2 Algemene gebruikers interface
2.4 Objecten bewerken of verwijderen
3.1 Persoonlijke gegevens aanpassen. 6
4.3 Weergave van datums en getallen wijzigen
5.1 Speciale gebruikersgroepen
5.2 Een nieuwe gebruikersgroep maken
5.3 Een gebruikersgroep wijzigen
6.1 Een nieuw adresboek aanmaken
6.5 Gebruikers toevoegen aan uw contactpersonen
6.6 Contactpersoon bekijken en bewerken
6.8 Contactpersonen importeren
6.9 Contactpersonen exporteren
7.2 Berichten en bijlagen openen
7.6 Account beheer uitschakelen
8.4.3 De afspraak in eerdere agenda’s plaatsen
8.5 Afspraken weergeven en bewerken. 15
9.6 Eigenschappen van bestanden of mappen aanpassen
9.7 Mappen delen met andere gebruikers
11.2 Eigenschappen van een website aanpassen
11.3 Van mappenstructuur tot website. 19
11.11 Het maken van thema’s (Geavanceerd)
11.11.1 Het begrijpen van de boomstructuur
11.11.2 Maak eerst een HTML opzet
11.11.3 De data voor het thema invoeren. 21
11.11.4 Tags die u kunt gebruiken in sjablonen
11.11.5 Attributen die u moet gebruiken in tags
11.12 Een website handmatig publiceren (Geavanceerd)
11.12.1 Publicatie inschakelen
12.1.3 Automatische bladwijzers
12.1.5 Een gebruiker toevoegen
12.1.6 Vergeten wachtwoord opnieuw instellen
1 Voorwoord
Deze handleiding is bedoeld voor de eindgebruiker van Group-Office en er is geen extra kennis nodig om deze handleiding te kunnen begrijpen. Alle onderdelen van Group-Office versie 1.93 komen uitgebreid aan bod. Deze handleiding is geschreven door Merijn Schering wie tevens de eigenaar van Intermesh en de ontwikkelaar van Group-Office is.
Group-Office is een groupware pakket bestaande uit een standaard systeem dat oneindig veel verschillende programma’s kan bevatten. Deze programma's zijn zo ontworpen dat er groepsmatig mee gewerkt kan worden. Er wordt continu hard gewerkt aan Group-Office om de functionaliteit uit te breiden en de nieuwste technologieën te integreren. De groei van het project neemt exponentieel toe.
2 Algemene gebruikers interface
Group-Office is zo consistent mogelijk. In alle programma’s komen dezelfde vormgevings- en gedragselementen terug. Elk programma is opgebouwd uit een reeks met knoppen boven in het scherm en daaronder de inhoud van het programma.
2.1 Het menu
Het hoofdscherm heeft altijd het menu boven in beeld. Hiermee kunt u snel naar andere programma’s navigeren. Alle geïnstalleerde programma’s vind u in het menu ‘Toepassingen’. Het kan zijn dat niet alle menu’s geactiveerd zijn door de beheerder.
2.1.1 Bladwijzers
Om snel overal uw favoriete web pagina’s te bezoeken is er de mogelijkheid om die op te slaan in het menu van Group-Office. Om een bladwijzer toe te voegen selecteert u ‘Bladwijzer toevoegen’ uit het menu ‘Bladwijzers’.
Als u later een bladwijzer wilt verwijderen of aanpassen selecteert u ‘Bladwijzers aanpassen’ uit het menu ‘Bladwijzers’.
2.2 Lijsten
Veel programma’s geven objecten in lijsten weer. Bijvoorbeeld het e-mail programma met daarin de lijst met berichten. Een lijst is bijna altijd opgebouwd uit kolomnamen waarop u kunt klikken om de sortering van de lijst aan te passen. Naast alle objecten bevindt zich een selectie vakje om de elementen te kunnen selecteren. Als een object geselecteerd is dan licht de rij in de lijst op. Boven naast de kolomnamen bevindt zich ook een selectie vakje. Wanneer u daar op klikt keer u de selectie om. Dit is handig wanneer u alle of bijna alle objecten wilt selecteren. Als u objecten heeft geselecteerd wilt u er natuurlijk ook nog iets mee doen. Na selectie kunt u een actie op de objecten uitvoeren door op een knop bovenin het scherm te klikken.
U kunt bij uw persoonlijke voorkeuren instellen hoeveel objecten er in een lijst worden weergegeven. Wanneer er meer objecten zijn dan deze waarde wordt de lijst opgedeeld in verschillende pagina’s. Onderaan de lijst kunt u dan door de pagina’s heen bladeren.
2.3 Boomstructuren
Veel programma’s geven elementen weer in boomstructuren. Boomstructuren zijn handig om snel te kunnen navigeren. Bijvoorbeeld de boomstructuur van de bestanden in het programma ‘Bestanden’. Standaard zijn de elementen altijd dichtgeklapt. Indien er elementen onder een dichtgeklapt element bevinden dan staat er een plusteken voor het element. U kunt het element openklappen door op dat plusteken te klikken. Het plusteken wordt dan een minteken waar u op kunt klikken om het element weer dicht te klappen.
2.4 Objecten bewerken of verwijderen
Meestal kunt u een object bewerken door op het potloodje [
] te klikken
rechts naast het object. Als u het object wilt verwijderen dan klikt u op het
kruisje [
] rechts naast
het object. In het geval van een grote lijst en waarbij het mogelijk is om
meerdere objecten gelijktijdig te verwijderen of te bewerken dan selecteert u eerst
de objecten en klikt u vervolgens op een knop boven in het scherm.
2.5 Tabbladen
Veel schermen maken ook gebruik van tabbladen. U opent een ander tabblad door op de naam te klikken. Let op dat wanneer u van tabblad verandert moet u de wijzigingen op het huidige tabblad eerst opslaan.
2.6 Toegangsrechten
Voor alle objecten in Group-Office kunnen toegangsrechten worden ingesteld. Als u een nieuw object aanmaakt. Bijvoorbeeld een Agenda, Afspraak of een nieuwe map voor bestanden dan heeft standaard niemand rechten om dat object te kunnen waarnemen of bewerken. De eigenaar van het object kan echter de toegangsrechten aanpassen. Er kunnen lees- of schrijfrechten worden ingesteld per gebruiker of per gebruikersgroep. Een gebruiker met schrijfrechten heeft automatisch ook leesrechten. Een gebruiker met schrijfrechten hoeft u dus niet ook nog leesrechten te geven.
3 Uw account configureren
Voordat u begint met het gebruiken van Group-Office is het verstandig om uw account naar wens in te stellen. Het is van belang dat zaken zoals uw persoonlijke gegevens, wachtwoord en privacy instellingen juist zijn ingesteld.
Wanneer u uit het menu ‘Configuratie’ de optie ‘Uw account’ selecteert wordt het scherm ‘Uw account’ weergegeven met de volgende tabbladen:
- Profiel
- Beveiliging
- Privacy
- Statistieken
3.1 Persoonlijke gegevens aanpassen
Wanneer u in het scherm ‘Uw account’ het tabblad ‘Profiel’ selecteert kunt u uw profiel wijzigen. Andere gebruikers aan wie u uw account zichtbaar hebt gemaakt kunnen deze informatie inzien. U bent verplicht tenminste uw naam en geldig e-mail adres in te vullen. U dient dus te beschikken over een e-mail adres.
3.2 Wachtwoord wijzigen
Wanneer u in het scherm ‘Uw account’ het tabblad ‘Beveiliging’ selecteert kunt u uw persoonlijke wachtwoord wijzigen. Uw persoonlijke wachtwoord heeft u nodig in combinatie met uw gebruikersnaam om in te loggen.
3.3 Privacy instellingen
In beginsel is iedere gebruiker volledig afgeschermd van de andere gebruikers. U kunt uw account zichtbaar maken aan andere gebruikers door aan te geven welke gebruikersgroepen en gebruikers uw account mogen waarnemen. Wanneer u in het scherm ‘Uw account’ het tabblad ‘Privacy’ selecteert kunt u aangeven welke gebruikersgroepen en/of gebruikers uw account mogen waarnemen. Indien u een bepaalde gebruiker wilt toevoegen die niet in de lijst voorkomt kunt u deze gebruiker verzoeken zijn account zichtbaar aan u te maken. Dit is nodig om bijvoorbeeld rechten aan deze gebruiker toe te kunnen kennen in de verschillende programma’s of om zijn persoonlijke gegevens te bekijken. U kunt een verzoek indienen door op ‘Autorisatie verzoeken’ te klikken in het tabblad ‘Privacy’. U dient het in Group-Office geregistreerde e-mail adres van de gebruiker in te voeren en op de knop ‘Ok’ te klikken. Er zal een verzoek naar dat e-mail adres worden gestuurd waarmee de gebruiker uw verzoek kan accepteren of weigeren. Zodra de gebruiker heeft gereageerd ontvangt u een bericht.
