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Inhaltsverzeichnis

WinQFax-Client für NCE-Faxserver

Installation der WinQFax Client-Software

Funktionen des QFax/Managers

QuickFax-Funktion

Faxseiten Darstellen

Senden vorgefertigter Faxseiten

Bearbeitung von Faxaufträgen

Faxserver-Online-Fenster

Protokoll-Datei des Faxservers

Auswahl des Druckertreibers

Konfiguration der Client-Software

Textvorlagen löschen

Protokoll-Datei der Arbeitsstation

Faxen aus beliebigen Windows-Programmen

Exportieren (empfangener) Faxseiten in das Clipboard

Drucken von Faxseiten

WinQFax-Treiber Sendfax-Dialogbox

Unsichtbare Sendedirektiven

Serienfax mit unsichtbaren Sendedirektiven

Platzhalter und Textvorlagen im Write-Format

Verarbeitung von QFax/Net-Aufträgen durch den Faxserver

Faxnummern-Verwaltung


Installation

Installation der WinQFax Client-Software

Nachdem die QFax/Net-Client-Software vom Administrator für die Installation der Arbeitsstationen vorbereitet worden ist, können beliebig viele Benutzer eine QFax/Net-Umgebung einrichten, indem jeder das INSTALL.EXE-Programm startet.

  -  Sie werden nach einem eindeutigen Benutzer-Namen gefragt. Geben Sie Ihren Nachnamen ein, oder stellen Sie Ihrem Nachnamen den ersten Buchstaben Ihres Vornamens voran (z.B. HKohl). Die ersten drei Buchstaben sollten Sie von allen anderen Benutzern unterscheiden.

  -  Sie haben die Möglichkeit, Verzeichnisse für Faxaufträge, QFax-Programme und optional für den Faxempfang angegeben. Bei einer korrekten Installation durch den Supervisor werden hier die richtigen Pfadangaben vorgegeben.

Anschließend wird die private QFax/Net-Umgebung eingerichtet. Dabei wird ein privates QFax-Verzeichnis angelegt (z.B. 'F:\QFAX') und mehrere Dateien installiert. Im letzten Schritt wird das 'WQFSETUP'-Programm gestartet. Bei der Erstinstallation sollten die folgenden Funktionen durchgeführt werden:

  -  WinQFax-Faxtreiber installieren (Vorgabe winqfx.drv bestätigen)

  -  QFax/Mgr im Startup-Verzeichnis installieren (optional)

  -  Textvorlagen für den privaten Gebrauch anpassen (optional)

Das 'WQFSETUP'-Programm können Sie jederzeit aufrufen, um die 'Konfiguration der Client-Software' zu modifizieren.


QFax/Manager

Funktionen des QFax/Manager

Das wichtigste Werkzeug für den Faxversand ist der WinQFax-Treiber (siehe Faxen aus beliebigen Windows-Programmen und WinQFax-Treiber Sendfax-Dialogbox).

Im Gegensatz dazu ist der QFax/Manager lediglich ein Zusatz-Werkzeug. Allerdings werden Sie bald nicht mehr auf ihn verzichten wollen. Sie sollten den QFax/Mgr im Startup-Verzeichnis installieren (so daß er immer zusammen mit Windows gestartet wird) und in eine Bildschirmecke positionieren. Der QFax/Manager verbindet die diversen Zusatzprogramme der QFax/Net Client-Software und bietet eine komfortable QuickFax-Funktion.

[Eingabe]	QuickFax-Funktion

[Anzeige]	Faxseiten Darstellen

[Queue]	Senden vorgefertigter Faxseiten

[Server] + [Aufträge]	Bearbeitung von Faxaufträgen

[Server] + [Fenster]	Faxserver-Online-Fenster

[Server] + [Protokoll]	Protokoll-Datei des Faxservers

[Privat] + [Treiber auswählen]	Auswahl des Druckertreibers

[Privat] + [Konfiguration]	Konfiguration der Client-Software

[Privat] + [Textvorlagen löschen]	Textvorlagen löschen

[Privat] + [Protokoll]	Protokoll-Datei der Arbeitsstation


QuickFax

QuickFax-Funktion [Eingabe]

Die QuickFax-Funktion der QFax/Net-Software basiert auf dem Windows Write-Programm und bietet eine sehr komfortable Möglichkeit zum Versenden eiliger Faxe. Vor der Benutzung dieser Funktion muß mindestens eine Faxvorlage im Write-Format erzeugt (z.B. mit Briefkopf, etc.) und im privaten QFAX-Verzeichnis abgelegt worden sein (siehe Konfiguration der Client-Software').

Über die Funktion [Eingabe] im QFax/Manager wird die QuickFax-Funtion aktiviert. Nach der Selektion einer Textvorlage erfolgt optional die Auswahl eines Empfängers inklusive dessen Faxnummer (siehe 'Faxnummern-Verwaltung'). Wenn sich der gewünschte Empfänger noch nicht in der Faxnummernliste befindet, kann die Auswahl mit der Funktion [Keine Selektion] übersprungen werden.  Anschließend wird ein Abbild der Textvorlage erstellt und die Angaben des Empfängers werden in das Dokument eingefügt. Das Windows Write-Programm wird gestartet und der Benutzer kann umgehend mit der Eingabe des Textes beginnen. Wenn zuvor keine Faxnummer ausgewählt wurde, können die benötigten Angaben (Faxnummer und Name des Empfängers, optional ein Zusatzname) für die Übertragung durch den Benutzer direkt in das Dokument eingetragen werden. Die auf diese Weise eingegebenen Daten werden anschließend automatisch in das Faxnummernverzeichnis aufgenommen (siehe 'Faxnummern-Verwaltung').

