Untitled

Automatická korespondence

Textový procesor 602Text umožňuje slučovat své dokumenty se záznamy načítanými z databází. Toho se využívá k automatizaci korespondence a ke generování poštovních zásilek i faxů. Možnost sloučení dokumentu napsaného v 602Text s obsahem databáze adres umožňuje výsledně generované dokumenty nejen tisknout, ale i posílat prostředky elektronické pošty či faxovat.

Principem všeho je vytvoření hlavního dokumentu obsahujícího proměnná pole a jejich následným naplněním konkrétními hodnotami načtenými z vybraného zdroje dat. Až dosud mohly nastávat problémy právě se zmíněným zdrojem dat. Ne každý uživatel vlastní nějaký vhodný databázový systém a také ne každý je ochoten se kvůli automatizaci korespondence učit s ním zacházet. Z tohoto důvodu je 602Text ve verzi 2000 vybaven vazbou na šikovný zdroj dat, který má standardně k dispozici každý uživatel Windows 95 a vyšších používající internetový prohlížeč Microsoft Internet Explorer. Jedná se o Adresář (Address Book), součást poštovního systému Outlook Express. Podívejme se, jak tento zdroj dat využít v textovém procesoru.
Dosud byly prostředky potřebné k sestavení zásilky nebo faxu rozděleny do několika dialogů pod různými příkazy. Od verze 2000a je nyní nově k dispozici univerzální dialog, který vše potřebné sdružuje do jednoho kompaktního celku.

Průvodce hromadnou korespondencí
Prostředky pro automatizovanou korespondenci a pro práci s databázemi jsou sdruženy do dialogu Průvodce hromadnou korespondencí. Otevřete ho z nabídky Pomůcky přes příkazy Databáze a Hromadná korespondence. Dialog funguje tak trochu jako průvodce. Jeho obsah se totiž zpřístupňuje postupně, tak jak specifikujete jednotlivé prvky.

Nejprve musíte zvolit základní dokument, do kterého se budou vkládat příslušná slučovací pole. Stiskněte proto tlačítko Dokument pro slučování.

Nabídka otevřená tlačítkem dává na výběr:
Aktivní dokument - ponechat aktuální dokument (ten, který je otevřen v pracovním okně)
Nový dokument - vytvořit (založit) dokument nový
Otevřít dokument - otevřít některý z dokumentů již existujících.

Zvolíte-li variantu Nový dokument, v pracovním okně se otevře nový prázdný dokument pojmenovaný dočasným názvem Dokumentn., kde n je pořadové číslo dokumentu.
Vyberete-li Otevřít dokument, bude vám nabídnut dialog pro výběr a načtení některého z vašich dříve uložených dokumentů.
V další fázi se v dialogu Průvodce hromadnou korespondencí nabídne tlačítko Zdroj dat. Vaším úkolem bude zvolit zdroj dat, která budou použita pro plnění proměnných polí v dokumentu.

Stiskněte tlačítko a z nabídky vyberte možnost, která odpovídá vašim požadavkům. Položka Databáze nastavená v dokumentu se zpřístupní tehdy, pokud jste v dokumentu již předem, v dialogu příkazu Nastavení (z nabídky Pomůcky přes příkaz Databáze) vybrali konkrétní databázový soubor (ve formátu DBF, CSV, DTA, WinBase602 nebo z ODBC datového zdroje).

Zvolíte-li položku Adresář (adresovou databázi programu Outlook Express), budete dále vyzváni k výběru konkrétní skupiny kontaktů nebo potvrzením položky Všechny kontakty zvolíte všechny kontakty, které máte v Adresáři k dispozici.

Ve zbývající části průvodce se otevře část s ovladači pro vkládání polí pro slučování do dokumentu.

Vkládání polí pro slučování
Chcete-li do dokumentu vložit pole pro slučování:

Textový kurzor nastavte na požadované místo
Tlačítkem se šipkou otevřete seznam vpravo dole
Vyberte konkrétní položku (Příjmení, adresa …).
Stiskněte tlačítko Vložit pole pro slučování.

Proměnné polí pro slučování se vkládají ve formě svých názvů uzavřených do složených závorek.

