Outlook Express を使うと、ネットワークに接続している多数の人とメッセージを交換することができます。Outlook Express には、同僚や友人と電子メール メッセージをやり取りしたり、ニュースグループに参加して意見や情報を交換したりするための豊富な機能が用意されています。
複数のメール アカウントおよびニュース アカウントを持っている場合は、1 つのウィンドウでそれらを使うことができます。また、同じコンピュータに対して複数のユーザーを作成することもできます。各ユーザーは、メール フォルダとアドレス帳を個別に持つことができます。この機能によって、個人的なメールと仕事上のメールを区別したり、各ユーザーが別々に作業したりすることが容易になります。
メッセージの一覧とプレビュー ウィンドウを表示すると、メッセージの一覧を見ながら個々のメッセージの内容を読むという作業を並行して行うことができます。フォルダ一覧には、電子メール メッセージを保存するフォルダ、ニュース サーバー、およびニュースグループが表示され、目的の項目に簡単に切り替えることができます。また、メッセージを整理したり分類したりするためにフォルダを新しく作成できます。メッセージ ルールを使うと、受信した電子メール メッセージのうち指定した条件に一致するものを特定のフォルダに自動的に移動することもできます。さらに、独自のビューを作成して、メールの表示方法を自分用に変更することもできます。
プロバイダが受信メール サーバーとして IMAP メール サーバーを使っている場合は、メッセージをコンピュータにダウンロードせずに、サーバーにあるフォルダのメッセージを読んだり、保管したり、管理したりすることができます。IMAP メール サーバーに接続していれば、どのコンピュータからもメッセージを表示できます。
名前や電子メール アドレスをアドレス帳に登録できます。アドレス帳に登録するには、次の方法があります。
送信するメッセージに、署名として電話番号などの必要な情報を追加したり、さまざまな目的に使用するために複数の署名を作成することができます。さらに詳しい情報として、名刺を加えることもできます。ひな形や背景の設定を変えたり、文字の色やスタイルを変えて魅力的なメッセージを作成したりすることもできます。
デジタル ID を使って、メッセージにデジタル署名を付けたり、メッセージを暗号化したりすることができるため、電子メール メッセージを安全に送信できます。また、デジタル署名によって、メッセージの送信者の身元を明確に示すことができます。暗号化されたメッセージは、第三者に内容を読まれることがありません。
興味のあるニュースグループを探すには、ニュースグループの名前や説明に含まれるキーワードに基づいてニュースグループを検索します。また、ニュース サーバーに用意されているニュースグループの一覧を使うこともできます。後でまた読みたいと思うニュースグループを見つけたら、ニュースグループを [購読済み] タブの一覧に追加します。
メッセージの一覧全体をスクロールして探さなくても、メッセージをすべて表示できます。会話を個別に展開したり折りたたんだりして、興味のあるメッセージや会話を簡単に探すことができます。ビューを使って、読みたいメッセージだけを表示することもできます。
ニュースグループをオンラインでなくオフラインで表示できます。ニュースグループ全体か、または特定のメッセージだけをダウンロードしておき、オフラインで表示することができるので、電話料金やインターネット サービス プロバイダへの接続料金を節約できます。オフラインで表示するメッセージ ヘッダーだけをダウンロードして、読みたいメッセージを選んでおけば、次にニュース サーバーに接続したときに、選択したメッセージだけを自動的にダウンロードすることもできます。同じように、ニュース サーバーに接続せずにメッセージを作成し、準備ができてから接続してメッセージを一度に送信することもできます。