Bei der Verwendung der QuickFax-Funktion wird der benötigte WinQFax-Druckertreiber automatisch aktiviert. Nach der Eingabe des Textes wird die Konvertierung in das Faxformat durch das starten der Druck-Funktion ausgelöst. Der WinQFax-Treiber findet die entsprechenden Angaben im Text während des Druckvorgangs (an Hand der vorgegebenen Platzhalter - siehe 'Platzhalter und Textvorlagen im Write-Format'). Die gefundenen Angaben zum Empfänger werden automatisch in der Sendfax-Dialogbox des WinQFax-Treibers angezeigt und brauchen vom Benutzer lediglich bestätigt zu werden.


Faxseiten-Darstellung

Für die Faxseiten-Darstellung wird das separate Programm QFXVIEW.EXE aktiviert. Dieses Programm kann aus dem QFax/Manager, aus der Sendfax-Dialogbox und direkt aus dem Datei-Manager gestartet werden. Beim Aufruf aus dem QFax/Manager wird folgende Vorauswahl angeboten: [Sende-Seiten] bezieht sich auf die Seiten in der lokalen Sende-Queue, [Empfangs-Seiten] auf Faxseiten im Empfangsverzeichnis und [Auswahl-Box] für eine generelle Auswahlmöglichkeit.

Einige Hinweise für die Benutzung des QFax/View-Programms:

Die darzustellende Faxseite wird in Auflösungen geladen: 100%, 50% und 25%. Die 25%-Darstellung wird zuerst angezeigt und bietet einen Überblick auf die ganze Seite.

Weitere zwei Auflösungen 66% und 33% werden auf Wunsch nachberechnet.

In den höheren Auflösungen ist nur ein Teil der Faxseite sichtbar. Benutzen Sie die Scroll-Balken oder verschieben Sie den sichtbaren Bereich mit gedrückter linker Maustaste.

Aktivieren Sie den GDI-Beschleuniger für eine schnellere Faxseiten-Darstellung.

Wechseln Sie die Auflösung der aktuellen Darstellung mit der rechten Maustaste.

Für das Drucken von Faxseiten können Sie im Problemfall die Option 'Drucke mit Zwischen-DC' aktivieren.

Die meisten Menü-Funktionen sind auch über eine praktische Pinup-Dialogbox erreichbar. Das Pinup erhalten Sie u.a. durch Doppelklick in das QFax/View-Fenster.


Vorgefertigte Faxseiten

Erzeugen und Senden vorgefertigter Faxseiten

Sie können sich im privaten QFax-Verzeichnis ein separates Unterverzeichnis für vorgefertigte Faxseiten anlegen. Um dort Faxseiten für den späteren Gebrauch zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor: Laden Sie die gewünschte Vorlage mit dem entsprechenden Windows-Programm und drucken Sie es mit dem WinQFax-Treiber. In der Sendfax-Dialogbox starten Sie die [Preview]-Funktion. Kontrollieren Sie das Ergebnis im Faxformat. Speichern Sie die Faxseite mit der Funktion [Einzelseite]+[Speichern als...]. Geben Sie der Faxseite einen passenden Namen und achten Sie darauf, daß Sie das richtige Zielverzeichnis angeben. Beachten Sie die Angaben zur Verwendung der Datei-Erweiterung unter Arbeiten mit Faxseiten.

Um vorgefertigte Faxseiten zu Senden laden Sie über die QFax/Mgr-Funktion [Queue] die Sendfax-Dialogbox des WinQFax-Treibers (siehe 'WinQFax-Treiber Sendfax-Dialogbox').

Wenn sich nicht benötigte Faxseiten in der Sende-Queue befinden (siehe 'Arbeiten mit Faxseiten'), löschen Sie diese mit der Funktion [Löschen]. Die Funktion [Zufügen] in der Sendfax-Dialogbox gestattet das Hinzuladen vorgefertigter Faxseiten mittels einer Selektions-Box. Wenn die ausgewählte Faxseite Folgeseiten hat, werden diese (nach einer Rückfrage) auch hinzugefügt. Auf diese Weise können bis zu 99 Faxseiten zusammengestellt werden.


Faxen aus Windows-Programmen

Faxen aus beliebigen Windows-Programmen

Die Erzeugung der sendefertigen Faxseiten geschieht durch das Ausdrucken der Vorlage aus einem beliebigen Windows-Programm. Zuvor muß lediglich der WINQFX-Treiber als aktiver Druckertreiber eingestellt werden. Beim Druckvorgang werden Dateien im sogenannten Huffman- bzw. Lauflängen-Code angelegt. Nach dem Druckvorgang ermöglicht die Sendfax-Dialogbox die Vergabe einer Ziel-Faxnummer. Wird der Sendevorgang bestätigt, werden die Faxseiten in Form eines Auftrages an den Faxserver übermittelt (siehe 'Arbeiten mit Faxseiten').


