Microsoft Windows アドレス帳は、電子メール アドレスと連絡先に関する情報を保存する便利なプログラムです。アドレス帳に保存した情報は、Microsoft Outlook Express などのプログラムから簡単に取り出すことができます。ここでは、アドレス帳に用意されている便利で役に立つ機能について紹介します。
アドレス帳では、電子メール アドレスを管理するだけでなく、ほかの電子メール アドレス、自宅または勤務先の住所、電話番号、携帯電話、ファックス番号なども保存できます。さらに、インターネット アドレスや配布リストを保存することもできます。また、これらの分類に当てはまらない情報も保存できるように、メモのスペースも十分に用意されています。
コンピュータで管理している最新のアドレス帳を印刷し、手帳と共に携帯できます。用意されている 3 種類の設定から選択して、個人や企業の電話番号など、連絡先の情報をすべて印刷します。
ディレクトリ サービスは、インターネット サービス プロバイダのサーバーに電子メール アドレスを問い合わせるための強力な検索サービスです。契約していないインターネット サービス プロバイダのサーバーを検索することもできます。アドレス帳の一覧にサーバーを登録すると、電子メール メッセージの宛先のアドレスを指定するときに検索機能を利用できます。
会社、団体、家族、サークルなどを基に複数の電子メール アドレスを関連付けることができます。グループの全員に電子メール メッセージを送るときは、いちいち全員の名前を選択する必要はなく、アドレス帳に登録したグループ名を選択するだけで済みます。グループを作成すると、アドレス帳にたくさんの情報が登録されている場合に整理することもできます。
Outlook Express に移行しても、これまで使っていたアドレス帳の情報を捨てる必要はありません。Microsoft Exchange、Eudora Light、Eudora Pro、Netscape Navigator、および Microsoft Internet Mail for Windows 3.1 などの有名なメール プログラムのアドレス帳や、Microsoft Outlook などのプログラムがエクスポートする CSV (カンマ区切り) 形式のテキスト ファイルをインポートできます。
Microsoft Exchange などの CSV (カンマ区切り) 形式のファイルをインポートできるプログラムでは、アドレス帳を利用できます。
電子名刺を作成して、連絡先の情報をほかの人に送信できます。電子名刺は vCard 形式のファイルで、さまざまな種類の機器で使用できます。電子名刺を電子メール メッセージに添付すると、メッセージの受信者は電子名刺に含まれる連絡先についての情報をアドレス帳へ簡単に登録できます。