3.4 Statistieken
Wanneer u in het scherm ‘Uw account’ het tabblad ‘Statistieken’ selecteert kunt u zien hoe vaak en wanneer u voor het laatst bent ingelogd.
4 Voorkeursinstellingen
Voor optimaal gebruiksgemak kan de weergave en het gedrag van bepaalde dingen aangepast worden aan uw persoonlijke voorkeur. Wanneer u uit het menu ‘configuratie’ de optie ‘Voorkeuren’ kiest verschijnt het scherm ‘Voorkeuren’. U kunt hier verschillende instellingen wijzigen zoals taal, thema, datum formaat, notitie van getallen,valuta en hoeveel rijen er maximaal in lijsten per scherm worden opgenomen. Als u hier de waarde ‘0’ invult dan worden alle objecten uit de lijst in één scherm weergegeven.
Als het e-mail programma is geïnstalleerd dan kunt u hier aangeven of u Group-Office wilt gebruiken om e-mail te verzenden of het e-mail programma dat op uw computer is geïnstalleerd.
4.1 Taal wijzigen
Normaal gesproken detecteert Group-Office automatisch de juiste taal maar het kan zijn dat uw browser in de verkeerde taal is ingesteld. In dat geval kunt u bij het ‘Inlogscherm’ de taal wijzigen of u gaat naar het scherm ‘Voorkeuren’ zoals hierboven is beschreven.
4.2 Thema wijzigen
Het thema bepaald de weergave van Group-Office. Kleuren, lettertypes en logo’s woorden allemaal bepaald door het thema. Als u het huidige thema niet bevalt dan kunt u een ander thema proberen. Om het thema te wijzigen gaat u naar het scherm ‘Voorkeuren’ zoals hierboven beschreven. Het kan zijn dat deze optie door de beheerder is uitgeschakeld.
4.3 Weergave van datums en getallen wijzigen
Verschillende regio’s hebben verschillende notities van datums en getallen. Om deze instellingen te wijzigen gaat u naar het scherm ‘Voorkeuren’ zoals hierboven is beschreven.
5 Gebruikersgroepen
Group-Office is ontworpen om met meerdere mensen samen te kunnen werken. U kunt verschillende toepassingen met elkaar delen. Het kan daarom handig zijn om gebruikers in groepen in te delen. U kunt bijvoorbeeld voor elke afdeling van uw bedrijf een aparte gebruikersgroep maken. Als u dan later voor bijvoorbeeld een agenda of een bestand toegangsrechten wilt instellen kunt u direct een hele groep gebruikers toegang geven. U ziet alleen de groepen waar u eigenaar van bent of groepen waarin u bent ingedeeld. Selecteer ‘Gebruikersgroepen’ uit het menu ‘Configuratie’ om het scherm ‘ Gebruikersgroepen’ te openen.
5.1 Speciale gebruikersgroepen
Er zijn ook twee speciale gebruikersgroepen aanwezig genaamd ‘Admins’ en ‘Everyone’.
De groep ‘Admins’ is alleen zichtbaar voor beheerders. Gebruikers in deze groep hebben toegang tot het menu ‘Administrator’. Via dit menu kunnen onder andere gebruikers en de algemene instellingen worden beheerd. In de groep ‘Everyone’ zijn alle gebruikers ingedeeld. Let dus op met het toekennen van rechten. Geef niet zomaar de groep ‘Everyone’ en daarmee dus alle gebruikers toegang tot bepaalde gegevens.
5.2 Een nieuwe gebruikersgroep maken
Open het scherm ‘Gebruikersgroepen’ zoals hierboven is beschreven. Klik op de link ‘Toevoegen’ om het scherm nieuwe groep te openen. Vul een naam voor de groep in en klik op ‘Toepassen’. Selecteer vervolgens de gebruikers die u wilt opnemen in deze groep. Als een bepaalde gebruiker niet voorkomt in de lijst maar u weet dat de gebruiker bestaat lees dan ‘Privacy instellingen’ in het hoofdstuk ‘Uw account instellen’. Klik vervolgens op de knop ‘Ok’. Als u de melding krijgt dat de groepsnaam al bestaat maar u ziet deze niet in de lijst dan is deze groep onzichtbaar voor u. U ziet namelijk alleen uw eigen groepen en groepen waarin u bent ingedeeld.
5.3 Een gebruikersgroep wijzigen
U kunt een gebruikersgroep alleen wijzigen als u de eigenaar bent van een groep. Klik op de groep die u wilt wijzigen en selecteer de gebruikers die u wilt indelen in deze groep. Klik vervolgens op de knop ‘Ok’.
6 Het adresboek
In het adresboek kunt u al uw contactpersonen eenvoudig opslaan. Andere programma’s maken handig gebruik van het adresboek om snel informatie over uw contactpersonen te verkrijgen. Zoals bijvoorbeeld bij het opstellen van een bericht kunt u via het adresboek snel geadresseerden selecteren. Om het adresboek te openen selecteert u ‘Adresboek’ uit het menu ‘Toepassingen’.
6.1 Een nieuw adresboek aanmaken
Standaard wordt er voor iedere gebruiker al een adresboek gemaakt gelijknamig aan de naam van deze gebruiker. Het kan zijn dat u meerdere adresboeken wilt gebruiken. Bijvoorbeeld een persoonlijk adresboek en een globaal gedeeld adresboek. Om het overzicht van de beschikbare adresboeken te bekijken klikt u op de knop “Adresboeken” . U krijgt nu een overzicht van alle adresboeken waar u toegang toe heeft. Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuw adresboek te maken. Vul een naam in en klik vervolgens op de knop ‘Ok’.
In de lijst met adresboeken kunt u links in de lijst aangeven welk adresboek standaard moet worden gebruikt. Dit adresboek wordt als eerste geopend bij het openen van het programma.
6.2 Adresboeken delen
Als u een adresboek wilt delen met andere gebruikers opent u
het scherm “Adresboeken” door op de knop “Adresboeken” te klikken. Open de
eigenschappen van de adresboeken die u wilt delen door op het portloodje [] rechts naast
de agenda te klikken. Klik vervolgens op het tabblad ‘Leesrechten’ of
‘Schrijfrechten’. U kunt nu gebruikers en/of gebruikersgroepen lees- en schrijfrechten
geven.
Als u een gedeeld adresboekvan een andere gebruiker wilt gebruiken moet u deze aanvinken in het scherm “Adresboeken” en vervolgens op de knop ‘Opslaan’ klikken. U kunt deze adresboeken openen door op de naam te klikken of door inde verschillende schermen het adresboek te selecteren door middel van een uitklapmenu. Bij het zoeken worden al uw adresboeken automatisch doorzocht.
6.3 Groepen maken
Voor u begint met het gebruiken van het adresboek is het handig om groepen te maken. U kunt bijvoorbeeld per bedrijf of per categorie een groepsindeling maken. Dit is overzichtelijk maar ook handig bij het selecteren van bijvoorbeeld geadresseerden omdat het mogelijk is een groep in één muisklik te selecteren.
Klik op de knop ‘Groepen’ om het ‘Groepen’ scherm te openen. U ziet een overzicht van de groepen in het huidige adresboek. U kunt naar een ander adresboek gaan door middel van het uitklapmenu. Om een groep toe te voegen klikt u op de knop ‘Toevoegen’.
Als u later een groep wilt verwijderen selecteert u de groep door het selectievakje links naast de groepsnaam aan te vinken en vervolgens op de knop ‘Verwijderen’ te klikken.
6.4 Contactpersoon toevoegen
Om een contactpersoon toe te voegen klikt u op de knop ‘Toevoegen’. Het venster ‘Contactpersoon toevoegen’ opent nu in een nieuw venster waar u de eigenschappen van de nieuwe contactpersoon kunt invullen. U moet tenminste een naam invullen. Als u al groepen of adresboeken heeft aangemaakt kunt u meteen de juiste selecteren. Ook kunt u een kleur selecteren voor deze contactpersoon. De contactpersoon zal overal in Group-Office in deze kleur worden weergegeven.
U kunt contactpersonen toevoegen via het adresboek maar dit kan echter ook via andere programma’s. Als u bijvoorbeeld een e-mail bericht in het e-mail programma hebt geopend en u klikt vervolgens op de naam van de afzender dan zal er een nieuw venster openen. Indien deze persoon nog geen contactpersoon van u is dan opent automatisch het venster ‘Contactpersoon toevoegen’.
