Installation Installation von Fibu fr Windows Fibu fr Windows ben”tigt Microsoft Windows 3.0 oder h”her (voraussichtlich ab Mitte 1992 verfgbar). Zur Installation kopieren Sie alle Dateien in ein eigenes Verzeichnis, welches Sie zuvor mit dem Befehl 'MD FIBU' auf Ihrer Festplatte angelegt haben. Start von Fibu fr Windows Nach dem Start von Windows k”nnen Sie noch eine eigene Programmgruppe fr Fibu fr Windows anlegen und darin das Icon fr Fibu fr Windows. N„heres dazu steht in den Handbchern zu Microsoft Windows 3.0 (s. Handbuch Microsoft Windows, 3.10 Programm-Manager). Haben Sie das Programm gem„á obigen Anweisungen installiert, k”nnen Sie ab sofort die Finanzbuchhaltung ber das Icon mit einem Doppelklick starten. Das Programm WINTRIEV.EXE muá sich im gleichen Verzeichnis wie Fibu fr Windows befinden. Diese Einschr„nkung ist notwendig, daá FIBU.EXE den ISAM-Server WINTRIEV.EXE selbst korrekt starten kann. Dazu kommt noch, daá die beiden Dateinamen nicht ge„ndert werden drfen. Dies gilt natrlich auch sinngem„á fr FIBU.HLP, BWCC.DLL, BWCC.DLL. Nach dem Start von Fibu fr Windows erscheint der folgende Bildschirm: Bild 1 Datei Bild 2 Mandanten... Hier definieren Sie nach der Erstinstallation Ihre Stammdaten. Auch wenn Sie nur fr sich selber Buchungen durchfhren, d.h. die Mandantenf„higkeit des Programms eigentlich garnicht richtig ausnutzen, mssen Sie zuerst Ihre Stammdaten eingeben, bevor Sie mit dem Programm weiterarbeiten k”nnen. Bild 3 Neu Klicken Sie hierzu auf das Feld Neu. Es erscheint dann der folgende Eingabebildschirm: Bild 4 Geben Sie alle Daten zu Ihrer Firma ein. Wechseln Sie zwischen den einzelen Eingabefeldern mit der TAB-Taste, drcken Sie erst die Eingabe-Taste, sobald Sie alle Eingabefelder ausgefllt haben. Nach dem Drcken der Eingabe-Taste erscheint wieder Bild 3, nur diesesmal sehen Sie im Kasten mit dem Rollbalken, das Krzel, welches Sie soeben eingegeben haben. Das Krzel wird fr die Erzeugung eines Unterverzeichnisses verwendet, in dem die Dateien des jeweiligen Mandanten gefhrt werden. Žndern Unter diesem Menpunkt k”nnen Sie Ihre Mandantenstammdaten falls notwendig „ndern. Aktivieren Sie hierzu den Mandanten, den Sie „ndern wollen indem Sie ihn mit der Maus ausw„hlen (einmal klicken), klicken Sie danach auf das Feld Žndern, oder doppelklicken (zweimal schnell hintereinander klicken) Sie den gewnschten Mandanten. Es erscheint genau das gleiche Fenster wie bei der Eingabe des Mandanten, mit dem Unterschied, das das Eingabefeld Krzel gesperrt ist, was Sie leicht an der grauen Schrift erkennen k”nnen. Žndern Sie die Eintr„ge die Sie „ndern wollen und klicken Sie abschlieáend auf OK. Wollen Sie keine Žnderungen vornehmen so klicken Sie auf Abbrechen. Alle soeben gemachten Žnderungen in den Eingabefeldern werden dann nicht beachtet. L”schen Aktivieren Sie hierzu den Mandanten den Sie l”schen wollen (einfach klicken). Der aktivierte Mandant erscheint dann schwarz unterlegt. Klicken Sie auf das Feld L”schen. Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit Ja beantworten wird der Mandant gel”scht. Selbstverst„ndlich k”nnen Sie auch mit Nein abbrechen, falls Sie den Mandanten doch nicht l”schen wollen. VORSICHT! Beim L”schen eines Mandanten werden nicht nur die Stammdaten des Mandanten gel”scht, sondern alle Buchungen, Salden, Sachkonten, Kreditoren und Debitoren werden gleichzeitig mit gel”scht. Ein einmal gel”schter Mandant, sowie die dazugeh”rigen Daten sind somit unwiderruflich verloren. Bild 5 Mandant ausw„hlen Um berhaupt Buchungen fr einen Mandanten durchfhren zu k”nnen, mssen Sie zuerst einen Mandanten ausw„hlen, fr den Sie buchen wollen. Aktivieren Sie hierzu den gewnschten Mandanten und klicken danach auf Ok. Ohne einen Mandanten ausgew„hlt zu haben k”nnen Sie keine weiteren Aktionen im Programm vornehmen, da alle anderen Menpunkte gesperrt (graue Schrift) sind. Erst nach dem ein Mandant ausgew„hlt wurde, das Krzel des Mandanten erscheint dann in der Kopfzeile des Windows, werden die restlichen Menpunkte aktiviert. Existiert berhaupt noch kein Mandant, so muá folglich mindestens ein Mandant angelegt werden, da Sie ja sonst keinen ausw„hlen k”nnen. Um Ihnen etwas Arbeit zu ersparen, aktiviert das Programm selbstst„ndig einen Mandanten, falls nur ein einziger Mandant existiert. Fr die meisten Benutzer des Programms werden die Menpunkte die unter Mandanten... zu erreichen waren somit nur fr die Erstinstallation berhaupt ben”tigt. Nach dem Aktivieren eines Mandanten sieht der Hauptbildschirm, sowie die freigegebenen Menpunkte folgendermaáen aus: Bild 6 Sachkonten... Unter diesem Menpunkt finden Sie s„mtliche Funktionen, die fr die Verwaltung des Sachkontenrahmens ben”tigt werden. Bild 7 Konto Neu Es erscheint die Eingabemaske fr die Definition eines Kontos. Die Felder Kontonummer, sowie Kontobezeichnung bedrfen wohl keiner weiteren Erkl„rung. Bild 8 Autotext Der Texteintrag unter Autotext erlaubt es Ihnen einen Buchungstext fr sp„tere Buchungen standardm„áig vorzugeben, so daá Sie bei oft wiederkehrenden Buchungen auf die Eingabe des Buchungstextes verzichten k”nnen. Siehe mehr hierzu unter Buchen.... Etwas schwieriger wird es mit den Eintr„gen im Kasten Auswertung und Automatik: Auswertung Hier k”nnen Sie fr die jeweilige Auswertungsart angeben unter welcher Textposition (=Variable) der Saldo des jeweiligen Kontos erscheinen soll. Ausfhrliches Beispiel hierzu sp„ter. Diese Einstellungen werden ben”tigt um eine Zuordnung zwischen Konto und den Positionen z.B. bei der Bilanz herzustellen. Ein Wert von 0 bedeutet, daá das Konto in der jeweiligen Auswertung nicht erscheint. Je nach eingebener Kontonummer ist immer eines der Felder GuV oder Bilanz gesperrt. Anhand der Kontonummer ermittelt das Programm aufgrund des Aufbaus, des DATEV-Kontenrahmens SKR03, ob es sich um ein "Bilanz"- oder "GuV"-Konto handelt. Diese Sicherheitsfunktion verhindert es aus Versehen oder auch absichtlich ein Bilanzkonto in der GuV oder umgekehrt zu verwenden. Der mitgelieferte Kontorahmen enth„lt in der momentanen Fassung noch nicht s„mtliche Einstellungen fr die Auswertungen (Bilanz, GuV, etc.). Legen Sie neue Konten an, tragen Sie hier entsprechende Werte von Konten aus der gleichen Gruppe ein, anderenfalls stimmt Ihre Auswertung nicht mehr. Automatik Um bei Buchungen gleich die korrekte Umsatz- oder Vorsteuer zu bercksichtigen, k”nnen Sie hier einen Steuerschlssel eintragen, der als Standardvorschlag fr dieses Konto gilt. Nach Eingabe des Steuerschlssels erscheint gleich die Nummer des entsprechenden Steuerkontos auf den der Steuerbetrag gebucht wird. Der