Faxaufträge

Bearbeitung von Faxaufträgen

Die Faxaufträge aller Benutzer werden im Auftragsverzeichnis (Keyword TaskPath) des Faxservers abgelegt und warten dort auf ihre Verarbeitung. Ein Auftrag wird vom Faxserver erst gelöscht, wenn alle Seiten gesendet und von der Gegenseite als Empfangen gekennzeichnet worden sind. Treten bei der Übertragung Fehler auf, wird die Übertragung kurze Zeit später erneut gestartet. Die Verarbeitung von Aufträgen durch den Faxserver läßt sich mit dem Programm QFax/Jobs beobachten und beeinflussen.

Die Liste wird periodisch neu aufgebaut. In der letzten Spalte der Liste wird für jeden Auftrag ein Verarbeitungs-Level angezeigt. Der Level zeigt u.a. an, wie oft eine Übertragung wiederholt gestartet wurde. Jeder neu abgesetzte Auftrag startet mit dem Level 1. Wie oft ein Auftrag im Fehlerfall wiederholt wird, wird bei der Konfiguration des Faxservers bestimmt (Vorgabe = 4 Wiederholungen). Konnte ein Auftrag nach x Versuchen nicht erfolgreich gesendet werden, wird er automatisch eingeschläfert.

Durch Doppelklick auf eine Auftragszeile kann die Verarbeitung des entsprechenden Auftrages beeinflußt werden. Unter anderen können die Ziel-Faxnummer, die Sendezeit- und das Datum geändert werden. Jeder Benutzer kann nur seine eigenen Aufträge modifizieren.

Ein sich im Sendevorgang befindender Faxauftrag wird durch Aufruf der Modifikations-Box beendet. Eine entsprechende Meldung erscheint. Auf diese Weise kann z.B. ein Benutzer einen fälschlicherweise abgesetzten Auftrag stoppen. Alternativ kann ein Auftrag auch eingeschläfert ([Pausieren]), und zu einem späteren Zeitpunkt wieder geweckt ([Neustart]) werden. Ein Auftrag wird frühestens zu der eingestellten Zeit abgearbeitet. Wenn der Faxserver zum vorbestimmten Zeitpunkt mit anderen Aufgaben (Aufträgen) beschäftigt ist, wird der Auftrag mit einer Verzögerung abgearbeitet.

Alternativ kann die Funktion des Faxservers mit dem Faxserver-Online-Fenster und über die Protokoll-Datei des Faxservers kontrolliert werden.


Online-Fenster

Faxserver-Online-Fenster

Diese Funktion ist z.Z. nur in Novell-Netzen verfügbar. Sie ermöglicht die Darstellung der Bildschirmausgaben des Faxservers auf einer Arbeitsstation. Die Ausgabe der Meldungen erfolgt zeitgleich. Im Multiline- oder Multiserverbetrieb können entweder alle Server-Prozesse beobachtet werden, oder es wird ein spezieller Server ausgewählt (Filter-Funktion).

Hierfür wird unter Windows das DOS-Programm NCEMGR.EXE in einem Fenster gestartet. Hierfür wird die Datei NCEMGR.PIF verwendet, die bei der Installation der Benutzerumgebung in das private QFAX-Verzeichnis kopiert wird. Der NCE/Manager benötigt keine Konfigurationsdatei. Privilegierte Benutzer können via Funktionstasten F1-F10 und (Shift)F11-F20 Kommandos an den Faxserver übertragen.


Protokolldatei des Faxservers

Protokoll-Datei des Faxservers

Jede Aktion des Faxservers wird in einer Logdatei protokolliert. Diese Datei trägt normalerweise den Namen NCE.LOG und befindet sich im Auftragsverzeichnis (TaskPath). Zur Darstellung der Protokolldatei wird das LogView-Programm gestartet. Das Programm positioniert automatisch an das Ende der Datei. Wie auch bei der Darstellung von Faxseiten, kann im Dokument gescrollt werden, in dem die Maus bei gedrückter Maustaste bewegt wird.

Wenn die ausgewählte Protokoll-Datei größer als 32KB ist, ließt das LogView-Program die letzten 32KB am Dateiende (bis zu 1200 Textzeile).

Neu: Immer dann, wenn sich der vertikale Scroll-Balken am unteren Ende des Fensters befindet, wird die Protokolldatei in Abständen von ca. 3 Sekunden neu eingelesen und dargestellt. Dabei wird, wenn nötig, wieder an das Dateiende positioniert. Auf diese Weise lassen sich die Aktionen des Faxservers, nahezu zeitgleich beobachten. Sobald der Benutzer den sichtbaren Bereich der Protokolldatei vom Dateiende weg bewegt (entweder mit der Maus oder mit den Cursor-Tasten) ist diese Funktion abgeschaltet.


Auswahl des Druckertreibers

Mit dieser Funktion des QFax/Managers rufen Sie direkt die entsprechende Auswahlbox der Windows-Systemsteuerung auf. Der aktive Druckertreiber kann so eingestellt werden. Zur Erstellung von Faxseiten- und Aufträgen sollte der WinQFax-Treiber vor Aufruf der Applikation eingestellt werden. Innerhalb der Applikation wird die Erzeugung der Faxseiten durch den Druckvorgang ausgelöst (siehe 'Faxen aus beliebigen Windows-Programmen'). Um wieder den Standard-Druckertreiber zu selektieren kann diese Funktion verwendet werden.