6.5 Gebruikers toevoegen aan uw contactpersonen
U kunt op een handige manier gebruikers toevoegen aan uw
adresboek. Klik in het adresboek op de knop ‘Gebruikers’ om de gebruikerslijst
te openen. Selecteer het adresboek waaraan u gebruikers wilt toevoegen. Als u
één gebruiker aan uw contactpersonen wilt toevoegen klikt u op het pictogram
van een floppy [
] rechts in de
lijst. Het venster ‘Contactpersoon toevoegen’ opent nu in een nieuw venster en
is automatisch gevuld met de eigenschappen van de gebruiker.
Als u snel meerdere gebruikers wilt toevoegen selecteert u deze gebruikers en klikt vervolgens op ‘Gebruikers toevoegen aan contactpersonen’ of indien u al groepen heeft gemaakt selecteert u de groep in het keuzemenu ‘Voeg geselecteerde gebruikers toe aan contactpersonen in groep…’.
Gegevens van contactpersonen die ook gebruiker zijn kunt u op elk moment synchroniseren met de eigenschappen van de gebruiker door het scherm ‘Contactpersoon bewerken’ te openen zoals hieronder is beschreven, vervolgens op de knop ‘Synchroniseren’ te klikken en de wijzigingen op te slaan door op de knop ‘Ok’ te klikken.
6.6 Contactpersoon bekijken en bewerken
Om een contactpersoon te wijzigen klikt u op de naam van een contactpersoon in een willekeurig scherm waar deze wordt weergegeven. Dit scherm kan het adresboek zelf zijn maar kan ook bijvoorbeeld het e-mail programma zijn. Het scherm ‘Profiel van contactpersoon’ opent nu in een nieuw venster dat de eigenschappen van de contactpersoon weergeeft. Klik op de knop ‘Bewerken’ om het scherm ‘Contactpersoon bewerken’ te openen en de eigenschappen te bewerken. Dit gaat verder hetzelfde als een contactpersoon toevoegen.
6.7 Lijst met contactpersonen
Het adresboek start in de lijst met contactpersonen. Om de lijst vanuit een ander gedeelte in het adresboek weer te geven klikt u op de knop ‘Contactpersonen’. Indien u groepen gemaakt heeft worden de groepen in beginsel dichtgeklapt weergegeven. Om een groep weer te geven dient u de groep open te klappen door op het plusteken aan de linkerkant van de groepsnaam te klikken. Als u op een naam klikt dan worden de eigenschappen van de contactpersoon weergegeven zoals hierboven is beschreven. Wanneer u op een e-mail adres klikt opent het scherm om een bericht op te stellen. Welk programma dit is hangt af aan uw voorkeursinstellingen (Zie hoofdstuk ‘Voorkeursinstellingen).
6.8 Contactpersonen importeren
Het adresboek kan contactpersonen uit een ander adresboek importeren. Om contactpersonen te importeren uit een ander adresboek moet u eerst met het andere programma een bestand met door komma’s gescheiden waarden (CSV bestand) maken. Hoe u dit moet doen moet u opzoeken in de documentatie van het programma.
Als u een CVS bestand heeft gemaakt opent u het adresboek in Group-Office en gaat u naar het scherm ‘Importeren’ door op de knop ‘Importeren’ te klikken. Selecteer het adresboek waarnaar u wilt importeren en klik vervolgens op de knop ‘Bladeren’. Selecteer het CSV bestand en klik vervolgens op de knop ‘Ok’. Het CSV bestand wordt nu doorzocht en Group-Office zal de gevonden kolommen in het bestand tonen. Omdat de kolommen van het CSV bestand niet overeen zullen komen met de kollommen van Group-Office dient u de corresponderende kolommen aan de kolommen van het CSV bestand te koppellen. U dient tenminste de naam te koppelen. U kunt ook een veld selecteren waar de contactpersonen gegroepeerd zullen worden. Dit is alleen van toepassing als het CSV bestand bij iedere contactpersoon de naam van de groep bevat waar ze in thuishoren. Kijk uit met deze instelling. Als u namelijk een verkeerd veld selecteert. Bijvoorbeeld het veld dat de naam bevat dan zal er voor elke naam die in het CVS bestand voorkomt een groep worden gemaakt. Als u klaar bent met het koppelen van velden klikt u op ‘Ok’.
6.9 Contactpersonen exporteren
Om alle contactpersonen te exporteren naar een bestand met door komma’s gescheiden waarden (CSV bestand) klikt u op de knop ‘Exporteren’. Selecteer het adresboek dat u wilt exporteren. Verder wordt u gevraagd om een aantal waardes die u in de meeste gevallen kunt laten staan. Klik op ‘Ok’ en u zal worden gevraagd om het CSV bestand op te slaan.
7 E-mail
Met het e-mail programma is het mogelijk om overal uw berichten te lezen en te verzenden. Het is ook mogelijk om meerdere e-mail accounts in te stellen. Wanneer u geen e-mail accounts heeft ingesteld is het toch nog mogelijk om berichten te versturen. Om het e-mail programma te starten selecteert u ‘E-mail’ uit het menu ‘Toepassingen’.
7.1 Een account instellen
Het kan zijn dat de Group-Office beheerder het toevoegen van accounts heeft uitgeschakeld. In dat geval kunt u alleen op de knop ‘Account bewerken’ klikken om uw e-mail adres, naam en handtekening aan te passen. Dit natuurlijk alleen als er automatisch een account voor u is toegevoegd.
Om een account in te stellen heeft u de gegevens van uw e-mail service provider nodig. Als u die niet heeft moet u bij uw e-mail service provider de volgende informatie opvragen:
- Uw e-mail adres
- Hostnaam van de e-mail server
- Server type (POP-3 of IMAP)
- Poort
- Gebruikersnaam en wachtwoord
- In het geval van een IMAP server moet u ook wat de root mailbox is
Met deze informatie kunt u eenvoudig een nieuwe account aanmaken. U klikt op de knop ‘Accounts’ om het overzicht van uw e-mail accounts te openen. Klik vervolgens op het tabblad ‘Toevoegen’. Het scherm ‘Nieuwe account’ wordt nu weergegeven. Vul uw volledige naam in. Deze naam wordt weergegeven aan de ontvangers van uw E-mail. Vul vervolgens het geldige E-mail adres dat moet worden geassocieerd met deze account.
Vul vervolgens alle accountgegevens die u van uw beheerder heeft gekregen. Als uw de foutmelding ‘certificate-failure’ krijgt dan moet u /notls aan de hostnaam toevoegen. U kunt als laatste ook nog een handtekening instellen. Deze handtekening wordt automatisch aan uw berichten toegevoegd.
Als u een account later wilt wijzigen opent u het verzicht van uw e-mail accounts en klikt u op het potloodje achter de naam van de account.
7.2 Berichten en bijlagen openen
Om een bericht te lezen klikt u op het bericht in de lijst. Nieuwe berichten worden met een andere achtergrondkleur weergegeven en in de boomstructuur aan de linkerkant van het scherm komt in het blauw een getal te staan dat aangeeft hoeveel nieuwe berichten er zich in een map bevinden.
Alle gegevens uit een bericht die uw browser kan weergeven worden automatisch al getoond. Dit houdt in dat alle bijgevoegde afbeeldingen en platte tekst documenten al worden weergegeven bij het openen. Andere bijlagen kunt u openen door op de naam te klikken. Indien het programma bestanden ook is geïnstalleerd kunt u de bijlagen in Group-Office opslaan door op de floppy te klikken achter de naam van de bijlage.
7.3 Mappen
Het maken van mappen wordt alleen ondersteunt door IMAP servers en is dus niet mogelijk bij POP-3 accounts.
Klik op de knop ‘Mappen’ om het mappenoverzicht weer te geven. Het mappenoverzicht geeft alle mappen van de server weer. Alleen de aangevinkte mappen worden gebruikt voor e-mail. Ook moet u opgeven welke map u gebruikt voor uw verzonden berichten, de verwijderde e-mail en voor de zogenaamde ‘spam mail’. Spam mail is ongewenste e-mail. Als u een ongewenst e-mail bericht ontvangt kunt u op de ‘Afzender blokkeren’ knop klikken. Berichten van deze afzender worden voortaan in deze map geplaatst. In de prullenbak wordt alle verwijderde e-mail bewaard. Na het aanbrengen van wijzigingen klikt u op de knop ‘Opslaan’ om de instellingen te bewaren.
