuje bazę danych zaznaczając dokumenty, w których występuje podany wzorzec oraz wyznacza położenie wzorca na stronie (podświetlenie). Następnie program otwiera przeglądarkę dokumentów, w której dostępne są jedynie zaznaczone dokumenty. Proces wyszukiwania dokumentów może przebiegać z różnymi parametrami.

Parametr Wyszukiwanie rozmyte - przybliżone - pozwala na znalezienie fragmentu tekstu w dokumencie, nawet jeżeli nie wszystkie litery są zgodne ze wzorcem. Dzięki temu możemy znaleźć dokument na podstawie tekstowego wzorca mimo, że proces automatycznej indeksacji popełnił błąd przy rozpoznawaniu niektórych liter szukanego tekstu.

Parametr Rozróżniać duże / małe litery - powoduje, że np. wzorzec tekstowy abc.. nie będzie pasował do fragmentu tekstu ABC... .

Parametr Przeszukiwać foldery w głąb - ograniczy proces przeszukiwania pełno tekstowego do bieżącego folderu i jego podkatalogu.

Parametr Wszystkie dokumenty - uaktywni proces przeszukiwania pełno tekstowego dla całej bazy danych.

Parametr Wyrażenia regularne - pozwala we wzorcach tekstowych na używanie tzw. wyrażeń regularnych. Np. wpisanie wyrażenia: słowo1 | słowo2 spowoduje, że w procesie wyszukiwania zostaną znalezione te dokumenty, które zawierają słowo1 lub słowo2. Podanie wyrażenia: słowo1 & słowo2 spowoduje, że zostaną znalezione dokumenty, które zawierają równocześnie słowo1 i słowo2.

Przykład

Podanie wzorca rocketmail | internet: spowoduje znalezienie wszystkich dokumentów które zawierają słowo rocketmail lub słowo internet.

Aby wyłączyć tryb wyszukiwania należy wybrać polecenie Wyłącz tryb szukania. Po zakończeniu procesu wyszukiwania program otwiera przeglądarkę dokumentów, w której dostępne są jedynie znalezione w tym  procesie dokumenty.

Wybranie komendy Wyłącz tryb szukania pozwoli ponownie na oglądanie wszystkich dokumentów.

Spis treści


Dane o grupie dokumentów

Okienko Dane o grupie dokumentów umożliwia edycję danych o folderze. W tym miejscu możemy wpisać nazwę folderu, oraz, dodatkowo, określić gdzie znajdują się dokumenty źródłowe danego folderu.

Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia możemy również zmienić uprawnienia przypisane do danego foldera Prawa dostępu.

W prawej części okienka wyświetlone są informacje o tym kto i kiedy utworzył dany folder, oraz kto i kiedy po raz ostatni go modyfikował.

Spis treści


Wybór źródła danych dla nowego dokumentu

Okienko to pozwala nam wybrać sposób w jaki utworzony zostanie nowy dokument.

Jeżeli wybierzemy opcję Dokument z pliku BMP/TIF, pojawi się standardowe okienko dialogowe środowiska Microsoft Windows z listą katalogów i plików z rozszerzeniem BMP/TIF.

Wybranie opcji Wprowadzenie nowego dokumentu ze skanera spowoduje otwarcie interfejsu zainstalowanego skanera. Interfejs ten zależy od typu skanera współpracującego z programem. Należy pamiętać by skanowanie odbywało się w trybie LineArt. Jeżeli zamierzamy wprowadzany dokument poddać procesowi indeksowania, powinniśmy skanować z rozdzielczością 400 dpi.

Zaznaczenie pozycji Dokument OLE pozwala na wprowadzenie do programu dowolnego dokumentu innych aplikacji: Microsoft Word, Microsoft Excel, Notepad...., itd. Więcej informacji patrz Edycja Ole

Wybranie opcji Plik SKR umożliwia odczytanie dokumenty zapisanego wcześniej w wewnętrznym formacie Skryptora.