Steuerschlssel 0 bedeutet keine Umsatz- oder Vorsteuer, z.B. ist bei Kasse, Bank etc. nur der Steuerschlssel 0 zul„ssig, was auch durch entsprechendes Sperren des Eintrags erzwungen wird. Selbstverst„ndlich werden nur bereits definierte Steuerschlssel zugelassen. Konto „ndern Durch Doppelklicken eines Kontos oder aktivieren und klicken auf Žndern erhalten Sie die M”glichkeit ein Konto zu „ndern. Bild 9 Konto l”schen Aktivieren Sie hierzu ein Konto aus und klicken auf L”schen. Nach ein Sicherheitsabfrage die Sie mit Ja beantworten, wenn Sie das Konto l”schen wollen, wird das entsprechende Konto gel”scht. Bild 10 Im Gegensatz zum Anlegen eines Kontos wie unter Neu geschehen k”nnen Sie die Kontonummer nicht mehr „ndern. Dieses Eingabefeld erscheint somit gesperrt. Ok šber diesen Menpunkt verlassen Sie die gesamten Kontofunktionen. Steuerschlssel... Die Verlagerung der Steuerschlssel in eine zus„tzliche Datei hat den Vorteil, daá z.B. bei einer Mwst-Žnderung ab einem bestimmten Datum immer automatisch mit dem korrekten Steuersatz gebucht wird. Bild 11 Zum Datensatz eines Steuerschlssels geh”ren: - Steuerschlssel, d.h. die Nummer die beim Buchen oder bei der Anlage eines Kontos eingetragen wird - Steuerkonto, auf welches der entsprechende Betrag gebucht wird - Steuersatz, in Prozent nach dem sich der Betrag berechnet - Steuerdatum, ab welchem der Steuersatz in Kraft tritt oder gltig ist Anhand des Buchungsdatums und mit Hilfe des Steuerschlssels kann jetzt immer der korrekte Steuersatz fr eine Buchung festgestellt werden. Die Verwendung eines Steuerschlssels mit gekoppeltem Datum hat zudem den Vorteil, daá bei einer Mwst-Žnderung fast keine Žnderungen am Sachkontenrahmen vorgenommen werden mssen. Bild 12 Trotzdem empfiehlt es sich im Falle einer Steuersatz„nderung jeweils neue Konten fr Umsatz- und Vorsteuer anzulegen um die Salden entsprechend getrennt fr die jeweiligen S„tze zu fhren. Beispiel: SS Satz Konto Datum 3 14,00% 1875 1.1.80 3 16,00% 1876 1.1.91 Hier am Beispiel fr eine Umsatzsteuer„nderung von 14,00% auf 16,00%. Entsprechend w„re noch ein Konto 1876 fr Umsatzsteuer 16% einzurichten. Sonst sind keine Ver„nderungen vorzunehmen. Ein versehentliche Verwendung des falschen Steuersatzes ist somit nicht mehr m”glich. Textpositionen... Hier k”nnen Sie die Textpositionen fr Bilanz, GuV, BWA und Einnahmen-/šberschuárechnung selbst definieren. Bild 13 Das Anlegen (Neu), Žndern, L”schen funktioniert gleich wie bei allen bisherigen Menpunkten. Durch Anklicken einer der 4 "Kn”pfe" bestimmen Sie die Art des Texttyps. Unter der Positionsnummer haben Sie gleichzeitig die Stelle an der der Text sp„ter auf dem Bildschirm oder Drucker erscheint. Die Nummer 0 ist programmintern reserviert und kann nicht verwendet werden. Bild 14 Besonderheiten: - Bei der Bilanz sind jeweils die Nummern 1 bis 99 fr die Aktivseite, sowie die Nummern 101 bis 199 fr die Passivseite reserviert. - Werden bei der Textposition lauter Minus-Zeichen ("----------------------") eingegeben, so wird sp„ter an dieser Stelle eine Zwischensumme der bis dahin aufgelaufenen Salden berechnet und eingefgt. - Wird im Kontenrahmen eine negative Position angegeben, so wird der Saldo dieses Kontos nicht summiert, sondern subtrahiert. Diese Eigenschaft l„át sich z.B. dafr Verwenden um