7.3.1 Mappen maken
Open het mappenoverzicht zoals hierboven is beschreven. Voer vervolgens een naam in en selecteer indien nodig de map waar de nieuwe map in moet worden geplaatst. Afhankelijk van uw IMAP server kan het mogelijk zijn dat bepaalde mappen geen submappen kunnen bevatten.
7.3.2 Mappen verwijderen
Als u een map wilt verwijderen opent u het mappenoverzicht zoals hierboven is beschreven. Klik op het kruisje naast de map om de map te verwijderen. Indien een map submappen bevat moet u deze eerst verwijderen.
7.3.3 Mappen aanpassen
Als u de naam van een map wilt wijzigen opent u het mappenoverzicht zoals hierboven is beschreven. Klik op het potloodje naast de map om de naam te wijzigen.
7.4 Filters
Met filters kunt u uw berichten automatisch over uw mappen verdelen. Lees in hoofdstuk ‘Mappen’ hoe u mappen kunt maken. U kunt bijvoorbeeld alle berichten afkomstig van uw bedrijf in een map ‘Werk’ laten plaatsen. Of berichten met als onderwerp ‘Group-Office’ in een map ‘Group-Office’. Klik op de knop ‘Filters’ om het overzicht van uw filters te tonen. Als u een filter wilt toevoegen klikt u op het tabblad ‘Toevoegen’. Selecteer het veld wat doorzocht moet worden en het woord dat gezocht moet worden. Selecteer vervolgens de map waar het bericht in moet worden geplaatst als het woord gevonden is.
Als u later een filter wilt verwijderen of bewerken klikt u op het kruisje respectievelijk het potloodje rechts naast de naam in het filteroverzicht.
7.5 Berichten versturen
Wanneer u een nieuw bericht wilt versturen kunt u dat doen door op een e-mail adres te klikken in een willekeurig scherm van Group-Office. U kunt natuurlijk ook het e-mail programma openen en vervolgens op de knop ‘Opstellen’ klikken. Er opent een nieuw venster met het scherm ‘Nieuw bericht’. Als u meerdere accounts heeft ingesteld kunt u als eerste het juiste afzender adres selecteren. Vervolgens vult u de geadresseerden in het Aan, CC en BCC tekstveld. Als het Adresboek ook is geïnstalleerd kunt u de afzenders ook selecteren door op het adresboekje te klikken links naast de tekstvelden Aan, CC en BCC. Vervolgens bult u het onderwerp in en kunt u beginnen met het typen van uw bericht. Indien uw browser het ondersteunt kunt u kiezen uit twee verschillende formaten namelijk HTML en text. De meeste e-mail programma’s ondersteunen HTML berichten maar er bestaan nog e-mail programma’s die dat niet ondersteunen. Het voordeel van HTML formaat is dat u uw berichten mooier kunt opmaken en afbeeldingen in kunt voegen.
7.5.1 Bijlagen
Bij een bericht kunt u ook bijlagen bijvoegen. Als u een bestand van uw eigen computer wilt bijvoegen klikt u op de knop ‘ Bladeren…’ en selecteert u het bestand van uw computer. Klik vervolgens op de knop ‘Bijvoegen’. Als het programma ‘Bestanden’ ook is geïnstalleerd dan kunt u ook bestanden uit Group-Office direct bijvoegen. Klik op de knop ‘Online bestanden’ om bestanden uit Group-Office te selecteren.
7.6 Account beheer uitschakelen
Als u schrijfrechten heeft voor de e-mail module kunt u het account beheer uitschakelen voor alle gebruikers. Dit kan handig zijn bij authenticatie via een mail server waarbij automatisch de e-mail account wordt toegevoegd. Klik op de knop ‘Configuratie’ om naar het configuratiescherm te gaan. Vink nu ‘Schakel account beheer uit’ aan en klik op ‘Ok’.
Gebruikers kunnen nu alleen nog hun naam, e-mail adres en handtekening van hun bestaande accounts veranderen.
8 De agenda
In de agenda kunt u zowel zakelijke als persoonlijke afspraken beheren. U kunt uw agenda voor iedereen gesloten houden, met bepaalde gebruikers delen of allebei door per afspraak toegangsrechten in te stellen. Door middel van elektronische uitnodigingen en een statusoverzicht was het plannen van een afspraak met anderen nog nooit zo gemakkelijk.
Om de agenda te starten selecteert u ‘Agenda’ uit het menu ‘Toepassingen’.
8.1 Agenda’s maken
Standaard wordt er voor iedere gebruiker al een agenda gemaakt gelijknamig aan de naam van deze gebruiker. Het kan zijn dat u meerdere agenda’s wilt gebruiken. Bijvoorbeeld een persoonlijke agenda en een zakelijke agenda. Om het overzicht van de beschikbare agenda’s te bekijken klikt u op de knop “Agenda’s” . U krijgt nu een overzicht van alle agenda’s waar u toegang toe heeft. Klik op ‘Nieuwe agenda’ om een nieuwe agenda te maken. Vul een naam in en selecteer de tijdsperiode die moet worden weergegeven in deze agenda. Bijvoorbeeld van 8:00 tot 17:00 voor een zakelijke agenda. Klik vervolgens op ‘Ok’.
In de lijst met agenda’s kunt u links in de lijst aangeven welke agenda standaard moet worden gebruikt. Deze agenda wordt als eerste geopend bij het openen van het programma.
8.2 Agenda’s delen
Als u een agenda wilt delen met andere gebruikers opent u het scherm “Agenda’s” door op de knop “Agenda’s” te klikken. Open de eigenschappen van de agenda die u wilt delen door op het portloodje rechts naast de agenda te klikken. Klik vervolgens op ‘Toegangsrechten’. U kunt nu gebruikers en/of gebruikersgroepen lees en schrijfrechten geven.
Als u een gedeelde agenda van een andere gebruiker wilt gebruiken moet u deze aanvinken in het scherm “Agenda’s” en vervolgens op de knop ‘Aanmelden’ klikken. U kunt deze agenda’s openen door op de naam te klikken of door in de week of dag weergave de agenda te selecteren.
8.3 Navigatie
De agenda kent drie verschillende weergaven. U kunt uw afspraken bekijken voor de hele week, per dag of in een chronologische lijst. Links in het scherm zijn altijd twee kalendermaanden aanwezig. U kunt snel naar een bepaalde datum gaan door op de dag te klikken. Als u een bepaalde week wilt bekijken klikt u op het weeknummer. Om naar andere maanden te gaan klikt u op de ‘>>’ en ‘<<’ knoppen naast de maand om respectievelijk naar de volgende of vorige maand te gaan. U kunt ook een precieze datum ingeven rechtsboven in het scherm waar u ook een andere agenda kunt selecteren. Klik vervolgens op ‘Ok’. Als u snel naar de huidige dag terug wilt gaan dan klikt u op de knop ‘Vandaag’.
In de chronologische lijst weergave kan men door middel van de knoppen onder de lijst vooruit en terug bladeren. Als u op een datum in de lijst klikt opent de dagweergave voor die datum.
In de week en dagweergave kunt u vooruit en terug bladerendoor op de ‘>>’ en ‘<<’ naast de datum of het weeknummer te klikken.
8.4 Een nieuwe afspraak maken
8.4.1 Planning
Om een nieuwe afspraak te maken kunt u het beste naar de juiste datum navigeren en op het juiste tijdsvak klikken. U kunt ook een nieuwe afspraak maken door op de knop ‘Nieuwe afspraak’ te klikken maar nu moet u de tijdsperiode nog instellen. Het scherm ‘Nieuwe afspraak’ wordt nu geopend. U moet tenminste een titel invoeren. U kunt een afspraak op diverse manieren inplannen. U kunt bijvoorbeeld éénmalige afspraken maken maar ook terugkerende. De mogelijkheden zijn uiterst flexibel.
8.4.2 Herinnering
Ook kunt u een herinnering instellen zodat u een bepaalde tijd van tevoren wordt herinnerd aan deze afspraak. Voorwaarde voor deze functie is wel dat de agenda geopend moet zijn op dat moment. De achtergrondkleur van de afspraak in de agenda is ook instelbaar. Dit is handig om bepaalde afspraken extra te laten opvallen.
8.4.3 De afspraak in eerdere agenda’s plaatsen
Als laatste kunt u opgeven in welke agenda’s u de afspraak wilt plaatsen. Houdt er rekening mee dat de afspraak zichtbaar is voor iedereen die toegang heeft tot de agenda’s waar u deze in plaatst. Tenzij u het selectievakje privé aanvinkt. De afspraak is dan alleen voor u en de genodigden leesbaar. U kunt later de toegangsrechten wijzigen.