Okienko Edycja dokumentu

Spis treści


Edycja dokumentu

Wprowadzone dane z pliku BMP/TIF, skanera, Edytora obiektów OLE lub pliku Skryptora zostaną umieszczone jako nowa strona w oknie dialogowym Edycja dokumentu które zawiera następujące przyciski:

Nowa strona

Usuń stronę

Komentarz

Indeksowanie trony

Opcje indeksowania

Dialog zawiera także pole, w którym możemy wpisać nazwę dokumentu i zmienić jego sygnaturę. Poza tym w dialogu możemy ustalić parametr Nie indeksować strony - parametr ten, przyporządkowany danej stronie, jest sprawdzany przez proces automatycznej indeksacji niepoindeksowanych stron (patrz opcja Narzędzia /Automatyczne indeksowanie). W przypadku zaznaczenia tego parametru, proces automatycznej indeksacji ominie wprowadzaną stronę.

Przycisk Nowa strona ponownie uruchamia dialog Wybór źródła danych i  umożliwia umieszczenie nowej strony z wybranymi danymi w dialogu Edycja dokumentu.

Przycisk Usuń stronę usuwa wybraną stronę (z zaciemnioną zakładką) z dialogu Edycja dokumentu.

Przycisk Komentarz pozwala dopisać do wprowadzanego dokumentu tekst komentarza.

Przycisk Indeksowanie strony uruchamia proces analizy OCR i tworzenia indeksów pełno tekstowych dla wybranej strony.

Przycisk Opcje indeksowania  otwiera okno dialogowe Opcje specjalne analizy strony, ustalające parametry procesu automatycznego indeksowania strony. Parametry te pozwalają modułowi OCR lepiej dostosować się do gorszej jakości dokumentu.

Akceptacja utworzonego lub poprawionego dokumentu, poprzez przyciśnięcie przycisku OK w oknie Edycja dokumentu, spowoduje powrót do przeglądarki dokumentów.

Spis treści


Opcje indeksowania strony.

Parametr Dokument niskiej jakości powinien być wybrany, gdy strona dokumentu zawiera litery częściowo zatarte lub przerwane;

Parametr Dokument bardzo złej jakości powinien być wybrany, dla wydruków z drukarki igłowej lub faksu.

Ustawienie parametru Automatycznie prostować stronę spowoduje, że za każdym razem przed procesem OCR (indeksowania strony), program będzie sprawdzać czy wprowadzana strona zawiera linie tekstu ustawione poziomo lub przeciwnie, linie ułożone są pod pewnym kątem (nierówno włożona kartka do skanera). W przypadku stwierdzenia odchylenia od poziomu linii tekstu, obraz strony zostanie obrócony o odpowiedni kąt. Poziome ułożenie linii tekstu jest warunkiem efektywnego rozpoznawania tekstu przez OCR a tym samym poprawnej indeksacji.

Dla poprawnego tworzenia indeksów niezbędne jest użycie źródłowej mapy bitowej (obrazu strony) o możliwie największej rozdzielczości. Z drugiej strony, by przechowywać efektywnie elektroniczne kopie dokumentów, powinny one zajmować jak najmniej miejsca na dysku, czemu sprzyja mała rozdzielczość obrazu. Uruchomienie mechanizmu kompresji po indeksowaniu godzi tą sprzeczność. OCR wykorzystuje dane o dużej rozdzielczości, następnie obraz strony jest kompresowany o określony procent do mniejszej rozdzielczości. Procent ten ustalamy w polu Kompresja po indeksowaniu.

Okienko Edycja dokumentu

Spis treści


Edycja dokumentów OLE

Pojawiający się Edytor obiektów OLE pozwala na osadzenie w bazie danych Skryptora obiektu (jako stronę dokumentu) związanego z dowolną aplikacją posługującą się technologią OLE.

Przycisk Nowy obiekt uruchamia dialog z listą obiektów dostępnych w systemie Microsoft Windows jako obiekty OLE. Wybranie danej pozycji z listy, uruchamia związaną z typem obiektu aplikację Windows w której możemy utworzyć stronę dokumentu.

Np. wybranie pozycji Arkusz Microsoft Excel, otwiera arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel, który możemy wypełnić danymi i umieścić jako stronę dokumentu Skryptora.