Konfiguration der Client-Software

Die Konfiguration der Client-Software erfolgt vollständig über die Datei 'nce.ini'. Diese Datei wird bei der Installation im privaten Windows-Verzeichnis angelegt. Alle Programme der QFax/Net Client-Software ermitteln Ihre Konfiguration aus dieser Datei.

Die wichtigsten Einstellungen der Client-Software können mit dem Zusatzprogramm WQFSETUP.EXE kontrolliert und eingestellt werden. Sie können dieses Programm aus dem Datei-Manager oder direkt über die [Privat]-Funktion des QFax/Managers aufrufen.

Die Funktion [Faxtreiber installieren] benötigen Sie nur bei der Erst-Installation und bei einem Treiber-Update.

Die Funktion [QFax/Manager installieren] benötigen Sie nur bei der Erst-Installation. Hiermit wird der QFax/Manager im Startup-Verzeichnis der Program-Managers installiert.

Die Funktion [Textvorlagen bearbeiten] wird immer dann benötigt, wenn eine neue Textvorlage eingerichtet, oder eine schon vorhandene modifiziert werden soll (siehe 'Platzhalter und Textvorlagen im Write-Format').

Die Funktionen [Verzeichnis-Pfade], [Programm-Pfade] und [Platzhalter] gestatten die direkte Modifikation entsprechender Einträge in der Konfigurationsdatei 'nce.ini'. Die unbedachte Modifikation dieser Einträge kann die einwandfreie Funktion der QFax-Software beeinträchtigen. Unter anderem können Sie hiermit den Pfad auf das zentrale Auftragsverzeichnis (TaskPath) einstellen.


Textvorlagen löschen

Nicht mehr benötigte Textvorlagen können über diese Funktion gelöscht werden. Hierfür wird eine Selektions-Box angeboten. Um nacheinander mehrere Textvorlagen löschen zu können schließt die Selektion erst, wenn explizit die [Abbrechen]-Funktion betätigt wird.

Weitere Informationen bzgl. Textvorlagen finden Sie unter 'Platzhalter und Textvorlagen im Write-Format'.


Protokolldatei der Arbeitsstation

Protokoll-Datei der Arbeitsstation

Jeder abgesetzte Auftrag wird in der privaten Logdatei des Benutzers protokolliert. Diese Datei trägt normalerweise den Namen QFAX.LOG und befindet sich im privaten QFAX-Verzeichnis.

Zur Darstellung der Protokolldatei wird das LOGVIEW-Programm gestartet. Das Programm positioniert automatisch an das Ende der Datei. Wie auch bei der Darstellung von Faxseiten, kann im Dokument gescrollt werden, in dem die Maus bei gedrückter Maustaste bewegt wird.

Weitere Informationen: siehe Protokoll-Datei des Faxservers.


Verarbeitung von Faxaufträgen

Verarbeitung von QFax/Net-Aufträgen durch den Faxserver

Die Verarbeitung der Fax-Aufträge ist ein von der Client-Software und der Erstellung von Faxseiten völlig unabhängiger Prozess. Die folgenden Angaben sollen aber einen Überblick verschaffen wie der Faxserver arbeitet. Die Arbeitsstation ist an der eigentlichen Übertragung natürlich nicht beteiligt. Die Arbeitsstation steht dem Benutzer nach dem Absetzen eines Auftrages wieder gänzlich zur Verfügung.

Durch das Absetzen eines Sendfax-Auftrages werden Faxseiten aus der privaten Sende-Queue, zusammen mit einer Auftrags-Datei (Erweiterung '.N01' = Start-Level=1) in das offene Auftrags-Verzeichnis (TaskPath) kopiert. Die zugehörigen Dateien erhalten einen Dateinamen, der sich aus der Benutzer-ID dem Datum und der aktuellen Uhrzeit zusammensetzt (Überschreibungen sind so ausgeschlossen).

Der Faxserver findet die Auftrags-Datei und beginnt mit der Anwahl der dort aufgeführten Faxnummern. Zuvor wird Dateinamen-Erweiterung der Auftragsdatei in '.N__' umgenannt. Auf diese Weise wird u.a. verhindert, daß ein parallel arbeitender Faxserver den gleichen Auftrag zur Verarbeitung öffnet. Wenn die Übertragung erfolgreich durchgeführt werden konnte, werden die Auftragsdatei und die zugehörigen Faxseiten gelöscht. Konnte der Auftrag nicht erfolgreich durchgeführt werden, verbleibt der Auftrag im Auftragsverzeichnis. Die Dateinamen-Erweiterung der Auftragsdatei wird numerisch erhöht (z.B. '.N01' -> '.N02'). Dadurch verliert der Auftrag an Priorität. Ferner wird der Zeitpunkt für die nächste Verarbeitung des Auftrages verzögert. Sollten in der Zwischenzeit neue Aufträge eingelaufen sein, werden diese bevorzugt verarbeitet. Kommt es bei der erneuten Anwahl wieder zu einem Übertragungsfehler, wird genauso verfahren ('.N02' -> '.N03'). Ein Auftrag der nicht erfolgreich verarbeitet werden kann verliert bei jedem Versuch an Wichtigkeit. Außerdem wird die Zeitdauer der Verzögerung von Mal zu Mal vergrößert. Auf diese Weise wird erreicht, daß z.B. ein Auftrag mit fehlerhafter Ziel-Faxnummer, das System blokiert. Sollten ständig neue Aufträge einlaufen, würde ein Auftrag mit verminderter Priorität in dieser Zeit garnicht mehr zur Verarbeitung kommen. Konnte ein Auftrag, nach einer vorgegebenen Anzahl von Anwahlversuchen (Retrys), nicht erfolgreich gesendet werden, wird er eingeschläfert. D.h., die Dateinamen-Erweiterung der Auftragsdatei wird vom Faxsever auf '.N00' geändert und wird somit nicht mehr beachtet.