8.4.4 Mensen uitnodigen
U kunt mensen uitnodigen door hun e-mail adressen gescheiden door komma’s in te vullen in het ‘Genodigden’ tekstveld. U kunt de genodigden ook selecteren uit uw adresboek door op het adresboekje te klikken links naast het ‘Genodigden’ tekstveld. De genodigden krijgen allemaal een uitnodiging voor deze afspraak met alle benodigde informatie. Met deze uitnodiging kunnen zij deze afspraak accepteren of weigeren. Als de genodigde een gebruiker is krijgt deze gebruiker ook de mogelijkheid om de afspraak in zijn agenda op te slaan.
8.5 Afspraken weergeven en bewerken
Om een afspraak weer te geven navigeert u naar de juiste datum en klikt u op de titel van de afspraak. De eigenschappen van de afspraak worden in dit scherm weergegeven en u krijgt een overzicht van de reacties van de genodigden. Om de afspraak te bewerken klikt u op de knop ‘Bewerken’ in dit scherm. U kunt ook in de dag of week weergave op het potloodje klikken. Als deze knoppen niet worden weergegeven dan heeft u geen schrijfrechten voor deze afspraak.
8.6 Afspraken verwijderen
Om een afspraak te verwijderen klikt u op het kruisje rechts naast de afspraak. Indien u schrijfrechten voor deze afspraak heeft dan krijgt u twee mogelijkheden. U kunt de afspraak helemaal verwijderen uit alle agenda’s of u kunt ervoor kiezen om de afspraak alleen uit deze agenda te verwijderen. Wanneer u enkel schrijfrechten heeft voor de agenda maar niet voor de afspraak dan kunt u de afspraak uiteraard alleen uit de agenda verwijderen.
8.7 Feestdagen
Wanneer u schrijfrechten heeft voor het programma ‘Agenda’ kunt u feestdagen genereren. Klik op de knop ‘Instellingen’ om het scherm ‘Instellingen’ te openen. Deze knop is alleen aanwezig indien u schrijfrechten heeft voor het programma. De feestdagen worden in alle agenda’s weergegeven. Selecteer het jaar waarvoor u feestdagen wilt genereren. Klik vervolgens op de knop ‘Genereren’. De gevonden feestdagen worden nu weergegeven. Klik op de knop ‘Ok’ om de feestdagen op te slaan. U kunt ook handmatig feestdagen toevoegen door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken.
9 Bestanden
Met het programma bestanden kunt u eenvoudig uw bestanden online zetten om ze ergens anders te gebruiken of te delen met een andere gebruiker.
De bestanden zijn ingedeeld in een boomstructuur zoals u gewend bent van een bestandssysteem. U opent de bestandsverkenner door uit het menu ‘Toepassingen’ de optie ‘Bestanden’ te selecteren. Het programma start in uw eigen persoonlijke map die gelijknamig is aan uw gebruikersnaam.
9.1 Navigatie
Bovenaan ziet u het volledige pad naar de map waarin u zich bevindt. Daaronder ziet u een aantal knoppen. Onder deze knoppen ziet u links de mappen weergegeven in een boomstructuur en daarnaast ziet u de inhoud van de huidige map in een lijst. U kunt naar andere mappen verplaatsen door op een map te klikken in de boom of in de lijst. Wanneer u terug wilt keren naar de map op een hoger niveau klikt u op de knop ‘Omhoog’. Indien u deze knop niet ziet heeft u geen toegang tot de map in het hogere niveau van de boomstructuur.
9.2 Mappen maken
Om de bestanden overzichtelijk op te slaan is het handig om ze te verdelen in mappen. Wanneer u een nieuwe map wilt maken navigeert u eerst naar de map waarin u de map wilt plaatsen. De map waarin u zich bevindt is aangeduid met een pictogram van een geopende map in de boomstructuur aan de linkerkant van het scherm. Ook aan het pad bovenin kunt u zien waar u zich bevindt. Wanneer u zich bevindt in de map waarin u de nieuwe map wilt plaatsen klikt u op de knop ‘Nieuwe map’. Er verschijnt een nieuw venster waarin u de naam van de nieuwe map kunt invoeren. Wanneer u een foutmelding krijgt kan het zijn dat de naam al bestaat in deze map of dat u een niet toegestaan teken hebt gebruikt zoals: “ / & ?.
9.3 Bestanden uploaden
Bestanden uploaden gaat ongeveer op dezelfde manier als mappen maken. Navigeer eerst naar de map waar u bestanden wilt plaatsen en klik op de knop ‘Uploaden’. Er verschijnt nu een nieuwe scherm waar u maximaal vijf bestanden kunt selecteren van uw computer. De grootte van de upload is aan een maximum verbonden. Dit is door de systeem beheerder ingesteld.
9.4 Kopiëren en verplaatsen
Het kan zijn dat u de structuur van de mappen en bestanden wilt aanpassen. Dit kunt u gemakkelijk doen door bestanden te kopiëren of verplaatsen. U selecteert eerst de bestanden en/of mappen die u wilt kopiëren of verplaatsen. Door op de vierkantjes te klikken links naast de bestanden en mappen. De geselecteerde objecten lichten op. Als u bestanden wilt kopiëren dan klikt u op de knop ‘Kopiëren’ en als u bestanden wilt verplaatsen klikt u op de knop ‘Knippen’. Nu zal de knop ‘Plakken’ verschijnen. Hierna navigeert u naar de map waar u de bestanden en/of mappen wilt plaatsen en klikt u op de knop ‘Plakken’.
9.5 Zoeken
Als u al een mappenstructuur heeft kan het handig zijn om snel een bestand of map te zoeken. Klik op de knop ‘Zoeken’ en vul een deel van de bestandsnaam in. Eventueel kunt u opgeven tussen welke datums het bestand gewijzigd moet zijn. Klik vervolgens op ‘Zoeken’. Als er bestanden en/of mappen gevonden zijn worden deze getoond. Klik op de locatie om de locatie van het bestand of de map te openen of klik op het bestand of de map om deze direct te openen.
9.6 Eigenschappen van bestanden of mappen aanpassen
Wanneer u de eigenschappen van een map of bestand wilt bekijken of aanpassen zoekt u eerst het bestand of de map op met de verkenner. Wanneer u het bestand of de map heeft gevonden selecteert u het door op het vierkantje links naast het pictogram te klikken. De plek in de lijst licht nu op. Vervolgens klikt u op de knop ‘Eigenschappen’. Wanneer u op de knop ‘Eigenschappen’ klikt zonder een map of bestand te selecteren worden de eigenschappen van de map waarin u zich op da moment bevindt weergegeven. Bij de eigenschappen kunt u informatie vinden over het bestand zoals, datums, grootte, locatie en bestandstype. Ook kunt u de naam wijzigen en samendeling activeren.
9.7 Mappen delen met andere gebruikers
Het kan handig zijn om bepaalde bestanden te delen met andere gebruikers. U kunt echter niet een individueel bestand delen maar wel de map waarin bestanden zich bevinden. Om een map te delen navigeert u naar de map die u wilt delen en opent u de eigenschappen van deze map zoals hierboven is beschreven. Onderaan het scherm ziet u een selectievierkantje met de tekst ‘Activeer samendeling’. Vink dit aan en klik op de knop ‘Opslaan’. Er verschijnen nu twee nieuwe tabbladen genaamd ‘Leesrechten’ en ‘Schrijfrechten’. Vink in de tabbladen aan welke gebruikers of gebruikersgroepen u lees- of schrijfrechten wilt toekennen. Een gebruiker met schrijfrechten heeft automatisch ook leesrechten dus u hoeft deze niet ook leesrechten toe te kennen. Houd er rekening mee dat alle onderliggende mappen en bestanden dezelfde rechten hebben als deze map tenzij u deze anders instelt.
Een gedeelde map zal in een andere kleur oplichten zodat u deze mappen snel kunt herkennen. Voor een overzicht van alle gedeelde mappen klikt u op de knop ‘Delingen’. U kunt hier de samendeling deactiveren door de delingen te verwijderen. U verwijdert hiermee dus niet de map maar de deling. U kunt de deling aanpassen door er op te klikken.
10 Projecten
Met het programma ‘Projecten’ kunt u uw uren registreren in een bepaald project. Later kunt u de uren overzichtelijk laten weergeven in een tabel op basis van een project, werknemer of klant. Gekoppeld met een bepaald uurtarief kan Group-Office snel een kostprijs berekenen voor een project, werknemer of klant voor een bepaalde periode. Om het programma ‘Projecten’ te starten selecteert u ‘Projecten’ uit het menu ‘Toepassingen’. Er verschijnt een scherm met verschillende tabbladen.