z.B. "Forderungen aus ....xxxx" nicht auf der Passiva-Seite, sondern auf der Aktiv- Seite korrekt aufzufhren. - Gltige Textpositionsnummern liegen im Bereich 1 bis 199, bei den Sachkonten sind noch zus„tzlich die Nummern -1 bis -199 zul„ssig. Buchen Buchungen... Nach den Anklicken des Hauptmens Buchen erscheint das Eingabefenster fr die Buchungen. Bild 15 Die einzelnen Eingabefelder wie z.B. fr Datum, Betrag, etc. k”nnen direkt ber eine Tastenkombination angew„hlt werden, falls Sie keine Maus besitzen. Hierzu halten Sie die ALT-Taste gedrckt und drcken gleichzeitig die Taste welche innerhalb des Namens fr das Feld, welches Sie anw„hlen wollen unterstrichen erscheint. Beispiel Fr das Betragsfeld drcken Sie: ALT + E Diese Auswahl eines Eingabefeldes, eines "Knopfes", oder Feldes, gilt fr alle Windows-Programme, die sich an den von Microsoft vorgegebenen Standard in den "Style Guides" halten. Die Bedeutung der einzelnen Eingabefelder drften keine Probleme fr Sie als buchhalterisch versierten Benutzer darstellen, doch abschlieáend noch ein paar Erkl„rungen zu einigen Eingabefeldern: Datum Unzul„ssige Datumseingaben werden nicht akzeptiert. Die Jahreszahl darf maximal zweistellig angegeben werden. Diese Beschr„nkung wird folgendermaáen aufgel”st: zu Jahreszahlen die gr”áer als 80 sind, wird 1900 addiert, d.h. 90 + 1900 = 1990. Alle Jahreszahlen die kleiner als 80 sind, also 0 bis 79, gelten fr das 21. Jahrhundert, d.h. 10 + 2000 = 2010. Deshalb k”nnen Buchungen nur im Zeitraum vom 1.1.1980 bis 31.12.2079 durchgefhrt werden, was aber fr den praktischen Gebrauch keine allzu schmerzliche Einschr„nkung darstellen drfte. Belegnummer Die Belegnummer startet in jedem neuen Jahr automatisch wieder bei 1. Sie wird automatisch vom Programm fortlaufend heraufgez„hlt. Eine Eingabe erbrigt sich von daher in den meisten F„llen. Wollen Sie aber doch einmal eine andere Belegnummer als die vorgegebenen, so k”nnen Sie diese jederzeit „ndern. Beachten Sie aber dabei, das die einmal vorgegebene Belegnummer beibehalten und hochgez„hlt wird. Beispiel Sie haben im Moment die Belegnummer 254, geben als neue Belegnummer 856 ein und fhren eine Buchung aus. Bei der n„chsten Buchung wird dann automatisch die Nummer 857 vorgegeben und nicht mehr 254, bei der Sie ja aufgeh”rt hatten. Weiter ist noch wichtig, das die Belegnummer an das Datum gekoppelt ist. Beispiel Wir haben den 28.12.90 als aktuelles Datum, und die Belegnummer 3467. Sie m”chten nun schon eine Buchung fr das neue Jahr 1991 durchfhren und geben als Datum z.B. 2.1.91 ein, dann erscheint automatisch bei der Belegnummer die Zahl 1, sofern Sie fr das Jahr 1991 noch keine Buchung durchgefhrt haben. Buchungstext Ist dieses Feld leer und existiert bei einem der Konten SOLL oder HABEN ein Autotext-Eintrag, sowird dieser automatisch eingeblendet, sobald Sie die Kontonummer eingegeben und das Feld mit der TAB-Taste oder der Maus verlassen haben. Soll, Haben Fr die Kontonummer werden nur Konten akzeptiert, die bereits auch im Kontenrahmen existieren, auf ungltige Konten wird sofort bei der Eingabe hingewiesen, Sie haben dann die M”glichkeit ein entsprechendes Konto sofort aus dem Buchen heraus anzulegen. Best„tigen Sie hierzu die Abfrage Konto anlegen? mit JA. Nach der Eingabe eines Kontos und dem Wechseln in ein anderes