Ein Benutzer kann die Verarbeitung der Aufträge durch den Faxserver über die Funktion Bearbeitung von Faxaufträgen beobachten und beinflussen. Er kann z.B. Ziel-Faxnummern modifizieren und die Priorität seiner Aufträge erhöhen.


Arbeiten mit Faxseiten

In dem privaten QFax-Verzeichnis werden die mit dem Faxtreiber erzeugten Faxseiten vor dem Versand zwischengespeichert. Für jede Seite wird eine separate Faxseiten-Datei angelegt. Diese Seiten werden Sende-Queue genannt und unterscheiden sich durch die Datei-Extension. Der Dateiname dieser Faxseiten ist 'QFX', die Erweiterung hat das Format '.F##'. Wenn sich drei Seiten in der Send-Queue befinden, tragen sie die Dateinamen 'QFX.F01', 'QFX.F02' und 'QFX.F03'.

Nachdem ein Faxauftrag abgesetzt wurde, werden die Seiten der Send-Queue normalerweise gelöscht. Wird der Sendfax-Dialog abgebrochen, verbleiben die Seiten in der Queue, und weitere Seiten können durch das Drucken weiterer Dokumente hinzugefügt werden (siehe 'Drucken von Faxseiten'). Vorgefertigte Faxseiten können noch innerhalb der Sendfax-Dialogbox hinzugefügt werden (siehe 'WinQFax-Treiber Sendfax-Dialogbox').

Das selektive Entfernen einzelner Faxseiten aus der Queue ist innerhalb der Faxseiten-Darstellung möglich (siehe 'Faxseiten Darstellen'). Eventuell vorhandene Nachfolgeseiten werden rangerückt, d.h. das die Dateinamen-Erweiterung jeder Nachfolgeseite sich ändert. Das Einfügen von Faxseiten zwischen vorhandenen Faxseiten ist nicht möglich. Allerdings können neu erzeugte Faxseiten am Anfang der Send-Queue abgelegt werden (siehe 'Drucken von Faxseiten').


Exportieren von Faxseiten

Exportieren (empfangener) Faxseiten in das Clipboard

Mit der Funktion 'Clipboard Export' unter dem Menüpunkt 'Einzelseite' im QFax/View-Programm kann die dargestellte Faxseite in das Windows-Clipboard exportiert werden. Auf diese Weise ist die Weiterverarbeitung der Faxseiten mit anderen Programmen gewährleistet.

Achtung: Die Faxseite wird immer in der momentan dargestellten Auflösung exportiert. Somit können Sie schon beim Exportieren den Umfang der Bitmap bestimmen. Wenn Sie z.B. empfangene Faxseiten für ein Texterkennungsprogramm exportieren wollen, sollten Sie mehrere verschiedene Auflösungen ausprobieren. In der Regel erreichen Sie mit der höchsten Auflösung die besten Resultate. Um die Faxseite im Orginal-Format (200 DPI) zu exportieren, sollten Sie vor Aufruf dieser Funktion in die 100%-Darstellung wechseln.


Faxseiten drucken

Drucken von Faxseiten

Selektieren Sie für die Erzeugung von Faxseiten den WinQFax-Treiber als aktuellen Druckertreiber (siehe 'WinQFax-Treiber Sendfax-Dialogbox').

Die bei dem Druckvorgang erzeugten Fax-Seiten werden temporär in Ihrem privaten QFax-Verzeichnis gespeichert. Bis zu 99 Seiten können hier vor dem eigentlichen Versand zwischengespeichert werden (bis zu 99 Seiten pro Empfänger bei der Serienfax-Funktion). Die Faxseiten in dem privaten Verzeichnis nennen wir die Sende-Queue. Bei der Sende-Queue handelt es sich also um eine oder mehrere Faxseiten, die Sie durch das Drucken unter Windows erzeugt haben, und die in Ihrem privaten QFax-Verzeichnis gespeichert sind.

Wenn Sie nach der Erzeugung der ersten Faxseiten den eigentlichen Versand nicht starten, sondern den Send-Dialog mit dem [Abbruch]-Knopf) beenden, können Sie mit einer anderen Windows-Applikation weitere Fax-Seiten erzeugen. Alle weiteren Fax-Seiten werden den zuvor erzeugen hinzugehfügt. Sie können sogar die später erzeugten Seiten vor die zuvor erzeugten Seiten einreihen. Das Arbenten mit der Sende-Queue ermöglicht die Ausgabe mehrerer Programme miteinander zu verbinden und gemeinsam an einen (oder mehrere) Empfänger zu senden. Dabei kann man die zuletzt erzeugten Faxseiten in der Queue auch vor die zuvor erzeugten einreihen.

TIP: Oft ist es sinnvoll, zuerst die eigentlichen Folgeseiten (oder Anlagen) zu erstellen und erst zuletzt das Fax-Deckblatt - z.B. mit der QuickFax-Funktion.