10.1 Een nieuw project maken
Als u een nieuw project wilt maken start u het programma ‘Projecten’ zoals hierboven is beschreven. Klik op het tabblad ‘Projecten’ en klik vervolgens op ‘Nieuw project’. Vul een naam in die nog niet bestaat en selecteer indien gewenst een klant. Als u consequent bij uw projecten een klant selecteert kunt u later een overzicht krijgen op basis van een klant.
10.2 Een project aanpassen
Als u een project wilt aanpassen opent u het projectoverzicht door op het tabblad ‘Projecten’ te klikken. Klik vervolgens op het potloodje om de eigenschappen aan te passen.
10.3 Tarieven maken
Om Group-Office automatisch kostprijzen te laten berekenen moet u een uurtarief aanmaken. Alleen gebruikers met schrijfrechten voor het programma ‘Projecten’ kunnen uurtarieven aanmaken. Klik op het tabblad tarieven om het tarieven overzicht weer te geven. Klik op ‘Nieuw tarief’ om het scherm ‘Nieuw tarief’ weer te geven. Vul een naam in en een bedrag per tijdseenheid in minuten.
10.4 Uren invoeren
Klik op het tabblad ‘Invoeren’. Als u schrijfrechten heeft voor het programma ‘Projecten’ dan kunt u een gebruiker selecteren om uren voor in te voeren. Heeft u geen schrijfrechten dan kunt u alleen uw eigen uren invoeren. U kunt uren invoeren op basis van een start- en eindtijd of op basis van een starttijd en een aantal instelbare eenheden.
Onderaan het scherm worden de uren weergegeven die u de afgelopen week heeft ingevoerd.
10.5 Uren weergeven
Open het tabblad ‘Laden’. Selecteer vervolgens of u op basis van een werknemer, project of klant wilt laden. Indien u geen schrijfrechten voor het programma ‘Projecten’ heeft kunt u alleen uren voor uzelf laden en dus geen werknemer selecteren. Selecteer als laatste de tijdsperiode en klik op ‘Ok’.
10.6 Uren verwijderen
Als u uren wilt verwijderen kunt u dat doen bij het tabblad ‘Invoeren’. U ziet de ingevoerde uren van afgelopen week. Wilt u oudere gegevens verwijderen dan moet u die eerst laden zoals hierboven is beschreven.
11 Websites
Voor het gebruik van de bestandsverkenner refereren we naar het hoofdstuk ‘Bestanden’ omdat veel functies exact overeenkomen. Selecteer ‘Websites’ uit het menu toepassingen om het programma websites op te starten.
11.1 Een website maken
Indien er al thema’s aangemaakt zijn kunt u direct beginnen met het maken van een nieuwe site. Open het programma websites zoals hierboven is beschreven. Het overzicht ‘Uw websites’ verschijnt. Klik op de knop ‘Nieuwe site’ te klikken. Indien er geen thema’s aanwezig zijn moeten deze eerst worden aangemaakt. U kunt hier meer over lezen in hoofdstuk 11.11.
Wanneer u op de knop ‘Nieuwe site’ heeft geklikt verschijnt het scherm ‘Nieuwe site’. U dient hier een naam, beschrijving en sleutelwoorden voor de site in te vullen. De beschrijving en sleutelwoorden zijn uiterst belangrijk voor de zoekmachines. Zoekmachines indexeren uw website op basis van deze sleutel woorden en beschrijving. De beschrijving en sleutelwoorden zijn overigens ook per pagina in te stellen. Echter wanneer u deze velden bij een pagina leeg laat worden deze standaard instellingen gebruikt. Als laatste heeft u nog de optie om Group-Office authenticatie te gebruiken. Als u Group-Office authenticatie inschakelt kunt u instellen welke gebruikers de site mogen bekijken. Klik op ‘Ok’ om de website op te slaan. Het programma keert terug naar de overzichtslijst van uw websites.
11.2 Eigenschappen van een website aanpassen
Klik in het overzicht ‘Uw websites’ op het potloodje naast de website die u wilt aanpassen. U kunt hier de naam, meta-informatie, zoekwoorden en de toegangsrechten aanpassen.
11.3 Van mappenstructuur tot website
Wanneer u in de bestandsverkenner bent kunt u nieuwe mappen en bestanden aanmaken. Hoe deze mappen of bestanden op de website worden weergegeven is sterk afhankelijk van het thema. In het algemeen is het zo dat een map een hoofdstuk of een knop op de site is. Bijvoorbeeld ‘Contact’, ‘Bedrijfsprofiel’ etc. De bestanden zijn onderdeel van deze hoofdstukken. Het eerste bestand wordt altijd direct getoond.
11.4 Mappen maken
Om een map te maken klikt u op de knop ‘Nieuwe map’ U dient een naam in te vullen en een volgorde nummer. De mappen in de site worden van laag naar hoog gesorteerd op dit volgorde nummer. Klik op ‘Ok’ om de map op te slaan.
11.5 Onzichtbare mappen
Het is altijd handig om één onzichtbare map te maken. Deze map is niet zichtbaar op de site. Hier kunt bijvoorbeeld foto’s in opslaan die u vervolgens op een pagina kunt plaatsen. Om een map onzichtbaar te maken selecteert u een willekeurige map en klikt u op de knop ‘Eigenschappen’. Vervolgens vinkt u ‘Verberg deze map op de site’ aan en klikt u op ‘Ok’ om de instelling op te slaan. Onzichtbare mappen worden met een zonnebril weergegeven.
11.6 Nieuwe pagina’s maken
Om een nieuwe pagina te maken klikt u op de knop ‘Nieuwe pagina’. U moet nu een naam voor het nieuwe bestand invoeren en een volgorde nummer. De pagina’s in een map worden op de website gesorteerd op dit nummer van hoog naar laag. Klik op ‘Ok’ om op te slaan en verder te gaan naar de tekstverwerker.
11.7 Web pagina’s bewerken
Klik op een willekeurig HTML bestand om de tekstverwerker te openen. U kunt de pagina nu bewerken zoals u gewend bent van de meeste tekstverwerkers.
11.7.1 Tekst opmaken
Om tekst op te maken kunt u gebruik maken van de uitklap menu’s om het lettertype, de tekstgrootte of koptekst te selecteren. Het wordt echter aanbevolen om gebruik te maken van de in het thema gedefinieerde stijlen (CSS styles). Selecteer een stuk tekst en selecteer vervolgens de CSS style die u wil gebruiken voor deze tekst. Of selecteer voor dat u gaat typen de juiste stijl. Wanneer u gebruik maakt van de kopteksten en CSS styles wordt de in het thema gedefinieerde opmaak gehandhaafd en zorgt dit voor een mooier uiterlijk van de website.
11.7.2 HTML opschonen
Wanneer u een HTML bestand hebt ge-upload dat is gemaakt met een ander programma zoals bijvoorbeeld een tekstverwerker. Dan kan het zijn dat de HTML vervuild is geraakt met allerlei code die behoort tot het andere programma. Dit kan de Group-Office editor soms verstoren. Wanneer dit zou gebeuren klikt u op de knop ‘Opschonen’ om de opmaakt te verwijderen. Sla uw bestand wel van tevoren op.
11.7.3 Voorbeeld weergave
U hebt in verschillende schermen de mogelijkheid om een voorbeeld weergave te openen in uw browser. Dit doet u door op de knop ‘Weergeven’ te klikken of op een vergrootglas.
11.7.4 Hyperlinks maken
Als u een interne link wilt maken naar een bestand dat
aanwezig is in de bestandsverkenner, dan klikt u op het knopje ‘Bestand
invoegen’ [
]. Navigeer
naar het bestand en klik er op om de link in de pagina te plaatsen. Pas indien
gewenst de tekst van de hyperlink aan.
Als u een externe link wilt maken dan klikt u op het knopje
‘Hyperlink’ [
]. U moet nu
de volledige URL invoeren.
11.7.5 Afbeeldingen invoegen
Om een afbeelding in te voegen moet deze eerst worden ge-upload naar de mappenstructuur.
In de meeste gevallen worden deze afbeeldingen in een
verborgen map opgeslagen. Als de afbeelding reeds is ge-upload klikt u op het
knopje ‘Bestand invoegen’ []. Navigeer
naar de afbeelding en klik er op. De afbeelding wordt nu in de pagina
geplaatst. U kunt de afbeelding nog groter of kleiner maken door aan de hoeken
te slepen.
11.8 Zoekmachines
Zoekmachines speuren dag en nacht het Internet af naar nieuwe websites. De zoekmachines kijken hierbij naar de meta informatie. Bij Group-Office kunt U de meta informatie per bestand instellen. Selecteer een bestand en klik op eigenschappen. Klik op het tabblad ‘Meta informatie’ en stel de titel, beschrijving en sleutelwoorden.
