Ergebnisse von Datenfiltern in Zellen zur Verfügung stellen

Sie haben in einer Ausgabe die Funktion »Autofilter« vorgestellt. Ich möchte gern die Anzahl der ermittelten Datensätze für weitere Berechnungen benutzen. Excel zeigt diese Anzahl aber nur in der Statusleiste an. Wie kann ich auf diese Information zugreifen?

Die Autofilter-Funktion dient eher zur einfachen, manuellen Suche in Datenbeständen. Wenn Sie mit den Ergebnissen arbeiten möchten, sollten Sie sich einen Kriterienbereich definieren und mit den Datenbankfunktionen von Excel arbeiten.

Dazu kopieren Sie die Spaltenüberschriften Ihres Datenbereiches an eine andere Stelle des gleichen oder eines anderen Tabellenblattes. Beachten Sie, daß er nicht ausgerechnet unterhalb der Tabelle liegt, da Sie sonst das Hinzufügen neuer Daten über die Datenmaske unmöglich machen.

Dann geben Sie in diesem Bereich die gewünschten Kriterien ein. Einträge in einer Zeile wirken als UND-Verknüpfung. Um ODER-Verknüpfungen zu erzeugen, benutzen Sie eine neue Zeile. Um einen Bereich für eine Spalte anzugeben, geben Sie den Spaltennamen mehrfach ein und die jeweiligen Rahmengrößen darunter.

Anschließend wählen Sie eine noch nicht benutze Zelle und geben die Tabellenfunktion DBANZAHL ("Bereich; Spalte; Kriterienbereich") ein. Dabei steht »Bereich« für den betreffenden Datenbankbereich. Dies kann entweder ein festgelegter Name oder ein direkter Zellenbezug sein, beispielsweise »A2:B10«. Die »Spalte« gibt die auszuwertende Spalte an. Für das Bestimmen der Anzahl sollten Sie eine Spalte ohne Leereinträge wählen, da Excel leere Zellen nicht zählt, also zum Beispiel die Spalte mit den Datensatznummern.

Als Kriterienbereich geben Sie den Bereich mit den kopierten Spalten-überschriften und den Kriterien ein. Beachten Sie dabei, daß ein zu weit gefaßter Kriterienbereich leere Zellen enthalten kann. Leere Zellen wirken als Joker, lassen also alle Werte zu. Eine zusätzliche Leerzeile im Kriterienbereich führt zur Auswahl aller Elemente.

Neben dieser Funktion gibt es zehn weitere Datenbankfunktionen. Da die Werte in Zellen stehen, lassen sie sich für weitere Berechnungen verwenden. Das Beispiel DBFILTER.XLS finden Sie auf der Heft-CD.