Wybranie przycisku Z pliku otwiera standardowe okienko dialogowe środowiska Microsoft Windows z listą katalogów i plików. Wybór danego pliku na podstawie jego rozszerzenia powoduje uaktywnienie aplikacji skojarzonej z danym rozszerzeniem. Np. wybranie pliku z rozszerzeniem: .doc, spowoduje uruchomienie edytora Microsoft Word wraz z wybranym plikiem i umieszczenie go w Edytorze obiektówOLE. Podwójne kliknięcie prawym przyciskiem myszy uruchomi ponownie edytor Word pozwalając nam na modyfikację i szczegółowe obejrzenie dokumentu.

Okienko Edycja dokumentu

Spis treści


Menu Narzędzia

Menu Narzędzia zawiera polecenia:

Automatyczne indeksowanie

Informacje o zawartości archiwum

Kopie bezpieczeństwa

Użytkownicy

Spis treści


Lista grup

Lista Grup dostępu, pozwala nam stworzyć tworzyć strukturę praw dostępu. Grupa jest pojęciem używanym w procesie definiowania praw dostępu. Tworząc grupę powodujemy, iż przypisani do niej pracownicy otrzymują takie same uprawnienia. Pozwala to grupować użytkowników programu wg kategorii uprawnień które chcemy im nadać.

Przykład : grupa Sekretariat obejmuje pracowników sekretariatów, grupa Managerzy obejmuje kierownictwo. Dany pracownik może należeć tylko do jednej grupy.

Po wybraniu menu Narzędzia / Użytkownicy / Lista grup ukazuje się nam okienko Lista grup w którym wyświetlone są dotychczas zdefiniowane grupy.

Do dyspozycji mamy przyciski :

Dodaj 	- który umożliwia nam zdefiniowanie nowej grupy. Definiując nową grupę należy podać tylko jej nazwę.

Usuń 	- pozwala usunąć grupę.

Popraw  	- umożliwia zmianę nazwy grupy.

Pokaż członków 	-	wyświetla aktualną listę członków danej grupy. Listę tę możemy modyfikować używając odpowiednio przycisków Dodaj  oraz Usuń.

Prawa dostępu

Spis treści


System Obiegu Informacji

W głównym oknie aplikacji na ekranie widoczne są następujące przyciski odpowiadające różnym typom rejestrowanych informacji:

Adres

Projekty

Zadania

Wybranie dowolnego z nich powoduje, iż na ekranie pojawia się lista dotychczas zarejestrowanych dokumentów danego typu.

Okienko edycji formularza.

Okienko lista dokumentów.


Lista dokumentów

Lista dokumentów pozwala wyświetlić wszystkie dokumenty należące do danej kategorii. W każdej liście dostępne są przyciski :

Nowy - powoduje dodanie nowego dokumentu danego typu.

Edycja - powoduje przejście do edycji podświetlonego dokumentu. Uwaga opcja ta może być zablokowana jeżeli nie mamy praw wystarczających do edycji.

Usuń - powoduje usunięcie podświetlonego dokumentu. Uwaga opcja ta może być zablokowana jeżeli nie mamy praw wystarczających do edycji.

Drukuj dokument - drukuje na drukarce podświetlony dokument.

Drukuj listę - drukuje aktualną listę dokumentów na drukarce.

Filtrowanie - umożliwia zawężenie wyświetlanych dokumentów do tych spełniających zadane kryteria.

Dodatkowo dostępna jest lista rozwijana Sortowanie pozwalająca wybrać na sposób uporządkowania wyświetlanych dokumentów.

Obieg informacji.


Okienko edycji formularza

   Okienko edycji ukazuje się każdorazowy gdy wybierzemy opcję Edycja lub Nowy dokument. Pozwala nam ono na wprowadzenie nowych informacji lub edycję istniejących danych. Oprócz zmiany treści formularza możemy w nim zlaneźć w górnej części ekranu przyciski :

Prawa dostępu - umożliwia nam zmianę zabezpieczeń chroniących wybrany dokument. Pełen opis możliwych opcji znajdą Państwo w rozdziale Prawa Dostępu.