11.9 Zoekwoorden
Group-Office heeft een ingebouwde zoekfunctie voor de bezoekers van uw site om uw site te doorzoeken. U definieert de zoekwoorden vooraf en Group-Office koppelt automatisch de pagina’s waar het woord in voorkomt.
11.9.1 Zoekwoord maken
Ga naar de eigenschappen van de website zoals beschreven in paragraaf 11.2. Klik op het tabblad ‘Zoekwoorden’. Klik vervolgens op de link ‘Nieuw zoekwoord’ om het scherm ‘Zoekwoord’ te openen. Vul het woord in en klik op ‘Ok’ of ‘Toepassen’. In beide gevallen koppelt Group-Office automatisch de pagina’s waar het woord in voorkomt. U kunt de woorden die u eventueel niet gekoppeld wilt hebben verwijderen door ze uit te vinken en vervolgens op ‘Ok’ te klikken.
11.9.2 Zoekwoord aanpassen
Als u later meer bestanden aan een zoekwoord wilt koppelen of juist bestanden wilt ontkoppelen gaat u naar het scherm ‘Zoekwoord’ zoals hierboven is beschreven. Pas vervolgens het woord aan en klik op doorzoeken als u opnieuw de bestanden wilt doorzoeken op dit woord.
U kunt een bestand aan zoekwoorden koppelen in plaats van zoekwoorden aan bestanden te koppelen. Ga naar de eigenschappen van het bestand zoals beschreven in paragraaf 9.6 maar dan voor het programma ‘Websites’. Klik op het tabblad ‘Zoekwoorden’. Group-Office doorzoekt automatisch in het bestand naar gevonden zoekwoorden die u al heeft gedefinieerd.
11.10 Websites publiceren
Dit werkt alleen wanneer het publiceren van websites is ingesteld door de beheerder. Ga naar de eigenschappen van een site zoals beschreven in paragraaf 11.2. Klik op het tabblad ‘Publicatie’. Vul de naam van de map in waarnaar u wilt publiceren en selecteer de manier waarop u wilt publiceren. U kunt statisch of dynamisch publiceren. Wanneer u Dynamisch publiceert dan zijn wijzigingen aan de inhoud direct zichtbaar. Als u statisch publiceert dan worden er HTML bestanden uit de database gegenereerd en zullen wijzigingen hierna pas zichtbaar worden wanneer u opnieuw publiceert.
11.11 Het maken van thema’s (Geavanceerd)
Het eerste wat moet worden opgemerkt is dat het maken van thema’s voor de websites die worden beheerd met de website beheer module alleen besteed is aan mensen die HTML kennen en de Group-Office tags kennen die later in dit hoofdstuk worden beschreven. Om deze reden kunnen ook alleen beheerders van dit programma thema’s maken.
11.11.1 Het begrijpen van de boomstructuur
De documenten in de website beheer module zijn ingedeeld in een boomstructuur zoals een bestandssysteem. Elke map staat voor een nieuw hoofdstuk of knop. De manier waarop de site op de boomstructuur reageert hangt af van het thema. Het maken van thema’s vergt enige oefening.
11.11.2 Maak eerst een HTML opzet
De beste manier om te beginnen is eerst een HTML document dat alle benodigde elementen bevat te maken met uw favoriete applicatie voor dit doel. Het is aanbevolen om gebruik te maken van een CSS stylesheet.
11.11.3 De data voor het thema invoeren
Als u klaar bent met de HTML opzet kunt u beginnen met het invoeren van de data in Group-Office. Na het inloggen selecteert u ‘Websites’ uit het menu ‘Toepassingen’. Er verschijnt een scherm met verschillende tabbladen. Klik op het tabblad “Thema’s”. Als u het tabblad thema’s niet ziet dan heeft u geen schrijfrechten voor deze module. Het venster ‘Nieuw thema’ wordt nu geopend. Voer een naam voor het thema in, plak de CSS stylesheet classes in het ‘style’ tekstveld en klik op de knop ‘Opslaan’. Er verschijnen nu twee nieuwe tabbladen genaamd ‘Sjablonen’ en ‘Bestanden’. Ga naar het ‘Bestanden’ tabblad en upload alle benodigde bestanden voor het thema door op ‘Uploaden’ te klikken en de bestanden zoals logo’s en pictogrammen van uw lokale schijf te selecteren met de ‘Bladeren’ knoppen.
Als u hiermee klaar bent klikt u op het tabblad ‘Sjablonen’. De sjablonen worden gemaakt door de eerder gemaakte HTML opzet op te splitsen in sjablonen.
Maak eerst het hoofdsjabloon aan. Dit sjabloon zal alle andere sjablonen en de data die de eindgebruiker zal gaan invoeren gaan bevatten.
Op de volgende pagina ziet u het hoofdsjabloon van de Intermesh website als voorbeeld.
<!-- start
main -->
<table
cellpadding="0" cellspacing="0" width="700"
height="100%" align="center" class="content">
<tr
heigth="60">
<td colspan="2"><a href="http://www.intermesh.nl"
target="_blank"><img
src="http://www.intermesh.nl/groupoffice/modules/cms/template_file.php?template_file_id=14"
border="0"></a></td>
</tr>
<tr
height="20">
<td width="10" class="folder"> </td>
<td class="folder">
<home text="welcome" class="folder"
active_class="active_folder" template="folder"
active_template="folder" />
<rootfolders class="folder" active_class="active_folder"
template="folders" item_template="folder"
active_item_template="folder" />
<login text="login" class="folder"
active_class="active_folder" template="folder"
active_template="folder" />
</td>
</tr>
<tr
height="100%">
<td colspan="2" valign="top">
<table border="0" cellpadding="15"
cellspacing="0" width="100%">
<tr>
<td valign="top">
<table border="0"
cellpadding="0" cellspacing="0" width="100%">
<tr>
<td valign="top" width="50%">
<files class="file" template="files"
active_class="active_file" item_template="file"
active_item_template="active_file" print_single="false"
/>
</td>
<td valign="top" width="50%">
<folders class="subfolder" template="files"
item_template="subfolder" print_rootfolders="false" />
<back text="terug" class="subfolder"
template="back" print_rootfolders="false" />
</td>
</tr>
</table>
<table border="0">
<tr>
<td>
<content />
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td height="25" class="copyright"
align="center" colspan="2">Copyright Intermesh
2003</td>
</tr>
</table>
<!-- end main -->
De <content /> tag zal worden vervangen door de inhoud van de bestanden uit de boomstructuur in het geval van het hoofdsjabloon.
Het hoofdsjabloon bevat verschillende tags die niet bij HTML horen zoals:
<folders
class="subfolder" template="files"
item_template="subfolder" print_rootfolders="false" />
Deze tag zal worden vervangen door alle mappen van het huidige niveau in de boomstructuur. De bestanden zullen gebruik maken van het sjabloon ‘files’ en elk individueel bestanden zal gebruik maken van het sjabloon ‘subfolder’.
Om dit te laten werken hebben we dus twee sjablonen nodig genaamd ‘files’ en ‘subfolder’:
<!-- start
files -->
<table
cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">
<tr>
<td>
<table border="0">
<content />
</table>
</td>
</tr>
</table><br
/>
<!-- end
files -->
<!-- start
subfolder header -->
<tr>
<td><img
src="http://cp47433-a.dbsch1.nb.home.nl/groupoffice/modules/cms/template_file.php?template_file_id=19"
border="0" align="absmiddle" /></td>
<td nowrap>
<content />
</td>
</tr>
<!-- end subfolder header -->
U zult moeten oefenen om bevredigende resultaten te verkrijgen maar dit zal u een eind op weg moeten helpen. Hieronder volgen de verschillende tags en attributen die u kunt gebruiker in de sjablonen.