Sendfax-Dialogbox

Teil-Abbildung der Sendfax-Dialogbox (oben):

Die Angaben zum Empfänger wurden vom WinQFax-Treiber bei der Konvertierung an Hand der Schlüsselworte An:, z. Hd.: und Fax: im Dokument gefunden und brauchen vom Benutzer lediglich noch bestätigt werden. Das verwendete Dokument beinhaltete die folgende Textpassage:

An:	info systeme

z. Hd.:	Herr Müller, Einkauf

Fax:	0231 101241

Die Schlüsselwörter kann sich jeder Benutzer privat abändern (siehe 'Platzhalter und Textvorlagen im Write-Format'). Befinden sich keine Schlüsselwörter im konvertierten Dokument, muß zumindest die Faxnummer angegeben werden.

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Teil-Abbildung der Sendfax-Dialogbox (Mitte):

Auf der linken Seite der Dialogbox wird die Anzahl der Faxseiten in der Send-Queue angezeigt. Die Angabe der Anzahl der Aufträge (Jobs) wird nur im Zusammenhang mit Serienfaxverarbeitung und unsichtbaren Sendedirektiven benötigt.

Des weiteren stehen vier Schalter zur Verfügung. Hohe Qualität schaltet auf die höhere 200 DPI-Auflösung. Mit Protokoll führen wird die Versorgung der Protokoll-Datei der Arbeitsstation mit ASCII-Texten eingeschaltet. Unabhängig vom verwendeten Zeichensatz und vom Format werden die Texte des Dokumentes in die private Logdatei geschrieben. Bleibt diese Funktion ausgeschaltet, erfolgt pro Faxauftrag ein Eintrag mit einer einzigen Zeile in der Angaben zum Empfänger notiert sind. Mit der Funktion Faxserver-Ausdruck wird der Wunsch zum Ausdruck gebracht, daß die Faxseiten des Auftrages vom Faxserver ausgedruckt werden, nachdem der Auftrag erfolgreich gesendet wurde. Die tatsächliche Ausführung dieser Funktion ist davon abhängig, ob der entsprechende Dienst auf der Faxserverstation aktiviert wurde.

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Teil-Abbildung der Sendfax-Dialogbox (Unten):

Der Benutzer kann die Uhrzeit und das Datum für den Versand festlegen. Vorgegeben wird immer die aktuelle Uhrzeit.

Die Funktion [Zufügen] ermöglicht es vorgefertigte Faxseiten (z.B. Preislisten, etc.) an die bestehende Fax-Queue (siehe 'Arbeiten mit Faxseiten') anzuhängen. Die Funktion [Löschen] ermöglicht das Löschen aller Faxseiten in der Sende-Queue. Die Funktion [Abbruch] bricht die Verarbeitung ab. Faxseiten, die sich zu diesem Zeitpunkt in der Send-Queue befinden, werden nicht gelöscht. Anschließend können durch erneutes Drucken über den WinQFax-Treiber weitere Fax-Seiten hinzugefügt werden. Die Funktion [OK] startet die Übertragung der Fax-Auftrages an den Faxserver.

Die Funktionen [Empfänger] und [Speichern] gestatten den direkten Zugriff auf die Faxnummern-Verwaltung.


Sendedirektiven

Unsichtbare Sendedirektiven

Unsichtbare Sende-Direktiven sind eine weitere Möglichkeit zur Übergabe von Daten (z.B. Faxnummer) an den Faxtreiber. Die dabei verwendeten Direktiven werden als normaler Text in das zu sendende Dokument eingefügt, erscheinen aber nicht auf der konvertierten Faxseite. Eine solche Kommandozeile wird mit einem Sonderzeichen @ (=Klammeraffe zu erreichen über ALT+64) eingeleitet. Es muß mindestens das Sonderzeichen und eine Faxnummer angegeben werden. Optional, und durch Semikolon getrennt, können weitere Daten übergeben werden:

    @FAXNUMMER [;Direktive] [;Direktive] [;...]

Um das Funktionieren der Übergabe einer Kommandozeile an den Treiber zu testen sollten Sie folgenderweise vorgehen:

Selektieren Sie den WinQFax-Treiber als aktiven Druckertreiber und starten Sie das Write-Programm und geben Sie als erstes Zeichen in der ersten Zeile einen Klammeraffen ein (zu erreichen über ALT+64). Dahinter fügen Sie eine beliebige Faxnummer in den Text und beenden Sie die Zeile mit einem Zeilensprung. Geben Sie bitte einen kurzen Text ein, damit der Treiber überhaupt etwas zu konvertieren hat, z.B.:

@123456

Das ist ein Test-Fax

...

Starten Sie dann den Druckvorgang. Wenn die Haupt-Dialogbox des Treibers erscheint, sollte die Faxnummer in dem entsprechenden Texteingabefeld angezeigt werden. Über die Preview-Funktion können Sie sich jetzt davon überzeugen, daß die Kommandozeile ausgeblendet wurde. Sie können das Fax senden, indem Sie die Dialogbox mit [OK] verlassen. Verlassen Sie die WinQFax-Dialogbox statt dessen mit dem [Abbruch]-Knopf und ergänzen Sie die Kommandozeile in der Textverarbeitung, in dem Sie einen Empfängernamen mit der Direktive 'Name=' hinzufügen. Die Zeile sollte dann in etwa folgendermaßen aussehen:

@123456;Name=Testperson

Beachten Sie, daß die Angabe eines Namens in der Kommandozeile lediglich optional ist und dazu dient einem Eintrag in der Logdatei mit mehr Information zu füllen. Nach dem erneuten Starten der Druckfunktion sollten nun beide Angaben in der Dialogbox des Treibers erscheinen.