Drukuj -  drukuje aktualnie widoczny formularz na drukarce.

Dodaj załącznik - przycisk ten umożliwia dodanie dokumentów - załączników do aktualnego formularza. Sposób postępowania opisano w rozdziale Dodawanie załączników.

Przycisk OK powoduje zapamiętanie zmian i zakończenie edycji.

Przycisk Anuluj - powoduje zaniechanie edycji i pominięcie wprowadzonych zmian.

Obieg informacji.


Adresy.

W poszczególnych polach formularza wpisujemy Nazwę, Imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres itp.

Na dole formularza są dwa pola o specjalnym znaczeniu : Kontakty  i Raport o kliencie. Po ich naciśnięciu ukazują się odpowiednio listy wszystkich zarejestrowanych kontaktów z danym klientem lub lista skojarzonych z nim dokumentów.

Obieg informacji.


Projekty.

Projekty są miejscem gdzie gromadzone są informacje o realizowanych przedsięwzięciach. W typowej firmie projektem będzie np. przygotowanie oferty, koordynacja prac nad nowym produktem lub opracowanie kampanii promocyjnej. Osobą odpowiedzialną za aktualizację danych jest kierownik projektu, lub osoba do tego wyznaczona.

Po wybraniu w oknie głównym opcji Projekty pojawia się nam na ekranie lista zarejestrowanych Projektów. Aby dodać nową pozycje naciskamy przycisk Nowy i ukazuje się nam następujące okienko z formularzem.

W poszczególnych polach formularza wpisujemy Nazwę, datę, typ projektu, opis itp. Program automatycznie nada nowemu projektowi unikalny numer. Z listy Kontrahentów wybieramy firmę która zleciła wykonanie projektu oraz klienta dla którego projekt jest realizowany.

Na dole formularza znajdują się pola Podwykonawcy, Zadania oraz Zdarzenia, które pozwalają zarządzać i tworzyć listę podwykonawców danego projektu, realizowane w jego ramach zadania lub występujące podczas realizacji istotne zdarzenia.

Obieg informacji.


Zadania.

Zadania są miejscem gdzie gromadzone są informacje o czekających do wykonania pracach. W typowej firmie zadaniem będzie np. wykonanie telefonu, kupno materiałów, przygotowanie oferty. Odpowiednia konfiguracja systemu umożliwia tworzenie przez każdego pracownika indywidualnych list zadań do wykonania.

Po wybraniu w oknie głównym opcji Zadania pojawia się nam na ekranie lista zarejestrowanych Zadań. Aby dodać nową pozycje naciskamy przycisk Nowy i ukazuje się nam następujące okienko z formularzem.

W poszczególnych polach formularza wpisujemy Nazwę, datę, typ zadania, opis itp. Program automatycznie nada nowemu zadaniu unikalny numer. Z listy Kontrahentów wybieramy firmę która zleciła wykonanie zadania oraz klienta dla którego Zadanie jest realizowane.

Na dole formularza znajdują się pola Podwykonawcy, Dokumenty oraz Zdarzenia, które pozwalają zarządzać i tworzyć listę podwykonawców danego zadania, dokumenty opisujące szczegóły zadania lub występujące podczas realizacji istotne zdarzenia.

Obieg informacji.


Filtrowanie

W każdej wyświetlonej liście możemy dowolnie zawężać wyświetlane rekordy posługując się przyciskiem Filtrowanie. Po naciśnięciu tego przycisku ukazuje się okienko filtrowanie. Możemy w nim określić wg jakich kryteriów ma nastąpić filtrowanie.

Jeżeli filtrowanie po wybranych polach nam nie wystarcza, możemy użyć wyszukiwania pełno tekstowego. W tym celu w znajdującym się na dole formatki polu wpisujemy tekst który ma zawierać interesujący nas rekord. Tekst jest dowolnym ciągiem znaków np. :  sprzedaż & skryptora. Więcej informacji o wyszukiwaniu szukaj w głównym podręczniku.

Obieg informacji.

Okienko edycji formularza.