Eingabefeld, mit der Maus oder der TAB-Taste erscheint rechts von der Kontonummer die ausfhrliche Kontenbezeichnung aus dem entsprechenden Kontenrahmen, sowie der aktuelle Kontostand. Steuerschlssel Existiert ein Steuerschlssel fr eines der beiden Konten und wurde noch kein Steuerschlssel im Eingabe-Feld SS (=Steuerschlssel) eingetragen, so wird der vorgeschlagene Steuerschlssel selbstst„ndig im Eingabe-Feld SS eingetragen. Betrag Hier geben Sie den den Betrag ein. Wurde bereits eine Steuerschlssel eingegeben, so wird beim Verlassen dieses Feldes der entsprechende Umsatzsteuer- oder Vorsteuerbetrag berechnet und im Feld Ust. neben dem Steuerschlssel eingetragen. Soll dieser Betrag ge„ndert werden, so fhren Sie von Hand eine entsprechende Korrektur im Feld Ust. aus. Achtung Diese Žnderungen um Umsatz- oder Vorsteuerbetrag werden sicherheitshalber nur dann wirksam, wenn Sie direkt nach der Eingabe dieses Betrags den Buchungsvorgang mit Buchen ausl”sen. Gehen Sie nochmals in das Betrag, Steuerschlsselfeld oder in eines der Konten, so wird die Umsatz- oder Vorsteuer nochmals w„hrend des Buchens berechnet. Zum Ausl”sen des Buchungsvorgangs klicken Sie entweder auf die Schaltfl„che Buchen oder drcken ALT-B. Buchen Die Buchung wird erst durch einfaches Klicken des Feldes Buchen wirksam. Abbrechen šber das Feld Abbrechen oder die Tastenkombination ALT-A k”nnen Sie jederzeit das Buchungsfenster wieder verlassen. Die im Moment in den Eingabefeldern stehenden Daten werden nicht mehr beachtet und nicht gebucht. D.h. im Normalfall fhren Sie Ihre letzte Buchung mit Buchen aus und verlassen dann das Fenster ber Abbrechen. Listen Bild 16 Journal... In diesem Menpunkt k”nnen Sie sich Ihr Buchungsjournal entweder auf dem Bildschirm anzeigen oder auf dem Drucker ausgeben lassen. Mit den Werten von Startdatum und Enddatum definieren Sie den gewnschten Abfragebereich. Durch Anklicken einer der "Kn”pfe" Drucker oder Bildschirm definieren Sie Ihr Ausgabeger„t. Nach Anklicken von Ok oder Drcken der Eingabe-Taste erhalten Sie die entsprechende Druckerausgabe oder das Journal auf dem Bildschirm. Bild 17 Bei der Ausgabe auf dem Bildschirm gilt die Beschr„nkung, das maximal 200 Positionen innerhalb der "Listbox" angezeigt werden k”nnen. Sollte bei einer Abfrage die gewnschte Buchung nicht innerhalb der "Listbox" zu finden sein, weil mehr als 200 Buchungen im angegebenen Zeitraum vorliegen, so haben Sie die M”glichkeit ber die vier eckigen "Kn”pfe", die sich rechts neben dem Rollbalken befinden, entsprechend der Funktion bei einem CD-Player zu springen (zwei Pfeile) oder zurck zum Start (Balken + Pfeil nach oben) oder zum Ende zu gehen (Balken + Pfeil nach unten). Alternativ k”nnen Sie die Abfrage natrlich auch mit einem etwas eingeengten Zeitraum erneut starten. Bild 18 Konten... Diese Funktion entspricht quasi der Journalfunktion, nur das diese auf die Buchungen eines Kontos beschr„nkt bleibt. Fr die Abfrage ist es also notwendig zus„tzlich die Kontonummer des gewnschten Kontos anzugeben. Ansonst funktioniert alles analog zur obigen Funktion Journal. Bild 19 Bild 20 Summen + Salden... Gestattet es Ihnen sich die Summen + Salden Ihrer Konten auf dem Bildschirm anzusehen oder auf dem Drucker auszugeben. W„hlen Sie dazu erst den gewnschten Zeitraum aus, indem