Wenn Sie eine Adressen-Verwaltung einsetzen, ist es i.d.R. möglich ein Makro zu entwerfen, daß die Faxnummer und den Namen eines Empfängers in diesem Format in das Write-Programm überträgt.

Weitere Sende-Direktiven:

Time=ssmm

Zeitversetzter Faxversand mit Angabe der Sende-Uhrzeit (Format s=Stunde 00-23, m=Minute 00-59)

Date=mmtt

Zeitversetzter Faxversand mit Angabe des Sende-Datums (Format m=Monat 01-12, t=Tag 01-31).

Autosend

Die Sende-Dialogbox des WinQFax-Treibers erscheint nicht. Das Fax wird direkt an den Faxserver übertragen. Die folgenden Direktiven werden nur abgefragt, wenn Autosend angegeben wurde.

NoLog

Es sollen keine Eintragungen in die private QFax-Logdatei erfolgen.

NoClr

Normalerweise wird ein mit Autosend gesendetes Fax automatisch aus der Queue gelöscht. Der Einsatz dieser Direktive verhindert das.

LowRes

Das Fax wird in niedriger Auflösung gesendet. Voreinstellung ist die hohe Auflösung.

Print

Das Fax wird nach erfolgreichem Versand vom Faxserver ausgedruckt. Diese Funktion muß zuvor auf dem Faxserver eingerichtet werden.

Beispiele:

@0301234567;Name=ABC GmbH

@0301234567;Time=1810

@0301234567;Name=ABC GmbH;Date=1224

@0301234567;Time=0800;Autosend;Print


Serienfax

Serienfax mit unsichtbaren Sendedirektiven

Eine der wichtigsten Anwendungen für Unsichtbare Sendedirektiven ist die Nutzung der Serienbrief-Funktion einer Windows-Textverarbeitung für die Erstellung von Serienfaxen. Diese Methode der Datenübergabe an den Treiber gestattet die Nutzung der Serienbrief-Funktion einer Windows-Textverarbeitung zur Erstellung von Serienfaxen.

Bei der Durchführung eines Serienfax muß, wie auch bei Serienbriefen, mit Platzhaltern gearbeitet werden. Die Arbeitsschritte zur Erstellung eines Serienbriefes sind bei allen Textprogrammen gleich: Ein Quelltext mit Platzhaltern und eine Datenbasis mit den zu verwendenden Daten der Empfänger werden von der Textverarbeitung beim Ausdruck miteinander verknüpft. Wir gehen im weiteren davon aus, daß Sie die Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung kennen und verdeutlichen nur den geringfügigen Unterschied im Arbeitsablauf.

Das Resultat eines Serienbrief-Ausdruckes ist ein Satz ausgedruckter Seiten, dessen Anzahl sich schon im Vorfeld einfach berechnen läßt:

    Seiten-Gesamt = Seiten Quelltext * Anzahl der Empfänger

Für den Schritt vom Serienbrief zum Serienfax sind, von der Einbindung des Faxtreibers abgesehen, folgende Punkte zu beachten:

 1.	Übergabe der Faxnummer für jeden Empfänger

 2.	Angabe der Seiten pro Auftrag

Für den ersten Punkt wird nach dem Sonderzeichen ein Platzhalter in die Kommandozeile eingefügt. Ihre Textverarbeitung ist also dafür verantwortlich, daß im Moment der Serienbrieferstellung die jeweilige Faxnummer an dieser Stelle eingefügt wird. Auf gleiche Weise können Sie auch die Namen der Empfänger (Firmennamen etc.) in die Kommandozeile einfügen. Wie gehabt, verwenden Sie hierfür das Format mit 'Name=<Platzhalter>'. Achten Sie auf eine Trennung der Kommandos durch eingefügte Semikolons.

Der zweite Punkt ist auch sehr wichtig. Der Faxtreiber benötigt eine Angabe zu der Anzahl der Seiten pro Auftrag. Das ist genau die Anzahl der Seiten Ihres Quelldokumentes.

Diese Information wird einem Druckertreiber auf internem Wege leider nicht mitgeteilt. Für einen gewöhnlichen Druckertreiber ist nämlich die Anzahl der Seiten pro Auftrag nicht von Belang. Hat Ihr Quelldokument z.B. zwei Seiten, werden bei der Serienbrieffunktion für zehn Empfänger genau zwanzig Seiten erzeugt.

Der Faxtreiber erzeugt in diesem Fall ebenfalls zwanzig Seiten. Doch anschließend müssen daraus zehn separate Aufträge erzeugt werden. Um die Trennung der erzeugten Seiten durchführen zu können, müssen Sie dem Faxtreiber die Anzahl der Seiten pro Job mitteilen. Hierfür existiert das PPJ-Kommando (PPJ steht für 'Pages per Job'). Eine entsprechende Kommandozeile könnte damit folgendermaßen aussehen:

@<FAXNUM>;PPJ=2

oder.:	@<FAXNUM>;Name=<NAME>;PPJ=2

Nach dem Konvertiervorgang (Applikation meldet Druckvorgang) meldet sich der WinQFax-Treiber mit der Haupt-Dialogbox. In diesem Fall ist eine zweiseitige Quelldatei für drei Empfänger erstellt worden. Wird der Vorgang zur Erstellung der Faxaufträge bestätigt, werden dabei drei Aufträge (Jobs) mit je einer Seite erstellt.

