Microsoft Works 6.0 Pěkně pohromadě Na přelomu roku se na našem trhu objevila nová verze kancelářské sady Microsoft Works 6.0. Pojďme se podívat, jaké novinky přináší uživatelům. Microsoft Works je balík kancelářských programů, který obsahuje textový editor, tabulkový kalkulátor, databázi, kalendář, adresář a portfolio sady Works. Jednotlivé programy můžete spouštět buď samostatně (příslušné položky najdete v nabídce Start), nebo můžete využívat spouštěč úloh. Při instalaci máte na výběr ze tří variant: úplné, základní a minimální. Úplná vyžaduje asi 145 MB, základní verze vyžaduje asi 130 MB a minimální asi 110 MB místa na pevném disku. V základní verzi se nainstaluje téměř vše, co v úplné verzi, vynechána je však většina klipartů. V minimální verzi se instalují jen nejnutnější soubory, neinstalují se kliparty, průvodci, šablony dokumentů, převodníky, filtry a příslušenství. Při instalaci dojde k upgradu MS Internet Exploreru na verzi 5.5. Works jsou zaměřeny na uživatele, kteří práci s počítačem přijímají jako určité zlo a nechtějí pronikat do tajů Wordu a Excelu. Tady hraje svou roli spouštěč úloh. Ten nabízí seznam nejčastěji používaných úloh (třeba v textovém editoru to jsou Dopisy, Obálky, Dokumenty hromadné korespondence atd.). Po vybrání úlohy nastoupí průvodce, ve kterém vyplníte podle potřeby adresu příjemce a odesilatele a vyberete způsob formátování. Textový editor vám pak nabídne dokument, ve kterém se můžete soustředit pouze na sestavení textu. Po celou dobu práce máte na obrazovce k dispozici text s nápovědou. Zkušení uživatelé si ji mohou zavřít, ti méně zkušení ji mohou využívat. Kromě několika novinek, které ukrývají jednotlivé programy, se objevila nová položka Works: Portfolio sady Works. Pojďme se nyní podívat na jednotlivé programy sady. Textový editor Editor dovoluje otevřít pouze jeden dokument; je-li třeba otevřít jiné dokumenty, spustí se další instance editoru. K formátování se nepoužívají styly odstavců tak, jak je znáte třeba z Wordu, ale galerie stylů. Galerie nabízí dvě možnosti: formátovat celý text, nebo pouze vybrané odstavce. Po instalaci se v nabídce objeví několik kombinací, ale naštěstí je možné přidat kombinace vlastní. Část, ve které formátujete vybraný text, se používá dobře. Vyberete z předem nastavených formátů, nebo si připravíte formáty své. Ty vložíte do galerie a máte je k dispozici pro další dokumenty. Trochu horší to je při formátování celého textu, kdy máte k dispozici pouze druhy písma a volbu barev. Písmo se v textu měnilo celkem ochotně, ale s barvou jsem si nebyl tak jistý. Asi nejúčinnější je připravit své styly, vložit je do galerie a jednotlivé odstavce pomocí těchto vzorů formátovat. K textovému editoru patří také šablony dokumentů. Tady se ukazuje jedna výhoda galerie: v případě, že do galerie stylů vložím při psaní dopisu nový styl, mám tento styl k dispozici při psaní jakéhokoliv dalšího dokumentu, bez závislosti na šabloně. Součástí dopisů jsou často obrázky a tabulky. Obrázky do dokumentu můžete vložit stejným způsobem jako například ve Wordu. U obrázku můžete nastavit pouze způsob obtékání textem a jeho velikost. Tabulky do textu vkládat lze. Works nabídnou seznam formátů tabulky (právě označený formát vidíte v náhledu v okně). Vyberete formát a určíte základní rozměry, tj. počet řádek a počet sloupců. Jednotlivé buňky obsahují i formát písma. Řádky a sloupce můžete přidávat a ubírat, můžete měnit formáty písma v jednotlivých buňkách a nastavit zalamování textu. Myslím, že tento způsob práce přijmou s povděkem uživatelé, kteří s tabulkou příliš nepracují. V případě, že chcete měnit vzhled tabulky trochu víc, najdete příslušné nástroje v nabídce Formát. Při vytváření obchodní korespondence hraje svou roli pravopis. Textový editor starší verze Works nabízel kontrolu pravopisu, do nové verze přibylo i automatické nahrazování textu. Další novinkou je možnost přidávání hypertextových odkazů do dokumentu. Textový editor umožňuje vytvářet dokumenty hromadné korespondence. Jako zdroj dat může sloužit buď adresář Works, nebo data uložená v externím souboru v různých formátech. Do textového dokumentu můžete také vložit tabulku, jejíž data lze zobrazit buď ve formátu tabulky, nebo ve formátu grafu. Velmi diskutovanou otázkou je přenositelnost dokumentů mezi aplikacemi. Připravil jsem si dokument ve Wordu 97, který obsahoval obrázek, rozdělení na oddíly a tabulku, v jejímž prostředním sloupci byly buňky sloučeny do jedné. Jeden odstavec textu byl formátovaný