L'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
Introduction
L'école est un des milieux de vie principaux de l'enfant et de l'adolescent. Le personnel de l'école et de la commission scolaire est donc susceptible de détenir une multitude d'informations personnelles concernant l'élève. Cette loi vise donc à protéger l'élève. Elle découle de deux principes fondamentaux établis à la Charte des droits et libertés de la personne. Premièrement, la Charte reconnaît que toute personne, incluant l'élève, a droit à l'intégrité et à la liberté de sa personne. Deuxièmement, la Charte établit que toute personne a droit au respect de sa vie privée.
La loi prévoit que tous les documents comportant des renseignements personnels détenus par un organisme public, incluant une commission scolaire, sont confidentiels, et ce, peu importe la forme du document : écrit, graphique, sonore, visuel, informatisé ou autre. Les autres documents qui ne comportent aucun caractère nominatif sont publics et sont accessibles à toute personne sur demande, sauf les restrictions prévues à la loi.
Droit d'accès
Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée et, dans le cas d'une personne mineure, sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale. En matière de divorce, la personne qui se voit détenir la garde de l'enfant est titulaire de l'autorité parentale. Il est donc important pour les autorités scolaires d'obtenir le jugement de divorce afin de divulguer le dossier scolaire de l'élève au parent qui a la garde effective de l'enfant.
Par contre, un organisme public peut communiquer un renseignement confidentiel sans le consentement de la personne si ces informations sont nécessaires à l'application d'une loi au Québec ou si elles sont transmises au procureur de l'organisme ou au procureur général aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi du Québec. Il peut aussi communiquer cette information si celle-ci est demandée en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée. Avant de transmettre l'information, l'organisme public doit s'assurer du caractère urgent et dangereux de la situation. La loi oblige l'organisme à vérifier le caractère urgent et dangereux de la situation ; dans le cas contraire, elle doit refuser de communiquer le renseignement.
Le droit d'accès à un document s'effectue par consultation auprès de la commission scolaire pendant les heures habituelles de travail. Une personne peut également obtenir copie d'un document ou la transcription d'un document informatisé. L'accès à un document est normalement gratuit.
La loi oblige la commission scolaire à nommer une personne responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements. La commission scolaire doit créer un fichier réservé aux renseignements personnels. Elle doit veiller à ce que les renseignements nominatifs qu'elle conserve soient mis à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.
Le dossier personnel de l'élève
Le dossier de l'élève est constitué de toute information de nature administrative ou pédagogique concernant l'élève. Sur le plan administratif, on retrouve les documents suivants : la demande d'admission et d'inscription, l'acte de naissance, la preuve de fréquentation scolaire au 30 septembre, le classement de l'élève. Au niveau pédagogique, on retrouve les rapports d'évaluation concernant le rendement, le comportement et l'assiduité de l'élève, les bulletins, les résultats d'évaluation sommative de l'élève pour chacune des matières.
En ce qui concerne l'acte de naissance, bien qu'il fasse partie du dossier de l'élève, la commission scolaire n'est pas tenue de le transmettre, car il s'agit d'un acte de l'état civil. Or, la loi prévoit que les actes et les renseignements contenus dans les registres de l'état civil ne sont pas visés par la loi (article 2).
Le dossier scolaire inclut toute information concernant l'aide particulière ou professionnelle que peut recevoir un élève lui permettant de favoriser son cheminement scolaire. Quant à l'élève handicapé, le plan d'intervention adaptée établi par la direction d'école fait aussi partie du dossier de l'élève.
Les notes personnelles de l'enseignant ou d'un professionnel prises dans l'exercice de ses fonctions et qui concernent un élève font partie du dossier de l'élève.
Les renseignements personnels que la commission scolaire peut détenir, mais qui relèvent d'un établissement de santé ou d'un professionnel qui ne fait pas partie du personnel de la commission scolaire, relèvent de ces derniers. La commission scolaire n'est pas tenue de transmettre ces documents. À titre d'exemples : le dossier médical du médecin traitant, de l'infirmière d'un CLSC, le rapport d'un travailleur social, de la Direction de la protection de la jeunesse ou d'un psychologue sont confidentiels et, dans certains cas, relèvent du secret professionnel.
De plus, la Commission d'accès à l'information du Québec a mis à la disposition du milieu scolaire une page avec des informations ayant pour objectif ½d'insérer l'utilisation des nouvelles technologies dans une démarche où s'inscrit la nécessaire obligation pour les Commissions scolaires d'assurer le respect de la vie privée des élèves╗.