11.11.4 Tags die u kunt gebruiken in sjablonen
In onderstaande tabel vindt u de speciale Group-Office tags die u kunt gebruiken in de sjablonen.
|
Tagname |
Beschrijving |
Attributen |
gebruik in |
|
home |
print een knop naar de allerhoogste map in de boomstructuur |
template, active_template, text, class, active_class |
alle sjablonen |
|
path |
Print het huidige pad in de boomstructuur |
template, item_template, active_item_template, class |
alle sjablonen |
|
files |
print alle bestanden in de huidige map |
template, item_template, active_item_template, class, print_single |
alle sjablonen |
|
folders |
print alle mappen in de huidige map |
template, item_template, class print_rootfolders |
alle sjablonen |
|
rootfolders |
print alle mappen van de hoogste map |
template, item_template, class
|
alle sjablonen |
|
icon |
print het pictogram dat is geassocieerd met het bestandstype |
|
Only in
templates that are used only in the files tag |
|
search |
Plaatst een link die de zoekwoorden toont |
text, template, class |
alle sjablonen |
|
login |
Plaatst een link naar de login pagina’s van Group-Office |
text, template, class |
alle sjablonen |
|
back |
Plaatst een link naar een hoger niveau in de boomstructuur |
template, text, class, print_rootfolders |
alle sjablonen |
|
content |
Print de inhoud van de tag |
|
alle sjablonen |
|
document |
Print de inhoud van een HTML bestand. |
path |
alle sjablonen |
|
Folderlist |
Print de mappen in een ongenummerde lijst (<ul></ul>) met de bestanden van de active map in een ongenummerde lijst in de eerste lijst. |
id path |
Alkle sjablonen |
11.11.5 Attributen die u moet gebruiken in tags
In onderstaande tabel vindt u de attributen die u in de speciale Group-Office tags kunt gebruiken.
|
Naam |
beschrijving |
Invoer type |
Gebruik in |
|
text |
De tekst die wordt weergegeven op de site |
string |
login, search, home |
|
class |
De CSS class naam om te gebruiken |
string |
All tags |
|
active_class |
De CSS class naam om te gebruiken wanneer het object actief is |
|
home, path, files, rootfolders, search, |
|
template |
De naam van het sjabloon die het object moet gebruiken |
string |
home, path, files, folders, rootfolders, search, login |
|
active_template |
De naam van het sjabloon die het object moet gebruiken wanneer een object actief is |
string |
path, files, search, rootfolders |
|
item_template |
De naam van het sjabloon dat sub objecten van een object moet gebruiken |
string |
path, files, folders, rootfolders |
|
active_item_template |
De naam van het sjabloon dat sub objecten van een object moet gebruiken wanneer ze actief zijn |
string |
path, files, search |
|
print_rootfolders |
print wel of niet als het gaat omn de hoogste map |
bool |
folders, back |
|
print_single |
Print een object ook wanneer er maar 1 object is. |
bool |
files |
|
path |
Een relatief pad naar een bestand |
string |
document |
|
id |
De id tag van het element In de CSS stylesheet kan e weergave gedefinieerd worden. |
String |
folderlist |
11.12 Een website handmatig publiceren (Geavanceerd)
Om een website te publiceren moet u een bestand genaamd ‘index.php’ in de map aanmaken op de plek waar u de website wilt publiceren. Het bestand moet het volgende bevatten:
<?php
//set the site id
$site_id=1;
//replace this with your site’s id
//load Group-Office
require('/pad/naar/group-office/Group-Office.php');
//get them cms
module
if ($cms_module
= $GO_MODULES->get_module('cms'))
{
//require the site viewer
require($GO_CONFIG->root_path.$cms_module['path'].'view.inc');
}else
{
die('Failed to get Content Management Module');
}
?>
U dient de site_id variabele te vervangen met uw site_id. die kunt u vinden door de site eigenschappen te bekijken door op het potloodje te klikken naast de site naam. Ook moet u het juiste pad naar Group-Office.php invoeren bij de require() functie.
11.12.1 Publicatie inschakelen
Alleen beheerders van het programma ‘Websites’ kunnen publicatie in of uitschakelen. Open het programma ‘Websites’ en klik op het tabblad ‘’Configuratie’. Vink ‘Schakel lokale website publicatie in’ aan en vul een pad in waaronder gepubliceerd moet worden. Dit pad moet dus in de map van de webserver liggen. Vul ook de URL in die naar dit pad toe leidt. Klik op ‘de knop ‘Opslaan’ om de instellingen op te slaan.
12 Group-Office beheren
Dit hoofdstuk is bedoeld voor gebruikers die beheerderrechten hebben. In beginsel heeft alleen de gebruiker ‘administrator’ beheerderrechten. Echter kunt u met deze gebruiker andere gebruikers opnemen in de gebruikersgroep ‘Admins’. Alle gebruikers in deze gebruikersgroep kunne Group-Office beheren. Lees in het hoofdstuk ‘Gebruikersgroepen’ hoe u een gebruiker aan een groep toevoegt. Alle beheerder functies vindt u in het menu ‘Administrator’. Dit menu is daarom ook alleen zichtbaar voor gebruikers met beheerderrechten.
12.1 Algemene configuratie
Bij de algemene configuratie kunt u programma’s, menu’s datum formaten en automatische bladwijzers instellen. Selecteer ‘Configuratie’ uit het menu ‘Administrator’ om het scherm ‘Configuratie’ te openen.
12.1.1 Programma’s instellen
Open het scherm ‘Configuratie’ zoals hierboven is beschreven. In het tabblad ‘Modules’ kunt u aanvinken welke programma’s u wilt gebruiken in Group-Office. Ook kunt u de startpagina van Group-Office opgeven. Als u op een geactiveerde module klikt opent een nieuw venster waarmee u de toegangsrechten kunt instellen. Een gebruiker met leesrechten kan het programma gebruiken en een gebruiker met schrijfrechten kan ook instellingen voor dit programma wijzigen indien van toepassing. Niet alle modules gebruiken deze optie.
12.1.2 Het menu instellen
Open het scherm ‘Configuratie’ zoals hierboven is beschreven. In het tabblad “Menu’s” kunt u aanvinken welke menu’s u wilt gebruiken in het menu. Let op dat u Group-Office wel bruikbaar houdt met deze instelling.
12.1.3 Automatische bladwijzers
Open het scherm ‘Configuratie’ zoals hierboven is beschreven. In het tabblad ‘Bladwijzers’ kunt u bladwijzers toevoegen die automatisch aan elke gebruiker worden toegevoegd tijdens het aanmaken van de gebruiker.
12.1.4 Gebruikers beheren
Selecteer ‘Gebruikers’ uit het menu ‘Administrator’ om het scherm ‘Gebruikers’ te openen.
12.1.5 Een gebruiker toevoegen
Het is verstandig om Group-Office eerst in te stellen. Lees hierover meer in het hoofdstuk ‘Algemene configuratie’. Open het scherm ‘Gebruikers’ zoals hierboven is beschreven. Klik op ‘Nieuwe gebruiker’. Vul tenminste alle velden met een * in en kies een goed wachtwoord. Een goed wachtwoord is een wachtwoord wat niet al te moeilijk is om te onthouden maar niet te eenvoudig is. Het wachtwoord mag nooit een woord zijn wat in een woordenboek voorkomt.
Als uw systeem geconfigureerd is voor e-mail dan kunt u automatisch een e-mail account toevoegen bij het maken van een gebruiker. U kunt er ook voor kiezen om een gebruiker aan iedereen zichtbaar te maken. Wanneer u klaar bent met het toevoegen dient u de nieuwe gebruiker op de hoogte te brengen van zijn gebruikersnaam en wachtwoord.
12.1.6 Vergeten wachtwoord opnieuw instellen
Het kan voorkomen dat een gebruiker een wachtwoord vergeet. In dat geval opent u het scherm ‘Gebruikers beheren’ zoals hierboven is beschreven en klikt u op de naam van de gebruiker. U kunt in dit scherm een nieuw wachtwoord voor de gebruiker instellen.
12.2 Systeem informatie
U vindt hier allerlei informatie over uw server. Onder andere het gebruik van geheugen, schijfruimte en wat voor hardware onderdelen er in de server zitten. Selecteer ‘Systeem informatie’ uit het menu ‘Administrator’ om informatie over uw hardware te bekijken.
12.3 Bestandstypes
Hier kunt u de pictogrammen en de benamingen van verschillende bestandstypes wijzigen. Bijvoorbeeld het pictogram voor een JPG afbeelding. In de meeste gevallen is dit helemaal niet nodig omdat er standaard al een heleboel bestandstypes met passende pictogrammen zijn toegevoegd. Onbekende bestandstypes worden automatisch toegevoegd met een standaard pictogram. Selecteer ‘Bestandstypes’ uit het menu ‘Administrator’ om het scherm ‘Bestandstypes’ te openen.
13 Slotwoord
Deze handleiding moet bijdragen aan een goede start met Group-Office. Er kan veel geleerd worden door eens met een paar mensen alles te gaan uitproberen en daarbij deze handleiding wordt gebruikt.
Intermesh wenst u veel plezier bij het gebruik van Group-Office. Mocht u nog vragen hebben over Group-Office of deze handleiding dan kunt u altijd contact opnemen met Intermesh. Kijk op http://www.intermesh.nl voor meer informatie.
Om u te ondersteunen is het belangrijk om te weten welk besturingssysteem, Group-Office versie en browser u gebruikt.