z dialogového okna, pro druhý byl použit styl odstavce. Works při načtení tohoto dokumentu ignorovaly konce oddílu a sloučení buněk v tabulce, jinak vše přenesly správně. Tabulkový procesor Na první pohled si asi všimnete, že na spodní straně okna chybí záložky listů. Tabulkový procesor umí pracovat pouze s jedním listem. Do tabulky můžete vkládat hodnoty, vzorce a vestavěné funkce. Při vytváření vzorců lze pracovat s názvy úseků. Co se funkcí týče, tabulkový procesor nabízí funkce finanční, datové, matematické, statistické, textové, vyhledávací, logické a informační. Nedílnou součástí tabulky bývá graf. Ten můžete samozřejmě vytvořit i zde, ale práce s grafem je opět oproti Excelu zjednodušená. Také při práci s tabulkovým procesorem můžete využívat šablon, které usnadňují vytváření dokumentů. V některých šablonách jsou tabulky pro přepočítávání jednotlivých měn na jednotné euro, bohužel naše koruna mezi nimi není. Sympatickou pomůckou je tabulka s převody měr a vah. Zajímavá je přenositelnost dat mezi tabulkou a textovým procesorem. Označenou část tabulky je možné přes schránku vložit do textového dokumentu. Při načítání dat z tabulky Excelu se objeví dotaz, který z listů chcete načíst. Na zkoušku jsem udělal jednoduchou tabulku, ve které se vzorečky z prvního listu odvolávaly na hodnoty na dalším listu. Při načítání sice hlásil tabulkový procesor Works problémy při převodu hodnot v těchto buňkách, ale po načtení se objevila tabulka se správnými hodnotami, pouze místo vzorců byly v buňkách konkrétní hodnoty. Novinkou ve verzi 6.0 je změna formátu tabulky. Nový formát XLR je kompatibilní s Excelem, to znamená, že tabulku vytvořenou ve Works můžete otevřít v Excelu bez konverzí. Databáze sady Works Databáze dovoluje vytvářet jednoduché tabulky pro ukládání dat. V jednom souboru může být uložena pouze jedna tabulka. Při založení nové tabulky je třeba nejprve zadat její strukturu. V tomto případě postačí, zadáte-li název pole a jeho datový typ. U čísel, zlomků, data a času můžete vybírat z několika možností formátů zobrazení. Za zmínku stojí formát řada, který do každého záznamu vygeneruje příslušnou hodnotu. Při zadávání struktury tabulky zadáváte hodnotu, která má být v prvním záznamu, a hodnotu, o kterou se má jeho hodnota v každém dalším záznamu zvýšit. Na data se můžete dívat buď jako na tabulku, nebo si můžete vytvořit jednoduchý formulář. Data z databázové tabulky lze vložit do dokumentu tabulkového procesoru. Kalendář Plánovací kalendář slouží k zaznamenávání událostí a plánování času. Opět platí, že jej můžete zavolat buď ze spouštěče, nebo z nabídky Start. K události můžete přiřadit jednu nebo více daných kategorií. Příjemné je, že přímo v okně, kde zadáváte událost, můžete nastavit její opakování s denní, týdenní, měsíční nebo roční periodou. Periodu opakování můžete nastavit také ve smyslu "každé první úterý v měsíci". Při prohledávání můžete zadat buď hledaný text, nebo si můžete nechat vypsat události podle časového omezení. Adresář Adresář slouží k uchovávání kontaktů. Ke každému jménu můžete evidovat slušný počet údajů, které jsou rozděleny podle zaměření do několika karet; hlavní údaje o dotyčné osobě, údaje týkající se zaměstnání, osobní údaje (např. kdy slaví narozeniny) a další. Máte-li instalován také Outlook, pak můžete data z tohoto adresáře sdílet s adresářem Outlooku. Po zapsání několika cvičných adres jsem spustil Outlook 2000, otevřel jsem program Kontakty a skutečně se objevila nová jména. Stejně tak se kontakty z Outlooku objevily v adresáři. Kromě toho může sloužit adresář také jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci, vytvořenou v textovém editoru Works. Portfolio sady MS Works Tento program slouží pro ukládání různých druhů dat do takzvaných kolekcí. Obvykle se do jedné kolekce ukládají data, která k sobě významově patří. V jedné kolekci tak můžete mít texty získané z WWW stránek, texty z dokumentů vašich kolegů, ale třeba také obrázky. Výhodou je, že jednotlivá data mohou pocházet z různých zdrojů. V případě, že do kolekce vkládáte data z internetu, objeví se v kolekci i adresa stránky, ze které jste data získali. Miroslav Ziegler Microsoft Works 6.0 Sada aplikací do kanceláře Hardwarové požadavky: Pentium 90 MHz a vyšší, minimálně 16 MB RAM (doporučeno 32 MB), pro úplnou instalaci alespoň 140 MB, pro minimální instalaci asi 110 MB volného místa na pevném disku Softwarové požadavky: Windows 9x, 2000 Výrobce/poskytl: Microsoft Orientační cena: 1830 Kč bez DPH