Prohlížení sloučeného dokumentu
Pokud si budete chtít prohlédnout, jak bude dokument vypadat až se pole naplní skutečnými daty, stiskněte v tlačítko se symbolem {a} před skupinou tlačítek v levé dolní části dialogu Průvodce hromadnou korespondencí. Do polí se načtou skutečná data a zobrazí se v dokumentu.

Screenshot

V dialogu je vpravo od tlačítka {a} dále skupina tlačítek připomínajících převíjecí tlačítka magnetofonu. Jejich pomocí můžete v polích listovat jednotlivými záznamy. Přitom vidíte, který záznam z kolika je právě viditelný. Význam tlačítek odpovídá obvyklé symbolice, navíc máte k dispozici bublinovou nápovědu.
Pole pro slučování vložená do dokumentu lze využít několika způsoby. Můžete na jejich základě vygenerovat řadu dokumentů a ty pak vytisknout tolikrát, kolik je záznamů (nebo pro zvolený rozsah záznamů). Tiskový dialog je v tomto případě doplněn příslušnými voliči.

Potřebujete poslat dokument elektronickou poštou?
Stiskem tlačítka E-mail se dostanete do prostředí pro odeslání dokumentu elektronickou poštou. Předpokladem je, aby kontakty uložené ve vybrané databázi nebo v Adresáři obsahovaly e-mailové adresy příslušných osob nebo organizací. Otevře se dialog E-mail se slučováním, jehož pomocí dokument odešlete na vybrané adresy.

Do vstupního pole Věc zapište identifikační řetězec, který bude přiřazen všem odesílaným zásilkám.
Podívejte na pole voliče Pole s adresou a zkontrolujte, zda je nastaveno skutečně to pole, ve kterém máte vaše adresy v databázi uloženy.
V sekci Odeslat adresátům můžete vybrat, zda zásilka má být odeslána na všechny adresy nebo jen na adresy v určitém rozsahu (od záznamu do záznamu určitého čísla).
Dialog je doplněn tlačítkem Nastavit, kterým můžete ještě před odesláním upravit zdroj dat.

V dialogu jsou také dva zaškrtávací čtverce, jejichž pomocí můžete upravit parametry zásilky:
Zaškrtnete-li čtverec Obsah dokumentu vložit přímo do dopisu, nebude váš dokument posílán jako příloha (připojený soubor, attachment) zásilky, ale na jeho základě bude vytvořen přímo dopis, tvořící základ celé zásilky.
Čtverec Dokument poslat jako přílohu ve formátu spolu s připojeným voličem využijete, budete-li chtít dokument poslat jako přílohu v jednom z nabízených formátů. K dispozici je interní formát procesoru 602Text (WPD), formát HTML a dva formáty procesoru Microsoft Word - starší verze 6.0 a novější, pro Office 97 a 2000.

Je-li vše připraveno, stiskněte tlačítko Odeslat. Na základě dokumentu se vygeneruje poštovní zásilka a rozešle na všechny vybrané adresy.

Potřebujete dokument odfaxovat?
Okno pro odfaxování dokumentu otevřete tlačítkem Fax. Pro hromadné faxování potřebujete znát název adresy (jméno adresáta) a jeho faxové číslo. Proto zkontrolujte nastavení voličů Jméno a Fax, zda obsahují ty položky, které chcete použít (třeba u faxů bývá zvykem zvlášť uvádět číslo do práce a zvlášť číslo domů).

Screenshot

Podobně jako při odeslání poštou, i zde můžete v sekci Odeslat vybrat, zda dokument má být faxován na všechny adresy nebo jen na adresy v určitém rozsahu. Také zde je dialog doplněn tlačítkem Nastavit pro případnou úpravu zdroje dat. Stiskem tlačítka Odeslat se dokument zkonvertuje do faxového formátu a odfaxuje na všechny vybrané adresy.

Potřebujete některé adresy upravit?
Pak v dialogu Průvodce hromadnou korespondencí stiskněte tlačítko Editovat. Do polí dialogu se promítnou položky posledního záznamu Adresáře. Pomocí "převíjecích" tlačítek můžete záznamy listovat a upravit položky, které potřebujete. Je zde také možné tlačítkem Přidat nový záznamy zakládat a tlačítkem Odstranit nepotřebné záznamy mazat.

Tlačítkem OK se úpravy zafixují a uloží.