Bei der Erstellung eines Serienfax ist darauf zu achten, daß sich zuvor keine Faxseiten in der Sende-Queue befinden. Auch das Zufügen von zuvor erstellen Faxseiten und die nachträgliche Eingabe einer Faxnummer ist im Serienfax-Modus nicht möglich. Aus diesem Grund sind die entsprechenden Dialogbox-Elemente nicht zugänglich, sobald ein PPJ-Kommando übergeben wurde. Es ist ferner nicht möglich, die Dialogbox zu verlassen ohne die mit einer Serienfax-Funktion erstellten Faxseite zu löschen. Nach wie vor erlaubt ist hingegen die Darstellung der Faxseiten vor dem Versand (Preview-Funktion) und für alle Aufträge gemeinsam eine Sendezeit (bzw. Datum) anzugeben.

Wird die Sendefunktion bestätigt, werden nacheinander alle Faxaufträge erstellt. Dieser Vorgang geschieht recht schnell. Bei umfangreichen Serienfaxen kann diese Funktion auch im Hintergrund weiterarbeiten. Hierbei kann es durchaus passieren, daß der Faxserver mit der Abarbeitung der ersten Aufträge beginnt, noch bevor die letzten Aufträge erstellt worden sind. Das Programm zur Kontrolle der Server-Aufträge kann aus dem QFax/Mgr gestartet werden um die erstellten Aufträge und deren Abarbeiten zu beobachten.

Vor der Erstellung umfangreicher Serienfaxe sollte evtl. überprüft werden, ob ausreichend Plattenspeicher vorhanden ist. Multiplizieren Sie die Anzahl der Quellseiten mit der Anzahl der Empfänger und noch mal mit 50KB pro Faxseite um den benötigten Plattenspeicher zu ermitteln. Beachten Sie außerdem, daß nicht mehr als 99 Seiten pro Auftrag und nicht mehr als 999 Empfänger verarbeitet werden können.


Platzhalter

Platzhalter und Textvorlagen im Write-Format

Während der Konvertierung in das Faxformat werden die Texte Ihres Dokumentes (also die zu druckenden Buchstaben) aus der Vorlage herausgefiltert und besonders behandelt. Dadurch ergeben sich zwei besondere Möglichkeiten:

1. Die Texte werden auf Wunsch in der privaten Protokolldatei gespeichert. Dort wird auf diese Weise, nach und nach, die gesamte Korrespondenz gespeichert. Der QFax/Manager gestattet jederzeit den direkten Zugriff auf diese Datei (siehe 'Protokoll-Datei der Arbeitsstation').

2. Innerhalb des Textes der zu konvertierenden Vorlagen kann der Faxtreiber nach bestimmten Text-Sequenzen (Empfängername und Faxnummer) suchen. Gefundene Angaben werden dann im Sende-Dialog zur Bestätigung durch den Benutzer vorgegeben. Dies ermöglicht die Text-Filter-Funktion im WinQFax-Treiber.Die Filterfunktion funktioniert nicht, wenn die druckende Applikation die Texte als Grafikzeichen sendet. Auch kann es bei einigen Bitmap-Schriften zu Problemen kommen. Problemlos hingegen sind True-Type-Schriften. Durch den Einsatz skalierbarer Fonts ergibt sich sowieso für das Faxen ein qualitativer Vorteil. Skalierbare Schriften sollten deshalb bevorzugt eingesetzt werden.

... Platzhalter

... Textvorlagen im Write-Format

... Textvorlagen erstellen

siehe QuickFax-Funktion


Faxnummern-Verwaltung

Die Auswahl der gewünschten Faxnummer erfolgt entweder zu Beginn der QuickFax-Funktion, oder aus dem WinQFax-Dialogbox. Die Faxnummern-Verwaltung basiert auf einer normalen Textdatei (vorzugsweise 'FAX.NUM' im privaten QFax-Verzeichnis) und wird von einer dynamischen Link-Library (FAXNUM.DLL) verwaltet. Die Faxnummern-Datei hat folgendes Format:

- pro Zeile erfolgt ein seperater Eintrag

- ein Eintrag umfaßt einen Namen, die Faxnummer und optional einen Zusatznamen

Die Einträge innerhalb einer Zeile werden durch das Zeichen | (ASCII 124) voneinander getrennt. Mit diesen Informationen sollten Sie in der Lage sein, eine Faxnummern-Datei mittels Datenbank-Export zu erstellen.

Auf welche Datei die Faxnummer-Verwaltung zugreift ist in der Konfigurationsdatei 'nce.ini' unter dem Schlüsselwort FaxNumFIle= im Abschnitt [FNUMSEL] festgelegt. Der entsprechende Eintrag kann mit dem Programm WQFSETUP.EXE (siehe 'Konfiguration der Client-Software') modifiziert werden.

Die Faxnummern-Verwaltung ist für einen Read-Only-Betrieb vorbereitet. Sollte sich die Datei mit den Faxnummern im Nur-Lese-Zugriff des Benutzers befinden werden die Knöpfe für das Löschen und Modifizieren der Daten ausgeblendet. Es ist also auch möglich eine zentrale Faxnummerndatei für alle Benutzer anzulegen.