Sie einen der drei "Kn”pfe": Monat, Quartal oder Jahr anklicken oder mit ALT-M, ALT- Q, ALT-J ausw„hlen. Durch das Ausw„hlen wird n„mlich der im Eingabefeld Zeit stehende Wert berschrieben und der aktuelle Wert fr den momentanen Monat, Quartal oder Jahr eingeblendet. Sollten Sie die Ausgabe eines anderen Quartals ben”tigen so geben Sie den entsprechenden Wert gem„á dem bereits vorgegebenenen Format ein. šber Bildschirm oder Drucker selektieren Sie wiederrum das Ausgabeger„t. Nach Anklicken von Ok erscheinen die entsprechenden Salden auf dem Bildschirm oder dem Drucker. Bild 21 Bild 22 Wie Sie sehen werden nicht nur der jeweilige Saldo des Kontos angezeigt, sondern auch noch die Er”ffnungsbuchungswerte des entsprechenden Jahres, sowie Zugangs- und Abgangswerte. Das Ausgabefenster der Salden kann wie alle Windowsfenster ber das eckige Feld in der linken oberen Ecke durch einen Doppelklick wieder geschlossen werden, soweit das Fenster einen "eckigen Knopf" besitzt. Sachkonten... Hier k”nnen Sie sich eine šbersicht aller definierter Sachkonten auf dem Bildschirm oder Drucker ausgeben lassen, bei der z.B. auch die Bilanz-, GuV-Positionen usw. angezeigt werden Bild 23 Bild 24 Kreditoren... Debitoren... Im Prinzip das gleiche wie oben bei Sachkonten. Steuerschlssel... Ausgabe der Steuerschlssel auf Drucker oder Bildschirm. Zus„tzlich werden noch die Kontenbezeichnungen der Steuerkonten angezeigt. Bild 25 Textpositionen... šbersichtliche Ausgabe aller Textpositionen der Bilanz, GuV, BWA und Einnahmen-/šberschuárechnung. Bild 26 Werte Bild 27 Unter diesem Menpunkt finden Sie die Funktionen, die Sie fr monatliche, quartalsweise oder j„hrliche Auswertungen ben”tigen. Umsatzsteuer... Bild 28 Bild 29 Bilanz... Bild fehlt Bild 30 Gewinn + Verlust... Bild fehlt Bild 31 BWA... Bild fehlt Bild 32 Einnahmen- /šberschuá... Bild fehlt Bild 33 Hilfe Bild 34 Das Programm besitzt eine eingebaute Hypertext-„hnliche Hilfefunktion, die folgendermaáen aufgerufen werden kann: - Drcken von Shift+F1 und Anklicken der gewnschten Menoption - Hauptmen mit F10 aufrufen, Menpunkt ber den Hilfe gewnscht wird mit den Cursortasten anfahren und F1 drcken. Innerhalb von Dialogfenstern k”nnen Sie jederzeit Hilfe zum gerade selektierten Knopf, Eingabefeld etc. durch Drcken von F1 erhalten. Die Hilfefunktion arbeitet absolut kontext-sensitv, d.h. Sie erhalten jeweils einen Hilfsbildschirm zu genau der Option welche gerade angew„hlt wurde. Hilfeindex Bild 35 Info ber Fibu fr Windows 3.0... Bild 36 Anhang A - Kontenrahmen SKR03 Das Programm Fibu fr Windows wird mit einem Kontenrahmen ausgeliefert, welcher sich an den DATEV-Vorschlag SKR03 anlehnt. Die Eingabemaske fr die Anlage von neuen Konten "denkt" soweit mit, daá je nach Kontonummer jeweils eine der beiden Auswertungsoptionen Bilanz oder G+V zur Eingabe gesperrt wird, d.h. eine willkrliche Kontenrahmendefinition ist nicht m”glich. Anhang B - FIBU.INI Die FIBU.INI enth„lt im Moment nur Einstellm”glichkeiten fr Drucker. Fr Laserjet II muá der Eintrag Schriftart auf Schriftart=LinePrinter ge„ndert werden. Diese Žnderung ist nicht notwendig, falls der Adobe Type Manager geladen ist oder ein Postscriptmodul verwendet wird. Fr Nadeldrucker kann die Standardeinstellung Schriftart=Courier beibehalten werden. Fibu fr Windows Seite 1