Chcete si dokument také vytisknout?
V tom případě na závěr poznamenejme, že dialog ještě obsahuje tlačítko Tisk. Jeho stiskem otevřete standardní dialog pro nastavení parametrů pro tisk rozšířený o volič rozsahu záznamů pro sloučené dokumenty.

Zdroj: Software 602 a.s.

Testováno: ANO

Vytvoření jednoduché databáze

Pro vytváření a komplexní zpracování databází existují speciální programové komplety. My si zde však ukážeme, jak vytvořit zcela funkční databázi prostředky, které má každý k dispozici - předvedeme si vytvoření a aplikaci datového souboru ve formátu DTA.

Nejprve v textovém procesoru založte nový dokument.

Záhlaví - identifikace položek záznamů
Na první řádek se zapisují názvy datových položek. Jednotlivé položky pište do uvozovek a oddělujte čárkami. Při zápisu nepoužívejte znaky s diakritickými znaménky. Položky této věty budou použity jako názvy polí pro slučování (odpovídají názvům databázových položek).
Čárka jako oddělovač je dána okamžitou konfigurací Windows. Před začátkem práce se ujistěte, jaký oddělovač máte skutečně nastavený.

Příklad: "Nazev","Ulice","Cislo","Mesto","PSC","Telefon","Fax","Email"

Data
Na další řádky zapisujte již skutečná data (bez uvozovek). Každý řádek bude odpovídat jednomu záznamu databáze - musí tedy obsahovat stejný počet datových položek jako záhlaví. Pořadí položek se rovněž musí shodovat s pořadím názvů v záhlaví; v opačném případě sice nedojde k žádné živelné pohromě, ale místo dopisu obdržíte cosi velmi podivného. Pokud některá hodnota pro určitý záznam neexistuje nebo nemá smysl, ponechte ji prázdnou (ale příslušnou čárku nezapomeňte zapsat).

Uložení do souboru
POZOR, tohle je velice důležité - soubor DTA nesmí být formátovaný! To znamená, že jej musíte uložit (i po případných úpravách) jako prostý text. Proto při ukládání použijte příkaz Uložit jako a voličem Uložit jako typ nastavte export do formátu ASCII (Standard) Windows.

Zdroj: Software 602 a.s.

Testováno: ANO

Převod url na text

Pokud do buňky napíšete adresu sítě Internet, například www.chip.cz, aplikace Excel automaticky převede tuto adresu na hypertextový odkaz. Chcete-li adresu uchovat ve formátu běžného textu, napište před adresu apostrof ('). Pokud například zadáte adresu 'www.chip.cz, v buňce uvidíte tuto adresu bez apostrofu a tato adresa se nebude jevit jako hypertextový odkaz.
Pokud aplikace Excel již adresu převedla na hypertextový odkaz, můžete jej deaktivovat následujícím způsobem: Klepněte pravým tlačítkem myši na požadovanou buňku, v místní nabídce ukažte na příkaz Hypertextový odkaz a potom v další místní nabídce klepněte na příkaz Odebrat hypertextový odkaz.

Zdroj: Microsoft

Testováno: ANO

Urychlení posunu skrytím grafiky
Procházeli jste někdy dokument obsahující velké množství grafiky? Možná jste si všimli, že to trvá déle, než když dokument grafiku neobsahuje. Je tomu tak proto, že načítání a zobrazování grafiky vyžaduje více paměti. Posouvání urychlíte pouhým skrytím grafiky dokumentu.

V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Možnosti a potom klepněte na kartu Zobrazení.
Pokud chcete skrýt klipart nebo importovanou grafiku, v poli Zobrazit, zaškrtněte políčko Symboly obrázků. Aplikace Word zobrazí pouze obrysy grafiky.
Pokud chcete skrýt grafiku vytvořenou kreslicími nástroji v rozvržení při tisku nebo v rozvržení stránky WWW, zrušte zaškrtnutí políčka Kresby v poli Možnosti tisku a rozvržení stránky WWW. Aplikace Word nezobrazí grafiku ani obrysy. (V normálním rozvržení nebo v rozvržení osnovy není grafika vytvořená nástroji pro kreslení zobrazena.)

Poznámka: Aplikace Word použije tato nastavení pro všechny dokumenty. Pokud chcete v jiném dokumentu grafiku zobrazit, musíte obnovit výchozí nastavení.

Zdroj: Microsoft

Testováno: ANO